CAPÌTULO III LA PROPUESTA Presentación Los procedimientos de auditoría para el control interno en el área de cuentas por cobrar, representa una herramienta administrativa, contable importante para organizar y estructurar las funciones, como las actividades a cumplir por parte de los miembros de la organización; cuyo objetivo es lograr mayores niveles de eficiencia y eficacia a través de la descripción y división del trabajo ejecutado por el personal encargado de esa área organizacional. Por tal razón, la elaboración de esta propuesta se fundamenta en los resultados obtenidos a través del diagnóstico realizado, a fin de proponer una guía que permita diseñar los procedimientos de auditoría para el control interno en el área de cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A., Municipio Bruzual del Estado Yaracuy, considerando que este tipo de organización debe privar la confianza, la responsabilidad y la ética personal proyectada hacia las metas de la empresa para reducir riesgos asociados a esas funciones, asegurando que las operaciones se realicen en forma precisa, confiable y transparente.
Reseña Histórica de la Propuesta La Policlínica Policlínica Yaracuy, C.A se inicia el 16 de Julio de 1990, tiene como finalidad la prestación de servicios médicos, cuenta con una óptima infraestructura y dotación de equipos médicos de alta tecnología, lo que conlleva a realizar sus funciones de manera eficaz. Esta unidad presta un
servicio hospitalario y de emergencia a la comunidad en general las 24 horas del día, con una atención inmediata. Ahora bien, la Empresa en estudio ha crecido notablemente a través de los años y en el año1992, realizó una gran inversión en infraestructura y en el equipamiento de nuevos equipos médicos, para cumplir con la demanda de los usuarios de la Clínica que asisten en búsqueda de atención médica. Evidentemente,
este
crecimiento
trajo
como
consecuencia
que
las
actividades administrativas se diversifiquen y por ende la gestión de cuentas por cobrar vino a cumplir un papel muy importante dentro de la institución, debido a que el éxito de las operaciones administrativas y operativas depende del grado eficiencia y eficacia que se empleen en ellas.
Estructura de la Propuesta La propuesta de procedimientos de auditoría para el control interno en el área de cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A., Municipio Bruzual del Estado Yaracuy, constituye una herramienta gerencial para esta organización, en vista de que podrá establecer estrategias que permitan la formación y actualización constante del talento humano, participante en las labores de planificación, organización, dirección y control de las cuentas por cobrar, propias del proceso administrativo de auditoría. De allí que se fomentarán las capacidades o competencias requeridas para el desempeño efectivo de las funciones asignadas. La propuesta se desarrollara en tres (3) Fases a saber:
Fase I: Se establecerá un flujograma de procedimientos de auditoría para el control interno de las cuentas por cobrar.
Fase II: Se describirán los procedimientos de auditoría para el control interno de cuentas por Cobrar.
Fase III: Se diseñara los procedimientos de auditoría para el control interno de cuentas por Cobrar
Misión y Visión de la Propuesta Mis ión Crear procedimientos de auditoría para el control interno en el área de cuentas por cobrar que sea eficaz,
eficiente, sólido y sustentable; para
facilitar y agilizar todos los trámites administrativos - contables, así como integrar a todo el recurso humano que conforman el departamento de cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A., aprovechando al máximo sus capacidades en la ejecución de sus funciones para lograr el cumplimiento cabal de los objetivos y metas trazadas por la gerencia general al igual que la satisfacción de las necesidades de los accionistas y de los trabajadores.
Visión Consolidarse como uno de los mejores procedimientos de auditoría para el control interno en el área de cuentas por cobrar, el cual siga un patrón sistemático a seguir de modo que sea de común conocimiento y manejo por los empleados del área, donde se reflejen las actividades de los procedimiento que los mismos ejecutan con una gestión eficiente y de calidad.
Objetivos de la Propuesta Objetivo General Desarrollar procedimientos de auditoría para el control interno en el área de cuentas por cobrar para de la sección de cuentas por cobrar,
con la
finalidad de garantizar la supervisión y control de las actividades necesarias para lograr el retorno de los recursos invertidos en la prestación de los servicios médicos-hospitalarios a través del cobro efectivo de las acreencias de la Institución.
Objetivos Específicos Describir el flujograma de procedimientos de auditoría para el control interno de cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A Describir los procedimientos de auditoría para el control Interno de cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A Diseño de Procedimientos de Auditoría para el Control Interno de Cuentas por Cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A
Justificación de la Propuesta De acuerdo con los resultados del estudio, el proyecto se justifica al señalar lineamientos que permitan reforzar la auditoria de los controles internos de las cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A., en función de sus estatutos y normas así como la evaluación de riesgos en el ciclo de facturación, cuentas por cobrar y cobros, mediante el desarrollo de un control interno eficiente que asegure disminuir las condiciones de riesgo que no han podido ser controladas con las acciones llevadas a cabo hasta el momento.
Delimitación de la Propuesta La delimitación permite ubicar la investigación en un contexto real, facilitando el establecimiento de límites. En este sentido la presente propuesta se encuentra delimitada a procedimientos de auditoría para el control interno en el área de cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A., Municipio Bruzual del Estado Yaracuy , con la cual se pretende ofrecer una alternativa viable para la solución a la problemática existente actualmente en la organización. El estudio estará comprendido en el periodo del mes de Octubre 2017, hasta el mes de Marzo 2018. De este modo esta investigación brindara procedimientos a seguir en el sistema para el control interno de las cuentas por cobrar, para facilitar la ejecución efectiva de las
tareas del departamento de cuentas por cobrar, aunado a un manejo eficiente de los recursos existentes en el.
Alcance de la Propuesta Los procedimientos de auditoría para el control interno en el área de
cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A., Municipio Bruzual del Estado Yaracuy, permitirán cumplir con los fundamentos necesarios para lograr un mayor control y el retorno de los recursos provenientes del negocio de prestación de los servicios de salud. Siendo esta, una de las actividades más importante de la empresa, la cual nos permite obtener un mayor flujo de caja para satisfacer los diferentes compromisos de la organización.
FASE I
Flujograma de Procedimientos de Auditoría para el Control Interno de Cuentas Por Cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A Facturaciòn y Admisiòn
Secciòn Cuentas por Cobrar
Seguros
INICIO
Envia a Ctas por Cobrar Las facturas y demás recaudos
Facturas y Recaudos
Verifica las Facturas y los recaudos recibidos
Relaciòn de Facturas Accesa en sistema registra la factura como enviada
¿Completos y Correctos?
Recaudos
Factura 1
SI Desglosa la Facturacion
Firma y sella la Relaciòn y Duplicado de las Facturas
NO
Completa todos los requisitos necesarios
Envia al Dpto de Admisiòn para el cumplimiento
Imprime "Relaciòn de Facturas Enviadas"
de los requisitos
Facturas 1,2,3 * Informes Médicos *Hojas de Gastos *ResultadosdeExamenes Especiales *Desglose de Materiales *Medicamentos Usados
Archivo de Historia(Factura 3)
*Formulario para el Seguro
Factura 2
Relaciòn de facturas (1)
Registra el Status de la factura y archiva
FIN
Fuente: (2018)
FASE II Procedimientos de Auditoría para el Control Interno de Cuentas Por Cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A
Objetivo Establecer y documentar los procedimientos de auditoría para el control interno de cuentas por cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A., con la finalidad de garantizar la supervisión y control de las actividades necesarias para lograr el retorno de los recursos invertidos en la prestación de los servicios médicos-hospitalarios a través del cobro efectivo de las acreencias de la empresa.
Normas para la C ons olidación y P res entaci ón de Facturas 1.- Todo Servicio médico-hospitalario que se preste en la Policlínica Yaracuy C.A. debe generar una factura, la cual debe ser cobrada en el plazo acordado y de acuerdo a las condiciones de pago establecidas. 2.- Las facturas emitidas por la prestación de cualquier servicio médicohospitalario relacionadas con Seguros o empresas Administradoras de Salud se enviaran lo antes posible a las mismas para su proceso de pago. 3.- Toda factura emitida deberá ser enviada a las empresas de Seguros o Administradoras de salud, la cual estará acompañada del respectivo Informe Médico, Hojas de Gastos, Resultados de Exámenes Especiales, Desglose de Materiales y Medicamentos Usados, y de cualquier otra documentación que se considere necesaria para realizar el cobro efectivo de la acreencia respectiva.
Departamento de C uentas por C obrar
Analista de Cuentas por Cobrar 1.- Recibe del Departamento de Facturación la factura correspondiente, anexando a la respectiva historia médica del paciente y demás recaudos.
2.- Revisa los respectivos recaudos comprobando la correspondencia con los conceptos de la facturación recibida; Informes Médicos, Hojas de Gastos, resultados de Exámenes Especiales, Desglose de Materiales, Medicamentos Usados y cualquier otra documentación que se considere necesaria para realizar el cobro efectivo de la acrecencia respectiva. En caso de inconformidad o de algún recaudo faltante solicitara ante la unidad respectiva el envío del mismo.
3.- Verifica que el formulario establecido por el Seguro o Administradora de Salud respectiva este completamente lleno (sección administrativa y sección médica) y haber recibido la orden de egreso correspondiente, en caso de no recibir dicha orden precede a enviar al Departamento de Admisión para el cumplimiento de dicho requisito.
4.- Procede a desglosar la facturación de la manera siguiente: Seguro o Administradora de Salud (Original y Copia azul de la factura); Departamento de Admisión (Duplicado amarillo de la factura); Archivo de Historia Médica (Triplicado rosado de la factura)
5.- Accesa al sistema computarizado de clínicas y registra la factura respectiva como enviada.
6.- Utilizando el mismo sistema de clínicas para: reportes, estado de cuentas, facturas enviadas, ingresa nombre del seguro o Administradora de Salud, el
periodo
respectivo
e
imprime
la
“Relación
de
facturas
Enviadas”
correspondientes al seguro respectivo y coloca sello húmedo “Sellar y Firmar”.
7.- Anexa a la Relación de facturas enviadas el original y duplicado azul de las facturas correspondientes y entrega al mensajero para su envío al Seguro o Administradora de Salud respectiva. Sello húmedo “Sellar y Firmar”.
Jefe del Departamento de Cuentas por Cobrar 1.- Entrega en el Seguro o Administradora de Salud respectiva la Relación de facturas enviadas anexa al Original y Duplicado azul de las facturas obteniendo firma y sello de la empresa en cada una de ellas en señal de aceptación.
2.- Verifica que las facturas enviadas se encuentren debidamente firmadas y selladas.
3.- Registra en el sistema de control del departamento de cobranzas el estatus de las facturas enviadas asentando el convenio de pago establecido, promesa de pago, entre otros.
4.- Archiva las facturas para el procesamiento de cobro de las mismas cuando se haga efectivo el pago.
Normas para el Control Interno y G es tión de C uentas por C obrar 1.- Toda facturación emitida y enviada debe ser cobrada en el plazo acordado y de acuerdo a las condiciones de pago establecidas.
2.- El departamento de Cuentas por Cobrar y Cobranzas debe mantener un archivo físico de todas las facturas pendientes por cobrar, el cual debe estar en perfecta concordancia con el estado de cuenta de cada Seguro o empresa Administradora de Salud.
3.- El departamento de Cuentas por Cobrar deberá llevar un registro escrito de todos los cheques recibidos indicando la información siguiente: Procedencia, Banco emisor, Monto del Cheque, Numero de Cheque, Fecha de Cobro.
4.- El departamento de Cuentas por Cobrar deberá gestionar la cobranza de las diferencias dejadas de cancelar.
5.- El jefe de cobranzas deberá realizar visitas selectivas con la finalidad de gestionar ante los representantes de los Seguros o Administradoras de Salud la solución de cualquier problema que se presente o el reclamo de las cuentas atrasadas.
6.- Se deberá emitir y entregar mensualmente a cada Seguro o Administradora de Salud el Estado de Cuenta respectivo reflejando todos sus movimientos e informando los compromisos pendientes por pagar.
Jefe del Departamento de Cuentas por Cobrar 1.- Preparar el itinerario de visitas diarias a los Seguros o Administradoras de Salud de acuerdo a los convenios establecidos, estados de atrasos, últimas visitas realizadas, promesas de pagos realizados, entre otros., entrega al Cobrador para realizar el cobro.
2.- Realiza las visitas asignadas a los Seguros o Administradoras de Salud respectivas. Verificando: Pagos recibidos, Persona contactada, Próxima visita. Otros.
3.- Registra manualmente en el control de cheques la información respectiva: Fecha de cobro, Monto del cheque, Banco emisor, Número del cheque, Procedencia, Fecha de depósito, Número de planilla. Banco receptor del Depósito, Número de las facturas canceladas.
4.- Registra en el estado de cuenta del cliente los pagos recibidos indicando: Número de facturas, Fecha de pago, Número de cheque, Banco emisor, Monto del cheque.
5.- Envía a caja principal los cheques recibidos anexándoles las copias de las facturas que están siendo objeto de cancelación y los finiquitos respectivos.
6.- Caja principal debe realizar el depósito de los cheques respectivos y devuelve al departamento de cuentas por cobrar el duplicado de la planilla de depósito con las copias de las facturas y finiquitos anexos.
7.- Recibe de caja principal las planillas de depósito respectivo.
8.- Registra en el sistema de clínicas las facturas canceladas y envía a contabilidad duplicado de la planilla de depósito, finiquito respectivo y duplicado azul de las facturas canceladas.
Procedimientos de Auditoría para el Control Interno de Cuentas Por Cobrar y la Gestión de Cobranza de la Policlínica Yaracuy C.A Secciòn Cuentas por Cobrar
Caja Principal
INICIO Prepara Itinerario de visitas y entrega Finiquitos al Cobrador
Facturas (1) El Cobrador realiza las Visitas respectivas Establecidas y entrega los Resultados
*Pagos Recibidos *Persona Contactada *Proxima Visita *Otros
Se registra manualmente en el Control de Cheques la informaciòn Respectiva
*Fecha de Cobro *Monto del Cheque *Banco Emisor *Numero del Cheque *Procedencia *Fecha de Deposito *Numero de Planilla
Se Registra en el Estado de cuenta del Cliente los Pagos Recibidos
Envia a caja Principal los Cheques recibidos, copia de las facturas y Finiquitos respectivos
*Numero de Facturas *Fecha de Pago *Numero del Cheque *Banco Emisor *Monto del Cheque
Realiza el Deposito respectivo y anexa duplicado de la Planilla
*Banco Receptor del Deposito *Numero de las Facturas Canceladas
Planilla de Deposito (1) Facturas (1)
Registra las Facturas Canceladas en el Sistema de Clinicas
Envia a Contabilidad
FIN
Fuente:
(2018)
Cheques
FASE III Diseño de Procedimientos de Auditoría para el Control Interno de Cuentas por Cobrar de la Policlínica Yaracuy C.A Objetivo La persona encargada de la auditoria, basara en su juicio y escepticismo profesional, determinará los procedimientos a aplicar en una auditoría, en la revisión de cuentas por cobrar. En este proceso deberá revisar y realizar diversas pruebas.
E s tudio y evaluaci ón del control interno El
auditor
deberá identificar,
verificar
y
entender
los
controles
implementados por la administración de la empresa para el manejo de las cuentas por cobrar, considerando en todo momento el sistema utilizado y la forma en que se realiza el procesamiento electrónico de datos, así como el registro en la contabilidad y en consecuencia en los estados financieros. Revisando los siguientes controles: 1.- Adecuada segregación de funciones de facturación, cobranza, y registro de transacciones. 2.- Conciliación periódica de auxiliares contra mayor. 3.- Custodia física de documentos de cuentas por cobrar. 4.- Arqueos sorpresivos de la documentación soporte de cuentas por cobrar. 5.- Procedimientos para registrar transacciones y estimación de cuentas incobrables.
Determinación de la importancia relativa y ri es g o de auditoría El auditor deberá analizar los factores que pueden influir en el riesgo de auditoría, tales como: 1.- Límites de crédito no sujetos a autorización.
2.- Excesivas partidas en conciliación entre los auxiliares y el mayor. 3.- Transacciones no procesadas. 4.- Incremento en cantidad y monto de notas de crédito. 5.- Incremento considerable en clientes nuevos.
Planeación El auditor en esta etapa podrá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Para ello debe conocer lo siguiente: 1.- Políticas de prestación de servicios. 2.- Políticas de precios y descuentos. 3.- Políticas de determinación de estimación de cuentas incobrables. 4.- Organigrama del área de cuentas por cobrar y segregación de funciones. 5.- Procedimientos de facturación.
R evis ión analítica El auditor será capaz de determinar la importancia que conlleva la relación entre los ingresos y las cuentas por cobrar y su representación dentro de la estructura financiera de la empresa. Con la aplicación de procedimientos analíticos, podrá identificar: 1.- Cambios significativos. 2.- Transacciones no usuales. 3.- Servicios a clientes inesperados.
Procedimientos analíticos 1.- Comparar las cifras actuales contra periodos anteriores. 2.- Aplicación de razones financieras. 3.- Comparar cifras actuales contra presupuestos. 4.- Análisis de variaciones.
Pruebas de cumplimiento Son más recomendables en las auditorías preliminares ; con estas pruebas el auditor obtendrá una seguridad razonable de que se está aplicando correctamente el control interno para las cuentas por cobrar establecido por la administración de la empresa. 1.- Documentación apropiada en la determinación de límites de crédito y autorización a niveles adecuados. 2.- Verificación de evidencia documental de las cuentas por cobrar 3.- Comprobación aritmética de cantidades, precios y descuentos en las facturas.
Pr uebas de sus tantivas Se sugiere se realicen en auditorías finales; con estas pruebas el auditor podrá obtener evidencia con respecto a la valuación, integridad, exactitud y existencia de las cuentas por cobrar. 1.- Confirmar el saldo de la cuenta directamente con el cliente. 2.- Verificación de cobros posteriores. 3.- Realización de corte de formas. 4.- Arqueo de documentos de la cartera de clientes. Es recomendable que el auditor se cerciore de contar con las declaraciones de la administración por escrito, donde se indiquen los aspectos más relevantes de las cuentas por cobrar, y de que la presentación y revelación en los estados financieros sea adecuada.
Estudio de la Factibilidad La factibilidad se realiza de acuerdo a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señaladas en la elaboración de la propuesta, la factibilidad se apoya en una serie de
aspectos básicos que van a permitir el conocimiento real de los recursos a ser utilizados en la misma, la factibilidad sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión si procede su estudio, desarrollo o implementación.
Factibilidad Técnica El estudio técnico es considerado como la parte más esencial de la factibilidad global de la propuesta, ya que en él se refieren cada una de las disponibilidades
de
los
recursos
necesarios
para
su
elaboración.
Constatando además con los requerimientos técnicos y tecnológicos mínimos y necesarios para la realización de este proyecto. Una vez realizados los cálculos, y definidos los materiales y equipos necesarios para la propuesta.
Estudio de Recursos Humanos Para la ejecución de este proyecto, se requerirá un equipo de personas altamente calificadas y especializadas en el área, para el desempeño y ejecución del mismo, el cual debe ser especialista en materia de administración y de auditoria, es importante destacar que la empresa Policlínica Yaracuy C.A., cuenta con el recurso financiero necesario para la contratación del recurso humano necesario para la aplicación de la propuesta.
Factibilidad E conómica - Fi nanciera PRESUPUESTO EQUIPOS
SUBTOTAL Bs.
Descripción
Cantidad
Costo Unid.
Costo total
Computadora
1
**
Fotocopiadora
1
**
Sillas
12
**
Mesa Sillas
12
**
Total costos de equipos
Bs.0
MATERIALES Descripción
Cantidad
Costo Unid.
Costo total
Bolígrafos
01 caja.
180.000,00
180.000,00
Resma carta
02
800.000,00
1.600.000,00
Grapadora
01
**
Perforadora
01
**
Marcadores
01 caja.
Clips
01 caj.
100.000,00
100.000,00
15.000,00
15.000,00
Total costos de materiales
Bs. 1.895.000,00
MANO DE OBRA Descripción
Cantidad
Costo Unid.
Costo total
Horas Recurso Humano Costo total de la propuesta
80 horas
5.000,oo
400.000,00
Bs. 400.000,00 Bs. 2.295.000,00
Fuente: (2018) (**) La Policlínica cuenta con el Equipo Requeridos, y Algunos Materiales
