ASISTENTE ADMINISTRATIVO Unidad 1 OBJETIVO: IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS Y RESPONSABILIDADES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO A TRAVÉS DE CONOCER SUS DIFERENTES ROLES. PARA DETERMINAR LOS ESTILOS DE TRABAJO. CONTENIDO 1.- QUE ES EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO. 2.- CARACTERÍSTICAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO 3.-ADMINISTRANDO DIFERENTES PAPELES 3.1. -ADMINISTRANDO DIFERENTES PAPELES 3.2.- ¿QUE ACTIVIDADES DE OTROS ESTAS ASUMIENDO? 3.3.- ¿QUE ESPERA DE TI TU JEFE? 3.4.-CLARIFICANDO EXPECTATIVAS 3.5.-PREFERENCIAS DE ESTILO DE TRABAJO 2.- CARACTERÍSTICAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: 1.-El manejo y métodos de oficina. 2.-Redacción, ortografía y sintaxis. 3.-Retención de Impuesto Sobre la Renta .4.-Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta. 5.-Principios y prácticas de contabilidad. 6.-La elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia. 7.-Los procesos administrativos del área de su competencia. 8.-Computación. HABILIDAD PARA: 1..-Tratar en forma cortés al personal de la Institución y público en general. 2.-Analizar declaraciones de impuestos. 3.-Comprender la información que va a procesar. 4.-Manejar los diferentes formatos de compras. 5.-Tener iniciativa.5.-Expresarse claramente en forma oral y escrita. 6.-Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión. DESTREZAS EN: 1.-El manejo de máquinas de escribir. 2.-El manejo de microcomputador.
3.-El manejo de calculadoras. 4.-Material de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: 1.-Entrenamiento en el sistema de su unidad. 2.-Contabilidad computarizada.
3.-Actualización en Impuesto Sobre la Renta. 4.-Ortografía y redacción. 5.-Relaciones humanas.
CUALIDADES INTELECTUALES. Podemos nombrar Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora. Capacitación y actualización profesional permanente Cultura general leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como otros países para estar al día en la formación o escuchar los noticiarios. Concentración en actividades que se realizan, para evitar errores. Ser receptivo Comunicarse con efectividad. Tener tacto para manejar ciertos conflictos Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores. Iniciativa Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organización de las actividades. Sentido común. Habilidad para trasmitir y seguir instrucciones. Utilización adecuada del lenguaje. CUALIDADES MORALES. LAS MÁS SOBRESALIENTES SON:
· Responsabilidad · Empatía · Tacto · Entusiasmo · Veracidad · Honradez · Cooperación · Flexibilidad
· Discreción · Respeto · Efectividad · Paciencia · Sinceridad · Tolerancia · Solidaridad · Gratitud
CUALIDADES SOCIALES SON IMPORTANTES: · Ser practico y realista. · Mostrar interés por trabajo · Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el mundo empresarial moderno es obsoleto · Actitud positiva. · Habilidad para dirigir , distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas a tu cargo · Simpatía y cortesía en el trato con las personas · Estabilidad emocional · Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten. · Sentido del humor · Tolerancia · Justicia · Seguridad en si mismo · El orden en toda las cosas · Excelente comportamiento y relaciones interpersonales. · Autodominio permanente CUALIDADES FÍSICAS Excelente presentación personal esta refleja no solamente con una ropa adecuada al clima, el puesto y la edad, sino también por el estado de salud, la complexión física antes era por estética hoy en la actualidad es importante en virtud de que se disminuyes factores de riesgo a su salud que pueden provocar enfermedades cardiovasculares o crónicas degenerativas.
Algunas cosa que no debes tener: ACTITUDES NEGATIVAS
Necio Impositor Manipulador Apático Hipócrita Voluble Enojon orgulloso Egoísta Intrigoso Complicidad Posesivo Irresponsable Convenenciero injusto
Intolerante Irrespetuoso Deshonesto Incumplidor Incomprensivo Prepotente Desconfiado Negativo Ignorante Irresponsable Flojo Mentiroso Déspota Autoritario No se entrega al equipo
OTRAS CUALIDADES POR DESARROLLAR Multiplica las oportunidades Desarrolla una red de relaciones que aumenten tus probabilidades de éxito. Se extrovertido Mantén una actitud relajada hacia la vida Ábrete a vivir nuevas experiencia Mantén una actitud positiva acerca de ti y de tu futuro Una sonrisa: es una invitación, una señal de apertura que muestra cercanía y positivismo, siempre y cuando no sea fingida o irónica. Gestos. Los movimientos repetitivos denotan nerviosismo, inseguridad o incluso que estas mintiendo Mirada. Ve a tu interlocutor a los ojos expresa cercanía. Sin
embargo, cuida que no sea mirada “láser” de inquisidor , si es demasiado fija parecieras acosad@r Saber pedir: en el pedir esta el dar. El tono y la textura de nuestra voz son únicos. Tenemos ciertas muletillas al hablar, nos comemos quizás letras.
Ve por tus metas aun si tienes pocas probabilidades y persevera ante el fracaso Encuentra lo positivo en un error. considera la adversidad como algo para ser resuelto Mantén una visión de largo plazo y de que las cosas mejoraran Postura. Tener los brazos o piernas cruzados indica que te cierras a lo que te dicen, proponen o muestran. Apretar los puños denotan enojo mirar a otro lado, levantar la ceja o desparrámate en la silla muestra falta de interés. Saber escuchar seguramente ha ocurrido que estas platicando algo por teléfono y cuando preguntas la opinión de tu interlocutor no tiene idea de lo que te le preguntaste por que te estaba interrumpiendo al hablar Aun que las dos son sinónimos, la primera expresa un deseo tuyo y la segunda una exigencia para que el otro actué de otra forma o manera. Se asertivo la asertividad esta actitud que hace a otros que no puedan pasar por encima de ti, ser irrespetuoso o date por hecho No pidas el cambio ajeno. ”Quiero que redigas las cosas de frente”.Es mejor que “No me gusta que hables a mis espaldas”
3.-ADMINISTRANDO DIFERENTES PAPELES
Ante este reto, de un nuevo milenio los asistentes administrativos deberán realizar una serie de funciones, y roles así como desarrollar habilidades que les permitan trabajar eficientemente, ser innovadores y ampliar sus miras en un entorno inmediato que trasciende fronteras y los integra a una comunidad económica mucho más vasta. El siguiente esquema integra los aspectos clave que forman parte de la vida diaria de un asistente administrativo, algunas de las habilidades que requerirá para el éxito de sus actividades se han mencionado con anterioridad, los roles que deberá desempeñar y algunas de las labores administrativas que lo llevarán a participar de manera activa dentro de su grupo de trabajo. Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe. Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle. Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos. Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran. Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático. Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los ámbitos que la integran. Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del puesto que desempeña. Ejecuta todas aquellas funciones que le sean asignadas por la Jefatura. Lleva a cabo todas aquellas actividades que sean necesarias para el debido cumplimiento de sus funciones. En general, cualesquiera otras tareas afines a su responsabilidad en el puesto y semejantes a las anteriormente descritas, que le sean encomendadas por la Jefatura de la Unidad y resulten necesarias por razones del servicio. Presentar cuentas una vez al año, así como el presupuesto, proponiendo formas de financiación -Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo.
-Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco. -Actuar de Secretario en la Junta y custodiar la documentación que se genere. Se levantarán Actas de las Juntas, que serán espuertas a la consideración del Presidente, y una vez obtenida la firma de éste, se enviará copia a todos los asistentes. -Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados. Tramitación de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad. · Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. · Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. · Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. · Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. · Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. · Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. · Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. · Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. · Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. · Realiza registro contable. · Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. · Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. · Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los
factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. · Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. · Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria. · Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica. · Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. · Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. · Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. · Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. · Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. · Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable. · Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos. · Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos. · Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos. · Archiva y lleva el control de los documentos del área. · Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. · Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. · Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. · Transcribe y accesa información operando un microcomputador. · Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. · Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. · Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
3.2.- ¿QUE ACTIVIDADES DE OTROS ESTAS ASUMIENDO? Auxilia en la dirección, supervisión y control de los trabajos de su dependencia donde preste sus servicios. Realiza trabajos de enlace con otras áreas de la empresa, interviene en trabajos de calculo y estimación de presupuestos de ingresos y egresos, da tramite a correspondencia de carácter técnico que remite su jefe inmediato, elabora estudios solicitados por las autoridades, resuelve los asuntos de la empresa que sean encomendados por su jefe, responder del uso adecuado y confidencial de la información que maneje, informa problemáticas que requieren la competencia de su jefe inmediato. En general, cualesquiera otras tareas afines a su responsabilidad en el puesto y semejantes a las anteriormente descritas, que le sean encomendadas por la Jefatura de la Unidad y resulten necesarias por razones del servicio, auxilia a la Jefatura, en el diseño y elaboración de estudios sobre trayectoria d la empresa y elabora los reportes correspondientes, auxilia a la Jefatura, en el diseño, elaboración, análisis y diagnósticos de los factores de alto riesgo, que afectan el buen desempeño de los trabajadores, auxilia a la Jefatura, en el diseño y elaboración de estudios de Evaluación para conocer la calidad, eficiencia e impacto social de los servicios que prestan la empresa a la comunidad y elabora los reportes correspondientes. Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
3.3.- ¿QUE ESPERA DE TI TU JEFE? Los directivos comúnmente sugieren apegarse los valores que marca el bienestar de la sociedad, el desempeñarse con eficiencia y responsabilidad a las labores que le correspondan de acuerdo con las políticas de la empresa. El conducirse con probidad y honradez en el desempeñó de su trabajo, en no incurrir en actos de violencia, amagos, injurias o
malos tratamientos en contra de otros compañeros y demás personas que acudan al servicio como clientes y proveedores ect. Acatar las medidas preventivas adoptadas por la empresa para evitar riesgos de trabajo y prestar auxilios en cualquier tiempo que necesite por causas de siniestros, riesgo inminente o peligro para personas o intereses de la empresa. Es importante que se presente con puntualidad al desempeño de su trabajo y proceder en el desarrollo del mismo con el cuidado, precaución y sentido de responsabilidad necesaria para no causar daños y perjurios a personas o bienes a la empresa. Es caso contrario deberá cubrir los desperfectos que se ocasiones a los útiles y demás implementos de trabajo y el reemplazo de los mismos en el caso de perdida, si estos debe por descuido, negligencia o mala fe, Obedecer las ordenes o instrucciones de sus superiores relacionadas con sus labores, el no revelar o dará conocer asuntos de carácter privado o confidencial de la empresa, además de cumplir estrictamente las normas y políticas de la empresa.
3.4.-CLARIFICANDO EXPECTATIVAS COMO APROVECHAR EL DESEO DE CAMBIO Dentro de la profesión de asistente administrativo todos en algún momento hemos sentido muchas veces el deseo de cambio. Ocurre en muchas ocasiones, por ejemplo, cuando al llegar al área de trabajo deseamos realizar cosas nuevas y emprender nuevas tareas con el convencimiento de que nos ayudará a progresar en nuestra profesión. Este sentimiento surge al querer vencer la rutina y establecer un proceso de desarrollo profesional. Precisamente, este deseo desarrolla nuestra creatividad y es la que convierte al trabajo en un vehículo hacia el éxito que demuestre nuestros talentos. Es la visión y deseo de cambio una puerta abierta al desarrollo profesional; y es por esta razón que le sugiero seguir algunas recomendaciones para que su trabajo se convierta en uno reto y lo dirija en una ruta segura hacia el éxito. Identifíquese con su trabajo - Cuando nos identificamos con nuestro
trabajo es una muestra de que nos gusta lo que hacemos y que siempre haremos lo mejor en nuestra profesión cualquiera que sean las circunstancias que vivamos en nuestro agitado mundo laboral. Establezca metas a corto y largo plazo - Es importante que desee progresar, para esto debe concienciar en las prioridades a corto y largo plazo para conseguir ese crecimiento profesional. Haga todo lo necesario profesionalmente para ser el número uno. Una sugerencia puede ser, discutir estas metas con sus supervisores para establecer cómo podrían facilitarle este camino. Organícese - Asigne prioridades, mantenga su área de trabajo limpia y con toda la información y materiales a la mano. Se debe hacer buen uso del tiempo para cumplir eficientemente con las tareas rutinarias y dedicar el resto del tiempo a nuestro proceso de desarrollo profesional. Una buena organización es la clave para lograr objetivos. Planifique su día de trabajo - Utilice una agenda, trate de aprovechar sus horas de mayor productividad para las tareas que considere más tediosas o difíciles de realizar. Lleve una agenda y haga una lista de "cosas por hacer", le ayudará a planificar su día y tener una sensación de logro. Este sentimiento de logro ayuda a la autoestima y es vital para nuestro desarrollo profesional y personal. Establezca controles- Maneje con suficiente tiempo las actividades que tienen prioridad establecida, mantenga un registro de correspondencia si es necesario, lleve una lista o agenda de lo acontecido en el día, mantenga un registro de visitantes u otros registros dependiendo de su área de trabajo y que le ayuden a controlar el flujo de trabajo. Sistematice todas aquellas tareas rutinarias. Establezca procedimientos ágiles y eficientes. Recuerde que el establecer controles no es imponerse cadenas pesadas, sino alivios a su rutina diaria que le ayuden a ser más eficiente. Si el problema es rutina, entonces, cambie los modos de realizar el trabajo - Intercambie los horarios o modos de hacer el trabajo en la medida que le sea posible y busque maneras divertidas e innovadoras de realizarlo. Concéntrese en resultados, no en los procesos. Sea creativo - No tenga miedo en proponer y ejecutar maneras diferentes de hacer las cosas, a eso se le llama creatividad. Siempre
tenga en cuenta que podría conseguir la solución de un problema atreviéndose a ser creativo y original. Se ha dicho que: "La necesidad es madre de la inventiva". Establezca un sistema de aprendizaje - Siempre hay algo que se aprende todo los días, ya sea realizar una tarea nueva o aprender de las personas que nos rodean estilos diferentes de hacer las cosas. Siempre tenga en cuenta aprender lo positivo y lo que le ayude a mejorar personal y profesionalmente. Libérese del "stress" - Siempre otórguese un tiempo para estar con usted mismo y su familia, todos se lo agradecerán. Este tiempo diario le dará siempre una nueva energía para continuar adelante. Recuerde que lo conocido generalmente como la "musa" es importante y hay que dar el tiempo para que nos ilumine. En la profesión secretarial "siempre hay tela de dónde cortar".
3.5.-PREFERENCIAS DE ESTILO DE TRABAJO Después de haber planificado leído los puntos anteriores, hay que organizar sus tareas y establecer prioridades, así como haber seguido los pasos necesarios para organizar su tiempo, el siguiente punto que hay que considerar es la manera en que va a empezar a trabajar. Continuación veremos tres aspectos fundamentales para enfocar las tareas de modo que le ayuden a incrementar notablemente su efectividad: a saber: Programar actividades en los momentos adecuados, activar el poder del habito y agudizar la capacidad para tomar una decisión.
PROYECTAR SUS TAREAS EN LOS MOMENTOS APROPIADOS. El asistente administrativo en su trabajo se engloban varios tipos de tareas y estará limitado en aquellos trabajos que dependan de la disponibilidad de los demás compañeros de la organización, algunas actividades pueden llevarse acabo como: TAREAS DE RUTINA:
El mantenerse informado, estará obligado a conocer y cumplir las normas jurídicas inherentes al ejercicio de las funciones que tenga conferidas.(leer las normas políticas, manuales, procesos de sus laborares, y contrato colectivos)el manejar las fuentes habituales de información para prestar el servicio a los trabajadores y clientes, organizar su espacio de trabajo, archivar la documentación , llevar acabo trabajos rutinarios. TAREAS RELACIONES PÚBLICAS: Considera que en tu trabajo implica una continua interrelación con otras personas. Gracias a los demás podemos desarrollarnos y encontrar razones para dar cumplimiento a nuestras labores, por ello es vital que sepas desenvolverte socialmente para que seas un agente de cambio y ayudes a tus compañeros a mejorar las relaciones humanas. Poner en practica la habilidad de negociar. Consiste entre otras cosas, en tomar en cuenta los intereses y deseos de los demás cuando se requiere su ayuda o tomar una decisión en grupo que sea favorable a las ideas propias. En una buena negociación todos salen ganando , aun que unos pueden lograr mas beneficios que otros. Participa en reuniones tu comunicación debe ser clara y efectiva. Para lograr esta habilidad se requiere un orden lógico en las exposiciones y argumentar con razonamientos sólidos. Recuerda que además que el manejo amplio del lenguaje es el que te permitirá relacionarte bien con los demás y abrir puertas en tu futura profesión esta habilidad. Es importante que piedras el miedo a hablar en el publico, puedes empezar con hablar con los miembros de tu familia, amigos, pareja, ha pequeñas pruebas frente a un espejo y ensaya tu presentación modulando tu vos, respeta los signos como puntos , comas, y espacios, habla claro y los demás confiaran en ti por el manejo de la información veras y honesta. Trabaja en equipo. Por su importancia que implica trabajar en equipo debemos aplicar el valor de la tolerancia y, a veces,
sacrificar los intereses personales por el bien del equipo: no ser una carga para el grupo con actitudes de indolencia, impaciencia o agresividad: participa activamente y cumple sin pretextos los compromisos contraídos. Es importante reconocer verbalmente los grandes o pequeños logros que los demás tienen por sus virtudes y habilidades cuando se destacan en el trabajo en quipo. TAREAS CREATIVAS Y DE PLANIFICACIÓN: Preparar planificaciones y resúmenes de proyectos, redactar informes, analizar resultados y establecer conclusiones, la creatividad radica en dos aspectos uno es como distribuyas el tiempo sabemos que cada día disponemos de la misma cantidad, la diferencia radica en que somos nosotros los que escogemos como emplearlo y aprovecharlo, la segunda es como presentar estos informes utilizando los recursos tecnológicos a su alcance, considerando las tácticas y exigencias de su jefe inmediato superior lograra hacer presentaciones que satisfagan las expectativas de su jefe superior. Estos sino algunos de los puntos que se pudiera retomar para PREFERENCIAS DE ESTILO DE TRABAJO. En función a su trabajo y políticas de la empresa pueden existir otros que se adecuen a más situaciones.
