FORTIPASTA PROYECTO GRUPAL

GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN

Estudio de Caso: FORTIPASTA SEGUNDA ENTREGA

TUTORA JESSICA MARCELA MUÑOZ LUQUE

INTEGRANTES: YAMID ROLANDO MARTÍNEZ M. ------- 1311640011 JEISON FABIÁN VIDAL G. ---------- 1211600097 PAOLA ALEXANDRA ROMERO --------- 1320650526 LUZ EDID ORDUÑA CRUZ ---------- 1521980633 WILMAR MONTAÑA SANDOVAL ------- 1411989002 MAYRA ALEJANDRA BARRAGÁN G.-- 1322120109 MARÍA CATALINA MORENO P. --------- 1311980333

INGENIERÍA INDUSTRIAL INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL 2016


INTRODUCCIÓN Este trabajo está enfocado en analizar la problemática que empresa Fortipasta la cual implemento el software Management System) Sistema de Gestión de Almacenes, obtener una estrategia y buen manejo en el área de distribución.

se presenta con la WMS (Warehouse esto con el fin de almacenamiento y

El interés que nos trae generar este trabajo y resolver el caso es conocer un poco más el tema y aprender a analizar las problemáticas de una empresa para que de esta manera podamos encontrar soluciones óptimas sin afectar la empresa, saber tomar las respectivas decisiones y analizarlas para presentar las acciones correctivas. En el caso de la empresa FORTIPASTA queremos conocer las causas del mal funcionamiento que les genero el haber implementado el software WMS, el cual presento un caos en almacenamiento y distribución de la compañía.

JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta la importancia en la organización de una empresa, no solo del recurso humano sino también de la infraestructura, la eficacia y eficiencia en su funcionalidad, este trabajo se ha desarrollado con el fin de identificar la raíz de la problemática por la cual tuvo que atravesar la empresa Fortipasta, la cual la llevo a enfrentarse a serie de inconformidades en su ámbito organizacional tanto de personal como de: almacenamiento, transporte, distribución y cumplimiento de servicios, para así una vez identificada la causa raíz implementar el método adecuado para dar solución a la situación actualmente presentada. Garantizando así una logística funcional y efectiva. OBJETIVOS Objetivo general Establecer las falencias presentadas en el proceso de implementación del sistema WMS (Warehouse Management System) en FORTIPASTA, identificando lo ocurrido en el plan de implementación del software; la falta de seguimiento de la gestión, la falta de oportunidad para detectar problemas internos en el proceso de almacenamiento, distribución y la logística pertinente, buscando alinear la operación con los objetivos de la compañía.


Objetivos específicos  Realizar un diagnóstico sobre los objetivos corporativos y la situación actual de la organización para las áreas comercial, de operaciones y logística.  Establecer las áreas de oportunidad que impactan negativamente el desempeño de la organización y el logro de los objetivos, enfatizando en la gestión logística a partir del análisis de la información recopilada.  Definir una propuesta estructurada de mejoramiento para la gestión del centro de distribución que incluya la interacción con el área comercial, la disposición física, el esquema de procesos, la estructura organizacional y la infraestructura necesaria para operar adecuadamente.  Estructurar un plan detallado de actividades necesarias para realizar la propuesta de mejoramiento, que permita establecer el orden en que deben desarrollarse cada una de ellas, el tiempo y los recursos requeridos.  Realizar una evaluación de la viabilidad económica de la propuesta. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA La empresa FORTIPASTA, empresa multinacional dedicada a la comercialización y distribución de productos de consumo masivo, tiene la mayor capacidad instalada de producción y distribución en la línea de alimentos en Latinoamérica. Contando con siete plantas de producción en centro y Sudamérica. La situación problema se centra en la búsqueda un recursos que permita implementar un sistema en almacén que aporte trazabilidad e información inmediata y real sobre distribución, logística, fabricación, identificando productos que permita controlar movimientos realizados en esta área o proceso, como lo son mercancías. Se considera un sistema con nombre WMS (Warehouse Management System), donde este genera inconvenientes en la Organización afectando la logística, en la distribución de productos, transporte, entre otras. Ya que no se implementó de la mejor manera, hubo una falla organizacional en la cual no se midió el impacto que iba a tener la implementación de dicha herramienta. Fue un cambio repentino que sufrió la empresa y no se supo aprovechar a su máxima capacidad. También no se adecuo un plan de contingencia con respecto al cambio de jefe de operaciones ya que al salir este de la compañía no había

GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN alguien que o supliera y dejo a todo el personal sin las bases eficientes para llevar el proyecto a buen término. Se pretende hallar la causa principal y real del problema generado con la implementación del sistema, dentro de ellas se identifica: Bajo control por parte de la Dirección en el momento de la implementación de WMS, ya que no se percibe un análisis en el impacto negativo y las debilidades una vez implementado el sistema, sin mencionar falta de capacitación y acompañamiento al personal operativo, entre otras. Para identificar la causa es necesario el apoyo de métodos como: Diagrama de causa-efecto o “espina de pescado”, Diagrama de Pareto o 7emes. METODOLOGÍA PARA DEFINIR LA SOLUCIÓN AL PROBLEMA Para poder evaluar el caso Fortipasta, el método que vamos a usar para identificar la raíz de los problemas es el Diagrama de Ishikawa o causa-efecto ya que nos dará las herramientas necesarias para identificar y corregir el problema cualitativo del proceso que afecto la implementación del WMS (Warehouse Management System), usaremos este método ya que se basa en un análisis, diagnóstico y solución de causas desde todos los ámbitos de la empresa como por ejemplo; la materia prima, las herramientas, el personal implicado, el método de trabajo, el lugar donde se realiza el trabajo, etc., es una herramienta adecuada para realizar un correcto plan de acción e implementación de control de calidad y solución de errores. Es una herramienta cualitativa que nos permiten encontrar de una manera sencilla y eficaz las causas de un problema determinado y atacarlo con las mejores soluciones. Después de haber encontrado las causas del problema, analizaremos los factores que hicieron que la adecuación e implementación del WMS no se hicieran de la mejor manera y atacaremos estas causas con acciones correctivas y cumplir con las fechas establecidas en el cronograma de actividades.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA O ESPINA DE PESCADO Con este diagrama vamos a encontrar las diferentes causas que ocasionaron la mala implementación del sistema WMS en Fortipasta.



ANÁLISIS DE LA CAUSA RAIZ AL PROBLEMA FORTIPASTA

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Bajo Nivel De Servicio Por Falta De Manejo De La Herramienta Wms

Causas principales encontradas: MÉTODO: ¿Por qué es el Método el generador del Problema?  El nuevo líder no tiene las bases sobre la implementación del WMS  Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal  Se destina al personal a cargo a hacer otras actividades MATERIALES: ¿Por qué son los Materiales los generadores del problema?  Hay faltantes de productos  Se encontraron productos en buen estado en la zona de obsoletos MEDICIÓN Y CONTROL: ¿Por qué es la Medición la causante del problema?  No se realizan controles de inventario  No se elaboran informes de gestión  No se elabora un inventario total después de la implementación MAQUINARÍA: ¿Por qué es la Maquinaria la que genera el problema?  Inconsistencias en los inventarios que indicaba el sistema  El sistema no dejaba despachar, a pesar que si habían productos  Por medio de GPS se detecto el desvió de carros a otros destinos  Hay varias personas usando el mismo usuario del sistema MANO DE OBRA: ¿Por qué es la Mano de Obra la generadora del problema?  Se cambio al líder del proceso  El nuevo líder no elabora informes de gestión  Los operarios no saben usar el WMS  Falta de apoderamiento por parte de los responsables del procesos  Hubo personal que aprovecho la situación para robar mercancía


MEDIO AMBIENTE: ¿Por qué es el Medio Ambiente el generador del problema?  En los Palets no estaban los productos que indicaba el sistema  Ocupación del espacio de bodega al 95%

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Para poder hacer unas mediciones acerca del problema nos vamos a centrar en 6 criterios básicos de los cuales nos podemos orientar.

1. ¿Es un factor que nos lleva al problema? ¿Es Factor? 2. Esto, ¿ocasiona directamente el problema? ¿Causa Directa? 3. Si esto es eliminado, ¿se corregirá el problema? ¿Solución Directa? 4. ¿Se puede plantear una solución factible? ¿Solución Factible? 5. ¿Se puede medir si la solución funcionó? ¿Es Medible? 6. ¿La solución es de bajo costo? ¿Bajo Costo? Donde establecemos una escala de calificación/peso para los criterios. Se calificara con Valores de 1 a 3. 1. Poco Probable. - 2. Probable - 3. Muy Probable ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN Desarrollamos la siguiente tabla con las posibles soluciones a las causas de los problemas, y para la tercera entrega del trabajo se hará la evaluación de cuáles son las más importantes en la solución factible.



GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍZ Como vemos en el análisis de las causas existen tres parámetros muy importantes, que posiblemente afecto en gran manera la implementación del WMS, después de haber debatido y llegado a las calificaciones de las causas notamos que hay 5 con calificación total de 14, hay otras 2 con calificación de 15 y una y la más importante dentro de nuestro análisis con 16 puntos totales en su calificación. Con calificación de 14 encontramos los siguientes:     

Se encuentran productos en buen estado en la zona de obsoletos No se elabora un inventario total después de la implementación Se cambio al líder del proceso El nuevo líder no elabora informes de gestión Falta de apoderamiento por parte de los responsables del procesos

Con calificación de 15, vemos los siguientes  

No se realizan controles de inventario Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal

Y con 16 puntos, queda como máximo causal del problema: 

No se elaboran informes de gestión

Quedando muy claro que por falta de elaboración de informes y control del proceso ocurrieron los problemas que ocasionaron el problema de implementación y bajaron el nivel de servicio. Sobre este caso, los máximos responsables del problema ocurrido en la empresa Fortipasta fueron los directivos, ya que no fue liderado por el Gerente de Logística Francisco Valenzuela, sino solo por el Coordinador de Almacenamiento y Distribución Alberto Lozano y encontraron los desfalcos y robos, con complicidad de Camilo Sarmiento (supervisor de bodega), Roberto Andrade (bodega de producto terminado), Daniel Castillo (ejecutivo de servicio al cliente - Cali) y 8 Auxiliares Administrativos y a los cuales se les cancela el contrato el día 04 de enero de 2007.


CONCLUSIONES

Como resultado de la investigación se hallaron los factores que llevaron a que el proyecto no cumpliera sus expectativas. La falta de experiencia. La carencia de experiencia tanto en la administración de empresas, como en la actividad que se ha de desarrollar comporta un elevadísimo riesgo. Carecer de experiencia constituye en sí la base fundamental de todas las demás causas que llevan al fracaso. Es necesario volver a subrayar el hecho de que no basta con contar con experiencia en materia de negocios, además es necesario contar con experiencia en el ramo en particular a la cual se dedique. Falta de enfoque. La ausencia o escaso nivel de enfoque constituye uno de las principales causas de fracasos. Querer serlo todo para todos es algo insostenible en el tiempo. Ello está motivado en la incapacidad de atender eficaz y eficientemente todos los rubros y clientes, debido a no contar ni con los recursos humanos, ni materiales, ni diligénciales para atenderlos de manera óptima. Generalmente ésta falta de enfoque lleva entre otras cosas a un mal manejo de inventarios, donde se acumulan artículos de baja rotación que aparte de reducir los niveles de rentabilidad, quitan liquidez a la empresa. Mal manejo de inventarios. Relacionado al punto anterior, como así también a la carencia de información relevante y oportuna, lleva a la empresa a acumular insumos y productos finales, o artículos de reventa en una cantidad y proporción superior a la necesaria. Este punto se relaciona también muy directamente con los altos niveles de desperdicios y despilfarros. No contar con buenos sistemas de información. La información inexacta, poco confiable y fuera de tiempo, llevará a no adoptar las medidas precautorias a tiempo, además de dar lugar a pésimas tomas de decisiones. Este es un aspecto fundamental a la hora tanto de evaluar el control interno, como el control de gestión y presupuestario. Fallas en los controles internos. Las falencias en los controles internos es fundamental tanto a la hora de evitar los fraudes internos, como externos. Una importante cantidad de empresas quiebran todos los años producto de los fraudes. Este es un punto vinculado directamente con las falencias en materia de seguridad. Mala selección de personal. No elegir al personal apropiado para el desarrollo de las diversas tareas que se ejecutan en la empresa, ya sea por carencia de experiencia, aptitudes, actitudes o carencias de orden moral pueden acarrear pérdidas por defraudaciones, pérdidas de clientes por mala atención, e incrementos en los costos por improductividades, aparte de poder llegar a generar problemas internos con el resto del personal o directivos por motivos disciplinarios.


RECOMENDACIONES 1. Implementar evaluaciones de desempeño, las cuales permitan evaluar, cumplimiento de planificación estratégica (misión, política, visión, objetivos) competencias laborales, formación y desarrollo del recurso humano con el fin de mejorar continuamente el desempeño integro de los colaboradores. Además es una herramienta que permite medir el rendimiento del personal, para que así la Gerencia determine si se cumplen o no las expectativas, soportando la planificación de Gestión Humana con respecto a Plan de Capacitación y necesidades reales presentadas en la Organización, impactando positiva y directamente entre desempeño y productividad empresarial. 2. Planear un Plan de capacitación de acuerdo a las necesidades reales presentadas en la Organización con el fin de brindar soportes, en los puestos de trabajo asignados, buscando mejorar la eficiencia y rentabilidad con respecto a las metas empresariales, de acuerdo a los cambios y necesidades que se tengan en la mejora de los procesos, además este debe ir acompañado por evaluaciones de la eficacia. 3. Estructurar los perfiles de cada cargo, sus funciones y responsabilidades, dejando muy en claro la estructura organizacional y autoridad en la organización. 4. Estandarizar un formato como Informe de Gestión para cada área de trabajo, el cual defina: Indicadores de Gestión, Acciones Correctivas, preventivas y de mejora, Producto No Conforme (análisis de desempeño global y planes de acción), Control de Equipos (verificaciones, calibraciones, etc.), Cliente (Quejas, reclamos), Cambios (tecnológicos, cargos, responsabilidades, infraestructura, documentos) Capacitaciones, Proveedores/subcontratistas, Planificación y Mejora. Este informe debe documentarse mensualmente, para que al momento de la consolidación y revisión por parte de la Gerencia se tomen decisiones integras de procesos; además dejar muy en claro en las fichas técnicas de cada cargo, cual es la responsabilidad con respecto a este informe, llámese: diseño, registro, seguimiento, verificación o evaluación.

FORTIPASTA PROYECTO GRUPAL

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