ANALISIS INTERNO DE LA EMPRESA La auditoría interna en un control de dirección que tienen por objeto la medida y evaluación de la eficacia eficac ia de otros controles. controles. Surge con poste posteriorid rioridad ad a la auditoría externa, ante la neces necesidad idad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y la necesidad de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. La auditoría interna clásica se ha venido ocupando del sistema de control interno, es decir, del conjunto conjunt o de medidas, políticas y proced procedimient imientos os estab establecido lecidoss en las empres empresas as para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Este sistema se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen y se hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. El ob obje jeti tivo vo pr prin inci cipa pall es ay ayud udar ar a la di dire recc cció ión n en el cu cump mplilimi mien ento to de su suss fu func ncio ione ness y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y encaminado al cumplimiento de los siguientes puntos: - Averiguar el grado en que se están cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos emanados de la dirección. - Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros. - Determinar y todos los bienes del activo están registrados y protegidos. - Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la organización. - Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección. - Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultados de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. - Vig Vigila ilarr el cum cumpli plimie miento nto de las rec recomen omendac dacion iones es con conten tenida idass en los inf inform ormes es emi emitid tidos os con anterioridad.
Auditoria Interna El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoria interna como "una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección". Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. La auditoria interna surge con posterioridad a la auditoria externa por la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoria interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La necesidad de la auditoria interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoria interna. El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los siguientes: a. Verificar
la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización. b. Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo. Ventajas de la auditoria interna a. Facilita una ayuda primordial a la dirección al
evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración. b. Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. c. Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros. d.Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. e. Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
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1.AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS La evaluación de los Recursos humanos hace referencia a los 3 objetivos que se evalúan ( persiguen ) en el control interno: el operativo que comprende ratios de gestión con el objeto de obtener la eficacia y eficiencia de este factor, objetivos financieros que persiguen un control financieros contable respecto de las cuentas que intervienen para valora reste componente, y el objetivo de cumplimiento que persigue determinar si se cumplen o no las normas legales y de dirección que afectan al personal.
MARCO DE ACTUACIÓN En la auditoria del factor humano se evalúan los siguientes objetivos: •
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Determinar el ciclo de personal y nóminas y los documentos y registros, funciones y controles internos pertinentes Diseñar y desarrollar pruebas de cumplimiento y controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de nóminas y de personal Diseñar y desarrollar procedimientos de análisis para el ciclo de nóminas y personal que comprende o se asimila con el objetivo operativo en sentido estricto Diseñar y desarrollar pruebas de detalles de saldos para cuentas en el ciclo de nóminas y personal El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación del personal y termina con el pago a los empleados y al gobierno y otras instituciones por los servicios prestados. En este sentido la emisión y tareas de la función de personal se centra en:
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gestionar los recursos humanos, esto es, procurar a la empresa el personal necesario para poder alcanzar sus objetivos de actividad a corto y medio plazo Satisfacer las necesidades tanto materiales como morales de las diferentes categorías de personal
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Desarrollar las competencias individuales y colectivas
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Conseguir un buen clima social
Desde un punto de vista de la auditoria los controles internos más importantes involucran los métodos formales de información al personal de la toma de tiempo y preparación de la nómina, del ingreso de nuevos empleados, la autorización de los cambios iniciales y periódicos de las retribuciones, ordinarias y extraordinarias, y la fecha de terminación de empleados que dejan de trabajar para la compañía. El principio de C.I. que más afecta a este objetivo es el de la separación de las (rentabilidades, resultados) Las pruebas y controles de los procedimientos de las transacciones en esta área se centran en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero sobre los estados de las cuentas que reflejan el comportamiento de esta área. En este tipo de análisis se persigue medir el comportamiento del personal. Para ello intervienen aspectos no solamente relacionados con la eficacia y eficiencia en tareas concretas sino que también se miden en su globalidad aspectos sobre el volumen de plantilla adecuado, los costes laborales que se soportan en relación con los costes totales, las horas laborales y el número de trabajadores, los aspectos relacionados con la productividad laboral, los relacionados con la formación de la plantilla y los indicadores de comportamiento laboral.
INDICADORES DE COMPORTAMIENTO LABORAL En el diseño y desarrollo de pruebas de detalles de saldos para cuentas en el ciclo de nóminas y personal el análisis de las cuentas que reflejan la situación del personal se centra en los siguientes aspectos: •
Cantidades referidas para su ingreso en las instituciones públicas
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Sueldos y salarios acumulados que se devengan hasta el período siguiente
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Proceso de acumulación de comisiones
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Modificaciones concedidas por las instituciones derivadas de la contratación laboral
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Control sobre los pagos acumulados por vacaciones, pagos por enfermedades u otro tipo de beneficio Pruebas de detalle de saldos para las cuentas de gastos que requieren para su estimación el desglose adicional de costes por división o sucursal
Ventajas de la Auditoría de Recursos Humanos Entre las ventajas de su utilización, podemos comentar las siguientes: a) Permite detectar el exceso de costes sociales o la identificación de costes no contemplados inicialmente. b) Permite anticipar posibles problemas futuros, con la posibilidad de reacciones para su prevención (por ejemplo, un mando intermedio con habilidades y competencias para desempeñar un puesto superior puede estar desmotivado con los consiguientes problemas de productividad que se pueden ocasionar). Por eso es vital una correcta valoración de puestos de trabajo. Poco a poco los sistemas de valoración científica del trabajo van abriéndose paso a los países más avanzados dentro de las empresas más innovadoras. La Auditoria de Recursos Humanos tiene una función de diagnóstico preventivo ya que, por una parte, supone un análisis de la situación real, permitiendo descubrir posibles problemas que de otra forma no se habrían identificado. Por otra parte, de la posibilidad de emprender acciones que eviten las consecuencias más negativas.
A continuación presentamos otras ventajas de la utilización de la función auditora: a) Permiten analizar una evaluación general de la gestión de Recursos Humanos. Podemos de esta forma analizar cada pieza y engranaje del sistema para conocer el grado de integración entre cada una de las funciones que componen el sistema. Es un proceso bidireccional, ya que la dirección recoge información sobre la adecuación del sistema, pero también facilita el hecho de que todos los miembros de la plantilla aporten su opinión. b) Permite que los mandos intermedios y la dirección sean conscientes de la responsabilidad compartida dentro de la gestión de los RR.HH. de la empresa y guía su propia evolución en este papel. c) Sitúa al Departamento de Recursos Humanos como facilitador y suministrador de servicios al resto de la empresa. De este modo el Departamento pone sus conocimientos y experiencia al servicio de la dirección y los mandos intermedios como si de clientes externos se tratasen.
Pide y facilita información a los responsables en base de un objetivo común. d) Habilita un espacio para evaluar las políticas y funciones de Recursos Humanos que permita describirlas, analizarlas y mejorarlas buscando la innovación permanente. Es importante sustituir las estrategias que hayan dejado de ser eficaces y para ello, se debe establecer un flujo de información dinámico entre el Departamento de RR.HH. y los responsables del resto de departamentos. e) favorece el cambio. La auditoría proporciona información muy importante a la dirección y permite identificar situaciones problemáticas y emprender medidas correctivas. Dicha información permite establecer comparaciones entre la situación real y los objetivos de la compañía que hace saltar la alarma si las diferencias son notables. f) Es una herramienta que favorece los programas de calidad total. La recogida y análisis de datos presente en la auditoría posibilita la información necesaria para la puesta en marcha de los programas de calidad total por lo que, en muchos casos, se complementan mutuamente. Por ejemplo, las empresas que desean obtener la certificación ISO 9000 deben superar una auditoría de calidad por parte de la Organización Internacional de Normalización (Internacional Stándar Organization) y aunque las normas que la empresa debe cumplir no se refieren concretamente a la calidad de RR.HH. una cultura empresarial basada en la calidad sí favorece ambos procesos. g) Por último, la auditoría supone una incuestionable herramienta de marketing que permite evidenciar la tangible aportación del Departamento de RR.HH. a la evolución de la empresa en su conjunto.
2.CONCEPTO DE AUDITORÍA OPERATIVA O DE GESTIÓN Se puede definir la auditoria operativa aquella que tiene por objeto el análisis y la mejora de cualquier componente de la organización a excepción de su sistema financiero y contable. Esto es: su campo de actuación comprende las funciones de gestión con objeto de verificar su funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos disfuncionales. No contempla la función financiera de la empresa y en este sentido se puede decir que la auditoria administración y operativa significan lo mismo. Las auditorias de gestión incluyen, las auditorias de economía y eficiencia y las auditorias de programas. El objeto de las auditorias de economía y eficiencia persigue determinar los objetivos de salvaguarda de activos y las causas que ocasionen ineficiencias o prácticas anti-económicas (bajo rendimiento) Las auditorias de programas tienen por objeto evaluar la eficacia de las actuaciones empresariales que comprenden: La evaluación de los beneficios obtenidos según los objetivos marcados, así como la eficacia de las organizaciones, programas de actuación de las actividades o de las funciones
FASES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA Las fases de auditoria operativa son:
Fase de diagnóstico
Fase de Propuesta
Fase de la Negociación de la Propuesta
Fase de Control e implementación
Fase de Evaluación
La Fase de diagnóstico persigue la obtención de un conocimiento genérico de la actividad objeto en auditoria Dentro de la fase de diagnóstico se puede distinguir las siguientes: ELABORACIÓN PLAN TRABAJO AUDITORIA ADMINISTRATIVA, que comprende una estimación del tiempo y de los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad
TÉCNICAS RE COGIDA INFORMACIÓN: En ellas se recogen las siguientes actividades a realizar LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL, LA OBSERVACIÓN, EL CUESTIONARIO Y LA ENTREVISTA
ELABORACIÓN DE UN DIAGNOSTICO INTEGRAL: Esto quiere decir que la auditoría operativa no debe de centrar o limitar su estudio a una variable considerada esencial. Se debe tener en cuenta las distintas variables organizacionales, la evolución histórica y proyección de futuro, el entorno ñeque se desenvuelve, las pautas sociales establecidas en las situaciones estudiadas y otros factores relacionados con la conducta humana.
ELABORACIÓN DE UN DIAGNOSTICO CON UNA PROYECCIÓN PSICO-SOCIAL: esto requiere evaluar variables de carácter cualitativas como el nivel de motivación y de satisfacción de los empleados
ELABORACIÓN DE UN DIAGNOSTICO CON UNA PROYECCIÓN POLÍTICA: Esto comprende diseñar una estructura de relaciones de poder y grupos de influencia inherentes en la actividad analizada, detectando en su caso las relaciones de carácter conflictivo.
REALIZACIÓN DE UN DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO: Se trata de que el analista o auditor realice su actividad de manera transparente e invite a los miembros de la unidad auditada a participar en el proceso de definición de problemas y soluciones. Esto significa que el auditor operativo no es el que define los problemas y las soluciones de la unidad sino el que ayuda a clasificar y a concretar los problemas con los soluciones que siempre han estado en la mente de los miembros de la unidad auditada.
Fase elaboración de la propuesta: Conocida la naturaleza y causas de las disfunciones, el auditor aporta soluciones, mediante la unificación de determinados elementos estructurales, procedimentales y materiales. Para ello, las propuestas deben de ser presentadas con un cierto sentido de flexibilidad, de tal forma que se puedan eliminar alternativos que no afecten a los términos generales de la propuesta o en sentido contrario presentar un conjunto de propuestas alternativas con sus ventajas e inconvenientes ( COSTE BENEFICIO ) y un posicionamiento del auditor respecto de sus pretenciones en virtud de criterios técnicos.
Fase de negociación de la propuesta: En esta fase se pretende eliminar los problemas de incomprensión, desviación o bloqueo que pueden presentarse en la fase posterior de implementación. En este sentido merece exquisito cuidado el lenguaje de comunicación de las opiniones y la exposición de los hechos y de las causas de manera tal que la presentación de lo anterior debe ser preciso y respetuoso y debe de intentarse que se acomode al modo de pensar de los interlocutores.
Fase de control de implementación: El control de la implementación es el proceso en que la unidad de auditoría está capacitada para iniciar y regular la conducta de las actividades, para que sus resultados se ajustes a las expectativas y a los objetivos diseñados. El auditor debe controlar el proceso de implementación para:
Evitar desviaciones intencionales, que varíen los objetivos del reestructurador.
Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de implementación.
Fase de evaluación del proceso de cambio de la organización: La evaluación es la investigación sistemática del proceso de confección y una propuesta de organización y de su aplicación. En el proceso de evaluación se debe observar todo el proceso y no exclusivamente una parte del mismo, es decir, la fijación de objetivos, la recopilación de datos, la presentación de diagnóstico y la propuesta de organización, la negociación de la propuesta y el proceso de implementación y control son los pasos que permiten evaluar en conjunto una actividad. El proceso de evaluación comprende:
Buscar indicadores que muestren el grado de eficacia y eficiencia
Identificar los puntos débiles y los puntos fuertes
Especificar los puntos fuertes y débiles, se deben incorporar estos conocimientos a la dinámica de la actividad de la unidad que se audita
Los indicadores de gestión que indican eficiencia y eficacia no existen. En cada actividad hay que crearlos, bajo el concepto de eficiencia y eficacia que se tiene.
ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA OPERATIVA Comprende unas actuaciones que el departamento de Auditoría Interna debe practicar. Entre estas actividades se pueden distinguir las actividades previas al trabajo de campo, posteriores y los costes del proceso de auditoría. Las actividades previas al trabajo de campo comprenden la planificación que debe realizarse para efectuar a auditoría de un área Desde el momento en que se inicia el proceso de auditoría se establece dos líneas de autoridad:
Recopilación de antecedentes
Planificación de auditoría en casos concretos
Recopilación de antecedentes: Se basa en el análisis documental de la información ubicada físicamente en la unidad de auditoría. Simultáneamente se procede a planificar la auditoria con los responsables de la unidad auditada que comprende: la concreción de objetivos, el alcance del trabajo de auditoria, la identificación de los principales temas y la metodología a aplicar en el proceso. Una vez realizado esto, es necesario obtener un criterio genérico de la unidad, actividad, etc. A auditar, lanzando un cuestionario protocolizado, que permita detectar las variables más significativas. La siguiente actividad es la integración de la información obtenida como antecedente y el cuestionario protocolizado. Esta situación permite conocer cual ha sido la evolución de la unidad, o actividad analizada en un periodo de tiempo y se procede a realizar las entrevistas y la observación directa. Las actividades de campo comprenden la aplicación de técnicas, que en el caso de la auditoria operativa permitan evaluar la eficacia y eficiencia de un área. Entre las actividades de campo se distinguen dos:
La entrevista
Los cuestionarios
Si bien la entrevista está basada en criterios de valor, los cuestionarios permiten contrastar la información obtenida en la entrevista y posteriormente aplicar pruebas de verificación que sustenten unas conclusiones sobre un área concreta. Las técnicas que se aplican en la auditoria operativa no son diferentes de las que se aplican para cualquier campo de la auditoria interna, si bien la auditoria operativa busca objetivos operativos, estos deben de encuadrarse dentro del concepto de control interno, por ello la realización de cursogramas permite obtener una visión de conjunto y determinar la importancia relativa del área o actividad en el conjunto de la organización La técnica del cursograma da una visión genérica de todo el proceso que comprende el alcance del trabajo de auditoria. Normalmente se aplica para grandes empresas y en las pequeñas y medianas empresas viene aplicándose el memorando que básicamente es una breve trascripción del proceso a auditar.
3. Auditoria financiera Consiste en el examen y verificación de los estados financieros de la misma, con objeto de poder emitir una opinión fundada sobre su grado de fiabilidad. La auditoria necesita auxiliarse de otras técnicas para poder formar un criterio sobre determinados aspectos de su función antes de emitir un informe sobre cuestiones que caen fuera de su competencia técnica, pero que tienen una relación directa con su trabajo. Puede necesitar asesoramiento técnico sobre aplicación e interpretación de determinadas disposiciones de carácter jurídico, fiscal, laboral, etc., o de otras especialidades, como la informática, la ingeniería, la química o la agricultura. Según la función que debe desempeñar la auditoría, ésta debe ser: · Auditoría obligatoria. Si su empresa está obligada a auditarse por ley, el informe de auditoría se convierte en documento mercantil que se inscribe en el Registro, convirtiéndose, pues, en documento público.Las auditorias obligatorias sólo pueden realizarse por profesionales debidamente reconocidos, es decir, inscritos en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (R.O.A.C.). Pre-auditoria. Con objeto de facilitar la realización de la auditoría obligatoria ofrecemos el servicio de pre-auditoria a nuestros clientes. Este consiste en efectuar una auditoría antes de que ésta sea obligatoria con el fin de corregir los criterios y faltas de control interno que pudieran originar salvedades, así como un seguimiento periódico para ir detectando y corrigiendo las desviaciones. De esta forma, llegado el momento de la obligatoriedad, la empresa está organizada y preparada para soportar la auditoria sin problemas. Este tipo de auditoría es un servicio de gran aceptación, ya que no solo supone la tranquilidad de un informe "limpio" en las posteriores auditorías, sino que además reduce el coste de éstas. La auditoria financiera Es aquella que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los estados financierosde una unidad económica en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones ylos cambios en la posición financiera cubiertos por el examen la condición indispensable que esta opinión sea expresada por un Contador Público debidamente autorizado para tal fin. La opinión de Contador Público en la Auditoría Financiera está fundamentada en lo siguiente: Que el balance presenta razonablemente la situación financiera de la empresa en la fecha del examen y el resultado de las operaciones en un período determinado, Que los estados financieros básicos están presentados de acuerdo con principios de contabilidad de general aceptación y normas legales vigentes en Colombia, que tales principios han sido aplicados consistentemente por la empresa de un período a otro.
Usuarios de la información financiera
Los estados financieros no están destinados solamente a los administradores de la empresa; también hay terceros interesados en conocer la posición financiera y el desarrollo de la empresa. Los terceros interesados son principalmente: Los accionistas de la empresa; les interesa el manejo del patrimonio de la sociedad y los rendimientos obtenidos como un medio para juzgar la eficacia de la administración. Posibles inversionistas; para tomar decisiones adecuadas como posibles socios. Acreedores y proveedores; porque pueden contar con mejores elementos de información en la vigilancia de sus créditos y para la ampliación de cupos. Bancos; para operaciones a corto y largo plazo para determinar la solvencia de sus presuntos deudores. El Estado; para cumplir con los requisitos Fiscales y disposiciones legales en el manejo de la empresa. El personal mismo de la empresa por medio de los sindicatos, en lo relacionado con pliegos de peticiones y cumplimiento de convenciones colectivas de trabajo.
Objetivos de la Auditoría Financiera El objetivo principal es opinar si los estados financieros de una empresa presentan, o no razonablemente la situación financiera, el resultado de sus operaciones, y los cambios de su posición financiera. El Comité Técnico de la Contaduría Pública en su pronunciamiento No. 7 plantea la siguiente definición y objetivos de la auditoría financiera: La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la información contable y del usuario,con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe o dictamen que presenta el contador público independiente otorga fe pública a la confiabilidad de los estados financieros y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó Para cumplir lo anterior, el trabajo de auditoría implica, como finalidad inmediata proporcionar al propio auditor los elementos de juicio y de convicción que le permiten sustentar de una manera objetiva su dictamen. Esto conduce a que en cada caso determine, según las circunstancias, las pruebas que necesita para cumplir profesionalmente su trabajo. La Auditoría Financiera se efectúa en forma externa, por su amplia utilidad de validar la información financiera frente a terceros, pero esto no implica que no pueda efectuarse en forma interna, aunque esto no es usual por lo restringido de su uso. La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional. Las disposiciones legales vigentes que regulan las actividades de la Contraloría General del Estado, definen a la Auditoría Financiera así: "Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno". Para que el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permitan obtener una certeza razonable sobre: 1. La autenticidad de los hechos y fenómenos que reflejan los estados financieros.
2. Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenómenos. 3. Que los estados financieros estén preparados y re velados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente. Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría de acuerdo con las circunstancias específicas del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada. La auditoria financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros preparados por la administración de las entidades públicas. 2.2 Específicos 1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una unidad y/o de un programa para establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los recursos y si la información financiera es oportuna, útil, adecuada y confiable. 2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestación de servicios o la producción de bienes, por los entes y organismos de la administración pública. 3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los ingresos públicos. 4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecución de las actividades desarrolladas por los entes públicos. 5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de información de los entes públicos, como una herramienta para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoria. 6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al fortalecimiento de la gestión pública y promover su eficiencia operativa.
4. Auditoria de marketing Se trata de una herramienta de trabajo que permite analizar y evaluar los programas y acciones de una empresa, así como su adecuación al entorno y a la situación del momento; es decir, examina todas las áreas de la compañía y averigua las oportunidades y amenazas, o lo que aún es más importante, indica las áreas de mejora sobre las que actuar para aumentar la rentabilidad de la empresa. También se define como un examen completo, sistemático, independiente y periódico del entorno del marketing, objetivo estrategias y actividades comerciales de una empresa o de una unidad de negocio, con la intención de determinar amenazas y oportunidades y recomendar un plan de acción tendente a mejorar sus actuaciones en materia de marketing. Por esta razón, la auditoria de marketing debe ser un análisis que se realice de forma sistemática, objetiva e independiente, porque para que nos garantice su fiabilidad, sin que tengamos dudas de que entran en juego intereses personales por parte de ciertos sectores de la empresa, es aconsejable que la auditoria se realice por consultores externos a la compañía.
La auditoria de marketing acostumbra a diferenciarse seis partes:
a) Auditoría de Entorno: Es el elemento de la auditoria del marketing que análisis principales fuerzas y tendencias del macro entorno, así como los principales factores del entorno: mercados, clientes, competencia, distribuidores, comerciales, suministradores y otros grupos de interés. b) Auditoría Estratégica de Marketing: Se basa en revisar los objetivos y estrategias de marketing para evaluar como se han adaptado al entorno actual y al anteriormente previsto. c) Auditoría de Organización de Marketing: Este elemento pretende evaluar la capacidad de la organización de marketing para crear y poner en practica la estrategia necesaria par alcanzar los objetivos deseados. d) Auditoria de Sistemas de Marketing: Elemento de la auditoria de marketing que implica un examen de la calidad de los sistemas de análisis, planificación y control en el área de marketing, así como del sistema de información y del desarrollo de nuevos productos. e) Auditoría de Productividad de Marketing: Consiste en el examen de rentabilidad de diferentes componentes de marketing y en la efectividad de del costo de los diferentes desembolsos en este área. f) Auditoria de Funciones de Marketing: Este elemento consiste en una evaluación profunda de las funciones principales de los programas de marketing, que incluyen productos, precios, distribución, fuerza de ventas, publicidad, promoción y relaciones públicas. Puntos que se desarrollan en una auditoria de marketing * Análisis del entorno de la empresa * Análisis de las tendencias del mercado * Análisis del comportamiento de los compradores * Análisis de la estructura competitiva * Análisis de la situación de los productos * Análisis de las funciones de marketing de la empresa Momento que se debe realizar una Auditoría de Marketing. Ofrece, además, la posibilidad de descubrir las carencias y detectar los problemas con los que una empresa puede encontrarse en el futuro; es decir, actúa de manera preventiva. Es por ello, la auditoría de marketing no debe realizarse únicamente en momentos en los que la empresa se encuentra en problemas. Dado este carácter preventivo, debe llevarse a cabo de manera periódica y regular, al menos una vez al año, evitando de este modo que los cambios futuros nos cojan desprevenidos. Pero, ¿por qué en épocas de crisis la auditoría de marketing es una herramienta estratégica más poderosa si cabe? Hemos de tener en cuanta que cualquier crisis trae intrínseca infinidad de oportunidades que debemos saber aprovechar; entre otras, no olvidemos que en estas situaciones la competencia no aumenta, sino todo lo contrario, disminuye considerablemente. Muchos segmentos de mercado se quedan sin ver cubiertas sus necesidades, y es en estos momentos en los que, si nuestra empresa ha realizado periódicamente auditorias de marketing, se encontrará en una situación privilegiada, ya que no sólo permanecerá en el mercado, sino que podrá aumentar su cuota de clientes. Es cierto, que la realización de una auditoría de marketing no consigue resolver todos los problemas, pero sí proporciona una sólida base informativa y de actuación. Recuerda que nos permite estar preparados ante cualquier tipo de improviso y evita que surjan problemas, porque cuando se ven venir con antelación, el tiempo siempre juega a nuestro favor.
Importancia de la Auditoria de Marketing Las auditorías de marketing son, hoy por hoy, una de las mejores herramientas de trabajo para analizar y corregir posibles desviaciones del mercado y, lo que es aún más importante, para descubrir las áreas de mejora sobre las que actuar y, de esta forma, aumentar la rentabilidad de la empresa. La auditoría de marketing se convierte así en la opción más beneficiosa para sus potenciales inversores. Asimismo, es una herramienta perfecta para situaciones de crisis, ya que ayuda a solventarlas y a salir de ellas con éxito. Evidentemente, las auditorías de Marketing no solucionan todos los problemas que puedan surgir en el seno de una compañía, pero sí proporcionan una fotografía de la situación del momento que define las líneas de actuación a seguir para afrontar cualquier amenaza que pueda hacer aparición en el futuro. Es decir, actúan de manera preventiva. De ahí que la auditoría de marketing no deba realizarse únicamente en momentos de crisis, sino de manera periódica y regular, al menos una vez al año, consiguiendo así evitar que los cambios del mercado nos cojan desprevenidos. A pesar de todas estas ventajas, las franquicias tienen en la auditoría un campo apenas explorado. Sin embargo, parece que, poco a poco, las cosas están cambiando, y aunque todavía apenas si es utilizada, lo cierto es que cada vez más franquicias se han dado cuenta de la importancia de llevar a cabo una auditoría cara a gestionar su negocio de la mejor forma posible.
