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Los documentos y cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo de la empresa. El período máximo de pago para dichas cuentas será de doce meses. eneralmente se incluyen los documentos por pagar a bancos y proveedores, la porción de la deuda a largo pla!o con vencimiento a un a"o, cuentas po r pagar a proveedores y otros, anticipos de clientes, compa"ías afiliadas y dividendos por pagar. El pasivo debe valori!arse de acuerdo con su monto nominal o restitución de pago y los pasivos expresados en moneda extran#era, con su conversión al tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros. Contenido de las Cuentas por Pagar a Corto Plazo En esta cuenta se registran importes causados y pendientes de pago, tales como los rendimientos pactados por la utili!ación de recursos de los $sociados, comisiones y honorarios por servicios, sumas recibidas en virtud de la relación contractual establecida en promesas de compraventa y dineros adeudados a proveedores. %gualmente, registra obligaciones causadas y pendientes de pago por concepto de impuestos, retenciones y aportes laborales, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones y otras sumas de características similares pagaderas en un máximo de doce meses. $demás se registran en este grupo el movimiento correspondiente a las multas y sanciones, litigios, indemni!aciones y demandas. Objetivo de la Auditoría de Cuentas Por Pagar a Corto Plazo El ob#etivo del auditor es formarse una opinión ra!onable de las cuentas a pagar, por lo que debe obtener información su&ciente sobre los siguientes aspectos' •€(i
los saldos de los proveedores son ra!onables y el importe de las compras es acorde con las
necesidades de la empresa. •€)ue
exista una correlación entre el pedido, la mercancía recibida y el importe facturado.
•€*eri&car *eri&car
la existencia de la autori!ación correspondiente para cada pedido.
•€+omprobar
que los saldos de pasivo no están infravalorados y que están adecuadamente
descritos y clasi&cados en los estados &nancieros. •€ $segurarse
que los pagos pagos reali!ados están adecuadamente adecuadamente autori!ados.
•€+erciorarse
que la contabili!ación se ha reali!ado segn las normas recogidas en el plan general de contabilidad en lo referente a intereses devengados y gastos cargados.
•€*eri&car *eri&car
que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de la empresa.
•€Efectuar
un análisis de la antig-edad de los saldos.
•€+omprobar
que los pasivos están contabili!ados en el período que les corresponde segn criterios contables. •€+on&rmar
que los sistemas de co ntrol interno utili!ados en éste área, son e&caces.
Control Interno de las Cuentas Por Pagar a Corto Plazo iene especial relevancia en esta área el sistema d e control interno establecido por la empresa/ por ello, el auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa en el 0u#ograma para las compras y demás cuentas a pagar, ya que/ de la información obtenida y de su comprobación dependerá el grado de &ablidad que tenga el auditor, y en función de ello reali!ará un mayor o menor nmero de pruebas tanto de cumplimiento como sustantivas. Los aspectos fundamentales en el control interno son' •€1na
adecuada segregación de funciones, con personas independientes para cada uno de los
departamentos que intervienen. −€ $utori!ación
de compras.
−€*eri&cación de −€2ecepción
factura.
de productos.
−€+ontabili!ación. −€ $utori!ación •€*eri&car
de pago.
la existencia de albaranes de entrada pre numerados.
•€Existencia
de un control en el momento de recepción de la mercancía 3conteo y control de
calidad4. •€Establecimiento •€Listado
de la forma y condiciones de pago.
de proveedores y acreedores autori!ados, especi&cando cuál o cuáles son los me#ores
para la empresa 3por las ofertas que reali!an4. •€(upervisión
de las facturas de p roveedores y acreedores, comprobando los precios, las condiciones de pago, descuentos, órdenes de compra, y otros aspectos fundamentales. •€2eali!ación
de conciliaciones periódicas entre &chas individuales de proveedores y acreedores, y los saldos del mayor al &nal de cada mes. •€2egistro
y control de las mercancías recibidas, comprobando que se acompa"a la documentación correspondiente 3albaranes de entrada, orden de p edido, entre otras4. •€+ontrol •€Envío
de los vencimientos de los pagos a reali!ar.
periódico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores y acreedores,
aclarando las diferencias existentes. •€%mputación
adecuada de las recepciones de mercancías al &nal del e#ercicio económico 3corte de operaciones4. •€+omprobar
toda la documentación soporte de una compra antes de la autori!ación del pago.
Programa de Trabajo en la Auditoría de Cuentas Por Pagar a Corto Plazo •€2evisión
de procedimientos contables y de control interno en el área.
•€2esumen
de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables. •€2esumen
de sugerencias o recomendaciones para me#orar el control interno y comentarios con
el encargado del traba#o y con la dirección de la entidad. (e deberá reali!ar la veri&cación del corte de operaciones de compras, utili!ando la información obtenida en la fecha del inventario físico. 5espués se revisará la secuencia numérica de los albaranes de entradas, para veri&car la segregación de los movimientos de e xistencias. 6or ltimo, se seleccionarán algunas facturas de compras reali!adas antes y después de la fecha del
inventario físico, y se determinará si su contabili!ación ha sido correcta. Procedimientos de la Auditoría de Cuentas Por Pagar a Corto Plazo •€(olicitud
de +onfirmación de $deudo En el caso de las cuentas por pagar, generalmente se acostumbra utili!ar el método de confirmación llamado indirecto positivo, es decir, que no se incluye cifras en la solicitud de confirmación sino que se pide al acreedor que conteste anotando el importe a su favor segn sus propios registros. •€*erificación
de 6agos 6osteriores
(e refiere a la revisión de los desembolsos efectuados para liquidar pasivos. La revisión debe abarcar tanto los pagos de pasivo registrados como los pagos por nuevas operaciones, para verificar si éstas no incluyen algunas que correspondan al e#ercicio que se revisa y que debieran estar incluidas en él 3pasivos no registrados4. (e recuerda que, en principio, el pago de una obligación implica su aceptación. •€2evisión
de $ctas y +ontratos +onsiste en inspeccionar los acuerdos de la $samblea de $ccionistas y de #untas de +onse#o. $sí como contratos especiales, para verificar que los acuerdos en ellos mencionados se encuentren debidamente refle#ados, así como los pasivos que pudiesen haber generado. •€+onexión
con 7tras +uentas
$l examinar las compras de mercancías o activos fi#os de importancia que no se hubiesen pagado de inmediato, deben relacionarse con este grupo de cuentas por pagar para determinar la corrección del pasivo relativo. 5e manera seme#ante, la existencia de intereses pagados o de intereses documentados por anticipado que indican la existencia de pasivos a corto o largo pla!o y es indispensable ratificar su correcto registró. •€ $nálisis
de 8ovimientos (eme#ante a lo explicado en cuentas por cobrar/ en este caso, este procedimiento se utili!a particularmente para definir el pla!o y las características del pasivo y su presentación en los estados financieros. •€+ertificación
9 +arta de erencia El problema más importante en la revisión es la posible existencia de pasivos no registrados. Los procedimientos anteriores y el traba#o general de auditoría pueden ayudar a detectarlos pero no es posible afirmar esto con un máximo de seguridad, por ello, es conveniente que el auditor solicite de la administración o la gerencia, particularmente de quienes dependen los poderes de dominio de la empresa, una declaración en el sentido de que los pasivos registrados constituyen todas las obligaciones de importancia a cargo de la empresa y sin omisiones importantes/ de este modo, el auditor fortalece la confian!a que le proporcione el resultado de su traba#o y define, simultáneamente, la buena fe de quienes asumen las responsabilidades e#ecutivas en la empresa. En el siguiente lin:, podemos encontrar un modelo de la carta a presentar por parte de la gerencia para reali!ar la confirmación de las cuentas por pagar' 8odelo de +arta •€+aso
6ráctico
Las cuentas por pagar a corto pla!o son d eudas contraídas por la empresa al comprar mercancías
a crédito, esta cuenta está amparada generalmente por una factura, la cual debe ser cancelada en un lapso de ;< meses. 6ara reali!ar el análisis de $uditoría de Las +uentas por 6agar a +orto 6la!o se siguen los siguientes pasos' −€Evaluar −€6edir
el control interno.
la relación de las cuentas por pagar que deben estar clasificadas por antig-edad y
presentar su saldo. −€+alcular −€=uscar
la rotación de proveedores y el período medio de pago.
el expediente de las cuentas por pagar.
6ara el análisis y revisión de las cuentas por pagar de la Empresa L$ *%LL$ *E25E, se debe seleccionar una muestra representativa de proveedores no menor del ;>? del total, en dependencia de la confiabilidad del control interno/ dando prioridad en la selección a proveedores eventuales, compra de los productos o servicios para la actividad fundamental y pagos ya reali!ados. −€Efectuar
la confirmación de pagos con proveedores seleccionados, segn lo establecido en la
legislación vigente. −€+omprobar
si las compras de mercancías a los suministradores están autori!adas de acuerdo con la legislación vigente y los contratos firmados entre las partes. −€2evisar
la custodia y archivo correcto de los expedientes de los proveedores.
−€+omprobar
que los saldos que muestran las cuentas por pagar están debidamente sustentados
por las facturas comerciales realmente recibidas del proveedor. −€*erificar
que los pagos anticipados estén debidamente controlados, conciliados y sustentados
por los documentos correspondientes, así como su enve#ecimiento y causas. −€*erificar
la utili!ación y destinos de los créditos bancarios aprobados a la entidad.
−€+omprobar
el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes de acuerdo con la legislación
vigente. −€*erificar
si en la entidad se efectan pagos a cuenta de terceros, de ser así, el auditor debe solicitar la documentación correspondiente.
