Segunda Entrega Caso Fortipasta

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

GESTIÓN DE TRANSPORTES Y DISTRIBUCIÓN DISTRIBUCIÓN ESTUDIO DE CASO: FORTIPASTA

INTEGRANTES JULY KATHERINE MARTINEZ CORREA COD: 1511023295 KAREN JISETH RODRIGUEZ DUQUE COD: 1621022425

TUTOR ANDRES ZAMUDIO

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA 2018


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Contenido 1.

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3

2.

OBJETIVO PRINCIPAL ................................................................................................................... 4 2.1.

JUSTIFICACIÓN..................................................................................................................... 5

3.

METODOLOGÍA PLANEADA PARA DEFINIR LA SOLUCIÒN DEL PROBLEMA ................................ 5

4.

APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LA METODOLOGIA DE ANALISIS ............................................... 6

5.

ANÁLISIS DE LA CAUSA RAIZ AL PROBLEMA FORTIPASTA........................................................... 6

6.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN ........................................................................................................ 8

7.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ..................................................................................................... 8

8.

ANÁLISIS CAUSA RAIZ ................................................................................................................ 13

9.

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 16


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1. INTRODUCCIÓN El sistema de información Warehause Management System (WMS) es una herramienta que permite dar soporte a la gestión logística dentro de los almacenes permitiendo un almacenamiento y operación de bodega más eficiente, impactando en minimización de tiempos de cargue y optimizando el número de posiciones dentro de la bodega. Utilizando equipos tecnológicos permite identificar las mercancías y dar con su ubicación, trae consigo varias ventajas como eliminar espacios vacíos, organización del trabajo, entre otras acciones dirigidas a optimizar los procesos operativos del centro de distribución. Esta herramienta contempla el uso de un software de aplicación, hardware, terminales de radiofrecuencia y sistemas de codificación en barras. Dicha gestión permite determinar la manera óptima en que se debe programar una labor a nivel macro o micro-organizacional, con el fin de determinar los procesos críticos y como establecer acciones de mejora de los mismos en pro de alcanzar los objetivos organizacionales. El análisis del caso FORTIPASTA S.A.S se valida el enfoque a nivel del transporte de las unidades producidas y su manejo operacional, administrativa y organizacional que infieren en el buen manejo de la operación logística de la misma.

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2. OBJETIVO PRINCIPAL GENERAL Establecer las falencias presentadas en el proceso de implementación del sistema WMS (Warehouse Management System) en FORTIPASTA, identificando lo ocurrido en el plan de implementación del software; la falta de seguimiento de la gestión, la falta de oportunidad para detectar problemas internos en el proceso de almacenamiento, distribución y la logística pertinente, buscando alinear la operación con los objetivos compañía.

ESPECIFICOS 

Realizar un diagnóstico sobre los objetivos corporativos y la situación actual de la organización para las áreas comercial, de operaciones y logística.



Estimular el uso de las herramientas tecnológicas para el desarrollo del proyecto.



Establecer tiempos de entrega para indicadores de gestión del proceso para un mejor control y seguimiento.



Realizar la implementación de un sistema de organización mejor, con la cual se pueda obtener mejores resultados y utilidades de la empresa.



Aplicar métodos de mejora en todas las áreas involucradas, utilizando métodos de monitoreo para asegurar la ejecución de cada una de las actividades de manera correcta.



Definir una propuesta estructurada de mejoramiento para la gestión del centro de distribución que incluya la interacción con el área comercial, la disposición física, el esquema de procesos, la estructura organizacional y la infraestructura necesaria para operar adecuadamente.



Realizar un diagnóstico sobre los objetivos corporativos y la situación actual de la organización para las áreas comerciales, de operaciones y logística. 4


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2.1.JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta la importancia en la organización de una empresa, no solo con el recurso humano sino también de la infraestructura, la eficacia, y eficiencia en su funcionalidad, este trabajo se ha desarrollado con el fin de identificar la problemática por la cual atravesó Fortipasta, la cual desencadeno una serie de inconformidades en el ámbito organizacional y personal, cuestiones de almacenamiento, transporte, distribución y cumplimiento de servicios, para así una vez identificada la causa raíz implementar el método adecuado para dar solución a la situación actual de la compañía, garantizando así una logística funcional y efectiva.

3. METODOLOGÍA PLANEADA PARA DEFINIR LA SOLUCIÒN DEL PROBLEMA Para poder evaluar el caso de Fortipasta, el método que vamos a usar para identificar la raíz de las problemáticas presentadas es el Diagrama de Ishikawa o causa-efecto ya que este nos dará las herramientas necesarias para identificar y corregir el problema cualitativo del proceso que afecto la implementación del WMS (Warehouse Management System), usaremos este método ya que se basa en un análisis, diagnóstico y solución de causas desde todos los ámbitos de la empresa como por ejemplo: las herramientas, materia prima, el método de trabajo, el sitio donde se ejecuta el trabajo entre otras. Es una herramienta adecuada para realizar un correcto plan de acción e implementación de control de calidad y solución de errores. Es una herramienta cualitativa que nos permite encontrar de una manera sencilla las causas de un problema y determinar las mejores soluciones. Después de haber diagnosticado las causas del problema, se analizaran los factores que hicieron que la adecuación e implementación del WMS no se aplicaran de la forma adecuada y aplicar medidas correctivas para dar cumplimiento con el cronograma. DIAGRAMA DE ISHIKAWA O ESPINA DE PESCADO: Con este diagrama vamos a encontrar las diferentes causas que ocasionaron la inadecuada implementación del sistema WSM en Fortipasta.

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Estas metodologías permitirán de tal forma llegar a la mejor solución de dichos aspectos negativos obtenidos, logrando una estabilidad progresiva empresarial. (Definición de Matriz DOFA, s.f.)

4. APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LA METODOLOGIA DE ANALISIS

5. ANÁLISIS DE LA CAUSA RAIZ AL PROBLEMA FORTIPASTA DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA: Bajo nivel de servicio por falta de manejo de la herramienta WMS Se iniciará identificando las causas más generales, las cuales son:    

Métodos: ¿Por qué es el método el generador del problema?

El nuevo líder no tiene las bases sobre la implementación del WMS Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal Se destina el personal a cargo del proyecto a ejecutar otras actividades 6


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 Materiales: ¿Por qué son los materiales los generadores del problema?  

   



Hay faltante de productos Hay productos con perfectas condiciones de calidad en la zona de obsoletos. Medición y control: ¿Por qué es la medición la causante del problema?

No se elaboran informes de gestión No se realizan controles de inventario No se elabora un inventario total después de implementar Maquinaria: ¿Por qué es la maquinaria la que genera el problema?



Inconsistencias en los inventarios que indicaba el sistema El sistema no dejaba despachar, a pesar que había existencia de productos Por medio de GPS se detectó el desvió de vehículos a otros destinos Hay varias personas ingresando al sistema con el mismo usuario



Mano de obra o personal: ¿Por qué es la mano de obra el generador de problema?

  



   

  

Se cambió al líder del proceso El nuevo líder no elabora los respectivos informes respecto a su gestión Los operarios no manipulan el WMS Falta de apoderamiento por parte de los responsables de dichos procesos Hubo personal que aprovecho la situación para desviar el destino de la mercancía Medio ambiente: ¿Por qué es el medio ambiente el generador del problema? En los palets no se encontraban los productos que indicaba el sistema Invasión del espacio de la bodega al 95%

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6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Para poder hacer unas mediciones acerca del problema nos vamos a centrar en 6 criterios básicos de los cuales nos podemos orientar 1. ¿Es un factor que nos lleva al problema? ¿Es factor? 2. Esto, ¿ocasiona directamente el problema? ¿Causa directa? 3. Si esto es eliminado, ¿se corregirá el problema? ¿Solución directa? 4. ¿Se puede plantear una solución factible? ¿Solución factible? 5. ¿Se puede medir si la solución funcionó? ¿Es medible? 6. ¿La solución es de bajo costo? ¿Bajo costo? Donde establecemos una escala de calificación/peso para los criterios. Se calificará con valores de 1 a 3 1. Poco probable 2. Probable 3. Muy probable

7. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN Desarrollamos la siguiente tabla con las posibles soluciones a las causas de los problemas, y para la tercera entrega se hará la evaluación de cuáles son las más importantes en la solución factible. CAUSAS MÉTODO El nuevo líder no tiene las bases sobre la implementación del WMS

SOLUCIONES SOLUCIÓN 1. Escoger a una de las personas que fue a Nueva York a capacitación como nuevo líder.

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1. Diseñar un plan de capacitación, en el que no se alteren los procesos productivos de la Por falta de tiempo no se hace una organización. adecuada capacitación al personal 2. Implementar evaluaciones de la eficacia al plan anual de capacitación. 1. Dentro de fichas técnicas documentar funciones específicas del cargo. 2. Verificar en cada proceso el cumplimiento Se destina al personal a cargo a de funciones. hacer otras actividades 3. Evaluar si se requiere recurso humano para optimizar actividades. MATERIALES 1. Se encuentran productos en buen estado en la zona de obsoletos 2. MEDICIÓN Y CONTROL 1. No se realizan controles de inventario 1.

No se elaboran informes de gestión 2. No se elabora el inventario final 1. después de la implementación

SOLUCIÓN Establecer un procedimiento en el que se describa como se realiza la clasificación de productos, su marcación y en el caso que sea mercancía obsoleta, se plantee un distintivo para su fácil identificación. El personal que realice estas supervisiones debe contar con la capacitación y contar con experiencia en dicha labor. SOLUCIÓN Estandarizar un procedimiento para la ejecución de inventarios en el que se establezcan periodos de verificación, utilizando el ciclo PHVA dentro de las actividades a ejecutar. Realizar informes de gestión mensual, el cual incluya: indicadores de gestión para cada proceso, cambios, mejoras, seguimiento a acciones correctivas y preventivas, planificación de capacitaciones y demás pendientes en el área. Socializar el informe de gestión a jefes de área, para respectiva consolidación y apoyo en diferentes procesos. Diseñar e implementar un procedimiento de realización de inventarios en el que se establezcan periodos de tiempo para la ejecución de las actividades, controles y el 9


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MAQUINARIA 1. Inconsistencias en los inventarios que indica el sistema

2. 1.

El sistema no dejaba despachar, a pesar de que si habían productos

Por medio de GPS se detectó el desvió de carros a otros destinos

1. 1.

Hay varias personas ingresando al sistema con el mismo usuario MANO DE OBRA 1. Se cambió el líder del proceso 1. El nuevo líder no elabora los respectivos informes de gestión 1. Los operarios no manipulan WMS

respectivo seguimiento, asignando responsables para cada actividad. SOLUCIÓN Verificar si el sistema implementado es óptimo para los resultados que se esperan, también deben ser evaluados los proveedores. De acuerdo a los resultados de la evaluación a proveedores tomar medidas preventivas y correctivas. Implementar una evaluación al proveedor donde se califique % de No conformes de acuerdo a la calidad, cumplimiento de especificaciones, cumplimiento de requisitos. De acuerdo a los resultados obtenidos se deben tomar decisiones respecto al proveedor del software. Llevar un control de los despachos y hacer seguimiento a la firma del cliente cuando se ha entregado el pedido. Crear usuarios que le permitan el ingreso a las personas que no podían acceder al sistema, de acuerdo a las actividades críticas que desempeñe cada colaborador. SOLUCIÓN Hacer inducción y capacitación al personal nuevo responsable del proceso, para que conozca sus funciones y responsabilidades. La alta dirección debe establecer la entrega de dichos informes, su periodicidad y responsable de cada área, además se debe hacer un seguimiento al cumplimiento de las actividades. Diseñar un plan de capacitación según las necesidades del personal o las falencias, una vez dadas las capacitaciones, se debe aplicar una evaluación de conocimientos y realizar el respectivo acompañamiento para evitar complicaciones.

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1. Establecer en el manual de funciones las responsabilidades y funciones de cada cargo. 1. Tener establecido dentro del reglamento Hubo personal que aprovecho la interno de trabajo cuando algún trabajador situación para robar mercancía incurre en este tipo de faltas seguir el conducto regular. MEDIO AMBIENTE SOLUCIÓN 1. Diseñar e implementar un programa de En los palets no estaban los orden y aseo 5S’ para tener lo necesario y productos que indicaba el sistema ubicado en el lugar indicado. Invasión del espacio de la bodega al 1. Al organizar el inventario deben surgir las 95% necesidades para evaluar si se requiere más espacio para almacenamiento de mercancía. Falta de apoderamiento por parte de los responsables de los procesos

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8. ANÁLISIS CAUSA RAIZ Como vemos en el análisis de las causas existen tres parámetros muy importantes, que posiblemente afecto en gran manera la implementación del WMS, después de haber debatido y llegado a las calificaciones de las causas notamos que hay 5 con calificación total de 14, hay otras 2 con calificación de 15 y una y la más importante dentro del análisis con 16 puntos totales en su calificación Con calificación de 14 encontramos los siguientes: 

Se encuentran productos en buen estado en la zona de obsoletos No se elabora un inventario total después de la implementación


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8. ANÁLISIS CAUSA RAIZ Como vemos en el análisis de las causas existen tres parámetros muy importantes, que posiblemente afecto en gran manera la implementación del WMS, después de haber debatido y llegado a las calificaciones de las causas notamos que hay 5 con calificación total de 14, hay otras 2 con calificación de 15 y una y la más importante dentro del análisis con 16 puntos totales en su calificación Con calificación de 14 encontramos los siguientes:     

Se encuentran productos en buen estado en la zona de obsoletos No se elabora un inventario total después de la implementación Se cambió al líder del proceso El nuevo líder no elabora informes de gestión Falta de empoderamiento por parte de los responsables de los procesos

Con calificación de 15, vemos los siguientes:  

No se realizan controles de inventario Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal

Y con 16 puntos queda como máxima causa del problema: 

No se elaboran informes de gestión

Quedando muy claro que por falta de elaboración de informes y control de proceso se desencadenaron los problemas al momento de la implementación y bajaron el nivel del servicio. Sobre este caso los mayores responsables en la deficiencia en Fortipasta fue la parte directiva, ya que no fue liderado por el Gerente Logístico Francisco Valenzuela, adicional el coordinador de Almacenamiento y Distribución, los cuales también se dieron cuenta de los desfalcos por los robos.

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9. CONCLUSIONES

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10. RECOMENDACIONES

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11. BIBLIOGRAFÍA Astudillo, Andres. 2003. Fortipasta. Recuperado de: http://www.icesi.edu.co/blogs/casofortipasta Geo Tutoriales, 2017. Qué es el diagrama de Ishikawa o Diagrama de Causa-Efecto. Recuperado de: https://www.gestiondeoperaciones.net/gestion-de-calidad/que-esel-diagrama-de-ishikawa-o-diagrama-de-causa-efecto/

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