Makalah Administrasi Perkantoran 1
Kata Pengantar Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunia-Nya penulis dapat menyusun makalah ini dengan aik! Administrasi perkantoran de"asa ini telah erkemang erkemang pesat seiring perkemangan teknologi in#ormasi dan komunikasi! komunikasi! Makalah ini disusun dengan ahasa yang lugas, sistema$s, sistema$s, komperhensi# dan terpadu! %engan pendekatan pendekatan terseut diharapkan pemaca makalah ini akan memperoleh pemahaman yang leih luas dan mendalam! Penulis menyadari ah"a makalah ini jauh dari kesempurnaan! kesempurnaan! Kri$k dan saran yang ersi#at ersi#at memangun sangat penulis harapkan untuk menyempurnakan makalah ini!
&ingka"ang, '( Agustus ')1*
Penulis
%A+TA & ./0E %EPAN
KATA KATA PENANTA
%A+TA &
2A2
PEN%A3454AN PEN%A3454AN
1
1!1!
5atar 2elakang
1
1!'!
umusan Masalah
'
1!6!
Man#aat Penulisan
6
2A2
PEM2A3A&AN
*
'!1!
Penger$an Administrasi Perkantoran
*
'!'!
4nsur-4nsur Administrasi Perkantoran
*
'!6!
Tujuan Administrasi Perkantoran
7
'!*!
+ungsi Administrasi Perkantoran
7
'!(!
Kegiatan Administrasi Perkantoran
8
'!7!
&asaran Administrasi Perkantoran
9
2A2
PEN4T4P
11
6!1!
Kesimpulan
11
6!'!
&aran
11
%a:ar Pustaka
1'
2A2 PEN%A3454AN
1!1!
5atar 2elakang
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administra$# yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau #asilitas yang ada dalam kantor yang ersangkutan! Administrasi perkantoran merupakan su sistem dalam organisasi kantor yang er#ungsi seagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam entuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi! Administrasi perkantoran ereda dengan tata-usaha perkantoran! +aktor pemedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja seagai tempat pelaksanaan kegiatan! Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan agian dari administrasi perkantoran, yang ergerak di se$ap agian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan seutan tata-usaha, pada umumnya meliatkan pega"ai rendah melalui keterampilannya! Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu; 1< pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan opera$# atau tugas pokok organisasi pada umumnya, dan pelayanan manajemen pada khususnya, '< pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan =data dan in#ormasi< agi manajemen guna mengamil putusan,
6<
memantu kelancaran tugas dan perkemangan organisasi seagai suatu keseluruhan!
Administrasi perkantoran mempunyai huungan erat dengan pelayanan $mal alik! Keter$an dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran erpengaruh terhadap keter$an dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan agi penerima layanan! +ungsi perkantoran secara umum adalah seagai pusat pemikiran, pusat administrasi =pelayanan< dan pusat data dan in#ormasi! %engan #ungsi demikian itu maka perkantoran erperan esar dalam memantu proses pencapaian tujuan organisasi! 4ntuk melaksanakan #ungsi perkantoran secara aik dan erdaya guna ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran! Empat kegiatan terseut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi! Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokan ersi#at kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pega"ai-pega"ai golongan dan =pega"ai negeri sipil<, sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi ersi#at manajerial yang dilakukan oleh se$ap manajer pada semua $ngkat! Meskipun demikian kegiatan-kegiatan terseut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada orang>adan>instansi yang erkepen$ngan! Produk perkantoran yang akan menjadi arang erharga agi penerima layanan adalah surat-surat dalam segala entuk dan jenis, #ormulir untuk eragai macam keperluan seagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan erupa a rsip! Arsip eserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena si#atnya yang senan$asa ertamah jumlahnya dan karena man#aatnya terhadap manajemen dalam rangka pengamilan keputusan yang tepat! Klasi?kasi arsip sehuungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam yaitu; $dak pen$ng, erman#aat, pen$ng dan sangat pen$ng! Agar terdapat e#ek$?tas dan e?siensi yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara terpadu!
1!'!
umusan Masalah
1!
4nsur apa sajakah yang terdapat dalam administrasi perkantoran@
'!
Apa tujuan dari administrasi perkantoran@
6!
+ungsi apa yang terdapat dalam administrasi perkantoran@
*!
Kegiatan-kegiatan dalam administrasi perkantoran@
(!
Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh dalam administrasi perkantoran@
1!6!
Man#aat Penulisan
1!
4ntuk menamah "a"asan mengenai administrasi perkantoran!
'!
&eagai ahan masukan yang dapat dijadikan dasar tujuan perusahaan dapat tercapai!
2A2 PEM2A3A&AN
'!1!
Penger$an Administrasi Perkantoran
%alam ar$ sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang ersi#at teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan pen$ng dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan opera$#, penyediaan keterangan agi pimpinan, dan juga memantu dalam kelancaran perkemangan organisasi! Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi =mengatur dan menyususn<, mengarahkan, menga"asi =melakukan kontrol<, serta menyelenggarakan secara ter$ eragai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan! Tidak ter$nya administrasi perkantoran akan erakiat $dak ter$nya pekerjaan ketatausahaan yang menghamat kelancaran pelaksanaan pekerjaan opera$#, menghamat pengamilan keputusan>keijaksanaan oleh pimpinan, dan menghamat perkemangan kemajuan organisasi!
'!'!
4nsur-4nsur Administrasi Perkantoran
1<
4nsur Pengorganisasian
4nsur Pengorganisasian merupakan seuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi "adah atau tempat untuk se$ap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan seelumnya!
'<
4nsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karya"an dan menggunakan seluruh #asilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan ersama isa enar enar tercapai! 6<
4nsur Tata 3uungan
Tata huungan merupakan salah satu dari 9 rangkaian kegiatan yang er#ungsi untuk menyampaikan "arta>erita dari kedua elah pihak agar terjalinnya proses kerjasama! *<
4nsur Kepega"aian
Kepega"aian merupakan rangkaian kegiatan yang er#ungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama>dalam seuah kantor! (<
4nsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pemelanjaan dalam usaha kerjasama! 7<
4nsur Perekalan
Perekalan merupakan rangkaian kegiatan yang ertujuan untuk pemakaian, menda:ar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan>melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah $dak diutuhkan lagi dalam seuah kantor! 8<
4nsur Tata 4saha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama!
9<
4nsur Per"akilan
4nsur Per"akilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang er#ungsi untuk menciptakan seuah huungan aik dan erusaha untuk memperoleh anyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha>perusahaan!
'!6!
Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah seagai erikut;
1! Menerapkan dan mengemakan kemampuan erkomunikasi aik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperha$kan norma dan lingkungan masyarakat! '! Menerapkan dan mengemangkan kemampuan teknologi in#ormasi untuk melaksanakan tugas secara e#ek$# dan e?sien! 6! Menerapkan dan mengemangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengealuasi tugas yang menjadi tanggungja"anya! *! Menerapkan dan mengemangkan kemampuan dalam mengelola surat>dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lemaga! (! Menerapkan dan mengemangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh man#aat masing-masing pihak! 7! Menerapkan dan mengemangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungja"akan!
'!*!
+ungsi Administrasi Perkantoran
Menurut Buile ='))1<, ada lima jenis #ungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu #ungsi ru$n, #ungsi teknis, #ungsi analisis, #ungsi interpersonal, dan #ungsi manajerial! 4ntuk leih jelasnya simak uraian erikut! 1!
+ungsi u$n
+ungsi ru$n yaitu #ungsi administrasi yang memutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan! '!
+ungsi Teknis
+ungsi teknis yaitu #ungsi administrasi yang memutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai! 6!
+ungsi Analisis
+ungsi analisis yaitu #ungsi administrasi yang memutuhkan pemikiran yang kri$s dan krea$# desertai kemampuan mengamil keputusan, seper$ memuat keputusan pemelian arang! *!
+ungsi nterpersonal
+ungsi interpersonal yaitu #ungsi administrasi yang memutuhkan penilaian dan analisis seagai dasar pengamilan keputusan serta keterampilan yang erhuungan dengan orang lain, seper$ mengoordinasi $m! (!
+ungsi Manajerial
+ungsi manajerial yaitu administrasi yang memutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemo$asian!
'!(!
Kegiatan Administrasi
Kegiatan administrasi perkantoran adalah agian dari manajemen yang memerikan in#ormasi layanan idang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara e#ek$# C memeri dampak kelancaran pada idang lainnya! Kegiatan Administrasi Perkantoran antara lain ; 1!
Penyediaan in#ormasi yang diutuhkan untuk kepen$ngan kantor
'!
Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang memutuhkan
6!
Pengadministrasian seluruh kegiatan
*!
Menginentarisasi peralatan kantor
'!7!
&asaran Adminitrasi Perkantoran
&asaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran =)Dce "ork< alaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran seenarnya leih luas lagi cakupannya! &eper$ yang disusun oleh .harles 5iey adalah seagai erikut ; 1!
uang perkantoran =/Dce &pace<
uang perkantoran melipu$ perkiraan keutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, #asilitas keersihan, ruang pertemuan, #aktor keselamatan, pemindahan kantor, peruahan-peruahan, pemeliharaan! '!
Komunikasi =.ommunica$on<
Komunikasi melipu$ pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kael, sistem telepon antar kantor, papan pengumumman, pelayanan terima tamu! 6!
Kepega"aian Perkantoran =/Dce Personnel<
Kepega"aian Perkantoran melipu$ pemilihan, perkenalan, la$han, pengujian, kenaikan pangkat, pergan$an, sistem saran, keterlamatan, "a"ancara pemerhen$an, #asilitas ruang, semangat kerjasama dan disiplin! *!
Peraotan dan Perlengkapan =+urniture and EFuipment<
Peraotan dan perlengkapan melipu$ meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang dan pe$ esi, peraotan #ungsional, peraotan gudang, pemeliharaan dan peraikan, lemari perekalan dan penempatan rak dan peraotan perpustakaan!
(!
Peralatan dan Mesin =Appliances and Machines<
Peralatan dan Mesin melipu$ mesin$k, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain perkantoran, perlengkapan keersihan, pemeliharaan dan peraikan, penilaian peralatan dan mesin aru! 7!
Perekalan dan Keperluan Tulis =&upplies and &ta$onary<
Perekalan dan keperluan tulis melipu$ arang-arang keperluan tulis, kertas surat, #ormulir, perekalan keersihan, perekalan penggandaan, penilaian perekalan aru!
8!
Metode
Metode melipu$ pengolahan ahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil kerja tulis, penjad"alan prosedur ru$n! 9!
arkat =ecords<
arkat melipu$ pengkoordinasian #ormulir, perancangan #ormulir, pelayanan surat- menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat penge$kan, =Typing rools<, metode pelaporan, jad"al penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan! G!
Kontrol Pimpinan Pelaksana =EHecu$e .ontrols<
Kontrol pimpinan pelaksana melipu$ perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan =+orecas$ng<, pedoman petunjuk kerja, la$han pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan! Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai penger$an administrasi yaitu administrasi seagai ilmu dan penger$an administrasi seagai seni! Administrasi seagai ilmu =&cience< atau ilmu terapan, karena keman#aatannya dapat dirasakan apaila prinsip- prinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelagai kehidupan masyarakat, angsa dan negara! &edangkan administrasi seagai seni =Art< merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan aik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa seelumnya mempelajari teori-teori administrasi! la erhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang erkenaan dengan administrasi! alaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam idang administrasi erdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya!
2A2 PEN4T4P
6!1!
Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi =mengatur dan menyususn<, mengarahkan, menga"asi =melakukan kontrol<, serta menyelenggarakan secara ter$ eragai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan! Administrasi perkantoran mempunyai huungan erat dengan pelayanan $mal alik! Keter$an dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran erpengaruh terhadap keter$an dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan agi penerima layanan! Tidak ter$nya administrasi perkantoran akan erakiat $dak ter$nya pekerjaan ketatausahaan yang menghamat kelancaran pelaksanaan pekerjaan opera$#, menghamat pengamilan keputusan>keijaksanaan oleh pimpinan, dan menghamat perkemangan kemajuan organisasi!
6!'!
&aran
&aat ini ke$ka persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi $dak isa lagi dianut! 2agian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama pen$ng diagian lainnya! Mereka harus diekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di agiannya! &elain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang posi$# terhadap pekerjaan dan selalu erusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus leih aik!
%A+TA P4&TAKA
&oesanto &lamet! 1GG(! Administrasi Kantor! Iakarta! &ugandha %anna! 1G97! Manajemen Administrasi! &uatu Pendekatan &istem %alam Manajemen Perkantoran! 2andung ; &inar 2aru! 3aryadi 3endy! ')))! Administrasi Perkantoran untuk Manajemen! 2andung ; &inar 2aru!
