Cont r olDelEf ect i vo
Cont r oldelEf ect i v o. Elcont r oldelef ect i vol opodemosdefini rcomot odasaquel l asme medi dasadmi mi ni st r at i vas que per mi t en consi st enci a per manent e en elt r at ami mi ent o de t odas y cada unas de l as oper aci onesquegener aelef ect i voenCaj aybancos,conelfindei nf or marl aexact i t uddesus r esul t ados. Est asme medi das,queconst i t uyenenelCont r oldelAct i voCi r cul ant eDi sponi bl e,deben ar moni zar ,ensucompl ej i dad,deacuer doalcar áct er ,vol ume menoper at i voei mpor t anci adel a emp mpr esa. Est et i podecont r olt amb mbi énseconoceconelnombr edeCont r olI nt er no,yaquees r eal i zadoporor dendel aempr esa.Elpr opósi t ouobj et i vof undament aldelCont r olI nt er noes: • • • • • • • •
Lar educci óndeer r or es. Lar educci óndelr i esgodepér di dayl aobt enci óndeflui dezensumanej o. Exact i t udyver aci dadder esul t ados. Exact i t uddel osr egi st r os. Exact i t udenl ai nf or maci ónfinanci er a. Exact i t udenl ospr onóst i cosfinanci er os. Evi t arf r audes. Foment arelacat ami mi ent odel asnor masdel aemp mpr esa. Lasmedi dasdeCont r olI nt er nosef undament anenest epr i nci pi o:
• • •
Laconf r ont aci óni nt er nadel osi nf or mesoper aci onal esdelef ect i vo. Est aconf r ont aci ónsel ogr aconl aapl i caci óndel assi gui ent esr egl as: Unacor r ect adi vi si óndelt r abaj o. Asi gnaci óncl ar ader esponsabi l i dades. Unadel egaci óndeaut or i dadporár eas. Pr ocedi mi ent odeCo Cont r ol :Sonl asact i vi dadesest abl eci dasporl aempr esa,afindepr oveery r esguar darsusi nt er eses. Est ospr ocedi mi ent ossonapl i cabl esa:
•
Alef ect i voenCaj aPr i nci pal .
• •
AlFondoFi j o. Al osdepósi t oseni nst i t uci onesfinanci er as.
Cont r olApl i cadoalEf ect i v oenl aCaj aPr i nci pal . Concar áct ergener al ,podemosseñal arquel oscont r ol esapl i cabl esal aCaj aPr i nci pal sepuedenf r acci onarent r esgr upos: a) Cont r olapl i cabl eal osI ngr esos. b) Cont r olapl i cabl eal osEgr esos. c) Cont r oldeSal dos. a)ElCont r olde i ngr esos:Esl aconf r ont aci ón de I nf or meDi ar i ode Caj a–en elár ea de i ngr esos– con l osi nf or mespr esent adosporl osdepar t ament osde l aempr esa quedi er on or i genaesosi ngr esos. Podemosci t arunej empl o: I ngr esosporcobr odef act ur asPendi ent es. I ngr esos por cobr o venta.
de f act ur as de
–I nf or mesdecobr anzas. –I nf or mesdecobr ador es. Cont ado. - I nf or mes de
-I nf or mesdevendedor es. -I nf or mesdelAl macéndeMer cancí as. b)ElCont r oldeegr esos:Sonl asmedi dast omadaspar agar ant i zarquet odosl osi ngr esosde Caj a han si do deposi t ados en l as cuent as abi er t as de l a empr esa con l as i nst i t uci ones financi er as. Sei nst r ument aest amedi da,at r avésdeunaper manent ever i ficaci óndelI nf or mede Caj aconsuscor r espondi ent esdepósi t os.Ver i ficaci ónper manent edel aaut ent i ci daddel os compr obant esdedepósi t osencuant oaf echa,mont o,det al l edesucont eni do–ef ect i voy r el aci óndecheques-,ent r eot r os. c)ElCont r oldesal dosdelI nf or medeCaj a:Sonper i ódi casconst at aci onesdesuver aci dad Ar queodeCaj a. conl aexi st enci af í si cadeldi ner oenpoderdelcaj er o;aest eact osel el l ama
LosCont r ol esApl i cadosalFondoFi j o. Sef undament anenl avi gi l anci aper manent edel asnor masest abl eci dasporl aempr esa en l a cr eaci ón delFondo Fi j o.Est e cont r olse hace sent i rcada vez que se pr epar a c i ó ndeFo nd o s,oe unaReposi nl osf r ecuent esAr queosdeCaj aquesepr act i can.
• • •
Lasexi genci asmí ni masdel asmedi dasdecont r ol ,sef undament anen: Pagomí ni mo. Nat ur al ezadelpago. Apr obaci óndelpago
ElCont r olApl i ca doal osDe pós i t osenI ns t i t uc i one sFi na nc i er a s.
• • • •
Debi doal anat ur al ezadel osdepósi t osal avi st a,podemoscl asi ficarl asmedi dasde cont r olencuat r ogr andesgr upos: Cont r oldeI ngr esosoDepósi t os. Cont r oldechequesy/ oaut or i zaci ones. Cont r oldenot asdeDébi t oydeCr édi t o. Cont r oldesal dos. ElCont r oldei ngr esosoDepósi t os.Ser eal i zaat r avésdel aconf r ont aci óndeci f r asconel I nf or me de Caj aegr esos,con su cor r espondi ent e pl ani l l a de depósi t os yl os r egi st r os del mi smo.
El ement osqueut i l i zaelpr ocedi mi ent odepagoporchequespar a s uc ont r ol . Aladopt arelpr ocedi mi ent odepagoporcheques,sehacenecesar i al ai ncl usi óndeuna ser i edeel ement oscomoser í a: a) UnDi ari oAuxi l i ardeent r adasdeCaj a. b) UnDi ar i oAuxi l i ardesal i dasdeCaj a. c) La cr eaci ón de un Fondo Fi j o de Caj a o Caj a Chi ca,par ahacerl ospagosi nt er i or esen e f e c t i v o . Est e cont r olse f undament a en l ai ndependí a,aut onomí ayr esponsabi l i dad de l os di f er ent esf unci onar i osquei nt er vi enen,desdel asol i ci t uddesuemi si ónhast al aent r egaal benefici ar i o. “ Recuer dequeelcont r olescot ej arci f r asdedi f er ent esor í genesyelmi smopoderpr obat or i o” . Lasfir masquef or mal i cenydenval oralchequeant et er cer os,debensercomomí ni mo dos,yenf or mamancomunadas,def unci onar i osal t ament ecal i ficadosyr esponsabl esenl a est r uct ur aor gani zat i vadel aempr esa. Porej empl o,unmi embr odel aJunt aDi r ect i vayelDi r ect ordeAdmi ni st r aci ón.
ElCont r oldel asNot asdeDébi t oyNot asdeCr édi t o.
Las not as de débi t o y de cr édi t o son document os emi t i dos porl as i nst i t uci ones financi er asafindei nf or marl asdi smi nuci onesoaument osdef ondos,i nf or maci ónést adel a quet i eneconoci mi ent ol aempr esaalmoment oder eci bi r l as.Par at eneruncont r olef ect i vode el l as,debeexi st i rflui dezenl ascomuni caci onesent r el ai nst i t uci ónfinanci er ayl aempr esa,y unar evi si ónopor t unadeest osdocument os.
•
•
Señal emosal gunosej empl os: Elbancoabonadi r ect ament el osi nt er esespr oduci dospori nver si onesdel aempr esaa Pl azofij o,yenest emoment oseemi t eunaNot adeCr édi t o. Medi ant eaut or i zaci ónper manent edel aempr esa,elbancocancel aunaasi gnaci ónfij a aunf unci onar i oj ubi l adoyenest emoment oseemi t eunaNot adeDébi t o. Esconveni ent eadver t i rqueenmuchasdeest asNot asdeDébi t oyCr édi t o,quese hacenconper i odi ci dadysi nal t er naci ones,elr egi st r ocont abl eesaut omát i co,enl aempr esay enl ai nst i t uci ónfinanci er a,yeldocument oemi t i dosól osi r vepar aconf r ont arl aexact i t udde ambosr egi st r os.
ElCont r oldeSal dos. Eselcont r olabsol ut oygener al ,det odasl asoper aci onesr egi st r adasporl aempr esay porl osi nst i t ut osfinanci er os,bancar i osy/ odecr édi t o.Est osúl t i mosemi t enunar el aci ónde susr egi st r os,quesedenomi naEst adodeCuent ayquer espondeat odosl osdocument osde i l i ac i ón. i ngr esosr egi st r adosporl aempr esa.Suconf r ont aci ónsel l amaConc
•
•
•
•
EVASI ÓNDELCONTROL Losi nnumer abl escasosdeevasi óndecont r olhacenquel adi r ecci óndel aempr esa, ent odossusni vel es,mant engayapl i queuncel omi nuci osoenelmanej odeef ect i vo. I mpl ement aci ón depr ocedi mi ent osdecont r ol esadecuados. Sel ecci óndeper sonali dóneo. Cr uzandoycot ej andoi nf or maci ónsobr el aal i ment aci óndelef ect i vo. Mant eni mi ent oyadecuadoelcont r oldesuexi st enci af í si ca. Loscasosdeevasi óndecont r oldeacuer doasuscausasl ospodemoscl asi ficaren
•
•
•
Negl i genci ai nvol unt ar i adelr esponsabl edelmanej odelef ect i vo,porf al t adeCont r olI nt er no. Negl i genci avol unt ar i adelr esponsabl edelmanej odelef ect i vo,f undament ándoseenl af al t ade Cont r olI nt er no. Negl i genci a vol unt ar i a delr esponsabl e delmanej o delef ect i vo,usando pr ocedi mi ent os f r audul ent osquedi st or si onanelCont r olI nt er noapl i cado.
SALDO FALSEADO DELEFECTI VO Eselpr ocedi mi ent oi r r egul ardeal t er arl osSal dosdelBal ancedeSi t uaci ón,at r avés deunapl ani ficaci óni nt enci onaldeacumul ar ,par aunaf echadada,i ngr esosy/ oegr esos,al ut i l i zarunapr esent aci óndemor adadelI nf or medeCaj a. Es t ai r r e gul a r i da ds el ogr adel asi gui e nt ema ne r a :
Elr esponsabl edel aCaj aPr i nci pal ,par al af echadelci er r edelej er ci ci oeconómi co, par al i zal ar endi ci óndelI nf or meDi ar i o,ysucor r espondi ent er egi st r o,deest af or mapuede acumul ar ,par ci alot ot al ment el osi ngr esosdel osdí assubsi gui ent es. De est af or ma,elBal ance de Si t uaci ón pr esent a sal dosi nexact os,ali ncr ement ar i r r aci onal ment eelsal dodel aempr esayal t er arenl ami smapr opor ci ónCuent asReal esy/ o cuent asder esul t ados. De cual qui er maner a es una act i t ud admi ni st r at i va par af al sear l os Est ados Fi nanci er os,yhacerunapr esent aci ónf r audul ent apar aqui enespl ani ficanacci onessobr el os mi smos: Sil osi ngr esost omadosdel osdí assubsi gui ent espr ovi enendeCuent asporCobr ar ,el obj et i vopl ani ficado i r r egul ar ment eest r ansf or marAct i vosDi sponi bl es–Ef ect i voenCaj a-y aument arenest af or ma,l al i qui dezenl aempr esa. Sil osi ngr esost omadosdel osdí assubsi gui ent escor r espondenavent asalcont ado, elobj et i vopl ani ficadoi r r egul ar ment e,sedi r i geadi smi nui relCost odeVent a,i ncr ement arl a ut i l i dadodi smi nui rl apér di daencont r adeunai r r azonabl epr esent aci óndel asCuent as,Caj a, yAl macénoI nvent ar i o. LACENTRÍ FUGADEFONDOS Esunaacci ónf r audul ent aampar adaporl amor aenl apr esent aci óndelI nf or meDi ar i o deCaj ayconsi st eent omarl osf ondosi ngr esadosenl osdí assubsi gui ent es,par acubr i rl a sust r acci óndeef ect i vodeldí ar el aci onado. ELSOBREGI RO Esl aut i l i zaci óndel osFondosEf ect i vosdi sponi bl esdel aempr esaenexceso,osobr e su capaci dad.Su pr esenci a se obser va en l a Di sponi bi l i dad Bancar i a,en est a úl t i ma se pr esent andost i posdesobr egi r os. Elsobr egi r opl ani ficado:Esl aemi si óndescont r ol adadechequesyelcont r oldesu ent r egaalbenefici ar i o.Est asi t uaci ónobedecear azonesdeemer genci a,af al t adecont r ol cont abl e de sal dos,o a cambi arl ar azonabi l i dad en l a pr esent aci ón de l os Est ados Fi nanci er os.Cual qui ersi t uaci ónmenci onadaesl amenosconveni ent epar al aempr esa,en vi r t uddequel apl ani ficaci óndepagoseselpr onóst i comásef ect i vopar aevi t arl acar enci ade cont r ol ,ol adesvi aci óndelmi smoenunmoment odet er mi nado. Elsobr egi r oaut or i zado:Esl aaut or i zaci ónconcebi daporelbancopar asobr egi r ar , t r ansi t or i ament el acuent a.Espr áct i cament eunaoper aci óndecr édi t o,quer espondeensu l í mi t ealfij adocomomáxi moporelbancoocomovar i abl eporl aempr esaensuuso,est áen unaoper aci ónnor malenelmundofinanci er o. LANATURALEZADELSOBREGI RO Conocemosquel anat ur al ezadelEf ect i voenCaj ayBancoyespeci al ment eelSal do Bancar i o,esunAct i voCi r cul ant eDi sponi bl e.Susal donor malesdeudor .
Como elsobr egi r o es una si t uaci ón t r ansi t or i a y emer gent e par al a empr esa, t r ansf or maaut omát i cament eelsal do,porhaberdi spuest odeunamayorsumadeef ect i vo,al quel aempr esaposee. Sal doal3107XX 700, oo 0108XX Depósi t o 300, oo 1000, oo 0108XX Chequexxxx 1. 200, oo ( 200, oo) En est e sal do se puede obser varelmenci onado cambi o de posi t i vo a negat i vo, señal adocon() ,alemi t i relchequexxxxporBs1. 200, oo.Cuandonuest r adi sponi bi l i dader a deBs1. 000, oo. Elmont o de Bs 200, oo.Negat i vo o acr eedor ,es pr áct i cament e una deuda de l a empr esaalbanco,yporest acar act er í st i cacont abl ement esel edaelmi smot r at ami ent o. TRANSFERENCI ADEFONDO Eselt r asl adodeef ect i vodi sponi bl eenl aCuent aCor r i ent edeunbanco,aot r acuent a delmi smobanco,oaot r obanco.Bi enseaat r avésdechequesuór denesper manent esy/ o ci r cunst anci al es,enest eúl t i mocaso,elsopor t edel at r ansacci ónl oconst i t uyenl asNot asde Débi t oyCr édi t oqueser eci benpost er i or ment e. acuent aqueunaempr esamant i eneconelBancoFi nanci er o, Ej empl o:Supongamosquel par ael0208XX,seencuent r asobr egi r oenBs200, oo,yl aadmi ni st r aci óndel aempr esa qui er ecubr i relsobr egi r ocon unat r ansf er enci adelBancoComer ci al ,yalef ect oemi t eel cheque N°2333porBs1. 900, oo par aserdeposi t adoen l acuent asobr egi r ada,elBanco Comer ci alpr esent aunsal doal af echa,deBs2. 600, oo.At alef ect or eal i cemosl osasi ent os cont abl es,t ant oenelMayorPr i nci pal ,comoenelDi ar i oPr i nci pal .
