E. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MUTU PELAYANAN GIZI
Pengertian
Pengawasan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang mengusahakan agar pekerjaan atau kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana, instruksi, pedoman, standar, peraturan, dan hasil yang telah ditetapkan sebelumnya agar mencapai tujuan yang diharapkan (PGRS, 2013). Pengawasan bertujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana dan kebijakan yang ditetapkan dapat mencapai sasaran yang dikehendaki (PGRS, 2013).
Pengawasan memberikan dampak positif berupa:
Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidak tertiban
Mencegah terulang kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban
Mencari cara yang lebih baik atau membina yang lebih baik untuk mencapai tujuan dan melaksanakan tugas organisasi
b. Pengendalian
Pengendalian merupakan bentuk atau bahan untuk melakukan pembetulan atau perbaikan pelaksanaan yang terjadi sesuai dengan arah yang ditetapkan.Pengawasan dan pengendalian bertujuan agar semua kegiatan-kegiatan dapat tercapai secara berdayaguna dan berhasilguna.Dilaksanakan sesuai dengan rencana, pembagian tugas, rumusan kerja, pedoman pelaksanaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku (PGRS, 2013). Pengawasan dan pengendalian (Wasdal) merupakan unsur penting yang harus dilakukan dalam proses manajemen. Fungsi manajemen :
Mengarahkan kegiatan yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan
Identifikasi penyimpangan
Dapat dicapai hasil yang efisien dan efektif
Evaluasi/penilaian
Evaluasi merupakan salah satu implementasi fungsi manajemen yang bertujuan untuk menilai pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana dan kebijaksanaan yang disusun sehingga dapat mencapai sasaran yang dikehendaki (PGRS, 2013). Pengawasan dan pengendalian mutu merupakan suatu kegiatan dalam mengawasi dan mengendalikan mutu untuk menjamin hasil yang diharapkan sesuai dengan standar. Strategi Pengawasan dan pengendalian berupa pemantauan dan pengendalian melalui proses-proses atau teknikteknik statistik untuk memelihara mutu produk yang telah ditetapkan sebelumnya. Metode-metode yang sering digunakan dalam pengawasan dan pengendalian mutu adalah, menilai mutu akhir, evaluasi terhadap output, kontrol mutu, monitoring terhadap kegiatan sehari-hari. Pada dasarnya terdapat 4 langkah yang dapat dilakukan dalam pengawasan dan pengendalian mutu pelayanan, yaitu :
Penyusunan standar, baik standar biaya, standar performance mutu, standar kualitas keamanan produk, dsb
Penilaian kesesuaian, yaitu membandingkan dari produk yang dihasilkan atau pelayanan yang ditawarkan terhadap standar tersebut
Melakukan koreksi bila diperlukan, yaitu dengan mengoreksi penyebab dan faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan
Perencanaan peningkatan mutu, yaitu membangun upaya-upaya yang berkelanjutan untuk memperbaiki standar yang ada
Bentuk Pengawasan dan Pengendalian RSUD Cibinong
Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dan pelaporan adalah serangkaian kegiatan pengumpulan data dan pengolahan data kegiatan pelayanan gizi rumah sakit dalam jangka waktu tertentu, untuk menghasilkan bahan bagi penilaian kegiatan pelayanan gizi rumah sakit maupun untuk pengambilan keputusan.Pencatatan ini dilakukan pada setiap langkah kegiatan yang dilakukan.Pelaporan dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan rumah sakit (PGRS, 2006).Pencatatan dilakukan pada setiap langkah kegiatan yang dilakukan, sedangkan pelaporan dilakukan berkala sesuai kebutuhan Instalasi Gizi dan Rumah Sakit. Pencatatan dan pelaporan dilakukan melalui dua jaringan komputer, yaitu Jaringan Komputer Rumah Sakit (JKRS) dan jaringan komputer intern Instalasi Gizi. Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan dengan Jaringan Komputer Rumah Sakit adalah untuk bahan makanan kering, bahan makanan basah dan jasa konsultasi gizi.
Pencatatan dan Pelaporan yang rutin dilakukan oleh koordinator administrasi khususnya di unit urusan keuangan, pencatatan, evaluasi dan pelaporan Instalasi Gizi RSUD Cibinong antara lain :
Laporan Produksi Makanan (berdasarkan jumlah pasien dan pegawai yang dilayani)
Laporan Penerimaan BM kering
Laporan Penerimaan BM basah
Laporan Pengeluaran BM kering
Laporan Pengeluaran BM basah
Laporan Stock BM kering
Laporan Stock BM basah
Laporan Usulan
Laporan Gas
Laporan Gizi buruk
Laporan Alat Kebersihan
Laporan Cakupan Asuhan Gizi Pasien Rawat Inap
Laporan Pelayanan Asuhan Gizi Pasien Rawat Jalan
Laporan Penyuluhan Indikator berdasakan Jenis Diet Pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan
Pengawasan pada instalasi gizi RSUD Cibinong telah dilakukan mulai dari tahap pemesanan bahan makanan kering dan basah. Pada tahan pemesanan bagian produksi dan distribusi melakukan pendataan awal untuk merancang rencana pengadaan bahan makanan untuk tahun depan sebelum diajukan pada pihak selanjutnya sebelumnya rancangan tersebut akan didiskusikan dengan kepala Instalasi Gizi dan ahli gizi RSUD Cibinong, pada tahap ini pengawasan telah dilakukan. Untuk perencanaan bahan makanan kering dan basah dilakukan setiap tahun.
Pengawasan selanjutnya dilakukan saat tahap pemerimaan, pada tahap ini karyawan bagian penerimaan akan melakukan pengecekan bahan yang diterima dengan standar spesifikasi yang telah ditetapkan. Jika ada bahan yang tidak memenuhi spesifikasi maka akan masuk dalam tindakan pengendalian mutu bahan makanan seperti pengembalian atau pemesanan ulang sesuai spesifikasi yang telah ditetapkan. Setiap kegiatan penerimanan bahan makanan kering dan basah selalu ada formulir penerimaan yang telah dilengkapi dengan spesifikasi bahan makanan.
Pengawasan dan pengendalian mutu juga dilakukan saat proses pengolahan bahan makanan. Pengawasan dilakukan oleh ahli gizi dengan cara mengamati setiap proses pengolahan jika ada yang tidak sesuai maka akan dikoreksi dan diperbaiki. Pada setiap alur penyelenggaraan makanan akan dilakukan proses pengawasan dan pengendalian mutu, setiap ada kesalahan maka akan dilakukan koreksi dan perbaikan. Dalam proses pengawasan dan pengendalian mutu memerlukan protap dalam proses tersebut seperti menetapkan peraturan pemberian makanan ada Standar OperasionalProsedur (SOP) yang menjadi pegangan dan standar oleh petugas instalasi gizi dalam alur penyelenggaraan makanan yang di mulai dari penerimaan sampai makanan tersebut di distribusikan ke pasien. Dalam proses pengendalian mutu ada tahap evaluasi SOP yang telah diterapkan. Untuk menjaga mutu makanan yang diprosuksi di instalasi gizi makan petugas instalasi gizi telah membuat standar menu, standar resep, standar porsi, standar bumbu dan siklus menu 10 hari. Tindakan pengawasan dan pengendalian mutu juga sangat berperan saat proses pemorsian, dalam proses tersebut telah disediakan formulir pemesanan makanan atau formulir pemesanan diit pasien yang dibuat dalam bentuk daftar kemudian akan diisi sesuai diit pasien dan formulir ini diisi oleh ahli gizi ruangan yang bertugas. Selain itu juga ada kertas diit yang diiisi saat akan pemorsian label diit tersebut sudah disiapkan berisi identitas pasien, jenis diit dan bentuk makanan pasien. Tindakan pengawasaan dan pengendalian mutu selanjutnya yang dilakukan untuk para petugas instalasi gizi adalah pengecekan kesehatan berkala sebanyak 2 kali setahun.
Pelaksanaan SOP personal higiene dan sanitasi tidak hanya diterapkan pada petugas distribusi tapi oleh seluruh petugas instalasi gizi. Setiap pelaksanaan alur penyelenggaraan makanan akan diawasi. Upaya memperlancar pengendalian mutu didalam instalasi gizi RSUD Cibinong telah disediakan : washtafel dan alat kebersihan, alat pelindung diri, kamar mandi, ruang istirahat dan ganti pakaian dan loker untuk petugas instalasi gizi RSUD Cibinong. Teknik yang telah diterapkan untuk pengendalian mutu dan juga untuk menghindari kontaminasi silang pada bahan makanan maka di instalasi gizi menerapkan sistem satu hari satu celemek. Selainitu, untuk pengendalian mutu petugas pendistribusian juga harus memenuhi SOP yang berlaku.Petugas yang tidak memakai celemek dalam memproduksi makanan akan ditegur oleh ahli gizi yang ada di instalasi gizi.
Alat lain yang digunakan dalam pengawasan dan pengendalian mutu adalah formulir spesifikasi bahan makanan, wrapping plastic,trolleydengan tirai, chiller dan freezer, meja dan timbangan penerimaan, alat-alat produksi untuk pengolahan, alat-alat pemorsian (bain marrieuntuk menjaga suhu dan mutu makanan)dan ruang khusus pencucian alat makan pasien. Untuk pengawasan dan pengendalian mutu pada alat makan maka telah dilakukan uji usap pada alat–alat makan.
Pengawasan dan pengendalian mutu juga dilakukan pada ruangan penerimaan, penyimpanan dan produksi. Dengan adanya pest control yang dilakukan sebanyak 2 kali dalam sebulan dan pemberian bubuk pencegah hama diruangan seperti penerimaan dan gudang penyimpanan.
Tahap akhir setelah dilakukan pengawasan dan pengendalian mutu adalah evaluasi/ penilaian yang dilakukan oleh petugas instalasi gizi. Penilaian yang dilakukan merupakan salah satu upaya pengendalian mutu pelayanan gizi. Evaluasi yang berkenaan dengan penjamah makanan atau petugas instalasi gizi dilakukan dalam rapat bersama dengan petugas instalasi gizi sekali dalam sebulan namun jika ada kejadian mendadak atau ada saran yang harus didiskusikan maka akan dilakukan rapat atau pertemuan mendadak.
Secara keseluruhan untuk pengawasan dan pengendalian mutu instalasi gizi RSUD Cibinong sudah baik. Pengembalian bahan makanan dengan mutu yang rusak atau tidak sesuai dengan spesifikasi akan dikembalikan kepada rekanan dan meminta untuk diganti sesuai dengan spesifikasi bahan makanan tersebut. Saat proses penerimaan pengawasan dan pencatatan selalu dilakukan oleh petugas atau ahli gizi. Diskusi mendadak dilakukan apabila terdapat saran perbaikan atau kejadian mendadak. Terdapat perbaikan diit untuk pasien yang mendapat diit kurang tepat dan terdapat pengecekan ulang saat kertas diit selesai diisi. Saat pendistribusian terdapat kertas daftar makanan pasien agar saat pembagian pasien mendapatkan diit yang tepat.
Pengendalian mutu dan pengawasan pada alat makan, penjamah makanan, air dan lingkungan telah dilakukan dengan menggunakan uji usap alat untuk alat makan, untuk penjamah makanan mengunakan pemeriksaan kesehatan dua kali setahun dan uji usap dubur, untuk air yang ada diruangaan gizi menggunakan uji kualiatas air dan adanya pest control sebanyak dua kali sebulan dengan tujuan mengendalikan dan mengawasi mutu bahan makanan dan hasil proses produksi dari instalasi gizi. Terdapat pencegahan hama dengan cara memberikan racun bubuk diruangan tertentu seperti ruang penerimaan dan gudang penyimpanan.
