Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no prov pr oven eniien ente tess de ven enta tass de bi bien enes es o se serv rvic icio ioss. Los documentos comerciales y las cuentas por cobrar son por lo general relativamente grandes en cantidad y deben aparecer como renglones separados en la sección de acti tiv vos corrientes del balance general por su valor neto real realiza izable ble.. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una mane ma nera ra ad adec ecua uada da to todo doss lo loss mo movi vimi mien ento toss re refe feri rido doss a estos documentos. De ahí la importancia de cont co ntro rola larr y de au audi dita tarr la lass ´C ´Cue uent ntas as po porr Co Cobr brar arµ µ. En este trabajo mostraremos un programa para auditar las ´Cuentas por Cobrarµ, tomando en cuen cu enta ta lo loss ob obje jeti tiv vos bá bási sico coss de es esta ta au audi dito torí ría. a.
Las Cue Las uenta ntass po porr Co Cobr brar ar so son n de derec recho hoss le legí gíti tima mame ment ntee adq dqu uirid idos os por la emp mpre resa sa que, ll lleegado el mo mom ment nto o de ejecuta tarr o ejerc rcer er es esee derecho, re reccibirá a cambio efec ecti tiv vo o cua uallqu quiier otr tra a clase de biene ness y ser erv vic icio ioss. Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pued pu eden en se serr cla lasi sifi fica cada dass en en:: Los documentos por cobrar son cuenta tass por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operacione opera cioness comerc comerciales iales.. Los deudores varios varios corresponden a todas aquellas aquellas cuentas por cobrar que no provengan proven gan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores deudore s de ventas de activos fijos. Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros.
Comprobar
si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operac ope racion iones es de ve venta ntass. Determinar
si el cliente tiene derechos sobre las cuentas por cobrar
contabilizados. Comp Co mpro roba barr si lo loss
val alor ores es re regi gist stra rado doss so son n re real aliz izab able less en fo form rma a ef efec ecti tiv va.
Comprobar
si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devo de volu luci cion ones es de desc scue uento ntoss o cu cual alqu quie ierr ot otro ro el elem emen ento to qu quee de deba ba co cons nsid ider erars arsee. Comprobar
si hay una valuación permanente ²respecto de intereses y rea re aju jusste tess- de dell mo mont nto o de la lass cu cuen enta tass po porr co cobr bra ar pa parra ef efec ecto toss del bala lanc ncee. Verificar
contable.
la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo
Los controles ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas cuent as por cobrar pueden ser costosos para un neg negocio. ocio. Cuando los controles sobre las ventas a crédito son inadecuados, son casi inevitables las grandes pérdidas pér didas por créditos. Generalmente, Generalment e, el control interno sobre las ventas a crédito se ve fortalecido por una división de funciones, de manera, que los diferentes departamentos o individuos individ uos son responsables por: a) b) c) d) e) f) g)) g h)
La pre prepa para raci ción ón o toma toma del del ped pedid ido o de vent ventas as La apr aprob oba aci ción ón de dell cré crédi dito to La en entr treega de la lass mer merca canc ncía íass La fu func nció ión n de de desspa paccho La fun funci ció ón de fa facctu tura racció ión n Reca Re caud udac ació ión n de Cu Cuen enta tass po porr Cob Cobra rarr Ajus Aj ustes tes a las las ven venta tass y a las las cuen cuenta tass por por cob cobra rarr Audi Au dito torí ría a Int Intern erna a de de las cuen cuenta tass por por cobr cobrar ar
Además de preparar la hoja de resumen de las cuentas por cobrar y de los ingresos netos, netos, el auditor consigue consigue o elabora los siguientes papeles de trabajo: Balance de prueba
por antigüedad de las cuentas por p or cobrar. cobrar. Análisis de otras cuentas por cobrar. Análisis de documentos por cobrar y el interés correspondiente. Análisis de provisiones de cuentas y documentos incobrables. incobrables. Análisis comparativo comparativo de las transacciones de ventas por mes, por producto o territorio o mediante la relación r elación de ventas presupuestadas con ventas reales.
Los siguientes procedimientos de auditoría son representativos del trabajo hec echo ho en la ver eriifi fica caci ció ón de do docu cum men ento toss, cu cuen enta tass po porr co cobr brar ar y tr tra ans nsac acci cion ones es de ventas. A. Examinar los ries esg gos inher ereentes, en enttre ellos los de fr fra aude Loss aud Lo udit ito ore ress en enca cara ran n var ario ioss ri ries esg gos inh nher eren ente tess qu quee es está tán n re rela laci cio ona nado doss co con n la lass cuentas por cobrar y con las venta tass a crédito to.. Muchos de ellos provienen de los ries ri esg gos de ne neg goc ocio ioss qu quee en enfre frent ntan an lo loss di direc recti tivo vos: s:
Disminución de las ventas debido a recesiones económicas, obsolescencia de los productos, aumento de la competencia o a cam amb bio ioss en la de dema mand nda a de pr pro odu duct ctos os y se serv rvic icio ioss. Re Rest strric icci cio ones qu quee la le ley y y la lass re reg gul ula acio ion nes imp mpo one nen n a la ven enta ta.. Impo posi sibi bili lida dad d de rec recau auda darr la lass cu cuen enta tass po porr co cobr brar ar.. Im
El riesgo de error material también proviene de la posibilidad de fraude. El reconocimiento incorr rreecto de ingr greesos es la técnica más común que usan los ejecutivos para realizar informes financieros fraudulentos. Si los auditores identifican un riesgo de fraude en las cuentas por cobrar y las ventas, cerciorarán de que conocen los controles establecido doss por la gere ren ncia para contro rollar el riesgo. Determ rmiinarán asimismo, si los controles fueron implementados. Por último, diseñarán su respuesta frente a los riesgos. Sus respuestas pueden dars rsee en una varias de las sigu guiientes form rma as: a) Una respuesta que tenga un efecto global en la manera de real re aliz izar ar la au audi dito torí ría. a. b) Una respuesta referente al diseño de los métodos de auditoría. c) Una respuesta que incluya aplicar procedimientos para reducir aún más el riesgo de un error material atribuible al hecho de quee los ej qu ejeecu cuti tiv vos bu burl rla aro ron n el co con ntr tro ol inte tern rno o.
B.
Examinar Examin ar el contr control ol inte interno rno de las las cuen cuentas tas por cob cobrar rar,, de los los docu documen mentos tos por cobrar y de las ventas
1.
Obtener un conoc Obtener conocimi imient ento o de contr control ol intern interno o sobre sobre los los efect efectos os por por cobrar cobrar y las ventas
El auditor puede empezar el examen de de los controles de estas tres partidas preparando una descripción escrita o dia diagrama grama de flujo y llenando un cuestionario de control interno. Una vez descritos los controles, los auditores tratan de determinar si el cliente aplica las políticas y los procedimientos procedimientos,, es decir, si han sido puestas en práctica. A medida que los auditores vayan conociendo el control interno, obtendrán evidencia evidencia que les permita evaluar el riesgo de al algunas gunas afirmaciones de los estados financieros sobre las cuentas por cobrar y los ingresos en un nivel menor del máximo.
2.
Evaluar el riesg Evaluar riesgo o de cont control rol y dise diseñar ñar más prueb pruebas as de control controles es y pruebas sustantivas para las cuentas por cobrar, los documentos por cobrar y los ingresos
Basándose en el conocimiento obtenido del control interno del cliente sobre las cuentas por cobrar y las transacciones de ventas, el auditor diseña la evaluación de los niveles planeados del riesgo de control que pre-senta varias afirmaciones en los estados financieros. Para corroborarlos, tal vez necesite conse-guir más evidencia referente a la eficacia operativa de los controles mediante el diseño de más pruebas. Diseñará las pruebas sustantivas basándose en la determinación del riesgo inherente y de control. Al hacerlo, conviene que a partir de su evaluación considere los tipos de errores que podrían ocurrir. En el siguiente cuadro se dan ejemplos de posibles errores en las ventas y cuentas por cobrar, así como de las debilidades del control interno que las facilitan.
Descripción del error
Ejemplos
Debilidades del control interno o factores que que aumentan el riesgo del error
Fraude: Co Cont ntab abil iliz izac ació ión n de ven venta tass fictici fic ticias as sin rec recibi ibirr un pe pedid dido o dell clie de ient ntee o si sin n desp spac acha harr bienes. Despacho excesivo e intencional de bienes.
Registro del ingreso no devengado
Errores: Contabilización de las ventas con base en el recibo de pedidos de clientes, en lugar del despacho de bien bienes. es. Fact Facturaci uración ón y cont contabili abilizació zación n imprecisa impr ecisa de ventas. ventas. Contabilización de efectivo que pres pr esen enta ta un unaa obl blig igac ació ión n (p (por or ejemplo, recibo del depósito de un cliente) como un ingreso.
Ju Junt ntaa di dire rect ctiv iva, a, co comi mité té de auditoría, o función de auditoría interna ineficaces; "la acti ac titu tud d di dire rect ctiv iva" a" no ll llev evaa a unaa co un cond nduc ucta ta ét étic ica; a; pr pres esió ión n inde in debi bida da pa para ra sa sati tisf sfac acer er lo loss objetivos de ventas. Proceso de facturación ineficaz en el cual la facturación no está vinc vi ncul ulad adaa a la in info form rmac ació ión n de despachos. Co Contr ntrol oles es in inefi eficac caces es pa para ra las pruebas prue bas de fact facturas uras,, o che cheque queo o de va vali lida daci ción ón de in inef efic icac aces es y concil con ciliac iacion iones es de com compu putad tador or para asegurar la precisión de las bases de datos datos.. Manual de contabilidad inadecuado; personal de contabilidad incompetente.
Descripción del error
Ejemplos
Debilidades del control interno o factores que que aumentan el riesgo del error
Junta directiva, comité de Fraude: aud au dito torría, o función de Man ante ten ner el diario de aud audito itorí ríaa in inter terna na ine inefic ficaz; az; ventas abierto para "la actitud de la dirección" llev evaa a co cond nduc ucta ta ét étic ica; a; contabi tabili lizar zar las ve ventas ntas del no ll Reconocimiento antes (o con indebida para próximo año como si presión después) objetivos de hubieran ocurrido durante cumplir ventas. del ingreso: "problemas el año en curso. de corte" Error: Registrar ventas en el Procedimientos de corte en el peri pe riod odo o eq equi uivo voca cado do co con n ineficaces departamento tamento de despacho. despacho. info in form rmac ació ión n de de desp spach acho o depar incorrecta.
Descripción del error
Registro de ingresos cuando existen incertidumbres significativas
Ejemplos
Fraude: Registro de ventas cuando es probable que el cliente devuelva los bienes. Error: Contabilizar ventas cuando el pago del cliente depende de la recepción por parte del cliente de la financiación o venta de bienes a otra parte (por ejemplo, ventas en consignación).
Debilidades del control interno o factores que que aumentan el riesgo del error Jun unta ta dir irec ecti tiva va,, co com mité de auditoría, o función de auditoría interna ineficaz; "la actitud de la direcc dir ección ión"" no lle lleva va a con condu duct ctaa éti tica ca;; pr pres esió ión n in ind deb ebid idaa pa parra cumplir objetivos de ventas.
Actitud agresiva de la gerencia en rel relaci ación ón con la pr pres esen entac tación ión de informes financieros; jefe de contabilidad incompetente.
Descripción del error
Registro de ingresos cuando quedan servicios significativos pendientes de realizar por el vendedor
Ejemplos
Debilidades del control interno o factores que que aumentan el riesgo del error
Fraude: Contabilización de ingresos de franquicia cuando se venden las franq fra nquic uicias ias aun aunqu quee aún exi exist staa obliga obl igació ción n de re reali alizar zar se servi rvicio cioss significativos.
Error: El monto del ingreso ganado sobre las franquicias está mal calculado.
Jun unta ta dir irec ecti tiva va,, co com mité de auditoría, o función de auditoría interna ineficaz; "la actitud de la direcc dir ección ión"" no lle lleva va a con condu duct ctaa éti tica ca;; pr pres esió ión n in ind deb ebid idaa pa parra cumplir objetivos de ventas. Actitud agresiva de la gerencia en rel relaci ación ón con la pr pres esen entac tación ión de informes financieros; jefe de contabilidad incompetente.
Descripción del error
Sobrestimación del
monto de recaudo obtenido
Ejemplos
Debilidades del control interno o factores que que aumentan el riesgo del error
Fraude: Equ quiv ivoc ocar ar el po porc rcen enta tajje de terminación de diversos pro pr oyecto toss po porr part rtee de un unaa compañ com pañía ía de con const struc rucció ción n qu quee utiliz uti lizaa el mé métod todo o de por porce centa ntaje je de terminación para el reconocimiento reconocimien to del ingreso.
Sobr obresti estimar mar el porc porcenta entaje je de terminación sobre proyectos por parte de una compañía de construcción que utiliza el método de porcentaje de terminación como reconocimiento reconocimien to del ingreso.
Jun unta ta dir irec ecti tiva va,, co comi mitté de audito aud itoría ría o fun funció ción n de con contr trol ol interno ineficaces; "la actitud de la dirección" no conduce a una conducta ética; individuos incompetentes involucrados en el proceso proc eso de estimación. estimación. Actitud agresiva de la gerencia en rel relaci ación ón con la pr pres esen entac tación ión de informes financieros financieros;; person personal al incompe inco mpetent tentee invo involucr lucrado ado en el proceso de estimación /contabilización.
3.
Real Re aliz izar ar má máss pru prueb ebas as de co cont ntro role less
Las pruebas que se centran en la eficacia de los controles sirven para evaluar el control interno inter no del cliente y determinar si puede pue de apoyarse apoyarse la evaluación de los niveles planeados del riesgo. Los auditores efectúan ciertas pruebas prue bas a medida que van conociendo dicho dicho control. A continuación se dan ejemplos de otras pruebas representativa r epresentativas: s: a)
Examinar los aspectos importantes de una muestra de transacciones de venta
b)
Comparar una muestra de los documentos de embarque con las facturas respectivas
c) Revisar el uso y la autorización de notas de crédito d) Conciliar las cintas de algunas cajas registradoras y comprobantes de venta con los diarios de ventas
4.
Reevaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas
Una vez co conc ncllui uido doss lo loss pr proc oced ediimi mien ento toss de desc scrrit ito os en la lass se secc ccio ione ness pr prec eced eden ente tess, loss audi lo dittor ores es re reeevalúa úan n el ni niv vel del ries esg go de co con ntr tro ol en las afi firm rma acio ion nes de lo loss estados financieros respecto las cuentas por cobrar y a las transacciones de ventas. Así deciden si conviene modificar sus pruebas sustantivas de las afirmaciones.
C.
Aplicar pru rueebas sustantivas a las cuentas por cobrar y a los ingresos
Pruebas sustantivas
Objetivos primarios de la auditoría
listas de antigüedad de las cuentas por cobrar y conciliarlas con libros mayores Obtener análisis de los documentos por cobrar y de su interés Revisar los documentos disponibles disponibles y no disponibles disponibles
Confirmar con los deudores las cuentas por cobrar
Revisar el corte de fin de ario de las transacciones de Ventas Efectuar procedimientos analíticos Revisar los contratos dé ventas de fin de año
Verificar el interés devengado sobre los Doc. por cobrar
Determinar si la estimación para cuentas incobrables es adecuada
Valuación
Determinar la existencia de cuentas por cobrar pignoradas
Presentación
Evaluar el propósito de negocios de las transacciones t ransacciones muy importares o inusuales
Evaluar la presentación y revelación de los EE.FF. EE.FF .
Obtener
Veracidad administrativa Existencia,
ocurrencia y derechos Existencia, ocurrencia y derechos Valuación Existencia, ocurrencia y derechos Integridad Existencia, ocurrencia y derechos Integridad Valuaciones Existencia, ocurrencia y derechos Integridad
Existencia,
y revelación
ocurrencia y derechos
Valuación Presentación y revelación Presentación y revelación
5)
Obtener un anális Obtener análisis is de de antigüeda antigüedad d de saldos saldos de las cuenta cuentass por por cobrar cobrar y un análisis de otras cuentas por cobrar y conciliarlas con los may mayores ores
Un análisis dé antigüedad de saldos de las cuentas comerciales por cobrar en la fecha de auditoría suele ser preparado por los empleados del cliente para los auditores, a menudo en impresión impr esión de computadora. El programa preparado por el cliente que se muestra en la sig siguiente uiente figura, figura, tiene un formato multipropósito que contiene el envejecimiento de las cuentas de los clientes. Estimación de las pérdidas posibles de crédito y la información referente al control de confirmación. Tantas fases del examen de las cuentas por cobrar en un solo documento de trabajo,, este puede resumirse tratándose de empresas pequeñas con pocos trabajo clientes.. Si el cliente tiene muchas otras que no sean comerciales, los auditores clientes deberán conseguir conseguir análisis semejantes de ellas. Al probar la antigüeda antigüedad d conviene verificar verificar algunas cuentas clasificadas como corrientes y también las indicadas como ya vencidas.
5)
Obtener un anális Obtener análisis is de de antigüeda antigüedad d de saldos saldos de las cuenta cuentass por por cobrar cobrar y un análisis de otras cuentas por cobrar y conciliarlas con los may mayores ores
Un análisis dé antigüedad de saldos de las cuentas comerciales por cobrar en la fecha de auditoría suele ser preparado por los empleados del cliente para los auditores, a menudo en impresión impr esión de computadora. El programa preparado por el cliente que se muestra en la sig siguiente uiente figura, figura, tiene un formato multipropósito que contiene el envejecimiento de las cuentas de los clientes. Estimación de las pérdidas posibles de crédito y la información referente al control de confirmación. Tantas fases del examen de las cuentas por cobrar en un solo documento de trabajo,, este puede resumirse tratándose de empresas pequeñas con pocos trabajo clientes.. Si el cliente tiene muchas otras que no sean comerciales, los auditores clientes deberán conseguir conseguir análisis semejantes de ellas. Al probar la antigüeda antigüedad d conviene verificar verificar algunas cuentas clasificadas como corrientes y también las indicadas como ya vencidas.
6. Conseguir análisis de los documentos por cobrar y del interés correspondiente
El personal del cliente prepara para los auditores un análisis de las cuentas por cobrar que soportan a la cuenta de control en el mayor general en condiciones condicione s normales.
7. Revisar los documentos por cobrar disponibles y confirmarlos con los tenedores
Los
valores que el cliente mantiene como garantía de los documentos por cobrar deberán ser revisados e incluidos al mismo mi smo tie tiempo mpo.. Los au audi dito tore res s llllev evan an un co cont ntro roll ab abso solu luto to sobre todos los instrumentos negociables hasta terminar el conteo y la inspección. La
carta de confirmación enviada a un banco, a una agencia de cobranza, a un acreedor asegurado o a otro tenedor, incluirá una solicitud para verificar el nombre del que lo firmó, el saldo del documento, la tasa de interés y la fecha de vencimiento.
8. Confi Confirmar rmar las cuen cuentas tas por cobr cobrar ar con con los deud deudores ores El término confirmación se define como un tipo de evidencia documental obtenida fuera de la empresa del cliente cl iente y transmitida directamente a los auditores. El reconocimiento escrito de la deuda por el deudor cumple dos propó-sitos: 1. Demuestra Demuestra la existencia existencia y la valuación global del del activo; 2. Ofrece cierta seguridad de que no se esté realizando jineteo ni ni otra manipulación manipula ción que afecte a las cuentas por cobrar a la fecha del balance general. 3. La confirmación de una cuenta por cobrar es una evidencia insuficiente sobre las afirmaciones referentes referentes a la integridad y a la valuación, Hay dos métodos de confirmar las cuentas por cobrar a través de la comunicación directa directa con el deudor: El Método Positivo.- El Método Negativo.-
SMITH
& C0.__________________ C0.______________________________ ________________________ _________________ _____ 1416 Eighteenth Street Los Angeles California 90035 31 de diciembre, 20X1 Martin, Inc.
6700 Holmes Street Kansas City City,, Missouri 64735 Estimados señores: Favor de confirmar directamente a nuestros auditores Adams, Barnes, & Co. Certified Public Accountants 1800 Avenue Avenue of the stars Los Angeles, California 90067 La
corrección del saldo de su cuenta por pagar en favor de nosotros, como se indica abajo y en el estado adjunto al 31 de diciembre de 20X1. l a de sus registros en esa fecha, favor Si la cantidad no concuerda con la de proporcionar información que ayude a nuestros audito auditores res a conciliar la diferencia.
La
pronta devolución de este formulario en el sobre adjunto con estampillas es indispensable para terminar la auditoría de nuestros estados financieros y la apreciaremos mucho. Smith & Co. Por M.J. Crowley ________________ (Contralor)
ESTO NO ES UNA PETICIÓN DE PAGO, SINO UNA MERA CONFIRMACIÓN DE SU CUENTA _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ El estado de nuestra cuenta que muestra un saldo de $24 689.00 en favor de Smith Company al 31 de diciembre de 20X1 es correcto salvo lo que se indica enseguida. Martin, Inc. Fecha: 16 de enero, 20X2 Por: Howard Martín Excepciones:
Ninguna
Por favor examine este estado o extracto cuidadosamente. Si éste no concuerda con sus registros, por favor reporte las diferencias a nuestros auditores. Adams
y Barnes Contadores Públicos Certificados 1800 Avenida de las Estrellas Los Ángeles, California Califor nia 90067 Para su conveniencia se incluye un sobre de respuesta de negocios que no requiere estampilla. ÉSTA ÉST A NO ES UNA SOLICI SOL ICITUD TUD PARA PAGO PAGO
amaño T amaño
de la muestra. En la auditoría de la mayo-ría de las
compañías, el proceso de confirmación para las cuentas por cobrar se limita a una muestra. La muestra siempre debe ser lo suficientemente grande para justificar la deducción de inferencias válidas so-bre toda la población de las cuentas por cobrar.
Discrepancias en las respuestas de los clientes. Los auditores deben
resolver las diferencias poco usuales o significativas reportadas por los clientes.
Proc Pr ocedi edimi mient entos os al alter ternos nos pa para ra per perso sonas nas que no re respo sponde nden. n.- - Al
utilizar este tipo de peticiones, el auditor envía una segunda solicitud y, en oc ocas asio ione nes, s, un una a te terc rcer era a pa para ra ob obte tene nerr re resp spue uest sta. a. Cu Cuan ando do no la obtiene, deberá aplicar otros procedimientos a las cuentas, salvo que: a)
La
cantidad de de no respuestas no sea significativa significativa al ser proyectada como 100% de error en relación con el saldo total de las cuentas por cobrar;
b)
Las
no respuestas no incluyen características inusuales.
Perspectiva del proceso de confirmación.- Se prepara
un resumen que describa el alcance y la naturaleza de las confirmaciones enviadas y los resultados globales..
Revisar y confirmar las cuentas y los documentos por cobrar cancelados por incobrables.- Si algunas de
estas cuentas con cantidades importantes se cancelaron como incobrables, los au-ditores deberán determinar si obtuvieron la autorización correspondien correspondiente. te.
CASO ILU ST ST R AT O R A T IV IV O
Durante la prime merra auditoria de una pequeña comp mpa añía manufacturera, los auditores enviaron solicitudes de conf co nfor orma maci ción ón a to todo dos s lo los s cl clie ient ntes es cu cuya yas s cu cuen enta tas s mo most stra raba ban n sal ald dos po porr enc nciima de $ 1.0 .000 00,0 ,00. 0. Se rec recib ibie ieron ron re respu spues estas tas satisfactorias de todas las cuentas, excepto una, que tenía un sald ldo o de apro rox xima mada dame men nte de $ 30.0 .000 00,0 ,00 0. Un Una a se segu gun nda solilici so citu tud d de co conf nfir irma mac ció ión n en envi viad ada a a es este te cl clie ient nte e no pr prod oduj ujo o resp spue ues sta algu gun na; pe perro an anttes que los audi dittore res s pu pudi die era ran n investigar más, fueron informados por el contador cajero que la cuenta había sido pagada en su totalidad.
Los
auditores pidieron examinar el cheque del cliente y la nota de remisión que lo acompaña, pero les dijeron que el cheque había sido depositado y que la nota de remisión había sido destruida. Un interrogativo posterior relacionado con las transacciones con este cliente produjo respuestas tan vagas que los auditores decidieron analizar la cuenta con los altos ejecutivos de la comp mpa añía. En ese mo mome men nto el conta tado dorr cajero confesó que la cuenta en cuestión era ficticia, creada para ocultar un faltante, y que para satisfacer a los audito tore res s él hab abía ía ³c ³cob obra rado do´´ la cu cuen enta ta po porr co cob bra rar r desv de svia iand ndo o co cobr bros os ac actu tual ales es de ot otro ros s cl clie ient ntes es cu cuy yas cuentas ya habían sido confirmadas.
9.
Revisar el corte de fin de año de las transacciones de ventas
Uno de los métodos más comunes de falsificar los lo s re reg gis istr tro os co con ntable les s co con nsi sist ste e en in infl fla ar la las s vent ve nta as an anua uale les s ma mant nte eni nien endo do ab abie iert rto o el di diar ario io después de la fecha del balance general.
Por tanto, los auditores han de estar alerta e investigar lo siguiente: 1.
Incrementos
extraordinarios de las ventas de fin de año a uno o varios clientes. Eso indicará transacciones de facturar y esperar, en que las ventas se facturan pero los productos no se embarcan. 2. Au Aumen mento tos s imp impor orta tant ntes es de lo los s in ingre gresos sos y de las cuenta cuentas s por cobrar junto con un incremento de los márgenes brutos de utilidad, util idad, incompatibles incompatibles con la experie experiencia ncia del cliente o con los promedios de la industria. 3. Ca Cambi mbios os in inco corre rrecto ctos s en lo los s pri princi ncipio pios s de co cont ntab abili ilidad dad que aumentan el ingreso registrado. 4. Devolu Devoluciones ciones conside considerables rables después después de de la fecha fecha del balance general que podrían mercancía enviada a los clientes sin una orden de ellos, o sea saturación de canales.
Aplicar ar 10. Aplic
procedimientos analíticos analíticos a las cuentas por
cobrar , a los documentos por cobrar y a los ingresos Pueden calcularse diversas razones y relaciones. Como ejemplos ej emplos se incluyen: 1. La tasa de utilidad bruta, 2. La rotación de las cuentas por cobrar, 3. La razón entre las cuentas por cobrar y las ventas a crédito netas del año, 4. La razón entre las cuentas castigadas durante el año, y el saldo final de cuentas por cobrar, 5. La razón entre la valoración de la provisión y las cuentas por cobrar, 6. La razón entre el ingreso por intereses y los documentos por cobrar y 7. La razón entre el gasto de las cuentas incobrables y las ventas a crédito.
11.Verificar
el interés ganado en los documentos e intereses acumulados por cobrar
La
veriffic veri ica aci ció ón má más s efe fect ctiv iva a de la cu cuen enta ta de in inte tere rese ses s ganados consiste en un cálculo indepen-diente o global de los au audi dito tore res s de dell in inte teré rés s ga gana nado do du dura ran nte el añ año o en lo los s documentos por cobrar. La
sección de intereses de este papel de trabajo consta de cuatro columnas que muestran la siguiente información para cada documento por cobrar poseído durante el año.
1. Intereses acumulados por cobrar al principio del año (tomados de los papeles de trabajo de auditoría del año anterior). 2. El interés ganado durante el año (calculado con base en los términos de los documentos). 3. Intereses cobrados durante el año (rastreados de los registros de entradas de efectivo). 4. Intereses acumulados por cobrar al final del año (calculado por los auditores).
12.
Evaluar la propiedad del cliente sobre cuentas por
cobrar y las ventas contabilizadas Los
problemas que los auditores podrían descubrir incluyen: 1. No puede establecerse una provisión para las devoluciones en ventas por bienes despachados a clientes a quienes se les da el derecho a devolver los bienes bajo ciertas circunstancias. 2. Sin haber prestado servicios a franquiciados, pueden incluirse entradas de efectivo de tarifas de franquicia en el ingreso y en las cuentas por cobrar.
3.
Los
arrendamientos financieros contabiliza-dos apropiadamente para utilizar el método de contabilidad de operación pueden ser con-tabilizados inapropiadamente como arriendos de capital del tipo ventas, que sobrestiman los recaudos y las cuentas por cobrar.
4. Los documentos por cobrar pueden no llevar tasas de interés razonables en el momento en que son aceptados, dando como resultado la necesidad de descontar los documentos a los valores presentes. 5. La gerencia podría utilizar el método de por-centaje de terminación como reconocimien-to del ingreso en circunstancias inapropiadas o podría sobrestimar la cantidad del ingreso ganado.
13. Determinar
Si
si la provisión para cuentas incobrables es adecuada
el balance general debe reflejar razonablemente la posición financiera del negocio, las cuentas por cobrar deben ser expresadas al valor realizable neto, es decir, al valor nominal menos una provisión adecuada por documentos y cuentas por cobrar de dudoso recaudo. Puesto que uno de los gastos involucrados es el gasto ocasionado por los documentos y cuentas incobrables, la revisión de los auditores de los efectos incobrables debe verse como la verificación de las cuentas del estado de resultados y del balance general.
Para concluir , en cuanto a qué tan adecuada es la estimación contable que hace la gerencia de la provisión para cuentas de dudoso recaudo, los audi dittor ore es pue uede den n to tom mar lo los s si sigu guie ient nte es pa pas sos os::
1. Comparar los detalles detalles de las edades edades de las cuentas cuentas por cobrar con las edades en años anteriore anteriores. s. Una cuenta de un solo cliente puede representar una porción importante importan te de las cuentas por cobrar totales. 2. Revisar las excepciones de confirmación para una indicación de los montos en conflicto u otras claves sobre las cuentas incobrables posibles.
3. Res esu umi mirr en un pa pape pell de tr trab abaj ajo o aq aque uelllla as cu cue enta tas s cu cuy ya posibilidad de cobro es dudosa, con base en los procedimientos anteriores. Enumerar nombres de clientes, sumas dudosas y razones consideradas dudosas. 4. Revisar Revisar con con el geren gerente te de crédit crédito o la condici condición ón actual actual de las las cuentas dudosas significativas, asegurando la acción de cobro tomada y la opinión del gerente de crédito sobre la posibilidad posibilida d final de cobro. 5. Calcula Calcularr relacio relaciones nes,, como el número número de días días de venta ventas s en las cuentas por cobrar y la relación de la provisión de valuación pa para ra la las s cuenta tas s por cobra rarr y las ven enttas a crédito netas.
14.
Revisar si las cuentas por cobrar han sido pignoradas (Prendadas)
La
evidencia de pignoración de las cuentas por cobrar puede revelarse o identificarse por medio de solicitudes de confirmación a las instituciones financieras, que piden específicamente una descripción de los préstamos bancarios asegurados con garantía colateral. El análisis de las cuentas de gastos de interés puede reflejar cargos de pignoración de cuentas por cobrar a las compañías financieras.
15.
Investigar cualquier documento documento o cuentas por cobrar con partes relacionadas
a)
Los
présta prés tamo mos s de un una a co corp rpor orac ació ión n a su sus s fu func ncio iona nari rios os,, dir direc ecto tore res, s, acci ac cion onis ista tas s o af afililia iado dos s ex exig igen en at aten enci ción ón pa part rtic icul ular ar de lo los s au audit ditor ores es puesto que estas transacciones con partes relacionadas no son el resultado de negociaciones llevadas a cabo a prudente distancia por partes de intere-ses opuestos.
b)
Los
auditores independientes tienen la obligación con los accionistas, acreedores y otros que dependen de los estados financieros auditados de exigir la revelación de cualquier auto-negociación por parte de la gerencia.
16. Evaluar la presentación y la revelación en los estados financieros de las cuentas por cobrar y las ventas
Los
auditores deben asegurarse de que la presentación financiera de las cuentas y documentos por cobrar y las revelaciones relacionadas estén en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR Respecto al Control Interno.
1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa. 6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. 8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas. 9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo:: asegurador (ejemplo aseguradora a de cheques)
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del pers rso ona nall enca carg rgad ado o del ma man nejo de las cu cue enta tas s por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores. 11. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc). 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR Respecto de los Procesos: 1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que los respalden. 2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas. 4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. 5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar de las mismas.
6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUC, domicilio particular y laboral, etc. 7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, estampilla s, ante Notario. 8. Veri rifi fica carr da dattos de lo los s ava valles en ca caso so que exi xist stie iera ran, n, nombre, RUC, domicilio, etc. 9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documento documentos. s. 10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras.
11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas. 12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar. 13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden. 14. Ex Exa amin ina ar la las s fact ctu uras de clilien enttes, así como otro ros s documentos justificativos de las cuentas por cobrar. 15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.
16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas. 17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa. 18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa. 19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados. 20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
22. Verificar Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. 23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución. 24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos. 25. Ch 25. Cheq eque uear ar qu que e el mo mont nto o re reem embo bols lsad ado o co corr rres espo pond nda a a la garantía citada en el punto anterior. 26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. 27. Verificar Verificar si existen anticipos a proveedores. 28. Ch Cheq eque uea ar que el mo mon nto fi fina nall a cu cue enta de an anti tici cip pos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR Respecto de los Deudores Incobrables:
1. Verificar Verificar la ubicación física de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos. 3. Veri rifi fica carr que se ha usa sado do el mé méto tod do ade decu cuad ado o en el cálculo de la estimación de deudores incobrable incobrables. s. 4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.
5. Revisar en el Incobrables.
Mayor
la cuenta Estimación de Deudores
6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables porr co po conc ncep epto to de in infl flac ació ión n y/ y/o o co corr rrec ecci ción ón mo mone neta tari ria a se sean an calculados y registrados.
7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda. 8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.
CONCLUSIÓN Respecto a las cuentas por cobrar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia física de éstas así como verificar su formalidad para asegurarse que éstas puedan convertirse realmente en dinero.
El pr prog ogra rama ma qu que e he hemo mos s mo most stra rado do co cont ntie iene ne pr prue ueba bas s qu que e varí va rían an de ac acue uerd rdo o a ca cada da pr prof ofes esio iona nall re resp spon onsa sabl ble e de la Auditoría, pues de acuerdo a la aplicación de éstas el Auditor basa sará rá su opi pini nión ón en rel ela aci ció ón a la si situ tua ació ión n rea eall de la empresa.
