1
1
EXAMEN DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
COMENTARIO DE LA CUENTA
Esta cuenta controla el disponible representado por los medios de pago en efectivo con dinero (billetes y moneda), cheques, así como los depósitos existentes en bancos y en otras instituciones financieras.
La cuenta Efectivo y equivalentes de efectivo es una de las más importantes dentro del panorama de los estados financieros, por cuanto controla precisamente el dinero en efectivo o cheques, los mismos que por su propia naturaleza conlleva a riesgos en su manejo y control. Esta cuenta generalmente se relaciona con todos los ciclos de transacciones, por lo que en la revisión debe considerarse su interrelación con otras cuentas, ya sea de la Situación Financiera o del Estado de Resultados Integrales, siendo de este último muchas veces por donde se inicia la operación.
Hay muchas empresas que no reflejan saldos importantes en Efectivo y equivalentes de efectivos a fin de años; sin embargo, sus movimientos de cobranza y desembolsos han sido muy significativos durante el año.
Es así, que Efectivo y equivalentes de efectivo se relaciona directamente con las cobranzas y pagos, lo primero generado básicamente por las "ventas y cuentas por cobrar"(Caja - egresos).
Es importante recordar la importancia que tiene el control interno en el área de tesorería, que es donde se desarrolla principalmente las operaciones de este componente. La importancia también se extiende a todas las demásáreas relacionadas con operaciones de los demás componentes de los estados financieros, las que necesariamente tenemos que evaluar.
Si bien es cierto, que el propósito principal de la evaluación del control interno por el auditor en una auditoría financiera es para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoria, los clientes se sienten muy satisfechos cuando el auditor como consecuencia de la evaluación de control les hace llegar una serie de recomendaciones para fortalecer sus controles internos y le previenen de fraudes y errores.
La experiencia nos ha demostrado que es muy frecuente encontrar deficiencias como las que se enuncian a continuación:
Falta de directivas internas que contengan normas y procedimientos para el manejo y control de los fondos.
No se depositan los ingresos recaudados en forma intacta y de inmediato en bancos.
No se acostumbra como medida de seguridad y de control interno efectuar todos los pagos con cheques y los gastos menudos con dinero en efectivo de un fondo fijo renovable.
No se cuida la separación de funciones entre:
El que ejerce las funciones de cobranza y prepara los depósitos al Banco de quien realiza la contabilización.
El que realiza y aprueba las conciliaciones bancarias del que realiza las funciones del manejo de ingresos y egresos de fondos.
No se practica arqueos sorpresivos de fondos por alguna persona distinta del que maneja y registra las operaciones de ingresos y egresos de fondos.
No se adopta medidas de seguridad para la custodia de los fondos y los cheques en blanco, etc.
Por lo expuesto, de acuerdo al conocimiento que obtenga el auditor sobre las actividades de la empresa, aplicara su evaluación del control interno a través del métodomás conveniente. En nuestro caso la evaluación se efectuara mediante cuestionarios.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Cliente : Empresa del Sur S.
ACPeriodo : Año 2013
AC
Fecha de aplicación : 03.01.04
PREGUNTAS
RESPUESTAS
COMENTARIOS
N / A
SI
NO
A.1. CAJA
CAJA INGRESOS Y COBRANZAS
Los fondos recepcionados se depositan en bancos íntegramente y a la brevedad posible.
Dentro de las 24 horas
X
X
Se utiliza dinero para pagos a proveedores.
Los ingresos de caja están centralizados en una persona que no tienen autorización para firmar cheques, no tienen acceso a registros contables y no maneja conciliación bancarias
X
El cajero
Se utiliza recibos pre numerados para controlar los ingresos recibidos
X
A los comprobantes se le consignan su numeración cuando se expiden.
Está prohibido el canje de cheques personales de ejecutivos, funcionarios y empleados.
X
Está prohibido por la Gerencia General.
CAJA – EGRESOS
Se lleva un registro detallado del control del desembolso
X
A través de listados de egresos de caja que al final del día es visado por el jefe de tesorería.
Todos los pagos a excepción de los fondo fijo de caja chica, son hechos mediante cheques
X
Algunas veces se pagan con dinero en efectivo a solicitud del proveedor.
Se hace los pagos solamente basándose en comprobantes aprobados y con la documentación sustentatoria respectiva
¿quién lo aprueba?
X
El gerente general y el jefe de tesorería
Está prohibido firmar cheques en blanco
X
Está prohibido por la gerencia general
Son firmados los cheques por lo menos por dos funcionarios
¿Quiénes?
X
Solo firma el Gerente General
A.2 FONDO FIJO
¿el custodio del fondo fijo es un empleado independiente de la recepción de los fondos, cobranzas y recepción de dinero en general?
X
Carmen Medina Secretario / Gerencia de Finanzas
¿se ha determinado la naturaleza del uso del fondo fijo?
X
¿el custodio lleva un libro auxiliar de contabilidad para el control del fondo fijo?
X
¿se considera que el monto del fondo es razonable?
X
Es de S/. 3,000
¿se ha establecido un tope máximo de los gastos individuales con el fondo fijo?
X
El monto máximo es de S/. 300.00
¿se ha utilizan comprobantes pre numerados
X
Los vales no tienen
¿todo requerimiento de fondo, previamente son aprobados por algún funcionario autorizados?
¿quiénes?
X
Gerente de Finanzas y Contador
¿los comprobantes de egresos se marcan con un sello fechador pagado?
X
Se inspeccionaron selectivamente.
¿se ha determinado un plazo máximo para la liquidación de vales provisionales (indicar cada cuanto tiempo)?
X
El plazo es de 48 horas
¿los cheques de reposición se giran a nombre del custodio del fondo
X
A nombre de la secretaria / encargada.
¿se practican arqueos frecuentes y sorpresivos por personal independiente del fondo?
¿se deja constancia de los arqueos realizados mediante actas?
X
X
¿mediante que documentos se realizó la autorización del fondo fijo? (creación)
Mediante memo N° 02-94-GG
¿se ha prohibido el canje de cheques personales?
X
La Gerencia General
Mencione con que periodicidad se solicitan normalmente el reembolso de fondo fijo y cuál es el monto aproximado de los pagos efectuados a través del fondo.
1 vez / semanal S/. 10,000 mensual
A.3 CONCILIACIONES BANCARIAS
¿cuantas cuentas corrientes tiene la empresa y en que bancos?
X
Dos: Banco de Crédito y en Interbank
¿las conciliaciones bancarias de todas las cuentas son preparadas mensualmente por empleados que no realizan funciones de firmar cheques o registro de efectivo?
X
Las elabora el contador
¿los estados de cuentas bancarias son decepcionados cerrados por el encargado de practicar las conciliaciones?
X
El contador
¿se controlan debidamente los cheques que tienen mucho tiempo pendientes de cobro?
X
¿se controlan las transferencias de fondos entre bancos?
¿cómo?
X
Cada 15 días se cruza información en los Est. Banco y cartas.
¿se investigan oportunamente las notas de cargos y abono que aparecen en el Estado de cuenta corriente?
X
Se espera el envió de las Notas del Banco
¿al cierre del ejercicio se considera las notas de cargo o abono para su afectación a resultados?
X
A veces no
¿las conciliaciones bancarias son revisadas y aprobadas por un funcionario responsable inmediatamente después de su terminación?
¿dejan constancia de la revisión?
X
PROGRAMA DE AUDITORIA (ProcedimientosMínimos)
Clientes : Empresa del Sur S.A
Periodo : Año 2013
Cuenta o rubro : Efectivo y equivalentes de efectivo
Objetivosbásicos del examen
Determinar la razonabilidad del Efectivo y equivalentes de efectivo
PROCEDIMIENTOS
REF. / PT
HECHO POR
FECHA TERMINO
A.1 CAJA
Evaluación de control interno y riesgos
AC / AR
LCS
03.01.14
Coteje el saldo de reapertura con el que se arrastra del año anterior
A
LCS
03.01.14
Efectué un arqueo simultaneo de los fondos y valores.
A - 1
LCS
03.01.14
Determine el saldo de Caja de la siguiente forma: saldo según libros a la fecha del ultimo asiento. Más ingresos no registrados desde la fecha del saldo según libros a la fecha del arqueo.
Menos: egresos no registrados desde la fecha del saldo según libros. Saldos al momento del arqueo.
A - 1.1
LCS
03.01.14
Recuente e inspeccione físicamente:
Billetes y monedas
Cheques, facturas, recibos o vales provisionales.
A – 1 / 1
A – 1 / 2
LCS
LCS
03.01.14
Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante), obtenga una explicación escrita del custodio. En caso de importase significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de arqueo.
A - 1
LCS
03.01.14
Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración de los custodios donde se haga constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que estos fueron recontados en su presencia y devueltos con forme.
A - 1
LCS
03.01.14
Establecer independientemente el monto de las cobranzas pendientes por depositar mediante la suma de: facturas por ventas al contado , partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia.
Observe la fecha y secuencia numérica de los documentos.
Pase revista a los talonarios de los documentos, verificando el ultimo utilizando y los posteriores aun no usados.
A – 1.2
A – 1.2
A – 1.2
LCS
LCS
LCS
03.01.14
Si el arqueo de la caja se efectúa posteriormente a la fecha del balance, compruebe la documentación sustentatoria de las transacciones realizadas desde esa fecha a la fecha de arqueo.
A – 1.1
LCS
03.01.14
Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejándolos contra el libro caja o bancos, papeletas de depósito y después con los estados bancarios investigando cualquier cheque devuelto por el banco.
Otros procedimientos de auditoria de acuerdo a circunstancias.
A.2 FONDO FIJO
Evaluación de control interno y riesgo.
AC / AR
MDR
02.01.14
Identifique los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre del custodio.
A – 2
MDR
02.01.14
Efectué un arqueo, recontando billetes, monedas e inspeccionando documentos. Listar dinero y valores.
A – 2 / 1
MDR
02.01.14
Prepare una lista de los comprobantes de gastos, y otros documentos del fondo. En cuanto a desembolsos revise la propiedad, legalidad, autoridad y autenticidad del documento.
A – 2 / 2
A – 2 / 3
MDR
MDR
02.01.14
Obtenga declaración y firma del custodio del fondo, reconociendo la devolución del contenido del fondo intacto.
A - 2
MDR
02.01.14
Concilie el fondo con su saldo según registro
A - 2
MDR
02.01.14
Otros procedimientos de acuerdo a circunstancias.
A.3 BANCOS
Evaluación del control interno y riesgos
AC / AR
MDR
03.01.14
Coteje el saldo de reapertura con el que se arrastra del año anterior.
A
MDR
03.01.14
Obtenga de la empresa, una relación de las personas autorizadas a firmar cheques durante el periodo bajo examen.
A - 1
MDR
03.01.14
Obtenga asimismo de la empresa, lo siguiente:
Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y los subsiguientes.
Libro de caja y/o bancos, etc.
Estados bancarios
A – 4 / 1
A – 4.1
A – 4.2
MDR
MDR
MDR
03.01.14
03.01.14
03.01.14
Solicite confirmación directa de los saldos con bancos, incluyendo todas las cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, aun cuando no tengan saldos al fin de año. La confirmacióndeberá comprender tambiéninformación adicional sobre préstamos por pagar, intereses, gravámenes, juicios o contingencias de toda clase que el cliente puede tener.
A – B
MDR
03.01.14
En relación a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance, realice lo siguiente:
Compruebe las partidas que aparezcan en la conciliación, comparando el movimiento registrado durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los estados bancarios.
Verifique su correcciónaritmética.
Cerciórese que todas las partidas pendientes de tomar por el banco o por la empresa, estén incluidas en la conciliación.
A – 4 / 1
A – 4 / 1
A – 4 / 1
MDR
MDR
MDR
03.01.14
03.01.14
03.01.14
Verifique que todas las partidas de conciliación que aparezcan en la conciliación al final de mes inmediato anterior a la fecha del balance hayan sido tomadas por el banco o por la empresa según corresponda, durante el curso del siguiente mes, o bien, que aparezcan en la conciliación practicada a la fecha del balance.
Efectúe una reconciliación bancaria, chequeando cargos en el libro bancos con abonos en el estado bancario.
A – 4 / 2
MDR
03.01.14
Obtenga los estados de cuentas bancarias por el mes posterior a la fecha del balance y confronte contra estos las partidas de conciliación no tomadas por el banco a la fecha del balance. Investigue las partidas importantes no tomadas por el banco durante ese mes, con respecto a las partidas de conciliación no tomadas por la empresa a la fecha del balance, discutir los montos significativos con los funcionarios de la empresa para que dichas partidas se registren en libros.
A – 4 / 2
MDR
03.01.14
Sume el auxiliar de bancos por el mes durante el cual se revisa la conciliación y compruebe la corrección de los pases al libro mayor. Coteje los saldos según libros que aparezcan en la conciliación.
A – 4.1
MDR
03.01.14
Otros procedimientos de auditoria de acuerdo a circunstancias
EMPRESA DEL SUR S.A
HOJA DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
REF.
P/T
DEFICIENCIAS
GRADO
RECOMENDACIONES
AMPLIACIÓN PROCEDIMIENTOS AUDITORIA
INCLUYE EN LA CARTA CONTROL INTERNO
MAYOR
MENOR
SI
NO
A – 1
CAJA
A.1.1
A.1.6
No se deposita íntegramente en bancos los fondos recaudados. Se utiliza dinero efectivo para pagos a proveedores
X
Que la Gerencia General se sirva disponer que todos los fondos recaudados sean depositados íntegramente en bancos. Los pagos en efectivo solo se abonara por el fondo fijo.
Mayores pruebas selectivas sobre recaudación y depósitos en bancos, rastreándose los realizados con efectivo.
X
A.1.3
No se utiliza recibos pre numerados para el control de los ingresos recibidos por caja.
X
Que la Gerencia se sirva disponer que los recibos de ingresos tengan numeraciónreimpresa.
Prueba selectiva de ingresos y egresos, cruzándose registros con la documentación sustentatoria.
X
A.1.8
Los cheques son firmados solamente por el Gerente General.
X
Que la alta dirección de la empresa contemple la posibilidad para lo sucesivo que los cheques sean firmados por dos directivos debidamente facultados.
X
A – 2
FONDO FIJO
A.2.2
No se ha determinado claramente por escrito la naturaleza o uso del fondo
X
La Gerencia General debe precisar por escrito que el uso del fondo fijo es para gastos menudos y urgentes
Verificar en importes significativos si se cumple con los niveles de autorización establecidos para los desembolsos.
X
A.2.3
No se llevan un libro auxiliar para el control del movimiento del fondo fijo.
X
La Gerencia de Finanzas debe disponer que la custodia de fondo lleve un registro auxiliar para el control del movimiento del fondo
Revisar las últimas liquidaciones presentadas para el reembolso.
X
A.2.6
Los vales carecen de numeración preimpresa. Cada Gerencia mantiene talonarios en blanco.
X
La Gerencia de Finanzas debe disponer la impresión de formatos de los vales con su respectiva numeración.
Confirmar algunos vales con sus beneficiarios sobre desembolsos.
X
A.2.11
No se realiza arqueos de fondo fijo
X
La Gerencia General debe disponer que la Auditoria interna y/o contador general practique arqueos sorpresivos y periódicos del fondo.
Aumentar la revisión de las liquidaciones de reembolso a otros meses.
X
A – 3
BANCOS (CONCILIACIONES BANCARIAS)
A.3.6
No se investiga oportunamente las notas de cargo y abono que aparecen en el estado bancario, por lo que algunas veces no se registran en el periodo respectivo.
X
La Gerencia de Finanzas debe disponer que el Contador General solicite oportunamente al Banco las notas de abono o crédito para su inmediata registración en el ejercicio respectivo
Ampliar la revisión de las conciliaciones bancarias a los últimos meses del año para verificar notas pendientes y proponer los asientos de ajustes en caso de encontrarse pendiente de registro.
X
A.3.8
Las conciliaciones bancarias no son revisadas por un funcionario distinto al contador en señal de revisión y aprobación
X
La Gerencia de Finanzas debe visar las conciliaciones bancarias mensuales en señal de conformidad y aprobación.
X
EMPRESA DEL SUR S.A
HOJA DE DECISIONES TENTATIVAS DE RIESGO
COMPONENTE
FACTORES DE RIESGO
CALIFICACIÓN DE RIESGO
CONTROLES CLAVE
ENFOQUE DE AUDITORIA
PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DE AUDITORIA
INH
CONT.
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
No se depositan íntegramente en bancos lo recaudado. Se utiliza dinero en efectivo para pagos de proveedores
No se utiliza comprobantes pre numerados para el control de los ingresos a caja y en los desembolsos de caja chica.
Los cheques son firmados solamente por una persona que es el Gerente General.
No se investiga oportunamente las notas de cargo y abono que aparecen en el estado bancario, generándose que a fin de año no se registre contablemente dentro del periodo.
Bajo
Alto
Separación de funciones entre el que maneja y registra el movimiento de fondos.
Arqueo de fondos efectuados por la entidad examinada.
Conciliaciones bancarias mensuales.
Verificación interna de ingresos y egresos de fondos.
Uso adecuado de cuentas y contabilización de ingresos y egresos de fondos.
Cumplimiento sustantivos
Arqueos de fondos y valores.
Ampliar pruebas selectivas sobre recaudación de ingresos y depósitos, rastreándose los pagos realizados en efectivo con su documentación sustentatoria.
Revisión selectiva de desembolsos con registros y documentación sustentatoria, verificándoseautorización y propiedad del gasto.
Verificar ultimas liquidaciones de reembolso de fondo fijo y rastreo de los documentos para determinar su conformidad.
Confirmación de saldos a bancos.
Reconciliación bancaria, ampliando muestra a varios meses del año y proponer asiento de ajustes.
EMPRESA DEL SUR S.A
CEDULA MATRIZ DEL ACTIVO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
ÍNDICE P/T
NOMBRE CUENTA
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31.12.13
AJUSTES
SALDOS SEGÚN AUDITORÍA AL 31.12.13
DEBE
HABER
A
Efectivo y equivalente de efectivo
55,281
55,281
C
Cuentas por cobrar comerciales
1,342,612
1,342,612
CH
Otras cuentas por cobrar
(163,206)
(163,206)
D
Provisión cobranza dudosa
764,133
764,133
E
Existencias
2,057,204
2,057,204
F
Gastos pagados por adelantado
21,324
21,324
Total activo corriente
4,077,348
4,077,348
D
Otras cuentas por cobrar a largo plazo
342,378
342,378
H
Inmuebles maquinaria y equipo
40,965,336
40,965,336
I
Depreciación y amortización acumulada
(35,676,647)
(35,676,647)
Total activo
9,708,415
9,708,415
BT / 1
BT / 1
HECHO POR: LCS
FECHA:03.01.14
REVISADO POR:
POR
EMPRESA DEL SUR S.A
CEDULA MATRIZ DEL PASIVO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
ÍNDICE P/T
NOMBRE CUENTA
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31.12.13
AJUSTES
SALDOS SEGÚN AUDITORÍA AL 31.12.13
DEBE
HABER
AA
Sobregiros bancarios
45,281
45,281
BB
Cuentas por pagar comerciales
802,159
802,159
CC
Otras cuentas por pagar
1,964,994
1,964,994
Total pasivo corriente
2,812,434
2,812,434
EE
Provisión de beneficios sociales
2,229,520
2,229,520
Total pasivo
5,041,954
5,041,954
W
Patrimonio
Capital
7,920,578
7,920,578
Capital adicional
2,014,636
2,014,636
Participación patrimonial de los trabajadores
455,589
455,589
Reservas
26,663
26,663
Resultados acumulados
(3,901,673)
(3,901,673)
Resultados del ejercicio
(1,849,332)
(1,849,332)
Total patrimonio
4,466,461
4,466,461
Total pasivo y patrimonio
9,708,415
9,708,415
BT / 2
BT / 2
HECHO POR: LCS
FECHA:03.01.14
REVISADO POR:
POR
EMPRESA DEL SUR S.A
CEDULA MATRIZ DEL ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
ÍNDICE P/T
NOMBRE CUENTA
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31.12.13
AJUSTES
SALDOS SEGÚN AUDITORÍA AL 31.12.13
DEBE
HABER
Y
Ventas netas
8,222,190
8,222,190
Z
Costo de ventas
(5,482,889)
(5,482,889)
Utilidad bruta
2,739,301
2,739,301
X
Gastos de ventas
(2,325,601)
(2,325,601)
X
Gastos administrativos
(2,398,326)
(2,398,326)
Perdida de operación
(1,984,626)
(1,984,626)
Otros ingresos y (egresos)
31,880
31,880
Y
Ingresos financieros
(505,544)
(505,544)
X
Gastos financieros
962,673
962,673
Y
Otros ingresos
(1,056,559)
(1,056,559)
X
Otros gastos
Resultado por exposición a la inflación – REI
756,444
756,444
Perdida antes de participaciones e impuestos
(1,795,732)
(1,795,732)
Impuesto a la renta
(53,600)
(53,600)
Resultado del ejercicio
(1,849,332)
(1,849,332)
Compensación REI negativo
---------
---------
Resultado neto del ejercicio
(1,849,332)
(1,849,332)
BT / 3
BT / 3
HECHO POR: LCS
FECHA:03.01.14
REVISADO POR:
PYR
EMPRESA DEL SUR S.A
SUMARIA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVOS
CÓDIGO
NOMBRE DE CUENTA
ÍNDICE P/T
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31.12.13
AJUSTES Y RECLASIFICACIÓN
SALDO FINAL SEGÚN AUDITORIA AL 31.12.13
DEBE
HABER
101
Caja
A – 1
1,140
Ƴ
1,140
102
Fondo fijo
A – 2
3,000
Ƴ
3,000
103
Remesas en transito
A – 3
900
Ƴ
900
104
Banco cuentas corrientes
A – 4
50,241
Ƴ
50,241
55,281
¥
¥ 55,281
TRABAJO REALIZADO
Informaciónextraída del balance de comprobación y saldos al 31.12.13
= suma conforme.
Ƴ = chequeado con saldo del registro.
¥ = chequeado con mayor general y balance general, conforme.
CONCLUSIÓN
Como resultado del examen, se ha determinado la razonabilidad de la existencia de los fondos al 31.12.13, no habiendo excepciones de importancia. Los fondos se encuentran presentados de acuerdo a técnicas y principios contables.
HECHO POR
LCS
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
A
A
EMPRESA DEL SUR S.A
CONCILIACIÓN DE CAJA AL 31.12.13
Saldo según libros al 31.12.13
1,140.00
Ƴ
Más: ingresos del 1 al 3 de enero del 2014
10,520.00
ɸ
Sub total:
11,660.00
Menos. Egresos del 1 al 3 de enero del 2014
(3,130.00)
S
Saldo por arquear
8,530.00
Saldo arqueado
(8,510.00)
Diferencia de menos
20.00
TRABAJO REALIZADO
= suma conforme.
ɸ = inspeccionando planillas de cobranza, facturas y comprobantes de ingresos, conforme.
Ƴ = chequeado con saldo en registros contables, conforme.
HECHO POR
LCS
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
A – 1.1PYR
A – 1.1
EMPRESA DEL SUR S.A
ACTA DEL RESULTADO DEL ARQUEO DE CAJA
Con fecha 03.01.14 siendo las 9:00 horas se ha realizado el arqueo de caja de la empresa del sur S.A con la participación del cajero don Roger Reyes Lazo y del Auditor CPC. Luis Carpio Serpa, obteniéndose el resultado siguiente:
Resultado de arqueo
Dinero en efectivo 2,170.00 A – 1 / 1
Cheques recibidos 6,340.00 A – 1 / 2
Total arqueado 8,510.00
Comparación
Saldo por arquear 8,530.00
Total arqueado (8,510.00)
Diferencia de menos 20.00
Explicación de la diferencia
El cajero don Roger Reyes Lara, manifiesta que la diferencia de menos de S/. 20.00 es por motivo de un billete falso que recibió de una cobranza en dinero en efectivo, el mismo que le pone a la vista.
Declaración del custodio
Yo Roger Reyes Lazo declaro que he presentado a los Auditores XX todos los fondos, valores y documentos que mantengo en mi poder, los mismos que fueron recontados en mi presencia y devueltos conforme.
HECHO POR
LCS
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
_____________________________
Luis Carpio Serpa Roger Reyes Lazo
A - 1 Auditor Cajero
A - 1
EMPRESA DEL SUR
ARQUEO DE CAJA
RECUENTO DE DINERO EN EFECTIVO
DÍA
03.01.04
HORA
9:00 a.m.
CUSTODIO
Roger Reyes L.
Billetes
ɸ 05 billetes de 100.00 500.00
ɸ 30 billetes de 50.00 1,500.00
ɸ 11 billetes de 10.00 110.00 2,110.00
Monedas
ɸ 08 monedas 5.00 40.00
ɸ 20 monedas 1.00 20.00 60.00
2,170.00
Trabajo realizado
= suma conforme
ɸ = inspeccionado físicamente, conforme
= calculo conforme
HECHO POR
LCS
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
A – 1 / 1
A – 1 / 1
EMPRESA DEL SUR
ARQUEO DE CAJA
RELACIÓN DE CHEQUES RECIBIDOS
DÍA
03.01.04
HORA
9:00 a.m.
CUSTODIO
Roger Reyes L.
N°
FECHA
GIRADO POR
BANCO
IMPORTE
322
02.01.14
OLIVETTI S.A
CONTINENTAL
2,000.00
ɸ
161
02.01.14
CIA. MINSUR
WIESSE
1,100.00
ɸ
188
02.01.14
LIMA S.A
CRÉDITO
2,300.00
ɸ
208
02.01.14
SHOHIN S.A
CRÉDITO
940.00
ɸ
TOTAL
6,340.00
Trabajo realizado
= suma conforme
ɸ = inspeccionado físicamente, conforme
HECHO POR
LCS
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
A – 1 / 2
A – 1 / 2
EMPRESA DEL SUR S.A
ARQUEO DE CAJA
RELACIÓN DE PLANILLAS DE COBRANZA NO DEPOSITADAS
DÍA
03.01.04
HORA
9:00 a.m.
CUSTODIO
Roger Reyes L.
CONCEPTO
FECHA
DESCRIPCIÓN
IMPORTE
Planilla N° 002 / 04
02.01.14
Planilla de cobranzas
7,500.00 S
Planilla N° 003 / 04
02.01.14
Planilla de cobranzas
3,020.00 S
10,520.00
Trabajo realizado
Se ha verificado secuencia numérica
= suma conforme
S = planillas de cobranzas verificadas con facturas y comprobantes de ingresos, conforme (se verifico sumas)
HECHO POR
LCS
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
A – 1.2
A – 1.2
EMPRESA DEL SUR S.A
ARQUEO DE FONDO FIJO
Resultado de arqueo
Dinero en efectivo 520 A – 2 / 1
Vales provisionales 1,000 A – 2 / 2
Documentos definitivos 1,350 A – 2 / 3
Total arqueado 2,870
Comparación
Monto asignado 3,000 Ƴ
Total arqueado (2,870)
Diferencia de menos 30 ɸ
TRABAJO REALIZADO
Ƴ = chequeado con saldo de la sub – cuenta 102 – fondo fijo, conforme:
ɸ = inspeccionado los billetes falsos
EXPLICACIÓN DE DIFERENCIA
La custodia doña Carmen Medina, manifiesta que la diferencia de menos de S/.30 se debe a la recepción de 3 billetes falsos de S/. 10 c /u que los pone a la vista.
DECLARACIÓN DEL CUSTODIO
Yo, Carmen Medina, declaro que he presentado a los auditores XX, todos los fondos y documentos que mantengo en mi poder, los mismos que fueron recontados en mi presencia y devueltos conforme.
______________ _______
CARMEN MEDINA AUDITOR
HECHO POR
A - 2LCS
A - 2
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
EMPRESA DEL SUR S.A
ARQUEO DE FONDO FIJO
RECUENTO DE DINERO EN EFECTIVO
DÍA
03.01.04
HORA
9:30 a.m.
CUSTODIO
Carmen Medina
BILLETES
ɸ 2 billetes de S/. 100 c/u 200
ɸ 5 billetes de S/. 50 c/u 250 450.00
MONEDAS
ɸ 10 monedas de S/. 5 c/u 50
ɸ 20 monedas de S/. 1 c/u 20 70.00
520.00
Trabajo realizado
ɸ = inspeccionado físicamente, conforme.
= suma conforme
= calculo conforme
HECHO POR
A – 2 / 1LCS
A – 2 / 1
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
EMPRESA DEL SUR S.A
ARQUEO DE FONDO FIJO
RELACIÓN DE VALES PROVISIONALES
FECHA
N°
BENEFICIARIO
CONCEPTO
IMPORTE S/.
AUTORIZADO
23.10.13
S/N
RubénPérezRíos
Compra de útiles de aseo
S 150
Contador
22.12.03
S/N
Juana Reyes Loli
Adelanto de sueldo
$ 500
Sin autorización
27.12.13
S/N
Manuel López Mere
Por regularizar
350 ȼ
Contador
1,000
Trabajo realizado
= suma conforme
S = documentación sustentatoria conforme, en cuanto a autoridad, propiedad y autenticidad
$ = documentación sustentatoria no autorizada. Se hizo autorizar por el contador
ȼ = confirmación con el beneficiario.
Observaciones
Existe un vale pendiente por más de 2 meses, debido a la falta de exigencias por el custodio.
Se ha determinado un vale sin autorizar por el contador, debido a que el día 22.12.13 dicho funcionario no asistió a trabajar.
Existe 2 vales que exceden el tope máximo individual de gastos de S/. 300.00 establecido por la administración en el memorándum 012-gf/94
El vale por S/.350.00 no indica el concepto de gastos.
Los vales carecen de numeración. Cada Gerencia mantiene talonarios en blanco
Recomendaciones
A – 2 / 2Que la gerencia Financiera se sirva elaborar una directiva interna que contenga normas y procedimientos para el manejo y control del fondo fijo, la misma que deberá ser aprobada por la gerencia general que contendrá entre otros aspectos; naturaleza del fondo, tope individual máximo para cada desembolsos, funcionarios facultados para autorizar gastos, plazo máximo para liquidar vales provisionales, etc.
A – 2 / 2
HECHO POR
LCS
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
EMPRESA DEL SUR
ARQUEO DE FONDO FIJO
RELACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS
FECHA N°
N° DOC.
PROVEEDOR
CONCEPTO
IMPORTE
AUTORIZADO
08.11.13
9114
Lima gas
Compra gas propano
S
300
Gerente Finanzas
28.12.13
335
Good Years S.A
Compra 2 llantas
S
600 N
Gerente Finanzas
30.12.13
S/N
Pablo Mori
Pintado de local
$
450 N
Gerente Finanzas
1,350
Trabajo realizado
= suma conforme
S = documentación sustentatoria conforme en cuanto a propiedad, autoridad, legalidad y autenticidad.
$ = documentos inconformes en cuanto a legalidad y propiedad del gasto.
N = exceden el tope máximo de S/. 300
Observaciones
Se ha observado que la compra de las llantas es para uso del automóvilparticular del Gerente de Finanzas y no para los vehículos de la empresa.
Existe un recibo, que no reúne los requisitos de comprobantes de pago y no se ha efectuado la retención del impuesto y/o exigido la constancia de suspensión de pago, contraviniéndose lo establecido en la ley del impuesto a la renta.
Se ha encontrado 2 desembolsos que exceden el tope máximo individual de gastos de S/. 300, fijado por la administración.
Recomendaciones
Que la Gerencia General se sirva disponer que el Gerente de Finanzas, reintegre a la empresa el valor de las llantas adquirida para su automóvil particular.
Que para lo sucesivo el custodio de fondo fijo exija a los proveedores el comprobante de pago de acuerdo a los requerimientos legales, que incluyan IGV.
Que la Gerencia General se sirva reiterar al custodio del fondo fijo y los funcionarios competentes enmarcarse dentro de los topes máximos de desembolsos.
HECHO POR
A – 2 / 3MDR
A – 2 / 3
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
EMPRESA DEL SUR S.A
RESUMEN DEL MOVIMIENTO DEL LIBRO BANCOS
BANCO CTA.CTE.
SALDO AL 30.11.13
MOVIMIENTO – DICBRE.
SALDO SEGÚN AUDITORIA AL 31.12.13
REF. P / T
INGRESOS
EGRESOS
102340010
24,340 Ƴ
60,600 ¥
34,699 ¥
50,241 ɸ
A – 4 / 1
Trabajo realizado
Ƴ = chequeado con saldo del libro bancos – mes noviembre, conforme.
¥ = chequeado con abonos y cargos del extracto bancario, conforme.
ɸ = inspeccionado saldo en el libro bancos, conforme.
HECHO POR
A – 4MDR
A – 4
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
LIBRO BANCO DE CRÉDITO
MES DE DICIEMBRE DE 2013
FECHA
CONCEPTO
DEBE S/.
HABER S/.
SALDO DEUDOR S/.
SALDO ACREEDOR S/.
02.12.13
Ch./202
7,500
16,790
06.12.13
Deposito efectivo
50,600
67,390
18.12.03
Ch/203
5,000¥
62,390
20.12.13
N/A N°891
10,000
72,390
22.12.13
Ch/204
15,000
57,390
29.12.13
Ch/205
________
7,149¥
50,241 N
60,600
Saldo del mes anterior
24,290
84,890
34,649
Trabajo realizado
= suma conforme
N = saldo determinado correctamente, coincide con libro mayor y con balance general
¥ = chequeado con conciliación bancaria
HECHO POR
A – 4.1MDR
A – 4.1
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
EXTRACTO BANCARIO – MES DE DICIEMBRE DE 2013
BANCO DE CRÉDITOCTA.CTE. 102340010
FECHA
CONCEPTO
CARGOS S/.
ABONOS
01.12.13
Saldo
24,290
06.12.13
Depósitos efectivo
50,600
15.12.13
Ch/.202
7,500
20.12.13
N/A N°891
10,000
22.12.13
Ch/204
15,000
30.12.13
N/A N°995
20,000 Ƴ
30.12.13
N/C N° 732
4,700Ƴ
27,200
Saldo a favor
77,690
104,890
104,890
Trabajo realizado
Ƴ= chequeado con conciliación bancaria
HECHO POR
A – 4.2MDR
A – 4.2
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
CONCILIACIÓN BANCARIA
MES DE DICIEMBRE DE 2013
Saldo según libros bancos
50,241
Mas
Cheques girados y no cobrados
Ch/203
¥5,000 ˄
Ch/.205
¥7,149˄
12,149
N/A N° 995 no recibidas
20,000 Ƴ
32,149
82,390
Menos
N/C N° 732, no recibida
(4,700) Ƴ
Saldo según extracto bancario
77,690
Trabajo realizado
= suma conforme
˄ = rastreado a extracto bancario del mes de enero de 2014, verificado su cobro
Ƴ = verificada en el extracto bancario
¥ =chequeado en el libro bancos, conforme.
HECHO POR
A – 4 / 1MDR
A – 4 / 1
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
EMPRESA DEL SUR S.A
RECONCILIACIÓN BANCARIA AL 31.12.13
CUENTA CTE. BANCARIA
SALDO EXTRACTO BANCARIO AL 31.12.13
+
N/C NO REGISTRADA
OTROS
(-)
N/A NO COBRADOS
(-)
N/A NO REGISTRADA
OTROS
SALDO SEGÚN LIBRO BANCOS
REF. P/T
BANCO
N° CTA.CTE.
Crédito
1023400100
77,690Ƴ
4,700 N
12,149˄
20,700
50,241¥
A – 4 / 1
77,690
4,700 N
12,149
20,700
50,241
Trabajo realizado
= suma conforme
Ƴ = chequeado con saldo de extracto bancario, conforme
¥ = chequeado con saldo de libro de bancos, conforme
˄ = rastreado el pago al mes siguiente. Se cobraron en enero 2014
N = las notas de cargo y abono aparecen en el extracto bancario pero no han sido recibidas del banco.
Observación
La N/C N°732 por S/. 4,700 y la N/A 995 por S/. 20,000 que se refleje en la conciliación bancaria y reconciliación no han sido registradas contablemente en el ejercicio 2013, debido a que la empresa no ha decepcionado dichas notas al banco. En consecuencia, no se afectado a los resultados del ejercicio examinado.
Recomendación
Que el contador general se sirva solicitar el Banco las notas no recibidas, procedimiento inmediato a registrar el asiento de ajuste contables respectivos.
A – 4 / 2
A – 4 / 2
HECHO POR
MDR
FECHA
03.01.14
REVISADO POR
PYR
CONFIRMACIÓN A BANCOS
Lima 03, de enero 2014
Señores
BANCO DE CRÉDITO
Presente
Asunto: confirmación de saldos
Auditoria ejercicio 2013
De nuestra consideración:
Es grato dirigirnos a ustedes, relación al asunto del rubro, para solicitarles se sirvan información directamente a nuestros Auditores Externos YARASCA, ÁLVAREZ $ ASOCIADOS, contadores públicos sociedad civil, av., Nicolás Arriola N° 385 of. 201 La Victoria – lima 13, informaciónsegún su registro al 31.12.13 sobre lo siguiente:
Saldo de nuestras cuentas corrientes, ahorros y cuentas a plazo.
Saldos por créditos directos, documentos descontados, operaciones con el exterior, fianzas hipotecarias y toda operación que mantengamos con ustedes.
Detalle de títulos, acciones y otros valores depositados por cualquier concepto.
Nombres de las personas autorizadas para firmar cheques contra nuestras cuentas bancarias.
Mucho agradeceremos que en caso de no registrar operaciones en algunos de los rubros antes mencionados, se sirvan dejar expresa constancia de ello.
Atentamente,
EMPRESA DEL SUR S.A
____________________
GERENTE GENERAL
CARTA RESPUESTA DEL BANCO
Lima 13 de enero del 2014
Hora: 15.00
Señores
YARASCA, ÁLVAREZ& ASOCIADOS
Av. Nicolás Arriola N°385 – of 201
Lima 13 – Perú
Asunto: confirmación al 31.12.13 para
Auditores externos
De conformidad a lo solicitado, cumplimos con información a ustedes, que al cierre de operaciones en la fecha indicada en el asunto, en relación a la Empresa del Sur S.A. nuestros libros mostraban lo siguiente:
FECHA
CLASE DE CUENTA
N°
SALDO S/.
DOC.
31.12.13
Prestamos
8005826
150,000
31.12.13
Garantías
10070782
300,000
Hipoteca
31.12.13
Cuenta corriente
102370010
77,690
La persona autorizada a firmar cheques es don Juan Briceño Ramírez, Gerente General.
Aparte de lo expresado anteriormente, de acuerdo a nuestros libros la Empresa del Sur S.A no tiene a dicha fecha ninguna otra obligación o cuenta con este banco.
Atentamente
BANCO DE CRÉDITO
_________________
A - C Jefe de operaciones
A - C
