MAKALAH
RINGKASAN MATERI UP GRADING
eLTIM FBS UNM 2015-2016
Oleh :
Wahyu Gandi G
Anggota Divisi Penulisan
Lembaga Transformasi Intelektual Mahasiswa
FAKULTAS BAHASA DAN SASTRA
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2015
KATA PENGANTAR
Makalah ini di susun sebagai tugas pengganti serta syarat atas ketidakhadiran pengurus eLTIM FBS UNM periode 2015-2016 dalam rangkaian kegiatan Up Grading yang sebelumnya di laksanakan kepengurusan selama tiga hari, terhitung mulai hari jumat, sabtu dan minggu tanggal 13, 14 dan 15 bertempat di Gedung IKA Sao Panrita.
Makalah ini membahas mengenai keseluruhan materi yang menjadi sajian dalam kegiatan tersebut, yang menjadi dasar serta peningkatan pemahaman terkait kelembagaan seorang pengurus dalam menjalankan roda kepengurusan, terkhusus pada Lembaga Transformasi Intelektual Mahasiswa Fakultas Bahasa dan Sastra. Di mana dalam penyusunannya menggunakan metode observatif, pengetahuan persona serta tambahan dari berbagai pihak.
Tidak serta merta bahwa pokok bahasan yang terkandung di dalamnya asli dan keseluruhannya berasal dari pendapat serta ide penulis. Namun, di antaranya ada yang berasal dari beberapa sumber yang menjadi referensi penulis dalam menyusunnya, menggabungkan beberapa pengetahuan yang sempat penulis dapatkan di beberapa pelatihan-pelatihan terkait sebuah sistem kelembagaan, unsur, serta media pendukung lainnya. Atas dasar itu, penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya jika terdapat banyak sekali kekurangan di dalamnya.
Ucapan terima kasih kepada Dewan Pembina, Pengawas, Pendamping, serta rekan-rekan pengurus yang sempat memberikan penulis sesuatu hal yang dapat menyempurnakan idealisme penulis dalam menulis makalah ini. Serta kesempatan yang di berikan untuk tetap menjadi bagian dari paradigma kepengurusan lembaga transformatif biru ini.
Penulis
KEORGANISASIAN
Pengertian Organisasi
Secara etimologi organisasi berasal dari bahasa yunani Organon, yaitu struktur atau susunan tubuh yang terdiri dari kepala, badan dan kaki. Atau dapat pula berarti alat, atau anggota tubuh. Sedangkan secara terminologi, organisasi merupakan suatu wadah yang terdiri dari satu, dua orang atau lebih yang memiliki tujuan tertentu.
Syarat-syarat Organisasi
Secara umum, organisasi memiliki beberapa persyaratan yang vital agar dapat di kategorikan sebagai organisasi, di antaranya :
Memiliki tujuan yang di lakukan secara bersama-sama
Mempunyai aturan (Tulisan maupun lisan) yang memaksa setiap orang yang tergabung di dalam organisasi agar di siplin dan teratur dalam menjalankan tugas, fungsi, wewenang, tanggung jawab dan kewajiban.
Mempunyai pengurus yang menggerakkan organisasi yang dimaksud adalah pengurus harian organisasi.
Mempunyai yang di gerakkan bukan dalam artian tidak memiliki hak untuk bertindak ketika ada pelanggaran yang dilakukan oleh pengurus.
Dasar –dasar Organisasi
Tujuan yang jelas
Kesatuan komando
Pembagian kerja
Pembagian wewenang dan tanggung jawab
Jenis-jenis Organisai
Di bawah ini, secara garis besar ada tiga jenis dari organisasi, yaitu :
Formal
Formal adalah organisasi yang memiliki aturan main secara tertulis dan dijadikan sebagai acuan dalam menjalankan program kerja. Seperti Ad/Art, dll.
Non Formal
Non formal adalah organisasi yang aturannya di pahami secara umum dan tidak tertulis seperti kelompok masyarakat di suatu Lingkungan, dll.
In Formal
In formal adalah organisasi skala kecil yang pengaturannya secara alamiah seperti rumah tangga.
Sifat-sifat Organisasi
Independent
Independen adalah organisasi yang berdiri sendiri dan tidak memiliki hubungan konstitusi dengan organisasi lain (non structural dengan organisasi lain)
Non Independen
Non Independen adalah organisasi yang memiliki hubungan konstitusi dengan organisasi lain.
Macam-macam Organisasi
Provit : Sebuah organisai yang di didirikan dengan tujuan utamanya menghasilkan laba untuk kemajuan perusahaan serta hal-hal yang menyangkut di dalamnya, misalnya PT. koperasi, pertokoan, dll.
Non Provit : Sebuah organisasi yang di bangun berlandaskan pengembangan kaderisasi keilmuan secara umum. Seperti, lembaga kemahasiswaan kampus, dsb.
Bentuk dan struktur organisasi
Secara umum dan mendasar, ada 3 bentuk organisasi
Organisasi bentuk lini (Organisasi garis)
ANGGOTAANGGOTAANGGOTAANGGOTAANGGOTAANGGOTABENDAHARABENDAHARASEKRETARISSEKRETARISKETUAKETUAWAKIL KETUAWAKIL KETUA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
BENDAHARA
BENDAHARA
SEKRETARIS
SEKRETARIS
KETUA
KETUA
WAKIL KETUA
WAKIL KETUA
Organisasi Fungsional
Bentuk ini biasa di gunakan oleh organisasi yang bersifat komunitas
Organisasi lini dan staf (Terusan dari organisasi lini)
KETUAKETUASEKRETARISSEKRETARISWAKIL KETUAWAKIL KETUA
KETUA
KETUA
SEKRETARIS
SEKRETARIS
WAKIL KETUA
WAKIL KETUA
BENDAHARABENDAHARA
BENDAHARA
BENDAHARA
ANGGOTAANGGOTAANGGOTAANGGOTAANGGOTAANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
Tambahan :
Organisai Taktis : Organisasi yang bersifat jangka pendek, bersifat sementara. Misalnya, struktur kepanitiaan, dll.
Organisasi Teknis : Organisasi yang bersifat lama, dan berlangsung selama terus-menerus.
KESEKRETARIATAN
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
Ruang lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
Ruang Lingkup
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
Menyelenggarakan rapat-rapat.
Tugas
Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
Fungsi
Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama. Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Sedangkan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk mau melakukan yang diinginkan pihak lainnya.
Dilihat dari tugasnya,pemimpin mempunyai tugas sebagai berikut :
a. mengantarkan
b. mengetahui
c. memelopori
d. memberi petunjuk
e. mendidik
f. memberi bimbingan dan penyuluhan
g. menggerakkan bawahan
Tanggung jawab seorang pemimpin terdiri dari 2 tahap, yaitu :
a. kewajiban untuk menyelesaikan tugas
b. mempertanggungjawabkan kepada atasan atau kepada orang yang mendelegasikan wewenang mengenai hasil yang telah dicapai.
KEBENDAHARAAN
Definisi Bendahara
Orang yang mengurus, mengatur, mengelola dan bertanggung jawab atas sistem keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran dalam lingkup organisasi.
Fungsi Bendahara
Mengadministrasikan dengan baik aliran kas masuk yang diterima
Mengadministrasikan dengan baik aliran kas masuk yang diterima
Mengadministrasikan seluruh kegiatan dengan menggunakan prosedur sesuai kaidahpengendalian internal
Biasanya dalam organisasi, bendahara mesti memiliki komunikasi yang baik dengan pengurus-pengurus inti, seperti ketua, wakil serta sekretaris. Pusat keuangan ini menjadi sangat vital, arus masuk dan keluarnya saldo yang di lakukan oleh suatu organisasi tidak akan lepas dari fungsi dan keberadaan seorang bendahara.
ANALISIS KONFLIK
Sebuah organisasi dalam mencapai tujuan tidak jarang terjadi perbedaan persepsi diantara individu atau diantara kelompok individu dalam menerjemahkan visi dan misi organisasi sehingga menimbulkan konflik. Pandangan lama menganggap konflik dalam organisasi sebagai suatu hal yang negatif, menjurus pada perpecahan organisasi, untuk itu harus dihilangkan karena menghambat kinerja optimal. Perselisihan dianggap sebagai indikasi adanya sesuatu yang salah dengan organisasi dan itu berarti aturan organisasi tidak dijalankan. Pandangan lama selalu mengkhawatirkan keberadaan konflik, maka menjadi tugas pimpinan untuk menghindarkan dan bila perlu menghilangkan sama sekali.
Definisi Konflik
Konflik organisasi adalah perbedaan pendapat ataupun pertentangan antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok-kelompok atau unit-unit kerja di dalam organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya yang terbatas dalam kegiatan kerja dan karena kenyataan mereka mempunyai perbedaan seperti kreativitas, tujuan, kepentingan, nilai, dan persepsi.
Jenis-jenis Konflik
Konflik Intrapersonal
Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus. Biasanya di sebabkan :
Sejumlah kebutuhan-kebutuhan dan peranan-peranan yang bersaing,
Beraneka macam cara yang berbeda yang mendorong peranan-peranan dan kebutuhan-kebutuhan itu terlahirkan
Konflik Interpersonal
Konflik Interpersonal adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentangan kepentingan atau keinginan. Hal ini biasanya sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, dan bidang kerja. Konflik interpersonal ini merupakan dinamika yang penting dalam perilaku organisasi. Karena konflik semacam ini akan melibatkan beberapa peranan dari beberapa anggota organisasi yang akan mempengaruhi proses pencapaian tujuan.
Konflik antar Individu-individu dan kelompok-kelompok
Hal ini sering kali berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka. Sebagai contoh dapat dikatakan bahwa seseorang individu dapat dihukum oleh kelompok kerjanya karena ia tidak dapat mencapai norma-norma produktivitas kelompok dimana ia berada.
Konflik antar Kelompok dalam Organisasi yang sama
Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasi-organisasi. Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja manajemen merupakan dua macam bidang konflik antar kelompok.
Konflik antar Organisasi
Contohnya seperti di bidang pendidikan dimana sekolah A yang bertaraf internasional dianggap sebagai bentuk konflik, dan konflik ini biasanya disebut dengan persaingan (kompetisi). Konflik ini dapat menyebabkan timbulnya pengembangan produk, teknologi, dan pelayanan baru, media pembelajaran yang berbasis e-learning, dan pemanfaatan sumber daya secara lebih efektif dan efisien.
Sumber : http://masimamgun.blogspot.com/2009/05/konflik-dalam-organisasi.html
Pengendalian Konflik
Kemampuan mengendalikan konflik diperlukan oleh semua pimpinan organisasi termasuk kepala sekolah. Pengendalian konflik menurut Wahyudi (2005) adalah pendekatan dan strategi yang dirancang oleh pimpinan organisasi dalam mengoptimalkan konflik melalui proses identifikasi masalah, klasifikasi masalah, analisis masalah, penentuan metode penyelesaian masalah, dan penyelesaian masalah.
Soetopo dan Supriyanto (2003:176-177) mengemukakan langkah-langkah dalam mengendalikan konflik, yaitu:
Perencanaan analisis konflik
Langkah ini dimaksudkan untuk mendefinisikan atau menentukan konflik apa yang timbul dalam penyelenggaraan organisasi. Pimpinan dapat melakukan setiap saat ketika ada indikasi konflik dan memperhatikan konflik yang nyata dan tersembunyi. Konflik yang nyata akan mudah dikenali dan dianalisis, tetapi konflik tersembunyi tidak demikian adanya. Konflik yang tersembunyi perlu dibuka melalui pemberian stimulus yang terencana supaya menjadi terbuka dan jelas. Soetopo dan Supriyanto (2003:176) berpendapat apabila kedua konflik tersebut di organisasi tidak ada dan organisasi menunjukkan adanya kestatisan, pimpinan dapat merangsang timbulnya konflik dengan suatu maksud, sekolah menjadi dinamis dan ini diperlukan bagi terciptanya suasana yang kondusif bagi pencapaian tujuan penyelenggaraan.
Pimpinan organisasi pada langkah ini harus dapat menentukan sumber penyebabnya, faktor-faktor yang mempengaruhinya, jenis-jenisnya, dan keterlibatan pihak-pihak yang berkonflik. Apabila hal tersebut semuanya jelas, akhirnya konflik yang sesungguhnya dapat dirumuskan secara jelas dan tegas.
Evaluasi konflik
Evaluasi konflik adalah suatu upaya menentukan kualitas suatu konflik yang telah dirumuskan. Pimpinan menentukan kualitas konflik berdasarkan intensitas dan keluasannya. Kualitas konflik dapat diklasifikasikan menjadi a) konflik ringan/kecil (jika intensitas rendah dan keluasan kecil), konflik sedang (jika intensitas dan keluasannya sedang), dan c) konflik besar/berat (jika intensitas tinggi dan keluasannya besar).
Semua konflik dimaksud pada dasarnya perlu diperhatikan pimpinan organisasi dan dicarikan pemecahannya secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi masing-masing. Pimpinan organisasi mempertimbangkan penyelesaian konflik berdasarkan skala prioritas.
Pemilihan strategi konflik
Apabila konflik yang ada sudah jelas maka akan memudahkan pimpinan dalam memilih strategi penyelesaian konflik secara tepat. Faktor yang harus diperhatikan pimpinan organisasi dalam memilih strategi penyelesaian konflik menurut Soetopo dan Supriyanto (2003:176-177) adalah a) memahami prinsip pelaksanaan manajemen konflik, b) berdasarkan prinsip tersebut pimpinan memilih strategi penyelesaian konflik, c) melaksanakan strategi penyelesaian konflik yang dipilih, d) mengevaluasi pelaksanaan strategi penyelesaian konflik tersebut untuk mengetahui tingkat keberhasilannya, dan e) strategi yang telah dipilih dapat dipertahankan bila menunjukkan hasil yang baik, tetapi bila hasilnya tidak atau kurang baik maka perlu dipilihkan strategi lain secara berkelanjutan.
ANALISIS SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor – faktor sistematis untuk merumuskan strategi sebuah organisasi baik perusahaan bisnis maupun organisasi sosial. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength), dan Peluang (Opportunities), Namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknessess) dan ancaman (Threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan visi, misi, tujuan, dan kebijakan program – program sebuah organisasi. Dengan demikian perencana strategis (Strategic planner) harus menganalisis faktor – faktor strategis organisasi (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Model yang paling populer saat ini adalah analisis SWOT.
SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), Threats (tantangan). Analisa SWOT adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi isu-isu internal dan eksternal yang mempengaruhi kemampuan kita dalam memasarkan event kita. Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran).
Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :
1. S = Strength, adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.
2. W = Weakness,.adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.
3. O = Opportunity, adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi di masa depan.
4. T = Threat, adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi di masa depan.
Analisis SWOT dilakukan dengan maksud untuk mengenali tingkat kesiapan setiap fungsi dari keseluruhan fungsi sekolah yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Berhubung tingkat kesiapan fungsi ditentukan oleh tingkat kesiapan masing-masing faktor yang terlibat pada setiap fungsi, maka analisis SWOT dilakukan terhadap keseluruhan faktor dalam setiap fungsi, baik faktor internal maupun eksternal (Depdiknas, 2002).
NEGOSIASI DAN TEKNIK LOBI
Kegiatan lobby sebenarnya adalah kegiatan sehari-hari yang tidak dapa terlepas dari kehidupan manusia. Selama manusia itu melakukan proses komunikasi dengan orang lain, maka disitulah kegiatan lobby itu terjadi dan kadang kala kita juga melakukan tanpa kita sadari.
Bahkan dalam menyelesaikan suatu perbedaan atau pertentangan maupun perbedaan kepentingan diperlukan dialog dan musyawarah melalui lobi dan negosiasi, meskipun adakalanya berlangsung alot dan membutuhkan waktu yang relatif lama. Dewasa ini upaya melobi bukan lagi monopoli dunia politik dan diplomasi, tetapi juga banyak dilakukan para pelaku bisnis, selebritis dan pihak-pihak lainnya. Biasanya lobi-lobi dilakukan sebagai pendekatan dalam rangka merancang sesuatu perundingan. Apabila lobi berjalan mulus diyakini akan menghasilkan perundingan yang sukses.
Lobi dan negosiasi tentunya akan dapat berjalan dengan sukses apabila dilakukan dengan baik. Dalam komunikasi bisnis, Negosiasi adalah suatu proses dimana dua pihak atau lebih yang mempunyai kepentingan yang sama atau bertentangan, bertemu dan berbicara untuk mencapai suatu kesepakatan. Perbedaan kepentingan memberikan alasan terjadinya suatu titik temu dan dasar motivasi untuk mencapai kesepakatan baru. Negosiator yang baik hendaknya membangun kerangka dasar yang penting tentang negosiasi yang akan dilakukan, agar berhasil menjalankan tugasnya dengan baik. Melakukan lobi dan negosiasi harus sesuai dengan prinsip- prinsip, strategi, teknik, dan taktik, esensi dan fungsinya, oleh karena itu disebut sebagai suatu konsep.
Lobi
Definisi Lobi
Lobi adalah suatu upaya pendekatan yang dilakukan untuk mempengaruhi dengan tujuan kepentingan tertentu. Dalam perkembangannya lobi dimaknai sebagai pendekatan (approach). Lobi adalah pendekatan awal yang menjurus ke suatu tujuan yang menguntungkan, baik satu ataupun kedua belah pihak. Kegiatan lobi tidak hanya diperlukan oleh individu untuk memperoleh apa yang menguntungkan dari pihak lain, tetapi juga diperlukan bagi kepentingan suatu organisasi. Bagi suatu organisasi kegiatan melobi diperlukan demi suksesnya pelaksanaan rencana-rencana. Disini fungsi agensi-agensi pemerintah sangat diperlukan dalam memberikan izin usaha, hak paten yang sifatnya memudahkan dan menguntungkan organisasi.
Fungsi Lobi
Fungsi lobi adalah untuk melindungi kepentingan organisasi/lembaga bisnis dengan membuka komunikasi pada pihak pengambil keputusan, diantaranya: membangun koalisi dengan organisasi-organisasi lain, mengumpulkan informasi dan mempersiapkan laporan untuk legislator yang mewakili posisi organisasi dalam isu-isu kunci. Ada tiga jenis lobi, yakni:
Negosiasi
Negosiasi (Negotiation) dalam arti harfiah adalah negosiasi atau perundingan. Negosiasi adalah komunikasi timbal balik yang dirancang untuk mencapai tujuan bersama. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Negosiasi memiliki dua arti, yaitu:
1. Proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain;
2. Penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak-pihak yang bersangkutan.
Sumber : http://diansrimulyani2.blogspot.com/2013/12/hubungan-antara-lobi-diplomasi-dan_5.html
