BAB 7 KOMUNIKASI ORGANISASI
OBJEKTIF BAB Selepas mempelajari bab ini, anda seharusnya dapat: 1. Menjelaskan defnisi kon konsep komunikasi organisasi. 2. Menerangkan peran eranan an komu komuni nika kasi si dalam lam organisasi. 3. Men Mengen genal pas asti ti ciri-ci -ciri penting dalam komunikasi organisasi.
7.1
PENGENALAN
Komun omunik ikas asii mema memain inka kan n peran eranan an pent pentin ing g dalam alam orga organi nisa sasi si.. Kaki Kakita tang ngan an sese sesebu buah ah orga organi nisa sasi si akan akan berkom berkomuni unikas kasii denga dengan n rakan rakan sekerj sekerja a mereka mereka untuk untuk membincangkan tugasan harian. a!imnya komunikasi yang berlaku dalam organisasi melibatkan pertukaran pertukaran dan dan pros proses es koor koordi dina nasi si makl maklum umat at.. "uga "ugasa san n hari harian an dala dalam m orga organi nisa sasi si dapa dapatt dija dijala lank nkan an deng dengan an e#ek e#ekti ti# # apabila komunikasi organisasi yang berkes kesan dipr diprak akti tikk kkan an.. $amu $amun n begi begitu tu kece keceka kapa pan n sese sesebu buah ah organisasi tidak hanya bergantung kepada kemahiran komunikasi tetapi juga #aktor lain seperti kepimpinan, sistem dan prosedur, teknologi dan budaya yang turut meny menyum umba bang ng kepa kepada da kebe keberk rkes esan anan an pengu enguru rusa san n organisasi. %alam program pendidikan jarak jauh ini anda akan berp berpel elua uang ng menj menjur urus us dala dalam m bida bidang ng komu komuni nika kasi si orga organ nsisa sisasi si.. &pa &pakah kah yang anda nda #aham aham tent tentan ang g komunikasi organisasi'
1(1
7.2
TAKIFAN KOM!NIKA"I OGANI"A"I
)enurut Samsuddin *1++3, komunikasi adalah proses pengiriman, penyebaran, pemindahan dan tindak balas. Selain itu, terdapat takri#an lain oleh oee dan "hill *2((( yang menyatakan komunikasi adalah suatu proses penghantaran dan penerimaan maklumat. Komunikasi menjadi e#ekti# apabila indiidu yang berkomunikasi dapat berkongsi ke#ahaman, merangsang pihak lain dan bertindak balas serta menggalakkan pihak lain terus berfkir. )enurut /reenberg dan aron *2(((, organisasi bermaksud struktur dalam sistem sosial yang mengandungi kumpulan-kumpulan dan indiiduindiidu yang saling bekerjasama untuk mencapai objekti# yang ditetapkan. )anakala menurut Saodah, $arimah dan )ohd 0uso# *2((3, menyatakan organisasi mengandungi kumpulan-kumpulan dan juga indiidu-indiidu yang bekerjasama bagi mencapai matlamat. Komunikasi organisasi membaa maksud satu proses pembentukan dan pertukaran mesej antara jaringan hubungan yang saling bergantungan untuk menangani persekitaran yang saling tidak menentu */oldhaber, 1++3. onrad *1++ pula menyatakan ia adalah satu proses yang menyebabkan indiidu-indiidu saling bertindak balas, membentuk, mengekal dan menguruskan makna melalui tanda-tanda lisan dan simbol dalam keadaan tertentu. Selain itu, )uhd. )ansur *1++4 menyatakan komunikasi organisasi adalah proses pengumpulan maklumat yang tepat oleh ahli-ahli mengenai organisasi dan perubahan yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. erdasarkan pelbagai takri#an yang diberikan oleh sarjana komunikasi dapat disimpulkan bahaa komunikasi organisasi merupakan salah satu cara untuk melihat bagaimana sesuatu kerja diuruskan melalui amalan komunikasi di kalangan kakitangan organisasi yang terlibat secara langsung ataupun tidak langsung dengan organisasi.
1(2
7.#
KOMPONEN KOM!NIKA"I OGANI"A"I
&ntara komponen-komponen penting yang terdapat dalam komunikasi organisasi ialah seperti berikut: 7.#.1 "iste$ Peng%r%san Sistem pengurusan komunikasi organisasi terbahagi kepada tiga pendekatan iaitu klasik, hubungan manusia dan sumber manusia. 5endekatan klasik melihat organisasi sebagai mesin atau alat untuk mencapai sesuatu matlamat khusus. Kakitangan menjalankan tugas mereka adalah berdasarkan arahan pihak atasan dan menyebabkan komunikasi #ormal. 5endekatan hubungan manusia melihat manusia sebagai komponen utama dalam organisasi yang mempunyai perasaan, emosi dan keupayaan untuk mencapai potensi jika dibimbing. 5endekatan hubungan manusia menyebabkan komunikasi yang terbentuk lebih bersi#at tidak #ormal dan amalan komunikasi dua hala dapat dipraktik dengan terbuka. )anakala pendekatan sumber manusia meujudkan gabungan komunikasi #ormal dan tidak #ormal dalam organisasi itu. Ketiga-tiga pendekatan ini haruslah digabungkan untuk menjadikan sistem pengurusan organisasi lebih e#ekti#. 7.#.2 Ikli$ &an B%&a'a Organisasi 6klim dan budaya dalam sesebuah organisasi mempengaruhi komunikasi organisasi secara langsung. 6klim adalah tanggapan mengenai nilai-nilai yang ujud dalam sesuatu organisasi itu. 6klim organisasi sentiasa berubah-ubah dan mempengaruhi tingkah laku kakitangan sesebuah organisasi tersebut. )anakala budaya pula merujuk kepada perkongsian andaian asas yang dipelajari dan diamalkan oleh ahli kumpulan semasa menyelesaikan masalah. &pabila sesuatu budaya itu dipraktikkan berterusan maka semakin sukar untuk diubah. 7.#.# Jaringan K($%nikasi 7aringan komunikasi adalah struktur sosial yang tercipta melalui komunikasi antara indiidu dan 1(3
kumpulan dalam organisasi. 5eranan yang dimainkan oleh indiidu atau kumpulan dalam organisasi membentuk arah aliran maklumat seperti komunikasi ke baah, komunikasi ke atas, komunikasi bersilang dan khabar angin. 7.#.) B%atp%t%san )enurut /renberg dan aron *2(((, buatputusan adalah satu proses membuat keputusan daripada pelbagai alternati# dalam menyelesaikan sesuatu masalah. "erdapat tiga elemen yang membataskan proses komunikasi semasa proses buatputusan iaitu hubungan dalam kumpulan, struktur hierarki dan pertimbangan politik. 7.#.* K(n+ik, K%asa &an P(litik 5eranan komunikasi dalam menguruskan kon8ik, kuasa dan politik begitu penting sekali. Kecekapan sesuatu komunikasi dapat menangani kon8ik yang ujud, malah kuasa dapat digunakan dengan seajarnya dan politik organisasi dapat dielakkan. 7.#.- Kepi$pinan Kepimpinan adalah tindakan atau peranan yang dimainkan oleh seseorang pemimpin dalam membantu ahli organisasi menjayakan sesuatu matlamat *ragan 9 right, 1+++. Keberkesanan sesuatu kepimpinan adalah bergantung kepada si#at kepimpinan yang ditonjolkan oleh seorang ketua dan amalan komunikasi bersama subordinatnya. 7.#.7 Etika K($%nikasi Organisasi ;tika komunikasi organisasi adalah tindakan baik atau buruk organisasi dalam melaksanakan tanggungjaab moral dan keajipannya. 6a dipengaruhi oleh sistem nilai diri, sistem nilai organisasi dan piaai pro#esionalisme organisasi. 7.#. Tekn(l(gi Makl%$at &an K($%nikasi /I0T
1(
6" dalam organisasi membantu meningkatkan produktiiti kerja dan memantapkan sesebuah organisasi sekiranya digunakan secara positi#. 6" yang digunakan dalam sesebuah organisasi memberikan kesan positi# seperti *i
*ii
*iii
*i
)embolehkan lebih banyak maklumat diproses, disimpan, dihantar dan ditapis dengan pantas dan kos yang e#ekti#. )embolehkan maklumat didapati daripada pelbagai sumber dari seluruh negara tanpa sempadan masa. 6nteraksi antara subordinat dan juga pihak pengurusan menjadi lebih mudah dengan penggunaan e-mel. )eningkatkan daya saing setiap organisasi dan arganya.
Kesemua komponen yang dibincangkan saling melengkapi antara satu sama lain dalam memastikan pengurusan komunikasi organisasi berjalan lancar. "OALAN ALAM TEK"
1. &pakah #aedah teknologi maklumat dan komunikasi *6" terhadap komunikasi organisasi' Semak jaapan anda di akhir bab ini. Sila kunjung laman eb: .afrstlook.co m3 yang mengandungi artikel berkaitan dengan teori dan pelbagai pendekatan dalam komunikasi organisasi.
1(?
7.)
PEANAN KOM!NIKA"I OGANI"A"I
)enurut /oldhaber *1++3, peranan asas komunikasi organisasi adalah proses pengarahan agar tindakan kerja dapat dilaksanakan, koordinasi tindakan dapat dicapai, membina persahabatan serta membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi. Keempatempat peranan ini jika dapat dilaksanakan dan dipraktikkan maka akan ujud perkongsian maklumat yang sistematik. Kesan yang akan didapati ialah ia akan meningkatkan prestasi kerja arga organisasi dan secara tidak langsung meningkatkan produktiiti organisasi itu. 7.).1 Pr(ses Pengara3an Agar Tin&akan Kerja ilaksanakan %alam organisasi pihak atasan akan mengarahkan sesuatu aktiiti dan tugas untuk dilaksanakan oleh kakitangan baahan. @leh yang demikian komunikasi memainkan peranan yang penting bagi memastikan setiap arahan ini sampai kepada kakitangan baahan. &rahan yang dikeluarkan ini sama ada ianya berbentuk memo, surat, e-mel dan sebagainya. Komunikasi yang bersesuaian perlu digunakan bagi melancarkan pengarahan yang ingin dilaksanakan agar tidak menimbulkan rasa kurang senang kakitangan baahan semasa menerima arahan tersebut. 7.).2 K((r&inasi Tin&akan apat i4apai Kebanyakan organisasi ditubuhkan adalah bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 7usteru itu proses untuk mencapai keuntungan perlu dikoordinasikan 1(A
meliputi komponen struktur organisasi, aplikasi teknologi, pembangunan sistem dan prosedur, sumber manusia dan budaya organisasi yang ujud dalam organisasi. &pabila kelima-lima komponen ini dapat dikoordinasikan dengan lancar melalui proses komunikasi yang e#ekti# segala maklumat yang perlu disampaikan dapat diterima dengan jelas, tepat, terperinci dan telus. 7.).# Me$5ina Persa3a5atan Komunikasi dalam organisasi bukan semata-mata untuk menjalankan tugas dan aktiiti yang telah ditentukan oleh majikan sahaja tetapi komunikasi juga dibentuk untuk meujudkan jaringan perhubungan antara rakan sekerja dan juga pihak atasan. &pabila ujud jaringan perhubungan yang harmoni di kalangan kakitangan maka suasana tempat kerja lebih aman dan selesa tanpa sebarang kon8ik peribadi. @leh yang demikian, hubungan persahabatan yang ujud ini dapat menimbulkan semangat sepunya antara mereka dan membantu mengukuhkan semangat cintakan organisasi. 7.).) Me$5ent%k asa iper4a'ai &an iteri$a (le3 Organisasi Komunikasi yang berlangsung secara telus dapat menimbulkan rasa dipercayai dan dihargai antara majikan B pekerja. @leh yang demikian, kon8ik, perbalahan kecil, rasa tidak puas hati dapat ditangani dengan baik melalui perbincangan dan interaksi sosial yang harmonis. &pabila ujud perasaan rasa dipercayai, maka secara tidak langsung akan ujud semangat setia kaan dan cintakan organisasi.
"OALAN ALAM TEK"
2. erikan empat peranan komunikasi organisasi menurut /oldhaber *1++3. 1(C
Semak jaapan anda di akhir bab ini.
Sila kunjungi laman eb .communication ideas.com< yang mengandungi pelbagai artikel mengenai komunikasi organisasi, komunikasi korporat, kemahiran komunikasi dan pelbagai panduan pro#esional dalam menjayakan strategi komunikasi.
7.*
KEPENTINGAN KOM!NIKA"I OGANI"A"I
Kepentingan komunikasi organisasi dapat dilihat menerusi tiga aspek iaitu hubungan dalaman organisasi, hubungan dengan pihak luar organisasi dan antara indiidu dalam organisasi. 7.*.1 6%5%ngan ala$an Organisasi Setiap arga organisasi saling berhubungan dan berkomunikasi untuk memenuhi isi, misi dan objekti# yang telah ditetapkan oleh organisasi. 5andangan kedua-dua belah pihak, majikan dan pekerja perlu sentiasa diambil kira dalam merancang sesuatu tugasan. %alam konteks ini komunikasi memainkan peranan penting dalam menjalinkan hubungan baik antara pihak atasan dan pihak baahan. Komunikasi yang telus dan ikhlas akan meujudkan persekitaran hubungan dalaman organisasi yang saling percayamempercayai antara satu sama lain. Situasi kondusi# secara tidak langsung akan dapat meningkatkan prestasi kerja dan produktiiti organisasi tersebut.
1(4
7.*.2 6%5%ngan &engan Pi3ak L%ar Organisasi Komunikasi memainkan peranan penting dalam memastikan hubungan antara agensi kerajaan, publik, pelanggan, pembekal, media dan pelbagai pihak luaran terjalin dengan baik dan berterusan. Sebagai contoh, pihak "elekom )alaysia erhad yang sentiasa membuat iklan berkonsepkan kemanusiaan, menyebarkan risalah tentang promosi yang ditaarkan dan sebagainya kepada pelanggan. Selain berorientasikan keuntungan, hubungan organisasi dengan pihak luar juga adalah atas dasar memenuhi tanggungjaab sosial. 7usteru itu, organisasi perlu menggerakkan aktiiti komunikasi bagi memastikan keujudan organisasi dirasai oleh masyarakat. ontohnya program Karnial "D3 SureEeboh yang berjaya mendekatkan masyarakat dengan pihak pengurusan "D3. 7.*.# 6%5%ngan antara In&ii&% &ala$ Organisasi Komunikasi bukan sahaja penting dalam menyampaikan arahan tugasan tetapi juga penting dalam pembinaan hubungan antara indiidu dalam organisasi. Komunikasi yang terjalin antara indiidu dalam organisasi melibatkan perkongisan maklumat dan perasaan sesama mereka. Sebagai manusia, kita mempunyai kelebihan untuk berkomunikasi dan memberikan pendapat serta berkongsi pandangan dengan orang lain. 7usteru itu, hubungan #ormal dan hubungan sosial antara indiidu dalam organisasi yang seimbang dapat meujudkan suasana kerja tanpa tekanan *stress. Keseronokan dan kepuasan kerja di kalangan indiidu adalah #aktor penting yang perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan organisasi kerana kepuasan kerja dan hubungan akan meningkatkan motiasi indiidu. 7.-
!M!"AN
Kepentingan komunikasi dalam organisasi adalah teras utama dalam memastikan sesebuah organisasi itu berjaya mencapai matlamatnya. Komunikasi yang e#ekti# membolehkan arga organisasi menguruskan 1(+
organisasi dengan lebih cekap dan tersusun. Komunikasi organisasi yang positi# perlu dipupuk, dibaik pulih dari semasa ke semasa agar organisasi itu dapat berkembang maju seiring dengan perkembangan globalisasi. 7usteru itu, kepentingan komunikasi dalam organisasi semakin mendapat perhatian di kalangan syarikat sasta dan organisasi sektor aam. Sehubungan itu, anda akan didedahkan dengan maklumat dan perbincangan yang lebih mendalam tentang bidang Komunikasi @rgansasi apabila mengikuti kursus 5engantar Komunikasi @rganisasi.
"OALAN PENILAIAN KENII
1.
erikan contoh komunikasi organisasi yang berjaya menyelesaikan masalah kon8ik dalaman antara pekerja sesebuah organisasi daripada pengalaman anda sendiri.
2.
agaimana sebuah organisasi dapat mencapai tahap produktiiti yang tinggi dan peningkatan keuntungannya. Semak jaapan anda di akhir modul kursus ini. JA8APAN "OALAN ALAM TEK"
1.
&ntara #aedah teknologi maklumat dan komunikasi dalam komunikasi organisasi ialah *i
*ii
)embolehkan lebih banyak maklumat diproses, disimpan, dihantar dan ditapis dengan pantas dan kos yang e#ekti#. )embolehkan maklumat didapati daripada pelbagai sumber dari seluruh negara tanpa sempadan masa.
11(
*iii
*i 2.
6nteraksi antara subordinat dan juga pihak pengurusan menjadi lebih mudah dengan penggunaan e-mel. )eningkatkan daya saing setiap organisasi dan arganya.
)enurut /oldhaber *1++3 peranan asas komunikasi adalah proses pengarahan agar tindakan kerja dapat dilaksanakan, koordinasi tindakan dapat dicapai, membina persahabatan serta membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi.
111
