FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO FINANCIERO DE SERVICIOS FINANCIEROS TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA REGIONAL BOGOTÁ 2013 FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
INTRODUCCIÓN
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OBJETIVOS
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1. FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
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2. ROL ACTUAL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
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3. CONCLUSIONES
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INTRODUCCIÓN
En la realización de este informe se relacionará una serie de funciones y el rol del asistente administrativo en la actualidad de las organizaciones, esto con el fin de que pueda ser leído por toda la comunidad que esta interesada en el tema.
Está información se ha realizado teniendo en cuenta que nos sirve como material para enriquecer nuestro conocimientos y tener un buen desempeño en el cargo como “ Asistente Administrativo.”
OBJETIVO GENERAL
Este informe establece y brinda una serie de listados de funciones del asistente administrativo, con base a las normas vigentes establecidas por la empresa y a los conocimientos adquiridos a través de mi experiencia, para así brindar a la comunidad un material que interese a los lectores y que sirva de apoyo en próximas investigaciones o de interés general.
1. FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Ejecuta los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos para así lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio. Asiste y apoya en el desarrollo de los programas y actividades de la empresa. Apoya en la elaboración de los anteproyectos y de los presupuestos. Diligencia formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, aportes, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna y apoya en el control de los pagos. Realiza solicitudes de pedidos de insumos materiales para la oficina, equipos y otros que se necesiten en la empresa. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia. Realiza registros contables. Recibe y revisa las facturas, comprobantes, remisiones y demás documentos que se utilicen en la oficina. En caso que se utilice en la empresa entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos los envía al archivo general. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla los inventarios. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia. Redacta, transcribe y envía la correspondencia y documentos diversos. En caso de manejar caja menor, está pendiente del control de la misma. Brinda apoyo logístico en actividades especiales, eventos y reuniones. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la empresa. Lleva y mantiene actualizado el archivo y la correspondencia en general. Si se llevan libros contables los mantiene actualizados. Atiende e informa a los clientes internos y externos. 6
Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras. Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados. Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. Lleva registro de las órdenes de compras. Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas. Mantiene informado al jefe sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes. Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitudes Archiva y lleva el control de los documentos del área. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. Maneja información confidencial e importante de lo jefes. Lleva agenda cumpliendo con todos los compromisos de sus superiores. Está pendiente que la empresa esté en orden, bien cuidada con buena iluminación. Utiliza el protocolo de atención telefónica. Hace los memorandos y correspondencia en general. Registra bases de datos de clientes y proveedores. Está pendiente de la agenda del jefe. Diligencia documentos de acuerdo a las normas del Sistema de Gestión de Calidad. Recibe, anota e informa los mensajes recibidos telefónicamente a sus superiores. Citar a reuniones convocadas por su jefe. Apoya en la elaboración de informes en general. Realiza las actas de reunión. Recibe y registra toda la documentación que llega y que sale. Envía correos Todas las asignadas por sus superiores o jefe.
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2. ROL ACTUAL DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Actualmente, no cabe duda que el trabajo de un asistente administrativo ha tenido un vuelco importante. El asistente administrativo solicitado por la empresa moderna no únicamente debe contar con una preparación completa, que abarque inglés, gestión, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que posea habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en grupo para adecuarse a las variaciones que confronta diariamente la empresa. La profesión de asistente administrativo se encuentra orientada a efectuar tareas elementales en centros privados o públicos. Sus tareas más importantes están relacionadas con la labor de oficina y tener conocimientos en protocolo institucional y empresarial. En definitiva, el asistente administrativo es el administrador del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no tenga que encargarse más que de tomar decisiones que favorezcan el progreso de la empresa.
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CONCLUSIONES
Un Asistente Administrativo está en la capacidad de planear, organizar, dirigir y controlar procesos operativos de producción o de servicios dentro de cualquiera de las áreas funcionales de una organización. El Asistente Administrativo debe ser una persona con liderazgo, creatividad y emprendimiento, aportando a la construcción de empresas sólidas, con alta capacidad para aprovechar las condiciones de su entorno. Por último creo y estoy convencida que con mi experiencia de mas de 20 años y las expectativas de los conocimientos que estoy adquiriendo en el SENA, cada vez estoy más feliz de ser una “ASISTENTE ADMINISTRATIVA“ en la empresa
que me desempeño.
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