2.1 Manajemen Penyelenggaraan Rumah Sakit Keberhasilan penyelenggaraan makanan dipengaruhi oleh penerapan prinsip manajemen yang baik. Prinsip manajemen yang paling utama adalah menetapkan terlebih dahulu strategi berupa dana, daya, peralatan, dan kesempatan yang tersedia harus digunakan secara tepat dan berhasil guna berdasarkan kondisi yang ada. Menurut Moehyi (1992) strategi yang dimaksud dapat digambarkan dalam bentuk bagan berikut: Bagan 2.1 Strategi Manajemen Penyelenggaraan makanan MASUKAN
PROSES
(INPUT)
KELUARAN (OUTPUT)
Pengawasan
1. Tenaga 2. Pengetahuan dan keterampilan 3. Material 4. Peralatan 5. Dana 6. Informasi
1. Perencanaan pelayanan makanan 2. Penyiapan makanan (pengadaan bahan, pengolahan memasak,dsb) 3.Penyelenggaraan pelayanan untuk konsumen
1. Makanan yang bermutu 2. Pelayanan yang baik 3. Keuntungan yang memadai
Pengendalian
Penyelenggaraan rumah sakit memiliki standar masukan (input) berupa biaya, tenaga, sarana dan prasarana (termasuk peralatan di dalamnya) dan metoda. Standar proses berupa penyusunan anggaran belanja bahan makanan, perencanaan menu, perencanaan kebutuhan bahan makanan, pembelian bahan makanan, penerimaan dan penyimpanan bahan makanan, persiapan bahan makanan, pengolahan makanan, dan pendistribusian makanan. Standar keluaran (output) berupa mutu makanan dan kepuasan pasien (DepKes, 2003). Dalam manajemen ini diperlukan pengorganisasian, menurut DepKes (2007) organisasi dalam penyelenggaraan makanan adalah kelompok kegiatan
serta tugas dan fungsi masing-masing unit kerja yang ada dalam organisasi itu serta hubungan kerja antara masing-masing unit kerja. Oleh karena itu penyelanggaraan makanan diperlukan pengorganisasian yang baik guna mendapatkan hasil yang memuaskan. Organisasi pada penyelenggaraan rumah sakit di instalasi gizi rumah sakit terdapat unit kerja konsultasi dan penyuluhan gizi rumah sakit. Hal ini disebabkan pada pelayanan gizi rumah sakit tercakup empat aspek fungsional. a. Aspek administrasi mencakup pengelolaan biaya dan material. b. Aspek terapeutik sesuai dengan fungsi makanan dalam penyembuhan penyakit. c. Aspek edukatif berhubungan dengan pembentukan perilaku makan orang sakit. d. Aspek pengembangan dan penelitian untuk menyempurnakan fungsi pelayanan makanan. Menteri Kesehatan R.I. No. 13/Menkes/IV/78 sebagaimana terlihat pada bagan : Bagan 2.2 Struktur Organisasi Instalasi Gizi Rumah Sakit di Indonesia (Surkep. Menkes. R.I No. 13/4/1987) Pimpinan instalasi gizi
Unit tata usaha
Administrasi Umum
Unit Perencanaan & Pengadaan
Perencanaan dan Laporan
Unit Pengolahan dan Distribusi
Perlengkapan
Unit konsultasi dan Penyuluhan
Sumber : Penyelenggaraan Makanan Institusi dan Jasa Boga Tahun 1992
Perbekalan
Unit penelitian dan Pengembangan
2.2 Bentuk Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit Menurut Depkes RI tahun 2007 dalam buku pedoman sistem penyelenggaran makanan Rumah Sakit bentuk penyelenggaraan makanan dibedakan menjadi tiga, yaitu : 1. Swakelola Makanan dimasak sendiri sekaligus melayani distribusi makanan kepada konsumen. Dan Penyelenggaraan makanan merupakan tanggung jawab penuh instalasi gizi dalam pelaksanaan kegiatan mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi.
2. Out-Sourching Makanan tidak disiapkan dan tidak dimasak sendiri, tetapi menyerahkan kepada usaha jasa boga untuk memasok makanan yang diperlukan. Penyelenggaraan makanan bentuk ini dilaksanakan dengan bantuan perusahaan jasa boga atau catering. Out-sourching dibedakan menjadi dua kategori yaitu semi out-sourching dan full out-sourching.
3. Sistem kombinasi Sistem kombinasi merupakan perpaduan antara swakelola dan outsourching dipilih sebagai upaya memaksimalkan sumber daya yang ada dengan segala keterbatasannya dimana sebagian jenis makanan dikelola oleh pihak jasaboga atau catering. Bisa berdasarkan kelas rawatnya, karena ada dua system pengelolaan, maka sebaiknya pencatatan dan pelaporan setiap
system
dipisahkan
agar
memudahkan
pengawasan
dan
pengendaliannya.
2.3 Sumber Daya Manusia dalam Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit Tenaga merupakan salah satu sumber daya penting karena menjadi kunci dalam keberhasilan kegiatan penyelenggraan di rumah sakit. Berbagai fungsi dan keberhasilan kegiatan penyelenggaraan rumah sakit meliputi fungsi perencanaan, dan penentuan kebutuhan staff (staffing), rekuitmen,
seleksi, pengembangan dan pembinaan karir, penilaian kinerja serta sistem imbal jasa (Depkes RI, 2007). Jenis tenaga kerja yang diperlukan dalam penyelenggaraan makanan, pada umumnya dibagi menjadi tiga kelompok yaitu: a. Kelompok tenaga pengelola, yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan, dan pengendalian. b. Kelompok tenaga pelaksana, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan produksi makanan dan distribusi makanan kepada konsumen. c. Kelompok pembantu tenaga pelaksana, tidak mempunyai tanggung jawab khusus hanya membantu tenaga pelaksana dalam menyelesaikantugas sepert: membersihkan bahan makanan, mengiris, memotong dan pekerjaan lainnya.
2.3.1 Kualifikasi Tenaga Gizi Dalam Penyelenggaraan Rumah Sakit Tenaga yang diperlukan dalam kegiatan meliputi tenaga profesi gizi, tenaga profesi non-gizi serta tenaga pelaksanan teknis. Tenaga profesi gizi dibutuhkan untuk memastikan kualitas pelayanan gizi yang diberikan kepada konsumen, antara lain semua permintaan dan modifikasi diet dapat dipenuhi, semua makanan (diet dan non-diet) dapat diproduksi sesuai kebutuhan pasien. Sedangkan, tenaga profesi non gizi dan tenaga pelaksana teknis dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelayan gizi kepada konsumen, misalnya makanan dapat diberikan sesuai ketentuan yang berlaku (peraturan pemberian makanan), kepuasan konsumen terhadap makanan yang diberikan, makanan dapat diproduksi dan disajikan sesuai dengan keinginan konsumen. Tenaga profesi gizi adalah tenaga dengan latar belakang pendidikan gizi (D1 gizi dan D4 gizi) serta S1/S2 gizi yang berpengalaman di bidang penyelenggaraan makanan. Tenaga profesi non-gizi adalah tenaga profesi lain yang dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan penyelenggaraan makanan seperti akuntan, perhotelan, administrasi, teknik, dsb. Sedangankan tenaga pelaksanan teknis meliputi tenaga dengan latar belakang pendidikan tataboga (SMKK), SMA/SMP, dsb.
Berdasarkan kualifkasi tenaga tersebut, maka peran dan fungsi setiap kualifikasi tenaga sesuai tanggung jawabnya meliputi: 1. Kepala unit penyelenggaraan makanan Penanggung jawab umum organisasi dalam penyelenggaran makanan di rumah sakit, yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit dengan berdasarkan ketentuan dan peraturan kepegawaian yang berlaku. Tugas dan fungsi kepala unit penyelenggaran makanan, meliputi: a. Menyusun perencanaan penyelenggaraan makanan b. Menyusun rencana evaluasi penyelenggaraan makanan. c. Melakukan pengawsan dan pengendalian penyelenggaraan makanan. d. Melakukan pengembangan-pengembangan dalam penyelenggaraan makanan. 2. Supervisor Bertugas mengawasi dan mengendalikan proses penyelenggaran makanan di rumah sakit mulai dari perencanaan sampai dengan pendistribusian makanan. 3. Pelaksana Petugas gizi yang berperan sebagai juru masak, perbekalan, pranata komputer dan ketatausahaan.
2.3.2 Staffing Penentuan jenis dan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanankan suatu kegiatan. Penetuan tenaga ini dimulai dengan mengidentifikasi dan menentukan kegiatan atau pekerjaan yang akan dilakukan, mengidentifikasi keahlian atau skill yang diperlukan sesuai dengan kegiatan atau pekerjaan tersebut, kemudian menjabarkannya dalam spesifikasi dan uraian tugas.
2.3.3 Penetuan Kebutuhan Tenaga Tenaga profesi gizi dibutuhkan untuk memastikan kualitas pelayanan gizi yang diberikan kepada konsumen, antara lain semua permintaan dan modifikasi diet dapat dipenuhi, semua makanan (diet dan non diet) dapat
diproduksi sesuai kebutuhan pasien. Sedangkan tenaga profesi non gizi dan tenaga pelaksana teknis dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelayanan gizi kepada konsumen, misalnya makanan dapat diberikan sesuai ketentuan yang berlaku (peraturan pemberian makana), kepuasan konsumen terhadap makanan yang diberikan, makanan dapat di produksi dan disajikan sesuai keinginan konsumen. Faktor-faktor yang mempengaruhi pembobotan dalam perhitungan kebutuhan tenaga pada penyelenggaraan makanan institusi : 1. Jumlah dan jenis porsi yang dilayani 2. Jumlah dan macam menu yang diselenggarakan 3. Jumlah hari pelayan makanan 4. Jumlah dan macam peralatan yang tersedia 5. Sarana fisik dan prasarana yang tersedia 6. Jumlah, jenis dan kualitas bahan makanan yang digunakan 7. Sistem produksi makanan yang digunakan 8. Sistem distribusi/ penyajian makanannya Dalam menghitung kebutuhan tenaga dalam penyelenggaraan makan, diperlukan beberapa penyesuaian, antara lain : a) Penyesuaian hari libur atau cuti b) Produktifitas Pada dasarnya tidak mungkin mengharapkan tenaga yang ada dalam keadaan produktif 100%. Beberapa penelitian menghasilkan data produktifitas
antara
50-60%.
Maka
untuk
perhitungan
dapat
menggunakan standar produktif 75-80%, sehingga tenaga perlu dikalikan 1,25 (untuk 75%) atau 1,33 (untuk 80%). c) Pola kedatangan pasien, contoh : 1. Bulan puasa, BOR lebih rendah dibandingkan bulan lain 2. Hari senin, OSB (Orang Sakit Baru) lebih banyak dibanding hari lain 3. Jam distribusi baik jam makan maupun jam selingan merupakan waktu puncak instalasi gizi.
4. Dengan standar menu : service excellent maka rumah sakit membutuhkan pelayan tambahan yang perlu dimasukkan dalam perhitungan tenaga. 5. Memperhatikan trend pelayanan. d) Training Need Analisis Untuk memperoleh tenaga yang sesuai standar kompetensi yang ditetapkan, perlu dibuat training need analisis. Sehingga dalam menghitung kebutuhan tenaga perlu memperhatikan prespektif 3-5 tahun (DepKes, 2007). Beberapa metode perhitungan ketenagaan menurut Depkes RI (2004) dalam pedoman penyusunan rencana SDM (Sumber Daya Manusia) kesehatan rumah sakit, yaitu: 1. Berdasarakan rasio tempat tidur pasien, contoh : a) SK Menkes no 363/Menkes/Per/VII/1979 tentang perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan perbandingan antara jumlah tempat tidur yang tersedia di kelas rumah sakit tertentu dengan kategori tenaga tertentu. b) Standar kebutuhan tenaga minimal dasar perhitungannya adalah standar pelayanan dan upaya pelayanan. 2. Indicator Staffing Needs (ISN) Dalam
metode
ini
kebutuhan
jumlah
tenaga
dihitung
berdasarkan jenis kegiatan dan volume pelayanannya. Tiap unit harus dapat memproyeksikan kegiatan atau keluaran apa yang akan dihasilkan
pada
masa
mendatang
untuk
kemudian
dapat
memproyeksikan kebutuhan tenaganya. Rumus ISN adalah : Kebutuhan tenaga = beban kerja dalam 1 tahun x bobot Kapasitas kerja tenaga /tahun Kelebihan dari metode ini adalah perhitungan dibedakan atas jenis tenaga yang ada sesuai dengan bobot serta beban kerjanya. Metode ini tidak memperhitungkan jumlah waktu kerja efektif yang dilakukan oleh setiap jenis tenaga.
3. Recomendation Full Time Equivalents (rekomendasi) Direkomendasikan
kebutuhan
tenaga
kerja
dalam
penyelenggaraan makanan Institusi adalah 1,5 full time equivalent/ shift (1,5 FTE/ shift) = 1,5 x jumlah tenaga yang diperlukan waktu operasional karena faktor 7 hari kerja/ minggu dan faktor cuti, libur, ijin, sakit dan lain-lain. 4. US Departemen and Human Service : a) Berdasarkan jumlah konsumen 1. Ratio tenaga pemasak : konsumen = 1: 25 2. Koreksi faktor hari keja : 7/5 hari/ minggu. 3. Koreksi faktor cuti :0,2 4. Jam kerja = 8 jam/ hari dan istirahat 1 jam (jam kerja efektif = 7 jam/hari) 5. Contoh perhitungan tenaga pemasak untuk 1000 konsumen adalah : a. Ratio 1:25...........1000/25 = 40 orang b. Koreksi faktor hamri kerja : 7/5 x 40 orang = 56 orang + (0,2 x 56)=67,2 orang c. Koreksi faktor istirahat 1 jam 8/7 x 67,2 orang = 76,8 orang d. Maka kebutuhan tenaga pemasak adalah 77 orang. b) Berdasarkan menit kerja/ porsi hidangan 1. Dari penelitian yang dilakukan pada 100 klien, diperlukan waktu untuk penyelenggaraan makan siang adalah 14 menit/ porsi hidangan. 2. Contoh perhitungan kebutuhan tenaga pemasak untuk 1000 konsumen adalah : a. Waktu yang diperlukan : 1000 x 14 = 2333,33 jam b. Waktu/ jam kerja efektif =233,33 jam / 7jam =33,33 orang c. Koreksi faktor kerja : 7/5 hari x 33,33 orang = 44,66 orang d. Koreksi cuti, dan lain-lain : 44,66 orang + (0,2 x 44,66) = 55,99 orang e. Koreksi faktor istirahat 1 jam = 8/7 x 55,99 orang = 64 orang
f. Maka kebutuhan tenaga pemasak adalah 64 orang. 5. Workload Indicator Staffing Need Metode perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja ini
merupakan
suatu
metode
perhitungan
kebutuhan
tenaga
berdasarkan beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori tenaga pada tiap unit kerja. Metode perhitungan ini telah telah diadaptasi dan digunakan oleh Departemen Kesehatan RI dan disahkan
dalam
keputusan
menteri
kesehatan
RI
no
81/Menkes/SK/2004. Kelebihan metode ini adalah : a. Mudah dilakukan karena menggunakan data yang dikumpulkan atau didapatkan dari laporan kegiatan rutin unit layanan. b. Mudah dalam melakukan prosedur perhitungan sehingga manajer di semua tingkatan dapat segera menyusun rencana dan kebijakan ketenagaannnya. c. Dapat digunakan untuk berbagai jenis tenaga. Langkah kebutuhan tenaga berdasarkan metode WISN, yaitu : a. Menetapkan waktu kerja yang tersedia b. Menetapkan unit kerja dan kategori tenaga yang dibutuhkan c. Menyusun standar beban kerja setiap jenis tenaga d. Menyusun standar kelonggaran setiap jenis tenaga e. Menghitung kebutuhan tenaga setiap jenis tenaga Namun demikian metode ini mempunyai kelemahan karena input data yang dipelukan bagi prosedur perhitungan berasal dari rekapitulasi kegiatan rutin tenaga setiap unit kerja sehingga dibutuhkan catatan dan penyimpanan data yang baik demi mendapatkan keakuratan atau ketepatan hasil perhitungan jumlah tenaga secara maksimal. Penerapan metode seperti : a. Menetapkan waktu kerja tersedia Tujuan : Memperoleh waktu tersedia masing-masing kategori tenaga yang bekerja di tiap unit kerja dalam rumah sakit selama kurun waktu satu tahun.
Rumus : Waktu kerja tersedia = { A-(B+C+D+E)} x F A : Hari kerja (6 hari/minggu) B : Cuti tahunan C : Pendidikan dan pelatihan D : Hari libur nasional E : Ketidak hadiran kerja (sesuai data rata-rata ketidakhaddiran kerja selama kurun waktu 1 tahun karena alasan sakit, tidak masuk kerja dengan atau tanpa alasan pemberitahuan atau ijin) F : Waktu kerja (waktu kerja dalam 1 hari adalah 7-8 jam) b. Menetapkan unit kerja dan ketegori tenaga yang dibutuhkan Tujuan : Diperolehnya seluruh komponen satuan kerja yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan langsung maupun tidak langsung sesuai dengan struktur organisasi serta diperolehnya kategori tenaga dan komponen beban kerja sesuai kompetensi dan standar pelayanan. Caranya adalah : 1. Menetapkan unit kerja sesuai struktur organisasi 2. Menetapkan kategori tenaga dan beban kerja sesuaikompentensi dan standar pelayanan di masing-masing unit kerja. 3. Menetapkan tenaga dalam menyelesaikan beban kerja Misalnya untuk penyelenggaraan makanan dibutuhkan manajer produksi, supervisor atau pengawas, pemasak dan tenaga pencuci alat. c. Menyusun standar beban kerja setiap jenis tenaga Tujuan : Diperoleh kategori tenaga dan beban kerja sesuai dengan kompetisi dan standar pelayanan tiap unit kerja serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Beban kerja setiap kategori tenaga dapat diidentifikasi atas dasar : 1. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh setiap jenis tenaga 2. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok 3. Standar beban kerja per 1 tahun setiap kategori tenaga
d. Menyusun standar kelonggaran setiap jenis tenaga Tujuan: Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilakukan dengancara pengamatan dan wawancara kepada setiap jenis tenaga tentang : 1. Kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, seminar, penyusunan laporan dan sebagainya. 2. Frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan. 3. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Standar kelonggaran dihitung dengan rumus : Standar kelonggaran = Rata-rata per waktu kelonggaran Waktu yang tersedia
e. Menghitung kebutuhan tenaga setiap jenis tenaga Tujuan: Tersusunnya kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja/ kegiatan pada masing-masing satuan kerja. Kebutuhan tenaga = kuantitas kegiatan pokok + standar kelonggaran Waktu kerja tersedia
Hasil perhitungan kebutuhan tenaga tersebut selain dapat menentukan jumlah kebutuhan setiap jenis tenaga juga dapat digunakan untuk : 1. Membandingkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga dengan keadaan 2. Tenaga yang tersedia pada saat ini pada masing-masing satuan kerja. 4. Melakukan analisa kinerja masing-masing kategori tenaga. 5. Menyusun alternatif pemecahan.
2.3.4 Proses Penerimaan Tenaga Kerja Menurut DepKes (2007) dalam pedoman penyelenggaraan makanan rumah sakit, proses penerimaan tenaga harus dilakukan dengan baik dan efektif sehingga dapat menentukan tenaga sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan
Pada umumnya seleksi tenaga dilakukan melalui seleksi administrasi, tes tulis dan interview (wawancara). Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada proses ini antara lain : intelegensia, attitude (sikap), keterampilan, personality (kepribadian, fisik dan kesehatan secara umum).
2.3.5 Pembinaan Tenaga Kerja 1. Evaluasi Evalusi dapat dilakukan dengan menggunakan sistem pengawasan melekat melalui berbagai perangkat atau inatrumen evaluasi atau formulir penilaian secara berkala. Hasil evaluasi dapat digunakan sebagai salah satu faktor untuk promosi tenaga yang bersangkutan, penghargaan, peningkatan pendidikan, rotasi tugas, mutasi tenaga atau pemberian sanksi. 2. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Tujuan Diklat bagi pegawai adalah meningkatkan kinerja, meningkatkan pengetahuan dan wawasan ilmiahnya, meningkatkan keterampilan serta diharapkan terjadi perubahan sikap dan perilaku yang positif terhadap pekerjaannya. Pada umumnya jenis diklat meliputi diklat formal dan diklat non formal. a. Diklat formal Diklat
yang
bersifat
formal
merupaan
diklat
yang
berkesinambungan, yang menunjang keprofesian, serta kedudukan jabatan, baik fungsional maupun struktural b. Diklat non formal 1) Orientasi tugas 2) Kursus-kursus 3) Simposium, seminar dan sejenisnya.
2.4 Sarana dan Prasarana dalam Penyelenggaraan makanan Rumah Sakit 2.4.1 Perencanaan Fisik, Peralatan, dan Perlengkapan Perencanaan fisik adalah perancangan rancangan bangunan sebagai suatu sistem sehingga bangunan beserta komponen-komponennya sebagai
lingkungan binaan yang mengakomodasi kegiatan penyelenggaraan rumah sakit. Perencanaan harus dikoordinasikan dengan melibatkan semua unsur terkait (Pemilik Institusi, Direksi Rumah Sakit, Arsitek, Ahli Diet, Insinyur Sipil, Insinyur Tehnik Manajemen, dan Desain Interior).
2.4.2 Langkah-langkah Perencanaan Sarana Fisik dan Peralatan Langkah-langkah perencanaan sarana fisik dan perlatan menurut DepKes (2007), antara lain : 1. Sarana fisik a. Dasar dari perencanaan b. Menentukan tujuan perencanaan sarana fisik c. Mengidentifikasi kegiatan dalam penyelenggaraan makanan d. Mengidentifikasi macam ruangan yang diperlukan e. Mengidentifikasi besar ruangan f. Menentukan skema arus kerja. Flow chat harus menunjukan arah langsung dari kegiatan penerimaan sampai ke meja pembagian makanan, sehingga mengurangi kesimpangsiuran dalam pekerjaan sehari-hari. Bagan 2.3 Skema Arus Kerja Penyelenggaraan Makanan Fasilitas pegawai
Penerimaan
Penyimpanan b.m segar
Penyimpanan b.m kering
Persiapan b.m Pembuangan sampah sementara
Pemasakan Pencucian alat
Pembuangan sampah sementara
Pendistribusian
Sumber : Buku Pedoman Gizi Rumah Sakit, 1991 2. Letak dapur 3. Bangunan pengolahan dan fasilitas ruang yang dibutuhkan Ruang/tempat yang diperlukan di unit pengolahan makanan terdiri dari : a. Ruang/tempat penerimaan bahan makanan b. Tempat/ruang penyimpanan bahan makanan c. Tempat persiapan bahan makanan d. Tempat pencucian dan penyimpanan alat e. Tempat pembuangan sampah f. Ruang fasilitas pegawai g. Ruang pengawas h. Ruang kantor administrasi i. Kamar mandi 4. Peralatan dan pengolahan di unit penyelenggaraan makanan Peralatan
dan
perlengkapan
yang
dibutuhkan
dalam
penyelenggaraan makanan terdiri dari: a. Peralatan besar Kompor gas, panci besar, penggorengan, rice cooker, lemari pendingin, freezer, rak-rak makanan, troli untuk makanan 3 susun, lemari penyimpanan makanan, timbangan kapasitas 20-300 kg, blender, gilingan daging kapasitas 20kg, rice cooker kapasitas 30 kg, meja persiapan dan bak cuci, oven, rak-rak piring kapasitas 3 susun. (terbuat dari stainless steel/ alumunium). b. Peralatan kecil : Pisau dapur, sendok, pembuka botol, dan lain-lain. c. Alat-alat makan : Sendok, piring makan, gelas minum dan lain-lain. d. Peralatan khusus untuk pemberian formula makanan bayi. 1) Peralatan besar, Panic alumunium, kulkas, tungku uaprak-rak penyimpanan botol 3 susun dan lain-lain. 2) Peralatan kecil, Thermos, blender, gels ukur, sendok makan, sendok teh dan lain-lain. e. Peralatan kebersihan dan pencucian alat Pencucian terdiri dari dua :
1) Pencucian mesin memerlukan: mesin cuci kapasitas 100 piring, rak pengering alat kebersihan. 2) Pencucian manual memerlukan : ember plastik kapasitas 30 liter, Waskom plastik kapasitas 30 liter, tempat sampah tertutup (basah dan kering), perlengkapan kebersihan (sapu, sikat lap) dll. 5. Menentukan kebutuhan alat Faktor yang mempengaruhi adalah : a. Kebijakan prosedur pelayanan rumah sakit. b. Anggaran yang tersedia. c. Ruangan yang tersedia. d. Tipe pelayanan. e. Kebutuhan orang yang menyelenggarakan makanan. f. Macam dan jumlah makanan yang diselenggarakan. g. Periode pelayanan. h. Macam dan jumlah tenaga kerja. Selain itu, ada beberapa factor yang perlu diperhatikan, dalam kebutuhan peralatan penyelenggaraan makanan yaitu : a. Ada tidaknya menu dan siklus menu b. Jumlah porsi dan macam makanan yang diselenggarakan c. Waktu yang diperlukan untuk penyediaan makanan d. Arus kerja
6. Pembiayaan Dana Makanan Rumah Sakit Dalam penyelenggaraan rumah sakit yang akan semakin bersaing di masa depan harus disadari perlu adanya keungggulan kompetitif (competitive advantage). Keunggulan itu tidak lain kecuali bersumber pada seni kemampuan manajemen :Biaya (Cost), Mutu (Quality),dan Penyampaian jasa (Delivery). Secara sederhana dapat dikatakan rumah sakit (atau sarana pemberi layanan kesehatan yang lain) dapat bertahan dan berkembang apabila dapat menyediakan dan menyampaikan : 1. Jasa yang tepat sesuai kebutuhan masyarakat
2. Jasa yang bermutu 3. Jasa yang diproduksi secara efisien 4. Jasa yang dipasarkan seeara efektif. Biaya makanan adalah biaya bahan-bahan yng dipakai untuk menghasilkan makanan yang diperlukan. Biaya ini merupakan variable langsung, karena mempunyai hubungan langsung terhadap pelayanan makanan
yang
diselnggarakan.
Unsur-unsur
biaya
dalam
penyelenggaraan makanan adalah : 1. Perhitungan biaya makanan 2. Perhitungan biaya tenaga kerja 3. Biaya Overhead (biaya barang dan biaya pemeliharaan)
2.5 Gambaran Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit 2.5.1 Peraturan Pemberian Makanan Peraturan pemberian makanan rumah sakit adalah suatu pedoman yang ditetapkan pimpinan rumah sakit sebagai salah satu acuan dalam memberikan pelayanan gizi pada pasien dan karyawan yang memuat : pola makan sehari, nilai gizi yang mengacu pada buku penuntun diet, standar makanan, jenis konsumen yang dilayani. Peraturan pemberian makan Rumah Sakit ditetapkan sesuai dengan kondisi dan kemampuan Rumah Sakit.
2.5.2 Penyusunan standar makanan Standar bahan makanan adalah susunan macam/contoh bahan makanan serta jumlahnya (berat kotor) yang digunakan sebagai standar dalam system penyelenggaraan makanan institusi, disesuaikan dengan dana yang tersedia dan kecukupan gizi. Tujuan dari penyusunan standar bahan makanan adalah tercapainya kecukupan gizi yang selaras dengan dana yang tersedia. Besar kecilnya dana yang tersedia akan mempengaruhi standar makanan, namun demikian sebagai seorang manajer bertanggung jawab terhadap tercapainya kecukupan gizi minimal.
Langkah-langkah menyusun standar makanan : 1. Terjemahkan kecukupan gizi yang telah dihitung kedalam item-item/ nama macam bahan makanan. a. Sehari 9-12 item b. Makan pagi/ makan siang/ makan malam 4-5 item c. Buat alternative-alternatif bahan makanan yang digunakan dengan mempertimbangkan dana yang tersedia serta bahan makanan yang umum/ sering digunakan dan “refuse”. d. Untuk menterjemahkan ke dalam zat gizi digunakan daftar penukar bahan makanan. e. Setelah diperkirakan sesuai dengan sumber daya, konversikan ke dalam berat kotor. Harga bahan makanan yang digunakan dihitung harganya dengan berdasarkan berat kotor. 2. Menetapkan standar makanan Setelah ditentukan standar kecukupan gizi pasien, maka selanjutnya rumah sakit dapat mengkonversikan kecukupan gizi dalam bentuk makanan, yang disebut sebagai standar makanan rumah sakit. Standar makanan rumah sakit dapat disesuaikan dengan anggaran yang tersedia dan keberadaan bahan makanan setempat.
2.5.3 Perencanaan anggaran bahan makanan Perencanaan anggaran harga bahan makanan adalah rangkaian kegiatan perhitungan anggaran berdasarkan laporan penggunaan bahan makanan tahun sebelumnya dengan mempertimbangkan fluktuasi harga, fluktuasi konsumen dan tren penyakit. Adanya rencana anggaran belanja berfungsi untuk mengetahui perkiraan jumlah anggaran bahan makanan yang dibutuhkan selam periode tertentu (1 bulan, 6 bulan, 1 tahun). Kegiatan perencanaan anggaran belanja bahan makanan diperlukan untuk pengadaan bahan makanan dalam bentuk rencana anggaran belanja bahan makanan. Tujuan dari perencanaan anggaran bahan makanan adalah tersedianya usulan anggaran yang cukup untuk pengadaaan bahan makanan sesuai
dengan standar kecukupan gizi yang ditetapkan. Syarat-syarat yang diperlukan dalam merencanakan anggaran bahan makanan: 1. Adanya kebijakan rumah sakit 2. Tersediannya data peraturan pemberian makanan rumah sakit. 3. Tersediannya data standar makanan untuk pasien 4. Tersedianya data standar harga bahan makanan 5. Tersedianya data rata-rata jumlah konsumen /pasien yang dilayani. 6. Tersedianya siklus menu. 7. Tersedianya anggaran makanan yang terpisah dari biaya perawatan.
Langkah penyusunan anggaran bahan makanan adalah sebagai berikut : 1. Mencari atau mengumpulkan informasi mengenai ketersediaan anggaran 2. Mengelompokkan bahan sesuai menu dan8 pedoman menu (misalnya kelompok sayuran, buah, daging, ayam, ikan, telur, susu, roti, bumbu, makanan jadi, bahan makanan kering) 3. Menetapkan spesifikasi harga bahan makanan yang dibutuhkan (berdasarkan nilai gizi, standar porsi, kualitas, refuse, keberadaan di pasaran dan kelayakan harga) 4. Mengumpulkan informasi mengenai jenis dan konsumen yang akan dilayani (pasien, dokter, pegawai) 5. Menghitung volume kebutuhan bahan makanan dalam tiap kemasan. 6. Melakukan survey harga pasar (dinas psar, pasar tradisional, supermarket dan distributor lainnya) 7. Menyusun harga satuan berdasarkan hasil survey harga pasar. 8. Mengalikan jumlah kebutuhan bahan makanan periode yang telah ditetapkan dengan harga satuannya.
2.5.4 Perencanaan menu Perencanaan menu merupakan suatu kegiatan yang kritis, artinya menu yang ditampilkan mempunyai dampak pada kegiatan penyelenggaraan makanan selanjutnya. Selain itu perencanaan menu akan menjadi factor penetu dan citra dari institusi penyelenggaraan makanan. Tujuan perencanan
menu
adalah
tersedianya
menu
sesuai
dengan
tujuan
system
penyelenggaraan makanan, baik komersial maupun non komersil. Berdasarkan buku pedoman PGRS Depkes (2003) syarat-syarat yang harus dimiliki untuk melakukan penyusunan menu antara lain: 1. Peraturan pemberian makan rumah skait 2. Standar porsi dan standar resep 3. Standar bumbu Sedangkan menurut Depkes (2007) menyatakan bahwa tujuan institusi dan tenaga juga harus dipertimbangkan dalam penyusunan menu. Langkah -langkah penyususnan menu menurut DepKes (2007) adalah: 1. Menetapkan macam menu Pada tahap awal dengan mengacu kepada tujuan institusi, maka perlu ditetapkan macam menu, apakah menu standar atau menu pilihan. Sedangkan menurut Moehyi (1992), Ada tiga macam menu yang biasa digunakan, yaitu sebagai berikut : a. Menu bebas, yaitu menu yang disusun sesuai dengan keinginan pemesan. Jenis masakan dan jumlah masakan yang akan disajikan dapat beragam tergantung permintaan pelanggan. b. Menu pilihan, yaitu jenis menu yang menyajikan pilihan jenis makanan sehingga konsumen dapat memilih makanan sesuai dengan seleranya. Akan tetapi, pilihan jenis masakan dapat saja terdiri dari macam masakan yang sama, tetapi bahan utama makanan yang berbeda. Misalnya ikan goreng, ayam goreng, dan udang goreng. c. Menu standar atau master menu, yaitu susunan menu yang digunakan untuk penyelenggaraan makanan dengan waktu cukup panjang antara 3 hari atau sampai 10 hari. Macam hidangan untuk tiap kali makan biasanya terbatas dan tidak banyak berbeda dengan menu makanan keluarga sehari-hari. 2. Menetapkan siklus menu Bila menu yang ditetapkan adalah standar, maka perlu ditetapkan macam siklus menu yang cocok dengan tipe sistem penyelenggaraan
makanan yang sedang berjalan. Macam siklus menu 5 hari, 7 hari atau 10 hari. 3. Menetapkan periode siklus menu Periode siklus menu adalah alamanya siklus menu berlaku dan perlu penggantian atau modifikasi kembali. Pada menu yang baru disusun, dimana keadaan konsumen belum terlalu dipahami oleh manajemen, biasanya diberlakukan lebih cepat, misalnya 3 bulan. Pada institusi yang telah lama dibentuk dan pihak manajementelah emlakukan perbaikan-perbaikan dapat diberlakukan lebih lama, misalnya 6 bulan atau 1 tahun. 4. Menetapkan pola menu Pola menu yang dimaksud adalah golongan macam hidangan yang direncanakan untuk setiap waktu makan. Tujuan dibuat pola menu agar dalam siklus menu dapat dipastikan mengunakan bahan makanan sumber zat gizi yang dibutuhkan konsumen. Selain itu dengan penetapan pola dapat dikendalikan bahan makanan sumber zat gizi yang diperlukan. 5. Menetapkan besar porsi Besar porsi adalah banyaknya golongan bahan makanan yang direncanakan setiap kali makan dengan menggunakan satuan penukar berdasarkan standar makanan yang berlaku di rumah sakit. 6. Membuat master menu Master menu adalah alokasi item bahan makanan kedalam matrix dalam siklus menu. Tujuan dibuatnya master menu adalah agar distribusi bahan makanan yang digunakan tersebar lebih harmonis, sehingga pengulangan penggunaan bahan makanan tercatat dengan baik. Manfaat master manu adalah mudah dalam melakukan modifikasi menu pada kegiatan perencanaan ulang, apabila suatu saat terjadi perubahan dana. 7. Inventarisasi golongan hidangan, macam hidangan dan resepnya Resep-resep makanan sebaiknya tersedia resep yang telah terstandarisasi. Oleh karena itu kegiatan penelitian dan pengembangan resep harus selalu ada pada dana system penyelenggaraan makanan.
8. Merancang menu dalam siklus yang ditetapkan (format menu) Yaitu memadukan/ mengkombinasikan berbagai macam hidangan menjadi susunan yang harmonis dan rasa yang diterima. 9. Menyiapkan formulir penilaian menu Yaitu menyiapkan instrument yang digunakan untuk mengecek kembali menu yang telah disusun. Mengecek pola menu, penggunaan macam bahan makanan, serta hidangan yang ditetapkan. Pertanyaan – pertanyaan yang harus disusun harus dapat mencapai tujuan institusi. 10. Melakukan penilaian yang dilakukan oleh pihak manajemen Instrumen penilaian disebar kepada setiap manajer. Misalnya manajer
produksi,
distribusi
dan
marketing.
Bila
tidak
ada
ketidaksetujuan oleh salah satu manajer, maka perlu diperbaiki kembali sehingga menu telah benar-benar disetujui oleh manajer. 11. Melakukan pretes/try out Bila menu telah disetujui oleh pihak manajer dan mungkin pemilik, maka perlu dilakukan uji pengembangan menu sebagai uji coba.
2.5.5 Perencanaan bahan makanan Perencanaan bahan makanan merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya mengendalikan harga makanan pasien. Ketepatan dalam merencanakan bahan makanan sangat membantu kelancaran terlaksananya pengadaan bahan makanan yang lancar dan baik (DepKes,2007). Langkah-langkah perhitungan kebutuhan bahan makanan : a. Susun macam bahan makanan yang akan dibeli, lalu golongkan bahan makanan apakah termasuk dalam : 1. Bahan makanan segar 2. Bahan makanan kering b. Hitung kebutuhan semua bahan makanan satu persatu : 1. Tetapkan jumlah konsumen rata-rata yang dilayani 2. Tetapkan periode yang ditetapkan (3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun). Dan siklus menu yang telah ditetapkan (misalnya :5,7 atau 10 hari).
3. Hitung berapa kali/ frekuensi 1 jenis bahan makanan dalam 1 siklus menu. 4. Hitung berapa siklus menu dalam 1 periode (gunakan kalender) dalam satu periode yang ditetapkan. 5. Hitung kebutuhan per/tiap jenis bahan makanan untuk 1 periode tersebut. 6. Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan (dilengkapi dengan spesifikasi). 7. Dalam menentukan berat/volume bahan makanan yang akan dibeli, perlu diperhitungkan refuse (bahan makanan yang tidak dapat digunakan). Untuk memperhitungkannya perlu merujuk pada daftar komposisi bahan makanan (berat dapat dimakan atau BDD).
2.5.6 Perhitungan harga makanan Harga makanan adalah harga rata-rata makanan sehari pada periode tertentu berdasarkan standar makanan yang direncanakan dan menurut jenis konsumen. Tujuan perhitungan harga makanan adalah tersedianya standar harga makanan pasien berdasarkan kelas perawatan per waktu makan per porsi. Harga makanan dapat berupa harga setiap masakan /hidangan atau harga porsi makan berdaarkan waktu makan atau porsi makanan sehari. Dengan adanya harga makanan tersebut, maka akan mempermudah pengawasan bila terjadi perubahan penggantian macam hidangan. Fungsi harga makanan adalah sebagai berikut: a. Sebagai alat control pengendalian biaya b. Sebagai bahan evaluasi c. Untuk menetapkan tarif makanan d. Masukan sebagai sumber pendapatan Faktor-faktor yang mempengaruhi harga makanan adalah sebagai berikut: a. Peraturan pemberian makan b. Standar gizi dan standar makanan c. Standar waste (berat kotor)
d. Standar porsi(berat bersih) e. Standar resep f. Harga kontrak bahan makanan. Prasyarat dalam penyusunan harga makanan a. Menu dan pedoman menu b. Rincian pemakaian bahan makanan c. Harga kontrak d. Menghitung harga makanan per menu (berta kotor x harga kontrak) e. Menghitung harga rata-rata makanan per waktu makan per porsi.
2.5.7 Penyediaan bahan makanan Pada penyediaan bahan makanan dilakukan perencanaan pengadaan bahan makanan yang meliputi penetapan spesifikasi bahan makanan dan melakukan survey pasar. 1. Spesifikasi bahan makanan Standar bahan makanan yang ditetapkan oleh peminta (instasi, perorangan) sesuai dengan ukuran, besar untuk mempertahankan kualitas bahan makanan. Dalam menetapkan macam/ item bahan makanan serta kualitasnya biasanya diperoleh dari standar resep. Tipe spesifikasi : a. Technical Spesifications Biasanya digunakan untuk bahan yang dapat diukur secara objektif dan diukur dengan menggunakan instrument tertentu. Secara khusus digunakan bahan makanan dengan tingkat kualitas tertentu yang secara nasional sudah ada. b. Approved Brand Spesifications Diaplikasikan pada kualitas barang yang telah dikeluarkan oleh suatu pabrik yang telah diketahui oleh pembeli. Misalnya spesifikasi untuk makanan kaleng, mesin pencuci, food prodessor, kertas dengan merk tertentu, plastik dan sebagainya.
c. Performance Spesifikations Kualitas suatu barang diukur fungsinya misalnya penggunaan peralatan, deterjen kertas dan sebagainya. Secara garis besar berisi: 1. Nama bahan makanan atau produk 2. Ukuran/tipe unit/container 3. Tingkat kualitas 4. Umur bahan makanan 5. Warna bahan makanan 6. Identifikasi pabrik 7. Masa pakai bahan makanan 8. Data isi produk jika cacat dan rusak 9. Satuan bahan makanan yang dimakan 10. Keterangan khusus lain bila diperlukan
2. Survey pasar Kegiatan untuk mengetahui harga bahan makanan yang sesuai dengan spesifikasi yang ada dipasaran sebagai dasar perencanaan anggaran perkiraan harga tersebut meliputi harga terendah, harga tertinggi, harga tertimbang dan harga perkiraan maksimal.
2.5.8 Pemesanan bahan makanan Pemesanan bahan makanan adalah penyusunan permintaan (order) bahan makanan berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen atau pasien yang dilayani dan dengan memperhitungkan stock bahan makanan yang ada. Tujuannya adalah tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan standar atau spesifikasi yang ditetapkan. Pemesanan dapat dilakukan sesuai dengan kurun waktu tertentu (harian, mingguan, bulanan). Dengan persyaratan sebagai berikut : a. Adanya kebijakan rumah sakit tentang pengadaan bahan makanan. b. Adanya surat perjanjian antara rumah sakit dengan rekanan atau pemasok. c. Adanya spesifikasi bahan makanan.
d. Adanya daftar pesanan bahan makanan. e. Tersedianya dana. Langkah pemesanan bahan makanan adalah sebagai berikut: 1. Ahli gizi membuat rekapitulasi kebutuhan bahan makanan untuk esok hari dengan cara : standar porsi x jumlah pasien. 2. Hasil perhitungan diserahkan ke bagian gudang logistic. 3. Bagian gudang menyiapkan bahan makanan sesuai dengan permintaan. 4. Bagian pengolahan mengambil bahan makanan yang dipesan (order).
2.5.9 Pembelian bahan makanan Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan macam, jumlah, spesifikasi/ kualitas bahan makanan merupakan sesuai ketentuan/ policy yang berlaku di institusi/ rumah sakit yang bersangkutan. Pembelian bahan makanan terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang benar. Untuk rumah sakit kelas pemerintah, berlaku ketentuan pemerintah yang mengatur dan menetapkan bahwa pembelian bahan makanan dilakukan secara kontrak berdasarkan pelelangan. Prosedur/ system pembelian yang sering dilakukan antara lain : a. Pembelian langsung ke pasar b. Pembelian dengan musyawarah (the negotiated of buying) c. Pembelian yang akan datang (Fiture contrak) d. Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contrak/ auction) 1. Firm at the opening price (FAOP), dimana pembelian memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan harga disesuaikan pada saat transaksi berlangsung. 2. Subject approval of price (SAOP), dimana pembeli memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan, harga sesuai dengan yang ditetapkan terdahulu.
e. Pembelian melalui tender/ pelelangan (The Formal Competitive). Menurut Moehyi (1992), pengadaan bahan makanan yang diperlukan dalam penyelenggaraan makanan institusi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu sebagai berikut: a. Pengadaan bahan makanan dapat dilakukan dengan cara membeli sendiri bahan makanan yang diperlukan dipasar atau di toko-toko. Dilakukan apabila jumlah konsumen yang akan dilayani tidak banyak (kurang dari 50 orang) atau jika penyelenggaraan makanan itu hanya berlangsung dalam waktu singkat. b. Pengadaaan bahan makanan melalui pemasok bahan makanan atau leveransir bahan maknanan. Biasanya pengadaaan bahan makanan untuk penyelenggaraan institusi dan rumah sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku, yaitu melalui pemasok yang dipilih setelah diadakan pelelangan atau tender.
2.5.10 Penerimaan bahan makanan Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi pemeriksaan/ penelitian, pencatatan dan pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang diterima sesuai dengan pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan dalam perjanjian jual beli. Langkah penerimaan bahan makanan harus disesuaikan dengan system pembelian yang dilakukan, apakah melalui tender atau system pembelian lainnya. Prinsip penerimaan bahan makanan adalah jumlah yang diterima harus sesuai dengan yang dipesan, mutu yang diterima harus dengan spesfifikasi yang disepakati dalam perjanjian dan harga bahan makanan yang tercantumdalam faktur pembelian harus sama dengan harga bahan makanan yang tercantum dalam perjanjian jual beli. Syarat penerimaan bahan makanan antara lain : 1. Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan jumlah bahan makanan yang akan diterima. 2. Tersediannya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
Bentuk atau cara menerima bahan makanan secara umum ada dua macam, yaitu : a. Blind receiving atau cara buta Petugas penerimaan bahan makanan tidak menerima spesifikasi bahan makanan serta faktur pembelian dari penjualan/ vendor. Petugas penerimaan langsung mengecek, menimbang dan menghitung bahan makanan. Pihak vendor mengirim faktur pengiriman bahan makanan langsung ke bagian pembayaran dan bagian penerimaan mengirim lembar formulir bahan makanan yang diterima untuk dicocokan oleh bagian pembelian/ pembayaran.
b. Conventional atau konvensional Petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan jumlah bahan makanan yang dipesan. Jika jumlah dan mutu tidak sesuai, petugas penerima berhak mengembalikannya. Namun petugas penerima harus mencatat semua bahan makanan yang dilaporkan kepada bagian pembalian atau pembayaran. Disamping itu perlu diberi catatan bahwa makanan yang dikembalikan tersebut harus segera diganti atau mengubah isi faktur pengiriman. Langkah penerimaan bahan makanan adalah sebagai berikut: 1) Bahan makanan diperiksa sesuai dengan datar pesanan (yang memuat satuan dan jumlah volume) dan spesifikasi bahan makanan. 2) Bahan
makanan
pengolahan,
basah
bahan
langsung
makanan
didistribusikan
kering
disimpan
ke di
bagian gudang/
penyimpanan kering. 3) Bahan makanan yang tidak langsung dipergunakan saat itu dilakukan penyimpanan di rung pendingin (freezer/chiller) Menurut Moehyi (1992) Tugas dan tanggung jawab tim penerima bahan makanan, adalah sebagai berikut : a. Meneliti apakah bahan makanan yang diserahkanoleh pemasok sesuai
dengan
ketentuan-ketentuan
tercantum dalam kontrak kerja.
(spesifikasi)
sebagaimana
b. Mencocokan jumlah dan jenis bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok apakah sudah sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam DPMP (Daftar Pesanan Bahan Makanan) c. Mengambil keputusan menerima atau tidak menerima bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok.
2.5.11 Penyimpanan bahan makanan Penyimpanan bahan makanan adalah suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan makanan kering dan basah baik kualitas maupun kuantitas di gudang bahan bhan makanan kering dan basah serta pencatatan dan pelaporannya. Fungsi dari penyimpanan bahan makanan adalah menyelenggarakan pengurusan bahan makanan agar setiap waktu diperluka dapat melayani dengan tepat, cepat dan aman digunakan dengan cara yang efisien. Sesuai dengan jenis barang dalam suatu proses industry, terdapat empat jenis gudang yaitu gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang barang jadi dan gudang musiman. Dalam sistem penyelenggaraan makanan yang terkait dengan bahan makanan adalah gudang operasional. Prinsip dasar dalam penyimpanan bahan makanan adalah : tepat tempat, tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai. Sesuai jenis bahan makanan gudang operasional dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : a. Gudang bahan makanan kering Tempat menyimpan bahan makanan kering yang tahan lama seperti beras, gula, tepung-tepungan, kacang hijau, minyak, kecap, makanan dalam kaleng dan lain-lain. Syarat utama untuk menyimpan bahan makanan kering adalah ruangan khusus kering, tidak lembab, pencahayaan cukup, ventilasi dan sirkulasi udara baik, serta bebas dari serangga dan binatang pengerat lainnya. Suhu ruangan yang dianjurkan adalah 19-20 oC, yang harus sering dikontrol untuk menjaga kestabilan.
b. Gudang bahan makanan segar Merupakan tempat penyimpanan bahan makanan yang masih segar seperti daging, ikan unggas, sayuran dan buah. Bahan makanan yang mudah rusak, sehingga perlu dilakukan perlu dilakukan tindakan untuk untuk memperlambat kerusakkan terutama disebabkan oleh mikroba. Secara umum setiap jenis bahan makanan segar memiliki suhu penyimpanan
tertentu
Pengelompokkan
bahan
yang
optimal
makanan
untuk
segar
menjaga
sesuai
kualitas.
dengan
suhu
penyimpanan adalah : Penyimpanan segar (Fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam lemari pendingin dengan suhu ayng berkisar antara 1-4oC. Penyimpanan dingin (chilly), bahan makanan disimpan di lemari es dengan suhu antara suhu (-5 - -0oC). Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan daging ikan atau unggas tidak lebih dari 3 (tiga) hari. Penyimpanan beku (Freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah dingin yaitu sekitar (-10)oC, dapat digunakan untuk menyimpan daging dalam waktu lama. Suhu ruangan gudang bahan makanan segar diperiksa 2x sehari, yaitu pada saat gudang dibuka dan ditutup sehingga keamanan bahan makanan didalamnya dapat terkontrol. Selain karekteristik bahan sebagai persediaan, alat penumpuk yang digunakan dalam gudang akan mempengaruhi system pergudangan. Alat tersebut mempunyai fungsi untuk memudahkan penanganan suatu bahan sebagai suatu kesatuan, dibandingkan apabila bahan tersebut didatangi sendiri-sendiri. Syarat penyimpanan bahan makanan, antara lain : 1. Adanya system penyimpanan barang 2. Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai persyaratan. 3. Tersedianya kartu stock/ buku catatan keluar masuknya bahan makanan.
Langkah-langkah: 1. Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima, harus segera dibawa ke ruangan penyimpanan, gudang atau pendingin ruangan. 2. Apabila bahan makanana langsung akan digunakan, setelah ditimbang dan diawasi oleh bagian penyimpanan bahan makanan setempat dibawa keruang persiapan bahan makanan. Untuk semua kelas rumah sakit diperlukan ruang penyimpanan untuk bahan makanan kering (gudang bahan maknan) dan ruang pendingin, serta ruang pembeku (freezer). Luas macam dan jenisnya berbeda menutur
rumah
sakit
masing-masing.
Freezer
(pembeku)
umumnya dimiliki oleh instansi yang besar yang dimaksudkan untuk menyimpan bahan makanan dalam jangka waktu yang agak lama.
2.5.12 Penyaluran/distribusi bahan makanan Penyaluran/distribusi bahan makanan adalah tata cara dalam mendistribusikan bahn makann yang dibutuhkan sesuai menu yang telah ditetapkan. Tujuannya agar tersediabahn makanan siap pakai dengan kualitas dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan. Persyaratannya adalah : a. Adanya bon permintaan bahan makanan b. Tersedianya kartu stock/ buku catatan keluar masuknya bahn makanan.
2.5.13 Persiapan bahan makanan Persiapan bahan makanan adalah serangkaian kegiatan dalam penanganan bahan makanan, yaitu meliputi berbagai proses antara lain membersihkan,
memotong,
mengupas,
mengocok,
merendam
dan
sebagainya. Tujuan dari persiapan bahan makanan adalah tersedianya racikan yang tepat dari berbagai macam bahan makanan unutk berbagai hidangan dalam jumlah yang sesuai dengan menu yang berlaku, standar porsi dan jumlah konsumen. Tersedianya racikan bumbu sesuai dengan standar bumbu atau standar resep yang berlaku, menu dan jumlah
konsumen. Pertimbangan dalam persiapan bahan makanan diantaranya adalah: a. Peralatan b. Jadwal penyajian dan distribusi c. Pengawasan porsi Syarat-syarat persiapan bahan makanan adalah sebagai berikut: a. Tersedianya bahan makanan yang akan dipersiapkan b. Tersedianya peralatan persiapan c. Tersedianya protap/ mekanisme persiapan d. Tersedianya standar potongan dan bentuk e. Tersedianya standar porsi dan standar resep. Macam-macam kegiatan persiapan adalah sebagai berikut : a. Membersihkan/ menyiangi b. Memotong c. Mengupas d. Merendam
2.1.14 Pengolahan bahan makanan Pengolahan bahan makanan adalah suatu kegiatan atau memasak bahan makanan mentah menjadi makanan yang siap dimakan, berkualitas dan aman untuk dikonsumsi. Proses pemasakan pada institusi berbeda dengan pemasakan jumlah porsi sedikit. Pada system penyelenggaraan makanan institusi, dimana bahan yang sudah dipersiapkan dalam prsi banyak. Oleh karena itu, agar tercipta rasa hidangan dapat dipertahankan kualitasnya, maka diperlukan tahap-tahap yang berbeda bila pemasakan dalah jumlah sedikit. Cita rasa yang dimaksud disini adalah kualitas hidangan dilihat dari aspek penampilan dan rasa. Pada proses pemasakan dalam jumlah besar diperlukan tahap-tahap agar bentuk bahan makanan tetap terjaga sesuai dengan resep dan tingkat kematangan. Tujuan dari pengolahan bahan makanan, antara lain : a. Mengurangi resiko kehilangan zat gizi bahan makanan
b. Mengurangi nilai cerna c. Meningkatkan dan mempertahankan warna, rasa,keempukan dan penampilan makanan (kualitas makanan) d. Bebas dari bahan potensial dan zat yang berbahaya bagi tubuh. Syarat-syarat dalam pengolahan makanan, antara lain : a) Tersedianya siklus menu b) Tersedianya peraturan penggunaan bahan tambahan pangan c) Tersedianya peralatan pengolahan bahan makanan d) Tersedianya standar resep e) Tersedianya protap pengolahan f) Tersedianya aturan penilaian makanan Pengawasan pada pemasakan sebaiknya memperhatikan : a. Temperatur : Mengatur besar kecilnya api. b. Waktu : Ketepatan waktu pemasakan agar tercapai tingkat kematangan yang tepat. c. Rasa Selain bumbu-bumbu, maka yang perlu dikontrol adalah pengguanaan gula dan garam. Dimana setiap orang/ koki mempunyai kepekaan terhadap rasa manis, asin dan asam yang berbeda-beda. Pada
pemasakan
awal
dalam
jumlah
banyak,
untuk
mempertahankan agar makanan tidak hancur, tingkat kematangan merata juga mencegah kontaminasi bahan terhadap mikroorganisme pembusuk, maka beberapa bahan makanan perlu dilakukan pemasakan awal. 1) Balanching Memasukan bahan air mendidih dengan waktu sekitar 1-3 menit, kemudian langsung diangkat dan diinginkan. Fungsinya : a. Mengeluarkan darah dan lemak seperti pada ayam, ikan dan sebagainya. b. Memperoleh warna yang lebih cerah untuk sayuran dan buah c. Menginefektifkan enzim bahan
d. Membunuh mikroorganisme e. Mempermudah pengulitan seperti tomat. 2) Membuat santan 3) Dan sebagainya Macam-macam teknik pemasakan/pengolahan, antara lain: a) Boiling Memasak dalam cairan banyak sampai bahan terendam dengan suhu 100°C (mendidih). Contoh: sup, sayur asem, sayur lodeh, soto, gulai, dsb b) Simmering Merebus dalm air mrndidih perlahan-lahan dengan api sedang dan suhu 100°C. contoh kalio: semur, bumbu bali,dsb c) Poaching Merebus dalam air mrndidih, api dikecilkan. Air perebus dapat ditambah cuka untuk mempertahankan bentuk. Contoh: poach egg, poach fish, dsb d) Steaming Memasak dengan uap air (mengukus). Bahan dapat diletakkan langsung pada alat pengukus atau ditempatkan dulu dalam wadah atau dibungkus kemudian diletakkan dalam kukusan. Contoh: pepes, botok, srikaya, dsb e) Pressure cooking Memasak dengan tekann dan temperature tinggi (15 Psi dengan suhu 121 °C). Cara ini paling efektif membunuh mikroorganisme pathogen dengan waktu yang relative singkat. Contoh bandeng presto f) Stewing Memasak dengan memanfaatkan cairan bahan makanan dengan sedikit lemak dan atau air. Contoh: daging ungkep, oseng tempe, capcay goreng, dsb g) Griling Memasak sampai bahan berubah warna menjadi kecoklatan dengan menggunakan oven atau api terbuka. Selama dalam proses
pembakaran, bhan selalu diolesi dengan lemak dan bumbu dan diputar. Contoh: kambing guling, chicken grill, dsb. h) Roasting Memasak dan membuat bahan berwarna kecoklatan dengan mengolesi sedikit lemak pada suhu 200-250 °C. Potongan bahan makanan utuh/besar, contoh ayam panggang, ikan panggang, dsb. i) Baking Memanggang dalam oven dengan suhu tertentu sesuai kebutuhan. Biasanya digunakan untuk pemasakan kue, cake, dsb j) Bain marie Memasak dalam tempat yang dialasi wadah berisi air, dapat dilakukan dalam oven atau langsung diatas api. Contoh: tim telur, pudding telur, srikaya, dsb. k) Pan frying Memasak cepat dalam minyak panas sampai bahan makanan berubah warna kecoklatan. Contoh: tahu isi, perkedel, ikan goreng, ayam goreng, dsb. l) Sauteering Memasak dalam wajan secara cepat dengan sedikit lemak. Biasanya dilakukan untuk bahan makanan yang mempunyai sifat cepat masak. Contoh: tumis sayuran, menumis bumbu, dsb m) Deep Frying Menggoreng dengan minyak panas yang banyak sampai bahan terendam dengan sushu mencapai 250 °C. Cotoh: pisang goreng, ayam goreng, ikan goreng, dsb n) Braising Memasak dengan lemak sampai berubah warna menjadi coklat, kemudian ditambahkan cairan sedikit dan ditutup pancinya, lalu dimasak sampai matang. Contoh: bistik daging.
2.5.15 Distribusi makanan Pendistribusian makanan adalah serangkaian kegiatan penyaluran makanan sesuai dengan jumlah porsi dan jenis makanan konsumen yang dilayani (makanan biasa maupun makanan khusus). Tujuan dari pendistribusian makanan adalah agar konsumen mendapat makanan sesuai diet dan ketentuan yang berlaku. Yang mempunyai kegiatan penerimaan hidangan, penungguan, penyajian, pelayanan, pencucian alat dan pembuangan sampah. Merupakan rangkaian kegiatan penyaluran makanan sesuai dengan jumlah porsi dan jenis makanan konsumen yang dilayani (makanan biasa maupun makanan khusus). alur distribusi makanan dapat dilihat pada alur di bawah ini: Penerimaan hidangan
Penungguan/ penyimpanan sementara
Penyajian dan pelayanan
Pemanasan
Persyaratan dalam perndistribusian makanan, antara lain : 1) Tersedianya standar pemberian makanan rumah sakit, menyangkut standar penyediaan energy dan zat gizi lainnya. 2) Tersedianya standar porsi yang ditetapkan rumah sakit,. 3) Adanya peraturan pengambilan makanan 4) Adanya bon permintaan makanan 5) Tersedianya makanan sesuai dengan ketentuan diet pasien/ kebutuhan konsumen. 6) Tersedianya peralatan makan 7) Tersedianya sara pendistribusian makanan 8) Tersedianya tenaga pramusaji 9) Adanya jadwal pendistribusian makanan di dapur utama. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam distribusi dan penyajian makanan menurut Moehyi (1992), antara lain :
a. Makanan harus didistribusikan dan disajikan kepada konsumen tepat waktu pada waktunya. b. Makanan yang disajikan harus sesuai dengan jumlah atau porsi yang telah ditentukan. c. Kodisis makanan yang disajikan juga harus sesuai. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah temperature makanan pada waktu disajikan.
Macam Penyaluran Makanan Terdapat 3 (tiga) system penyaluran makanan yang biasa dilaksanakan di rumah sakit, yaitu system yang dipusatkan (sentralisai), system yang tidak dipusatkan (desentralisasi), dan kombinasi antara system sentralisasi dengan desentralisasi. 1) Penyaluran makanan yang dipusatkan (Sentralisasi). Makanan pasien dibagi dan disajikan dalam alat makan di tepat pengolahan makanan. a) Keuntungan : Tenaga lebih hemat, sehingga lebih menghemat biaya dan pengawasan. Pengawasan dapat dilakukan langsung dengan mudah dan teliti. Makanan dapat disampaikan lanhsung ke pasien dengan sedikit kemungkinan kesalahan pemberian makanan. Ruangan pasien terhindar dari keributan pada waktu pembagian makanan serta bau makanan dan pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat b) Kelemahan : Memerlukan tempat, parelatan dan perlengkapan makanan yang lebih banya (tempat harus luas, kereta pemanas mempunyai rak. Adanya tambahan biaya untuk peralatan, perlengkapan serta pemeliharan. Makanan sampai ke pasien sudah agak dingin, makanan mungkin sudah tercampur serta kurang mearik, akibat perjalan dari dapur utama ke dapur ruangan. 2) Penyaluran makanan yang tidak dipusatkan (Desentralisasi) Makanan pasien dibawa dari tempat pengolahan ke dapur ruang perawatan pasien, dalam jumlah banyak/besar, untuk selanjutnya
disajikan dalam alat makan masingmasing pasien sesuai dengan permintaan makanan. a) Keuntungan : Tidak memerlukan tempat yang luas, peralatan makan yang ada didapur ruangan tidak banyak.. Makanan dapat dihangatkan kembali sebelum dihidangkan ke pasien dan makanan dapat disajikan lebih rapih, baik serta dengan porsi yang sesuai dengan kebutuhan pasien. b) Kelemahan : Memerlukan tenaga lebih banyak di ruangan dan pengawasan secara menyeluruh agak sulit. Makanan dapat rusak bila petugas lupa untuk menghangatkan kembali, besar porsi sukar diawasi, khususnya bagi pasien yang menjalankan diet.Ruangan pasien dapat terganggu oleh keributan pembagian makanan serta bau masakan. 2) Penyaluran makanan kombinasi Dilakukan dengan cara sebagian makanan ditempatkan langsung ke dalam alat makanan pasien sejak dari tempat produksi (dapur), dan sebagian lagi dimaskkan kedalam wadah besar, pendistribusian dilaksanakan setelah sampai dirung perawatan.
2.9.16 Pengawasan mutu produksi makanan Faktor yang mempengaruhi kualitas makanan pada tahap produksi Menurut DepKes 2007 adalah : a.
Suhu, waktu dan metoda pemasakan sesuai dengan standar resep
b.
Besar porsi harus sesuai dengan standar porsi yang ditetapkan
c.
Rasa, penampilan dan tingkat kematangan
d.
Penilaian mutu makanan oleh konsumen dan manajemen melalui : a)
Evaluasi kepuasan pasien atau daya terima pasien terhadap makanan yang disajikan
b)
Mencatat jumlah makanan yang dikonsumsi atau sisa makanan yang tidak dikonsumsi.
2.9.17 Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut Dari pedoman PGRS (2003) Aktivitas utama dari proses evaluasi pelayanan gizi pasien adalah memantau pemberian makanan secara berkesinambungan untuk menilai proses penyembuhan dan status gizi pasien. Pemantaun tersebut mencakup perubahan diet, bentuk makanan, asupan makanan,dan yang lainnya. Tindak lanjut harus dilakukan evaluasi pelayanan gizi seperti pemantauan berat badan dan status gizi yang mempengaruhi perubahn diet. Pemantauan dilakukan untuk menyeleksi bahan dasar makanan, memperbaiki cita rasa makanan, mengganti dan melengkapi
peralatan
makan,
meningkatkan
pengetahuan
kuliner,
memperbaiki penampilan penyajian memberikan menu pilihan.
2.6 PERBEDAAN PENYELENGGARAAN MAKANAN ANTARA RUMAH SAKIT TIPE A, B DAN C No
Nama Ruangan
Tipe A
Tipe B
2
Tipe c
2
1
Ruang penerimaan bahan makanan
87,5 m
2
Ruang penyimpanan bahan makanan kering
162.0 m
3
Ruang penyinpanan bahan makanan basah
81.0 m
4
Ruang penyimpanan dan persiapan daging
181.0 m
5
Ruang pemasakan dan pembagian makanan 162.0 m2 khusus
100.0 m
6
Ruang pemasakan dan pembagian makanan 225.0 m2 biasa
128.0 m
7
Ruang formula bayi
122.0 m
8
Ruang minuman
20.0 m
9
Ruang pencucian alat
124.0 m
10
Ruang pengawas pengolahan
25.0 m
2
67,0 m
40,0 m
2
2
100.0 m
2
2
90.0 m
2
2
50.0 m 2
50.0 m 2
2
50.0 m
36.0 m 2
2
70.0 m 2
2
2
98.0 m
2
56.0 m
2
2
21.0 m
2
2
6.0 m
6.0 m
2
2
56.0 m
2
2
33.0 m
2
8.0 m
2
8.0 m
11
Ruang penyimpanan bahan makanan harian 23.5 m2 kering
10.0 m
2
12
Ruang penyimpanan bahan makanan harian 55.0 m2 basah
28.0 m
13
Ruang administrasi
56.0 m
14
Ruang pendidikan
46.0 m
15
Ruang loker dan wc pegawai
84.5 m
16
Ruang penerangan
23.0 m
17
Ruang listrik
24.0 m
2
2
2
2
2
28.0 m 2
47.0 m 2
2
-
6.0 m 2
2
42.0 m
2
12.0 m
Tenaga pengelola kegiatan bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan dan pengendalian. Kelompok tenaga ini bertanggung jawab dalam penuysunan menu, Standarisasi kualiatas dan cita rasa makanan yang dihasilkan serta efisiensi penggunaan dana dan sumberdaya yang tersedia. Untuk Rumah Sakit tipe A dan B membutuhkan kapasitas diatas 50 TT, Instalasi gizi oleh ahli gizi tingkai sarjana dengan dibantu oleh ahli gizi Instalasi gizi rumah sakit tipe C
dipimpin oleh seorang ahli gizi tingkat sarjana muda.
2.6.2 Tenaga pelaksana Tenaga pelaksana dalam penyelenggaraan makanan adalah yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan produksi makanan dan distribusi dan B tenaga
pelaksana tingkat pendidikan yang dinilai SMK tata boga atau SMA yang telah kursus memasak. Sedangakn rumah sakit tipe C tingkat pendidikan tenaga pelaksana adalah SMU/SMP yang telah mengikuti kursus masak (Depkes RI 2006).
2
47.0 m
39.0 m 2
makanan kepada konsumen. Untuk rumah sakit tipe A
-
2
39.0 m
2.6.1 Tenaga Pengelola
sarjana muda atau diploma III gizi.
2
28.0 m
-
Untuk pelaksana gudang yang bertugas penyimpanan , pendidikan juga tentunya yaitu RS tipe A dan tipe B adalah D3 Gizi, D1 Gizi atau SMU, untuk tipe C D1 Gizi, SMU atau sederajat.
2.6.3 Tenaga pembantu pelaksana Tenaga pembantu pelaksana penyelengaraan makanan adalah mereka yang terlibat
dalam kegiatan penyelenggaraan makanan tetapi tidak
mempunyai tanggung jawab khusus, umunnya mereka hanya membantu tenaga pelaksana untuk menyelesiakan tugasnya dalam persipan bahan makanan atau membantut pekerjaaan memasask. Rumah sakit tipe A dan B memiliki tenaga pembantu pelaksana yaitu R S tipe A dan B adalak SMK + tataboga atau SMU yang telah mengikuti kursus memasak. Sedangkan tipe c yaitu SMU/SMP yang telah mengikuti kursus memasak. 1. Rumah Sakit Tipe B Bentuk Penyelenggaraan makanannya adalah Out-Sourching . Kelemahan meode ini adalah mutu pelayanan makanan dan asuhan gizi masih rendah menyebabkan status gizi pasien cenderung mengalami penurunan. Faktor penunjang keberhasilan pelayanan gizi yaitu kebijakan, SOP dan komitmen. Pelaksanaan program Pelayanan Gizi Rumah Sakit dengan sistem outsourcing dapat ditingkatkan dengan penyediaan sarana dan prasarana yang memadai, penambahan SDM untuk kegiatan asuhan gizi pasien di ruangan, peningkatan fungsi manajemen pelayanan gizi oleh kepala unit gizi, pembentukan TTG serta perlu adanya supervisi dari pihak manajemen agar mutu pelayanan gizi menjadi meningkat. 2. Rumah Sakit Tipe C Bentuk
penyelanggaraan
makanannya
adalah
swakelola.
Berdasarkan perhitungan DepKes (2007) dengan menggunakan metode Indicator Staffing Needs (ISN), diketahui bahwa sumber daya manusia di RS tipe c masih kurang.
Mengenai sarana dan prasarana cukup memadai karena telah dilengkapi dengan data kondisi peralatan yang berguna dalam mengecek peralatan yang masih layak atau tidak untuk dipergunakan. Dalam proses penyelenggaraan makanan ada dua hal yang belum sesuai dengan pedoman DepKes (2007) yaitu tidak adanya pengawasan, pengendalian bahan makanan, dan mutu produk makanan. Pada tugas pokok dan fungsi pekerja khususnya bagian gudang tidak berjalan dengan baik.
2.7 Dapur formula bayi ( dapur susu ) Dapur susu dibuat ruangan khusus (ruangan berdinding kaca) yang “bebas” dari micro-organisme pathogen, dan tidak dipakai untuk kegiatan lain. Tenaga penjamah makanan di dapur susu mempunyai baju dan atribut khusus yang steril (barak short, tutup kepala, masker dan sarung tangan). Semua peralatan dan perlengkapan harus steril (botol susu, tempat / wadah dan pengaduk). Peralatan khusus untuk pemberian formula makanan bayi. 1) Peralatan besar, Panci alumunium, kulkas, tungku uap, rak-rak penyimpanan botol 3 susun dan lain-lain. 2) Peralatan kecil, Thermos, blender, gels ukur, sendok makan, sendok teh dan lain-lain.
