Auditoria de las Cuentas por Cobrar
Contenido Introducción.......................... Introducción.............................................. ........................................ ...................................................... .................................. 3 Generalidades............................ Generalidades................................................ ........................................ ................................................. ............................. 4 Naturaleza de las cuentas por cobrar.............................................................5 Importancia de las cuentas por cobrar...........................................................5 Responsabilidades Responsabilidades globales de auditoria..................................................... auditoria..................................................... ...5 ... 5 Obeti!os del e"amen.....................................................................................# $istemas de control........................................................................................% Control interno.............................. interno.................................................. ........................................ ............................................. ......................... . & 'ocumentación del control interno............................................... interno............................................................. .................. .... ( Re!ision ) obser!ación * !eri+cación..............................................................( Auditor,a Operacional...................................................................................1rocedimientos de auditoria.........................................................................1/alance de comprobación......................... comprobación............................................. ........................................ ............................. ......... 1Con+rmación de cuentas a cobrar.............................................................11 rocedimientos rocedimientos alternati!os............................ alternati!os................................................ ....................................... ....................... .... 10 rocedimientos especiales para cuentas con recursos.................................10
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Auditoria de las Cuentas por Cobrar
Introducción Al hablar de la auditoria de las cuentas por cobrar estamos hablando de un examen a las mismas. La cuenta por cobrar es de origen deudor y está en el balance de comprobación.
A continuación veremos la naturaleza de las cuentas por cobrar su importancia, las responsabilidades globales de las auditorias, los objetivos del examen, sistemas de control y control interno. También veremos la documentación de control interno, revisión observaciones y veriicaciones, además encontraremos la auditoria operacional, los procedimientos de auditoria, los procedimientos especiales para cuentas con recursos y los procedimientos alternativos.
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Auditoria de las Cuentas por Cobrar
Generalidades !oncepto" #Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cual$uier otro concepto análogo#. %entro del concepto general anterior se incluyen los documentos por cobrar a clientes $ue representan derechos exigibles, $ue han sido documentados con letras de cambio o pagarés. Las cuentas por cobrar se clasiican atendiendo a su origen, por ejemplo" a cargo de clientes, a cargo de compa&'as ailiadas, empleados, etc., separando los $ue provengan de ventas y servicios de los $ue tengan otro origen. Los derechos exigibles por los conceptos anteriores $ue orman parte del capital de trabajo, son a$uéllos $ue tienen vencimientos a corto plazo y $ue, por lo tanto, su cobro es en el término de un a&o o dentro del ciclo inanciero a corto plazo de la entidad, si éste es mayor a un a&o. Las cuentas por cobrar representan aplicaciones de recursos de la empresa $ue se transormarán en eectivo para terminar el ciclo inanciero a corto plazo.
Naturaleza de las cuentas por cobrar (n términos generales, la partida cuenta a cobrar, se reiere a todos los derechos sobre otros convertibles en dinero, mercanc'as )es decir, depósitos correspondientes a compras* y servicios )es decir, gastos pagados previamente, como póliza de seguro*. Las cuentas a cobrar se deinen corrientemente como solo a$uellas peticiones $ue pueden cobrarse en eectivo. Las cuentas a cobrar, concretamente las cuentas de clientes y los eectos, constituyen los tipos de cunetas a cobrar más corrientes.
Importancia de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar generalmente representan una de las partidas del activo más importantes de la empresa. Las cuentas a cobrar de clientes vencidas correspondientes a productos vendidos o servicios prestados constituyen las más signiicativas. +o es de extra&ar $ue las cuentas de clientes representen entre el - y el /- de los activos circulantes de la empresa. %e todas las partidas de activo, 0nicamente la de caja y bancos orece mayor li$uidez. 1or tanto, no es de extra&ar $ue los auditores independientes deban dedicar una parte considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas. 1ara el auditor interno como independiente, las cuentas a cobrar representan un reto constante, no solamente
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Auditoria de las Cuentas por Cobrar debido a su importancia y li$uidez sino también al cambio continuo de su composición básica.
Responsabilidades globales de auditoria (n el área de las cuentas a cobrar, al igual $ue en muchas otras en la auditoria, existe un solapamiento de unciones entre en el trabajo del auditor interno y del independiente. (l trabajo del auditor interno puede ser signiicativo para el estudio y evaluación de control interno por parte del independiente, y a$uel puede proporcionar una asistencia directa en una revisión. 2in embargo, el auditor interno mantiene siempre la responsabilidad global de asegurar una eicacia del control interno contable interno y la iabilidad de los registros del cliente, la suiciencia de las pruebas llevadas a cabo, la importancia e imparcialidad de las cantidades correspondientes a las partidas de activo en el balance de situación y la eiciencia de las reservas para allidos y morosos. (l grado en $ue se pueden usar y coniar en los procedimientos llevados a cabo por el auditor interno dependerá de las caracter'sticas de la situación concreta. (l auditor interno tiene dos unciones principales al eectuar el examen de las cuentas a cobrar. La primera es veriicarlas. (n este aspecto persigue los mismos objetivos $ue le auditor independiente y lleva a cabo procedimientos similares a los realizados por este, generalmente con mayor grado de detalle. La segunda unción del auditor interno es estudiar los procesos y procedimientos de las cuentas a cobrar. Al estudiar estos procedimientos se habrá interesado en saber si se han seguido las reglas y normas de la empresa, si se han incrementado los intereses de la empresa y si los procedimientos de contabilidad empleados presentan una asistencia óptima. (l auditor independiente debe tener objetivos similares, con el in de orecer sugerencias practicas a la dirección3 sin embrago, tales objetivos deben ser secundarios ante la unción de veriicación de las partidas de activo. !oordinación de los auditores internos e independientes. Tanto el auditor interno como el independiente, consideran beneicioso coordinar sus trabajos tradicionales de auditoria en el área de cuentas a cobrar. La conirmación de dichas cuentas re$uiere una cantidad de trabajo considerable, especialmente en el caso de empresas $ue cuentan con iliales $ue mantienen sus propios registros. puede eliminarse una gran cantidad de trabajo duplicado y de tiempo haciendo $ue el auditor interno conirme las cuentas a cobrar para un grupo de iliales mientras $ue el auditor independiente conirma las de otro grupo dierente. +ormalmente este procedimiento se lleva a cabo de orma c'clica y los resultados obtenidos
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Auditoria de las Cuentas por Cobrar son comparados por ambos auditores. 1or lo general, el auditor independiente determina el grado y base de las conirmaciones $ue se han de enviar y el interno las prepara.
Objetivos del examen (l auditor persigue undamentalmente cuatro objetivos principales, $ue son los siguientes" 4. (stablecer la adecuación sustancial de la cantidad $ue aparece en el balance de situación $ue sirve para justiicar los registros contables. 5. (stablecer la validez de las cuentas a cobrar, como demandas contra los deudores registrados. (l auditor debe asegurarse de $ue las cuentas a cobrar constituyen obligaciones de buena e de empresas o individuos existentes, seg0n sea el caso. (sto logra básicamente estableciendo una correspondencia con los deudores )conirmación de las cuentas*. . (stablecer la viabilidad de cobro y determinar el valor realizado de las cuentas a cobrar. (ste objetivo incluye la determinación de la suiciencia de la provisión eectuada en concepto de los deudores morosos. 6. %eterminar $ue los saldos de cuentas a cobrar $ue aparecen en los estados inancieros son los correctos. La presentación de los estados inancieros debe ser uniorme con los tres primeros objetivos.
Sistemas de control 7ran8 9. :oeller, ;r., expone los sistemas empleados para desempe&ar la unción de registrar y controlar las cantidades $ue deben los clientes" sistemas manuales, de má$uinas, de registros en los libros e inormáticos. (xisten sistemas manuales básicos" el sistema de tarjetas de :ayor y el de archivo de acturas abiertas al descubierto3 estos conceptos pueden aplicarse también a los sistemas automatizados. (l sistema de :ayor es el $ue más se utiliza corrientemente y se basa en el mantenimiento de una tarjeta de :ayor para cada cliente, generalmente con un saldo corriente $ue se obtiene a partir de los cargos por ventas y abonos por pagos. Las uentes de registro aparecen especiicadas en una nueva columna de reerencia. Al inal de cada periodo contable se realiza un balance de comprobación de las cuentas individuales $ue se compara con la cuenta de control del :ayor
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Auditoria de las Cuentas por Cobrar (n el sistema de archivo de acturas al descubierto, las cuentas a cobrar aparecen representadas por un archivo de copias de todas las acturas impagadas, generalmente agrupadas por clientes, y a veces por echa de venta o de vencimiento. Al inal de cada periodo se totalizan y ajustan todas las cantidades del archivo correspondientes a actura impagadas con el saldo del :ayor . !onección de recibos más claros y precisos. ?. 1roducción del balance de comprobación @por antigedad de saldos en relación con las cantidades establecidas.
Control interno (l grado en $ue deben aplicarse los procedimientos de auditoria y sus pe riodiicacion dependen de la evaluación de los controles contables internos existentes. 2eparación de responsabilidad u obligaciones. La separación de responsabilidades constituye un elemento clave de todo procedimiento de control interno. A continuación se presenta una lista de una buena relación de las unciones relacionadas con las cuentas a cobrar $ue deber'an mantenerse separadas"
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Auditoria de las Cuentas por Cobrar 4. +o deber'a permitirse $ue el cajero acceda a los mayores de cuentas a cobrar. 5. La dirección del departamento de créditos y la de ventas deber'an estar completamente separadas. . Los recibos a los clientes deben ser enviados por una persona $ue no tenga acceso a la caja o bancos y $ue sea también independiente de los empleados de cuentas a cobrar y acturación. 6. Las conciliaciones debe realizarlas alguien no perteneciente al departamento de cuentas a cobrar. /. +o deber'a permitirse el acceso a los recibos a a$uellos empleados $ue se encargan del mantenimiento de :ayores de clientes. 1rocedimientos correctos de autorización. (ntre las operaciones de cuentas a cobrar $ue re$uiere una debida autorización se encuentran" 4. Los pedidos de ventas deben ser aprobados por el departamento de crédito antes de $ue puedan ser aceptados. 5. Las cancelaciones por impagados y otros abonos $ue no sean en eectivo y los pagos a clientes para compensar saldos acreedores, deber'an ser aprobados por un ejecutivo $ue no tenga ninguna otra responsabilidad undamental en el departamento de cuentas a cobrar. . Todas las cuentas nuevas deber'an ser aprobadas por el departamento de crédito.
Documentación del control interno Las actualizaciones de procedimientos de control interno, diagramas de lujo donde se relejan los puntos de control o cuestionarios pueden, si se usan debidamente, ser muy 0tiles para el auditor a la hora de determinar la suiciencia del sistema de control interno sobre las cuentas a cobrar. Los cuestionarios y diagramas de lujo deber'an estar complementados por descripciones los sistemas y comentarios adecu ados, especialmente en lo $ue a respuestas desavorables se reiere. La revisión del control interno no se puede cumplir 0nicamente mediante la documentación del sistema obtenida por el auditor. (ste debe asegurarse también de la eicacia del sistema de control interno mediante observaciones y veriicaciones.
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Revision , observación veri!cación La documentación de control interno $ue se ha acilitado anteriormente deber'a permitir al auditor indicar la orma en $ue obtuvo la inormación, a saber, mediante" 4* revisión3 5* observación3 * veriicación. (l auditor puede obtener una interpretación del sistema de control contable interno realizando una investigación con la ayuda de diversos empleados con responsabilidades en el departamento de cuentas a cobrar )por ejemplo, el director de créditos, el de ventas, el encargado de cuentas a cobrar y al cajero*. (s posible $ue alguna de las respuestas no se ajuste a lo $ue realmente se hace, sino a lo $ue deber'a hacerse. 1ara justiicar la respuesta, el auditor deber'a observar la ejecución de los deberes del departamento de cuentas a cobrar y como están organizadas las actividades del mismo. %eber'a revisar los manuales de procedimientos y descripciones de trabajos pertinentes a las cuentas a cobrar. 1or 0ltimo, las dierentes pruebas sobre los registros de contabilidad $ue orman parte de los procedimientos regulares de auditor'a de cuentas a cobrar permitirán conocer el grado de eicacia del sistema de control interno y la necesidad de ampliar los sistemas de auditor'a.
"uditor#a Operacional (l auditor independiente puede prestar servicios especiales a la dirección ampliando algunas partes de sus trabajos corrientes de auditor'a de cuentas a cobrar. (l auditor deber'a revisar brevemente el sistema de créditos y cobros a la vez $ue revisa las cancelaciones por deudas incobrables o comprueba el vencimiento de las deudas. (n consecuencia, tal revisión permitir'a conocer las deiciencias de control $ue han ocasionado pérdidas. Btra deiciencia $ue el auditor independiente podr'a encontrar es la existencia de una pol'tica de restricción de créditos. (n este punto el auditor puede ser 0til revisando la administración de créditos de una empresa orgullosa de presentar un ratio de deuda incobrable a ventas bajo. (l auditor podr'a encontrarse con $ue no solamente está perdiendo beneicios debido a $ue el volumen de ventas es reducido como resultado de una pol'tica de restricción de créditos, sino también $ue se está incurriendo en unos costos elevados en la administración de los créditos.
$rocedimientos de auditoria %entro de los procedimientos de la auditoria tenemos" balance de comprobación y conirmación de las cuentas a cobrar.
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%alance de comprobación (l primer paso de la auditor'a de cuentas a cobrar es obtener o preparar un balance de comprobación de las cuentas auxiliares de cuentas a cobrar. (l balance de comprobación puede eectuarse en la echa del balance de situación o en la correspondiente a la conirmación y preerentemente el personal del cliente deber'a ser el encargado de prepararlo. (n el caso de $ue se disponga de un ordenador, es mejor obtener un inorme impreso. !uando el cliente prepare el balance de comprobación, el auditor deber'a revisar las sumas verticales y horizontales, a modo de comprobación y conciliar el total con el saldo de la cuenta de control del mayor general. (l alcance de las pruebas dependerá de las suiciencias del control interno sobre las cuentas a cobrar. 1uede eliminarse el cálculo de los totales en los impresos del ordenador cuando los controles del centro de proceso de datos del cliente hayan sido revisados y veriicados por separado y el auditor considere $ue puede iarse de la exactitud matemática de los inormes preparados por el ordenador. 2i existe una dierencia entre la cuenta de control y el total de las cuentas individuales, deber'a comunicarse el cliente3 los empleados del cliente C )y no el auditor* deber'an detectar la dierencia )el trabajo $ue esto implica es más administrativo y no de auditor'a*. %onde exista una dierencia y el control interno sea débil, el auditor deber'a considerar la posibilidad de $ue exista un raude, especialmente si el saldo de la cuenta de control, es superior al total de las cuentas individuales. (n la veriicación de las cantidades del balance de comprobación es importante $ue el auditor eect0e seguimiento desde este hasta las cuentas individuales u otros documentos uente, por dos razones" 4. (l propósito de la veriicación es probar $ue todas las cantidades del balance se corresponden con cuentas reales en los auxiliares. 5. 2i existen irregularidades, es más probable $ue la cuenta de control de cuentas a cobrar aparezca sobrevalorada antes $ue inravalorada. (l auditor, como parte del trabajo $ue aecta al balance de comprobación, deber'a obtener la inormación pertinente de la segregación de cuentas, si es signiicativa, en el balance de situación, mediante saldos acreedores, cuentas a cobrar a directivos, empleados, consejeros, accionistas importantes y empresas ailiadas, depósitos o adelantos y cuentas $ue están garantizadas o han sido depositadas como ianza.
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Con!rmación de cuentas a cobrar La conirmación de cuentas a cobrar constituye probablemente el procedimiento más importante de este tipo de auditor'a. (l procedimiento de conirmación proporciona una veriicación de la eicacia de control interno y la existencia de las ciras eectivas correspondientes a las cuentas a cobrar. (n casos excepcionales, como en la periodiicación de la auditoria, podr'a ser practicable o imposible $ue el auditor obtenga una conirmación de los saldos de cuentas a cobrar. (n tales casos, el auditor puede obtener esta conirmación mediante procedimientos alternativos, no existe una limitación signiicativa sobre el alcance de su trabajo y no es necesario el inorme emitido haga reerencia a la omisión del procedimiento o empleo de procedimientos alternativos. 2in embargo, cuando el cliente imponga restricciones $ue limiten considerablemente el alcance de la auditoria, el auditor debe por lo general renunciar a emitir una opinión sobre los estados inanciero.
$rocedimientos alternativos (s necesario emplear procedimientos alternativos de auditoria cuando no sea practico o razonable conirmar las cuentas a cobrar, o cuando no pueden obtenerse respuestas para importes elevados. %eben emplearse procedimientos alternativos, cuando la experiencia indi$ue $ue las solicitudes de conirmación pueden ser destinadas )por ejemplo, en el caso del gobierno, o cuando se trata de cadenas de supermercados*. %ado $ue ha aumentado el n0mero de empresas $ue no responden a solicitudes de conirmación se ha agravado el problema de encontrar procedimientos alternativos adecuados. Algunos auditores creen $ue el procedimiento alternativo de revisar los cobros durante per'odos posteriores a la echa de conirmación resulta suiciente por si mismo, este procedimiento incluye" la inspección de los che$ues entrantes o avisos de remesas de pago3 el establecimiento de un correspondencia, entre los n0meros de acturas y la cuenta del cliente3 y la asignación de la cantidades cobradas a la cuenta del cliente, el registro de los cobros y el deposito en el banco. (stos procedimientos pueden llevarse a cabo de orma muy eicaz si se seleccionan las cantidades de las acturas para su conirmación. Btros auditores creen $ue basarse 0nicamente en las cantidades cobradas puede ser demasiado arriesgado, ya $ue no justiica suicientemente el saldo de cuentas a cobrar. (s posible $ue se haya hecho un pago correspondiente a mercanc'a enviadas después de la echa de conirmación, o $ue el pago registrado no sea leg'timo.
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$rocedimientos especiales para cuentas con recursos (xisten tres tipos de cuentas a cobrar con recurso" la venta de documentos por cobrar con un descuento sin recurso al vendedor, la venta con recurso a este si no paga y la entrega de determinadas cuentas a cobrar como colateral en donde el prestatario conserva el t'tulo de posesión. (stos dos 0ltimos métodos, en los $ue el prestatario mantiene el riesgo de crédito, son más comunes $ue el primero. Las transerencias de cuentas a cobrar con recurso y el reconocimiento de los beneicios de tales ventas se exponen en la sección D5de las +ormas de !ontabilidad Texto actual de !ongreso de +ormas de !ontabilidad 7inanciera.
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