Modul pengantar administrasi perkantoran untuk SMK
yesy yuniarDeskripsi lengkap
KD 3.1 (SOP)Full description
Full description
sfjmsfgjDeskripsi lengkap
good
3
$;
UJI KOMPETENSI KEAHLIAN TAHUN PELAJARAN 2016/2017
SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN Satu Satuan an Pend Pendid idik ikan an Kompet Kompetens ensii Keahlian Keahlian Kode Alokasi Waktu Bentuk Soal
: Seko Sekola lah h Mene Meneng ngah ah Keju Kejuru ruan an : Adminis Administra trasi si Perkanto Perkantoran ran : 6045 : 18 jam : Penugasan Perorangan
I. PETUNJUK A. Anda adalah seorang seorang sekretaris sekretaris pada perusahaan kontraktor, kontraktor, yaitu PT Mitra Bangun Bangun Persada, Persada, !l "e#i Sartika $o%& $o%& Bandung, Bandung, Telp Telp '&%%( )8*+8, )8*+8, -a. '&%%( )8*++, )8*++, email: mitra/angu mitra/angunpersad npersada0gma a0gmailom ilom Pimpinan Pimpinan anda adalah /apak "edi Kusuma Wardana, Wardana, MT, MT, se/agai "irektur 2perasional B. "okumen soal ujian praktik ini terdiri dari 1& pekerjaan, yaitu: 1 Menggu Menggunak nakan an peralat peralatan an kantor kantor 'Menget 'Mengetik ik Keepa Keepatan tan(( % Mela Melaku kuka kan n komun komunik ikasi asi mela melalu luii telep telepon on 3 Melaku Melakukan kan kores korespon ponden densi si /ahasa /ahasa 4ndon 4ndonesia esia dan dan /ahasa /ahasa 4nggr 4nggris is Memp Mempro rose sess sura surat5 t5do doku kume men n ) Meng Mengim impl plem emen entas tasii siste sistem m kear kearsip sipan an 6 Melaks Melaksana anakan kan penang penangana anan n perjala perjalanan nan /isnis /isnis * Mem/uk Mem/ukuka ukan n muta mutasi si dan dan selisih selisih dana dana kas kas keil keil 8 Meng Mengel elol olaa perte pertemu muan an5r 5rap apat at + Meng Mengop opra rasik sikan an Apl Aplik ikasi asi Pres Presen enta tasi si 1& Mengelola Mengelola data5in7orm data5in7ormasi asi ditempa ditempatt kerja kerja C. Se/elum mengerjakan tugas, /aalah setiap item tugas dengan ermat dan teliti D. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah melapor kepada penga#as ujian !angan n lupa lupa untu untuk k selal selalu u men menan antu tumk mkan an nomo nomorr ujia ujian n pada pada setia setiap p hasil hasil E. !anga pekerjaan F. Periksa kem/ali hasil pekerjaan se/elum menyerahkan kepada penga#as ujian II. II. KE KESE SELA LAMA MAT TAN KER KERJA JA A. Perhatikan unsurunsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian praktik ini B. 9aporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya kepada penga#as ujian
6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-1/40
III. DAFTAR DAFTAR PERALAT PERALATAN AN** KO KOMPO MPONEN* NEN* DAN DAN BAHAN BAHAN
1
N' A,$/K+'#+&/B 2 A,$ T& /A,$ $ Komputer Printer !aringan 4nternet -lashdisk Per7orator Stapler 9>" Proyektor Telepon
% 3
-orm Buku Agenda Tunggal -orm 9em/ar Perjal jalanan "inas Pimpinan -orm Bu Bukti Pe Penerimaan Ka Kas Keil -orm Bukti Peng engelu eluaran ran Kas Keil -orm 9aporan Kas Keil 9em/ar Pesan Telepon Blok $ote
+
Amplop Persegi Panjang
Plain ;nelopes 11& . %3& mm
%& l/ per sis#a 1 l/ per sis#a % l/ per sis#a 1 /h per sis#a % /h per sis#a
1 % 3 )
6045-P3-16/17
"isesuaikan "isesuaikan "isesuaikan
H! C"#$ #% K&'%"!()%
ntuk arsip dan kas keil
SPK-2/40
III. DAFTAR DAFTAR PERALAT PERALATAN AN** KO KOMPO MPONEN* NEN* DAN DAN BAHAN BAHAN
1
N' A,$/K+'#+&/B 2 A,$ T& /A,$ $ Komputer Printer !aringan 4nternet -lashdisk Per7orator Stapler 9>" Proyektor Telepon
% 3
-orm Buku Agenda Tunggal -orm 9em/ar Perjal jalanan "inas Pimpinan -orm Bu Bukti Pe Penerimaan Ka Kas Keil -orm Bukti Peng engelu eluaran ran Kas Keil -orm 9aporan Kas Keil 9em/ar Pesan Telepon Blok $ote
+
Amplop Persegi Panjang
Plain ;nelopes 11& . %3& mm
%& l/ per sis#a 1 l/ per sis#a % l/ per sis#a 1 /h per sis#a % /h per sis#a
1 % 3 )
6045-P3-16/17
"isesuaikan "isesuaikan "isesuaikan
H! C"#$ #% K&'%"!()%
ntuk arsip dan kas keil
SPK-2/40
I. SOAL OAL/TU /TUAS AS TUA TUAS S 1 MEN MENU UNA NAKA KAN N PERA PERALA LAT TAN KANT KANTOR OR ME MEN NET ETIK IK KECEPATAN A. P&$)8)! P& P&&8 A Ketikla Ketiklah h sesua sesuaii deng dengan an keadaa keadaan n kant kantor or Anda Anda !ika !ika kant kantor or Anda Anda memilik memilikii komputer yang terinstall terinstall aplikasi aplikasi Typing Master , maka ketiklah menggunakan aplikasi Typing Master Tetapi Tetapi jika tidak ada komputer yang terinstall terinstall aplikasi aplikasi Typing Master , maka dapat diketik menggunakan komputer dengan aplikasi Word Processing atau atau menggunakan mesin tik manual B Tuli Tulisk skan an $ama $ama diik diikut utii $om $omor or Peser Peserta ta Anda nda pad padaa kol kolom om User Name, Name, kemudian tekan enter > Kerj Kerjak akan an tuga tugass men menge geti tik k pem peman anas asan an deng dengan an ara ara:: a Pilih menu T9#" T&$ Pada menu T&$ T&:$, pilih ! #&', kemudian klik S$$ T&$ / Silahkan mulai mengetik !ika !ika telah telah selesai selesai meng mengetik etik lang langsun sung g klik klik tom/ol tom/ol $e.t $e.t untu untuk k menampilkan laporan tes mengetik d Klik menu "&; < P"$ R&),$ e >etak >etak hasi hasill menge mengetik tik teks teks naska naskah h peman pemanasan asan Anda Anda " Kerj Kerjak akan an tuga tugass men menge geti tik k ke keep epat atan an den denga gan n ar ara: a: T&$ $ Pada menu T&$ T&:$, pilih 1 Kem/ali ke menu T9#" T& ! !&=&#$, kemudian klik S$$ T&$ % Silahkan mulai mengetik 3 !ik !ika tela telah h sele selesa saii menge engeti tik k lan langsun gsung g klik lik tom tom/ol $e. $e.t untu ntuk menampilkan laporan tes mengetik Klik menu "&; < P"$ R&),$. ) >etak ha hasil me mengetik te teks na naskah ke keepatan Anda ; ntuk yan yang g men meng ggunakan apl aplikasi Word Processing , ketiklah naskah dengan jenis huru7 Time Time $e# =oman ukuran 1%, jarak /aris 1,), perataan perataan rata kanan kiri, serta /atas margin tidak ditentukan '/e/as( - Bata Batass #akt #aktu u men menge getik tik nask naskah ah pema pemana nasan san selam selamaa ) meni menit, t, dan dan naska naskah h keepatan selama 1) menit B. B % % A,$ 1 Komputer uter yang ang ter terinstall aplikasi aplikasi Typing Master atau atau Word Word Processing Proces sing % Prin Printe terr /er /erisi isi tint tintaa yang yang mema memada daii 3 Stap Staple lerr kei keill /ese /esert rtaa isin isiny ya Stopwatch 'untuk Stopwatch 'untuk penguji( ) Kertas ?@ ?@S A A C. A,) K&"$ 1 Mempersiapk Mempersiapkan an alat alat dan /ahan yang yang akan digunakan digunakan % 9atihan 9atihan mengetik mengetik pemana pemanasan san selama selama ) menit, menit, dipandu dipandu oleh oleh penguji penguji 3 Mengetik Mengetik keepata keepatan n dilakukan dilakukan seara /ersama /ersamasama sama selama selama 1& menit, menit, dipandu oleh penguji ?asil ketikan ketikan dietak dietak dan diserahkan diserahkan kepada kepada penguji penguji D. H", ", 9 9 D" D" #! #! 1 Keepa Keepatan tan meng mengetik etik men menapai apai 1)& epm epm % Kete Keteli liti tian an men mena apai pai +8 +8 6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-3/40
$ASKA? P;MA$ASA$ P;MA$ASA$ ') M;$4T(
SISTEM Setiap Setiap organi organisas sasii bisnis bisnis maupun maupun instan instansi si pemer pemerint intaha ahan n ditunt dituntut ut dapat dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Tujuan organisasi dapat dapat tercap tercapai ai dengan dengan baik baik jika jika selur seluruh uh kompon komponen en dalam dalam organ organisa isasi si tersebut bekerja secara terintegrasi. Organisasi merupakan suatu sistem. Setia Setiap p sist sistem em terd terdir irii dari dari sub sub sist sistem em-s -sub ub sist sistem em yang ang haru harus s salin saling g bekerjasama agar sistem tersebut berfungsi dengan baik sehingga dapat mencap mencapai ai tujuan tujuan yang yang dihara diharapka pkan. n. Setiap Setiap
sub sub sistem sistem memerl memerluka ukan n
prosedur kerja yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan sistem. Untuk melaksanakan suatu pekerjaan setiap prosedur kerja menggunakan metode tertentu yang sesuai dengan kebutuhan.
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian !sub sistem" yang saling terkait dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Sub sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling terkait yang dirancang untu untuk k
meni mening ngka katk tkan an
efis efisie iens nsii
kerj kerja a
sist sistem em..
#ros #rosed edur ur
meru merupa paka kan n
seku sekump mpul ulan an meto metode de yang ang dira diranc ncan ang g untu untuk k meny menyel eles esai aika kan n berb berbag agai ai pekerjaan pekerjaan.. Metode Metode merupakan merupakan seperangk seperangkat at cara menyelesa menyelesaikan ikan suatu suatu pekerjaan.
#engembangan dan penggunaan suatu sistem dalam organisasi memiliki berbagai tujuan. Setiap organisasi mungkin memiliki tujuan yang berbeda dalam mengemban mengembangkan gkan sistemnya sistemnya.. Menurut Menurut $uible $uible !%&&'()*+ !%&&'()*+" " terdapat terdapat 6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-4/40
beberapa tujuan penggunaan sistem oleh suatu organisasi yaitu( +. %. ). ,. '.
Untuk memaksimalkan efisiensi penggunaan sumber daya organisasi Untuk mengendalikan biaya operasional organisasi Untuk meningkatkan efisiensi operasional !kerja" organisasi Untuk membantu meujudkan tercapainya tujuan organisasi Untuk membantu menjalankan berbagai fungsi dalam organisasi.
#enggunaan sistem dalam suatu organisasi tidak selamanya memberikan manfaat sesuai dengan yang diharapkan. #emilihan sistem yang tidak tepat dapat berakibat negatif bagi organisasi. Oleh karena itu penggunaan sistem harus disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. $uible !%&&'()*+" mengidentifikasi beberapa keuntungan dan kerugian penggunaan konsep sistem berikut ini( euntungan dari penggunaan sistem( +. /erbagai fungsi dalam organisasi dapat dikoordinasikan secara lebih baik %. 0apat mengurangi terjadinya akti1itas yang tidak produktif dan tidak ekonomis ). 0apat meningkatkan efisiensi operasional organisasi ,. ontrol terhadap berbagai akti1itas dan fungsi dapat lebih efektif.
$ASKA? K;>;PATA$ '1) M;$4T(
23SI# E4ET3O5I #erkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun terakhir ini berjalan sangat cepat. #erubahan informasi tidak lagi terjada dalam hitungan tahun bulan atau hari. 2kan tetapi sekarang ini perubahan 6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-5/40
informasi terjadi dalam hitungan jam menit atau bahkan detik. Setiap orang membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi maupun untuk kepentingan organisasi. Informasi telah menjadi salah satu sumber daya bagi suatu organisasi dan kedudukannya sejajar dengan sumber daya yang lain seperti uang manusia mesin dan material. Tanpa informasi seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara optimal. 0emikian pula suatu organisasi tanpa memiliki informasi yang akurat akan mengalami kesulitan dalam meujudkan tujuannya. /ahkan saat ini informasi dapat dikatakan sebagai senjata bagi setiap orang. /arang siapa memiliki informasi lebih cepat lengkap dan akurat maka akan menjadi pemenang dalam kancah
pekerjaannya. eadaan yang
demikian ini disebut sebagai era informasi. Uni1ersity of 6alifornia /erkeley7s School of Information Management and Systems !3ead 8 9inn %&++(%" pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun +::: sampai %&&%. Salah satu hasil penelitian tersebut menunjukkan baha sejak tahun +::: sampai %&&% telah dihasilkan informasi baru sebanyak ' e;abytes yang tesimpan dalam media cetak film magnetik dan media optik.
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-6/40
2rsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi pada masa sekarang ini sebagian masih berupa hard copy berbasis kertas dan sebagian lainnya berupa soft copy dalam bentuk file elektronik. Sejalan dengan kebutuhan organisasi terhadap tersedianya informasi secara cepat tepat dan aman maka pengelolaan arsip mulai berkembang dalam bentuk pengelolaan arsip secara elektronik. Sebagian besar organisasi bisnis maupun pemerintahan di era sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik. Menurut 3ead 8 9inn !%&++()+)" =electronic record is a record stored on electronic storage media that can be readly accessed or changed>. 2rsip elektonik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah. 4ebih lanjut 3ead 8 9inn menambahkan baha =electronic records may contain ?uantitati1e data te;t images or sounds that originate as an electronic signal>. 2rsip elektronik dapat berisi data kuantitatif teks gambar atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik. #roses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Menurut 3ead 8 9inn !%&++(++:" siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari( creation and storage distribution and use maintenance dan disposition. #erbedaan antara siklus arsip manual dan arsip elektronik terlihat pada tahap penciptaan penyimpanan distribusi dan penggunaan. #ada pengelolaan arsip manual masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Sedangkan pada siklus arsip elektronik proses penciptaan dan penyimpanan berlangsung dalam satu tahap serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap. /erdasarkan siklus hidup arsip elektronik tersebut maka dapat dimengerti baha 6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-7/40
pengelolaan arsip secara elektronik lebih efisien. #ada era sekarang ini telah banyak
dikembangkan
sistem
pengelolaan arsip secara elektronik. /erbagai sistem pengelolaan arsip elektronik yang berkembang sekarang ini dapat dikelompokkan menjadi tiga sistem !Sukoco %&&@(++*" yaitu( Sistem Manajemen 0okumen ElektronikA Sistem #emindaian ElektronikA dan Softare Manajemen 0okumen. #engelolaan arsip secara elektronik mempunyai banyak manfaat terutama memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut Odegers !%&&'()@+" beberapa keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik antara lain( +" 6epat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip tanpa meninggalkan meja kerjaA %" #engindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasiA )" #encarian secara full-te;tA ," ecil kemungkinan file akan hilangA '" Menghemat tempatA *" Mengurangi resiko kerusakan arsip karena disimpan secara digitalA @" Memudahkan berbagi !sharing" arsipA B" Meningkatkan keamananA :" Mudah dalam reco1ery data. Melihat banyaknya manfaat dan keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik maka manajemen arsip elektronik perlu disosialisasikan dan dikembangkan untuk mendukung efisiensi kerja organisasi. Manajemen arsip elektronik merupakan solusi atas persoalan arsip yang semakin hari semakin bertambah banyak.
6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK->/40
$ASKA? P;MA$ASA$ M;$<;T4K MA$A9 ') M;$4T(
Setiap organisasi bisnis maupun instansi pemerintahan dituntut dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik jika seluruh komponen dalam organisasi tersebut bekerja secara terintegrasi. Organisasi merupakan suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem-subsistem yang harus saling bekerjasama agar sistem tersebut berfungsi dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Setiap subsistem memerlukan prosedur kerja yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan sistem. Untuk melaksanakan suatu
pekerjaan setiap prosedur kerja menggunakan metode tertentu yang sesuai dengan kebutuhan. 6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-?/40
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian !sub sistem" yang saling terkait dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Sub sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling terkait yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi kerja sistem. #rosedur merupakan sekumpulan metode yang dirancang untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan. Metode merupakan seperangkat cara menyelesaikan suatu pekerjaan.
$ASKA? K;>;PATA$ M;$<;T4K MA$A9 '1& M;$4T(
#erkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun terakhir ini berjalan sangat cepat. #erubahan informasi tidak lagi terjada dalam hitungan tahun bulan atau hari. 2kan tetapi sekarang ini perubahan informasi terjadi dalam hitungan jam menit atau bahkan detik. Setiap orang membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi maupun untuk kepentingan organisasi. Informasi telah menjadi salah satu sumber daya bagi suatu organisasi dan kedudukannya sejajar dengan sumber daya yang lain seperti uang manusia mesin dan material. Tanpa informasi seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara optimal. 0emikian pula suatu organisasi tanpa memiliki informasi yang akurat akan mengalami kesulitan dalam 6045-P3-16/17
meujudkan tujuannya. /ahkan saat ini informasi dapat dikatakan sebagai senjata bagi setiap orang. /arang siapa
1)3& 1)88 163+
memiliki informasi lebih cepat lengkap dan akurat maka akan menjadi pemenang dalam kancah pekerjaannya. eadaan yang demikian ini disebut sebagai era informasi. Uni1ersity of 6alifornia /erkeley7s School of Information Management and Systems !3ead 8 9inn %&++(%" pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun +::: sampai %&&%. Salah satu hasil penelitian tersebut menunjukkan baha sejak tahun +::: sampai %&&% telah dihasilkan informasi baru sebanyak ' e;abytes yang tesimpan dalam media cetak film magnetik dan media optik.
6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-11/40
TUAS 2 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON A. P&$)8)! P&&8 1 Baalah soal5kasus dengan ermat % 9akukan tugas menerima panggilan telepon dan melakukan panggilan telepon 3 >atatlah pesan telepon pada 9em/ar Pesan Telepon '9PT( B. A,) K&"$ 1 Mempersiapkan /ahan dan alat yang diperlukan % Menerima panggilan telepon dari penguji 3 Melakukan panggilan telepon kepada penguji C. S+,/K) 1 Menerima Panggilan Telepon Bapak ?endro Saputro, MBA ingin /er/iara dengan pimpinan Anda, tetapi pimpinan Anda tidak /erada di tempat Bapak ?endro Saputro, MBA /ermaksud mengundang pimpinan Anda untuk makan malam di =umah Makan Bum/u "esa yang /eralamat di jalan >ihampeulas Bandung sam/il mem/ahas renana proyek pem/angunan gedung hotel $e# >rystal nanti malam pukul %&&& W4B 'hari, tanggal sesuai pelaksanaan ujian( % Melakukan Panggilan Telepon Anda diminta oleh pimpinan untuk menelepon 4/u "ra Culi Kemala#ati, Kepala Badan 9ingkungan ?idup Proinsi !a#a Barat untuk mengundang rapat tentang poyek pem/angunan instalasi lim/ah industri =apat diselenggarakan pada hari =a/u tanggal 1 Maret %&1* pukul 13&& D 1)&& /ertempat di Kuningan =oom, ?otel Aston, Bandung D. B % A,$ A Pesa#at telepon B 9em/ar pesan telepon > Blok $ote " Ballpoint ; Kalender meja E. H", 9 D"#! 6045-P3-16/17
H! C"#$ #% K&'%"!()%
SPK-12/40
1
"apat menerima telepon dengan /aik dan /enar, dengan sikap dan etika /ertelepon yang sesuai dengan standar % "apat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam /ertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta 3 9em/ar pesan telepon dapat diisi dengan rapi dan /enar Penggunaan Blok $ote dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan permasalahan yang diminta
TUAS 3 MELAKUKAN KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA DAN BAHASA INRIS A. P&$)8)! K&8 1 Baalah soal dengan teliti % Kerjakan soal menggunakan program aplikasi Word Processing. 3 Man7aatkan #aktu dengan se/aik/aiknya B. A,) K&"$ 1 Mempersiapkan alat dan /ahan yang diperlukan % Tidak diperlukan pem/uatan konsep surat 3 Surat diketik lengkap dengan menggunakan kop surat Se/elum dietak simpan dalam 7ile Anda ) Selesai dietak, kemudian di tandatangani, dan dilipat serta masukan kedalam amplop sesuai ketentuan hasil yang diharapkan C. S+,/K) A Surat Bahasa 4ndonesia a Anda se/agai sekretaris PT. MITRA BANUN PERSADA diminta untuk mem/uat surat pesanan /arang /erupa /ahan /angunan Surat ditujukan kepada Bapak =udi Wira#an, pimpinan >@ E!ACA <$AE, yang /eralamat di !l Soekarno?atta $o1&% Bandung Surat tertanggal hari ini, di/uat menggunakan Bahasa 4ndonesia / Barang/arang yang dipesan se/agai /erikut : $2 1 % 3
