Funciones personal administrativo hotel 5 Estrellas

AUTOR: PAULINA PIURI DÍAZ

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FUNCIONES DEL GERENTE GENERAL DE UN HOTEL 5 ESTRELLAS •

Dirigir y evaluar la gestión de los gerentes de cada unidad bajo su

•

dependencia Fijación de pautas de coordinación aplicables por las áreas operativas bajo

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su dependencia, su seguimiento y control Mantenimiento de vínculos con organismos gubernamentales, medios,

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representantes hoteleros. Analizar el presupuesto presupuesto general de la compaía y los los desvíos signi!icativos

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como una herramienta !undamental para la toma de decisiones "uministrar al #erente de Administración los datos proyectados necesarios

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para la con!ección del presupuesto Asistir a con!erencias, ban$uetes ban$uetes y convenciones convenciones donde se re$uiera re$uiera la participación del hotel como institución %epresentar y de!ender la posición de la &ompaía en &ámaras hoteleras a las $ue adhiera la institución Autorización y justi!icación de horas e'tras seg(n la la política de!inida )a generación de políticas de acción homog*neas en las diversas unidades de negocio para las prácticas comunes )a determinación de las necesidades estándar de insumos, materiales, recursos humanos y económicos por unidad de negocio a e!ectos de

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garantizar el mantenimiento operativo de las mismas +articipación en el proceso de de!inición de políticas generales para la

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compaía valuación, interpretación interpretación y transmisión a la +residencia +residencia de la in!ormación in!ormación

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generada sobre su área Firma de che$ues en !orma conjunta con el #erente Administrativo Administrativo de

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acuerdo a los procedimientos de!inidos por la Dirección %ealización de análisis de la l a competencia, nuevas metodologías de prestación de servicios y atención de clientes -)os %ecursos umanos, /0102.

GERENTE DE OPERACIONES DE UN HOTEL DE 5 ESTRELLAS









3ajo su cargo se encuentran di!erentes áreas $ue a continuación se detallan con sus respectivas !unciones4

GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS s el má'imo responsable de los sectores del departamento de Alimentos Alimentos y 3ebidas, otra de las tareas principales es colaborar en la diagramación de los men(s. Funciones4 • • • • • • •

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)a dirección de personal. ntrevistas con los nuevos ingresantes. &ontrol de horarios. &ontrol de horas e'tras. +edido de personal e'tra. &ontrol de e'istencias -laboración de !ichas2. Mantener activa comunicación con los demás departamentos de la organización5 ventos, %eservas -6ips2, 6entas, etc. l manejo de las reservas con los clientes. )a supervisión general de la atención al cliente

RESTAURANTE l restaurante es el lugar del hotel donde se sirven las distintas comidas, por medio de distintos sistemas de servicio como por ejemplo el bu!!et.

PERSONAL DE RESTAURANTE MAITRE PRINCIPAL / JEFE DE SALÓN. Funciones4 • • • •

+lanilla de horarios del personal. Dirige y controla la mise en place. "upervisión y coordinación del personal. Dicta las pautas de trabajo para los inventarios. &ontacto permanente con el 7e!e de cocina, ostess

3arman.









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&oc8tail de espera y coordinación de reservas con plazos. %emonte y reposición. stado de blancos. Alineación de mesas, sillas sillas y cubiertos %euniones de trabajo con !uncionarios de línea. &ontrol de estilo de trabajo y de las reglas

LA COCINA )a cocina es el centro y corazón de los alimentos de los restaurantes, comedores, room service, ban$uetes, etc. n ella se preparan todas las comidas $ue se hacen !igurar en las distintas cartas men( de los locales y de las habitaciones.

PERSONAL DE COCINA CHEF s el má'imo responsable del servicio a su cargo, controlará los horarios y trabajos, mantendrá la higiene en su sector, !iscalizará los di!erentes productos $ue se emplean en la elaboración de los platos $ue con!orman las distintas cartas, controla el buen !uncionamiento de las má$uinas y aparatos en general. Funciones4

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"upervisará la limpieza de cámaras y control de stoc8. n conjunto con la dirección de Alimentos y 3ebidas programará los

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cambios de men( con anticipación su!iciente. &ontrolará la limpieza de las áreas de trabajo, antes y despu*s del

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• • •

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servicio. &omentará las tareas a realizar y las supervisará. &ontrolará las entradas de mercaderías, por cantidad y calidad. Dará visto bueno a los pedidos de despensa, a las cámaras !rigorí!icas, reviendo el consumo diario. Acentuará la supervisión de la mise en place, antes de iniciar el servicio, esto signi!ica $ue cada sector debe tener todos los ingredientes listos para la elaboración de los platos, a la hora del comienzo del servicio.









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"upervisará la elaboración de los platos !ríos y calientes, controlando su

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temperatura y decoración. Dispondrá de un estricto control de los pedidos comandas, de los distintos

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sectores. &ontrolará los tiempos $ue llevan las mesas entre plato y plato, retrasos y adelantos.

SUB CHEF Funciones4 •

"ecunda a las responsabilidades del &F. &F. Dirige las operaciones en los servicios de 3an$uetes.

CAFETEROS Funciones4 • •

ncargados de manejar las ca!eteras. &omplementan las !unciones de los meseros.

COMISE DE COCINA Funciones4 • •

+repara la mise en place de la cocina. %ealiza tareas generales.

PEÓN DE COCINA Funciones4 •

"e encarga del lavado y limpieza de la cocina en general.

ROOM SERVICE l sector de %oom service, es el encargado de brindar servicio gastronómico a las habitaciones del hotel.









Funciones4 • • •

9oma las llamadas de los pedidos de las habitaciones y las adiciona. labora comandas para la preparación de los pedidos. Adiciona las comandas comandas de Mini 3ar.

SALONERO Funciones4 • • • •

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:nterviene en el montaje de los servicios en las habitaciones. )levan los servicios a las habitaciones. acen !irmar las !acturas. %etiran los servicios de las habitaciones, aviso tele!ónico mediante pasajero o mucama de piso. Desmontan el servicio. %epasan la la vajilla. ;bican la vajilla en su respectivo r espectivo lugar

MINI BAR l Mini 3ar es el sector $ue se encarga del abastecimiento, cuidado y control de los productos $ue se encuentran en los mini bares de las habitaciones.

PERSONAL ENCARGADO Funciones4 • • • • • • • • • • •

%epone el stoc8 de su sector. %ealiza el conteo de mercadería. %ealiza el pedido a despensa. &ompleta los !ormularios de re$uisición de mercaderías. %epone los carros del mini bar. %epone los mini bares en la habitación. Adiciona los consumos consumos en las habitaciones. habitaciones. 9iene como tarea especí!ica supervisar la l a tarea de sus colaboradores )impia los mini bares. 6eri!ica 6eri!ica el per!ecto !uncionamiento de las heladeras. 6eri!ica 6eri!ica si ha habido alg(n consumo, en el momento de cierre de cuenta del hu*sped. %ealiza el estado de entradas y salidas mensual de cada producto.











l comedor de personal es el lugar donde se sirve desayuno, almuerzo y cena al personal del hotel, seg(n la política del hotel, generalmente la más aplicada es la de servir solamente la comida $ue le to$ue dentro de su horario de trabajo.

PERSONAL ENCARGADO DE SECTOR: Funciones4 • • • •

)impieza general del sector. +reparado de mesas -saleros, paneras, pimenteros, servilleteros, etc.2. "ervido de comidas y bebidas, &ompleta los !ormularios de %e$uisición de Mercaderías

BANQUETES PERSONAL: MAITRE DE BANQUETES B ANQUETES Funciones4 •

:gual $ue el Maitre +rincipal.

CHEF DE FILIE Funciones4 •

:gual al che! de Filie de "alón.

SALONEROS - CAMARERA C AMARERAS S Funciones4









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&ontrolar el correcto !uncionamiento de las ma$uinarias del hotel y coordinar

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las reparaciones con los proveedores de servicios e'ternos. &oordinar las reparaciones y operaciones de mantenimiento de la estructura

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edilicia del hotel Administrar el paol, responsabilizándose responsabilizándose del stoc8, stoc8, las compras, su conservación y limpieza. &on!eccionar el +lan Anual de mantenimiento, elevándolo a la #erencia #eneral para su aprobación Analizar y justi!icar los desvíos desvíos con el plan anual de mantenimiento mantenimiento trazado e in!ormarlos a la #erencia #eneral &oordinar los cursos de capacitación de seguridad para todo el personal del hotel, junto con la Dirección de de %ecursos umanos seg(n la política de!inida

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-"imulacro de vacuación2 stablecer las prioridades sobre las reparaciones solicitadas por los diversos

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sectores Mantener y controlar los elementos de seguridad de la estructura edilicia y de

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los mecanismos de prevención -p.ej. mata!uegos2 &oordinar con Ama de )laves las tareas a e!ectuarse en las habitaciones &oordinar con %ecepción la disponibilidad de habitaciones para e!ectuar las tareas de mantenimiento. Asesorar al Departamento de de &ompras, en la ad$uisición ad$uisición de productos e

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insumos relacionados con su área :n!ormar a 3an$uetes y a %eservas las tareas a e!ectuarse en habitaciones,

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salones o espacios comunes Mantener las condiciones de temperatura del aire y del agua programadas

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para cada sector del hotel "olicitar la provisión de materiales al "ector &ompras con la autorización pertinente









•

%esolver las urgencias de electricidad, plomería, cale!acción, aire

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acondicionado y tareas diversas 6elar 6elar por la aplicación de la política de atención al cliente $ue compete a su

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sector &umplir con los circuitos administrativos previstos para el sector Diagramar los turnos, actividades y tiempos del personal a cargo !ectuar las guardias ejecutivas nocturnas y>o de !ines de semana

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correspondientes !ectuar las tareas de administración de personal de su área seg(n la política

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de!inida %ealizar los in!ormes re$ueridos por las distintas direcciones y gerencias del

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nivel superior "uministrar los datos necesarios sobre su área al #erente #eneral del otel

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para la con!ección del presupuesto de la &ompaía valuar y justi!icar los desvíos resultantes del control presupuestario valuar las necesidades de compras y mantenimiento de ma$uinarias e insumos a la luz de los avances tecnológicos Analizar las tareas registradas en los libros correspondientes, correspondientes, evaluando su duración, volumen de trabajo, distribución de actividades, etc. y estudiar los

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desvíos del +lan Anual. Analizar los presupuestos presupuestos de compras y mantenimiento mantenimiento de ma$uinarias y de

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ad$uisición de insumos !ectuar periódicamente in!ormes de tareas realizadas y su programación a !uturo dirigidos a la #erencia #eneral del otel.

A continuación continuación un organigrama organigrama del personal $ue se encuentra encuentra bajo su supervisión supervisión -di Muro, /0002.









GERENCIA DE SEGURIDAD









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%eportar a los empleados deshonestos. 6igilar a los hu*spedes $ue tengan saldos altos. acer investigaciones de cuentas de los clientes $ue se !ueron sin pagar. acer investigaciones por robos en el hotel. Ayudar al capitán capitán del bar cuando tiene problemas problemas con alg(n cliente. cliente. %eportar las acciones de trabajo. acer los recorridos $ue se le asignen. acer labor de vigilancia en eventos especiales. 6igilar $ue los empleados entreguen los objetos $ue se encuentran. 6igilar $ue se respete el reglamento de la alberca. Ayudar en caso caso de e'istir hu*spedes hu*spedes escandalosos. escandalosos. 6igilar la salida y entrada de objetos del hotel. "upervisar la honestidad de los empleados. &uidar los vehículos de los hu*spedes, de los empleados y del hotel. acer recorridos en los alrededores del hotel. Anotar en la libreta de pendientes pendientes los asuntos por resolver. resolver. acer el reporte de novedades del turno. Asistir a las juntas de departamento. departamento. Acompaar a los hu*spedes hu*spedes importantes, previa orden. orden. 6igilar la entrada y salida de grupos. %eportar actos y condiciones inseguros $ue puedan causar incendios o accidentes. acer revisiones de gavetas. Aplicar medidas preventivas preventivas y correctivas contra la prostitución prostitución en el hotel -3áez, /00?2.

GERENTE DE DIVISIÓN HABITACIONES











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stablecer prioridades en la limpieza de habitaciones tanto en ocupación o

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vacías -baos, habitaciones2 )impieza de las áreas p(blicas tales como -baos p(blicos, pasillos, o!icinas,

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lobby, lobby, mantenimiento de los pisos duros es decir mármol5 granito5 etc. Distribución del trabajo a los mozos m ozos y a las a!anadoras 3lo$ueo y desblo$ueo de habitaciones Manejo de llaves @bjetos olvidados

GERENTE DE LAVANDERÍA Y TINTORERÍA

Funciones4 )os di!erentes dependientes del je!e de lavandería realizarán las !unciones $ue a continuación se describe4









)a importancia del departamento de %ecepción en el desarrollo operativo de un hotel es enorme, no sólo debido a la gran cantidad de personas $ue acuden a *l, sino tambi*n por$ue es el centro de operaciones de todo el hotel. Funciones4 •

• • • • •

&ontrol del estado de las habitaciones -ocupadas, vacías, sucias, etc.2, ya sea de !orma manual o computarizada. %egistro de hu*spedes hu*spedes -chec8 in in y chec8 out2 out2 %eservaciones Facturación Asignación de habitaciones habitaciones :n!ormar a los hu*spedes sobre costos y servicios -3áez, /00?2.

FUNCIONES DEL GERENTE ADMINISTRATIVO DE UN HOTEL 5 ESTRELLAS "e encarga de proveer a la empresa de recursos !inancieros, materiales e in!ormáticos $ue garanticen la custodia de su patrimonio y el cumplimiento de sus objetivos •

De!inir, administrar y mantener el sistema de in!ormación de la compaía

•

&on!eccionar, &on!eccionar, analizar y presentar e interpretar los estados contables ante la presidencia









•

)a propuesta y aplicación de políticas administrativo !inancieras !ijadas por la compaía en su conjunto, a la +residencia

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)a gestión integral de cr*ditos y cobranzas, lo cual implica velar en !orma metódica y permanente por la realización de4 análisis de las cuentas corrientes, canjes por contraprestaciones, control de los cr*ditos otorgados, reclamos, etc.

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&on!ección y propuesta a la +residencia del planteamiento !iscal coordinado con los consultores impositivos su seguimiento y control

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)a participación en el proceso de de!inición de políticas globales para la compaía generadas por +residencia

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)a representación operativa de la empresa en sus relaciones con la auditoria e'terna y asesores impositivos

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n análisis e instrumentación de los convenios por prestación de servicios tercearizados relacionados con la compaía









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l control sobre la aplicaciones de las políticas de retribución, incentivos y horas e'tras del personal

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6eri!icar 6eri!icar la correcta li$uidación de haberes, el control horario, la actualización y mantenimiento de legajos del personal y libros li bros obligatorios por ley, determinación de cargas previsionales, sociales y sindicales.

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Aplicación de las políticas políticas de pagos en !unción a los lineamientos !inancieros aprobados por la presidencia

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&ontrol y autorización de pagos dentro de los niveles de!inidos

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%ealización e instrumentación de las li$uidaciones de remesas al e'terior en concepto de regalías aprobadas por la l a +residencia

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)a autorización y !irma de órdenes de compra en el marco de los niveles de autorización de!inidos

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)a gestión administrativa de los inventarios y de la toma de inventarios !ísicos periódicos









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l análisis y decisión sobre necesidades de recursos in!ormáticos y e$uipamientos administrativos

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)a de!inición de políticas relativas al archivo y destrucción de la documentación

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)a transmisión de las políticas generales de la compaía, las directivas administrativo !inancieras y los objetivos generales para cada área bajo su dependencia -)os %ecursos umanos, /0102.

A continuación continuación se detallan las las áreas $ue se encuentran encuentran bajo su supervisión4 supervisión4 • • •

&ontable &r*dito y cobranzas &ajas

RECURSOS HUMANOS A menudo se dice $ue la gente es el activo más importante de un hotel. ncontrar empleados valiosos es más di!ícil $ue hallar un mobiliario o e$uipo de calidad, pero la conducta de los directivos tiene una pro!unda in!luencia sobre el











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s responsable de las compras $ue el hotel debe realizar en alimentos,

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bebidas y suministros. "elecciona los proveedores en coordinación con cada je!e de departamento. stablece, con la autorización del gerente, políticas de compra. +roporciona a la gerencia los reportes de compra respectivos. "olicita cotizaciones a los proveedores. 6igila, en coordinación con los je!es de departamento, los má'imos y

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mínimos, así como la rotación de mercancía. Formula pedidos a los proveedores.

• • • •









depende del tamao, del tipo de hotel y de la cantidad y calidad de sus servicios -di Muro, /0002. ste departamento coordina las siguientes actividades4 • • • • • •

+olíticas de comercialización. %eservaciones de grupos. &onvenios y contratos especiales. Fechas cerradas. +ronósticos de ocupación. Modi!icaciones en grupos alojados

Trabajos citados 3áez, &. ". -/00?2. Hotelería (4a. ed.2. ed.2. M*'ico4 )arousse < #rupo ditorial +atria.

Funciones personal administrativo hotel 5 Estrellas

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