Designing And Evaluating Management Control Systems
Dibuat Oleh
:
Kevin Denio Sugiarto (2011 – 012 – 282) Irene Wenisari P.H.T (2011-012-486) Aloysius Agung (2011-012-137) Ardian Sudikin (2011-012-176)
What desire ? And what is likely ? Sistem pengendalian manajemen tidak dapat dirancang atau dievaluasi tanpa pemahaman apa yang menjadi tujuan perusahaan (apa yang diinginkan perusahaan kepada karyawan) . Strategi yang berasal dari pemahaman yang baik tentang tujuan organisasi sering memberikan panduan penting untuk tindakan yang diharapkan. Pemahaman yang lebih baik tentang tujuan dan strategi perusahaan akan menghasilkan kontrol yang layak dan mengurangi kemungkinan terjadinya masalah perilaku karyawan. Perusahaan tidak hanya menentukan apa yang diinginkan, tetapi juga perlu mencoba untuk menilai apa yang mungkin terjadi. Kemungkinan masalah kontrol yang dapat terjadi seperti kurangnya arah (lack of direction), kurangnya motivasi (lack of motivation), atau keterbatasan pribadi (personel limitation). Organisasi harus bertanya apakah karyawan mereka memahami apa yang diharapkan dari perusahaan (key actions) atau apa yang ingin dicapai (key results), apakah mereka benar termotivasi, dan apakah mereka mampu memenuhi apa yang menjadi peran mereka. Jika tindakan atau hasilnya berbeda dari yang diinginkan perusahaan, maka manajer harus mempertanyakan sistem pengendalian manajemen apa yang harus digunakan dan seberapa ketat untuk menerapkannya.
Choices of Controls Berbagai jenis kontrol manajemen tidak sama efektif untuk mengatasi setiap masalah pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen yang akan dipilih harus memberikan manfaat terbesar.
Personnel / cultural controls an an initial consideration Dalam memutuskan di antara banyak alternatif pengendalian manajemen, manajer harus mulai dengan mempertimbangkan apakah personel/cultural control akan c ukup. Personel/cultural control yang layak sebagai pertimbangan utama karena memiliki relatif sedikit efek samping yang berbahaya dan relatif rendah dari biaya. Dalam beberapa kasus, seperti perusahaan kecil, personel/cultural control dapat memberikan kontrol manajemen yang efektif dengan sendirinya. Pertimbangan personel/ cultural control memungkinkan perusahaani untuk mempertimbangkan bagaimana keandalan bentuk kontrol manajemen dan menilai sejauh mana perusahaan harus mempertimbangkannya untuk menggunakan bentuk kontrol lain.
Advantages and disadvantages of action controls Keuntungan yang paling signifikan dari pengendalian tindakan (action control) adalah suatu bentuk langsung dalam pengendalian. Pengendalian tindakan (action c ontrol) merupakan pengendalian yang benar – benar penting jika pengendalian tersebut dilakukan di awal proses. Pengendalian tindakan dilakukan pertama kali karena keputusan tersebut tidak mudah untuk dibatalkan. Kedepannya, jika pengendalian atas tindakan dinilai tidak terlalu memadai maka tidak ada lagi keperluan untuk memantau hasil.
Pengendalian tindakan (action control) memberikan dampak negatif dan dampak positif. Dampak positif dari pengendalian tindakan ada 2, yaitu Pengendalian tindakan membentuk dokumentasi atas akumulasi pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk dilakukan dan Menghasilkan efisiensi atas koordinasi di dalam organisasi. Untuk manfaat yang pertama, akumulasi dokumen mengenai pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk dilakukan, manfaat tersebut akan menghasilkan produk seperti peraturan dan prosedur. Manfaat tersebut memberikan efisiensi dalam mengantarkan informasi kepada karyawan yang akan menjalankan pekerjaannya. Disamping itu, dokumen seperti peraturan dan prosedur dapat digunakan sebagai informasi bagi karyawan baru (new employee). Manfaat yang kedua, memberikan cara yang efisien dalam kooridinasi organisasi, akan membuat karyawan melakukan yang dapat diprediksi dan mengurangi jumlah informasi yang beredar dalam organisasi untuk mencapai upaya yang terkoordinasi. Selain memiliki dampak positif, pengendalian tindakan juga memiliki dampak negatif. Ada 4 dampak negatif yang di miliki, yaitu : 1. Ada batasan kelayakan (There is a severe feasibility limitation) Seperti yang telah didiskusikan sebelumnya, seseorang yang memiliki pengetahuan yang cukup baik memiliki kesempatan untuk menjalankan pekerjaan yang rutin. Namun, karena pekerjaan rutin tersebut, karyawan akan cenderungan untuk fokus pada hal yang mereka ketahui atau pahami sehingga mudah di awasi tapi tidak terlalu penting. Hal tersebut akan menyebabkan perubahan perilaku (behavioral displacement). Seperti pemahaman yang tidak diharapkan (means – end inversion). 2. Sebagian besar kontrol tindakan sering mencegah kreativitas, inovasi, dan adaptasi (Most action controls also often discourage creativity, innovation, and adaptation). kontrol tindakan yang membuat karyawan (employee) bekerja sesuai dengan prosedur perusahaan tanpa diijinkan melakukan kreativitas akan membuat karyawan memiliki ketergantungan yang tinggi pada prosedur tersebut. Hal tersebut dapat menyebabkan karyawan tidak mampu menuangkan kreativitasnya. Sehingga, menghambat karyawan dalam melakukan pengembangan / inovasi / improvisasi pekerjaan. 3. Aksi akuntabilitas dapat menyebabkan kecerobohan. (Action ac countability can cause sloppiness). Karyawan yang terbiasa berkerja dengan seperangkat aturan y ang stabil cenderung mengambil jalan pintas daripada mengambil jalan yang sesuai prosedur. Sehingga dapat menimbulkan hal-hal yang sangat membahayakan bagi perusahaan. Misalnya, kecelakaan pesawat terbang dimana pilot melakukan prosedur lepas landas dan pendaratan secara terburu - buru. Jika hal tersebut tidak langsung ditindaklanjuti akan dapat membahayakan penumpang pesawat.
4. Aksi kontrol sering menimbulkan sikap negatif (Action control often cause negative attitudes). Kebanyakan karyawan tidak senang bekerja dalam tekanan y ang lebih dari seharusnya. Banyak dari mereka yang lebih memilih tempat kerja yang dapat menuangkan kreativitas, inovasi, dan kesempatan dalam pengembangan diri. Karyawan yang terlalu diketatkan dengan aturan perusahaan tidak akan memberikan efisiensi bagi perusahaan dalam jangka panjang melainkan akan menimbulkan konflik yang membuat mereka sakit hati dan aksi negatif. 5. Pengendalian tindakan / control yang membutuhkan pre-action review / ulasan pra-tindakan memberikan biaya yang cukup mahal. (some action controls, particularly those that require preaction reviews, are costly). Pihak yang melakukan review / ulasan haruslah dilakukan dengan baik atau lebih berkualitas dari pihak yang melakukan tindakan. Jadi, pihak yang melakukan ulasan haruslah orang yang berpengetahuan baik dan waktu serta pelayanannya sangat mahal. Jika mereka tidak dapat memberikan waktu untuk sepenuhnya untuk menunjukkan review tersebut maka tujuan pengendalian yang dimaksud akan susah untuk diterapkan.
Advantages and disadvantages of results controls Pengendalian berdasarkan hasil juga memiliki kelebihan dan k ekurangan. Satu hal yang umum tentang keuntungannya adalah kelayakan. Pengendalian berdasarkan hasil merupakan pengendalian yang efektif di saat pengetahuaan (prosedur dan peraturan) yang dimaksud sangatlah sedikit. Kelebihan yang ada di pengendalian berdasarkan hasil adalah perilaku karyawan dapat dipengaruhi ketika karyawan diberikan otonomi yang signifikan. hal ini sangat diperlukan karena otonomi memungkinkan ruang untuk mengembangkan kreativitas dan inovasi berpikir bagi karyawan. Walaupun kreativitas karyawan tidak terlalu di perlukan bagi perusahaan namun dengan memberikan otonomi bagi karyawan tetap dapat memberikan keuntungan. Keuntungan tersebut adalah meningkatnya komitmen dan motivasi karyawan karena kebutuhan pribadi yang cukup tinggi seperti prestasi diri. Selain itu, pengendalian berdasarkan hasil dapat memberikan semacam pelatihan, seperti karyawan akan belajar sesuatu yang baru dari setiap pekerjaan yang mereka jalankan (learning by doing). Hasil control juga memberikan ruang istimewa bagi karyawan dalam mengembangkan potensi bagi karyawan sehingga dapat memberikan kontribusi yang cukup besar bagi perusahaan. Selanjutnya adalah keuntungan yang terakhir, yaitu memiliki biaya yang relatif murah jika dibandingkan dengan pengendalian atas tindakan (action contro l). Pengukuran kinerja tidak secara langsung berkorelasi terhadap pengendalian manajemen, seperti Review atas laporan keuangan, laporan pajak, strategi formulasi, dan jika pengukuran kinerja mudah untuk di adaptasikan ke dalam pengendalian hasil maka biaya tambahan atas pengendalian dapat diminimalkan. Namun, pengendalian hasil juga memiliki kekurangan. Kekurangan yang pertama adalah hasil pengukuran tidak mampu menyediakan indikasi yang sempurna serta tidak dapat menunjukan apakah tindakan yang benar telah di ambil di saat tindakan yang tepat, gagal dalam memenuhi satu
atau lebih sifat – sifat tindakan yang baik : kesesuaian, ketelitian, objektivitas, ketepatan waktu, atau saling pengertian. Kekurangan yang kedua, yaitu hasil yang dipengaruhi oleh hal yang lain, bukan dari kemampuan dan usaha karyawan, dapat membebankan karyawan itu sendiri. Risiko ini timbul karena berbagai factor yang tidak dapat dikendalikan, seperti k etidakpastiaan lingkungan, ketidakberuntungan (bad luck), dan ketergantungan organisasi. Seringkali karyawan yang diberikan beban atau risiko tambahan memunculkan masalah yang cukup serius. Dalam hal ini, perusahaan harus berpikir lebih keras dalam menetapkan kompensasi yang adil bagi karyawan yang memperoleh beban atau risiko tambahan dibandingkan dengan karyawan yang tidak diberikan beban atau risiko tambahan. Kegagalan perusahaan dalam memberikan kompensasi yang tepat dapat menimbulkan d epresi, frustasi, ketidakpuasan bagi karyawan, yang kemudian dapat memunculkan persepsi ketidakadilan. Terlepas dari kompensasi yang diberikan kepada karyawan tersebut, kadangkala karyawan yang diberikan kompensasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan karyawan yang tidak menerima beban atau risiko tambahan cenderung mengurangi risiko daripada meningkatkan nilai. Selanjutnya kekurangan yang ketiga adalah keti dakmungkinan dalam mengoptimalkan target kinerja yang ditetapkan sebagai bagian dari sistem pengendalian (seperti target anggaran). Target yang diberikan kepada karyawan haruslah menantang namun bisa diperoleh. Selain itu, target haruslah realistis dan mampu dikoordinasikan dengan baik kepada seluruh karyawan. Target juga harus memberikan motivasi untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Di lain sisi, perlu ada rencana untuk mencapai target tersebut, rencana yang dibuat haruslah fokus pada tujuan yang ingin dicapai. Jangan sampai dalam suatu perencanaan memiliki banyak sekali tujuan yang ingin dicapai. Jika hal tersebut terjadi, hal yang terbaik adalah melepaskan salah satu target dan tetap fo kus pada target yang lebih di prioritaskan. Akhirnya, kekurangan yang keempat adalah tidak semua karyawan yang diberdayakan menghasilkan hasil yang sesuai dengan mereka. Sebagian karyawan tidak menginginkan otonomi bagi dirinya, begitupun mereka juga tidak menikmati tanggung jawab dan risiko yang diberikan kepada mereka. Oleh karena itu, seleksi karyawan haruslah sesuai dengan kemampuan dan potensi yang dimiliki oleh karyawan, untuk menghindari masalah yang dapat memberikan dampak terburuk bagi perusahaan.
Choice of control tightness Di banyak perusahaan, kontrol yang ketat sangat berpengaruh pada kesuksesan sebuah organisasi. Contohnya, menangani inventaris berat dengan kontrol ketat yang berfokus pada key results jika karyawan percaya dapat menentukan bagaimana merawat inventaris pada t ingkat perawatan yang dibutuhkan, atau berfokus pada key action yang menggunakan data terperinci inventaris dan aturanaturan keputusan. Perusahaan penerbangan ketat dalam melakukan kontrol kapasitas kursi karena merupakan salah satu faktor yang berdampak langsung pada kesusksesannya. Control yang ketat sangat menguntungkan pada saat performance perusahaan sedang buruk.
Selain itu, salah penetapan kontrol yang ketat dapat mengakibatkan dampak yang buruk bagi perusahaan. Contohnya, jika lingkungan yang tidak menentu dan membutuhkan kreatifitas yang tinggi, seperti perusahan teknologi tinggi. Action controls yang ketat hanya akan melumpuhkan kreatifitas, dan results controls yang ketat menimbulkan masalah dalam menentukan langkah-langkah yang tepat dan dalam menentukan tatangan yg sesuai dengan target.
Simultaneous tight-loose controls Di dalam buku In Search of Excellence, Peters and Waterman mengamati beberapa perusahaan di katakan unggul karena memakai simultaneous tight-loose controls. Dimana ketat pada tujuan dan nilai-nilai inti, tetapi longgar pada prosedur. Dengan kata lain, perusahaan lebih menekankan pada kontrol personil dan budaya. Itu mungkin saja melakukan pendekatan simultaneous tight-loose controls tanpa unsur budaya yang kuat. Ini dapat dicapai dengan menggunakan kontrol yang ketat pada banyak key actions atau key result.
Keeping A Behavioral Focus Perilaku pada setiap orang berbeda pada tiap negara, tiap bagian dari sebuah negara, tiap oraganisasi, tiap bagian dari sebuah oraganisasi yang sama, maka manajemen harus terbuka pada perbedaan tersebut karena efektifitas manajemen kotrol yang diggunakan bergantung reaksi yang berbeda dapa setiap karyawan yang terlibat. Contohnya, karyawan yang membutuhkan kreatifitas seperti eksekutif periklanan, pedagang, insinyur desain cenderung berekasi negatif terhadap action controls daripada karyawan yang bekerja di bagian penjadwalan atau akuntansi. Karyawan tersebut lebih tertarik dan lebih termotivasi dengan bayaran yang besar, sehingga mendorong k aryawan untuk bekerja.
Maintaining Good Control Banyak organisasi tidak lagi bertahan karena gagalnya manajemen kontrol sistem. Yang di sebabkan oleh ketidak sempurnaan pemahaman atas efek dari manajemen kontrol pada keadaan tersebut yang terkait dengan pertumbuhan dan perubahan yang c epat pada pasar tersebut. Kecenderungan manajemen menaklukan penerapan manajeman kontrol kepada yang lainnya setelah menghadapi tekanan lebih dari permintaan bisnis. Sulitnya melakukan pengendaliaan menajemen dalam waktu yang panjang. Kritik membuat menjadi berhati-hati. Banyak perusahaan menemukan berbagai kelemahan yang sebenarnya dari manajemen kontrol sistemnya. Meskipun kontrol yang dilakukan sedikit longgar tetapi mungkin memiliki manfaat yang tidak terlihat seperti kreatifitas yang tinggi, semangat perusahaan yang sehat dan biaya yang rendah.
