AUDITORIA II
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AUDITORÍA DEL EFECTIVO
EFECTIVO:
FUENTES Y NATURALEZA DEL EFECTIVO:
El Efectivo normalmente incluye las Cuentas Generales, la de nómina, la de Caja Chica y con menor frecuencia la de Ahorros. Las Cuentas Generales son las de comprobación y se parecen a las que conservan los individuos. Una cuenta aumenta con las ventas al contado, con la cobranza de cuentas por cobrar y la inversión de más capital; disminuye con los gastos del negocio.
La caja Chica se utiliza para gastos muy pequeños y se repone conforme vaya necesitándose.
OBJETIVOS DEL AUDITOR:
Los objetivos del Auditor variaran dependiendo de su papel y de la finalidad del examen. Entre algunos objetivos tenemos:
Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude.
Analizar el Control Interno sobre las transacciones en Efectivo.
Verificar la existencia del Efectivo registrado.
Confirmar la integridad del Efectivo registrado.
Determinar si el cliente (la empresa auditada), tiene derechos sobre el Efectivo registrado.
Comprobar la exactitud administrativa de los programas de Efectivo.
Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del Efectivo, entre otras cosas los Fondos Restringidos (los saldos compensadores y los fondos para amortización de obligaciones).
CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO:
Casi todos los procesos relacionados con el manejo de Efectivo son responsabilidad del Departamento de Finanzas bajo la dirección del Tesorero: manejar y depositar los ingresos en Efectivo; firmar cheques; invertir el Efectivo ocioso; custodiar el Efectivo, los Valores Negociables y otros Activos Negociables.
En teoría, las funciones de los Departamentos de Finanzas y de Contabilidad deberían integrarse de modo que brinden la seguridad de que:
Todo el Efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente, se registró con precisión y se depositó al instante.
Los desembolsos de Efectivo se efectuaron solo para los fines autorizados y se registraron correctamente.
Se mantienen los saldos de Efectivo en un nivel adecuado pero no excesivo, para lo cual se pronostican los ingresos y los pagos relacionados con las operaciones normales.
Algunos procedimientos de control:
No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.
Separar el manejo del Efectivo y la responsabilidad de llevar los registros correspondientes.
Centralizar la recepción del Efectivo en la medida en que lo permita la eficiencia.
Registrar oportunamente los ingresos en Efectivo.
Incentivar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los totales del registro de efectivo.
Depositar diariamente los ingresos en Efectivo.
Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencia electrónica de fondos, exceptuados los gastos pequeños que se hacen con la Caja Chica.
Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de la caja. Un funcionario apropiado debería revisar de inmediato la conciliación ya terminada.
Pronosticar las entradas y salidas de Efectivo e investigar las variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.
CONTROL INTERNO DE LOS INGRESOS EN EFECTIVO:
VENTAS AL CONTADO:
El control de las Ventas en Efectivo es muy fuerte cuando dos o más empleados (generalmente un dependiente y un cajero) participan en las transacciones con el cliente.
En muchos establecimientos al detalle, la naturaleza de los negocios es tal que un empleado realiza la venta, entrega la mercancía, recibe efectivo y registra la transacción. En este caso el robo puede desalentarse utilizando cajas registradoras o sistemas electrónicos en el punto de venta. Las características protectoras de los registros son:
Presentación visual del monto de la venta ante los ojos del cliente.
Un comprobante impreso, que se le entrega junto con la mercancía.
Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.
SISTEMAS ELECTRÓNICOS EN EL PUNTO DE VENTA:
Muchas tiendas al detalle utilizan varios tipos de cajas registradoras electrónicas, entre ellas terminales de computadoras. A menudo un digitalizador electrónico lee el código universal de productos en el artículo. El vendedor simplemente explora el código para registrar la venta el precio del artículo, que está almacenado en la computadora. Así se aminora sustancialmente en riesgo de que registre la venta con un precio erróneo.
Además de ofrecer un sólido control sobre las cuentas al contado, los sistemas electrónicos pueden programarse para que efectúen otras funciones. Por ejemplo, los registros en línea pueden verificar el estado crediticio de los clientes de cuenta corriente, actualizar las cuentas por cobrar y el inventario perpetuo, ofrecer impresiones especiales que acumulan los datos de venta por línea de productos. Por vendedor, por departamento y tipo de venta.
COBRANZA DE CLIENTE A CRÉDITO:
En muchas compañías con un alto nivel de ventas, los ingresos en efectivo incluye la recepción de muchos cheques por correo. Esto favorece poco los desfalcos, salvo que a un empleado se le permita recibir y depositar los cheques, además de registrar los abonosen las cuentas de los clientes. Las empresas que reciben grandes volúmenes de efectivo a través del correo utilizan un sistema de caja de seguridad para fortalecer el control interno y acelerar el depósito de efectivo. La Caja de Seguridad es en realidad un apartado postal controlado por el banco de la compañía. Éste saca del Apartado la correspondencia varias veces al día, abona en la cuenta de cheque el efectivo recibido y envía un aviso de recepción a la compañía. El control interno se fortalece porque el Banco no tiene acceso a los registros contables de ella.
El encargado del Mayor de cuentas del Cliente introduce por lotes los detalles de los ingresos en la computadora. El programa de computación crea un archivo de las transacciones al contado que usa para actualizar el Mayor General y el archivo maestro de las Cuentas por Cobrar. Genera totales de controle e informes de excepciones que detallan los números inválidos de cuentas de los clientes con pagos inusuales. El grupo de control de operaciones realiza los procedimientos manuales de seguimiento sobre los informes de excepciones y sobre las conciliaciones de los totales de control.
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS:
Las Instituciones Financieras han diseñado Sistemas de transferencia electrónica de fondos (TEF) que procesan las transacciones relacionadas con los fondos para que los clientes no tengan que pagar con cheque. Los sistemas de intercambios electrónicos de datos, que permiten intercambiar información entre las computadoras de las compañías, transfieren cada día más fondos entre las cuentas bancarias. Ofrecen dos ventajas sobre el uso de cheques: Reducen el flujo de papel; disminuyen los costos y retrasos del procesamiento. Sin embargo, requieren una amplia gama de controles de las redes de computación relacionados con el acceso al sistema y con la captura de datos. Requieren asimismo controles de respaldo para cuando un sistema se descomponga.
CONTROL INTERNO DE LOS DESEMBOLSOS EN EFECTIVO:
COMPROBACIÓN DE LOS DESEMBOLSOS DE CUENTAS:
La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con cheque consiste en obtener evidencia del beneficiario mediante el endoso del cheque. He aquí otras ventajas:
Centralización de la autoridad de desembolsar en manos de unos cuantos funcionarios – los únicos autorizados para firmar cheques.
Registro permanente de los desembolsos.
Disminución del efectivo disponible.
Los funcionarios autorizados para firmar cheques deberían revisar los documentos que soportan el pago y perforarlos en el momento de la firma para evitar que sean presentados por segunda vez. Deben tener control de los cheques hasta el momento de ponerlos en el correo. Normalmente, llegan a sus manos ya llenados y solo falta su firma. Para evitar en lo posible varias estratagemas fraudulentas de falsificación, los cheques firmados no serán devueltos al departamento de Contabilidad que los preparó para su firma.
La conciliación de los Estados Bancarios mensuales es indispensable para un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos en efectivo. Esto debe hacerlo un empleado que no autorice ni registre las transacciones en efectivo y maneje efectivo. Los Estados del Banco le llegan cerrados. Cada mes la Conciliación Bancaria deberá ser revisada por el funcionario encargado de la compañía, quien la aprobará por escrito.
El sistema de comprobantes es un método con que se logra un fuerte Control Interno sobre los desembolsos en Efectivo, pues ofrece la seguridad de que todos han sido autorizados y revisados antes de emitir un cheque. En este sistema el Departamento Contable se encarga de reunir la documentación apropiada que justifica los desembolsos en Efectivo.
ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA:
El control Interno de los pagos hechos con el fondo de Caja Chica se logra cuando el encargado del Fondo revisa la justificación con que los empleados solicitan el reembolso de los gastos pequeños hechos en favor de la compañía. El control es más completo cuando el encargado de la Caja Chica solicita reponer el fondo y otro empleado revisa la integridad y autenticidad de la justificación; después perfora el documento de soporte para que no sea reutilizado.
Las pruebas de Auditoria aplicadas a la Caja Chica no se centran en el saldo de fin de año, sino en las transacciones. Para probar una o más transacciones de reposición se examinan los comprobantes de Caja Chica y se verifica su secuencia numérica.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES:
Los principios de Contabilidad específicos para el efectivo son:
NIAA 240: Responsabilidad del Auditor en relación con el Fraude en una Auditoria de Estados Financieros:
Un auditor que conduce una auditoría de acuerdo con las NIA es responsable de obtener una seguridad razonable de que los estados financieros en su conjunto están libres de errores de importancia relativa, ya sea por causa de fraude o equivocaciones.
Al obtener una seguridad razonable, el auditor es responsable de mantener el escepticismo profesional en toda la auditoría, considerando el potencial de que la administración sobrepase los controles y reconociendo el hecho de que los procedimientos de auditoría que son efectivos para detectar equivocaciones pueden no ser efectivos para detectar fraudes.
NIAA 300: Planeación de una Auditoria de Estados Financieros:
Planear una auditoría implica establecer la estrategia general de auditoría y desarrollar un plan de trabajo, de esta manera ayudar al auditor a dedicar la atención apropiada en las áreas importantes de la auditoría.
NIAA 330: Respuesta del Auditor a los Riesgos evaluados:
El objetivo del auditor es obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría respecto a los riesgos evaluados de representación errónea de importancia relativa, mediante la planeación e implementación de respuestas apropiadas a dichos riesgos.
El auditor deberá diseñar y desempeñar los procedimientos adicionales de auditoría cuya naturaleza, oportunidad y extensión, se basen en, y respondan a, los riesgos evaluados de representación errónea de importancia relativa a nivel aseveración
NIAA 500: Evidencia de Auditoria:
Indica que la información de corroboración que se obtiene de una fuente independiente de la entidad, como las confirmaciones externas, puede aumentar la seguridad que obtiene el auditor de la evidencia existente en los registros contables o de representaciones hechas por la administración.
NIAA 505: Confirmaciones Externas:
La evidencia de auditoría es más confiable cuando se obtiene de fuentes independientes de fuera de la entidad.
Los procedimientos de confirmación externa frecuentemente se desempeñan para confirmar o solicitar información respecto a saldos de cuentas y sus elementos. Pueden también usarse para confirmar los términos de acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o para confirmar la ausencia de ciertas condiciones, como un "acuerdo lateral".
Al realizar el examen del efectivo, el auditor deberá verificar, mediante pruebas selectivas, el cumplimiento de algunas consideraciones de manera consistente, especialmente los siguientes:
La conversión en moneda nacional de los efectivos en moneda extranjera se hará aplicando los tipos de cambios vigentes en la fecha de incorporación al patrimonio de la entidad. Al cierre de cada período figurarán ajustados al tipo de cambio de ese momento, recogiendo, en su caso, las diferencias de cambio positivas o negativas en el en cuentas de pérdida o ganancia.
Los saldos en efectivo que no sean de libre disposición han de mostrarse separadamente explicando el motivo de la restricción.
Los cheques que habiendo sido emitidos por la entidad quedan retenidos a la fecha de cierre del ejercicio para su envío posterior, deben ser considerados como efectivo en bancos y, por tanto, no deben ser considerados como pagos del período auditado.
De igual modo el efectivo recibido en fechas posteriores al cierre del ejercicio no será considerado cobro del período al no ser cantidades disponibles a favor de la entidad en el momento del cierre del ejercicio.
AUDITORIA DE EFECTIVO:
PROGRAMA DE AUDITORIA DEL EFECTIVO
Los siguientes pasos indican el patrón general de trabajo efectuado por los auditores cuando verifican el Efectivo. Por supuesto, la selección de los procedimientos más idóneos en un trabajo dependerá de la naturaleza de los controles implantados y de otras circunstancias.
EXAMINAR LOS RIESGOS INHERENTES DEL EFECTIVO, ENTRE ELLOS LOS DE FRAUDE:
Los riesgos de error material crecen a la par que le riego inherente y el riesgo de control, la mayoría de los riesgos inherentes se relacionan con los riesgos de Negocios que enfrenta la administración del cliente. En el área de Efectivo la administración se preocupa particularmente por los riesgos de negocios relativos al posible robo de esos activos líquidos. También es una preocupación significativa de los auditores que la mayoría de los errores en los activos involucren exageración.
Para la mayoría de los clientes los riesgos primarios consisten en que los errores o el fraude exageran el efectivo actual o disminuyen indebidamente el saldo. Respecto al primer riesgo (Efectivo exagerado), un faltante pudo haberse cancelado introduciendo un cheque ficticio en el efectivo disponible al final de año y omitiendo un cheque no cobrado proveniente de la conciliación bancaria de fin de año. Nótese que la omisión puede indicar error o fraude. Respecto al segundo riesgo – el efectivo de fin de año pero debería ser mayor-, el problema de los Auditores no consiste en el efectivo presentado incorrectamente, sino en el fraude y su efecto en otras cuentas. He aquí algunos pasos de fraude que se detectan:
Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos.
Pago de materiales no recibidos.
Duplicación de pagos
Pago excesivoa los empleados o a empleados inexistentes.
Pago por gastos personales de funcionarios o de partes relacionadas.
EXAMINAR EL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO:
Conocer el Control Interno del Efectivo.
Al Auditar una empresa pequeña, los Auditores preparan una descripción escrita de los controles instalados, basándose en las preguntas hechas al dueño y a los empleados y en la observación directa. En las compañías grandes suelen utilizar un diagrama de flujo o un cuestionario para describir el Control Interno. En el cuestionario se pregunta entre otras cosas si todos los desembolsos (exceptuados los hechos con la caja chica) si realizan con cheque pre numerados y si los cheque anulados se marcan "Anulados" y se guardan.
Una vez preparado el Diagrama de flujo (u otra descripción) del Control Interno se realiza un recorrido del sistema es decir, se siguen algunas transacciones en todos los pasos del sistema para determinar si se procesa como se muestran en el diagrama. El recorrido permite determinar si el control interno descrito es los documentos de trabajo está instalado y funciona.
Al verificar su conocimiento de los siclos de ingresos y desembolsos en efectivo, los Auditores observaran si las funciones están separadas debidamente y preguntaran quien realizo varias de ellas en el año. Revisará además varios documentos y conciliaciones que son importantes para el control interno de los ingresos y desembolsos en efectivo. También revisará en los pronósticos o presupuestos de efectivo, lo mismo que le evidencia del seguimiento de las desviaciones de los ingresos y desembolsos pronosticados. Estas pruebas proporcionaran suficiente información para determinar en un nivel menor del máximo el Riesgo de Control de algunas afirmaciones de los Estados Financiero.
Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de controles y pruebas sustantivas del efectivo.
Una vez que los Auditores conozcan el Control Interno de los ingresos y desembolsos en efectivo, determinaran los niveles planeados del riesgo de control en las afirmaciones referentes a la cuenta de efectivo. Si necesitan más información sobre la eficacia de los controles para confirmar dichos niveles, diseñan otras pruebas de control. Al hacerlo, deben decidir cuales les permitirá reducir bastante las pruebas sustantivas pues tendrán que justificar el tiempo que les dediquen.
Al examinar estas evaluaciones del riesgo de control junto con su evaluación del riesgo inherente, identifican "Lo que podría Salir mal" y hacer que las cuentas de efectivo incluyan errores materiales.
ERRORES POSIBLES: INGRESOS EN EFECTIVO
DESCRIPCIÓN DEL ERROR
EJEMPLOS
DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL ERROR
Registrar ingresos ficticios en efectivo
Fraude:
Exagerar los ingresos en los libros transfiriendo el efectivo entre las cuentas bancarias sin el registro correspondiente para ocultar un desfalco de efectivo.
Ausencia de división de funciones en el acceso al efectivo y en el mantenimiento de los registros; ausencia de una revisión eficaz de las conciliaciones bancarias.
No registrar los ingresos de las ventas a la contado
Fraude:
El cajero no registra las ventas al contado y desfalca el efectivo
Supervisión inadecuada de los cajeros; no alentar a los clientes para que pidan el recibo de sus pagos en efectivo.
Error:
El contador accidentalmente omite registrar los ingresos provenientes de una caja registradora en el día.
Controles inadecuados para conciliar las cintas del registro de efectivo con los registros contables; controles inadecuados para conciliar las cuentas bancarias.
No registrar el efectivo proveniente de las cuentas por cobrar
Fraude:
El cajero desfalca los pagos al contado hechos por los clientes a las cuentas por cobrar, sin que registre los ingresos en las cuentas de los clientes.
El contador que tiene accesos a los ingresos en efectivo desfalca los cobrados a los clientes y cancela las correspondientes cuentas por cobrar
No se dividen las funciones entre el personal que tiene acceso a los ingresos en efectivo y los que hacen los asientos en los registros de las cuentas por cobrar.
Error:
El contador accidentalmente no registra el pago de una cuenta por cobrar.
Conciliaciones inadecuadas de los registros auxiliares de las cuentas por cobrar con la cuenta de control del diario general.
Reconocimiento temprano (tardío) de los ingresos en efectivo ("problemas de corte")
Fraude:
Mantener abierto el diario de ingresos en efectivo para registrar los del siguiente año como si hubieran ocurrido en el año actual
Función ineficaz del consejo de administración, del comité de Auditoria o de Auditoria Interna; el ejemplo de la alta dirección no propicia la conducta ética; excesiva presión para mostrar una mejoría de la posición financiera
Error:
Registrar los ingresos en efectivo basándose en mala información sobre la fecha de la recepción.
No anotar ni depositar de inmediato los ingresos en efectivo.
ERRORES POSIBLES: DESEMBOLSOS EN EFECTIVOS
DESCRIPCIÓN DEL ERROR
EJEMPLOS
DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL ERROR
Registro erróneo de una compra o desembolso
Fraude:
El contador extiende un cheque a sí mismo y lo registra como si hubiera emitido en favor de un proveedor importante
División inadecuada de las funciones de llevar los registros y de preparar los desembolsos en efectivo; o el que firma los cheque no revisa ni cancela los documentos de soporte.
Errores:
Se efectúa un desembolso para pagar una factura de productos que no se han recibido.
Los desembolsos de viáticos y entretenimiento se incluyen equivocadamente en las compras de mercancía
Controles ineficaces para comparar las facturas con los documentos de recepción antes que los desembolsos sean autorizados.
Los procedimientos contables ineficaces de codificación pueden prevenir de personal incompetente, de un catálogo inadecuado de cuentas o de la ausencia de controles del proceso de pases al Mayor.
Duplicar el registro y el pago de compras
Error:
Se registra una compra cuando se recibe la factura del proveedor y se registra de nuevo cuando envía una copia de la factura.
Controles ineficaces para revisar y cancelar los documentos de soporte por parte del que firma los cheques
Desembolsos no registrados
Fraude:
Junto con los ingresos en efectivo no registrados (pero depositados) un empleado escribe y cobra un cheque sin registrar la misma cantidad
Control ineficaz del mantenimiento de los registros y del acceso al efectivo.
Efectuar más pruebas de aquellos controles que los Auditores planean considerar como soporte de le evaluación de los niveles planeados del riesgo de control:
Comprobar los registros y las conciliaciones Contables por repetición
Para determinar si los procedimientos contables del cliente están funcionando eficientemente, los auditores aplican pruebas de precisión a los diarios y mayores. En un sistema computarizado, los asientos en ambos pueden crearse simultáneamente a partir de los mismos documentos fuente; pueden optar por utilizar el software generalizado para probar la veracidad de los registros contables.
Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos en efectivo con el diario correspondiente, con los asientos de las cuentas por cobrar y con los comprobantes autentificados de depósito
Un control interno satisfactorio de los ingresos en efectivo exige depositar intacta la cobranza diaria a más tardar el día hábil siguiente. Para tener la seguridad de que hayan sido depositados intactos, los auditores deberán comparar el detalle de las listas originales de ingresos en efectivo con el de los comprobantes de los depósitos diarios. El detalle de los ingresos en efectivo se refiere a una lista del importe de los cheques individuales y del total de divisas que constituyen los ingresos diarios.
Al comparar los asientos diarios en el diario de los ingresos en efectivo con los depósitos bancarios, puede detectarse un tipo de fraude llamado jineteo. Consiste en ocultar un faltante retrasando el registro de los ingresos.
Comparar los detalles de una muestra de los desembolsos registrados en el Diario con los asientos de las Cuentas por Pagar, con las Órdenes de Compra, con los informes de recepción, con las facturas y los cheques pagados
Para un control interno satisfactorio de los desembolsos en efectivo se requieren controles que garanticen que los desembolsos se realicen con la autorización apropiada. Los desembolsos en efectivo se comprueban siguiendo algunas cuentas del diario de pagos en efectivo a los documentos fuente: comprobantes, órdenes de compra, informes de recepción, facturas y cheques pagados. Al examinar esos documentos, los auditores tienen la oportunidad de probar muchos de los controles de los desembolsos en efectivo. Por ejemplo, se darán cuenta si todos los comprobantes pagados y los documentos de soporte han sido perforados o cancelados. También determinarán si los documentos coinciden y advertirán la presencia de las firmas de autorización.
REALIZAR PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y DE LOS SALDOS DE EFECTIVO:
Obtener análisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el mayor general:
Los auditores prepararan o conseguirán un programa que contenga todas las cuentas en efectivo el cliente. Tratándose de efectivo en las cuentas bancarias, el programa incluirá el banco, el número y tipo de cuenta, el saldo en libros al final del año. En caso necesario, los auditores seguirán y conciliaran todas las cuentas con el mayor general.
Enviar formularios estándar de confirmación a las instituciones financieras para verificar los montos depositados:
Uno de los objetivos de los auditores consiste en comprobar la existencia de la cantidad de efectivo que aparece en el balance general. Una forma directa de conseguirlo es confirmar los montos depositados y obtener o preparar conciliaciones entre los estados bancarios y los registros contables.
En la generalidad de las auditorias, las cantidades depositadas se confirman mediante la comunicación directa con los funcionarios de las instituciones financieras. Los saldos de las cuentas se corroboran con un formulario estándar de confirmación aceptado por la AICPA (American Institute of CertifiedPublicAccountants). Por tanto, sirve principalmente para corroborar la existencia de la información registrada.
Obtener o preparar conciliaciones de las cuentas bancarias (institución financiera) a la fecha del balance general y considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria en otros meses
Para determinar la posición de efectivo de una compañía al final del periodo hay que conciliar el saldo del estado bancario en esa fecha con el de los registros contables. Quizá los auditores no logren iniciar el trabajo de campo durante algún tiempo de terminado el año, pero prepararan una conciliación bancaria a la fecha del balance general o verificaran la que elaboro el cliente.
Se examinara a fondo la conciliación para verificar que haya sido elaborado correctamente. La inspección de la conciliación incluirá verificar la precisión aritmética, comparar los saldos con el estado bancario y la cuenta del mayor, investigar la conciliación de cuentas.
Hay muchas formas satisfactorias de hacer las conciliaciones bancarias. La más común consiste en comenzar con el saldo del banco y terminar con un saldo no ajustado de los registros contables. El formato permite a los auditores registrar los asientos de ajuste que afecten directamente al documento de conciliaciones bancarias, de modo que el saldo final ajustado pueda remitirse a la hoja resumen o a la balanza de comprobación de trabajo.
Los auditores deberían investigar los cheques no cobrados durante un año o más tiempo. Si no se cobran durante periodos prolongados, se debilita el control interno de los desembolsos en efectivo. Cuando los empleados saben que algunos llevan mucho tiempo sin cobrarse y que quizá nunca se cobren, tendrán la oportunidad de ocultar un faltante de efectivo con solo no incluirlos en la conciliación bancaria. Estas omisiones aumentaran el saldo de efectivo en depósito y los inducirán a sustraer el mono correspondiente. Se recomienda al cliente que elimine los cheques que llevan mucho tiempo sin cobrarse con un asiento que se cargue a la cuenta de efectivo y que se abone en sueldos no reclamables u otra cuenta especial de pasivo. Así se reducirá el trabajo requerido en las conciliaciones bancarias, además de disminuir las oportunidades de cometer fraude.
Otro procedimiento de conciliación es una prueba de efectivo que, además de conciliar el saldo de la cuenta, concilia las transacciones que tengan lugar en un periodo determinado. En concreto la técnica sirve para identificar:
Los ingresos y los desembolsos en efectivo incluidos en los registros contables, pero no en el estado bancario.
Los depósitos y los desembolsos en efectivo incluidos en el estado bancario, pero no en los registros contables.
Los ingresos y desembolsos incluidos en diversas cantidades por el banco y en los registros contables.
Obtener un estado bancario de corte, que contenga las transacciones al menos de siete días hábiles posteriores a la fecha del balance general:
El estado bancario de corte es un estado que abarca cierto número de días laborables (generalmente de 7 a 10) tras el final del año fiscal del cliente. Este le pide al banco que los prepare y que se los envíe por correo a los auditores. Sirve para probar la veracidad de la conciliación de las cuentas bancarias de la compañía al final del año. Permite examinar directamente los cheques listados como no cobrados y los detalles de los depósitos en tránsito en la conciliación de la compañía.
Contar e incluir el efectivo disponible
El efectivo disponible se compone ordinariamente de ingresos en efectivo no depositados, de fondos de la caja chica y de fondos de cambio. Los dos últimos tipos de fondos se cuentan en cualquier momento antes o después de la fecha del balance general; muchos auditores prefieren contarlos sin previo aviso.
El conteo del efectivo disponible tiene gran importancia en la auditoria a bancos y a otras instituciones financieras. Siempre que los auditores lo lleven a cabo, deberían insistir en que el custodio de los fondos este presente durante todo el recuento. Una vez terminado, obtendrán del custodio un testimonio fechado de que los fondos se contaron en su presencia y de que los auditores los devolvieron intactos. Así se excluye la posibilidad de que un empleado intente explicar un faltante diciendo que los fondos estaban intactos cuando se entregaron a los auditores.
El primer paso al verificar el efectivo disponible consiste en establecer control sobre,los activos negociables: fondos de caja, valores y otras inversiones, documentos por cobrar y recepciones de almacén. Si los activos negociables no se verifican, un funcionario o empleado deshonesto tendrá la oportunidad de ocultar un faltante transfiriéndolo de una categorías de activos a otra.
Verificar el corte de ingresos y desembolsos en efectivo del cliente.
Un corte exacto de los ingresos (y desembolsos) en efectivo al final del año es indispensable para representar correctamente el efectivo en el balance general. La cuenta correspondiente deberá incluir todo el efectivo recibido en el último día del año u nada del que se reciba después. Si los auditores se las arreglan para presentarse en la oficina del cliente al cierre de negocios en el último día del año fiscal, podrán verificar el corte contando los comprobantes del efectivo no depositado. Entonces sería imposible que el cliente incluya en los registros el que recibió después del corte, sin que el auditor se percate de ello.
En el último día del año fiscal, los auditores no pueden visitar todos los lugares de negocios del cliente; tampoco su presencia en ese momento suele ser esencial para verificar satisfactoriamente el efectivo. Una alternativa del conteo en la fecha del balance general consiste en verificar el corte de los ingresos en efectivo, determinando que los depósitos en tránsito mostrados en la conciliación bancaria a fin de año aparecen como abonos en el estado bancario en el primer día hábil del nuevo año. El alcance de estos procedimientos dependerá del examen del control interno.
Los auditores deben de estar alerta ante una exageración tendenciosa relacionada con las transacciones en efectivo. Por ejemplo, si los ingresos no se depositan diariamente, el efectivo recibido algunos días después del cierre del año podrá incluirse en un deposito fechado al final del año, con lo cual se incrementa el saldo de esta cuenta en la fecha del balance general.
Otras formas de exageración tendenciosa aumentan la posición de efectivo pero sin desvirtuarla del todo. Por ejemplo, un funcionario corporativo que haya pedido prestado a la empresa puede liquidar la deuda poco antes que termine el año y luego volver a obtener de inmediato un préstamo después de finalizado el año; en tales circunstancias tal vez convenga una revelación en la Notas a los Estados Financieros.
Analizar las transferencias Bancarias efectuadas la última semana del año de la Auditoria y en la primera semana del año siguiente.
La finalidad de esto es detectar exageraciones en los saldos de efectivo atribuibles a desfalcos. Muchas empresas mantienen cuentas de cheques con varios bancos y a menudo necesitan trasferir fondos de uno a otro. Cuando un cheque expedido en un banco se deposita en otro transcurre varios días (llamado periodo de emisión) antes que vuelva el primero. Durante ese periodo el monte se incluye en el saldo de depósito en ambos bancos en este caso, el termino desfalco se refiere a las manipulaciones que utilizan los saldos bancarios temporalmente inflados para ocultar un faltante de efectivo o atender necesidades inmediatas de efectivo.
Investigar los cheques de pagos cuantiosos o inusuales o partes relacionadas.
Los cheques grandes o inusuales pagaderos a directores o empleados, a compañías afiliadas o en efectivo, han de ser revisadas meticulosamente por los auditores para determinar si las transacciones:
Fueron autorizadas y registradas en la forma debida.
Si se expresan con suficiente claridad en los estados financieros.
Para garantizar que los desembolso en efectivo hechos apartes relacionada hayan sido transacciones autorizadas y que hayan sido registradas correctamente, los auditores deberán determinar lo siguiente: que se hayan cargado a la cuenta respectiva, que estén soportadas por comprobantes u otros documentos, que contaron con la aprobación anticipada de otro funcionario que no sea en que recibió los fondos.
Para determinar si han sido reveladas del modo adecuado, los auditores obtienen evidencia concerniente a las relaciones entre las partes, sobre la naturaleza de las transacciones (cuya forma puede diferir) y el efecto que tienen en los Estados Financieros.
Evaluar la presentación correcta de los Estados Financieros y la revelación del Efectivo.
El monto del Balance General referente al efectivo deberá incluir solo las cantidades disponibles para las operaciones actuales. Un depósito bancario de uso restringido (por ejemplo, el efectivo depositado con un fiduciario para que realice los pagos de una deuda a largo plazo) no debería incluirse en el efectivo. Deben indicarse los convenios para mantener saldos compensadores. Los auditores se cercioraran de que el efectivo o el efectivo y sus equivalentes en Balance General del cliente correspondan a los utilizados en el Estado de Flujos de Efectivos.
CONFIRMACIÓN DE BANCOS Y DE OTRAS EMPRESAS FINANCIERAS
Las pruebas detalladas de transacciones y saldos para el efectivo en caja y bancos comprenden:
Confirmación de los montos de fondos en poder de terceros, como así también las firmas autorizadas en el manejo de los fondos y los demás acuerdos con las entidades financieras, es uno de los procedimientos en la mayoría de trabajos de auditoría.
Revisión de las conciliaciones bancarias.
Realización de recuentos de efectivo y valores, cuando no son efectuados por la empresa.
Revisión de la traducción de saldos en moneda extranjera.
Examen de las cuentas de fondo fijo para determinar que todas las transacciones de bancos hayan sido contabilizadas.
Al realizar la confirmación de los montos en poder de bancos y otras empresas financieras, es necesario tener en consideración lo siguiente:
Este procedimiento puede proporcionar una confirmación de los saldos y o transacciones individuales, y puede proporcionar evidencia de la efectividad de los sistemas y control.
La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorias.
Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se usan frecuentemente en relación con las pruebas sobre la conciliación de saldos bancarios y para proporcionar evidencias de préstamos, activos entregados en garantía de préstamos, avales y otros asuntos pertinentes.
Existen formularios estándar que se utilizan para solicitar información bancaria para fines de auditoria.
El número de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores, como por ejemplo:
La cantidad y tipo de cuentas.
La importancia relativa y riesgo asociado con los saldos bancarios.
La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control.
La selección inicial de cuentas debe incluir saldos acreedores y de saldo cero y debe hacerse mediante un método al azar o sistemática, utilizando estratificación cuando sea posible. Además, las cuentas que son consideradas significativas también deberán ser incluidas, como por ejemplo:
Principales bancos.
Saldos individualmente significativos.
Cuentas con problemas conocidos.
La confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del periodo a menos que existan debilidades de control significativo.
Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los criterios de selección adoptados.
La confirmación de bancos y de otras empresas financieras, deberá incluir entre otras, los siguientes procedimientos:
Obtener o proponer una lista completa de todas las cuentas bancarias existentes durante el periodo. Las cuentas corrientes, de depósito, prestamos, cartas de crédito, letras en cobranza, letras descontadas, etc.; también deben ser incluidas.
Completar o hacer que la empresa cliente complete los formularios estándar.
Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de auditoría. Esto puede lograse mediante la firma de la carta circular o escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorización especial válida hasta nuevo aviso.
Prepara un listado de control de las confirmaciones.
Despachar las cartas circulares directamente, adjuntando una copia adicional de cada solicitud para el banco.
Registrar las fechas de envío y recepción en el listado de control.
Si fuera necesario, enviar un segundo pedido.
Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar inmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas, de la siguiente manera:
Revisar el sobre y el formulario estándar para identificar cualquier posible evidencia de falta de autenticidad.
Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato.
A continuación se presenta un modelo de carta circular a bancos y de la respuesta correspondiente:
"LA ARDILLA SA."
Trujillo, 31 de diciembre del 2011
Señores
BANCO DEL NORTE SA
Av. Los Girasoles123
Ciudad.-
Me es grato dirigirme a ustedes:
Con motivo de la auditoria que se está practicando a nuestros Estados Financieros, mucho agradeceremos llenar el formulario que se acompaña a la presente, a la mayor brevedad posible y enviar el original directamente a nuestros auditores:
PROMO XLVIII ASOCIADOS
Contadores Públicos, Sociedad Civil
Jr. Pizarro 236, Trujillo
Pedimos a ustedes tener presentes las siguientes indicaciones:
Si la respuesta a alguna de las preguntas es "ninguno", favor de hacerlo constar así.
Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y acompañar las relaciones correspondientes.
Sírvase acompañar su respuesta con los estados y relaciones correspondientes a las cuentas y operaciones señaladas en los acápites 2, 3 y 4, al 31 de diciembre del 2011.
Agradeciendo anticipadamente su pronta atención a su solicitud que es de especial interés para nosotros, nos es grato suscribirnos de ustedes.
Atentamente,
Alan Harper Cercado
Gerente General
PROMO XLVIII ASOCIADOS Información sobre:
Jr. Pizarro 236 La Ardilla SA
Trujillo
Muy señores nuestros:
Las firmas autorizadas para girar cheques son según nuestro registro:
Pueden firmar cheques
Individualmente Alan Harper Cercado
Mancomunadamente Filomena Letuna Nieto
Saldos que muestran nuestros libros al 31 de diciembre del 2011
Cuentas Acreedoras Número Moneda Interés Saldo
Cuenta corriente 147652 Soles 90,288.=
Cuenta corriente
Cuenta corriente
Cuenta ahorros
Depósitos a plazos
La empresa tiene a su cargo los saldos siguientes.
Cuentas acreedoras Fecha de % de interés SALDO
Vencimiento anual
Descuentos ninguno
Préstamos directos ninguno
Créditos simples ninguno
Otros ninguno
Cuentas de orden
Deudores por aval ninguno
Apertura de crédito ninguno
Valores en garantía ninguno
Valores en custodia ninguno
Atentamente
Carmen Silva Herrera
BANCO DEL NORTE SA.
FORMATOS
FORMATOS
PROGRAMA DE AUDITORIA
CAJA Y BANCOS
CLIENTE: ____________________________________________________________________
FECHA O PERIODO DE REVISION: __________________________________________
Nº ORDEN
PROCEDIMIENTOS
REF. P/T
Horas estimadas
Horas reales
HECHO POR
MARCAS USADAS
FECHA
Aspectos Generales
01
Solicitar el Presupuesto de Flujo de
Efectivo (Cash Flow).
02
Solicitar el Organigrama Interno del
área de caja y bancos.
03
Solicitar el Manual de Organización y
Funciones del área de caja y bancos.
04
Solicitar el Reglamento Interno del
área de caja y bancos.
05
Solicitar el Manual Técnico de Proce-
dimientos del área de caja y bancos.
06
Solicitar el Plan de Desarrollo de me-
tas y objetivos del área de caja y
bancos.
07
Solicitar la relación de funcionarios
responsables del área de caja y
bancos.
Aspectos Específicos
08
Practicar un arqueo de caja.
09
Realizar una conciliación bancaria.
10
Levantar un acta sobre el estado
11
situación al del área de caja y bancos.
Preparar una cédula donde figure las
cuentas aperturadas, cerradas y re-
aperturadas.
12
Preparar un papel de trabajo donde
figure los cheques girados a nombre
del gerente general, contador general
o tesorero que no representen remu-
neraciones.
13
Preparar en una cédula los giros efec-
tuados a la orden del encargado de
caja chica.
14
Preparar un papel de trabajo donde
figure la relación de ingresos mensua-
les registrados en caja y cruzar la in-
formación con los depósitos realiza-
dos en cuenta corriente.
15
Determinar si los cargos y abonos re-
gistrados en cuenta corriente se en-
cuentran registrados en los libros.
16
Elaborar una cédula que contenga los
los importes devueltos por los ingre-
sos de ventas realizadas del periodo
sujeto a revisión.
17
Determinar si los depósitos en cuenta
son autorizados y visados por el teso-
rero o jefe del área caja y bancos.
18
Determinar si el encargado de caja
es independiente del que maneja la
cartera de cobranza.
19
Comprobar si existe un programa de
capacitación al personal trabajador
del área de caja y bancos.
EFECTIVO
CUESTIONARIO PARA LA REVISÓN Y EVALUACIÓN DELSISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. GENERALIDADES
N/A
SI
NO
M/C
Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, cuentas por cobrar, etc. Distintos de libros de Caja.
La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son debidamente autorizadas.
Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios.
Se avisa inmediatamente los bancos cuando una persona autorizada para firmar los cheques deja el empleo de la empresa.
Si esta situación no se ha presentada, ha previsto la empresa algún procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario.
Todas las cuentas bancaria a nombre de la empresa están registradas en cuentas de controlen el mayor general o auxiliar.
Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control contable en forma talque tanto cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control.
Mantiene la empresa un control de los cheques postfechados.
2. RECONCILIACIÓN DE LOS SALDOS BANCARIOS.
Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa.
Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleadas por empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dinero de la empresa.
Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados se entregan directamente en sobre cerrado al empleado que prepara las reconciliaciones.
Los procedimientos efectuar las reconciliaciones contemplan todos los pasos esenciales que aseguren una efectiva reconciliación, particularmente en cuanto a:
Comparaciones del número y valor de los cheques contra el libro de salida de caja.
Revisión de endosos en los bancos o de los volantes delos cheques.
Comparación con los saldos del mayor general.
Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos de caja revise todas las reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales.
3.COMPARACIÓN POSTERIOR DE LA RECONCILIACIÓN
Las notas relacionados con débitos o créditos no aceptados por el banco son recibidos por un empleado distinto del cajero.
Las transacciones de caja, sin excepción, se registran en la fecha en que:
Se recibe el dinero.
Se expiden los cheques
4.REVISIÓN DE CHEQUES
La existencia de chequeras en blanco está controlada en forma talque evita que personas no autorizadas para girar cheques puedan huso independiente de ellas.
La firma o contrafirma de cheques en banco está prohibida
En caso contrario los empleados responsables de cerciorar por medio de inspecciones posteriores de los cheques o información comprobatoria de que tales cheque han sido usados correctamente.
La práctica de girar cheques al portador está prohibida.
Silos cheques son numerados consecutivamente son anulados los dañados a fin de evitar su uso y son archivados con el propósito de controlar su secuencia numérica
5.CONSIGNACIONES BANCARIAS
Se preparan duplicados delas consignaciones y estos son sellados por el banco y archivados cronológicamente.
En caso afirmativo se comparan tales duplicados con el libro de entradas de caja al menor en forma selectiva, por algún diferente al cajero.
Se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para asegurarse de que los ingresos son depositados en las mismas especies en que fueron recibidos
6.EFECTIVO EN CAJA
Los fondos de caja menor mantiene bajo una base de fondo fijo.
Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneje remesas u otra clase de dinero.
La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a una sola persona.
Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables según las necesidades del negocio.
Los pagos por caja menor tienen un limite máximo asignado.
Los comprobantes de caja menor son preparados de tal forma que no permitan alteraciones.
Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario.
Los cheques de reembolso de caja menor se giran a favor del encargado del fondo.
Los anticipos a empleados hechos con el fondo de caja menor son autorizados por un encargado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja.
Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan los comprobantes de los gastos a fin de que sean inspeccionadas por quien firma el cheque.
Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja menor bien sea por el departamento de auditoria interna o por una persona independiente de las labores de caja.
Sección discutida con (nombre y puesto)
Sección preparada por: Fecha:
Empresa:
Periodoque cubre laAuditoria:
CASO PRÁCTICO
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS INDUSTRIALES Y ARTESANOS DE TRUJILLO.
PLANEAMIENTO DE AUDITORIA
ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD
La Asociación de Pequeños Industriales y Artesanos de Trujillo (APIAT), es una institución con personería legal reconocida, tiene su origen el 9 de Marzo del año de 1992, cuando un grupo de más de 200 pequeños empresarios, fabricantes de diversos productos Trujillanos, decidimos organizarnos para asumir una gran meta.
Destacamos el aporte productivo de APIAT en la economía de la región y del país sustentado en el empleo directo que brinda a 2,200 trabajadores e indirectamente a 10,000 personas, lo que representa una importante fuerza laboral y una significativa contribución al PBI y al crecimiento sostenido de la región La Libertad.
Somos conscientes que el fomento de empleo es un factor gravitante para combatir la pobreza y con esa mística de trabajo nuestra institución está generando oportunidades de desarrollo de vida para la gente más necesitada, porque estamos convencidos que la fórmula para sacar a nuestro país adelante es: INVERSIÓN + TRABAJO = MENOS POBREZA.
Con fe y esperanza, respaldados por nuestro aporte a la economía del país, las 218 pequeñas industrias y todos los trabajadores que conforman la familia APIAT, recibimos con satisfacción el día 16 de Octubre del 2009, la concreción de la transferencia definitiva y título de propiedad del terreno estatal que nuestros asociados ocupan desde 26 años en la esquina de la Av. España y Jr. Zela, centro comercial emblemático que se ha ganado un sitial en Trujillo, cuya existencia y trayectoria se debe a la acogida generosa que brindan a nuestros productos los numerosos clientes locales, nacionales y extranjeros.
PRINCIPALES FUNCIONARIOS
Presidente: ING. Milton Solórzano Ibáñez
Vicepresidente: Ing. Carlos Aron Alfaro Ramosg
Director de actas y archivos: Filomena Margarita Paredes Cevallos
Director de economía y finanzas: Margot Rodríguez Mendoza
Director de defensa institucional: Segundo Pablo Moreno Bustamante
Director de organización: Nicolás Ruiz Narváez
Director de extensión de cultura, asistencia social y deportes: Santos Vargas Alayo
Director de promoción industrial y comercio: Nilder Ventura Revilla
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo de nuestro trabajo fue verificar las liquidaciones de caja emitidas por la oficina de tesorería en el año 2012.
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Para el desarrollo de nuestra labor se contó con las Liquidaciones de caja, estados de cuenta corriente, voucher depósitos bancarios y comprobantes de pago emitidos correspondientes al 2011 y 2012.
PROGRAMA DE AUDITORIA:
PERSONAL:
Nº
NOMBRE
DNI
CARGO
PROFESIÓN
Nº MAT.
HORAS ASIGNADAS
DÍAS ÚTILES
01
Diana Orozco Graos
47349982
Auditor Supervisor
CPCC
25687
20
2
02
Henry Merejildo Arce
45249834
Auditor Master
CPCC
25348
20
2
03
Ana Toribio Quiñones
44258793
Auditor Senior
CPCC
25634
20
2
EFECTIVO
CUESTIONARIO PARA LA REVISÓN Y EVALUACIÓN DELSISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. GENERALIDADES
N/A
SI
NO
M/C
01.Las funciones de los encargados de los fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, cuentas por cobrar, etc.
x
El contador es el que se encarga de elaborar todos los documentos y libros contables.
02.La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son debidamente autorizadas.
x
Las cuentas son mancomunadas
03.Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios.
x
No contamos con una chequera
04.Se avisa inmediatamente los bancos cuando una persona autorizada para firmar los cheques deja el empleo de la empresa.
x
05.Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa están registradas en cuentas de control en el mayor general o auxiliar.
x
Solo nos guiamos por los extractos bancarios
2. RECONCILIACIÓN DE LOS SALDOS BANCARIOS.
01.Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa.
x
No hay nadie encargado precisamente de conciliar las cuentas.
02.Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleadas que no preparen o firmen cheques o manejen dinero de la empresa.
x
05.Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos de caja revisa todas las reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales.
x
3.EFECTIVO EN CAJA
01.Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo fijo.
x
Si, aunque cuando son insuficiente, lo restante se cubre con los ingresos del día.
02.Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneje remesas u otra clase de dinero.
x
La SrtaYessica es la encargada de todos los movimientos de caja menor.
03.La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a una sola persona.
x
04.Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables según las necesidades del negocio.
x
05.Los pagos por caja menor tienen un limite máximo asignado.
x
cubren montos menores o iguales a S/. 25
06.Los comprobantes de caja menor son preparados de tal forma que no permitan alteraciones.
x
07.Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario.
x
Son impresas y registradas por un sistema.
08.Los anticipos a empleados hechos con el fondo de caja menor son autorizados por un encargado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja.
x
09.Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan los comprobantes de los gastos a fin de que sean inspeccionadas por quien devuelve el dinero.
x
11.Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja menor bien sea por el departamento de auditoria interna o por una persona independiente de las labores de caja.
x
No contamos con un dpto de Auditoría Interna.
Sección discutida con (nombre y puesto) YESSICA VENTURA HILARIO
Sección preparada por: ANA TORIBIO QUIÑONES Fecha:20 – 04 - 2012
Empresa: APIAT
Periodoque cubre laAuditoria: 2011 - 2012
INFORME 2012
Trujillo, 23 de Abril de 2012.
Señores: CarlosMiñano y Elena Sandoval Valdiviezo
Comité de Fiscalización
Asociación de Pequeños Industriales y Artesanos de Trujillo.
Asunto: Informe de Arqueo de Caja y Conciliaciones de Efectivo
Nos es grato saludarles y a la vez alcanzarle las observaciones encontradas en la revisión especial practicada a su representada sobre las Liquidaciones de caja y Conciliaciones de Efectivo correspondiente al año 2011 - 2012.
Estas observaciones se remiten a su despacho a efecto que se tomen las medidas correctivas del caso. Al respecto acompañamos en forma detallada cada una de las observaciones con sus respectivos anexos.
Cualquier aclaración sobre el informe emitido, nos encontramos a vuestra disposición.
Atentamente
PROMO XLVIII ASOCIADOS
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS INDUSTRIALES Y ARTESANOS DE TRUJILLO.
DESCRIPCION DE NUESTRO TRABAJO.
Para el desarrollo de este trabajo especial se realizó el siguiente procedimiento:
Se verificó las Liquidaciones de caja y los comprobantes de pago que sustentan el ingreso.
Luego se procedió a verificar que todos los ingresos netos fueran depositados en el banco.
A continuación detallamos los Hallazgos más relevantes alcanzados dentro del procedimiento de nuestro trabajo:
OBSERVACION 01: DEPOSITOS DE INGRESOS EN LA CAJA TRUJILLO MAYOR A 5 DIAS.
Según conversación con el Srta. Yessica Ventura Hilario, trabajadora del área de Contabilidad encargado de revisar las liquidaciones de caja, nos manifestó que el dinero recaudado por los ingresos que figuran en las Liquidaciones de Caja, deben de depositarse en el mismo día o máximo al día siguiente, dicha instrucción fue impartida en forma verbal, ya que la empresa no cuenta con un Manual de Organización, Funciones y Procedimientos Aprobados y entregados a los trabajadores.
Sin embargo se comprobó que, durante los meses verificados correspondientes a los meses de Enero – Marzo 2012 existen depósitos bancarios hasta con retraso de 15 días (Anexo_01), evidenciándose que las liquidaciones de Caja no son sustentadas con sus depósitos al día siguiente.
OBSERVACION 02: FALTA DE CONTROL EN LOS CARDEX DE LOS SOCIOS.
Al verificar los cardex cancelados del ingreso de socios se encontró que la tarjeta del socio Totocayo Casanova Gustavo Milton aparece como cancelada, teniendo un saldo de $140 (Ciento Cuarenta Dólares Americanos), cuyo pago de los mismos no aparecen sustentados en ningún comprobante.
OBSERVACION 03: LOS ESTADOS DE CUENTA NO ESTAN CORRELATIVOS.
Al revisar los archivos de Estados de Cuenta, se encontró que éstos no estaban completos, faltando los correspondientes a las fechas del 01-01-2011 al 30-04-2011, no pudiéndose comprobar los depósitos que deberían efectuarse el 24-01-2011 con comprobante nº 400 por $ 1,000 (Mil Dólares Americanos), el 31-01-2011 con comprobante nº 598 por $ 1,000 (Mil Dólares Americanos) ni el del 09-03-2011 con comprobante nº 1596 por $ 1,000 (Mil Dólares Americanos).
OBSERVACION 05: LOS DEPÓSITOS NO SON REALIZADOS DE MANERA DISCRIMINADA EN LA CUENTA DE DÓLARES DE LA CAJA TRUJILLO.
Se observa que los depósitos de los nuevos socios no se realizan de manera separada, no pudiendo así determinar a quienes les
corresponde, tal es el caso del Socio Mantilla Alvarado Patricia (Stand Nº 86) quien canceló $ 500 (Quinientos Dólares Americanos) con fecha 26-06-2011, y no hay un depósito inmediato de dicho importe, siendo depositado el 01-07-2011 pero en manera conjunta con otros pagos.
OBSERVACION 05: INCREMENTO DE SUELDOS.
Al verificar la Planilla de sueldos verificamos el aumento parcial en las remuneraciones del Personal Administrativo, existiendo en el caso de la Srta. Yessica Ventura Hilario un aumento de S/. 400 (Cuatrocientos Nuevos Soles), siendo el nuevo sueldo S/. 1,200 (Mil Doscientos Nuevos Soles), mientras que en el caso de la Srta. Karina el aumento fue de S/. 225 (Doscientos Veinticinco Nuevos Soles), llegando a un sueldo de S/. 900 (Novecientos Nuevos Soles).
CONCLUSIONES:
Se realizó la verificación de los comprobantes de ingresos y egresos de caja del mes de marzo del 2012, constatando que éstos son emitidos correlativamente y registrados automáticamente por el sistema.
La entrega de los ingresos de Efectivo por concepto de SS.HH. y La Bodeguita son diarios, mientras que de los juegos mecánicos son semanales y éstos se realizan con la presencia de un fiscal.
Se comprobó que la empresa muestra una carencia de control interno en los procesos de emisión de tickets en los servicios higiénicos, puesto que en los reportes alcanzados en los cuadernos, el efectivo reportado siempre es mayor que los tickets emitidos.
La cuenta de soles no tiene mucho movimiento, puesto que los ingresos recaudados son utilizados generalmente de manera inmediata.
Al preguntar sobre el destino de los desembolsos de la Cuenta de Dólares, la Srta. Yessica Ventura Hilario manifestó que éstos se utilizan para completar los pagos efectuados a Hidrandina, Sedalib y personal.
La caja chica cubre gastos menores o iguales a S/. 25 (Veinticinco Nuevos Soles), como movilidad y otros.
Las cancelaciones de los gastos se realizan en efectivo.
Los recibos de Hidrandina correspondientes a los meses de enero - marzo 2012 están cancelados por la Asociación, estando pendiente de cobro a los asociados por un monto S/ 4,000.20 (Cuatro Mil y 20/100 Nuevos Soles).
No se revisan los reportes generados por la entidad financiera y los depósitos que debieron hacerse en forma oportuna, producto de la recaudación de ingresos.
No se cuenta con un cuaderno de cargo, con el cual se lleve un mejor control del manejo de documentos.
Los ingresos de los SS.HH. no son suficientes para cubrir los gastos que éstos demandan como por ejemplo el recibo de agua, insumos necesarios y el sueldo de la trabajadora, teniendo que la asociación asuma la diferencia.
RECOMENDACIONES:
Teniendo en cuenta la antigüedad de los vales encontrados en caja, se recomienda dar un plazo máximo de regularización (15 días) o en caso contrario responsabilizar el gasto a la persona que lo autorizó.
Los Estados de Cuenta deben obtenerse mensualmente y no esperar alguna fiscalización para solicitarlos, conciliarlos y archivarlos.
Los ingresos deberán ser depositados en su totalidad diariamente en la cuenta de la Caja Trujillo.
Se recomienda a la Administración de esta Asociación, contar con una chequera, para un mejor control de los desembolsos, puesto que éstos se realizan por cuantiosos montos que no son justificados de manera detallada.
Implementar una política de pago a proveedores, estableciendo el último día de la semana como fecha de cancelación, para un mejor control.
Implementar una medida de control interno para mejorar la recaudación de ingresos, sin que estos puedan ser alterados.
