Desarrollo Proyecto Grupal - Solución Al Caso Fortipasta Tercera Entrega (1)

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria P!it"cnic Granc!#$ian

PROYECTO SOLUCIÓN AL CASO FORTIPASTA

ALUMNOS: NATALIA CRISTINA CAMACHO MERCHAN CÓDIGO 1511980194 MILENA ACERO ACERO NUÑEZ CÓDIGO 1521982284 SANDRA PATRICIA SALCEDO VANEGAS CÓDIGO 152198229 !HON EDISSON ZAPATA CARVA!AL CÓDIGO 1511981"8 CARLOS ANDRES UM#ARILA RAMIREZ CÓDIGO 151198025" CESAR ANDRES GALEANO RAMOS CÓDIGO 15219800"5 SERGIO SE#ASTIAN HERRERA RUIZ 1521981"9" ALVARO OR#ES CÓDIGO 15119815"9

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLIT$CNICO GRANCOLOM#IANO GESTIÓN DEL TRANSPORTE Y DISTRI#UCIÓN

TUTOR !ESSICA MARCELA MUÑOZ LU%UE

#OGOT&

201"


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Contenido

1' INTRODUCCIÓN.........................................................................................................3 2' O#!ETIVOS..................................................................................................................4 2'1' O#!ETIVO GENERAL.........................................................................................4 2'2' O#!ETIVOS ESPECIFICOS...............................................................................4 ' !USTIFICACIÓN..........................................................................................................5 4' METODOLOG(A PROPUESTA.................................................................................6 4'1' )AREHAUSE MANAGEMENT SYSTEM *)MS+..........................................6 4'2' ,POR%UE FALLO )AREHAUSE MANAGEMENT SYSTEM-...................7 5' ALTERNATIVAS DE SOLUCI.N..............................................................................9 5'1' IMPLEMENTACION Y E!ECUCION DE )MS..............................................9 "' CRITERIOS DE EVALUACION DE ALTERNATIVAS.........................................12 /' RECOMENDACIÓN GENERAL.............................................................................13 8' CONCLUSIONES.......................................................................................................13 9' RECOMENDACIONES.............................................................................................14 #3676..........................................................................................................................15


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1' INTRODUCCIÓN El presente proyecto pretende formular o proponer la mejor metodología para corregir las fallas causadas en la operacin de la !odega por el mal manejo y las m"ltiples falencias en la implementacin de la #erramienta $%& '$are#ause %anagement &ystem( en la empresa )ortipasta. )ortipasta decide implementar la #erramienta $%&. *urante este proceso se presentan +arios incon+enientes entre los cuales se pueden destacar la negati+a de la gerencia de contratar personal adicional, el cam!io de líder del proyecto 'positrones( por una persona con menos e-periencia y ue de!ía simult/neamente responder por otras funciones, no se #ace el correcto seguimiento en las diferentes etapas del proyecto por parte de la gerencia de logística, infle-i!ilidad para asignar recursos adicionales, no se incluye una persona ue ya #u!iera participado en implementaciones de $%& y finalmente no se incluye un grupo de soporte a usuarios finales ue se encarguen de reentrenamiento y capacitaciones adicionales durante la operacin diaria. 0uego de la implementacin de $%& se empiean a presentar inconsistencias entre facturacin  despac#os, productos no encontrados, pedidos no entregados por supuestos productos agotados, entre otros. Esto genera una disminucin en la producti+idad de la !odega de 15 a 1 oneladasdía, en ese momento se +e la necesidad de tomar medidas al respecto.  partir de la informacin suministrada so!re el caso se propondr/ la metodología para encontrar diferentes alternati+as de solucin, e+aluarlas y decidir cu/l es la m/s adecuada para, a partir de esta, realiar una o +arias recomendaciones para e+itar ue se siga presentando la situacin pro!lemica


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2' O#!ETIVOS 2'1' O#!ETIVO GENERAL *esarrollar alternati+as ue permitan dar solucin a la pro!lem/tica ue #a generado la mala gestin al implementar la #erramienta $%&, ya ue esto gener una gran desorganiacin en el interior de la empresa en especial en las /reas de almacenamiento e in+entario por las fallas ue no fueron corregidas en cada una de las etapas.

2'2' O#!ETIVOS ESPECIFICOS 1. E-plorar y conocer el sistema $%& y las diferentes pro!lem/ticas ue c auso su implementacin en cada /rea. 2. naliar las causas y los efectos del uso del sistema $%& y las mencionadas pro!lem/ticas. 3. E-plicar un plan de implementacin ue permita su!sanar las falencias ue se presentaron al inicio de la &alida en +i+o. 4. redecir planes de contingencia ante situaciones ue afecten el desarrollo de la operacin. 5. 8ealiar capacitacin a todo el personal ue participa en los procesos so!re el uso ptimo de $%&, pero especialmente al personal de las /reas de almacenamiento e in+entario.


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' !USTIFICACIÓN Con este tra!ajo planeamos estudiar, identificar y e-plorar la importancia ue #ay en el caso fortipasta, para iniciar realiaremos un an/lisis de la informacin y un diagnostico utiliando #erramientas como la espina de pescado para identificar los causas y pro!lemas de la implementacin del proyecto 'positrones(, de acuerdo al an/lisis y diagnsticos realiados se tomaran decisiones pre+enti+as o correcti+as frente a los pro!lemas logísticos, presentados por la incorrecta implementacin de positrones lo ue gener una pro!lem/tica en el almacenamiento e in+entario, en los ni+eles de ser+icio e ineficiencia en la operacin, de igual manera poder dar recomendaciones y #allar una solucin adecuada a la pro!lem/tica en mencin, uestro proyecto plantea mejoras en los procesos de in+entario y de almacenamiento tanto de materias primas como de producto terminado, para ele+ar los índices de aceptacin por parte de los clientes y adem/s tener +entajas como la facilidad a la #ora de informar a produccin o cliente lo ue se tiene, despac#ar ordenes urgentes, disminucin de ro!os, facilidad para cumplir plaos de entrega, claridad en la materia prima disponi!le para la fa!ricacin de productos y lo m/s importante garantiar al cliente un !uen ser+icio y credi!ilidad a la #ora de negociar. am!i:n se analiara una parte fundamental como lo es la capacitacin de los empleados so!re la nue+a tecnología aduirida por la empresa, teniendo en cuenta ue si conocen el uso adecuado de la #erramienta #a!r/ mayor fluide en el proceso, esta capacitacin de!e ser sin importar el ni+el jer/ruico pero en especial al personal directamente in+olucrado en la puesta en marc#a del sistema y su compro!acin de funcionamiento por procesos, es primordial ue los empleados se in+olucren y m/s ue una capacitacin sea un entrenamiento para mostrarles la necesidad del cam!io, las +entajas ue +an a !rindar en sus tareas diarias y crearles un sentido de pertenencia dentro de la empresa.


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4' METODOLOG(A PROPUESTA 4'1'

)AREHAUSE MANAGEMENT SYSTEM *)MS+

Consideramos ue la mejor forma de solucionar los incon+enientes presentados a ni+el de !odega en )ortipasta es darle solucin a las fallas en la implementacin de $%&. Conocido como sistema de gestin de almacenes, es un soft;are ue permite gestionar u!icaciones de productos '&<=( para esto se integra adem/s elementos destinados a la gestin de la documentacin de e-pedicin, tal como etiuetado, integracin autom/tica de datos físicos de la e-pedicin peso y +olumen. dem/s los mo+imientos generales referentes a la produccin, recurso #umano y planta física. l ser un producto ue trata un /m!ito muy especialiado, normalmente es un pauete departamental ue se enlaa con el resto de la gestin empresarial o planeamiento de recursos empresariales 'E8(, ya ue los mdulos de gestin de almacenes de los E8 est/ndar normalmente no cumplen todas las funcionalidades reueridas o carecen de las interfaces adecuadas !ien sea para el manejo de elementos de identificacin autom/tica 'cdigos de !arras, radiofrecuencia( o de manutencin autom/ticas 'transe le+adores rotati+os, torres de e-traccin, caminos de rodillos, etc.(. E-isten mecanismos de optimiacin uno dedicado a optimiar el espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestin de u!icaciones y otro destinado a optimiar los mo+imientos o flujos de material, !ien sean :stos realiados por m/u inas o por personas. dem/s, puede integrar mecanismos de Cross doc>ing, 'sistema de distri!ucin en el cual la mercadería reci!ida por un depsito o centro de distri!ucin no es almacenada, sino preparada inmediatamente para su pr-imo en+ío. Es decir, ue la mercadería no #ace stoc> ni ning"n otro tipo de almacenaje intermedio. Cross doc>ing es utiliado para tratar auellos casos en los ue el material pasa por el almac:n tan slo para el proceso de distri!ucin, con lo ue no se almacena, sino ue simplemente se distri!uye, traslad/ndose el material de los muelles de entrada del almac:n a los de salida, asignando autom/ticamente el material reci!ido de los pro+eedores a los pedidos de los clientes. En algunos casos integra adem/s elementos destinados a la gestin de la documentacin de e-pedicin, tal como etiuetado, integracin autom/tica de datos físicos de la e-pedicin peso y +olumen.


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0as características principales con las ue cuenta este tipo de #erramienta son? @estionar mo+imientos de materiales tanto de producto terminado como de primeras materias, material de en+ase y repuestos, rdenes de recepcin y mercancías. or su fle-i!ilidad se adapta a cualuier sector y dispone de un mdulo para el control de n"meros de serie, lotes y fec#as de caducidad, Adentificacin y control de mercancía por m"ltiples cdigos de !arras. @estiona totalmente la traa!ilidad de todo el proceso producti+o yo de distri!ucin y las fec#as de caducidad. &u gestin se puede dirigir a ni+eles macro con la finalidad de enlaar mo+imientos de distintas onas de almacenaje, diferentes /reas de la empresa e incluso diferentes sedes operati+as. ermite planificar, gestionar y ejecutar rutas para la demanda de la mercancía. @estin y u!icacin autom/tica de la mercancía guiada por demanda. &istema a+anado y optimiado de preparacin de pedidos utiliando e-cedentes de la produccin. '&istema logistico de rgentina, s.f.(

4'2' ,POR%UE FALLO )AREHAUSE MANAGEMENT SYSTEME-isten +ariedad de factores ue desencadenaron el fracaso de $%& en fortipasta? 0a )alta de planeacin en el proceso de implementacin del sistema $%&, siempre es necesario esta!lecer un organigrama adecuado. El personal de fortipasta no era conocedor del nue+o soft;are, y no tomaron las precauciones necesarias para planificar la ejecucin del proyecto, ca!e anotar ue un proyecto consta de diferentes etapas. )ortipasta tenía clara la finalidad del proyecto, sa!ían ue el nue+o sistema $%& les permitiría #acer una mejor distri!ucin de su producto terminado, sus o!jeti+os esta!an claros tam!i:n, de!ían cumplir con su metas propuestas sin gastar m/s, adem/s sa!ían ue tenían un gran recurso #umano, personal idneo para cumplir a ca!alidad cada una de sus tareas. =na luc#a constante contra el tiempo fue la principal pro!lem/tica, no #u!o tiempo prudente para realiar el informe actual de la !odega, lo cual es indispensa!le para parametriar el nu e+o soft;are.


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*urante el proceso de implementacin de $%& no se realiaron e+aluaciones peridicas, este es uno de los errores m/s significati+os, para fortipasta era necesario tener todo !ajo control ya ue la puesta en marc#a de $%& se #aría en situaciones reales, no #a!ía tiempo para simulacros en lo planeado por gerencia. El recurso #umano encargado de la ejecucin del proyecto en fortipasta era personal idneo, conta!an con e-periencia, conocían el funcionamiento de la planta y sa!ía el reto ue tenían, pero el agra+ante es ue ellos no esta!an encargados solamente de optimiar la ejecucin del proyecto, adem/s tenían ue cumplir sus la!ores cotidianas. 0a falta de tiempo para indagar y a+aluar cada etapa del proceso los direcciono a un fracaso primario. E-isti e-ceso de confiana por parte de los líderes del proyecto y tam!i:n por parte de la gerencia, acord:monos ue $%& es soft;are ue gestiona por si solo la u!icacin y mo+imiento de las materiales o en este caso del producto terminado de fortipasta. o e-isti un empalme adecuado con los otros departamentos de la compaBía. En principio se crey ue el pro!lema radica!a en los ni+eles de produccin pero al indagar se pudo e+idenciar ue se esta!a +alidando los índices de distri!ucin con una !ase de datos ue se podía manipular '&(. *e esta manera se gener una mala parametriacin de $%& lo cual esta!a ocasionando +ariedad de pro!lemas tales como ro!os, comercialiacin clandestina y el m/s e+idente almacenamiento incorrecto de producto ue ya tenía ue estar distri!uido al consumidor final. El de!er ser para el personal de fortipasta es ue una +e listo para parametriase $%& se realiara un in+entario físico, compararlo con &. =na +e realiado este paralelo entre lo +irtual y lo real se procede a arrancar $%& con +alores reales. Como se menciona!a anteriormente era necesario optimiar tiempos de entrega de cada etapa del proyecto, así mismo e+aluar cada una de ellas y al final generar prue!as específicas del funcionamiento de $%& esto con el fin de diagnosticar posi!les fallas y e+itar así p:rdidas econmicas para la compaBía. or "ltimo y no menos importante es o!ligatoria la capacitacin del personal o recurso #umano ue +a a estar in+olucrad directamente con la manipulacin del sistema. Este personal de!e estar en capacidad de afrontar cualuier dificultad, entrenar a nue+os integrantes de sus /reas y tam!i:n de!en tener la capacidad generar una retroalimentacin puntual del funcionamiento de $%&, esta misma de!e ser programada por el líder de /rea.


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5' ALTERNATIVAS DE SOLUCI.N 5'1' IMPLEMENTACION Y E!ECUCION DE )MS


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Es para fortipasta indispensa!le implementar un sistema de control +era y co#erente ue permita garantiar mejoras continuas '$%&(. ara la planta de produccin u!icada en la ciudad de Cali 'Colom!ia( representaría mayores costos seguir tra!ajando un m:todo con+encional como lo es '&( recordemos ue para esta sede se triplico la demanda, a#ora est/ encargada de la produccin y despac#os a er", oli+ia y Ecuador. ara la implementacin y puesta en marc#a de este nue+o proyecto es indispensa!le entender, socialiar y delegar funciones de la siguiente manera ara el caso fortipasta siempre fue indispensa!le contar con un auditor interno para todo el proceso de implementacin y puesta en marc#a de '$%&(, la presencia de na 0ucia 8odrígue #a!ría permitido ue se cumpliera a ca!alidad con los siguientes criterios? •

•

•

E+aluacin o diagnstico para cada una de las etapas, implementacin y puesta en marc#a de '$%&( Capacitar y calificar al recurso #umano in+olucrado en cada etapa del proceso produccin, almacenamiento, distri!ucin y facturacin para garantiar la co#erencia en los datos arrojados por '$%&( y así su !uen funcionamiento. Esta!lecer sistema de control peridico para el in+entario físico, e-istiría un paralelo con lo +irtual, esto con la finalidad de #acer confia!le a '$%&( '%inisterio de salud eru, s.f.( 'DA, s.f.(

 continuacin se desglosan y e-plican detalladamente las alternati+as propuestas. 8EC=8&D =%D?

1. Amplementar capacitacin a todos los ni+eles de la compaBía 2. Amplementar una metodología denominada Foli+alenciaG a partir de la capacitacin de todo el personal de planta y super+isores ue inter+ienen en el proceso 3. 8e+isar los perfiles del personal operati+o y super+isin. D!jeti+o? Ancenti+ar al personal ue demuestre competencia en cada uno de los cargos asignados por medio de la poli+alencia Esta metodología se aplica y se di+ulga por medio de la gerencia +isi!le en todas las /reas de la compaBía Ejemplo? ersonal tipo 1? reci!e capacitacin


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ersonal tipo 2? ejecuta la la!or en su puesto con acompaBamiento ersonal tipo 3? ejecuta la la!or en su tra!ajo sin acompaBamiento ersonal tipo 4? Entrena a personal tipo 1 so!re las acti+idades a realiar El personal tipo  de!e reconocerse incenti+os seg"n la metodología aplicada D0AH0ECA, con esto se logra el sentido de pertenencia #acia la compaBía. =&ECA *E A)D8%E&

Esta!lecer reuniones diarias y semanales así? 1. @rupos primarios? diarios. En estas reuniones se de!en presentar de manera Finformal, todas las acti+idades realiadas el día anterior no+edades, anomalías, cam!ios, informacin oportuna, resultados de producti+idad, etc. reuniones de apro-imadamente 1 #ora 2. @rupos gerenciales? semanales. En estas reuniones de presentan las conclusiones del estado tanto producti+o, administrati+o. uede realiarse por +ideoconferencia.

"' CRITERIOS DE EVALUACION DE ALTERNATIVAS


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=na +e identificados las fallas, se propone u tiliar indicadores de gestin para determinar la eficiencia de las alternati+as propuestas.

INDICAD OR

DESCRIPCI ÓN

O#!ETIVO

&e de!e dar capacitacin I eficiente y personas efecti+a al capacitada personal s so!re la total implementac empleados in de $%& %antener &e realiaran controlado el I reuniones proceso de reuniones peridicas de implementac realiadas las ue cada in de $%& 8euniones /rea para poder programad presentara tomar as informe medidas oportunas

Cantidad de personas Capacitaci capacitadas n recurso en #umano en implementaci $%& n y manejo de $%&

resentaci n de informes

FORMU LA

'AnstituciJn uni+ersitaria de En+igado, s.f.(

PERIODICID AD DE MEDICION

%ensual

%ensual yo trimestral 'dependiendo del /rea encargada(


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/'


RECOMENDACIÓN GENERAL

l momento de realiar un macro proyecto, se de!e tener en cuenta y en permanente o!ser+acin aspectos ue la planeacin estrat:gica #aya definido, tener claro ue se uiere lograr y si los o!jeti+os son reales y alcana!les, siempre se de!e realiar un an/lisis de la situacin de la empresaK pues allí se identifican las fortaleas, de!ilidades y oportunidades ue se podrían presentar durante el desarrollo del proyecto, de la correcta identificacin de lo anterior se puede definir el recurso, financiero, #umano y físico para así apro+ec#ar al m/-imo y #acer un correcto uso de los mismos, estas son +aria!les críticas por lo mismo de!en estar plenamente +isualiadas. odos estos aspectos ser/n necesarios para ue cuando ocurra una anomalía dentro del desarrollo, se tenga control ante la situacin y no se +ea reflejado en fec#as posteriores, lo cual puede generar p:rdidas econmicas a la empresa, un adecuado seguimiento y recuento de lecciones aprendidas de cada etapa nos ayudara a encontrar deficiencias y seg"n el caso redefinir el rum!o del proyecto para no cometer falencias a futuro.

8' CONCLUSIONES •

&e reorden el organigrama incluyendo personal idneo y con la e-periencia necesaria para dar a conocer y poner en marc#a el sistema $%&.

•

&e definieron cuales fueron y en u: puntos o /reas del proceso se presentaron las pro!lem/ticas ue ocasionaron el fracaso inicial del sistema $%&.

•

&e lleg a la conclusin de retomar y restructurar el sistema $%& como la mejor alternati+a para solucionar los incon+enientes de almac:n de la compaBía, es un sistema ue puede ser muy eficiente implementado correctamente.

•

&e crea un cronograma de Luntas y reuniones m/s estricto para ue no #aya p:rdida de informacin y se #aga la correspondiente retro alimentacin a la gerencia, esto permite identificar dificultades yo incon+enientes a tiempo para darles solucin oportuna.


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9' RECOMENDACIONES •

Ma sa!emos ue $%& es una #erramienta ue permite unificar los procesos de logística, almacenamiento y transporte. or tal moti+o es indispensa!le ue e-ista co#esin con otras /reas de la compaBía como son produccin u operaciones, adem/s facturacin y co!ros. Estas /reas son +itales, porue #acen parte del procesamiento de los pedidos, así fortipasta cumple a ca!alidad sus entregas al consumidor final y genera las ganancias propuestas.

•

&iempre ser/ fundamental garantiar la capacitacin del recurso #umano. El !uen funcionamiento y fluide de los procesos en este caso tecnolgicos dependen directamente del manejo ue se d:, por parte del personal encargado de suministrarle la informacin, tener en cuenta ue la prioridad no es una fec#a de entrega, sino el !uen funcionamiento del sistema, de allí la importancia de los simulacros y su e+aluacin.

•

ara delegar funciones es necesario pensar no solamente las aptitudes del personal, tam!i:n es indispensa!le tener en cuenta su capacidad o carga la!oral, el personal seleccionado para implementar o desarrollar un proyecto de tal magnitud como lo es $%& de!e disponer de casi el 1N del tiempo para tra!ajar en el proyecto. ara el caso fortipasta las cuatro etapas de implementacin de $%& de!ieron estar enca!eadas por personal ue se dedicara estrictamente a ellas, dejando de lado otras funciones de la empresa.

•

signar presupuesto para la contratacin de los empleados ue #ar/n el reemplao del personal ue se #ar/ cargo de la implementacin, así como para la adecuada capacitacin de todo el personal de la empresa y la realiacin de simulacros.

•

&olicitar acompaBamiento de la empresa pro+eedora del soft;are durante todo el proceso de implementacin en )ortipasta.

•

8ealiar un diagnstico final ue determine si la implementacin del sistema ';ms( entre en funcionamiento en un 1N.

•

cumplir con los cronogramas y planes de ejecucin esta!lecidos ue se cuente con el respaldo logístico y econmico de la gerencia y el compromiso del personal in+olucrado.


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* olítica so!re proyeccin la!oral Comunicacin interna inadecuada o e-iste sinergia entre /reas )alta de programas de capacitacin integral a sus cola!oradores An+entarios cíclicos Carencia de e+aluacin de resultados Ane-istencia de un proceso selecti+o integral del personal )alta de liderago o #ay implementacin de un programa de mejora continua Anadecuado clima la!oral

D ratados de li!re comercio E-pansin a nue+os mercados An+ersin en procesos, #erramientas y formacin ue+os canales de mar>eting Anno+aciones tecnolgicas ecnología +erde E-pansin econmica mundial El producto es atracti+o en el mercado

) %ayor capacidad instalada en la línea de alimentos en latam =!icacin geogr/fica estrat:gica Euipos de "ltima tecnología


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Capacidad de a!astecimiento &osteni!ilidad y liderago 8ed de distri!ucin asentada 7 plantas con e-celente t#roug#put y flujo de caja %odelo de in+entario ma>e to stoc> 0ogística internacional coplamiento entre sistemas de recoleccin de datos e informacin so!re los productos terminados Capacidad y tendencia a la inno+acin

 articipantes potenciales ue+os competidores roductos sustitutos oder de negociacin de los clientes oder de negociacin de los pro+eedores


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#3676 @rancolom!iano, . 's.f.(. Campus virtual EPIC ILUMNO. 8ecuperado el 16 de %ayo de 216, de #ttp?campus+irtual.poligran.edu.coOrPaulaQ AnstituciJn uni+ersitaria de En+igado. 's.f.(. D!tenido de #ttp?es.slides#are.netA=E&istema@estionAntegralindicadoresRdeRgestinR31SS323 %inisterio de salud eru. 's.f.(. Diagrama causa-efecto. 8ecuperado el 2 de 6 de 216, de #ttp?;;;.minsa.go!.pedgspo!ser+atoriodocumentos#erramientas*iagramaCa usaEfecto.pdf DA. 's.f.(. Elaborar las memorias sobre normas internacionales del trabajo. 8ecuperado el 2 de 6 de 216, de #ttp?managingRilsR reporting.itcilo.orges#erramientasanalisisRdeRcausaRraiRelRdiagramaRdeRespinaR deRpescado istema logistico de !rgentina. 's.f.(. 8ecuperado el 31 de 5 de 216, de #ttps?;;;.sistemaTlogistico.com.ar

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