MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN Oleh : Badri Munir Sukoco
Penerbit Erlangga
BAB 1 MANAJEMEN ADMINISTRASI
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 1 • Mengetahui sejarah dan perkembangan Ilmu Administrasi •
ema am
e n s ser a ungs
mu
m n s ras
• Memahami perkembagan teori manajemen yang mempengaruhi pengelolan administrasi Mengetahui prospek karier di bidang administrasi • Mengetahui Penerbit Erlangga
1.1 PENGERTIAN DAN FUNGSI
• Definisi ilmu administrasi perkantoran rangkaian aktivitas merencanakan, merencanakan, mengorganisasikan, mengorganisasikan, mengara an, mengawas , an mengen a an ngga menyelenggarakan menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Penerbit Erlangga
Office Support Functions • Fungsi rutin • Fungsi teknis • Fungsi analisis interpersonal • Fungsi interpersonal
• Fungsi managerial Penerbit Erlangga
1.2 EVOLUSI TEORI MANAJEMEN Menurut Quible (2001), 4 tahapan dalam teori manajemen, yaitu :
• Manajemen ilmiah (awal tahun 1900-an) • Manajemen administratif (awal tahun 1930-an) • Manajemen hubugan manusia (tahun 1940-1950) • Manajemen modern (sekarang ini) Penerbit Erlangga
Klasifikasi Teori Manajemen Menurut Odgers (2005) • Manajemen klasik • Manajemen perilaku • Manajemen ilmiah • Manajemen kualitas
Penerbit Erlangga
1.3 MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN
• Menurut Menurut Odgers Odgers (2005), (2005), manajer manajer administ administrasi rasi bertanggung bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.
Penerbit Erlangga
Tanggung Jawab Manager Administrasi • Perencanaan • Pengorganisasian • Pen Pen alok alokas asia ian n staf staf • Pengarahan • Pengawasan • Tantangan • Kualifikasi
Kiat Menjadi Pegawai Administrasi
1.
Menjadi or orang ya yang ef efisien
2.
Mengetahui penggunaan software
3.
Meng Menget etah ahui ui pr pros osed edur ur dala dalam m men menyi yiap apka kan nd dan an memroses komunikasi tertulis
4.
Memahami ko konsep d da ari pr prosedur equipment oriented
5.
Meng Menget etah ahui ui pr pros osed edur ur dan dan lan langk gkah ah ke kerj rja a unt untuk uk bernegosiasi
6.
Men engg ggu unakana ana otom otoma atisa tisasi si kanto antorr Penerbit Erlangga
7.
Meng Menggu guna naka kan n sumb sumber er data data yang yang kr kred edib ibel el
8.
filing dan records control Memahami filing dan
9.
Mema Memaha hami mi jasa jasa lan lanya yana nan n bank bank yang yang be berh rhu ubu bung ngan an dengan prosedur kantor
10. 10. Meng Menget etah ahui ui pe pent ntin ingn gnya ya job job campaign 11. Menya Menyada dari ri pelua peluang ng karie karierr dan dan mobili mobilitas tas pek pekerj erjaan aan
1.4 PROSPEK KARIER
• Virtual Assistant • Karier
Penerbit Erlangga
BAB 2 ORGANISASI PERKANTORAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 2
• Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu merancang dan memodifikasi struktur organisasi a m n stras per antoran. • Memahami posisi sekretaris dan kesekretarisan di kantor administrasi modern
Penerbit Erlangga
2.1 PRINSIP ORGANISASI
6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi
• Spesialisasi pekerjaan • Departementalisasi • Rantai komando • Rentang pengawasan • Sentralisasi dan Desentralisasi • Formalisasi Penerbit Erlangga
2.2 STRUKTUR ORGANISASI • Struktur Garis Direktur
Sekretaris
Bendahara
Manajer Operasi
Supervisor
Supervisor Penerbit Erlangga
• Struktur Garis dan Staf Direktur Utama
Asisten Direktur Utama
Direktur Keuangan
Direktur Produksi
Direktur Pemasaran
Supervisor
Direktur SDM
Supervisor Penerbit Erlangga
• Struktur Fungsional Rektor
Pembantu Rektor I Bidang Akademik
Pembantu Rektor II Bidang Administrasi
Pembantu Rektor III Bidang Kemahasiswaan
Dekan
Pembantu Dekan I
Pembantu Dekan II
Pembantu Dekan III
Penerbit Erlangga
• Struktur Produk
Direktur Utama Astra Company
Direktur Toyota Astra Motor
Manajer Keuangan
Direktur Daihatsu Astra Motor
Manajer Produksi
Direktur Honda Astra Motor
Manajer Pemasaran
Manajer Personalia
Penerbit Erlangga
• Struktur Komite
Presiden
Menteri Negara Dep
Menteri Negara Non Dep
Pejabat Setingkat Menteri
Komite : KPU, KPPU
Penerbit Erlangga
• Struktur Matriks
Direktur Produksi
Direktur Keuangan
Direktur Pemasaran
Mana er Proyek A
Manajer Proyek B
Penerbit Erlangga
2.3 MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN • Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang (Gomez-Mejia, dkk, 2004)
Penerbit Erlangga
Tiga Hal Penting dalam Merancang Sebuah Pekerjaan • Analisis alur kerja (work flow analysis) • Strategi bisnis yang diambil • Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut
Lima Pendekatan dalam Merancang Pekerjaan • Penyederhanaan Pekerjaan • Pemekaran Pekerjaan • Perotasian Pekerjaan • Pemerkaya Pekerjaan • Desain Pekerjaan
Penerbit Erlangga
Analisis Pekerjaan
• Menganalisis pekerjan merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat epu usan en ang pe er aan. a n a u an engan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut
Penerbit Erlangga
Mendeskripsikan Pekerjaan
Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam pekerjaan.
Penerbit Erlangga
Dua Jenis Deskripsi Pekerjaan
• Deskripsi pekerjaan secara khusus • Deskripsi pekerjaan secara umum
Empat Elemen Penting Deskripsi Pekerjaan • Identifikasi informasi • Ringkasan pekerjaan • Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan • Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum
Penerbit Erlangga
2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN
Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris, yaitu: 1. Sebagai pusat informasi 2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan 3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi organisas i lain, dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran
Penerbit Erlangga
Tiga Aspek Jenis Jabatan Sekretaris
• Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab • Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja • Berdasarkan spesialisasi
Lima Bagian Tugas Sekretaris
• Tugas perkantoran • Tugas resepsionis • Tugas keuangan • Tugas sosial • Tugas insidentil Penerbit Erlangga
Tiga Tahapan yang Dilalui Sekretaris 1. Dependance pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan ketergantungan yang tinggi pada atasan dan rekan kerja. 2. Independence seiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap pekerjaan, sekretaris semakin mampu memahami dan menjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia dibutuhkan organisasi. 3. Interdependen dence sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang konstruktif. Penerbit Erlangga
BAB 3 SISTEM PERKANTORAN PERKANTORAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 3
Mengetahui konsep sistem administrasi di kantor • Mengetahui modern.
• Memahami otomatisasi sistem • Dapat merancang dan memodifikasi sistem administrasi di kantor dengan menggunakan sistem yang ada Penerbit Erlangga
3.1 KONSEP SISTEM • Desain Sebuah Sistem
Penerbit Erlangga
Sistem
berhubungan • Sistem terdiri dari sub sistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan
• Dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan suatu kesatuan, di mana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan
Penerbit Erlangga
Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem (Quible, 2000) adalah: adalah : • Mengoptimalkan hasil penggunaan sumber daya yang efisien • • Mengefisienkan aktivitas dalam kantor • Alat bantu pencapaian tujuan organisasi • Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya Penerbit Erlangga
Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem:
• Pengoperasian Pengoperasian kurang fleksibel •
, mengubah metode dan prosedur suatu organisasi
• Memerlukan waktu sosialisasi • Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi Penerbit Erlangga
Karakteristik Sistem
• Fleksibel • Mudah diadaptasikan • Sistematis • Fungsional • Sederhana • Pemanfaatan sumber daya yang optimal.
Penerbit Erlangga
Unsur Sistem • Input •
rocessin
• Output • Feedback • Pengawasan Penerbit Erlangga
• Fungsi Sistem dalam Organisasi
Penerbit Erlangga
Tahapan dalam Pengembangan Sistem • Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari. • Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan • Analisis proses yang sedang berjalan • Rencanakan proses yang dikembangkan
• Buat proses baru Penerbit Erlangga
Jenis Sistem
• Sistem pada tingkatan operasional • Sistem pada tingkatan staf (perkantoran) • Sistem pada tingkatan manajemen • Sistem pada tingkatan strategis
Penerbit Erlangga
3.2 ALAT-ALAT SISTEM
1. Baga Bagan n beba beban n kerj kerja a (workload chart) Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan prose rosess er a 2. Baga Bagan n alir aliran an ker kerja ja (work-flow chart) Sering digunakan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang yang membantu mengidentifikasika mengidentifikasikan n tiap langkah dalam proses kerja spesifik Penerbit Erlangga
3. Bagan Bagan layou layoutt kerj kerja a (work-layout (work-layout chart ) • Digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan pada kantor • Dapat mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung berulang 4. Bagan proses kerja (work-process chart) Menggambarkan sebuah proses kerja yang harus dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan
5. Diagram balok ED EDP (electronic data processing) Umumnya digunakan untuk pengambaran sistem yang a an n ergras an engan ompu er
1. Bagan be beban ke kerja (workload chart) Daftar Aktivitas Kerja
2. Bagan aliran kerja (work-flow chart)
3. Bagan layout kerja (work-layout (work-layout chart )
4. Bagan proses kerja (work-process chart)
5. Diag Diagra ram m bal balok ok EDP EDP (electronic data processing)
BAB 4 KOMUNIKASI PERKANTORAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 4 • Menjelaskan pentingnya mempunyai ketrampilan komunikasi yang baik di tempat kerja • Menun Menun ukan ukan erbe erbedaa daan n okok okok antara antara saluran saluran komunikasi formal dan informal Mendiskusikan proses komunikasi komunikasi • Mendiskusikan
• Mengidentifikasikan delapan hambatan komunikasi utama antarmanusia dan dalam organisasi-organisasi Penerbit Erlangga
4.1 KOMUNIKASI
• Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan ters te rseb ebut ut da at dim dimen en er erti ti dan dan mens mensti timu mula lasi si tin tinda daka kan n atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut (Bovee, 2003)
Penerbit Erlangga
• Bagan Proses Komunikasi
Penerbit Erlangga
Empat Fungsi Komunikasi
• Fungsi kontol • Fungsi motivasi • Fungsi emosi • Fungsi informasi
Penerbit Erlangga
4.2 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF - Bentuk dasar komunikasi yaitu : •
omun as ver a
• Komunikasi non verbal • Komunikasi tulisan.
Penerbit Erlangga
Empat Asas Komunikasi • Komunikasi berlangsung berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain • Orang hanya memahami suatu hal jika menghubungkan dengan hal yang dimengerti • Orang yang melakukan komunikasi memiliki kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti • Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelsan
• Manfaat Komunikasi yang Efektif
Meningkatkan tanggapan
Pemecahan masalah lebih cepat Keputusan yang lebih kuat
stakeholders
Meningkatkan citra profesional
Materi promosi yang lebih jelas
yang efektif
Hubungan bisnis yang lebih kuat
Meningkatkan produktivitas Arus kerja yang lebih siap dan efektif
Ciri Pesan yang Efektif
• Menyediakan informasi yang praktis • • Mengklarifikasi dan menyingkat infomarsi • Menyatakan tanggung jawab secara jelas • Membujuk dan menyadiakan rekomendasi Penerbit Erlangga
4.3 MENDENGARKAN
Elemen proses mendengarkan
• Memahami (sensing) • Menyaring (filtering) (remembering). • Mengingat (remembering).
Penerbit Erlangga
Kiat Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan • Komitmen untuk memperbaiki • Fokus • Meningkatkan akurasi penyaringan informasi • Konsentrasi untuk mengingat.
Penerbit Erlangga
Tantangan Komunikasi Masa Kini
• Perkembangan teknologi • Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai • Organisasi yang berbasis tim.
Penerbit Erlangga
4.4 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Bentuk komunikasi Formal
Informal
Inte Intern rnal al Komu Komuni nika kasi si yang yang suda sudah h direncanakan masingmasing bagian (surat, e, prosedur suatu organisasi
Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, memo, , , press release) release)
Ekster-
Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor face, telepon) (e-mail, face (e-mail, face to face,
nal
Komunikasi kasual yang terjadi antaranggota antaranggota organisasi (e-mail, faca (e-mail, faca to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi
4.5 HAMBATAN KOMUNIKASI DAN KIAT UNTUK MENGATASINYA • Empat hambatan komunikasi yaitu: .
.
2. Ganggua Gangguan n komunikas komunikasii (gangguan (gangguan fisik dan dan emosional) emosional) 3. Overload informasi 4. Penyarin Penyaringan gan yang tidak tidak te tepat. pat.
Penerbit Erlangga
• Kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan komunikasi (Quible, 2003), yaitu: .
e a u an pen e a an yang erpusa pa pa a au ens
2. Mengemba Mengembangka ngkan n iklim komun komunikasi ikasi yang yang terbuka terbuka 3. Komitmen Komitmen untu untuk k berkomun berkomunikasi ikasi secara secara etis. etis. 4. Mengguna Menggunakan kan pesan pesan yang yang singkat singkat dan efekt efektif. if.
Penerbit Erlangga
BAB 5 TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 5
• Menjelaskan pengertian komunikasi, jaringan dan konfigurasi yang tepat, dan peran pentingnya pada
• Menjelaskan sistem telepon dan bagaimana memilihnya • Mengetahui perkembagan telecommuting dewasa ini Penerbit Erlangga
5.1 TELEKOMUNIKAS TELEKOMUNIKASII
• Telekomunikasi Telekomunikasi dapat didefinisikan sebagai komunikasi yang menggunakan peralatan elektronik maupun elektromagnetik • Selain itu, Quible (2001) mendefinikan telekomunikasi telekomunikasi sebagai transmisi informasi yang menggunakan teknologi telepon
Penerbit Erlangga
Manfaat Telekomunikasi Bagi Organisasi • Mendapatkan informasi pada waktu yang tepat di tempat yang tepat • Mendapatkan data secara real-time • Memungkinkan Memungkinkan operasi perusahaan (baik fasilitas maupun SDM) tersebar di berbagai tempat
Penerbit Erlangga
Jalur Komunikasi
• Fungsi utama jalur komunikasi adalah untuk memfasilitsasi transmisi suara, data, atau gambar ke komputer atau peralatan lain. • 6 jenis jalur komunikasi, yaitu: twisted-pair wire, coaxial cable, microwaves, satelit, fiber optics, dan wireless radio frequencies
Penerbit Erlangga
5.2 JARINGAN KOMUNIKASI
• Jaringan komunikasi yang telah tersedia akan semakin mempercepat mempercepat penyelesaian berbagai tugas kerja • Kemampuan untuk mengirim dan menerima data serta informasi antara dua tempat memberikan kesempatan kepada pegawai untuk menyelesaikan tugas lebih efisien dan efektif dibandingkan sebelumnya
Penerbit Erlangga
•
Jaringan komunikasi dapat diklasifikasikan dalam beberapa hal, berdasarkan :
1.
Topologi
2.
Kepemilikan
3.
Geografi
Penerbit Erlangga
1. Jaringan Komunikasi Berdasarkan Topologi • Bintang
Penerbit Erlangga
• Topologi hierarki (konfigurasi pohon)
Penerbit Erlangga
• Topologi jala
Penerbit Erlangga
• Topologi bus
Penerbit Erlangga
• Topologi cincin
Penerbit Erlangga
• Tipologi hybrid
Penerbit Erlangga
2. Jaringan Komunikasi Berdasarkan Kepemilikan • Private Jaringan ini biasanya melayani kebutuhan internal organisasi yang tertutup akses publik
• Publict Jari Jaring ngan an ini ini diba dibang ngun un oleh oleh pe peru rusa saha haan an te tele leko komu muni nika kasi si yang menjual layanan ke publik. Ada dua macam jaringan, yaitu Public Switched Telephone Network (PS (PSTN) TN) dan dan inte intern rnet et
Penerbit Erlangga
• Value Added Network Jaringan ini hampir sama dengan jaringan publik, yang menawarkan fasilitas transmisi berupa
Penerbit Erlangga
3. Jaringan Komunikasi Berdasarkan Geografi • Wide Area Networks (WAN) • Metropolitan Area Networks (MAN) • Local Area Networks (LAN)
Penerbit Erlangga
5.3 TELEPON • Empat jenis sistem telepon yang biasa digunakan perusahaan, yaitu: Key yaitu: Key system, PBX, PABX, Centrex. •
a am ua e a e era r em ang an penggunaan penggunaan sistem telepon alternatif, yaitu: Wideboard data service, Sistem telepon seluler, dan Layanan 008
Penerbit Erlangga
5.4 INTERNET • Internet telah muncul sejak awal 1960-an memulai Defense • Pada tahun 1973, pemerintah USA memulai Defense vance esearc ro ec s gency yang bertujuan untuk mendapatkan teknik terbaru agar komputer bisa berkomunikasi dan bertukar data dalam jaringan
Penerbit Erlangga
• Tahun 1986, National Science Foundation di USA mengembangkan NSFNET, yang saat ini merupakan jalur utama utama komunikasi komunikasi di internet • Tahun 1989, sistem internet mulai mengintergrasikan semua protokol yang ada dalam struktur jaringan dasar dengan menggunakan Interkoneksi Sistem Terbuka
Penerbit Erlangga
• Pada akhir tahun 1991, internet telah menghubungkan 5 ribu jaringan pada 36 negara dan melayani 700 komputer serta 4 juta pengguna • Pada tahun 1995, dengan dilepaskannya larangan komersial, internet berkembang berkembang dengan pesat yang memberikan penggunanya layanan informasi yang luas
Penerbit Erlangga
Karakteristik Internet • Protokol merupakan salah satu standar yang memungkinkan pengiriman dan penerimaan informasi client dan server dapat server dapat terjadi di melalui program client dan internet • Protokol yang digunakan perusahaan untuk mengakses internet juga digunakan untuk mengembangkan intranet
Penerbit Erlangga
•
Internet dapat diakses melalui beberapa cara dengan menggunakan teknologi komunikasi, antara lain:
1. Akses LAN 2. Akses Cable 3. Akses Dial-up 4. Shell Akses
Penerbit Erlangga
Layanan Internet
1.
E-mail
2.
World Wide Web
3.
FTP (File Transfer Protocol)
4.
Usenet
5.
Listserv
6.
Internet Messenger
7.
Internet Telephone
8.
Telnet Penerbit Erlangga
5.5 TELECOMMUTING DAN TELEKOMUNIKASI • Gomez-Meija dkk (2004) mendeskripsikan telecommuting sebagai telecommuting sebagai perencanaan kerja yang kantor (biasanya (biasanya di rumah, di kantor kecil, atau di jalan) dengan selalu menghubungkan diri ke kantor melalui telepon, faksimile, ataupun email
Penerbit Erlangga
Karakteristik Pekerjaan dan Pegawai Telecommuter 1. Peke Pekerj rjaa aan n yan yang g jela jelass dan dan dapa dapatt diuk diukur ur 2. Membu Membutuh tuhka kan n inter interak aksi si hari harian an deng dengan an kelo kelomp mpok ok er a 3. Membu Membutuh tuhka kan n intera interaksi ksi seti setiap ap hari hari denga dengan n pelang pelanggan gan 4. Pekerj Pekerjaan aan (misa (misalny lnya a meng mengeti etik, k, dat data a entri entri,, atau atau melakukan hubungan telepon) yang dapat dilakukan secara baik di luar kantor
Penerbit Erlangga
5.
Jika Jika jaba jabata tan n man manaj ajem emen en,, apak apakah ah hal hal ini ini aka akan n berlangsung permanen atau hanya sementara (karena
6.
Pekerj Pekerjaan aan yang yang tida tidak k memerl memerluk ukan an tingk tingkat at intera interaksi ksi yang tinggi dengan pegawai lain dalam melakukan pekerjaannya
Penerbit Erlangga
Dampak Negatif Telecommuting Negatif Telecommuting 1. Pegawa Pegawaii dap dapat at mengh menghind indar ar dari dari pe peng ngawa awasan san pihak pihak manajemen 2. Pega egawai wai ak akan beran ranggap gapan telecommuting menyebabkan mereka terkucil dari rekan kerjanya 3. Pega Pegawa waii aka akan n keh kehil ilan anga gan n int inter erak aksi si sosi sosial al 4. Pega Pegawa waii kem kemun ungk gkin inan an be besa sarr ber beran angg ggap apan an telecommuting menambah telecommuting menambah tingkat stres dalam rumah tangganya 5. Pega Pegawa waii mun mungk gkin in memp mempun unya yaii ang angga gapa pan n telecommuting berdampak telecommuting berdampak kurang menguntungkan pada kariernya di masa yang akan datang Penerbit Erlangga
5.6 MANAJEMEN PELAYANAN TELEKOMUNIKASI telekomunikasi di organisasi saat ini • Pelayanan telekomunikasi semakin beragam dan semakin meningkat jumlahnya. sesuai dengan mengoptimalkan mengoptimalkan sistem telekomunikasi dan mengefisienkan biaya yang ditimbulkannya
Penerbit Erlangga
Manfaat Sistem Manajemen Telekomunikasi 1.
Mema Memaha hami mi pr pros oses es ke kerj rja a mas masin ingg-ma masi sing ng elem elemen en dalam sistem telekomunikasi telekomunikasi dan bagaimana menghasilkan efisiensi dari hal tersebut
2.
Mema Memaha hami mi ting tingka katt efis efisie iens nsii yang yang aka akan n diha dihasi silk lkan an jika beberapa beberapa aspek teknik dari sistem digabungka digabungkan n pengoperasiannya
3.
Mema Memaha hami mi ke kemu mung ngki kina nan n bag bagii man manaj ajer er un untu tuk k mendapatkan informasi yang dibutuhkan pada saat dibutuhkan Penerbit Erlangga
4.
Memah emaha ami pot poteensi pen peng gemb embangan gan sist sisteem berdasarkan perkembangan teknologi yang dapat memberikan manfaat optimal bagi organisasi
5.
Meng Mengoo oord rdin inas asik ikan an pen penge gemb mban anga gan n kese keselu luru ruha han n sistemm daripada pendekatan yang hanya mempengaruhi bagian dari sistem
Penerbit Erlangga
Mengontrol Biaya Telekomunikasi •
Beberapa saran yang diberikan dalam upaya mengontrol biaya telekomunikasi (Rowe, 2002), yaitu : .
engoor nas an sega a aspe telekomunikasi
a am s s em
2. Menyiapk Menyiapkan an peru perusaha sahaan an alternati alternatiff yang dapat dapat menyediakan layanan telepon jarak jauh guna menentukan kesesuaian dengan anggaran perusahaan 3. Mempertim Mempertimbang bangan an pen penggun ggunaan aan peralata peralatan n baru baru jika kondisi membutuhkan Penerbit Erlangga
4. Mene Menent ntuk ukan an efe efekt ktif ifit itas as pe peng nggu guna naan an sist sistem em telekomunikasi melalui pembelian atau menyewanya (leasing) . penggunaan layanan telekomunikasioleh pegawai 6. Mema Memasa sang ng fitu fiturr te tele lepo pon n yan yang g pal palin ing g bany banyak ak digunakan untuk keefektifan biaya 7. Mend Mendes esai ain n sist sistem em tele teleko komu muni nika kasi si bar baru u sebag sebagai ai platform yang dapat mendukung perkembangan telekomunikasi di masa yang akan datang Penerbit Erlangga
BAB 6 MANAJEMEN KEARSIPAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 6
• Mengetahui tujuan dan fungsi kearsipan, memahami siklus kearsipan, mampu mengorganisasi mengorganisasi program , melakukan sistem menejemen kearsipan
Penerbit Erlangga
Alasan Manusia Merekam Informasi • Alasan pribadi • Alasan sosial • Alasan ekonomis • Alasan hukum • Alasan instrumental instrumental • Tujuan simbolis • Pengembangan ilmu pengetahuan Penerbit Erlangga
6.1 MANAJEMEN ARSIP • Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan Dokume men n u a dide didefi fini nisi sika kan n seba seba ai info inform rmas asii an • Doku diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis
Penerbit Erlangga
• Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kert ke rtas as mau mau un med media ia ele elekt ktro roni nik k • Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan
Penerbit Erlangga
Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari:
• Isi • Struktur • Konteks
Penerbit Erlangga
Pengklasifikasian Arsip
DOKUMEN (RECORD/ ARSIP DINAMIS) ARSIP
AKTIF
INAKTIF
ARSIP STATIS (ARCHIVES)
Penerbit Erlangga
•
Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu:
1. Life Cycle Model (Model l (Model Siklus Hidup) 2. Re Reco cord rdss Con Conti tinu nuum um Mode Model l (Model (Model Arsip Berkelanjutan) Berkelanjutan)
Penerbit Erlangga
Arsip Dinamis (Dokumen) dan Arsip
• Arsip dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan sebagai aktvitas tersebut
Penerbit Erlangga
•
Menurut Basuki (2003), Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu:
1. 2. 3. 4.
Dok Dokumen Ad Adminis inistr trat atif if Dokumen Ak Akuntansi Dokumen Proyek Dokumen Ka Kasus
Penerbit Erlangga
Penggolongan Dokumen
• Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan menjadi : 1. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun 2. Dokumen Dokumen Inaktif, Inaktif, yaitu yaitu dokumen dokumen jangka jangka panjang panjang dan dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun
Penerbit Erlangga
6.2 MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN •
Sistem penyimpanan penyimpanan arsip :
1. Sist Sistem em Hast Hastaw awii (ma (manu nual al)) 2. Sist Sistem em Ba Barc rcod odin ing g
Penerbit Erlangga
Penaksiran • Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi •
a gun guna merupa an asar penen uan a wa re ens bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya
Penerbit Erlangga
•
Nilai guna arsip dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Nila Nilaii guna guna pr prim imer er ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain: - Nilai guna adminisr adminisratif atif - Nilai Nilai gun guna a fiskal fiskal - Nilai Nilai gun guna a huku hukum m - Nilai Nilai guna guna histo historis ris Penerbit Erlangga
2. Nilai Nilai guna guna seku sekund nder er ada dua nilai guna yang termasuk nilai guna sekunder, ya u: - Nilai guna kebu kebuktia ktian n - Nilai guna informas informasiona ionall
Penerbit Erlangga
ALFRED •
.
Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED (Santen, 1955): m n s ra
a ue
2. Legal Value 3. Fiscal Va Value 4. Research Value 5. Educ ducati ational Value 6. Documentary Valu alue Penerbit Erlangga
6.3 SISTEM PENGINDEKSAN • Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda en en enal al un untu tuk k memu memuda dahk hkan an en enen entu tuan an te tem m at penyimpanan dan penemuan kembali arsip • Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku
Penerbit Erlangga
• Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip (Gie, 2000), yaitu : .
s em
rono og s
2. Sist Sistem em Abja Abjad d 3. Sist Sistem em Sub Subye yek k 4. Sist Sistem em Nume Numeri rik k 5. Sist Sistem em Ge Geog ogra rafi fiss
Penerbit Erlangga
BAB 7 ARSIP MANUAL
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 7
• Mengetahui tujuan dan fungsi arsip manual, memahami siklus arsip manual, mampu mengorganisasi program an s stem stem mana mana emen emen ars ars p sec secar ara a man manua ua
Penerbit Erlangga
7.1 SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL
• Dewasa ini, sistem s istem kearsipan secara manual kurang begitu populer karena banyak organisasi yang mulai mengimplementasikan program paperless program paperless office dan
• Namun, Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola berupa kertas, CD maupun media fisik lainnya
Penerbit Erlangga
•
Dalam mengelola arsip secara manual, organisasi harus mengklasifikasikan dan mengelolanya dalam dua tipe dokumen, yaitu :
1. Dokumen Ak Aktif 2. Dok Dokumen In Inaktif tif
Penerbit Erlangga
Siklus Hidup Arsip dalam Perusahaan
2 Pemanfaatan
3 eny en y mpan mpanan an
1 Penciptaan 4 Retrieval 5 Disposisi
Penerbit Erlangga
Sistem Penyimpanan
• Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu: 1. Penyimpanan Penyimpanan Terpusat (Sentralisasi) 2. Penyim Penyimpan panan an Desen Desentra tralis lisasi asi 3. Kombinasi Kedua Sistems Sistems
Penerbit Erlangga
1. Sistem Sentralisasi •
Manfaat penggunaan penggunaan sistem sentralisasi, adalah :
1.
Mencegah duplikasi
2.
Layanan lebih baik
3.
Adanya keseragaman
4.
Menghemat waktu
5.
Meng Menghe hema matt ru ruan anga gan, n, pe pera rala lata tan, n, dan dan ala alatt tu tuli liss k kan anto torr
6.
Jasa ke kepada bagian lain Penerbit Erlangga
6. Memun Memungki gkink nkan an pen pengam gaman anan an yan yang g lebih lebih ter terpad padu u 7. Adanya Adanya kese keserag ragam aman an dala dalam m pena penanga ngana nan n pendid pendidika ikan n dan pelatihan bagi manajer dokumen 8. Pela Pelaya yana nan n doku dokume men n diba dibawa wah h satu satu atap atap
Penerbit Erlangga
•
Kerugian sistem sentralisasi :
1. Kesulitan fi fisik 2. Keb eboc ocor oran an inf inform ormasi 3. Berba Berbagai gai bagian bagian mun mungk gkin in memp mempun unya yaii kebutu kebutuha han n yang berlainan 4. Adanya Adanya ket ketak akuta utan n aka akan n hila hilangn ngnya ya doku dokumen men 5. Pemak Pemakai ai tida tidak k langsu langsung ng mem memper perole oleh h dokum dokumen en b bila ila diperlukan Penerbit Erlangga
2. Sistem Desentralisasi
•
Keuntungan dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu :
1. Deka Dekatt deng dengan an pem pemak akai ai 2. Sistem Sistem ini ini sangat sangat cocok cocok bila bila inform informasi asi rahasia rahasia yang yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan 3. Hemat Hemat waktu waktu dan tenaga tenaga dalam dalam pengangk pengangkutan utan berk berkas as Penerbit Erlangga
•
Kerugian dari penggunaan penggunaan sistem desentralisasi, desentralisasi, yaitu :
1. Pengaw Pengawasa asan n rela relatif tif sulit sulit un untu tuk k dila dilakuk kukan an . , itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien 3. Karen Karena a prop proposi osisi si pek pekerj erjaan aan un untuk tuk menyim menyimpa pan n dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan Penerbit Erlangga
4. Sistem Sistem ini ini akan akan mengalam mengalamii kesulit kesulitan an pemberka pemberkasan san berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih . peralatan 6. Masing-ma Masing-masing sing bagian bagian menyimpa menyimpan n dokumen dokumennya nya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat
Penerbit Erlangga
3. Sistem Kombinasi •
Sistem kombinasi memiliki keuntungan, keuntungan, yaitu :
• •
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
serta dokumen yang hilang • Menekan duplikasi dokumen • Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik • Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan pemusnahan Penerbit Erlangga
•
Di sisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai beri be riku kutt :
1. Karen Karena a doku dokumen men yang yang bert bertaut autan an tida tidak k ditemp ditempatk atkan an penggunaan dokumen yang dimaksud 2. Kuran Kurang g luwes luwes kare karena na kese keserag ragam aman an di di seluru seluruh h unit unit belum atau tidak ada 3. Masal Masalah ah yang yang beras berasal al dari dari sistem sistem sentra sentralis lisasi asi dan dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat Penerbit Erlangga
7.2 PENYIMPANAN ARSIP •
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan perlengkapan penyimpanan, penyimpanan, antara lain :
1.
Jen Jenis dokumen yan yang akan disim isimpa pan n
.
ecepa an peman aa an yang
per u an
3.
Kebutuhan ruangan
4.
Pertimbangan ke keamanan
5.
Biaya peralatan
6.
Biaya op operasional pe penyimpanan
7.
Juml Jumlah ah pe pema maka kaii yan yang g men menga gaks kses es dok dokum umen en seca secara ra teratur Penerbit Erlangga
Faktor yang dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan 1.
Kesetaraan (compatibility) compatibility) peralatan
2.
Efisiensi
3.
Kualitas
4.
Ekonomis
Penerbit Erlangga
• Peralatan penyimpanan dapat digologkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis •
era a an peny mpanan manua er r ar : p n e file, Vertical filing cabinet, Open-self file, Lateral files, Unit box lateral file, Card file, Microrecord file, File media lainnya. lainnya.
Penerbit Erlangga
7.3 PERENCANAAN RUANGAN • Salah satu faktor yang patut dipertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan disimpan ada ada ru ruan an te ters rseb ebut ut • Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang disangga oleh lantai dengan aman
Penerbit Erlangga
7.4 PEMUSNAHAN ARSIP
•
Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan
Penerbit Erlangga
• Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu: 1. Penc Pencac acah ahan an 2. Pemb Pembak akar aran an 3. Pemusn Pemusnah ahan an kimiaw kimiawii 4. Pemb Pembub ubur uran an
Penerbit Erlangga
BAB 8 MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 8
• Mengetahui tujuan dan fungsi arsip elektronik, memahami siklus elektronis • Mampu mengorganisasi dan melakukan manajemen arsip secara elektronis
Penerbit Erlangga
8.1 PENDAHULUAN • Kita selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan pekerjaan administrasi sehari-hari, yang mengakibatkan volume dan jumlah dokumen yang dike dikelo lola la oleh oleh or anis anisas asii sema semaki kin n meni menin n kat kat • Walaupun sistem kearsipan manual akan memudahkan kita menemukan dokumen yang kita butuhkan, namun tingkat pertumbuhan arsip / dokumen berupa kertas akan semakin meningkat dan lambat laun menjadikan dokumen sulit untuk ditemukan Penerbit Erlangga
Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektrolis 1.
Cepat ditemukan
2.
Peng Pengin inde deks ksan an yang yang flek fleksi sibe bell
3.
Pencarian se secara full-text
4.
Keci Ke cill kem kemun ungk gkin inan an fil filee aka akan nh hil ilan ang g
5.
Menghemat tempat
6.
Men eng garsi arsip p seca secarra digit igita al
7.
Ber erb bagi ars arsip ip seca secara ra mudah
8.
Meningkatkan ke kea amanan
9.
Mudah melakukan recovery data Penerbit Erlangga
Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem Pengelolaan Secara Elektrolis 1. Adanya Adanya pelua peluang ng un untuk tuk meman memanipu ipulas lasii file file 2. Kesuli Kesulitan tan un untuk tuk ber berba bagi gi file file kare karena na form format at file file maupun e erse aan ar ngan maupun a ses un u berbagi file dengan yang lain 3. Kemun Kemungki gkina nan n rusak rusakny nya a file seti setiap ap saat saat tanp tanpa a adany adanya a indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang virus atau terhapus secara permanen karena tidak sengaja
Penerbit Erlangga
Manajemen Arsip Berkelanjutan -Strategi pemasaran yang
Pendekatan Terintergrasi
Manajemen Arsip Elektronis
berfokus pd pelanggan -Pemikiran arsip post-modern - Model Model arsip arsip kontinum kontinum
Kerangka Kerja Terintergrasi
-Budaya bersama -Standar bersama -Pembagian informasi -Koordinasi -Kolaborasi
Pengawasan Terintergrasi
-Kontrol produk -Kontrol proses -Kontrol servis
Checklist •
Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan menggunakan arsip elektrolis, yaitu :
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kebi akan dan rosedur Pendidikan da dan training Kera Ke raha hasi siaa aan nd dan an ke keju juju jura ran n Cakupan dokumen Metadata Manajemen file Mana Manaje jeme men n pe peny nyim impa pana nan n Penerbit Erlangga
8. Ket eter erse sedi dia aan arsip rsip 9. Audit Trail . 11. Pembarua Pembaruan n media atau atau transfer transfer 12. 12. Disp Dispos osal al
Penerbit Erlangga
8.2 MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
• Komputerisasi dokumen dibangun pada kekuatan dokumen kertas: Data di-scan atau dipindahkan secara elektronik dan kopi digital dengan resolusi tinggi disimpan dalam hard drive atau optical disk • Indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor referesi, atau tanggal dibuat
Penerbit Erlangga
Sistem Pengarsipan Arsip elektronis •
Saat ini terdapat tiga sistem utama di pasar:
1.
Sist Sistem em Mana Manaje jeme men n Doku Dokume men n Elek Elektr tron onis is
2.
Sist Sistem em Pemi Pemind ndai aian an Elek Elektr tron onis is
3.
Sist istem Manajem ajemen en Doku okumen
Penerbit Erlangga
Empat Komponen Dasar dalam Memilih Sistem •
Memindahkan dokumen
• •
Mengindeks dokumen
•
Mengontrol akses
Penerbit Erlangga
8.3 IMPLEMENTASI ARSIP ELEKTRONIS •
Aspek yang harus diperhatikan dalam mengimplementasikan mengimplementasikan arsip elektronik, yaitu :
1. Men evaluasi Kebutuhan 2. Menskala Pilot Project ke Project ke Solusi Perusahaan 3. Instalasi 4. Training 5. Isu-isu Hukum Support dan Pemeliharaan 6. Support dan
Penerbit Erlangga
8.4 RETENSI ARSIP ELEKTRONIS •
Dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elektronis, yaitu:
1. Rete Retens nsii Doku Dokume men n Trad Tradis isio iona nall 2. Retens Retensii Doku Dokumen men ber berdas dasark arkan an Fun Fungsi gsi dan dan Hub Hubun unga gan n
Penerbit Erlangga
BAB 9
PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 9
•
Mengetahui apa dan bagaimana pengawasan dapat dilakukan pada adminisrasi perkantoran
•
Mempunyai gambaran tentang pengawasan terhadap kuantitas dan kualitas pekerjaan
•
Mengimplementasi Mengimplementasi teknik-teknik pengawasan pekerjaan perkantoran
Penerbit Erlangga
9.1 PROSES PENGAWASAN •
Tujuan Pengawasan Pengawasan Administrasi Administrasi Kantor :
1. .
Meni Mening ngka katk tkan an kin kiner erja ja org organ anis isas asii seca secara ra kon konti tinu nu
3.
organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan Meni Menila laii de dera raja jatt pe penc ncap apai aian an re renc ncan ana a ke kerj rja a de deng ngan an hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai Penerbit Erlangga
4. Mengoo Mengoordi rdina nasik sikan an beb bebera erapa pa elem elemen en ttuga ugass atau atau program yang dijalankan 5. Menin katkan ke ketertarikan te terhada tu uan organisasi agar tercapai
Penerbit Erlangga
Manfaat Pengawasan 1. 2.
3. 4.
5.
Memb Memban antu tu mem memak aksi sima malk lkan an ke keun untu tung ngan an yan yang g akan akan diperoleh organisasi Memb embantu pegaw egawai ai da dalam lam me meningk ingka atk tka an produktivitas produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan Meny Menyed edia iaka kan n alat alat uk ukur ur pr prod oduk ukti tivi vita tass peg pegaw awai ai atau atau aktivitas yang objektif bagi organisasi Meng Mengid iden enti tifi fika kasi si be bebe bera rapa pa hal hal yang yang memb membua uatt rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya pemodifikasiannya Memb Memban antu tu pen penca capa paia ian nk ker erja ja sesu sesuai ai tin tingk gkat at atau atau deadline yang ditetapkan Penerbit Erlangga
Unsur Pengawasan
1. Fakt Faktor or-f -fak akto torr yan yang g diaw diawas asii 2. Iden Identi tifi fika kasi si has hasil il yan yang g diha dihara rapk pkan an 3. Pen Penguk gukuran kiner inerjja 4. Apli Aplika kasi si tind tindak akan an pe pemb mben enah ahan an
Penerbit Erlangga
Proses yang Dilakukan •
Cascio (2003), ada tiga proses dalam mengkontrol administrasi kantor, yaitu :
1.
Mendefinisikan arameter eker aan an an aka akan diawasi
2.
Menf Menfas asil ilit itas asii kin kiner erja ja yang yang he hend ndak ak dica dicapa paii
3.
Memotivasi pegawai
Penerbit Erlangga
Pengawasan
•
Hal utama yang dapat dijadikan dasar utama dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu
Penerbit Erlangga
•
Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Meija, Balkin, dan Cardy (2003), adalah :
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Supervisor Teman Sekerja Bawahan Menilai Diri Se Sendiri Pelanggan Komputer Umpan-balik 360 derajat Penerbit Erlangga
9.2 PENGAWASAN KUALITAS •
Teknik Pengawasan Kualitas
1.
Inspeksi Total
2.
Pengecekan pada Ar Area Te Tertentu
3.
Peng Pengon ontr trol olan an Ku Kual alit itas as de deng ngan an St Stat atis isti tik k
4.
Kesalahan Nihil Penerbit Erlangga
Total Quality Management •
Quible (2001), TQM perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran yang berpijak pada :
1.
Ke uasan elan
2.
Pen Pengukuran ran sta statist tistik ik yang ang akurat rat
3.
Perb Perbai aika kan n seca secara ra te teru russ-me mene neru russ te terh rhad adap ap pr prod oduk uk maupun layanan yang diberikan
4.
Ben enttuk h hu ubungan b bar aru ud den eng gan pegaw gawai
an
Penerbit Erlangga
9.3 PENGAWASAN KUANTITAS
•
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, beberapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain :
1. 2. 3. 4. 5.
Overtime Temporary help Part-timer he help Float oating work unit Cycle billing
Penerbit Erlangga
9.4 METODE PENGAWASAN ALTERNATIF • Behavior-oriented rating methods • Results-oriented rating methods
Penerbit Erlangga
BAB 10 PENGAWASAN DAN ANGGARAN BIAYA
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 10
•
Mengetahui apa dan bagaimana penganggaran yang dilakukan di kantor administrasi modern
•
Dapat mengimplementasikan zero mengimplementasikan zero based budgeting
•
Mempunyai gambaran tentang pengawasan terhadap anggaran yang dibuat maupun biaya yang timbul dalam operasi perusahaan
Penerbit Erlangga
10.1 ANGGARAN
•
Definisi anggaran menurut Garrison, Noreen, dan Brewer (2005) adalah rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada periode yang telah ditentukan
•
Ada dua hal yang perlu dicermati berkaitan dengan anggaran, yaitu perencanaan dan pengontrolan
Penerbit Erlangga
Manfaat Organisasi yang Melakukan Penganggaran, antara lain : 1. Anggar Anggaran an meng mengomu omunik nikasi asikan kan ren rencan cana a manaj manajeme emen n ke seluruh bagian di dalam organisasi 2. Anggar Anggaran an aka akan n memak memaksa sa mana manajer jer unt untuk uk mem memiki ikirka rkan n masa depan organisasi dan merencanakan bagaimana mencapainya 3. Proses Proses peng pengan angga ggaran ran aka akan n mengal mengalok okasi asi sum sumber ber day daya a organisasi ke seluruh bagian organisasi secara efisien dan efektif 4. Proses Proses peng pengang anggar garan an akan akan memin meminima imalis lisir ir terja terjadin dinya ya bottlenecks activity
Penerbit Erlangga
5. Anggar Anggaran an akan akan meng mengoor oordin dinasi asi aktiv aktivita itas-a s-akt ktivi ivitas tas di di dalam organisasi dengan mengintegrasikan rencana di masing-masing bagian 6. Anggar Anggaran an aka akan n mend mendefi efinis nisika ikan n tuju tujuan an dan dan sasar sasaran an yang akan menjadi benchmarks dalam mengevaluasi kinerja perusahaan
Penerbit Erlangga
Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain? •
Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Bia a Teta 2. Biaya Variabel 3. Biay iaya Semiv emivar aria iab bel
Penerbit Erlangga
Prinsip Pembuatan Anggaran 1. Keterl Keterliba ibatan tan karya karyawan wan dalam dalam meny menyusu usun n angga anggaran ran kantor administrasi 2. An aran harus da at merefleksikan erkiraan dari biaya operasional 3. Anggar Anggaran an haru haruss disiap disiapka kan n untuk untuk di luar luar per perkir kiraan aan 4. Pegawa Pegawaii harus harus merasa merasa menja menjadi di kesa kesatu tuan an dala dalam m anggaran Penerbit Erlangga
10.2 ZERO-BASED BUDGETING
budgeting (ZBB) merupakan pendekatan • Zero-based budgeting (ZBB) alternatif yang mengharuskan manajer untuk menyesuaikan pengeluaran yang dianggarkan, tidak hanya mengubah anggaran tahun lalu seperti yang dilakukan pendekatan tradisional, sedangkan tahun dasar penyusunan anggaran adalah nol (tidak ada), bukan anggaran tahun lalu
Penerbit Erlangga
budgeting terdiri dari tiga langkah, langkah, yaitu : • Zero-based budgeting terdiri 1. Deskri Deskripsi psikan kan seti setiap ap aktivi aktivitas tas adm admini inistr strasi asi peru perusah sahaan aan ke dala alam seb sebuah kelom elom ok ke utusa usan 2. Evalua Evaluasi si kelom kelompok pok kepu keputus tusan an terse tersebu butt dengan dengan ana analisi lisiss cost-benefits 3. Alokas Alokasika ikan n penda pendapa patt berdas berdasark arkan an penga pengang nggar garka kan n yang dibutuhkan Penerbit Erlangga
10.3 PENGENDALIAN ANGGARAN
•
Setelah anggaran disiapkan dan disetujui, pengendalian anggran menjadi sangat penting
•
Bila proses persiapan membutuhkan waktu selama satu tahun fiskal. Pengendalian anggaran adalah proses yang terus menerus
Penerbit Erlangga
Penyiapan Laporan Anggaran • 1. 2. 3. 4. 5.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan laporan angga anggaran ran,, yaitu yaitu : Situasi tertentu Ketika menam ilkan an ka dalam la oran erbandin an dasar harus disajikan Memba Membantu ntu p pem embac baca a mering meringka kaska skan n inform informasi asi lapo laporan ran sebanyak mungkin Lapor Laporan an haru haruss menga mengand ndun ung g inform informasi asi yang yang dapa dapatt memberikan penjelasan Laporan oran haru russ sta standar Penerbit Erlangga
Kontrol Biaya • 1. 2. 3. 4. 5.
Hal-hal penting dalam pengontrolan biaya, yaitu: Meng Mengem emba bang ngk kan stan standa darr bia biaya ya pada pada be bebe bera rapa pa kegiatan administrasi perkantoran perkantoran Men emban kan kesadaran akan bia a an ditimbulkan pada karyawan Memb Memban antu tu pen penge gem mbang bangan an pr pros osed edur ur ope opera rasi si yan yang g efisien Meng Mengal alok okas asik ikan an biay biaya a kegi kegiat atan an admi admini nist stra rasi si perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan Meng Menget etah ahui ui ke kegi giat atan an admi admini nist stra rasi si pe perk rkan anto tora ran n yan yang g tidak efisien dan mempersiapkan mempersiapkan solusi Penerbit Erlangga
Teknik Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran •
Standar Biaya
• •
Mengambil Tindakan Koreksi
Penerbit Erlangga
Mengontrol Biaya Perkantoran
•
Biaya Perorangan
• •
Biaya Peralatan
•
Biaya Proses Kerja
•
Biaya Overhead Penerbit Erlangga
10.5 PENGONTROLAN BIAYA DENGAN BALANCED SCORECARD • Balanced Scorecard (BSS), diperkenalkan oleh Prof. Robert S. Kaplan dan David Norton tahun 1992 • Dengan menggunakan pendekatan BSC, manajer akan menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam alat pengukuran kinerja di mana pegawai akan mudah memahami dan mengimplementasikannya
Penerbit Erlangga
Balanced Scorecard Pengukuran Kinerja Keuangan Apakah kinerja keuangan perusahaan telah meningkat
Pelanggan Apakah pelanggan menyadari bahwa perusahaan perusahaan telah menyampaikan lebih banyak value ?
Proses Bisnis Internal Apakah perusahaan telah meningkatkan meningkatkan proses bisnis utama yg dpt menunjang penyampaian lebih banyak value ke pelanggan ? Pembelajaran dan Pertumbuhan Apakah perusahaan telah menjaga Dan meningkatkan kemampuan untuk lebih baik
Apakah tujuan keuangan perusahaan kita?
Apa yang diharapkan pelanggan terhadap layanan perusahaan kita dan bagaimana kita menbuat mereka tetap loyal ? Apakah proses bisnis internal utama yang dapat meningkatkan meningkatkan pelanggan value bagi pelanggan kita
Visi dan Strategi perusahaan
BAB 11 KONTROL PRODUKTIVITAS
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 11 • • • • •
Menjelaskan pentingnya pengukuran kerja pegawai administrasi perkantoran perkantoran Mendiskusikan teknik-teknik pengukuran kerja Men ide identifi tifik kasi dan men meneera kan stan stand dart ke ker a kantor Menjelaskan penerapan teknik peningkatan kinerja pegawai administrasi perkantoran Menjelaskan peran TQM dalam program peningkatan peningkatan kinerja pegawai administrasi perkantoran Penerbit Erlangga
11.1 PENGUKURAN KERJA
•
Desain kerja kerja menjelaskan isi dari pekerjaan pekerjaan yang berupa tugas-tugas administrasi yang harus diselesaikan pegawai kantor
•
Pengukuran Pengukuran kerja menitikberatkan menitikberatkan pada pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan dan merupakan input terpenting dalam perencanaan SDM, estimasi biaya pegawai, penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam mendesain sistem insentif bagi pegawai
Penerbit Erlangga
•
Waktu standart merupakan merupakan jumlah jumlah waktu yang dibutuhkan seorang pekerja yang berkualifikasi untuk menyelesaikan tugas dengan menggunakan metode, peralatan dan perlengkapan, bahan, serta lingkungan kerja tertentu
Penerbit Erlangga
Tujuan Pengkuran Kerja •
Membantu perencanaan dan penjadwalan kerja
•
Memberikan dasar bagi keputusan perusahaan untuk menambah e awai baru den an metode an te at
•
Menentukan Menentukan tingkat efisiensi dari metode dan proses kerja yang dilakukan pada saat ini
•
Membantu dalam menentukan beban kerja yang sesuai bagi pegawai Penerbit Erlangga
Langkah Pengukuran Kerja • • • • • • • •
Membuat rencana awal Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap program Men end da atk tka an en ener erim ima aan dan dukun an untuk ro ram ram Mengumpulkan data-data penting Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar Melatih supervisor dan manajer Menginstruksi pegawai Evaluasi Penerbit Erlangga
11.2 PROGRAM DAN TEKNIK PENGUKURAN KERJA •
Sebelum program pengukuran kerja dilakukan, hendaknya manajer administrasi melakukan beberapa perencanaan perencanaan dan investigasi secara menyeluruh dari berbagi alternatif yang tersedia
•
Jumlah pilihan yang tersedia tersebut akan memungkinkan mereka untuk mengembangkan program yang sesuai dengan situasi, kondisi, serta kebutuhannya
Penerbit Erlangga
Teknik Pengukuran Kerja •
Kriteria yang dipertimbangkan sebelum memilih teknik tekn ik yang yang akan digun digunaka akan n:
1. 2. 3.
Tu uan en unaan standar ker a Ting Tingka katt akur akuras asii yang yang dib dibut utuh uhka kan n stan standa darr kerj kerja a Biay Biaya a yan yang g dia diang ngga gark rkan an pe peru rusa saha haan an dala dalam m mengembangkan standar kerja Sifa Sifatt dari dari peke pekerj rjaa aan n yang yang mem membu butu tuhk hkan an stan standa darr kerja Ting Tingka katt pema pemaha hama man n eleme elemen n peng penguk ukur uran an ker kerja ja dan dan standar kerja dari individu yang bertanggung jawab
4. 5.
Penerbit Erlangga
•
Menurut Stevenson (2005), beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat digunakan perusahaan antara lain :
1. 2. 3. 4. 5.
Laporan Pr Produksi Work Sampling Time Study Peng Pengam amat atan an Micr Microm omot otio ion n Stan St anda darr W Wak aktu tu yang yang Dipe Diperk rkir irak akan an
Penerbit Erlangga
11.3 STANDARDISASI KERJA •
Tujuan utama pengukuran kerja adalah mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menetapkan menetapkan standar pekerjaan administrasi di kantor
•
Standar kerja tidak boleh ditentukan berdasarkan kinerja yang dicapai oleh pegawai yang paling produktif dan efisien
•
Sebaliknya standar kerja tidak boleh diset pada tingkat yang terlalu rendah sehingga setiap karyawan dappat mencapai standar tersebut dengan mudah Penerbit Erlangga
Keuntungan Standar Kerja 1.
Memb Memban antu tu men menin ingk gkat atka kan n efis efisie iens nsii tia tiap p pega pegawa waii dalam menjalankan pekerjaannya
2.
Memb Memban antu tu men engi ginf nfor orma masi sika kan np peg egaw awai ai te tent ntan ang g tingkat output yang diharapkan
. SDM 4.
Kary Karyaw awan an sad sadar ar pro prose sedu durr peru perusa saha haan an,, sehi sehing ngga ga diperlukan sedikit pengawasan pengawasan
5.
Sebaga Seba gaii das dasar ar dala dalam m mem membe beri rika kan nk kom ompe pens nsas asii kepada pegawai
6.
Memb Memban antu tu men enin ingk gkat atka kan n mora morall pe pega gawa waii Penerbit Erlangga
Jenis Standar
• Standar Kuantitas • Standar Kualitas • Standar Deskriptif
Penerbit Erlangga
11.4 TEKNIK PENINGKATAN KINERJA 1. Pembagian Kerja 2. Pen Penyed yeder erh hanaan Ker Kerja ja 3. Rotasi Kerja 4. Peningkatan Ker Kerja 5. Flextime 6. Management by Objective 7. Keamanan K Keerja 8. Part Partis isip ipas asii Ka Karyawa yawan n 9. Quality Circles Penerbit Erlangga
10. Ku Kua alit litas Masa asa Ker Kerja ja 11. 11. Prog Progra ram m Asis Asiste tens nsii Kary Karyaw awan an 12. Komunikasi 13. 13. Inse Insent ntif if dan dan Peng Pengha harg rgaa aan n 14. 14. Menu Menuru runk nkan an St Stre ress Kary Karyaw awan an 15. Manajemen W Wa aktu 16. 16. Tota Totall Qua Quali lity ty Mana Manage geme ment nt (T (TMQ MQ))
Penerbit Erlangga
BAB 12 LAPORAN MANAJERIAL
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 12 •
Mengetahui tujuan dan fungsi laporan manajerial
•
Memahami aspek-aspek penting dalam pembuatan la oran mana erial
•
Mempunyai gambaran tentang langkah-langkah penulisan laporan manajerial
•
Melakukan analisis terhadap laporan manajerial
Penerbit Erlangga
12.1 LAPORAN •
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya
•
Laporan merupakan perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab tersebut
Penerbit Erlangga
Fungsi Laporan
•
Sebagai sarana komunikasi vertikal
• •
Memberikan informasi penting
•
Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan
Penerbit Erlangga
•
Syarat atau kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial, yaitu : .
ecerma an a n accuracy
2.
Ketepatan Waktu (timeliness)
3.
Kecukupan (adequacy)
4.
Kesederhanaan (simplicity)
5.
Kejelasan (claritys)
Penerbit Erlangga
12.2 JENIS LAPORAN 1.
Berdasarkan Wa Waktu Pen Penyampaian - Lapo Laporan ran Rutin Rutin - Laporan Laporan Insidenta Insidentall
2.
Berdasarkan Ca Cara Pe Penyampaian - La oran Lisan - Lapor Laporan an Tertu Tertulis lis - Lapo Laporan ran Visua Visuall
3.
Berdasarkan Bentuk - Laporan Laporan Berbe Berbentu ntuk k Surat Surat - Laporan Laporan Berben Berbentuk tuk Formili Formilirr - Laporan Laporan Berbent Berbentuk uk Karangan Karangan Penerbit Erlangga
4.
Berdasar sarkan Sifat Penyajian - Lapor Laporan an Inform Informal al - Lapo Laporan ran Forma Formall
5.
Berdasarkan Ma Maksudnya - Laporan Laporan Informat Informatif if - Laporan Laporan Rekomend Rekomendasi asi - Laporan Laporan Pertan Pertanggun ggung g Jawaban Jawaban - Lapo Laporan ran Anal Analiti itiss - Laporan Laporan Perkemb Perkembanga angan n - Laporan Laporan Stud Studii Kelayaka Kelayakan n Penerbit Erlangga
12.3 SISTEMATIKA LAPORAN
•
Pendahuluan
•
Isi Laporan dan Pembahasan
•
Penutup
Penerbit Erlangga
12.4 TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN •
Tahap Persiapan
• •
Sistematika Laporan
•
Penulisan Laporan
Penerbit Erlangga
BAB 13
LAYOUT PERKANTORAN LAYOUT PERKANTORAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 13 layout perkantoran • Mengetahui tahap-tahap perencanaan layout perkantoran layout perkantoran yang efektif • Memahami prinsip-prinsip layout perkantoran
• Mendesain dan memodifikasi rencana layout perkantoran layout perkantoran • Mengetahui perkembangan terkini layout perkantoran layout perkantoran dan • Mengetahui perkembangan layout perkantoran penyesuaian furnitur dengan layout
• Produktivitas Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang kerja (layout) layout menjelaskan penggunaan • Menurut Quible (2002), layout menjelaskan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai
Manfaat Layout Kantor yang Efektif • Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif • Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi • Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan • Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada • Meningkatkan produktivitas kerja pegawai • Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa layout yang depam dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel
13.1 TAHAPAN PERENCANAAN •
Quible (2001), mengungkapkan beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan : .
ugas pegawa
2. Arus kerja 3. Bagan organisasi 4. Proyek Proyeksi si kebu kebutu tuha han n tena tenaga ga kerj kerja a di masa masa datan datang g 5. Jarin aring gan k ko omunika ikasi 6. Depa Depart rtem emen en dal dalam am org organ anis isas asii
7.
Kantor publik dan privat
8.
Kebutuhan ruang
9.
Pertimbangan ke keamanan
10. 10. Pemb Pembia iaya yaan an ru ruan ang g per perka kant ntor oran an
Area Khusus •
Beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam layout perkantoran : merencanakan layout perkantoran .
ecep on ar area
2. Ruang konfrensi 3. Ruang ko komputer 4. Ruang pe persuratan 5. Rua Ruang pen eng ggan gandaan 6. Area Area pu pusa satt pe peny nyim impa pana nan n
13.2 KONSEP KANTOR TERBUKA •
Hal yang yang perlu diperhatikan diperhatikan dalam konsep konsep ini, yaitu yaitu :
1. Penggu Pengguna naan an dindin dinding g perm perman anen en yang yang mini minim m . meminimalisir work backlogs atau crisscrossing pekerjaan 3. Member Memberika ikan n perh perhati atian an pad pada a akusti akustik k dan dan gang ganggu guan an suara 4. AC dan dan kontro kontroll yang yang terpu terpusat sat akan akan mud mudah ah dike dikend ndali alika kan n 5. Pola Pola war warna na dan dan pen penga gatu tura ran n furn furnit itur ur
Kelebihan dan Kekurangan Kele Ke lebi biha han n: 1. Biaya perubahan layout lebih layout lebih murah 2. Biay Biaya a inst instal alas asii pert pertam ama a lebi lebih h mura murah h 3. Meni Mening ngka katk tkan an pe peng nggu guna naan an rua ruang ng 4. Mening Meningka katka tkan n produ produkti ktivit vitas as melalui melalui efisie efisiensi nsi arus arus kerja, kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan meningkatkan kenyamanan pegawai 5. Menghemat een nergi
Keku Ke kura rang ngan an : 1. Kuran rang ter erse sed dian ianya privacy 2. Tidak Tidak sesua sesuaii dengan dengan struk struktur tur orga organis nisasi asi yang yang biro birokra kratis tis 3. Kurang Kurang efe efekt ktif if bagi bagi peke pekerja rjaan an yang yang membu membutu tuhk hkan an konsentrasi tinggi
Beberapa Model Kantor Berkonsep Terbuka 1. Landsca scape
• Modular Workstation Unit
• Movable Cluster Workstation Unit
Prinsip Layout yang Efektif 1. Mengan Menganali alisis sis hub hubun unga gan n antara antara peral peralata atan, n, infor informa masi, si, dan pegawai dalam arus kerja 2. Menkon Menkondis disika ikan n arus arus ker kerja ja agar agar be berge rgerak rak dalam dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir crisscrossing dan backtracking 3. Pegawa Pegawaii yan yang g mela melaku kuka kan n pe peker kerjaa jaan n seru serupa pa ditempatkan berdekatan 4. Pegawa Pegawaii atau atau divisi divisi yan yang g berhu berhubu bung ngan an deng dengan an publi publik k ditempatkan di pintu masuk kantor 5. Pegawa Pegawaii yang yang membu membutuh tuhka kan n konsen konsentra trasi si ditemp ditempatk atkan an di ruang kerja yang suasananya tenang
6. Alokas Alokasii berda berdasar sarkan kan posi posisi, si, peker pekerjaa jaan n yang yang dilaku dilakuka kan, n, dan peralatan khusus yang diperlukan 7. Furnit Furnitur ur dan per perala alatan tan sesua sesuaii keb kebutu utuha han n 8. Loro Lorong ng haru haruss nya nyama man n dan dan leba lebarr . 10. Area terbuka terbuka yang besar lebih efisien dibanding dibanding ruangan kecil tertutup 11. Provisi yang yang tepat bagi bagi pencahayaanm pencahayaanm dekorasi, AC, AC, kelembaban dan kontrol suara 12. Memperhatika Memperhatika kebutuhan kebutuhan perluasan perluasan kantor kantor 13. Pekerjaan harus datang datang pada pada pegawai, pegawai, bukan bukan sebaliknya
13.3 MEMPERSIAPKAN LAYOUT
Alat yang yang bisa bisa digun digunaka akan n:
• Templates • Cutouts • Plastic Models • Magnetic Board • Computer Aided Desain
13.4 PERALATAN DAN FURNITUR PERKANTORAN •
Faktor yang harus diperhatikan dalam memilih perala per alatan tan kant kantor or :
1.
Tuju Tu juan an pe peng nggu guna naan an pe pera rala lata tan n
.
enen u an pera a an yang sesua
3.
Tingk ingka at keg kegu unaan aan per pera alata latan n
4.
Spesifi ifikasi pe peralatan
5.
Biaya peralatan
6.
Pros Proses es oper operas asio iona nall pe pera rala lata tan n
7.
Fitur ke keamanan
8. Flek Fleksi sibi bili lita tass pe pera rala lata tan n 9. Ke Kemu muda daha han n pen pengg ggun unaa aan n pe pera rala lata tan n 10. Kecep Kecepatan atan penggu penggunaan naan peralatan peralatan 11. Masukan Masukan dari dari operator operator peralatan peralatan 12. Standard Standardisasi isasi perala peralatan tan
13.5 DESAIN KANTOR MASA DEPAN Dua karakteristik pekerjaan yang akan mempengaruhi layout sebuah kantor, adalah :
•
onom
• Interaksi
BAB 14
LINGKUNGAN PERKANTORAN
Penerbit Erlangga
TUJUAN BAB 14 • Mengetahui apa dan bagaimana lingkungan yang sehat di kantor •
eme am onsep penca ayaan, warna, suara, mus , pengondisian udara maupun keamanan yang ideal
• Memahami konsep green konsep green office management
14.1 LINGKUNGAN YANG SEHAT ERGONOMICS
• ilmu terapan yang digunakan untuk mempelajari hala yang er u ungan engan ng a enyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain tempat kerja demi memuaskan kebutuhan fisik dan psikologis pegawai di kantor
Smart Office
• Mengintergrasi beberapa komponen lingkungan kantor, seperti pencahayaan, pencahayaan, AC, konservasi energi melalui komputerisasi kantor • Beberapa fitur smart office, yaitu Small-zone yaitu Small-zone areas dan Smart wired telecommunication system
Green Office Management
• Dewasa ini semakin banyak perusahaan tertarik mengimplementasikan green mengimplementasikan green office management , , alam, me-recycle me-recycle cartridge atau toner printer toner printer
14.2 SISTEM PENCAHAYAAN •
Empat jenis jenis pencahayaan pencahayaan yang yang digunakan digunakan di kantor kantor :
1.
Ambient lighting
2.
Task lighting
3.
Accent li lighting
4.
Natural lighting
•
Empat jenis jenis cahaya yang dapat dapat digunakan digunakan di kantor :
1. Cahaya alami 2. Cahaya fluorescent 3. Cahaya Incandescent 4. High Intensity Discharge Lamps
•
Tiga parameter yang dapat digunakan dalam mengukur efektivitas pencahayaan di kantor : .
s
2.
Fokus
3.
Image
y
Karakteristik Sistem Penerangan
• Equivalent Spherical Illumination (ESI) • Visual Comfort Probability (VCP) • Task Illumination (TI)
Sistem Penerangan 1.
Direct
2.
Semidirect
3.
Indirect
4.
Semiindirect
5.
General Diffuse
14.3 WARNA •
Faktor Faktor pemili pemilihan han warna warna :
1. Kombinasi Warna 2. Efe fek k Ca Cahaya pada ada Wa Warn rna a 3. Nila Nilaii Pema Pemant ntul ulan an Warn Warna a 4. Dampak da dari Wa Warna
Prinsip dalam Pemilihan Warna •
Faktor yang perlu diperhatikan sebelum memulai perencanaan perencanaan memilih warna ruang ruang kantor, kantor, yaitu : .
enu up
an a
2. Penutup Dinding 3. Warna Fu Furnitur
14.4 KONTROL SUARA • Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas pegawai yang diin inkan • Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap pegawai akan terjadi
Kontrol Suara pada Perkantoran
1.
Konstruksi yang se sesuai
2.
Pen Penggunaan aan Mat Mater eria iall Pe Pere red dan S Su uara
3.
Alat Peredam Suara
4.
Masking
14.5 UDARA
• Temperatur Udara • Tingkat Kelembaban Udara • Sirkulasi Udara • Kebersihan Udara
14.6 MUSIK • Musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor • Musik memberikan efek menenangkan dari kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan • Tipe musik yang dimainkan akan mempengaruhi produktivitas produktivitas karyawan
14.7 KONSERVASI ENERGI •
Komponen Komponen dari dari Program Program Konservasi Konservasi Energi Energi :
1. Komi Komite te Kons Konser erva vasi si En Ener ergi gi 2. Pene Peneli liti tian an Efi Efisi sien ensi si Ene Energ rgii 3. Pengem Pengemba bang ngan an Tu Tujua juan n Kon Konser servas vasii En Energ ergii
•
Teknik Tekn ik Konse Konservas rvasii Energi Energi :
1.
Peng Penghe hem matan atan en ener ergi gi pada pada sist sistem em pe penc ncah ahay ayaa aan n
2.
Peng Penghe hema mata tan n en ener ergi gi pada pada siste sistem m pe pema mana nas/ s/pe pend ndin ingi gin n
3.
Beb Be ber era apa lan lang gkah pe penghe ghemata atan la lain
14.8 KEAMANAN KANTOR
• Penggunaan shredder (penghancur dokumen kertas) • Penggunaan pengaman kantor • Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai “mencuri” waktu kerja • Sistem keamanan yang terintegrasi • Menggunakan password Menggunakan password untuk untuk mengakses data di komputer
