Ac A c t a de d e Con Co n s t i t u c i ó n del Pro Proyecto yecto Bóxer Café-Bar Fecha: 24/05/2016
Integrantes: Domínguez Hernández Jair Ludeña Aliaga Paola Muñoz Luy Xiomara Morán Miguel Karen
Tabla de contenido Información del Proyecto ...................................................................................................................... 3 Datos ............................................................................................................................................................. 3
3 Patrocinador / Patrocinadores .................................................................................................................. 3 Propósito y Justificación del Proyecto ............................................................................................ 3 Descripción del Proyecto y Entregables ........................................................................................ 5 Requerimientos de alto nivel ............................................................................................................... Requerimientos del producto ..................................................................................................................... 5
5 Requerimientos del proyecto .................................................................................................................... 5 Objetivos .......................................................................................................................................................
Premisas y Restricciones ..................................................................................................................... 6 Riesgos iniciales de alto nivel ............................................................................................................. 6 Cronograma de hitos principales ...................................................................................................... 7 7 Presupuesto estimado ........................................................................................................................... 8 Lista de Interesados (stakeholders) ................................................................................................ 8 Requisitos de aprobación del proyecto ..........................................................................................
Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ....................................................8 Gerente de Proyecto ................................................................................................................................... 8
8 Niveles de autoridad .................................................................................................................................. 9 Personal y recursos preasignados ................................................................................................... 9 Aprobaciones ..............................................................................................................................................
Información del Proyecto Datos Empresa / Organización Proyecto Fecha de preparación Cliente Patrocinador principal Gerente de Proyecto
PerMex S.A de S.V Bóxer Café-Bar 03/06/2016 Bares de Barranquilla ® Paola Ludeña Aliaga Jair Domínguez Hernández
Patrocin ador / Patrocinadores Nombre Paola Ludeña Xiomara Muñoz
Cargo Gerente General Gerente
Departamento / División Presidencia Ampliación
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Presidencia Presidencia
Propósito y Justificación del Proyecto De acuerdo a las políticas empresariales se realiza este proyecto con el fin de cumplir con la extensión y creación de nuevos negocios descrito en dichas políticas. Con el propósito de crear un lugar nuevo e innovador que no esté ya establecido en la ciudad y siguiendo modelos de negocios de otros países.
Descripción del Proyecto y Entregables Este bar tendrá la peculiaridad de que está dirigido principalmente al mercado femenino ya que serán atendidas por meseros en ropa interior y con buen físico. Dando como resultado un bar que llama la atención y proponiendo así un modelo de negocios sustentable.
MATRIZ DE DIVISIÓN DEL TRAB AJO Nombre del paquete de trabajo: GERENCIA DEL PROYECTO Código: 1.1 Objetivo del paquete de trabajo: Determinar el alcance del proyecto, tiempos y distribución del personal así como controlar la respectiva realización del proyecto. Descripción del trabajo a realizar: Dentro de este entregable se planeará, organizará y controlará la ejecución de este proyecto. Restricciones y asunciones: Se consideraron el Tiempo y el presupuesto invertidos en este proyecto.
Costo estimado: Requerimientos de calidad: Cumplimiento de las NORMAS ISO 9000 y 9001 Criterios de aceptación : S/30 000.00 *Aceptación por el 80% de los inversionistas. *La veracidad verificable del proyecto. Información acordada: Entrega del proyecto en 3 meses.
Nombre d el paquete de tr abajo: DISEÑO
Código: 1.2 Objetivo del paquete de trabajo: Analizar los factores para la correcta distribución de planta y las condiciones para un diseño de instalaciones eléctricas y saneamiento adecuado Descripción del trabajo a realizar: Dentro de este entregable se verificará la correcta instalación eléctrica y de saneamiento, posterior a una supervisión minuciosa del diseño de planta y correcta distribución de áreas.
Restricciones y asunciones: Consideramos las normatividades y los requerimientos del cliente. Costo estimado: S/.3000-S/.4000 Requerimientos de calidad: Cumplimiento de las NORMAS ISO 9000 y 9001 Criterios de aceptación: El 90% de los inversionistas deberá de estar de acuerdo para su ejecución. Información acordada: Entrega del proyecto en 1 mes y 15 días.
Nombre del paquete de trabajo: LEGALIDADES Código: 1.3 Objetivo del paquete de trabajo: Que todos los documentos y actos legales estén en orden y forma.
Descripción del trabajo a realizar: Las legalidades regionales como las generales sean cumplidas en tiempo para el arranque del proyecto. Se investigaran los requerimientos legales del lugar donde se planea realizar el proyecto así como las normas que se deben cumplir para realización de este tipo de proyectos. Restricciones y asunciones: Contratiempos en trámites legales, condiciones legales que limiten el proyecto, días feriados, vacaciones.
Costo estimado: S/700.00 Requerimientos de calidad: Cumplir con concepto sanitario, certificado de seguridad y certificado de Sayco & Acinpro . Criterios de aceptación: Que el 100% de los requerimientos legales necesarios estén cubiertos.
Información acordada: Flexibilidad en plazo de tiempo. Nombre del paquete de trab ajo: CONSTRUCCIÓN Código: 1.4 Objetivo del paquete de trabajo: Equipamiento e instalación del mobiliario completo, construcción de las instalaciones eléctricas y sanitarias y áreas de acuerdo al diseño. Descripción del trabajo a realizar: El actual entregable garantizará la correcta instalación de los diversos equipos audiovisuales, división de áreas e instalaciones tanto eléctricas como sanitarias basándose estrictamente al entregable del paquete Diseño. Restricciones y asunciones: Contratiempos en la compra del mobiliario y su instalación, normativas y requerimientos que detengan de alguna manera las instalaciones ya mencionadas.
Costo estimado: S/75 000.00
Requerimientos de calidad: Cumplimiento NOM-001-SEDE-2012,en cuanto a instalaciones eléctricas y la Norma IS.10 en cuanto a las sanitarias. Criterios de aceptación: Que el 100% de los requerimientos normativos sean correctamente cumplidos. Además que equipamiento e instalación del mobiliario siga al diseño planteado. Información acordada: Entrega de este en 1 mes.
Nombre del paquete de trabajo: IMPLEMENTACIÓN Código: 1.5 Objetivo del paquete de trabajo: Realizar la implementación integral del café-bar, teniendo en cuenta el reclutamiento y capacitación del personal, de igual forma desarrollar pruebas de arranque, con las cuales podríamos determinar la conclusión del proyecto y el éxito de este. Descripción del trabajo: Dentro de este entregable se realizara en primera instancia el reclutamiento del personal, ya sea el de atención al cliente, bartenders, barítonos y demás personal. Restricc iones y asunciones: Tiempo, escasos recursos tanto profesionales como monetarios, cambios en el sueldo mínimo vital, poco conocimiento en procesos de reclutamiento y puesta en marcha en este tipo de proyectos. Costo estimado: S/10 000.00 Requerimientos de calidad: Cumplimiento con las especificaciones del proyecto mencionadas en el diseño, generar la experiencia deseada en la prueba de arranque. Criterio de aceptación: Encuesta de satisfacción a los inversionistas, lo cual deberá tener un 95% de aceptación en cuanto al personal y a la experiencia. Información acordada: realizar por lo menos dos pruebas de arranque una con los inversionistas y administrativos, la otra con personas de la localidad (posibles clientas)
Requerimientos de alto nivel Requerimientos del proyecto 1. Se autoriza al gerente del proyecto para que en cualquier momento solicite al patrocinador cualquier documento que sea vital para el desarrollo del proyecto, por su parte el patrocinador se compromete a hacer entrega del mismo a la mayor brevedad posible con el fin de no impactar el desarrollo del proyecto mismo. 2. Se autoriza al gerente del proyecto la disposición del presupuesto previsto para el proyecto, el cual debe ser de uso exclusivo para su realización. 3. Gestionar el proyecto en el plazo determinado, a fin de evitar sobrecostos y aplazamiento de la inauguración. 4. Cumplir las políticas corporativas para la contratación de proveedores, los cuales estarán encargados de la construcción y la remodelación de ciertas partes de la obra. 5. Verificar y asegurar que el proyecto esté acorde a las legalidades necesarias para su funcionamiento. 6. Garantizar la entrega integral del proyecto, con las especificaciones requeridas en construcción, personal y equipamiento.
Objetivos Objetivo
Indicador de éxito
Alcance Cumplir con la elaboración de los siguientes Aprobación de todos los entregables: Gerencia del Proyecto, Diseño del entregables por parte del proyecto, Legalidades, Construcción, Implementación. equipo interno y del patrocinador Aceptación de los posibles comensales
Cronogr ama (Tiempo)
Prueba de arranque, aprobación del patrocinador
Cumplir con el cronograma de construcción e implementación del proyecto
No exceder la fecha límite de entrega del proyecto
Costo Cumplir con el presupuesto asignado al proyecto
No exceder el presupuesto del proyecto
Calidad Cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en la ingeniería de detalle
Contar con la aprobación de los especialistas.
Contar con el personal adecuado y calificado
Aprobación de los patrocinadores en las pruebas de arranque
Objetivo
Indicador de éxito
Otros
Premisas y Restricciones
Contratiempo en tramites legales, condiciones legales que limiten el proyecto. Normativas y requerimiento del patrocinador de los posibles clientes. Posibles contratiempos e la compra de materiales. Mobiliario y su instalacion. Corto tiempo, escasos recursos tanto profesionales como monetarios. Cambios en el sueldo minimo vital. Poco conocimiento en procesos de reclutamiento y puesta en marcha de este tipo de proyectos.
Riesgos iniciales de alto ni vel No arrancar en los tiempos contemplados No contar con las autorizaciones respectivas Ejecutar los proyectos de manera equivocada No cumplir en tiempo y forma las actividades proyectadas No contar con el patrocinio, presupuesto y la inversión esperada a largo plazo
Cronograma de hitos principales Hito
Fecha tope
Inicio del Proyecto contratos Gestión del proyecto Curso de gestion de proyectos Informes Fin del proyecto
25/05/2016 10/06/2016 16/062016 2/07/2016 10/07/2016 144/07/2016
Presupuesto estimado $ 100 000 000.00 COP
Lista de Interesados (stakeholders) Nombre Jair Domiguez Paola Ludeña Aliaga Xiomara Muñoz luy Karen Moran Miguel
Cargo Gerente General Jefe de Ventas Jefe de logística Jefe Recuros Humanos
Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Administrativo Negocios y marketing Logística Administrativo
Requisitos de aprobación del proyecto El acta de entrega del proyecto debe estar firmada por el Gerente General de la Compañía Auspiciadora y desarrolladora del proyecto; así mismo contar con las validaciones y aprobación del área de Administración e Implementación de ésta misma. A su vez, se debe contar con ciertos informes, a fin de comunicar cualquier tipo de acción a las instancias regulatorias como: SUNAT (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria), INDECOPI (Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectua), OSIPTEL (Organismo Supervisor de Inversión Privada en Telecomunicaciones), entre otros.
Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad Gerente de Proyecto Nombre Jair Dominguéz
Cargo Ingeniero Industrial
Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Gerencia de Proyecto
Departamento de Administración y Organización del proyecto
Niveles de autoridad Área de autoridad
Descripción del nivel de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)
Creación de grupos de trabajo, según actividades. NIVEL DE AUTORIDAD: (bajo).
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Hará los respectivos pagos, así como la asignación para cada área de trabajo y trabajos que se deban realizar por aparte. Incluidos la implementación del mismo proyecto. NIVEL DE AUTORIDAD: (medio)
Decisiones técnicas
Tendrá a cargo las especificaciones de la plataforma cambios que se deban realizar y manejo y apoyo de personal. NIVEL DE AUTORIDAD: (alto)
Resolución de conflictos
Coordinar el personal para que se haga a cargo de los diferentes causales de los conflictos bien sean de personal o de aplicación. NIVEL DE AUTORIDAD: (medio).
Ruta de escalamiento y limitaciones de Manejo de personal encargado autoridad (coordinadores y gerentes de proyectos) NIVEL DE AUTORIDAD: (medio)
Personal y recursos preasignados Recurso
Departamento / División
Gerente de Proyecto, 2 supervisores 1 Ingeniero 1 Abogado, 1 asistente 1 Ingeniero, 2 supervisores 1 Ingeniero, 2 supervisores 9 computadores, puestos de trabajo, transporte.
Gerencia Diseño Legalidades Construcción Implementación Todo el proyecto
Aprobaciones Patrocinador Patrocinador 1
Patrocinador 2
Patrocinador 3
Patrocinador 4
Fecha
Firma
CURVA DE AVANCE DEL PROYECTO DIAS LABORABLES 0
COSTOS 0
16
5000000
22
15000000
46
55000000
53
90000000
60
100000000
APU Partida Básica conformado por 4 partes 1.- Mano de Obra 2.- Materiales 3. Equipo y Herramienta 4.- Subcontratos
Jornada: Descripcion Recurso
8 h/d Unidad
Rendimiento:
Cuadrilla
Cantidad
Precio
20 botellas/dia Parcial
Mano de Obra Gerente del bar
hh
1
0.4
Seguridad
hh
2
0.8
Bar Tender
hh
2
0.8
Meseros
hh
6
2.4
$ 20,000.00 $ 10,000.00 $ 10,000.00 $ 4,000.00
Materiales lt
20
Sodas
unidades
15
Jugos
lt
20
Hielo
kg
15
$ 3,000.00 $ 400.00 $ 400.00 $ 200.00
Equipos y Herramientas
Vasos/Copas
8000 8000 9600 0
Botellas Bebidas
Mezcladora
8000
60000 6000 8000 3000 0
$ 2 2,000.00 $ 20 500.00
C.U
4000 10000
$124,600.00
Lo que nos indica este análisis es el costo de vender una botella de bebida alcohólica en cocteles, es decir, no por unidad si no en diferentes preparaciones. Este costo nos sirve para poder fijar un precio a los diferentes cocteles y así poder cubrir el costo unitario y empezar a generar ganancias.
RUTA CRÍTICA ACTIVIDAD FECHA DE DESCRIPCIÓN INICIO A 25/05/2016 Planificación de proyecto B 04/06/2016 Organización C 04/06/2016 distribución de planta 10/06/2016 diseño instalaciones elctricas D 13/06/2016 Compras mobiliario E 19/06/2016 Construccion inst. electricas F 19/06/2016 contrucción de areas G 04/07/2016 Instalacion de mobiliario H I 10/06/2016 Reclutamiento 16/06/2016 Capacitación J K 24/06/2016 Pruebas de arranque L 04/06/2016 Tramites legales
DURACIÓN FECHA DE TERMINACIÓN 9
04/06/2016
6
10/06/2016
6
10/06/2016
3
13/06/2016
6
19/06/2016
15
04/07/2016
12
01/07/2016
6
10/07/2016
6
16/06/2016
6
22/06/2016
6
30/06/2016
18
22/06/2016
