Tata Laksana Pergudangan

SISTEM TATA KELOLA PERGUDANGAN DI LINGKUNGAN PT PLN (PERSERO)

PT PLN (PERSERO) TAHUN 2010

LISTRIK UNTUK KEHIDUPAN YANG LEBIH BAIK

KEPUTUSAN DIREKSI NOMOR 687.K/DIR/2010

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .........................................................................................................................i KEPUTUSAN DIREKSI NOMOR 687.K/DIR/2010 ..............................................................................ii DAFTAR ISI ...........................................................................................................................................v LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKSI NOMOR 687.K/DIR/2010 .........................................................ix BAGIAN SATU U M U M ....................................................................................................................1 BAB I

PENDAHULUAN ..................................................................................................................2

1.1

Ruang Lingkup .....................................................................................................................2

1.2

Maksud dan Tujuan ............................................................................................................2

BAB II

PERGUDANGAN ..................................................................................................................4

2.1

Definisi Umum.....................................................................................................................4

2.2

Fungsi Pergudangan ...........................................................................................................4

2.3

Jenis dan Bentuk Gudang ...................................................................................................4

2.4

Fasilitas dan Peralatan Gudang..........................................................................................5

2.5

Pengamanan, Keselamatan dan Kenyamanan.................................................................. 8

BAGIAN DUA TATA KELOLA PERGUDANGAN SECARA MANUAL (NON ERP/SAP) .................... 11 BAB I

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG................................................................................12

1.1

Prosedur Penerimaan Dari Fungsi Pembelian ................................................................ 12

1.2.

Prosedur Penerimaan Dari Mutasi Antar Gudang .......................................................... 19

BAB II

PROSEDUR PENYIMPANAN BARANG .............................................................................21

2.1

Metode Penyimpanan dan Identitas Barang .................................................................. 21

2.1.1

Prosedur Penyimpanan Barang .......................................................................................22

2.1.2

Identitas (Pencatatan) Barang ........................................................................................25

2.2

Metode Perawatan Dan Penanganan (Handling) Barang .............................................. 29

BAB III

PROSEDUR PENGELUARAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS UNTUK UNIT‐UNIT ... 34

3.1

Daftar Permintaan Barang ‐barang dan Spare Parts ....................................................... 34

3.1.1

Daftar Permintaan Barang ‐barang ..................................................................................34

3.1.2

Daftar Permintaan Spare Parts ........................................................................................36

3.2

Pengeluaran Barang‐barang/Spare Parts ........................................................................38

3.2.1

Tindakan di PLN Kantor Wilayah, P3B, Pembangkitan................................................... 38

3.2.2

Tindakan di Gudang Pengirim ..........................................................................................39

3.2.3

Tindakan di Gudang Penerima .........................................................................................42

3.2.4

Tindakan Fungsi Tata Usaha Gudang Penerima ............................................................. 42

3.2.5

Tindak lanjut di Gudang Pengirim....................................................................................42

3.2.6

Pembebanan Barang‐barang/Spare Parts yang rusak atau hilang ................................ 43

BAB IV PROSEDUR PENGELUARAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS UNTUK PEMAKAIAN 44 4.1

Bon Pemakaian .................................................................................................................44

4.2

Tindakan di Gudang ..........................................................................................................45

4.3

Tindakan Fungsi Tata Usaha Gudang...............................................................................46

BAB V

PENGEMBALIAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS LEBIH ........................................... 49

5.1

Tindakan Petugas yang Mengembalikan Barang‐barang............................................... 49

5.2


5.3

Tindakan Fungsi Tata Usaha Gudang...............................................................................51

BAB VI BARANG‐BARANG/SPARE PARTS YANG BERASAL DARI PEMBONGKARAN .............. 52 6.1

Pengembalian ke Gudang.................................................................................................52

6.2

Barang‐barang/Spare Parts yang Memerlukan Perbaikan ............................................ 52

6.3

Barang‐barang/Spare Parts Bekas ...................................................................................52

6.4

Barang‐barang/Spare Parts Asal Pembongkaran yang Langsung Dipergunakan untuk Proyek Lain ........................................................................................................................52

6.5

Pemakaian Barang‐barang/Spare Parts asal Pembongkaran ........................................ 53

BAB VII BARANG‐BARANG/SPARE PARTS YANG MEMERLUKAN PERBAIKAN ........................ 54 7.1

Rencana Perbaikan ...........................................................................................................54

7.2

Tindakan‐tindakan Fungsi Perbekalan ............................................................................54

7.3


7.4

Tindakan di Bengkel..........................................................................................................56

7.5

Tindak Lanjut di Gudang...................................................................................................56

BAB VIII PENCADANGAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS....................................................... 57 8.1

Sumber‐sumber Pencadangan.........................................................................................57

8.2

Nota Pencadangan............................................................................................................57

BAB IX

BARANG‐BARANG/SPARE PARTS KELEBIHAN PERSEDIAAN ........................................ 60

9.1

Realisasi (Kelebihan) Persediaan .....................................................................................60

9.2

Perlakuan Untuk Barang‐barang/Spare Parts Kelebihan .............................................. 61

BAB X

INVENTARISASI (STOCK OPNAME) .................................................................................62

10.1

Pemahaman Umum ..........................................................................................................62

10.2

Ruang Lingkup Stock Opname .........................................................................................63

10.3

Metode dan Waktu Pelaksanaan Stock Opname ........................................................... 63

10.4

Keanggotaan Tim Stock Opname.....................................................................................64

10.5

Pelaksanaan Pemeriksaan (Stock Opname) ................................................................... 65

10.6

Tindakan Fungsi Gudang ..................................................................................................67

10.7

Tindakan Fungsi TUKG ......................................................................................................67

10.8

Penelusuran Selisih Barang‐barang/Spare Parts ............................................................ 68

10.9

Tindak Lanjut di TUKG ......................................................................................................68

10.10

Penutupan dan Pembukaan Kartu Persediaan ............................................................... 69

10.11

Klasifikasi Kriteria Status Barang......................................................................................69

LAMPIRAN TATA USAHA GUDANG (TUG) .....................................................................................70 BAGIAN TIGA TATA KELOLA PERGUDANGAN ERP/SAP ............................................................. 124 BAB I

MENGELOLA MOBILE COMPUTING ‐ MMWM020 ...................................................... 125

1.1

Tujuan .............................................................................................................................. 125

1.2

Deskripsi Event Bisnis .....................................................................................................125

1.2.1

Penempatan Barang .......................................................................................................125

1.2.2

Pengambilan Barang .......................................................................................................125

1.2.3

Perhitungan Fisik.............................................................................................................125

1.2.4

Pengisian Kembali/ Pemindahan Antar Bin .................................................................. 126

1.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Mobile Computing......................................... 126

1.4

Deskripsi Proses Bisnis....................................................................................................132

1.4.1

Sub Proses: Memelihara Penempatan Barang (WM020‐010) ..................................... 132

1.4.2

Sub Proses: Memelihara Pengambilan Barang (WM020‐020) .................................... 135

1.4.3

Sub Proses: Perhitungan Fisik (WM020‐030) ............................................................... 139

1.4.4

Sub Proses: Proses Pemindahan Antar Bin (WM020‐040) .......................................... 142

BAB II

MENGELOLA PENERIMAAN BARANG DARI VENDOR (REKANAN) ‐ MMIM010 ....... 146

2.1

Tujuan .............................................................................................................................. 146

2.2


2.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Penerimaan Barang dari Vendor (Rekanan) 146

2.4


2.4.1

Sub Proses: Penerimaan Barang dengan Referensi ke Surat Pesanan (MMIM010.010) . 148

2.4.2

Sub Proses: Penerimaan Barang dengan Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification) (MMIM010.020) ..................................................... 150

BAB III MENGELOLA PENGEMBALIAN BARANG KE VENDOR (REKANAN) ‐ MMIM030 ....... 152 3.1

Tujuan .............................................................................................................................. 152

3.2


3.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Pengembalian Barang ke Vendor (Rekanan).................. 152

3.4


3.4.1

Sub Proses: MMIM030.010 ‐ Proses Mengembalikan Barang ke Vendor (Rekanan) 155

BAB IV

MENGELOLA PENGEMBALIAN BARANG KE GUDANG ‐ MMIM040........................... 157

4.1

Tujuan .............................................................................................................................. 157

4.2


4.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pengembalian Barang ke Gudang ................ 157

4.4


4.4.1

Sub Proses: MMIM040.010‐Mengembalikan Barang ke Gudang‐Proyek/Kelebihan . 160

4.4.2

Sub Proses: MMIM040.020‐Mengembalikan Barang ke Gudang‐Perbaikan/Retrofit 162

BAB V

MENGELOLA PENGELUARAN BARANG ‐ MMIM050 ................................................... 164

5.1

Tujuan .............................................................................................................................. 164

5.2


5.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pengeluaran Barang ...................................... 164

5.4


5.4.1

Sub Proses Pengeluaran Barang dengan Referensi ke Pemesanan (MMIM050.010) 168

5.4.2

Sub Proses Pengeluaran Barang tanpa Pemesanan (Darurat) (MMIM050.020) ........ 170

5.4.3

Sub Proses Pengeluaran Barang untuk Penghapusan (MMIM050.030) ..................... 172

BAB VI MENGELOLA PEMINDAHAN BARANG ‐ MMIM060 .................................................... 173 6.1

Tujuan .............................................................................................................................. 173

6.2


6.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pemindahan Barang ..................................... 173

6.4


6.4.1

Sub Proses: MMIM060.010 – Memelihara Pemindahan Stok: Plant ke Plant ........... 178

6.4.2

Sub Proses: MMIM060.020 – Memelihara Pemindahan Stok: Gudang ke Gudang (1 Langkah) ......................................................................................................................181

6.4.3

Sub Proses: MMIM060.030 – Memelihara Pemindahan Stok: Gudang ke Gudang (2 Langkah) ......................................................................................................................182

6.4.4

Sub Proses: MMIM060.040 – Memelihara Transfer Posting: Material ke Material .. 185

BAB VII MENGELOLA PERHITUNGAN FISIK (STOK OPNAME) ‐ MMIM070 ............................ 187 7.1

Tujuan .............................................................................................................................. 187

7.2


7.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Perhitungan Fisik ........................................... 187

7.4


7.4.1

Sub Proses: Membuat Dokumen Inventori Fisik (MMIM070.010) .............................. 189

BAB VIII MENGELOLA PEMERIKSAAN BARANG YANG DITERIMA ‐ MMQM ........................... 192 8.1

Tujuan .............................................................................................................................. 192

8.2


8.2.1

Pembuatan Lot Pemeriksaan .........................................................................................192

8.2.2

Penyimpanan Hasil .........................................................................................................192

8.2.3

Mengambil Keputusan Penggunaan..............................................................................192

8.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pemeriksaan Barang...................................... 192

8.4

Deskripsi Bisnis Proses....................................................................................................194

8.4.1

Sub Proses: QM020‐010 Pemeriksaan Barang yang Diterima..................................... 194

LAMPIRAN CONTOH FORMULIR LOGISTIK APLIKASI ERP PLN .................................................. 195

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKSI NOMOR 687.K/DIR/2010

BAGIAN SATU UMUM

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Ruang Lingkup Ruang Lingkup Sistem Tata Kelola Pergudangan meliputi pengaturan pelaksanaan pengelolaan pergudangan material di lingkungan PT PLN (Persero) baik ditingkat Pusat, unit pelaksana (Kantor Wilayah/Distribusi/Pembangkitan/P3B) dan unit – unit dibawahnya (Cabang/Sektor /UPT) yang melakukan kegiatan pergudangan. Sistem Tata Kelola Pergudangan ini terdiri dari Pengelolaan secara Manual (Non – ERP/SAP) dengan menggunakan formulir Tata Usaha Gudang (TUG 1 s/d TUG 16) dan Pengelolaan dengan menggunakan Sistem Informasi yaitu Enterprise Resource Planning (ERP/SAP).

1.2

Maksud dan Tujuan a.

Maksud Maksud Sistem Tata

Kelola Pergudangan adalah untuk memberikan/

menyamakan pemahaman dan memberikan pedoman pelaksanaan teknis dan administrasi yang lebih jelas mengenai tata kelola pergudangan.

b.

Tujuan Tujuannya

adalah

adanya

keseragaman

implementasi

pengelolaan

pergudangan di lingkungan PT PLN (Persero) dan agar persediaan gudang di lingkungan PT PLN (Persero) senantiasa dikelola dengan baik, terawat, memenuhi persyaratan teknis yang dipersyaratkan, untuk menunjang kegiatan pekerjaan pemeliharaan dan operasional Pembangkitan, Transmisi dan Distribusi serta terciptanya kegiatan administrasi yang tertib dan lengkap didalam Pengelolaan Pergudangan. 1.3

Sistimatika Isi Sistem Tata Kelola Pergudangan Sistem Tata Kelola Pergudangan dibagi kedalam 3 (tiga) Bagian utama yang terdiri dari beberapa Bab, yaitu : 

Bagian Satu : Umum, terdiri dari : o

Bab I Pendahuluan, menjelaskan ruang lingkup, maksud dan tujuan.

o

Bab II Pergudangan, menjelaskan tentang pergudangan secara umum yang dapat diterapkan untuk pengelolaan pergudangan secara Manual ( Non ERP/SAP) maupun yang telah menggunakan Sistem Informasi (ERP/SAP).



Bagian Dua : Tata Kelola Pergudangan secara Manual (Non ERP/SAP).



Bagian Tiga : Tata Kelola Pergudangan secara ERP/SAP (Modul Inventory Management, Warehouse Management dan Quality Management).

Alur dan Deskripsi Proses Bisnis Tata Kelola Pergudangan dengan

ERP yang

tercantum dalam buku ini adalah versi yang sama dengan yang terdapat dalam Portal ERP PLN saat ini. Karena alasan kepraktisan, dalam buku ini tidak diuraikan semua modul terkait secara rinci termasuk juga User Guide atau petunjuk cara pengoperasian fungsi – fungsi Modul ERP tersebut. Untuk itu para pengguna bisa mengakses langsung portal PLN dengan alamat : 

http://portal_wfe1:8090/lab/default.aspx kemudian pilih menu Aplikasi Korporat dan pilih Sub Menu OLQR, akan muncul Modul – modul ERP/SAP, atau ;



http://10.1.8.27:8888/nav/

Apabila dalam perkembangan selanjutnya terjadi perubahan atau penyempurnaan Proses Bisnis maka akan dilakukan juga penyesuaian terhadap Buku Sistem Tata Kelola Pergudangan ini.

BAB II PERGUDANGAN 2.1

Definisi Umum a. Pergudangan Pergudangan/ Warehouse/ Storage adalah suatu areal/ lokasi/ tempat yang terbuka atau tertutup dan diperlukan untuk menyimpan material. Didalamnya terdapat kegiatan administrasi serta tenaga kerja untuk melakukan kegiatan‐ kegiatan

tersebut

yang

merupakan

titik

awal

didalam

pengelolaan,

pengendalian, dan transaksi material persediaan.

b. Manajemen pergudangan Manajemen pergudangan merupakan salah satu fungsi atau bagian dalam proses manajemen material yang didalamnya dilakukan pengelolaan seluruh transaksi material persediaan yang meliputi: penerimaan, penyimpanan, perawatan, pengamanan, pemindahan/mutasi, pengendalian persediaan, pengeluaran, pengembalian/ material, stock opname.

2.2

Fungsi Pergudangan Secara umum fungsi dan peran dari suatu sistem Pergudangan adalah: a.

Melakukan tata usaha (administrasi) atas material yang masuk dan keluar gudang.

b.

Melakukan penyimpanan material secara teratur dan tertib, sehingga material terhindar dari kerusakan/kehilangan dan dapat dengan cepat memberikan pelayanan.

c.

Melakukan perawatan atas material selama penyimpanan, mengatur dan memelihara tempat penyimpanan material.

d.

Merencanakan tempat yang memenuhi syarat untuk material yang belum mendapat tempat yang semestinya, dan material yang direncanakan akan diterima.

e.

2.3

Mengadakan pencatatan material.

Jenis dan Bentuk Gudang Secara fisik dan fungsi Gudang dibedakan menjadi : a. Gudang tertutup, yaitu : 1) Gudang yang beratap dan berdinding samping, memakai pintu dan jendela serta adanya ventilasi. 2) Gudang yang beratap tetapi tidak berdinding samping.

b. Gudang terbuka ialah suatu lapangan terbuka yang gunanya untuk menyimpan material yang tidak terpengaruh oleh keadaan cuaca. Gudang terbuka terbagi dalam 2 jenis yaitu : 1)

Gudang terbuka yang diolah Adalah suatu lapangan terbuka yang sudah diratakan, permukaannya diperkeras atau dilapisi alat/bahan lain yang siap untuk menerima beban/muatan yang diletakkan diatasnya, mempunyai konstruksi yang baik dalam arti mempunyai sistem pengeringan yang baik sehingga bila kehujanan segera cepat kering sehingga selalu bebas air. Fungsi pengerasan pada gudang tersebut memberikan perlindungan pada tempat penempatan material juga untuk memudahkan pelaksanaan kerja dengan alat maupun tenaga manusia.

2)

Gudang terbuka yang tidak diolah Pembuatan gudang semacam ini tidak memerlukan tenaga dan biaya besar,

pemakaian

tanah

tidak

memerlukan

pengolahan,

artinya

permukaan tanah tidak selalu dirapikan atau dibuat sistem pengeringan khusus, gudang ini harus mempunyai : a. b. c.

2.4

Tempat untuk bongkar/muat Tempat untuk memeriksa material masuk/keluar Tempat untuk kegiatan administrasi

Fasilitas dan Peralatan Gudang Untuk dapat mengoptimalkan fungsi dan peran dari sistem pergudangan, maka disamping fisik bangunan yang memadai, juga sangat diperlukan adanya dukungan fasilitas dan peralatan dengan kualitas dan jumlah yang memadai, baik untuk fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, fungsi perawatan, fungsi pengamanan dan keamanan serta fungsi pengeluaran. Adapun fasilitas dan peralatan gudang yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :

a.

Fasilitas dan Prasarana Pendukung Kebutuhan dasar sehari‐hari dari pelaksana (pegawai) harus tersedia dengan baik dan standar. Untuk itu dalam merencanakan tata ruang gudang harus dipikirkan kebutuhan pegawai antara lain kamar mandi, toilet, peralatan P3K dan lainnya, dimana lokasinya tidak terlalu jauh dari gudang sehingga tidak memakan waktu dan tenaga.

b. Ruang Penerimaan Barang (Import Area) Yaitu suatu ruang yang berada dalam area gudang dan terpisah dengan tempat penyimpanan barang atau yang lazim disebut dengan ”Area Karantina

Material”.

Area ini berfungsi sebagai tempat penerimaan awal atau kedatangan barang secara fisik barang, sebelum dilakukan proses pemeriksaan sampai dengan dikeluarkannya Berita Acara Penerimaan dan dilakukan transaksi penerimaan secara sistem akuntansi maupun Sistem Informasi Terpadu , dalam kondisi ini material tersebut biasanya di sebut ’Material dalam Karantina’. Apabila memungkinkan area ini sekaligus bisa difungsikan sebagai tempat untuk pemeriksaan barang oleh tim pemeriksa, khususnya untuk barang‐ barang yang tidak memerlukan pengetesan secara sistem. Untuk memudahkan identifikasi dan efektifitas proses, area ini dibagi menjadi beberapa area ( yang dilengkapi dengan identitas area dan daftar barang disetiap area) yaitu : 1)

Area untuk barang yang baru datang menunggu proses pemeriksaan

2)

Area untuk barang yang sudah dilakukan pemeriksaan, yang terdiri dari : a)

Barang di Terima, siap untuk ditransaksikan dan atau ditaruh di Gudang sebagai barang Persediaan.

b)

c.

Barang di Tolak, untuk dikembalikan ke pemasok.

Ruangan Pengeluaran Barang (Export Area) Yaitu suatu ruangan atau area yang terpisah dengan area penyimpanan barang dan berfungsi untuk transaksi penyerahan barang dari pengguna atau peminta dengan petugas gudang atau sebagai tempat transit sementara barang‐barang yang sudah ditransaksikan pengeluaran baik di sistem akuntansi atau Sistem Informasi Terpadu (SIT) dan sudah dikeluarkan dari rak penyimpanan (Bin Lock) tetapi masih menunggu pengambilan oleh pengguna atau peminta barang. Dengan demikian selain petugas gudang tidak diperbolehkan masuk di area penyimpanan barang.

d. Sarana Sistem Informasi Terpadu (SIT) Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis sistem pergudangan adalah dengan menggunakan sistem informasi terpadu yang baik, handal dan online serta mencakup semua aspek transaksi yang ada, sehingga proses monitoring, pengendalian dan pelaporan bisa berjalan secara cepat dan akurat serta menyeluruh. Namun, apabila ada proses bisnis yang belum bisa diakomodasi oleh SIT, maka proses bisnis tersebut tetap dilaksanakan secara manual.

e.

Rak Salah satu cara yang efisien dan efektif dalam proses penyimpanan barang digudang adalah dengan menggunakan sarana Rak.

Umumnya bentuk rak berkotak‐kotak dengan ukuran yang bervariasi tergantung pada arealnya, contohnya rak yang mempunyai dimensi p x l x t = 0,30/0,50 x 0,90 x 2 meter, untuk menghemat ruangan rak dapat berukuran lebih kecil disusun rangkap 2, saling bertolak belakang ketinggian bisa kurang dari 2 meter dengan demikian sedapat mungkin kita harus menghindari pengambilan barang dengan menggunakan tangga. Penyusunan rak secara memanjang sedapat mungkin dihindari, celah‐celah harus disediakan pada jarak paling jauh 6 meter tergantung dari kontruksi dan ukuran gudang. Papan pada bagian atas dan bawah rak hendaknya dibuat rata/lapang agar dapat dimasuki barang dengan mudah.

f.

Bantalan/Ganjal Untuk pengamanan material dalam penyimpanan dari pengaruh lingkungan, untuk menambah penguatan dalam penumpukan dan untuk memudahkan penanganan pengangkatan dan pengangkutan, maka harus dipergunakan bantalan (ganjal) sesuai dengan kebutuhan, yang berfungsi sebagai pengisi antara (spacers). Adapun jenis bantalan (ganjal) yang harus dipergunakan adalah : 1)

Bantalan Lantai Yaitu bantalan yang berupa lembaran triplek atau papan dengan tujuan untuk memberikan pengamanan terhadap material yang mudah rusak karena kelembaban lantai, contohnya adalah bahan kertas, tekstil dll.

2)

Bantalan Panjang (balok panjang) Bantalan dapat juga digunakan sebagai bantalan (ganjal) lantai, dengan tujuan untuk memperoleh kekuatan/kemampuan tumpukan, terutama untuk barang‐barang dengan bentuk tak menentu atau barang yang mudah hancur.

3)

Bantalan Pendek (balok pendek) Digunakan sebagai pengisi peti‐peti sehingga memungkinkan bagi forklift untuk lebih mudah mengangkatnya.

g.

Pengikat Terbuat dari serpih kertas, kain goni, tali rafia atau jenis lainnya, digunakan untuk mengikat kelompok material menjadi satu.

h.

Pallet Adalah suatu alas dari papan yang disatukan dengan kayu balok guna penumpukan material seperti semen, minyak dalam drum, barang dalam peti atau kotak sehingga mudah diangkat oleh forklift.

Adapun

tujuan

dari

penggunaan

pallet

adalah

untuk

memudahkan

pengangkutan, penghematan biaya, waktu dan tenaga. Ukuran pallet harus disesuaikan dengan kontruksi, maksud dan tujuan penggunaannya.

i.

Alat bantu teknik gudang Untuk memudahkan dalam penanganan (handling) baik dalam proses penerimaan, penyimpanan, pemindahan dan pengeluaran barang digudang, maka dalam sistem pergudangan harus disediakan alat bantu teknik. Adapun alat bantu teknik gudang harus dipenuhi dalam sistem pergudangan adalah : 1)

Alat bantu teknik bergerak Traktor, forklift, kereta dorong roda empat dan roda dua, kereta dengan tenaga, kereta dengan alat untuk menaikkan, derek, roda pemisah dll.

2)

Alat bantu teknik statis Timbangan duduk, alat ukur panjang (meteran), literan, mikrometer, jangka sorong, pompa tangan, gergaji besi, gunting, tang kombinasi, palu, linggis, catut, majun, alat penyedot debu/vacuum cleaner dengan hose yang cukup, dll.

2.5

Pengamanan, Keselamatan dan Kenyamanan Dengan mengelola nilai asset yang tidak kecil bahkan rata‐rata bernilai milyaran rupiah, maka Keamanan dan Keselamatan dalam sistem pergudangan adalah merupakan hal yang sangat mutlak harus dilaksanakan, baik terhadap manusia selaku pelaksana dan penanggung jawab pergudangan, maupun terhadap barang yang disimpan dalam gudang. Petunjuk dan pengamanan serta ketentuan‐ketentuan mengenai pengamanan, keamanan dan keselamatan baik terhadap manusia maupun material harus mudah dimengerti dan mudah dilaksanakan serta harus dilaksanakan dengan disiplin dan konsekuen. Pengamanan pada suatu komplek pergudangan meliputi : a.

Pengamanan Intern Yaitu sistem keamanan terhadap kemungkinan gangguan intern, gudang harus selalu dikunci selama tidak ada orang yang bekerja dan kegiatan diluar jam kerja harus dibatasi pada orang orang tertentu. Kepala gudang harus ikut mengawasi secara langsung dan bertanggung jawab.

b.

Pengamanan Ekstern Yaitu sistem keamanan terhadap kemungkinan gangguan ekstern, diantaranya berupa pagar, keberadaan pintu keluar masuk harus dibatasi seminimal mungkin, angkutan keluar masuk harus diperiksa dan hanya boleh membawa material yang dilengkapi dengan dokumen yang sah, harus diadakan penjagaan yang biasanya menjadi satu dalam sistem penjagaan komplek perusahaan.

c.

Pengamanan bahaya kebakaran dan kecelakaan Bahaya kebakaran dan bahaya kecelakaan sangat rentan terjadi di area pergudangan, baik itu yang disebabkan oleh faktor manusia, lingkungan, peralatan bahkan dari material yang disimpan itu sendiri. Untuk itu sistem Keselamatan Ketenagalistrikan (K2) harus menjadi bagian yang penting dalam sistem pergudangan. Hal‐hal penting yang harus diperhatikan terkait dengan keamanan dan keselamatan adalah sebagai berikut : 1)

Mobil pemadam kebakaran harus mudah untuk masuk dan keluar, sehingga jalan dan pintu dibuat selebar mungkin minimal 3,60 meter.

2)

Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan pada tempat yang tepat dalam gudang dan diadakan pengecekan secara berkala.

3)

Petunjuk cara memadamkan harus ada dan jelas, serta seringkas mungkin, tempat yang mempunyai potensi bahaya kebakaran harus diberi tanda yang jelas.

4)

Tempat sampah harus disediakan dan dibersihkan secara berkala.

5)

Material yang mudah meledak, mudah terbakar harus ditempatkan tersendiri atau terpisah dari gudang lainnya.

6)

Material yang mengandung racun atau bahan kimia yang berbahaya harus ada perlakuan dan penanganan secara khusus.

7)

Penggunaan peralatan dan sarana kerja harus sesuai dengan prosedur dan petunjuk (SOP/Standing Operation Procedure) yang ada.

8)

Tersedia alat‐alat pelindung yang standar meliputi sarung tangan, sepatu/safety shoes, masker tutup hidung/mulut, safety helmet, kaca mata, penutup telinga, dll.

9)

Tata ruang dan penempatan rak harus memperhatikan sistem K2.

10) Tersedia alat komunikasi (telepon, radio komunikasi dll). 11) Sistem penerangan dan sirkulasi udara harus cukup, penerangan sangat bermanfaat untuk memperlancar jalannya tugas, juga untuk fungsi keamanan, sedang kelembaban udara akan sangat berpengaruh terhadap

material yang disimpan, sirkulasi udara perlu juga diperhatikan agar suhu ruang gudang selalu dapat dipertahankan. 12) Harus diusahakan agar dalam gudang tidak ada tiang‐tiang, supaya tidak mengganggu penempatan rak dan material, bergeraknya manusia/alat‐ alat dan kegiatan lainnya. 13) Daya pikul lantai Rencana penggunaan gudang sangat menentukan daya pikul lantai, jangan sampai lantainya rusak karena beban berat material yang disimpan sehingga mengganggu penyelenggaraan gudang itu sendiri, umumnya batas kekuatan lantai berkisar antara 0,5 sampai 1 ton per meter persegi. 14) Ukuran bangunan atau lapangan Dimensinya tergantung dari rencana peruntukan bangunan tersebut untuk menyimpan berapa banyak material yang akan disimpan, agar tidak terjadi pemborosan.

BAGIAN DUA TATA KELOLA PERGUDANGAN SECARA MANUAL (NON ERP/SAP)

BAB I PROSEDUR PENERIMAAN BARANG

Penerimaan barang / material adalah salah satu fungsi dan merupakan kegiatan awal dari sistem pergudangan. Penerimaan barang / material dalam sistem pergudangan berasal dari beberapa sumber, yang diantaranya adalah : 

Penerimaan dari Fungsi Pembelian



Penerimaan dari mutasi (transfer) antar Gudang (internal unit, antar Unit, lintas Unit di lingkungan PT PLN (Persero))

1.1

Prosedur Penerimaan Dari Fungsi Pembelian a. Pemantauan dan Penjadwalan rencana kedatangan barang 1)

Petugas

gudang

harus

melakukan

pemantauan

dan

merencanakan

penerimaan terhadap barang‐barang yang akan diserahkan oleh Pengirim barang (Supplier). Perencanaan tersebut sedapat mungkin harus dilakukan jauh‐ jauh hari (± 2 minggu) sebelum kedatangan barang. 2)

Tujuan pemantauan dan perencanaan tersebut adalah : 2.1) Mengetahui bahwa ada barang‐barang yang akan masuk gudang. 2.2) Melakukan persiapan sarana dan prasarana yang diperlukan, serta merencanakan jadwal dan sumber daya yang dibutuhkan.

3)

Pemantauan dan jadwal kedatangan barang agar dibuat informatif serta tersaji dengan baik, sehingga bisa diketahui oleh semua petugas gudang dan pihak terkait yang berkepentingan.

4)

Informasi kedatangan barang dapat diperoleh dari : 4.1) Tembusan atau foto copy Purchase Order (PO)/Kontrak /Surat Perjanjian (SP) yang diperoleh dari bagian pengadaan baik Unit atau Pusat. 4.2) Aplikasi sistem pemantauan/monitoring yang ada.

b. Penerimaan kedatangan barang tahap awal 1)

Tindakan pengirim barang / Supplier (pemasok) : 1.1) Menyerahkan barang sesuai dengan pesanan. 1.2) Menyerahkan surat jalan/ surat pengantar serta dokumen‐dokumen lainnya yang telah dipersyaratkan dalam Purchase Order/Kontrak/Surat Perjanjian. 1.3) Penyerahan dilakukan di ruang penerimaan barang (import area).

1.4) Menandatangani formulir pemeriksaan fisik kedatangan barang. 2)

Tindakan Petugas Gudang : 2.1) Melakukan pemeriksaan fisik (visual) dan kelengkapan dokumen, yang meliputi : 

Kualitas fisik barang.



Kuantitas Barang sesuai PO/Kontrak/SP.



Kelengkapan Dokumen yang telah dipersyaratkan, yang antara lain : copy PO/Kontrak/SP, Nota / Surat Pengantar Barang, Sertifikat, Manual Book dan dokumen – dokumen lainnya yang telah dipersyaratkan dalam PO/Kontrak/SP.



Mengisi

dan

menandatangani

formulir

pemeriksaan

fisik

kedatangan barang. 2.2) Menandatangani

surat

jalan/surat

pengantar

sebagai

bukti

kedatangan barang, apabila barang yang dikirim sudah memenuhi

persyaratan fisik dan kelengkapan dokumen, sebagaimana butir 2.1. 2.3) Melakukan pencatatan penerimaan barang tahap awal, yang dalam hal ini disebut material dalam karantina. 2.4) Menempatkan barang dalam area karantina / area penerimaan (import area) di sub area barang belum diperiksa, untuk menunggu tahapan pemeriksaan selanjutnya. 2.5) Apabila hasil pemeriksaan fisik dan kelengkapan dokumen menyatakan tidak atau belum memenuhi syarat, maka barang dinyatakan belum datang, selanjutnya barang beserta dokumen diserahkan kembali ke

pihak pengirim barang. 2.6) Melaporkan kepada Tim / Panitia Pemeriksa Barang, maksimum 2 (dua) hari kerja setelah kedatangan barang, tentang adanya penerimaan barang dan harus segera dilakukan pemeriksaan.

c. Pemeriksaan dan Pengecekan barang 1)

Barang‐barang yang telah diterima oleh Petugas gudang pada tahap awal dari Pemasok barang / Supplier sebagaimana dimaksud dalam butir b tersebut di atas, maka untuk selanjutnya Tim / Panitia Pemeriksa Barang melakukan pemeriksaan secara teknis yang meliputi kuantitas dan kualitas barang serta dokumen‐dokumen yang telah dipersyaratkan dalam PO/Kontrak/SP.

2)

Pelaksanaan Pemeriksaan dilaksanakan bersama‐sama oleh petugas gudang, Tim Pemeriksa barang sesuai bidang terkait dan Pemasok barang (supplier).

3)

Untuk barang‐barang yang tidak memerlukan pengetesan lebih lanjut, pemeriksaan dilakukan di ruang penerimaan barang (import area), sedangkan untuk

barang‐barang

yang

memerlukan

pengecekan

lebih

lanjut

pelaksanaannya akan ditentukan kemudian oleh Tim / Panitia Pemeriksa atau dilaksanakan ditempat yang telah disepakati dalam PO/Kontrak/SP. 4)

Pemeriksaan dan Pengecekan kualitas barang harus mencakup : 4.1) Pemeriksaan visual untuk memastikan bahwa tidak terdapat cacat, kesesuaian dimensi dan kelengkapan yang diharuskan pada material yang datang. 4.2) Test operasional secara individu bilamana diperlukan terhadap material yang berjenis alat/ peralatan untuk mengetahui dan memastikan bahwa barang berfungsi secara normal. 4.3) Test sistem bilamana barang tersebut perlu diuji coba secara online, pelaksanaan

menyesuaikan

operasional

unit

dan

harus

ada

kesepakatan antar kedua belah pihak. 4.4) Berkenaan dengan barang‐barang yang memerlukan tes terkait metalurgi atau kimia, jika dianggap perlu oleh Manajemen, maka pelaksanaannya dapat dilakukan di labolatorium independen. 5)

Hasil pemeriksaan dan pengecekan sebagaimana dimaksud dalam butir 4 di atas yang bersifat pengetesan, harus ditunjukkan dengan bukti hasil pengetesan yang resmi, bisa berupa berita acara atau sertifikat atau dokumen lainnya, dan berfungsi sebagai lampiran Berita Acara Pemeriksaan.

6)

Panitia Pemeriksa Barang menerbitkan Berita Acara hasil Pemeriksaan berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengecekan sebagaimana butir 4, yang menyatakan bahwa barang diterima atau ditolak.

7)

Penandatanganan Berita Acara Pemeriksaan Barang sebagaimana butir 5, harus dilakukan pada hari dan tanggal pelaksanaan pemeriksaan dan dilaksanakan oleh semua anggota Tim atau sekurang‐kurang ½ + 1 dari jumlah anggota Tim / Panitia Pemeriksa Barang.

d. Berita Acara Pemeriksaan Barang‐barang/Spare parts Sebelum membuat Bon Penerimaan Barang‐barang/Spare parts, terlebih dahulu harus dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan Barang‐barang/Spare parts (bentuk formulir TUG. 4). Berita Acara dibuat oleh Fungsi Gudang dalam rangkap 6 (enam). 

lbr. ke‐1

: untuk Rekanan/Pengirim barang/yang berkepentingan untuk klaim



lbr. ke‐2

: untuk Fungsi Pembelian



lbr. ke‐3+6

: untuk Fungsi TUKG. (lbr. ke‐6 untuk lampiran Nota)



lbr. ke‐4

: untuk Fungsi Gudang



lbr. ke‐5

: untuk Fungsi Perbekalan

Pada Berita Acara tersebut dicantumkan barang‐barang spare parts yang rusak/hilang/kurang/lebih. Dalam hal barang diterima dengan baik dan cukup,maka pada Berita Acara ditulis: “Seluruhnya diterima dengan baik dan cukup, sesuai Surat Pesanan"

Berita Acara tersebut dapat pula dipergunakan untuk koreksi persediaan apabila sewaktu diadakan pemeriksaan terdapat selisih atau terdapat rusak. Dalam hal Berita Acara mengenai penghapusan barang‐barang rusak/hilang, selain ditandatangani oleh petugas/Tim pemeriksa seperti tersebut di atas, harus disahkan oleh Kepala Unit yang bersangkutan.

ALUR BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS FUNGSI GUDANG

FUNGSI

FUNGSI

PEMBELIAN

PERBEKAlAN

FUNGSI TUKG

REKANAN/PENGIRIM BARANG

TUG 4

TUG 4 TUG TUG44 TUG 4 TUG 4

1. Lembar ke‐4 dilampirkan pada Berita Acara Pemeriksaaan Barang (BPB)

1. Untuk keperluan 1. Lembar ke 5 1. Untuk dilampirkan pada Klaim kepada keperluan BPB disimpan Rekanan. Klaim kepada pada satu map. Pengirim 2. Lembar ke 2 disimpan barang. bersama BPB. 2. Lembar, ke‐6 untuk lampiran Nota Klaim.

1. Untuk kepentingan Pengirim Barang/Rekanan, terkait tagihan/ pembayaran dll.

Berita Acara Pemeriksaan barang‐barang, spare parts memuat lajur‐lajur sebagai berikut: 

Pada sudut‐sebelah kiri atas tercantum PT PLN (Persero) harus diisi dan dicetak pada formulir dengan : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst .



Dalam kotak sebelah kanan atas, juga diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst beserta nama Cabang, Sektor atau Bengkel yang bersangkutan (pengisian tersebut dilakukan pada saat tiap‐tiap pembuatan Berita Acara).



No.: yaitu nomor Berita Acara yang harus diselenggarakan secara berurut, dan dicantumkan pada saat pembuatan Berita Acara.



Tanggal : yaitu tanggal, bulan dan tahun pemeriksaan.



Nomor urut, nama, jabatan dan tanda tangan petugas pemeriksa.

Bagian bawah formulir: 

No. urut, nama barang/spare parts, nomor normaIisasi/parts, satuan, banyaknya dari pada barang‐barang/spare parts yang bersangkutan.



Catatan : yaitu catatan atau hal‐hal yang perlu sebagai penjelasan mengenai barang‐barang yang tercantum pada Berita Acara tersebut, misalnya : rusak, hilang atau kedapatan lebih.



Kode Akun : yaitu nomor Kode Akun Persediaan.



No. Perintah kerja : yaitu nomor dan tanggal perintah kerja.



Fungsi : yaitu nomor kode fungsi (Distribusi, Pembangkitan atau Transmisi).



Kepala : yaitu tanda tangan Kepala Unit yang mengesahkan Berita Acara tersebut.

e. Hal‐hal yang harus diperhatikan pada pemeriksaan barang 1)

Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan penerimaan barang maksimal adalah 21 hari kerja, terhitung sejak tanggal dimana barang datang di Gudang dan dinyatakan diterima atau memenuhi ketentuan pada tahap penerimaan kedatangan barang tahap awal, sampai dengan tanggal dikeluarkannya Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang dan batas waktu tersebut dapat diperpendek dengan penetapan General Manager Unit Pelaksana Induk dengan memperhatikan jenis barang yang diadakan. Apabila pelaksanaannya melebihi batas waktu tersebut, maka barang dianggap sudah diterima dan pihak pengirim barang berhak meminta Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang.

2)

Penjelasan sebagaimana butir 1 diatas, tidak berlaku apabila untuk mengetahui kualitas dan unjuk kerja dari barang tersebut memerlukan pengetesan dalam keadaan beroperasi, sehingga tidak ada kepastian waktu karena ada ketergantungan dengan operasi unit, terkait hal ini harus ada kesepakatan bersama antara kedua belah pihak.

3)

Bila terjadi keterlambatan pengiriman, dengan cara melihat selisih antara tanggal batas pengiriman pada PO/Kontrak dengan tanggal nota pengiriman/ Surat Jalan dan tanggal penyerahan kelengkapan dokumen lainnya yang telah dipersyaratkan

dalam

PO/Kontrak,

maka

petugas

gudang

harus

menginformasikan keterlambatan tersebut kepada Tim / Panitia Pemeriksa Barang

sebagai

dasar

Tim

/

Panitia

Pemeriksa

Barang

untuk

menginformasikan lebih lanjut kepada Pejabat Pengadaan atau Manajemen Unit. 4)

Bilamana terjadi ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan yang datang, maka : 4.1) Petugas gudang beserta Tim / Panitia Pemeriksa Barang berhak menolak, dan meminta agar pihak pemasok segera mengganti sesuai yang tercantum pada PO/Kontrak. 4.2) Menerima dengan syarat, apabila : a)

Peralatan tersebut dapat digunakan setelah dites secara individu maupun sistem.

b)

Adanya

informasi

tertulis

dari

pabrikan,

terkait

dengan

ketidaksesuaiannya barang yang dikirim. c)

Memberikan catatan tersendiri pada Berita Acara tentang ketidaksesuaian barang.

5)

Petugas gudang beserta Tim / Panitia Pemeriksa Barang berhak meminta informasi ringkas mengenai pengoperasian bilamana yang datang adalah alat/peralatan. Informasi tambahan mengenai apakah material tersebut perlu penanganan khusus dikarenakan sifatnya yang mudah terbakar/ meledak atau mudah berubah warna/bentuk karena suhu penyimpanan yang tidak sesuai dan informasi lainnya yang dianggap perlu.

f. Penyelesaian administrasi penerimaan barang‐barang Setelah selesai melaksanakan pemeriksaan barang‐barang dimana jumlah dan kualitas cocok/sesuai (conform), maka

petugas Gudang

menandatangani

penerimaan pada "Surat Pengantar Barang". Untuk pembukuan penerimaan barang‐barang tersebut, petugas Fungsi Gudang membuat "Bon Penerimaan Barang‐barang/Spare Parts" (bentuk formulir TUG. 3) dalam rangkap enam :



lembar ke 1 dan 6

: untuk TUKG



lembar ke 2

: untuk Fungsi Pembelian



lembar ke 3

: untuk Fungsi Gudang



lembar ke 4

: untuk Fungsi Perbekalan



lembar ke 5

: untuk Rekanan/Pengiriman barang

Formulir TUG. 3 memuat lajur‐lajur sebagai berikut : Bagian atas formulir : 

Nomor : yaitu nomor untuk formulir ini harus dicetak pada formulir sudut sebelah kanan atas secara berurutan. Nomor tersebut adalah untuk keperluan referensi dan untuk pengawasan pemakaian formulir.



PLN (dalam kotak), harus diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst. Cabang/Sektor/Bengkel : harus diisi Nama Cabang, Sektor atau Bengkel yang bersangkutan.



Diterima tanggal : yaitu tanggal diterima barang.



Dari : yaitu nama Rekanan atau nama pengirim barang.



Dengan : yaitu nama pengangkut barang.



Biaya angkutan/Asuransi Rp. : yaitu biaya angkutan/biaya asuransi (diisi oleh Fungsi TUKG sebagai pengawasan).



Pembelian di tempat, lihat faktur/Bukti Kas No. : yaitu diisi apabila barang tersebut berasal dari pembelian langsung (tidak ada surat pesanannya).



Diterima Bon Pengeluaran/Surat Pengantar No. dan tgl . : yaitu nomor dan tanggal dari dokumen (BP atau SP) yang menyertai barang‐barang (dalam hal ini barang‐barang yang diterima dari unit lain).



Menurut surat Pesanan/Daftar Permintaan No. dan Tanggal : yaitu nomor dan tanggal "Surat Pesanan Barang" atau "Daftar Permintaan Barang".

Bagian tengah formulir : 

Nomor urut : cukup jelas.



Nama barang/spare parts : yaitu uraian dan nama barang atau spare parts.



Nomor normalisasi/parts : yaitu nomor normalisasi barang‐barang atau nomor part dari spare parts.



Satuan, banyaknya, harga satuan dan jumlah harga dicantumkan menurut data‐data yang ada pada surat pesanan barang, kecuali ada ketentuan lain (banyaknya barang sesuai kenyataan yang diterima dengan baik).

Bagian bawah formulir : 

Nota No. : yaitu nomor nota (akan diisi oleh Fungsi TUKG).






Perintah kerja : yaitu nomor perintah kerja (jika diketahui).



Fungsi : yaitu nomor fungsi Distribusi, Pembangkitan Transmisi.



Jumlah : yaitu jumlah harga dalam rupiah.



Tanda tangan pemeriksa dan Kepala Gudang.

Bon

Penerimaan

Barang ‐barang/spare

parts

yang

telah

dibuat

harus

ditandatangani oleh Kepala Gudang, kemudian diselesaikan lebih lanjut (dibagikan menurut ketentuan di atas).

g. Pembukuan di Fungsi Gudang Berdasarkan lembar ke 3 "Bon Penerimaan Barang‐barang/spare parts", petugas Fungsi Gudang (pemegang Kartu Persediaan) membukukan penerimaan tersebut ke dalam Kartu Persediaan. Tanggal, nomor bon, jumlah yang diterima dicatat pada lajur yang bersangkutan, dan sisa sebagai akibat dari penerimaan tersebut diperbaiki. Setelah selesai pembukuan ke dalam kartu persediaan, bon lembar ke 3 difile tersendiri sesuai nomor urut.

h. Tindak lanjut di Gudang Barang‐barang yang masuk Gudang dan yang telah selesai diperiksa, diberi tanda dan dikelompokkan, kemudian disimpan pada lokasinya masing‐masing. Penerimaan tersebut dibuatkan "kartu gantung" atau bila telah ada kartu gantungnya tinggal mencatat pada kartu gantung yang telah ada mengenai penerimaan tersebut. 1.2.

Prosedur Penerimaan Dari Mutasi Antar Gudang Tindakan dan administrasi yang harus dilaksanakan oleh Petugas gudang adalah : a. Melakukan persiapan‐persiapan seperlunya terkait rencana penerimaan barang‐ barang, berdasarkan pemberitahuan dari pihak terkait berupa tembusan Surat Pengantar / Nota dinas. b. Melakukan pemeriksaan

terlebih dahulu item barang yang datang termasuk

jumlah dan kondisi / mutu material bersama‐sama pihak terkait. c. Melakukan penyelesaian administrasi penerimaan barang yang meliputi :

1)

Menandatangani surat

pengantar

barang/surat jalan

dari

unit

lain

(berdasarkan waktu penerimaan barang tersebut), setelah memeriksa bahwa barang tersebut sesuai. 2)

Membuat Bon Penerimaan barang.

3)

Melakukan proses penerimaan menjadi persediaan Gudang.

4)

Segera mencatat pemasukkan material tersebut pada kartu gantung dan merangkum untuk dibuat laporannya

d. Melakukan penerimaan fisik barang, antara lain : 1)

Menyiapkan segala sesuatunya (peralatan bantu) untuk mengangkat dan memindahkan barang pada rak barang yang telah disiapkan.

2)

Meletakkan barang kedalam rak barang sesuai dengan kondisi dan jenis barang sesuai rak penyimpanan yang telah ditentukan.

e. Membuat laporan pergerakan material pada periode tersebut.

ALUR BON PENERIMAANBARANG ‐BARANG/SPARE PARTS FUNGSI GUDANG

FUNGSI

FUNGSI

PEMBELIAN

PERBEKALAN

FUNGSI TUKG

REKANAN/PENGIRIM BARANG

Daftar Pengantar Barang2

TUG 3 TUG 3

TUG 3 TUG 3 TUG 3

1. Pembukuan

1. Dicatat

1. Dicatat

1. Dicatat dalam

1. Untuk dilampirkan

kedalam kartu

dalam buku

dalam kartu

kartu

pada Nota

persediaan

pembelian

Persediaan

Persediaan

penagihan, oleh

TUKG

rekanan

2. Setelah

2. Disimpan

2. Disimpan

selesai

dalam map

map

2. Lembar ke‐1

2. Atau untuk bukti

pembukuan,

tersendiri

tersendiri

disimpan

bahwa barang

kemudian

dalam map

telah diterima, dan

lembar ke 3

tersendiri

kemudian disimpan

disimpan

3. Lembar ke‐6

dalam map

untuk

tersendiri

lampiran Nota.

oleh Unit PLN pengirim barang.

BAB II PROSEDUR PENYIMPANAN BARANG

Cakupan

dalam

pembahasan

prosedur

penyimpanan

meliputi

beberapa

aspek

diantaranya:

2.1



Metode Penyimpanan dan Identitas



Metode Perawatan dan Penanganan (handling)

Metode Penyimpanan dan Identitas Barang Sasaran yang hendak dicapai dalam sistem penyimpanan barang/material adalah: 

Adanya penyimpanan serta penyusunan material yang rapih dan tertib.



Dapat diketahui lokasi setiap jenis material yang disimpan dengan cepat dan tepat.



Memperoleh kepastian bahwa setiap jenis material yang disimpan selalu dalam keadaan baik, tidak mengalami kerusakan, dan siap untuk dipergunakan sewaktu dibutuhkan.



Terhindarnya kerugian Perusahaan yang disebabkan oleh kerusakan mutu material karena salah penanganan.



Terciptanya iklim kerja yang tertib, sehat dan menyenangkan.



Tingkat efisiensi kerja tinggi serta pelayanan yang lancar.

Untuk

mencapai

sasaran

tersebut

di

atas,

maka

sebelum

menyimpan

barang/material harus memperhatikan terlebih dahulu hal ‐ hal sebagai berikut : 

Ukuran/Dimensi barang



Berat atau ringannya barang



Jumlah/Volume barang



Sifat‐sifat khusus barang (beracun, mudah pecah, mudah terbakar, dsb)

Dengan demikian akan dapat direncanakan metode penyimpanan barang sesuai dengan kondisi gudang, dengan memperhatikan :

a. Denah atau tata ruang gudang Denah gudang perlu diatur dan direncanakan sedemikian rupa, sehingga tersedia gang ‐ gang yang cukup lebar yang

memungkinkan dapat dilalui oleh berbagai

macam bentuk alat angkut atau alat‐alat kerja lainnya yang diperlukan.

b. Tata letak penempatan rak dan barang dalam rak 1)

Agar penempatan material gudang bisa sistematis dan teratur, maka perlu direncanakan rak–rak barang yang sesuai.

2)

Penempatan rak‐rak di dalam gudang harus diatur dengan baik dan efektif.

3)

Setiap gudang harus diberi nomor berurutan, begitu pula rak‐rak barang, petak‐petak pada tiap‐tiap rak, lantai rak dan deretan rak harus diberi nomor dengan huruf atau angka yang jelas. Nomor‐nomor tersebut sangat penting untuk menentukan lokasi dari suatu jenis barang yang akan disimpan di dalam gudang.

c. Metode penanganan 1)

Metode penanganan barang disini termasuk bagaimana cara yang akan digunakan untuk menangani / merawat barang yang sudah di terima di gudang, agar kondisi dan kualitasnya tetap terjaga, tidak rusak dengan berjalannya waktu dan siap dipakai setiap saat apabila diperlukan. Dalam merawat barang perlu diperhatikan penanganan untuk barang yang mudah berkarat, barang yang tidak tahan terhadap udara lembab, barang yang tidak tahan terhadap udara panas, barang yang dapat merusak lingkungan, barang yang berbahaya dan mudah terbakar.

2)

Penanganan / perawatan barang sebagaimana ayat 1 tersebut di atas, harus direncanakan supaya kualitas barang tetap terjaga dan tidak berpengaruh terhadap keselamatan dan kesehatan kerja.

d. Alat kerja atau alat angkut 1)

Alat kerja atau alat angkut yang akan digunakan harus bisa digunakan untuk mengangkat/mengangkut semua barang yang di simpan di gudang, dan harus disesuaikan dengan kondisi material yang akan diangkat maupun diangkut.

2)

Tidak diperbolehkan menggunakan alat angkat / angkut dengan kondisi yang sudah tidak layak pakai karena sudah usang maupun sudah rusak (patah, dll), yang dipaksakan untuk digunakan.

3)

Menggunakan alat sesuai dengan fungsinya, contoh yang tidak tepat Tang digunakan untuk Palu atau kesalahan penggunaan lainnya. Hal seperti ini tidak akan terjadi apabila sebelumnya sudah direncanakan dengan baik semua kebutuhan alat angkat/alat angkut di gudang yang mencukupi/ memadai.

2.1.1 Prosedur Penyimpanan Barang a. Hal pokok dalam proses penyimpanan barang di gudang adalah Alamat Penyimpanan.

1)

Alamat penyimpanan / lokasi barang sangat penting dalam prosedur penyimpanan barang di gudang karena akan mempermudah pencarian dan mencegah terjadinya duplikasi barang.

2)

Metode alamat penyimpanan barang digudang dilakukan dalam dalam 2 hal, yaitu metode alamat penyimpanan secara fisik dan metode alamat penyimpanan secara SIT.

3)

Metode alamat penyimpanan material secara SIT, secara rinci sesuai sistem yang ada di unit setempat.

b. Metode alamat penyimpanan barang secara fisik adalah sebagai berikut : 1)

Penyusunan rak ‐rak

a)

Semua rak ditempatkan melintang didalam ruangan gudang, berderet‐deret kebelakang.

b)

Apabila ruangan gudang cukup memuat lebih dari satu deret maka antara deretan yang satu dengan yang lain, harus terdapat lorong yang cukup lebar untuk lalu lintas barang.

c)

Setiap rak dibuat dengan empat lantai/tingkat dan setiap lantainya dibagi dalam kotak‐kotak dengan menggunakan papan pemisah ditengah secara memanjang, maupun papan pemisah secara memotong pada kedua belah sisi papan pemisah memanjang tadi. Setiap kotak berukuran luas kurang lebih setengah meter persegi, kecuali rak untuk menyimpan barang‐barang yang panjang misal : Pipa, Besi lonjor, dll.

2)

Pemasangan tanda‐tanda nomor kode deretan rak dan nomor urut rak

a)

Pada rak yang ditempatkan terdepan dari tiap‐tiap deretan rak, dibagian tengah lantai teratas dipasang tanda nomor kode deretan rak.

b)

Pada sisi rak bagian tengah lantai teratas yang menghadap lorong dipasang tanda nomor kode urutan rak dalam deretan rak tersebut, dimulai dengan rak yang terdepan secara berurutan sampai kepada rak yang paling belakang.

c)

Untuk setiap deretan rak, nomer urutan rak dimulai dengan nomor satu.

3)

Pemasangan tanda‐tanda nomor kode pada setiap rak

a)

Setiap rak dilengkapi dengan tanda nomor lantai di setiap lantainya dan mulai dari bawah keatas.

b)

Tanda nomor tersebut sebaiknya dipasang pada ujung rak yang menghadap ke lorong.

c)

Pada tiap lantai kotak, dipasang tanda nomor kotak secara berurutan mulai dari sisi lorong dari kiri kekanan, memutar dan berakhir pada kotak yang belakang/membelakangi dengan kotak pertama.

4)

Sistim penyimpanan barang diatas rak

a)

Susunan penyimpanan barang pada rak pada dasarnya dilakukan menurut ukuran ringan dan beratnya atau besar dan kecilnya barang.

b)

Dimulai dari yang terkecil atau teringan pada rak terdepan sampai yang terbesar atau terberat pada rak paling belakang.

c)

Barang yang pemakaiannya sering (fast moving) disimpan pada tempat yang tidak jauh dari pintu gudang, sedangkan barang yang pemakaiannya jarang (slow moving) ditempatkan agak jauh dari pintu gudang.

d)

Penyusunan didalam kotak rak harus rapih dan teratur, sehingga jumlahnya dapat dihitung dengan mudah dan cepat.

e) 5)

Barang yang berat, disimpan dilantai rak paling bawah.

Sistem nomor kode lokasi

Setelah semua barang yang disimpan di atas rak selesai dikerjakan dan tanda nomor gudang serta deretan rak, nomor lantai rak dan nomor bak rak juga selesai dipasang, maka dibuatkan kartu gantung barang. Pada bagian kanan atas pada kartu tersebut ditulis nomor kode lokasi yang diambil dari kode‐kode rak yang bersangkutan yang terdiri dari : a.

Notasi pertama

:

Nomor gudang

b.

Notasi kedua

:

Nomor deretan dan tingkat lantai rak

c.

Notasi ketiga

:

Nomor dari baris pada rak

d.

Notasi keempat

:

Nomor dari petak rak

Contoh kode lokasi I . A 2 . 2 . 2

Gudang I Rak Nomor A Lantai rak nomor 2 Baris pada rak nomor 2 Pada baris rak nomor 2 di petak nomor 2

Sistim nomor kode Gudang

6)

Untuk mengetahui gudang mana suatu barang ditempatkan dan untuk keperluan proses komputerisasi, setiap gudang harus mempunyai Nomor kode Gudang sendiri‐sendiri. Untuk kode gudang ini terdiri dari 4 character numeric dan harus dimulai dari G (Gudang). Pemberian nomor kode gudang ini diatur sendiri oleh masing ‐ masing Unit.

2.1.2 Identitas (Pencatatan) Barang Untuk tiap jenis barang yang disimpan di dalam gudang harus mempunyai identitas yang baku, standar dan terpola diantaranya (untuk spare part mesin ) meliputi : 

Nama (Item Name)



Deskripsi / Spesifikasi barang



Pabrikan/Manufacturer



Part number



Satuan



Peruntukan (equipment, engine, entitas unit)



Pengkodean khusus (stock code)

Seperti halnya metode alamat penyimpanan, dalam metode identitas barang digudang juga dilakukan dalam 2 (dua) metode, yaitu metode identitas secara fisik dan metode identitas secara SIT yang ada di unit setempat

a. Metode identitas barang secara SIT, yaitu identitas barang secara detail sudah dijabarkan dalam sistem pengoperasian SIT di stream material management modul Cataloging dan Inventory Control. b. Metode identitas barang di gudang secara manual (fisik), yaitu identitas barang yang harus ditulis secara manual sebagai berikut : 1)

Label Barang, yaitu identitas yang ditempelkan pada masing‐masing item barang.

2)

Kartu Gantung Barang, yaitu kartu yang digantungkan pada lokasi barang dan posisinya mudah dilihat. Kartu gantung dimaksud adalah bentuk‐bentuk formulir TUG. 2 untuk barang‐barang umum yang berwarna merah muda, dan bentuk formulir TUG 2a untuk spare parts yang berwarna hijau. Formulir TUG 2 memuat lajur‐lajur sebagai berikut: Bagian atas kartu : 

Nama barang

:

yaitu nama/uraian barang yang harus ditulis dengan lengkap.



Nomor Normalisasi

:

yaitu nomor pengenal barang



Satuan

:

yaitu satuan barang (buah, kg, meter dan lain‐lain)



Lokasi

:

yaitu nomor lokasi



No. Kartu

:

yaitu nomor dari lembar ‐ lembar kartu yang dipakai untuk tiap jenis barang (kartu yang sudah penuh harus dikeluarkan dan diganti dengan yang baru).

Penggantian TUG 2 selanjutnya sesuai kebutuhan atau sekali setahun pada waktu stock opname. Bagian mutasi: 

Tanggal

:

yaitu tanggal masuk/keluar (tanggal mutasi)



No. Bon

:

yaitu nomor bukti mutasi (nomor : BPS, BP dan sebagainya)



Masuk

:

yaitu lajur penerimaan



Keluar

:

yaitu lajur pengeluaran



Sisa

:

yaitu lajur persediaan



Catatan

:

Yaitu lajur untuk catatan‐catatan yang perlu ditambahkan

Formulir TUG 2a memuat lajur ‐ lajur sebagai berikut: Bagian atas kartu: 

Nama spare parts

:

yaitu nama dan uraian spare parts yang harus ditulis dengan lengkap



Mesin & type

:

yaitu nama dan type mesin untuk mana spare parts tersebut akan dipergunakan



Nomor part

:

yaitu nomor part yang ditetapkan oleh pabrik



Satuan

:

yaitu satuan barang (buah, set dan lain‐lain)

Bagian mutasi : Sama seperti TUG. 2 Cara mengerjakan Kartu Gantung :

Kartu gantung dibuat setelah barang‐barang/spare parts disusun pada lokasinya. Setiap kali ada mutasi (masuk atau keluar), pada saat itu juga harus dicatat tanggal, jumlah yang diterima atau jumlah yang dikeluarkan. Kemudian sisa setelah mutasi harus dikoreksi atau diperbaiki. Petugas Gudang yang mencatat pada kartu gantung harus membubuhkan parafnya pada kartu tersebut setelah mutasi dan sisa selesai dikerjakan.

Sedapat mungkin persediaan menurut kartu gantung harus dicek dengan kenyataan barang yang sebenarnya, apabila terdapat selisih, harus segera diadakan koreksi. Kartu Persediaan:

Sebagai kunci daripada kontrol persediaan adalah Kartu Persediaan atau “Stock Card”. Kartu Persediaan harus dilaksanakan untuk semua jenis barang/spare part persediaan Gudang. Kartu Persediaan Barang‐barang: Kartu persediaan untuk barang‐barang (barang‐barang umum dan alat‐alat listrik) yaitu seperti bentuk formulir TUG 1, yang berwarna kuning, dan memuat lajur lajur sebagai berikut: Bagian atas kartu: 

Pada sudut sebelah kiri :

Kantor Pusat, Wilayah, P3B,

atas, tercantum PT PLN

Pembangkitan dst (harus dicetak pada

(Persero) diisi

formulir).



Kode akun

:

yaitu nomor Kode Akun Persediaan



No. Normalisasi

:

yaitu nomor pengenal barang‐barang yang berlaku di PLN



Uraian

:

yaitu nama dan uraian barang yang harus ditulis selengkap‐lengkapnya



Lokasi

:

yaitu nomor lokasi



Kartu No

:

yaitu nomor lembaran‐lembaran kartu yang dipakai untuk satu jenis barang (lembar‐lembar yang penuh dikeluarkan dan disimpan tersendiri).



Rekanan

:

yaitu nama dan alamat rekanan (pabrik atau penyalur) tempat memesan barang – barang.

Bagian samping kartu: 

Tingkat pesanan ulang : yaitu jumlah minimum persediaan yang diizinkan, ditambah dengan perkiraan pemakaian selama masa (periode) antara penempatan pesanan dan penyerahan barang.



Bilamana jumlah persediaan telah mencapai tingkat pesanan ulang maka permintaan harus segera diajukan untuk pengisian persediaan baru.



Persediaan maksimum : yaitu jumlah atau tingkat persediaan yang tertinggi yang tidak boleh dilampaui. Angka tersebut didasarkan pada pertimbangan keuangan, lajunya pemakaian

keperluan.



Persediaan minimum: yaitu persediaan yang paling sedikit harus ada, yang didasarkan kepada pertimbangan jumlah pemakaian (misalnya mingguan) yang dapat dijadikan batas yang aman.



Satuan pembelian dan satuan pemakaian harus disebutkan (buah, meter, kg, set dan sebagainya).



M. (singkatan dari Minta/Permintaan): yaitu angka (indeks) yang menunjukkan bahwa jumlah tertentu sedang dimintakan.



P. (singkatan dari pesanan): yaitu indeks yang menunjukkan, bahwa jumlah tertentu sedang dalam pesanan (pesanan dalam pelaksanaan).



B. (singkatan dari Perbaikan): yaitu indeks yang menunjukkan, bahwa jumlah tertentu sedang dalam perbaikan.



C. (singkatan dari Cadangan): yaitu indeks yang menunjukkan, bahwa jumlah tertentu yang dicadangkan.

Bagian dalam kartu: 

No. Permintaan & tanggal : yaitu nomor dan tanggal "Daftar Permintaan Barang".



No. Pesanan & tanggal : yaitu nomor dan tanggal surat Pesanan.



Rekanan : yaitu nama rekanan (pabrik atau distributor) tempat memesan barang.



Jumlah yang diminta : menurut "Daftar Permintaan Barang".



Jumlah yang dipesan : menurut surat Pesanan.



Jumlah yang diterima : menurut kenyataan yang diterima dalam keadaan baik.



Terlambat/tanggal terima : yaitu tanggal penerimaan barang menurut surat pesanan.



Harga satuan : yaitu harga satuan menurut surat Pesanan.



Catatan : yaitu catatan‐catatan yang perIu ditambahkan.

Bagian mutasi : 

Tanggal : yaitu tanggal mutasi



Dokumen : yaitu nama dokumen (BPB, BP dsb), nomor dokumen (nomor BPB, nomor BP dsb).



Masuk : yaitu jumlah barang yang diterima, sesuai yang tercantum pada BPB.



Keluar : yaitu jumlah barang yang dikeluarkan, sesuai yang tercantum pada BP.



Persediaan : "Fisik"

: yaitu jumlah persediaan seluruhnya (termasuk cadangan).

"Tersedia": yaitu jumlah persediaan di luar cadangan. "Statistik" : yaitu diagram mengenai pemakaian bulanan.

Kartu Persediaan Spare Parts : Kartu persediaan untuk spare parts adalah bentuk formulir TUG.1a yang berwarna hijau, yang memuat lajur‐Iajur sebagai berikut : Bagian atas kartu : 

Nomor spare parts : yaitu tiga angka pertama (dalam kotak) menunjukkan nomor fungsi (Distribusi, Pembangkitan atau Transmisi) menurut kode akun.



Mesin/Perlengkapan/Peralatan

:

yaitu

nama

mesin

atau

perlengkapan/peralatan dari mesin yang bersangkutan. 

Uraian spare parts : yaitu nama dan uraian spare parts ybs.



Lokasi : yaitu nomor lokasi.



Nomor kode pabrik : yaitu nomor kode yang ditetapkan oleh pabrik, seperti yang terdapat pada Buku Spare Parts yang dikeluarkan oleh pabrik.



Kartu No. : yaitu nomor lembar‐lembar dari kartu yang dipakai untuk satu jenis part (Kartu‐kartu yang sudah penuh dikeluarkan dan disimpan tersendiri).



Rekanan: yaitu nama dan alamat rekanan dari mana spare parts dipesan.



Referensi pabrik : yaitu referensi mengenai spare parts pada rencana atau brosur pabrik.



Jumlah dipakai : yaitu banyaknya part jenis tersebut yang sedang beroperasi dalam Pusat Listrik, Sektor Distribusi atau Unit.

Lajur‐lajur selanjutnya sama dengan lajur ‐ lajur pada formulir TUG. 1.

Penyimpanan Kartu‐kartu Persediaan : Kartu‐kartu persediaan harus disimpan dalam posisi berdiri dalam kotak‐ kotak dan disusun menurut kelompok barang/part, sedemikian rupa sehingga dapat mempercepat pencarian/referensi. Satu set berkas catatan barang‐barang harus ada pada Fungsi Gudang dan satu set lagi untuk kontrol di Fungsi TUKG.

2.2

Metode Perawatan Dan Penanganan (Handling) Barang Agar barang yang disimpan di gudang tidak cepat rusak, maka perlu dipelihara atau dirawat dengan baik secara berkala dan periodik. Cara perawatan material harus sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan untuk masing‐masing karakteristik, sifat dan jenis dari barang yang disimpan sebagai berikut :

a. Barang yang sangat berbahaya dan mudah terbakar 1) Jenis barang‐barang yang berbahaya dan mudah terbakar diantaranya

adalah:

2)

a)

Nitrogen, Butan, Acrosal, Ethanol

b)

Propane, Parafin, Spiritus

c)

Acetylene, Oxygen

d)

Premium, HSD dll.

Cara penyimpanan dan perawatannya adalah :

a)

Harus disimpan ditempat khusus, terpisah dari gudang material lain.

b)

Ruangan diusahakan harus tetap sejuk.

c)

Sinar matahari tidak boleh langsung jatuh ke ruang penyimpanan.

d)

Harus dilengkapi dengan tanda peringatan bahaya.

e)

Apabila disimpan dalam jumlah besar, sebaiknya disimpan dalam tangki dibawah tanah, atau dalam drum tetapi diatasnya diberi atap.

f)

Khusus

untuk

Ethanol

harus

hati‐hati

saat

pengangkutan

atau

pemindahan. Simpan Ethanol pada ruangan teduh dan berventilasi. g)

Jauhkan dari sumber nyala api dan panas.

h)

Lakukan pengukuran untuk mencegah electrostatic charging.

i)

Tutup rapat dengan tempat yang berventilasi baik.

b. Barang yang tidak tahan lembab 1) Jenis barang yang tidak tahan lembab diantaranya :

a). Calcium carbide, welding electrode, oil seal. b). Semen, bahan bahan isolasi, material dari kayu, karet, komponen listrik dll. 2)

Cara penyimpanan dan perawatannya adalah:

a)

Barang harus ditempatkan di tempat yang udaranya kering, dengan suhu O

udara antara 30‐40 C. b)

Khusus untuk calcium carbide arus disimpan dengan tutup selalu rapat.

c)

Welding electrode harus disimpan ditempat yang dipanaskan seperti dalam peti atau lemari yang dipasang lampu 100 W dinyalakan terus menerus terutama apabila pembungkusnya tidak kedap udara, atau menggunakan piranti lain dengan memakai welding rod dryer case .

d)

Ban kendaraan harus diolesi kapur khusus (French chalk), disimpan diatas alas kayu dalam posisi berdiri dan tumpukannya tidak boleh lebih dari 1 meter.

c. Barang yang tidak tahan udara panas atau dingin 1) Jenis barang yang tidak udara panas atau dingin diantaranya adalah :

- Relay listrik, Meter ‐ meter listrik dll.

2)


- Harus disimpan dalam ruangan dengan suhu + 20 OC konstan dan kering serta terlindung dari debu.

d. Barang yang mudah berkarat 1) Jenis barang yang mudah karat

- Suku cadang mesin, material yang tidak dicat, dll. 2)


- Selama dalam penyimpanan harus diolesi minyak atau gemuk/grease pelindung terhadap karat, atau mamakai zat penahan karat.

e. Barang Penghantar 1) Jenis barang ini adalah

- Kawat dan barang dari aluminium, penghantar, dll. 2)


- Tidak boleh disimpan bersentuhan dengan besi, karena reaksi kimia elekrolit dapat terjadi antara besi dan aluminium, dengan demikian pada rak besi harus diberi alas dan penghalang kayu atau hardboard.

f. Barang yang dapat merusak lingkungan 1) Jenis barang ini adalah

- Cairan HCl, KOH, NaOH, H2SO4, cairan Acid atau bahan kimia lainnya 2)

Risiko dan Bahaya yang bisa ditimbulkan adalah :

a)

Bila terhirup dapat menyebabkan iritasi pada hidung, tenggorokan dan saluran pernafasan atau kerusakan paru paru.

b)

Bila terkena kulit dapat menimbulkan luka bakar.

c)

Bila terkena mata dapat menimbulkan iritasi pada mata dan kebutaan.

d)

Pada konsentrasi 1000 – 2000 ppm sangat berbahaya meskipun penghirupan hanya sebentar.

e)

Bila sering terhirup dapat menyebabkan bronkhitis kronis dan dermatitis apabila sering kontak dengan kulit.

f)

Menyebabkan iritasi, perih, kabur bahkan dapat menyebabkan buta pada mata.

g)

Menyebabkan iritasi dan luka bakar dan merusak jaringan kulit.

h)

Bila terhirup atau tertelan dapat menyebabkan kerusakan sistem pernafasan, radang paru‐paru dan keracunan.

3)


a)

Barang ini harus disimpan di ruangan terpisah.

b)

Ruangan mempunyai sirkulasi udara yang baik.

c)

Harus hati‐hati saat proses pengangkutan dan pemindahan.

d)

Waspadai terhadap kebocoran gas.

e)

Jauhkan dari bahan kimia Oksidator dan bahan Alkali, Sianida dan Sulfida.

f)

Lakukan pemeriksaan terhadap tangki penyimpanan H2SO4.

g)

Gunakan Alat Pelindung Diri (APD) seperti : sarung tangan karet kedap air, sepatu karet, kacamata, pelindung muka/masker.

h)

Tempat Penyimpanan harus tahan Korosi ( Plastik / Stainless Steel ) yang dilengkapi dengan lubang pengeluaran.

i)

Tutup kemasan dengan Rapat.

j)

Dipisahkan dari Bahan Kimia Asam Kuat, Logam, senyawa Organano‐ halogen dan Nitro.

k)

Lakukan

Inspeksi

periodik

terhadap

kebocoran

wadah/tempat

penyimpanan sebab dapat merusak lantai dan mencemari lingkungan sekitar.

g. Barang/Peralatan kontrol Untuk menjamin barang‐barang kontrol tidak cepat rusak dan tetap berfungsi sebagaimana mestinya, maka cara penyimpanan dan perawatannya adalah : 1)

Gudang penyimpanan mempunyai temperature 18 °C.

2)

Jauhkan dari sumber nyala api yang panas.

3)

Sediakan peralatan pemadam kebakaran CO2 atau Powder dan busa.

4)

Bebas dari kotoran / debu, ruangan tertutup dan ber AC

5)

Jauhkan dari kimia yang berpotensi penyebab korosif.

6)

Simpan barang barang kontrol diruangan yang mempunyai sinar terang / lampu TL.

7)

Tersusun rapi ( tidak boleh ditumpuk terlalu banyak )

8)

Melakukan pengecekan rutin kondisi material.

9)

Untuk barang DIAL GATE penempatannya harus diposisikan vertikal.

h. Bahaya Bahan Kimia Kurilex 1)

Bahaya yang dapat ditimbulkan adalah :

a)

Baik kristal maupun larutannya bersifat iritan bila terkena mata dan kulit.

b)

Dapat menyebabkan keracunan bila terkena air dan terserap ke dalam kulit atau terhirup.

c)

Bila terkena pada bagian tidak terlindungi akan menyebabkan gangguan pada kesehatan yang serius.

2)

Cara Penyimpanan dan Perawatannya adalah :

a)

Harus hati‐hati saat proses pengangkutan dan pemindahan.

b)

Simpan ditempat yang kering atau jauh dari air, karena kristal dapat meleleh.

c)

Simpan pada ruangan yang dingin dan berventilasi.

d)

Ketika menggunakannya jangan makan / minum atau merokok.

e)

Hindari kontak langsung dengan mata dan kulit.

f)

Hindari jangan sampai terhisap dalam pernafasan.

g)

Wadah bekas bahan kimia ini tidak boleh digunakan untuk keperluan yang lain dan sebaiknya dimusnahkan atau didaur ulang sesuai ketentuan.

h)

Bersihkan bagian yang terkena tumpahan untuk mencegah kontak dengan kulit atau mata.

i)

Tumpahan dapat diserap oleh air atau bahan yang tidak mudah terbakar.

j)

Gunakan Alat Pelindung Diri (APD) seperti : sarung tangan karet kedap air sepatu karet, kacamata, pelindung muka dan masker.

k)

Sediakan Alat angkut Forklift , alat ukur ( timbangan ).

BAB III PROSEDUR PENGELUARAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS UNTUK UNIT‐UNIT Pada dasarnya pengeluaran barang‐barang dari gudang adalah suatu transaksi pelayanan terhadap permintaan akan kebutuhan barang untuk unit, baik untuk kegiatan pemeliharaan atau untuk kegiatan mendukung operasional maupun kegiatan lainnya. Oleh sebab itu unit‐unit yang memerlukan barang‐barang dan spare parts, harus mengajukan permintaan menurut prosedur yang berlaku. Permintaan barang‐barang umum dipisahkan dari permintaan spare parts , misalnya : spare parts untuk mesin pembangkit tenaga listrik.

3.1

Daftar Permintaan Barang‐barang dan Spare Parts

3.1.1 Daftar Permintaan Barang‐barang Untuk permintaan barang‐barang umum dan alat‐alat listrik dipergunakan "Daftar permintaan barang‐barang" (disingkat DPB) seperti bentuk formulir TUG. 5. Semua permintaan antar Unit Pelaksana yang satu Unit Induk maupun yang berbeda Unit Induk harus melalui Kantor Unit Induk. Formulir ''Daftar Permintaan Barang‐barang" tersebut memuat lajur‐lajur sebagai berikut: 

Pada sudut sebelah kiri atas tercantum PT PLN (Persero), diisi dan harus dicetak pada formulir : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst.



No. : yaitu nomor permintaan yang berurutan dan dilakukan oleh masing‐masing unit pada tiap ‐ tiap pembuatan daftar Permintaan.



Dalam kotak sebelah kanan atas diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst berikut nama Cabang/Sektor/Bengkel yang meminta barang‐ barang.



Kepada : yaitu nama PLN tempat permintaan akan diajukan.



Harap dikirim ke (alamat) : yaitu nama PLN dan alamat tempat pengiriman barang yang dikehendaki oleh peminta.



No. Urut : yaitu nomor urut barang‐barang yang diminta.



Nama barang : yaitu nama dan uraian barang dengan lengkap, type, ukuran dsb.



No. Normalisasi : yaitu nomor normalisasi/pengenal barang.



Satuan : yaitu satuan barang (kg, buah, dsb).



Pemakaian rata‐rata tiap bulan : yaitu banyaknya pemakaian tiap bulan untuk tiap jenis barang (rata‐rata).



Sisa persediaan : yaitu sisa persediaan sebenarnya pada saat permintaan diajukan.



Permintaan : yaitu jumlah (kuantitas) barang yang diminta menurut keperluan yang sebenarnya.



Diberikan : Banyaknya, DO No., tgl. : yaitu jumlah barang yang dapat diberikan, nomor dan tanggal perintah pengeluaran (D O). Lajur‐lajur ini akan diisi oleh pengirim barang.



Keterangan : yaitu keterangan/catatan yang perlu.



Perintah kerja : yaitu nomor dan tanggal perintah kerja, atas dasar mana permintaan itu diajukan (bila ada)






Fungsi : yaitu nomor fungsi Distribusi, Pembangkitan atau Transmisi.



Tanggal : yaitu tanggal permintaan.



Kepala : yaitu tanda tangan kepala/pejabat yang meminta barang‐barang.



Kepala/pejabat yang mengesahkan permintaan tersebut.

ALUR DARI DAFTAR PERMINTAAN BARANG BARANG & PERINTAH PENYERAHAN (DELIVERY ORDER) FUNGSI GUDANG

TUG 5

FUNGSI

FUNGSI

PERBEKALAN

PERBEKALAN

TUG 5

FUNGSI TUKG

FUNGSI GUDANG

TUG 7 TUG 7 TUG 7

1. Lembar ke‐1 dan 2 diajukan

1. Dibuatkan DO rangkap tiga 2. Lembar ke 1

kepada Fungsi

dan 2 TUG 5

Perbekalan

disimpan di

2. Lembar ke 3 untuk arsip peminta barang

Fungsi Perbekalan

1. DO lembar ke‐ 1 dikirim ke Gudang 2. DO lembar ke‐ 2 dikirim kepada TUKG 3. DO lembar ke 3 untuk arsip Fungsi perbekalan

1. Disimpan sebagai Arsip

1. Barang ‐ barang disiapkan oleh petugas gudang 2. Pengiriman Barang

Unit‐unit yang memerlukan barang‐barang harus mengisi "Daftar permintaan barang‐barang tersebut dalam tangkap 3 (tiga) yaitu : lembar ke 1 dan 2 untuk dikirim kepada alamat/tempat meminta barang, lembar ke 3 disimpan untuk arsip peminta barang. Daftar permintaan barang‐barang dibuat apabila persediaan di Gudang telah mencapai tingkat "pesanan ulang". Daftar permintaan barang‐barang harus ditandatangani dan disahkan oleh pejabat

‐ pejabat yang berwenang sebagai penanggung jawab atas kebenaran permintaan tersebut.

3.1.2 Daftar Permintaan Spare Parts Untuk permintaan spare parts mesin‐mesin pembangkit listrik dan perkakas khusus untuk mesin‐mesin tersebut, dipergunakan "Daftar Permintaan Spare parts" (disingkat DPS) seperti bentuk formulir TUG 6. Formulir‐formulir TUG. 6 ini antara lain memuat lajur‐lajur sebagai berikut: 

No. : yaitu nomor urut DPS yang diselenggarakan oleh masing‐masing unit, dan dibuat setiap kali membuat DPS.



Dalam kotak di sebelah kanan atas diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst, serta nama Cabang atau Sektor yang meminta spare parts.



Dalam kotak sebelah kiri atas, Perintah Kerja : yaitu nomor dan tanggal perintah kerja.



Fungsi : yaitu fungsi Distribusi, Pembangkitan atau Transmisi.



Data‐data teknik dan sebagainya dari mesin atau bagian‐bagian mesin yang dimintakan spare parts‐nya.



No. Urut : urutan nomor spare parts yang diminta (apabila lebih dari satu jenis).



Nama spare parts : yaitu nama dan uraian spare parts yang selengkap‐ lengkapnya.



No. Gambar : yaitu nomor gambar spare parts menurut buku spare parts yang dikeluarkan oleh pabrik pembuat mesin/spare parts.



No. Kode : yaitu nomor kode yang diberikan oleh pabrik (disamping no. part, adakalanya pabrik memberikan pula No. Kode).



No. Part : yaitu nomor kode pabrik atau nomor part menurut ketentuan dari pabrik.



Stn : yaitu satuan barang (buah, set dan sebagainya).



Pemakaian rata‐rata tiap tahun : yaitu banyaknya pemakaian tiap tahun, dihitung rata‐rata, terutama spare parts pemeliharaan.



Sisa persediaan : yaitu sisa persediaan sebenarnya pada saat Permintaan dibuat.



Permintaan : yaitu jumlah dari tiap‐tiap spare parts yang diminta sesuai keperluan yang sebenarnya.



Diberikan : banyaknya, DO No., tanggal : akan diisi oleh pengirim spare parts.



Keterangan

:

yaitu

keterangan‐keterangan/catatan‐catatan

yang

perlu

sehubungan dengan Permintaan spare parts tersebut. 

Nama tempat dan tanggal pembuatan Daftar Permintaan Spare parts.



Kepala (di bawah tanggal) : yaitu peminta spare parts.



Kepala, nama jabatan dan tanda tangan pejabat yang mengesahkan Daftar Permintaan Spare parts tersebut.

ALUR DAFTAR PERMINTAAN SPARE PARTS & PERKAKAS KHUSUS

CABANG/SEKTOR

KANTORWILAYAH

FUNGSI

/PEMBANGKITAN

PERBEKALAN

FUNGSI TUKG

FUNGSI GUDANG

FUNGSI PERBEKALAN

TUG 6

TUG 6

TUG 7 TUG 7 TUG 7

1. Lembar ke‐1 s/d 2 dikirim kepada Fungsi Perbekalan pada Kantor Induk unit ybs. 2. Lembar ke‐3 untuk arsip Cabang/ Sektor yang meminta spare parts.

1. Dibuatkan D.O rangkap 3 u/ memenuhi permintaan dari Cabang/ Sektor (sesuai permintaan) 2. Lembar ke 1 dan ke 2 TUG 6 ditahan oleh Fungsi Perbekalan Kantor Induk.

1. DO lembar ke‐ 1 dikirim ke Gudang 2. DO lembar ke‐ 2 dikirim kepada TUKG 3. DO lembar ke 3 untuk arsip Fungsi perbekalan

1. Disimpan sebagai Arsip

1. Spare Parts disiapkan oleh petugas gudang 2. Pengiriman Spare Part ke Cabang/ Sektor

Unit‐unit (Cabang dan Sektor) yang memerlukan spare parts, harus mengisi "Daftar Permintaan Spare parts" (DPS) dalam rangkap 3 (tiga): 

lembar ke 1 s/d 2 untuk Kantor Induk (apabila kebutuhan melibatkan Kantor Induk), apabila kebutuhan dipenuhi oleh Cabang/Sektor/Unit setempat prosesnya sama dengan Permintaan Barang‐barang dengan menggunakan TUG 5.



lembar ke 3 untuk Cabang/Sektor yang bersangkutan.

Daftar Pemintaan Spare parts dibuat dan diajukan apabila tingkat persediaan telah mencapai tingkat pesanan ulang. Daftar Permintaan Spare parts harus ditandatangani dan disahkan oleh pejabat ‐ pejabat yang berwenang.

3.2

Pengeluaran Barang‐barang/Spare Parts

3.2.1

Tindakan di PLN Kantor Wilayah, P3B, Pembangkitan Sejak diterimanya “Daftar Permintaan Barang” (DPB) dan/ atau "Daftar Permintaan Spare Parts" (DPS), Fungsi Perbekalan akan meneliti DPB/DPS tersebut dan melihat persediaan yang ada, kemudian dibuatkan "Perintah Penyerahan /Delivery Order (DO)” seperti bentuk formulir TUG 7. Formulir DO/TUG 7 memuat lajur‐lajur sebagai berikut: 

Sudut sebelah kiri atas tercantum PT PLN (Persero) diisi dan dicetak : Wilayah, P3B, Pembangkitan dst.



No .: yaitu nomor DO untuk setiap DO yang dikeluarkan, dan berurutan.



Kepada : yaitu nama dan alamat Gudang yang akan mengeluarkan barang‐ barang/spare parts.



Untuk : yaitu nama dan alamat tempat barang‐barang/spare parts akan dikirimkan.



Berdasarkan : yaitu nomor dan tanggal "Daftar Permintaan" (DPB atau DPS) dari peminta barang‐barang/spare parts.



Atas beban rekening : yaitu nama unit yang harus memikul biaya dan harga barang‐barang/spare parts yang akan dikirim.



No. urut, nama barang/spare parts, nomor normalisasi/parts, satuan dan banyaknya barang‐barang/spare parts yang akan dikirim.



Harga (satuan dan jumlah harga) dari barang‐barang/spare parts yang akan dikirim (diisi oleh TUKG).



Keterangan

:

yaitu

keterangan‐keterangan

atau

catatan‐catatan

yang

diperlukan. 

Kepala : yaitu nama, jabatan yang menandatangani/mengesahkan DO tersebut.



Perintah kerja : yaitu nomor dan tanggal perintah kerja menurut DPB/DPS.






Fungsi : Distribusi, Pembangkitan atau Transmisi.

DO dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan rincian sebagai berikut:

3.2.2



lembar ke 1 untuk Gudang (untuk mengambil barang)



lembar ke 2 untuk TUKG (sebagai kontrol)



lembar ke 3 untuk arsip pembuat DO

Tindakan di Gudang Pengirim Berdasarkan "Perintah Penyerahan" (DO) lembar ke 1, petugas Gudang mempersiapkan barang‐barang/ spare parts sesuai yang tercantum pada DO tersebut. Tanggal pengeluaran, nomor DO, banyaknya barang/Spare parts yang dikeluarkan, dicatat pada kartu gantung yang bersangkutan, dan sisa persediaan sebagai akibat dari pengeluaran tersebut harus diperbaharui. Barang‐barang/spare parts tersebut kemudian dibawa ke ruang pengeluaran (export area) untuk diserahkan kepada petugas peminta barang/spare parts atau dibawa ke ruang pengepakan untuk dilakukan pengepakan. DO yang telah selesai disiapkan barang‐barang/spare partsnya, oleh petugas Gudang dikirimkan kepada petugas Fungsi Tata Usaha Gudang. Setelah menerima DO lembar ke 1 dari petugas Gudang, maka petugas Fungsi Tata Usaha Gudang mempersiapkan "Bon Pengeluaran barang‐barang/spare parts" (disingkat BP), yaitu bentuk formulir TUG.8. "Bon Pengeluaran barang‐barang/spare parts" dibuat dalam rangkap 6 (enam) sebagai berikut: 

lembar ke 1 dan 6 untuk TUKG (lembar ke 6 untuk lampiran nota).



lembar ke 2 untuk Penerima barang



lembar ke 3 untuk Bukti Penerimaan



lembar ke 4 untuk Fungsi Gudang.



lembar ke 5 untuk Fungsi Perbekalan.

Formulir TUG. 8 memuat lajur‐ lajur sebagai berikut: 

Pada sudut kiri atas tercantum PT PLN (Persero) diisi dan dicetak pada formulir : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst.



No. pada sudut kanan atas

: yaitu nomor formulir harus dicetak untuk

keperluan referensi dan pengawasan pemakaian formulir. 

Dalam kotak sebelah kanan atas diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst dan Cabang atau Sektor yang mengeluarkan barang‐ barang/spare parts.



Dikirim kepada, tgl : yaitu nama dan alamat unit penerima barang/spare parts dan tanggal pengiriman.



Menurut : yaitu nomor dan tgl. DO.



Dikirim dengan : yaitu alat pengangkutan.



Sudah/belum dibayar : yaitu keterangan tentang biaya pengiriman.



Biaya pengiriman/pembungkus : diisi bila diketahui (oleh Fungsi TUKG).



No.urut, nama barang/spare parts, nomor normalisasi/parts, satuan dan banyaknya tiap jenis barang/spare parts yang dikirim.



Keterangan : yaitu keterangan‐keterangan/catatan yang perlu.



Harga : satuan dan jumlah dalam rupiah (diisi oleh Fungsi TUKG).



Nota No. : (diisi oleh Fungsi TUKG).



Kode Akun : yaitu Kode Akun Persediaan



Perintah kerja : yaitu nomor perintah kerja sesuai dengan DO.



Fungsi : yaitu nomor fungsi sesuai DO.



Diperiksa oleh : yaitu tanda tangan pejabat yang memeriksa kebenaran dari pada BP tersebut.



Yang menerima : yaitu tanda tangan petugas penerima barang.



Kepala Gudang : yaitu tanda tangan Kepala Gudang pengirim barang.

3.2.2.1 Barang‐barang/Spare parts yang diserahkan langsung kepada peminta

Apabila unit peminta mengambil sendiri barang‐barang/spare parts, maka petugas Gudang pengirim menyerahkan barang‐barang/spare parts kepada petugas yang akan mengambil barang‐barang/spare parts tersebut. Sebelum barang‐barang/spare parts tersebut diangkut/dibawa oleh petugas peminta, terlebih dahulu harus diadakan serah terima antara petugas Gudang pengirim dan petugas penerima.

Petugas yang akan menerima barang‐barang/spare parts tersebut harus menandatangani penerimaan pada lajur BP yang bersangkutan. BP lembar ke 2 diserahkan kepada petugas penerima barang.

ALUR DARI BON PENGELUARAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS PENGIRIM BARANG FUNGSI GUDANG

FUNGSI

FUNGSI TUKG

GUDANG PENERIMA BARANG

PERBEKALAN

TUG 8 TUG 8 TUG 8

TUG 8

1. Pembukuan kedalam kartu persediaan 2. Lembar ke‐4 disimpan dalam map tersendiri sebagai arsip

1. Pembukuan ke dalam kartu persediaan 2. Lembar ke 5 disimpan dalam map tersendiri.

1. Pembukuan 2. Pemberian harga 3. Nota kepada penerima barang dilampiri lembar ke‐6 4. Lembar ke‐1 disimpan dalam map tersendiri

1. Dibuatkan BPB (TUG 3) 2. Pembukuan kedalam kartu persediaan 3. Lembar, ke‐3 ditandatangani dan di cap, kemudian dikembalikan kepada Gudang pengirim Barang 4. Lembar ke‐2 disimpan di map sebagai arsip

3.2.2.2 Barang‐barang/Spare parts yang dikirim melalui pihak ketiga Apabila barang‐barang/ spare parts untuk sesuatu unit tidak diambil sendiri oleh unit yang bersangkutan, maka proses yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 

lembar ke 3 dikirim dengan Pos ke alamat penerima barang untuk dimintakan tanda tangan dan cap sebagai tanda terima resminya (jika barang diserahkan kepada petugas penerima).



Jika barang‐barang/spare parts dikirim melalui pihak ke 3 (ekspedisi), maka BP lembar 2 dan 3 beserta packing list lembar ke 1 dan 2 dikirim dengan surat pengantar via Pos kepada alamat penerima barang.



BP lembar ke 3 diminta dikembalikan ke alamat pengirim barang setelah ditandatangani dan cap tanda terima oleh penerima barang berikut "Berita Acara Pemeriksaan”.



BP lembar‐Iembar lainnya dibagikan sesuai tujuan masing‐masing lembar.



Berdasarkan BP lembar ke 4 petugas Fungsi Gudang membukukan pengeluaran tersebut ke dalam kartu persediaan.



Tanggal, nomor Bon Pengeluaran dan jumlah yang dikeluarkan dicatat pada Kartu Persediaan, Sisa persediaan sebagai akibat dari pengeluaran tersebut diperbaiki.



Setelah selesai dibukukan ke dalam kartu persediaan, BP lembar ke 4 difile sesuai

nomor

urut

dan

dikelompokkan

menurut

Unit‐unit/Cabang‐

cabang/Sektor‐sektor untuk memudahkan kontrol. 3.2.3

Tindakan di Gudang Penerima Barang‐barang/spare parts yang diterima dari unit lain harus diperiksa dengan teliti dan dicek dengan BP lembar ke 2 serta packing list yang menyertai barang ‐barang tersebut, kemudian : 

Barang‐barang yang baik disimpan pada lokasinya masing‐masing.



Barang‐barang yang rusak, kurang/hilang atau terdapat kelebihan, dibuatkan laporan untuk dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan.

3.2.4

Tindakan Fungsi Tata Usaha Gudang Penerima Berdasarkan BP lembar ke 2 dari pengirim barang serta laporan dari petugas Gudang, maka petugas Fungsi TU Gudang penerima akan membuat "Bon Penerimaan Barang‐barang/spare parts" (TUG. 3) dan “Berita Acara Pemeriksaan Barang‐barang/spare parts" (TUG. 4). Berdasarkan BPB lembar ke 3 petugas Fungsi TU Gudang membukukan penerimaan tersebut ke dalam kartu persediaan. Setelah selesai dibukukan, BPB lembar ke 3 beserta BP lembar ke 2 dari pengirim barang, difile sesuai nomor urut. BPB lembar ke 5 beserta Berita Acara Pemeriksaan lembar ke 1, berikut BP lembar ke 3 dari pengirim barang (setelah ditandatangani terima dan dicap), dikirimkan ke alamat pengirim barang disertai dengan surat pengantar.

3.2.5

Tindak lanjut di Gudang Pengirim Berdasarkan laporan/Berita Acara dari Gudang penerima, Gudang pengirim akan mengadakan pengecekan apabila pada Berita Acara tersebut terdapat barang‐ barang spare parts yang hilang/kurang atau lebih.

Hal pengecekan dilaporkan kepada Fungsi Perbekalan dan Fungsi TUKG dengan tembusan kepada penerima barang. Kemudian diadakan koreksi pembukuan seperlunya. 3.2.6

Pembebanan Barang‐barang/Spare Parts yang rusak atau hilang Apabila kerusakan atau kehilangan itu disebabkan oleh kelalaian pengirim barang, maka akan menjadi beban pengirim barang. Apabila kerusakan atau kehilangan disebabkan oleh kelalaian pihak ketiga (ekspedisi), maka akan menjadi beban (diklaim) pihak ketiga. Klaim akan dituntut oleh pengirim barang kepada pihak ketiga. Adakalanya penggantian (ganti rugi) dari pihak ketiga tidak diterima sepenuhnya, maka dalam hal ini selisih kekurangan akan menjadi beban pengirim barang. Ada kemungkinan barang‐barang/spare parts yang dinyatakan hilang/kurang dalam Berita Acara, setelah dicek ternyata tertinggal di Gudang pengirim, maka dalam hal ini harus dimasukkan kembali ke dalam persediaan. Kemudian apabila diperlukan untuk disusulkan pengirimannya, harus dibuatkan Bon Pengeluaran yang baru. Untuk barang‐barang/spare parts yang diserahkan langsung kepada petugas penerima barang (seperti yang telah diuraikan pada butir 3.2.2.1), maka apabila terjadi kerusakan/kehilangan akan menjadi beban penerima barang sepenuhnya.

BAB IV PROSEDUR PENGELUARAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS UNTUK PEMAKAIAN

4.1

Bon Pemakaian Untuk memperoleh barang‐barang atau spare parts dari Gudang, untuk keperluan pemakaian (untuk pemasangan baru/perbaikan/perubahan/ pemeliharaan dan lain‐ lain), dipergunakan formulir "Bon Pemakaian" (bentuk formulir TUG. 9). Petugas yang memerlukan barang‐barang atau spare parts untuk pemakaian harus mengisi "Bon Pemakaian" (satu Bon Pemakaian untuk satu jenis barang yang diperlukan). Formulir "Bon Pemakaian” ( TUG. 9) tersebut berwarna putih dan memuat lajur‐lajur sebagai berikut: 

Pada sudut sebelah kiri atas tercantum PT PLN (Persero), diisi dan dicetak pada formulir : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst.



Pada sudut sebelah kanan atas : Nomor urut formulir yang harus dicetak pada formulir untuk keperluan referensi dan kontrol.



Dalam kotak : diisi Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst, berikut nama Cabang/Sektor/Bengkel tempat pemakaian barang.



Pekerjaan : yaitu sifat pekerjaan (Pemasangan baru/perluasan/perbaikan/ perubahan/Pemeliharaan), untuk mana barang tersebut akan dipergunakan.



No. PP : yaitu nomor perintah kerja, sebagai dasar Permintaan barang tersebut.



Nama/alamat : yaitu nama dan alamat tempat pekerjaan yang akan dilakukan.



Banyaknya : yaitu jumlah barang yang diperlukan sebenarnya.



Satuan : yaitu satuan pemakaian (buah, kg, meter, set dsb).



Nama barang/spare parts : yaitu nama barang dan uraian barang/spare parts, harus ditulis dengan jelas dan lengkap.



No. Norm/part : yaitu nomor normalisasi barang atau no. part spare parts.



Jumlah uang : yaitu jumlah harga barang yang bersangkutan dalam rupiah (diisi oleh TUKG).



Akun pembebanan : yaitu nomor Kode Akun Pembebanan



Tanggal : yaitu tanggal pembuatan Bon Pemakaian (tanggal pengeluaran akan dibuat oleh Gudang dengan mempergunakan ''Stempel Tanggal" yang akan dipakai sebagai tanggal mutasi).



Setuju : yaitu tanda tangan dan nama lengkap pejabat yang mengesahkan.



Kepala Gudang : yaitu paraf kepala Gudang



Pemeriksa : yaitu tanda tangan dan nama jelas pemeriksa



Penerima

: yaitu tanda tangan dan nama lengkap petugas penerima



Banyaknya sehari tiap barang : yaitu jumlah pengeluaran dari tiap jenis barang setiap harinya setelah disortir (diisi oleh petugas Fungsi Gudang).

"Bon Pemakaian" dibuat dalam rangkap tiga : 

lembar ke 1 untuk Fungsi TUKG



lembar ke 2 untuk Fungsi Gudang



lembar ke 3 untuk arsip peminta barang

Setelah "Bon Pemakaian" ditandatangani oleh pejabat‐pejabat yang berwenang, kemudian lembar ke 1 dan 2 diserahkan kepada Gudang. Pada tingkat Unit (Cabang) yang menandatangani Bon Pemakaian (TUG.9) adalah : 

Penerima : yaitu petugas yang menerima barang dari Gudang,



Pemeriksa : yaitu Pengawas



Setuju : yaitu pejabat yang menentukan/berwenang untuk mengijinkan pengeluaran barang. Tanpa tanda tangan pejabat tersebut, barang tidak boleh dikeluarkan.

4.2

Tindakan di Gudang "Bon Pemakaian" yang diterima di Gudang harus diparaf lebih dahulu oleh Kepala Gudang. Kemudian petugas Gudang menyiapkan barang‐barang (dikeluarkan dari lokasinya sesuai jumlah yang tercantum pada Bon Pemakaian). Nomor Bon Pemakaian, tanggal pengeluaran, jumlah barang menurut Bon Pemakaian dicatat pada "Kartu Gantung” dan sisa sebagai akibat dari pengeluaran diperbaiki oleh petugas Gudang yang menyiapkan barang. Kemudian barang‐barang dibawa ke ruang pengeluaran (eksport area). Barang‐barang diserahkan oleh petugas Gudang kepada petugas peminta barang. Petugas peminta barang menerima barang‐barang dan menandatangani penerimaan pada "Bon Pemakaian" lembar ke 1 dan ke 2. Bon Pemakaian lembar ke 1 dan ke 2 oleh petugas Gudang diserahkan kepada petugas Fungsi TU Gudang untuk diselesaikan administrasinya Iebih lanjut.

4.3

Tindakan Fungsi Tata Usaha Gudang "Bon Pemakaian" lembar ke 1 dan ke 2 oleh petugas Fungsi TU Gudang disortir sebagai berikut : Bon‐bon yang sama jenis barangnya dan sama tanggalnya dikumpulkan menjadi satu, kemudian dijumlahkan. Pada Bon yang paling atas dicatat jumlah barang pada lajur "Banyaknya sehari tiap barang". Jumlah tersebut dicatat pada "Daftar Mutasi Harian" (formulir TUG. 11). "Daftar Mutasi Harian" (TUG. 11) berwarna putih dibuat dalam rangkap dua (lembar ke 1 untuk TUKG, lembar ke 2 untuk Fungsi TU Gudang) dan memuat lajur‐lajur sebagai berikut :

ALUR DARI BON PEMAKAIAN DAN BON PENGEMBALIAN PEMINTA

FUNGSI

BARANG

GUDANG

TUG 9

1. Lembar ke‐

TUG 9

1. Barang

FUNGSI TUKG

TUG 9

1. Pemberian

diserahkan

oleh

kepada

2. Pembukuan

peminta

peminta

kedalam

barang

barang

Kartu

ditahan oleh

FUNGSI

FUNGSI TUKG

GUDANG

3 disimpan

2. Lembar ke‐2

PENGEMBALI

harga

Persediaan 3. Lembar ke‐1

TUG 10

1.Lembar ke‐3

TUG 10

1. Barang

ditahan oleh

diperiksa

pengembali

dan diterima 2. Fungsi Gudang membuat

TUG 10

1. Pemberian harga 2. Pembukuan kedalam Kartu Persediaan 3. Lembar ke‐1

Fungsi

disimpan

daftar

disimpan

Gudang

dalam map

Mutasi

dalam map

Harian

4. Pembukuan

3. Dibuatkan

4. Pembukuan

daftar mutasi

ke dalam

harian

Buku‐

kedalam

Buku‐

Pemakaian

Kartu

Pemakaian/

Persediaan

Pengambilan

4. Pembukuan dalam kartu persediaan

3. Pembukuan

4. Lembar ke‐ 2 ditahan oleh Fungsi Gudang

ke dalam



Pada sudut kiri atas tercantum PT PLN (Persero) , diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst (salah satu) dan dicetak pada formulir



Nomor : yaitu nomor urut yang harus dicetak pada formulir disudut kanan atas. Nomor tersebut adalah untuk keperluan referensi dan untuk keperluan kontrol pemakaian formulir.



Pos : yaitu nomor pos/nomor urut barang‐barang yang dimutasikan.



Nama barang/spare parts : yaitu nama dan uraian lengkap barang‐barang/Spare parts.



No. Norm./part : yaitu nomor normalisasi atau nomor part menurut yang tercantum pada Bon Pemakaian.



Keluar : yaitu jumlah pengeluaran menurut jumlah setelah Bon‐bon disortir (jumlah yang dicatat pada lembar Bon paling atas).



Kembali : yaitu jumlah pengembalian berdasarkan hasil sortir "Bon‐bon Pengembalian” (TUG 10). Hal ini akan diuraikan lebih lanjut pada Bab V.



Terpakai : yaitu jumlah barang/spare parts yang terpakai (jumlah yang diminta menurut Bon Pemakaian, dikurangi jumlah yang dikembalikan menurut Bon Pengembalian).



Dibuat : tanggal, yaitu tanggal mutasi harian (tanggal ini harus sama dengan tanggal pengeluaran seperti yang tercantum pada Bon Pemakaian menurut stempel tanggal dari Gudang), kemudian diparaf oleh petugas Fungsi Gudang yang membuat daftar mutasi harian tersebut.



Diperiksa : tanggal dan paraf, yaitu tanggal diperiksa dan paraf petugas yang memeriksa daftar mutasi harian tersebut (setelah diperiksa kebenarannya).



Dibukukan : tanggal dan paraf, yaitu tanggal dibukukan ke dalam Kartu Persediaan dan paraf petugas yang membukukan (oleh petugas Fungsi Gudang pada lembar ke 2 dan oleh petugas TUKG pada lembar ke 1).



Kepala Gudang : yaitu tanda tangan Kepala Gudang setelah "Daftar Mutasi Harian" tersebut selesai dibuat.

"Daftar Mutasi Harian” setelah dibuat harus diperiksa dahulu kebenarannya oleh petugas pemeriksa kemudian diteruskan ke Kepala Gudang untuk ditandatangani. Setelah "Daftar Mutasi Harian" ditandatangani oleh Kepala Gudang maka petugas Fungsi Gudang akan melakukan : 

Bon‐bon Pemakaian lembar ke 1 dikirim kepada TUKG, dengan pengantar Bon‐ bon Gudang.



Setelah disortir, Bon Pemakaian lembar ke 2 dibuatkan "Daftar Mutasi Harian" oleh petugas Fungsi Gudang.

Daftar Mutasi Harian lembar ke 1 berikut Bon‐bon Pemakaian lembar ke 1



dikirimkan kepada TUKG dengan "Daftar Pengantar Bon‐bon Gudang" (formulir TUG. 12). Daftar Pengantar Bon‐bon Gudang (TUG. 12) dibuat dalam rangkap dua (lembar ke 1 untuk TUKG dan lembar ke 2 untuk arsip Fungsi Gudang) dan memuat lajur‐ lajur sebagai berikut : 

Pada sudut kiri atas tercantum

PT PLN (Persero) , diisi dan dicetak pada

formulir : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst. 

Tanggal : yaitu tanggal daftar.



No. urut : yaitu nomor urut Bon‐bon/daftar‐daftar yang akan dikirim ke TUKG (bila lebih dari satu).



No. Bon: yaitu nomor Bon‐bon/Daftar‐daftar yang akan dikirim kepada TUKG.

Lajur‐Iajur yang lainnya : Cukup jelas. Berdasarkan lembar ke 2 "Daftar Mutasi Harian" petugas Fungsi Gudang membukukan pengeluaran tersebut ke dalam Kartu Persediaan. Nomor daftar, tanggal, banyaknya yang dikeluarkan dicatat pada Kartu Persediaan. Sisa sebagai akibat dari pengeluaran diperbaharui. Setelah selesai pembukuan ke dalam Kartu Persediaan, maka "Daftar Mutasi Harian" lembar ke 2 dan "Bon Pemakaian" lembar ke 2 difile masing‐masing sesuai nomor urut.

BAB V PENGEMBALIAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS LEBIH

5.1

Tindakan Petugas yang Mengembalikan Barang‐barang Barang‐barang atau spare parts yang telah dikeluarkan seperti yang telah diuraikan pada Bab IV di atas, karena kelebihan dari pemakaian harus dikembalikan ke Gudang. Pengembalian itu harus disertai dengan "Bon Pengembalian" (formulir TUG. 10) yang dibuat oleh petugas yang akan mengembalikan barang‐barang spare parts dalam rangkap tiga: 

lembar ke 1 untuk TUKG.






lembar ke 3 untuk arsip pembuat bon.

Satu Bon untuk tiap jenis barang yang akan dikembalikan. Bon Pengembalian (formulir TUG. 10) berwarna kuning, dan memuat lajur‐lajur sebagai berikut : 

Pada sudut kiri atas tercantum PT PLN (Persero) diisi salah satu : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst, dicetak pada formulir.



Sudut sebelah kanan atas : yaitu nomor Bon Pengembalian yang berurutan dan dicetak pada formulir untuk keperluan referensi dan pengawasan pemakaian formulir.



Dalam kotak : diisi Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst berikut nama Cabang/Sektor/Bengkel.



Pekerjaan : yaitu nama/macam pekerjaan : Pemasangan baru /perluasan /Perbaikan / Perubahan/Pemel./Pembong. (coret yang tidak perlu), asal penggunaan barang ‐ barang tersebut sebelum dikembalikan.



No. PP : yaitu nomor Perintah Kerja, menurut yang tercantum pada "Bon Permintaan", semula untuk memperoleh barang‐barang itu dari Gudang.



Nama/alamat : yaitu nama dan alamat asal barang tersebut (tempat pekerjaan).



Banyaknya: yaitu jumlah barang yang dikembalikan.



Satuan : yaitu satuan pemakaian barang (kg, buah, meter, set dsb.).



b/r/p. : yaitu singkatan dari baik/rusak/perbaikan sesuai dengan keadaan barang yang dikembalikan (akan ditentukan oIeh petugas pemeriksa di Gudang).



Nama barang/spare parts : yaitu nama dan uraian barang/spare part yang akan dikembalikan.



No. Norm/part : yaitu nomor normalisasi barang atau nomor part spare parts.



Jumlah uang : yaitu jumlah harga (diisi oleh TUKG).



Kode Akun : yaitu kode Akun Persediaan, menurut yang tercantum pada "Bon Pemakaian" pada waktu mana barang/spare part tersebut diminta dari Gudang.



Akun Pembebanan : yaitu nomor kode akun biaya pembebanan (diisi oleh TUKG).



Tanggal: yaitu tanggal Bon Pengembalian (tanggal terima di Gudang akan diberi stempel tanggal oleh petugas Gudang).



Pengembali : yaitu paraf petugas yang mengembalikan barang.



Setuju : yaitu tanda tangan dan nama lengkap pejabat yang berwenang menyetujui pengembalian barang itu.



Kepala Gudang: yaitu tanda tangan dan nama lengkap Kepala Gudang tempat barang dikembalikan.



Pemeriksa: yaitu tanda tangan dan nama lengkap petugas yang memeriksa kebenaran Bon dan keadaan serta jumlah barang yang dikembalikan. .



Banyaknya sehari tiap barang: yaitu jumlah dari jenis barang tersebut yang dikembalikan dalam satu hari, setelah disortir (akan diisi oleh petugas Fungsi Gudang).

Bon Pengembalian setelah dibuat dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, lembar ke 1 dan ke 2 dibawa ke Gudang bersama‐sama dengan barang/spare part yang akan dikembalikan tersebut.

5.2

Tindakan di Gudang Setelah menerima barang‐baranng spare parts bersama Bon Pengembaliannya lembar ke 1 dan ke 2, Kepala Gudang bersama‐sama dengan petugas/panitia penilaian,

akan

melakukan

pemeriksaan

dan

penilaian

terhadap

barang‐

barang/spare part yang dikembalikan itu. Barang‐barang/spare parts yang masih baik akan dimasukkan ke dalam persediaan. Barang‐barang/spare parts yang rusak/tak dapat dipakai lagi akan disisihkan dan disimpan tersendiri sebagai barang bekas. Barang‐barang/spare parts yang rusak, tetapi masih dapat diperbaiki akan disimpan tersendiri hingga barang‐barang spare parts tersebut diperbaiki. Bon Pengembalian lajur b/r/p dicoret salah satu, yang tidak dicoret menurut keadaan

barang/spare

parts

yang

dikembalikan

tersebut.

Kemudian

Bon

Pengembalian diparaf oleh Kepala Gudang. Oleh petugas Gudang, Bon Pengembalian

lembar ke 1 dan ke 2 disampaikan kepada Fungsi TU Gudang untuk diproses Iebih lanjut.

5.3

Tindakan Fungsi Tata Usaha Gudang 

Bon Pengembalian disortir menurut jenis barang dan tanggal serta keadaan barang.



Jumlah mutasi per jenis barang dijumlahkan.



Membuat Daftar Mutasi Harian (Bon Pengembalian dimasukkan ke dalam Daftar Mutasi Harian).



Daftar Mutasi Harian lembar ke 1 berikut Bon Pengembalian lembar ke 1 dikirim kepada TUKG dengan "Daftar Pengantar Bon‐bon Gudang".



Berdasarkan "Daftar Mutasi Harian" lembar ke 2, petugas Fungsi Gudang membukukan ke dalam kartu Persediaan untuk barang‐barang/spare parts yang keadaan baik.



Membuat/mengecek Kartu Persediaan bagi barang‐barang/spare parts yang masih perlu diperbaiki.



Kartu ini hanya merupakan kontrol sampai barang‐barang / spare parts yang bersangkutan selesai diperbaiki .



Membuka/mengecek Kartu Persediaan (sebagai kontrol) bagi barang‐barang / spare parts yang rusak (barang bekas).



Kartu‐kartu barang‐barang/spare parts yang perlu diperbaiki dan Kartu‐kartu barang‐barang/spare parts bekas, masing‐masing disimpan sendiri‐sendiri, dan dipisahkan dari tempat penyimpanan Kartu‐kartu barang‐barang/spare parts baru.



Setelah selesai dibukukan, maka Bon‐bon Pengembalian lembar ke 2 dan Daftar Mutasi Harian lembar ke 2 difile masing‐masing sesuai nomor urut.

BAB VI BARANG‐BARANG/SPARE PARTS YANG BERASAL DARI PEMBONGKARAN

6.1

Pengembalian ke Gudang Barang‐barang/spare parts yang diperoleh dari pembongkaran suatu aktiva tetap, harus dikembalikan ke Gudang disertai Bon Pengembalian. Bon

Pengembalian tersebut harus dibuat oleh petugas, yang memimpin

pembongkaran itu. Selanjutnya diproses menurut yang telah diuraikan pada butir 5.2 dan 5. 3.

6.2

Barang‐barang/Spare Parts yang Memerlukan Perbaikan Akan diuraikan lebih lanjut pada Bab VII.

6.3

Barang‐barang/Spare Parts Bekas Semua barang‐barang/spare parts yang dikembalikan ke Gudang, dari hasil pemeriksaan yang diklasifikasikan sebagai barang bekas atau limbah, harus disimpan terpisah dari ruang penyimpanan barang‐barang yang masih baik/bagus, dan dikelompokkan sebagai berikut : 

Tembaga tua;



Besi tua;



Kuningan tua;



Alumunium tua;



Logam tua; campuran.

Masing‐masing dibuatkan kartu catatan untuk (dicatat dalam Kg) dan diberi nomor normalisasi/kode menurut ketentuan yang berlaku. Barang – barang yang masuk kategori ATTB untuk dihapus, agar dipisahkan dan diproses sesuai ketentuan yang berlaku.

6.4

Barang‐barang/Spare Parts Asal Pembongkaran yang Langsung Dipergunakan untuk Proyek Lain Apabila barang‐barang/spare parts yang diperoleh dari pembongkaran suatu aktiva tetap, yang langsung dipergunakan untuk proyek/pekerjaan lain, harus dibuatkan "Bon Pengembalian" sekaligus dibuatkan "Bon Pemakaian" untuk setiap jenis barang/spare parts yang dipindahkan itu. Bon‐bon tersebut harus dibuat oleh petugas yang memimpin pembongkaran itu, kemudian disampaikan kepada Gudang. Bon‐bon tersebut diselesaikan seperti biasa.

Jika barang tersebut akan dipakai oleh unit lain maka dikelompokkan dulu sebagai ATTB untuk relokasi.

6.5

Pemakaian Barang‐barang/Spare Parts asal Pembongkaran Barang‐barang/spare parts asal pembongkaran sedapat mungkin harus dikeluarkan lebih dahulu untuk pemakaian, dari pada barang‐barang/spare parts yang baru.

BAB VII BARANG‐BARANG/SPARE PARTS YANG MEMERLUKAN PERBAIKAN

7.1

Rencana Perbaikan Sebelum suatu barang/spare parts diperbaiki, terlebih dahulu harus ditinjau segi ekonomisnya. Ada kemungkinan bahwa, biaya perbaikan akan lebih tinggi dari pada harga barang/spare parts yang baru. Apabila ekonomis (menguntungkan), maka perbaikan bisa dilaksanakan.

7.2

Tindakan‐tindakan Fungsi Perbekalan Untuk

pelaksanaan

perbaikan,

Fungsi

Perbekalan

membuat

"Permintaan

perbaikan/Pembuatan Barang" (formulir TUG. 16) yang ditujukan kepada Bengkel. Permintaan perbaikan/pembuatan barang (Work Order/WO) tersebut dibuat dalam rangkap lima: 

lembar ke 1 untuk Bengkel









lembar ke 4 untuk arsip Fungsi Perbekalan.

Formulir TUG. 16 memuat lajur‐lajur sbb. : 

Nomor : yang dicetak pada sudut kanan atas formulir adalah untuk keperluan referensi dan untuk kontrol pemakaian formulir.



Kepada : yaitu nama dan alamat Bengkel yang akan diminta untuk memperbaiki barang‐barang/spare parts tersebut.



Dalam kota : diisi PLN Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst, berikut Cabang/Sektor yang meminta perbaikan.



No. urut, nama barang/spare parts, nomor normalisasi/nomor parts, satuan dan banyaknya barang/spare parts yang akan diperbaikL.



Keterangan : yaitu keterangan‐keterangan yang perlu mengenai barang‐ barang/spare parts yang akan diperbaiki itu.



Selesai tanggal : yaitu tanggal selesainya, perbaikan.



Tempat dan tanggal pembuatan Work Order



Kepala : yaitu tanda tangan Kepala Bagian Perbekalan.



Mengetahui,

Kepala

:

yaitu

tanda

tangan

Kepala/Pejabat

mengesahkan/menyetujui perbaikan barang‐barang/spare parts.

yang

Permintaan perbaikan/pembuatan barang setelah selesai dibuat dan ditandatangani oleh pejabat‐pejabat yang bersangkutan, kemudian dibagikan sesuai tujuan masing‐ masing lembar.

7.3

Tindakan di Gudang Berdasarkan TUG. 16 lembar ke 1, Gudang menyerahkan barang‐barang/spare parts yang akan diperbaiki itu kepada Bengkel, disertai "Bon Pengeluaran".

ALUR PERMINTAAN PERBAIKAN DAN PEMBUATAN BARANG FUNGSI PERBEKAlAN

FUNGSI GUDANG

FUNGSI TUKG

BENGKEL

TUG 16

TUG 16 TUG 16 TUG 16

1. Lembar ke‐4

1. Mengirimkan

ditahan oleh

Barang ke Bengkel

Fungsi

berdasarkan WO

Perbekalan

tersebut 2. Penyelesaian adm.

1. Mencatat

1. Menerima/mengam

seperlunya

bil barang dari

2. Lembar ke‐2

Gudang untuk

disimpan

perbaikan 2.

selanjutnya

Selesai dikirim kembali ke Gudang

3. Lembar ke‐3

3. Lembar ke‐1

disimpan

disimpan

Bon Pengeluaran yang dibuat untuk barang‐barang/spare parts yang akan diperbaiki itu ditujukan kepada Bengkel dan dibubuhi cap "UNTUK PERBAIKAN", kemudian setelah ditandatangani oleh Kepala Gudang, diselesaikan seperti biasa. Pembukuan oleh petugas Fungsi Gudang ke dalam Kartu Persediaan yang khusus dibuat untuk barang‐barang/spare parts yang akan diperbaiki itu. Pada Kartu Persediaan barang‐barang/spare parts yang baru, harus diberi tanda pada indeks B (untuk Kartu Persediaan barang/spare parts yang sejenis dengan yang akan diperbaiki). Hal tersebut adalah untuk mengesahkan bahwa, ada sejumlah barang sedang dalam proses perbaikan. Kemudian TUG. 16 lembar ke 4 difile tersendiri sesuai nomor urut.

7.4

Tindakan di Bengkel Sesuai dengan TUG. 16 lembar ke 1, Bengkel akan melaksanakan perbaikan barang ‐ barang/spare parts yang diterimanya dari Gudang. Setelah perbaikan selesai dikerjakan, barang‐barang/spare parts tersebut dikirimkan kembali ke Gudang dengan disertai Surat Pengantar penyerahan barang.

7.5

Tindak Lanjut di Gudang Barang‐barang/spare parts yang diterima dari Bengkel (setelah selesai diperbaiki), diperiksa dan bila hasilnya baik akan dimasukkan ke dalam persediaan sebagai barang baru. Kemudian dibuatkan "Bon Penerimaan" dan dibukukan seperti biasa.

BAB VIII PENCADANGAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS Untuk keperluan suatu rencana pekerjaan/proyek penting dan bersifat khusus, biasanya diperlukan barang‐barang/spare parts khusus untuk pekerjaan tersebut. Oleh sebab itu perlu disediakan sejumlah barang‐barang/spare parts tertentu sebagai cadangan. Dalam hal ini perlu diperhatikan bahwa pencadangan tersebut tidak akan mengakibatkan penyimpanan barang‐barang/spare parts secara berlebihan.

8.1

Sumber‐sumber Pencadangan Pertama dari Fungsi Perbekalan sehubungan dengan barang‐barang/spare parts untuk suatu pekerjaan/Proyek khusus. Kedua dari pejabat terkait sehubungan dengan barang‐barang/spare parts yang diperlukan untuk pekerjaan khusus, di mana banyaknya barang‐barang/spare parts diperlukan melebihi pengeluaran yang biasa dari barang‐barang/spare parts tersebut. Dalam kedua hal tersebut, pencadangan akan dilakukan oleh Fungsi Perbekalan, sehingga segala informasi yang lengkap akan tersedia pada Bagian atau Fungsi tersebut.

8.2

Nota Pencadangan Sebagai dokumen untuk pencadangan barang‐barang/spare parts dipergunakan "Nota Pencadangan Barang‐barang/spare parts" di singkat NCB (formulir TUG 13) yang berwarna merah muda dan memuat lajur‐lajur sebagai berikut : 

Pada sudut kiri atas tercantum PT PLN (Persero), diisi dan dicetak pada formulir : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst dst..



Nomor (sudut kanan atas) : yaitu nomor urut formulir (harus dicetak).



Nomor tersebut adalah untuk keperluan referensi dan untuk kontrol pemakaian formulir.



Dalam kotak sebelah kiri atas : o

Tanggal : yaitu tanggal pencadangan.

o

No. PP : yaitu nomor perintah kerja

o

Fungsi : yaitu nomor kode fungsi (Distribusi/Pembangkitan/ Transmisi).

o

Perkiraan biaya

: yaitu nomor kode perkiraan biaya pembebanan (diisi

oleh TUKG). 

Dalam kotak sebelah kanan atas : diisi PLN Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst dst,, berikut Cabang/Sektor yang bersangkutan.



No. urut

: yaitu nomor urut barang‐barang/spare parts yang akan

dicadangkan. 

Jumlah yang diminta : yaitu yaitu jumlah jumlah (kuantitas) barang‐barang/spare parts yang akan dicadangkan.



Persediaan tersedia : yaitu jumlah barang‐barang/spare parts yang tersedia di Gudang.



Stn : yaitu satuan barang (kg, buah, meter, set dsb.).



Uraian : yaitu nama dan uraian lengkap tiap tiap jenis jenis barang/spare parts yang akan dicadangkan.



Nomor normalisasi/part dari tiap jenis barang/spare parts yang akan dicadangkan.



Yang meminta : yaitu tanda tangan pejabat yang meminta pencadangan.



Pemeriksa : yaitu tanda tangan petugas yang memeriksa kebenaran Nota Pencadangan tersebut.



Setuju : yaitu tanda tangan pejabat yang menyetujui pencadangan tersebut.

ALUR DARI NOTA PENCADANGAN BARANG‐BARANG/SPARE PART PEJABAT YANG

FUNGSI

FUNGSI

MEMINTA

PERBEKALAN

GUDANG

FUNGSI TUKG

PENCADANGAN

TUG 13

TUG 13

TUG 13 TUG 13

1. Mengatur sesuatu

1. Mencatat dalam

pemindahan, atau

Kartu Persediaan

mengadakan bila

2. Pada tgl. yang

1. Mencatat dalam Kartu Persediaan

pesediaan tidak

ditentukan Gudang

mencukupi

akan mencadangkan

tersendiri untuk

barang2 tsb.

barang2

2. Catatan seperlunya dalam Kartu Persediaan 3. Lembar ke‐3 ditahan oleh Fungsi Perbekalan

2. Membuat Kartu

3. Membuat Kartu

cadangan tsb

tersendiri untuk

3. Lembar ke‐1

barang2 cadangan. 4. Lembar ke‐2 diarsip

diarsip.

Nota Pencadangan dibuat oleh pejabat yang meminta pencadangan dalam rangkap tiga : 

lembar ke 1 untuk T UK G.






lembar ke 3 untuk Fungsi Perbekalan.

Nota Pencadangan, setelah selesai dibuat dan ditandatangani oleh pejabat‐pejabat yang bersangkutan, segera disampaikan kepada Fungsi Perbekalan (lembar ke 1 s/d ke 3).

BAB IX

9.1

BARANG‐BARANG/SPARE PARTS KELEBIHAN PERSEDIAAN

Realisasi (Kelebihan) Persediaan Dalam menentukan tingkat persediaan maksimum dan minimum, realisasi persediaan masing‐masing barang/spare part selama setahun berselang akan dicatat oleh petugas Fungsi Gudang dan dilaporkan kepada Fungsi Perbekalan dan TUKG dengan mempergunakan formulir "Daftar Kelebihan Persediaan" (bentuk formulir TUG. 14). Daftar Kelebihan Persediaan dibuat dalam rangkap tiga : 

lembar ke 1 untuk Fungsi Perbekalan



lembar ke 2 untuk TUKG




Formulir TUG.14 memuat lajur ‐ lajur sebagai berikut : 

Pada sudut kiri atas tercantum PT PLN (Persero), diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst.



Tanggal : yaitu tanggal pembuatan daftar



Nomor pada sudut kanan atas : yaitu nomor urut daftar yang harus dicetak pada formulir.



Fungsi : yaitu nomor kode fungsi.



Dalam kotak kanan atas : diisi Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst berikut Cabang, Sektor yang bersangkutan.



No. urut

: yaitu nomor pos barang‐barang/spare parts yang akan dilaporkan.



Persediaan : yaitu jumlah persediaan untuk tiap jenis barang/spare parts.



Lebih : yaitu jumlah kelebihan.



Sisa

: yaitu sisa persediaan setelah dikurangi dengan kelebihan.



Stn.

: yaitu satuan barang (buah, kg, meter, set dsb).



Uraian



No. Normalisasi/Part : Nomor Part dari barang‐barang/spare parts.



Harga satuan dan jumlah harga barang‐barang/spare parts (diisi oleh TUKG).



Tanda tangan pejabat‐pejabat yang berwenang.

: yaitu nama dan uraian barang yang harus ditulis dengan lengkap.

"Daftar Kelebihan Persediaan" beserta data‐datanya akan dipergunakan untuk menentukan kelebihan persediaan serta untuk memulai tata cara pelepasannya.

ALUR DARI DAFTAR KELEBIHAN PERSEDIAAN FUNGSI GUDANG

FUNGSI PERBEKALAN

TUG 14

FUNGSI TUKG

TUG 14 TUG 14

1. Lembar ke‐3

1. Menghubungkan

disimpan dan diarsip

dengan permintaan‐

oleh Fungsi Gudang

permintaan dari unit – unit untuk

1. Untuk digunakan seperlunya 2. Lembar ke‐2 disimpan

membursakan barang‐barang kelebihan tsb. 2. Lembar ke‐1 ditahan oleh Fungsi Perbekalan

9.2

Perlakuan Untuk Barang‐barang/Spare Parts Kelebihan Dari laporan tingkat persediaan dan permintaan unit – unit, Bagian /Fungsi Perbekalan akan mengevaluasi laporan dan permintaan tersebut. Apabila cukup aman dan menguntungkan maka kelebihan persediaan tersebut bisa dibursakan atau dikirim kepada unit yang memerlukan.

BAB X

INVENTARISASI (STOCK OPNAME)

Untuk mengetahui dengan pasti keadaan persediaan sebenarnya di Gudang dan untuk mengoreksi pembukuan, harus diadakan pemeriksaan secara fisik (inventarisasi /stock opname) terhadap semua jenis barang‐barang/spare parts yang tersimpan di Gudang.

10.1

Pemahaman Umum a.

Secara umum mekanisme pelaksanaan pemeriksaan terhadap persediaan gudang dibedakan menjadi : 1)

Pemeriksaan yang bersifat harian dan berskala kecil yang hanya dilakukan oleh petugas gudang yaitu disebut Stock count.

2)

Pemeriksaan yang bersifat berkala dan berskala besar yang dilakukan oleh Tim yaitu disebut Stock Opname.

b.

Stock Count Adalah pemeriksaan rutin harian terhadap kesesuaian jumlah stock suatu item barang antara fisik dan catatan, yang hanya dilakukan untuk barang‐barang yang ada pergerakan (mutasi), baik keluar maupun masuk dan dilaksanakan pada akhir jam kerja atau diawal jam kerja hari berikutnya, dengan tujuan : 1)

Memastikan sejak dini, bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock antara fisik dan catatan untuk setiap item barang yang tersimpan di gudang.

2)

Lebih memudahkan saat pelaksanaan stock opname.

3)

Memudahkan dan mempercepat penelusuran, terhadap penyebab kemungkinan terjadinya selisih.

4) c.

Membuat berita acara pemeriksaan (TUG 15).

Stock Opname Adalah pemeriksaan rutin secara berkala, menyeluruh dan detail terhadap kondisi semua item barang persediaan di gudang, yang dilakukan minimal satu kali dalam 1 tahun, dengan tujuan untuk : 1)

Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik dan siap untuk digunakan untuk unit.

2)

Memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang adalah benar‐benar yang masih dibutuhkan oleh unit.

3)

Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk setiap item barang yang tersimpan di gudang antara fisik dan catatan.

10.2

Ruang Lingkup Stock Opname a.

Melakukan pemeriksaan terhadap kondisi setiap item barang yang tersimpan digudang, apakah dalam kondisi baik atau tidak baik, yang ditinjau dari sisi fisik maupun fungsi.

b.

Melakukan pengecekan terhadap kondisi setiap item barang yang tersimpan digudang, apakah barang benar‐benar masih dibutuhkan oleh unit.

c.

Melakukan perhitungan terhadap jumlah setiap item barang yang tersimpan di gudang secara fisik, kemudian mencocokkan terhadap jumlah item barang tersebut dalam sistem pencatatan.

d.

Melakukan pendataan dan melakukan jurnal terhadap hasil pemeriksaan baik dalam sistem manual maupun sistem komputerisasi (IT).

e.

Melakukan penelusuran terhadap terjadinya selisih, apabila terjadi perbedaan jumlah antara fisik dan catatan.

f.

Membuat laporan secara terstruktur, detail dan sistematis untuk disampaikan kepada pihak manajemen.

g.

Mengusulkan kepada manajemen, untuk menindaklanjuti terhadap barang‐ barang yang sudah dinyatakan tidak layak pakai sesuai ketentuan (perbaikan, bursa, penghapusan).

10.3

Metode dan Waktu Pelaksanaan Stock Opname a.

Manajemen Unit bertanggung jawab atas pelaksanaan stock opname.

b.

Sebagai pembina pelaksanaan opname sebagaimana dimaksud dalam butir 10.3a, ditingkat unit pelaksana induk adalah General Manager dan ditingkat PT PLN Kantor Pusat adalah Direktorat Keuangan dan Direktorat Operasi.

c.

Dalam pelaksanaannya Unit Pelaksana Induk membentuk suatu Tim Stock Opname atau merupakan bagian dari Tim Inventarisasi Asset yang bertanggung jawab kepada General Manager

d.

Tim bertanggung jawab membuat laporan hasil stock opname kepada Manajemen Unit Induk, selanjutnya Manajemen Unit melaporkan hasil stock opname ke Manajemen Kantor Pusat cq Direktorat Keuangan dan Direktorat Operasi.

e.

Stock opname dilakukan minimal sekali dalam satu tahun atau sesuai kebutuhan, dengan

memperhatikan efektifitas pengendalian internal dan

prinsip asas manfaat (biaya).

f.

Dengan pertimbangan jumlah dan jenis barang yang banyak dan beragam, maka stock opname dapat dilaksanakan secara bertahap dengan skala prioritas berdasarkan area, bidang, waktu atau yang lainnya.

g.

Untuk efektifitas pelaksanaan harus dibuat jadwal pelaksanaan secara detail, jelas dan ada target penyelesaian.

h.

Manajemen Unit Pelaksana Induk akan melakukan evaluasi terhadap hasil stock opname.

10.4

Keanggotaan Tim Stock Opname a.

Kerangka Susunan Tim Susunan Tim unit pelaksana induk terdiri dari Pembina, Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Anggota yang mewakili fungsi‐fungsi Akuntansi (sebagai Ketua adalah Manajer Bidang Keuangan), Perbekalan dan Teknik.

b.

Tim Evaluasi Kantor Pusat Susunan Tim evaluasi kantor pusat terdiri dari Pembina, Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Anggota yang mewakili fungsi‐fungsi Akuntansi (sebagai Ketua), Perbekalan, Teknik dan Sistem Informasi.

c.

Fungsi dan Tugas Anggota Tim 1)

Melakukan review dan identifikasi material secara fisik untuk mengetahui dan memastikan kejelasan status fungsi dan status manfaat material sesuai kriteria.

2)

Menghitung dan mencocokan jumlah stock antara fisik di gudang dengan catatan.

3)

Mengidentifikasi dan mendata material – material duplikat.

4)

Membuat rekomendasi terhadap status barang yang meliputi asas manfaat dan fungsinya.

5)

Membuat Laporan dan Berita Acara “Stock opname” (sesuai form TUG 15) untuk disampaikan kepada manajemen.

6)

Melakukan koreksi pencatatan atau pembukuan berdasarkan hasil opname secara fisik dan akuntansi.

7)

Melakukan koordinasi dengan Tim Penarikan Aktiva Operasi menjadi Aktiva Tidak Beroperasi untuk menggolongkan Persediaan Material yang akan diusulkan penarikan dari asset.

8)

Menindaklanjuti hasil stock opname, termasuk menyelesaikan selisih dan permasalahan yang timbul selama pelaksanaan stock opname.

10.5

Pelaksanaan Pemeriksaan (Stock Opname) Hasil‐hasil pemeriksaan dicatat oleh Tim

pada "Daftar Pemeriksaan barang‐

barang/spare parts" (bentuk formulir TUG. 15) yang dibuat dalam rangkap 3 (tiga) : 




lembar ke.2 untuk Fungsi Perbekalan.




Daftar Pemeriksaan barang‐barang spare parts (formulir TUG.15 ) memuat lajur‐ lajur sebagai berikut : 

Sebelah kiri atas tercantum PT PLN (Persero), diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst.



Pada tanggal : yaitu diisi tanggal pemeriksaan.



Gudang : diisi nama Gudang tempat barang‐barang/spare parts yang diperiksa.



Dalam kotak sebelah kanan atas, diisi PLN : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst.



Cabang/Sektor/Bengkel : yaitu Cabang, Sektor/Bengkel yang bersangkutan.



Pos : yaitu nomor pos atau nomor urut barang‐barang/spare part yang diperiksa.



Nama barang/spare parts: yaitu nama dan uraian barang/spare parts



No. Norm./part : yaitu nomor normalisasi barang‐barang atau nomor part dari spare parts.



Satuan: yaitu satuan barang (kg, meter, set dsb).



Banyaknya: Menurut kartu : yaitu jumlah barang (quantity) menurut Kartu Persediaan,

di mana lajur ini akan diisi oleh petugas TUKG dan Fungsi Gudang. Kenyataan : yaitu jumlah barang menurut kenyataan yang sebenarnya

sesuai dengan hasil‐hasil pemeriksaan (lajur ini diisi oleh para petugas regu pemeriksa). 

Perbedaan: Lebih

: yaitu selisih antara "menurut kartu" dan "menurut kenyataan"

(bila ada selisih Jebih). Kurang

: yaitu selisih antara "menurut kartu" dan "menurut kenyataan"

(bila ada selisih kurang).

Keterangan

: yaitu keterangan‐keterangan yang perlu dicantumkan

mengenai barang‐barang yang diperiksa tersebut. 

Tanda tangan pemeriksa: yaitu tanda tangan dan nama terang petugas/ regu pemeriksa (sekurang‐kurangnya tiga orang).

Jumlah barang (quantity) tiap jenis barang menurut kenyataan hasil pemeriksaan, dicatat oleh petugas‐petugas Tim pemeriksa pada lajur "sisa persediaan" Kartu gantung. Tanggal pemeriksaan juga dicatat pada lajur tanggal Kartu Gantung. Kemudian diparaf oleh petugas yang memimpin Tim pemeriksaan tersebut. Daftar pemeriksaan setiap harinya harus dibagikan selambat‐lambatnya pada hari berikutnya setelah selesai dibuat oleh petugas pemeriksa.

ALUR DARI DAFTAR PEMERIKSAAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS PETUGAS

FUNGSI PERBEKALAN

FUNGSI GUDANG

FUNGSI TUKG

PEMERIKSA

TUG 15

TUG 15 TUG 15 TUG 15

1. Mencatat dalam Kartu. 2. Kontrol lain‐lain seperlunya

1. Mencatat dalam kartu persediaan 2. Pengecekan mengenai selisih

1. Mencatat dalam kartu persediaan 2. Membuat

3. Laporan – laporan

daftar selisih

lain yang perlu

3. Koreksi kartu ‐

dikoreksi 4. Lembar ke‐3 disimpan

kartu persediaan 4. Lembar ke 1 disimpan

10.6

Tindakan Fungsi Gudang Petugas Fungsi Gudang cq pemegang Kartu Persediaan setelah menerima lembar ke 3 "Daftar Pemeriksaan barang‐barang/spare parts", akan melakukan tindakan‐ tindakan berikut : Mengisi lajur "menurut kartu" pada lembar ke 3 Daftar Pemeriksaan tersebut sesuai dengan jumlah sisa pada kartu Persediaan. Tanggal pemeriksaan dan jumlah menurut kenyataan hasil pemeriksaan dicatat pada Kartu Persediaan. Bila terdapat "selisih" akan ditelusuri bersama‐sama dengan petugas Fungsi TUKG. Lembar ke 3 "Daftar Pemeriksaan barang‐barang/spare parts" difile tersediri setelah selesai dikerjakan.

10.7

Tindakan Fungsi TUKG Setelah menerima lembar ke 1 "Daftar Pemeriksaan barang‐barang/spare parts", petugas TUKG akan melakukan tindakan‐tindakan sebagai berikut : Pada lajur "menurut kartu" pada lembar ke 1 "Daftar Pemeriksaan" diisi menurut sisa pada kartu persediaan TUKG. Tanggal pemeriksaan dan jumlah menurut kenyataan hasil pemeriksaan, dicatat pada Kartu Persediaan.

ALUR DARI DAFTAR SELISIH BARANG‐BARANG/SPARE PARTS FUNGSI T.U.K.G

FUNGSI

KONTROL INTERN

FUNGSI GUDANG

PEMBUKUAN

TUKG 6 TUKG 6 TUKG 6

1. Penelusuran

1. Koreksi

bersama Fungsi

Pembukuan

Gudang

seperlunya

2. Koreksi Pembukuan seperlunya 3. Lembar ke‐4 difile sesuai nomor urut

2. Lembar Ke‐1 Untuk lampiran Neraca

TUKG 6

1. Kontrol seperlunya 2. Lembar ke‐2 difile sesuai nomor urut

1. Penelusuran bersama Fungsi TUKG 2. Koreksi Ketua Gudang 3. Lembar ke‐3 difile sesuai nomor urut

Membuat "Daftar selisih barang‐barang/spare parts" (bentuk formulir TUKG.6) dalam rangkap 4 (empat) : 

lembar ke‐l : untuk Fungsi Pembukuan



lembar ke‐2 : untuk Kontrol Intern



lembar ke‐3 : untuk Fungsi Gudang,



lembar ke‐4 : untuk TUKG.

Menelusuri selisih tersebut bersama‐sama dengan petugas Fungsi Gudang. Lembar ke 1 “Daftar pemeriksaan barang‐barang/spare parts" difile tersendiri setelah selesai dikerjakan.

10.8

Penelusuran Selisih Barang‐barang/Spare Parts Selisih antara Kartu Persediaan dengan kenyataan menurut hasil pemeriksaan seperti yang tercantum pada “Daftar selisih barang‐barang/spare parts" yang dibuat oleh Fungsi TUKG, harus ditelusuri oleh petugas Fungsi Gudang. Berdasarkan hasil penelusuran (sebab‐sebab terjadi selisih dan bukti‐buktinya), maka petugas Fungsi TUKG dan petugas Fungsi Gudang akan mengadakan koreksi pembukuan masing‐masing. Akan tetapi, jika bukti‐bukti mengenai selisih tersebut tidak diketemukan, maka tindakan selanjutnya adalah sebagai berikut : Selisih "kurang" atau "rusak "

Dari hasil pemeriksaan yang terdapat kurang, di mana barang‐barangnya bernilai rendah sekali, atau terdapat rusak, harus dibuatkan "Berita Acara pemeriksaan barang‐barang/spare parts". Kemudian berdasarkan Berita Acara tersebut, dibuatkan "Bon Pengeluaran" guna penghapusan. Akan tetapi, apabila barang‐barang yang terdapat kurang itu bernilai tinggi, tidak mungkin untuk dihapuskan begitu saja. Dalam hal ini Berita Acara harus dibuat, tetapi tindakan selanjutnya akan ditentukan oleh pejabat yang berwenang. Selisih “lebih"

Apabila dari hasil pemeriksaan terdapat kelebihan, Berita Acara harus dibuat dengan catatan terdapat kelebihan. Berdasarkan Berita Acara tersebut, dibuatkan "Bon Penerimaan" guna keperluan koreksi pembukuan.

10.9

Tindak Lanjut di TUKG Pada tiap‐tiap akhir tahun petugas Fungsi TUKG akan membuat "Daftar sisa barang‐ barang / spare parts" (bentuk formulir TUKG). Oleh karena pemeriksaan ( stock

opname ) dilakukan terus ‐ menerus, maka angka‐angka untuk pembuatan "Daftar sisa barang‐barang/spare parts" cukup diambil dari Kartu Persediaan TUKG. "Daftar sisa barang‐barang/spare parts" tersebut dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan pada masing‐masing unit.

10.10 Penutupan dan Pembukaan Kartu Persediaan Semua Kartu Persediaan harus ditutup pada tanggal 31 Desember, dan dibuka kembali pada tanggal 1 Januari tahun berikutnya.

10.11 Klasifikasi Kriteria Status Barang a.

Persediaan Material Normal (Kategori 1 / K1) Adalah persediaan material baru yang masih dalam kondisi baik.

b.

Persediaan Material Retrovit (Kategori 2 / K2) Adalah apabila persediaan material berasal dari persediaan baru yang telah dilakukan perbaikan atau rekondisi (retrovit).

c.

Persediaan Material Baru, Rusak Bisa Diperbaiki (Kategori 3 / K3) Adalah persediaan material baru yang telah menurun kondisinya atau rusak dan tidak layak pakai, tetapi bisa diperbaiki

d.

Persediaan Material Baru, Bursa (Kategori 4 / K4) Adalah persediaan material yang akan dibursakan ke unit lain karena kelebihan atau ketinggalan teknologi atau tidak digunakan lagi di unit yang bersangkutan, tetapi masih layak pakai di unit lain.

e.

Persediaan Material Baru, Rusak Tidak Bisa Diperbaiki (Kategori 5 / K5) Adalah persediaan material telah menurun kondisinya atau rusak dan tidak layak pakai dan tidak bisa diperbaiki atau tidak ekonomis jika diperbaiki atau dibursakan sehingga direncanakan dan diusulkan untuk dihapus.

f.

Persediaan Material Bekas, Layak Pakai (Kategori 6 / K6) Adalah persediaan material bekas yang berasal dari kegiatan pemeliharaan maupun investasi yang masih bagus dan layak pakai.

g.

Persediaan Material Bekas, Rusak Bisa Diperbaiki (Kategori 7 / K7) Adalah persediaan material bekas yang berasal dari kegiatan pemeliharaan maupun investasi yang sudah rusak dan secara teknis dan ekonomis masih bisa diperbaiki.

h.

Persediaan Material Bekas, Tidak Layak Pakai (Kategori 8 / K8) Adalah persediaan material bekas yang berasal dari kegiatan pemeliharaan maupun investasi yang sudah rusak dan tidak layak pakai dan tidak ekonomis jika diperbaiki.

LAMPIRAN TATA USAHA GUDANG (TUG)

PT PLN (PERSERO) KARTU PERSEDIAAN BARANG

TUG. 1 Uraian : Lokasi

Kartu No. . . . . . g n a t l a U k n g a n i T n a s e P

n a n a k e R

Nomor Pemintaan

Tanggal

Nomor Pesanan

Tanggal

REKANAN

PESANAN Jumlah Yang Di Minta Pesan

Terima

Terlambat/ Tgl. Terima

Harga Satuan

Catatan

n a m a u i d i m e s n r i e P M n a m a u i d i m e x s r a e P M n a i n l a e u b t a m S e P n a n i a a k u a t a m S e P

M

P

k k a t u n n t i a n m U i D n m a n a a l a s D e P

MUTASI Tanggal

Dokumen Nama Nomor

Masuk

Keluar

Persediaan Tersedia Fisik

r i e k i p a i D b

‐

B

n a a c g n n e a P d

‐

C

71

Tanggal

Nama

Dokumen Nomor

Masuk

Keluar

Persediaan Fisik Tersedia

STATISTIK

Jumlah/Bulan

Tanggal

MUTASI

Dokumen Nama

Nomor

Masuk

Keluar

Persediaan Fisik

Tanggal

Tersedia

72

Dokumen Nama

Nomor

Masuk

Keluar

Persediaan Fisik

Tersedia

PT PLN (PERSERO) KARTU PERSEDIAAN SPARE PART

TUG. 1a Uraian : Lokasi

Kartu No. . . . . . g n a t l a U k n g a n i T n a s e P

n a n a k e R

Nomor Pemintaan

Tanggal

Nomor Pesanan

Tanggal

REKANAN

PESANAN Jumlah Yang Di Minta Pesan

Terima

Terlambat/ Tgl. Terima

Harga Satuan

Catatan

n a m a u i d i m e s n r i e P M n a m a u i d i m e x s r a e P M n a i n l a e u b t a m S e P n a n i a a k u a t a m S e P

M

P

k k a t u n n t i a n m U i D n m a n a a l a s D e P

MUTASI Tanggal

Dokumen Nama Nomor

Masuk

Keluar

Persediaan Tersedia Fisik

r i e k i p a i D b

‐

B

n a a c g n n e a P d

‐

C

73

Tanggal

Nama

Dokumen Nomor

Masuk

Keluar


MUTASI

Tanggal

Nama

Dokumen Nomor

Masuk

Keluar


MUTASI

Tanggal

74

Dokumen Nama

Nomor

Masuk

Keluar

Persediaan Fisik

Tersedia

PT PLN (PERSERO)

TUG 2

KARTU GANTUNG BARANG

Lokasi

Nama Barang : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kartu No. . . . . . . . . . . . . . . . Tgl.

No. Bon

............................................................

Satuan

............................................................. Masuk

Keluar

75

Sisa Persediaan Rak

Peti

Jumlah

Catatan

PT PLN (PERSERO)

TUG 2a

KARTU GANTUNG BARANG

Lokasi

Nama Barang : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kartu No. . . . . . . . . . . . . . . . Tgl.

No. Bon

............................................................

Satuan

............................................................. Masuk

Keluar

76

Sisa Persediaan Rak

Peti

Jumlah

Catatan

PT PLN (PERSERO)

TUG. 3 No. 000001

BON PENERIMAAN BARANG-BARANG / SPARE PART

1 Untuk TUKG PLN Cab./Sek./APJ.

Diterima Tgl.

: ..........................................................

Pembelian ditempat, lihat faktur/Bukti Kas

No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dari

: ..........................................................

Diterima Bon Pengeluaran/Surat pengantar

No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dengan

:.....................

Menurut Surat Pesanan / Daftar Permintaan

No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

No. Urut

Nota No. :

Biaya angkutan / Ass. Rp. . . . . . . . . . . . . . .

Nama Barang/Spare Part (Ditulis Lengkap)

Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

77

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 3 No. 000001


2 Untuk Fungsi Pembelian PLN Cab./Sek./APJ.

Diterima Tgl.

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dari

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dengan

:.....................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

No. Urut

Nota No. :



Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

78

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 3

No. 000001


3 Untuk Fungsi Gudang PLN Cab./Sek./APJ.

Diterima Tgl.

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dari

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dengan

:.....................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

No. Urut

Nota No. :



Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

79

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 3

No. 000001


4 Untuk Fungsi Perbekalan PLN Cab./Sek./APJ.

Diterima Tgl.

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dari

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dengan

:.....................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

No. Urut

Nota No. :



Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

80

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 3

No. 000001


5 Untuk Rekanan/Pengirim Barang PLN Cab./Sek./APJ.

Diterima Tgl.

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dari

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dengan

:.....................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

No. Urut

Nota No. :



Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

81

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 3

No. 000001


6 Untuk TUKG PLN Cab./Sek./APJ.

Diterima Tgl.

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dari

: ..........................................................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dengan

:.....................


No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

No. Urut

Nota No. :



Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

82

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO) TUG 4 Pengirim Barang

1 Untuk Yang Berkepentingan

PLN Cab./Sek./Bkl.

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG/SPARE PARTS No. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pada hari tgl. No

para pemeriksa terdiri dari : Nama

Jabatan

Tanda tangan

telah mengadakan pemeriksaan atas barang-barang/spare parts milik PT PLN (Persero) yang berada tgl.

di/diterima dari : No.

menurut Surat Pesanan/B.P.

tgl.

Gudang

dan menyatakan sebagai berikut : No. Urut

Nomor Norm./Part

Nama Barang/Spare part

No. Kode Akun

No. Perintah Kerja

Stn.

Banyaknya*)

Catatan

Fungsi : PT PLN (PERSERO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

*) Diisi jumlah yang rusak/hilang/lebih saja

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

83

PT PLN (PERSERO) TUG 4 2 Untuk Fungsi Pembelian PLN Cab./Sek./Bkl.



Jabatan

Tanda tangan

telah mengadakan pemeruksaan atas barang-barang/spare parts milik PT PLN (Persero) yang berada tgl.



tgl.

Gudang


Nomor Norm./Part


No. Kode Akun

No. Perintah Kerja

Stn.

Banyaknya*)

Catatan



Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

84

PT PLN (PERSERO) TUG 4 3 Untuk TUKG PLN Cab./Sek./Bkl.



Jabatan

Tanda tangan




tgl.

Gudang


Nomor Norm./Part


No. Kode Akun

No. Perintah Kerja

Stn.

Banyaknya*)

Catatan



Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

85

PT PLN (PERSERO) TUG 4 4 Untuk Fungsi Gudang PLN Cab./Sek./Bkl.



Jabatan

Tanda tangan




tgl.

Gudang


Nomor Norm./Part


No. Kode Akun

No. Perintah Kerja

Stn.

Banyaknya*)

Catatan



Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

86

PT PLN (PERSERO) TUG 4 5 Untuk Fungsi Perbekalan PLN Cab./Sek./Bkl.



Jabatan

Tanda tangan




tgl.

Gudang


Nomor Norm./Part


No. Kode Akun

No. Perintah Kerja

Stn.

Banyaknya*)

Catatan



Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

87

PT PLN (PERSERO)

TUG 5

DAFTAR PERMINTAAN BARANG - BARANG (MATERIAL UMUM) No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 Fungsi Perbekalan PLN Cab./Sekt./Bkl.

Kepada Harap Dikirim ke Alamat No. Urut

Nama Barang (ditulis selengkapnya)

Perintah Kerja :

Nomor

Stn.

Pemakaian rata‐rata per bulan

Sisa Persediaan

Kode Akun

Diberikan Permintaan

Banyaknya

DO No.

tgl.

Keterangan

Fungsi :

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . ., 20 . . . . . . . Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

88

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

PT PLN (PERSERO)

TUG 5

DAFTAR PERMINTAAN BARANG - BARANG (MATERIAL UMUM) No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .




Perintah Kerja :

Nomor

Stn.


Sisa Permintaan Persediaan

Kode Akun

Diberikan Banyaknya

DO No.

tgl.

Keterangan

Fungsi :

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . ., 20 . . . . . . . Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

89

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

PT PLN (PERSERO)

TUG 5

DAFTAR PERMINTAAN BARANG - BA RANG (MATERIAL UMUM) No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 Untuk Arsip Peminta Barang PLN Cab./Sekt./Bkl.



Perintah Kerja :

Nomor

Stn.



Kode Akun

Diberikan Banyaknya

DO No.

tgl.

Keterangan

Fungsi :

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . ., 20 . . . . . . . Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

90

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

PT PLN (PERSERO)

TUG 6

DAFTAR PERMINTAAN BARANG - BARANG (SPARE PART) No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .




Perintah Kerja :

Nomor

Stn.


Sisa Persediaan

Kode Akun

Diberikan Permintaan

Banyaknya

DO No.

tgl.

Keterangan

Fungsi :

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . ., 20 . . . . . . . Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

91

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

PT PLN (PERSERO)

TUG 6





Perintah Kerja :

Nomor

Stn.



Kode Akun

Diberikan Banyaknya

DO No.

tgl.

Keterangan

Fungsi :

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . ., 20 . . . . . . . Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

92

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

PT PLN (PERSERO)

TUG 6


3 Untuk Arsip Peminta Spare Part PLN Cab./Sekt./Bkl.



Perintah Kerja :

Nomor

Stn.



Kode Akun

Diberikan Banyaknya

DO No.

tgl.

Keterangan

Fungsi :

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . ., 20 . . . . . . . Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

93

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

PT PLN (PERSERO)

TUG 7 . . . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . . . .20 . . . .

PERINTAH PENYERAHAN BARANG

DELIVERY ORDER No. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kepada

: .........................................................................................

Untuk

: .........................................................................................

Berdasarkan

: .........................................................................................

Atas beban rekening

: .........................................................................................

Dengan penyerahan lembar asli dari pada Perintah penyerahan ini harap menyerahkan/mengirimkandari persediaan gudang kealamat tersebut diatas, barang ‐barang/Spare parts sbb : No. Urut

Nama barang/Spare part

Perintah Kerja :

Nomor Stn. Norm./part

Kode Akun

Lembar ke. . . . . . . . .

Banyaknya

Harga Stn.

Jumlah

Keterangan

Fungsi Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

94

PT PLN (PERSERO)

TUG. 8

No. 000001

BON PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PART

1 Untuk Fungsi Keuangan Persediaan PLN Cab./Sek./APJ.

Dikirim kepada : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dikirim dengan

: ........................................................................

...............

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sudah/belum dibayar

: ........................................................................

Biaya Pengiriman

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Biaya Pembungkus

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

No. Urut

Nota No. :


Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Yang menerima

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

95

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 8

No. 000001


2 Untuk Pengantar PLN Cab./Sek./APJ.

Dikirim kepada : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...............

No. Urut

Nota No. :

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dikirim dengan

: ........................................................................

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sudah/belum dibayar

: ........................................................................

Biaya Pengiriman

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Biaya Pembungkus

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)


Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Yang menerima

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

96

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 8

No. 000001


3 Untuk Bukti Penerimaan PLN Cab./Sek./APJ.

Dikirim kepada : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...............

No. Urut

Nota No. :

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dikirim dengan

: ........................................................................

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sudah/belum dibayar

: ........................................................................

Biaya Pengiriman

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Biaya Pembungkus

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)


Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Yang menerima

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

97

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 8

No. 000001


4 Untuk TU Gudang PLN Cab./Sek./APJ.

Dikirim kepada : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...............

No. Urut

Nota No. :

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dikirim dengan

: ........................................................................

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sudah/belum dibayar

: ........................................................................

Biaya Pengiriman

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Biaya Pembungkus

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)


Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Yang menerima

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

98

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 8

No. 000001


5 Untuk TU Perbekalan PLN Cab./Sek./APJ.

Dikirim kepada : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...............

No. Urut

Nota No. :

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dikirim dengan

: ........................................................................

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sudah/belum dibayar

: ........................................................................

Biaya Pengiriman

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Biaya Pembungkus

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)


Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Yang menerima

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

99

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG. 8

No. 000001


6 Untuk TU Keuangan Persediaan PLN Cab./Sek./APJ.

Dikirim kepada : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...............

No. Urut

Nota No. :

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dikirim dengan

: ........................................................................

tgl. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sudah/belum dibayar

: ........................................................................

Biaya Pengiriman

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Biaya Pembungkus

: Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . .( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)


Kode Akun

Nomor Norm./Part

Stn.

Perintah Kerja

Banyaknya

Keterangan

Fungsi

Harta Stn. (Rp.)

Jumlah

Yang menerima

Diperiksa Oleh

Kepala Gudang

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

100

Jumlah (Rp.)

PT PLN (PERSERO)

TUG 9 BON PEMAKAIAN

A. No. 000001 1 Untuk TUKG

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.

Pekerjaan : Pas. Baru/Perluas./Perbaik./Perub./Pemel./Pembongk.

No. P.P.

NAMA/ALAMAT Banyaknya

Satuan

Nama Barang/Spare Part

Akun Pembebanan: Setuju

Kode Akun : 1023. . . Kepala Gudang :

Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang

Tanggal : Penerima :

PT PLN (PERSERO)

Banyaknya sehari tiap barang :

TUG 9 BON PEMAKAIAN

B. No. 000001 1 Untuk TUKG

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)


TUG 9 BON PEMAKAIAN

C. No. 000001 1 Untuk TUKG

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)


TUG 9 BON PEMAKAIAN

D. No. 000001 1 Untuk TUKG

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

101

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)

TUG 9 BON PEMAKAIAN

A. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)

TUG 9 BON PEMAKAIAN

B. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)

TUG 9 BON PEMAKAIAN

C. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)

TUG 9 BON PEMAKAIAN

D. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

102

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)

TUG 9 BON PEMAKAIAN

A. No. 000001 3 Untuk Arsip Peminta Barang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)


TUG 9 BON PEMAKAIAN

B. No. 000001 3 Untuk Arsip Peminta Barang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)


TUG 9 BON PEMAKAIAN

C. No. 000001 3 Untuk Arsip Peminta Barang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)


TUG 9 BON PEMAKAIAN

D. No. 000001 3 Untuk Arsip Peminta Barang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

103

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)

TUG 10 BON PENGEMBALIAN

A. No. 000001 1

PLN :

Untuk TUKG

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


B. No. 000001 1

PLN :

Untuk TUKG

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


C. No. 000001 1

PLN :

Untuk TUKG

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


D. No. 000001 1

PLN :

Untuk TUKG

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

104

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


A. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


B. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


C. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


D. No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

PLN :

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

105

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO)


A. No. 000001 3

PLN :

Untuk Arsip Pengembali Barang

Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)



B. No. 000001 3

PLN :


Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)



C. No. 000001 3

PLN :


Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

No. Norm. Par

Jumlah Uang


PT PLN (PERSERO)



D. No. 000001 3

PLN :


Cab./Sekt./Bkl.


No. P.P.


Satuan




Pemeriksa :

106

No. Norm. Par

Jumlah Uang



PT PLN (PERSERO) DAFTAR MUTASI HARIAN TUG 11 No. 000001 1 Untuk TUKG Pos

Tanggal Dibuat Diperiksa Dibukukan

No. Norm/Part


: : :

Mutasi Keluar

Kembali

Terpakai

Kepala Gudang

Paraf : : :

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

107

PT PLN (PERSERO) DAFTAR MUTASI HARIAN TUG 11 No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang Pos


No. Norm/Part


: : :

Mutasi Keluar

Kembali

Terpakai

Kepala Gudang

Paraf : : :

(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

108

PT PLN (PERSERO) DAFTAR PENGANTAR BON‐BON GUDANG TUG 12 No. 000001 1 Untuk TUKG No. Urut

Nomor Bon


: : :

Nomor Bon

Nomor Bon

Paraf : : :

109

Nomor Bon

Nomor Bon

PT PLN (PERSERO) DAFTAR PENGANTAR BON‐BON GUDANG TUG 12 No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang No. Urut

Nomor Bon


: : :

Nomor Bon

Nomor Bon

Paraf : : :

110

Nomor Bon

Nomor Bon

PT PLN (PERSERO) NOTA PENCADANGAN BARANG‐BARANG TUG 13 Tanggal

No. P.P.

No. 000001 1 Untuk TUKG

Fungsi

Perkiraan Biaya

PLN Cab./Sekt./Bkl.

No. Urut

Jumlah Diminta

Setuju :

Persediaan Tersedia

URAIAN

STn.

Pemeriksa :

111

Nomor Normalisasi/Part

Yang Meminta


No. P.P.

No. 000001 2 Untuk Fungsi Gudang

Fungsi

Perkiraan Biaya

PLN Cab./Sekt./Bkl.

No. Urut

Jumlah Diminta

Setuju :

Persediaan Tersedia

STn.

Pemeriksa :

112

URAIAN


Yang Meminta


No. P.P.

No. 000001 3 Untuk Fungsi Perbekalan

Fungsi

Perkiraan Biaya

PLN Cab./Sekt./Bkl.

No. Urut

Jumlah Diminta

Setuju :

Persediaan Tersedia

STn.

Pemeriksa :

113

URAIAN


Yang Meminta

PT PLN (PERSERO)

TUG 14 No. 000001

DAFTAR KELEBIHAN PERSEDIAAN

1 Untuk TUKG

Fungsi

PLN Cab./Sekt./Bkl.

No. Urut

Persediaan

Diperiksa Oleh

Lebih

Sisa

Kepala Urusan Teknik

Stn

URAIAN

Kepala Urusan Administrasi


Kepala Gudang

114

Harga Satuan

Jumlah Harga

Jumlah Harga

PT PLN (PERSERO)

TUG 14 No. 000001


2 Untuk TUKG

Fungsi

PLN Cab./Sekt./Bkl.

No. Urut

Persediaan

Diperiksa Oleh

Lebih

Sisa


Stn

URAIAN



Kepala Gudang

115

Harga Satuan

Jumlah Harga

Jumlah Harga

PT PLN (PERSERO)

TUG 14 No. 000001


3 Untuk Fungsi Gudang

Fungsi

PLN Cab./Sekt./Bkl.

No. Urut

Persediaan

Diperiksa Oleh

Lebih

Sisa


Stn

URAIAN



Kepala Gudang

116

Harga Satuan

Jumlah Harga

Jumlah Harga

PT PLN (PERSERO)

TUG 15

DAFTAR PEMERIKSAAN BARANG‐BARANG/SPARE PARTS

Pos

1 Untuk Fungsi Keuangan Persediaan

Pada Tanggal

:

............................

PLN

Gudang

:

............................

Cab./Sekt./Bkl.


No. Norm/Part

Banyaknya Satuan

Menurut Kartu

Perbedaan Keterangan

Kenyataan

Lebih

Kurang

Tanda Tangan Pemeriksa : 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

117

PT PLN (PERSERO)

TUG 15


Pos

2 Untuk Fungsi Perbekalan

Pada Tanggal

:

............................

PLN

Gudang

:

............................

Cab./Sekt./Bkl.


No. Norm/Part

Banyaknya

Satuan

Menurut Kartu


Kenyataan

Lebih

Kurang


118

PT PLN (PERSERO)

TUG 15


Pos

3 Untuk Fungsi Gudang

Pada Tanggal

:

............................

PLN

Gudang

:

............................

Cab./Sekt./Bkl.


No. Norm/Part

Banyaknya

Satuan

Menurut Kartu


Kenyataan

Lebih

Kurang


119

PT PLN (PERSERO) TUG 16

PERMINTAAN PEMBUATAN/PERBAIKAN BARANG

No. 000001 1 Untuk Bengkel

KEPADA

: ..........................................

PLN

..........................................

Cab./Sekt./Bkl.

Harat dibuatkan/diperbaiki/ditest barang‐barang sbb : No. Urut

Nomor Norm./Part

NAMA BARANG

Stn

Mengetahui

Selesai tgl. : . . . . . . . . . . . . ., 20 . . . .

Banyaknya

Keterangan

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . , 20 . . . . .

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . .

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

120



No. 000001 2 Untuk TUKG

KEPADA

: ..........................................

PLN

..........................................

Cab./Sekt./Bkl.


Nomor Norm./Part

NAMA BARANG

Stn

Mengetahui

Selesai tgl. : . . . . . . . . . . . . ., 20 . . . .

Banyaknya

Keterangan

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . , 20 . . . . .

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . .

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

121



No. 000001 3 Untuk Fungsi Gudang

KEPADA

: ..........................................

PLN

..........................................

Cab./Sekt./Bkl.


NAMA BARANG

Selesai tgl. : . . . . . . . . . . . . ., 20 . . . .

Nomor Norm./Part

Stn

Mengetahui

Banyaknya

Keterangan

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . , 20 . . . . .

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . .

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)



No. 000001 4 Untuk Fungsi Perbekalan

KEPADA

: ..........................................

PLN

..........................................

Cab./Sekt./Bkl.


NAMA BARANG

Selesai tgl. : . . . . . . . . . . . . ., 20 . . . .

Nomor Norm./Part

Mengetahui

Stn

Banyaknya

Keterangan

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . , 20 . . . . .

Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . .

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

BAGIAN TIGA TATA KELOLA PERGUDANGAN ERP/SAP

BAB I MENGELOLA MOBILE COMPUTING ‐ MMWM020 1.1

Tujuan Dokumen ini menjelaskan aktivitas rinci dari alur proses bisnis dan menyoroti perubahan‐ perubahan utama yang terkait dengan bisnis sebagai konsekuensi dari implementasi sistem ERP.

1.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini memandu pengguna dalam menjalankan fungsi dasar pada aktivitas mobile computing: 1. Penempatan Barang 2. Pengambilan Barang 3. Perhitungan Fisik 4. Pengisian kembali/pemindahan antar bin (tempat penyimpanan)

1.2.1

Penempatan Barang Ini membantu pengguna (user ) untuk melaksanakan aktivitas penempatan barang di gudang dengan menggunakan Warehouse Management . Untuk pergerakan barang masuk, Sistem Warehouse Management akan membantu pengguna (user ) untuk menggunakan kapasitas gudang yang tersedia dengan secara otomatis menentukan lokasi penyimpanan barang yang diterima ke tempat yang kosong (tersedia), sesuai dengan strategi penempatan barang ( put away ) yang sudah didefinisikan sebelumnya di material master . Pengguna (user ) dapat mengubah bin penyimpanan tujuan, jika terjadi ketidakkonsistenan dan kapasitas bin yang sudah tidak cukup lagi untuk menampung barang/material.

1.2.2

Pengambilan Barang Ini membimbing pengguna (user ) untuk menjalankan aktivitas pengambilan barang di gudang yang menggunakan Warehouse Management . Untuk pemindahan barang keluar, Sistem Warehouse Management akan membantu pengguna (user ) untuk menentukan lokasi yang terbaik yang secara otomatis akan menunjukkan bin, yang juga didukung dengan strategi pengambilan barang yang tentunya sudah didefinisikan terlebih dahulu. Pengguna (user ) dapat mengubah bin asal, jika terjadi ketidakkonsistenan dan persediaan di bin tujuan yang tidak cukup untuk mengisi kebutuhan.

1.2.3

Perhitungan Fisik Ini membimbing user dalam melaksanakan perhitungan inventori untuk gudang yang menggunakan Warehouse Management . Dalam proses ini, user akan membandingkan persediaan (stok) material yang ada secara fisik dengan data yang dikelola di Sistem Manajeman Gudang. Proses ini termasuk memasukkan perbedaan inventori, sesuai dengan yang dicatat dalam hasil inventori fisik, untuk memperbaharui sisi keuangan dari data persediaan (stok).

1.2.4

Pengisian Kembali/ Pemindahan Antar Bin Ini akan membantu user untuk mengetahui bagaimana proses memindahkan material antar bin didalam gudang yang sama.

1.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Mobile Computing

1.4

Deskripsi Proses Bisnis

1.4.1 Sub Proses: Memelihara Penempatan Barang (WM020‐010) No.

Akt ivit as/Na as/Nama ma Tugas

1

Membuat Transfer Order (TO) dengan (TO) dengan referensi Transfer Requirement (TR)

2

Mencetak Transfer Order (TO) Menyerahkannya kepada operator/pegawai gudang

3

4

Mengumpulkan seluruh Transfer Order (TO) yang relevan, berangkat dan bawa perlengkapan yang dibutuhkan ke bin yang bin yang dituju.

5

Verifikasi material, lokasi dan jumlah dalam Transfer Order (TO) dengan (TO) dengan kondisi aktual

6

Beritahukan/laporkan kepada Admin Gudang perihal

Akt ivit as /De /Deskr skr ips i Tugas 1. Selama penerimaan barang dan pemindahan persediaan (stok), Transfer Requirement (TR) akan (TR) akan dibuat secara otomatis. 2. Periksa Transfer Requirement (TR) untuk dokumen material yang terkait (Dokumen Penerimaan Barang) 3. Buat Transfer Order (TO) berdasarkan Transfer Requirement (TR). (TR). Transfer Order (TO) dapat (TO) dapat dibuat di background (Sistem akan menunjukkan lokasi untuk penempatan barang) atau di background (jika user ingin menentukan lokasi bin-nya bin-nya sendiri/ secara manual) 1. Transfer Order (TO) akan (TO) akan dicetak untuk proses selanjutnya. 1. Transfer Order (TO) yang (TO) yang telah dicetak akan diserahkan kepada operator/pegawai gudang untuk diproses lebih lanjut (untuk aktivitas penempatan barang) 1. Seluruh Transfer Order (TO) yang (TO) yang relevan akan dikumpulkan untuk diproses (ditaruh/ditempatkan ke bin yang bin yang dituju) 2. Pergi ke bin yang bin yang dituju dan bawa perlengkapan yang dibutuhkan untuk menempatkan material kedalam bin 3. Jika sistem bar-coding belum bar-coding belum diterapkan, lanjutkan ke langkah ke-5, jika tidak, silahkan lanjutkan ke langkah 13. 1. Bagian Operasi Gudang akan memeriksa Transfer Order (TO) untuk lokasi yang dituju dan jumlah material yang disebutkan dalam Transfer Order (TO) melanjutkan (TO) melanjutkan langkah berikutnya 2. Jika bin yang bin yang dituju tidak cukup, silahkan lihat (lanjutkan) ke langkah 6. 3. Jika bin yang bin yang dituju masih memiliki kapasitas yang cukup untuk menyimpan material, lanjutkan ke langkah ke-8. 1. Jika terjadi kasus bin yang bin yang dituju tidak cukup untuk menampung barang/material yang diterima,

Tipe (Sistem/Manual) Sistem

Sistem Manual

Manual

Manual

Manual

No.


7

Menyelidiki ketidakkonsistenan

8

Sesuaikan/koreksi Transfer Order (TO) dengan benar

9

Menaruh/menempatkan material didalam bin

10

Memperbaharui slip Transfer Order (TO)

11

Lanjutkan dengan barang / Transfer Order (TO) berikutnya. (TO) berikutnya.

12

Mengembalikan Transfer Order (TO)

Akt ivit as /De /Deskr skr ips i Tugas perihal ketidakkonsistenan dan memberikan laporan bin yang bin yang tersedia pada kondisi saat itu (aktual) 1. Admin gudang akan menyelidiki penyebab ketidakkonsistenan 2. Jika ketidakkonsistenan tersebut dapat diatasi dengan memindahkan jumlah fisik untuk menyesuaikan dengan keadaan / jumlah yang ada didalam sistem (tidak diperlukan pemindahan antar bin), bin), lanjutkan ke langkah ke5 (tanpa bar-coding) bar-coding ) atau ke langkah 15 (dengan bar-coding) bar-coding ) 3. Jika ketidakkonsistenan perlu diperbaiki dengan menggunakan pemindahan antar bin, bin, kemudian lanjutkan ke Proses Pemindahan antar bin ( bin (WM020-040 WM020-040 Proses Proses Bi n Transfer ) 1. Setelah aktivitas pemindahan antar bin (yang bin (yang dilaksanakan karena ketidakkonsistenan yang ditemukan selama aktivitas penempatan barang) selesai, Admin Gudang akan memberikan koreksi/perbaikan untuk Transfer Order (TO) didalam (TO) didalam sistem berdasarkan strategi yang sudah dibuat didalam sistem. 2. Buat perbaikan didalam Lembar Transfer Order (TO) dan (TO) dan tanda tangani. 3. Lanjutkan ke langkah ke-3 1. Material akan ditempatkan didalam bin penyimpanan bin penyimpanan seperti yang tertulis dalam Transfer Order (TO) (setelah dilakukan perbaikan/koreksi, jika ada) 1. Jika memang sistem bar-coding belum diterapkan, Bagian Operasi Gudang akan menandai barangbarang Transfer Order (TO) kedalam slip Transfer Order (TO) 2. Jika masih ada barang/bagian pada Transfer Order (TO) yang (TO) yang sama untuk diproses, lanjutkan ke langkah 11, jika tidak, silahkan lanjutkan ke langkah ke-12 1. Bagian Operasi Gudang akan mengulangi langkah 5 sampai langkah 10 untuk barang/ Transfer Order (TO) berikutnya. (TO) berikutnya. 1. Jika seluruh barang pada Transfer Order (TO) telah (TO) telah

Tipe (Sistem/Manual)

Manual

Sistem & Manual

Manual

Manual

Manual

Manual

No.


13

Mengkonfirmasi Transfer Order (TO)

14

Mendokumentasikan Transfer Order (TO) yang telah dikonfirmasi

15

Memasukkan nomor dokumen Transfer Order (TO)

16

Verifikasi material, lokasi dan jumlah didalam Transfer Order (TO) dengan (TO) dengan kondisi aktual

17

Menempatkan material kedalam bin

18

Memperbaharui Transfer Order (TO) (menggunakan RF)

19

Lanjutkan dengan barang/bagian atau Transfer Order (TO) berikutnya. Kembalikan Transfer Order (TO) yang (TO) yang telah dikonfirmasi ke Admin Gudang

20

Akt ivit as /De /Deskr skr ips i Tugas mengembalikan Transfer Order (TO) yang (TO) yang telah diperbaharui tersebut kepada Admin Gudang 1. Admin Gudang akan mengkonfirmasikan selesainya Transfer Order (TO) didalam (TO) didalam sistem 1. Transfer Order (TO) yang (TO) yang telah dikonfirmasi akan didokumentasikan untuk referensi. 2. Proses penempatan barang selesai. 1. Bagian Operasi Gudang akan memasukkan nomor dokumen Transfer Order (TO) menggunakan RF 1. Bagian Operasi Gudang akan memeriksa Transfer Order (TO) untuk lokasi yang dituju dan jumlah material seperti yang disebutkan didalam dokumen Transfer Order (TO) untuk (TO) untuk melanjutkan langkah berikutnya 2. Jika kapasitas bin yang bin yang dituju tidak cukup lagi, lihat langkah ke - 6 3. Jika bin yang bin yang dituju masih mencukupi (muat) untuk menyimpan material, lanjutkan ke langkah 17 1. Material akan ditempatkan di bin penyimpanan seperti yang disebutkan di Transfer Order (TO) (setelah dilakukan koreksi, jika ada) 1. Jika menggunakan bar-coding, bar-coding , penyelesaian barang/bagian Transfer Order (TO) akan (TO) akan ditandai di dokumen Transfer Order (TO) tersebut dengan menggunakan RF 2. Jika ada barang/bagian pada dokumen Transfer Order (TO) yang sama atau pada Transfer Order (TO) yang (TO) yang lain yang akan diproses, lanjutkan ke langkah 19, jika tidak, lanjutkan ke langkah 20. 1. Bagian Operasi Gudang akan mengulangi langkah 15 sampai langkah 19 untuk Transfer Order (TO) berikutnya. (TO) berikutnya. 1. Jika seluruh bagian (item (item)) pada Transfer Order (TO) telah (TO) telah ditempatkan, Bagian Operasi Gudang akan mengembalikan dokumen Transfer Order (TO) yang telah diperbaharui kepada Admin Gudang.


Sistem

Manual

Sistem

Manual

Manual

Sistem

Manual

Manual

1.4.2 Sub Proses: Memelihara Pengambilan Barang (WM020‐020) No.


1

Membuat dokumen Transfer Order (TO) dengan referensi Transfer Requirement (TR)

2

Mencetak Transfer Order (TO)

3

Menyerahkan Dokumen Transfer Order (TO) kepada (TO) kepada pegawai/operator Gudang

4

Mengumpulkan seluruh dokumen Transfer Order (TO) yang (TO) yang relevan

5

Verifikasi lokasi, material, dan jumlah didalam Transfer Order (TO) sesuai (TO) sesuai dengan keadaan aktual.

Akt ivit as /De /Deskr skr ips i Tugas 1. Selama pengeluaran barang, Kebutuhan Permintaan secara otomatis akan dibuat. 2. Periksa Transfer Requirement (TR) untuk (TR) untuk dokumen material yang terkait (dokumen pengeluaran barang) 3. Membuat Transfer Order (TO) berdasarkan Transfer Requirement (TR). (TR) . Transfer Order (TO) dapat (TO) dapat dibuat di background (Sistem akan memberitahukan lokasi pengambilan barang) atau di background (jika user ingin menentukan lokasi pengambilan (bin) (bin) secara secara manual) 1. Transfer Order (TO) akan dicetak untuk proses selanjutnya. 1. Dokumen Transfer Order (TO) akan diserahkan kepada pegawai/operator Gudang untuk diproses lebih lanjut untuk aktivitas pengambilan barang 1. Seluruh Transfer Order (TO) yang relevan akan dikumpulkan dan diproses (diambil dari bin yang bin yang terkait/dituju) 2. Pergi ke bin yang bin yang dituju dan bawa perlengkapan yang diperlukan untuk membawa material dari bin 3. Jika bar-coding belum bar-coding belum diimplementasikan, lanjutkan ke langkah 5, jika tidak lanjutkan ke langkah 18. 1. Bagian Operasi Gudang akan memeriksa Transfer Order (TO) untuk (TO) untuk lokasi yang dituju dan jumlah materialnya sesuai dengan yang disebutkan dalam Transfer Order (TO) untuk melanjut ke langkah berikutnya. 2. Jika kapasitas bin yang bin yang dituju tidak cukup, lanjut ke langkah 6. 3. Jika bin yang bin yang dituju masih cukup untuk mengisi kebutuhan, lanjut ke langkah 8.


Sistem

Manual

Manual

Manual

No.


6

Beritahu dan laporkan ke admin Gudang perihal ketidakkonsistenan bin

7


8

Menyesuaikan/memperbaiki Transfer Order (TO) tsb. (TO) tsb.

9

Memindahkan barang/material dari bin

Akt ivit as /De /Deskr skr ips i Tugas 1. Jika jumlah fisik bin tidak bin tidak cukup untuk mengisi kebutuhan, Bagian Operasi Gudang akan memeriksa bin terdekat bin terdekat yang memiliki persediaan (stok) untuk mengisi kebutuhan 2. Bagian Operasi Gudang memberitahukan Admin gudang perihal inkonsistensi bin dan bin dan memberikan laporan keadaan aktual. 1. Admin Gudang akan memeriksa penyebab ketidakkonsistenan 2. Jika ketidakkonsistenan tsb dapat diatasi dengan memindahkan jumlah fisik agar sesuai dengan yang ada pada sistem (tidak perlu ada pemindahan antar bin), bin), lanjutkan ke langkah 5 (tanpa barcoding), atau langkah 18 (dengan menggunakan barcoding) coding ) 3. Jika ketidakkonsistenan dapat diatasi dengan melakukan pemindahan antar bin, bin, kemudian lanjut ke proses Pemindahan Antar Bi n (WM020-040) 1. Jika aktivitas pemindahan antar bin (yang bin (yang dilakukan karena ditemukannya ketidakkonsistenan selama aktivitas penempatan barang) selesai, Admin Gudang akan memberikan koreksi untuk Transfer Order (TO) didalam (TO) didalam sistem berdasarkan strategi yang telah dibuat didalm sistem. 2. Membuat perbaikan/koreksi didalam dokumen Transfer Order (TO) dan (TO) dan menandatanganinya. 3. Lanjutkan ke langkah 3 1. Jika jumlah fisik didalam bin masih cukup atau perbaikan lokasi bin sudah bin sudah dilakukan, barang-barang/material akan dipindahkan dari bin tersebut. bin tersebut.

Tipe (Sistem/Manual) Manual

Manual

Sistem & Manual

Manual

No.


10

Beri tanda / tandai pada dokumen Transfer Order (TO)

11

Lanjutkan dengan bagian berikutnya (yang terdapat pada Transfer Order (TO)) (TO) )

12

Pindahkan barang-barang yang dikumpulkan ke area pengeluaran barang untuk pengepakan (packing (packing))

13

Pengepakan (packing) packing)

14

Menyerahkan dokumen Transfer Order (TO) kepada (TO) kepada admin gudang

15

Mengirimkan barang/material kepada konsumen atau membuat muatan (untuk pemindahan)

16

Mengkonfirmasikan Transfer Order (TO)

17

Mendokumentasikan Transfer Order (TO) yang (TO) yang sudah dikonfirmasi

Akt ivit as /De /Deskr skr ips i Tugas 1. Sehubungan dengan selesainya aktivitas pengambilan sebuah barang yang terdapat pada dokumen Transfer Order (TO), (TO) , Bagian Operasi Gudang akan memberikan tanda pada dokumen Transfer Order (TO) 2. Jika ada bagian yang sama pada dokumen Transfer Order (TO) atau (TO) atau dokumen Transfer Order (TO) yang (TO) yang lain yang akan diproses, lanjutkan ke langkah 11, jika tidak lanjutkan ke langkah 12. 1. Bagian Operasi Gudang akan mengulangi langkah ke 5 sampai ke 11 untuk bagian/material berikutnya (yang terdapat pada Transfer Order (TO)) (TO) ) 1. Seluruh barang/material yang telah diambil dari bin akan bin akan dikumpulkan dan dipindahkan ke area pengeluaran barang untuk pengepakan (packing (packing). ). 1. Pengepakan barang/material yang akan dikeluarkan (jika perlu) 1. Jika seluruh barang/bagian dan Transfer Order (TO) telah (TO) telah selesai untuk aktivitas pengambilan, Bagian Operasi Gudang akan mengembalikan dokumen Transfer Order (TO) yang sudah diperbaharui kepada admin gudang. 1. Barang/material yang telah diambil dari bin akan bin akan dikirimkan ke konsumen atau akan dimuatkan untuk tujuan pemindahan. 2. Pekerjaan untuk Bagian Operasi Gudang dalam aktivitas pengambilan selesai. 1. Admin gudang akan mengkonfirmasikan Transfer Order (TO) yang (TO) yang telah selesai di dalam sistem 1. Transfer Order (TO) yang sudah dikonfirmasi didokumentasikan untuk referensi di masa yang akan datang.


Manual

Manual

Manual

Manual

Manual

Sistem

Manual

No.


18

Memasukkan nomor Transfer Order (TO) (menggunakan RF)

19

Memverifikasi lokasi, material, dan jumlah didalam dokumen Transfer Order (TO) dengan (TO) dengan kondisi aktual (sebenarnya)

20

Pindahkan barang dari bin

21

Memperbaharui Transfer Order (TO) (dengan (TO) (dengan menggunakan RF )

22

Melanjutkan barang/bagian berikutnya (pada Transfer Order (TO)) (TO) )

Akt ivit as /De /Deskr skr ips i Tugas 1. Jika barcode sudah barcode sudah diimplementasikan, Bagian Operasi Gudang akan menscan dokumen Transfer Order (TO) dengan (TO) dengan menggunakan RF. 1. Bagian Operasi Gudang akan memeriksa dokumen Transfer Order (TO) untuk (TO) untuk lokasi yang dituju dan jumlah material seperti yang tertulis didalamnya untuk melanjutkan langkah berikutnya 2. Jika kapasitas bin tidak bin tidak cukup, lanjutkan ke langkah 6. bin yang dituju masih 3. Jika bin yang cukup untuk menampung kebutuhan, lanjutkan ke langkah 20. 1. Jika jumlah fisik didalam bin masih cukup atau perbaikan/koreksi lokasi bin sudah dilakukan, barang akan dipindahkan dari bin. bin. 1. Setelah aktivitas pengambilan barang selesai, Bagian Operasi Gudang akan memperbaharui dokumen Transfer Order (TO) menggunakan RF. 2. Jika masih terdapat barang/bagain pada dokumen Transfer Order (TO) yang (TO) yang sama mauapun yang lain, yang akan diproses, silahkan lanjutkan ke langkah 22, jika tidak kembali ke langkah 12. 1. Bagian Operasi Gudang akan mengulangi langkah 18 sampai langkah 20 untuk bagian/material berikutnya. (pada Transfer Order (TO)) (TO) )


Manual

Manual

Sistem

Manual

1.4.3 Sub Proses: Perhitungan Fisik (WM020‐030) No. 1

Aktivitas/Nama Tugas Mengelola aktivitas perhitungan invetori fisik

2

Memberitahukan user aktivitas pengambilan persediaan (stok) dan mengelola tim

3

Membuat daftar bin dan material

4

Membuat dokumen inventori fisik.

5

Mencetak Lembar Perhitungan Menyiapkan (Set) Block Indicator untuk pergebinan dalam tipe persediaan.

6

7

Melakukan perhitungan dan memasukkan jumlahnya dan menandatangi Dokumen Inventori Fisik (Physical Inventory Document (PID))

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas 1. Admin Gudang menerima perintah untuk melakukan perhitungan persediaan (stok) / pengambilan persediaan (stok) 2. Mempersiapkan rencana untuk perhitungan invetori fisik (misal: waktu, orang/pegawai, dokumendokumen, dll).


1. Setelah waktu untuk perhitungan fisik dibuat, admin gudang akan memberitahu user material dari aktivitas pengambilan persediaan (stok). Pada waktu yang sama, admin gudang juga akan memberitahukan dan mengelola anggota tim untuk melakukan perhitungan. 1. Admin gudang akan membuat daftar bin penyimpanan yang akan dihitung. 1. Dokumen Inventori Fisik (Physical Inventory Document (PID)) akan dibuat sebagai lembar perhitungan. 2. Mengaktifkan Dokumen Inventori Fisik sebelum menyimpannya (before save). 1. Mencetak Lembar Perhitungan dari sistem 1. Selama pehitungan persediaan (stok), perpindahan material harus diblok/ditutup (blocked). Untuk perhitungan fisik didalam gudang, blocking akan dibuat untuk setiap tipe tempat penyimpanan (storage type). Oleh karena itu manajer gudang akan menyiapkan block indicator untuk storage type dimana perhitungan fisik akan dilakukan. 2. Jika bar-coding belum diimplementasikan, lanjutkan ke langkah 7, jika tidak, lanjutkan ke langkah 9.

Manual

1. Melakukan perhitungan fisik 2. Hasil perhitungan fisik akan ditulis secara manual dalam lembar perhitungan 3. Anggota tim perhitungan persediaan (stok) akan menandatangai Dokumen Inventori Fisik (Physical Inventory Document (PID)) 4. Jika masih terdapat material yang akan dihitung, langkah ini akan terus diulangi, tapi jika tidak, lanjutkan ke

Manual

Sistem

Sistem

Sistem Sistem

No. 8

9

Aktivitas/Nama Tugas Memasukkan jumlah yang terdapat dalam lembar perhitungan (PID) kedalam sistem. Men-scan PID, bin dan nomor material

10

Melakukan perhitungan dan memasukkan jumlah (menggunakan RF)

11

Memeriksa perbedaan

12

Membereskan daftar perbedaan dalam Warehouse Management

13

Membereskan (clearing) daftar perbedaan di Manajemen Inventori dengan alasan (berdasarkan persetujuan dari tim perhitungan persediaan (stok)) Membuka blokir tipe penyimpanan

14

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas 1. Setelah perhitungan persedian (stok) telah dilakukan untuk seluruh material, Admin gudang akan memasukkan jumlahnya kedalam sistem. 1. Aggota tim perhitungan persediaan (stok) akan men-scan PID, bin, dan nomor material dengan menggunakan RF 1. Hasil dari perhitungan persediaan (stok) akan dimasukkan ke dalam sistem menggunakan RF. 2. Jika masih ada beberapa bin lagi yang akan dihitung, tim perhitungan stok akan mengulangi langkah 9 dan 10. 3. Jika tidak ada bin yang akan dihitung lagi, tim akan memeriksa apakah terdapat perbedaan antara hasil perhitungan dan record didalam sistem. Jika terdapat perbedaan, lanjutkan ke langkah 11, Jika tidak ada perbedaan lanjutkan ke langkah 12. 1. Manajer gudang (bersama dengan admin gudang dan orang yang terkait) akan menyelidiki penyebab perbedaan tersebut. 1. Jika tidak ada perbedaan setelah perhitungan persediaan (stok), manajer gudang akan menutup perhitungan persediaan (stok) dengan membereskan (clearing) perbedaan dalam Warehouse Management. Setelah itu, proses akan dilanjutkan ke langkah 14. 2. Setelah investigasi selesai (saat perbedaan terjadi) dan penyebab perbedaan telah ditemukan, Manajer Gudang akan membereskan (clearing) daftar perbedaan dalam Warehouse Management dan dilanjutkan dengan langkah 13. 1. Setelah Membereskan (clearing) perbedaan di Warehouse Management, Admin Gudang akan Membereskan (clearing) didalam Manajemen Inventori, dengan alasan* .

1. Membuka blokir untuk tipe penyimpanan (storage type)


Sistem

Sistem

Manual

Sistem

Sistem

No. 15

Aktivitas/Nama Tugas Mendokumentasikan PID untuk referensi

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas 1. PID akan didokumentasikan sebagai referensi untuk masa yang akan datang 2. Proses perhitungan fisik di gudang selesai


*) Catatan Tambahan (dari Pak Gunadi dan Pak Kismayadi): 1. Tidak ada toleransi perbedaan (kecuali BBM), oleh karena itu tidak ada perbedaan yang dimasukkan tanpa memiliki alas an. Dengan kata lain, seleuruh perbedaan harus diselidiki. 2. Kemungkinan sebab terjadinya perbedaan (berkurang/negative): - Pencurian - Salah Catat - Gangguan - Kelalaian Petugas - Lain‐lain 3. Kemungkinan sebab terjadinya perbedaan (bertambah/positif): - Salah Catat - Kelalaian Petugas - Lain‐lain

1.4.4 Sub Proses: Proses Pemindahan Antar Bin (WM020‐040) No. 1

Aktivitas/Nama Tugas Mengidentifikasi kebutuhan/alasan pemindahan

2

Menampilkan persediaan (stok) dalam bin

3

Membuat Transfer Order (TO) untuk pemindahan antar bin Mencetak Transfer Order (TO) Menyerahkan Dokumen Transfer Order (TO) ke operator/pegawai gudang

4 5

6

Verifikasi material, lokasi, dan jumlah dalam dokumen Transfer Order (TO) dengan kondisi aktual

7

Memindahkan persediaan (stok) dari bin asal ke bin tujuan

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas 1. Admin Gudang mengidentifikasi kebutuhan atau alas an untuk memindahkan persediaan (stok) dari sebuah bin ke bin lain. Pemindahan dari bin ke bin dapat terjadi karena proses tata letak ulang, restrukturisasi, atau pembersihan gudang. 1. Menampilkan laporan status bin untuk melihat daftar bin dan material 2. Jika terdapat barang/bagian yang hilang, perhitungan fisik perlu dilakukan. Dalam kasus ini, lanjutkan ke proses perhitungan fisik (WM020030). 3. Jika tidak ada barang/bagian yang hilang, aktivitas pemindahan antar bin akan dilanjutkan ke langkah ke3. 1. Pilih bagian/barang (material & lokasi bin) yang akan dipindahkan 2. Tentukan lokasi tujuan dari bin penyimpanan 1. Transfer Order (TO) akan dicetak untuk proses lebih lanjut. 1. Dokumen Transfer Order (TO) akan diserahkan ke pegawai/operator gudang untuk diproses lebih lanjut guna aktivitas pemindahan antar bin 2. Jika bar-coding belum diimplementasikan, lanjutkan ke langkah 6, jika sudah, lanjutkan ke langkah 17 1. Bagian Operasi Gudang akan memeriksa dokumen Transfer Order (TO) untuk lokasi yang dituju dan jumlah material sesuai dengan yang tertulis pada dokumen Transfer Order (TO) untuk melanjutkan langkah berikutnya 1. Material seperti yang disebutkan dalam dokumen Transfer Order (TO), diambil dari bin asal dan dipindahkan ke bin tujuan. 2. Jika kapasitas bin tujuan yang diinginkan cukup untuk menerima pemindahan tersebut, lanjutkan ke langkah 11, jika tidak lanjutkan ke langkah 8.


Sistem

Sistem

Sistem Manual

Manual

Manual

No. 8

Aktivitas/Nama Tugas Memberitahukan dan melaporkan kepada admin gudang perihal ketidakkonsistenan bin

9


10

Menyesuaikan / memperbaiki Order Pemesanan

11

Menempatkan (menaruh) dalam bin yang dituju (tanpa RF)

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas 1. Jika kapasitas bin yang dituju tidak cukup untuk menerima pemindahan, Bagian Operasi Gudang akan memeriksa bin terdekat yang masih tersedia untuk menerima pemindahan. 2. Bagian Operasi Gudang akan memberitahukan Admin gudang atas ketidakkonsistenan bin dan memberikan laporan tentang bin terdekat yang masih tersedia pada saat itu juga (kondisi aktual). 1. Admin gudang akan menyelidiki penyebab ketidakkonsistenan tersebut. 2. Jika ketidakkonsistenan tersebut disebabkan oleh pencatatan kapasitas bin dalam master data, maka ikuti langkah pada proses Mengelola Master Data Gudang (WM010-010) dan diikuti dengan langkah 10. 3. Jika ketidakkonistenan TIDAK disebabkan oleh kesalahan kapasitas bin dan ada barang yang hilang, maka lanjutkan ke Proses Pemindahan Antar Bi n (WM020040) 4. Jika ketidakkonsistenan TIDAK disebabkan oleh kesalahan kapasitas bin dan Tidak ada barang yang hilang, maka hal ini dapat diatasi dengan memindahkan jumlah fisik untuk menyesuaikannya dengan keadaan aktual pada sistem. Dalam kasus ini, lanjutkan ke langkah 11 (untuk yang tanpa bar-coding) atau ke langkah 20 (untuk yang menggunakan bar-coding) 1. Admin gudang akan memberikan perbaikan untuk Transfer Order (TO) dalam sistem berdasarkan pada strategi yang telah dibuat di sistem dan masukan (input) dari Bagian Operasi Gudang. 2. Memberikan koreksi / perbaikan dalam Dokumen Transfer Order (TO) dan ditandatangani. 3. Lanjutkan ke langkah 5. 1. Bagian Operasi Gudang akan menempatkan material di bin tujuan seperti yang telah ditulis dalam dokumen Transfer Order (TO)


Sistem

Manual

No. 12

13

14

Aktivitas/Nama Tugas Berikan tanda (menandai) pada slip Transfer Order (TO)

Melanjutkannya dengan barang/bagian berikutnya (pada Transfer Order (TO)) Mengembalikan Dokumen Transfer Order (TO) yang telah ditandai kepada Admin Gudang

15

Mengkonfirmasi Transfer Order (TO)

16

Mendokumentasikan Dokumen Transfer Order (TO) yang telah dikonfirmasi. Men-Scan atau memasukkan nomor Transfer Order (TO) (Menggunakan RF) Memverifikasi material, lokasi dan jumlah dalam Transfer Order (TO) dengan kondisi aktual (dengan menggunakan RF) Memindahkan persediaan (stok) dari bin asal

17

18

19

20

Menempatkan / menaruh material dalam bin tujuan (menggunakan RF)

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas 1. Bagian Operasi Gudang akan menandai barang/bagian Transfer Order (TO) yang telah selesai pada slip Transfer Order (TO). 2. Jika ada barang/bagian yang lain pada Transfer Order (TO) yang sama ataupun pada Transfer Order (TO) yang lain yang akan diproses, lanjutkan ke langkah 13, jika tidak lanjutkan ke langkah 14. 1. Bagian gudang operasi akan mengulangi langkah 6 sampai dengan langkah 13.


Manual

1. Jika seluruh barang/bagian pada Transfer Order (TO) telah dipindahkan/diisi kembali, Bagian Operasi Gudang akan mengembalikan dokumen Transfer Order (TO) yang telah diperbaharui kepada Admin Gudang. 1. Admin Gudang akan mengkonfirmasikan selesainya Transfer Order (TO) dalam sistem. 1. Dokumen Order yang sudah dikonfirmasi akan didoumentasikan untuk dijadikan referensi.

Manual

1. Bagian Operasi Gudang akan menscan Transfer Order (TO) dengan menggunakan RF.

Sistem

1. Bagian Operasi Gudang akan memeriksa Transfer Order (TO) untuk lokasi yang dituju dan jumlah material seperti yang disebutkan dalam Transfer Order (TO) dan melanjutkan langkah berikutnya.

Manual

1. Material seperti yang disebutkan dalam Transfer Order (TO) diambil dari bin asal untuk dipindahkan ke bin tujuan. 2. Jika kapasitas bin tujuan cukup untuk menerima pemindahan, lanjutkan ke langkah 20, jika tidak, silahkan ke langkah 8. 1. Bagian Operasi Gudang akan menempatkan (menaruh) material dalam bin tujuan seperti yang dituliskan pada dokumen Transfer Order (TO) (setelah dilakukan koreksi / perbaikan)

Manual

Sistem

Manual

Manual

No. 21

22

Aktivitas/Nama Tugas Mengkonfirmasikan Transfer Order (TO) (menggunakan RF)

Melanjutkan barang/bagian berikutnya (pada Transfer Order (TO))

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas 1. Transfer Order (TO) yang telah selesai akan ditandai pada Dokumen Transfer Order (TO) dengan menggunakan RF. 2. Jika masih terdapat barang/bagian (pada Transfer Order (TO)) yang akan diproses, lanjutkan ke langkah 22, jika tidak, kembali ke langkah 17. 1. Bagian Operasi Gudang akan mengulangi langkah 17 hingga 22.


Manual

BAB II MENGELOLA PENERIMAAN BARANG DARI VENDOR (REKANAN) ‐ MMIM010

2.1


2.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini memandu Admin Gudang dalam proses penerimaan barang ke gudang hingga penyimpanan ke sistem, dan juga langkah‐langkah yang diambil sebelum dan sesudahnya. Tindakan dapat dilakukan dengan mengacu kepada dokumen yang dibuat sebelumnya: Surat Pesanan atau Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advance Shipping Notification/Inbound Delivery )

Beberapa asumsi yang digunakan: 

Slip Delivery Order (DO) dari vendor selalu menyertai setiap penerimaan



Admin Gudang akan mendapatkan satu salinan DO dan menyimpannya untuk keperluan Audit



Ada juga kasus di mana vendor telah mengirim Pemberitahuan Pengiriman sebelum mengirim barang ke gudang. Pemberitahuan Pengiriman yang telah divalidasi terhadap KHS atau Surat Pesanan kemudian dapat digunakan sebagai dokumen referensi ketika memverifikasi barang yang diterima



Pemberitahuan Pengiriman Barang akan dimasukkan ke dalam sistem sebelum tanggal pengiriman

2.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Penerimaan Barang dari Vendor (Rekanan)

2.4


2.4.1 Sub Proses: Penerimaan Barang dengan Referensi ke Surat Pesanan (MMIM010.010) (Document the future process based on requirements. Note which tasks are system vs. manual transaction.)

No.

Akt ivit as/Nama Tugas

1

Memeriksa keberadaan Surat Pesanan

2

Mengembalikan ke Vendor

3

Membongkar muat & memeriksa barang

4

Menyetujui DO dan memberikan DO ke transportir vendor sebagai bukti penerimaan

5

Melakukan Penerimaan Barang

Akt ivi tas /Deskr ips i Tugas


(1) Ketika pengiriman dari vendor sampai, Admin Gudang akan mendapatkan form Delivery Order dari Vendor dan menggunakannya untuk memverifikasi bahwa Surat Pesanan/KHS/Kontrak Payung dengan pengantaran terjadwal (scheduling agreement) ada pada sistem (1) Tanpa Surat Pesanan yang valid, pengiriman harus ditolak dan dikembalikan ke vendor (1) Dengan Surat Pesanan yang valid, Admin Gudang akan membongkar muat dan memeriksa barang (2) Admin Gudang hanya melakukan pemeriksaan visual kualitas dan kondisi. Jika kuantitas/jumlah yang akan diperiksa banyak, misal barang yang diterima relatif kecil, pemeriksaan yang teliti akan dilakukan hanya ketika pemeriksaan (1) Admin Gudang hanya akan menerima jumlah sesuai dengan yang tertera pada Surat Pesanan. Kelebihan harus dicantumkan pada DO dan dikembalikan ke vendor. Admin Gudang juga harus memverifikasi jumlah fisik yang dikirimkan terhadap jumlah yang tertera pada DO. Ketidakcocokan harus dicantumkan pada DO, yang akan dikembalikan ke transportir vendor sebagai bukti penerimaan (2) Barang yang diterima hanya diklaim sebagai barang yang dimiliki PLN setelah diperiksa dan disetujui dari Stok dalam Pemeriksaasn (karantina) (1) Berdasarkan DO yang diperbaharui (update), Admin Gudang akan membuat

Sistem

Manual

Manual

Manual

Sistem

No.

6

7


Menyimpan DO yang diakui & Slip Penerimaan Barang Menempatkan barang pada lokasi pemeriksaan & memberitahukan pemohon untuk memeriksa barang


Barang dicetak (1) DO yang diakui (salinan gudang) & Slip Penerimaan Barang akan disimpan (1) Admin Gudang akan menempatkan barang pada lokasi pemeriksaan & memberitahukan “Tim Pemeriksa Barang” untuk memeriksa barang dengan menggunakan Slip Penerimaan Barang


Manual

Manual

2.4.2 Sub Proses: Penerimaan Barang dengan Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification) (MMIM010.020) (Document the future process based on requirements. Note which tasks are system vs. manual transaction.)

No.


1

Memeriksa keberadaan Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification)

2

Membuat Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification)

3

Membongkar muat & memeriksa barang

4

Mengakui DO dan memberikan DO ke transportir vendor sebagai bukti penerimaan

5

Melakukan Penerimaan Barang



(1) Ketika pengiriman dari vendor tiba, Admin Gudang harus memeriksa keberadaan dokumen Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification) dan menggunakannya untuk memverifikasi bahwa barang yang diterima cocok jumlahnya (1) Untuk material tertentu yang Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification) nya dikirim sebelum Penerimaan Barang, dokumen Pemberitahuan Pengiriman Barang harus didapatkan dan dibuat pada sistem, jika tidak maka Penerimaan Barang tidak dapat dilakukan (1) Dengan dokumen Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification) yang valid, Admin Gudang akan membongkar muat dan memeriksa barang. Jika Pemberitahuan Pengiriman Barang tidak dapat ditemukan, penerimaan harus diverifikasi terhadap Surat Pesanan (mengacu ke sub proses 4.1.) (1) Admin Gudang hanya akan menerima jumlah sesuai dengan yang tertera pada Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Shipping Notification). Kelebihan harus diakui pada DO dan dikembalikan ke vendor. Admin Gudang juga harus memverifikasi jumlah fisik yang dikirimkan terhadap jumlah yang tertera pada DO. Ketidakcocokan harus diakui pada DO, yang akan dikembalikan ke transportir vendor sebagai bukti penerimaan (1) Berdasarkan DO yang diperbaharui (update), Admin

Sistem

Sistem

Manual

Manual

Sistem

No.

6

7


Menyimpan DO yang diakui & Slip Penerimaan Barang Menempatkan barang pada lokasi pemeriksaan & memberitahukan pemohon untuk memeriksa barang


dalam sistem. Slip Penerimaan Barang dicetak (1) DO yang diakui (salinan gudang) & Slip Penerimaan Barang akan disimpan (1) Admin Gudang akan menempatkan barang pada lokasi pemeriksaan & memberitahukan pemohon untuk memeriksa barang dengan menggunakan Slip Penerimaan Barang


Manual

Manual

BAB III MENGELOLA PENGEMBALIAN BARANG KE VENDOR (REKANAN) ‐ MMIM030 3.1


3.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini memandu pengguna dalam membuat ( posting) Pengiriman Pengembalian dengan Referensi ke Surat Pesanan di dalam sistem dan membuat Catatan Pengiriman Pengembalian dari sistem di mana pernyataan (remark ) dimasukkan untuk menandai apakah pengembalian untuk penggantian atau Permintaan untuk Kredit. Proses ini dapat diterapkan pada barang yang telah diterima pada sistem melalui transaksi Penerimaan Barang dari Vendor (dengan referensi ke nomor Surat Pesanan atau nomor dokumen Pemberitahuan Pengiriman Barang)

3.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Pengembalian Barang ke Vendor (Rekanan)

3.4


3.4.1 Sub Proses: MMIM030.010 ‐ Proses Mengembalikan Barang ke Vendor (Rekanan) No.

Aktivitas/Nama Tugas

1

Mengidentifikasi barang yang akan dikembalikan ke vendor

2

Membuat permohonan untuk pengembalian barang ke vendor

3

Memverifikasi form permohonan dengan barang fisik & menentukan nomor Surat Pesanan untuk barang yang akan dikembalikan Memeriksa pada “Pengawas Lapangan” / “Direksi Pekerjaan” melalui telepon/email

4

5

Memberitahukan Admin Gudang melalui telepon/email

6

Menulis ke vendor untuk mengambil barang dari gudang

7

Mengatur pengiriman

Ak ti vitas /Deskri psi Tugas


(1) Proses pengembalian ke vendor ini dapat diterapkan pada material yang telah dimasukkan ke gudang melalui Penerimaan Barang dari Vendor (2) Berdasarkan hasil Pemeriksaan Kualitas saat menerima material, pengguna/orang bagian teknik akan mengidentifikasi material yang cacat untuk dikembalikan ke vendor (1) Selanjutnya, pengguna/ orang bagian teknik akan mengeluarkan Permohonan untuk Pengembalian ke Admin Gudang dengan memberikan nomor Surat Pesanan, alasan pengembalian dan jumlah yang dikembalikan (1) Admin Gudang akan memverifikasi form permohonan, kebenaran Surat Pesanan dengan barang fisik

Manual

(1) Setelah diverifikasi, Admin Gudang akan mencoba untuk mendapatkan informasi Surat Jaminan (warranty) pada gudang (beberapa tertulis pada “Kartu Gantung”). Jika info tidak tersedia, dia akan memeriksa dengan “Pengawas Lapangan”/“Direksi Pekerjaan” melalui telepon atau email (1) “Pengawas Lapangan”/“Direksi Pekerjaan” akan memeriksa apakah barang yang ditolak dapat dikembalikan ke vendor. Jika tidak, misal karena masa jaminan sudah terlewat, mereka harus memutuskan apakah material yang ditolak dapat diperbaiki (retrofit) atau dikeluarkan untuk dibuang. Keputusan harus diinformasikan ke Admin Gudang (misal melalui telepon/email) untuk tindakan lebih lanjut (1) Jika material yang akan dikembalikan masih dalam masa jaminan, Manager Gudang akan menulis ke vendor untuk mengambil barang dari gudang (1) Manager Gudang juga akan mengatur dengan staf Gudang untuk

Manual

Manual

Manual

Manual

Manual

Manual

No.

8


Mengembalikan ke vendor

9

Membuat ( posting) Referensi Pengiriman Pengembalian ke Surat Pesanan di dalam sistem

10

Menyimpan Catatan Pengiriman Pengembalian, mengirim salinan ke vendor & bagian Keuangan

11

Meninjau & memverifikasi Catatan Pengiriman Pengembalian

12

Memblokir tagihan untuk pembayaran sampai barang pengganti diserahkan



(1) Ketika vendor/transportir tiba di gudang, staf gudang akan menyerahterimakan barang sesuai dengan form permohonan yang diterima sebelumnya (2) Admin Gudang kemudian akan memasukkan rincian Pengembalian Barang pada sistem (1) Selanjutnya, Admin Gudang akan membuat ( posting) Pengiriman Pengembalian dengan Referensi ke Surat Pesanan/Kontrak Payung dengan pengantaran terjadwal (scheduling agreement) di dalam sistem, sesuai yang tertera pada form permohonan pengembalian (1) Catatan Pengiriman Pengembalian dicetak ketika pembuatan di dalam sistem ( posting) dilakukan. Pernyataan (remark) dimasukkan untuk menandakan apakah pengembalian untuk penggantian atau permohonan kredit untuk pembayaran berikutnya. Salinannya dikirim ke vendor dan bagian Keuangan (1) Admin Account Payable(AP)/hutang dari bagian Keuangan akan meninjau dan memverifikasi catatan pengiriman pengembalian (return delivery note) (1) Jika pengembalian harus diganti oleh vendor dengan barang yang tidak cacat dan pembayaran belum dilakukan, Admin AP akan memblokir Pembayaran sesudah barang pengganti diserahkan (2) Jika vendor tidak dapat mengirim barang pengganti dengan alasan tertentu, memo kredit dapat diproses untuk mengurangi total pesanan (PO) dengan material yang dikembalikan. Memo Kredit dapat juga mengandung biaya penalti. Untuk tindakan rinci lebih lanjut, dari sisi Keuangan, silahkan mengacu ke alur proses ( process flow) FMAP040.070 (3) Jika barang sudah dibayar, Admin Gudang harus meminta dan menunggu barang pengganti dari Vendor

Manual

Sistem

Sistem

Manual

Manual

Sistem

BAB IV MENGELOLA PENGEMBALIAN BARANG KE GUDANG ‐ MMIM040

4.1


4.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini memandu pengguna dalam mengelola kelebihan yang :  

4.3

Sebelumnya diambil dari gudang (barang stok); atau Tidak digunakan/berlebih dari pengeluaran langsung pesanan/proyek.

(barang

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pengembalian Barang ke Gudang

non‐stok)

dari

4.4


4.4.1 Sub Proses: MMIM040.010 – Mengembalikan Barang ke Gudang – Proyek/Kelebihan No.


Ak ti vitas /Desk rips i Tugas


1

Mengidentifikasi material sisa proyek untuk dikembalikan /diserahterimakan

Manual

2

Membuat Permohonan untuk Pengembalian barang /penyerahterimaan

3

Mengatur pertemuan dengan perwakilan dari gudang

4

Memverifikasi Form Permohonan dengan barang fisik

5

Meminta Kataloger Material untuk membuat Master Material

6

Membuat Master Material

(2) Pemohon (bisa pengguna/ orang bagian teknik) akan mengidentifikasi material yang tidak digunakan untuk dikembalikan/diserahterimakan ke gudang (3) Material Berlebih dalam bentuk bagian-bagian kecil yang tidak dapat digunakan (misal kabel 5 M) harus dimasukkan ke tipe stok “Pembuangan/Hapus” (1) Selanjutnya, pemohon akan mengeluarkan Permohonan untuk Pengembalian dengan menyebutkan material, jumlah yang dikembalikan dan mendapatkan persetujuan dari masing-masing Kepala Departemen (1) Berdasarkan Permohonan untuk Pengembalian, suatu pertemuan/diskusi akan diadakan bersama perwakilan dari gudang dan keuangan. Tujuan dari pertemuan adalah untuk mendiskusikan dan memutuskan tindakan yang diambil pada kelebihan barang (1) Saat persetujuan untuk menyimpan kelebihan barang, pemohon akan mengirim kelebihan barang ke gudang. Kemudian, Admin Gudang akan memverifikasi form permohonan terhadap material yang dimasukkan ke gudang (1) Setelah diverifikasi, Admin Gudang akan memeriksa apakah master material terdapat pada sistem. Jika master material tidak ada, permohonan untuk membuat master material baru akan diajukan ke Kataloger Material (2) Jika master material sudah ada, lanjutkan ke no 7 (1) Kataloger Material akan memverifikasi permohonan material baru dan jika permohonan valid, dia akan melanjutkan dengan pembuatan

Manual

Manual

Manual

Manual

Sistem

No.


Ak ti vitas /Desk rips i Tugas


7

Membuat ( posting) catatan pembalik (reversal entry)/pengembalian barang ke dalam sistem

Sistem

8

Menempatkan kelebihan barang pada rak masingmasing dalam lokasi

9

Menyimpan Permohonan Pengembalian Barang

(1) Jika penempatan stok fisik dari barang yang dikembalikan telah selesai, Admin Gudang akan membuat ( posting) catatan pembalik (reversal entry) ke dalam sistem untuk material-material tersebut (2) Nilai dari material yang dikembalikan dapat ditentukan dari proyek yang mengembalikan material tersebut berdasarkan nilai awal pembelian (1) Setelah transaksi Pengembalian Barang dilakukan, Admin Gudang akan menempatkan barang stok pada rak masing-masing dalam lokasi (1) Sebagai langkah terakhir, Admin Gudang akan menyimpan Form Permohonan Pengembalian Barang

Manual

Manual

4.4.2 Sub Proses: MMIM040.020 – Mengembalikan Barang ke Gudang – Perbaikan/Retrofit No.


1

Mengidentifikasi material untuk diperbaiki/retrofit

2

Membuat Permintaan Pembelian untuk perbaikan/retrofit

3

Memeriksa untuk retrofit KHS

4

Menyiapkan & Melaksanakan Tender

5

Membuat Surat Pesanan untuk barang yang diperbaiki/retrofit

6

Menulis ke kontraktor dan mengatur untuk logistik/transportasi dengan transportir

7

Mengisi Form Permohonan Perbaikan/Retrofit

8

Menyerahterimakan barang untuk perbaikan/retrofit kepada transportir

9

Menunggu vendor mengembalikan barang yang diperbaiki/retrofit saat selesai Menerima material

10

Akt ivit as /Deskri psi Tugas


(1) Pemohon (bisa pengguna/ orang bagian teknik) akan mengidentifikasi material yang tidak digunakan untuk diperbaiki/retrofit (1) Selanjutnya, pemohon akan mengeluarkan permohonan perbaikan/retrofit dengan membuat Permintaan Pembelian untuk barang yang akan diperbaiki (1) Admin Pembelian akan memproses Permintaan Pembelian untuk memeriksa apakah KHS retrofit ada

Manual

(1) Jika KHS yang diperlukan tidak ada, Admin Pembelian akan bekerjasama dengan Tim Pengadaan untuk menyiapkan dan melaksanakan Tender (1) Jika KHS ada, maka Admin Pembelian akan membuat Surat Pesanan untuk barang yang diperbaiki dengan referensi ke KHS Perbaikan/Retrofit yang ada (1) Selanjutnya, Admin Pembelian akan menulis kepada kontraktor (cc ke transportir) dan mengatur logistik/transportasi dengan transportir (1) Sebelum menyerahterimakan barang untuk perbaikan ke vendor, Admin Gudang akan mengisi Form Permohonan Perbaikan/Retrofit (1) Saat perintah dari kontraktor dan pengaturan dengan gudang, transportir akan mengambil barang dari gudang. Admin Gudang akan menyerahterimakan barang untuk perbaikan/retrofit ke transportir dan mengakui Form Permohonan Perbaikan (1) Admin Gudang akan menunggu vendor untuk mengirim barang yang diperbaiki saat selesai

Manual

(1) Transportir akan mengirim

Manual

Sistem

Sistem

Sistem

Manual

Manual

Manual

Manual

No.


dari transportir ke gudang

Akt ivit as /De /Deskri skri psi Tugas

menerima material yang diperbaiki dari transportir ke gudang dan mengakui tanda penerimaan Form Permohonan Perbaikan/Retrofit (2) Dengan itu, Admin Gudang akan melakukan Penerimaan Barang dengan Referensi ke Surat Pesanan yang dibuat sebelumnya (dengan atau tanpa Pemberitahuan Pengiriman Barang ( Advanced Advanced Shipping Notification)) Notification))


BAB V MENGELOLA PENGELUARAN BARANG ‐ MMIM050 5.1


5.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini memandu pengguna dalam melakukan fungsi dasar pada pengeluaran barang dengan referensi ke pemesanan/reversal 

Membuat ( posting) Pengeluaran Barang di dalam sistem Memandu pengguna untuk membuat ( posting) pengeluaran barang di dalam sistem dengan atau tanpa referensi ke pemesanan dari plant yang mengeluarkan/lokasi



Mencetak Slip Pengeluaran Barang Memandu pengguna dalam mencetak slip pengeluaran barang untuk tujuan pengakuan (acknowledgement ) dan peyimpanan

5.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pengeluaran Barang

5.4


5.4.1 Sub Proses Pengeluaran Barang dengan Referensi ke Pemesanan (MMIM050.010) (Document the future process based on requirements. Note which tasks are system vs. manual transaction.)

No.




1

Mengambil Material dari gudang

(1) Pemohon akan menghubungi Admin Gudang untuk menyiapkan Pengeluaran Barang berdasarkan Daftar Pemesanan. Pemohon akan memiliki dokumen pemesanan dan memberitahukan daftar atau nomor pemesanan ke Admin Gudang

Manual

2

Memverifikasi Pemesanan

Sistem

3

Mencetak Daftar Pemesanan

4

Mengambil Material

5

Menyiapkan & mengemas material

6

Membuat ( posting) Pengeluaran Barang ke dalam sistem

7

Pengeluaran Barang

(1) Admin Gudang akan memverifikasi dokumen pemesanan (disetujui oleh Manager Teknik) terhadap data yang disimpan pada sistem (1) Untuk lokasi yang tidak mengimplementasikan fungsi barcode, konfirmasi & validasi pengguna akan berdasarkan Daftar Pemesanan yang dibuat sebelumnya, sehingga Admin Gudang harus mencetaknya (1) Berdasarkan dokumen pemesanan, Admin Gudang akan mengambil material dari lokasinya (1) Admin Gudang akan menyiapkan & mengemas material berdasarkan Daftar Pemesanan (1) Admin Gudang akan memastikan bahwa semua barang dalam pemesanan siap untuk dikeluarkan. Dia akan membuat ( posting) Pengeluaran Barang ke dalam sistem, menspesifikasikan nomor pemesanan, tepat sebelum barang dikeluarkan dari gudang (2) Nomor dokumen material (Slip Pengeluaran Barang) akan dibuat setelah pembuatan ( posting) Pengeluaran Barang ke dalam sistem (1) Admin Gudang akan mengeluarkan material ke lokasi yang diminta oleh pemohon

Sistem

Manual

Manual

Sistem

Manual

No.


9

Mengakui Tanda Terima

10

Menyimpan Dokumen Material/Slip Pengeluaran Barang


(2) Tanda tangan dari kedua pihak (pemohon & pengeluar barang) diperlukan pada Slip Pengeluaran Barang untuk menyetujui Pengeluaran Barang (3 salinan diperlukan untuk mencocokkan proses saat ini) (3) Selanjutnya Admin Gudang akan menyimpan Slip Pengeluaran Barang yang diakui (1) Pengguna akan menandatangani tanda terima yang dikeluarkan, hanya jika mereka datang untuk mengambil material (1) Pengguna akan meyimpan cetakan Slip Pengeluaran Barang untuk referensi dokumen mereka


Manual

Manual

5.4.2 Sub Proses Pengeluaran Barang tanpa Pemesanan (Darurat) (MMIM050.020) No.

Akt ivi tas/Nama Tugas

Akt ivit as /Deskr ipsi Tugas


1

Permohonan untuk Mengeluarkan Material untuk gangguan (breakdown) & menunggu persetujuan dari Manager Teknik

Manual

2

Menyetujui Laporan Gangguan (Breakdown Report)

3

Mengidentifikasi material untuk dikeluarkan

4

Membuat ( posting) Pengeluaran Barang tanpa Pemesanan ke dalam sistem

5

Mengeluarkan Material untuk Gangguan (breakdown)

(1) Untuk setiap kasus gangguan (breakdown), pemohon harus selalu datang dengan Laporan Gangguan (Breakdown Report) (2) Pemesanan tidak diperlukan untuk kasus gangguan (breakdown) (1) Manager Teknik menyetujui Laporan Gangguan (Breakdown Report) (2) Jika orang bagian teknik tidak ada untuk menyetujui laporan, pengguna masih dapat melanjutkan untuk mendapatkan material dari gudang Catatan : Manager harus dicoba untuk dihubungi terlebih dahulu melalui SMS atau telepon sebelum menyatakan ketidakbisaannya. Alasan ketidakbisaan harus ditulis pada Laporan Gangguan (Breakdown Report) (1) Admin Gudang yang menerima Laporan Gangguan (sudah disetujui atau belum) akan mengidentifikasi material untuk dikeluarkan untuk gangguan (breakdown) (1) Tepat sebelum mengeluarkan barang, Admin Gudang akan membuat ( posting) pengeluaran barang ke dalam sistem (2) Tipe perpindahan 911 (Pengeluaran Barang untuk Cost Center ) akan digunakan untuk membuat ( posting) pengeluaran barang untuk gangguan (breakdown) – dibebankan ke Cost Center (3) Nomor dokumen material (Slip Pengeluaran Barang) akan dibuat setelah pembuatan ( posting) Pengeluaran Barang ke dalam sistem (4) Pembuatan (Posting) ke dalam sistem dilakukan melalui layar SAP (SAP screen) (1) Setelah pembuatan ( posting) ke dalam sistem selesai, Admin Gudang akan menyelesaikan pengeluaran material untuk

Manual

Sistem

Sistem

Manual

No.

Akt ivi tas/Nama Tugas



6

Menyimpan salinan pada file sementara

Manual

7

Mengembalikan salinan laporan yang belum ditandatangani untuk persetujuan Pemohon untuk mendapatkan Persetujuan

(1) Jika Laporan Gangguan (Breakdown Report) belum disetujui, Admin Gudang perlu menyimpannya pada file sementara untuk persetujuan di masa yang akan datang (2) Admin Gudang harus melakukan pemeriksaan berkala untuk file sementara (laporan yang belum ditandatangani) untuk memastikan bahwa semua laporan disetujui (1) Salinan laporan yang belum disetujui dikembalikan ke pemohon untuk persetujuan Manager Teknik (1) Pemohon akan meminta persetujuan dari supervisor mereka/Manager Teknik (1) Manager Teknik akan menyetujui Laporan Gangguan (Breakdown Report) jika dia ada (1) Admin Gudang akan mencocokkan Laporan Gangguan (Breakdown Report) yang disetujui dengan laporan yang belum ditandatangani yang disimpan pada file sementara (1) Setelah memverifikasi laporan yang disetujui, Admin Gudang akan meyimpannya pada file yang telah lengkap

Manual

8

9

10

11

Orang bagian teknik menyetujui Laporan Gangguan (Breakdown Report) Mencocokkan laporan yang disetujui dengan laporan yang belum ditandatangani

Menyimpan Laporan Gangguan (Breakdown Report)

Manual

Manual

Manual

Manual

5.4.3

Sub Proses Pengeluaran Barang untuk Penghapusan (MMIM050.030) No.


1

Mengisi Form Permohonan Penghapusan

2

Meninjau dan Menyetujui Permohonan

3

Memasukkan form yang disetujui untuk persetujuan sampai tingkat GM

4

Menunggu persetujuan untuk memasukkan form ke gudang

5

Membuat ( posting) Pengeluaran Barang untuk Penghapusan ke dalam sistem

6

Mencetak Slip Pengeluaran Barang dan dilampirkan pada Form Permohonan Penghapusan

7

Menyimpan Form Permohonan Penghapusan



(1) Admin Gudang akan memulai proses berdasarkan permohonan pengguna dengan mengisi Form Permohonan Penghapusan serta menspesifikasikan barang yang akan dihapus, jumlahnya, nilai dan lokasinya (1) Manager Gudang akan meninjau dan menyetujui permohonan (1) Setelah permohonan disetujui akan dimasukkan untuk persetujuan (2) Terdapat proses persetujuan yang panjang untuk menghapus material. Persetujuan di atas tingkat GM (oleh Direksi PLN - Dewan Komisaris - Menteri Keuangan) akan dilakukan offline (1) Permohonan penghapusan yang disetujui akan dikembalikan ke gudang untuk proses lebih lanjut (1) Setelah disetujui, Admin Gudang akan membuat ( posting) pengeluaran barang untuk penghapusan ke dalam sistem (2) Material yang dapat dihapus harus sudah dikategorikan menjadi tipe stok “Scrap/Hapus” (1) Slip Pengeluaran Barang yang dibuat ( posting) pada sistem kemudian dicetak dan disimpan bersama Form Permohonan Penghapusan yang disetujui (1) Terakhir, form permohonan akan disimpan oleh Admin Gudang

Manual

Manual

Manual

Manual

Sistem

Manual

Manual

BAB VI MENGELOLA PEMINDAHAN BARANG ‐ MMIM060 6.1


6.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini memandu pengguna dalam melakukan Pemindahan Persediaan (Stok) dan Transfer Posting: 

Pemindahan Persediaan antara Plant ke Plant Memandu pengguna untuk memindahkan material dalam satu plant atau antara dua plant atau company code.



Pemindahan Persediaan antara Gudang ke Gudang 

Memandu pengguna untuk memindahkan/mentransfer material dari gudang pada satu lokasi ke lokasi lain dalam sebuah plant.



Prosedur Pemindahan barang (stock) ini mengurangi korespondensi jenis stok pada Gudang yang mengeluarkan dan meningkatkan stok yang sama pada Gudang Penerima.



Transfer posting Material ke Material atau antara Tipe Persediaan/Stok yang berbeda 

Transfer posting biasanya melibatkan perubahan pada persediaan material (contohnya, dari Penggunaan tak terbatas menjadi persediaan yang diblokir, dari pemeriksaan kualitas menjadi Penggunaan tak terbatas).



6.3

Material dapat tetap pada gudang asal atau dipindahkan.

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pemindahan Barang

6.4


6.4.1 Sub Proses: MMIM060.010 – Memelihara Pemindahan Stok: Plant ke Plant No.


1

Memeriksa Kebutuhan dan Ketersediaan Material

2

Mengkonfirmasi dengan plant yang menyediakan

3

Membuat Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order )



(1) Admin MRP (atau Manajer Logistik/Gudang) pada plant yang meminta akan memeriksa kebutuhan dan ketersediaan stok/persediaan mereka (2) Jika persediaan mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan, mereka perlu meminta pemindahan barang dari plant penyuplai terdekat yang mungkin (1) Admin MRP (atau Manajer Logistik/Gudang) pada plant yang meminta mengkonfirmasi dengan plant yang menyediakan melalui telepon apakah mereka mempunyai persediaan untuk dipindahkan/ditransfer (2) Pemindahan/transfer akan hanya dilakukan jika plant yang menyediakan memiliki persediaan/stok dan membolehkan pemindahan ke plant yang meminta (1) Admin MRP pada plant yang meminta akan membuat Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ), serupa dengan Surat Pesanan untuk meminta Pemindahan Persediaan/Stok (2) Keuntungan Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) adalah: Tanda penerimaan barang dapat direncanakan pada plant yang menerima Anda dapat memasukkan transportir vendor pada Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) Biaya pengiriman dapat dimasukkan pada Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) Tanda penerimaan barang dapat dikirim langsung ke konsumsi Proses keseluruhan dapat dimonitor melalui sejarah pemesanan (order history) (1) Admin MRP pada plant yang mengeluarkan akan memeriksa/ mendaftar Order Pemindahan

Sistem

Manual

Sistem











4

Memeriksa/ Mendaftar Order Pemindahan

Sistem

No.


5

Memeriksa Ketersediaan Material

6

Mengambil barang dari Gudang

7

Mencetak Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) & Memindahkan persediaan fisik

8

Melakukan Pengeluaran Barang untuk Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order )

9

Menerima Barang

10

Melakukan Penerimaan Barang untuk Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order )



(1) Admin MRP pada plant yang mengeluarkan akan memeriksa ketersediaan material berdasarkan daftar Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) (1) Admin Gudang pada plant yang mengeluarkan akan menyiapkan material dari gudang untuk dipindahkan ke plant yang meminta berdasarkan Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) yang diterima (1) Admin Gudang akan mencetak Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) dalam dokumen hard copy (2) Admin Gudang akan melakukan pemindahan persediaan fisik ke plant yang meminta (1) Admin Gudang akan melakukan Pemindahan Persediaan (stock transfer ) dengan tipe perpindahan 351 (Transfer posting ke Persediaan dalam Transit dari penggunaan tidak terbatas) untuk plant yang mengeluarkan (2) Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) dibuat setelah membuat ( posting) Pemindahan Persediaan ke dalam sistem (3) Jika terjadi kecelakaan saat pengiriman: 1. Jika ada asuransi: lanjutkan dengan settlement di Keuangan 2. Jika tidak ada asuransi: lanjutkan dengan menghapus barang-barang yang dikirim Catat kondisi dan aksi yang diambil pada dokumen Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) (1) Admin Gudang pada plant yang meminta akan menerima dan memverifikasi barang berdasarkan Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) (1) Saat menerima barang yang dipesan, Admin Gudang pada plant yang meminta akan melakukan penerimaan barang dengan referensi ke Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) pada sistem dengan tipe perpindahan 101

Sistem

Manual

Sistem

Sistem

Manual

Sistem

No.


11

Mengakui tanda terima

12

Menyimpan Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note)


Penerimaan Barang akan dilanjutkan dengan proses Penyimpanan pada masing-masing rak penyimpanan (1) Admin Gudang pada plant yang meminta akan mengakui Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) dan barang yang diterima di plant mereka dengan menandatangani dokumen (1) Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) yang diakui akan dikembalikan ke plant yang mengeluarkan untuk tujuan penyimpanan/dokumentasi


Manual

Manual

6.4.2

Sub Proses: MMIM060.020 – Memelihara Pemindahan Stok: Gudang ke Gudang (1 Langkah) No.



1

Mengidentifikasi material untuk dipindahkan/ditransfer

(1) Admin MRP (atau Manajer Logistik/Gudang) dari Plant gudang asal dan tujuan akan mengidentifikasi material untuk dipindahkan antara gudang dalam plant. Jika ada kebutuhan untuk memindahkan, Admin MRP akan memberitahu Admin Gudang untuk melakukan pemindahan material (1) Admin Gudang akan memindahkan material di dalam plant (1) Admin Gudang akan melakukan Transfer posting dari gudang ke gudang (1 langkah) dalam sistem (2) transfer posting 1 langkah pada SAP dapat dilakukan dengan atau tanpa pemesanan (3) Prosedur pemindahan persediaan ini mengurangi tipe stok pada gudang yang mengeluarkan dan menambah tipe stok yang sama pada gudang yang menerima (4) Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) dibuat setelah pemindahan persediaan (stock transfer ) dibuat ( posting) pada sistem (1) Admin Gudang akan mengambil barang dari gudang asal berdasarkan Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) untuk memindahkan ke lokasi baru (1) Admin Gudang perlu menyimpan Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) untuk referensi di masa yang akan datang

2

Pemindahan Material

3

Melakukan Transfer posting

4

Mengambil Barang dari Gudang asal

5



Manual

Manual

Sistem

Manual

Manual

6.4.3 Sub Proses: MMIM060.030 – Memelihara Pemindahan Stok: Gudang ke Gudang (2 Langkah) Sub proses ini sebenarnya serupa dengan sub proses MMIM060.030 – Pemindahan Persediaan Gudang ke Gudang (1 Langkah). Pada sub proses ini, langkah tambahan diperlukan untuk mengakomodasi kasus di mana Lokasi asal dan tujuan saling berjauhan, walaupun masih berada dalam satu plant , sehingga perpindahan transportasi transit diperlukan. Admin MRP pada kedua lokasi dapat orang yang berbeda, tetapi dapat juga satu orang yang mengendalikan gudang. No.


1

Memeriksa Kebutuhan dan Ketersediaan Material

2

Mengkonfirmasi dengan gudang yang menyediakan

3

Membuat Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order )



(1) Admin MRP (atau Manajer Logistik/Gudang) pada lokasi gudang yang meminta akan memeriksa kebutuhan dan ketersediaan stok/persediaan mereka (2) Jika persediaan mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan, mereka perlu meminta pemindahan barang dari lokasi gudang terdekat yang mungkin (1) Admin MRP (atau Manajer Logistik/Gudang) pada lokasi gudang yang meminta mengkonfirmasi dengan admin gudang yang menyediakan melalui telepon apakah mereka mempunyai persediaan untuk dipindahkan/ditransfer (2) Pemindahan/transfer akan hanya dilakukan jika gudang yang menyediakan memiliki persediaan/stok dan membolehkan pemindahan ke gudang yang meminta (1) Admin MRP pada gudang yang meminta akan membuat Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ), serupa dengan Surat Pesanan untuk meminta Pemindahan Persediaan/Stok (2) Keuntungan Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) adalah: Tanda penerimaan barang dapat direncanakan pada gudang yang menerima Anda dapat memasukkan transportir vendor pada Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) Biaya pengiriman dapat dimasukkan pada Order Pemindahan Persediaan (Stock

Sistem







Manual

Sistem

No.



Tanda penerimaan barang dapat dikirim langsung ke konsumsi Proses keseluruhan dapat dimonitor melalui sejarah pemesanan (order history) Admin MRP pada gudang yang mengeluarkan akan memeriksa/mendaftar Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) pada tempat mereka Admin MRP pada gudang yang mengeluarkan akan memeriksa ketersediaan material berdasarkan daftar Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) Admin Gudang pada gudang yang mengeluarkan akan menyiapkan material dari gudang untuk dipindahkan ke gudang yang meminta berdasarkan Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) yang diterima Admin Gudang akan mencetak Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) dalam dokumen hard copy Admin Gudang akan melakukan pemindahan persediaan fisik ke gudang yang meminta Admin Gudang akan melakukan Pemindahan Persediaan (stock transfer ) dengan tipe perpindahan 351 (Transfer posting ke Persediaan dalam Transit dari penggunaan tidak terbatas) untuk gudang yang mengeluarkan Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) dibuat setelah membuat ( posting) Pemindahan Persediaan ke dalam sistem Jika terjadi kecelakaan saat pengiriman: 1. Jika ada asuransi: lanjutkan dengan settlement di Keuangan 2. Jika tidak ada asuransi: lanjutkan dengan menghapus barang-barang yang dikirim Catat kondisi dan aksi yang diambil pada dokumen Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) Admin Gudang pada gudang yang meminta akan menerima dan






4

Memeriksa/ Mendaftar Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order )

(1)

5

Memeriksa Ketersediaan Material

(1)

6

Mengambil barang dari Gudang

(1)

7

Mencetak Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) & Memindahkan persediaan fisik

(3)

Melakukan Pengeluaran Barang untuk Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order )

(1)

8

(1)

(2)

(3)

9

Menerima Barang

(1)

Sistem

Sistem

Manual

Sistem

Sistem

Manual

No.

10


Melakukan Penerimaan Barang untuk Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order )


(1)

(2)

11

Mengakui tanda terima

(1)

12


(1)

(Stock Transfer Note) Saat menerima barang yang dipesan, Admin Gudang pada gudang yang meminta akan melakukan penerimaan barang dengan referensi ke Order Pemindahan Persediaan (Stock Transport Order ) pada sistem dengan tipe perpindahan 101 Jika Warehouse Management diimplementasikan, proses Penerimaan Barang akan dilanjutkan dengan proses Penyimpanan pada masing-masing rak penyimpanan Admin Gudang pada gudang yang meminta akan mengakui Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) dan barang yang diterima di gudang mereka dengan menandatangani dokumen Catatan Pemindahan Persediaan (Stock Transfer Note) yang diakui akan dikembalikan ke gudang yang mengeluarkan untuk tujuan penyimpanan/dokumentasi


Sistem

Manual

Manual

6.4.4 Sub Proses: MMIM060.040 – Memelihara Transfer Posting: Material ke Material No.



1

Mengidentifikasi material untuk dipindahkan/ditransfer

(1) Admin MRP perlu mengidentifikasi material untuk dipindahkan/ditransfer dan tipe transfer posting diperlukan apakah pemindahan material ke material atau pemindahan tipe persediaan yang berbeda (2) Alasan mengapa material perlu dipindahkan/ditransfer yaitu:: Perubahan pada fitur didefinisikan pada master material atau Perubahan pada tipe persediaan material

2

Melakukan transfer posting : Material ke Material

(1) Dengan perintah Admin MRP, Admin Gudang akan melakukan proses transfer posting melalui layar SAP (2) Untuk pemindahan/transfer material ke material, jumlah material yang menerima akan ditambah dengan jumlah material yang dipindahkan/ditransfer (3) Perubahan pada material yang menerima dan yang mengeluarkan akan direfleksikan pada dokumen material dan dokumen accounting yang dibuat oleh sistem (4) Berdasarkan stock control account yang dipelihara untuk material yang disebutkan, tidak ada perubahan yang akan terlihat dalam posisi keseluruhan dari control account (5) Jika pemicu dari transfer posting akan mengkombinasikan persediaan untuk nomor material yang diduplikasi, proses akan dilanjutkan dengan penghapusan pengeluaran material (menggunakan fitur penandaan untuk penghapusan)

3

Melakukan transfer posting : Tipe Persediaan yang Berbeda

(1) Dengan perintah Admin MRP, Admin Gudang akan melakukan proses transfer posting melalui layar SAP (2) Selanjutnya, untuk pemindahan persediaan ke persediaan (stok ke stok), hanya dokumen material yang akan dibuat untuk merefleksikan perubahan pada


Manual

Sistem

No.

4


Melakukan Pemindahan/Transfer fisik


yang diblokir). Posisi (jumlah) persediaan keseluruhan material akan tetap (1) Jika perpindahan diperlukan, Admin Gudang akan mengkoordinasikan pemindahan fisik material. Contoh: Transfer posting untuk Penggunaan tak terbatas menjadi Persediaan yang diblokir yang telah memiliki rak yang ditentukan pada lokasi yang berbeda


Manual

BAB VII MENGELOLA PERHITUNGAN FISIK (STOK OPNAME) ‐ MMIM070 7.1


7.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini memandu pengguna dalam membuat Dokumen Inventori Fisik. Membuat Dokumen Inventori Fisik: 

Manual (online) untuk satu material



Otomatis (melalui suatu batch session ) untuk banyak material

Dokumen ini juga memandu pengguna dalam melakukan perhitungan fisik dan mendapatkan hasilnya. Melakukan Perhitungan : 

Proses ini memberitahukan pengguna dalam melakukan perhitungan fisik

Mendapatkan hasil : 

Proses ini memberitahu pengguna dalam mendapatkan hasil perhitungan ke dalam Dokumen Inventori Fisik dan kemudian memasukkan perhitungan ke dalam sistem

Sebagai tambahan proses bisnis ini memandu pengguna dalam memproses Laporan Perbedaan Inventori setelah hasil perhitungan didapatkan pada sistem. Mencetak dan menganalisa Laporan Perbedaan : 

Proses ini memberitahu pengguna dalam mencetak dan menganalisa Laporan Perbedaan dan langkah‐langkah yang harus diambil jika ada perbedaan harus diatasi.

7.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Perhitungan Fisik

7.4


7.4.1 Sub Proses: Membuat Dokumen Inventori Fisik (MMIM070.010) (Document the future process based on requirements. Note which tasks are system vs. manual transaction.)

No.

Akti vit as/Nama Tugas

Akt ivit as /Deskr ips i Tugas


1

Mengatur Kegiatan Perhitungan Inventori Fisik (Stok Opname)

(1)

Admin Gudang akan melakukan satu dari Metode Inventori Fisik berikut: a. Perhitungan 100% – sekali dalam setahun b. Perhitungan Berkala berdasarkan indikator yang terdapat pada master material

Manual

2

Persiapan untuk kegiatan Inventori Fisik

(1) Terlepas dari Metode Inventori Fisik, Admin Gudang akan membuat persiapan sebagai berikut: a. Memberitahu pengguna tentang tanggal kegiatan dan perpindahan persediaan/stok yang tidak dapat dilakukan saat itu b. Menggerakkan personil yang akan terlibat dalam perhitungan (Tim Perhitungan) c. Memberitahu saksi (Tim Inventarisasi, dari berbagai divisi) tentang tanggal kegiatan dilakukan perhitungan fisik

Manual

3

Membuat Daftar Material & Lokasi

(1) Admin Gudang akan melanjutkan untuk membuat daftar material yang akan diacu selama pembuatan Dokumen Inventori Fisik/Lembar Perhitungan

Sistem

4

Pembuatan Dokumen Inventori Fisik/Lembar Perhitungan

(1) Admin Gudang akan melanjutkan untuk membuat Dokumen Inventori Fisik/Lembar Perhitungan melalui cara berikut: a. Pembuatan online (untuk material yang baru) b. Membuat batch session untuk beberapa material (banyak) dan selanjutnya memproses session untuk mendapatkan Dokumen Inventori Fisik c. Untuk material yang akan dihitung secara berkala (diidentifikasi oleh suatu

Sistem

No.




master storage view), Admin Gudang akan melakukan program perhitungan berkala dan Dokumen Inventori Fisik akan dibuat untuk material tersebut untuk perhitungan fisik 5

6

Mengatur Indikator Blokir untuk Perpindahan Material Mencetak Dokumen Inventori Fisik/Lembar Perhitungan

7

Melakukan perhitungan fisik & memasukkan jumlah persediaan fisik ke Dokumen Inventori Fisik kemudian ditandatangani oleh tim perhitungan persediaan

8

Memasukkan ke dalam sistem

9

Mencetak & Menganalisa Laporan Perbedaan

(1) Sebelum perhitungan fisik dilakukan, Manager Gudang akan memblokir material dari perpindahan apapun (1) Jika Dokumen Inventori Fisik sudah dibuat, dokumen tersebut akan dicetak dan diberikan kepada tim perhitungan persediaan/stok (1) Berdasarkan Dokumen Inventori Fisik yang telah dibuat, dicetak dan dibagikan ke tim perhitungan oleh Admin Gudang, Operasional Gudang & tim akan melakukan perhitungan (Catatan: hanya dapat dilakukan untuk lokasi yang tidak mengimplementasikan fungsi barcode) (2) Setelah setiap material pada Dokumen Inventori Fisik yang relevan dihitung, jumlah persediaan akan dimasukkan ke dalam Dokumen Inventori Fisik (3) Proses ini akan diulang hingga semua material yang terdaftar pada Dokumen Inventori Fisik dihitung (4) Melanjutkan dengan menandatangani oleh masingmasing tim perhitungan persediaan/stok (1) Dokumen Inventori Fisik yang telah diisi akan diberikan ke Admin Gudang untuk mendapatkan perhitungan Dokumen Inventori Fisik ke dalam sistem (1) Admin Gudang pada plant akan mencetak Laporan Perbedaan dari sistem dan menganalisa (2) Saat menganalisa Laporan Perbedaan, beberapa skenario mungkin ditemukan: a. Jika tidak ada perbedaan pada laporan, Eksekutif Material

Sistem

Sistem

Manual

Sistem

Manual & Sistem

No.




dalam sistem b. Jika terdapat perbedaan tetapi dapat diterima, Manager Gudang akan membuat ( posting) perbedaan ke dalam sistem c. Jika perbedaan tidak dapat diterima, perhitungan ulang dan penyelidikan akan dilakukan 10

Menandatangani Laporan Perbedaan

11

Membuat ( posting) perbedaan ke dalam sistem

12

Memulai Perhitungan Ulang

(1) Setelah menganalisa Laporan Perbedaan dan mengidentifikasi alasan ketidaksesuaian (2) Jika perbedaan diterima, kemudian menandatangani dokumen laporan perbedaan oleh tim perhitungan persediaan/stok (1) Untuk menutup Dokumen Inventori Fisik & menyetujui material untuk penggunaan lebih lanjut, proses pembuatan ( posting) perbedaan ke dalam sistem harus dilakukan, walaupun tidak ada perbedaan ditemui (1) Proses perhitungan ulang sama seperti proses perhitungan normal di mana Lembar Perhitungan Ulang (Dokumen Inventori Fisik) akan dibuat, diikuti oleh proses perhitungan dalam mendapatkan hasil perhitungan dan memproses laporan perbedaan

Manual

Sistem

Manual & Sistem

Catatan : [Process Gap – 14/07/2005] Perhitungan fisik dilakukan pada pertengahan tahun dan pada akhir tahun oleh anggota tim yang terdiri dari pengguna, logistik, dan accounting. (Form terkait dengan proses ini: TUG 15)

BAB VIII MENGELOLA PEMERIKSAAN BARANG YANG DITERIMA ‐ MMQM 8.1


8.2

Deskripsi Event Bisnis Proses bisnis ini menjelaskan proses pemeriksaan kualitas yang dilakukan setiap menerima barang. Keseluruhan proses ini terbagi menjadi bagian‐bagian berikut ini :

8.2.1

Pembuatan Lot Pemeriksaan Bagian ini meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Pemeriksaan Kualitas Barang. Lot Pemeriksaan dibuat secara otomatis pada saat Penerimaan Barang.

8.2.2

Penyimpanan Hasil Ketika lot telah dibuat dan material telah diterima dari gudang, pemeriksaan kualitas barang dapat dilaksanakan. Bagian ini meliputi kinerja dari pemeriksaan yang sebenarnya dan penyimpanan hasil pada sistem.

8.2.3

Mengambil Keputusan Penggunaan Setelah hasil‐hasil pemeriksaan disimpan, keputusan penggunaan dapat diambil. Pada saat keputusan penggunaan, semua material yang diterima dipindahkan dari material dalam pemeriksaan kualitas menjadi material siap pakai. Nilai untuk vendor (rekanan) juga dialokasikan pada saat Keputusan Penggunaan.

Catatan:

- Ismail D.A. (27/09/05): untuk memastikan kelengkapan dokumen (misal: dokumen pengiriman, sertifikat asli, buku manual, dll) adalah bagian dari pemeriksaan barang yang diterima. - Jawaban: Kelengkapan dokumen akan didata dalam dokumen hasil pemeriksaan (TUG 4) sebagai catatan karakteristik pemeriksaan. 8.3

Diagram Alir Proses Bisnis : Mengelola Pemeriksaan Barang

8.4

Deskripsi Bisnis Proses

8.4.1 Sub Proses: QM020‐010 Pemeriksaan Barang yang Diterima (Document the future process based on requirements. Note which tasks are system vs. manual transaction.)

No. 1

2

3

Aktivitas/Nama Tugas Pembuatan Lot Pemeriksaan

Melakukan Pemeriksaan dan Penyimpanan Hasil terhadap Lot Pemeriksaan Mengambil Keputusan Penggunaan

4

Transfer posting dari persediaan QI

5

Mencetak Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4)

6

Penyetujuan TUG 4 oleh anggotaanggota tim QA Mengembalikan Cacat

7

8

Mengarsipkan semua dokumen

Ak ti vi tas /Deskrips i Tugas Lot pemeriksaan dibuat secara otomatis pada saat Penerimaan Barang. Setelah gudang membuat dokumen Penerimaan Barang, sistem secara otomatis membuat lot pemeriksaan berdasarkan dokumen Penerimaan Barang. Ketika barang diterima, lot pemeriksaan tersebut secara otomatis akan dikeluarkan ke Persediaan dalam Pemeriksaan (barang tidak dapat digunakan sebelum diperiksa). Setelah lot diterima dan dibuat dalam sistem, tim QA melaksanakan pemeriksaan terhadap lot yang bersangkutan dan menyimpan hasilnya ke dalam sistem. Setelah hasil disimpan, Manajer QA mengambil keputusan penggunaan, apakah hasil pemeriksaan lolos atau tidak. Jika tidak ditemukan cacat untuk lot pemeriksaan, atau terdapat cacat tetapi dalam level yang dapat diterima, pengeluaran pemindahan akan dilaksanakan berdasarkan pada hasil pemeriksaan. Barang-barang yang lolos pemeriksaan akan dikeluarkan menjadi persediaan siap pakai, sementara barang-barang yang cacat akan dikeluarkan untuk pengiriman pengembalian. Setelah keputusan penggunaan disimpan dalam sistem, Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4) yang dibuat berdasarkan Keputusan Penggunaan, akan dicetak. Berita Acara Pemeriksaan Uji Mutu akan disetujui oleh anggota tim QI Pada kasus dimana terdapat cacat dalam lot pemeriksaan, barang yang cacat akan dikembalikan ke vendor (rekanan). Kegiatan ini mengacu pada sub proses MMIM030-010 Retur n to Vendor . Semua dokumen yang berkaitan dengan lot yang diterima akan diarsipkan dan dilanjutkan dengan proses verifikasi tagihan. Kegiatan ini akan mengacu pada sub proses MMIV010-010 Process Verify Invoice.


Sistem

Sistem

Sistem

Sistem

Manual

Manual

Manual

LAMPIRAN CONTOH FORMULIR LOGISTIK APLIKASI ERP PLN

Telp. ,

Fax.

No. Sistem :

FORM PERMINTAAN PEMBELIAN/TRANSFER

Tanggal :

Tu uan Permintan :

Item

Kode

Deskripsi

Jasa

No. WBS/

Plant

Pemohon

Tanggal

Cost

barang/sele

center

sai jasa

Jumlah

satuan

Tipe

Mata

(

)

196

Estimasi Total

Estimasi Haraga satuan Total Terbilang : Nol Rupiah Disetujui oleh :

Harga

0

Telp. , Fax. PERMINTAAN PENAWRAN HARGA No. :

No. Sistem :

Tanggal :

epa a :

Pekerjan : a as a

r penawaran :

No. Vendor : Term of Delivery : Item Kode Barang/Jasa Disetujui oleh :

(

Deskripsi

Tanggal Penyerahan barang/selesai Jasa

)

197

Jumlah

Satuan

Telp. , Fax.

No. Sistem :

PERMINTAAN PENAWRAN HARGA No. :

Tanggal :

Pekerjan :

epa a :

No. Vendor : Term of Delivery : Item Kode Barang/Jasa

Deskripsi

Tanggal Batas Akhir

Disetu ui oleh :

198

Satuan

Mata Uang

Haraga Satuan

Harga Total

Telp. , Fax. SURAT PESANAN BARANG/JASA

No. :

No. Sistem :

Tanggal :

Pekerjan :

epa a :

No. Vendor : Term of Delivery : Kode Item Barang/Jasa

Deskripsi

Tanggal Batas Akhir

Disetu ui oleh :

199

Jumlah

Satuan

Mata Uang

Haraga Satuan

Harga Total

Telp. , Fax.

No. Sistem :

FORM PERMINTAAN PEMBELIAN/TRANSFER

Tanggal :

u uan erm n an :

Item

Kode

Deskripsi

Barang/Jasa

No. WBS/

Plant

Order/

Pemohon

Pemohon

Tanggal penyerahan

Cost

barang/sele

center

sai jasa

Jumlah

satuan

Tipe

Stok

Mata

Harga

Estimasi

Uang

Estimasi

Harga Total

Estimasi Haraga satuan Total Terbilang : Nol Rupiah Disetujui oleh :

(

)

200

0

Referensi: TUG 7

Surat perintah pengiriman No. eksternal :

No. Sistem :

Tanggal :

Pekerjan :

Kepada supplying plant :

Item

No Material

Nama Material

Tanggal Pengiriman

Jumlah

Disetujui oleh : Tanggal :

201

Satuan

Tipe

Kode Pembebanan

Valuation Type

PT PLN PERSERO

Referensi : TUG 3

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (KARANTINA) Nomor Slip

:

Tanggal Terima

:

Plant

:

Dari

:

Storage Location

:

No. Purchase Order

:

Mov. Type

: 103 GR INTO BLCKED STCK

No. Delivery Order

:

Delivery Text

:

No.

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Yang Menyerahkan

(

Keterangan Item

Valuation Type

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

202

PT PLN PERSERO

Referensi : TUG 3


:

Tanggal Terima

:

Plant

:

Dari

:

Storage Location

:

No. Purchase Order/STO

:

Mov. Type

:

No. Surat Jalan

:

No. Slip Pengeluaran

:

No.

Nomor Material

101 GR STOCK IN TRANSIT

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Yang Menyerahkan

(

Valuation Type

Keterangan Item

Yang Menerima

)

(

) Tanggal Entry :

203

PT PLN PERSERO

Referensi : TUG 3

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (KARANTINA) Nomor Slip Plant Storage Location Mov. Type

No.

: : : : 301 TF TRFR PLNT TO PLNT

Tanggal Terima Dari No. Purchase Order No. Delivery Order Delivery Text

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Valuation Type

Keterangan Item

Yang Menyerahkan,

(

: : : : :

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

204

PT PLN PERSERO

Referensi : TUG 3

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (PERSEDIAAN / PEMAKAIAN LANGSUNG) Nomor Slip

:

Tanggal Terima

:

Plant

:

Dari

:

Storage Location

:

No. Purchase Order

:

Mov. Type

: 101 GR FOR ACCT ASSIGNMENT

No. Delivery Order

:

e very ex

No.

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Valuation Type

Keterangan Item

Yang Menyerahkan

(

:

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

205

PT PLN PERSERO

Referensi : TUG 3


:

Tanggal Terima

Plant

:

WBS Element

:

Storage Location

:

No. Delivery Order

:

Mov. Type

: 921 GR WH OTHER

Delivery Text

:

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Valuation Type

Keterangan Item

Yang Menyerahkan

(

:

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

206

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 3

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (KARANTINA)

Plant

:

WBS Element

Storage Location

:

Dari

:

Mov. Type

: 941 GR FR. NON ‐ PILOT

No. Delivery Order

:

Delivery Text

:

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Valuation Type

Keterangan Item

Yang Menyerahkan

(

:

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

207

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 3

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (KARANTINA)

Plant

:

Dari

Storage Location

:

No. Delivery Order

:

Mov. Type

: 921 GR WH HIBAH

Delivery Text

:

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Valuation Type

Keterangan Item

Yang Menyerahkan

(

:

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

208

1. untuk Pengiriman Barang PLN Cab./Sekt.

PT. PLN (Persero)

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG / SPARE PART No. Pada tanggal ‐ para pemeriksa terdiri dari :

Nama

No

Jabatan

Tanda Tangan

1 2 3 4

6 7 Telah mengadakan pemeriksaan atas barang‐barang / spareparts milik PT. PLN (Persero) yang diterima dari ‐ tgl menurut stock Transfer Order No. ‐ Tgl ‐ , Purchase Requisition/TUG 5 No. ‐ , GI/TUG 8 No. ‐ di Gudang dan menyatakan sebagai berikut : No. Urut

No. Lot Inspeksi

Nama barang / spareparts

No. Perintah kerja :

Nomor part

Jumlah Kondisi Baik

Fungsi .

Keterangan :

PT. PLN (Persero)

{ }

Jumlah Kondisi Rusak

Satuan

Catatan

2. untuk Arsip Gudang PLN Cab./Sekt.

PT. PLN (Persero)

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG / SPARE PART No. Pada tanggal ‐ para pemeriksa terdiri dari : Nama

No

Jabatan

Tanda Tangan

1 2 3 4 5 7 Telah mengadakan pemeriksaan atas barang ‐barang / spareparts milik PT. PLN (Persero) yang diterima dari ‐ tgl menurut stock Transfer Order No. ‐ Tgl ‐ , Purchase Requisition/TUG 5 No. ‐ , GI/TUG 8 No. ‐ di Gudang dan menyatakan sebagai berikut : No.

No. Lot



Nomor part

Jumlah

Fungsi .

Keterangan :

PT. PLN (Persero)

{ }

Jumlah

Satuan

Catatan

3. untuk Akuntansi PLN Cab./Sekt.

PT. PLN (Persero)


No

Jabatan

Tanda Tangan

1 2 3 4 5 6 7 Telah mengadakan pemeriksaan atas barang‐barang / spareparts milik PT. PLN (Persero) yang diterima dari ‐ tgl menurut stock Transfer Order No. ‐ Tgl ‐ , Purchase Requisition/TUG 5 No. ‐ , GI/TUG 8 No. ‐ di Gudang dan menyatakan sebagai berikut :

No. Urut

No. Lot Inspeksi



Nomor part

Jumlah Kondisi Baik

Fungsi .

Keterangan :

PT. PLN (Persero)

{ }


Satuan

Catatan

4. untuk pengadaan PLN Cab./Sekt.

PT. PLN (Persero)


No

Jabatan

Tanda Tangan

1 2 3 4 5 6 7 Telah mengadakan pemeriksaan atas barang‐barang / spareparts milik PT. PLN (Persero) yang diterima dari ‐ tgl menurut stock Transfer Order No. ‐ Tgl ‐ , Purchase Requisition/TUG 5 No. ‐ , GI/TUG 8 No. ‐ di Gudang dan menyatakan sebagai berikut :

o. Urut

o. o Inspeksi



Nomor part

Jumlah Kondisi Baik

Fungsi .

Keterangan :

PT. PLN (Persero)

{ }


Satuan

Catatan

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 3

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ 2 / SPARE PARTS (PERSEDIAAN) omor

p

:

angga

er ma

:

Plant

:

Dari

:

Storage Location

:

No. Purchase Order

:

Mov. Type

: 105 GR FM BLOCKED

No. Delivery Order

:

Delivery Text

:

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Diperiksa Oleh,

(

Valuation Type

Keterangan Item

Kepala Gudang,

)

(

) Tanggal Entry :

213

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 3

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ 2 / SPARE PARTS (PERSEDIAAN) Nomor Slip

:

Tanggal Terima

Plant

:

Dari

:

Storage Location

:

No. Purchase Order/STO

:

Mov. Type

: 321 TF QI TO UNR

No. Surat Jalan

:

No. Slip Pengeluaran

:

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Valuation Type

Keterangan Item

Mengetahui,

(

:

Kepala Gudang,

)

(

) Tanggal Entry :

214

Telp.

, Fax.

PENERIMAAN JASA (SERVICE ACCEPTANCE)

No.

Dari : No. Vendor :

Item

No. Penerimaan Jasa :

No. FO Sistem :

Keterangan Pekerjaan :

Kode Jasa

Deskripsi

Di esan

Diterima

Satuan

Penerimaan Ke :

Mata Uang

Satuan Total sebelum pajak PPN 10% Total setelah pajak

Terbilang : RUPIAH Keterangan Tambahan

Disetujui oleh : Pihak Kedua

Nama:

Pihak Pertama

Harga Total

PT PLN (Persero)

FORM PEMESANAN (RESERVATION SLIP) NOMOR : 0000000000 PLANT :

COST CENTER :

NOV. TYPE :

ORDER NO (HAR) : WBS ELEMENT (PDP) : ASSET NO/SUBNUMBER (CADANG) : ‐/‐ BUSINESS AREA :

PEKERJAAN & LOKASI

No

NOMOR SPK

No Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tanggal

Tanggal: Peminta

Pemeriksa

Tanda tangan :

Nama :

(

)

(

)

Gudang

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 9

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ 2 / SPARE PARTS (PEMAKAIAN RESERVASI) omor

p

:

angga

e uar

:

Plant

:

No. Reservasi

Storage Location

:

Internal Order

:

Mov. Type

: 261 GI FOR ORDER

WBS Element

:

Pekerjaan

:

Asset / Sub Asset

:

No. SPK

:

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Tipe

)

(

Valuation Type

Keterangan Item

Kepala Gudang,

Penerima,

(

Satuan

:

Disetujui oleh,

)

(

) Tanggal Entry :

217

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 9

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ 2 / SPARE PARTS (PEMAKAIAN RESERVASI) omor p Plant Storage Location Mov. Type Pekerjaan No. SPK

No.

:

angga

:

e uar

:

No. Reservasi

:

:

Internal Order

:

: 221 GI FOR PROJECT

WBS Element

:

:

Asset / Sub Asset

:

:

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Penerima,

(

Satuan

Tipe

Kepala Gudang,

)

(

Valuation Type

Keterangan Item

Disetujui oleh,

)

(

) Tanggal Entry :

218

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 9

SLIP PENERIMAAN BARANG ‐ 2 / SPARE PARTS (PEMAKAIAN RESERVASI) Nomor Slip

:

Tanggal Keluar

:

Plant

:

No. Reservasi

:

Storage Location

:

Internal Order

:

Mov. Type

: 201 GI FOR COST CENTER

WBS Element

:

Pekerjaan

:

Asset / Sub Asset

:

No. SPK

:

No.

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Penerima,

(

Satuan

Tipe

Kepala Gudang,

)

(

Valuation Type

Keterangan Item

Disetujui oleh,

)

(

) Tanggal Entry :

219

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 10

SLIP PENGEMBALIAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS Nomor Slip

:

Tanggal Terima

: :

Plant

:

No. Reservasi

Storage Location

:

Kode Internal Order

:

Mov. Type

: 104 BR TO BLKD REV

Kode WBS Element

:

Pekerjaan

:

Kode Asset / Sub Asset

:

Tanggal Keluar

:

No. SPK

:

No.

Nama Material

Nomor Material

(

Jumlah

)

Satuan

(

Tipe

)

No. Batch

Keterangan Item

(

/

) Tanggal Entry :

220

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 3

SLIP PENGELUARAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (PENGEMBALIAN KE VENDOR) omor

p

:

angga

er ma

:

Plant

:

Dari

:

Storage Location

:

No. Purchase Order

:

Mov. Type

: 122 GR RETURN TO VENDOR

No. Delivery Order

:

Delivery Text

:

No.

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Penerima

(

Valuation Type

Keterangan Item

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

221

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 8

SLIP PENGELUARAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (TRANSFER) Nomor S p

:

Tangga Ke uar

:

Plant

:

Ke

:

Storage Location

:

Delivery Order

:

Mov. Type

: 942 GT TO NON‐PILOT

Delivery Text

:

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Tipe

)

(

Valuation Type

Keterangan Item

Kepala Gudang

Penerima

(

Satuan

Disetujui Oleh

)

(

) Tanggal Entry :

222

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 8

SLIP PENGELUARAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (TRANSFER) omor

p

:

angga

e uar

:

Plant

:

No. Permintaan

:

Storage Location

:

No. Perintah Pengiriman

:

Mov. Type

: 351 TF TO STCK IN TRANS.

Tujuan

No.

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

: :

Transportasi

:

Biaya Pengiriman

:

Biaya Pembungkus

:

Tipe

)

(

Valuation Type

Keterangan Item

Kepala Gudang

Penerima

(

Satuan

Plant Storage Location

Disetujui Oleh

)

(

) Tanggal Entry :

223

PT PLN (PERSERO)

Referensi : TUG 9

SLIP PENGELUARAN BARANG ‐ BARANG / SPARE PARTS (PEMAKAIAN EMERGENCY) omor

p

:

angga

e uar

:

Plant

:

Storage Location

:

Internal Order

:

Mov. Type

: 911 GT EMERGENCY.

WBS Element

:

Pekerjaan

:

Asset / Sub Asset

:

No. SPK

:

No.

No. Reservasi

Nama Material

Nomor Material

Jumlah

Tipe

)

(

/

Valuation Type

Keterangan Item

Kepala Gudang

Penerima

(

Satuan

:

Disetujui Oleh

)

(

) Tanggal Entry :

224

PT PLN (PERSERO)

SLIP TRANSFER POSTING

Nomor Slip

:

Tan

:

al Dokumen

Mov. Type

: 311 TF IN PLANT

Keterangan

:

No.

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Kondisi

Plant

Diperiksa Oleh

(

Storage Location

Ko e WBS Element

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

225

Keterangan Item

PT PLN (PERSERO)


Nomor Slip

:

Tan

:

al Dokumen

Mov. Type

: 309 TF tfr pa. mat. to mat

Keterangan

:

No. 001

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Kondisi

Plant

Storage Location

Ko e WBS Element

Dari Ke

Diperiksa Oleh

(

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

226

Keterangan Item

PT PLN (PERSERO)


Nomor Slip

:

Tan

:

al Dokumen

Mov. Type

: 412 TR PROJECT TO OWN RE

Keterangan

:

No.

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Kondisi

Plant

Diperiksa Oleh

(

Storage Location

Ko e WBS Element

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

227

Keterangan Item

PT PLN (PERSERO)


Nomor Slip

:

Tan

:

al Dokumen

Mov. Type

: 411 TR PROJECT TO OWN

Keterangan

:

No.

Nomor Material

Nama Material

Jumlah

Satuan

Tipe

Kondisi

Plant

Diperiksa Oleh

(

Location

Element

Kepala Gudang

)

(

) Tanggal Entry :

228

Keterangan Item

Tata Laksana Pergudangan

Recommend Documents