Universidad Tecnológica de Honduras Asignatura: Planeaccion y Control Carrera: Gerencia de Negocios Catedratico: Alfredo Vivas Folofo Integarntes: Ana Carolina Silva
201510050028
Dayra Zaldivar
201510050108
Fanny Gloribel Muñoz 201510050095 Bayron David Claros
201310050061
Trabajo:Tarea Grupal II parcial Fecha: 12 de julio 2017
Introducción Como sabemos los sistemas de control administrativo influ yen en el comportamiento de las personas dentro de la organización, un buen sistema de control asegura que las acciones del individuo para alcanzar sus metas también sirvan para lograr las metas de la or ganización a esto se le llama congruencia de metas individuales y organizacionales. En el presente informe se muestra un estudio realizado a la UTH (Universidad Tecnológica de Honduras) campus Santa Barbara para lograr identificar su forma de control administrativo, conocer los factores int ernos y externos que influyen en el comportamiento de la organización y lograr identificar su tipo de estructura or ganizacional todo esto con el propósito de poner en práctica los conocimientos adquir idos en clase y demostrar nuestra capacidad de trabajo en equipo.
Objetivos Identificar la estructura organizacional de una empresa. Conocer e identificar como influyen las estructur as formales e informales en una organización. Poner en práctica los conocimientos adquiridos en clase especialmente en el módulo 4.
Historia Fue oficialmente fundada en el tercer cuatrimestre del año 2013 con el apoyo de las fuerzas vivas de la ciudad santa barbárense, cámara de comercio, industrias, municipalidad de S B , e l a p o y o d e d o ñ a L i g i a d e P i n e da , R o s i t a d e T e r c e r o … s e establecieron convenios de cooperación con las municipalidades de la zona sur del departamento. Siendo el fundador de este campus el Lic. Juan Francisco Guerrero y catedráticos fundadores como el abogado José Manuel Izaguirre, José Luis mejía medina y Manuel de Jesús enamorado iniciando con la carrera d e derecho y gerencia en negocios En el año 2009 siendo el III periodo el licenciado Juan Francisco Guerrero fue trasladado al campus de progreso nombrando al Lic. Martin A vilés como rector del campus santa bárbara el cual renuncio el mes de enero del siguiente año. El 1 de febrero del 2010 fue nombrado como rector de l campus el master José Luis mejía quien actualmente si gue en su cargo El campus cuenta con 5 carreras como ser gerencia en negocios, Negocios internacionales, Abogacía, Ing. en sistemas, Ing. Industrial.
Misión de la UTH Brindar
educación
preparación
superior
de
excelencia, mediante la
de profesionales con capacidad y liderazgo, que
contribuyan al desarrollo económico y social de Honduras, dentro del sistema universal de libre empresa.
Visión de la UTH La la
UTH
se
mantendrá
educación
a
la
vanguardia y liderazgo
superior, apoyando el desarrollo económico y
social de Honduras, mediante la investigación científica la
excelencia
permanente
en
académica, renovándose
en
y
forma
en consonancia con el modernismo y la
globalización.
Estrategias para alcanzar objetivos Hacer más publicada en los diferentes medios (televisión, radio, hojas volantes etc.) con el fin de atraer nuevos clientes y cambiar la percepción que tienen los mismos de la enseñanza impartida en la UTH. Mejorar la infraestructura de red, ya que la mayor parte del tiempo la plataforma no está disponibl e y eso nos dificulta el acceso a la página de la Universidad A l i a n z a c o n o t r o s b a n c o s , e s t a e s t r a t e g i a l e p e r m i t i r á a l estudiante tener más opciones para realizar cualquier pago o transacción Mantener contacto con los padres de familia, con el propósito de disminuir la deserción de estudiantes
universitarios y al mismo tiempo informarles, para demostrar el interés que la universidad t iene por los mismos. Se realizan viajes promocionales a los municipios de Santa Barbara con el fin de comunicar las oportun idades y condiciones de estudio que ofrece la UTH. Se realiza eventos de publicidad en diferente s fechas, estos consisten en establecer una carpa en el parque central y repartir boletines y dar información acerca de la UTH, sus promociones y sus planes educativos. Se trabaja de forma continua en la capacitación del catedrático para el mejoramiento continuo en sus capacidades y aptitudes didácticas, también se realizan capacitaciones especiales para la metodología de casos Harvard.
Factores externos que influyen en el comportamiento de la organización. A l g u n o s f a c t o r e s l o c a l e s c o m o l a h u m i l d a d , l a s i m p a t í a , e l espíritu de trabajo, la puntualidad, la responsabilidad y las ganas de salir adelante que están presentes en el pueblo santabarbarense también están presentes en los empleados de la organización sobre todo en los catedráticos, el personal de aseo y las representantes del CAP.
El carácter formal que manejan la s organizaciones educativas también está presente en los empleados de la UTH campus SB. A l s e r l a U T H l a ú n i c a u n i v e r s i d a d e n S a n t a B a r b a r a q u e s e ubica en el centro de la ciudad y que cuenta con el mayor prestigio en este municipio logra generar un perfil único y prestigioso que se transmite a todos los empleados de la misma.
Factores internos que influyen en la organización Los factores internos más influyentes son la cultura organizacional y el clima organizacional cálido y llena de simpatía que contagia a todos tanto empleados como alumnos. Los valores y reglas de la organización también fo rjan un carácter de profesionalidad y formalizado. Por ejemplo, los catedráticos y el personal en general siempre están vestidos de manera adecuada lo que los hace verme muy profesionales, los catedráticos siempre manejan un lenguaje adecuado que hace que los alumnos se sientan seguros de la educación brindada.
Organizaciones informales que puedan funcionar en la organización seleccionada 1.
Un grupo de compañeros de trabajo. Un conjunto de
compañeros que se ven regularmente y salen luego del trabajo a tomar una cerveza o un refre sco, se rige por una organización informal que permite la ausencia eventual de alguno de ellos, que flexibiliza el t rato y que no requiere de ningún compromiso por escrito o lista de normas para regirse. Un miembro del grupo puede elegir no asistir más o asistir de otra manera sin tener que estipularlo en ninguna parte. 2.
Un equipo de fútbol dominguero. Es común en muchas
familias o grupos de amigos reunirse a hacer deporte, para lo cual deben organizarse mínimamente en dos equipos contrarios, y obedecer las reglas del juego q ue son comunes para todos; pero esa organización no constará en ningún documento ni será resistente a sus deseos, de modo que si alguno decide cambiar de equipo con otro puede hacerlo, o si se harta de correr y cambia sitio con el arquero, no habrá problema. 3. Clubs informales: los empleados pueden crear club s del ámbito que prefieran, los empleados ya poseen una comunicación e interacción agradable, pero se puede maximizar a través de clubs informales.
Organización Formal A l i g u a l q u e t o d o s l o s c a m p u s d e l a U n i v e r s i d a d T e c n o l ó g i c a de Honduras posee varias formas de organización f ormal que son obligatorias y necesarias para este rubro, la empresa cuenta con manuales, políticas, reglamentos, cultura organizacional etc., que se detallan a continuación.
Reglamentos 1.- Recibir una educación de excelencia en concordancia con la misión institucional y con los prin cipios orientadores que aseguran su carácter público; 2.- Ser evaluado en su proceso de enseñanza y aprendizaje por medio de procedimientos que tengan normas, criterios y plazos conocidos y que sean aplicados con imparcialidad y rigurosidad. Además, se debe contemplar una segunda revisión, previa solicitud fundada, en aquellos casos en que sea aplicable; 3.- Que no se condicione su evaluación y promoción a factores ajenos a sus méritos académicos, conforme a la reglamentación correspondiente; 4.- Participar en: a) las diferentes instancias académicas y de gobierno u n i v e r s i t a r i o , s e g ú n e s t a b l e z c a l a n o r m a t i v a un i v e r s i t a r i a ,
b) la modificación, evaluación y acreditación de los planes de estudio y carreras, según establezca la normati va universitaria; y c) la formulación de políticas re lativas al bienestar y al deporte estudiantil u otras que se relacionen con el estamento; 5. Obtener el reconocimiento o certificación, según corresponda, por su contribución en un trabajo académico; 6. Recibir una certifi cación de su participación en actividades académicas, deportivas, sociales, de extensión y/o representación, que contribuyan al cumplimiento de la m isión institucional de la Universidad, y que no formen parte de su plan de estudios, 7. Constituir, autónomamente, organizaciones estudiantiles, conforme lo señalado en este reglamento, 8 . A c c e d e r a u n a a d e c u a d a c a l i d a d d e vi d a e s t u d i a n t i l q u e : a) facilite la práctica de actividades deportivas, culturales, recreativas y de desarrollo personal, en concordancia con las condiciones curriculares y generales de la Universidad; b) permita recibir at ención en salud y asistencia social, en las condiciones que ofrezca la Universidad; y c) permita postular a las becas y programas de ayuda e s t u d i a n t i l , e n c o n f o r m i d a d a l a r e g l a m e n t a c i ó n vi g e n t e ;
9. Recibir oportunamente información académica, administrativa y normativa concerniente a su quehacer estudiantil; 10. Acceder a un debido proceso en los casos en que corresponda determinar la procedencia de sanciones disciplinarias, en conformidad con un reglamento especial. La autoridad correspondiente cautelará que el/la estudiante pueda ser asesorado/a y orientado/a en su defensa por una persona o institución que cuente con su confianza; y
11. Evaluar la docencia y a los/las docentes de las asignaturas que hayan cursado, mediante el uso de los instrumentos oficiales de evaluación docente, cuyos resultados globales serán considerados para mejorar la docencia.
Descripción de puestos La Universidad Tecnológica de Honduras “UTH” Campus Santa Bárbara
cuenta
con
8
puestos
de
trabajo,
tomando
c omo
referencia el tamaño de las instalaciones de la institución y la cantidad de Alumnos matriculados se considera que son la cantidad de puestos necesarios para brindar la atención de los alumnos y/o posibles prospectos.
1. Rector: El Rector es el encargado de toda la parte académica dentro del campus, es el encargado de hacer cumplir todos los reglamentos de la Universidad, además de evaluar y controlar el funcionamiento académico; en
la
mayoría de los casos es el encargado de dar solución a las
inquietudes
de
los
estudiantes,
coordinar
la
habilitación de otras clases que no se encueran en la propuesta
académica,
encargado
de
en
controlar
general
el
buen
el
rector
es
funcionamiento
el del
Campus tanto con sus estudiantes como sus catedráticos.
2. Asistente de Rectoría: La Asistente de Rectoría, en este puesto se cumplen múltiples
funciones
(Administrativas,
Tesorería,
Contabilidad, Registro), a través de ella pasa todo lo administrativo, es decir toda la papelería, el registro de toda la información, además se encarga de la parte de tesorería y contabilidad, ella es la que se encarga del cobro de la matrícula, mensualidades y otros con tarjeta de débito o crédito y también es la encargada de estar al día
con
los
expedientes
de
cada
estudiante
de
la
universidad, expedientes que ella misma se encarga de elaborar y también de tomar ciertas decisiones que están en sus manos en caso de no estar el rector en el campus.
3. TIC (Tecnología de información y Computación): Este
puesto
es
el
encargado
de
la
administración
adecuada de los diferentes laboratorios de computación con que cuenta el campus, el vela por el cu idado no solo físico
sino
también
interno
de
las
computadoras
del
campus en general, además es el que lleva el control de las solicitudes para el uso de Data show y así que no se genere problemas con los horarios en los cuales serán usados, además de que el maneja el uso del internet y en determinadas ocasiones también se ha desempeñado en el puesto de asistente de rectoría.
4. CAP (Centro de Atención al Público): En este puesto se encarga como bien lo dice de brindar atención
al
público,
de
brindar
toda
la
información
necesaria sobre las carreras que la universidad ofrece y los requisitos que se necesitan los estudiantes de prime r ingreso, acá se encargan de matricular las clases de los estudiantes de la universidad, brindar la inf ormación a los estudiantes sobre becas, sobre descuentos, hacer llegar a los estudiantes cualquier anuncio a través del uso de los tableros informativos y también del manejo y uso de la página del campus en las redes sociales.
5. Biblioteca: Este
puesto
se
mantenimiento
encarga de
los
de
mantener
libros
y
el
orden
materiales
y
que
el se
encuentran en esta área, así mismo es la encargada de entregar los libros de Casos Harvard a los estudiantes que los soliciten una vez paguen su matrícula, lleva el manejo del
diario
pedagógico
asistencia
de
los
donde
lleva
catedráticos
y
el en
control
de
la
determinados
momentos también se desempeña en el manejo de caja haciendo los cobros por matricula y mensualidades.
6. Catedráticos: Bueno este es un puesto más en la institución, uno de los más importantes ya que son los que se encargan de enseñar impartiendo las clases.
7. Seguridad: Las personas que laboran en este puesto se encargan desde luego de mantener la seguridad en el campus, además son los encargados de las lla ves de los portones y también de las puertas de las aulas, por lo tanto, se encargan
de
abrir
o
cerrar
los
portones
cuando
es
necesario, también se encargan de algunos materiales del área de bodega, como carpas sillas etc.
8. Aseo:
Este puesto como su nombre lo dice se encarga del aseo general
de
todas
las
instalaciones
del
campus,
los
pasillos, baños y áreas verdes están en constante aseo durante el día, siendo las aulas las ultimas en ser aseadas cuando termina la jornada de clases.
Procedimientos operativos estándares ➢
Proceso para Matricular estudiantes de primer ingreso: 1 paso: Brindar información al prospecto 2do paso: Si está interesado en matricularse, se le piden los requisitos de matrícula (Partida de Nacimiento, copia del título, copia de la cedula, fotografía para su carnet).
3er paso: Luego se ingresan los datos al sistema. 4to paso: Se le genera un número de cuenta al estudiante 5to paso: Se le matriculan las clases al estudiante. 6to paso: El estudiante procede al banco para hacer el respectivo pago o al área de caja en caso de ser con tarjeta. ➢
P r o c e s o p a r a s o l i c i t a r l i b r o s d e C a s o s H a r v a r d: 1er paso: El estudiante debe hacer el pago de las clases matriculadas.
2do paso: En caso de llevar clases donde usen métodos de Casos Harvard, abocarse a la biblioteca del campus.
3er paso: Solicitar el recibo de pago al estudiante y las clases que matriculo.
4to paso: Entregar al estudiante los libros de Casos Harvard.
5to paso: Solicitar al estudiante que firme el diario de entrega de libros. ➢
Proceso para cancelar clases: 1er Paso: Se recurre a Rectoría, para solicitar la cancelación de determinada clase.
2 d o P a s o : S e s o l i c i t a e l m o t i v o p o r e l c u a l d e s e a e l i m i n a r la clase.
3er paso: Se procede a la eliminación de la clase.
➢
Proceso para solicitar Data Show: 1er paso: Hacer una solicitud de Data Show, donde se especifique el día y la hora en la que se desea usar el Data Shows.
2do paso: Llevar la solicitud al área TIC del campus. 3er paso: Se revisa en el registro de solicitudes si están ocupados o no los Data Shows para e l día y la hora en la que lo están solicitando.
4to paso: En caso de estar o no ocupados se le informa de inmediato al estudiante.
5to paso: Se llega al área TIC el día respectivo a traer el Data Shows.
“Este debe ser entregado inmediatamente después de que se ha utilizado.”
Manuales •
Manual de Reglamento Interno de Trabajo.
•
Manuales de Inducción para las Clases Online.
•
Manual de Políticas y Procedimientos.
Normas éticas ➢
Justicia: Entendemos que la relación entre seres humanos solo puede ser perdurables en la medida en que sean justas.
➢
Honestidad: En nuestra comunidad consideramos que las relaciones entre las personas se den en un marco de honestidad, de forma tal que cada uno pueda tener confianza sobre la veracidad de lo que se escucha y de la autenticidad de las acciones que se observan.
➢
Respeto: Para reconocer, apreciar y valorar a mi persona, así como a los demás y a mi entorno, consideramos importante promover el respeto y la tolerancia.
➢
Responsabilidad: Una persona responsable es aquella que cumple con los compromisos contraídos y asume la consecuencia de sus actos. plenitud
Así, las
consideramos funciones
fundamental
que
nos
desarrollar
corresponden
en
a un
ambiente de colaboración.
➢
Lealtad: Para nosotros la lealtad es la fidelidad al compromiso
de
defender
lo
que
creemos
y
en
que
creemos, en los buenos y en los malos momentos.
Comportamiento ético UTH es una organización que tiene un comportamiento ético en todo momento.
El comportamiento de UTH está basado en la ética de la honestidad, equidad e integridad; esta ética implica la preocupación
por
las
personas,
animales
y
medio
ambiente, y un compromiso de abordar los intereses de las partes interesadas.
UTH promueve activamente una conducta ética: •
Desarrollando
estructuras
de
gobernanza
que
ayuden a promover una conducta ética dentro de la organización y en sus interacciones con otros.
•
Identificando, adaptando y aplicando sus propias normas de comportamiento ético apropiadas a su propósito y a sus actividades.
•
Respeto a los intereses y posiciones de los grupos de interés.
¿Por qué tenemos un código de Ética? Nuestro
código
de
conducta
y
ética
permite
que
la
UTH
incorpore e implemente a través de de claraciones de principios, valores, fundamentos morales y éticos de carácter universal, dentro de la vida diaria de la misma. Este
Código
surge
como
una
parte
integral
de
la
cultura
organizacional de UTH, la cual determina los patrones, valores, símbolos, lenguaje, historias y prácticas de la empresa, las cuales se ven reflejadas en la forma en que sus colaboradores la conducen y como ellos se desempeñen en la misma.
Controles físicos Entre los controles físicos en UTH campus Santa Bárbara destacan los siguientes:
Guardia de seguridad: encargado de la vigilancia, el cuidado y el orden. Existen 2 guardias que se turnan en estaciones de 12 horas cada uno.
Contraseña en las computadoras: este método se emplea para controlar quien, y para que usa las computadoras, en el caso de las computadoras de los empleados solo las puede
usar el personal autorizado y en el caso del uso de las computadoras de los laboratorios las pueden usar los alumnos y empleados siempre con la vigilancia de l a persona que se encarga del laboratorio.
Contraseña de la red wifi: al igual que las contraseñas de computadora solo las personas autorizadas por el TIC (técnico de información y computación) pueden tener acceso a la red de internet de la institución, entr e las personas autorizadas se encuentran alumnos, empleados y catedráticos.
Controles de los sistemas de información Entre los sistemas de control de la información destacan los siguientes
Firmas en documentos: todo proceso de transacción de dinero, aprobación de permisos, solicitudes etc. Deben llevar firmas para comprobar y salvaguardar que los procesos realizados son fidedignos.
Copias: la secretaria o ayudante de rectoría lleva t oda la papelería del campus y siempre realiza copias de documentos para evitar cualquier inconveniente.
Tipo de estructura de la organización A n u e s t r o p u n t o d e v i s t a c r e e m o s q u e l a U T H c a m p u s S . B e s una organización con una estructura matricial, ya que las unidades funcionales tienen dos responsabilidades, por lo
pequeño que es la organización y su capacidad productiva comparada con otros campus es una unidad pequeña donde una persona tiene dos o más responsabilidades. No obstante, viendo la organización desde un punto más alto tomando en cuenta todos los campus podemos decir que la “UTH” tiene una estructura funcional en la que cada gerente es responsable de una función específica aportando conocimientos especializados, decimos esto ya que en las carreras, por ejemplo, existen directores de carrera, directores de clases online y así, todo está bien divido poniendo a individuos en áreas en específicas en las cuales deben especializarse.
Ventajas y desventajas de la estructura Desventajas de una estructura matricial: 1. No ha y una manera clara de determinar por separado la eficacia de los gerentes de cada función. 2. Una disputa entre gerentes de funciones dife rentes solo podrá resolverse en una instancia superi or, aunque se haya originado en un nivel mucho más bajo de la or ganización. 3. Las estructuras funcionales son in adecuadas para una em presa con pro ductos y mercados diversificados. 4. Las organizaciones por funciones crean nichos para función, lo que obstruye la coordinación
ventajas 1.Especialización 2.Eficiencia y productividad 3.La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “expertos” en su campo de especialización. 4.Proporciona el máximo de especialización a los di versos órganos, lo cual permite que cada carg o se concentre exclusivamente en su trabajo o función
Ventajas y desventajas de las estructuras mixta 1. Los individuos pueden ser elegidos de acuerdo a las necesidades del proyecto. 2. El uso de equipos de proyectos que son dinámicos y capaces de ver los problemas de una manera diferent e, como especialistas. 3. Los gerentes de proyecto son directamente responsables de completar el proyecto dentro de un pla zo específico y presupuesto.
Mientras que las desventajas incluyen: 1. Conflictos de lealtad entre los responsables jerár quicos y gerentes de proyecto sobre la asignación de los recursos.
2. Los proyectos pueden ser difíciles de controlar si los equipos tienen mucha independencia. 3. Los costos pueden aumentar si más directi vos (gestores de proyectos) se crean mediante el uso de equipos de proyecto.
Conclusiones La forma de estructura matricial influye en los sistemas de control administrativo. Los sistemas formales e informales influyen en el comportamiento de las personas dentro de la organización. Para poder cumplir las metas de la organización las personas deben saber cuáles son esas metas, las acciones, normas y procedimientos que deben emprender para alcanzarlas.
Anexos
