BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan Pembuatan laporan ini merupakan tugas penulisan karena telah melakukan program Pendidikan Sistem Ganda (PSG). Maka sebagai salah satu pertanggung jawaban yang harus dipenuhi adalah memberikan laporan hasil pelaksanaan dari program Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang dilaksanakan oleh penulis. Sebagaimana yang kita ketahui, bahwa perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan keuangan pasti memiliki tata cara dan konsep tersendiri dalam mengatur dan menjalankan usahanya. Maka penulisan ingin menguraikan secara teratur, jelas dan dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat mengenai sistem atau tata cara yang diterapkan untuk menjalankan kegiatan usaha dalam perusahaan ini. Dalam penyusunan laporan ini penulis diharapkan mampu memahami dan mengembangkan pengetahuan serta wwasan yang didapatkan secara langsung pada saat mempraktekkannya didunia usaha. Laporan ini merupakan salah sa tu syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun Diklat 2016/2017 pada SMK Sasmita Jaya 1 Pamulang, sekaligus untuk menambah pemahaman dan pengetahuan serta wawasan penulis tentang Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Karyawan.
1.2 Alasan Pemilihan Judul
1
2
Setiap orang pasti memiliki alasan dan tujuan tersendiri dalam melakukan sesuatu walau sekecil apapun suatu pekerjaan itu, oleh karena itu alasan dan tujuan merupakan suatu dasar yang pasti dimiliki oleh setiap manusia dalam melakukan suatu pekerjaan. Dalam penyusunan karya tulis ini, penulis memilih judul “Pros edur Pembayaran Gaji Dan Upah Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah “. Dengan alasan ingin menjelaskan secara lebih rinci mengenai Prosedur Pembayaran Gaji Dan Upah. Berdasarkan pernyataan diatas, penulis ingin mencoba serta membandingkan ilmu yang diperoleh penulis dari sekolah dan ilmu yang diperoleh penulis serta langsung dari dunia usaha sekaligus untuk mengembangkan wawasan penulis.
1.3 Pengertian Pendidikan Sistem Ganda Pendidikan Sistem Ganda (PSG) adalah bentuk penyelenggaraan program pendidikan keahlian kejuruan yang memadukan serta sistematis dan sinkron antara program pendidikan sekolah dan program keahlian yang diperoleh secara langsung dari praktek kerja didunia usaha, yang mengarah untuk mencapai keahlian tertentu, sehingga dapat menjadi lulusan yang relevan seperti yang diharapkan.
1.4 Tujuan Pendidikan Sistem Ganda Penyelenggaraan Program Pendidikan Sistem Ganda (PSG) mempunyai tujuan sebagai berikut : 1.
Memantapkan, meningkatkan dan memperluas keterampilan yang dimiliki siswa/siswi dalam dunia usaha.
3
2.
Meningkatkan efisiensi dalam proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang berkualitas dan professional. professional.
3.
Memberikan kesempatan kepada siswa/siswi untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja sebagai pekerja mandiri terutama mengenai kedisiplinan kedisiplinan dalam d alam bekerja.
4.
Menambah dan mengembangkan pengetahuan siswa/siswi dalam menerapkan teori yang dapat disekolah dengan kenyataan sebenarnya.
1.5 Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan laporan ini, penulis melakukan beberapa tahapan dalam mengumpulkan data agar mendapatkan informasi yang akurat. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara : 1. Metode Pengamatan (Observasi) Sesudah penulis mendapatkan data yang mendekati kesempurnaan penulis mendapatkan data lain dengan cara melihat dan terjun langsung, kemudian penulis mempelajari apa yang belum pernah dipelajari disekolah 2. Metode interview Penulis melakukan wawancara langsung, baik dengan pegawai maupun dengan pembimbing, guna untuk mendapatkan informasi atau data-data yang penulis perlukan untuk mengembangkan laporan ini.
3. Metode liberatur (membaca) yang dipilih Penulis mencari referensi melalui internet ataupun membaca dari buku-buku yang berkaitan dengan judul.
4
1.6 Sistematis Penulis Dalam penyusunan laporan ini, penulis berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun secara sistematis agar laporan ini dapat dengan mudah dipahami. Laporan ini memiliki beberapa bagian yang terdiri atas 4 (empat) bab, antara lain:
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini penulisan menguraikan beberapa hal yang terdiri dari latar belakang penulisan, pengertian Pendidikan Sistem Ganda (PSG), tujuan Pendidikan Sistem Ganda (PSG), metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN UMUM
Pada bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Kantor Kecamatan Bojongsari, Struktur Organisasi, Visi dan misi Kecamatan Bojongsari, dan Tugas dan Fungsi Kecamatan Bojongsari.
BAB III
TINJAUAN KHUSUS
Dalam bab penulis menguraikan tentang pengertian Arsip, Tujuan, Tujuan Arsip, Macam Macam Arsip, Fungsi Arsip, Jenis Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Nomor, dan Penangan Arsip Sistem Sistem Nomor Pada Kecamatan Bojongsari
5
BAB IV
PENUTUP Dalam bab ini diuraikan tentang kesimpulan kesimpulan dan saran-saran.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II TINJAUAN UMUM
2.1 Sejarah Singkat Kantor Kecamatan Bojongsari Awalnya wilayah Kecamatan Bojongsari menjadi bagian dari kecamatan Sawangan, namun karena banyak pertimbangan menyangkut efektivitas pelayanan terhadap masyarakat, maka dibentuklah Kecamatan Bojongsari pada Tahun 2008 berdasarkan Perda Kota Depok Nomor 08 tahun 2008. Kecamatan Bojongsari terdiri dari 7 Kelurahan antara lain :
Kelurahan Bojongsari
Kelurahan Bojongsari Baru
Kelurahan Kelurahan Serua
Kelurahan Pondok Petir
Kelurahan Curug
Kelurahan Duren Mekar dan
Kelurahan Duren Seribu. Lokasi Kecamatan Bojongsari terletak di ujung barat Kota Depok, berbatasan langsung dengan Kabupaten Bogor dan Kota Tangerang Selatan Provinsi Banten. Kantor Kecamatan Bojongsari beralamat beralamat di Jl. Raya Ciputat-Parung Km. 24, Bojongsari – Depok. – Depok.
2.2 Struktur Organisasi
Pengertian organisasi
5
6
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ditetapkan.
Pengertian Dari Struktur Organisasi Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan f ungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.
Berikut ini adalah Struktur organiasi Kecamatan bojongsari :
7
2.3 Visi dan Misi Kantor Kecamatan Bojongsari VISI “Terwujudnya Kecamatan Bojongsari Sebagai pusat perekonomian baru di kota Depok yang maju dan sejahtera.” Adapun penjelasan penjelasan dari visi tersebut tersebut adalah:
Terwujudnya Kecamatan Bojongsari sebagai Pusat perekonomian baru adalah suatu kondisi yang menempatkan Kecamatan Bojongsari sebagai alternatif untuk berinvestasi di Kota Depok.
Maju mengandung pengertian meningkatnya kualitas sumber daya manusia, yang menyangkut kualitas pendidikan dan ilmu pengetahuan, serta kualitas atau derajat kesehatannya.
Sejahtera mengandung makna masyarakat yang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya sehari-hari, interaksi sosial secara harmonis dan menjunjung tinggi supremasi hukum serta terjamin kesejahteraan sosial dasarnya. MISI
Meningkatkan kinerja aparatur pemerintahan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Menciptakan iklim investasi dan usaha yang kondusif.
Memberdayakan ekonomi mikro masyarakat melalui pengembangan pengembangan sektor agribisnis yang berwawasan lingkungan.
Meningkatkan peran serta masyarakat yang relijius berlandaskan azas gotong royong
8
2.4 Tugas dan Fungsi Kantor Kecamatan Bojongsari Berdasarkan Peraturan Walikota Depok nomor 50 tahun 2008 aparatur Tugas, Pokok dan Fungsi pemerintahan pemerintahan Kecamatan Bojongsari mempunyai fungsi sebagai berikut:
Camat a.
Pengkoordinasian Pengkoordinasian kegiatan pemberdayaan pemberdayaan masyarakat sesuai dengan kewenangannya. kewenangannya.
b.
Pengkoordinasian upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum ssuai dengan kewenangannya. kewenangannya.
c.
Pengkoordinasian penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan.
d.
Pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum sesuai dengan kewenangannya.
e.
Pengkoordinasian Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.
f.
Pembinaan penyelenggaraan pemerintahan kelurahan
g.
Pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan/atau yang belum dapat dilaksanakan oleh kelurahan sesuai dengan kewenangannya. kewenangannya.
Sekretaris Kecamatan a.
Penyususnan Penyususnan rencana kerja Sekretariat mengacu pada renstra kecamatan
b.
Pengkoordinasian penyusunan rencana kerja tahunan kecamatan
c.
Pengkoordinasian penyusunan rancangan produk hukum
9
d.
Pengkoordinasian penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Kecamatan.
e.
Pengkoordinasian administrasi kegiatan seksi.
f.
Penyelenggaraan pengumpulan data, informasi, permasalahan, peraturan perundangundangan dan kebijakan teknis yang berkaitan dengan kecamatan.
g.
Pengkoordinasian Pengkoordinasian upaya pemecahan masalah kesekretariatan dan kecamatan.
h.
Penyelenggaraan
perencanaan,
pelaksanaan,
pengendalian,
administrasi
umum,
kepegawaian, kepegawaian, keuangan evaluasi, dan pelaporan kegiatan Kecamatan dan Kelurahan. i.
Pengkoordinasian Pengkoordinasian analisis dan pengembangan kinerja Kecamatan dan Kelurahan.
j.
Penyiapan bahan koordinasi dari masing-masing unsur organisasi di lingkungan Kecamatan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan kecamatan dan kelurahan.
k.
Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan dinas lainnya yang diberikan camat.
Seksi Pemerintahan a.
Pelaksanaan koordinasi satuan kerja perangkat daerah dan instansi vertikal di bidang penyelenggaraan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan.
b.
Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan dengan satuan kerja perangkat daerah dan instansi vertikal di bidang penyelenggaraan kegiatan pemerintahan.
c.
Fasilitasi pelaksanaan pemilihan umum.
d.
Pelaksanaan evaluasi penyelenggaraan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.
e.
Pelaporan penyelenggara penyelenggaraan an kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.
10
f.
Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan data dan informasi, penginventarisasian permasalahan serta pelaksanaan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pelaksanaan urusan pemerintahan.
g.
Perencanaan, pelaksanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, dan laporkan kegiatan seksi.
h.
Penyiapan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis yang berkaitan dengan urusan pemerintahan.
i.
Pelaksanaan hubungan kerja dan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
j.
Penyiapan bahan dan petunjuk teknis pembinaan terhadap Pemerintah Kelurahan, meliputi:
Penyiapan bahan dalam rangka pembinaan Perangkat Kelurahan.
Penyiapan bahan dalam rangka penyelesaian perselisihan Kelurahan dalam satu wilayah Kecamatan.
Penyiapan bahan dalam rangka musyawarah Kelurahan.
Penyiapan bahan dalam rangka pengusulan, pemekaran, peningkatan, penyatuan, dan atau penghapusan, Kelurahan.
Penyiapan bahan dalam rangka kerja sama antar kelurahan.
Penyiapan bahan dalam rangka pembinaan batas-batas wilayah.
Penyiapan bahan dalam rangka pembinaan lembaga kemasyarakatan.
k.
Pengusulan, penyiapan bahan dan petunjuk teknis pembinaan dalam rangka peningkatan Pendapatan Asli Daerah dari Pajak Bumi dan Bangunan.
l.
Pelaksanaan fasilitas administrasi kependudukan dan fasilitas instansi terkait pelaksanaan ketenagakerjaan ketenagakerjaan dan transmigrasi, transmigrasi, urbanisasi, emigrasi/imigrasi. emigrasi/imigrasi.
11
m.
Pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum sesuai dengan kewenangannya.
n.
Pelaksanaan Pelaksanaan tugas bidang keagrariaan di kecamatan, meliputi meliputi :
Pembantuan pendataan tanah
Pemeliharaan data pertanahan
Pengelolaan bahan dalam rangka pembuatan akte tanah dan surat-surat mengenai: peralihan hak tanah, keterangan status dan bukti kepemilikan tanah, keterangan penggadaian penggadaian tanah, keterangan kewarisan, keterangan peminjaman dimana tanah sebagai jaminan.
o.
Pelaksanaan Pelaksanaan legalisasi administrasi pertanahan meliputi :
Surat keterangan Waris
Surat Kuasa Waris
Permohonan ukuran tanah
Surat pelepasan hak atas tanah
Surat persetujuan pembagian hak bersama
p.
Pelaksanaan Pelaksanaan analisis dan pengembangan pengembangan kinerja Seksi.
q.
Pelaksanaan Pelaksanaan tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Camat.
Seksi Ketentraman dan Ketertiban a.
Pengkoordinasian dengan satuan Polisi Pamong Praja, Kepolisian Negara Republik Indonesia dan/atau Tentara Nasional Indonesia mengenai program dan kegiatan penyelenggaraan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum di wilayah Kecamatan.
12
b.
Pengkoordinasian dengan pemuka agama dan tokoh masyarakat yang berada di wilayah kerja kecamatan untuk mewujudkan ketentraman dan ketertiban umum masyarakat di wilayah Kecamatan.
c.
Pelaksanaan Pelaksanaan ketentraman dan ketertiban di wilayah Kecamatan kepada pimpinan.
d.
Pengkoordinasian satuan kerja perangkat daerah yang tugas dan fungsinya dibidang penegakan peraturan perundang-undangan dan/atau Kepolisian Negara Republik Indonesia.
e.
Pelaporan penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan di wilayah kecamatan kepada Walikota.
f.
Pengumpulan, pengolahan data dan informasi, inventarisasi permasalahan serta pelaksanaan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban umum.
g.
Perencanaan, pelaksanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan seksi.
h.
Penyiapan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban umum.
i.
Pelaksanaan hubungan kerja dan koordinasi dengan unit terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
j.
Pelaksanaan Pelaksanaan pengawasan perizinan yang menjadi kewenangan kewenangan Kecamatan.
k.
Pelaksanaan pengurusan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), Surat Jalan dan Surat Keterangan lainnya yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban umum.
l.
Pelaksanaan pengamanan kantor dan barang inventaris kantor.
m.
Mempersiapkan dan menyusun potensi Hansip/Linmas dalam rangka menghadapi kemungkinan bencana.
13
n.
Pelaksanaan Pelaksanaan tugas pembantuan operasional yang berkaitan dengan :
penanggulangan penanggulangan bencana baik yang disebabkan oleh faktor alam maupun faktor manusia.
penertiban terhadapan gelandangan, gelandangan, pengemis dan penyandang penyandang masalah sosial lainnya.
penertiban dan pencegahan terhadap pelanggaran pelanggaran asusila
pemantauan dan membina pelaksanaan Peraturan Daerah, Peraturan Walikota, dan peraturan perundangan lainnya.
o.
Pelaksanaan pengawasan dan pembinaan (non yustisia) terhadap ketaatan masyarakat untuk mematuhi Peraturan Daerah, Keputusan Walikota, dan Peraturan Perundangan lainnya.
p.
Pelaksanaan Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan keamanan swakarsa.
q.
Pelaksanaan pengawasan dan pemantauan penyelengaraan pertunjukan dan keramaian kampung bekerja sama dengan Seksi Ketentraman dan Ketertiban Kelurahan setempat.
r.
Pelaksanaan upaya pengamanan wilayah.
s.
Pendayagunaan satuan-satuan Hansip/Linmas di wilayah kecamatan dalam rangka upaya perlindungan masyarakat dari berbagai bentuk ancaman dan bahaya.
t.
Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan instansi pemerintah dan instansi lainnya yang berkaitan dengan keamanan, ketentraman, dan ketertiban umum di wilayah kecamatan.
u.
Pelaksanaan analisis dan pengembangan kinerja Seksi.
v.
Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya diberikan oleh Camat sesuai dengan bidang tugasnya.
Seksi Pemberdayaan Masyarakat
14
a.
Penyelenggaraan
partisipasi
masyarakat
untuk
ikut
serta
dalam
perencanaan
pembangunan lingkup kecamatan dalam forum musyawarah perencanaan pembangunan di kelurahan dan kecamatan. b.
Pembinaan dan pengawasan terhadap unit kerja baik pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja kecamatan.
c.
Pelaksanaan administrasi pelayanan penerbitan rekomendasi, ijin dan pelayanan sesuai batas kewenangan yang telah mendapat pelimpahan dari walikota.
d.
Pelaksanaan evaluasi terhadap berbagai kegiatan pemberdaqayaan masyarakat diwilayah kecamatan baik yang dilakukan oleh unit kerja pemerintah maupun swasta.
e.
Pelaksanaan fasilitas pengembangan pertanian, peternakan, perbankan, koperasi dan UMKM.
f.
Pelaksanaan Pelaksanaan pembinaan kegiatan keagamaan.
g.
Pelaksanaan tugas-tugas lain di bidang pemberdayaan masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan. perundang-undangan.
h.
Penyusunan perencanaan kegiatan pelayanan kepada masyarakat di kecamatan.
i.
Pelaksanaan percepatan pencapaian standar pelayanan minimal (SPM) dan indeks pembangunan manusia (IPM) di wilayahnya.
j.
Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di wilayah kecamatan.
k.
Pelaksanaan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di wilayah kecamatan.
15
l.
Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pelayanan kepada masyarakat di wilayah kecamatan kepada walikota.
m.
Penyusunan laporan pelaksanaan tugas pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja kecamatan kepada walikota dengan tembusan kepada satuan kerja perangkat daerah yang membidangi urusan pemberdayaan masyarakat.
n.
Pelaksanaan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan bidang tugasnya.
BAB III TINJAUAN KHUSUS
3.1 Pengertian Arsip Arsip secara umum adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Sedangkan menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara Jadi, arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Dan untuk lebih jelasnya dalam memahami definisi kearsipan, simak berikut ini penjelasan dan pengertian kearsipan menurut para ahl dan pakar :
14
15
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding). b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut Sutarto (1997; 200) Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
16
Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.
3.2 Macam-macam Arsip
17
Macam-macam arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Arsip menurut menurut subyek atau isinya isinya dapat dapat dibedakan dibedakan menjadi 4 yaitu: a. Arsip
kepegawaian,
contoh:
Daftar
riwayat
hidup
pegawai,
surat
lamaran,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi. b. Arsip keuangan, contohnya: contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga. d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
2.
Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel. b. Pita rekaman c. Mikro film d. Disket e. Compact disk f.
3.
Flash disk
Arsip menurut nilai gunanya. gunanya. Penggolongan Penggolongan arsip berdasarkan berdasarkan nilai nilai dan kegunaannya
18
a. Arsip bernilai informasi, contoh: contoh: pengumuman, pengumuman, pemberitahuan pemberitahuan dan undangan undangan b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan –ketentuan ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan. d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: contoh: hasil penelitian penelitian f. Arsip bernilai keuangan, contoh: contoh: kuitansi, kuitansi, bon penjualan, penjualan, dan laporan laporan keuangan keuangan g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.
a. Arsip tak penting, penting, contohnya contohnya surat undangan undangan dan memo memo (T)
b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang (B)
c. Arsip
penting,
contohnya:
surat
keputusan,
laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji (P)
daftar
riwayat
hidup
pegawai,
19
d. Arsip sangat penting / vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan tanah/bangunan dan ijazah (V)
5. Arsip Menurut Fungsinya.
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan dipergunakan secara langsung langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6.
Arsip Menurut Tempat/Tingkat Tempat/Tingkat Pengolahannya Pengolahannya
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
7.
Arsip Menurut Keasliannya.
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
20
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, petikan, arsip yang berupa tulisan tulisan atau ketikan ketikan ulang dari dari sebagian sebagian arsip asli. asli.
8.
Arsip Menurut Kekuatan Hukum
a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer
3.3 Fungsi Arsip Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah: a. Sebagai alat penyimpanan warkat.
21
b. Sebagai alat bantuan perpustakaan. c. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan. d. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa. Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi: a. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelanggaraaan
keidupan
kebangsaan
pada
umumnya,
atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara. b. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
3.4 Sistem Penanganan Arsip
3.5 Penangan Arsip Sistem Nomor pada Kantor Kecamatan Bojongsari
22
PENUTUP
4.1 Simpulan Dalam penulisan laporan ini dapat mengambil simpulan diantaranya: a.
Dalam menfilling arsip pada otner, harus sesuai dengan system nomor terminal digit nomor urut
b. Arsip yang akan disampaikan pada otner terlebih dahulu diberi nomor sesuai urutan yang ada kemudian nomor nomor tersebut diindeks untuk menerapkan kode kode dimana arsip tersebut akan disimpan. c.
Dalam penyimpanan arsip harus sesuai dengan nomor urut yang telah ditetapkan agar memepermudah pencarian kembali sewaktu waktu arsip tersebut akan dibutuhkan.
d. Arsip
adalah segala kertas,buku,naskah,fo kertas,buku,naskah,foto,film,micro to,film,micro film,rekaman,suara,gambar film,rekaman,suara,gambar
peta,bgan atau dokumen lainnya dalam segala macam bentuk
sebagai bukti suatu
organisasi . e.
Dalam mengerjakan fillingarsip dapat dilalukan dengan sytem nomor terminal digit terlbih dahulu pada otner barulah arsip tersebut disimpan dalam filling cabinet.
4.2 Saran Selain mmberikan simpulan diatas, maka penulis dapat mengemukakan saran yang sekiranya dapat bermanfaat. adapun saran saran sebagai berikut:
1. Hendaknya Saran dan Prasarana Kerja Arsip Perlu Dilengkapi lagi sesuai dengan kebutuhan informasi saat ini
23
2. Hubungan kerja sama baik yang baik,sebaiknya dipertahankan dan ditingkatkan dalam suasana kerja 3. Hendaklah para pegawai atau karyawan dan kayawati bekerja dengan caa semaksimal mungkin.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Catatan Surat Menyurat ,Pamulang 2011.Pengertian 2011.Pengertian Surat Masuk Sistem Buku Agenda,Tanggerang Perpustakan Kantor Keamatan BojongSari The Liang Gie,1994.Kamus Gie,1994.Kamus Administrasi Pekantoran Bandung Srimorangkir,christen,1999. Srimorangkir,christen,1999. Surat Niaga dan kearsipan.Jakarta:Yudistira kearsipan.Jakarta:Yudistira Gie, The Liang.1981, Kamus Administrasi Perkantoran.Yogyakarta:Nur Perkantoran.Yogyakarta:Nur Cahaya Suarto. Tata.1985. Pedoman Tata Persyaratan dan Kearsipan. Jakarta, Biro Tata Usaha 2b
1
