1. DESKRIPSI SINGKAT
Dalam sebagian hidup Anda, Anda menjadi anggota satu atau beberapa organisasi. Salah satunya adalah organisasi di mana Anda bekerja saat ini. Elemen yang sangat mendasar dalam organisasi adalah sasaran yang merupakan tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan dalam organisasi ada dua jenis yakni kegiatan pokok, yakni yang secara langsung berhubungan dengan tujuan dan kegiatan penunjang yakni kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan, dan memperlancar tugas pokok. Kegiatan penunjang disebut dengan pekerjaan perkantoran Dalam bahasa Inggris sering disebut office work atau paperwork.
Saat ini Anda sudah diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil, dan telah melaksanakan pekerjaan kantor. Tetapi apakah Anda menyadari bahwa pekerjaan yang Anda lakukan di kantor sangat penting karena berkaitan dengan data/informasi sehingga perlu dikelola dengan baik agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif, dan bagaimana dampaknya apabila suatu organisasi pengolahan data/informasi tidak dikelola dengan baik. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern, oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen perkantoran modern.
Manajemen
Perkantoran
adalah
perencanaan,
pengendalian,
dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. terdapat
Lingkup pekerjaan kantor
dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-
menulis. Dalam modul ini Anda akan mempelajari bagaimana merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan tulis-menulis yang berkaitan dengan penanganan surat dan pekerjaan bukan tulis-menulis antara lain pelayanan telepon dan penerimaan tamu dan tata cara pengarsipan surat.
1
Bahan ajar ini terdiri dari tujuh Kegiatan Belajar, yaitu: a. Administrasi, manajemen dan organisasi; b. Penanganan Surat; c. Pelayanan Telepon; d. Penerimaan Tamu Kantor; e. Tata Cara Mengarsip; f. Peranan Teknologi Informasi bagi Pekerjaan Kantor. g. Tata Cara Menyelenggarakan Rapat
2. Prasyarat Kompetensi
Dalam modul Manajemen Perkantoran Modern ini, terdapat pengetahuan yang harus Anda ketahui sehari-hari, oleh karena itu Anda perlu membaca peraturan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi antara lain
tata
persuratan, kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan, karena Anda telah menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Keuangan. Pekerjaan Anda dalam organisasi tidak lepas dari administrasi yang perlu dikelola dengan baik. Modul ini untuk lebih memperluas wawasan Anda dalam bidang manajemen perkantoran yang saat ini berlangsung di Kementerian Keuangan.
3. Standar Kompetensi
Setelah megikuti proses pembelajaran ini peserta diharapkan mampu memahami manajemen perkantoran modern, dan dapat menerapkannya di unit kerjanya.
4. Standar Kompetensi Dasar
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta prajabatan Golongan II diharapkan mampu : a
Menjelaskan pengertian Administrasi, pekerjaan
kantor,
manajemen, dan organisasi kantor,
pengorganisasian
pekerjaan
kantor,
manajemen
perkantoran, dan manajemen perkantoran modern; b
Memahami cara penanganan surat ;
2
c
Memahami cara pelayanan telepon
d
Memahami cara penerimaan tamu;
e
Memahami tatacara mengarsip ;
f
Menjelaskan peranan teknologi informasi perkantoran.
g
Menjelaskan tata cara menyelenggarakan rapat
Pada setiap Kegiatan Belajar, membahas materi pembelajaran secara rinci satu persatu. Anda dapat mempelajari Kegiatan Belajar tersebut secara berurutan, atau dapat mempelajarinya secara acak sesuai materi yang Anda perlukan untuk dipelajari.
5. Relevansi Modul
Pengetahuan perkantoran dapat diaplikasikan pada kegiatan pekerjaan kantor pada masing-masing unit tempat Anda bekerja, mulai dari penanganan surat sampai mengarsipkan dan pekerjaan kantor bukan tulis menulis lainnya misalnya pelayanan telepon dan penerimaan tamu serta penyelenggaraan rapat.
3
Indikator Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat : a. menjelaskan pengertian administrasi dan manajemen ; b. menjelaskan organisasi, kantor, pekerjaan kantor, manajemen perkantoran ; c. menjelaskan lingkup pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor;
d. menjelaskan manajemen perkantoran modern dan ciri-cirinya.
1. Uraian dan Contoh A. Pengertian-Pengertian 1.
Administrasi Dan Manajemen Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering diartikan dalam
dua macam pengertian yaitudalam arti luas dan dalam arti sempit. Menurut The Liang Gie, administrasi
dalam
arti
luas diterjemahkan
sebagai
keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama. Perumusan demikian didasarkan kepada kenyataan bahwa pada setiap instansi/kantor selalu ada dua jenis pekerjaan yaitu pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang.Dalam arti
sempit,
administrasi
dirumuskan
sebagai
pencatatan
keterangan-
keterangan secara tertulis. Keterangan-keterangan tersebut selain dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari, tapi dapat juga digunakan untuk keterangan di masa yang akan datang. Administrasi dalam arti sempit sering disebut tata usaha. Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4
Namun kadang-kadang istilah administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan.
2.
Organisasi
Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi baik organisasi pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas dari organisasi. Mengapa organisasi diperlukan? Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat mengerjakan gagasan, ide tanpa bantuan orang lain. Organisasi dirasakan mutlak karena merupakan wadah atau kerangka kerja sama antarmanusia untuk mencapai tujuan. Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang bersatu-padu, bekerja secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur organisasi adalah : kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal, dan susunan hierarkhi.
3.
Kantor
Dalam pergaulan sehari-hari apabila kita mendengar percakapan seseorang yang menggunakan kata ”kantor”, seakan-akan kita sudah memahami benar arti kantor yang diucapkannya, dan seakan-akan hanya ada satu pengertian mengenai kata kantor. Akan tetapi bila kita perhatikan dengan cermat, kata kantor mempunyai beberapa arti, tergantung kepada kalimat yang diucapkan oleh sipembicara. Untuk lebih jelasnya kita perhatikan kalimat-kalimat berikut
yang semuanya menggunakan kata
kantor. Pemuda A mengatakan : “Kantor itu tidak baik, masa lamaran sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab”. Bapak B mengatakan : “Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia, kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang kantor ”. Bapak C berkata kepada anaknya: “Kantormu bagus, berdinding kaca, tingkat 20 dan memakai tangga berjalan“.
5
Seorang sekretaris D berkata kepada tamu : “Sebaiknya Bapak datang lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala PUSDIKLAT sedang tidak ada di kantor“. Seorang pegawai E dari suatu perusahaan swasta berkata kepada temannya: “ Agar kamu dapat mengetahui apakah usulan cuti kamu disetujui atau tidak, tanyakan saja kepada temanmu atau langsung ke kantor Sekretariat “. Seorang pegawai F setelah ditanya oleh teman sekerjanya menjawab : “ Saya tugas ke New York bersama Bapak Dawam selama dua minggu, dibiayai kantor“. Bila kita renungkan, kata kantor seperti tersebut pada kalimat-kalimat di atas
mempunyai arti yang tidak sama. Yang dimaksudkan kantor oleh
pembicara A adalah kegiatan atau pelayanan yaitu pelayanannya tidak baik karena surat sudah disampaikan sebulan yang lalu tapi tidak dijawab sampai saat ini. Kantor yang dimaksud pembicara B adalah jabatan, jadi yang dimaksud
orang
kantor
adalah
seorang
pejabat.
Lain
halnya
yang
dimaksudkan oleh pembicara C, kantor yang dimaksudkannya adalah gedung tempat anaknya bekerja. Yang dimaksudkan oleh sekretaris D, kantor adalah ruangan kerja Kepala PUSDIKLAT, karena itu ia menyarankan kepada tamu agar datang lagi sekitar pukul 3 siang yang mungkin menurut jadwal acara yang ia ketahui pada sekitar pukul 3 tersebut Kepala PUSDIKLAT
akan
ada
di
ruangan
kerjanya. Berbeda
dengan
yang
dimaksudkan sekretaris D, kantor yang dimaksudkan pegawai E adalah salah satu unit kerja di perusahaan di mana ia bekerja; jadi yang dimaksudkannya adalah bagian Sekretariat. Kantor yang dimaksudkan pegawai F, bukan bagian Sekretariat, tapi instansi atau perusahaan di mana ia dan Pak Dawam bekerja. Dari contoh-contoh di atas, kita sudah dapat mengetahui enam macam pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan, gedung tempat bekerja, ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan usaha. Oleh karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan kantor oleh seorang pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata kantor itu digunakan oleh pembicara dalam kalimatnya.
6
Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang baru, karena para ahli di bidang administrasi perkantoranpun dalam perumusan yang dibuatnya mempunyai pendapat yang tidak selalu sama mengenai pengertian kantor. Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W. Howard & Edward Masonbrink mengemukakan : Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan. Pengertian
kantor
yang
dimaksudkan
dalam
modul
ini
adalah
pengertian yang lebih mirip dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan Edward Masonbrink yaitu tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut.
4.
Pekerjaan Kantor
Setelah mengetahui pengertian kantor, untuk lebih memperluas wawasan kita perlu mengetahui pengertian pekerjaan kantor. Seperti halnya pengertian kantor, perumusan pengertian pekerjaan kantor dapat merujuk kepada rumusan yang dikemukakan olehpara ahli. William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, mengemukakan pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.
Warkat itu
mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar-daftar harta benda, rencana-rencana dan jadwal-jadwal, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
7
George
R.
Terry
mengemukakan,
pekerjaan
kantor
meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan pengertian yang persis sama, tetapi ada unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan kantor adalah segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat. Secara definitif yang dimaksud dengan keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan atau pengamatan, dan yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan. Yang dimaksud dengan keterangan dan warkat dalam rumusan di atas, adalah semua keterangan dan informasi dari instansi yang bersangkutan, demikian juga warkat yang dimaksud adalah catatan tertulis atau bergambar atau rekaman yang bertalian dengan kegiatan instansi tersebut. Pekerjaan
kantor
atau
pekerjaan
ketatausahaan,
dilihat
dari
kegiatannya dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulis-menulis misalnya
penanganan
(korespondensi), pekerjaan
yang
penggandaan
surat
penghitungan bukan
surat
masuk, dan
tulis-menulis
dinas,
penanganan
pembuatan terdiri
penyimpanan
dari
surat,
surat
laporan,
keluar
sedangkan
pengiriman pelayanan
surat, telepon,
penerimaan tamu, penataan ruang kantor, penataan lingkungan kantor.
5.
Manajemen Perkantoran
Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut George Terry, Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals
8
with the life cycle of business information and retention if of permanent value, of destruction if obsolete” (Manajemen Perkantoran adalah pengendalian,
dan
pengorganisasian
pekerjaan
perencanaan,
perkantoran
serta
menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang). Menurut The Liang Gie ”Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi
dan
mengendalikan
(melakukan
kontrol)
sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal”. Dengan demikian maka pengertian manajemen perkantoran, yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.
B. LINGKUP PEKERJAAN DALAM SUATU ORGANISASI/INSTANSI Secara garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada
dua
jenis
pekerjaan/tugas yakni: 1. Tugas
pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatan-
kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masingmasing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan sebagian tugas Kementerian Keuangan di bidang pemungutan pajak negara dalam bentuk bea dan cukai serta pungutan lainnya, berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan berbeda dengan pekerjaan pokok unit lain di lingkungan Kementerian Keuangan. Dengan demikian maka tugas pokok tidak lain adalah pekerjaan yang menurut surat keputusan mengenai tugas pokok, fungsi harus dilaksanakan. 2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan
yang bersifat membantu,
melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan administratif, misalnya penanganan pegawai, keuangan, perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran. Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit sama.
9
10
PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas dari tiga asas yang biasa digunakan, baik oleh instansi-instansi Pemerintah maupun instansi swasta. Ketiga asas tersebut yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran. 1. Asas Sentralisasi
Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh unit tersendiri dalam instansi yang bersangkutan. Unit-unit lainnya hanya difokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi. Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor, diantaranya adalah : a. Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan; b. Pengawasan mudah dilakukan; c. Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat; d. Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata; e. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes. Walaupun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi di sisi lain mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu dalam hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan-kelemahan tersebut perlu mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak menimbulkan kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan. Kelemahan-kelemahan dimaksud antara lain adalah : a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran di mana diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibat dari keadaan ini maka penyelesaian pekerjaan akanmengalami kelambatan. b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan khusus
unit
lainnya
yang
justru
merupakan
kebutuhan
yang
memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini
11
terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan. c. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, kadang-kadang terjadi hal yang sebaliknya yaitu yang seharusnya unit ini melayani unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani. Kegiatan perkantoran di lingkungan Kementerian Keuangan yang disentralisasikan misalnya kegiatan penerimaan surat masuk, penerimaan tamu,
penataan
lingkungan
kantor,
walaupun
ada
pula
unit
yang
menggunakan asas desentralisasi untuk kegiatan tersebut.
2. Asas Desentralisasi
Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengelola pekerjaan kantornya masing-masing. Misalnya setiap Direktorat mempunyai Subbag Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas mengurus kebutuhan peralatan kantor, alat tulis-menulis, pengetikan, penggandaan, dan sebagainya. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu : a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokokbagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat. b.
Dapat
melayani
kebutuhan-kebutuhan
khusus
bagi
unit-unit
yang
bersangkutan. c.
Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi, dapat dihindarkan. Seperti halnya asas sentralisasi, asas desentralisasipun mempunyai
beberapa kelemahan, antara lain adalah : a. Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan kantor yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin fotokopi lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaannya kapasitas mesin fotokopi tersebut tidak digunakan secara penuh;
12
b. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor; c. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor. Banyaknya jenjang birokrasi juga akan menambah sulitnya pengawasan. Kegiatan perkantoran yang didesentralisasikan misalnya penanganan surat keluar mulai dari mengonsep surat sampai surat tersebut siap dikirimkan dan penyusunan laporan, namun ada pula di unit organisasi yang pekerjaan tersebut disentralisasikan karena organisasi tersebut masih belum luas.
3. Asas Campuran
Karena adanya kelemahan-kelemahan seperti disebutkan di atas, maka dalam beberapa instansi dilaksanakan asas campuran yang merupakan perpaduan kedua asas di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan kantor yang sifatnya memerlukan pengawasan secara kontinyu dan mengandung banyak kerawanan, dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan dengan menggunakan asas desentralisasi, hal ini biasanya dilakukan oleh organisasi yang belum luas. Kegiatan perkantoran yang menggunakan asas campuran, misalnya : a. Pelayanan telepon, untuk pelayanan telepon keluar instansi (ekstern) dipusatkan, sedangkan untuk pelayanan telepon di dalam unit organisasi menggunakan pesawat intern. b. Pengarsipan, untuk pengelolaan arsip yang sudah tidak aktif dipusatkan di unit pengelolaan arsip, sedangkan untuk pengelolaan arsip yang aktif dikelola oleh masing-masing unit di dalam organisasi tersebut. Seperti disebutkan di atas, dalam menerapkan asas pengorganisasian pekerjaan kantor setiap instansi harus mempertimbangkannya sebaikbaiknya dengan memperhatikan semua kebaikan-kebaikan dan kelemahankelemahan yang ada pada ketiga asas. Seberapa jauh salah satu asas akan dijadikan pedoman dengan tanpa mengabaikan kebaikan-kebaikan asas yang lain, hal ini tergantung kepada tujuan, luas pekerjaan, taraf perkembangan, dan tingkat kebutuhan suatu instansi. Pada instansi yang
13
sudah berkembang biasanya lebih tepat digunakan asas campuran. Walapun demikian akhirnya penentuan asas yang akan dipakai secara logis harus berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu secara teknis dapat dilaksanakan dan secara ekonomis dapat dipertanggungjawabkan.
C. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Sebagaimana Anda telah ketahui, bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Sesuatu hal ini adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, maka harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Istilah moden dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah ”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian maka
pengertian manajemen
perkantoran modern
yakni
penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Sebagaimana diuraikan bahwa kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan : 1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah
pegawai
yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman. Tentunya untuk
Kantor Kementrian Keuangan diperlukan pegawai
yang
selalu berusaha keras untuk selalu mencapai hasil kerja yang lebih baik walaupun pimpinan tidak ada ditempat kerja dan mempunyai integritas yang tinggi, sehingga pekerjaan kantor dapat terlaksana dengan baik dan benar 2. Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab,
14
bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Untuk Kementrian Keuangan telah ada sistem operasi prosedur (SOP), yang diharapkan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan, bahkan saat ini telah ada SOP unggulan, sehingga diharapkan masyarakan dapat dilayani dengan baik. 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat.
Alat perkantoran dalam
pengolahan data/informasi serba dikomputerkan computerized ( ). 4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi. Dalam hal biaya, biaya
yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran
harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus fungsi (outcome), dimana saat ini Kementrian Keuangan telah melaksanakan anggaran berbasis kinerja. Terlihat dari ciri kantor modern, maka telah
Kementrian Keuangan saat ini
menuju perkantoran yang modern, hal yang terpenting dalam
pengelolaan kantor yang modern adalah sumber daya manusia / pegawai yang melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor. Oleh karena itu pegawai Kementrian Keuangan untuk mengelola pekerjaan kantor, agar dapat melaksanakan tugas denga baik. Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem komputer, akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian dengan semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses, sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun
pekerjaan
kantor
yang
menggunakan
teknologi
modern
perlu
mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi. Misalnya pada saat pemilu tanggal 5 April 2004, adanya virus yang mengacaukan sistem informasi pemilu, sehingga lambang-lambang partai berubah. Oleh karena itu perlu diperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan atau kesalahan salah satu alat dapat mengganggu keseluruhan sistem, dan akan mengganggu seluruh pekerjaan kantor.
15
2. LATIHAN
Jawablah pertanyaan di bawah ini. 1. Sebutkan perbedaan antara administrasi dalam arti sempit dan arti luas menurut The Liang Gie ? 2. Jelaskan arti kata ”kantor” menurut Saudara ? 3. Jelaskan pengertian pekerjaan kantor menurut George R. Terry ? 4. Jelaskan pengertian manajemen perkantoran ? 5. Jelaska pengertian manajemen perkantoran modern ?
16
3. RANGKUMAN
Administrasi mempunyai beberapa arti, dalam arti luas administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih, menurut cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya. Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai tata usaha yakni rangkaian kegiatan mengirim dan menyampaikan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
Dengan demikian maka Tata Usaha
merupakan unsur administrasi, oleh karena itu pekerjaan kantor merupakan bagian dari administrasi. Administrasi selalu ada dalam organisasi. Organisasi adalah sekelompok orang-orang yang bersatu-padu bekerja secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan pembicaraan antara lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan,
gedung, tempat bekerja,
ruangan kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor dalam modul ini adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi. Pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi/keterangan yang bertalian dengan tugas-tugas organisasi yang bersangkutan.
Pekerjaan kantor terdiri dari pekerjaan tulis-menulis dan
bukan tulis-menulis. Untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor ada 3 asas, yakni sentralisasi, desentralisasi, dan campuran. Kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang dengan tempat dan proses penanganan data/informasi
berkenaan
yang modern, yang
antara lainnya dicirikan dengan adanya : 1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah
pegawai
yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman; 2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab,
17
bagaimana alur pekerjaannya, dan apakah yang harus dihasilkan oleh pegawai. 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat.
Alat perkantoran dalam
pengolahan data/informasi serba dikomputerkan computerized ( ). 4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.
4. TES FORMATIF
Pilihan satu jawaban yang benar dalam pertanyaan di bawah ini: 1. Pencatatan
keterangan-keterangan
secara
tertulis
atau
tata
usaha
merupakan pengertian dari ... a. administrasi dalam arti sempit b. administrasi dalam arti luas c. pekerjaan kantor d. kantor 2. Di bawah ini adalah unsur-unsur organisasi, kecuali... a. sekelompok orang b. kerja sama c. tujuan d. administrasi 3. Kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi, oleh karena itu berhubungan langsung dengan tujuan organisasi disebut... a. tugas pokok b. tugas penunjang c. organisasi d. pekerjaan kantor 4. Segala
kegiatan
yang
ada
kaitannya
dengan
penanganan
informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat. a. tugas pokok b. kantor c. organisasi
18
d. pekerjaan kantor 5. Pekerjaan kantor terdiri dari... a. pekerjaan pokok dan penunjang b. pekerjaan subtantif dan operatif c. pekerjaan manajerial dan kepemimpinan d. pekerjaan tulis menulis dan bukan tulis menulis 6. Setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan disebut ... a. catatan b. memo c. warkat d. nota dinas 7. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan, merupakan kelemahan dari pengorganisasian pekerjaan kantor yang menggunakan asas ... a. sentralisasi b. desentralisasi c. campuran d. manfaat 8. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor, merupakan apabila unit akan menerapkan pengorganisasian pekerjaan kantor berdasarkan asas... a. sentralisasi b. desentralisasi c. campuran d. manfaat 9. Asas pengorganisasian pekerjaan kantor yang akan digunakan, haruslah mempertimbangkan hal berikut, kecuali ... a. tingkat kebutuhan organisasi b. taraf perkembangan organisasi c. kebutuhan pegawai d. luas organisasi 10. Rangkaian
aktivitas
merencanakan,
mengorganisasikan
(mengatur,
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan
19
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal adalah pengertian dari a. manajemen b. manajemen perkantoran c. manajemen perkantoran modern d. pekerjaan kantor 5. STUDI TIPS
Untuk lebih mudah memahami konsep pekerjaan kantor, perhatikan pelaksanaan pekerjaan kantor di unit Anda dan bandingkan dengan teori yang telah Anda pelajari di modul. Perhatikan unsur-unsur kantor yang modern dan bandingkan dengan kantor Anda
20
Indikator Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat : a. menjelaskan pengertian, fungsi dan arus surat ; b. menjelaskan cara pengelolaan surat masuk ; c. menjelaskan cara pengelolaan surat keluat d. menjelaskan langkah-langkah membuat surat ; e. menjelaskan macam, bentuk, bahasa, gaya bahasa dan syarat-syarat surat yang baik ; f. menjelaskan wewenang penandatanganan surat ; g. menjelaskan pejabat pengganti ; h. menjelaskan cap dinas i.
menjelaskan media/sarana surat
j.
membuat surat dan nota dinas
1. URAIAN DAN CONTOH
Dalam hal penanganan surat, sering timbul
pertanyaan yang sangat
mendasar, mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam arti cara-cara penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya merupakan pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul karena yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati pekerjaan kantor dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Sepintas lalu memang pekerjaan penanganansurat sepertinya mudah dan sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan surat-surat
21
dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa lembaran-lembaran kertas saja, tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah masalah-masalah yang terkandung di dalam surat. Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi Pemerintah misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu mengurus sepucuk surat yang ditujukan kepada suatu instansi bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya mengurus sebagian tugas-tugas Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan surat yang baik, selain akan membawa nama baik instansi dimaksud, tetapi juga akan menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila pengurusan surat itu tidak baik, bukan saja mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap instansi itu, tapi lebih jauh dapat mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap Pemerintah. Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi. Dengan penjelasan singkat ini, maka pertanyaan yang lugu tetapi sangat mendasar seperti tersebut di atas, telah terjawab. Dalam kaitan ini pula maka penanganan surat perlu mendapat perhatian yang sewajarnya, baik dari pimpinan maupun dari semua pegawai dalam suatu instansi. Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih mendalam, bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi : 1. Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi); 2. Sebagai bahan pembukti; 3. Sebagai
pedoman
dalam
mengambil
tindakan lebih lanjut dari suatu
masalah; 4. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi; 5. Sebagai sarana memperpendek jarak.
Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke dalam penanganan surat adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat sampai penyimpanan surat.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa awal
22
proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan surat. Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat dilakukan dengan proses yang lebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga pelaksana yang lebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang besar, seperti instansi-instansi pemerintah, cara demikian tidak dapat dilakukan karena akan mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat lebih jauh akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Pada instansi yang besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Nama unit demikian, di masing-masing instansi tidak sama, ada yang menamakannya Bagian Ekspedisi, Bagian Arsip, Bagian Tata Usaha, Bagian
Umum, Bagian Penerimaan Surat
atau nama lainnya. Demikian juga penanganan surat-surat keluar, di instansiinstansi besar ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala, didukung oleh sejumlah tenaga dan dilengkapi oleh sarana yang diperlukan. Seperti halnya dalam hal penerimaan surat, nama unit yang menangani pengiriman surat berbeda di suatu instansi dari instansi lain; ada yang menamakan Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman, dan sebagainya. Dengan pertimbangan-pertimbangan untuk adanya keseragaman dalam penanganan dan pertimbangan praktis lainnya, penyimpanan surat-surat atau arsip juga, terutama arsip pasif, ditangani oleh unit tersendiri. Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan untuk menyiapkan surat jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang menangani masalah-masalah yang tertera dalam masing-masing surat masuk. Untuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat, dalam uraian ini akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi, mulai surat itu diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut Bagian Penerimaan Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang bersangkutan.
Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat-surat masuk ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh instansi lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain.
23
A.
PENGOLAHAN SURAT MASUK
Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan
pengawasan
dan
pengendalian,
penerimaan
surat
masuk
sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos. Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan : a. Unit Organisasi Surat-surat kepada
dikelompokkan
menurut
tujuan
surat,
yaitu
pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu
ditujukan. b. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya. c. Klasifikasinya Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat, surat segera, sangat segera, dan biasa. d. Kualifikasinya Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia. e. Urgensinya Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat
kawat.
Pengelompokan
semacam
ini
maksudnya
untuk
membantu
memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
24
2. Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut : a. Surat
yang
bersampul
tertutup
memanjang,
sebaiknya
dibuka
dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong. b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan
ujung amplop yang akan
dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masingmasing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke sampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut : a.
Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat
25
dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan. b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambillah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.
4. Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan
kepada
surat
tersebut
dengan
menggunakan
stapler.
Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.
5. Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda
26
KOLOM-KOLOM BUKU AGENDA Tgl. Penerimaan Surat Masuk
Tgl. & nomor Kode surat masuk
Nomor Urut Agenda
Pencatatan
surat
Lampiran
sangat
pengendalian surat-surat tersebut.
Alamat Pengirim
Hal
diperlukan
untuk
Isi Disposisi
Ket.
mempermudah
Pencatatan surat masuk pada buku
agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali (KK); untuk surat biasa pada Lembar Pengantar (LP); surat rahasia juga dicatat pada LP. Dalam kartu kendali akan tercatat kapan suatu surat diproses, berapa lama, siapa yang memproses. Contoh Kartu Kendali seperti terlihat di bawah ini : KARTU KENDALI SURAT KELUAR
Keluar
:
Nomor Surat
:
Tanggal Surat
:
Hal
:
Lampiran
:
Dari
:
Kepada
:
B/R
KODE
:
INDEKS
:
Konseptor
Proses
Transfer
File
Paraf/ Tanggal
KETERANGAN
Pengolah 1.
0
2.
0
3.
0
4.
0
27
6. Pembagian surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. Di lingkungan Kementerian Keuangan surat masuk ada yang melalui Bagian Penerimaan Surat misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian Tata Usaha dan ada yang langsung ditujukan ke tempat Pimpinan misalnya langsung kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau eselon II Kementerian tidak melalui Bagian Penerimaan Surat. Berikut ini tata cara penanganan surat yang dilakukan oleh Sekretaris pimpinan atau
petugas/sekretaris pejabat, maka langkah-langkah yang
perlu dilakukan oleh sekretaris pimpinan atau petugas di unit-unit terkait, terutama mengenai pembukaan surat rahasia, pembacaan, pencatatan, dan penyampaian,
mengingat pemilahan, pembukaan surat-surat biasa
dan pengeluaran surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat. Namun apabila surat langsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat dalam kantor tersebut harus mengadakan pemilahan dan pembukaan dan pengeluaran
surat
dari
sampulnya
dilakukan
oleh
Sekretaris
Pimpinan/Pejabat dengan cara-cara seperti tersebut di atas.
a. Pembukaan sampul Surat Rahasia Sesuai dengan kualifikasinya, surat-surat rahasia tidak dibuka oleh petugas penerimaan surat, tetapi langsung diteruskan kepada pimpinan atau unit yang dituju. Pimpinan atau pejabat di unit-unit organisasi harus menunjuk orang yang diberi tugas untuk membuka surat rahasia, dan penunjukkannya itu harus dikaitkan dengan rahasia
28
jabatan. Maksudnya tidak lain agar kerahasiaan surat-surat itu tetap terjamin. Yang ditunjuk misalnya sekretaris pimpinan atau petugas lain. Sampul-sampul surat rahasia untuk pimpinan dibuka oleh sekretaris pimpinan, kemudian dikelompokkan tersendiri dan dijaga agar tidak tercampur dengan surat-surat lainnya dan tidak terbaca oleh yang tidak berhak. Demikian juga surat rahasia yang disampaikan langsung kepada pejabat unit organisasi, oleh petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan
dibuka
dengan
memperhatikan
kerahasiaan
surat
tersebut. Cara pembukaan sampul surat rahasia pada prinsipnya sama dengan cara-cara pembukaan sampul-sampul surat lainnya.
b. Pembacaan surat Setelah surat-surat diterima dari petugas Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diadakan pembacaan (termasuk surat-surat rahasia yang baru dibuka),
Pembacaan surat
oleh sekretaris pimpinan, terutama untuk mengecek sekali lagi apakah lampiran surat-surat yang telah disebutkan dalam surat asli tidak terlepas. Di samping itu untuk mengecek apakah tidak ada lembar surat yang terlepas. Perlu diketahui juga oleh sekretaris pimpinan, apakah surat tersebut bersifat segera atau tidak. Apabila surat itu bersifat segera, maka ia harus menempelkan/ membubuhkan tanda “Segera”. Selanjutnya ia harus menempelkan lembar disposisi yaitu lembar yang dibuat secara khusus di mana pimpinan dapat menuliskan petunjukpetunjuk
atau
pengarahan-pengarahan
mengenai
penyelesaian
masalah yang tercantum dalam surat.
29
Contoh lembar disposisi adalah seperti di bawah ini :
KOP SURAT LEMBAR DISPOSISI
PERHATIAN : Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang tergabung dalam berkas ini Tanggal Penerimaan
No. KK :
Surat : No./Tgl. Surat Dari Hal Lampiran
B/R
A/T
: : :
:
Sifat
Kilat
Sangat Segera
Segera
Biasa
DISPOSISI KEPADA
PETUNJUK
Setuju
Perbaiki
Tolak
Untuk perhatian Edarkan
Bicarakan dgn. Saya
Teliti & Pendapat
Jawab
Ingatkan
Untuk diketahui
selesaikan
Simpan
Sesuai Catatan Perbanyak….kali asli kepada……
CATATAN
Tgl. Penyelesaian
:
Diajukan kembali tgl
:
Penerima
:
Penerima
:
DISPOSISI KARO/KAPUS :
DISPOSISI KABAG/ KABID :
Kepada : Bag/Bid 1 , 2 , 3 , 4 , 5
Kepada : Subbag/Subbid 1 , 2 , 3 , 4 , 5
Petunjuk :
Petunjuk :
Tgl. Penyelesaian :
Tgl. Penyelesaian :
Penerima :
Penerima :
30
c. Pencatatan surat Setelah diadakan pembacaan seperti tersebut di atas, selanjutnya surat-surat tersebut harus dicatat dalam buku agenda intern. Seperti halnya pada Bagian Penerimaan Surat, surat-surat rahasia harus dicatat dalam agenda tersendiri.
d. Penyampaian surat Setelah surat-surat itu diolah seperti di atas, selanjutnya disampaikan kepada pimpinan untuk memperoleh disposisi, Setelah pimpinan memberikan disposisi maka Petugas/Sekretaris Pimpinan menyampaikan kepada pejabat yang terkait dengan menggunakan buku ekspedisi untuk diproses lebih lanjut. Apabila ada surat-surat yang langsung ditujukan secara pribadi, surat
itu
langsung
disampaikan
kepada
yang
bersangkutan.
Penyampaian surat pribadi semacam ini harus memakai buku ekspedisi atau lembar pengantar.
B. PENGOLAHAN SURAT KELUAR
Pengolahan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :
1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis
Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok. Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi
31
(tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima. Berdasarkan disposisi dari pimpinan, pejabat teknis mengambil langkah-langkah mengumpulkan bahan-bahan untuk menyusun konsep surat jawaban. Langkah pertama yaitu menginventarisir masalah yang ada kaitannya dengan hal yang tersebut dalam surat. Setelah semua bahan/data terkumpul, kemudian diadakan pembahasan dalam kaitannya dengan maksud surat. Setelah itu baru disusun konsep surat jawaban. Apabila pejabat teknis tidak ingin menulis sendiri konsep surat, karena ia ingin berkonsentrasi pada masalah yang akan dituangkan dalam surat, maka hal ini dapat ditempuh melalui proses pendiktean yaitu ia mendiktekan dan stafnya diminta untuk menulis pada kertas konsep. Namun saat ini kegiatan pendiktean sangat jarang dilakukan,
dengan
meningkatnya
kemampuan
SDM
di
lingkungan
Kementerian Keuangan. Setelah konsep itu selesai, kemudian diserahkan kepada juru tik untuk diadakan pengetikan. Oleh juru tik, konsep surat itu ditik pada lembar konsep verbal, yaitu lembar yang dibuat khusus untuk membuat konsep surat.
Contoh konsep verbal, seperti tertera di sebelah ini : (Nama Instansi) DITERIMA OLEH REDAKTUR DISELESAIKAN OLEH DIPERIKSA OLEH DITERIMA OLEH BAG. ARSIP TGL. : JAM :
DITERIMA OLEH BAGIAN KETIK. TANGGAL : JAM : DIKETIK OLEH : DIBACA OLEH : DIPERIKSA OLEH : DIKIRIM PADA TGL : KEMUKAKAN LAGI PADA TGL :
HAL :
: : : :
NO. AGENDA PRB : KODE UNIT ORG : KONSEPTOR :
NO. : NOTA : TERLEBIH DAHULU :
JAKARTA, ...................... 20...
DITETAPKAN
............................................... DI ..........................
:
KEPADA YTH.
JUMLAH LAMPIRAN : PENJELASAN : KODE PENUNJUK :
32
Kertas konsep verbal terdiri dari kertas halaman ganda ( double folio) yang dilipat dua, yang bagian depannya tertulis seperti contoh di atas dan bagian belakangnya kosong. Konsep surat harus ditik (memakai mesin tik biasa atau memakai komputer) di bagian belakang lembar konsep verbal. Setelah konsep surat itu selesai ditik, selanjutnya disampaikan kepada pejabat teknis yang menjadi konseptor untuk memperoleh koreksi. Bila semua ketikan sudah dinyatakan benar dan ia sudah setuju, maka pejabat teknis membubuhkan parafnya pada konsep surat. Selanjutnya konsep surat yang telah diperiksa itu diserahkan lagi kepada juru tik (melalui sekretaris) untuk ditik pada lembar surat asli. Konsep ini merupakan konsep resmi dari surat dan dapat dijadikan bukti otentik bila diperlukan. Karena beberapa alasan teknis, dalam praktek biasanya konsep pembuatan surat tidak dibuat pada lembar konsep verbalnya, akan tetapi dibuat di lembar kertas lain, yang merupakan konsep yang hampir jadi dan dilekatkan kepada konsep verbal (direkatkan atau memakai stapler). Surat yang telah ditik net, selanjutnya dimasukkan ke dalam konsep verbal, dan diteliti dan diparaf oleh pegawai yang mengetik dan setelah itu pada bagian Nota
diisi dan ditandatangani
oleh pejabat teknis
sebagaisalah satu fungsi pemeriksaan dokumen, kemudian surat itu disampaikan kepada pimpinan untuk ditetapkan dan ditandatangani. Setiap
pejabat
yang
terlibat
dalam
penyusunan
surat
harus
membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor). Net surat surat perlu diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah pimpinan/ pejabat yang akan menandatangani surat (atasan konseptor) dan apabila pimpinan setuju net surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan. Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk
33
diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.
2. Pengiriman Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Nama unit ini berbeda-beda di Instansi yang satu dibanding dengan instansi lainnya; ada yang menamakannya Bagian Pengiriman Surat, Bagian Ekspedisi, Bagian Umum, Subbagian Tata Usaha atau nama lain. Dalam uraian ini Bagian tersebut kita namakan Bagian Ekspedisi. Unit itu dipimpin oleh seorang pejabat dan dilengkapi dengan sejumlah tenaga termasuk juru kirim surat (caraka) dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian Ekspedisi, suratsurat diadakan pengecekan kembali dan diadakan langkah-langkah sebagai berikut : a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor, tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah lengkap. b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat. c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya. d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian, dan cap keamanan. Selanjutnya sampul dimasukkan ke dalam sampul ke dua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan. Dalam surat yang tingkat keamanannya SR atau R, di lingkungan Kementerian
Keuangan
umumnya
untuk
menjaga
kerahasiaan
disampaikan langsung kepada pejabat yang dituju oleh pejabat yang bersangkutan tanpa menggunakan kurir.
34
e. Perlu diperhatikan bahwa di lingkungan Kementerian Keuangansemua arsip surat keluar harus disimpan sesuai dengan ketentuan mengenai kearsipan. Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos. Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia, sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini.
3. Asas-asas Tata Persuratan
Surat dinas harus disiapkan dengan memperhatikan beberapa asas, agar surat itu memenuhi syarat, yaitu :
a. Asas Dayaguna dan Hasilguna Penyelenggaraan tata persuratan
perlu
dilakukan secara
berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau
lembar
naskah
dinas,
spesifikasi
informasi,
serta
dalam
penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
b. Asas Pembakuan Di atas sudah dijelaskan bahwa surat dinas harus memenuhi persyaratan baik bentuknya, penandatanganannya, penomorannya, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata cara dan bentuk persuratan
harus
bersangkutan,
digariskan
agar
tercapai
secara
jelas
keseragaman
oleh
instansi
dalam
yang
pelaksanaan
pembuatan surat. Penggarisan akan dapat dicapai, demikian juga akan membawa manfaat yaitu efisiensi dan efektivitas kerja.
35
c. Asas Pertanggungjawaban Asas ini didasarkan kepada pemikiran bahwa surat dinas merupakan
wakil
organisasi/instansi
pembuatan
surat
yang
memberikan informasi kepada pihak lain tentang pendapat atau peraturan atau keputusan yang bertalian dengan materi yang tertera di dalam surat. Oleh karena itu surat harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi isinya, formatnya maupun prosedur pembuatannya, kearsipan, kewenangan, dan keabsahannya. Isi surat harus dapat dipertanggungjawabkan, artinya isinya harus sesuai dengan materi yang sebenarnya dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga format dan prosedur pembuatannya, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan harus sesuai dengan tata cara yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan.
d. Asas Keterkaitan Tata
persuratan
dalam
suatu
instansi
berkaitan
dengan
administrasi perkantoran pada umumnya. Dengan demikian semua kegiatan
tata
persuratan
harus
merupakan
bagian
yang
tidak
terpisahkan dari tatalaksana perkantoran lainnya, misalnya tatalaksana kearsipan. Dalam kaitan ini setiap kali dibuat surat harus diperhatikan bahwa surat itu harus ada arsipnya.
e. Asas Kecepatan dan Ketepatan Pembuatan surat tidak lain merupakan salah satu pelaksanaan tugas dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh karena itu untuk menunjang kelancaran tugas tersebut pembuatan surat harus dilaksanakan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari
kejelasan
redaksional,
kemudahan
prosedural,
kecepatan
penyampaian, dan distribusi.
f.
Asas Keamanan Isi surat dinas harus aman, artinya isi surat tersebut tidak boleh
dibaca oleh orang lain yang tidak berhak. Dalam kaitan ini, para petugas
yang
menangani
surat
dinas
tidak
diperkenankan
36
memberitahukan isi surat tersebut kepada siapapun yang tidak berhak. Dalam peraturan kedinasan hal ini biasa disebut rahasia jabatan.
C. BEBERAPA HAL YANG PERLU DIKETAHUI MENGENAI SURAT
Di atas telah diuraikan tentang penanganan surat, yaitu mulai penanganan surat masuk, pengolahan surat oleh pejabat teknis sampai surat jawaban itu siap dikirim. Oleh karena surat merupakan salah satu sarana berkomunikasi, baik komunikasi intern maupun komunikasi ekstern, maka beberapa hal yang bertalian dengan surat perlu diketahui dengan baik, karena dengan dimilikinya pengetahuan demikian akan menambah kemahiran kita dalam membuat surat. Surat yang dimaksudkan di sini adalah surat-surat dinas. Beberapa hal yang perlu diketahui adalah :
langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun
surat, macam-macam surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, bagian-bagian surat, dan syarat-syarat isi surat yang baik.
1. Langkah-langkah dalam Menyusun Surat
Sebagai sarana komunikasi, dengan sendirinya surat harus disusun dengan baik. Untuk tujuan itu, maka dalam hal membuat surat perlu ditempuh langkah-langkah penting yaitu : a. Tentukan tujuan pembuatan surat; b. Inventarisir semua masalah yang akan dikemukakan dalam surat; c. Susunlah masalah-masalah itu secara sistematis. Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, selanjutnya dimulai menguraikan masalah-masalah tersebut di atas dalam bentuk surat atau konsep surat. Dalam penyusunan naskah/konsep surat dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, meyakinkan, dan disusun secara sistematis.
37
2. Macam-macam Surat Untuk menambah wawasan tentang persuratan, perlu juga diketahui jenis-jenis surat yang biasa ditemukan dalam praktek surat-menyurat. Jenis-jenis surat dapat dibedakan : a. Menurut Jangkauannya Menurut jangkauannya, surat dapat dibedakan : 1) Surat intern, yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unitunit di lingkungan instansi, atau surat yang dikirim oleh unit/pejabat yang satu kepada unit/pejabat lainnya dalam instansi yang sama. 2) Surat ekstern, yaitu surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain (baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya).
b. Menurut Prosedur Pengurusannya Menurut prosedur pengurusannya, surat terdiri dari : 1) Surat Masuk, yaitu surat yang diterima dari instansi lain. 2) Surat Keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.
c. Menurut Urgensi Pengirimannya Dilihat dari urgensi pengirimannya, surat terdiri dari : 1) Surat Sangat Segera/Kilat, yaitu surat yang harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. 2) Surat Segera, yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam. 3) Surat Biasa, y aitu surat dinas
harus diselesaikan/ dikirim/
disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai jadwal perjalanan caraka/kurir dengan batas waktu 5 hari,
atau disebut pula
asas FIFO yaitu menurut
urutan-urutan diterimanya surat itu di bagian pengiriman surat (Bagian Ekspedisi).
38
d. Menurut Keamanan Isinya Menurut keamanan isinya, surat terdiri dari : 1) Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR), yaitu surat yang tingkat keamanan isinya tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara, misalnya pemprosesan surat kenaikan harga BBM. 2) Surat rahasia (biasa diberi kode R), yaitu surat
yang isinya
harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila isi surat itu dibocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan
martabat
dan
kewibawaan
mengakibatkan kerugian besar bagi negara,
negara,
dapat
misalnya surat
mutasi pegawai/pejabat. 3) Surat terbatas/konfidensial (biasa diberi kode K), yaitu surat yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan secara tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah
atau
dapat menimbulkan
hal-hal
yang
tidak
diinginkan. 4) Surat biasa, (biasa diberi kode B), yaitu surat yang isinya tidak termasuk dalam butir a, b, c, namun tidak berarti surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
e. Menurut Jumlah Penerimanya Dilihat dari segi jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan : 1) Surat biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau suatu organisasi). 2) Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang/ pejabat/instansi. 3) Surat pengumuman,yaitu
surat
yang
ditujukan
kepada
sekelompok masyarakat.
39
f.
Menurut Tujuannya Menurut tujuannya, surat terdiri dari : 1) Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak. 2) Surat perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seorang (misalnya seorang atasan) kepada pihak lain (misalnya seorang bawahannya) untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan/ tugas tertentu. 3) Surat peringatan, yaitu
surat yang berisi teguran dari
seseorang (misalnya dari seorang atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahannya), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan. 4) Surat permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat. 5) Surat panggilan, yaitu surat dari seseorang (misalnya seorang atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahannya), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim surat. 6) Surat susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang telah dikirim terdahulu. 7) Surat keputusan,yaitu
surat
yang
memuat
sesuatu
kebijaksanaan. Surat semacam ini bisanya dikeluarkan oleh pimpinan. 8) Surat perjanjian, yaitu surat yang bersisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. 9) Surat izin,yaitu surat
keterangan
yang diberikan kepada
seseorang untuk memperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya untuk suatu periode tertentu. 10) Surat laporan,
yaitu
surat
yang
berisi
informasi
yang
disampaikan oleh bawahan kepada atasan.
40
g. Menurut Wujudnya Menurut wujudnya, surat antara lain terdiri dari : 1) Kartu pos; 2) Warkat pos; 3) Surat bersampul; 4) Nota; 5) Memorandum; 6) Telegram; 7) Teleks; 8) Surat pengantar.
3. Bentuk Surat
Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal yaitu : a. Bentuk Resmi, b. Bentuk Full Block, c. Bentuk Indent, d. Bentuk Modified Block, e. Bentuk Semi Block, f.
Bentuk Simplified, dan
g. Bentuk Hanging Paragraph. Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktek surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging Paragraph jarang kita temukan. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, maka dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi-instansi Pemerintah. Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa kebaikan dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini.
41
Mengingat bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru tik dalam pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila ditik dengan komputer. Hal ini akan sangat dirasakan apabila surat yang perlu ditik itu banyak. Dengan demikian akan menghemat waktu penyelesaian surat. Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang bentuk-bentuk surat, di sebelah ini diberikan skema mengenai masing-masing bentuk yang ada dalam praktek.
BENTUK SURAT RESMI
BENTUK FULL BLOCK
__________ _________ ________ _____ ______ _____ ______ _____ ______ ______ _____________________ _____________________
__________ _________ ________ ______ ______ ______ _______________________ __ _______________________ __ _______________________ __
_____________________
_______________________ __ _______________________ __ _______________________ __
_____________________
_______
_____________________
_______
_____________________
_________ _____ _____
42
BENTUK INDENT
BENTUK MODIFIED
BLOCK _________ ________ _______ ______
__________ _________ ________ ______
_____ _____ _____
_____
______ ______ ______ ______
_________________________ _________________________ _________________________
_______________________ ________________________ ________________________
_________________________ _________________________ _________________________
_______________________ ________________________ ________________________
_______
________ _______
4. Bagian-bagian Surat
Setelah kita lihat bentuk-bentuk surat, apabila kita amati lebih seksama mulai dari bagian paling atas sampai bagian paling bawah, maka akan tampak bagian-bagian yang ada pada surat. Bagian-bagian dimaksud adalah : a. Kop Surat Bagian ini biasa disebut juga Heading atau Letterhead atau Kop surat, dan mempunyai fungsi : 1) Sebagai alat pengenal atau identitas instansi; 2) Sebagai alat pemberian informasi. 3) untuk kantor tertentu kop surat dapat digunakan sebagai iklan.
43
b. Tanggal Surat Bagian ini menunjukkan kapan surat itu dibuat/ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dan mempunyai fungsi : 1) Sebagai referensi; 2) Sebagai alat pemberi informasi. c. Nomor Surat. Nomor surat menunjukkan urutan dari surat, dan mempunyai fungsi : 1) Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing; 2) Sebagai pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu; 3) Menunjukkan unit asal surat; 4) Sebagai referensi. d. Lampiran Surat Lampiran surat menunjukkan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli. e. Hal Hal
surat
menunjukkan
mengenai
intisari
surat
secara
keseluruhan, dan di samping itu mempunyai fungsi lain ialah : 1) Sebagai referensi; 2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.
f.
Alamat Dalam Yang
dimaksud
alamat
dalam
yaitu
bagian
surat
yang
menunjukkan kepada siapa surat itu ditujukan. Bagian ini juga mempunyai fungsi : 1) Sebagai petunjuk bagi petugas filing; 2) Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela. g. Salam Pembuka Bagian ini menunjukkan bahwa pembicaraan akan dimulai. Bagian ini tidak digunakan dalam surat dinas. h. Isi Surat Pada bagian ini diuraikan hal-hal yang ingin disampaikan penulis surat kepada pihak yang dituju.
44
i.
Salam Penutup Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan telah selesai. Seperti
halnya salam pembukaan, salam penutup tidak digunakan dalam surat dinas. j.
Penutup Surat
Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini diterakan juga cap jabatan. Bagian ini juga mempunyai fungsi : 1) Sebagai identitas penanggung jawab; 2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing. k. Tembusan Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan seperlunya. l.
Inisial Yang dimaksud initial yaitu kode nama (singkatan nama) pembuat
konsep
dan
pengetikan,
dan
digunakan
untuk
mempermudah
pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial biasanya ditempatkan dikelompok bagian penutup surat yaitu di sebelah kiri atau sebelah kanan nama jabatan.
Uraian bagian-bagian surat seperti di atas adalah uraian dengan cara yang lebih rinci, karena ada juga yang menggunakan uraian yang lebih singkat (cara personifikasi) yaitu bagian-bagian surat hanya dikelompokkan ke dalam tiga macam ialah Kepala Surat yang terdiri dari kop surat, tanggal surat, nomor, sifat, lampiran, hal, dan alamat yang dituju. Tubuh Surat terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup, dan Kaki Surat yang terdiri dari nama pejabat, tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap dinas, tembusan.
Apabila kita membuat surat, kop surat hanya pada
halaman pertama.
45
5. Bahasa Surat
Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti oleh penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat harus mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat harus menggunakan bahasa praktis yaitu : a. Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu; b. Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan bukan kata-kata daerah/asing. Ejaan
yang digunakan didalam surat dinas
adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975. Dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan bahwa tidak perlu menggunakan gaya bahasa yang berlebihan. Penggunaan gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu : a. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat; b. Faktor
persoalan yang
akan
dikemukakan dalam surat, misalnya
surat instruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan lain-lain.
6. Syarat-Syarat Isi Surat yang Baik
Surat dinas adalah segala tulisan yang memenuhi persyaratan tertentu dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada suatu instansi Pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas dan/atau kegiatan dalam bidangnya masing-masing. Surat dinas yang ditulis oleh seorang pejabat tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan nama baik instansi yang diwakilinya, oleh karena itu dalam tata penulisannya harus memenuhi beberapa persyaratan, antara lain: a. Jelas Yang dimaksud di sini yaitu bahwa dalam surat tidak ada kata-kata terselubung atau kata-kata kiasan mengenai apa yang hendak dikatakan;
46
b. Tepat Artinya setiap yang dikemukakan adalah fakta-fakta yang benar dan dilukiskan dengan kata-kata yang jelas, tidak berbelit-belit; c. Tuntas Yang dimaksud tuntas yaitu penyampaian
permasalahan
harus
lengkap dan selesai seluruhnya; d. Sopan Karena surat adalah penyampaian informasi kepada pihak lain, maka isi surat harus sopan, artinya penyajian kata-kata, bentuk, dan bahasa surat dipilih sehingga menimbulkan kesan bahwa penulis adalah orang yang beradab dan menghormati penerima surat; e. Singkat dan sederhana Artinya tidak berliku-liku dengan menggunakan ungkapan-ungkapan yang tidak perlu sehingga mengaburkan permasalahannya dan tidak boleh menggunakan peribahasa; f.
Lancar Yang dimaksud di sini yaitu
cara
mengemukakan
persoalan
secara wajar dan dihayati seolah-olah sedang berbicara langsung dengan penerima surat dalam semangat persahabatan dan saling menghormati; g. Baku Dalam surat dinas harus mengikuti aturan
baku yang berlaku
sesuai dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut formal maupun segi penggunaan bahasanya. h. Penuh pertimbangan Dalam
menulis
dipertimbangkan
surat,
pengutaraan
sematang-matangnya
jalan
pikiran
sehingga
harus dapat
menimbulkan kepercayaan dan kebaikan.
D. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT
Pada dasarnya semua wewenang dan tanggung jawab dari suatu organisasi/instansi ada di tangan pimpinan tertinggi dari instansi tersebut. Pimpinan tidak boleh mengalihkan tanggung jawab umum organisasi kepada
47
orang lain. Yang mungkin dilakukannya adalah hanya memindahkan sebagian beban tugasnya kepada orang lain (bawahannya). Di lingkungan Kementerian Keuangan wewenang dan tanggung jawab tertinggi sesuai yang digariskan dalam UUD 1945 pasal 17 ayat 3, ada di tangan Menteri Keuangan. Wewenang itu secara fungsional selanjutnya dilimpahkan kepada para pembantunya sampai paling rendah eselon II. Berdasarkan kepada prinsip umum di atas, maka pada hakekatnya setiap surat keluar menjadi tanggung jawab dan harus ditandatangani oleh pimpinan tertinggi instansi dimaksud (di lingkungan Kementerian Keuangan harus ditandatangani oleh Menteri Keuangan). Akan tetapi
dalam prakteknya
perlaksanaan tugas, terutama bagi organisasi/instansi besar (seperti halnya Kementerian Keuangan), hal ini tidak mungkin
dilakukan karena jumlah
pekerjaan yang begitu besar. Untuk menjamin kelancaran tugas instansi, maka dimungkinkan adanya pelimpahan wewenang penandatanganan surat, yaitu penyerahan sebagian dari kekuasaan pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan tersebut dapat membantu dalam penandatanganan surat. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas di lingkungan Kementerian Keuangan sebagai berikut : 1. Sekretaris
Jenderal,
Inspektur
Jenderal,
Kepala/Ketua
Badan
dapat
memperoleh pelimpahan wewenangan penandatanganan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai bidang masing-masing ; 2. Pimpinan unit eselon II yaitu Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal/ Inspektorat Jenderal/Badan, Direktur, Kepala Pusat, Kepala Kanwil dapat memperoleh
kewenangan
penandatangan
surat-menyurat
tentang
pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing. 3. Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena tugasnya
otonom
dapat
memperoleh
pelimpahan
kewenangan
penandatanganan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing. Tindakan
bawahan
dengan
menggunakan
kekuasaan
atas
dasar
pelimpahan wewenang biasa dinamakan bertindak atas kuasa. Pelimpahan dalam hal penandatanganan surat ada dua macam yaitu atas nama (a.n.), dan untuk beliau (u.b.).
48
1. Atas nama (a.n.)
Penggunaan
sebutan
atas
nama,
dipakai
apabila
pimpinan
melimpahkan wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani surat. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan : Pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis;
Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat tetap ada di tangan pimpinan yang melimpahkan wewenang;
Rentang jangkauan pelimpahan paling banyak hanya dua tahap dihitung dari pelimpahan jenjang pertama; Penggunaan atas nama (a.n) dapat dilihat padacontoh di bawah ini :
a.n Menteri Keuangan Sekretaris Jenderal
Nama pejabat NIP ...........
a.n.
Sekretaris Jenderal Kepala Biro........
Nama Pejabat NIP ...........
2. Untuk beliau (u.b.)
Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :
Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan sampai dua tingkat struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama;
Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;
Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili;
Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.
Penggunaan untuk beliau (u.b.), dapat dilihat seperti contoh berikut ini :
49
a.n. Menteri Keuangan Direktur Jenderal Pajak u.b Direktur ......………
Nama pejabat NIP ……….. E. PENUNJUKAN PEJABAT PENGGANTI
Untuk menjaga
kelancaran tugas dan kelangsungan tanggung jawab
dalam menyelenggarakan pemerintahan di lingkungan Kementerian Keuangan, apabila terjadi kekosongan jabatan dalam hal pejabat yang bersangkutan karena sesuatu hal berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya, dilakukan penunjukan
pejabat
pengganti
dengan
memperhatikan
kedekatan
dan
kesesuaian tugas/fungsi antara jabatan pejabat pengganti dengan jabatan kosong yang akan dirangkapnya. 1.
Keadaan berhalangan dibedakan sebagai berikut : a. Berhalangan Sementara, artinyajabatan masih terisi akan tetapi karena sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya, misalnya berhalangan karena cuti tahunan, tugas keluar negeri, dan sebagainya. b. Berhalangan Tetap, artinya jabatannya tidak terisi dan menimbulkan lowongan jabatan, misalnya karena pejabat pensiun, meninggal dunia, tugas ke luar negeri lebih dari 6 bulan, dan sebagainya.
2. Penggantian pejabat dapat dilakukan sebagai berikut : a. Dirangkap oleh pejabat atasannya; b. Ditunjuk pengganti dari pejabat yang setingkat; c. Ditunjuk pengganti dari pejabat bawahannya. 3. Penggunaan sebutan penggantian pejabat sebagai berikut : a. Pejabat Sementara (Pjs.) Penggunaan Pjs. ini hanya berlaku untuk pejabat eselon II ke bawah. Dalam hal seorang pejabat ditunjuk menggantikan pejabat yang berhalangan sementara, maka pejabat tersebut menggunakan sebutan “Pejabat Sementara” (disingkat Pjs.) untuk jabatan yang digantikan itu. Penunjukan Pjs. dimaksud dilaksanakan dengan menerbitkan surat
50
kuasa, surat pemberitahuan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berhalangan. Pjs. mempunyai hak dan kewajiban untuk melaksanakan tugas rutin dalam batas-batas yang ditentukan dalam surat tersebut. b. Penunjukan Pemangku Jabatan (Pj.) Penggunaan Pj. berlaku untuk pejabat eselon II ke bawah. Dalam hal seorang pejabat disamping jabatannya ditunjuk menggantikan pejabat yang berhalangan tetap, maka pejabat dimaksud disebut “Pemangku Jabatan”
(disingkat Pj.) untuk jabatan yang digantikannya tersebut.
Penunjukan/ pengangkatan Pemangku Jabatan dimaksud dilaksanakan dengan cara menerbitkan surat tugas, surat keputusan dari pejabat atasanya atau pejabat atasannya yang berwenang mengangkat dalam jabatan. Kecuali ditentukan lain Pemangku Jabatan mempunyai hak dan kewajiban penuh yang sama seperti pejabat yang digantikannya. Penggunaan istilah Pj. disini tidak terkait dengan sebutan Pj yang digunakan dalam bidang kepegawaian. c. Penunjukan Pejabat Pengganti Sementara (Pgs.) Khusus untuk pejabat eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan yang berhalangan sementara ditunjuk pejabat pengganti sementara dari pejabat eselon I lainnya dengan menggunakan sebutan “Pengganti Sementara” disingkat Pgs.
Penunjukan Pgs dimaksud dilaksanakan
dengan menerbitkan surat kuasa, surat pemberitahuan dari Menteri Keuangan. Berikut ini contoh penulisan Pjs, Pj, Pgs.
Pjs. Kepala Biro ...
Nama Pejabat NIP......... Pj. Kepala Biro...
Nama Pejabat NIP.........
51
Pgs. Sekretaris Jenderal
Nama Pejabat NIP............... Hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Pelimpahan wewenang kepada koordinator pelaksana sebagai pejabat pengganti sementara untuk penandatanganan surat dapat dilaksanakan pada tipe kantor operasional eselon IV. b. Pelaksana tidak dapat diserahi pelimpahan wewenang.
F. CAP DINAS
Di dalam
Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
80/PMK.01/2005
tanggal 6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan dirumuskan bahwa yang dimaksud dengan Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan. Cap baik berupa cap instansi maupun cap jabatan yang digunakan sebagai lambang jabatan, dibubuhkan menyertai dan untuk menambah pengukuhan keresmian tangan
pejabat
yang
mengesahkan/menandatangani
secara
formil
surat/dokumen
atau
mengeluarkan untuk
tanda atau
mengukuhkan
keresmian kertas berharga. Cap Dinas biasa juga disebut stempel. Cap Dinas ada dua macam yaitu Cap Jabatan dan Cap Instansi. Di lingkungan Kementerian Keuangan ditetapkan pejabat-pejabat yang boleh menggunakan cap dinas yaitu Menteri Keuangan, para pejabat eselon I, para pejabat eselon II, dan para pejabat di bawah eselon II yang karena sifat, tugas, dan jabatannya melaksanakan tugas teknis yang otonom serta diberi hak dan wewenang untuk mengadakan hubungan surat-menyurat keluar. Para pejabat tersebut mempunyai cap jabatan dan cap instansi. Setiap pimpinan unit organisasi bertanggung jawab atas penggunaan cap dinas di lingkungan unit kerjanya masing-masing.
52
Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dari pejabat yang bersangkutan. Cap ini digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan (Pj). Cap Instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi atau unit organisasi yang bersangkutan. Cap instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan : 1. Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.) 2. Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.) 3. Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani naskah dinas
atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan yang
berlaku ; 4. Pejabat struktural di bawahnya yang tidak memiliki cap dinas dalam rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya. 5. Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat-menyurat keluar, dapat
menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan ketentuan
tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya masing-masing.
53
Contoh Bentuk dan Tulisan surat dinas di lingkungan Kementerian Keuangan :
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN SEKRETARIAT BADAN Jalan Purnawarman Nomor 99 Kebayoran Baru Jakarta 12110
Telepon Faksimile
Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : :
Und-567/PP.1/2010 Biasa Satu bendel Undangan Rapat
: 021-7394666 021- 7204131 : 021-7261775
8 Januari 2010
Yth. Kepala Biro Organisasi Ketatalaksanaan Jalan Lapangan Banteng Timur 2-4 Jakarta Sehubungan dengan diadakannya pembahasan konsep Tata Persuratan Dinas BPPK (TPD BPPK), dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk hadir pada pertemuan yang diselenggarakan : hari/tanggal : Rabu, 20 Januari 2010 pukul : Pukul 09.00 WIB tempat : Ruang Rapat E-206 Sekretariat BPPK Jl. Purnawarman No. 99 Jakarta – Selatan. Untuk kelancaran pembahasan konsep TPD BPPK dimaksud, bersama ini kami sampaikan konsep TPD BPPK untuk kiranya dapat Saudara pelajari terlebih dahulu. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Sekretaris Badan Cap Jabatan
Dody Iskandar NIP 196201010101 Tembusan : 1. Sekretaris Jenderal Dep. Keuangan; 2. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.
54
Keterangan : 1. Bentuk surat setengah lurus (semi block). 2. Kop surat, berisi logo Kementerian Keuangan, nama, kedudukan, dan alamat instansi
yang
diatur
dalam
peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005. Tulisan Kementerian Keuangan Republik Indonesia menggunakan huruf arial 13, nama eselon I dan II menggunakan huruf arial 11, alamat instansi menggunakan huruf arial 7. 3. Penulisan tanggal surat dinas tidak perlu didahului oleh kota, karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kop surat. Nama bulan tidak boleh menggunakan angka. Tahun harus ditulis lengkap. 4. Nomor ditulis lengkap dan diikuti titik dua. Garis miring dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Naskah surat dinas
di lingkungan Kementerian Keuangan menggunakan
kode S dalam penomorannya.
Contoh penomoran surat : S- …./SJ.2/ ….. Kode
Jenis
Naskah
Dinas (S) Nomor Urut Agenda Kode Unit Konseptor (Biro SDM) Tahun berjalan Contoh
kode
naskah
dinas
di
lingkungan
Kementerian
Keuangan,
sebagaimana lampiran 1 dan 2 modul ini. 5. Sifat surat, diisi dengan kualifikasi surat misalnya Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas atau Biasa, dapat pula diisi sesuai dengan klasifikasi surat menurut pengirimannya misalnya Sangat Segera, Segera atau Biasa. 6. Lampiran, ditulis lengkap dan diikuti titik dua, kemudian cantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah dengan huruf kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Contoh. Lampiran : 17 berkas
55
7. Hal surat bukan perihal, berisi inti dari surat, ditulis sesingkat mungkin , menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tidak diakhiri dengan tanda baca titik serta tidak perlu garis bawah. Untuk nomor, sifat dan hal surat harus ditulis dalam surat dinas, kecuali lampiran
Lampiran hanya ditulis apabila perlu, kalau tidak ada lampiran
tidak perlu ditulis. 8. Alamat Surat a. Alamat yang dituju dituliskan di sebelah kiri surat, di bawah hal. b. Alamat yang dituju cukup dengan kata “Yth”
diikuti nama jabatan yang
dituju. Sebutan Bapak, Ibu, Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila akan menggunakan sebutan gelar langsung nama yang dituju. Contoh : Yth. Menteri Keuangan Yth. Bapak Agus Martowardoyo Yth. Drs. Tony Rooswiyanto, M.Sc. Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan, kota ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata. Sebelum nama kota tidak diikuti kata depan di, dan tidak perlu garis bawahan tanpa tanda baca apapun. Contoh : Yth. Direktur Jenderal Perbendaharaan Jalan Lapangan Banteng Timur 2– 4 Jakarta 9. Batang tubuh surat sekurang-kurangnya berisi tiga alinea, yakni alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup. a. Alinea pembuka, berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat; b. Alinea isi, berisi isi pokok/uraian inti permasalahan surat; c. Alinea penutup, berisi uraian penutup surat. 10. Kaki Surat a. Nama Jabatan Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diberi tanda baca apapun. Nama jabatan ini tidak perlu ditulis lengkap karena unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kop surat; b. Tanda tangan pejabat;
56
c. Nama lengkap penandatanganan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa tanda titik. Contoh : Sekretaris Jenderal
Mulia Nasution NIP 195108271976031001 11. Tembusan Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, Disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan Ibu, Bapak, dan Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila menggunakan gelar langsung diikuti nama orang. Contoh : Tembusan : 1. Menteri Keuangan; 2. Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan. atau Tembusan : Bapak Tonny Rooswiyanto atau Tembusan : Dra. Niken Financia, M.Si.
57
Contoh Bentuk Nota Dinas di lingkungan Kementerian Keuangan:
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
Jalan Purnawarman Nomor 99 Kebayoran Baru Jakarta 12110
Telepon Faksimile
: 021-7244846 : 021-7244846
NOTA DINAS Nomor : ND- 10/PP.1/2010 Kepada
:
Yth.
1. 2. 3.
Para Kepala Bidang Para Widyaiswara Para Kepala Subbidang 4. Para Pelaksana 1. s.d. 4. di lingkungan Pusdiklat PSDM
Dari
:
Kepala Pusdiklat Pengembangan SDM
Hal
:
Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Kementerian Keuangan
19 Januari 2010
Sehubungan dengan Surat Edaran Menteri Keuangan nomor SE108/MK.1/2010 tanggal 4 Januari 2010 dan Surat Sekretaris BPPK nomor S492/PP.1/2010 tanggal 8 Januari 2010 hal sebagaimana tersebut di atas, bersama ini kami sampaikan Formulir Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) Tahun 2010 beserta petunjuk pengisiannya. Untuk mendukung kelancaran proses ini kami harapkan formulir PUPNS yang telah diisi dapat disampaikan kembali kepada kami paling lambat tanggal 29 Januari 2010. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Pusat
Tony Rooswiyanto NIP 195604041982031001 Tembusan: Sekretaris Badan Diklat Keuangan.
58
Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota Dinas tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai. Contoh : - nota dinas antarpejabat eselon I di lingkungan Unit Eselon I; - nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah; - nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Tata Naskah di lingkungan Kementerian Keuangan berdasarkan
Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor 80/PMK.01/ 2005 Tanggal 6 September 2005, sebagai berikut :
Media/Sarana Surat-Menyurat Kertas yang digunakan dalam surat dinas di lingkungan Kementerian Keuangan adalah : a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara
lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen
pelaporan. b. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern berupa surat dinas, pengumuman, pemberitahuan, surat perintah, surat tugas, dan lain-lainnya menggunakan kertas dengan ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci., namun untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan kertas ukuran A3 (297 x 420 mm), A5 (210 x 148 mm), folio ( 210x330 mm), Folio Ganda (420 x 330 mm). c. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
Nota Dinas Ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
Memo
59
Ukuran kertas setengah folio atau C5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9,02 inci. d. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
Laporan, baik dalam bentuk buku atau surat, ukuran kertas kuarto atau A4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
Produk Hukum, misalnya Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat Perjanjian dengan menggunakan kertas ukuran folio.
Warna kertas putih dengan kualitas terbaik ( white bond) digunakan untuk surat dinas asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas, apabila dengan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag, apabila dengan mesin komputer tembusan dibuat dengan kertas biasa menggunakan mesin fotokopi.
Tipe Huruf Tipe huruf yang digunakan adalah:
a. Untuk yang menggunakan mesin ketik manual atau elektrik adalah menggunakan huruf pica;
b. Untuk komputer menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 8, 9, 11, 12, dan 13 sesuai dengan ketentuan Tata Persuratan Unit Instansi Anda. Penggandaan
a. Penggandaan surat dinas dilakukan dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dan jumlah yang digandakan sesuai dengan banyak alamat yang dituju dan untuk arsip.
b. Penggandaan surat hanya dilakukan setelah surat keluar dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
c. Cap dinas dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi). d. Penggandaan surat keluar dengan tingkat kecepatan penyampaian kilat dan sangat segera harus didahulukan.
e. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat.
f.
Pejabat
unit
tata
usaha
berkewajiban
menjaga
agar
penggandaan
dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku.
60
2. LATIHAN
Jawablah pertanyaan di bawah ini. 1. Jelaskan pengertian dan fungsi surat ? 2. Bagaimana cara mengelola surat masuk, jelaskan ? 3. Jelaskan syarat-syarat surat yang baik ? 4. Jelaskan siapa yang berwenang menandatangani surat
dinas
di
Kementerian Keuangan ? 5. Jelaskan mengenai cap dinas ?
3. RANGKUMAN
Penanganan surat merupakan awal dari proses penanganan informasi yang berupa kegiatan mulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan surat keluar sampai dengan penyimpanan warkat-warkat. Pengolahan surat masuk dalam suatu organisasi tergantung dari besarkecilnya atau tahap perkembangan organisasi itu. Dalam modul ini yang diuraikan adalah pengolahan surat masuk pada organisasi besar. Langkah pertama pengolahan surat masuk adalah penyortiran atau pemilahan surat-surat dapat dilakukan berdasarkan
organisasi atau bagian-bagian dari unit itu,
macamnya, klasifikasinya atau kualifikasinya. Setelah surat tersebut disortir kemudian dibuka sampulnya, dibaca dan diteliti apakah ada alamat dalamnya, lampirannya dan lain-lain yang berkaitan dengan surat tersebut. Setelah dibaca dicatat dalam buku pencatat surat misalnya buku agenda, kartu kendali, setelah dicatat surat tersebut dibagikan kepada pihak yang dituju. Dalam pengolahan surat-surat keluar dapat berasal dari dua sumber yakni disposisi pimpinan dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok. Dalam penyusunan surat keluar terdapat 5 asas dalam pembuatan surat yakni asas keamanan, asas kecepatan, asas pertanggung-jawaban,
asas
keterkaitan,
dan
asas
pembakuan.
Dalam
penyusunan surat dinas perlu diperhatikan syarat-syarat penyusunan surat yang baik dari segi bentuk, isi surat, wewenang penandatanganan surat, dan cap surat dinas.
61
4. TES FORMATIF Pilihlah salah satu jawaban yang Anda anggap benar. 1. Serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat sampai penyimpanan surat disebut ... a. penyusunan surat b. penanganan surat c. pengarsipan surat d. pencatatan surat
2. Di bawah ini merupakan klasifikasi surat apabila akan disortir, kecuali …. a. surat biasa b. surat segera c. surat sangat segera/kilat d. surat sangat rahasia
3. Di bawah ini merupakan macam surat yang tidak boleh dibuka amplopnya kecuali ada penunjukan atau izin dari pemilik surat yakni a. surat biasa b. surat segera c. surat sangat segera/kilat d. surat sangat rahasia/rahasia dan pribadi
4. Menurut urgensi pengiriman surat, surat yang harus dikirim secepat mungkin pada hari itu juga disebut …. a. surat biasa b. surat segera c. surat sangat segera/kilat d. surat konfidensial
5. Berdasarkan keamanan isinya, surat yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak- pihak yang bersangkutan, apabila dibocorkan secara tidak sah dapat
62
menurunkan martabat kewibawaan negara dan menimbulkan kerugian besar bagi negara disebut …. a. surat terbatas b. surat rahasia c. surat sangat rahasia d. surat konfidensial 6. Bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi pemerintah adalah bentuk …. a. resmi b. semi block c. full block d. indent 7. Cap dinas yang digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bertindak atas nama adalah .… a. cap jabatan b. cap instansi c. cap dinas d. cap Kementerian 8. Surat yang memuat sesuatu informasi yang perlu diketahui olehorang banyak disebut surat …. a. perintah b. pemberitahuan c. pengumuman d. undangan 9. Surat
dinas
harus
memenuhi
persyaratan
baik
bentuknya,
penandatanganannya, penomorannya, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata cara dan bentuk persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam hal ini merupakan asas…. Dari tata persratan dinas a. daya guna dan hasil guna b. pembakuan c. pertanggungjawaban d. keterkaitan
63
10. Surat
keterangan
yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh
suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya untuk suatu periode tertentu, disebut surat ... a. perjanjian b. izin c. panggilan d. peringatan
5. STUDI TIPS
Dalam membuat surat dinas, Kita harus memperhatikan cara-cara membuat surat dinas. Pastikan Anda menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Komunikasi surat berbeda dengan komunikasi lisan, penulis surat harus memastikan apa yang ingin disampaikannya benar-benar dapat dimengerti oleh embaca surat.
64
Indikator Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat : a. Membedakan kapan kita boleh menggunakan pesawat telepon kapan tidak ; b. menjelaskan cara menerima telepon dari luar ; c. menjelaskan cara menelpon keluar ; d. menjelaskan sikap pada waktu menelpon.
1. URAIAN DAN CONTOH
Salah satu pekerjaan kantor yang perlu mendapat perhatian yang semestinya dari semua pihak, terutama dari pimpinan adalah pelayanan telepon. Hubungan telepon merupakan salah satu sarana komunikasi yang efektif dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor. Melalui telepon semua permasalahan dapat dibicarakan dengan pihak-pihak yang bersangkutan dan biasanya beberapa masalah dapat diselesaikan melalui hubungan telepon tanpa masing-masing yang bersangkutan harus bertemu terlebih dahulu. Agar penyelesaian masalah melalui telepon dapat berhasil, tentu harus didukung oleh cara-cara menelepon yang baik, sehingga pihak yang diajak bicara bersedia untuk menyelesaikan masalah tersebut melalui telepon. Mengapa kita perlu menggunakan pesawat telepon : a. Kecepatan, pesan yang akan disampaikan dapat diterima dalam waktu sangat cepat. b. Biaya, biaya yang dikeluarkan akan lebih efisien dibandingkan dengan menyampaikan pesan melalui pengirim surat. c. Tanggapan, tidak seperti komunikasi tertulis, tanggapan melalui telepon dapat segera diperoleh. Ada beberapa hal di mana kita lebih baik menggunakan telepon misalnya :
65
a. Apabila membicarakan hal-hal yang benar-benar sulit, maka perlu dengan bertatap muka karena kita akan dapat menilai reaksi-reaksi dan perasaan bicara dengan lebih baik. b. Apabila informasi yang akan disampaikan merupakan hal yang sangat rahasia. c. Apabila diperlukan arsip atau tanda bukti. Pengetahuan pelayanan telepon diperlukan juga bagi seorang pimpinan agar ia dapat memberitahukan kepada bawahannya tentang tata cara menelepon yang baik, sehingga pihak luar yang dilayani merasa dihargai. Bagi para pegawai pengetahuan tersebut sangat diperlukan agar ia dapat melaksanakan tugastugas pelayanan telepon sebagaimana mestinya dan untuk memelihara citra instansi yang baik. Pelayanan telepon menyangkut dua hal yaitumenjawab telepon dari luar dan menelpon keluar
. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, akan kita
bicarakan bagaimana seharusnya seorang petugas/seorang sekretaris pimpinan melayani telepon yang ditujukan kepada pimpinan.
A. TELEPON DARI LUAR
Bagi seorang pimpinan, waktu adalah sangat berharga, oleh karena itu hubungan dengan pejabat lain baik dalam instansi sendiri, maupun dengan pejabat-pejabat di luar instansi, biasanya dilakukan melalui telepon. Oleh karena seorang sekretaris pimpinan belum mengetahui apakah orang yang menelepon itu orang penting atau orang biasa, maka harus dipegang prinsip bahwa yang menelepon itu adalah orang penting, karena itu perlu digunakan cara-cara dan kalimat yang sopan.
1.
Cara menerima telepon
Apabila telepon berbunyi, telepon itu harus segera dijawab. Cara menjawab yang paling baik yaitu angkatlah gagang telepon dengan hati-hati, kemudian sebutkan nama instansi sebutkan nama sendiri
atau nama unit organisasi
dan disusul dengan ucapan selamat
, selanjutnya (selamat pagi,
atau selamat siang, atau selamat sore), misalnya :
66
Sekretaris pimpinan : Biro SDM, di sini Yuyun, selamat pagi! Yang menelpon
: Di sini Yulianto dari Kementerian Luar Negeri,
saya
minta bicara dengan Pak Gunadi. Sekretaris pimpinan : Baik Pak Yulianto, dapatkah
Bapak
menunggu
sebentar? (pesawat telepon dihubungkan kepada pesawat telepon pimpinan dan dijelaskan kepadanya bahwa Bapak Yulianto dari Kementerian Luar Negeri ingin berbicara). Pimpinan (Gunadi)
: Selamat pagi Pak Yulianto (diteruskan
dengan
pembicaraan). Dengan demikian di dalam kantor kita tidak lagi mengucapkan kata ”Halo” ketika menerima
namun diganti dengan
”Biro SDM, Niken disini,
Selamat pagi”, demikian pula ketika kita memanggil kata ”Halo” diganti dengan
”Selamat pagi/siang, Biro Keuangan disini. Boleh saya bicara
dengan Bapak Taufik Hidayat?”
2.
Telepon yang tidak dapat diterima Pimpinan
Adakalanya telepon dari luar tidak dapat diterima oleh pimpinan karena sesuatu hal, misalnya pimpinan sedang dipanggil oleh atasannya atau sedang tidak ada di kantor karena sedang mengadakan dinas keluar kantor/keluar kota. Apabila pimpinan tidak dapat menerima telepon, sekretaris harus bisa menjelaskan kepada penelepon secara sopan, misalnya : Sekretaris pimpinan : Maaf Pak, Bapak Tony sedang dipanggil Kepala Badan,
apakah ada pesan yang dapat saya
sampaikan kepada beliau? Perlu diperhatikan apabila pimpinan tidak ada di tempat, kepada penelepon perlu kita beri tahukan sebenarnya, tetapi sejauh tidak melanggar ketentuan-ketentuan rahasia jabatan, atau yang menyangkut masalahmasalah pribadi. Misalnya pimpinan sedang mengadakan perjalanan dinas keluar kota untuk mengadakan inspeksi mendadak kepada suatu kantor, atau pimpinan sedang keluar ruangan untuk keperluan yang sifatnya pribadi misalnya sedang tenis atau mengantar istrinya belanja ke supermarket. Hal-
67
hal semacam ini tidak perlu diberitahukan kepada penelepon, tapi sekretaris pimpinan harus pandai-pandai mencari alasan yang wajar, misalnya dengan mengatakan bahwa pimpinan belum sampai di kantor
3.
Cara untuk memperoleh keterangan dari Penelepon
Seperti disebutkan di atas, sebelum menjawab telepon, pimpinan ingin mengetahui nama, jabatan, dan instansi dari penelepon. Oleh karena itu sekretaris
pimpinan
harus
terampil
untuk
mendapatkan
keterangan-
keterangan mengenai penelepon. Untuk memudahkan cara mendapatkan keterangan dengan teliti, hendaknya selalu tersedia buku catatan dan ballpoint dekat dengan pesawat telepon. Menyediakan formulir seperti contoh di bawah ini adalah sangat dianjurkan, karena akan sangat membantu dalam memperoleh keterangan. CATATA N PENERI MA TELEPON Untuk
...........................................................................
D ari ........................................................................... Kantor ...................................... Jabatan ...................... Telepon No. ................................. _____ minta waktu ingin bertemu
____
_____ akan datang
____
menjawab telepon mohon ditelpon kembali
_____ ingin bertemu
____ akan menelpon kembali ____________________________________________
Diterima oleh :
Tanggal :
Jam :
Dalam beberapa hal, kadang-kadang penelepon enggan untuk memberikan keterangan yang diperlukan. Menghadapi keadaan demikian, sekretaris pimpinan harus mempunyai cara/taktik agar keterangan itu bisa diperoleh, misalnya dicoba dengan menggunakan cara tidak langsung.
68
4.
Cara mengakhiri pembicaraan telepon dari luar
Setelah pembicaraan selesai, cara yang paling sopan untuk mengakhiri pembicaraan yaitu setelah yang bersangkutan mengucapkan “terima kasih” dan kita jawab juga “terima kasih”, kita jangan meletakkan gagang telepon lebih dahulu sebelum kita mendengar bahwa penelepon telah meletakkan gagang teleponnya.
B. MENELEPON KELUAR
Penilaian baik terhadap instansi kita, bukan saja dapat dipengaruhi oleh cara kita menerima telepon, tapi dapat juga dipengaruhi oleh caranya kita menelepon keluar. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris pimpinan agar berhasil dengan baik dalam melaksanakan tugas menghubungi pimpinan di instansi lain, adalah : 1. Teliti sekali lagi nomor telepon
yang
akan
dihubungi. Langkah ini
dimaksudkan untuk meyakinkan bahwa nomor telepon itu benar dan tidak ada perubahan. 2. Buku petunjuk telepon hendaknya selalu tersedia, maksudnya untuk mempermudah mencari nomor telepon yang setiap saat diperlukan. 3. Nomor telepon yang sering digunakan harus dicatat dalam catatan tersendiri dan disusun menurut nomor yang menunjukkan kode wilayah telkom. Cara demikian akan membantu apabila ada perubahan nomor telepon. Apabila dikehendaki dapat juga dibuat catatan nama instansi atau nama pejabat yang sering dihubungi dan disusun menurut abjad.
1. Cara menelepon keluar
Apabila sekretaris pimpinan melakukan suatu sambungan telepon keluar untuk menghubungi pimpinan diinstansi/unit lain, pertama-tama harus dicek sekali lagi apakah pimpinan yang memerintahkan menelepon benarbenar sudah siap untuk menelepon. Hal ini dimaksudkan agar penerima telepon
tidak
menunggu
terlalu
lama.
Menunggu
terlalu
lama
akan
69
menimbulkan rasa tidak senang bagi pihak lain dan hal ini dikhawatirkan akan mengganggu jalannya pembicaraan dan lebih jauh dikhawatirkan akan menimbulkan penilaian kurang baik terhadap instansi, yaitu instansi kita dianggap belum maju dan tidak tahu tata krama menelepon. Akibat yang lebih jauh lagi dikhawatirkan hal ini akan mengganggu jalannya penyelesaian tugas-tugas instansi. Apabila telepon sudah menyambung, dan pimpinan di pihak yang ditelepon sudah siap untuk menerima, maka beri tahukanlah kepadanya bahwa pimpinan akan berbicara, misalnya : Sekretaris pimpinan : Selamat pagi Pak Dawam, Kepala Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Keuangan ingin bicara dengan Bapak. Setelah dari pihak penerima telepon menyatakan siap, segera beri tahukan kepada pimpinan bahwa pihak yang dituju telah siap untuk menerima pembicaraan. Dalam hal seorang pimpinan melakukan pembicaraan dengan pihak luar, adalah bijaksana apabila pimpinan mencatat lebih dahulu hal-hal yang akan dibicarakan dalam secarik kertas. Hal ini dianggap perlu untuk menghindarkan jangan sampai hal-hal yang penting terlewat atau lupa dibicarakan.
2. Sikap pada waktu menelepon
Pada waktu menelepon keluar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pembicaraan melalui telepon berjalan lancar dan tidak menyinggung perasaan pihakyang diajak bicara. Hal-hal dimaksud ialah : a. Pusatkan perhatian kepada orang yang sedang diajak bicara dalam telepon (seakan-akan berhadapan langsung dengan pihak yang diajak bicara). Janganlah berbicara dengan orang lain yang ada di sekitar kita. Tindakan demikian akan menyinggung perasaan orang yang diajak bicara dalam telepon. b. Gunakanlah bahasa yang sopan dan nada suara yang baik, karena nada suara yang baik ditimbulkan oleh sikap dan hati yang baik pula.
70
c. Pembicaraan melalui telepon adalah pembicaraan jarak jauh melalui udara, karena itu penjelasan melalui mimik, melalui bahasa isyarat badan dan gambar tidak dapat digunakan. Karena itu gunakan bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas yang dapat dipahami oleh pihak yang diajak bicara.
3. Cara mengakhiri telepon keluar
Seperti halnya mengakhiri telepon dari luar, mengakhiri telepon keluarpun harus dilakukan secara sopan. Apabila pembicaraan sudah selesai, jangan lupa kita mengucapkan terima kasih, misalnya “Terima kasih Pak Kosim, selamat pagi”. Setelah mengucapkan terima kasih dan telah mendengar ucapan balasan terima kasih dari pihak lawan bicara, segera gagang telepon diletakkan dengan baik.
4. Beberapa hal yang perlu dilaksanakan dan perlu dihindarkan
Setelah diuraikan secara singkat mengenai pelayanan telepon, masih ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian pada waktu menelepon yaitu: a. Pada
waktu
menelepon
keluar,
gunakanlah
jari
telunjuk
untuk
menyambungkan kepada nomor yang dituju (baik menggunakan pesawat telepon dengan sistem putar, atau menggunakan pesawat telepon dengan sistem digital), dan jangan menggunakan pensil atau benda lainnya, karena hal itu akan merusak pesawat telepon dan kemungkinan salah pilih nomor lebih besar. b. Buanglah kebiasaan mengangkat gagang telepon dahulu baru mencari nomor telepon, karena begitu gagang telepon diangkat akan menganggu telepon yang akan masuk ke kantor kita. c. Buanglah kebiasaan menyimpan gagang telepon secara kasar sesudah menerima telepon, karena bila orang yang telah mengadakan hubungan telepon belum menyimpan gagang teleponnya, hal ini akan mengganggu perasaan yang bersangkutan.
71
d. Hindarkanlah kebiasaan menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi. Apabila karena sesuatu hal yang sangat mendesak, Anda terpaksa harus menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi, bicaralah seperlunya. Perlu diingat bahwa telepon kantor adalah untuk keperluan dinas bukan untuk kepentingan pribadi atau untuk kepentingan pergaulan santai. 2. LATIHAN Jawablan pertanyaan di bawah ini 1. Jelaskan kebaikan menggunakan pesawat telepon ? 2. Jelaskan bagaimana menerima telepon yang masuk ke kantor ? 3. Jelaskan bagaimana menelpon ke luar ? 4. Bagaimana sikap waktu menelpon ? 5. Bagaimana cara mengakhiri pembicaraan telepon ?
3. RANGKUMAN Telepon
adalah
alat komunikasi
yang
cepat untuk
menerima
dan
menyampaikan informasi. Pelayanan telepon di kantor dapat dikatakan berhasil apabila pegawai kantor mengetahui cara-cara bertelepon yang tepat. Pelayanan telepon mencakup menerima telepon dan menelepon keluar. Hal yang perlu diperhatikan dalam menelepon adalah sikap pada waktu menelepon.
4. TES FORMATIF
Pilihan satu jawaban yang benar dalam pertanyaan di bawah ini : 1. Kebaikan penggunaan telepon dalam komunikasi adalah sebagai berikut, kecuali ... . a. kecepatan penerimaan pesan b. biaya lebih efisien c. tanggapan segera diperoleh d. rahasia dapat terjaga
2. Di bawah ini cara menerima telepon paling baik pada saat pertama kali mengangkat telepon antara lain mengatakan...
72
a. Nama instansi b. Nama instansi, nama diri, ucapan selamat c. nama sendiri d. ucapan selamat
3. Apabila sekretaris belum mengetahui siapa yang menelepon, maka harus dipegang prinsip bahwa yang menelepon adalah orang penting. Oleh karena itu sikap yang harus dilakukan sekretaris adalah ... a. Sekretaris menjawab dengan baik dan sopan b. Sekretaris
harus
menghentikan
pekerjaan
sejenak
pada
waktu
mengangkat telepon c. Sekretaris menggunakan kalimat yang sopan d. a, b, c benar 4. Apabila pimpinan sedang tidak berada di tempat, kepada penelepon harus dikatakan alasan yang sebenarnya. Namun, dalam hal tertentu tidak perlu diberitahu kepada penelpon, misalnya dalam keadaan ... a. pimpinan sedang melaksanakan sidak b. pimpinan sedang dinas luar c. pimpinan sedang sakit d. pimpinan rapat di luar kantor 5. Waktu yang paling tepat dalam meletakkan gagang telepon (mengakhiri pembicaraan) adalah ... . a. setelah pembicaraan selesai b. setelah penelepon mengucapkan terima kasih c. setelah kita mengucapkan terima kasih d. setelah penelepon meletakkan gagang telepon 6. Berikut ini, hal-hal yang harus dilaksanakan mengenai pelayanan telepon, kecuali ... . a. gunakan jari telunjuk untuk menekan nomor yang ingin ditelepon b. mengangkat gagang telepon terlebih dahulu kemudian mencari nomor telepon c. membuang kebiasaan menyimpan gagang telepon secara sembarangan d. memberitahukan nomor telepon pimpinan kepada semua orang.
73
7. Kata sapaan berikut sebaiknya tidak boleh diucapkan dalam pembicaraan melalui telepon, kecuali ... a. Halo, Biro HKLN, disini Kiki! b. Selamat malam, bisa bicara dengan Bapak Tony! c. Maaf, Bapak Kepala Pusdiklat sedang tidak berada di tempat. d. Kamu siapa 8. Sikap yang mutlak harus diperhatikan dalam pembicaraan melalui telepon, yaitu kecuali ... . a. pusatkan perhatian pada lawan bicara b. bahasa dan nada bicara yang sopan c. tidak berbicara dengan orang lain di sekitar kita d. mimik yang sesuai dengan suasana pembicaraan
5. STUDI TIPS
Baik tidaknya pembicaraan melalui telepon sangat dipengaruhi oleh nada suara yang baik. Sementara, nada suara yang baik itu hanya ditimbulkan oleh sikap dan hati yang baik pula. Oleh karena itu, ada baiknya Kita sebagai penerima telepon selalu menata dan menjaga hati selama komunikasi telepon terjadi. Perasaan marah, sedih, tidak percaya diri, takut akan memengaruhi gaya dan intonasi bicara Anda.
74
Indikator Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat : a. Menjelaskan ruang penerimaan tamu; b. Menjelaskan cara penerimaan tamu kantor; c. Menjelaskan jenis-jenis tamu kantor; d. Menjelaskan catatan tamu; e. Menjelaskan kualifikasi penerima tamu.
1. URAIAN DAN CONTOH
Dalam pelayanan tamu kantor diperlukan peraturan protokoler dan caracara yang perlu diperhatikan oleh para pegawai, oleh karena itu perlu mendapat perhatian sewajarnya adalah penerimaan tamu. Seperti halnya pelayanan telepon, penerimaan tamu harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena hal ini akan menyebabkan penilaian baik atau penilaian tidak baik terhadap instansi kita. Dengan penerimaan tamu yang baik, pihak luar akan menilai bahwa kantor kita sudah maju di dalam pergaulan perkantoran, sebaliknya bila penerimaan tamu kurang baik, maka pihak luar akan memberikan penilaian bahwa kantor kita masih terbelakang. Tamu yang datang ke kantor umumnya mengharapkan pelayanan yang baik dari pegawai atau Sekretaris di kantor tersebut. sehingga tamu tidak merasa dipersulit untuk menemui salah seorang pejabat. Hal-hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam hal penerimaan tamu yaitu lokasi dan penataan ruang tamu, cara penerimaan tamu, perlakuan terhadap tamu yang datang tetapi belum mengadakan perjanjian, perlakuan terhadap tamu yang harus menunggu, merencanakan perjanjian dengan tamu, syarat-syarat seorang penerima tamu, dan catatan tamu
75
A. RUANG PENERIMAAN TAMU
Hal lain yang dapat menimbulkan penilaian baik terhadap suatu instansi tidak saja ditentukan oleh cara penerimaan tamu, tetapi juga oleh tempat penerimaan tamu. Oleh karena itu letak dan penataan ruang penerimaan tamu harus mendapat perhatian yang layak dari pimpinan instansi. Bagi instansi yang frekuensi penerimaan tamunya cukup tinggi dan tamunya banyak, seyogyanya disediakan ruangan penerimaan tamu atau ruang tunggu tamu tersendiri. Ruangan penerimaan tamu harus berada di tempat yang tenang, tidak terganggu oleh hiruk-pikuknya pegawai/kegiatan kerja yang ada. Hal ini untuk menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak merasa terganggu. Ruangan tamu harus ditata sebaik-baiknya, kursi tamu diatur sedemikian rupa hingga tamu mudah untuk duduk, meja tamu selalu bersih dan di atasnya ditempatkan hiasan bunga yang cukup indah, walaupun tidak berarti harus bunga yang mahal. Menyediakan brosur-brosur yang diterbitkan oleh instansi di meja tamu (bila ada), dan koran atau majalah, juga merupakan langkah yang tepat. Rak-rak buku di ruang tamu (bila ada) harus ditata menurut pengaturan interior yang sudah maju. Tanda-tanda penghargaan dan piala-piala yang pernah didapat oleh instansi dapat juga disimpan di ruang tamu. Hiasan-hiasan dinding yang dipasang di ruang tamu harus yang ada kaitannya dengan tugas instansi, bila gambar demikian tidak ada, sebaiknya dipasang gambar-gambar yang bersifat netral tapi menimbulkan kesan asri, misalnya gambar pemandangan alam. Untuk menimbulkan rasa nyaman bagi para tamu, sebaiknya di sudutsudut ruangan ditempatkan tanaman hias. Di meja tamu ditempatkan bunga hiasan (baik bunga asli atau bunga buatan) dengan penataan yang indah, baik dalam vas bunga atau tempat bunga lainnya.
B. CARA PENERIMAAN TAMU KANTOR
Kegiatan penerimaan tamu disebut reception. Orang yang diberi tugas menerima tamu
disebut penerima tamu atau receptionist
. Untuk mendapat
gambaran yang lebih nyata, pembicaraan kita dalam uraian ini kita fokuskan
76
kepada
tugas-tugas
seorang
penerima
tamu
yang
melayani
seorang
pimpinan/pejabat (misalnya seorang sekretaris pimpinan). Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu : 1. Menghormati dan menyapa tamu Pegawai/Sekretaris harus menyapa dengan memberi hormat kepada tamu yang datang dengan ucapan : “Selamat pagi atau selamat siang”. Apabila tamu tidak segera memberitahukan dengan siapa ia akan bertemu dan keperluannya apa, maka Pegawai/Sekretaris dapat menyapa dengan : “Dapatkan saya membantu Bapak?” 2. Mengetahui maksud kunjungan tamu. Biasanya tamu yang bermaksud baik tentu memberitahukan maksud kedatangannya. Namun Sekretaris
dapat pula meminta tamu untuk mengisi
buku tamu. 3. Menyenangkan tamu Apabila tamu harus menunggu persilahkan tamu duduk di kursi tamu, dan bila waktu menunggu agak lama, tawarkan bacaan-bacaan misalnya surat kabar, buletin kantor agar tamu tidak bosan menunggu. 4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu Pegawai/sekretaris
hendaknya
menyebutkan
nama
tamu
apabila
mengantar ke ruang pimpinan, misalnya : “Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Pak Tony”. atau “ Pak Tony, Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Bapak”. Seperti halnya dalam pelayanan telepon, karena kita belum mengetahui apakah tamu yang datang itu tamu penting atau tamu tidak penting, maka kita harus menggunakan prinsip bahwa semua tamu yang datang itu adalah tamu penting. Bila tamu datang, pekerjaan apapun yang sedang dilakukan oleh penerima tamu harus ditunda dahulu, dan layanilah tamu dengan muka yang cerah dan bahasa yang sopan serta ramah. Untuk menunjang kelancaran tugas, seorang penerima tamu harus banyak bekerja sama dengan para sekretaris pejabat lain, terutama untuk memperoleh informasi jadwal acara penerimaan tamu pejabat yang bersangkutan. Dengan mengetahuinya jadwal acara tersebut, ia akan bisa membantu pimpinan dan tamu apabila diperlukan. Misalnya datang seorang tamu untuk menghadap
77
pimpinan, tapi pimpinan tidak dapat menerimanya karena permasalahan yang akan dibicarakan oleh tamu bukan lingkup tugasnya, dan ia menyarankan untuk menghadap pejabat lain yang membidangi masalah yang mau dibicarakan oleh tamu. Dalam hal semacam ini, penerima tamu dapat memberikan penjelasan kepada tamu kiranya ia akan dapat diterima oleh pejabat yang ditunjuk, karena jadwal acara pejabat tersebut memungkinkan. Kasus lain yang mungkin terjadi yaitu
tamu harus menunggu. Kasus
semacam ini dapat saja sering terjadi yaitu sekalipun tamu yang sudah mengadakan perjanjian, tapi terpaksa harus menunggu karena sesuatu hal, misalnya karena pejabat yang bersangkutan dipanggil oleh pimpinan yang lebih tinggi, atau ia sedang menyelesaikan masalah yang sangat penting
dan
mendadak dan harus segera selesai. Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus dapat menjelaskan secara jujur dan bijaksana kepada para tamu mengapa pejabat tidak dapat menerima mereka padahal sudah ada perjanjian. Penerima tamu
dapat juga menawarkan kepada para tamu apakah mereka bersedia
menunggu sampai pejabat dapat menerima mereka atau datang lagi pada kesempatan lain. Selama tamu menunggu, penerima tamu harus dapat bertindak bijaksana hingga tamu merasa senang, misalnya bila keadaan memungkinkan penerima tamu mengadakan pembicaraan tidak formal dengan tamu, tetapi harus diingat bahwa yang dibicarakan bukan masalah kedinasan, dan penerima tamu jangan memulai pembicaraan tetapi harus bersifat melayani/menanggapi percakapan tamu.
1. Jenis-jenis Tamu Kantor a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian
Bagi tamu yang sudah mengadakan perjanjian, harus memperoleh prioritas untuk dapat menemui pimpinan. Untuk keperluan tersebut penerima tamu harus mengetahu benar jam berapa tamu itu bisa diterima. Bila tamu yang sudah mengadakan perjanjian itu datang, tugas utama penerima yaitu segera memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan
bahwa
tamunya
sudah
datang,
serta
menanyakan
kepadanya apakah ia sudah dapat menerimanya, misalnya “Bapak Tony
78
telah
datang
untuk
menemui
Bapak
sekarang.
Bolehkah
saya
mengantarkannya untuk menghadap Bapak”.
Bila terdapat beberapa tamu yang sudah mengadakan perjanjian, urutan waktu menghadap pimpinan harus jadi perhatian penerima tamu. Dengan mengetahui urutan waktu tersebut, penerima tamu dapat memberitahukan pejabat bila giliran tamu berikutnya telah tiba.
b. Tamu yang tidak ada perjanjian
Adakalanya tamu yang datang itu tanpa mempunyai perjanjian dengan pejabat yang dituju. Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus lincah dan segera menanyakan dengan sopan data tamu dimaksud, misalnya namanya, dari instansi mana, tujuan kedatangannya, mau bertemu dengan siapa. Berdasarkan data-data itu, penerima tamu segera memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan, dan sekaligus menanyakan kepadanya apakah ia dapat menerima tamu tersebut dan kapan dapat menerimanya. Apabila pejabat yang dimaksud dapat menerimanya, walaupun tidak pada waktu itu, bagi penerima tamu tidak banyak permasalahan. Tetapi bila pimpinan itu tidak dapat menerimanya, karena misalnya tujuan kedatangan tamu itu tidak ada hubungan dengan bidang tugas pimpinan, maka dalam keadaan demikian penerima tamu harus mempunyai kemampuan untuk menjelaskan kepada tamu, agar di satu pihak tamu itu dapat memaklumi mengapa ia tidak dapat diterima dan di pihak lain agar tidak ada penilaian negatif kepada pimpinan yang tidak bisa menerima tamu itu. Salah satu cara untuk tidak mengecewakan tamu karena ia tidak dapat diterima oleh seorang pimpinan karena alasan seperti tersebut di atas, misalnya dengan menawarkan kepada tamu untuk menghadap pejabat lain yang kiranya lebih tepat untuk menerimanya karena bidang tugas yang ditanganinya sesuai dengan bidang tugas yang ingin dibicarakan oleh tamu. Untuk dapat berbuat seperti itu penerima tamu selain harus mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi instansi tetapi juga harus mengetahui bidang tugas yang ditangani oleh masing-
79
masing unit organisasi dari instansi, walaupun hanya secara garis besarnya saja. Jenis tamu yang lain yang datang tanpa perjanjian, misalnya keluarga atau istri pimpinan, atau kawan karib pimpinan. Menghadapi tamu semacam ini penerima tamu harus bersifat luwes, artinya dapat mempersilahkan tamu itu masuk ke ruangan pejabat tanpa melalui prosedur yang ada. Bila keadaan memungkinkan dapat saja kepada tamu semacam itu diberitahukan, dengan cara yang tidak formal dan penuh kearifan, mengenai jadwal acara penerimaan tamu berikutnya (bila ada) oleh pimpinan.
Maksudnya agar mereka memaklumi bahwa pimpinan
(suaminya, atau bapaknya, atau temannya) itu masih harus menerima tamu yang lainnya yang mungkin sekarang sudah menunggu, sehingga pertemuan mereka tidak mengganggu jadwal pertemuan dengan yang lain yang sudah disepakati.
c. Tamu teman Pimpinan
Apabila tamu teman pimpinan, maka harus segera diberitahukan kepada
pimpinan.
Bila
pimpinan
siap
menerimanya,
sekretaris
mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui pimpinan.
d. Tamu Rutin
Tamu Rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Apabila yang datang adalah pegawai/pejabat kantor itu sendiri, maka tidak
perlu
ditanyakan
keperluannya.
Sekretaris
dapat
langsung
mempersilahkan tamu apabila tidak ada tamu lainnya.
2. Catatan Tamu Catatan tamu adalah sangat penting, baik untuk instansi besar maupun instansi yang kecil, karena selain berguna pada waktu tamu itu menghadap pimpinan, tetapi mungkin catatan semacam itu diperlukan di kemudian hari. Bentuk dan model catatan tamu berbeda-beda, tergantung kepada kebijaksanaan instansi yang bersangkutan. Akan tetap hal-hal yang
ada
80
dalam catatan tamu itu pada prinsipnya sama yaitu mencatat mengenai tanggal, waktu, nama, jabatan, nama instansi tamu, ingin bertemu dengan siapa, jabatan pejabat yang akan ditemui, tujuan kedatangan, sudah ada perjanjian atau belum. Berdasarkan kepada kebutuhan data di atas, suatu formulir khusus mengenai catatan tamu dapat disiapkan/dicetak dan minta diisi oleh tamu pada waktu yang bersangkutan ingin menghadap pimpinan. Catatan tamu misalnya dapat dibuat sebagai berikut : Hari/Tanggal Waktu Nama Tamu Jabatan Nama Instansi Ingin bertemu dengan Jabatan Dari Unit/Instansi Tujuan Kedatangan Sudah ada perjanjian atau belum
: : : : : : : : : :
................................................... ................................................... ................................................... ................................................... ................................................... ................................................... ................................................... ................................................... ................................................... ................................................... ................................................... 2008 Tanda Tangan Tamu
.................................
3. Merencanakan Perjanjian
Sesuai dengan tugas dan jabatannya, seorang pejabat/pimpinan senantiasa
harus
menerima
tamu
yang
akan
menyelesaikan
segala
urusannya. Karena itu pejabat yang bersangkutan selalu mempunyai buku catatan tentang rencana penerimaan tamu. Rencana ini
dijadikan bahan
informasi apabila ada tamu yang lain yang mau bertemu dengan pimpinan. Untuk keperluan pembuatan perjanjian, penerima tamu harus membuat catatan atau agenda di mana dicantumkan tanggal, nama dan jabatan tamu, pejabat yang ingin ditemui, waktu, tempat, perihal yang mau dibicarakan. Bentuk buku agenda perjanjian tamu misalnya seperti contoh berikut :
81
Tgl.
Bertemu dengan siapa
Jabatan
Kantor
Waktu
Tempat
Tentang
Penerima tamu atau sekretaris setiap pagi harus membicarakan agenda perjanjian dengan pejabat yang bersangkutan untuk mengecek apakah perjanjian itu ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan harus ditentukan tanggal dan waktu yang baru di mana pejabat dapat menrima tamu. Perubahan semacam ini harus diberitahukan kepada tamu dengan segera, agar tamu dapat menyesuaikan dengan tanggal dan waktu yang baru.
4. Persyaratan Penerima Tamu
Seperti disebutkan terdahulu bahwa salah satu tugas penerima tamu adalah untuk memberikan pelayanan kepada tamu sebaik-baiknya hingga dapat menimbulkan penilaian yang baik oleh pihak luar terhadap instansi. Ini berarti bahwa penerima tamu harus ditunjuk orang-orang yang memenuhi syarat untuk tugas tersebut. Pada umumnya seorang penerima tamu harus mempunyai pendidikan yang memadai, penampilan yang baik, cepat tanggap, dan mempunyai pengetahuan struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing organisasi, nama-nama pejabat di setiap unit, dan hal-hal lain yang ada kaitan dengan tugasnya. Karena cara penerimaan tamu dapat menentukan kesan baik atau kesan tidak baik
dari pihak luar kepada instansi kita, maka untuk dapat
menciptakan kesan baik, penerima tamu haruslah orang yang sabar, sopan, ramah, bijaksana, mempunyai minat melayani, dan mempunyai penampilan yang memadai. Pengetahuan mengenai struktur organisasi, nama pejabat penting, nomor-nomor telepon penting, lokasi ruangan pejabat penting, dan hal-hal penting yang lain yang bertalian dengan instansi, perlu dimiliki oleh seorang penerima tamu. Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, terutama untuk instansiinstansi Pemerintah, selain pengetahuan seperti disebutkan di atas, adalah
82
suatu keharusan bagi seorang penerima tamu dapat berbicara bahasa asing, terutama bahasa Inggris. Hal ini sangat diperlukan karena selain tamu yang datang itu berasal dari instansi-instansi dalam negeri, tetapi juga tamu-tamu asing untuk membicarakan masalah-masalah kedinasan yang ada kaitannya dengan tugas instansi yang bersangkutan.
2. LATIHAN
Jawablah pertanyaan di bawah ini. 1. Penerimaan tamu menjadi penting karena dapat menyebabkan penilaian langsung terhadap citra instansi kita. Oleh karena itu, seorang penerima tamu harus memenuhi kualifikasi-kualifikasi tertentu sehingga dapat memunculkan penilaian baik bagi instansi. Sebutkan syarat-syarat seorang penerima tamu? 2. Sebutkan sikap-sikap yang harus diperhatikan oleh seorang receiptionist dalam melayani tamu? 3. Sebutkan unsur-unsur yangperlu ada dalam catatan tamu? 4. Jelaskan bagaimana tata cara menerima tamu apabila yang datang berkunjung adalah keluarga pimpinan! 5. Pimpinan
Anda
kedatangan
tamu
yang
sudah
membuat
perjanjian
sebelumnya. Sayangnya, pada saat itu, pimpinan sedang melakukan pertemuan penting sehingga tidak dapat menemui tamu tersebut. Jelaskan
bagaimana
sikap
Anda
sebagai
seorang
penerima
tamu
menghadapi kondisi seperti di atas!
3. RANGKUMAN
Penerimaan tamu kantor
harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya
karena dapat menyebabkan penilaian baik atau tidak baik terhadap instansi kita. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan tamu adalah lokasi, penataan ruang penerimaan tamu, cara penerimaan tamu, jenis-jenis tamu kantor, merencanakan perjanjian, syarat- syarat penerima tamu.
83
4. FORMATIF
Pilihan satu jawaban yang benar dalam pertanyaan di bawah ini : 1. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu antara lain adalah sebagai berikut, kecuali ... . a. mengetahui maksud kunjungan tamu b. memberikan makanan dan minuman kepada tamu c. menghormati dan menyapa tamu d. memperkenalkan dan menghadapkan tamu 2. Di bawah ini merupakan jenis tamu yang mendapat prioritas bertemu dengan pimpinan antara lain ... . a. tamu yang sedang menunggu b. tamu keluarga pimpinan c. tamu teman lama d. tamu yang ada perjanjian 3. Berikut ini komponen yang harus ada pada catatan tamu, kecuali ... . a. waktu kedatangan tamu b. jabatan pimpinan yang ingin ditemui c. tanda tangan tamu d. tanda tangan sekretaris/petugas penerima tamu 4. Di bawah ini bukan merupakan karakteristik pada seorang penerima tamu, yakni ... . a. wajah cantik b. penampilan yang baik c. cepat tanggap d. mengetahui nama pejabat di setiap unit 5. Tamu yang tidak harus melalui prosedur resmi penerimaan tamu, yaitu ... . a. tamu penting b. tamu rutin c. tamu yang sudah mengadakan perjanjian d. tamu yang belum mengadakan perjanjian
6. Penerima tamu harus punya prinsip bahwa setiap tamu yang datang adalah penting sehingga ketika seorang tamu datang penerima tamu harus... .
84
a. menunda kegiatannya sejenak dan memperhatikan tamu b. melaporkan pada pimpinan c. mengajak ngobrol d. bersikap tegas 7. Di bawah ini cara menataan ruang tamu yang baik pada instansi pemerintah , kecuali adalah ... . a. berlokasi agak jauh dari keramaian dan hiruk pikuk pegawai lewat b. memajang lukisan-lukisan partai politik c. memajang tanda penghargaan yang pernah diperoleh oleh kantor d. ditempatkan tanaman-tanaman hias 8. Di bawah ini merupakan contoh menghormati dan menyapa tamu, kecuali ... a. langsung menjabat tangan tamu b. mengucapkan selamat pagi kepada tamu c. memulai pembicaraan dengan tamu d. mempersilakan makanan ringan kepada tamu 9. Tugas penerima tamu, diantaranya adalah... . a. merencanakan perjanjian antara pimpinan dan tamu b. menyusun catatan tamu c. menemani tamu yand datang dengan perjanjian apabila pimpinan sedang tidak bisa menemui tamu d. a, b, c benar 10. Di bawah ini tata cara menerima tamu yang merupakan teman pimpinan adalah ... . a. Langsung mempersilakan masuk ke ruangan pimpinan b. mengatur perjanjian antara pimpinan dan teman tersebut c. memberitahukan dahulu kedatangan tamu tersebut kepada pimpinan d. menolak kedatangan tamu apabila tidak didahului perjanjian terlebih dahulu
5. STUDI TIPS
Perhatikan sikap selama menemani tamu. Sebagai contoh, suatu ketika tamu yang datang tanpa perjanjian harus menunggu pimpinan yang sedang dalam rapat penting. Selama kita menemani tamu tersebut, hentikanlah pekerjaan Anda
85
Indikator Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat : a. menjelaskan pengertian arsip, filing dan kegunaan ; b. menjelaskan dan membedakan sistem-sistem filing ; c. menjelaskan secara detail prosuder filing ; d. menjelaskan syarat-syarat juru arsip. 1. URAIAN DAN CONTOH
A. PENGERTIAN ARSIP
Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali menerima surat dari luar, di samping itu banyak sekali menggunakan kertaskertas dan peralatan tulis lainnya untuk keperluan membuat surat. Oleh karena itu sebagian para ahli ada yang mengatakan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan tulis-menulis, walaupun dalam kenyataannya pekerjaan kantor tidak hanya tulis-menulis tetapi termasuk pekerjaan lainnya misalnya pekerjaan menerima tamu, pelayanan telepon, mengatur ruangan kantor, dan lain-lain. Dengan dilakukannya pekerjaan tulis-menulis, maka terciptalah surat-surat atau catatan-catatan tertulis atau catatan lainnya. Catatan tersebut biasa dinamakan warkat yang dalam bahasa Inggrisnya biasa dinamakan record. Secara definitif, yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan instansi yang dibuat untuk membantu ingatan. Atas dasar tersebut, maka yang termasuk arsip (record) misalnya surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya. Kegiatan penyimpanan informasi dalam bentuk arsip (filing) sering kurang diperhatikan, padahal sangat penting dalam melaksanakan fungsi perencanaan,
86
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam organisasi.
Dapat
dibayangkan bagaimana apabila surat penting tidak diketemukan. Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah, arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat. Yang dimaksudkan arsip sebagai wadah, yaitu gedung Pemerintah atau tempat untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dan dikelola berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-langkah atau usaha-usaha untuk mengelola
kumpulan
warkat,
peraturan
perundang-undangan,
dokumen-
dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem tertentu. Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah, dapat dipahami dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip adalah : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kegiatan
Pemerintah. 2. Naskah-naskah
yang
dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kehidupan
kebangsaan.
B. PENGERTIAN FILING
Di atas sudah disebutkan bahwa arsip sebagai kegiatan, adalah langkahlangkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang
mengandung
penyelenggaraan
informasi
administrasi
atau
nilai
sejarah
pemerintahan
atau
sebagai
akibat
kehidupan
adanya
kebangsaan
87
berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan,
biasa juga
dinamakan filing. Dengan dilaksanakan penyimpanan warkat, maka akan terdapat suatu pusat ingatan dan sumber informasi bagi instansi yang akan dapat membantu melancarkan tugas-tugas dan perkembangan instansi tersebut. Mengingat pentingnya warkat sebagai alat pengingat bagi suatu instansi, maka dalam pengetahuan perkantoran telah dikenal suatu motto yang mengatakan bahwa: ”Orang bisa lupa, tetapi warkat selalu ingat”. Motto ini memberikan indikasi bahwa betapa pentingnya peranan warkat. Sejalan dengan itu menunjukkan juga betapa pentingnya filing bagi suatu instansi. Kegiatan filing merupakan “Pusat Ingatan Organisasi”. Selain peranannya seperti disebutkan di atas, warkat itu juga perlu dipelihara dengan baik karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi. Dalam pengetahuan perkantoran kegunaan tersebut biasa dinamakan nilai. Warkat perlu dipelihara sebaik-baiknya karena mempunyai banyak kegunaan. Di Amerika Serikat, kegunaan itu biasa disebut dalam singkatan ALFRED yaitu a dministrative value (kegunaan administrasi), l egal value (kegunaan hukum), f iscal value (kegunaan di bidang keuangan), r esearch value (kegunaan
penelitian),
e ducational
value
(kegunaan
pendidikan)
dan
d ocumentary value (kegunaan dokumentasi).
Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban penyelenggaraan
nasional
kehidupan
tentang
perencanaan,
kebangsaan
serta
pelaksanaan
menyediakan
dan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik sebagai alat untuk membantu daya ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeritahan dan pelaksanaan
kehidupan
kebangsaan.
Untuk
dapat
menyajikan
informasi,
membuat keputusan, dan merumuskan kebijakan haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan informasi dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu dikembangkan, baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan dan pegawai yang handal di bidang kearsipan perlu disiapkan. Dalam praktek seharihari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan
88
kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan minimum sudah dapat membenahi bidang kearsipan, akibatnya bidang kearsipan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam era reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa suatu instansi akan maju dan berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga mantap dan dapat diandalkan sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan kemudian nanti akan menjadi sumber sejarah.
C. SISTEM FILING
Sistem filing yang biasa digunakan ada lima macam yaitu :
Sistem Abjad;
Sistem Geografis;
Sistem Kronologis;
Sistem Nomor;
Sistem Subyek.
1. Sistem Abjad
Yang dimaksud dengan sistem abjad yaitu sistem filing di mana warkatwarkat disusun menurut abjad yaitu huruf A sampai dengan huruf
Z.
Untuk dapat menyusun secara abjad, maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya. Agar sistem ini dapat dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat/ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan. Misalnya dalam sistem abjad arsip perlu ada aturan mengindeks. Istilah indeks merupakan sarana penemuan surat dengan cara identifikasi
surat
melalui
penunjukan
suatu
tanda
pengenal
yang
membedakan dari yang lain. Dalam sistem abjad dengan cara memilih kata tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Misalnya dalam nama orang : a. Apabila satu suku kata, maka mengindeksnya sebagai contoh berikut : Achmad
89
Ahmad Bahrum, dst. b. Apabila dua atau tiga suku kata, maka disusun sebagai berikut : Yang digunakan untuk indeks dapat menggunakan nama kedua, nama marga, contoh : Taufik Hidayat, S.E., dalam aturan mengindeks dibuat Hidayat, Taufik S.E. Febta Rina Siregar, dalam aturan mengindeks dapat digunakan Siregar, Febta Rina. PT Percetakan Negara Jakarta dalam aturan indeks dapat digunakan Percetakan Negara, Jakarta, PT.
2. Sistem Geografis
Yang dimaksud sistem geografis yaitu sistem filing di mana warkatwarkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi di beberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilahmilahkan
menurut daerah, setelah itu lalu diadakan sub-sub kelompok
menurut nama unit organisasi Misalnya suatu instansi mempunyai beberapa kantor wilayah di beberapa provinsi di Pulau Jawa dan kegiatannya sampai ke Kabupatenkabupaten. Filing yang dibuat oleh instansi tersebut adalah sebagai berikut JAWA BARAT
JAWA TENGAH
JAWA TIMUR
1. Bandung
1. Pekalongan
1. Madiun
2. Garut
2. Rembang
2. Malang
3. Sumedang
3. Semarang
3. Kediri
Dalam pelaksanaan sistem geografis dapat digunakan wilayah sebagai kata tangkap.
3. Sistem Kronologis
Filing menurut sistem kronologis yaitu apabila warkat disusun menurut urutan tanggal yang tertera dalam setiap warkat tanpa melihat permasalahan
90
yang disebutkan dalam warkat. Oleh karena tanggal menunjukkan periode tertentu, dengan sendirinya juru arsip harus juga mengelompokkan warkatwarkat itu menurut urutan bulan dan tahun dan sebagainya. Sistem
kronologis
biasanya
digunakan
bagi
warkat-warkat
yang
penyelesaian masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya untuk masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan. Sistem kronologis digunakan untuk menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat- menyurat dalam organisasi masih belum banyak, sehingga segala persoalan masih dapat disatukan dalam suatufile untuk setiap periode tertentu. Apabila kegiatan suatu instansi sudah berkembang demikian rupa, dan menyangkut banyak masalah, maka sistem kronologis kurang efektif untuk digunakan. Oleh karena itu perlu dipilih sistem lain yang sesuai dengan jumlah permasalahan yang ada.
4. Sistem Nomor
Bila digunakan sistem nomor, maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor 1 dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filing yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan
pengelompokan
warkat-warkat
yang
ada
menurut
permasalahannya, nama orang, nama instansi. Baru kemudian diberikan nomor di belakangnya. Misalnya juru arsip akan mengadakan filing dibidang kesekretariatan. Pertama-tama ia mengadakan pengelompokan : bidang keuangan, bidang perlengkapan, dan bidang kepegawaian. Selanjutnya juru arsip memberikan penomoran bidang keuangan diberi kode nomor 1, bidang perlengkapan diberi kode nomor 2, dan bidang kepegawaian diberi kode nomor 3. Masingmasing subkelompok diberi nomor juga secara berurutan. Sekarang sistem filing akan nampak sebagai berikut : 1. Keuangan 1.1 Pembayaran gaji 1.2 Tunjangan Khusus 1.3 Uang lembur
91
2. Perlengkapan 2.1 Meja kerja 2.2 Mesin kantor 2.3 Alat tulis kantor 3. Kepegawaian 3.1 Cuti 3.2 Pengangkatan 3.3 Kenaikan pangkat Demikian seterusnya juru arsip dapat mengadakan penomoran yang lebih rinci lagi menurut kelompok yang lebih mendetail disesuaikan dengan kebutuhan instansi.
5. Sistem Subyek Apabila suatu instansi memutuskan untuk menggunakan sistem subyek dalam sistem filingnya, maka juru arsip harus memisah-misahkan warkatwarkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatannya kepada pengelompokan masalah, bukan kepada penomorannya. Apabila dikehendaki juru arsip dapat mengadakan pengelompokan lebih rinci lagi sampai kepada kelompok yang lebih kecil, misalnya di bidang kepegawaian, pada subkelompok kenaikan gaji diadakan sub-subkelompok kenaikan gaji golongan I, golongan II, dan seterusnya. Dari sub-subkelompok ini diadakan pengelompokan lebih lanjut misalnya kenaikan gaji golongan I Wilayah Jawa, Sumatra, Kalimantan, kenaikan gaji golongan II wilayah Jawa, Sumatera, Kalimantan, dan selanjutnya.
D. ASAS-ASAS FILING
Dalam pelaksanaan filing, perlu berdasarkan asas dan melalui prosedur tertentu agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Filing dapat dilaksanakan dengan menggunakan asas sentralisasi atau asas desentralisasi.
1. Asas Sentralisasi
92
Pada asas sentralisasi filing dilaksanakan secara terpusat dan dilaksanakan oleh suatu unit tertentu yang diberi tugas untuk melaksanakan filing bagi semua warkat yang diperlukan dari suatu instansi. Filing yang disentralisir umumnya adalah untuk arsip pasif (biasa disebut juga arsip statis), yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam kegiatan seharihari, artinya permasalahannya sudah selesai ditangani.Unit yang menangani filing pada asas ini biasanya dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang diperlukan dan dilengkapi oleh sejumlah sarana dan peralatan yang memadai.
2. Asas Desentralisasi
Pada asas desentralisasi, filing dilaksanakan oleh masing-masing unit organisasi. Filing yang didesentralisir umumnya adalah untuk arsip dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan : a. Arsip Dinamis aktif Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari, serta masih dikelola oleh Unit Pengolah. b. Arsip Dinamis inaktif Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip masing-masing unit. Pelaksanaan filing di masing-masing unit organisasi dilakukan oleh unit-unit teknis yang menangani permasalahannya. Apakah filing dilaksanakan dengan asas sentralisasi atau asas desentralisasi,
hal
ini
tergantung
dari
pertimbangan
kantor
yang
bersangkutan, karena pelaksanaan pekerjaan filing sebenarnya tidak ada perbedaan, misalnya di dalam hal penyimpanan, pengeluaran, pengamanan,
93
dan memisahkan warkat yang tidak penting secara berkala dilaksanakan dengan cara-cara yang sama.
3. Prosedur Filing
Prosedur Filing pada garis besarnya terdiri dari langkah-langkah mulai dari penetapan arsip statis dan kegiatan filing, penemuan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
a. Penetapan Arsip Statis Penentuan warkat menjadi arsip statis harus ditetapkan oleh pejabat tertentu
yang
mempunyai
wewenang
untuk
itu.
Di
lingkungan
Kementerian Keuangan pejabat yang menetapkan berapa jangka waktu penyimpanan suatu arsip pelaksanaanya
adalah Menteri Keuangan yang dalam
dilakukan oleh
Keuangan atas nama Menteri.
Sekretaris
Jenderal
Kementerian
Setiap Unit Eselon I di lingkungan
Kementerian Keuangan wajib menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang berisi jenis-jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip (contoh JRA terlampir).
Dalam hal
penetapan suatu arsip menjadi arsip statis, pejabat yang bersangkutan memberikan disposisi “file atau simpan” pada warkat yang bersangkutan.
b. Kegiatan Filing Warkat yang akan disimpan (diarsip), dipersiapkan lebih dahulu melalui kegiatan sebagai berikut : 1) Pemeriksaan Arsip Pada tahap ini dimaksudkan untuk memastikan apakah arsip siap untuk disimpan. Perhatikan apakah sudah ada instruksi untuk disimpan (file, simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor untuk menyimpan. Hal ini dimaksudkan untuk memeriksa apakah surat-surat tersebut masih akan diproses atau tidak. Penelitian lain yang perlu dilakukan yaitu apakah warkat-warkat itu ada lampirannya atau tidak, dan sekaligus apakah lampiran-
94
lampiran itu akan disimpan tersendiri atau digabungkan dengan warkat lainnya misalnya tidak digabungkan dalam satu masalah pokok dan disusun menurut kronologi. 2) Mengindeks Mengindeks adalah sarana penemuan surat dengan cara identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang membedakan dari yang lain. Dengan cara memilih kata tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Contoh pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, badan-badan, lembaga-lembaga negara, dan seterusnya. Pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografi adalah nama tempat asal surat, nama tempat yang dituju. Sedangkan kata tangkap lainnya, jika perlu digunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah kartu yang dibuat untuk mencari arsip dengan cara membuat minimal 3 buah kartu yang isi dalam setiap kartu merupakan tanda di mana arsip disimpan, sehingga kartu tunjuk silang akan menambah pekerjaan.
3) Memberi Tanda/Pengkodean Pengkodean dimaksudkan memberikan tanda. Tanda diberikan pada kata tangkap dapat berupa garis atau lingkaran dengan warna mencolok
atau
apa
saja
yang
memudahkan
menyortir
dan
menyimpan surat, dan apabila surat tersebut akan dipinjam, kita akan mudah menyimpannya kembali.
4) Menyortir Arsip yang Sudah Diindeks Menyortir arsip yang sudah diindeks adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yakni penyimpanan.
5) Menyimpan Arsip Arsip/warkat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya disimpan sesuai dengan sistem filing yang dipilih dan di tempatkan pada tempat yang telah ditentukan (gedung arsip) dan diatur secara rapih. Peralatan penyimpanan arsip antara lain :
95
i. Filing cabinet, yakni tempat menyimpan arsip terdiri dari atas lacilaci yang tersusun, setiap laci mempunyai daya tampung 5.000 lembar kertas yang disusun vertikal ke belakang. ii. Guide yang merupakan petunjuk sekaligus pemisah/batas arsip biasanya terbuat dari karton/plastik yang tipis dan kuat iii. Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip, umumnya terbuat dari karton tebal.
c. Penemuan Arsip Setelah disimpan, pada suatu saat arsip diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu arsip harus dapat ditemukan kembali oleh juru arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : 1) Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan mengisi daftar peminjaman dan berapa lama akan dipinjam; 2) Menaruh kartu subsitusi di tempat arsip tersebut tersimpan 3) Hanya pegawai yang diserahi arsip yang berwenang dalam penyimpanan dan pengembalian arsip; 4) Ada tindak lanjut terhadap arsip yang dipinjam, dengan menagih atau mengingatkan.
d. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah upaya mengurangi jumlah dan volume arsip dengan cara pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. Dalam suatu kegiatan pekerjaan kantor, arsip semakin lama semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Oleh karena itu perlu proses pemindahan,
misalnya arsip absensi
peserta Diklat Prajabatan gol. II aktifnya 1 tahun di lingkungan Pusdiklat Pegawai BPPK, maka setelah 1 tahun berarti sudah in aktif dan harus dipindahkan ke tempat arsip in aktif (Unit Kearsipan), pemindahan ini harus menggunakan berita acara.
Dalam lingkungan Kementerian
Keuangan, setiap unit organisasi memiliki Jadwal Retensi Arsip. Dalam penyusutan arsip harus memenuhi ketentuan Peraturan Pemerintah 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dan keputusan Menteri Keuangan
96
Nomor 796/KM.1/1995 tanggal 10 Agustus 1995 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Kementerian Keuangan.
Untuk arsip
yang sudah tidak diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Kementerian Keuangan
tetapi mempunyai nilai tinggi
(misalnya bernilai sejarah) bagi kehidupan kebangsaan atau mempunyai nilai tetap (permanen) wajib diserahkan kepada Arsip Nasional. e. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan tidak semua disimpan selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan dalam jangka waktu tertentu. Arsip yang dapat diusulkan untuk dimusnahkan adalah arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu simpan inaktif
menurut Jadwal Retensi Arsip. Usulan untuk
pemusnahan arsip dilakukan oleh masing-masing Pimpinan Unit Eselon I yang bersangkutan, ditujukan kepada Menteri Keuangan u.p. Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan. Misalnya arsip absensi peserta Diklat Prajabatan gol. II yang sudah 2 tahun in aktif,
maka
sesuai jadwal
retensi arsip dapat dimusnahkan. Arsip tersebut setelah diusulkan dan mendapatkan Surat Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan tentang pemusnahan arsip, maka Unit Pengelola Arsip BPPK dapat memusnahkan dokumen tersebut dengan menggunakan berita acara pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara membakar, mencacah dokumen menjadi bagian kecil sehingga tidak dapat dikenali lagi, ataupun dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan tercacah. Berita acara pemusnahan arsip dilampiri dengan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan bukti penyetoran uang hasil penjualan ke Rekening Kas Negara apabila dijual kepada pihak ketiga. Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan usia setiap dokumen. Karakteristik arsip sebagai berikut : 1) Arsip yang tidak penting, arsip tersebut tidak mempunyai nilai guna di masa yang akan datang. 2) Arsip-arsip yang membantu, yakni arsip yang digunakan untuk memperlancar tugas pokok sehari-hari.
97
3) Arsip-arsip penting, yakni arsip yang berguna bagi kelangsungan organisasi atau menggambarkan prestasi pada masa lampau, misalnya data laporan keuangan, laporan tahunan, data pegawai. 4) Arsip
vital yakni arsip yang menentukan eksistensi suatu
organisasi, tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti arsip ini misalnya arsip data laporan keuangan, surat keputusan struktur organisasi, surat keputusan mengenai peraturanperaturan. Berdasarkan klasifikasi di atas dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. Di lingkungan Kementerian Keuangan berapa lama suatu arsip harus disimpan tergantung Jadwal Retensi Arsip masingmasing unit yang ditetapkan oleh Keputusan Menteri Keuangan. Prosedur filing mulai dari penetapan arsip statis, kegiatan filing, penemuan dilakukan baik,
arsip,
penyusutan arsip, pemusnahan arsip, seyogyanya
terhadap setiap jenis arsip. Apabila tidak ditangani dengan
maka
gejala
dalam
timbul
pada
organisasi
yang
sistem
kearsipannya kurang/tidak efektifnya antara lain : a. Sulit mencari arsip pada saat diperlukan; b. Hilangnya arsip yang penting atau vital; c. Banjir arsip, arsip yang sudah tidak berguna masih disimpan; d. Ruangan kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
E. SYARAT-SYARAT SEORANG JURU ARSIP
Di lingkungan Kementerian Keuangan, setiap unit perlu menyajikan data/informasi untuk membuat keputusan, merumuskan kebijakan dalam tugas dan fungsinya, oleh karena itu perlu didukung oleh sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan yang didukung oleh pegawai yang menangani arsip. Oleh karena tugas-tugas pengarsipan banyak sekali ragamnya dan jumlah serta volume pekerjaan yang sifatnya berkesinambungan, dan yang lebih penting lagi bahwa ada diantaranya arsip itu yang berisi masalah yang menyangkut hal sangat penting (malah mungkin masih bersifat rahasia), maka seseorang yang diberi tugas untuk menangani masalah kearsipan harus memenuhi syarat-syarat yang diperlukan. Seorang juru arsip harus melaksanakan penyimpanan segala
98
warkat, menyiapkan semua warkat setiap kali diperlukan dan mengumpulkan serta menyatukan semua warkat yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi satu riwayat yang lengkap, selain hal tersebut juru arsip harus sudah mengembangkan jaringan informasi dalam manajemen informasi sistem dalam bidang kearsipan baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan. Dengan demikian syarat-syarat yang paling utama bagi seorang juru arsip adalah : 1. Mempunyai minat kerja di bidang kearsipan; 2. Mempunyai
pengetahuan
dasar
tentang
kearsipan
misalnya telah
mengikuti Diklat Teknis Kearsipan atau pegawai tersebut lulusan dari Program Diploma Kearsipan; 3. Mempunyai ketelitian, kerapihan, ketekunan, mengetahui arti rahasia jabatan, berdisiplin, dan berdedikasi yang tinggi. Mengingat pentingnya arsip, maka pengetahuan mengenai kearsipan perlu dipunyai oleh setiap pegawai maupun pimpinan agar sistem kearsipan dapat berjalan dengan baik, selain hal tersebut perlu dikembangkan jabatan fungsional arsiparis pada setiap unit.
Contoh JADWAL RETENSI ARSIP BPPK sebagaimana dalam lampiran 3 modul ini.
2. LATIHAN Jawablah pertanyaan di bawah ini. 1. Jelaskan pengertian: a. Arsip sebagai wadah. b. Arsip sebagai kegiatan. c. Arsip sebagai kumpulan warkat/naskah. 2. Sebutkan tujuan kearsipan sebagaimana dirumuskan dalam pasal 3 UU No. 7 tahun 1971? 3. Asas filing dibedakan menjadi sentralisasi dan desentralisasi. Jelaskan perbedaan kedua asas tersebut ditinjau dari sifat arsip yang ditangani! 4. Jelaskan karakteristik arsip ditinjau dari retensi dokumen!
5. Jelaskan proses pemusnahan arsip!
99
3. RANGKUMAN
Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah, arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat. Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah dapat dipahami dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kegiatan
Pemerintah.
b. Naskah-naskah
yang
dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kehidupan
kebangsaan.
Arsip bagi suatu instansi merupakan pusat ingatan dan mempunyai beberapa nilai guna, di Amerika kita kenal dengan istilah ALFRED. Pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan cara menerapkan salah satu sistem atau menggabungkan sistem-sistem yang ada, yaitu sistem abjad, sistem geografis, sistem kronologis, sistem nomor, dan sistem subyek. Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan warkat secara sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah dapat ditemukan setiap diperlukan. Adapun langkah filing
dimulai
dengan
pemeriksaan
arsip,
mengindeks,
memberi
tanda/pengkodean, menyortir arsip yang sudah diindeks, dan menyimpan arsip. Dalam praktek sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan minimum sudah dapat membenahi bidang kearsipan, akibatnya bidang kearsipan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam era reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa suatu instansi akan maju dan berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga mantap dan dapat diandalkan sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan kemudian nanti akan menjadi sumber sejarah, untuk itu perlu dikembangkan jabatan fungsional arsiparis pada setiap unit organisasi.
100
4. FORMATIF
Pilihan satu jawaban yang benar dalam pertanyaan di bawah ini: 1. Undang-undang yang memuat ketentuan-ketentuan pokok kearsipan adalah a. UU No. 6 Tahun 1971 b. UU No. 7 Tahun 1971 c. UU No. 8 Tahun 1971 d. UU No. 9 Tahun 1971 2. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara-dan badanbadan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam kegiatan tunggal maupun berkelompok dalam rangka kegiatan pemerintah merupakan definisi dari ... . a. Arsip sebagai kumpulan warkat b. Arsip sebagai wadah c. Arsip sebagai bukti pengadilan d. Arsip sebagai kegiatan 3. Di Amerika Serikat, kegunaan biasa disebut dalam singkatan Allfred. Berikut ini yang bukan merupakan unsur Alfred tersebut adalah... . a. Administrative b. Legal c. Fiskal d. Development 4. Menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegatan pemerintahan merupakan ... . a. Definisi kearsipan b. Tujuan kearsipan c. Visi kearsipan d. Misi kearsipan 5. Sistem filing dapat dibedakan atas, antara lain ... . a. Abjad, kronologis dan kegunaan b. Geografis, nomor dan subjek
101
c. Subjek, objek, dan abjad d. Geografi, kegunaan, dan objek 6. Arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam kegiatan sehari-hari disebut ... . a. Arsip dinamis aktif b. Arsip dinamis inaktif c. Arsip kosong d. Arsip statis 7. Berikut ini tidak termasuk dalam kegiatan filing, yaitu ... . a. Pemeriksaan arsip b. Mengindeks c. Pengkodean. d. Penomoran surat 8. Arsip yang berguna bagi kelangsungan organisasi atau menggambarkan prestasi pada masa lampau, misalnya laporan keuangan, laporan tahunan, data pegawai disebut ... . a. Arsip yang tidak penting b. Arsip yang membantu c. Arsip penting d. Arsip vital 9. Syarat-syarat yang paling utama bagi juru arsip adalah, kecuali ... . a. Mempunyai minat kerja di bidang kearsipan b. Mempunyai pengetahuan dasar di bidang kearsipan c. Mempunyai ketelitian, kerapihan, ketekunan d. Memahami bahasa asing 10. Filing yang dilaksanakan secara terpusat dan dilaksanakan oleh satu unit tertentu yang diberi tugas untuk melaksanakan filing bagi semua warkat untuk semua instansi adalah definisi dari ... . a. Asas terpadu b. Asas sentralisasi c. Asas pusat d. Asas desentralisasi
102
5. STUDI TIPS
Arsip merupakan hal yang penting dalam organisasi, perhatikanlah sistem arsip yang digunakan di tempat Anda bekerja (berdasarkan sistem abjad, kronologis, angka, geografis,subyek). Demikian ini, memudahkan pengklasifikasian, penyimpanan dan penemuan arsip dikemudian hari.
103
Indikator Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat : a. menjelaskan pengertian teknogi informasi ; b. menjelaskan peranan-peranan teknologi informasi ; c. menjelaskan istilah-istilah asing terkait teknologi informasi ; d. menjelaskan manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi pekerjaan kantor ; e. mendeskripsikan implikasi adanya teknologi informasi bagi perkantoran baik secara umum maupun secara khusus terhadap karyawan kantor. 1. URAIAN DAN CONTOH
A. PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI
Sebagaimana telah dibahas pada kegiatan belajar 1 telah dijelaskan mengenai pengertian kantor yaitu tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam kaitan dengan adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal teknologi informasi.Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan suatu alatelectronics
104
berdasarkan kombinasi antara perhitungan computing ( ) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications). Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. 1. Komputer, yakni mesin electronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. 2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponenkomponen yang rumit. 3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian.
B. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Pekerjaan
kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan
bukan tulis- menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan, sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat. Dengan
adanya
kemajuan
teknologi,
khususnya
teknologi
informasi
mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,
cepat, dan
cermat. Ada tiga jenis dasar word processor:
105
a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer. b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan. c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata(a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaanword-processor: a. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya; b. Menambah kepuasan kerja; c. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output);. d. Menghemat tenaga; e. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat; f.
Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan;
g. Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputerkomputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaanword-processor. a. Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada; b. Memerlukan pelatihan yang memadai; c. Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar; d. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat komunikasi horisontal/lateral, vertikal,
106
dan diagonal. Dengan pesatnya kemajuan teknologi
modern, alat-alat
komukasi beraneka ragam. Sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua. Dengan
kemajuan
teknologi
informasi,
maka
telekomunikasi
makin
dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks (teleprinter exchange), faksimile, telefoto, atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh. a. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui
kabel
telegraph
atau
gelombang
radio.
Pesan
tersebut
direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca. b. Teleks (teleprinter exchange), yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi internasional di antarazone waktu yang berbeda. c. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan
107
pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahayacahaya yang jatuh pada kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut. d. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh. e. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya. f.
Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi). Dua jenis pesawat yang termasuk ke dalam videoteks yaitu teleteks dan view data. 1) Teleteks, yaitu sistem informasi untuk pengiriman data yang menggabungkan penggunaan komputer yang menyediakan data, gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi). Teleteks biasanya digunakan untuk minta data/informasi dari pusat data. Peralatan teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks yang gunanya untuk minta data ke pusat data, dan TV yang sudah dimodifikasi. Apabila seseorang membutuhkan data, ia harus minta kepada pusat data dengan cara menekan tombol teleteks. Ada dua macam tombol, yaitu untuk minta teks saja atau minta teks beserta gambarnya (grafiknya). Biasanya yang jadi pusat data adalah perusahaan pemancar TV yang bersangkutan. Atas permintaan tersebut, pusat data mengirimkan data/informasi dimaksud melalui gelombang aerial ke pesawat TV orang yang meminta data. Sinyal tersebut diterima oleh pesawat TV dan diperagakan pada layar TV. Perlu diketahui bahwa sinyal teleteks hanya satu arah, jadi orang
108
yang meminta data hanya bisa menerima, ia tidak bisa mengirim data ke pusat data. 2) View data, adalah pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta data dari pusat data. Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data melalui saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan menggunakan kata-kata sandi yang sudah ditentukan oleh pusat data. Bila pemakai membutuhkan data, maka dengan menggunakan kata-kata sandi ia minta kepada pusat data. Atas dasar permintaan itu, pusat data mengirim data dimaksud kepada pemakai melalui saluran telepon. Selanjutnya data itu diperagakan di layar TV pemakai. Karena menggunakan saluran telepon, maka sinyalnya adalah dua arah, dengan demikian Si Pemakai selain dapat meminta data, tapi juga dapat mengirim data ke pusat data. g. Konferensi Tele Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan konferensi jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada. Dengan demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan yang sama.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan
pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos
Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan
metode
elektronik
penangkapan,
pentransmisian,
dan
penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.
109
Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antarkomputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan Area Lokal” (Local Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai harddisk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-komputer lain di masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke memory komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan (di- print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja). Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan mempunyai cabang yang menyebar di beberapa unit. Denah jaringan bintang seperti terlihat di bawah ini: com
Pencetak
com
com
Pengolah arsip
arsip
komputer pusat com
com
110
5. Penggandaan
Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. Salinannya atau kopinya dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus atau pada transparansi. Xerografi adalah proses fotografi listrik yang menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia. Dokumen asli ditempatkan di dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya diproyeksikan melalui suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang sebelumnya sudah diberi muatan listrik positif. Sifat selenium adalah pada bagian yang terkena sinar muatan listriknya hilang, sedangkan pada bagian teduh listriknya tetap. Dengan demikian tulisan/gambar asli dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang bermuatan listrik negatif ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik yang berlawanan, maka terjadi tarik-menarik. Bubuk tersebut secara otomatis dipindahkan ke permukaan lembaran kertas biasa dan diikat kuat oleh panas yang dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen yang diinginkan.
6. Peralatan Hitung
Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu diciptakan sebagai alat bantu manusia dalam hal menghitung. Sekarang komputer mikro telah memberikan sumbangan yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan penghitungan.
7. Referensi
Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar dalam hal penyediaan referensi. Fasilitas demikian diperlukan terutama bila kita memerlukan data tertentu misalnya data perdagangan, data keuangan dan sebagainya. Dengan peralatan komputer yang mutakhir data semacam ini dapat disediakan dengan baik.
111
Fasilitas referensi dapat diaccses melalui Local Areal Netwotk (LAN) atau internet.
C. APLIKASI DALAM TEKNOLOGI PERKANTORAN
Sofware aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem komputer untk melakukan pemrosesan informasi antara lain : a. Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan dengan penggunaan baris dan kolom misalnya digunakansofware lotus, excel dll. b. Word processing Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan mengetik untuk membuat surat, laporan digunakansofware word perfect, word for window dan sebagainya. c. Desktop Publishing Digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan desain dan grafik misalnya software power point, corel draw dan sebagainya. d. Communication Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan komunikasi antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan misalnya sofware winpop, email dan sebagainya.
D. MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS INTERNET BAGI PEKERJAAN KANTOR
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet. Manfaat menggukan internet adalah : a. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah b. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat diketahui dengan cepat c. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil (copy/download) d. Mengurangi penggunaan kertas e. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota
112
E. PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP PERKANTORAN
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yangup-todate. Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: 1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya) a. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan
seperti
kebosanan,
keterampilan
berulang-ulang
yang
digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja. b. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan. c. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. e. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. f.
Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
g. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. 2. Implikasi terhadap karyawan kantor Keuntungan: a. Mendorong untuk belajar keterampilan baru. b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin. c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi. d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. e.
Bertambahnya
kesempatan
dalam
bidang
pemeliharaan
peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software. f.
Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Lebih sedikit pekerjaan. Kerugian: a. Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.
113
b. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya. c. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. d. Implikasi terhadap pemberi kerja. e. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. f.
Menimbulkan
keresahan
pada
sementara
karyawan
pada
tahap
penerapan. g. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan. Keuntungan: a. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan. b. Harga teknologi baru ini relatif murah. c. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di- disk tidak memerlukan ruang seluasfiling cabinet. d. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat. e. Produktivitas meningkat secara cepat. f.
Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
g. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
2. LATIHAN Jawablah pertanyaan di bawah ini. 1. Sebutkan pengertian teknologi informasi? 2. Jelaskan peranan teknologi informasi dalam membantu kegiatan kantor! 3. Jelaskan pengertian istilah-istilah di bawah ini! a. Telefoto b. Telecopier c. Konferensi tela
114
4. Jelaskan apa yang Anda ketahui tentang Jaringan Area Lokal (Local Area Network) ! 5.
Kemajuan teknologi informasi memberikan dampak sangat besar bagi dunia perkantoran. Tidak hanya bagi proses pekerjaan kantor tetapi juga berdampak bagi karyawan kantor itu sendiri. Sebutkan implikasi teknologi informasi bagi karyawan kantor?
3. RANGKUMAN
Teknologi Informasi adalah perolehan, pemprosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikasi jarak jauh. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik dan telekomunikasi. Kantor
yang
menggunakan
peralatan
elektronik,
antara
lain word
processor, teleprinter, teleks, telefoto, telecopier,, electronic mail , konferensi tele, sistem kearsipan, fotokopi, dan lain sebagainya. Berbagai implikasi perlu diperhatikan dalam upaya pemberdayaan kegiatan perkantoran mengingat ada segi keuntungan dan kerugiannya. Penentuan strategi yang akan ditempuh beserta tahap-tahapnya perlu didukung penelitian yang matang dan dipertimbangkan dengan cermat. Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, penggunaan internet dalam dunia manajemen atau pekerjaan profesional yang dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yangup-to-date. Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran, ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan implikasi yang timbul.
4. FORMATIF
Pilihan satu jawaban yang benar dalam pertanyaan di bawah ini : 1. Tiga komponen utama teknologi informasi adalah ... . a. Pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi
115
b. Komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi c. Designing, computing, dan analizing d. Spreed sheet, word processing, dan communication 2. Kerugian penggunaan word processor, antara lain ... . a. merusak basis data b. membutuhkan biaya besar c. mengganggu stabilitas jaringan d. mengurangi tenaga kerja 3. Di bawah ini bukan jenis dasar word processor, yaitu ... a. word processor yang berperan sendiri b. beberapa word processor bergabung sebagai suatu sistem c. a word-processing program d. a word-processing design 4. Pesawat teleprinter
yang
medianya
dihubungkan
melalui
perusahaan
komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional disebut .... a. Teleprinter b. Teleks c. Faksimile d. Telecopier 5. Pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar disebut ... . a. Faksimile b. Telefoto c. Telecopier d. Video teks 6. Manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi pekerjaan kantor antara lain adalah ... . a. Mengurangi penggunaan kertas b. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah c. Informasi yang diperlukan cepat dapat diambil d. a,b,c benar
116
7. Alat penggandaan surat yang prosesnya melalui fotografi listrik yang menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia yaitu ... . a. topografi b. xenografi c. xerografi d. Geografi 8. Implikasi positif terhadap karyawan kantor dengan adanya teknologi informasi adalah kecuali ... . a. Penghematan biaya gaji karyawan b. Harga teknologi baru relatif murah c. Penghematan biaya ketatausahaan d. Menambah jam kerja pegawai 9. Di bawah ini dampak umum penggunaan teknologi informasi dalam perkantoran a. pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan b. pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin c. proses dan pengiriman informasi semakin cepat d. a,b,c benar 10. Jaringan Area Local (Local Area Connection) disebut juga sebagai ... . a. Jaringan galaksi b. Jaringan bintang c. Jaringan permata d. Jaringan berlian
5. STUDI TIPS
Alat-alat teknologi informasi merupakan komponen-komponen yang sangat penting dalam berkerja dan berkomunikasi. Perhatikanlah teknologi informasi yang digunakan di kantor Anda.
117
Indikator Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat : a. menjelaskan pengertian rapat ; b. menjelaskan dan membedakan jenis-jenis rapat ; c. mempersiapkan ruangan rapat d. menjelaskan langkah-langkah persiapan dan penyelenggaraan rapat.
1. URAIAN DAN CONTOH
Sebagai pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan, Anda terkadang diminta oleh pimpinan untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan rapatrapat, baik untuk kepentingan kantor maupun untuk kepentingan organisasi di mana
pimpinan
menjadi
pimpinan
rapat.
Rapat-rapat
yang
sering
diselenggarakan tentunya adalah rapat-rapat di dalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan menjadi ketua dari rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai pembuatan laporan dan akhirnya mengirimkan kepada para anggota. Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua dan sekretaris organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini akan menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut.
A. PENGERTIAN RAPAT
The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para anggota di lingkungan suatu organisasi
untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
118
B. RAPAT KECIL YANG BERSIFAT TIDAK RESMI
Dalam rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus mengingatkan atau mengecek kembali melalui Sekretaris pimpinan, agar pimpinan dapat hadir dalam suatu rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya, apabila tempat rapat akan diselenggarakan adalah di ruang pimpinan, maka Anda harus yakin bahwa ruang yang akan dipergunakan telah siap dengan meja, kursi, dengan tata letaknya dan peralatan untuk menyelenggarakan rapat. Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur rapat biasanya disarankan agar Pimpinan
membuat ringkasan dari kesatuan pendapat dan
langkah-langkah yang akan diambil yang sesuai dengan keputusan rapat. Anda dalam rapat ini harusnya mengambil tugas yang harus dilakukan oleh Pimpinan seperti dimaksud di atas. Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi diskusidiskusi di mana terjadinya saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda diharapkan dapat membuat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan kepada para anggota.
C. RAPAT YANG BERSIFAT RESMI Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut:
1. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota.
119
2. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat biasanya meliputi tujuh langkah sebagai berikut: a. Membuat daftar acara b. Membuat undangan c. Mempersiapkan bahan rapat e. Mempersiapkan peralatan rapat f.
Membuat catatan rapat
g. Mengirimkan catatan hasil rapat h. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut
3. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokokpokok acara dalam garis besar. Acara ini dapat disebut sebagai ”agenda rapat”, di bawah ini contoh acara rapat. ACARA RAPAT
Hari/Tanggal Waktu:Pukul No 1. 2.
: .................................................................. : ................ s.d. jam ...................................
5.
Jam Acara 09.0009.10 – Pembukaan 09.00 –10.30 Pembahasan Kurikulum 10.30 –11.00 Istirahat 11.00 –13.00 Pembahasan Program 13.00 –14.00 Makan siang &
6.
14.00 15.30 –
7.
15.30
3. 4.
SholatDiklat Rencana
Pimpinan Rapat Bapak Tony sda
sda
sda
Keterangan Pembahas Bapak Anung Pembahas Ibu Asih
Pembahas Ibu Tini
Selesai
120
4. Membuat Undangan
Undangan rapat dikonsep dengan isinya antara lain menyebutkan hari, tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuai dengan tata persuratan dinas misalnya ”Und-10/PP/2010”. Anda harus membuat suatu daftar nama dan alamat dari para anggota pertemuan dimaksud. Daftar tersebut berguna dalam membuat undangan dan mengirimkan undangan.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll.
6. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.
7. Membuat Catatan
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka apabila Anda diberi tanggung jawab untuk membuat catatan, catatlah jalannya rapat termasuk
121
menyusun konsep hasil rapat (notulen). Notulen dapat terdiri dari beberapa orang, di bawah ini contoh Notulen :
...................
8. Mengirimkan Hasil Rapat
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapat berupa notulen setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.
9. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.
2. LATIHAN Jawablah pertanyaan di bawah ini 1. Sebutkan pengertian rapat menurut The Liang Gie? 2. Jelaskan tata cara dan persiapan melakukan rapat kecil yang bersifat tidak resmi? 3. Dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat, ada 7 langkah yang harus Anda perhatikan. Sebut dan jelaskan langkah-langkah tersebut? 4. Jelaskan perbedaan antara penyelenggaraan rapat resmi dan rapat tidak resmi? 5. Apa yang Anda ketahui tentang notulenrapat?
122
123
3. RANGKUMAN
Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan-kumpulan orang-orang dalam suatu organisasi terutama untuk membahas, merundingkan atau
memutuskan
persoalan-persoalan
atau
masalah-masalah
yang
menyangkut kepentingan bersama. Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak resmi, dan rapat yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat resmi, hal-hal yang perlu dilakukan ialah mempersiapkan ruangan, mempersiapkan rapat antara lain membuat daftar acara, membuat daftar undangan, mempersiapkan bahan rapat, mempersiapakan peralatan rapat, membuat catatan rapat, dan melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut. Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat telah siap sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah memenuhi quorum, maka dilaporkan kepada pimpinan. Selanjutnya membuat catatan jalannya rapat, melakukan tindak lanjut, dan akhirnya membenahi segala sesuatunya yang berkenaan dengan rapat.
4. FORMATIF
Pilihlah satu jawaban yang tepat dari pilihan jawaban pertanyaan berikut. 1. Pertemuan antara para anggota di lingkungan suatu organisasi untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama adalah pengertian rapat menurut ... . a. Glenn W. Howard b. Gunadi c. The Liang Gie d. Sampurna B. Utama 2. Hal-hal yang harus dalam persiapan rapat adalah, kecuali ... . a. Mengirimkan undangan b. Membuat catatan c. Membuka acara rapat d. Menyiapkan microphone
124
3. Konsep hasil rapat (notulen) harus disampaikan kepada ... . a. Pimpinan unit yang bersangkutan b. Semua peserta rapat c. Semua salah d. Semua benar 4. Acara pertemuan dalam rapat formal harus disusun secara sistematis, dengan membuat pokok-pokok acara garis besarnya yang disebut .... a. Agenda surat b. Notulen rapat c. Agenda rapat d. Bahan rapat 5. Mengikutsertakan slip konfirmasi kehadiran anggota pada rapat selanjutnya adalah contoh kegiatan mempersiapkan rapat yaitu ... . a. Membuat undangan b. Mengirimkan hasil rapat c. Membuat daftar acara d. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut 6. Di bawah ini hal yang perlu dituliskan dalam membuat surat undangan rapat, kecuali.... a. tanggal rapat b. kode surat S c. waktu rapat d. acara rapat 7. Tugas seorang pegawai yang diminta untuk mempersiapkan rapat kecuali ... a. memeriksa ruang rapat b. memanggil pimpinan apabila anggota sudah quorum c. membuat catatan rapat d. menutup rapat 8. Rapat dibedakan atas a. Rapat resmi dan tidak resmi b. Rapat kecil dan rapat besar c. Rapat intern dan rapat ekstern d. Rapat kecil yang bersifat tidak resmi dan rapat resmi 9. Di bawah ini merupakan bahan yang perlu dipersiapkan dalam rapat
125
a. Agenda rapat b. Notulen rapat yang lalu c. Peraturan yang diperlukan dalam rapat d. a,b,c benar 10. Di bawah ini merupakan alat yang diperlukan dan perlu dicek pada persiapan rapat kecuali a. Alat-alat untuk tulis menulis misalnya kertas, pulpen, stapler b. Sambutan pimpinan rapat c. Papan tulis, spidol d. Laptop, lcd
5. STUDI TIPS
Dalam mempersiapkan bahan dan peralatan rapat, Anda harus juga memperhatikan kendala-kendala yangmungkin terjadi selama rapat. Dengan memprediksi kendala tersebut, Anda dapat mempersiapkan solusi ketika kendala itu benar-benar terjadi. Sebagai contoh, ketika mempersiapkan rapat resmi, Anda harus mempersiapkan genset untuk mengantisipasi kemungkinan mati listrik. Contoh lain, Anda sebaiknya mempersiapkan baterai cadangan untuk mengantisipasi apabila microphone kehabisan baterai.
126
Cocokkanlah jawaban Anda bagian akhir dari modul ini.
dengan kunci jawaban yang terdapat pada
Hitung jumlah jawaban yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui sampai sejauhmana Tingkat Pemahaman (TP) Anda.
TP
=
Jumlah jawaban yang benar x Jumlah keseluruhan soal
100%
Apabila Tingkat Pemahaman Anda dalam memamahami materi yang sudah dipelajari mencapai : 91 % 81 % 71 % 61 %
s.d. s.d. s.d. s.d.
100% 90,99 % 80,99 % 70,99 %
:: : :
Amat Baik Baik Cukup Kurang
Bila Tingkat Pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka disarankan mengulang materi.
127
1. Rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan adalah pengertian ... . a. Administrasi dalam arti sempit b. Administrasi dalam arti luas c. Manajemen d. Organisasi 2. Pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan atau pengamatan disebut ... . a. Warkat b. Keterangan c. Laporan d. Berita acara 3. Pekerjaan kantor dikategorikan sebagai ... dalam organisasi. a. Tugas pokok b. Tugas penunjang c. Tugas utama d. Tugas parsial 4. Berikut ini bukan merupakan kebaikan peggunaan asas sentralisasi pada pekerjaan kantor adalah ... . a. Pengawasan yang mudah b. Hemat dalam penggunaan inventori kantor c. Cara kerja mudah diseragamkan d. Memperlancar pelaksanaan pekerjaanpokok bagi instansi yang tersebar di beberapa tempat 5. Ciri manajemen perkantoran modern adalah sebagai berikut, kecuali ... . a. Sistem, prosedur, tata kerja perkantoran yang jelas b. Pegawai yang disiplin dan bersikap serta berpikir sesuai perkembangan zaman c. Dalam hal biaya, harus berorientasi penyerapan anggaran d. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik
128
6. Surat
dinas
harus
memenuhi
persyaratan
baik
bentuknya,
penandatanganannya, penomorannya, adalah pengertian asas surat yaitu ... . a. asas pembakuan b. asas keamanan c. asas pertanggungjawaban d. asas kecepatan dan ketepatan 7. Menurut prosedur pengurusannya, surat dibagi atas: a. surat intern dan surat ekstern b. surat masuk dan surat keluar c. surat sangat segera, surat segera dan surat biasa d. surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman 8. Bentuk resmi surat-surat instansi pemerintah adalah ... . a. bentuk resmi b. bentuk full block c. bentuk indent d. bentuk semi block 9. Dalam hal seorang pejabat di samping jabatannya ditunjuk menggantikan pejabat yang berhalangan tetap, maka pejabat yang dimaksud disebut ... . a. Pejabat sementara (Pjs) b. Pemangku jabatan (Pj) c. Pejabat pengganti sementara (Pgs) d. Pejabat pengganti tetap (Pgt) 10. Syarat-syarat surat yang baik adalah ... . a. jelas, tepat dan penuh pertimbangan b. tuntas, sopan dan baku c. singkat dan sederhana d. semua jawaban benar 11. (1). Ucapkan Halo (2). Sebutkan nama unit instansi (3). Sebutkan nama sendiri (4). Ucapan selamat Urutan yang paling tepat dalam menerima telepon adalah ... . a.
2-3-4
b. 1-3-4
129
c. 3-2-1 d. 1-4-2 12. Kata sapaan yang umum untuk mengakhiri pembicaraan melalui telepon adalah ... . a. selamat pagi/siang/malam b. terima kasih c. semoga beruntung d. maaf mengganggu 13. Salah satu hal yang diperlukan dalam komunikasi melalui telepon adalah ... . a. mimik b. gambar c. intonasi d. bahasa isyarat 14. Berikut ini bukan merupakan jenis tamu kantor adalah ... . a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian b. Tamu daerah c. Tamu teman pimpinan d. Tamu rutin 15. Selama tamu menunggu, penerima tamu harus ... . a. mengadakan pembicaraan formal dengan tamu b. aktif bertanya kepada tamu c. melayani/menanggapi percakapan tamu d. membicarakan hal dinas dengan tamu 16. Memisah-misahkan warkat yang sesuai dengan permasalahannya adalah pengertian dari sistem filing yaitu ... . a. sistem subyek b. sistem kronologis c. sistem nomor d. sistem geografis
17. Prosedur filing antara lain, kecuali : a. penemuan arsip b. penyusutan arsip c. pemindahan arsip
130
d. pemusnahan arsip 18. Dalam sistem kearsipan pola baru, surat biasa dicatat pada ... . a. Lembar pengantar b. Lembar disposisi c. Kartu operasi d. Kartu kendali 19. Arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip masing-masing unit disebut ... . a. Arsip statis b. Arsip dinamis aktif c. Arsip dinamis inaktif d. Arsip nasional 20. Arsip yang menentukan eksistensi suatu organisasi, tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti disebut ... . a. Arsip tidak penting b. Arsip membantu c. Arsip penting d. Arsip vital 21. Berikut ini bukan komponen utama teknologi informasi ... . a. Komputer b. Micro electronic c. Word processor d. Telekomunikasi 22. Contoh alat komunikasi adalah ... a. Teleteks b. View data c. A dan B benar d. A dan B salah 23. Salah satu kerugian adanya teknologi bagi karyawan kantor adalah ... a. Karyawan menjadi “machine-minders” b. Mendorong untuk belajar keterampilan baru c. Pekerjaan yang menjemukan dialihkan ke mesin d. Lebih sedikit pekerjaan
131
24. LAN adalah singkatan dari a. Large Areal Network b. Local Areal Network c. Landscape Areal Network d. Linier Areal Network 25. Tidak termasuk dalam kegiatan mempersiapkan rapat adalah ... . a. Membuat daftar acara b. Membuat undangan c. Membuka acara rapat d. Mengirimkan hasil rapat
132
1. Tes Formatif
Kegiatan Belajar 1.
A
2. 3.
Kegiatan Belajar
1
1.
B
D
2.
A
3.
4.
D
5.
2
Kegiatan Belajar 1.
D
D
2.
D
3.
4.
C
D
5.
6.
C
7.
3
Kegiatan Belajar 1.
B
B
2.
D
C
3.
D
4.
A
4.
A
C
5.
D
5.
B
6.
B
6.
D
6.
A
A
7.
A
7.
D
7.
B
8.
B
8.
C
8.
D
8.
B
9.
C
9.
B
9.
D
10.
B
10.
B
10. C
Kegiatan Belajar 5
Kegiatan Belajar 6
4
Kegiatan Belajar 7
1. B
1.
B
1.
C
2. A
2.
D
2.
C
3. D
3.
D
3.
D
4. B
4.
B
4.
C
5. B
5.
A
5.
D
6. D
6.
D
6.
B
7. D
7.
C
7.
D
8. C
8.
D
8.
D
9. D
9.
D
9.
D
10. B
10. B
10. B
2. Tes Sumatif 1.
C
6.
A
11. A
16. A
2.
B
7.
B
12. B
17. C
21. C 22. C
3.
B
8.
D
13. C
18. A
23. A
4.
D
9.
B
14. B
19. C
24. B
5.
C
10.
D
15. C
20. D
25. C
133
A.
BUKU-BUKU
1.
F. X. Budiyanto, Drs. (pengalih bahasa), Manajemen Perkantoran Modern, Binarupa Aksara, PO BOX. 69, Jakarta, 1991.
2.
Komarudin, Drs,. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Sinar Baru, Bandung, 1981.
3.
Sondang P. Siagian, DR., MPA., Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta, 1975.
4.
Stoner, James, A. F., Management, Prentice Hall, Inc. Englewood Cliffs, New Jersey, Second Edition, 1982.
5.
The Liang Gie, Ph.D.(1), Administrasi Perkantoran Cetakan ke-13, Nur Cahaya Yogyakarta, 1982.
6.
Slamet Soesanto, S.E., Administrasi Kantor, Manajemen Aplikasi, Jambatan, Jakarta, 1995.
7.
Winardi, Prof. DR., S.E., Manajemen Perkantoran Pengawasan, Cetakan V, Mandar Maju, Bandung, 1990.
Modern,
dan
dan
8. Yager, Jan Ph.D., Making Your Office Work For You, Bantam Doubleday Dell Publishing Group, Inc. 666 Fifth Avenue, New York 10103. 9. Drs. M.S. Dawam, M.M., M.B.A., Pengetahuan Prajabatan Gol. II, Pusdiklat Pegawai, 1998. 10. Drs. Sutrisno, M.P.Si. dan Drs. Anwar Manajemen Perkantoran Modern, LAN, 2001.
B.
Perkantoran
Sanusi,
M.P.A.,
DOKUMEN-DOKUMEN KHUSUS 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
2.
Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/ 07/2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
3.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor KEP-80/PMK.01/2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan.
134
