INTRODUCCION A continuación se pretender hacer un previo análisis sobre la Auditoria en efectivo: Efectivo y Equivalente de Efectivo, siendo un tema relevante para llev ll evar ar la co cont ntab abil ilid idad ad de un una a em empr pres esa a u or orga gani niza zaci ción ón,, do dond nde e se to toca cara ran n términos como el efectivo de caja y banco, objetivo de auditora, control interno, procedimiento, caja chica, caja general y arqueo, banco, conciliación bancaria, entre otros! Auditoria de efectivo y equivalente de efectivo es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos! "abi "a bitu tual alme ment nte e la au audi dito tori ria a de ef efec ectiv tivo o y eq equi uiva vale lent nte e de ef efec ecti tivo vo es estu tudi dia a fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no e#isten errores o irregularidades! $a auditora auditora de de efectivo y equivalente de efectivo, es el e#amen de los cobros y desembolsos %operaciones en efectivo& y del efectivo disponible y en depósito %sal %s aldo dos s de ca caja ja y ba banc ncos os,, es esto to con el pr prop opós ósit ito o de ve veri rifi fica caci ción ón de la las s operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes enfocando haci ha cia a un una a organización comer comercial cial cuyo cuyos s ingresos pr prov ovie iene nen n de la las s ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa empresa,, incluyendo aquellas sin fin de lucro!
I. COMPOSICION DEL EFECTIVO Y AQUIVALENTE DE EFECTIVO 1. EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO El efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede dársele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un gran valor para la empresa! En la práctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales telegráficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo %caja chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, protección, etc!&, las monedas e#tranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata, etc! 'ada su na 'ada natu tura rale leza za y di disp spon onib ibil ilid idad ad,, el ef efec ecti tivo vo ge gene nera ralm lmen ente te de debe be se ser r presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los fon fo ndo dos s de ca caja ja,, es esté tén n su suje jeto tos s a re rest stri ric cci cion one es o li limi mita taci cion one es po porr su dispon dis ponibi ibilid lidad, ad, raz razón ón por la cua cuall deb deberá erán n e#c e#clui luirse rse de la sec secció ción n de act activo ivo circulante!
(na adecuada administración del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es un instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes y servic ser vicios ios!! )e req requie uiere re que las emp empres resas as est estab ablez lezca can n efi eficie ciente ntes s sis sistem temas as y procedimientos de control para protegerlo y salvaguardarlo de robos o fraudes! *or ello es necesario contabilizar correctamente las transacciones realizadas en efectivo, para disponer información confiable y sobre todo oportuna! El efectivo es la primera cuenta del del activo circulante, constituida constituida por dinero o su equivalente, disponible de manera inmediata! 'e aqu su importancia dentro de la Empresa pues es el dinero con el que ella cuenta para cumplir con sus obligaciones inmediatas! E#isten algunas medidas recomendadas para el control interno del efectivo, entre las cuales destacan: )egregación de funciones en las operaciones de la +aja de manera que quien reciba no contabilice y quien contabilice el pago no sea quien autorice! -ealización de depósitos de todo el efectivo que se se reciba, diariamente, en el .anco -ealización de todos los los pagos mediante cheques, cheques, e#cepto los montos montos muy peque/os! Estos se pueden hacer por +aja +hica!
1.1CAJA 0ncluye el dinero en efectivo %moneda nacional o e#tranjera& y los cheques comunes recibidos de terceros! *eriódicamente se realiza un control, se realiza un in inve vent ntar ario io de to todo dos s lo los s el elem emen ento tos s int integ egra rant ntes es de ca caja ja,, al cu cual al se lo denomina arqueo de caja y el saldo contable de caja debe coincidir con el recuento fsico realizado!
1.2 FONDO FIJO "ay gastos peque/os que no suelen pagarse con cheque, para atender a este tipo de gastos las empresas mantienen un fondo en efectivo denominado fondo fijo que funciona as: A& )e asigna una suma determinada de dinero para para constituir el 1ondo 1ijo .& )e emi mitte un cheq equ ue por ese im imp por orte te par ara a ret etir ira arl rlo o del ban anc co y entregárselo al encargado del 1ondo 1ijo +& El encarga encargado do del 1on 1ondo do 1ijo realiza realiza los pagos pagos en efe efecti ctivo vo que deba afrontar '& +uan +uando do se llega a un importe importe mnimo estable establecido cido %ej! cuando cuando le queda queda )2! 34& el encargado confecciona una planilla de pedido de reposición de
1ondo 1ijo con todos los comprobantes de las cosas que pago hasta ese momento E& se emite un cheque cheque por el importe importe equivalent equivalente e a la suma gastada, gastada, que luego de ser comprado permite al encargado encargado del 1ondo 1ijo tener una suma de 1ondo 1ijo igual a la inicial
1.3. EFECTIVO EN TRÁNSITO El saldo de esta subcuenta muestra el importe de dinero que ha sido remesado por las filiales, sucursales, agentes vendedores o clientes, tanto del interior como del e#terior del pas5 as como el dinero que se encuentra en poder de las empresas transportadoras de caudales! *articularmente, además de los casos vertidos en el comentario a esta cuenta, registrar también el importe que figura en aquellos cheques pendientes de cobro o depósito, tales como los cheques no ne nego goci ciab able les s %i %int ntra rans nsfe feri ribl bles es&, &, ch cheq eque ues s de pa pago go di dife feri rido do,, u ot otro ros s de naturaleza similar!
1.4. CUENTA CORRIENTES $a cuenta corriente %cta! cte!& es un contrato bancario donde el titular efect6a ingr in gres esos os de fo fond ndos os!! +o +on n un una a cuen cuenta ta corri corriente ente se pu pued ede e di disp spon oner er de lo los s depós dep ósito itos s ing ingres resado ados s de for forma ma inm inmedi ediata ata a tra través vés de tal talona onarios rios,, caj cajero eros s automáticos o la ventanilla de la caja o banco!
1.5. OTROS EQUIVA EQUIVALENTES LENTES DE EFECTIVO El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en moneda nacional o moneda e#tranjera a plazo en las instituciones del sistema financiero en concordancia a la normatividad emitida por la )uperintendencia de .anca y )eguros que devengan intereses a tasa preferencial y pueden ser renovables a su vencimiento, las mismas que están representados por certificados!
1.6. DEPOSITO EN INSTITUCIONES FINANCIERA FIN ANCIERAS S El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en moneda nacional o en moneda e#tranjera distintos a certificados bancarios depositados en las instituciones del sistema financiero, en concordancia a la normatividad emitida por la )uperintendencia de .anca y )eguros que devengan intereses a tasa preferencial y pueden ser renovables a su vencimiento! $os depósitos pueden convenirse a plazo indefinido, llamado también ahorro libre %depósitos en aho ahorro rros& s& o a pla plazo zo fijo fijo,, con contan tando do par para a ell ello o con un ve venci ncimie miento nto e# e#act acto o %depósito a plazo determinado&!
1.7 FONDOS SUJETOS A RESTRICCIONES El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en moneda nacional o en moneda e#tranjera que se encuentran sujetas a restricción, ya
que no pueden ser utilizados libremente %libre disponibilidad&, ya sea por una autoridad competente %debido a que son asignados para cubrir una partida espe es pec cfi fica ca&& o po porr un una a re reso solu luci ción ón ju judi dici cial al,, se será rá mo most stra rado do en el es esta tado do de situación financiera como activo corriente o no corriente de acuerdo al plazo de duraci dur ación ón de las res restri tricci ccione ones, s, deb debien iendo do se se/al /alar ar en la not nota a a los est estado ados s financieros el tiempo y la naturaleza de la restricción!
II. OBJETIVOS DE AUDITORIA El objetivo del auditor que efect6a una auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de ba banc ncos os so son n ad adec ecua uado dos s y vá válid lidos os!! Es Esto to de debe berá rá se serr co cons nsis iste tent nte e co con n el objetivo global del e#amen, esto es, la emisión de su opinión sobre los estados financieros! El auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debi de bida dame ment nte e to toda das s la las s pa part rtid idas as de ef efec ectiv tivo o y eq equi uiva vale lent ntes es en ef efec ecti tivo vo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos! El efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los estados financieros y debe informarse suficientemente de los fondos retenidos o comprometidos y dell ef de efec ecti tivo vo no di disp spon onib ible le pa para ra su re rein inte tegr gro o %d %dep epós ósit itos os pe perm rman anen ente tes, s, certificados de depósito a largo plazo, etc!&! "abitualm "abitu alment ente e la au audit ditori oria a de caj caja a y ban bancos cos est estud udia ia fun fundam dament entalm alment ente e la adecuación y validez de las operaciones y saldos! *uesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no e#isten errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades! *or lo tanto, resultara 6til su posible clasificación a la hora de considerar las posibilidades de control interno y los procedimientos de auditora!
III. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO El co cont ntro roll in inte tern rno o com ompr pren ende de el pl plan an de or orga gani niza zaci ción ón,, lo los s mé méto todo dos s y procedimientos que tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo para la obtención obtención de tres objetivos principales: a& $a obtención de información financiera correcta y segura, b& la salvaguarda de los activos y c& la eficacia de las operaciones!
Es imp import ortant ante e que fun funcio cione ne ade adecu cuada adamen mente te en las emp empres resas as pue puesto sto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado! $os propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: • • • •
)alvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias! *romover la contabilización adecuada de los datos! Alentar y medir el cumplimiento de las polticas polticas de la empresa! 7uzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa
$os ob $os obje jetiv tivos os de dell co cont ntro roll in inte tern rno o so sobr bre e lo los s sa sald ldos os de ca caja ja y ba banc ncos os so son n asegurarse de que la cantidad de efectivo real disponible: 8& coin coinci cide de co con n la ci cifr fra a re regi gist stra rada da co corre rresp spon ondi dien ente te a la las s op oper erac acio ione nes s efectuadas, y 9& es suficiente suficiente pero pero no e#cesivo e#cesivo para las necesi necesidade dades s de la organización organización!!
IV. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA 1. ARQUEOS 0nventario material de los fondos e#istentes en un momento dado! )eg6n la cant ca ntida idad, d, la ac acti tivi vida dad d y el gr grad ado o de co cont ntro roll ej ejer erci cido do so sobr bre e lo los s fo fond ndos os de efectivo, el auditor determinará el alcance y complejidad del recuento! Este procedimiento normalmente puede realizarse en fechas cercanas al cierre del periodo, en el momento en que se efect6a el corte de operaciones! $as personas responsables de la custodia de los fondos deberán estar siempre presente durante el arqueo y dar fe por escrito de que los fondos se reintegran intactos! *rocedimientos: 8! -econt -econtar ar el efe efecti ctivo vo y otr otros os valores valores manten mantenido idos s en cus custod todia ia en la caja princi pri ncipal pal,, inc incluy luyend endo o co cobra branz nzas as por de depos posita itar, r, mon moneda eda e#t e#tran ranjer jera, a, fondos ajenos mantenidos en custodia! 9! Al concluir concluir el recuento recuento,, solicitar solicitar al cajero cajero que confirme confirme por por escritos escritos que los fondos bajo su custodia fueron recontados en su presencia y le fueron devueltos intactos! 3! $is $istar tar todos todos los ade adelan lantos tos y gastos gastos pagados pagados con fondos fondos de ca caja ja chica chica aun no ren rendid didos! os! erifi erificar car que se hay haya a cum cumpli plido do con las nor normas mas y proc pr oced edim imie ient ntos os en vig igen enci cias as,, en es espe peci cial al en lo qu que e at ata/ a/e e a la las s
autorizac autori zacion iones! es! An Analiz alizar ar la sig signif nifica icativ tivida idad d de los pot potenc encial iales es gas gastos tos activados! ;! Estab Establecer lecer los fondos fondos sujetos sujetos a arqueo arqueo por cobranz cobranzas as a depositar depositar!! 'icho 'icho proc pr oced edim imie ient nto o de debe be ab abar arca carr lo los s si sigu guie ient ntes es pa paso sos, s, ta tant nto o pa para ra la las s cobran cob ranzas zas efe efectu ctuada adas s por cob cobrad radore ores s com como o par para a las rec recibi ibidas das po por r correspondencias: a& +ontr +ontrol ol de los talonari talonarios os de recibos recibos en uso uso o recién termina terminados5 dos5 b& erif rific icac ació ión n de dell 6l 6lti timo mo re reci cibo bo ut util iliz izad ado o en di dich chos os ta talo lona nario rios s y visualización de todos los recibos posteriores aun no utilizados! c& e erifi rificac cación ión del 6lt 6ltimo imo recibo recibo de dichos dichos tal talona onario rios s inc inclui luidos dos en depósitos bancarios anteriores al arqueo5 d& 'e 'ete term rmin inac ació ión n de lo los s fo fond ndos os su suje jeto tos s a ar arqu queo eo me medi dian ante te la sumatoria de todos los recibos posteriores aun no utilizados! ! +ontr +ontrolar olar que los los talonarios talonarios de recibos recibos sin sin utilizar utilizar se encuentren encuentren intact intactos os y ba bajo jo cu cust stod odia ia de un em empl plea eado do re resp spon onsa sabl ble e no vi vinc ncul ulad ado o a la las s funciones de caja y2o cuentas corrientes! ?! 'eter 'eterminar minar los fondo fondos s sujeto sujetos s a arqu arqueo! eo! @! eri rific ficar ar qu que e lo los s co comp mpro roba bant ntes es de ga gast stos os id iden enti tific ficad ados os,, ha haya yan n si sido do incl in clui uido dos s en la re repo posi sici ción ón in inme medi diat ata a po post ster erio iorr al ar arqu queo eo,, y qu que e lo los s anticipos hayan sido debidamente regularizados! 84!! eri 84 rific ficar ar el de depó pósi sito to ba banc ncar ario io de lo los s fo fond ndos os su suje jeto tos s a ar arqu queo eo po por r cobranza a depositar! 88! +om +ompro probar bar que el sal saldo do de la cue cuenta nta de may mayor or ge gener neral al fo fondo ndo fijoB coincida con el importe incluido en el acta de arqueo!
2. CO CONCI NCILIA LIACION CIONES ES BAN BANCAR CARIAS IAS +onsiste en la comparación de los registros de las operaciones con los .ancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los .ancos, mostrados en los Estados de +uenta Censuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa! $a conciliación regular de los res6menes bancarios a cargo de empleados que no realizan tareas contables relacionadas con el manejo de fondos resulta genera gen eralme lmente nte un con contro troll cla clave ve que pu puede ede pro propor porcio cionar nar la sat satisf isfacc acción ión de auditoria relativa a la contabilización de la transacciones de caja y banco! (n control detallado de las conciliaciones de los saldos bancarios preparadas por
personal independiente puede proporcionar tanto evidencia sustantiva como evidencia de que ese control está operando adecuadamente! +uando las conciliaciones son preparadas por personal involucrado en las tare ta reas as co cont ntab able les s re rela laci cion onad adas as co con n el ma mane nejo jo de fo fond ndos os pe pero ro el ella las s so son n revisadas e iniciadas por un funcionario independiente, el auditor podrá probar este procedimiento y considerarlo como un control clave! *rocedimientos: 8! +uando +uando se confa confa en el control control proporcion proporcionado ado por la concilia conciliación ción de las las cuentas bancarias realizadas por el personal de la empresa: a& *re *regun guntar tar a la per person sona a que realiza realiza el trabajo trabajo de qué manera manera se recibe el resumen bancario y otra documentación de respaldo, como se realiza el proceso de conciliación y de que formas se tratan e informan las partidas conciliatorias inusuales! b& *r *reg egun unta tarr a la pe pers rson ona a qu que e re revi visa sa la co conc ncil ilia iaci ción ón ac acer erca ca de dell alcanc alc ance e de los doc docume umento ntos s pre presen sentad tados os par para a su rev revisi isión, ón, los proc pr oced edim imie ient ntos os de re revi visi sión ón qu que e re real aliz iza a y la fo forma rma en qu que e se contro con trolan lan y res resuel uelve ven n los aju ajuste stes, s, par partid tidas as con concil ciliat iatori orias, as, etc etc!! E#aminar la evidencia reciente del proceso y resolución de dichos puntos! c& E# E#am amin inar ar un una a mu mues estr tra a de la las s co conc ncil ilia iaci cion ones es te term rmin inad adas as y lo los s documentos de respaldo, incluyendo con los relacionados con los ajuste aju stes, s, par partid tidas as con concil ciliat iatori orias as y su res resolu olució ción, n, y e# e#ami aminar nar la evidencia de que la conciliación fue realizada y revisada y que las partidas inusuales fueron investigadas! 9! Dbtener la concili lia ación bancaria y los res6menes bancario ios s, correspondientes, cheques pagados y otras notas de débito o crédito para la fecha respectiva y realizar lo siguiente: a& As Aseg egur urar arse se de qu que e la in info form rmac ació ión n de re resp spal aldo do ob obte teni nida da es completa! b& e erificar rificar la e#actitu e#actitud d matemática matemática de la concil conciliació iación! n! c& +omp +omparar arar el saldo saldo de libros libros seg6n seg6n la conciliaci conciliación ón con los regist registros ros contables! d& +om omp par arar ar el sald ldo o seg eg6 6n ba ban nco de la con onci cili liac ació ión n co con n la confirmación recibida directamente con el banco y con el resumen bancario! e& +on +ontro trolar lar todo todo los fondos fondos en trá tráns nsito ito para asegu asegurar rarse se de que el ente no los ha recibido después de la fecha de corte! )i fuera necesa nec esario rio,, se deb deberá erán n e#a e#amin minar ar las cop copias ias de las boletas boletas de depósitos! f& An Anal aliz izar ar lo los s co conc ncep epto tos s y do docu cume ment ntac ació ión n de respal respaldo do de ot otro ros s conceptos inusuales en la conciliación! g& +o +omp mpar arar ar lo los s ch cheq eque ues s pa paga gado dos s po porr el ba banc nco o co con n el re resu sume men n bancario banc ario pos posterior terior observando observando el perio periodo do trans transcurri currido do entre la
emisión y presentación del cheque %un periodo e#cesivo puede indicar que se emiten cheques con fecha adelantada& h& 0nv 0nvest estiga igarr los cheques cheques que permanec permanecen en pendient pendiente e dur durant ante e un periodo prolongado de tiempo! i& e erificar rificar la e#isten e#istencia cia de de la emisión emisión de cheques cheques de pago pago diferido diferido y su correcta inclusión como pasivo! 3! Db Dbse serv rvar ar la las s co conc ncil ilia iac cio ione nes s ba banc ncar aria ias s po porr el re rest sto o de dell pe peri riod odo o e investigar las partidas conciliatorias inusuales!
3. CO CONFI NFIRMA RMACIO CIONES NES BA BANCA NCARIA RIAS S Este procedimiento puede proporcionar una confirmación independiente de los saldos y2o transacciones individuales, y puede proporcionar evidencia de la efectividad de los sistemas y controles! $a confirmación generalmente es requerida en todas las auditorias! $os re $os resu sulta ltado dos s de la las s co conf nfir irmac macio ione nes s de cu cuen enta tas s ba banc ncar aria ias s se ut utili iliza zan n frecuentemente en relaciones con nuestras pruebas sobre la conciliación de sald sa ldos os ba banc ncar ario ios s y pa para ra pr prop opor orci cion onar ar ev evid iden enci cias as de pr prés ésta tamo mos, s, ac activ tivos os gravados, avales y otros asuntos pertinentes! E#isten formularios estándar que se utilizan para solicitar información bancaria para fines de auditoria! El n6mero de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores, como por ejemplo: F$a cantidad y tipo de cuentas F$a significatividad y riesgo asociado con los saldos bancarios! F$a evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control! Además las cuentas que son consideradas significativas también deberán ser incluidas, como por ejemplo: F*rincipales .ancos F)aldos individualmente significativos F+uentas con problemas conocidos $a confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del periodo a menos que que e#istan debilidades de control significativas! *rocedimiento: 8! Dbtene Dbtenerr o prepa preparar rar una lista lista completa completa de todas las cuenta cuentas s bancaria bancarias s e#iste e#i stente ntes s dur durant ante e el per period iodo o %la %las s cu cuent entas as cor corrie riente ntes, s, de dep depósi ósito, to,
9!
3!
;! ! ?!
préstamos, cartas de crédito, valores al cobro, etc!, también deben de ser incluidas&! +omp +o mple leta tarr o ha hace cerr qu que e el en ente te co comp mple lete te lo los s fo form rmul ular ario ios s es está tánd ndar ar %cua %c uand ndo o se re requ quie iere re un fo form rmat ato o di dife fere rent nte e de dell fo form rmul ular ario io es está tánd ndar ar,, resultará más eficiente e#plicarlo en una carta aclaratoria!& Acordar Acor dar que la empres empresa a autorice autorice al banco banco a cumplir cumplir con con el requerimien requerimiento to de auditoria! Esto puede hacerse mediante la firma de la carta de pedido o escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorización especial válida hasta nuevo aviso! *reparar *repa rar un listad listado o de contro controll de las confir confirmacio maciones! nes! 'espac 'es pachar har las car cartas tas de ped pedido ido directam directament ente, e, ad adjun juntan tando do una cop copia ia adicional de cada pedido para el banco! -egistrar -egis trar las fechas fechas de de despacho despacho y recepció recepción n en el listado listado de control! control! )i fuera fuera necesa necesario, rio, enviar enviar un segund segundo o pedido! pedido! +ontrolar la respuesta a medida que son recibidas y realiz iza ar inmediatamente un un seguimiento de las discrepancias discrepancias observadas de la siguiente manera! a& -evis -evisar ar el sobre y el formula formulario rio estándar estándar para para identifica identificarr cualquier cualquier posible evidencia de falta de autenticidad! b& 0d 0den enti tifi fica carr as aspe pect ctos os in inus usua uale les s pa para ra re real aliz izar ar un se segu guim imie ient nto o inmediato!
4. CU CUMP MPLI LIMI MIEN ENTO TO El auditor deberá obtener evidencias que respalde el cumplimiento efectivo de, entre otros, los siguientes controles: •
•
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-evisión -evisi ón por la ger geren encia cia de los est estado ados s fin financ anciero ieros s int interi erinos nos y las comparaciones con montos presupuestarios u otros datos financieros para verificar la razonabilidad de: Efectivo en caja )aldo en bancos alores lores a depositar sobregiros a -evisión y seguimiento por la gerencia de los informes de: )aldos de caja y bancos diarios o semanales! +uentas en monedas e#tranjeras alores a depositar +uentas bancarias sobregiradas 1lujo de fondos y análisis de desviaciones en caso de e#istir! $os informes gerenciales de revisión deben emitirse en forma oportuna y deben relacionarse directamente con la información contable para brindar efectiva y eficiente evidencia de auditoria! Aprobación y revisión de las conciliaciones bancarias por un funcionario de nivel apropiado!
El audi dito torr de debe be as aseg egur urar ars se qu que e el pro roc ces eso o de apro roba bac ció ión n de la las s conciliaciones no es de carácter rutinario y basado en la confianza hacia el personal que prepara las conciliaciones! 'ebe e#istir evidencia del trabajo de revisión y de la aprobación posterior para que el auditor pueda confirmar que ese control opera efectivamente! •
-ealización de arqueos periódicos de efectivo y valores!
$a rea realiz lizaci ación ón del rec recuen uento to fs fsico ico del din dinero ero en caj caja a y ade además más va valore lores s e#ist e# istent entes es con consti stituy tuye e un ade adecu cuado ado co contr ntrol ol sie siempr mpre e que se sea a ade adecua cuado do cont co ntro roll si siem empr pre e qu que e se sea a ef efec ectu tuad ado o po porr fu func ncio iona nari rios os qu que e no re real alic icen en funciones de manejo de fondos! Genera Gene ralm lmen ente te es esto tos s pr proc oced edim imie ient ntos os so son n pr prac acti tica cado dos s po porr el ár área ea administrativa del ente o bien por los auditores internos! El auditor deberá verif ve rific icar ar la e# e#is iste tenc ncia ia de ev evid iden enci cia a de dell tr trab abaj ajo o de ar arqu queo eo a la ve vez z de compr co mproba obarr el análisi análisis s y verificac verificación ión de las diferenci diferencias as que surjan surjan de confrontar los montos y valores recontados con los saldos de las cuentas del mayor general!
V. FACTORES DE RIESO 1.1. 1. 1.
RIE RI ES SO O IN IN!E !ERE RENT NTE E"
El riesgo inherente es la susceptibilidad de los estados financieros a la e#istencia de errores o fraudes significativos, antes de considerar la efectividad de los sistemas de control! *or ejemplo en una empresa de alta tecnologa de riesgo inherente de la afirmación realización de los inventarios de e#istenciasB será mayor que el nivel de riesgo que se determine en la revisión de una audit au ditori oria a de los es estad tados os fin financ ancier ieros os de emp empres resas as pro produ ducto ctoras ras de biene bie nes s con tecnolog tecnologa a est estánd ándar ar!! H*o H*orr qu qué é es as asI I El rie riesgo sgo que e#iste en la medición contable de productos de alta tecnologa lleva impl im plc cit ito o el pr prob oble lema ma de la ob obso sole lesc scen enci cia a qu que e es de re rele leva vant nte e impo im port rtan anci cia a en es este te ti tipo po de in indu dust stria ria y qu que e di dif fci cilme lment nte e pu pued eda a identifica iden tificarse, rse, reduc reducirse irse o tratar tratarse se aisla aisladamen damente, te, cualq cualquiera uiera sea el sistema de control que la empresa establezca! El riesgo inherente está totalmente fuera de control por parte del audi au dito torr! 'i 'ifc fcilm ilmen ente te se pu pued eden en to toma marr ac acci cion ones es qu que e tie tiend ndan an a eliminarlo, porque es propio de la operación del ente!
1.1.1.. F#$%& 1.1.1 F#$%&'() '() Q*( D(%('+,D(%('+,-##- E R,()/& R,()/& I-0('(-%( I-0('(-%( Entre los factores que determinan la e#istencia de un riesgo inherente se puede mencionar: $a naturaleza del negocio del ente: el tipo de operaciones que se realizan y el riesgo propio de las •
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operaciones5 la naturaleza de sus productos y volumen de sus transacciones! El riesgo inherente que tiene una compa/a petrolera de e#ploración y e#plotación, el de una industria de tecn te cno olo log ga a av ava anz nza ada o el de una emp mprres esa a con operaciones reducidas y pocos productos y un mercado transparente decididamente sean distintos! $a situación financiera del ente! El ri rie esgo de aud udit itor oria ia de una pu puja jant nte e empr pres esa a produc pro ductor tora a co con n alt altos os niv nivele eles s de gan gananc ancias ias y sól sólida ida posición económicoFfinanciera no será el mismo que el de una empresa con graves problemas financieros y baja ba ja re rent ntab abil ilid idad ad ec econ onóm ómic ica a qu que e co comp mpro rome meta ta la vigencia del principio empresa en marcha! $a organización gerencial y sus recursos humanos y materiales5 la integridad de la gerencia y la calidad de los recursos que el ente posee! $a pr pred edis ispo posi sici ción ón de lo los s ni nive vele les s ge gere renc ncia iale les s ab establecer adecuados y formales sistemas de control, su ni nive vell té técn cnic ico o y la ca capa paci cida dad d de demo most stra rada da en el personal clave, son elementos que deben evaluarse al medir el riesgo inherente!
Aunque la atención del auditor esta normalmente concentrada en las áreas de mayor riesgo, siempre deben analizarse la posibilidad de reducir el alcance de auditoria en las áreas de menor riesgo! Algunos de los factores de riesgo inherente y sus implicancias para el componente pueden detectarse siguiendo las siguientes pautas!
FACTORES DE RIESO
IMPLICANCIAS PARA LA AUDITORIA
El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o de fir irm mas autorizadas El volumen, tip ipo o y valor de los ingresos y egresos de fondos fluct6an significativamente! )e han realizado ingresos o egresos de fondos significativos de efectivo! )e han recibido montos significativos de efectivo $os mov movimi imient entos os ent entre re ban bancos cos son frecuentes o inusualmente sig igni nifi fic cat ativ ivo os, pos po sib ible leme ment nte e en relación con un sistema de administración de fondos!
Cayor contr Cayor control ol de las autorizaciones autorizaciones verificando las causas de las modificaciones Análisis continuo para justificar las fluctuaciones Análisis detallado de las operaciones relevantes! +omprobación y origen de los fondos 'etallado análisis conciliatorio
)on fr )on frec ecue uent ntes es la las s tr tran ansa sacc ccio ione nes s Cay ayo or gra rad do de análi lis sis de las electrónicas de fondos evidencias para comprobar la inte in tegr grid idad ad de la las s op oper erac acio ione nes s de transferencia! )e han rea realiz lizado ado tra trans nsacc accion iones es de -e -evi visi sión ón de la do docu cume ment ntac ació ión n de fon fo ndo dos s si sig gni nifi fic cat ativ ivas as en fe fec cha has s respaldo de las transacciones cercanas a los cierres de periodo! significativas y prueba de corte de las operaciones! $a re rest stric ricci ción ón de ca camb mbio io ti tien ene e un Análisis de cursos de acción impacto significativo sobre el flujo de alternativos para el flujo de fondos fondos fondo s deriv derivado ado de oper operacion aciones es en moneda e#tranjera! $os acuerdos de saldos 'et 'etall alla a rev revisi isión ón de ac acuer uerdos dos y sus compensatorios son significativos montos El banco con el cual opera el ente Esfuerzos para comprobar la parece financieramente débil, lo cual recuperabilidad de fondos puede afectar la disponibilidad de los depósitos!
1.2.
RIESO DE DE CO CONTROL"
El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control están incapacitados para detectar o evitar errores o fraudes significativos en forma oportuna! *orr ej *o ejem empl plo o de dent ntro ro de dell co comp mpon onen ente te de 0n 0ngr gres esos os po porr ve vent ntas as y +uentas por cobrar, distinto será el nivel de riesgo de control de una empresa con un complejo sistema de verificación de créditos a los clientes antes de continuar las operaciones de venta que el de otra que no realiza estos controles y, por lo tanto está más e#puesta a que sus cuentas por cobrar puedan puedan ser consideradas incobrables! Este tipo de riesgo también está fuera del control de los auditores, pero pe ro es eso o s s,, la las s re rec com omen enda daci cion ones es re resu sult ltan ante tes s de dell an anál ális isis is y evaluación de los sistemas de información contabilidad y control que se realice van a ayudar a mejorar los niveles de riesgo en la medida en que se adopten tales recomendaciones! Además la e#istencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que impl im plic ica a qu que e e# e#is ista tan n bu buen enos os pr proc oced edim imie ient ntos os en lo los s si sist stem emas as de información, contabilidad y control puede ayudar a mitigar el nivel de riesgo inherente en una etapa anterior!
1.2.1.. F#$%& 1.2.1 F#$%&'() '() Q*( Q*( D(%('+,-#D(%('+,-#- E R,()/& R,()/& D( C&-%'& C&-%'& $oa fa $oa fact ctor ores es qu que e de dete term rmin inan an el ri ries esgo go de co cont ntro roll es está tán n precentes en el sistema de información, contabilidad y control!
$a tarea de avaluación de riesgo de control está ntimamente relacionada con el análisis de esos sistemas! $a e#istencia de puntos débiles de control implicara a prioriB la e#istencia de factores que incrementa el riesgo de control y, a la contrari contrario o puntos puntos fue fuerte rtes s de control control se serian rian nivele niveles s que reducen el nivel de ese riesgo! )eguidamente se enuncian algunas situaciones y sus implicancias que pueden evidenciar riesgos de control!
FACTOR DE RIESO
IMPLICANCIAS PARA LA AUDITORIA
$as protecciones fsicas en caja nos son adecuadas!
0ncrem 0ncr emen ento to de pr prue ueba bas s de sa sald ldos os para pa ra ve veri rific ficar ar la in inte tegr grid idad ad de lo los s mismos! $as con concil ciliac iacion iones es ban bancar carias ias no se Cay Cayore ores s pru prueb ebas as sus sustan tantiv tivas as par para a real re aliz izan an co con n re regu gula lari rida dad d o no so son n comprobar los saldos de los bancos! adecuadamente revisadas! $os cheque pendientes y los Esfuerzos para comprobar la depósitos en tránsito no son veracidad e integridad de las adecuadamente controlados transacciones! $as cob obrran anz zas sig igni nifi fic cat ativ ivas as en Ca Cayo yore res s es esfu fuer erzo zos s de la au audi dito toria ria dive di vers rsos os es esta tabl blec ecim imie ient ntos os no so son n para comprobar que no tengan lugar inmedi inm ediata atamen mente te tra transf nsferi eridas das a las irregularidades en el manejo de los cuentas centralizadas fondos! Jo e#is istten lmit ite es estri ric ctos de 0nconvenientes en la verificación de aprobación de egresos de fondos la veracidad de las transacciones! Egresos significativos de fondos son *roblemas potenciales en la procesados fuera del sistema normal! integridad en los fondos $as transferencias de fondos nos son Ca Cayo yore res s pr prue ueba bas s pa para ra ve verif rific icar ar la revi re visa sada das s pa para ra as aseg egur urar ar un co cort rte e integridad y correlación de adecuado! operaciones!
1.3. 1. 3.
RIE RI ES SO O DE DE DET TECC CCIO ION N
El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos de auditoria seleccionados no detectan errores o fraudes e#istentes en los estados contables! *or eje jemp mplo lo,, er erro rore res s en la de defi fini nici ció ón de un una a mue ues str tra a en la circul cir culari arizac zacion ion de sal saldos dos de pro provee veedor dores, es, o en la def defini inició ción n del peri rio odo de aná náli lis sis de pago gos s pos oste teri rior ores es pued ede en im imp pli lic car conclusiones erróneas en cuanto a la valides de la integridad de las cuentas por pagar! A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente, el riesgo de det detecc ección ión es tot totalm almen ente te co contr ntrola olado do por la lab labor or del aud audito itorr y depende e#clusivamente de la forma en que se dise/en y lleven a cabo los procedimientos de auditoria! Al igual que el riesgo de control mitiga la e#istencia de los altos niveles de riesgo inherente, el riesgo de detección es la 6ltima y
6nica posibilidad de mitigar altos niveles de riesgos inherentes y de control!
1.3.1.. F#$%& 1.3.1 F#$%&'() '() Q*( D(%('+,D(%('+,-##- E R,()/& R,()/& D( D(%($$,D(%($$,$os fa $os fact ctor ores es qu que e de dete term rmin ina a el rie riesg sgo o de de dete tecc cció ión n es está tán n relacionados con: $a ineficacia de un procedimiento de auditoria aplicado! $a mala aplicación de un procedimiento de auditoria, resulte este eficaz o no! *roblemas de definición de alcance y oportunidad en un proc pr oced edim imie ient nto o de au audi dito tori ria, a, ha hay ya si sido do bi bien en o ma mall aplicado! Este factor se relaciona con la e#istencia de muestras no representativas! • •
•
El auditor no e#amina el 844K de las transacciones de un ente, sino que se basa en el trabajo realizado sobre una muestr mue stra a y e#t e#tien iende de es esos os res result ultado ados s al un unive iverso rso de las trans tra nsacc accion iones! es! $a mal mala a det determ ermina inació ción n del tam tama/o a/o de la muestr mue stra a pue puede de lle llevar var a con conclu clusio siones nes err erróne óneas as sob sobre re el universo de esas operaciones!
VI. ENFOQUE DE AUDITORIA )e ha determinado que el componente efectivo y equivalente de efectivo muestra una situación a un momento dado mientras que los subcomponentes cobranzas y pagos representan un grupo de transacciones ocurridas durante un per erio iod do! La se e# e#pr pre esó que en la ge gen ner eral alid idad ad de lo los s cas aso os, lo los s componentes de transacciones son más adecuados para aplicarles un enfoque de confianza en los controles, pruebas de cumplimiento, mientras que en los componentes de saldos resulta más eficiente aplicarles un enfoque sustantivo! *ara los dos subcomponentes de transacciones mencionados que representan normalmente un volumen significativo de operaciones individuales, la confianza en lo los s co cont ntro role les s qu que e pu pued eda a de depo posi sita tarr el au audi dito torr ge gene nera ralm lmen ente te se será rá má más s eficiente que la aplicación de procedimientos detallados sobre saldos! A su vez, si los controles se presentan en forma adecuada y se logra evidencia de ello, la caja caj a y los bancos bancos que surgen surgen de dell pro proces ceso o del áre área a de tes tesore orera ra,, tam tambié bién n estarán adecuadamente contabilizadas, centrándose el auditor en la revisión de la afirmación, e#posición y medición contable de saldos en moneda e#tranjera!
E(+&)" •
En un am ambi bien ente te de co cont ntro role les s ad adec ecua uado do,, el ar arqu queo eo de lo los s va valo lore res s e#istentes en caja en forma periódica por parte de la sociedad suele constituir un potencial control clave en la medida que los resultados de dicho recuento se cortejen con los montos que surgen de la contabilidad y analicen las diferencias!
'e esta forma el auditor verificara el cumplimiento del procedimiento descriptivo a la vez que comprobara el saldo de la cuenta bajo análisis! El alcance y la oportunidad en la realización de esta prueba de doble propós pro pósito itoBB ser serán án eva evalua luados dos en fun funció ción n a la est estrat rategi egia a de aud audito itoria ria planificada con el fin de obtener evidencia de auditoria significativa en forma eficiente! •
•
$a confirmación de todas las cuentas bancarias del ente utilizadas en cualquier momento de un ejercicio económico suele resultar conveniente a fin de determinar el estado de las cuentas con o sin saldo al cierre y lograr la obtención de información adicional sobre préstamos, garantas, avales, etc! 'e esta forma es eficiente el envió de confirmaciones al cierre cie rre del eje ejerci rcicio cio pue puesto sto que bri brinda nda inf inform ormaci ación ón adi adicio cional nal par para a la pres pr esen enta taci ción ón y e# e#po posi sici ción ón en lo los s es esta tado dos s fin finan anci cier eros os ad adem emás ás de dell respaldo que se obtiene para los saldos incluidos en dichos estados! $a realización adecuada de conciliaciones bancarias por parte de la soci so cied edad ad ot otor orga ga ev evid iden enci cia a de qu que e la las s co cobr bran anza zas s y de dese semb mbol olso sos s contabilizados en los registros au#iliares y en las cuentas del mayor general concuerdan o pueden ser conciliadas con los registros de las entidades financieras! *or otra parte, dichas conciliaciones proporcionan seguridad de que los cortes de las operaciones del cierre del periodo son correctos! El auditor procederá a revisar las conciliaciones bancarias como respaldo de los saldos y los cortes al cierre del periodo o bien como un control clave en el cual depositara su confianza!
)i es está tá sa sati tisf sfec echo ho re resp spec ecto to a la co conf nfia iabi bili lida dad d de lo los s pr proc oced edim imie ient ntos os mencionados puede ser apropiado limitar las pruebas de auditoria al cierre a confirmaciones de saldos y revisar una selección de conciliaciones bancarias, mientras que en las visitas preliminares aplicar las pruebas de cumplimiento que correspondan.
VII. CONCLUSIN El estudio finalizado sobre la Auditoria de Efectivo: +aja M .anco, difiere el conocimiento cognoscitivo que se debe tener ahora de manejar una empresa o ins in sti titu tuci ció ón, ya qu que e hay que seg egui uirr un una a ser erie ie de pa patr tron one es, re reg gla las s o procedimientos las cuales conlleva al correcto funcionamiento de la misma, siendo el efectivo efectivo la primera cuenta cuenta del activo circulante, circulante, constituida por por dinero o su equivalente, disponible de manera inmediata! 'e aqu su importancia dentro de la Empresa pues es el dinero con el que ella cuenta para cumplir con sus obligaci obligacione ones s inm inmedi ediata atas, s, mie mientr ntras as que la caj caja a es la cue cuenta nta do donde nde se contabilizará todo el dinero que entre o salga de la Empresa! En es esta ta in inve vest stig igac ació ión n ta tamb mbié ién n se ll llev eva a a ca cabo bo va vari rias as te term rmin inol olog oga as s qu que e sust su sten enta tan n di dich cho o es estu tudi dio o co como mo es la +a +aja ja +h +hic ica, a, la cu cual al es un una a pe pequ que/ e/a a cantidad de efectivo que se mantiene en caja o en depósito, que se hace
disponible para pagos menores! Al agotarse se repone abonando a las cuentas respectivas! )iguiendo este conte#to el .anco, es la cuenta utilizada para indicar todo el dine di nero ro en ef efec ectiv tivo o qu que e te teng nga a la Em Empr pres esa a de depo posi sita tado do en la las s En Enti tida dade des s .ancarias, del cual se pueda disponer en cualquier momento! -efleja entonces las operaciones de la +uenta +orriente de la Drganización y el Arqueo de +aja consiste en contar todo el efectivo en poder del cajero para verificar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por recibir! $os saldos representados en +aja y .ancos deben corresponder al efectivo en poder de la compa/a, en tránsito o en bancos!
