GAMBARAN UMUM PLAZA BINTARO JAYA
Bintaro Jaya merupakan sebuah kawasan dinamis yang terus berkembang dari segi bisnis dan gaya hidup. Permintaan pusat perberbelanjaan di daerah Bintaro Jaya terus berkembang dari dari tahun tahun ke tahun tahun seiri seiring ng dengan dengan pening peningkat katan an keing keingina inan n dan daya daya beli beli masya masyara rakat kat.. Peningk Peningkata atan n kemampu kemampuan an ekonomi ekonomiss masyar masyarakat akat tersebut tersebut membuat membuat kebutuha kebutuhan n belanja belanja dan hiburan telah menjadi kebutuhan yang tidak terpisahkan dari kehidupan masyarakat seharihari. Dalam pandangan dan gaya hidup masyarakat yang seperti itu, PT. Jaya Real Properti, Tbk Tb k memb memban angun gun Plaza Plaza Binta Bintaro ro Jaya Jaya.. Saat Saat mula mulaii berop beroper erasi asi pada pada tahun tahun 1993, 1993, pusat pusat perb perbela elanj njaan aan ini tela telah h mamp mampu u meme memenuh nuhii kebutu kebutuhan han belan belanja ja,, hibur hiburan an dan dan gaya gaya hidup hidup masyarakat di daerah Bintaro dan sekitarnya. Selain itu, dalam waktu 15 tahun, keberadaan Plaza Bintaro Jaya telah dikenal luas oleh masyarakat yang tinggal di Pamulang, Ciputat, Serpong, Tangerang dan Jakarta. Plaza Bintaro Jaya terletak di Jalan Bintaro Utama IIIA, Bintaro Jaya Sektor 3, Kelurahan Pond Pondok ok Kary Karya, a, Keca Kecama mata tan n Pond Pondok ok Aren Aren,, Kota Kota Tang Tanger eran ang g Sela Selata tan, n, Bant Banten en.. Pusa Pusatt perbelanjaan perbelanjaan yang berada di bawah naungan PT. Jaya Real Properti, Tbk ini memiliki tanah seluas seluas 64.343, 64.343,40 40 m2 dan bangunan bangunan seluas 32.039,95 32.039,95 m2. Plaza Bintaro Jaya memiliki 5 bangunan yang terdiri atas 1 bangunan utama 3 lantai dan 4 bangunan tambahan yang digunakan oleh Pizza Hut, Tamani Cafe, Total Buah, dan Bakmi GM. Plaza Bintaro Jaya memiliki total luas lantai sewa sebesar 20.754,37 m2 dan menyediakan berbagai fasilitas seperti AC, Telepon Umum, Eskalator, Lif (barang), Sistem Pemadam Kebakaran, Sound Sistem, taman, dan areal parkir yang sangat luas. Dalam rangka meningkatkan kepuasan konsumen, Plaza Bintaro Jaya telah menghadirkan penyewa-penyawa besar dan terkenal seperti toko buku Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, Hero Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada lantai 1, Toy's City seluas 436,60 m2 pada lantai 2, Pojok Busana Dept Store seluas 480,20 m2 pada lantai 2, Rumah Kita (Home Appliance) seluas 535,35 m2 pada lantai 2, dan Cineplax 21 seluas 1,474.00 pada lantai 2 dan 3. Plaza Plaza Bintaro Bintaro Jaya Jaya juga selalu berinova berinovasi si dalam dalam penamba penambahan han penyewa penyewa dengan dengan cara mengh menghadi adirka rkan n penye penyewa wa-pe -peny nyew ewaa terke terkenal nal untuk untuk meny menyem empur purnak nakan an gaya gaya hidup hidup dan memenuh memenuhii kebutuha kebutuhan n kuliner kuliner masyar masyarakat akat melalui melalui kehadira kehadiran n Tamani Tamani kafe, kafe, Pizza Pizza HUT, HUT, Wend Wendy' y's, s, KFC, KFC, Red Red bean bean,, Hana Hanama masa sa,, Brad Brad Talk Talk,, J.Co J.Co., ., Amer Americ ican an Hamb Hambur urge ger, r, dan dan sebagainya.
PELAKSANAAN MANAJEMEN PROPERTI PADA PLAZA BINTARO JAYA A. VISI, MISI DAN TUJUAN PERUSAHAAN Plaza Bintaro Plaza berada di bawah kepemilikian PT Jaya Real Property, Tbk yang memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:
Visi: “Menjadi salah satu pengembang dan pengelola properti terbaik di Indonesia”
Misi:
1. Mencapai pertumbuhan pertumbuhan pendapatan pendapatan di atas atas rata-rata rata-rata pertumbuha pertumbuhan n industri Real Estate Estate dan Properti di Indonesia. 2. Memberi produk dan pelayanan pelayanan yang bermutu yang memuaskan memuaskan konsumen. konsumen. 3. Membang Membangun un sumber sumber daya manusia manusia yang yang berkuali berkualitas tas dan iklim iklim kerja yang yang baik untuk untuk mencapai kinerja yang tinggi. 4. Mengo Mengopt ptim imal alkan kan produ produkt ktivi ivita tass selur seluruh uh sumber sumber daya daya yang yang dimi dimili liki ki demi demi manfa manfaat at konsumen, pemegang saham dan karyawan. 5. Peduli Peduli pada pada aspek sosial sosial dan dan lingkung lingkungan an di setiap setiap unit usaha. usaha.
“Perusahaan haan menempat menempatkan kan kepuasan kepuasan konsume konsumen n sebagai sebagai priorita prioritass Kebijakan Kebijakan Mutu: Mutu: “Perusa utama”
Sasaran Mutu:
1. Pert Pertum umbu buha han n pend pendap apat atan an di atas atas rata rata-r -rat ataa indu indust stri ri Real Real Esta Estate te dan dan Prop Proper erti ti di Indonesia. 2. Meningkatkan Meningkatkan Indeks Indeks Kepuasan Konsumen Konsumen (IKK) (IKK) sebesar sebesar 5% setiap setiap tahun. 3. Meningkatkan Meningkatkan Indeks Indeks Kepuasan Kepuasan Kerja Kerja Karyawa Karyawan n (IKKK) (IKKK) sebesar sebesar 5% setiap setiap tahun. tahun. 4. Laba bersih bersih di atas rata-rata rata-rata industri industri Real Real Estate Estate dan Properti di Indonesia. Indonesia.
Ruang lingkup kegiatan perusahaan adalah pengembangan kota (urban development)
yang yang meli melipu puti ti peng pengem emba bang ngan an kawa kawasa san n peru peruma maha han n
dan dan indu indust stri ri,, pemb pemban angu guna nan n
infrast infrastrukt ruktur ur dan fasilit fasilitas as umum, umum, penyedia penyediaan an jasa-jas jasa-jasaa pendukun pendukung, g, serta serta melakuk melakukan an investasi, baik langsung dan tidak langsung melalui perusahaan anak maupun patungan
deng dengan an piha pihakk-pi piha hak k lain lain.. Pada Pada saat saat ini ini kegi kegiat atan an Peru Perusa saha haan an teru teruta tama ma adal adalah ah pembang pembangunan unan perumaha perumahan n di daerah daerah Selata Selatan n Jakarta, Jakarta, pengelol pengelolaan aan usaha usaha propert propertii dan penyediaan jasa-jasa penunjang lainnya.
adalah mengemb mengembangk angkan an investas investasii di bidang bidang Tujuan Tujuan pend pendiria irian n Plaza Plaza Bintaro Bintaro Jaya adalah usaha retail dalam rangka menyediakan fasilitas penunjang kawasan perumahan Bintaro Jaya.
Berdasarkan visi dan misi dari pembangunan Bintaro Plaza tersebut, maka dibentuk suatu manajemen properti yang bertujuan untuk: 1.
Mengelola investasi
Dalam mengelola mengelola investasi investasi,, Manajer properti harus memastikan memastikan bahwa nilai dari propert propertii yang yang dikelol dikelolanya anya tidak tidak mengala mengalami mi penurunan penurunan dan bahkan bahkan
sebalikn sebaliknya ya
nilainya nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah properti dapat diformulasikan diformulasikan sebagai berikut:
Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)
Keterangan : NOI i
= pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun = tin tingk gkat at kapi kapita tali lisa sasi si dari dari prop proper erti ti ters terseb ebut ut
Tolok ukur atau performance investasi dapat dap at diukur dengan menggunakan besaran dari tingkat hasil yang akan diperoleh (yield). (yield). Semakin Semakin tinggi yield dari suatu investasi, investasi, maka semakin tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun) yang akan diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut:
Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100%
Dengan demikian salah satu keberhasilan keberhasilan dari suatu manajemen properti dapat terlihat dari kemampuan kemampuan mereka memberikan memberikan kontribusi dalam meningkatkan meningkatkan penghasilan bersih dari properti tersebut.
Berdasarkan data yang kami peroleh, pendapatan bersih Bintaro Plaza dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini menunjukkan bahwa pihak pengelola telah berupaya semaksimal mungkin untuk terus menaikkan nilai properti Bintaro Plaza.
Data Pendapatan Bersih Periode 2003-2007 (dalam juta rupiah) Tahun Pendapatan Sewa Biaya Operasional Pendapatan Bersih
2.
2 0 03 2.111,87
2 0 04 2.284,15
2 00 5 2.464,62
2 00 6 2.416,12
2 00 7 2.956,61
739.15
799,45
862,62
724,84
1.034,81
1.372,72
1.484,7
1.602
1.691,28
1.921,8
Mengelola bisnis
Tujuan dari kegiatan ke giatan ini adalah ada lah optimalisasi dari arus kas sekaligus memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki memiliki hubungan yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti Plaza Bintaro Jaya meliputi:
a. Memasarkan ruangan untuk memperoleh penyewa dengan harga sewa yang terbaik
Kegiatan Kegiatan memasarkan memasarkan ruangan dilakukan dilakukan oleh bagian pemasaran. pemasaran. Media promosi yang yang diguna digunakan kan untuk untuk menar menarik ik peny penyewa ewa adala adalah h mela melalui lui inter internet net.. Kegia Kegiata tan n pemasaran tidak terlalu gencar dilakukan karena Bintaro Plaza telah cukup dikenal masyarakat dan setiap bulannya pihak pengelola menerima telepon dari calon penyewa yang menanyakan ketersediaan ruang sewa di Bintaro Plaza.
b. Menagih sewa dan biaya pelayanan ( service charge) Setiap penyewa di Plaza Bintaro Jaya membayar sendiri uang sewa dan service charge charge setia setiap p bulan bulanny nyaa ke Bank Bank.. Apabi Apabila la terda terdapat pat penye penyewa wa yang yang terl terlam ambat bat memb membay ayar ar uang uang sewa, sewa, diteg ditegur ur denga dengan n cara cara mengh menghent entik ikan an suppl supply y listr listrik ik ke penyewa tersebut.
c. Memelihara properti Kegia Kegiata tan n pemeli pemelihar haraan aan bangun bangunan an dilaku dilakukan kan oleh oleh bagian bagian teknik teknik,, sedan sedangka gkan n pemelih pemeliharaa araan n kebersih kebersihan an bangunan bangunan dilakuk dilakukan an oleh bagian bagian operasio operasional nal yang yang bekerjasama dengan beberapa perusahaan outsourcing .
d. Mengelol Mengelola a keuangan keuangan dan memberik memberikan an laporan laporan secara secara berkala berkala
Kegia Kegiata tan n penge pengelo lolaa laan n keuan keuanga gan n berad beradaa di bawah bawah tangg tanggung ung jawa jawab b bagia bagian n keuangan keuangan.. Bagian Bagian keuangan keuangan berperan berperan dalam dalam mengend mengendali alikan kan biaya biaya yang yang harus harus dikeluar dikeluarkan kan guna menghin menghindar darii pengelua pengeluaranran-peng pengelua eluaran ran yang yang tidak tidak efisien efisien.. Bagian keuangan menyusun laporan secara berkala untuk mengetahui arus kas dan kinerja keuangan Plaza.
e. Memonitor nilai properti Tugas memonitor nilai properti dilakukan oleh Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya selaku pimpinan tertinggi. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya senantiasa mema memanta ntau u nilai nilai proper properti ti untuk untuk menge mengeta tahui hui perkem perkemban banga ganny nnya, a, mengi menginga ngatt banyaknya faktor persaingan yang dapat menimbulkan turunnya pendapatan Plaza Bintaro Jaya.
f. Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap, seperti area untuk merokok, ruang ibadah, dan area untuk bermain anak-anak.
g. Memahami Memahami pent pentingn ingnya ya suatu suatu komuni komunikasi kasi dan infor informasi masi
Manajer Manajer Pengelo Pengelola la Plaza Plaza selalu selalu berusaha berusaha mengiku mengikuti ti perkemb perkembanga angan n informa informasi si terkini terkini sesuai sesuai dengan dengan perkemb perkembanga angan n bisnis bisnis yang dijala dijalankan nkan serta serta mengama mengamati ti kebijakan-kebijakan kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan dikeluarkan oleh pemerintah pemerintah
untuk mengantisipasi mengantisipasi
apabila terjadi perubahan-perubahan peraturan pemerintah yang dapat merugikan pihak Plaza.
B. BENTUK ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI Bentuk organisasi manajemen properti pada Plaza Bintaro Jaya bersifat internal atau biasa disebut Internal (In House) Manajemen Properti. Dalam Internal (In House) Manajemen Properti, Properti, hubungan antara manajer manajer properti dan organisasi (pemilik (pemilik bangunan) hanyalah hanyalah sebatas hubungan pekerja dan pemberi kerja.
Jadi, Jadi, pengelol pengelolaan aan manajem manajemen en properti properti Plaza Plaza Bintaro Bintaro Plaza Plaza diserahk diserahkan an kepada kepada manaje manajer r Pengelola Plaza Bintaro Jaya yang bekerja untuk PT. Jaya Real Properti, Tbk selaku pemilik.
Untuk Untuk lebi lebih h jela jelasny snya, a, dapat dapat kita kita lihat lihat strukt struktur ur organi organisas sasii perusa perusaha haan an pada pada halam halaman an selanjutnya yang terbagi atas: a. Struktu Strukturr organisasi organisasi PT. PT. Jaya Real Real Properti Properti,, Tbk selaku selaku pemilik pemilik b. Struktu Strukturr organis organisasi asi Plaza Plaza Bint Bintaro aro Jaya Jaya
Dari struktur organisasi tersebut, terlihat jelas bahwa Manajer Pengelola Plaza Bintaro berada di bawah Koordinator Koordinator Manajer Properti Ritel yang membawahi membawahi seluruh unit usaha ritel milik PT. Jaya Real Properti, Tbk. Manajer Pengelola Plaza Bintaro melaksanakan fungsi-fungsi manajemen properti dalam mengelola Plaza Bintaro Jaya sebagai sebuah investasi atau bisnis serta mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan sehingga tercapai hasil optimal secara secara
efektif efektif
dan
efisien. efisien. Manajer Manajer Pengelo Pengelola la Plaz Plazaa Binta Bintaro ro bertu bertugas gas merenca merencanaka nakan, n,
mengorg mengorganis anisir, ir, mengara mengarahkan hkan,, dan mengont mengontrol rol pengelo pengelolaan laan Plaza Plaza Bintaro Bintaro Jaya Jaya Jaya Jaya baik secara operasional, teknik, keuangan dan pemasaran persewaan Plaza Bintaro Jaya Jaya. Demi Demi terca tercapai painy nyaa efekt efektiv ivit itas as dan dan efisi efisiens ensii dalam dalam pelak pelaksan sanaa aan n tugas tugas,, mana manajer jer pengelola Plaza Bintaro Jaya mendelegasikan wewenang kepada sejumlah supervisor yaitu supervis supervisor or keuangan keuangan,, supervis supervisor or pemasar pemasaran/T an/Tenan enantt Relatio Relation n and Fitting Fitting Out (TR/FO (TR/FO), ), supervisor operasional, operasional, dan supervisor teknik. Supervisor Keuangan bertanggung jawab atas seluru seluruh h pelak pelaksan sanaa aan n kegiat kegiatan an keuang keuangan an yang yang meli meliput putii arus arus kas masuk masuk dan kas keluar keluar,, pengend pengendali alian an internal internal keuangan keuangan,, pengontr pengontrolan olan atas atas anggaran anggaran keuangan keuangan (cash (cash flow) flow) dan melaksa melaksanaka nakan n sinkroni sinkronisasi sasi data data atau atau dokumen dokumen adminis administras trasii keuangan keuangan dengan dengan data atau atau dokum dok umen en akunta akuntansi nsi sesua sesuaii dengan dengan siste sistem m dan dan prose prosedur dur yang yang telah telah ditet ditetap apkan kan.. Untuk Untuk memudahkan pelaksanaan tugasnya, supervisor keuangan dibantu oleh beberapa pegawai yakni yakni Officer Officer A/R yang yang melaksa melaksanaka nakan n kegiatan kegiatan penerim penerimaan aan tagihan tagihan dari penyewa penyewa dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan piutang yang dimiliki Plaza, Kolektor yang bertugas melakukan kegiatan penagihan sewa, serta Officer administrasi Penagihan yang melakukan pengelolaan administrasi penagihan. Supe Superv rvis isor or
pema pemasa sara ran/ n/T TR/F R/FO
bert bertan angg ggun ung g
jawa jawab b
atas atas
kegi kegiat atan an
menc mencar arii
tenant/penyewa baru untuk Plaza Bintaro Jaya. Supervisor pemasaran/TR/FO dibantu oleh Offi Office cerr pema pemasa sara ran n yang yang bert bertug ugas as memb memban antu tu supe superv rvis isor or di dala dalam m menc mencar arii calo calon n tenant/penyewa baru, Officer acara/promosi yang bertugas membantu supervisor di dalam hal kegiatan promosi Plaza Bintaro Jaya, dan Officer TR/FO bertugas melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan serah terima ruang sewa ke penyewa, Fitting Out dan mengontrol penyewa terhadap peraturan dan tata tertib gedung. Tenant Relation (TR) bertugas untuk mengakomodasi mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan kebutuhan-kebutuhan penyewa dan menjalin hubungan yang baik dengan penyewa. Sedangkan FO (Fitting Out) bertanggung jawab terhadap renovasi ruang pada saat ada penyewa baru atau terdapat penyewa yang ingin melakukan renovasi. Bagian FO menentukan standar-standar dalam melaksanakan renovasi seperti warna apa yang diizinkan, material seperti apa yang diperbolehkan, dan sebagainya.
Supervisor Supervisor Operasional Operasional bertanggung jawab terhadap pengelolaan operasional gedung. Supe Superv rvis isor or oper operas asio iona nall diba dibant ntu u oleh oleh Supe Superv rvis isor or Keam Keaman anan an dan dan Park Parkir ir,, Supe Superv rvis isor or Houseke Housekeepin eping g Indoor, Indoor, dan Supervis Supervisor or Housekee Housekeeping ping Outdoor Outdoor.. Pada Pada bagian bagian operasio operasional nal,, masing-masing supervisor tersebut tidak memiliki anak buah. Para supervisor membawahi tenaga-tenaga tenaga-tenaga outsourcing yang berasal dari eksternal organisasi. organisasi. Pengawasan dan koordinasi terhadap terhadap pekerja pekerjaan an pihak pihak outsourc outsourcing/ ing/subk subkontr ontrakt aktor or operasio operasional nal gedung gedung dilakuka dilakukan n oleh Supervisor Operasional. Supervisor Keamanan dan Parkir bertugas melakukan pengawasan dan bertanggung jawab atas kondisi parkir, keamanan dan kenyamanan penyewa/pengunjung maupun area sekitar Plaza Bintaro Jaya. Supervisor Housekeeping Indoor bertanggung bertanggung jawab atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor mengenai kebersihan di dalam dalam Plaza Plaza dan pemelih pemeliharaa araan n toilet. toilet. Sement Sementara ara itu, itu, Supervis Supervisor or Houseke Housekeepin eping g Outdoor Outdoor bertanggung jawab atas atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor mengenai kebersihan di luar bangunan Plaza, pengangkutan sampah, dan pemberantasan hewan-hewan pengganggu seperti lalat, kecoa, tikus, dan hewan-hewan pengganggu lainnya. Super Supervis visor or Tekni Teknik k melak melakuka ukan n pengaw pengawasa asan n dan dan berta bertangg nggung ung jawa jawab b menga mengatur tur peke pekerja rjaan an tekni teknik k dalam dalam rangk rangkaa menj menjal alank ankan an operas operasion ional al gedun gedung. g. Super Supervis visor or Tekni Teknik k bert bertang anggun gung g jawab jawab atas atas peme pemeli lihar haraan aan dan perba perbaika ikan n mesin mesin,, peral peralat atan, an, dan dan bangun bangunan an.. Kerus Kerusak akanan-ker kerusa usaka kan n ringa ringan n yang yang terja terjadi di pada pada bangu banguna nan n seper seperti ti kereta keretakan kan kecil kecil pada pada dinding, perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakankerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal) melalui sistem lelang. lelang. Supervis Supervisor or Teknik Teknik dibantu dibantu oleh Teknisi Teknisi (ME) (ME) yang yang melaksa melaksanaka nakan n tugas tugas sebagai sebagai operator dan teknisi dalam melakukan operasional perawatan fasilitas dan peralatan dalam gedung secara periodik. Selain itu, Supervisor Teknik juga dibantu oleh Teknisi (Sipil) (Sipil) yang melaksananakan tugas operasional perawatan gedung. Disamping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya juga memiliki Officer Administrasi Umum yang yang bertug bertugas as mela melaya yani ni karya karyawa wan n dan memb membant antu u tugas tugas-t -tuga ugass yang yang berka berkait itan an denga dengan n adm adminis inistr tras asii
dan dan
Offi Office cerr
Penga engada daan an
yang yang
bert bertug ugas as
melak elakuk ukan an
peng pengad adaa aan n
atas atas
kebutuhan/fasilitas karyawan dan operasional perusahaan. Manajer Pengelola Plaza dibantu oleh sekreta sekretaris ris yang yang bertugas bertugas melakuk melakukan an pekerjaa pekerjaan n kesekret kesekretaria ariatan tan Unit Unit Pengelol Pengelolaa Plaza Plaza Bintaro Jaya. Saat ini, posisi Duty Manager yang bertugas menangani komplain dan memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan (tenant dan pengunjung), serta menangani keadaan “tanggap darurat” pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional masih belum terisi.
Untuk lebih jelasnya, berikut uraian pekerjaan masing-masing jabatan: Koordinator Manajer Property Retail Tugas Pokok: 1. Melaku Melakukan kan peren perencan canaan aan serta serta menga menganal nalisa isa hal–h hal–hal al yang yang diangga dianggap p perlu perlu bagi
kemajuan ataupun pengembangan tiap–tiap unit usaha. 2.
Bertan Bertanggu ggung ng jawab jawab atas kelan kelancar caran an operas operasio ional nal gedun gedung g untuk untuk tiap–tia tiap–tiap p unit usaha.
3.
Bertan Bertanggu ggung ng jawab jawab atas atas tercapa tercapainy inya a target target operas operasion ional al gedun gedung g (antara (antara lain lain tingkat hunian, cash flow, dll )
4.
Menjaga hubungan baik dengan tenant dan pihak pihak yang yang terkai terkaitt dengan dengan operasional gedung.
5.
Memb Me mber erik ikan an tug tugas as dan dan ara araha han n peke pekerj rjaa aan. n.
Wewenang: 1. Merekomen Merekomendasik dasikan an kontrakt kontraktor/ve or/vendor ndor sesuai sesuai lingkup lingkup pekerjaan pekerjaan..
2.
Mencari Mencari solusi solusi atas segala segala permasala permasalahan han pengelola pengelolaan an gedung. gedung.
B. Manajer Manajer Pengelola Pengelola Plaza Plaza Bintaro Bintaro Jaya Tugas Pokok: 1. Melakukan Melakukan perencanaa perencanaan n serta serta menganal menganalisa isa hal-hal
bagi kemajuan kemajuan ataupun ataupun
pengembangan Plaza Bintaro Jaya Jaya. 2.
Memast Memastika ikan n kela kelanca ncaran ran operas operasion ional al gedun gedung. g.
3.
Mengenda Mengendalikan likan dan mengatur mengatur arus kas keuangan keuangan sesuai sesuai progra program m kerja. kerja.
4.
Memastikan tercapainya target Rugi/Laba ( pendapatan, Gross Profit & Laba Usaha).
5.
Mengus Mengusulk ulkan an range range tarif tarif pada pada SK tarif tarif sewa sewa
6.
Menentuk Menentukan an jadwal jadwal kenaikan kenaikan tarif ( service service charge, listrik, listrik, air & gas) dan perubahan konversi kurs sewa & service charge
7.
Menjaga hubungan baik dengan tenant
Wewenang: 1. Merekomendasikan Merekomendasikan Outsourcing/kontraktor Outsourcing/kontraktor sesuai lingkup pekerjaan.
2. Mencari Mencari solusi solusi atas atas segala segala permasalah permasalahan an pengelola pengelolaan an gedung. gedung.
C. Duty Duty Man Manag ager er Tugas Pokok: 1. Menerima Menerima dan dan meninda menindak-lan k-lanjuti juti kompla komplain in dari pelan pelanggan ggan..
2. Memberika Memberikan n informas informasii yang yang diperluk diperlukan an oleh oleh pelangg pelanggan. an. 3. Membantu Membantu mengecek mengecek kelanc kelancaran aran operas operasional ional gedung. gedung. 4. Me Memb mban antu tu mela melaku kuka kan n kont kontro roll atas atas pene penera rapa pan n pera peratu tura ran n dan dan tata tata tert tertib ib gedung. 5. Me Mela laku kuka kan n
koor koordi dina nasi si
deng dengan an
selu seluru ruh h
bagi bagian an
terk terkai aitt
sesu sesuai ai
deng dengan an
permasalahan/komplain permasalahan/komp lain yang harus ditindak-lanjuti ditindak-lanjuti saat itu juga (urgent). 6. Penang Penangana anan n keadaan keadaan “tang “tanggap gap darura darurat”. t”.
Wewenang: 1. Mengajuk Mengajukan an alternatif alternatif solusi solusi penang penanganan anan kepada kepada Manajer Manajer Plaza Plaza Bintaro Bintaro Jaya
atas permasalahan/komplain yang bersifat “urgent” harus segera ditindaklanjuti yang terjadi pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional. 2. Me Memi mint nta a masu masuka kan n dan/ dan/at atau au info inform rmas asii dari dari bagi bagian an terk terkai aitt atas atas suat suatu u peri perist stiw iwa/ a/
kejad ejadia ian n
seba ebagai gai
bahan ahan
untuk tuk
men menganal analis isa a
suatu atu
permasalahan/komplain. 3. Bertindak Bertindak mewakil mewakilii manajemen manajemen dalam dalam penangan penangan keadaan keadaan “tangg “tanggap ap darurat”. darurat”.
D.
Sekretaris Plaza Bintaro Jaya
Tugas Pokok:
1.
Melakukan filing management untuk management untuk semua data (softcopy (softcopy dan dan hardcopy ). ).
2.
Menang Menangan anii admi adminis nistra trasi si sura suratt meny menyura urat, t, dll. dll.
3.
Mendel Mendelega egasik sikan an pendis pendistri tribu busia sian n dokum dokumen, en, surat-s surat-sura urat, t, data-d data-data ata,, dan lainlainlainnya kepada bagian/unit/pejabat yang terkait.
4.
Melakukan Melakukan penjadwal penjadwalan an rapat-r rapat-rapat apat inter internal nal dan dan ekstern eksternal al Unit Unit Pengelo Pengelola la Plaza Plaza Bintaro Jaya.
5.
Mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
6.
Menghimp Menghimpun un laporan laporan pekerjaan pekerjaan Unit Pengelol Pengelola a Plaza Plaza Bintaro Bintaro Jaya. Jaya.
7.
Menjaw Menjawab ab telepon telepon yang yang masuk, masuk, serta serta mempr memprose oses s dan meninda menindakla klanju njuti ti kritik kritik dan saran dari customer/pengunjung. customer/pengunjung.
8.
Mena Me nang ngan anii admi admini nist stra rasi si yang yang berk berkai aita tan n deng dengan an kepa kepaga gawa waia ian n (sep (seper erti ti izin izin kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dll).
Wewenang: -
E.
Officer Administrasi Umum
Tugas Pokok: 1. Melayani Melayani kebutuha kebutuhan n karyawan karyawan pengelol pengelola a Plaza Plaza Bintaro Bintaro Jaya.
2.
Melaks Melaksana anakan kan tugas tugas membuk membuka/m a/men enutu utup p ruang ruang pengelo pengelola la Plaza Bintar Bintaro o Jaya, Jaya, membersihkan, membersihkan, dan merapikan ruang kerja karyawan.
3.
Melaku Melakukan kan pendist pendistrib ribusi usian/ an/exp expedi edisi si maupun maupun pengamb pengambila ilan n atas atas surat, surat, berkas berkas,, dokumendokumen-doku dokumen men ke tempat tempat yang diperint diperintahkan ahkan,, terkait terkait pekerjaan pekerjaan kantor kantor Plaza Bintaro Jaya.
4.
Selalu Selalu berkoor berkoordinas dinasii dan bekerja bekerja sama sama dengan dengan atasan atasan untuk untuk kelanca kelancaran ran tugas. tugas.
5.
Melaksanakan tugas sebagai Operator, bila diperlukan.
6.
Bertan Bertangg ggung ung jawab jawab dan melapor melaporkan kan semua semua hasil hasil pekerj pekerjaan aan terseb tersebut ut diatas diatas kepada atasan langsung.
Wewenang: -
F.
Officer Pengadaan
Tugas Pokok: 1. Me Mela laku kuka kan n dan dan meny menyel eles esai aika kan n pros proses es TDP/ TDP/BP BP dan dan admi admini nist stra rasi si keua keuang ngan an//
umum lainnya.
2.
Bertanggung jawab atas kas kecil Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya, menyusun laporan cash in/out biaya in/out biaya kerja.
3.
Melaku Melakukan kan kegiat kegiatan an adminis administra trasi si dan pemenuh pemenuhan an kebutu kebutuhan han Rumah Rumah Tangga Tangga Unit Unit Pengel Pengelola ola Plaza Plaza Bintar Bintaro o Jaya Jaya meruj merujuk uk pada pada Renca Rencana na Anggar Anggaran an Biaya Biaya dengan melihat skala prioritasnya.
4.
Menyusun Menyusun laporan laporan bulan bulanan an keuang keuangan an Unit Unit Penge Pengelola lola Plaza Bintaro Bintaro Jaya. Jaya.
5.
Monito Monitorin ring g stok stok perala peralatan tan/fa /fasil silita itas s kerj kerja. a.
6.
Pembel Pembelian ian peral peralata atan/f n/fasi asilit litas as kerja kerja sesua sesuaii permint permintaaa aaan. n.
Wewenang: Mengaj Mengajuk ukan an permo permohon honan an
perub perubaha ahan/r n/revi evisi si
rencan rencana a
anggar anggaran an
sesua sesuaii
denga dengan n
realisasi/kondisi realisasi/kondisi di lapangan kepada Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
G.
Supervisor Keuangan
Tugas Pokok:
1.
Melakukan Melakukan koordina koordinasi si pembuatan pembuatan invoice, kwitan kwitansi si,, faktu fakturr pajak pajak dan bon penerimaan.
2. Melakukan Melakukan koordina koordinasi si setoran setoran bank dan tagih tagihan. an.
3.
Melakukan pembuatan rencana dan realisasi cash flow .
4.
Melakukan pembuatan piutang sewa, service charge, charge, listrik, air, gas, dll.
5. Membuat Membuat usulan usulan surat surat teguran, teguran, surat surat penutupan penutupan toko, toko, pemutusan pemutusan pemada pemadaman man listrik dan berita acara pembatalan. 6. Membua Membuatt Prose Prosedu durr Kerja Kerja dan Instru Instruksi ksi Kerja Kerja yang yang terkai terkaitt dengan dengan keuang keuangan an serta mengawasi pelaksanaannya. pelaksanaannya.
7.
Memastikan distribusi SK perubahan konversi kurs , service charge, listrik, air dan gas kepada tiap-tiap tenant sebelum ketentuan berlaku.
Wewenang: -
H.
Officer A/R
Tugas Pokok:
1.
Membuat rekapitulasi invoice sewa, service charge, charge, listrik, dan penerimaan hasil pembayaran lain-lain.
2.
Memb Me mbua uatt tand tanda a teri terima ma kwi kwita tans nsii pemb pembay ayar aran an..
3.
Mengantar hasil kerja dan surat ke kantor pusat maupun surat (invoice (invoice dan kwitansi) yang terkait dengan penagihan ke tenant.
4.
Melakukan filling system. system.
Wewenang: -
I.
Officer Kolektor
Tugas Pokok: 1. Melakukan Melakukan pengambi pengambilan lan tagihan tagihan (PPh (PPh dan giro) keluar keluar kantor kantor..
2.
Melakukan Melakukan penagi penagihan han (PPh (PPh dan giro) giro) melalu melaluii telepon telepon dan dan surat surat teguran teguran..
3.
Membuat Membuat rekapitula rekapitulasi si tagihan tagihan potong potong PPh atas pembayara pembayaran n sewa, service charge, dan penerimaan bukti potong PPh pasal 4 (2).
4.
Mengirimkan invoice dan kwitansi pembayaran ke penyewa.
5.
Membu Membuat at tand tanda a terim terima a kwita kwitansi nsi pembay pembayara aran. n.
6.
Meng Me ngam ambi bill reke rekeni ning ng kor koran an ke ke bank bank..
7.
Membu Membuat at arsip arsip yang yang terka terkait it denga dengan n penag penagiha ihan. n.
Wewenang: -
J.
Officer Administrasi Penagihan
Tugas Pokok: 1. Melakukan pembuatan invoice sewa, service service charge charge, listri listrik, k, faktu fakturr pajak, pajak, kwitansi, dan invoice lainnya.
2.
Membuat tanda terima invoice dan kwitansi.
3. Melaku Melakukan kan klirin kliring g giro giro ke ke bank. bank. 4. Melakukan Melakukan pembu pembuatan atan berita berita acara acara pengahapu pengahapusan san piutan piutang. g.
5.
Mengantar invoice dan kwitansi ke tenant.
6.
Melakukan filling system. system.
Wewenang: -
K.
Supervisor Pemasaran/TR/FO Pemasaran/TR/FO
Tugas Pokok: 1. Me Mema masa sark rkan an ruan ruang g sewa sewa yang yang koso kosong ng & Bill Billbo boar ard d deng dengan an menc mencar arii dan dan
melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya. 2. Membuat Membuat penawa penawaran ran dan dan mem-fo mem-followu llowup p calon calon tenant. tenant.
3.
Mela Me lak kukan
kon kontro trol
terh erhadap adap
Masa asa
Sewa Sewa,,
Kontra ntrak k
Sewa Sewa,,
Kegia egiattan
pameran/promosi, kegiatan tenant relation dan Fitting out .
4.
Membuat jadwal pameran dalam 1 (satu) tahun serta tema pamerannya.
5. Melakukan Melakukan tender tender dan monitorin monitoring g pelaksan pelaksanaan aan pameran pameran 6. Menyusun Menyusun dan dan mengevalu mengevaluasi asi program program dan budget budget promosi promosi sesuai sesuai target yang yang telah ditetapkan.
7.
Membuat laporan bulanan occupancy gedung, kegiatan pameran dan promosi
kepada atasan langsung. langsung. 8. Melaku Melakukan kan kontr kontrol ol terhad terhadap ap kompla komplain. in.
9.
Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja yang terkait dengan pemasaran sewa sewa ruang, ruang, pamera pameran, n, promos promosi, i, Tenant Tenant Relati Relation on dan Fitti Fitting ng Out, Out, serta serta mengawasi pelaksanaannya. pelaksanaannya.
Wewenang: Memberikan rekomedasi kepada atasan atas calon penyewa baru yang telah melalui
proses diseleksi.
L.
Officer Pemasaran
Tugas Pokok: 1. Me Mema masa sark rkan an ruan ruang g sewa sewa yang yang koson osong g & Bill Billbo boar ard d deng dengan an menc mencar arii dan dan
melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya. 2.
Membu Membuat at penaw penawara aran n dan dan mem-f mem-foll ollowu owup p calon calon tenant tenant..
3.
Melakukan Melakukan Konfirma Konfirmasi si atas masa sewa habis habis dan pembuata pembuatan n kontrak kontrak baru. baru.
4.
Membuat dan mengarsipkan surat kepada/dari tenant maupun tenant maupun dari luar.
5.
Memb Me mban antu tu
kegi kegiat atan an-k -keg egia iata tan n
yang yang
berh berhub ubun unga gan n
deng dengan an
pame pamera ran n
dan dan
promosi/acara (termasuk tender).
Wewenang: -
M.
Officer Acara/Promosi Acara/Promosi
Tugas Pokok: 1. Membua Membuatt design design promoti promotion on tools (media (media cetak cetak dan ruang), ruang), seperti seperti spand spanduk, uk,
giant banner, umbul-umbul, brosur, dll. 2. Melakukan Melakukan koord koordinasi inasi design design promotion promotion tools tools dengan dengan suppl supplier. ier. 3. Mengusu Mengusulkan lkan tema/topi tema/topic, c, acara, design, design, serta serta melakukan melakukan kontrol kontrol dan evaluasi evaluasi pelaksanaannya (termasuk proses tender). 4. Me Mela laku kuka kan n kont kontro roll atas atas pema pemasa sang ngan an umbu umbull-um umbu bul, l, span spandu duk, k, bann banner er,, dan dan media promosi lainnya. 5. Melakukan Melakukan kontrol kontrol atas persewaan persewaan billboard. billboard. 6. Memberika Memberikan n masukan masukan dalam penentua penentuan n tarif umbul-umb umbul-umbul, ul, spanduk, spanduk, billboar billboard, d, dan media promosi lainnya. 7. Me Meng ng-u -upd pdat ate e web web site site PBJ PBJ..
Wewenang: -
N.
Officer TR/FO
Tugas Pokok: 1. Menindak Menindak-lanj -lanjuti uti komplain komplain dari tenant tenant ke bagian bagian terkait, terkait, serta membuat membuat laporan laporan
rekapitulasi, dan kontrol komplain.
2.
Membantu Membantu melaksan melaksanakan akan kegiatan kegiatan administra administrasi si (surat (surat menyurat, menyurat, perijinan perijinan,,
filling system, system, dll) yang mendukung mendukung kegiatan tenant relation, relation, fitting out.
3.
Memban Membantu tu mengar mengarahk ahkan an gambar gambar desai desain n dan teknis teknis pemasa pemasanga ngan n billboard signage tenant /penyewa.
4. Membantu Membantu melakukan melakukan kontrol kontrol penagi penagihan han PBB PBB tenant. tenant.
Wewenang: -
O.
Supervisor Operasional
Tugas Pokok:
1.
Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan sub kontraktor yang ada di bagian bagian keamanan, keamanan, parkir, parkir, car car call call , hygiene, hygiene , housekeeping, housekeeping , pest control control , perawatan plumbing perawatan plumbing,, dan angkut sampah.
2. Memast Memastika ikan n bahwa bahwa setiap setiap pekerjaa pekerjaan n sub kontra kontrakto ktorr sesuai sesuai dengan dengan kontra kontrak k perjanjian yang telah disepakati. 3. Melakukan Melakukan evaluas evaluasii secara periodi periodik k atas pekerjaan pekerjaan semua semua sub kontrak kontraktor. tor. 4. Mengkoor Mengkoordini dinirr laporan laporan pekerjaan pekerjaan bulanan bulanan dari dari semua sub kontr kontraktor aktor..
5.
Membuat Membuat laporan laporan bulanan bulanan atas hasil hasil kinerja kinerja sub kontraktor kontraktor kepada kepada Manajer unit.
6. Membuat Membuat Prosedur Prosedur Kerja Kerja dan Instruks Instruksii Kerja yang yang terkait dengan dengan kebersih kebersihan, an, keamanan, dan tangga darurat gedung serta mengawasi pelaksanaannya. Wewenang: 1. Me Meng nghe hent ntik ikan an
peke pekerj rjaa aan/ n/ke kegi giat atan an
yang yang
memb membah ahay ayak akan an
peng pengun unju jung ng,,
penghuni, gedung, maupun lingkungan. 2.
Member Memberika ikan n teguran teguran kepada kepada petuga petugas s sub kontrak kontraktor tor apabil apabila a pekerjaa pekerjaan n tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3.
Meminta Meminta pengg penggantia antian n atas atas perso personil nil sub kontrakt kontraktor or yang yang kuran kurang g baik. baik.
P.
Supervisor Kemanan dan Parkir
Tugas Pokok:
1.
Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor keamanan, termasuk didalamnya tugas-tugas: a)
Menciptakan
suasana
yang
kondusif
agar
suasana
penyewa/
pengunjung pengunjung diarea Plaza Bintaro Jaya tetap merasa aman dan nyaman. b)
Memberikan
pelayanan,
penjagaan,
dan
perlindungan
kepada
penyewa/pengunjung penyewa/pengunjung Plaza Bintaro Jaya. c)
Mene Me nega gakk kkan an dis disip ipli lin n dan dan tat tata a tert tertib ib yan yang g ber berla laku ku dia diare rea a Plaz Plaza a Bint Bintar aro o Jaya.
d)
Mela Me laku kuka kan n koord koordin inas asii denga dengan n insta instans nsii lain lain dan apar aparat at terk terkai aitt untu untuk k kelancaran tugas keamanan di Plaza Bintaro Jaya.
e)
Meng engatu atur jad jadwa wall ker kerja ja perso erson nil keama eaman nan. an.
f)
Memberikan pertolongan yang terdepan bila terjadi musibah dan ancaman, baik dari dalam atau luar area Plaza Bintaro Jaya.
g) 2.
Security report seputar report seputar Plaza Bintaro Jaya. Melakukan k on ontrol d an an p en engawasan s ec ecara langsung k ep epada p et etugas
parkir dan car call.
3.
Melaku Melakukan kan evalu evaluasi asi secara secara period periodik ik atas atas pekerj pekerjaan aan sub kontra kontrakt ktor or keamanan, parkir dan car call.
4.
Meng Me ngko koor ordi dini nirr
lapo lapora ran n
peke pekerj rjaa aan n
bula bulana nan n
dari dari
sub sub
kont kontra rakt ktor or
keamanan, parkir dan car call. Wewenang: 1. Me Meng nghe hent ntik ikan an
peke pekerj rjaa aan/ n/ke kegi giat atan an
yang yang
memb membah ahay ayak akan an
keam keaman anan an
dan dan
keselamatan gedung. 2. Member Memberika ikan n tegura teguran n kepada kepada petugas petugas sub kontra kontrakt ktor or apabil apabila a pekerj pekerjaan aan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3.
Meminta penggantian atas personil sub kontraktor keamanan, parkir atau car call yang kurang baik.
4.
Menind Menindak/ ak/mem member berika ikan n sanksi sanksi di tempat tempat bagi bagi anggota anggota keaman keamanan an atau yang yang tidak disiplin atau melalaikan tugas dan instruksi atasan.
5.
Q.
Membu Membuat at perba perbaika ikan n jadwa jadwall dan peromb perombaka akan n regu regu jaga. jaga.
Supervisor Housekeeping Indoor
Tugas Pokok:
1.
Melakukan Melakukan koordina koordinasi si dan pengawasan pengawasan terhadap pekerjaan pekerjaan sub kontrakto kontraktor, r, yaitu: kebersihan di dalam, hygiene, hygiene , maupun maupun perawatan perawatan plumbing plumbing di Plaza Bintaro Jaya.
2.
Melaku Melakukan kan evalua evaluasi si secara secara period periodik ik atas atas pekerj pekerjaan aan semua semua sub sub kontra kontrakt ktor or Housekeeping In Door .
3.
Meng Me ngko koor ordi dini nirr
lapo lapora ran n
peke pekerj rjaa aan n
bula bulana nan n
dari dari
semu semua a
sub sub
kont kontra rakt ktor or
Housekeeping In Door . Wewenang: 1. Menghent Menghentikan ikan pekerjaan/ pekerjaan/kegi kegiatan atan yang membahayak membahayakan an pengunjung pengunjung,, penghun penghuni, i,
maupun lingkungan. 2. Member Memberika ikan n tegura teguran n kepada kepada petugas petugas sub kontra kontrakt ktor or apabil apabila a pekerj pekerjaan aan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan. 3. Meminta Meminta penggan penggantian tian atas atas personil personil sub sub kontrakto kontraktorr yang kurang kurang baik. baik.
R.
Supervisor Housekeeping Outdoor
Tugas Pokok:
1.
Melakukan Melakukan koordina koordinasi si dan pengawasan pengawasan terhadap pekerjaan pekerjaan sub kontrakto kontraktor, r, yaitu: kebersihan diluar, pest diluar, pest control , maupun angkut sampah di Plaza Bintaro
Jaya.
2.
Melaku Melakukan kan evalua evaluasi si secara secara period periodik ik atas atas pekerj pekerjaan aan semua semua sub sub kontra kontrakt ktor or Housekeeping Out Door .
3.
Meng Me ngko koor ordi dini nirr
lapo lapora ran n
peke pekerj rjaa aan n
bula bulana nan n
dari dari
semu semua a
sub sub
kont kontra rakt ktor or
Housekeeping Out Door . Wewenang: 1. Menghent Menghentikan ikan pekerjaan/ pekerjaan/kegi kegiatan atan yang membahayak membahayakan an pengunjung pengunjung,, penghun penghuni, i,
maupun lingkungan.
2.
Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak
sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan. 3. Meminta Meminta penggan penggantian tian atas atas personil personil sub sub kontrakto kontraktorr yang kurang kurang baik. baik.
S.
Supervisor Teknik
Tugas Pokok: 1. Me Memb mbua uatt Pros Prosed edur ur Kerj Kerja a peme pemeri riks ksaa aan, n, pera perawa wata tan n dan dan perb perbai aika kan n fasil fasilit itas as
gedung serta mengawasi pelaksanaannya. 2. Membuat Membuat program program kerja kerja harian, minggu mingguan, an, bulanan, bulanan, tahunan tahunan serta serta mengawasi mengawasi pelaksanaanya. 3. Mengatur Mengatur jadwal jadwal dan tugas tugas kerja kerja teknisi teknisi dalam dalam hal operasio operasional nal gedung gedung..
4.
Mengawasi pekerjaan renovasi tenant /penyewa gedung.
5. Menyusun Menyusun laporan laporan kerja kerja secara secara periodik. periodik. 6. Membua Membuatt anggar anggaran an peker pekerjaa jaan n teknik teknik.. 7. Menga Mengawas wasii opera operasio sional nal gedun gedung. g. 8. Melakukan Melakukan pencat pencatatan atan meter meter pemakaian pemakaian listrik listrik,, air, gas tenant/pen tenant/penyewa yewa.. 9. Memberika Memberikan n usulan usulan atas atas perubahan perubahan tariff listr listrik, ik, air, dan dan gas. gas.
Wewenang: 1. Me Meng ngam ambi bill tind tindak akan an yang yang dian diangg ggap ap perl perlu u untu untuk k kela kelanc ncar aran an oper operas asio iona nall
gedung. 2.
Meng Me nghe hent ntik ikan an peke pekerj rjaa aan n piha pihak k ke-3 ke-3 (ten (tenan ant/ t/ko kont ntra rakt ktor or)) apab apabil ila a dian diangg ggap ap menggang mengganggu gu kelancaran kelancaran operasional operasional gedung gedung saat ini, ataupun di kemudian kemudian hari.
T.
Teknisi (M/E)
Tugas Pokok: 1. Melaksanakan pr program ke kerja.
2.
Mela Me lak kukan kan in inspek speksi si unt untuk kes kesia iapa pan n ged gedu ung. ng. 5.2.1. 5.2.1. Memast Memastika ikan n semua semua fasili fasilitas tas gedun gedung g Mesin/ Mesin/Ele Elektr ktro o berfun berfungsi gsi dengan dengan baik. 5.2.2. 5.2.2. Menyia Menyiapka pkan/m n/meng engont ontrol rol perala peralatan tan elekt elektrik rik,, mekani mekanikal kal,, dan pompa pompa hydrant untuk antisipasi kebakaran.
3.
Melakukan perbaikan ringan. 5.3.1. 5.3.1. Melakukan Melakukan perawatan/p perawatan/perbai erbaikan kan fasilitas gedung: gedung: escalator, escalator, escavator, escavator, AC, dll.
4.
Mela Me laks ksan anak akan an
sert serta a
meng mengec ecek ek
ulan ulang g
hasi hasill
work work
orde order r yang yang
tela telah h
dilaksanakan dan selanjutnya dilaporkan ke Supervisor Teknik. 5.
Meng Me nghe hent ntik ikan an pek peker erja jaan an apa apabi bila la mem memba baha haya yaka kan/ n/me meru rugi gika kan n seca secara ra tek tekni nis s pengelolaan gedung, sesuai persetujuan atasan.
Wewenang: -
U.
Teknisi (Sipil)
Tugas Pokok: 1. Mela elaksan ksanak akan an prog rogram ram kerj erja.
2.
Mela Me laku kuka kan n ins inspe peks ksii kes kesia iapa pan n gedu gedung ng..
3.
Mela elakuk kukan perb erbaik aikan rin ringan gan.
4.
Mengawasi pekerjaan fitting out.
5.
Mela Me laku kuka kan n tind tindak akan an tekn teknis is yang yang dapa dapatt menu menunj njan ang g kegi kegiat atan an penge engelo lola laan an gedung.
6.
Meng Me nghe hent ntik ikan an peke pekerj rjaa aan n apab apabil ila a memb membah ahay ayak akan an/m /mer erug ugik ikan an seca secara ra tekn teknis is pengelolaan gedung.
Wewenang: -
C. PEMELIHARAAN BANGUNAN Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak Plaza Bintaro Jaya hanya terbatas terbatas pada bangunan bangunan bersama bersama dan fasilit fasilitas-fa as-fasili silitas tas yang yang dimili dimiliki ki Plaza, Plaza, seperti seperti eskalator, AC, lif barang, dan plumbing. Pemeliharaan terhadap kios/ruang-ruang yang disewa menjadi tanggung jawab penyewa sepenuhnya. sepenuhnya. Apabila terdapat kerusakan, kerusakan, pihak penyewa harus melakukan perbaikan sendiri dengan pangawasan langsung dari pihak Plaza.
Pengelola Plaza Bintaro Jaya melaksanakan kegiatan pemeliharaan terhadap: a. integ integri ritas tas fisik fisik bangun bangunan an untuk untuk memp mempert ertah ahank ankan an umur umur bangu banguna nan n yang yang meli meliput puti: i: pedestrian, pedestrian, jalan mobil dan parkir, tapak (site) bangunan, serambi, tangga, atap, jendela, interior maupun eksterior bangunan.
b. penampi penampilan lan fungsi fungsi bangunan bangunan yang yang meliput meliputi: i: sistim sistim pendingi pendingin n ruangan ruangan (AC), (AC), sistem sistem ventilasi, ventilasi, sistem pemipaan pemipaan (plumbing), (plumbing), lift (barang), (barang), escalator, escalator, dan pembersihan pembersihan tapak. c. visual bangunan dengan senantiasa senantiasa mendesain mendesain interior interior bangunan semenarik semenarik mungkin agar tidak ketinggalan zaman dan meningkatkan tingkat hunian Plaza.
Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni: a. Pem Pemelih elihar araa aan n Pence encega gaha han n ( preventive melalui penyedi penyediaan aan fasilit fasilitas as preventive maintenance maintenance) melalui pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire alarm, hydrant, dan sprinkler. b. b. Peme Pemeli liha hara raan an Perba Perbaik ikan an (corrective maintenance ) apabila terjadi kerusakan seperti terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air, keretakan dinding, dan sebagain sebagainya. ya. Seperti Seperti telah telah disebutk disebutkan an di atas, atas, apabila apabila kerusaka kerusakannya nnya ringan ringan maka maka perbaik perbaikanny annyaa langsung langsung ditangan ditanganii oleh para teknisi teknisi.. Sedangk Sedangkan an untuk untuk kerusaka kerusakannkerusa kerusakan kan besar besar,, perbai perbaikan kanny nyaa diser diserahk ahkan an kepada kepada pihak pihak kon kontr trakt aktor or (ekst (ekstern ernal) al) melalui sistem lelang. c. Pem Pemelih elihar araa aan n Rutin Rutin ( planned sepert rtii kebe kebers rsih ihan an ruan ruanga gan, n, toil toilet et,, planned mainten maintenance ance) sepe pengeca pengecatan tan
secara secara
periodik periodik,, pembers pembersihan ihan sistem sistem AC, AC, perawa perawatan tan eskala eskalator, tor, dan dan
sebagainya. d. Peme Pemeli liha hara raan an Dar Darur urat at (emergency maintenance ) yang dilakukan bila terjadi kerusakan yang mendadak pada p ada bangunan bangu nan yang diakibatkan oleh kejadian-kejadian kejadian -kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa, terjadi kebakaran kebakaran akibat adanya arus hubungan pendek dan sebagainya.
Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan: 1. Meme Memeli lihar haraa unsurunsur-uns unsur ur strukt struktur ur bangun bangunan an gedung gedung dari dari penga pengaru ruh h korosi korosi,, cuaca cuaca,, kelembaban, dan pembebanan di luar batas kemampuan struktur, serta pencemaran lainnya. 2. Melakukan Melakukan pemeriksaan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan perawatan preventif. preventif. 3. Menc Menceg egah ah dila dilaku kuka kan n peru peruba baha han n dan/ dan/at atau au pena penamb mbah ahan an fung fungsi si kegi kegiat atan an yang ang menyebabkan meningkatnya beban yang berkerja pada bangunan gedung, di luar batas beban yang direncanakan. 4. Memelihara ara direncanakan.
bang bangu unan nan
agar gar
difung fungsi sik kan
sesua suai
denga engan n
peng engguna gunaaan
yang
Pemeli Pemelihara haraan an terhadap terhadap mekanik mekanikal al (tata (tata udara udara,, sanit sanitas asi, i, plam plambi bing ng dan dan transp transport ortasi asi)) bangunan dilakukan dengan: 1. Meme Memeli lihar haraa dan mela melakuk kukan an pemeri pemeriksa ksaan an berkal berkalaa terha terhadap dap siste sistem m tata tata udara udara,, agar agar mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan teknis dan kesehatan yang disyaratkan. 2. Memeli Memelihara hara dan melakukan melakukan pemeriks pemeriksaan aan berkala berkala sistem distribu distribusi si air yang yang meliputi meliputi penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem hidran, sprinkler dan septik tank serta unit pengolah limbah.
3. Memeli Memelihara hara dan melakukan melakukan pemeriks pemeriksaan aan berkala berkala sistem transpor transportasi tasi dalam dalam gedung, gedung, baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga.
Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon, komunikasi komunikasi dan alarm) bangunan dilakukan dengan: 1. Mela Melaku kuka kan n
pem pemelih elihar araa aan n
dan dan
pem pemerik eriksa saan an
peri period odik ik
terh terhad adap ap
perl perlen engk gkap apan an
pembangkit daya listrik cadangan. 2. Melakukan Melakukan pemeliharaan pemeliharaan dan pemeriksaan pemeriksaan periodik terhadap sistem penangkal petir. 3. Melakuk Melakukan an pemeriksaa pemeriksaan n periodik periodik dan memeliha memelihara ra sistem instala instalasi si listrik, listrik, baik untuk untuk pasokan daya listrik maupun untuk penerangan ruangan. 4. Melakuk Melakukan an pemeriksa pemeriksaan an periodik periodik dan memeliha memelihara ra jaringan jaringan instalasi instalasi tata tata suara dan komunikasi (telepon) serta data. 5. Melakuk Melakukan an pemeriksa pemeriksaan an periodik periodik dan memelihar memeliharaa jaringan jaringan sistem sistem tanda bahaya bahaya dan alarm.
Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan: 1. Meme Memeli lihar haraa secara secara tera teratur tur kon kondis disii dan permuka permukaan an tanah tanah dan/at dan/atau au halam halaman an luar luar bangunan gedung. 2. Pemelih Pemeliharaa araan n secara baik dan teratur teratur terhadap terhadap taman, taman, saluran saluran pembuangan pembuangan,, pagar dan pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta pos/gardu jaga. 3. Menjaga kebersihan kebersihan di luar bangunan bangunan gedung, pekarangan pekarangan dan lingkungannya. lingkungannya.
House Keeping
Pelaksanaan Pelaksanaan pekerjaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing) yakni ISS, KHARISMA, CALMIC, WARU JAYA, dan DEWI I. 1. Peme Pemeli liha haraa raan n Keb Kebers ersiha ihan n (Cleaning Service ).
Pelaksanaan pemeliharaan kebersihan dalam gedung dilakukan oleh pihak ISS dan bagian luar gedung oleh pihak KHARISMA. KHARISMA. Program kerja pemeliharaan kebersihan gedung gedung yang yang dila dilakuk kukan an meli meliput putii progr program am kerja kerja haria harian, n, mingg mingguan uan,, bulana bulanan n dan tahunan yang bertujuan untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan luar gedung
2. Peme Pemeli liha haraa raan n dan dan Pera Perawa wata tan n Hygiene Service. Pelaksa Pelaksanaan naan pemeli pemelihara haraan an dan perawat perawatan an hygiene dilakukan n oleh pihak pihak hygiene service service dilakuka CALM CALMIC IC.. Progr Program am kerja kerja ‘ Hygiene meliputii program program pemeli pemelihara haraan an dan Hygiene Service Service meliput perawatan untuk pengharum ruangan dan anti septik yang memberikan kesan bersih, harum, dan sehat yang meliputi ruang kantor pengelola, lif, dan toilet.
3. Pem Pemelih elihar araa aan n Pest and Rodent Control . Pelaksanaan Pelaksanaan pemeliharaan pemeliharaan pest and rodent dilakukan n oleh oleh pihak pihak WARU WARU rodent control control dilakuka JAYA. Program kerja pelaksanaan pemeliharaan ‘ Pest Pest and Rodent Control’ dilakukan setiap enam bulan dengan pola kerja bersifat umum, berdasarkan volume gedung secara keseluruhan dengan tujuan untuk menghilangkan menghilangkan hama tikus, serangga dengan cara penggunaan pestisida, penyemprotan, pengasapan fogging (fogging ) atau fumigasi, baik untuk memb memberi erika kan n kenya kenyama manan nan kepada kepada penggu pengguna na ‘indoor’ maupun ‘outdoor’ untuk gedung.
4. Peme Pemeli liha haraa raan n Plumb Plumbin ing g Toile Toilet. t. Pemeliharaan Pemeliharaan terhadap sistem plumbing dan saluran air pada toilet untuk memastikan bahwa toilet selalu bersih dan dapat digunakan dengan baik dilakukan oleh pihak DEWI I.
D. KLASIFIKASI TENANT MIX Pengaturan Pengaturan komposisi dari penyewa ruang (Tenant Mix) Plaza Bintaro Jaya dapat dilihat pada denah di halaman selanjutnya.
Analisis strategi pengaturan komposisi penyewa pada Plaza Bintaro Jaya adalah sebagai berikut: a.
Adan Adanya ya kese keseim imba bang ngan an dar darii vari varias asii peny penyew ewaa dari dari pus pusat at ke ke pusa pusatt akti aktivi vita tas. s.
Anchor Anchor Tenant Tenant (Penyew (Penyewaa Utama) Utama) yang yang terdiri terdiri dari toko buku Gramedia Gramedia,, Cahaya Cahaya Dept Dept.S .Sto tore re,, dan dan Hero Hero Supe Superm rmar arke kett dite ditemp mpat atka kan n deng dengan an baik baik sehi sehing ngga ga tida tidak k menumpuk menumpuk di satu lantai saja dan penempatan penempatan penyewa-penyew penyewa-penyewaa lain tersebar merata di setiap lantai, seperti toko pakaian dan makanan yang ada di setiap lantai sehingga sangat memudahkan pembeli.
b. b.
Adan Adanya ya kom kompe peti tisi si sehi sehing ngga ga pem pembe beli li mem mempu puny nyai ai pili piliha han n yang yang cuku cukup p bany banyak ak..
Hal ini dibuktikan dengan banyaknya penyewa atau counter dengan usaha sejenis yang ada di dalam Plaza Bintaro Jaya. Misalkan untuk makanan, terdapat beberapa
piliha pilihan n seperti seperti Hanamash Hanamasha, a, Hoka-Ho Hoka-Hoka ka Bento, Bento, KFC, KFC, dan lain-lai lain-lain. n. Begitu Begitu juga dengan pakaian (fashion), salon dan sebagainya.
c.
Penempata atan
sirkul rkulaasi
yang kura urang mengha ghasil silkan kan
lokasi kasi
uta utama bagi
penyewa. Penempatan sirkulasi vertikal (escalator) di Plaza Bintaro Jaya kurang baik karena pembeli pembeli dapat dapat langsung langsung menuju menuju ke lantai lantai berikutn berikutnya ya tanpa tanpa mengeli mengelilin lingi gi terlebi terlebih h dahulu tempat-tempat perbelanjaan yang ada di lantai bawahnya sehingga hal ini tentunya merugikan bagi penyewa-penyewa yang ada di lantai tersebut.
Berikut adalah Gambar Tata letak escalator yang sejajar (alur menerus):
Bentuk umum tata ruang Plaza Bintaro Jaya adalah bentuk linier (memanjang). Tata ruang plaza dapat dibagi menjadi ruang sewa, ruang servis, ruang sirkulasi dan ruang penunjang. Ruang servis terdiri atas toilet pria dan wanita yang terdapat pada masingmasing lantai bangunan, ruang AHU (Air Handling Unit) yang terdapat pada masingmasing lantai, ruang trafo dan panel listrik yang terdapat pada lantai 1, gudang peralatan pada lantai 2, tempat sampah pada semua lantai bangunan, ruang control-security control-security di luar gedung dan pos-pos keamanan di setiap lantai. Ruang Ruang sirku sirkula lasi si bangun bangunan an terdi terdiri ri atas atas sirkul sirkulasi asi verti vertikal kal yang yang berupa berupa eskala eskalato tor r berjumlah sebelas unit dan tangga-tangga darurat di setiap lantai bangunan. Sedangkan sirkul sirkulasi asi horis horisont ontaln alnya ya mengg mengguna unakan kan korid koridor. or. Ruang Ruang penun penunja jang ng terdi terdiri ri atas atas ruang ruang manajemen gedung dilantai 2, musholla, dan ruang parkir yang berupa pelataran tapak (area terbuka) seluas 52.541 m2.
E. MANAJEMEN HUNIAN Sistem sewa pada Plaza Bintaro Jaya berupa sistem sewa tetap ( fixed fixed rental rental sistem sistem) sejumla sejumlah h nominal nominal tertent tertentu. u. Dalam Dalam memberi memberikan kan persetuj persetujuan uan sewa, sewa, pihak pihak pengelol pengelolaa mempertimbangkan: a. Kemamp Kemampuan uan calon calon penghuni penghuni untuk untuk memba membayar yar sewa sewa..
b. Kemamp Kemampuan uan memel memelihar iharaa ruangan ruangan sebaik sebaik-bai -baikny knya. a. c. Kema Kemamp mpua uan n untuk untuk menc mencipt iptaka akan n dan menjal menjalin in hub hubung ungan an baik baik dengan dengan penghu penghuni ni lainnya. d. Adanya Adanya potens potensii yang yang berkela berkelanjut njutan an dari dari penyewa. penyewa. e. Etika Etika dan reput reputasi asi yang yang bai baik. k. f. Kemungk Kemungkinan inan adany adanyaa kebutuha kebutuhan n perluasa perluasan n di masa masa yang akan akan datang datang..
Untuk memaksimalkan memaksimalkan tingkat hunian Plaza, pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan melakukan kegiata kegiatan n promosi promosi melalui melalui internet internet.. Kegiata Kegiatan n promosi promosi tidak tidak dilakuka dilakukan n dengan dengan gencar gencar karena hampir setiap bulannya pihak Plaza selalu menerima telepon dari calon-calon peny penyew ewaa yang yang siap siap meny menyew ewaa temp tempat at apabi apabila la terda terdapat pat ruang ruang yang yang kosong kosong.. Hal Hal ini ini disebabkan oleh Plaza Bintaro Jaya menetapkan tarif yang kompetitif dan saat ini telah dikenal luas di kalangan masyarakat masyarakat Bintaro dan sekitarnya sekitarnya sehingga menimbulkan daya tarik tersendiri bagi para calon penyewa. Di samping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya sendiri selalu berupaya untuk mendatangkan penyewa-penyewa terkenal sehingga mengundang calon-calon penyewa untuk datang dan menyewa ruang di Plaza Bintaro jaya.
Penyewa-penyewa di Plaza Bintaro Plaza selalu bersikap profesional dengan membayar sewa tepat waktu. Apabila terdapat penyewa yang terlambat membayar sewa, sejauh ini pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan pemutusan hubungan listrik sebagai sarana teguran. Hal ini sangatlah efektif karena dalam 2-3 hari para penyewa tersebut akan langsung membayar tunggakan sewanya.
Seperti telah kami singgung sebelumnya bahwa jumlah seluruh bangunan Plaza Bintaro Jaya Jaya adala adalah h seban sebanya yak k 5 unit unit yang yang terdi terdiri ri atas atas sebuah sebuah bangun bangunan an utam utamaa dan 4 buah buah banguna bangunan n yang yang digunaka digunakan n oleh Pizza Hut, Hut, Tamani Tamani Cafe, Cafe, Total Total Buah, Buah, dan Bakmi Bakmi GM. Keempat bangunan ini berada di depan bangunan utama dan sangat dekat dengan jalan di depan depan Plaza. Plaza. Oleh Oleh pihak pihak pengelo pengelola, la, keempat keempat penyewa penyewa tersebut tersebut disebut disebut Anex. Anex. Pihak Pihak pengelola memberi pelakuan yang sama terhadap Anex dan penyewa-penyewa lainnya yang terdapat pada bangunan utama (tidak ada perbedaan perlakuan). Hanya saja, tarif sewa Anex relatif lebih mahal karena posisinya yang lebih strategis disbanding penyewa lannya.
Plaza Plaza Bint Bintaro aro Jaya Jaya memi memilik likii 3 penye penyewa wa utam utamaa (Ancho (Anchorr Tena Tenant) nt) yakni yakni toko toko buk buku u Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, dan Hero Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada lantai 1. Anchor Tenant menempati ruang sewa yang lebih luas, dibandingkan dengan penyewa-penyewa lainnya. Anchor Tenant biasanya memiliki kemampuan untuk menarik pembeli dan penyewa-penyewa lain untuk dating. Karena kemampuannya ini, Anchor Tenant dikenakan tarif yang lebih murah dibanding penyewa-penyewa lainnya.
Berikut data tarif sewa tahun yang kami peroleh: 20 03 US $ 5-14
2 00 4 US $ 5 -1 4
2 0 05 US$ 5-14
2 00 6 US$ 5-10
2 0 07 US$ 5-14
US $ 18-36
US $ 18-36
US$ 18-36
US $ 18-36
US$ 18-38
US $ 8 Rp5.000 Rp5.000
US $ 8 R p 5 .5 0 0 R p 5 .5 0 0
US $ 8 Rp6.000 Rp 6 0 0 0
US $ 8 Rp6.000 Rp 7000
US $ 8 Rp7.000 Rp7.000
Tarif Sewa Anchor Tenant/m2 Tarif Sewa Specialities Stores/m2 Service Charge Kurs Sewa Kurs Service Charge
Dari data tersebut, terlihat jelas bahwa tarif sewa Anchor Tenant realif lebih murah bila dibandin dibandingkan gkan dengan dengan tarif tarif penyewa penyewa-pen -penyew yewaa lain (Specia (Specialiti lities es Stores) Stores).. Sedangk Sedangkan an service charge yang dikenakan jumlahnya sama, baik bagi Anchor Tenant maupun bagi Specialities Stores. Apabila terdapat calon penyewa yang ingin menyewa ruang di Bintaro Plaza, maka pihak pihak pengelol pengelolaa akan melakuk melakukan an tawar tawar menawa menawarr dengan dengan calon calon penyewa penyewa mengena mengenaii kontrak sewa yang akan dilaksanakan. dilaksanakan. Aktifitas Aktifitas ini sangat menentukan menentukan keberhasilan keberhasilan pengelolaan pengelolaan Bintaro Plaza sebagai suatu investasi. investasi. Kemampuan yang dimiliki dimiliki oleh pihak pengelola dalam melakukan negosiasi sewa diharapkan dapat memaksimalkan tingkat hunian (occupancy rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate).
F. MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Manajemen Administrasi dan Keuangan sangat diperlukan untuk memonitor seluruh aktif aktifita itass
yang yang
menghind menghindarka arkan n
berka berkait itan an dengan dengan adanya adanya
keuan keuangan gan
dan admi admini nistr strasi asi sehin sehingga gga dapat dapat
kemungk kemungkinan inan keboc kebocoran oran-keb -kebocor ocoran an keuanga keuangan n yang terja terjadi di
karena lemahnya sistem manajemen keuangan.
Pihak Plaza Bintaro Jaya melaksanakan melaksanakan kegiatan administrasi dan pembukuan secara sistematis dalam rangka meningkatkan penerimaan dan mengendalikan biaya. Sumber penerimaan Plaza Bintaro Jaya berasal dari pendapatan sewa lantai dan service charge sebagai sumber pendapatan utama dan pendapatan parkir sebagai pendapatan tambahan. Sedangkan biaya yang harus dikeluarkan pihak Plaza Bintaro Jaya berupa biaya gaji pegawai, biaya administrasi dan umum, biaya pemasaran, biaya asuransi gedung, biaya pajak (Pajak Bumi dan Bangunan dan Pajak Penghasilan), biaya pemeliharaan gedung, dan manajemen fee. Piha Pihak k Plaz Plazaa mela melaksa ksana nakan kan kegia kegiata tan n admini administ stras rasii yang yang meli meliput putii kegia kegiata tan n surat surat menyurat, baik surat yang berasal dari Plaza maupun dari luar. Misalnya: Plaza Bintaro Jaya akan tutup pada saat pemilihan umum, maka pihak Plaza akan mengeluarkan surat dan menyampaikan kepada para penyewa. Kemudian apabila terdapat surat dari pihak luar untuk penyewa, surat tersebut terlebih dahulu diterima oleh pihak pengelola Plaza yang kemudian akan meneruskan surat ke tangan penyewa yang bersangkutan. Kegiatan administrasi juga mencakup masalah kepagawaian (seperti izin kehadiran, lembur/piket, lembur/piket, asuransi kesehatan, kesehatan, dsb); pendistribusian dokumen, surat-surat, dan datadata kepada bagian/unit/peja bagian/unit/pejabat bat yang terkait; melakukan penjadwalan penjadwalan rapat-rapat internal dan dan ekst ekster erna nall Unit Unit Peng Pengel elol olaa Plaz Plazaa Bint Bintar aro o Jaya Jaya;; meng mengat atur ur arus arus lalu lalu lint lintas as dan dan dokumentasi file-file serta serta datadata-da data ta dalam dalam Unit Unit Penge Pengelol lolaa Plaz Plazaa Binta Bintaro ro Jaya; Jaya; dan menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
Kebijakan Akuntansi
Laporan keuangan Plaza disusun sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, yaitu Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) yang ditetapkan Ikatan Akuntan Indonesia. Dasar pengukuran dalam penyusunan laporan keuangan adalah berdasarkan konsep biaya perolehan. Laporan keuangan disusun dengan metode akrual, kecuali laporan arus kas. Neraca disusun dengan mengelompokkan aktiva dan kewajiban menurut lancar dan tidak lancar (classified basis). Laporan arus kas disusun dengan menggunakan metode langsung (direct method) dengan mengelompokkan arus kas ke dalam aktivitas operasi, invest investasi asi dan penda pendanaa naan. n. Mata Mata uang uang pelap pelapora oran n yang yang digun digunak akan an dala dalam m penyu penyusun sunan an laporan keuangan adalah Rupiah.
Penyusunan laporan keuangan dilakukan setiap tahun dan disampaikan kepada pihak pihak yang berkepentingan seperti: 1. Pihak Pihak Intern/M Intern/Manaj anajeme emen n Perusah Perusahaan aan Lapor Laporan an Keuan Keuangan gan digun digunak akan an untuk untuk menge mengeva valua luasi si kiner kinerja ja Plaz Plaza, a, meny menyusu usun n perencanaan, strategi, dan kebijakan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi Plaza. 2. Pemilik Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui seberapa baik kinerja Plaza. Sebagai pihak pihak yang yang mnginve mnginvestas stasikan ikan sumber sumber dayany dayanya, a, pemili pemilik k ingin ingin mengeta mengetahui hui seberapa seberapa baik kinerja Plaza dalam menghasilkan laba serta prospeknya di masa mendatang. 3. Kreditor Lapo Lapora ran n
Keua Keuang ngan an digu diguna naka kan n
untu untuk k
meng menget etah ahui ui kema kemamp mpua uan n
Plaz Plazaa
dala dalam m
menghas menghasilk ilkan an dana yang cukup cukup untuk untuk membaya membayarr utangny utangnya. a. Sebagai Sebagai pihak pihak yang yang mengi menginve nvest stasi asikan kan sumber sumber daya dayany nyaa mela melalui lui pember pemberia ian n kredit kredit,, kredi kreditor tor ingin ingin mengetahui mengetahui seberapa baik kinerja Plaza dan berkepentingan berkepentingan atas kelangsungan kelangsungan hidup Plaza. 4. Pemeri erintah Peme Pemeri rint ntah ah berkep berkepent entin ingan gan dalam dalam peneta penetapan pan pajak pajak dan peny penyusu usunan nan stati statist stik ik pendapatan nasional.
G. MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Manajemen sistem informasi bertujuan menyajikan informasi agar tanggung jawab yang akan diserahkan dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat. Plaza Bintaro Jaya menggunakan mana manajem jemen en siste sistem m inform informasi asi untuk untuk menun menunja jang ng pelak pelaksan sanan an pengel pengelol olaan aan Plaz Plaza. a. Sist Sistem em informasi tersebut digunakan untuk: 1. Peng Pengen enda dali lian an biay biayaa Sistem informasi digunakan sebagai sarana untuk menganalisis pola penggunaan dan besarnya dana yang dikeluarkan Plaza sehingga kemungkinan munculnya pengeluaran penge pengelua luara ran n yang yang tidak tidak efisi efisien en dapat dapat dimi dimini nimal malka kan n dan laba laba yang yang diper diperole oleh h dapat dapat ditingkatkan.
2. Penetap Penetapan an tarif tarif sewa dan service service charge. charge.
Sistem Informasi digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan untuk menaikkan atau menurunkan tarif sewa dan service charge Plaza. Dalam menentukan tarif dan service charge perlu mempertimbangkan: a. biaya biaya listrik, listrik, air, air, dan pemel pemelihar iharaan aan bangunan bangunan dan dan fasilit fasilitas as b. b. daya daya bel belii masy masyar arak akat at c. harga harga dan kebij kebijaka akan n pesa pesaing ing
3. Menge Mengetah tahui ui daft daftar ar tungg tunggaka akan n sewa sewa Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui penyewa-penyewa yang menunggak atau terlambat membayar sewa sehingga dapat dilakukan tindakan penagihan sewa.
4. Abse Absens nsii peg pegaw awai ai Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui tingkat absensi pegawai sehingga dapat diketahui apabila terdapat pegawai yang sering absen dan menyebabkan penurunan produktivitas.
Penggunaan sistem informasi yang terkomputerisasi tersebut memudahkan pihak Plaza yang memiliki pegawai terbatas (hanya sebanyak 28 orang) untuk mengelola Plaza yang cukup besar. Pihak Plaza menggunakan komputer yang terkoneksi dengan komputer PT Jaya Real Properti sehingga setiap informasi berkaitan dengan Plaza dapat diketahui oleh pusat (Koordinator Manajer Pengelola Properti). Selain itu, penyampaian informasi tersebut juga b berf erfung ungsi si sebaga sebagaii back back up data data sehin sehingga gga apabil apabilaa terja terjadi di hal-ha hal-hall yang yang tidak tidak diing diingink inkan an ( forcemayeur forcemayeur ) maka data-data pengelolaan Plaza Bintaro Jaya tetap aman. Plaz Plazaa Bint Bintaro aro Jaya Jaya mengg mengguna unaka kan n siste sistem m databa database se yang yang selal selalu u up to date date untuk untuk meminimalisasi timbulnya tunggakan sewa. Database tersebut berisi informasi rinci tentang penyewa sehubungan dengan keuangan mereka dalam membayar uang sewa. Penggunaan sistem database ini akan meminimalisasi timbulnya kekeliruan dalam penagihan uang sewa.
KESIMPULAN
Penge Pengelo lolaa laan n yang yang dilak dilakuka ukan n pihak pihak manaj manajem emen en Plaz Plazaa Binta Bintaro ro Jaya Jaya dituj ditujuka ukan n sepenuhnya sepenuhnya untuk mengelola investasi. Penyusunan Penyusunan struktur organisasi dan uraian pekerjaan pekerjaan setiap jabatan diarahkan untuk memaksimalkan pendapatan Plaza yang merupakan dasar bagi peningkatan nilai Plaza. Seluruh bagian-bagian yang ada, mulai dari bagian keuangan sampai b bag agia ian n tekn teknik ik diar diarah ahka kan n untu untuk k sali saling ng mend menduk ukun ung g satu satu sama sama lain lain demi demi penc pencap apai aian an peningkatan nilai investasi properti Plaza Bintaro Jaya. Berdasarkan hasil pengamatan kami, kegiatan manajemen properti yang dilakukan pada pusat perbelanjaan Plaza Bintaro Jaya cenderung ke arah manajemen hunian karena p pen enye yewa wa-p -pen enye yewa wa dala dalam m Plaz Plazaa Bint Bintar aro o Jaya Jaya dapa dapatt dika dikata taka kan n seba sebaga gaii nyaw nyawaa bagi bagi kelangsungan usaha Plaza Bintaro Jaya. Properti pusat perbelanjaan seperti Plaza Bintaro
Jaya memiliki sumber penghasilan penghasilan utama dari sewa ruang (space) sehingga tingkat kepuasan penyewa merupakan faktor utama keberhasilan Plaza dalam mencapai tujuannya. Kemampuan Bagian TR/FO untuk mengakomodasi berbagai kepentingan dan keluhan dari para penyewa merupakan faktor penentu keberhasilan Plaza Bintaro Jaya. Oleh sebab itu, pihak pengelola (bukan hanya bagian TR/FO) saja harus senantiasa memberikan pelayanan prima prima kepada kepada penyewa penyewa sesuai sesuai Kebija Kebijakan kan Mutu Mutu perusaha perusahaan an yang berbuny berbunyi: i: “Perusa “Perusahaan haan menempatkan kepuasan konsumen sebagai prioritas utama” Dili Diliha hatt dari dari segi segi peme pemeli liha hara raan an bang bangun unan an,, piha pihak k Plaz Plazaa Bint Bintar aro o Jaya Jaya tela telah h melaksa melaksanaka nakan n kegiatan kegiatan pemelih pemeliharaa araan n yang yang cukup cukup baik baik terhadap terhadap bangunan bangunan dan fasilit fasilitasasfasilitas yang ada di dalamnya melalui berbagai jenis kegiatan pemeliharaan, baik yang dilakukan secara prefentif (pencegahan), korektif (perbaikan), maupun pemeliharaan rutin. Dari segi pengaturan komposisi penyewa (tenant mix), Plaza Bintaro Jaya dapat telah memenuhi 2 dari 3 kriteria tenant mix yang baik yakni adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas dan adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak. Sedangkan penempatan sistem sirkulasinya (escalator) kurang menghasilkan lokasi utama bagi penyewa karena tata letaknya yang sejajar (alur menerus). Dari Dari segi segi mana manaje jeme men n huni hunian an,, mana manaje jeme men n admi admini nist stra rasi si dan dan keua keuang ngan an,, sert sertaa manajemen manajemen sistem informasi dapat dikatakan cukup baik karena ikut berperan penting dalam menunjang pengelolaan Plaza dan penyewa-penyewa yang ada di dalamnya.
