CH VI DESAIN DAN EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Proses mendesain dan meningkatkan SPM memperhatikan 2 pertanyaan dasar 1. Apa yang diinginkan 2. Apa yang mungkin terjadi
Ketika "apa yang mungkin terjadi" t erjadi" berbeda dengan apa yang diinginkan maka berlanjut pada kedua pertanyaan berikut:
1. Pengendalian apa yang seharusnya digunakan 2. Seberapa ketat pengendalian harus diaplikasikan
Pilihan Pengendalian Setiap jenis pengendalian SPM tidak sama efektifnya dalam menyelesaikan setiap permasalahan manajemen. Suatu permasalahan bisa jadi diselesaikan dengan satu jenis pengendalian atau atau kombinasi beberapa beberapa jenis pengendalian. matriks matriks jenis pengendalian dan permasalahan permasalahan yang dapat diatasi dapat dilihat di ch 2 dan 3. Alternatif-alternatif pengendalian SPM tersebut harus dipertimbangkan cost and benefitnya. Alternatif pengendalian yang mahal harus diikuti dengan nilai tambah yang lebih besar bagi perusahaan. 1. Pengendalian Personel/Kultural sebagai Sebuah Pertimbangan Awal
Pengendalian personel layak menjadi alternatif pertama untuk dipertimbangkan karena memiliki dampak kerugian yang lebih sedikit dan biaya yang relatif lebih rendah. 2. Keunggulan dan Kelemahan Pengendalian Tindakan Keunggulan Pengendalian Tindakan yang pertama dan paling signifikan adalah bahwa pengendalian tindakan merupakan bentuk pengendalian yang paling tepat/langsung ke sasaran. Ketika suatu tindakan dilakukan dengan benar dari awal ketika dimulai (misal pengambilan keputusan investasi), maka pengendalian tindakan merupakan pengendalian yang terbaik karena pengendalian tersebut langsung menuju tepat ke tindakan. Artinya, ketika pengendalian tindakan sudah mencukupi maka tidak perlu lagi memantau hasilnya. Kedua, pengendalian tindakan cenderung menuju pada pendokumentasian pendokumentasian (dalam bentuk kebijakan dan prosedur) mengenai tindakan-tindakan apa yang terbaik bagi perusahaan. Dengan begitu, ketika pegawai datang dan pergi, pengetahuan tentang tindakan yang terbaik bagi perusahaan tidak akan hilang. Memiliki beberapa kelemahan: (1) penyimpangan perilaku /adanya pembatasan kemungkinan,, (2) kebanyakan pengendalian tindakan juga sering kali mengurangi kemungkinan kreativitas, inovasi dan aadaptasi /sebagian besar pengendalian tindakan juga seringkali mematahkan kreativitas, inovasi dan adaptasi, adaptasi , (3) tindakan akuntabilitas tertentu dapat menyebabkan kelalaian /akuntabilitas tindakan khususnya, dapat menyebabkan kecerobohan, kecerobohan , (4) pengendalian tindakan seringkali menyebabkan perilaku negatif /pengendalian tindakan seringkali menimbulkan pengaruh negatif , negatif , (5) beberapa pengendalian tindakan yang khususnya khususnya membutuhkan preaction review memakan biaya
3. Keunggulan dan Kelemahan Pengendalian Hasil
Keunggulan pengendalian hasil yang pertama adalah, feasibility. Pengendalian hasil dapat menjadi pengendalian yang efektif bahkan ketika pengendalian tindakan kurang berjalan dengan baik. Kedua, ketika diberikan ruang otonomi kepada karyawan, kreativitas cenderung meningkat. Pelaksanaan pekerjaan dapat memberikan hasil yang lebih baik daripada menggunakan suatu standar pekerjaan tertentu saja. Ketiga, biayanya relatif lebih murah daripada pengendalian tindakan. Kelemahan pengendalian hasil yang pertama adalah, hasil yang diberikan kadang kurang sempurna untuk mengindikasikan apakah tindakan yang baik sudah dilakukan karena hasil tersebut tidak memenuhi syarat pengukuran yang baik. Kedua, keterampilan karyawan kadang memiliki risiko dan pada pengendalian hasil risiko tersebut dibebankan pada karyawan. Ketiga, target kinerja yang merupakan bagian dari sistem pengendalian hasil (misal target anggaran) biasanya tidak mampu memenuhi semua fungsi pengendalian (terdapat dua fungsi penting pengendalian yaitu motivaiton to achieve dan coordination). Terakhir, beberapa karyawan kurang suka dengan otonomi dalam bekerja. Hal ini dikarenakan mereka kurang menikmati tanggungjawab yang diberikan atau risiko yang dibebankan kepada mereka. Untuk mengatasinya, karyawan diberikan pilihan untuk bekerja sesuai keterampilan dan ambisinya.
Pemilihan Ketatnya Pengendalian Keputusan mengenai apa pengendalian harus diaplikasikan lebih ketat atau longgar tergantung pada jawabn dari eprtanyaan : 1. Apakah manfaat potensial dari pengendalian ketat? 2. Berapa biayanya? 3. Mungkinkah ada efek samping yang merugikan?
Beradaptasi Terhadap Perubahan Banyak perusahaan menekankan pada satu bentuk pengendalian manajemen pada satu waktu tertentu, tetapi seringkali mengubah penekanan ke bentuk lain karena kebutuhan, kemampuan dan lingkungan yang berubah. Tetap Fokus pada Perilaku Analisis pengendalian manajemen sulit karena manfaat dan efek sampingnya tergantung pada bagaimana karyawan akan bereaksi terhadap pengendalian yang sedang digunakan. Perilaku tiap orang dapat berbeda dan unik sehingga sulit dianalisis. Perbedaan ini yang membuat implementasi SPM menjadi menanatang dan penting untuk menekankan bahwa tidak ada satu pun bentuk pengendalian yang optimal pada semua jenis keadaan. Manfaat pengendalian manajemen hanya berasal dari pengaruhnya terhadap perilaku. Mempertahankan Pengendalian yang Baik Penyebab kegagalan pengendalian: 1. Pemahaman yang tidak sempurna mengenai penentuan dan/atau pengaruh
pengendalian manajemen 2. Kecenderungan manajemen untuk menunda implementasi pengendalian manajemen untuk mengerjakan permintaan bisnis lain yang dianggap lebih
penting dan utama. Penundaan implementasi juga dapat disebabkan gaya personal manajer dalam memimpin perusahaan, karena tidak mau beradaptasi dengan lingkungan yang berubah.
