PRESENTACIÓN QUINCENA 3

Curso de Gerencia y Gestión de Proyectos      Pf Ac c    c      jcc@c  jcc@ c

Quincena 3

INDICE Gestión de integración integración del Proyecto • • •

 Acta de constitución constitución - Plan de dirección dirección Dirección y Gestión - Monitoreo y Control Control de los cambios - Cierre del Proyecto

Gestión del alcance del proyecto proyecto • • • •

Planificación de la gestión del alcance Recopilación de requisitos - Definición del alcance Estructura desglosada de trabajo EDT/ WBS Validación del alcance - Control del alcance

GRUPOS DE PROCESOS Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS PROYECTOS - PMBOK® 5ª. 5ª. Edición GRUPOS DE PROCESOS Áreas de conocimiento

Inicio

Gestión de los ✔Identificar a interesados los interesados

Planificación

Ejecución

✔ Planificar la

✔Gestionar

gestión de los

la

interesados

Monitoreo y control ✔ Controlar

participación los interesados ✔ Dirigir y

✔M y C el

Desarrollar el

gestionar el

trabajo

Plan para la

trabajo del

✔Realizar

constitución del

dirección del

proyecto

Proyecto

proyecto

Gestión de la Desarrollar el Acta de integración

la

participación de

✔

✔

Cierre

el

proyecto o el

control integrado de cambios

✔Cerrar

fase

  

Documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y asigna autoridad al director. Define el inicio y los límites del proyecto, crea un registro formal. Establece las formalidades para que la dirección del proyecto se comprometa con el proceso y los resultados

PROCESO: DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ENTRADAS •

• • •

•

Enunciado del trabajo del proyecto Caso de negocio Acuerdos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• •

Juicio de expertos Técnicas de facilitación

SALIDAS

Acta de constitución del proyecto

 L RBJ L PRY Descripción narrativa de los resultados (productos) que se esperan del proyecto

Necesidad de negocio: • • • •

Demanda del mercado Avance tecnológico Requisito legal / Reglamentos Consideraciones medioambientales

Descripción del alcance del producto: • •

Características Relación con la necesidad de negocio

Plan Estratégico: • •

Visión, metas y objetivos superiores de la organización Alineación de los proyectos con el plan estratégico de la organización

CASO DE NEGOCIO Información necesaria para determinar la viabilidad del proyecto en términos de inversión por parte de niveles superiores a los del proyecto

Origen del caso de negocio • • • • •

Demanda del mercado Necesidades de la empresa (organización) Solicitud de un cliente Avance tecnológico Necesidad social

ACUERDOS Definen las intenciones del proyecto • • • •

Contratos Memorandos Declaraciones  –  Acuerdos verbales Comunicaciones electrónicas

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA Condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y pueden influir en el desarrollo del trabajo • • • • • • • • •

Cultura y estructura de gobierno Distribución geográfica de recursos Estándares Infraestructura Personal existente Tolerancia al riesgo Canales de comunicación Información comercial Sistemas de información y control

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN Planes, procesos, políticas, procedimientos y conocimientos específicos utilizados por la organización ejecutora del proyecto

Procesos y Procedimientos • • • • • • • • • • •

Guías y criterios Estándares específicos Asignación de prioridades Plantillas Control de cambios (aprobación y validación) Control financiero Gestión de incidentes y defectos Tecnología disponible Control de riesgos Auditorías Registro de lecciones aprendidas

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN Planes, procesos, políticas, procedimientos y conocimientos específicos utilizados por la organización ejecutora del proyecto

Bases de conocimiento • • • • • •

Documentos con versiones de líneas base Bases de datos financieras (costos, presupuestos) Información histórica sobre lecciones aprendidas Datos sobre incidentes, defectos, controles y resoluciones Datos sobre mediciones de procesos Archivos de proyectos previos

ACTA DE CONSTITUCIÓN - CONTENIDO Emitida por el patrocinador o iniciador del proyecto para autorizar formalmente la existencia del proyecto y autorizar al director para asignar recursos.

Documenta: • • • • • • • • • • • •

Propósito o justificación del proyecto Objetivos medibles y criterios de éxito Requisitos de alto nivel Supuestos y restricciones Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites Descripción de alto nivel de los riesgos Resumen del cronograma de hitos Resumen de presupuesto Lista de interesados Requisitos y firmas de aprobación Director: responsabilidades y nivel de autoridad Nombre y nivel de autoridad de quienes autorizan el acta

PROCESO: DESARROLLAR EL PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO

ENTRADAS •

•

•

•

Acta de constitución del proyecto Salidas de otros procesos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• •

Juicio de expertos Técnicas de facilitación

SALIDAS

Plan para la dirección del Proyecto

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO Documento que describe el modo en que el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado. Integra y consolida todos los planes y líneas base secundarios de los procesos de planificación.

Líneas base • • •

Del alcance Del cronograma De costos

Puede incluir también: Ciclo de vida del proyecto Descripción de estrategias y modos de dirección Requisitos y técnicas de comunicación Revisiones y control de incidentes

PROCESO: DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

ENTRADAS •

•

•

•

Plan para la dirección del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SALIDAS •

• •

•

Juicio de expertos Sistema de Información para la Dirección de Proyectos PMIS Reuniones

•

•

•

•

Entregables Datos de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección Actualizaciones a los documentos del proyecto

PROCESO: MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

ENTRADAS •

•

• • •

•

•

Plan para la dirección del proyecto Pronóstico del cronograma Pronósticos de costos Cambios validados Información de desempeño del trabajo Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SALIDAS •

• •

•

•

Juicio de expertos Sistema de Información para la Dirección de Proyectos PMIS Técnicas analíticas Reuniones

•

•

•

Informes de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección Actualizaciones a los documentos del proyecto

PROCESO: REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

ENTRADAS •

•

• •

•

Plan para la dirección del proyecto Informes de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SALIDAS •

• •

•

Juicio de expertos Herramientas de control de cambios Reuniones

•

•

•

Solicitudes de cambio aprobadas Registro de cambios Actualizaciones al plan para la dirección Actualizaciones a los documentos del proyecto

PROCESO: CERRAR EL PROYECTO (O LA FASE)

ENTRADAS •

• •

Plan para la dirección del proyecto Entregables aceptados Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SALIDAS •

•

•

•

Juicio de expertos Técnicas analíticas Reuniones

•

Transferencia del producto, servicio o resultado final Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

 Archivos  Documentos de

cierre  Lecciones aprendidas

GRUPOS DE PROCESOS Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS - PMBOK® 5ª. Edición GRUPOS DE PROCESOS Áreas de conocimiento Gestión de los interesados Gestión de la integración

Inicio

Planificación

Ejecución

Monitoreo y control

✔

✔

✔

✔

✔

✔

✔

✔

✔

✔ Planificar la

Gestión del Alcance

Gestión del alcance

✔Recopilar ✔Definir

requisitos

el alcance

✔ Crear la

EDT

✔ Validar el

alcance ✔ Controlar

alcance

Cierre

el

PROCESO: PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE

ENTRADAS •

• •

•

Plan para la dirección del proyecto Acta de constitución Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SALIDAS •

•

•

Juicio de expertos Reuniones

•

Plan de gestión del alcance Plan de gestión de los requisitos Cambios Impactos Monitoreo Métricas Trazabilidad

PROCESO: RECOPILAR REQUISITOS

ENTRADAS •

•

•

• •

Plan de gestión del alcance Plan de gestión de los requisitos Plan de gestión de los interesados Acta de constitución Registro de interesados

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS • • • • •

• • •

Entrevistas Grupos focales Talleres Técnicas grupales Cuestionarios y encuestas Observaciones Prototipos Estudios comparativos

SALIDAS

•

•

Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos

PROCESO: DEFINIR EL ALCANCE ENTRADAS •

•

• •

Plan de gestión del alcance Documentación de requisitos Acta de constitución Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS •

•

•

•

Juicio de expertos Análisis del producto Generación de alternativas Talleres

SALIDAS •

Enunciado del alcance del proyecto Descripción  Criterios de

aceptación Entregable Exclusiones Restricciones Supuestos •

Actualización de los documentos del proyecto

PROCESO: CREAR LA EDT ENTRADAS •

• •

•

•

Plan de gestión del alcance Enunciado del alcance Documentación de requisitos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS •

•

Juicio de expertos Descomposición

SALIDAS •

Línea base del alcance Enunciado EDT Diccionario EDT

•

Actualización de los documentos del proyecto

Estructura Desagregada de Trabajo EDT Identificado el alcance y definidos los productos que entregará el proyecto se dividen las actividades en fracciones de trabajo más pequeñas. El resultado del proceso de desagregación jerarquizada se denomina

Estructura de Descomposición (o Desagregación) del Trabajo EDT (WBS) Nivel

Fracción jerárquica

Descripción

1

Proyecto

Proyecto completo

2

Entregable

Principales productos del proyecto

3

Subentregable SE

Productos de apoyo (bases de entregables)

4

Subentregable más pequeño Nivel mínimo de responsabilidad de la gerencia

5

Paquete de trabajo PDT

Unidad básica identificable de trabajo

Resumen de costos

Agrupamiento de PDT que facilita supervisar el progreso y el cumplimiento de las responsabilidades en el proyecto

Ref. Gray, C; Larson, E. 2009. Administración de proyectos. McGrawHill, México

ESTRUCTURA DESAGREGADA DE TRABAJO EDT

Proyecto

0. Gerencia de

Proyecto

Entregable 1

Entregable 2 SE 2.1

SE1.1

SE 1.2

Entregable 3

Entregable N

SE 3.1

SE 2.2

1.1.1.Paquete 1.2.1 Paquete de trabajo de trabajo 1.1.2 Paquete 1.2.2 Paquete de trabajo de trabajo

La gerencia del proyecto se asimila a un entregable transversal permanente

N.1 N.2 N.3

La estructura desagregada de trabajo EDT 1. Define y jerarquiza todos los elementos del proyecto 2. Facilita la evaluación de costos, plazos y desempeños 3. Sirve como marco para controlar los costos 4. Permite medir el desempeño por unidades organizaciones formadas por paquetes de trabajo PDT 5. Ayuda a determinar canales de comunicación y prácticas colaborativas entre distintos niveles del proyecto 6. Es un insumo para el plan de comunicaciones del proyecto 7. Permite localizar y encarar con rapidez los problemas que se presenten en el desarrollo del proyecto

Revisión de los paquetes de trabajo PDT 1. Definir el trabajo (Lo que hay que hacer) 2. Identificar el tiempo necesario para completarlo (plazo) 3. Identificar los recursos necesarios (cuantificación) 4. Estimar el presupuesto requerido (costos) 5. Identificar a los responsables del trabajo (personas) 6. Insumo para la matriz de responsabilidad 7. Determinar los puntos de observación y control de avance del proceso La EDT debe ser un producto orientado a obtener resultados. La estructura se codifica para registrarla en el sistema de información del proyecto.

Diccionario de la EDT  Documentación de las descripciones de los componentes de

trabajo.  Debe incluir, entre otros, los siguientes elementos para cada componente de la EDT.  Identificación del código de cuenta  Descripción del trabajo  Supuestos y restricciones  Responsables  Hitos del cronograma  Recursos requeridos  Estimaciones de costos  Requerimientos de calidad  Criterios de aceptación  Referencias técnicas

Diccionario de la EDT Modelo de plantilla (vista parcial) Nivel

Código EDT

Nombre del elemento

Descripción del trabajo

Entregables

Presupuesto estimado

Recursos

PROCESO: VALIDAR EL ALCANCE ENTRADAS •

•

•

• •

Plan para la dirección del proyecto Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Entregables verificados Datos de desempeño del trabajo

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SALIDAS •

• •

Inspección Técnicas grupales de toma de decisiones

•

•

•

Entregables aceptados Solicitudes de cambio Información de desempeño del trabajo Actualizaciones de documentos

PROCESO: CONTROLAR EL ALCANCE ENTRADAS •

•

•

•

•

Plan para la dirección del proyecto Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Datos de desempeño del trabajo Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SALIDAS •

•

Análisis de variación

Determinación de la causa y el grado de diferencia entre la línea base y el desempeño real

•

•

•

Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan de dirección Actualización a los documentos del proyecto y a los activos de los procesos