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SECCIÓN
G UBERNAMENTAL OPERATIVIDAD GUBERNAMENT GUBERNAMENTAL AL • Planilla de Compensa Compensación ción por Tiempo de Servicios - Primera Parte Parte ................. .................................. .................................. .......................... ......... 67
Operatividad Gubernamental Planilla de Compensación por Tiempo de Servicios - Primera Parte -
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA 1. MÓDULO ADMINISTRATIVO La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto recepciona la Solicitud de Certificación Anual correspondiente al compromiso para el pago de la planilla de compensación por tiempo de servicios del Personal que labora bajo el régimen del Decreto Legislativo Nº 728 Ley de Fomento del Empleo, generado el presente año fiscal 2017. El documento es remitido por la Sub Gerencia de Recursos Humanos de la Gerencia de Administración, para ser incluido en la Programación Programación de Gastos de la Entidad y de esta manera se proceda al pago oportuno de estas obligaciones a través del presente año y de acuerdo a la Ley que modifica el artículo 2 del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo 650, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios Ley Nº 30408 que a la letra dice: “Artículo 2. La compensación por tiempo de servicios se devenga desde el primer mes de iniciado el vínculo laboral; cumplido este requisito toda fracción se computa por treintavos. La compensación por tiempo de servicios se deposita semestralmente en la institución elegida por el trabajador. Efectuado el depósito queda cumplida y pagada la obligación, sin perjuicio de los reintegros que deban efectuarse en caso de depósito insuficiente o que resultare diminuto. Lo establecido en este artículo es de aplicación obligatoria para los trabajadores de la administración pública sujetos al régimen de la actividad privada del Decreto Legislativo 728 y a los servidores civiles que ingresen al nuevo régimen del servicio civil establecido por la Ley 30057, Ley del Servicio Civil”. Para ello se ingresa en el Módulo Administrativo al Sub Módulo Certificación y Compromiso Anual para verificar que se haya efectuado la Certificación Correspondiente; en seguida presentamos una pantalla donde se visualiza la manera como se presenta ello en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF SP.
Luego verificamos que la Certificación se haya generado según requerimiento realizado por la Sub Gerencia de Recursos Humanos con el documento correspondiente, el mismo que incluye las siguientes partidas: - 2.1.1 9. 2 1. Compensación Compensación Por Tiempo Tiempo de Servicios Servicios (CTS) Asimismo, para para generar generar está Certificación Certificación se ha emitido el Memorandum - Nota Nº 404-2017-SUPH, el mismo que efectúa el requerimiento correspondiente para el pago de la Planilla de Compensación Por Tiempo de Servicios, en el presente año fiscal 2017; presentamos una pantalla donde se visualiza la Certificación realizada en el Módulo Administrativo nistrat ivo del SIAF-SP SIAF-SP..
COMPROMISO ANUAL 1. MÓDULO ADMINISTRATIVO La Gerencia de Administración, después de haber recepcionado, por parte de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto el Certificado Presupuestario, indica a la Sub Gerencia de Recursos Humanos, proceda al registro del Compromiso o Compromiso Anual, teniendo en cuenta la fecha de vencimiento de la obligación, según normativa. A continuación continuación procedemos procedemos a ingresa los datos correspondientes en los siguientes cuatro campos: SEGUNDA QUINCENA - MAYO 2017
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SECCIÓN GUBERNAMENTAL a) Certificación: Que muestra la información registrada en la certificación a la que corresponde el Compromiso Anual que se está registrando; b) Compromiso Anual: Allí el usuario seleccionará el Documento, registrará el número y fecha de este, seleccionará el RUC, moneda, Tipo de Cambio y Nota, del Compromiso Anual; c) Clasificador: Allí se visualizará solamente los clasificadores que fueron ingresados en la certificación, además del monto del Compromiso Anual materia de registro; y, d) Meta: Donde se muestra los S Func. Registrados en la Certificación. La columna Saldo Certificación, mostrará el monto pendiente a comprometer. Asimismo, en la siguiente pantalla a la cual se accede mediante el Módulo Administrativo a través del Sub Módulo “Registro” opción Certificación y Compromiso Anual, se puede observar que ya se registró y aprobó la “Certificación” y el “Compromiso Anual”, también, en el lado derecho se halla un recuadro donde se indica el Monto Inicial del Compromiso Anual, el Compromiso Mensual y el Saldo por Comprometer.
Después de haberse registrado la Certificación y el Compromiso Anual en el Módulo Administrativo, como siguiente paso debemos proceder a su contabilización, para ello accedemos mediante el Módulo Contable a través del Sub Módulo “Registro” que muestra dos (2) opciones una denominada “Contabiliza” y la segunda “Notas de Contabilidad”. Contabiliza cuenta con seis (6) sub opciones, entre la que figura: - “Compromiso Anual”, opción con la que trabajaremos a continuación. - “Registros Administrativos” contabilizará las fases del Gasto que incluyen: • Gasto Devengado • Gasto Girado • Gasto Rendido Las fases del Ingreso, que incluyen: • Ingreso Determinado • Ingreso Recaudado. Estas cinco (5) fases con sus diferentes asientos de “Patrimonial”, “Presupuestal” y “De Orden” según sea el caso; 68
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- “Documentos Entregados” Contabilizará los Cheques Girados y Cartas Orden; - “Contabilización del Segundo Asiento Contable del Devengado”, donde se contabilizarán los expedientes que cuentan con autorización de Giro; - “Ingresos A Caja para su Devolución a Favor del TP con T-6”, aquí se contabilizarán los ingresos a Caja en efectivo por reversiones por menor gasto o anulaciones; y, - “Transferencias Financieras Recibidas – Distribuciones” allí se registrarán las transferencias recibidas.
Seleccionar Compromiso Anual
Una vez que se ingresó a la opción “Compromiso Anual, como siguiente paso debemos proceder a su contabilización, para ello activamos el botón “CONTABILIZAR” de la siguiente pantalla y el sistema tomando en cuenta el Tipo de Operación y Documento ingresado, procederá a determinar el asiento contable en Cuentas Presupuestales y de ser el caso en Cuentas de Orden. El sistema por defecto designará las cuentas contables divisionarias por el registro del Compromiso Anual, tanto las que corresponden a la Contabilidad Presupuestal, que para esta Fase del Gasto es el siguiente: - Se carga a la 8301.0101 Presupuesto de Gastos – Recursos Ordinarios - Se abona a la 8401.0101 Asignaciones Comprometidas – Recursos Ordinarios. En lo referente al asiento contable en Cuentas de Orden el documento “234 Dispositivo Legal o Acto Administrativo 1” no genera asiento en Cuentas de Orden, tal como se observa en la pantalla siguiente.
SECCIÓN GUBERNAMENTAL EJECUCIÓN DEL GASTO A. FASE GASTO COMPROMETIDO 1. Registro Administrativo Lo primero que debemos realizar es posicionarnos en la pestañita “Nuevo Registro” para crear un registro en el que se trabajará la Planilla de Compensación por Tiempo de Servicios del primer periodo del año 2017, luego el software nos presentará una nueva pantalla donde debemos proceder a ingresar los datos de la referida planilla, posicionándose automáticamente en el campo “Tipo de Operación”.
a) Exp. Fin. Temporal no se consigna ningún dato b) Modalidad de Compra (NA): No Aplicable por ser Planilla de Compensación por Tiempo de Servicios. c) Tipo de Proceso de Selección: No consigna ninguna clase de datos porque no está inmerso en un proceso de selección de contrataciones. d) Fase Contractual: (P) Pago Total o Pago a Cuenta. Después de haberse generado los datos de la cabecera, en el campo Ciclo se genera automáticamente la “G” de Gasto y luego el cursor se posiciona en el Campo “Fase”, con la tecla F1 tal como se muestra en la pantalla revelará las opciones a elegir, para este caso debemos posicionarnos en “Compromiso”, para luego darle click en la pestañita “Aceptar” y finalmente en el campo “Notas” ingresar una pequeña explicación de la operación que se está realizando. Con la Tecla F 1 aparece el siguiente cuadro de opciones, allí se escoge el “Tipo de Operación”
Click aquí para crear un nuevo Registro Click aquí para que aparezca el recuadro con opciones en Tipo de Operación
Click aquí para insertar opción escogida
El cursor después de haberse posicionado en el campo “Tipo de Operación” y al presionar la tecla F1 aparece el siguiente cuadro donde se escoge entre las opciones que nos presenta la naturaleza de la operación para darle click en la pestañita “Aceptar” para insertar el dato correspondiente, para este caso se trabajará con la opción “ON - Gasto Planillas”, se muestra pantalla de lo indicado
A continuación el software nos muestra un recuadro denominado “Compromisos Anuales por Comprometer – Tipo de Operación ON”, en él se está mostrando seis opciones relacionadas con las operaciones que cuentan con saldo en el Tipo de Operación “ON – Gasto Planillas”, ubicamos la que corresponde al Certificado CA 00000427, para luego darle Click en “Aceptar”. Se muestra pantalla de lo descrito. Insertar aspa aquí para escoger el documento
Con la Tecla F 1 aparece el siguiente cuadro de opciones, allí se escoge el “Tipo de Operación” Click aquí para insertar opción escogida Click aquí para insertar documento escogido
Luego se continúa ingresando los datos de la cabecera algunos son automáticos otros se tendrá que indicar cuál es el que corresponde, presionando la tecla F1 para que nos muestre las opciones, en este caso son automáticos:
Después de aceptar la operación de la pantalla anterior, el sistema proporciona la siguiente vista donde se ingresarán los importes de la Planilla de Compensación por Tiempo de Servicios en la Columna “Monto a Comprometer”, indicando a que partidas presupuestales corresponde, para SEGUNDA QUINCENA - MAYO 2017
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SECCIÓN GUBERNAMENTAL luego proceder a aceptar los datos ingresados, tal como se muestra en la siguiente pantalla.
Insertar aquí los montos según parda presupuestaria
Click aquí para insertar montos de la planilla
- Campo TR - Tipo de Recurso “O” que corresponde a Normal; y, - Campo TC - Tipo de Compromiso el “11” que corresponde a Mes Vigente. d) Clasificador de Gastos, se incluye el correspondiente e) La Meta, que determinara la cadena programática (para este caso son varias metas) f) Finalmente el importe de la planilla de compensación por tiempo de servicios por cada una de las Metas ingresadas. Este Gasto Comprometido se considera ficticio, se realiza para poder insertar las demás fases del gasto y por consiguiente no tendrá incidencia contable, para este caso de Planilla de Compensación Por Tiempo de Servicios.
A continuación el cursor se posiciona en el campo “Código” allí se deberá escoger el “Documento Fuente A” que sustenta el expediente en la Fase del Gasto Comprometido, para ello debemos ayudarnos con la tecla F1, la misma que nos mostrará una gama de documentos relacionados con la operación en esta Fase, en consecuencia procederemos a escoger el documento con el código (234) Dispositivo Legal o Acto Administrativo1, le damos click en la pestañita “Aceptar” para ingresar el documento y continuar registrando los datos correspondientes a este documento fuente como son su número y las fecha de generación y la mejor fecha. B. FASE GASTO DEVENGADO 1. Registro Administrativo Click aquí para insertar el Documento A de la planilla
Luego continuamos generando los demás datos que el software nos pide como son: a) Proveedor, en el que se incluye en Tipo el (9) No consigna número de RUC, por tratarse de Planilla de Compensación por Tiempo de Servicios. b) Fuente de Financiamiento/Rubro: - En Fuente de Financiamiento se incluye el código (1) Recursos Ordinarios - En Rubro se incluye el código (00) Recursos Ordinarios Fuente de Financiamiento con la que la Entidad asumirá esta obligación. c) Modalidad de Pago en el que se consigna los siguientes datos: - Campo TP - Tipo de Pago “E” que corresponde a Efectivo; 70
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En esta Fase del Gasto Devengado al igual que la Fase anterior mantiene los datos incluidos en la cabecera de la vista hasta el campo Fase Contractual, después de generar una nueva Fase, se da click con el mouse en el campo donde se indica en la pantalla siguiente y el sistema nos muestra un recuadro de opciones donde se encuentra “Insertar Fase”, como primera alternativa;
Click aquí para que aparezca el recuadro en el que se incluye “Insertar Fase”
Luego se puede observar que el cursor se posiciona en el Campo “Ciclo” donde se consignará la “G” de Gasto, posteriormente en el campo “Fase” y ayudados con la tecla F1 se consignará la “D” de Devengado, luego de darle click en aceptar, tal como se puede observar en la siguiente pantalla, para luego el software presentarnos una pantalla con un recuadro denominado “Compromisos por Devengar”.
SECCIÓN GUBERNAMENTAL
Click aquí para insertar da “D” de Devengado
Después de estar ubicados en el recuadro denominado “Compromisos por Devengar”, allí identificaremos el importe que está comprometido y que se encuentra pendiente de devengar (puede ser un devengado o varios, según la naturaleza de la operación), debiendo el usuario comprobar esté para luego ponerle un aspa en el recuadro indicado en la siguiente figura para proceder a aceptar la operación. Ingresar un aspa aquí
Darle Click en “Aceptar”
Luego ingresamos los demás datos que el software nos pide como son: a) El Documento A, que para la Fase del Gasto Devengado será el 035 Planilla de CTS, se ingresa de la misma manera como se consignó en el Gasto Comprometido, se registrará también su número y las fecha de generación y mejor fecha. b) Proveedor, en el que se incluye en Tipo el (9) No consigna número de RUC, por tratarse de planilla de pensiones del personal cesante. c) Fuente de Financiamiento/Rubro: - En Fuente de Financiamiento se incluye el código (1) Recursos Ordinarios - En Rubro se incluye el código (00) Recursos Ordinarios Fuente de Financiamiento con la que la Entidad asumirá esta obligación. d) Modalidad de Pago en el que se consigna los siguientes datos: - Campo TP - Tipo de Pago “E” que corresponde a Efectivo; - Campo TR - Tipo de Recurso “O” que corresponde a Normal; y, - Campo TC - Tipo de Compromiso el “11” que corresponde a Mes Vigente. e) El Clasificador de Gastos correspondiente y finalmente las Metas, en el que se incluye también el importe de la planilla de compensación por tiempo de servicios desagregado según Cadena Programática. Se muestra pantalla de cómo es que queda este registro con los datos completos; asimismo, se puede observar que se ha realizado para esta Planilla un Gasto Devengado: - El único por el importe a abonar a cada trabajador del Decreto Legislativo Nº 728 Ley de Fomento del Empleo;
Después se visualizará un recuadro denominado “Generación de Operaciones”, en el se ingresará el importe a devengar desagregado por clasificador presupuestal, (importe neto de la Planilla de Compensación por Tiempo de Servicios, para este caso), luego se le da click en la pestaña “Aceptar”, procediendo el cursor ha posicionarse en el campo del “Documento A – Cod”.
2. Registro Contable Insertar aquí los montos según parda presupuestaria
En estos campos el sistema proporciona automácamente los datos por saldos por devengar por Meta y Clasifcador
Click aquí para insertar montos de la planilla
Una vez aprobado el registro Administrativo, procederemos a contabilizar la Fase del Gasto Devengado, por lo que se debe ingresar a través del Sub Módulo “REGISTRO” a la primera opción Contabiliza - Registros Administrativos, se ingresa el número de Registro SIAF a Contabilizar y el sistema muestra la siguiente pantalla, donde se puede observar el Gastos Devengados realizado previo al depósito a efectuarse en cuentas bancarias autorizadas por el personal del Decreto Legislativo Nº 728 Ley de Fomento del Empleo. SEGUNDA QUINCENA - MAYO 2017
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SECCIÓN GUBERNAMENTAL Debe una con la divisionaria la 2102.030201 Principal y la 5101.090201 Compensación Por Tiempo de Servicios y cuatro (4) cuentas contables a nivel de cuenta de Mayor en el Haber la primera 1202 Cuentas por Cobrar Diversas con cuatro (4) divisionaria referentes a adeudos del personal a descontarse vía planilla de Compensación por Tiempo de Servicios y otros; la 2101 Impuestos, Contribuciones y Otros con cinco (5) divisionarias, la cuenta contable a nivel de mayor 2102 Remuneraciones, Pensiones y Beneficios por Pagar con dos (2) divisionarias y la cuenta contable a nivel de Mayor 2103 Cuentas por Pagar con la divisionaria 2103.990901 Otros, debiendo el usuario determinar cuál de estas cuentas contables divisionarias se deben usar, según la naturaleza de la operación, asignándole luego a cada una de ellas el importe que le correspondería. La siguiente pantalla corresponde a la provisión del Importe de la Planilla Compensación por Tiempo de Servicios del personal del Decreto Legislativo Nº 728 Ley de Fomento del Empleo.
Esta operación en “LISTA DE CUENTAS” (cuenta contable divisionaria), incluye cinco (5) cuentas contables divisionarias, entre las que figuran la: - Cuenta 1202.0803 Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) – Adelanto por Tiempo de Servicios – D.L. 276, esta divisionaria se utilizará cuando se dé un adelanto de la CTS; - Cuenta 2102.030101 Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) – Principal – D.L. 276, cuando se pague la CTS a un trabajador renunciante de este régimen laboral; - Cuenta 2102.030201 Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) – Principal – D.L. 728, por el depósito de la CTS, según dispositivo legal Ley que modifica el artículo 2º del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo 650, Ley de Incidencia Contable en Compensación por Tiempo de Servicios Ley Nº 30408; Patrimonial y Presu- Cuenta 2102.0399 Compensación por Tiempo de Serpuestal vicios (CTS) – Intereses, divisionaria utilizada para el pago de los intereses que genera la CTS, por depósitos fuera del plazo estipulado. - Cuenta 2102.030201 Compensación por Tiempo de A continuación presentamos en esta misma Fase del GasServicios (CTS) – Otros Regímenes, para otros regí- to Devengado una pantalla en la que se puede observar menes laborales diferentes al del Decreto Legislativo la contabilización en Cuentas Presupuestales, asiento que Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de rebajará el saldo contabilizado en la Fase del ComproRemuneraciones del Sector Público y Decreto Legislativo miso Anual. Es decir se carga a la 8401.0101 Asignaciones Comprometidas – Recursos Ordinarios con abono a Nº 728 Ley de Fomento del Empleo. la 8601.0101 Ejecución de Gastos – Recursos Ordinarios, este asiento es el mismo para cada uno de los Gastos Devengados.
El Gasto Devengado correspondiente al importe de la Planilla de Compensación por Tiempo de Servicios, tiene un (1) clasificador presupuestario con incidencia en la Contabilidad Patrimonial y Contabilidad Presupuestal: a) En lo que corresponde a Contabilidad Patrimonial para este clasificador 2 2. 1 9. 2 1 Compensación Por Tiempo de Servicios (CTS), el sistema nos presenta dos (2) cuentas contables a nivel de cuenta de Mayor en el 72
ASESOR EMPRESARIAL
A UTOR : V ALDIVIA D ELGADO , C ÉSAR Contador Público de la U. Católica Santa María; Post-Grado en Auditoría de Gestión y Control Gubernamental en la UNMSM; Miembro del Staff de la Revista Asesor Empresarial.
