MANAJEMEN GEDUNG PERKANTORAN DENGAN PENDEKATAN PENDEKATAN T-FORM ORGANIZATION BASED ON IT
OLEH : RIKO FATRINANDO NIM. 023915098
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULT AKULTAS SOSIAL S OSIAL ILMU IL MU POLITIK PO LITIK UNIERSITAS TERBUKA
Manajemen Perkantoran BAB I Pendahuluan
1.1.
Latar Belakang Kantor merupakan tempat proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan
seperti
pengumpulan,
pencatatan,
pengolahan,
penyimpanan
maupun
pendistriusian data. !adi jika dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.
"entu dalam menyelenggarankan kegiatan #kegiatan administrasi atau tata usaha diutuhkan tempat yang layak dan presentati$ agar pekerjaan dapat menjadi e$ekti$ dan e$isien. Kantor harus dapat memerikan suasana yang merangsang saya kerja para pega%ainya dan memerikan kesan menyenangkan agi para pengunjung kantor yang mempunyai kepentingan kepentingan dengan urusan # urusan atau pelayanan pega%ai kantor. &iutuhkan tata ruang yang mendukung terhadap kegiatan # kegiatan untuk mencapai tujuan dari seuah peekrjaan.
1.'.
(umusan Masalah
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan in$ormasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keerhasilan tugas organisasi yang ersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering diseut dengan istilah o$$ice %ork atau clerical%ork. )ang harus diadakan penataan agar pekerjaan terseut erjalan dengan aik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu diseut manajemen perkantoran. *+$$ice Management.
Manajemen perkantoran dapat dikatakan seagai kekuatan yang tidak terlihat *tidak ter%ujud yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar *M dalam pekerjaan
kantor serta mengarahkan dan mega%asinya sesuai dengan tujuan peminaan, serta tujuan organisasi tercapai.
1.
Maksud dan "ujuan /ntuk memuat seuah perkantoran, diutuhkan manajemen perkantoran
agar pelaksanaan kegiatan perkantoran, tata letak, dan akses perkantoran, isa menjadi perkantoran yang nyaman dan repsentati$ agi karaya%an dan pengunjung.
BAB II "injauan Pustaka
Meninjau Modul Manajemen edung 0 Kantor pada Buku Materi Pokok Administrasi perkantoran yang disusun oleh Mas alimah, dalam modul terseut dikupas tentang manajemen perkantoran yang terdiri dari 1.
penentuan lokasi gedung kantor yang terdiri dari perencanaan $actor lingkungan kerja, $actor jarak dengan unit-unit organisasi lain yang merupakan
agian keselurahan organisasi,
$actor harga
atau se%a
angunan, $actor kedekatan dengan pasar tenaga kerja, $actor jalan keluar masuk pega%ai, $actor keamanan, dan pengorganisasi ruang kantor. '.
Pedoman dalm menyusun tata ruang kantor yang aik, yang terdiri dari pemahasan asas-asas pokok penyusunan tata ruang kantor, petunjuk tentang penempatan unit kerja atau petugas, $actor # $actor yang mempengaruhi penyusunan tata ruang kantor, penyusunan ruang kantor erdasarkan $ungsinya,
.
Macam-macam "ata (uang Kantor, yang memahas tentang "ata ruang kantor erkamar, "ata (uang Kantor "eruka, "ata (uang Kantor Berhias atau ertaman 0 Berpanorama, dan tata ruang kantor gaungan,
2.
3asilitas atau perlengkapan kantor .
Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran Modul III 4ukup detil memahas $isik perkantoran, dan peralatan kantor.
Buku Materi Pokok +rganisasi dan Manajemen yang disusun oleh Miirian 5jo$jan Ari$ yang merupakan uku re$erensi tamahan
yang memahas manajemen secara
luas, mulai dari teori manajemen klasik hingga manajemen modern, dan juga memahas entuk- entuk organisasi,
Para ahli mengatakan ah%a Kantor tanpa manajemen hanya seuah tempat kerumunan, dan penulis mencoa menjaarkan dalam makalah ini penggaungan manajemen dan kantor dengan judul makalah manajemen perkantoran.
BAB III MA6A!7M76 7&/6 P7(KA6"+(A6
III.1. Pengertian Manajemen erasal dari ahasa inggris yaitu 8Manage8 yang erarti, mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin. 5edangkan Pengertian Manajemen secara etimologis adalah seni melaksanakan dan mengatur. Pengertian manajemen juga dipandang seagai disiplin ilmu yang mengajarkan proses mendapatkan tujuan organisasi dalam upaya ersama dengan sejumlah orang atau sumer milik organisasi. +rang yang melakukan manajemen diseut dengan manajer. Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli - Pengertian manajemen menurut eorge.(."erry yang mengatakan ah%a pengertian manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang meliatkan imingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional maksud yang nyata. Pengertian manajemen menurut 7ncylopedia o$ the 5ocial 5cience, mengatakan ah%a pengertian manajemen adalah suatu proses yang pelaksanaan tujuan tertentu diselenggarakan dan dia%asi. Pengertian manajemen menurut Mary Parker 3ollet, mengatakan ah%a pengertian manajemen adalah seuah seni atau management is an art. 5etiap pekerjaan mampu diselesaikan oleh orang lain. Pengertian pendapatnya
manajemen tentang
menurut
!ames A.3
5toner,
yang
pengertian
manajemen
adalah
proses
mengemukakan perencanaan,
pengorganisasian, dan penggunaan sumer daya organisasi yang lain agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Pengertian manajemen menurut La%rence A. Appley adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain. Pengertian manajemen 9ilson Bangun adalah rangkaian akti:itasakti:itas yang dikerjakan oleh anggota-anggota organisasi untuk mencapai tujuannya. Pengertian manajemen menurut Koont;, mengatakan ah%a pengertian manajemen adalah seni yang paling produkti$ selalu didasarkan pada pemahaman terhadap ilmu yang mendasarinya. Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani in$ormasi, preses menangani in$ormasi, sampai menyalurkan0mendistriusikan in$ormasi. &isamping itu, perlu diketahui pula ah%a setiap keputusan yang akan dan telah
diamil atau ditetapkan dalam suatu organisasi, perlu dicatat, diolah dan disimpan dengan aik untuk dijadikan ukti dimasa yang akan datang. &ari dua pengertian diatas dapa t disimpulkan ah%a manajemen gedung perkantoran adalaha mengatur gedung dari perencanaan pemuatan gedung sampai akti:itas yang ada dalam gedung.
III.1
Manajemen gedung 0 Perkantoran Melalui Pendekatan Manajemen Model ".3orm +rgani;ation Based +n I"
III.1.1 Pengertian "-3orm +rgani;ation adalah suatu organisasi teknologi erasiskan teknologi in$ormasi *I" dikemukakan oleh enry Lukas *"-3orm +rgani;ation, 1<== . Pada prinsipnya model organisasi ini sama dengan teori system yang terdiri &ario su-su system yang mekanisme kerjanya saling erhuungan atau terkait satu sama lain secara keseluruhan, dalam memecahkan masalah orgnisasi dalam mengamil keputusan. &alam teori system, orang-orang sendiri apakah seagai top manajer atau yang harus duduk ersama terliat langsung dalam memecahkan masalah organisasi karena idang tugasnya saling terkait sastu sama lain dengan tugas orang atau manajer lain. Bedanya dengan "-3otm ah%a setiap Manajer tak perlu hadir ersama dala memecahkan masalah dalam satu ruangan tetapi cukup dengan meman$aatkan I" seperti e-mail. &imanapun mereka erada isa terliat dalam mengamil keputusan asal mengakti$kan komputernya. Adapun prinsip-prinsip model ".3orm ini adalah seagai erikut. 1. "ingkat organisasi rendah dan kalau perlu dia%ah top eksekuti$ satu tingkat saja. &engan menggunakan ".3orm ini paranan middle manager tidak diperlukan lagi karena kedudukan mereka seagai perantara saluran komunikasi dari atas kea%ah dan sealiknya sudah diganti dengan I" '. Komunikasi antara top eksekuti$ dengan a%ahannya tidak lagi melalui orang
dengan orang
tetapi
digantikan I",
erupa internet,
atau
telecon$erence, atau :ideo :isual. Misalnya kalau sesorang melihat gejala yang akan merugikan organisasi, dia dapat memerdayakan dirinya dengan mengakses komputernya untuk memeritahukan keseluruh jajaran pimpinan tentang masalah yang dihadapi oleh organisasi. &engan demikian mulai dari atas top eksekuti$ dan semua pejaat a%ahannya
dapat menerima pesan itu dan dapat melihat dilayar computer siapa yang ericara. 5elanjutnya mereka dapat mengikuti diskusi memalalui I" dan dapat pula mengamil tindakan yang akan dilakukan. &engan demikian melalui I" orang cepat pula menyearkan in$ormasi kesemuan pihak yang terkait dengan masalah atau gejala yang dihadapi oleh organisasi. Peyearan in$ormasi melalui I" ini akan mementuk jaringan komunikasi *net%ork tidak hanya secara internal organisasi tetapi tetapi djuga dengan pihak eksternal yang terkait dengan tindakan yang akan diamil. . 5etiap pejaat tidak terikat lagi pada suatu tempat untuk rapat dan untuk terlihat dalam pengamilan keputusan mengani masalah organisasi. Misalnya manajer produksi sedang erada diluar negeri. Manajer marketing terhamat kemacetan lalu lintas sehingga dengan mengakses komputernya mereka dapat terliat mengikuti rapat atau diskusi dalam jarak jauh 2. 5eagai tenaga pelaksana, perlu dientuk kelompok-kelompok kerja dia%ah seorang ketua kelompok yang memidangi tugas-tugas di:isi masing-masing.
Model "-3orm ini cepat mengantisipasi gejala yang timul dilingkungan masyarakat dan menciptakan e$isiensi tinggi karena dapat menghemat $asilitas ruangan, seperti penggunaan A4, air, dan listrik dan dapat pula menghemat pemakaian kertas karena para pemimpin tidak mutlak harus kekantor. Mungkin karya%an pelaksana tertentu yang perlu datang ke kantor. Penerapan "-3orm pada organisasi 6egara atau s%asta ertujuan untuk mempercepat pelayanan kepada masyarakat atau pelanggan. +leh sea itu pada de%asa ini telah anyak lemaga pemerintah atau perusahaan menggunakan
III.1.'
Penerapan Pendekatan Model ".3orm +rgani;ation Based +n I" pada Manajemen edung Perkantoran
Manajemen Model ". 3orm memiliki konsep pelaksanaan manajemen yang ramping, tidak memutuhkan organisasi yang esar. Manajemen gedung Model "3orm tidak anyak memutuhkan anyak ruangan untuk unit-unit kerja, model "$orm tidak mengharuskan manajer masuk kantor, maka keutuhan ruangan dengan segala $asilitasnya dapat dihemat, ukan erarti tidak ada ruangan untuk menanjer, tapi cukup digaung dengan karya%an lainnya.
edung kantor kon:ensional yang esar tentu memutuhkan iaya operasional yang tinggi, mulai dari pera%atan gedung, $asilitas penerangan, pendingin ruangan, dan yang lainnya, gedung kon:ensional yang esar memuat kinerja karya%an menjadi lamat, contohnya jika gedung terseut memiliki lantai ertingkat maka akan diutuhkan %aktu untuk mencapai ruangan unit kerja lainnya, dan ini memakan %aktu dan sangat tidak e$ekti$ dan e$isien.
&a$tar Pustaka
1. alimah, Mas. *'>12 Administrasi Perkantoran. "angerang 5elatan? /ni:ersitas "eruka '. Ari$, Mirrian 5jo$jan. *'>1= Organisasi dan Manajemen. "angerang 5elatan? /ni:ersitas "eruka
