Pendahuluan Latar Belakang Administrasi perkantoran atau tata usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu orang mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini.Tetapi,setelah zaman modern terutama mulai abad 20 ini tata usaha mengalami perubahan dalam bentuk,susunan,maupun coraknya. Boleh dikatakan kini tidak ada sesuatu instansi pemerintahan,badan swasta,dan kehidupan masyarakat apap pun yang tidak melakukan tata usaha.Pertumbuhan administrasi perkantoran atau tata usaha yang demikian meluas itu disebabkan oleh berbagai faktor dalam dunia modern ini seperti misalnya pertambahan penduduk,perluasan pendidikan,kemajuan teknologi,perkembangan badan usaha-usaha yang bercorak ketata usahaan. Proses awal dan sangat menentukan dalam bidang kepegawaian adalah recruitment pegawai, yang dalam hal ini adalah memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik untuk setiap jabatan dan jenis tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih serta mendidik pegawai agar dapat melaksanakan tugas yang diembannya dengan baik. Hal ini penting, mengingat tidak seorangpun mampu melaksanakan tugas dengan baik dan lancar tanpa mengetahui jenis dan sifat pekerjaan yang dihadapinya. Bahkan untuk jenis pekerjaan yang bersifat sederhanapun tidak jarang seseorang mengalami kesulitan untuk melaksanakannya dengan baik dan lancar. Oleh sebab itu latihan dan pendidikan pegawai sangat perlu dilakukan terutama bagi pegawai baru yang belum mempunyai pengalaman. Dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian disebutkan adanya dua jenis latihan dan pendidikan pegawai yaitu pre service training (latihan prajabatan) dan in service training (latihan dalam jabatan). Latihan prajabatan adalah suatu
latihan yang diberikan kepada pegawai baru agar mereka trampil dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Sedangkan latihan dalam jabatan adalah suatu latihan yang diberikan kepada pegawai guna meningkatkan keahlian, kemampuan atau ketrampilannya agar diperoleh produktivitas kerja yang tinggi. Yoder (1964) menyatakan bahwa latihan dapat membantu stabilitas pegawai serta mendorongnya untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama. Sedangkan Taylor dalam Soedjadi (1977:47) mengenai penarikan pegawai menjelaskan bahwa salah satu daripada tugas manajemen (duties of management) ialah memililh karyawan yang terbaik untuk setiap tugas tertentu, untuk selanjutnya melatih dan mendidiknya. Di samping latihan dapat menambah pengetahuan dan ketrampilan pegawai juga dapat memberikan kepuasan psikologis kepada para pegawai, mengingat faktor manusia dalam organisasi sangat penting. Dalam hal ini melalui latihan dan pendidikan, para pegawai akan lebih memahami maksud, tujuan serta tugas pokok organisasi. Dengan demikian mereka akan lebih menaruh minat dan perhatian pada bidang pekerjaan masing-masing Perkembangan ilmu administrasi perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan pengajaran.Dengan telah terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan. Diakui bahwa manusia merupakan Sumber Daya yang paling penting.Pemanfaatan manusia sebagai sumber daya tentunya berbeda dari sumber daya yang lain.Untuk dapat memafaatkan sumber daya manusia secara optimum,salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangannya.
Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pada manusia pada intinya bertujuan untuk meningkatkan peran serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan peran serta para para kayawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan rasa kepuasan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup pangkat dan jabatan. Pengembangan karyawan merupakan satu proses yang berkesinambungan dimulai dari pelatihan dan pendidikan karyawan
yang bertujuan untuk mempelajari pengetahuan
baru,meningkatkan ketrampilan,atau peningkatan posisi kedudukan yang lebih tinggi. Pengembangan karyawan adalah penting karena seseorang karyawan yang tidak terlatih biasanya mempunyai kecenderungan untuk : 1. Prestasi kerja rendah 2. Boros material dan pekerjaan yang diselesaikan selalu banyak yang salah. 3. Memerlukan banyak supervisi Pelatihan atau pengembangan sumber daya manusia merupakan satu proses pengungkapan sifatsifat karyawan yang tersusun secara sistematis yan akan diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi
.Pengembangan
adalah
proses
dengan
mana
para
manajer
memperoleh
pengalaman,keterampilan dan kebiasaan untuk menjadi pemimpin yang sukses dalam perusahaannya.
Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis dapatkan. Permasalahan tersebut antara lain :
1. Mengapa perusahaan atau pemerintah mengadakan pengembangan dan program pelatihan SDM ?
I. MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
v Tentang Administrasi A.
Pengertian Administrasi :
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi. Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha. Pengertian administrasi dalam arti sempit : Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain. Pengertian administrasi dalam arti luas : Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
B.
Unsur-unsur Administrasi
1.
Pengorganisasian
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.
Manajemen
Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai. 3.
Tata Hubungan
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama. 4.
Kepegawaian
Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama. 5.
Keuangan
Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama. 6.
Perbekalan
Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama. 7.
Tata usaha
Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. 8.
Perwakilan /humas
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan. C.
Fungsi Administrasi
1.
Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2.
Fungsi Teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai. 3.
Fungsi Analis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan. 4.
Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain. 5.
Fungsi Manajerial
Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.
v Tentang Kantor A.
Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha. B.
Tujuan Kantor
Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. C.
Fungsi Kantor
1.
Menerima informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis. 2.
Merekam informasi
Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. 3.
Mengatur informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas. 4.
Memberi informasi
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.
5.
Melindungi asset/ harta
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab
A.
Pengertian Administrasi Kantor
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli : 1.
William Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.
2.
George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3.
Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi. 4.
William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.
B.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. 1.
Kegiatan Kantor
Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut : a.
Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran meliputi : 1.
perencanaan gedung
2.
tata ruang kantor
3.
penerangan
4.
ventilasi
5.
perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6.
metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7.
anggaran (budgeting) perkantoran
8.
standar kualitas kerja
9.
sistem informasi dan telekomunikasi
b.
Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsifungsi organisasi tersebut, meliputi : 1.
pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
2.
pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan. c.
Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi : 1.
penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2.
penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3.
pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
4.
penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi
5.
perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan
6.
penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d.
Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Objek pengawasan perkantoran meliputi : 1.
penggunaan peralatan dan perabot kantor
2.
metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3.
kualitas pekerjaan kantor
4.
waktu
5.
biaya perkantoran
2.
Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :
a.
Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah 1.
faktor keamanan
2.
faktor lingkungan
3.
faktor harga
b.
Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1.
gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2.
gedung memiliki fasilitas yang memadai
3.
harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c.
Peralatan
Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu : 1.
Perabotan kantor (office furniture)
Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi.. 2.
Perbekalan kantor (office supplies)
Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d.
Interior
Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor. e.
Mesin-mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor ......(bersambung)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.
“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan. Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan tenaga administrasi yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau produksi, karena mereka memimpin kantor.
1.2 Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran? 2. Apa saja yang termasuk sasaran Awal Administrasi Perkantoran?
3. Unsur-unsur yang terkandung di dalam Administrasi !
1.3 Tujuan Penulisan Untuk mengetahui lebih luas tentang Administrasi Perkantoran serta untuk menambah wawasan khususnya bagi penulis dan Bagi Pembaca Umumnya.
BAB II
PEMBASAN
2.1 Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
2.2 Sasaran Awal Kegiatan Administrasi Perkantoran Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut : 1. Ruang perkantoran (Office Space) Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan. 2. Komunikasi (Communication) Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu. 3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel) Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan. 4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment) Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru. 5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines) Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary) Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru. 7. Metode Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan; (Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik. 8. Warkat (Records) Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan. 9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls) Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji. Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.
2.3 Tugas Dan Tanggung Jawab Staf Keuangan Kantor
Kerja menjadi Staf Keuangan tentunya sangat mengiurkan karena bisa di bilang kerja di daerah yang basah, tetapi disinilah tanggung jawab dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan karena kepercayaan dan kedisiplinan kita di utamakan disini. Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan pimpinan/line managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukung pelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya misalnya: menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff lainya, sedangkan untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat penyimpanan dan lain lain. Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas: 1. Administrasi Negara 2. Administrasi Swasta (Perusahaan) Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan. Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).
2.4 Unsur-unsur Administrasi Kaliski dalam Departemen Kehutanan (1996), mengartikan administrasi sebagai manajemen operasi, atau salah satu fungsi manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengawasi fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi administrasi adalah tugas yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin atau manajer. Karena itu seorang pemimpin atau manajer sering pula disebut dengan istilah administrator. Sedangkan untuk unsur – unsur yang ada dalam suatu administrasi tersebut baik berupa faktor situasional dan kondusional maupun sumber daya-sumber daya tertentu, menurut Surakhmad (1994) menyebutkan sebagai berikut:
1. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame work) dari administrasi.
2. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi “berada” di dalam organisasi terdiri atas berbagai lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik dan teknologis. 3. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak langsung mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerak – gerak administrasi ( organisasi ). 4. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur menurut jarak transportasi dan komunikasi. 5. Wilayah operasi 6. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan “hardware” dari administrasi (organisasi). 7. Program – program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan prosedur – prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan berusaha. 8. Legitimitas, yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-undang. 9. Pimpinan 10. Personil
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).
3.2 Saran Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
http://jayalaksana.wordpress.com/2009/12/10/administrasi-perkantoran/ http://fitra-ndut.blogspot.com/ http://notaris-bandung.blogspot.com/2010/07/administrasi-kantor-notaris.html http://www.rumahuang.com/tugas-dan-tanggung-jawab-staff-keuangan/ http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090601221205AABOqkI http://eone87.wordpress.com/2010/04/01/administrasi-penyuluhan-lapangan/
B.
ADMINISTRASI PERKANTORAN Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah
Office Management . Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. C.
PENUTUP 1.
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini
Sitikarangsari, 2012. administrasi perkantoran smkn 1 kebumen http://jainiyubmee.blogspot.com/2011/06/administrasi-perkantoran.html
http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikanadministrasi.html Astini, Titin. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Bandung: Armico Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta; Penerbit Erlangga, 2007)
Jumat, 03 Februari 2012 pankga di 11.46 MAKALAH Administrasi
perkantoran
zaini.2011. Administrasi Perkantoran. http://jainiyubmee.blogspot.com/2011/06/administrasiperkantoran.html
