AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS Es el conjunt conjunto o de activi actividade dadess que desarr desarroll ollaa una empres empresaa para para adquiri adquirirr los recursos recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.
La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos. 2. ormular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. !oordi !oordinar nar en "orma "orma e"icie e"iciente nte los recurs recursos os #umanos #umanos,, materi materiale aless y t$cnic t$cnicos os que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener in"ormación #istórica de estos artículos. %ecibirr y tramit tramitar ar las solici solicitud tudes es y requis requisici iciones ones para para adquir adquirir ir los artícu artículos los y 5. %ecibi servicios que las diversas áreas de la empresa requieran. &igilar que los departamentos que solicitan la adquisición de alg'n artículo lo #agan 6. &igilar cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especi"icaciones adec adecua uadas das de los los artí artícu culo loss reque requeri rido doss y con con la oport oportuni unida dad d que que perm permit itaa su abastecimiento normal.
7. (btener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos diversos.
8. )nal )naliz izar ar las las posi posibi bili lida dades des y alte altern rnat ativ ivas as en la adqui adquisi sici ción ón de cada cada artí artícu culo lo requerido.
9. *eleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como las propias de su empresa, garantice una compra optima al menor costo y aseguren el abastecimiento optimo de los artículos adecuados. gilarr que los los pedi pedido doss "inc "incad ados os se surt surtan an de acuer acuerdo do con lo soli solici cita tado do en 10. &igila cantidades, especi"icaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso #acer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de +esorería de la empresa para aprovec#ar al máimo las posibilidades de negociación de las compras.
13. !oordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.
Objeti! "e L# A$"it!%i# O&e%#'i!(#) "e C!*&%#+ El objetivo de la auditoria operacional de compras es eaminar las actividades que integran -párra"o al /0 con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia e"iciencia en el desarrollo de dic#as actividades.
Met!"!)!,-#. La metodología general para el eamen de las operaciones esta contenida en el boletín 1 de esta comisión en este boletín se dan algunas orientaciones procedimientos que se describen a continuación deberán adecuarse y complementarse en cada caso particular.
AMILIARI/ACIN . el auditor debe "amiliarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el "lujo de la operación. 1. estudiar los epedientes de auditoria e in"ormes y cortos de recomendaciones o sugerencias cuando esto será aplicable.
i+it# # )#+ I(+t#)#'i!(e+ /. 2nspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc.
INESTIACIN ANLISIS A()i+i+ i(#('ie%! "e i(!%*#'i( !&e%#ti#. 4. )nalizar la in"ormación eistente relativa a compras, tanto de carácter interno como eterno, deberá analizar si el tipo de estadísticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artículos por áreas geográ"icas, por clase de proveedor, etc. 3. Estudiar las ci"ras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores. 4. comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. *e considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con ci"ras internas y eternas, razones "inancieras y otros daros relativos tales como condiciones, precio de algunos artículos. 5. Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realiza la operación de compras, para entrevistas a los responsables de la ejecución de las compras y veri"icar la aplicación de las políticas en esa área.
E:#*e( "e )#+ "!'$*e(t#'i!(e+ e i(e+ti,#'i!(e+ e+&e'-i'#+ 6. estudiar los diversos registros, "ormas arc#ivos, relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos signi"icativos, etc. Esta revisión debe abarcar entre otros aspectos la veri"icación de que eiste el numero su"iciente de proveedores, para cada articulo que se #aga una investigación de nuevos proveedores, periódicamente, que no #ayan surtido en los 'ltimos meses el artículo que se estudie. 7. !omprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas. )nalizar los programas de auditoria interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine para detectar áreas en que se pueden sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. 8. preparar diagramas de "lujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual "acilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. )dicionalmente,
pueden elaborarse memorando descriptivos de la operación para su estudio y análisis. Por ultimo se podrá analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean estos almacenes centrales o unidades de consumo. *i los t$rminos de entrega son en el local del proveedor por que los "letes sean mejor negociados por la empresa o si resulta más recomendable contratar entregas que incluyan "letes pagados. . cuanti"icar el posible e"ecto de cambio en algunos artículos, materiales y en los m$todos de compra, compras de volumen, determinación del lote económicos de compra, alternativas de comprar o "abrica, investigar si la empresa opera con base alg'n presupuesto de compras en cuyo caso deberá estudiarse este9 analizar sus variaciones principales y obtener una eplicaron sobre los mismos. 1. conviene investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores cuando el volumen de las compras permita esta práctica asimismo deberá investigar si se tiene una adecuada supervisión del personal que e"ect'a directamente las compras. Estudiar el costo total del manejo del departamento de compras en "unción del volumen de operaciones que realizar para determinar de manera general su coste #abilidad. )nalizar si es el caso, si se cumple con las políticas establecidas por el departamento de ventas cuando el precio de compras es la base para establecer el precio de venta de cada artículo.
/. %evisar los m$todos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y "ormas en uso que regulen la operación de compras.
Re+$*e( "i+'$+i( &%ei# "e )!+ &%!b)e*#+ "ete't#"!+ . Estudiar la in"ormación obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la e"iciencia en la operación de compras. 3. %esumir las observaciones #ec#as y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado. 4. ;iscutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el eamen y tiende a aprovec#ar la eperiencia del personal de la empresa, motivar su participación y a"inar la interpretación del auditor.
E)#b!%#'i( "e) I(!%*e 5. Elaborar los in"ormes:
I(!%*e ) continuación se insertan algunos aspectos concretos sobre los que pude in"ormarse en una )uditoria (peracional de !ompras. 2neistencia de políticas u objetivos para la operación o "alta de vigilancia sobre las mismas uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de compras "alta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación de compras.
alta de de"inición de líneas de autoridad o "allas en la organización del personal que atiende las compras desconocimiento de los proveedores o "abricantes de los artículos que se compren. )usencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de alg'n artículo.
I(#"e'$#"! '!(t%!) "e &e%+!(#) "e '!*&%#+. )'n cuando la comisión de )uditoria (peracional no es una comisión normativa en los t$rminos estatuarios, la gran responsabilidad que signi"ica la auditoria operacional para la pro"esión, la #acen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de la urgente uni"icación pro"esional sobre el tema, considerando que no debe dejarse de cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.
