KORESPONDENSI Makalah Disusun untuk memenuhi salah satu tugas semester genap Mata Kuliah Manajemen Perkantoran
Oleh : Nama : Verdico Arief NPM : 170110070078
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS PADJADJARAN 2008
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat taufik dan hidayah-Nya sehingga makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Penulisan makalah yang berjudul “Korespondensi” ini, bertujuan untuk memberikan
informasi
mengenai
korespodensi
serta
permasalahan-
permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespodensi (surat menyurat). Penulis menyadari banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini, itu dikarenakan kemampuan penulis yang terbatas. Namun berkat bantuan dan dorongan serta bimbingan dari Ibu Mas Halimah S.IP dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran, dan rekan-rekan dari jurusan administrasi negara, Ibu Aan dari Dinas Perikanan Provinsi Jawa Barat serta bantuan dari berbagai pihak, akhirnya pembuatan makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Penulis berharap dengan penulisan makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis sendiri dan bagi para pembaca umumnya serta semoga dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengembangkan dan meningkatkan prestasi di masa yang akan datang. Jatinangor, April 2008
Tim Penulis
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR..............................................................................................................
i
DAFTAR ISI............................................................................................................................
ii
I.
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang...........................................................................................................
1
1.2. Rumusan masalah.....................................................................................................
2
1.3. Tujuan penulisan.......................................................................................................
2
1.4. Metode Pengumpulan Data.......................................................................................
2
1.5. Sistematika Penulisan...............................................................................................
3
II TINJAUAN PUSTAKA.....................................................................................................
4
III PEMBAHASAN 3.1. Fungsi Surat...............................................................................................................
5
3.2. Syarat Surat...............................................................................................................
5
3.3. Macam Surat..............................................................................................................
6
3.4. Bahasa Surat..............................................................................................................
7
3.5. Langkah-langkah Dalam Penyusunan Surat..............................................................
8
3.6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan agar Tujuan Berkirim Surat Tercapai.................................................................................
8
3.7. Pedoman Dalam Menyusun Isi.................................................................................. 10 3.8. Kegiatan Surat Menyurat........................................................................................... 11 3.9. Bentuk-Bentuk Surat................................................................................................. 13 3.10.Pembetulan (Revisi Konsep).................................................................................... 21 IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan................................................................................................................. 22 4.2. Saran........................................................................................................................... 22 DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................... 23
STUDI KASUS............................................................................................... 24
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespodensi) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespodensi atau surat-meyurat merupakan rankaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korenpodensi,merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyusunan korespodensi harus mempehatikan berbagai unsurunsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespodensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespodensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespodensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.
1.2. Rumusan Masalah Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespodensi diantaranya: 1. Fungsi-fungsi surat 2. Syarat-syarat surat 3. Macam-macam surat 4. Bahasa surat 5. Langkah-langkah dalam menyusun surat 6. Hal lain yang perlu diperhatikan, agar tujuan berkirim surat tercapai 7. Pedoman dalam menyusun isi 8. Kegiatan surat menyurat 9. Bentuk-bentuk surat 10. Pembetulan (revisi konsep). 1.3. Tujuan Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai korespodensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macammacam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespodensi (surat menyurat). 1.4. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan makalah ini, perlu sekali pengumpulan data serta sejumlah informasi aktual yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Sehubungan dengan masalah tersebut dalam penyusunan makalah ini, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yang pertama dengan membaca buku sumber, kedua dengan melakukan observasi lapangan dan terakhir dengan pengetahuan yang penulis miliki.
1.5.
Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan Pada bagian ini dijelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan. Bab II Tinjauan Pustaka Pada bagian ini dijelaskan landasan teori yang mendukung pembuatan makalah ini. Bab III Pembahasan Pada bab ini ditemukan pembahasan yang terdiri dari Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam-macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, dan Bentukbentuk surat Pembetulan (revisi konsep). Bab IV Penutup Bab terakhir ini memuat kesimpulan dan saran. Daftar Pustaka Pada bagian ini berisi referensi-referensi dari berbagai media yang penulis gunakan untuk pembuatan makalah ini.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi merupakan proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan. Jadi, maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting. Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkan penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat diserahkan kepada staf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan ,alamat dan lampiran perlu disampaikan. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi. Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat, adalah memo, laporan, dan dll. Untuk membantu kelancaran komunikasi tertulis, maka prinsip yang harus diterapkan adalah 7C, yaitu : 1.
Compliteness ( lengkap)
6. Courtesy (sopan)
2.
Conciseness ( ringkas )
7. Correctness (benar)
3.
Consideration ( pertimbangan )
4.
Concreteness ( kongkrit )
5.
Clarity ( jelas )
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Fungsi Surat Surat berfungsi sebagai : 1.
Wakil dari pengirim/penulis.
2.
Bahan pembukti.
3.
Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4.
Alat pengukur kegiatan organisasi.
5.
Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Mengingat betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang
menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita/organisasi. 3.2 Syarat Surat Surat yang baik adalah : 1. Obyektif dan bukan subyektif. 2. Sistematis susunan isi surat. 3. Singkat, tidak bertele-tele. 4. Jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa. 5. Lengkap isinya. 6. Sopan. 7. Wujud fisik yang menarik ( kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya ). Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah diutarakan, maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu : 1. Menguasai permasalahannya. 2. Menguasai bahasa tertulis.
3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
3.3 Macam Surat Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya : 1. Menurut wujudnya a. Kartu pos. b. Warjat pos. c. Surat bersampul. d. Memorandum dan Nota. e. Telegram. f. Surat pengantar 2. Menurut Tujuannya a. Surat pemberitahuan. b. Surat perintah. c. Surat permintaan. d. Surat peringatan. e. Surat panggilan. f. Surat susulan. g. Surat keputusan. h. Surat laporan. i. Surat perjanjian. j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain. 3. Menurut sifat isi dan asalnya a. Surat dinas. b. Surat niaga. c. Surat pribadi. d. Surat yang isinya masalah sosial. 4. Menurut jumlah penerima a. Surat biasa
- Untuk satu orang (pejabat/organisasi) b. Surat edaran - Untuk beberapa orang/pejabat/organisasi. c. Surat pengumuman - Untuk sekelompok masyarakat. 5. Menurut keamanan isinya a. Surat sangat rahasia. b. Surat rahasia. c. Surat biasa. 6. Menurut urgensi penyelesaiannya a. Surat sangat segera. b. Surat segera. c. Surat biasa. 7. Menurut prosedur pengurusannya a. Surat masuk. b. Surat keluar. 8. Menurut jangkauannya a. Surat intern. b. Surat ekstern. 3.4 Bahasa Surat Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah : 1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat. 2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut. 3. Kata yang dipergunakan : a. Sederhana. b. Umum. c. Bukan kata daerah, asing dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor yaitu : a. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat. b. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya. 3.5. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Surat Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau dengan kata lain agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan efektif maka sebaiknya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut : Menentukan tujuan. Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang akan dikemukakan didalam surat, termasuk mengumpulkan referensinnya. Menyusun maslah pada butir a secara sistematis sesuai dengan kaitan dan urutan masalahnya. Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam kalimat surat. Dalam hal menyusun surat satu anjuran atau saran yang sebaiknya selalu diingat yaitu Agar penyusun surat menempatkan diri sebagai pihak yang akan menerima agar dapat membayangkn apa sekitarny yang akan terjadi seandainya penyusun menerima surat tersebut. Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, kalau penyusun sedang dalam keadaan tidak kosentarasi. 3.6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan, Dalam Pengiriman Surat Kegiatan menyusun surat bukanlah kegiatan yang mudah artinya diperlukan
pengetahuan yang luas tenteng surat-menyurat serta pengalaman yang cukup. Untuk dapat menulis surat yang benar-benar baik dan sempurana, disamping faktor bahasan juga hal-hal berikut perlu diperhatikan :
Bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan fungsi yang bebeda.
Bentuk surat dan teknik pengetikannya.
Penyusunanisi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat. Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana yang sebaiknya kita gunakan.
Bagian surat dan fungsinya: 1. Kepala surat ( Heading, letter head ), dengan fungsi sebagai : a) Alat Penganal ( Identitas ) b) Alat pemberian Informasi c) Iklan, pada kantor-kantor tertentu 2. Tanggal surat, berfungsi sebagai : a) Referensi b) Alat pemberian Informasi c) Iklan, pada kantor tertentu 3. Nomor surat, dengan fungsi sebagai : a) Alat petunjuk bagi petugas filling b) Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu c) Penunjuk unit asal surat d) Referensi e) Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan 4. Perihal, dengan fungsi sebagai : a) Referensi b) Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan c) Petunjuk bagi petugas filling 5. Alamat dalam, berfungsi sebgai :
a) Petunjuk bagi petugas filling b) Petunjuk kemana surat harus disampaikan c) Alamat luar, bila menggunakan amplop berjendela 6. Salam Pembuka Tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi. 7. Isi Surat Memberikan uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya. 8. Salam Penutup, berfungsi sebagai : Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi 9. Nama Jabatan ( penutup surat ) , berfungsi sebagai : a) Identitas penanggung jawab b) Petunjuk bagi petugas filling 10. Initial Initial adalah kode nama ( singkatan nama ) pembuatan konsep dan pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan. 11. Tembusan Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut. 3.7. Pedoman Dalam Menyusun Isi Keberhasilan suatu surat terletak terutama pada bagian isi. Untuk itulah persyaratan-persyaratan tentang surat terutama ditujukan pada bagian isi. Di bagian ini pula akan menimbulkan kesan positif atau negatif bagi pembaca atau penerima surat. Kalimat dalam isi surat sebaiknya pendek tetapi jelas dan lengkap. Penggunaan tanda bacaan juga haus diperhatikan. Komposisi isi surat harus menyebabkan dapat dimengerti dengan cepat oleh pembaca. Meskipun dalam satu surat dikemukakan beberapa pokok pikiran, tetapi secara keseluruhan haruslah ada hubungan sehingga merupakan satu kesatuan yang lengkap.
3.8. Kegiatan Surat Menyurat Dalam surat menyurat terdapat kegiatan : 1. Pendiktean Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan pendiktean, perlu dimiliki agar yang didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan cepat dan tepat. Akan lebih baik bila menggunakan stenografi 2. Melatinkan Adalah keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa, baik dengan mempergunakan mesin ketik atau tulisan tangan agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain secara mudah dan jelas. 3. Transkripsi Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape recorder sering digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi surat yang akan dikirim oleh pimpinan. Dengan demikian maka kemampuan untuk memindahkan suara yang keluar dari tape recorder tersebut kedalam bentuk tulisan harus dimiliki. 4. Mengetik Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa, materi yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca atau yang akan dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta pikiran. 5. Mengoreksi Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh sebab itu, adalah merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atrau pengetikan dalam arti bentuk suratnya. 6. Menandatangankan Surat Langkah
terakhir
dari
kegiatan
mempersiapkan
surat
adalah
penandatanganan surat yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinan
akan bersedia menandatangani surat yang telah sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan. 7. Menggandakan Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi suatu naskah. Untuk melaksanakan kegiatan ini maka perlu pula mengetahui tentang cara pengoperasian mesin stensil, photo copy, mencetak dengan menggunakan komputer, dan lain-lain. 8. Menghitung Adalah kegiatan penunjuang yang berupa penghitungan-penghitungan yang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan bermacam-macam kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yang saling menunjang dan tidak berdiri sendiri.
3.9 Bentuk-Bentuk Surat 1.
Bentuk Resmi / Official Style ........................................................ ....................................
(1)
.........................................
(2)
Nomor : ............................... ( 3 ) Lampiran : ........................... ( 4 ) Perihal : ............................... ( 5 ) .......................................... ( 6 ) ......................................... .............................
................................. ( 7 ) .................................................................................................................................................
( 8a )
................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................
( 8b )
................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................
( 8c )
............................................................
(9) ( 10 )
..........................................
( 13 )
./.
( 14 )
..........................................
( 11 )
..........................................
( 12 )
2. Bentuk Lurus Penuh/ Full Block Style ......................................................... ....................................
(1)
.........................................
(2)
.........................................
(3)
.........................................
(4)
.........................................
(5)
.......................................... ( 6 ) .................................... ...................................
................................. ( 7 ) ................................................................................................................................................
( 8a )
................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................
( 8b )
................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ...................................
(9) ( 10 )
....................................
( 11 )
....................................
( 12 )
.....................................
( 13 )
./.
( 14 )
3. Bentuk Lurus/ Block Style atau Modified Block Style ......................................................... ....................................
(1)
( 8c )
.........................................
(2)
............................... ( 3 ) ............................... ( 4 ) ............................... ( 5 )
............................. ( 6 ) ............................. .............................
................................. ( 7 ) ................................................................................................................................................
( 8a )
................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................
( 8b )
................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ..................................................
( 8c ) (9) ( 10 )
..........................................
( 13 )
./.
( 14 )
4. Bentuk Setengah Lurus/ Semi Block Style
..........................................
( 11 )
..........................................
( 12 )
.........................................................
(1)
....................................
.........................................
(3)
.........................................
(4)
.........................................
(5)
........................................
(2)
.......................................... ( 6 ) ......................................... .........................................
................................. ( 7 ) ..................................................................................................................................
( 8a )
................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................
( 8b )
................................................................................................................................................ .................................................................................................................................. .......................................................
( 8c ) (9) ( 10 )
..........................................
( 13 )
./.
( 14 )
5. Bentuk Sederhana / Simplified Style
..........................................
( 11 )
..........................................
( 12 )
.........................................................
(1)
....................................
.........................................
(2)
.........................................
(3)
.........................................
(4)
.........................................
(5)
.................................... ....................................
(6)
...................................
.............................................................................................................................................
( 8a )
............................................................................................................................................. ........................................................................................................ .............................................................................................................................................
( 8b )
........................................................................................................ .............................................................................................................................................
( 10 ) ....................................
( 11 )
....................................
( 12 )
.....................................
( 13 )
./.
( 14 )
6. Bentuk Lekuk / Indented Style
( 8c )
.........................................................
(1)
....................................
.........................................
(3)
.........................................
(4)
.........................................
(5)
........................................
(2)
.......................................... ( 6 ) .................................... ...................................
................................. ( 7 ) .......................................................................................................................
( 8a )
................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ .......................................................................................................................
( 8b )
................................................................................................................................................ ....................................................................................................................... ...................................
(9) ( 10 )
.....................................
( 13 )
./.
( 14 )
....................................
( 11 )
....................................
( 12 )
7. Bentuk Alinea Menggantung / Hanging Paragraph
( 8c )
.........................................................
(1)
....................................
.........................................
(3)
........................................
(2)
.........................................
(4)
.........................................
(5)
................................................................................................................................................
( 8a )
.......................................... .........................................
(6)
.........................................
................................. ( 7 ) .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ................................................................................................................................................
( 8b )
.................................................................................................................................. ................................................................................................................................................ ................................................
(9) ( 10 )
..........................................
( 13 )
./.
( 14 )
..........................................
( 11 )
..........................................
( 12 )
8. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau “ Pokok Surat “ / Subject Notice
( 8c )
.........................................................
(1)
....................................
..........................................
(2)
.......................................... .........................................
(6)
.........................................
................................. ( 7 ) ........................................................................ *) ...............................................................................................................................................
( 8a )
............................................................................................................................................... ...................................................................................................... ...............................................................................................................................................
( 8b )
...................................................................................................... ............................................................................................................................................... .......................................
(9) ( 10 )
..........................................
( 13 )
./.
( 14 )
..........................................
( 11 )
..........................................
( 12 )
*) Perihal atau “ Pokok Surat “ diketik di tengah-tengah Keterangan Gambar :
( 8c )
1. Kepala surat 2. Tanggal 3. Nomor 4. Lampiran 5. Hal ( perihal ) 6. Alamat 7. Salam pembuka 8. a. b.
Isi
c. 9. Salam Penutup .10 Tanda tangan .11 Nama terang .12 NIP ( Nomor Induk Pegawai ) .13 Tembusan .14 Inisial ( tanda sandi ) 3.10 Pembetulan (Revisi Konsep) Bila surat atau naskah sudah dibuat, hendaknya konsep yang akan diketik tersebut diteliti kembali. Apabila terdapat kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian huruf, tanda baca dan lainnya, hendakalah segera dikoreksi dan diperbaiki. Dengan kata lain, pembuat konsep harus merevisi konsepnya. Dalam hal ini antara pembuat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode atau tanda yang sama dalam merevisi konsep termaksud. Keseragaman tandatanda tersebut sangat diperlukan, supaya apa yang dimaksud oleh pembuat konsep dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk
komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor. Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
4.2. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi in lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya korespondensi yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
DAFTAR
PUSTAKA
Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung:Mandar Maju. Mils, Geoffrey dkk. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman Publishing Limited. Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.
STUDI
KASUS
Surat menyurat atau korespondensi berada di bawah kontrol Sub. Bagian umum, yang mengurusi masalah surat menyurat ini adalah bagian kearsipan.Surat yang datang ke sebuah instansi terbagi dalam dua arah yaitu : •
Didistribusikan oleh POS Indonesia
•
Diantar langsung melalui pengantar surat yang disebut cakra
Surat menyurat
masuk ke kantor melalui Sub. bagian umum bidang
kearsipan. Kemudian surat yang diantar POS atau cakra tersebut dicatat dan setiap surat yang masuk diberi
kartu kendali masuk rangkap tiga yang
berwarna putih, kuning dan merah jambu. Surat menyurat terdiri dari dua personil ( Arsiparis ) •
Bagian surat masuk
•
Bagian surat keluar
Surat juga bisa dikirim melalui e-mail, tapi banyak kendala yang harus dialami jika menggunakan sarana ini •
Ketidak mampuan semua pegawai dalam menggunakan internet ( Gaptek )
•
Dapat direkayasa oleh pihak yang tidak bertanggung jawab ( Cracker )
Dalam korespondensi atau surat menyurat ada kendala yang sering terjadi dalam proses pendistribusian surat, diantaranya: Alur surat yang mengalami hambatan akibat kurangnya perhatian •
Tebusan untuk surat keluar tidak ada
•
Disposisi atau salah perintah
•
Kartu kendali yang tidak digunakan atau dibuat
•
Arsip surat hilang
•
Human error
BAGAN JALANNYA SURAT
