UNIVERSIDAD CATOLICA LOS ANGELES DE CHIMBOTE
FACULTAD: CIENCIAS CONTABLES, ADMT. Y FINANC. ESPEC:
CONTABILIDAD
CURSO:
AUDITORIA FINANCIERA
TEMA:
AUDITORIA DE COMPRAS Y CUENTAS POR
PAGAR
DOCENTE:
VALVERDE HUERTAMARIADEL ROSARIO
CICLO:
VIII
ALUMNO: FLOR JANETH HUAMAN GIRALDO PILAR SANCHEZ TOLENTINO
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AUDITORIA DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
DESCRIPCIÓN Básicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contraídas por las compras de mercancías necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa. También están aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideración de proveedores. OBJETIVOS PARTICULARES DE AUDITORIA Los objetivos del auditor al examinar las Compras y Cuentas por Pagar, son tener la seguridad razonable de:
(a) Determinar lo adecuado de los controles internos para el procesamiento y pago de las facturas de los vendedores. (b) Comprobar que la cantidad que se presenta en el balance general está de acuerdo con los registros principales y auxiliares de control. (c) Comprobar si todas las obligaciones que existen a la fecha del balance general han sido registradas. (d) Todas las operaciones de compras y obligaciones por pagar han sido debidamente autorizadas y constituyen obligaciones de la empresa Auditoría Financiera
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(e) Los intereses, descuentos y otros conceptos relacionados con las compras y cuentas por pagar han sido identificados, clasificados, cumplidos y revelados. (f) Que exista una correlación entre el pedido, la mercancía recibida y el importefacturado. (g) Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en éste área, son eficaces. AI fijar los objetivos para el examen de Cuentas por Pagar el auditor deberá tener en consideración que el pasivo corriente comprende por lo general obligaciones por bienes y servicios adquiridos y otros gastos DEVENGADOS. Comprende depósitos recibidos, pagos anticipados, pagarés, préstamos bancarios o de empresas vinculadas, a corto plazo y la parte corriente de la deuda a largo plazo. Es una condición esencial para que una obligación sea considerada como pasivo corriente, que requiera el uso de activos también corrientes o que dé origen a otro pasivo corriente para su cancelación.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD RELATIVOS A LAS COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Los principios de contabilidad específicos para las cuentas por pagar son:
1) Todos los pasivos conocidos deben ser contabilizados sin consideración al hecho de si pueden ser exactamente calculados o no. 2) Si el valor de los pasivos no puede ser estimado aproximadamente, la naturaleza de los hechos debe demostrarse claramente en el mismo balance general junto a los pasivos o por medio de una nota a los estados financieros. 3) Los pasivos corrientes deben incluir todas aquellas partidas que sean canceladas dentro de un año o dentro del ciclo normal de operaciones del negocio de que se trate, debiendo utilizarse el mismo criterio utilizado para clasificar los activos corrientes. Auditoría Financiera
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4) Debe demostrarse claramente por separado los pagarés u otros pasivos a Bancos, letras por pagar a terceros, cuentas por pagar, las que pueden incluir los sueldos o jornales impagos, provisiones para impuestos a las utilidades y otros impuestos, cuentas o letras por pagar a funcionarios y cuentas o letras par pagar a compañías afiliadas. 5) Los pasivos a largo plazo deben ser descritos claramente demostrando las fechas de vencimiento y los intereses que devengan 6) La naturaleza y montos de los pasivos que están amparados por prenda u otra garantía sobre activos, debe demostrarse.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Los objetivos de un sólido sistema de control interno de Compras y Cuentas por pagar son: (1) Los bienes o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo, que los créditos a proveedores corresponden a bienes y/o servicios recibidos. (2) Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las políticas de la empresa al respecto. (3) Las compras deben ser registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas correspondientes y reflejadas en el periodo a que corresponden. (4) Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor.
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CONTROL CONTABLE DE LAS COMPRAS Y DE LAS CUENTAS POR PAGAR
El auditor debe tener en consideración que la evaluación del control interno de compras y cuentas por pagar está directamente relacionado con el trabajo que se realiza en el área caja-egresos. En la evaluación de este subsistema el auditor confronta selectivamente los egresos de caja con los documentos que sustentan las cuentas por pagar u otros documentos relacionados con la finalidad de comprobar la existencia de evidencia suficiente y competente que sustente el egreso. De otra parte, en el examen de cuentas por pagar, el auditor necesita constatar que los controles y procedimientos del cliente proporcionan una seguridad razonable de que las compras y las cuentas por pagar conectadas con los egresos correspondientes representan obligaciones válidas por concepto de bienes o servicios recibidos. En tal sentido, algunas transacciones seleccionadas para su verificación detallada en la evaluación de compras y cuentas por pagar serán las mismas que se comprobaron en la evaluación del subsistema caja- egresos. Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluación del área comprascuentas por pagar también proporciona seguridad en otras áreas de la auditoria, incluyendo determinados aspectos del área existencias- costo de ventas, caja egresos y otras cuentas del activo. En el caso de la adquisición de servicios, se necesita una constancia de que los servicios hayan sido prestados, para sustentar el pago. En algunos casos, la aprobación de la factura por parte de un funcionario responsable puede proporcionar la evidencia necesaria; en otros casos, pueden existir evidencias concretas, por ejemplo, contratos, copias de avisos publicita-rios, etc. El auditor debe tener en consideración la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de las transacciones de compras y cuentas por pagar, como condición previa a cualquier decisión que deba tener respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que desee llevar a cabo. Auditoría Financiera
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Entre las pruebas de control contables que le permitan al auditor debe aplicar pruebas que le permitan una seguridad razonable sobre: a) Segregación de funciones: requisición, orden de compra, recepción, registro y cancelación. b) Deben existir procedimientos para cerciorarse de que en las compras de las mercaderías y/o insumos se obtienen los precios más ventajosos. c) Las órdenes de compra deben ser consideradas como documento básico para sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores. d) Todas las notas de débito a proveedores deben ser emitidas correcta y oportunamente. e) Deben existir procedimientos para controlar la recepción de los bienes y servicios. f) Comprobar si los procedimientos seguidos en relación con cuentas par pagar proporcionan una seguridad razonable de que las facturas de proveedores sean correctas y que corresponden a los bienes y servicios recibidos. g) Deben existir procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de que las cuentas para pagar y los cargos correspondientes estén debidamente contabilizados. h) Las personas que realizan funciones vinculadas con cuentas por pagar deben ser distintas a las que se dedican a actividades relacionadas con egresos compras y la recepción de bienes o servicios.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO APLICABLE A LAS COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de las pruebas, varían de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos Auditoría Financiera
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del auditor. De igual manera, el alcance de las pruebas dependerá del resultado de la evaluación preliminar, de la eficacia del control interno contable, así como del grado de confianza que el auditor deposita en el mismo. Entre estas pruebas tenemos:
Examinar el registro de compras y las cuentas relacionadas con compras y gastos en el libro mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales. de ser el caso, deben ser investigadas.
Comprobar la vigencia del sistema de control sobre las órdenes de compra, guías de remisión y facturas por pagar. Cruzar los documentos de origen para su revisión con los libros de primera entrada.
Confrontar las órdenes de compra con los pedidos de almacén (requisiciones de compra). Verificar la razonabilidad de las cantidades y precios y el factor de uso o consumo para los fines del negocio. Revisar las cotizaciones recibidas.
Comparar tas facturas de proveedores con las órdenes de compra, guías de remisión y partes de ingreso al almacén.
Comprobar lo adecuado de los cálculos aritméticos en las facturas.
Examinar los reclamos de proveedores. créditos, bonificaciones y devoluciones: comprobar que exista la autorización y documentación necesaria y examinar los importes correspondientes: revisar los informes de embarques y conocimientos de embarque correspondiente a devoluciones.
Comprobar lo adecuado de la asignación contable de las transacciones de compra.
Comprobar la exactitud de los cálculos aritméticos en el diario. el registro de compras y otros registros relacionados.
Comprobar el traslado al libro mayor de las transacciones anotadas en registro de compras. Cruzar las compras de existencias con los registros de inventarios perpetuos.
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Revisar las órdenes de compra atendidas parcialmente o no atendidas, facturas, guía de remisión de proveedores y reportes de ingresos al almacén para determinar la existencia de partidas antiguas o poco usuales; y de ser el caso. investigarlas.
PRUEBAS SUSTANTIVAS O DE VALIDACION DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Las pruebas de validación de las cuentas por pagar y del pasivo en general se inclinan a proporcionar la seguridad de que no existen pasivos importantes noreconocidos o no registrados. Rara vez surgen dudas respecto de la posible sobreestimación de las cuentas por pagar, porque el saldo se compone de partidas que se han revisado y reconocido antes de registrarse; los pasivos acumulados se sobreestiman o subestiman si la determinación definitiva del pasivo difiere de la estimación sobre la cual se basa la acumulación. El mayor riesgo al considerar el procedimiento de compras, con buen o mal control interno, es que pueden pasar inadvertidos o no al ser registrados algunos pasivos. El auditor debe tener bien definida la interrelación que existe entre las cuentas por pagar y las existencias, en relación con el intento por parte de la empresa de exagerar los activos corrientes y atenuar los pasivos a corto plazo. Ejemplo: si en días anteriores al cierre del ejercicio se recibieron insumos o mercaderías y la correspondiente factura del proveedor no aparece anotada en el registro de compras, el activo corriente se habrá incrementado por el costo de los bienes recibidos sin el apropiado aumento en las cuentas por pagar. Consecuentemente, las utilidades del ejercicio estarán sobreestimadas (o las pérdidas subestimadas) por el mismo importe. De otro lado, si la factura se ha contabilizado al cierre del ejercicio pero la mercadería o los insumos aún no se habían recibido, y consecuentemente no se incluyeron en el inventario, el activo corriente y la utilidad del ejercicio se encuentran subestimados. El corte de compras es el procedimiento indicado para detectar estas distorsiones en la Auditoría Financiera
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información financiera. Otro objetivo importante de las pruebas de validación de cuentas por pagar es obtener evidencia de que el cliente cuenta con procedimientos de responsabilidad adecuados para llevar cuenta y razón de los pasivos.
PROCEDIMIENTOS MINIMOS DE AUDITORIA APLICABLES A COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Un programa de auditoria que comprende procedimientos mínimos para el examen de compras y cuentas por pagar sería: Estudiar y evaluar el efecto que los procedimientos de control contable interno producen en el alcance del trabajo para las cuentas por pagar. Aplicar procedimientos de revisión analítica: El auditor puede realizar las comparaciones siguientes al llevar a cabo la revisión analítica de este rubro; comparando: 1. los saldos del presente año con el presupuesto de este año y con la cifra real del anterior. 2. La Razón entre cuentas por pagar y compras. De este año y del anterior. 3. Las cuentas por pagar vencidas con el total de cuentas por pagar de este año y del anterior. 4. Los saldos que corresponden a empresas vinculadas del presente año y del anterior. Enviar solicitudes de confirmación a proveedores seleccionados; enviar segunda solicitud a los proveedores que no respondieron a la primera. Revisar los pagos posteriores al cierre del ejercicio contable, así como las facturas no pagadas para determinar si alguno de ellos representa obligaciones no registradas.
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AI estudiar y evaluar el control interno establecido por la empresa para las compras y cuentas por pagar, el auditor deberá tener en consideración la posibilidad de que existan pasivos importantes no registrados. Estas posibilidades se evalúan en parte por los resultados de las pruebas de cumplimiento (pruebas de transacciones) de Compras-Cuentas por pagar, y en parte a través de pruebas de doble propósito aplicadas a los procedimientos de registro del pasivo acumulado (remuneraciones por pagar, intereses por pagar. impuestos por pagar, etc.) y a los saldos de las cuentas. El alcance de los procedimientos a aplicar depende de la magnitud de las posibilidades de ocurrencia. Un ejemplo sería cuando el sistema de control interno implementado por el cliente considera que la factura del proveedor se compara con la guía de remisión y con el parte de ingreso al almacén. La aplicación efectiva de este procedimiento disminuirá las probabilidades de que no se tome en cuenta alguna mercadería o insumo recibido y de que alguna factura quede sin registrar.
CONTROLES QUE DISMINUYEN PASIVOS NO CONTABILIZADOS A continuación se describen otros ejemplos de controles que disminuyen la probabilidad de que existan pasivos no contabilizados: La revisión e investigación, realizadas por la empresa cliente, de las órdenes de compra prenumeradas por imprenta y de las guías de remisión no acompañadas por las facturas del proveedor al finalizar el mes. La conciliación, hecha por el cliente, de los estados de cuenta mensuales recibidos de los proveedores con las cuentas por pagar registradas. La conciliación mensual de las cuentas por pagar detalladas con la cuenta de control del mayor general.
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Es importante tener en consideración que el procedimiento de confirmación de cuentas, por pagar es un procedimiento de uso generalizado por la profesión contable en nuestro continente. Para comprender el método de selección de las cuentas por pagar sobre las cuales se solicitará confirmación, hay que tener presente la diferencia de enfoque en la auditoria del activo y del pasivo, así:
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Para probar la integridad y la existencia de las cuentas por pagar, el auditor, por regla general, envía solicitudes de confirmación a los proveedores principales de la empresa cliente, sin importar el saldo de su cuenta al cierre del ejercicio contable. El objetivo del auditor es obtener confirmaciones de las cuentas que puedan tener saldos significativos en cuentas por pagar y no necesariamente de aquellas que tienen saldos significativos registrados. Es este el motivo que induce al auditor a solicitar confirmaciones de proveedores que no tienen saldo a la fecha de la auditoria. El auditor prepara una cédula-resumen para el control de de las confirmaciones con el doble objetivo: 1. registrar la cantidad confirmada por el proveedor; y 2. conciliar la cantidad confirmada con el saldo que aparece en el análisis de cuentas preparado por la empresa y con el saldo del libro mayor. Todas las diferencias que resulten entre los registros contables del cliente y las confirmaciones obtenidas deben ser conciliadas. Es importante resaltar que la solicitud de confirmación de las CUENTAS POR COBRAR contiene el saldo del cliente; mientras que la solicitud de confirmación de las CUENTAS POR PAGAR contiene el requerimiento al proveedor para que indique el saldo que le adeuda la empresa auditada. Con la confirmación de cuentas por cobrar, el auditor trata de verificar el saldo registrado; con la confirmación de cuentas por pagar, trata de conocer todas las cantidades que se adeudan a proveedores, estén o no, registradas. Es importante también buscar evidencias de cuentas por pagar revisando cuidadosamente lo siguiente: Archivo de facturas por pagar a la fecha de la búsqueda, Archivo de facturas o comprobantes pagados, registro de compras del mes siguiente, registro de pagos de caja durante el mes siguiente y Órdenes de compra pendientes (pueden aparecer facturas que en su momento pudieron haber sido pasivos retirados y que fueron pagados con posterioridad al período de revisión) Auditoría Financiera
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PROGRAMA DE TRABAJO El programa de trabajo para esta área debe contener básicamente los siguientes puntos: 1. Aspectos generales: a )
Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en el
área. b )
Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad
de los procedimientos de auditoría aplicables. c )
Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y
comentarios con el encargado del trabajo y con la dirección de la entidad. 2. Se deberá realizar la verificación del corte de operaciones de compras, utilizando la información obtenida en la fecha del inventario físico. Después se revisará la secuencia numérica de los albaranes de entradas, para verificar la segregación de los movimientos de existencias. Por último, se seleccionarán algunas facturas de compras realizadas antes y después de la fecha del inventario físico, y se determinará si su contabilización ha sido correcta.
PRINCIPIOS Y NORMAS CONTABLES Se pueden resumir de la siguiente forma:
Valoración de las cuentas a pagar.
Deudas en moneda extranjera.
Deudas recogidas en efectos a pagar.
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