DEPARTAMENTO DE VENTAS Gerente de ventas Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas
Auxiliar de inventario
Auxiliar de ventas
CUESTIONARIO
NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________ EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________ TITULO OBTENIDO_______________________________________________ CARGO____________________________________CODIGO_____________ UBICACIONDELCARGO___________________________________________ DEPARTAMENTO________________________________________________ QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__ Con que áreas:__________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ A quien le reporta: _______________________________________________ Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____ Cuales: ________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz? a. SI b. NO ¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo? a. SI b. NO Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La solución del mismo es rápida? a. SI b. NO ¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los mismos? a. SI b. NO ¿Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su departamento? a. SI b. NO ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Gerente de ventas Área o departamento: Ventas
Reporta a: Gerente General Relaciones internas con: Gerentes de área y subordinados Subalternos: 5 MISIÓN Elaborar planes estratégicos de las ventas, presupuestos y demás paquetes contables que la organización necesite, además de realizar reportes mensuales de las ventas realizadas en la compañía mediante registros, facturas, archivos y otros documentos que hacen parte del departamento de ventas, para no afectar a los integrantes de la compañía a nivel económico y así mismo no perder clientes y empleados por malas estrategias efectuadas. REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: indiferente Estado civil: indiferente Agudeza: visual, olfativa, Auditivo, memória y rastreo Equilibrio: físico Mental x Discriminación táctil COMPETENCIAS Competencias académicas: Competencia laboral: 2 años en Especialidad en mercadeo y labores especificas en el cargo. negocios internacionales. Conocimientos específicos: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦
Sistemas Idiomas Finanzas Contabilidad Mercadeo Publicidad Planeación de proyectos
Cualidades personales, sociales y/o conductuales ♦ Habilidad para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar soluciones. ♦ Actitud positiva y liderazgo. ♦ Buena organización y orden ♦ Facilidad de relacionamiento, comunicación y trabajo en equipo. ♦ Capacidad de trabajo bajo presión. ♦ Disciplina, autoaprendizaje y polivalencia. ♦ Desarrollo/ apoyo a colaboradores. ♦ Planificación y organización. ♦ Comunicación y relacionamiento
MANUAL DE FUNCIONES ♦ Coordinar, revisar y aprobar el presupuesto para la compra de materia prima que se requiere para la venta de productos en el departamento. ♦ Elaborar el informe anual de ventas de la organización.
♦ Realizar la programación y asignación de los recursos del departamento de ventas para dar cumplimiento a los programas. ♦ Coordinar y negociar con ejecutivos y personal de alto nivel el futuro, los programas, las políticas etc., de la organización ♦ Analizar en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente al departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la causa de desbalances y las posibles medidas correctivas ♦ Realizar programación de asignación de recursos para los programas y proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los procesos. ♦ Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para un mejor ambiente al momento de la ejecución de sus labores ♦ Entregar al gerente informes constantes acerca de las ventas de la compañía para llevar un constante control en el manejo fiscal de la organización y no se presenten futuros problemas ♦ Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la compañía para un mejor ambiente laboral. ♦ Informar sobre condiciones y actos inseguros dentro de la fabrica para prevenir tanto accidentes como inconvenientes teniendo en cuenta las normas de seguridad que se deben manejar.
Gerente de ventas Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas
Auxiliar de inventario
Auxiliar de ventas
CUESTIONARIO
NOMBRE_______________________ APELLIDOS_____________________ EDAD_____________ TELEFONO _______________ FECHA_____________ TITULO OBTENIDO_______________________________________________ CARGO____________________________________CODIGO_____________ UBICACIONDEL CARGO__________________________________________ DEPARTAMENTO_______________________________________________
QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________
¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__ Con que áreas:__________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________ A quien le reporta: _______________________________________________ Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si__ No ______ Cuales: ________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz? a. SI b. NO ¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo?
a. SI
b. NO
Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La solución del mismo es rápida? a. SI b. NO ¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los mismos? a. SI b. NO
ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS Nombre del cargo: Jefe de Departamento Área o departamento: Ventas y adjudicaciones Reporta a: Gerente de ventas Relaciones internas: Jefes de áreas Subalternos: DESCRIPCION GENERAL Responsable de un determinado número de vendedores, realiza el control de la gestión de los vendedores, se encarga de la formación del personal del departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las ventas. Analiza el material soporte para las ventas, en colaboración con el área de marketing. Tareas Principales Determinación de las cuotas de venta, de los miembros del equipo Supervisión y control de los vendedores Control de actuación en equipo Elaboración de informes de la actividad del equipo Supervisión de tareas administrativas: Partes, contratos, cobros, citas, los objetivos de ventas propios Tareas Secundarias Formación sobre el terreno de los vendedores Motivación individualizada de los integrantes del equipo Control de carácter de clientes (atención especial fidelización) Visitas a clientes importantes Tareas Ocasionales Gestión de impagados, en última instancia es su responsabilidad Tratamiento de reclamaciones con respecto a ventas - clientes Requisitos Título Ingeniero en Marketing o carreras afines Experiencia de 2 años en cargos similares Cursos de especialización en ventas de intangibles
Don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Introversión equilibrada; Espíritu critico y creador; Personalidad atrayente y cortés Condiciones de trabajo Generalmente en salas colectivas, computadora adecuada para manejo de bases de datos Supervisión Recibida Gerente de Ventas
Gerente de ventas Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas
Auxiliar de inventario
Auxiliar de ventas
SUPERVISOR DE VENTAS ENTREVISTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN 1. ¿Conoce la ubicación e importancia de su cargo dentro de la organización? 2. ¿Cuáles son sus principales funciones dentro de la organización? 3. Describa brevemente un día rutinario en su trabajo 4. ¿Qué funciones que no están dentro de las estipuladas en su cargo realiza con mayor frecuencia? 5. ¿Cómo califica los niveles de comunicación en su departamento? 6. ¿Conoce y se acoge a los conductos regulares en caso de presentarse alguna anomalía? 7. ¿Tiene usted personas a cargos, que cargos y que funciones realizan 8. ¿Mantiene buenas relaciones con sus afines y superiores? 9. ¿Dispone usted de los recursos para el desarrollo de sus funciones? ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS DEPARTAMENTO DE VENTAS
ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: SUPERVISOR Área o departamento: DEPTO DE VENTAS Reporta a: JEFE DEL DEPARTAMENTO Relaciones internas con: auxiliar de ventas, jefe Subalternos: 3 MISIÓN DEL CARGO Apoyar la labor del jefe del departamento mediante el control, clasificación, registro análisis y archivo de las operaciones y registros de la empresa correspondientes a las ventas, para ilustrar de forma ordenada, clara y oportuna los movimientos y transacciones del área de ventas de la empresa.
REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: indiferente Estado civil: indiferente Agudeza: visual x olfativa Auditivo x memória x rastreo Equilibrio: físico Mental x Discriminación táctil COMPETENCIAS DEL CARGO Competencias académicas: Competencia laboral: Administración de empresas, 2 años en labores especificas en el Mercadeo y publicidad, contaduría y/o cargo. afines Conocimientos específicos: ♦ ♦ ♦ ♦
Sistemas Idiomas Finanzas Elaboración de presupuesto ♦ Contabilidad ♦ Documentos contables ♦ Entre otros
Cualidades personales, sociales y/o conductuales ♦ Habilidad para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar soluciones. ♦ Organización y orden. ♦ Comunicación y trabajo en equipo. ♦ Capacidad de trabajo bajo presión. ♦ Disciplina, autoaprendizaje y polivalencia. ♦ Apoyo a colaboradores. ♦ Actitud emprendedora ♦ Planificación y organización. ♦ Comunicación y facilidad de interacción.
Funciones del cargo ♦ Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas. ♦ Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de las ventas. ♦ Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relación a los pedidos y entregas de los productos y servicios. ♦ Verificar los registros contables y administrativos del departamento de ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos. ♦ Revisar la aplicación correcta de precios y procesos de cálculo aplicados a las ventas, productos y servicios. ♦ Cuando se detecten fluctuaciones anormales en el proceso de facturación, investigar las causas que lo generan e informar al jefe del área para su corrección y verificación. ♦ validar y evaluar la información contable y administrativa recibida por cualquier medio. ♦ corregir los errores detectados o rechazar e informar a los responsables para su corrección según aplicación contable y las políticas y procedimientos de la empresa. ♦ Vigilar permanentemente la caja menor y hacer las debidas reposiciones de dinero cuando se necesite para los gastos de menor cuantía.
GERENTE DE VENTAS
Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas
Auxiliar de inventario
Auxiliar de ventas
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DEL CARGO
ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar en ventas Área o departamento: ventas Reporta a: Supervisor de ventas Relaciones internas con: efe inmediato, servicio al cliente Subalternos: 0 MISIÓN Apoyar la labor del jefe de ventas mediante el control, clasificación, orden de las ventas, requisiciones y facturas para llevar un debido proceso administrativo y prestar los servicios de la manera más óptima y eficiente. REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: indiferente Estado civil: indiferente Agudeza: visual x olfativa Auditivo x memória x rastreo x Equilibrio: físico Mental x Discriminación táctil
COMPETENCIAS Competencias académicas: Especialidad en administración de empresa y contaduría. Habilidad en manejo de PC; amplio conocimiento de manejo de excel y word 80%
Competencia laboral: 2 años en labores especificas en el cargo.
Conocimientos específicos: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦
Cualidades personales, sociales y/o conductuales
Sistemas Financias Manejo de presupuesto Contabilidad Documentos contables Entre otros
♦ Habilidad para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar soluciones. ♦ Buena organización y orden ♦ Facilidad de reracionamiento, comunicación y trabajo en equipo. ♦ Capacidad de trabajo bajo presión. ♦ Disciplina, autoaprendizaje y polivalencia.. ♦ Trabajo bajo presión. ♦ Actitud positiva ♦ Planificación y organización. ♦ Gusto por las ventas. ♦ Actitud de servicio. ♦ Facilidad de palabra
Funciones
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Apoyar a la gerencia administrativa en la atención y satisfacción de los clientes en el proceso de la venta desde la recepción del pedido hasta el despacho de la mercancía. Realizar las debidas requisiciones de materiales que se soliciten para el debido desarrollo del proceso que lleva la empresa. Llevar un control de la mercancía y hacer inventarios. Vverificar existencia y si no hay hacer ordenes de compra. Llevar periódicamente los formatos de requisición a los diferentes departamentos para posteriormente realizar los pedidos. Realizar cotizaciones entre diferentes proveedores para realizar la compra mas optima para la empresa. Recibir periódicamente las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. Tener un archivo debidamente llevado con la documentación del área como lo son las facturas, requisiciones, etc. Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicio de estos. Colaborar con el presupuesto de gastos de la compañía. Realizar la debida facturación para las empresas que soliciten servicios.
♦ Reportar al tesorero el dinero que nos adeudan debida contabilización y cobro.
para que se haga la
GERENTE GENERAL
JEFE DE DEPARTAMENTO departamento SUPERVISOR DE VENTAS PROMOTOR DE VENTAS
AUXILIAR DE INVENTARIOS
AUXILIAR DE VENTAS
INSTRUMENTO •
OBSERVACION DIRECTA El método utilizado parar el análisis y la descripción del cargo fue la de observación directa, ya que debido a esto no era conveniente realizar la entrevista o el cuestionario.
ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar de inventarios Área o departamento: Ventas y adjudicaciones Reporta a: Supervisor de ventas Relaciones internas con: Promotor de ventas y auxiliar de ventas Subalternos: Ninguno
REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: Indiferente Estado civil: Indiferente Agudeza: Visual, Olfativa, Auditivo, Memoria y Rastreo Equilibrio: físico, Mental y Discriminación táctil
COMPETENCIAS COMPETENCIAS ACADÉMICAS: • • • •
COMPETENCIA LABORAL:
Bachiller académico Manejo de kárdex Manejo de archivos Manejo de software contable
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: • • • • • • •
Manejo de Excel Conocimientos básicos de contabilidad Manejo del kárdex Manejo del los métodos de inventario Atención al cliente Habilidad numérica Habilidad en digitación
• • •
2 años en labores específicas en el cargo. Experiencia de 1 año en almacén e inventarios Conocimientos en Excel
CUALIDADES PERSONALES, SOCIALES Y/O CONDUCTUALES: • • • • • • • • • • • •
Proactivo Dinámico Con iniciativa propia Alto grado de responsabilidad Capacidad de análisis Manejo de office Excelente actitud de servicio Que aporte ideas que contribuyan el mejoramiento de la calidad del trabajo. Capaz de establecer buenas relaciones interpersonales. Excelente presentación personal. Trabajo en equipo. Buena comunicación oral y escrita.
FUNCIONES • • • • • • • •
Realizar el conteo y el registro de los inventarios de las mercancías. Llevar el control de los inventarios. Supervisar las cargas. Ejecutar el proceso de facturación diario. Monitorear las existencias físicas y teóricas de inventarios. Ingresar y ajustar en al sistema la mercancía inventariada. Analizar los inventarios para detectar las perdidas según inventario en las tiendas. Realizar informes de los inventarios que se pasan al mes. GERENTE GENERAL
JEFE DE DEPARTAMENTO departamento SUPERVISOR DE VENTAS PROMOTOR DE VENTAS
AUXILIAR DE INVENTARIOS
AUXILIAR DE VENTAS
Nombre del cargo: Promotor de ventas Departamento: Ventas Nº de plazas: 1 Puesto al que reporta: Supervisor de ventas Horario de trabajo: 10:00 AM- 6:00 PM Hora de receso: 12:30 AM1:30PM DESCRIPCION GENERICA Realiza con acierto la exhibición y promoción de los diversos productos de los expendios y puntos de venta establecidos para su venta. DESCRIPCION ESPECIFICA/ ACTIVIDADES DIARIAS O PERIODICAS - Supervisa la venta de productos demandados por los clientes, realizando la apropiada revisión de empaque ,pesos y demás requisitos exigidos por el cliente en el producto - Lleva registro de las ventas diarias en trabajo conjunto con los auxiliares - Realiza cortes de caja al finalizar cada jornada - Entrega al supervisor las cantidades de dinero y los registros de venta de los productos según los periodos establecidos - Recaba la firma del supervisor - Lleva registro de existencias ( insumos, suministros y productos ) en los puntos de venta - Realiza las actividades requeridas para la promoción de los productos, servicios y beneficios, disponiendo de los suministros necesarios PUESTOS QUE LE REPORTAN: • Auxiliar de ventas • Auxiliar de inventario PRINCIPALES DIFICULTADES DEL PUESTO: -
Solucionar reclamos de los clientes
-
Devolución de mercancía de pobre calidad Exposición a robos periódicos u ocasionales Retraso o nulidad en entrega de mercancías demandadas
RELACIONES INTERNAS: -
Recursos humanos: entrega de novedades de subalternos.
PERFIL DEL PUESTO: Edad: 20- 40 años Sexo: indiferente Estado civil: indistinto HABILIDADES: Idioma: Ingles básico Hablado: 10% Traducido: 10% Bachiller comercial Conocimientos básicos de contabilidad Habilidad numérica Capacitación en servicio al cliente y ventas
Escrito: 5%
EXPERENCIA: Mínima de un año en servicio al cliente y ventas ACTITUDES: Trato amable hacia otras personas Habilidad de comunicación Flexibilidad horaria Orientación hacia la resolución de problemas y trabajo en equipo COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO: •
Tareas: - Disponer de formatos necesarios para reportar movimientos - Ubicación de productos en anaqueles respectivos - Rotular productos con precios actualizados - Recibir a los clientes con cordialidad - Dirigir la conducta del cliente para realización de la venta - Registrar venta por venta por el medio para tal fin
