Área Sistema Nacional de Control y Auditoría Gubernamental
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Programa de Auditoría de Existencias bajo el enfoque NIC-SP 12 Existencias Ficha Técnica Autor : C.P.C Juan Francisco Alvarez Illanes ( * ) Título : Programa de Auditoría de Existencias Existencias bajo
el enfoque NICSP 12 Existencias Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 10 -Agosto
2009
Sumario
1.
Programas de Auditoría (NAGU. 2.30)
2.
Enfoque NIC-SP 12 Existencias
3.
Programa de Auditoría a las Existen cias
1. Programas de Auditoría (NAGU. (NAGU. 2.30) Para cada exámen especial se debe preparar programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación; así como el personal encargado de su desarrollo. Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos y Se desarrollan a partir del conocimiento de la entidad y sus sistemas. Por lo tanto el auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de exámen. Los programas de auditoría guían las acciones del auditor y sirven como elemento que * Asesor y consultor de Gobiernos Regionales y Locales. Asesor ySociedades de Auditoría Auditoría Externa, Externa, Conferencis Conferencista ta aNivel Nacional.
consolida el control de la labor realizada. Permiten también la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los procedimientos, cautelando que la consecución de los resultados esté de acuerdo con los objetivos propuestos. En conclusión el programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo. La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y superviso r.
Costo de los inventarios Los párrafos 24 y 27 de la NICSP 12 señalan que: se incluirán otros costos, en el importe de los inventarios, siempre que se hubieran incurrido en ellos, para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo una entidad puede adquirir existencias con financiamiento pagando intereses por el periodo de pago aplazado, el importe pagado por intereses, se reconocerá como gasto a lo largo largo del periodo de financiamiento, salvo de que se trate de activos calificados (Compra con financiamiento cuando las existencias aún no se pueden disponer o su fecha de ingreso a almacén va a demorar un tiempo necesario que cubra el periodo de financiamiento los mismos que están señalados por el p. de la NICSP NIC SP 5) (p.27 NICSP 12).
2. Enfoque NIC-SP 12 Existencias a) Medición de Existencias Los inventarios deberán medirse al costo1 o al valor neto realizable el que resulte menor, excepto cuando se reciban como donaciones o transferencias en bienes, cuyo costo se medirá a valor razonable (p.15 y 16 NICSP 12).Por otro lado, el párrafo 17 de la NICSP 12 señala que, Las existencias deberán medirse al menor valor entre el costo de adquisición y el costo corriente de reposición cuando se mantengan para: a) Distribuir sin contraprestación a cambio (distribución gratuita), o por una contraprestación insignificante; o b) Consumirlos en el proceso de producción de bienes y servicios que van a ser distribuidos sin contraprestación a cambio, o por una contraprestación insignificante. 1 El costode los inventarios inventarios comprenderá comprenderá todos todos los costos costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros gastos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales,entendiendocomocostodeadquisiciónaquelque comprende el precio de compra, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables por la entidad de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente directamen te atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales y suministros. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras otras partidas partidas similares ares se deducirá deducirán n al determinar determinar el el costo de de adquisición. (18 y.19.NICSP 12).
b) ¿Que métodos de valoración de inventarioss se debe utilizar? inventario El método preferente de valoración de inventarios es el de primeros en entrar, primeros en salir. PEPS o FIFO y como alternativa se utilizará el método de costo promedio ponderado. Por tanto, la entidad utilizará el mismo método, en forma consistente, para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, por ejemplo para materiales de construcción en la ejecución de obras públicas, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo también diferentes. (p 35. NICSP 12). De lo manifestado anteriormen anteriormente te podemos señalar que los párrafos 32 y 33 de la Nic-sp 12, indican que el método de valoración o costeo de las existencias que no son habitualmente intercambiables (ingreso y consumo), entre sí,
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Informe Especial así como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos, se determinará a través de la identificación específica de sus costos individuales lo que significa que cada tipo de costeo concreto se aplica a cada proyecto u obra específicos, siendo éste, el tratamiento adecuado para éste tipo de proyectos .
Solución Cemento adquirido para una obra (-) Estimación de la desvalorización Importe o valor en libros
Cotizac.de cemento malogrado Gastos incurridos para su venta
4000 (100) _____
Valor neto realizable
3,900 ====
Veamos el ejemplo:
Cemento adquirido para una construcción, por exposición a los efectos de la naturaleza (lluvia), se malogro el cemento. ¿Determinar el Valor neto realizable y el deterioro de un Valor? Actualidad Gubernamental
I. Objetivos Generales • Verificar la consistencia de las existencias,
evaluando la documentación sustentatoria, así como el adecuado registro de sus operaciones y presentación en los EE.FF. •
• Verifique como se desarrolla el ciclo completo
de compras, internamiento, distribución y custodia. III. Conocimiento de la Entidad • Prepare y actualice los flujogramas de abasteci-
3. Programa de Auditoría a las Existencias
d) Valor Realizable Neto y deterioro de valor El costo de las existencias, puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén dañados, si se han convertido parcial o totalmente en obsoletos, o si sus precios de mercado han caído. La práctica de rebajar el saldo de los inventarios, por debajo del costo hasta igualar al valor neto realizable, es coherente con el punto de vista según el cual dichos activos no deben registrarse por encima de los beneficios económicos futuros o servicios potenciales económicos esperados a realizar con su venta, intercambio, distribución o uso por lo tanto, La rebaja en los inventarios hasta alcanzar el valor realizable neto, se suele calcular para cada tipo de bien. En algunas circunstancias, sin embargo, puede resultar apropiado agrupar bienes similares o relacionados. Este puede ser, el caso de bienes en inventario que tienen propósitos o usos finales similares y no pueden ser, por razones prácticas, evaluados separadamente de otros productos de la misma línea. En consecuencia no es apropiado realizar rebajas a cada existencia deteriorada o desvalorizada, basada en clasificaciones de inventarios, si no por el contrario estimar el deterioro y llevar a pérdidas. (p 38 y 39 NICSP 12).
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bienes, dado el volumen de las compras y si éstas están centralizadas en el Plan Anual de Contrataciones.
10,000 (4.000) _____ 6,000 ====
Escenario 2
c) ¿Cuáles son las existencias bajo el ámbito de la NICSP 12? 1301 Bienes y Suministros de Funcionamiento 1302 Bienes para la Venta-Mercaderías 1303 Bienes de Asistencia Social 1304 Materias Primas 1305 Materiales. Auxiliares, Suministros y Repuestos 1306 Envases y Embalajes 1307 Productos en proceso 1308 Productos terminados 1309 Bienes en tránsito
• Revisar las autorizac iones de compra de
Escenario 1
Verificar si los importes señalados en los EE.FF.
mientos y control patrimonial para su comprensión y su inclusión en el archivo permanente. •
Revise la información obtenida durante la etapa
de planificación y revisión estratégica y obtenga extractos sobre aspectos que tengan relación con las existencias, especialmente las que se realizan a través de procesos de selección. •
Obtenga información de los acuerdos en los
niveles de decisión, principalmente aquellos relacionados con las existencias o fluctuaciones más significativas. IV. Corte de Operaciones
a) Realice el corte de operaciones de compras e ingresos a almacén, así como la salida de bienes y requerimientos de bienes solicitados, obteniendo información a esa fecha y aplique las siguientes pruebas: • Comprobar que las partidas recibidas antes
corresponden a la existencia, control y propiedad de la entidad.
del inventario físico figuran incluidas en las existencias ( Kardex e informes de control de existencias ), y que a su vez fueron registradas antes de la mencionada fecha.
II. Objetivos específicos de la auditoría a las existencias
a. Generales •
Verificar que los saldos mostrados en el Ba-
lance General existen o han existido y están bajo el control o propiedad de la entidad. •
Verificar que los saldos de las existencias
representan bienes que se esperan consumir o vender dentro del ciclo normal de las actividades de la entidad. •
Comprobar que el importe de las salidas son
uniformes con los costos reales o de adquisición (Metodo PEPS). •
•
Verificar si las existencias se controlan me-
•
Verificar si existen procedimientos que con-
•
Examinar si las existencias se encuentran
•
Verificar si el ciclo de almacén (entrada, stock y
diante registros adecuados. firmen la existencia física. valoradas de manera adecuada. salida) funciona y actúa según los procedimientos definidos y conserva la unidad de almacén. •
Verificar si las existencias se encuentran
•
Verificar la segregación apropiada de funcio-
•
Comprobar las mercaderías, materia prima
identificadas, protegidas y custodiadas. nes en el área de almacén. y/o suministros de funcionamiento, en poder de terceros (otros almacenes) existe y es de propiedad de la entidad (aseveraciones, existencia y propiedad). Comprobar si las existencias están debida-
mente registradas y valuadas de conformidad con los métodos establecidos por la NIC-SP12 «Existencias» aprobado por Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad N.° 0292002-EF/93.01. •
Comprobar que la totalidad de las existencias
existen físicamente y son de propiedad de la entidad. •
Verificar que las existencias están valoradas
a su costo de adquisición o mercado, el más bajo, de acuerdo con métodos de valoración generalmente aceptados. •
posterioridad al inventario físico o a la fecha del exámen y determinar que los bienes se dieron como ingresados al almacén después de la fecha del corte. b) Realice el Corte de operaciones y de documentos, utilizando la información obtenida en la fecha del inventario físico o del exámen, mediante la realización de las siguientes pruebas: •
Comprobar si existe estimaciones para desva-
lorizaciones de existencias para la cobertura de períodos de valor de las mismas (ítems dañados u obsoletos).
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Comprobar que los documentos fuentes (O/C.
P:C:S.,N:E.A, etc.) generados antes del inventario físico o del exámen , fueron registradas como ingresos y salidas, antes de la mencionada fecha, así como que fueron excluidas de las existencias.
Constatar el establecimiento de medidas de
seguridad y si los controles proporcionan satisfacción de auditoría principalmente a los aspectos relacionados con la seguridad de los bienes y la restricción de acceso físico a las áreas de almacenes, la debida aprobación de todos los documentos que respaldan la adquisición, recepción y despacho de bienes. b. Específicos
•
• Seleccionar algunas partidas recibidas con
•
Obtener información sobre documentos
generados con posterioridad al exámen y determinar que los ingresos y salida d e bienes, se realizó después de dicho momento, así como que el registro a existencias se ha realizado también con posterioridad a esa fecha. c) Revisar la secuencia correlativa del Kardex de existencias (ingresos y salidas) para verificar la incorporación y segregación de los movimientos de existencias. d) Seleccionar algunas facturas de compras así como de las órdenes de compra y/o Pedidos comprobantes de salida correspondientes, de importancia y magnitud, realizadas antes y después de la fecha del corte documentario o durante el exámen y determinar si su registro y control ha sido correcto. V. Procedimientos de Auditoría a efectuar
a. Procedimientos mínimos • Los procedimientos deberán incluir la verifi-
cación física del inventario. • Realizar pruebas de exactitud aritmética, valo-
rización de existencias, revisión de existencias en tránsito, verificación de su contabilidad y revisión del corte de operaciones. • El objeto fundamental de la verificación del
inventario físico es satisfacer uno de los procedimientos seguidos que al efectuar el recuento son adecuadas, a fin de determinar la totalidad de las existencias, determinar su propiedad, condiciones de distribución y uso. • El auditor deberá asegurarse de que las
existencias estén valoradas de acuerdo al valor de adquisición o de mercado, el más bajo y tomando como base las mismas que se aplicaron en ejercicio anteriores, de no ser así, se deberá revelar en el informe de auditoría cuantificando el efecto del cambio de criterio.
Sistema Nacional de Control y Auditoría Gubernamental •
Respecto a las existencias en tránsito, se de-
•
•
Se verificará también que la contabilización
•
Se deberá conciliar por muestreo las can•
Se comprobará los cortes de inventario de
•
•
Analizar el método de valuación de existen-
Describa los siguientes aspectos del sistema
•
•
Verificar las de material dañado. Seleccione algunas salidas de bienes partien-
• Compruebe si se cuenta con políticas de
adquisición y distribución, y si se basan en programaciones adecuadas, las mismas que deben estar incluidas en el plan anual de contrataciones. • Verifique si cuentan con un plan anual de
contrataciones y la frecuencia con que es modificado. • Verifique que las adquisiciones de bienes
estén registradas adecuadamente y compruebe que los procedimientos y documentos utilizados para el ingreso, recepción y despacho son adecuados. • Verifique la existencia de los bienes en alma-
cén y contraste con lo señalado en los EE.FF. y registros auxiliares (Mayor auxiliar, kardex
físico, control visible, información emitida a la fecha, etc.).
Verifique si existen registros auxiliares de
•
• Compruebe la precisión matemática de los
sobre existencias obsoletas, deterioradas o de poco movimiento y estado de conservación
VI. Documentos fuentes a exigir • Archivos de órdenes de compras. • Archivo de notas de entrada de almacén. • Archivo de pedidos comprobantes de salida. • Archivo de cotizaciones, cuadros comparativos
de cotizaciones. (File procesos de selección) • •
Archivo de correspondencia recibida y permitida. Archivo de licitaciones y otros Procesos de selec-
ción. • •
Tarjetas de control kárdex. Auxiliares, análisis de cuentas, ingresos y salidas
•
Archivo de reportes, resumen, ingreso y salida de
de bienes. •
Libro de actas del comité permanente de adju-
dicaciones, comité especial, etc. •
Archivo de notas de contabilidad, ingreso y salida
•
Informes evacuados.
almacén examinando los registros de ingreso y salida de bienes y cerciórese que las personas usuarias o que han sido atendidas se encuentren conforme con la exactitud del pedido comprobante de salida.
VII. Procedimientos analíticos • Realizar pruebas globales de comprobación entre
las adquisiciones (órdenes de compra emitidas) y la ejecución del presupuesto realizada durante un período determinado. •
del control comprobando la correlatividad numérica de los documentos fuente. Así como la comprobación de la aprobación respectiva con el movimiento de existencias. •
Comprobar por muestreo, la emisión de pedidos
comprobantes de salida (PECOSA) lo siguiente: - Su correlativida d. - Sello y firma de recepción conforme. - Comprobación matemática de cantidades y valores. - Su inclusión en las notas de contabilidad (voucher, salida de bienes), así como en el balance de comprobación. IX. Pruebas detalladas de transacciones de saldos • Observar el proceso de abastecimiento en su
integridad a fin de familiarizarse con éste. Revisar los asientos en las cuentas de mayor general de existencias y estimación para desvalorización de existencias de los bienes de poco movimiento u obsoletas y contrastar con su existencias física. •
Revise los estados financieros y compare los esta-
dos con los que se encuentran registrados en los libros auxiliares, a fin de verificar la razonabilidad de las cuentas, suministros de funcionamiento, mercaderías, materias primas, auxiliares y reproducción. •
Obtener el listado de existencias físicas y verificar
X. Identificar los factores de riesgo de control • La seguridad física de las existencias es inadecua-
da. •
No existen procedimientos para la toma de
•
No se realizan oportunamente las conciliaciones
inventarios y si los hay son inadecuados. de los recuentos físicos con los registros auxiliares. •
Se han identificado montos significativos de
existencias de lento movimiento, obsoletos los cuales no aparecen registrados en los registros de contabilidad. •
Los registros permanentes de existencias (kár-
dex, control visible de almacén) se encuentran atrasados y su información es inadecuada. •
Existe una acumulación de transacciones atra-
sados especialmente en lo que se refiere a los pedidos de comprobantes de salida.
La evaluación del ambiente de control interno es un aspecto que tiene relación directa con el enfoque de auditoría a aplicar, en un ambiente de control débil. El enfoque sustantivo resultará más apropiado, especialmente en lo que se refiere a la verificación del cumplimiento de las aseveraciones relacionadas con la veracidad e integridad.
La revisión, estudio y evaluación del control interno de esta área deberá dirigirse a los siguientes aspectos:
VIII. Pruebas de cumplimiento de controles • Verifique la utilización de documentos de requisi-
•
ción o pedidos justificados de solicitud de bienes por áreas de responsabilidad y compruebe la salida de éstos bienes con la emisión de los pedidos comprobantes de salida.
•
•
Revise y haga un seguimiento de la rotación de
existencias y variación de precios en los ítems que se adquieren con frecuencia.
física de inventarios. licitan en base a una programación prevista
Efectuar análisis de las notas de contabilidad (in-
greso, salida de bienes) a efectos de comprobar la cuantificación y valoración de las órdenes de compra, notas de entrada y pedidos comprobante de salida.
• Revise la cobertura de seguros y la protección • Verifique si los pedidos de materiales se so-
Para determinados meses, verificar la evidencia
XI. Evaluación del control interno
• Compare precios de inventarios con precios
de mercado y verifique el valor registrado.
•
de bienes.
compare con los resultados del inventario físico. • Haga un corte de ingresos y salidas de
cidos y verifique la eficacia de los mismos a fin de determinar la consistencia entre la orden de compra, la facturación y la distribución.
bienes (notas de contabilidad).
los kárdex físico, órdenes de compra, pedid o,
comprobante de salida.
Compruebe la existencia de controles estable-
su exactitud matemática, inspeccionar.
inventarios y contraste con lo registrado en • Revise los registros de inventarios perpetuos (kárdex físico, control visible de almacén) y
•
Compruebe si existen reportes o información
• Compare el precio de algunos bienes con
facturas de proveedores y cotizaciones de proveedores varios.
poco movimiento y contraste son la estimación para desvalor en la cuenta de mayor provisión para cuentas de cobranza dudosa.
Verifique la organizaci ón del almacén, si
las existencias mantienen un orden y están acomodadas en forma ordenada para facilitar su manipulación, recuento y localización.
de salida en el kardex físico. Analice la composición de las existencias.
- Rotación de existencias - Anticuamiento - Tipo de insumo c. Procedimientos alternativos
mine su distribución, custodia y control.
inventarios perpetuos para cada grupo de existencias y si se controlan indistintamente, tanto en almacén como en contabilidad.
do de los registros de los mayores auxiliares, asegurándose que coincidan con las cantidades en unidades y precios con los pedidos y comprobantes de pago, así como de registro •
Solicite el listado de las existencias obsoletas y de
Compruebe el movimiento de existencias, es-
pecialmente los materiales de construcción u otras existencias que por su operatividad no ingresan al almacén central y son depositados en otros almacenes (almacén de obra) y verifique que la copia de la recepción y conformidad del pedido sea recepcionado por el personal responsable.
de contabilidad: - Cómo se inician las transacciones. - Los registros contables, documentos de soporte, y cuentas específicas involucradas; y - El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general. • •
•
Verifique el control establecido para las sali-
das de almacén, tanto como para solicitudes, pedidos o requisiciones de las distintas unidades orgánicas y que documentos y registro utiliza.
cias. b. Procedimientos aplicados •
Inspeccione las existencias almacenadas y exa-
Verifique el control establecido para los
ingresos de materiales tanto de compras, donaciones, transferencias y otras modalidades de adquisición y qué documentos y registro utiliza.
ingresos y salidas que se encuentren al inicio y al final del ejercicio a fin de comprobar que se incluyan existencias que se hayan atendido a usuarios y que no hayan recogido sus pedidos o viceversa. •
Compruebe si existen adquisiciones o se efec-
•
túan compra de existencias con recursos no considerados en el presupuesto institucional.
tidades despachadas con las cantidades solicitadas, así como las cantidades adquiridas, a fin de constatar la integridad de las transacciones, como comprobar la unidad de almacén. •
Compruebe las autorizaciones de las soli-
citudes de materiales y contraste con los pedidos atendidos verificando los pedidos comprobante de salida de las principales operaciones y verifique previamente el uso y destino que se le da.
se encuentre adecuadamente registrada habiéndose ajustado las diferencias puestas de manifiesto durante la verificación de la valorización. •
tes son revisados y probados por un funcionario de nivel apropiado.
y si éstas se efectúan a través de solicitudes de materiales o requisiciones.
berá verificar, si existen al cierre del ejercicio, bienes en transito haciendo un seguimiento a su recepción posterior, así como su documentación sustentatoria.
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•
Verifique si las existencias que son sometidas a
recuentos físicos periódicos y los ajustes resultan-
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Segregación adecuada de las funciones de
autorización, adquisición, almacenaje, registro, custodia y distribución de existencias. Establecimiento de adecuados controles me-
diante registros de todos los ingresos y salidas de bienes. •
Inspección periódica y sorpresiva de los inventa-
rios, comparándolos con los registros auxiliares, kárdex, control visible de almacén y saldos de
cuentas de mayor.
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Informe Especial - Los registros permanentes de las existencias no son confiables. - Se entregan existencias sin el respectivo pedido de comprobante de salida o para su regularización y firma de recepción posterior. - Existen transacciones acumuladas nocontabilizadas.
6. Despacho de bienes de consumo. 7. Consumo o utilización. 8. Discuta con el funcionario responsable del proceso de operación sobre los puntos en conflicto o no concordantes con lo registrado o informado. 9. Observar despachos, recepción y almacenaje y comentarios.
XIII. Procedimientos específicos asociados a la NIC-SP-12
XV. Pruebas del Sistema de Flujo de Operaciones de Almacen
• Verificación periódica de los inventarios para
determinar posibles ítems dañados, obsoletos o de lento movimiento. • Estudio de la protección física que se le otorga
a las existencias. Procedimientos de evaluación de control interno. 1. Corroborar la existencia de registros de existencia y el control contable establecido. 2. Verificar el establecimiento de controles básicos de las existencias. a. Inventarios físicos. b. Instrucciones para los inventarios. c. Supervisión adecuada. d. Identificación y ordenamiento de stock.
e. Establecimiento de sistemas de recuento físico. f. Establecimiento de control de inventarios. g. Identificación de existencias en poder de terceros. h. Identificación de existencias obsoletas, deterioradas o de lento movimiento. i. Comparación de los registros de existencias/ contabilidad.
1. Reconocimiento Las existencias, se reconocerán, cuando de su Adquisición y distribución pueda generar beneficios en forma de desarrollo de actividades que apoyén al desempeño de funciones y competencias y además, los inventariosse puedan medir confiabilidad exista un control sobre ellos y tenga un costo (p. 83M.C) 2. Valuación •
Se toma como base el costo de adquisición
•
Las diferencias de cambio por compra de
o mercado, el más bajo.
XII . Evaluación del riesgo de control • Ante la posibilidad que los ítems del rubro exis-
tencias no se hayan registrado en su totalidad o incluyan elementos que no son de propiedad de la entidad. • Los rubros que conforman las existencias son
los ÍTEMS del activo corriente más difícil de controlar.
•
tencias son inadecuados. • El uso de inventarios periódicos y otros pro-
•
• Para evaluar el riesgo de control como moderado •
• Las transacciones significativas a menudo repre-
sentan áreas de mayor riesgo. • Examinar detenidamente cuando los precios de
las existencias fluctúan significativamente en comparación con los precios del mercado, puede que haya posibilidades de sobrevaloración de precios al dar la salida correspondiente. • La seguridad física de las existencias es inadecua-
da. a. Criterios para identificar el riesgo de control alto - Los ítems de existencias no se encuentran protegidos adecuadamente. - Los procedimientos para el conteo de inventario físico son inadecuados. - Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen partidas significativas pendientes de conciliación. - Falta de procedimiento de corte definidos o supervisión por parte de la administración. - Inexistencia de registros de movimiento y control (P/C/S, kardex físico. control visible
de almacén, etc.). - Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas, o que no se llevan a cabo. - El inventario físico está sobrevalorad o para ocultar faltantes de existencias. b. Identificar los factores de riesgo de control - La seguridad física de las existencias es inadecuada. - No se realizan oportunamentelas conciliaciones de los resultados de los inventarios físicos con los kárdex de control de inventarios.
- Corno consecuencia de los inventarios físicos, se requieren ajustes significativos, se han identificado montos significativos de existencias obsoletas o de movimiento lento, los cuales no han sido contabilizados o no aparecen considerados como saldos en el balance general.
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La valuación del movimiento de las existen-
a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en el listado de inventarios provienen de registros adecuados. b. Si el sistema lo permite, compare los valores unitarios con el registro de costos unitarios del
En cuanto a la estimación para desvalori-
El precio de compra incluye, además del
precio neto facturado por el proveedor, los fletes, seguros, gastos, derechos de importación y otro gasto necesario hasta ingresar los suministros de funcionamiento al almacén de la entidad.
• Verificar la adecuada segregación de funciones
incompatibles en las áreas relacionadas con las existencias.
XVI. Determinación de Exactitud Matemática
zación de existencias, se efectuarán con el fin de cubrir pérdidas del valor original de adquisición.
cedimientos de control interno que brinden seguridad acerca del saldo de existencia. o bajo es necesario considerar los procedimientos de control relacionados con las compras, supervisión de niveles de las partidas de existencias y su revisión periódica.
existencia originada por pasivos en moneda extranjera plenamente identificadas (saldos en almacén) deberán ser asumidas como gastos de acuerdo con el p. 15 NIC - 5 p. 12 - Existencias Inicialmente el costo de Adquisición incluye, todos los gastos desembolsados, hasta si ingreso a almacen y esten listos para ser atendidos. cias se efectuará siguiendo el método «PEPS», primera en entrar, primera en salir.
• El control para establecer los saldos, de las exis-
•
1. Con relación a los saldos de existencias del almacén registradas como consumo, verificar de manera selectiva lo siguiente: a. El requerimiento con la respectiva autorización. b. La PECOSA con la evidencia de su recepción para su consumo. c. El adecuado costeo de las salidas de almacén. 2. Revisar faltantes, variaciones, castigos y otros montos no usuales.
El precio de adquisición comprenderá tam-
bién el impuesto que grava la adquisición de las existencias (IGV) se incluyen en el precio de adquisición cuando éste no sea recuperable directamente (caso de mercaderías para la venta referida al crédito fiscal). 3. Principios de contabilidad a verificar Aseveraciones Contables
Verificar el saldo de las adquisiciones de existencias y control interno correspondiente. Existencia
Si se tiene para el consumo, así como para su aplicación en obras públicas. Veracidad
Comprobar si las existencias han sido utilizadas, tanto en los proyectos de inversión (obras públicas), así como en los gastos corrientes que sustentan la operatividad de la entidad. Integridad
Verificar que las existencias se encuentran adecuada e íntegramente contabilizadas y acumuladas en sus registros correspondientes, así como sus ajustes han sido efectuados apropiadamente. Valuación y exposición
Examinar que las existencias se encuentran valuadas a su costo de adquisición, asimismo que hayan sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiendo todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensión. XIV. Segui miento de Operaciones
1. Revisar los aspectos más importantes del cuestionario de control interno y seleccione los puntos críticos. 2. Haga seguimiento a los puntos críticos, selec-
cione una transacción de cada tipo y verifique su movimiento a través del sistema desde que ingresa al almacén hasta que el ciclo concluya. 3. Necesidad o requerimiento de bienes. 4. Compra o adquisición (directa, selectiva o proceso licitario). 5. Solicitud o pedido.
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a. Cruzar el total del inventario de suministros de funcionamiento con el mayor general. b. Verificar selectivamente el cálculo matemático de las partidas de mayor valor y otras de menor valor. XVII. Determinación de la Razonabilidad de la Valuación
kárdex.
c. De ser más eficaz, o si el sistema lo requiere, comparar con facturas de proveedores y/o catálogos. d. Indagar base, método de determinación y consistencia de la valuación de inventarios. e. Realizar comprobaciones de costo o mercado, el que sea más bajo. XVIII. Muestreo por Obsolescencia
Obtener o revisar lo siguiente: a. Kárdex valorizado para ver grado de movimiento de las partidas. b. Una lista de partidas obsoletas o de poco movimiento. c. El importe de la obsolescencia. XIX. Inventario tomado en una fecha diferente que la de Fin de Año
a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de compras y ventas al fin de año (ver los procedimientos de corte empleados en los programas de los ciclos de ingresos a una fecha interina). b. Comparar el margen bruto para los siguientes períodos: 1. Primer día del año hasta la fecha del inventario físico. 2. Fecha de inventario físico hasta fin de año. c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo hasta el fin de año anotar y hacer seguimiento de operaciones no usuales. d. Asegurarse de que no ha habido cambios en los procedimientos de valuación del municipio. XX. Conclusiones
1. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo y fecha de discusión de las observaciones. 2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-2000-CG. 3. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentan en el informe largo. 4. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado y las recomendaciones del caso.
