BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Menurut
James
A.F.Stoner,
manajemen
adalah
suatu
proses
perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan menggun akan semua s emua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk untuk mencapai suatu t ujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi fungsi-fung si manajemen. Dalam
kehidupan
organisasi
yang
berorientasi
pada
masa
depan,
usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasar kan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran a dalah merupakan inti kehidupan organisasi.
1
1.2
Identifikasi Masalah
1.
Tujuan Manajemen Perkantoran
2. Fungsi Perkantoran 3. Pekerjaan-pekerjaan Kantor 4. Ruang Lingkup Lingkup Manajemen Perkantoran Perkantora n
1.3
Tujuan Penulisan
1.
Untuk mengetahui dan memahami Tujuan Manajemen Perkantoran
2. Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Perkantoran 3. Untuk mengetahui dan memahami Pekerjaan-pekerjaan Pekerjaan-pekerjaan Kantor 4. Untuk mengetahui dan memahami Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
1.4
Metode Penulisan
Dalam hal ini penulis menggunakan: menggunakan: y
Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack:
y
1982).
Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan, mengumpulkan mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku buku-buku dan bahan lainnya ya ng ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor menurut. J.C. Denyer ( 1973) mengartikan kantor /µthe office, adalah tempat dimana biasanya pekerjaa n kantor dilakukan dilaku kan dengan nama apapun apa pun juga diberikan kepada tempat itu. itu. Sedangkan menurut Atmosudirdjo menyebutkan kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi Fungsi utama suatu suat u kantor adalah : y
Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.
y
Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).
y
Pengelolaan Penge lolaan sumber daya organisasi.
y
Pengelolaan data dan informasi organisasi.
Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni: y
Jasa, adalah aktivitas ekono ekonomi mi yang melibatkan sejumlah interaksi intera ksi dengan konsumen atau dengan barang-barang.
y
Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas tugas-tugas yang sama sa ma atau berhubungan berhu bungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaa nnya meminta kecakapan, pengetahuan, penge tahuan, keterampilan ketera mpilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
y
Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
y
Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
y
Biro,, adalah usaha yang mengkh Biro mengkhusu ususkan skan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu. Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah
manajemen, berasal dari bahasa baha sa Prancis Pra ncis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Berikut pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli: y
Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuantujuan organisasional atau maksud maksud-maksud -maksud yang nyata.
3
y
Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.
y
Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
y
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran ( goals goals)) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, t erorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu t ujuan organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya : y
Office
management is the directing and controlling of an office in order to achieve its
specified purpose in the most economical way ³Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang ya ng sehemat-hematnya´ sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer, y
Office
1973).
management can thus be defined as the organization of an office to achieve a
specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most
4
appropriate machines and equipment, the best possible methods, methods, and by providing the most
suitable
envoronment
³Manajemen
kantor
dapat
dirumuskan
sebagai
pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, y
Office
1973).
management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice
work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives ³Manajemen
kantor
dapat
dirumuskan
sebagai
perencanaan
pengawasan,
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry, y
1974).
The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. ³Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.´ (Littlefield dan Peterson, ).
y
Manajemen Manaj emen Perkantoran Perkant oran berkenaan berkenaa n dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson.
y
1953).
Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills,
1990).
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
5
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Tujuan Manajemen Perkantor Perkantoran an
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi fungsi-fung si manajemen. Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai. Ciri informasi yang siap dipakai adal adalah: ah: y
Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan nor ma dan lingkungan masyarakat.
y
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
y
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
y
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga
y
Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh mnfaat masing-masing masing-masing pihak.
y
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dilaporkan dan dipertanggungjawabkan. dipertanggungjawabkan.
6
3.2 Fungsi Perkantoran
Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah : y
Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan dan sebagainya)
y
Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, persedia an, harga dan catatan-catatan kepegawaian)
y
Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)
y
Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan, perkiraan perkiraan dan s ebagainya) ebagainya)
Dalam
kehidupan
organisasi
yang
berorientasi
pada
masa
depan,
usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu s esuatu yang berdaya guna. Berdasarkan ha l tersebut dapat dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi. Organisasi
memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat
melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.
7
3.3 Pekerjaan-pekerjaan Pekerjaan-pe kerjaan Kantor
Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan kantor yang berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga meliputi tugas-tugas lain seperti komunikasi komunikasi
antara individual-individual individual-individual dalam perusahaan melalui konferensikonferensi-
konferensi, wawancara-wawancara, pembicaraan-pembicaraan melalui telpon atau instruksiinstruksi dan komunikasi antara perusahaan dan orang-orang diluar perusahaan misalnya melalui surat-surat, pembicaraan-pembicaraan melalui telepon dan sebagainya. Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer dan staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor. Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu: y
Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi orga nisasi lain dan setelah setela h mempersiapkan mempersiapka n atau memproses formulir-formulir for mulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan membutuhkan informasi tersebut. t ersebut.
y
Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer.
y
Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi
hal
tersebut
dengan
mudah
dan
dalam
banyak
hal
mampu
membandingkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalah-masalah masalah-masalah yan ga kan timbul jauh sebelum itu terjadi. y
Penyusunan Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedur-prosedur rutin dari departemen-departemen departemen-departemen dala m perusahaan.
8
y
Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanaka n secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat.
Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah: y
Menulis (termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses penulisan)
y
Menyalin (baik dengan tangan, mekanik meka nik maupun fotografis).
y
Mengarsip (termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks)
y
Mengecek (memeriksa).
3.4 Ruang Lingkup Manajemen Manajeme n Perkantoran
Charles
O.
Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dalam
9
bidang ,
sebagai berikut : y
Offfice
Space (Ruang Perkantoran)
Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang, ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan ruang, dan pemeliharaan ruang. y
Office
Communication (Komunikasi Kantor)
Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex penerimaan tamu. y
Office
Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia)
Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai, Kenaikan
Pangkat,
Turnover
(pergantian
Orientasi,
pegawai),
Latihan, Pengujian,
Pengerahan
Pegawai,
Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Motivasi kerja, Disiplin, Pensiun, Penilaian pegawai dan Pengaduan. y
Furniture and Equipment (Perabotan dan P erlengkapan) Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip, Pemeliharaan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor kantor yang baru.
y
Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin Mesin-mesin kantor) Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD, Facsimili, Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan Perbaikan Mesin, serta Penilaian Peralatan dan Mesin baru. 9
y
Supplies Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis) Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, Penilaian perbekalan.
y
Methods (Metode) Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan rutin, dan Analisis Statistik.
y
Records (Warkat) Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola surat, Metode Pelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film, Jadwal Penyimpanan, Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.
y
Executive Controls (Kontroll Pejabat Pimpinan) Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan Anggaran, Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job Analysis, Sistem Penggajian.
10
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi fungsi-fung si manajemen. Dalam
kehidupan
organisasi
yang
berorientasi
pada
masa
depan,
usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasar kan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi. Organisasi
memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat
melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.
11
DAFTAR PUSTAKA
http://dspace.widyatama.ac.id/bitstream/handle/10364/962/bab1-2.pdf?sequence=1 http://www.scribd.com/doc/15892253/Korespondensi-ManajemenPerkantoran#source:facebook http://artikelekonomi.com/artikel/tujuan+manajemen+perkantoran.html Winard Win ard i, i, (1982), M anageme agement nt P erkant erkant oran oran da dan n P en gawasa gawasan, n, Alum Alumni, ni, Ba Bandu dun n g. S oedarmayanti, oedarmaya nti, M . P P d. d. 2001 2001.. Dasar- D Dasar asar P en ge get t ahuan ahuan T ent an g g M M anajeme ajemen n P erkant erkant oran oran. Bandu dun n g: M M andar M aju. aju. Mils Mi ls , Geoffrey Geoffrey dkk. 1990 1990.. M anajeme ajemen n P erkant erkant oran oran M oder oder n. Londo don n: Pit man man P ubl ubl i sh shin in g g Li Lim mit ed. ed. Giee , T he Gi he Li Lia an g. 2000 2000.. Adm dmini ini s st t rasi rasi P erkant erkant oran oran M oder oder n. Y ogyakar ogyakar t t a: a: Li Liber ber t t y Y ogyakar ogyakar t ta
12
