PROYECTO DE AULA INTEGRANTES: JHOJAN DANIEL PORRAS RODRIGUEZ ID: 1521980087 DIEGO PALACIOS SANCHEZ ID: 9522041070 NICOLAS QUINTERO MARROQUIN ID: 1320014242 OBDULIO FERNANDO BLANDON VALENCIA ID: 1521981826 JOHN ALEXANDER PINILLOS BEJARANO ID: 1611982306
TUTOR: JESSICA MARCELA MUÑOZ LUQUE INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRAN COLOMBIANO GESTION DE TRANSPORTES Y DISTRIBUCION INGENIERIA INDUSTRIAL JUNIO DE 2017
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Contenido
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INTRODUCCION .......................................................................................................................... 3 PROBLEMÁTICA .............................................................................................................................. 3 JUSTIFICACION ............................................................................................................................... 4 OBJETIVOS ....................................................................................................................................... 4 DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA ....................................................................................... 4 ALTERNATIVAS DE SOLUCION ................................................................................................... 6 CRITERIOS DE EVALUACION ALTERNATIVAS DE SOLUCION ............................................ 9 REFERENCIAS ................................................................................................................................ 10
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INTRODUCCION De acuerdo a la problemática generada en la empresa Fortipasta de Colombia en su proceso de implementación del proyecto POSITRONES, se realizara un trabajo con el fin de determinar cuál fue la problemática que se originó y así plantear soluciones efectivas que generen la eliminación de las fallas raíz que originaron los problemas reportados. Las fallas generadas están afectando de manera directa las ventas de la compañía, así como inventarios y control en bodega, como lo muestra la problemática descrita. Estas soluciones deben y serán planteadas de forma que puedan ser implementadas, que sean viables, con resultados medibles y en un tiempo considerable para generar resultados lo más pronto posible. Todo este trabajo se basara en los conocimientos adquiridos por el grupo de trabajo a través de los módulos adquiridos en Gestión de Transporte y Distribución.
PROBLEMÁTICA La empresa Fortipasta de Colombia ubicada en la ciudad de Cali, presenta una problemática con el cumplimiento de sus pedidos debido a problemas por agotados y en la logística de despachos. Estos agotados se presentan por fallas en el manejo actual de la bodega de almacenamiento y por otros problemas adicionales generados por fallas en la implementación del programa Positrones, como base del sistema WMS. Según lo determinado por la misma empresa mediantes auditorías internas realizadas a los diferentes procesos con problemática, se determinó que se presentaron problemas y errores durante la implementación y puesta en marcha de varias de las fases del proyecto, generando a su vez desorden en la administración de inventarios y manejo de despachos desencadenando disminución en el servicio, generando tiempos improductivos y pérdidas de materiales. Como resultado del análisis se solicita la generación de planes de acción para la corrección de errores y eliminación de las causas raíz que ocasionan estas fallas.
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JUSTIFICACION Por medio de este trabajo, se busca poder determinar de manera concreta cual es la problemática, de la empresa Fortipasta, así como poder identificar y poder atacar las causas raíz que generaron las fallas planteadas. Esto se realiza con el fin de otorgar a la empresa herramientas que permiten definir de forma organizada sus procesos y poder implementar el sistema WMS, sin que se generen problemas a nivel inventarios y de control de materiales o ventas. Todo esto se lograra con el entendimiento claro de los conceptos, asimilados por el equipo de trabajo; conceptos vistos en el módulo de Gestión de Transporte y Distribución; así como un planteamiento de herramientas que optimicen el transporte y distribución que den solución a problemáticas como la generada en el caso de la empresa Fortipasta. Las cuales puedan ser usadas de manera óptima en otras empresas.
OBJETIVOS
Identificar las causas raíz de las fallas presentadas durante la puesta en marcha del proyecto WMS que han afectado los procesos normales en Fortipasta de Colombia. Analizar los hallazgos obtenidos de las auditorías realizadas de forma interna por la empresa Fortipasta de Colombia. Definir herramientas que puedan minimizar o eliminar las causas raíz, originarias de los problemas presentados en Fortipasta de Colombia según la problemática presentada. Analizar y determinar una metodología de medición y retroalimentación verificar, los nuevos resultados. Presentar las recomendaciones, acciones correctivas y conclusiones derivadas de la metodología implementada en el caso de estudio Fortipasta.
DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA
Se le adicionara un código de barras especial a cada uno de los SKUs con el fin de identificar el lugar exacto en la bodega de almacenamiento con la implementación del WMS. Implementar los PEPS, primero que entra, primero que sale, para reducir bajas por vida útil. Capacitar al personal operativo en cuanto al manejo de los picking, ubicación de elementos en la bodega e inventarios para minimizar tiempos Realizar auditorías trimestralmente para controlar documentación y procesos. Página | 4
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Se realizaran inventarios físicos mes a mes para rectificar lo que hay en el sistema y controlar averías. Se le hará seguimiento a los camiones que salen de la bodega con un dispositivo GPS y se controlara desde vicepresidencia directamente. Se identificaran los racks y posiciones de las bodegas con códigos de barras (EAN 128) para que en el momento del ingreso de la mercancía se carguen al ERP – WMS los productos en la ubicación especifica que corresponda Se contactara a un capacitador calificado basado en la directriz de auditoria 19011:2011 con metodología IRCA y se elegirán a dos personas por área para formarlos en la norma ISO 9001:2015 para garantizar las auditorías internas que se efectuaran trimestralmente. Se capacitara al personal en el uso de terminales lectoras de código para efectuar el Picking y la correcta revisión de materiales Se realizaran inventarios cíclicos para controlar los inventarios tomando el esquema ABC garantizando por lo menos una vuelta a todos los SKU mensualmente Los despachos se verificaran por el supervisor a cargo de cada bodega validando el alistamiento de la mercancía por código de barras. Se configurara el Picking para que valide la información de FIFO o FEFO y genere correctos alistamientos de mercancía dando prioridad a la rotación que corresponda de cada SKU. Con la información de cada rotulo se ingresaran los diferentes SKU al inventario controlando el FIFO o FEFO, en el caso a que corresponda para controlar la rotación de los SKU en las bodegas de la compañía
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ALTERNATIVAS DE SOLUCION PLAN DE CAPACITACIÓN: Se debe realiza una nueva capacitación a todo el personal que interviene en el proceso dentro del Sistema de administración de los almacenes, así como los encargados de los despachos en general; todos los que manejan y tienen responsabilidad en el manejo del WMS. Este programa de capacitación debe atacar de forma inmediata las falencias, a nivel administrativo en los cargos que tienes responsabilidad en el manejo de la cadena de administración, así como corregir las operaciones mal ejecutadas en la parte operativa.
ACTIVIDAD
DURACIÓN
Capacitación a supervisores de Bodega. (Administrativo) Refuerzo a operarios sobre dominio de herramienta de búsqueda y rastreo (software WMS).
12 horas
Manejo de rotación de inventario FIFO o PEPS (Operativo)
4 Horas
10 horas
Capacitación al personal para realizar inventarios cíclicos. (Operativo) Definir a todo el personal sus responsabilidades inherentes al cargo que tenga. Análisis de manejo y organización bodega – picking. (Administrativo y operativo)
4 horas
Refuerzo sobre el manejo e importancia de claves del sistema
2 horas
6 horas
OBJETIVO Fortalecer las actividades de seguimiento de bodegas y control de inventarios. Fortaleces las actividades diarias en el manejo del software y las transacciones de diaria ejecución. Definir los criterios y fomentar el uso y correcto control de rotación de los inventarios Definir metodología de inventarios cíclicos según la relevancia de los diferentes tipos de material Revisar el procedimiento estándar completo, así como aclarar posibles dudas en las actividades de los cargos involucrados en el manejo de la bodega. Sensibilizar al personal sobre la importancia y cuidado de los usuarios y contraseñas asignados. Asi, como informar el control de usuarios que se tendrá.
Tabla 1 plan de capacitación. Fuente: Elaboración propia.
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Imagen 1 organigrama. Fuente: Anexos caso Fortipasta.
DEFINICIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Una de las causas raíz de la problemática generada, es que no se tiene definidos de manera correcta algunos de los responsables de labores de alta importancia, en el sistema de administración de almacenes, así como en el programa Positrones. De acuerdo a lo anterior se generan unas modificaciones especiales en la descripción de cargos del manual de funciones de la compañía para el personal del almacén y cadena de suministro.
PERSONAL OPERATIVO DE BODEGA Es el responsable del manejo físico del material, así como de suministrar la información de manera oportuna de entrada y salida de productos incluidos en el sistema WMS y de su ubicación física, mantener la información en tiempo real de programa FIFO o PEPS, así la entrega de información de salida de productos para ser descargados en el WMS en tiempo cero. Es responsable también de la ejecución del inventario cíclico dependiendo de la directriz entregada para cada material, bajo de la supervisión del jefe de bodega o de quien este designe. ASISTENTES DE ALMACÉN Es responsable sobre el ingreso y salida de materiales del sistema WMS, al igual del manejo de la información y correcto flujo hacia el personal operativo eso con el fin de verificar que las ubicaciones del material sean las reales con respecto a las teóricas del Página | 7 Gestión de transporte y distribución
sistema. Debe realizar una verificación aleatoria diaria del control del programa FIFO o PEPS, así como realizara la verificación del cumplimiento en la ejecución de los inventarios cíclicos.
JEFE DE BODEGA Es el responsable de control y administración de la bodega. Debe verificar el cumplimiento del buen uso del sistema, así como verificar que se controles de forma precisa los inventarios cíclicos, y de verificar que el personal responsable de la información alimente de forma correcta y precisa el sistema WMS. También debe realizar inspecciones cíclicas al manejo de FIFO o PEPS y hacer seguimiento mediante auditoria interna periódica y herramientas de control a inventarios y entregas. Generando los desarrollos en el sistema de Fortipasta y las interfaces necesarias se codifican todos los productos, las materias primas y los materiales de empaque con códigos de barras EAN 128, en los que se incluye la información de producto, lote, fecha de vencimiento, en cada rack se incluirá la posición de almacenamiento, con esta información se procederá a generar un primer inventario como saldos iniciales para registrarlo en el WMS, después por medio de las lectoras de código de barras y las terminales se controlara la información necesaria para efectuar todos los movimientos de inventarios, de esta forma se controlaran el FIFO o FEFO donde corresponda y tendremos el inventario en línea. Al personal de inventarios se le asignaran terminales para generar los conteos de físicos y compararlos contra el sistema, este mismo calculara el algoritmo de rotación y costos de cada producto para de esta forma se calcular el ABC de los diferentes inventarios y asignar el programa diario de conteos al personal de inventarios, garantizando una vuelta mensual al todos los ítems del inventario, dando prioridad a los de categoría A, adicionalmente validaran las posibles averías que se presenten en los diferentes procesos dando controla a las mismas trasladándolas a una bodega diferente a la de materiales para que el inventario que se encuentra disponible no presente diferencias. Por medio de una compañía de control y seguimiento de GPS se instalara un dispositivo en cada vehículo para que desde la vicepresidencia se haga el control respectivo, logística cargara en la aplicación respectiva el ruteo de las entregas que debe hacer el vehículo, generando alertas en los casos que se salga de ruta o tome un mayor tiempo del necesario en las entregas de productos, generando mayor seguridad en cada entrega, evitando posibles pérdidas o robos. Los picking se elaboraran por medio de sugeridos del sistema indicando las posiciones de inventarios en la que se encuentran los productos a trasladar, validando FIFO o FEFO en el caso que corresponda, el auxiliar de bodega procederá con el alistamiento siguiendo las Página | 8 Gestión de transporte y distribución
instrucciones del picking, cargando al sistema la información de cada producto y posición de bodega para garantizar la salida correcta de materiales.
CRITERIOS DE EVALUACION ALTERNATIVAS DE SOLUCION FACTOR
CAUSA
PLANES DE ACCIÓN
MANO DE OBRA
La mano de obra es la generadora del problema, por no tener claro el sistema de escalamiento de la misma. El personal no estaba 100% capacitado para desarrollar las actividades relacionadas al proyecto.
Crear un cronograma de actividades con capacitaciones y evaluaciones para asegurar la total efectividad del conocimiento adquirido por el personal involucrado en el proyecto.
EL MÉTODO
Si, el método es generador del problema, ya que se omitieron variables que afectaban directamente el proyecto. No se obtuvo el cambio tecnológico que implicaba la implementación de WMS.
Evaluar sobre las áreas que intervienen en el proyecto, los procedimientos que se pueden ver más afectados y crear puntos de medición para evitar la desviación de la implementación del sistema WMS.
LA MEDICIÓN
No se generaron controles adecuados para la identificación de desviación del proyecto, por la rotación del líder de implementación de WMS. El líder nombrado no tenía el conocimiento suficiente para ejecutar el proyecto.
Evaluar las capacidades profesionales del personal que va a ser asignado a una labor específica y de alta responsabilidad para obtener buenos resultados.
Tabla 2 criterios de evaluación de las alternativas. Fuente: Elaboración propia.
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REFERENCIAS 1- Documento anexo: Proyecto enunciado, caso Fortipasta, http://www.icesi.edu.co/blogs/casofortipasta/ 2- Cartillas contenido semana 1 a 5 módulo de gestión de transporte y distribución, http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula. 3- Lecturas complementarias módulo de gestión de transporte y distribución, http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula. 4- Documentos anexos caso Fortipasta, http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula.
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