AUDITORIA OPERATIVA PROGRAMA DE AUD. OPERATIVA OPERATIVA
LIC. CLEVER CABRER A
PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA
1. CONCEPTO: Los programas son una versión escrita de los planes de auditoria. En el cual se pude verificar una lista de los procedimientos de auditoria a aplicar, sino sino tambi tambin n su alcance! alcance! distri distribuc bución ión del tiempo tiempo " asigna asignació ción n de los diversos miembros del e#uipo de auditoria. $. %ENT&'& (E )N P*O+*&& P*O+*& & (E &)(-TO*-& )n buen programa de auditoria brinda las siguientes ventaas: Permite determinar con ma"or facilidad las /reas en las #ue se puede solicitar colaboración del cliente con la preparación de elementos de uicio. Permite fundamentar m/s adecuadamente el alcance de los trabaos. Permite una meor división de tareas entre el e#uipo de auditores internos. &nticipa la detección de problemas " su an/lisis. Puede ser empleado en m/s de una auditoria. 0. L& NO*& (E &)(-TO*-& &)(-TO*-& 2 LO P*O+*&& (E &)(-TO*-& &)(-TO*-& La evaluación de las actividades de la empresa, debe ser conveniente convenientemente mente controlada controlada por medio de la utili3ación utili3ación de Programas de &uditoria, tal como establece las normas de auditoria, en lo referente a su planificación. Los programas de auditoria son planes #ue se reali3an por adelantado para la real reali3 i3ac ació ión n de una una aval avalua uaci ción ón,, " est/ est/n n basa basado doss en el prop propós ósitito o formulado para la evaluación, as4 como de la información disponible #ue posee el auditor con el propósito de obtener un ma"or conocimiento sobre la actividades, procesos, procedimientos " otros aplicados en la empresa. 5. C&*&CTE*-T-C& (EL P*O+*&& (E &)(-TO*-& &)(-TO*-& Los programas de auditoria auditoria Operacional Operacional se preparan preparan progresivament progresivamente, e, en base a los resultados #ue se van obteniendo " a medida #ue el e6amen se desarrolla.
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La preparación de los programas de auditoria Operacional dependen de un gran n7mero de factores tales como la naturale3a, ramo en el #ue opera opera " comp comple leiida dad d de las las activ activid idade ades, s, e6te e6tern rnas as e inte interna rnas, s, bao bao
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e6amen! no es factible preparar programas de auditoria de car/cter est/ndar. Los Programas de &uditoria Operacional se refieren a fases de la auditoria, es decir, a etapas o momentos del e6amen " por otras a condiciones, /reas dbiles, 8alla3go, etc.
Cada programa de auditoria debe contener las siguientes partes, considerando #ue se trata de un papel de trabao: 9rea de identificación: *a3ón social de la empresa o entidad. Nombre del programa de auditoria. &lcance del e6amen. -dentificación del responsable de su preparación. ec8a de inicio del e6amen o aplicación del programa. ec8a de conclusión del e6amen.
9rea de &n/lisis:
Propósito del e6amen. Pasos o procedimientos a desarrollar. todos o fuentes de la -nformación. ec8a de inicio de eecución del paso o procedimiento. ec8a de conclusión del paso o procedimiento. *esponsable o responsables de la eecución del paso o procedimiento. *eferencia al papel de trabao #ue evidencia su reali3ación o las causas de su no ; eecución.
<. LO &PECTO =)E &E*-T&N )N& E>PL-C&C-ON & &PL-& (E ) C&*&CTE*-T-C& •
Propósito del E6amen
Este se refiere a los obetivos o productos finales #ue se pretende alcan3ar con el e6amen, aspecto por el cual debe de ser e6puesto de manera clara " precisa para su comprensión por parte del personal #ue aplicara este programa.
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e debe considerar en este segmento los criterios de auditoria aplicables en el e6amen #ue se definen como a#uellas ?normas ra3onables #ue permiten comparar " eval7a condiciones e6istentes@. •
Pasos o procedimientos a desarrollar
Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones espec4ficas para llevar a cabo el e6amen. Estos deben cumplir los siguientes criterios:
e debe de escribir en tercera persona por la connotación de orden #ue tiene cada paso de procedimiento. Cada paso implica la aplicación de una o varias tcnicas de auditoria, buscando obtener el m/6imo beneficio. Cada paso, #ue es una instrucción debe de ser planteado de manera completa, para #ue el responsable de su eecución comprenda de manera plena la naturale3a de la instrucción. 'ustificar la incorporación de un nuevo paso o procedimiento en el programa de &uditoria, para evitar la inclusión de procedimientos innecesarios. todos o uentes de la -nformación •
Con el propósito de obtener el m/6imo rendimiento dl personal a cargo de la aplicación del programa, se debe incorporar posibles mtodos " fuentes para la obtención de información.
Los programas de auditoria son papeles de trabao por lo cual se debe aplicar, en su preparación, normas referentes a su identificación, supervisión, control " referenciación. Los propósitos del e6amen deben ser f/ciles de comprender " alcan3ables. Los programas de auditoria, e6cepto en de auditoria preliminar, deben ser preparados de manera espec4fica. Los pasos o procedimientos se deben formular en trminos positivos " no de pregunta. Los pasos o procedimientos deben de implicar el uso de una o m/s tcnicas. Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos.
A. TECN-C& (E &)(-TO*-&
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Las tcnicas de auditoria son mtodos pr/cticos normalmente aplicados por los auditores durante el curso de sus labores. (e acuerdo a la eecución de las fases seva determinando cuales tcnicas se va emplear, una ve3 seleccionada estas se convierten en procedimientos de auditoria. Las tcnicas de &uditoria son mtodos " pruebas #ue se utili3an para lograr la evidencia " fundamentar un 8alla3go de auditoria. Los Procedimientos:
on las operaciones o pasos espec4ficos a aplicar en una evaluación espec4fica " recopilar evidencias para respaldar una observación o 8alla3go. Los procedimientos son una manera espec4fica de aplicar tcnicas. Estos definen B=u acerD, B=uinD, B(óndeD 2 BCu/ndoD. Los Métodos:
on un conunto de instrucciones detalladas #ue definen la forma en #ue se debe llevar a cabo una operación! los mtodos son un complemento " definen el BCómo acerloD. . CL&E (E TECN-C& &n/lisis. e refiere b/sicamente a descomponer un todo en las partes #ue lo forman. e aplica a la evaluación de las actividades eecutadas por la empresa, con el propósito de establecer si dic8as actividades, se reali3an con eficiencia, eficacia " econom4a. -nspección. ignifica tomar conocimiento de la e6istencia de cosas o actividades desarrolladas por personas. Como instalaciones, e#uipos, inmuebles, ve84culos, etc. Observación Esta tcnica se aplica a las actividades para observar la forma o formas en #ue se eecutan las operaciones, procedimientos, mtodos, etc. Comparación.
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Es la relación entre dos o m/s elementos #ue est/n bao e6amen, con el propósito de establecer analog4as o diferencias.
(ocumentación. Es ustificar datos procesos, decisiones, rendimientos, etc. Con documentos e6istentes o desarrollados por el auditor, como evidencia anal4tica.
*astreo. Es la reali3ación del seguimiento de un conunto de antecedentes relacionados con un asunto en especial, proceso administrativo o tcnico.
Encuesta. Constitu"e la recopilación de información de fuentes e6ternas a la empresa mediante cuestionarios, casi siempre de la calidad de los bienes " servicios ofrecidos por ella.
ospec8a. Practica utili3ada en auditoria, #ue consiste en la acción de recelar o desconfiar de alguna información #ue por diversas circunstancias especiales no se permiten otorgarle crdito suficiente.
F. TECN-C& C)&NT-T&T-%& (E &N&L-- &(-N-T*&T-%O En el marco de las tcnicas de an/lisis administrativos " aplicables en la evaluación de las operaciones de una empresa, podr4amos considerar las siguientes: o &n/lisis de series de tiempo o Correlación. N7meros 4ndices. o imulación. o Pruebas Colectivas o uestreo. o aG bG cG dG
uestreo al &3ar. uestreo Consecutivo. uestreo Periódico. uestreo Estratificado.
H. (ETE*-N&C-ON (E L& TECN-C& 2 I O P*&CT-C& &PL-C&JLE (entro del programa de auditoria operativa e6isten dos tcnicas principales:
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aG Entrevistas. bG Observaciones de Campo.
aG ENT*E%-T&. Las entrevistas con los eecutivos " funcionarios de la empresa son practicadas por el auditor con el propósito de obtener información detallada sobre las caracter4sticas de un sistema, un procedimiento o un mtodo. Las entrevistas deben celebrarse, en primera instancia, con el eecutivo de m/s alta erar#u4a a cu"o cargo ste el /rea funcional o proceso sueto a estudio. Las entrevistas con funcionarios " empleados de menor erar#u4a ser/n necesarias a medida #ue la investigación involucre m/s detalles de los procedimientos " mtodos de e6amen. (urante la reali3ación de las entrevistas el auditor necesita conocer las interrogantes: ♣ B=uD ♣ BP&*& =)ED ♣ B(KN(ED ♣ BC)9N(OD ♣ B=)-ND ♣ BCKOD Para obtener información bG OJE*%&C-KN (E C&PO. El proceso de obtención de conocimientos no ser/ completo ni profesional si carece en el campo de la observación de los procedimientos #ue aplica la empresa. Esta caracter4stica permite aseverar #ue el auditor operativo es ?)N &)(-TO* &CT-%O@, por cuanto est/ en contacto con las formas de 8acer las cosas en la realidad.
Esta tcnica es mu" 7til "a #ue permite familiari3arse con el personal de la empresa " con los procesos mismos, de tal forma #ue podemos tener una visión m/s obetiva.
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1M. CL&E (E P*O+*&& Los programas de auditoria operativa pueden ser de las siguientes clases: •
emor/ndum de Planificación En atención a lo sealado en las normas de auditoria, se considera de utilidad preparar un memor/ndum de planificación #ue comprende información introductoria de car/cter general referida a la empresa, /rea, programa, función, etc. Jao e6amen.
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Programa de &uditoria Preliminar o (iagnostico Por las caracter4sticas de la evaluación a practicar " el tipo de información #ue se precisa, este programa es de car/cter est/ndar con un formato m/s o menos similar, de acuerdo con las peculiaridades, necesidades " obetivos formulados.
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Programa de &uditoria para el (esarrollo de 9reas Cr4ticas. Con base en los resultados de la auditoria preliminar, se deben disear programas adicionales, 8acia lograr desarrollar plenamente el 8alla3go de auditoria, lo #ue est/ sueta al grado de compleidad, #ue este tenga. En estos programas se debe evaluar " profundi3ar el estudio de los posibles 8alla3gos identificados, determinando si una situación re#uiere acción correlativa, " si el asunto de 8ec8o es de total importancia #ue mere3ca tal acción " determine la acción correlativa a ser recomendada o su discontinuación por ser relevante.
11. *E%--ON 2 E%&L)&C-ON (EL -TE& (E PL&NE&-ENTO 2 CONT*OL.
Para la evaluación " revisión del sistema da planeamiento " control, el e#uipo de auditoria podr4a ser ampliado e incluir alg7n otro auditor e6perimentado 8
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en esta función. Todav4a no se re#uiere asistencia o au6iliares de auditoria ni personal de apo"o especiali3ado. En la realidad no se pueden identificar las /reas de especiali3ación re#ueridas 8asta la determinación de las /reas cr4ticas al concluir esta fase. La duración de esta fase normalmente seria dos o tres veces el n7mero de d4as 8ombre de la primera fase. in embargo, es importante recordar #ue esta fase a7n es preliminar a las labores de e6amen profundo, evitar entrar en demasiado detalle en ninguna /rea o actividad. Esta fase tiene los propósitos de: -dentificar las /reas cr4ticas o problem/ticas de ma"or significación #ue mere3can un e6amen m/s profundo " cu"os resultados podr4an conllevar a beneficios mu" importantes. Permitir el establecimiento del alcance " profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase. Permitir estimar el tiempo re#uerido para completar el e6amen " presentar el informe. 1$.E>&EN P*O)N(O (E &*E& C*-T-C& El e6amen profundo de las /reas cr4ticas constitu"e entre el FM " HM de las labores de auditoria operacional " obviamente es la fase m/s importante. En esta fase se desarrollan completamente los 8alla3gos significativos relacionados con cada /rea cr4tica escogida para e6amen profundo al concluir la segunda fase. Es esencial 8aber terminado las condiciones actuales, los criterios de comprobación " evaluación, el efecto negativo dela causa o causas #ue motivaron cada desviación o problema identificado. En la tercera fase se ampl4a el e#uipo de auditoria de acuerdo a las necesidades espec4ficas, aumentado auditores tanto como asistentes o au6iliares de auditoria necesario. Normalmente en la auditor4a operacional no debe utili3arse m/s de un asistente o au6iliar por cada auditor, debido la necesidad de #ue e6iste una estrec8a " adecuada supervisión de sus labores. &dem/s cuando sea necesario en esta fase se pueden utili3ar especialistas en /reas tcnicas espec4ficas, 7nicamente por el tiempo indispensable, en las /reas cr4ticas e6aminadas de acuerdo a las circunstancias. (ic8os servicios no siempre son necesarios " por su elevado costo deben ser limitados solamente a los aspectos indispensables del e6amen. 8
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&l terminar la tercera fase es necesario programar la eecución de la siguiente fase, atrave3 del planeamiento de la estructura, organi3ación " contenido del informe, as4 como el planeamiento de las conferencias o conferencias finales.
10. CO)N-C&C-KN (E LO *E)LT&(O La comunicación de los resultados es mu" similar en la auditor4a financiera " auditoria operativa. Constitu"e la comunicación verbal de una o m/s conferencias finales efectuados al finali3ar el trabao de campo para cumplir el borrador de informe, su presentación final debe ser por escrito. Como la comunicación es el resultado de la auditoria viene a constituir el producto final del programa del auditor " debido a su importancia este trabao debe ponerlo a conocimiento, por anticipado verbalmente luego discutirlo " presentarlo.
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