INFORMES ADMINISTRATIVOS NTC 3588 Los informes se utilizan para describir y dar a conocer el estado de actividades, estudios o proyectos de carácter administrativo. Se clasifican en: * Informes cortos, hasta la página número 10. El corto consta de: Encabezamiento Objetivo Generalmente es un solo capítulo Conclusiones (opcionales) Esquema de distribución de un informe corto:
Razón Social 4 interlíneas INFORME DE ACTIVIDADES 4 FECHA:
Copacabana, 21 de septiembre de 2002
1,5 a 2 ELABORADO POR:
Luci Martínez Serna
4 OBJETIVO: Explicar el nuevo plan de trabajo. Termina la tabulación y si hay más de un reglón retorna contra el margen izquierdo. 2a4 Inicia el texto correspondiente del informe con interlineación sencilla y el doble entre los párrafos. CONCLUSIONES 2a4 Si las hay
4,5,6 NOMBRE DEL AUTOR Cargo 3 Viviana A.
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2
La clasificación de informe extenso se da de la página 11 en adelante. Tiene mayores requisitos, así:
Páginas preliminares Cubierta (opcional) Portada Tabla de contenido Glosario (opcional) Cuerpo del informe Introducción Capítulos y subdivisiones Material complementario (opcional) Conclusiones Recomendaciones Anexos Bibliografía Índice
Los títulos de los capítulos se escriben centrados, a 5 cm del borde superior de la hoja. La escritura continúa de 2 a 4 interlíneas del título. Cada capítulo puede continuar en la misma página del anterior o iniciar nueva hoja;
Interlineación sencilla o de uno y medio y el doble para separar entre párrafos
La paginación es arábiga y cuenta o se escribe desde la portada
En los numerales procurar no pasar de cuatro niveles, conservando el estilo bloque en la escritura de los párrafos. Primer nivel 1, 10.
Segundo nivel 1.1 10.1
Tercer nivel 1.1.1 10.1.3
Los guiones y viñetas se pueden usar, pero con moderación
Descripción de elementos:
Cuarto nivel 1.1.1.1 1.2.4.1
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3
Cubierta. Protege el informe. Libre diagramación. excepto si lleva código alfanumérico, cuya ubicación es obligada en la parte superior derecha. Datos básicos: razón social y título del informe. Portada. Contiene los datos esenciales para identificar el informe. Libre diagramación. Datos básicos: razón social, área, autor (es), título y fecha. Si hay número, éste se ubica en la parte superior derecha. Tabla de Contenido. indica los títulos y sus subdivisiones en orden de página Glosario. Lista alfabética de términos, signos, unidades o abreviaturas que requieren explicación para el lector. Introducción. Presentación del trabajo, indicando objetivos y alcances del informe. Figuras. Gráficos, mapas o fotos. Tablas. Todo lo que se presenta en columnas. Cuando las figuras y tablas no pasan de tres, se anotan al final de la tabla de contenido. Si hay más, deben presentarse en lista separada. Citas. La corta se escribe en el mismo reglón. La extensa se tabula con cuatro espacios (o su equivalente en el procesador de textos) a lado y lado. En el texto se identifica con número y la explicación aparece al final de la página. Notas de pie de página. En el texto se indican con asterisco y la explicación al final de la página. Anexos. Aclaran o complementan el informe. Se identifican con letras: anexo A, B y demás (se exceptúan las letras ch, ll, i, o). Bibliografía. lista de cartas, entrevistas y otros informes que se han consultado y que se citan o no en el informe. Ejemplo: CARTA del doctor Juan Camilo Restrepo, Ministro de Hacienda, Santafé de Bogotá, 15 de noviembre, 1999.
Índice. Muestra autores o temas en orden geográfico, alfabético o de otra índole, indicando donde se mencionan.
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4
________________________________ borde del papel
Entre 3 y 4 cm Línea
de encabezado
número de página 5 cm (10 interlíneas del borde) TíTULO DE CAPíTULO ÚNICO
2a4 1. PRIMER NIVEL CON MAYÚSCULA FIJA El texto, puede ser a uno o uno y medio de separación entre reglones El doble de lo elegido, entre párrafo y párrafo 1.1 SEGUNDO NIVEL CON MAYÚSCULA FIJA Texto«««««««««««««««««««««««««««««««««« ««««««««««««««««««« 1.1.1 Tercer nivel con mayúscula inicial Texto«««««««««««««««««««««««««««««««««« ««««««««««««««««««« 1.1. 1. 1 Cuarto nivel con mayúscula inicial (generalmente no es título, sino una explicación). El título y el texto a continuación del numeral.
1. INFORME CON VARIOS CAPÍTULOS 1.1 SEGUNDO NIVEL Texto«««««««««««««««««««««««««««««««««« ««««««««««««««««««« 1.1.1 Tercer nivel Texto««««««««««««««««««««««««««««««............... 1.1.1.1 Cuarto nivel (puede ser título, auque generalmente es explicación). Sin separar del numeral. Entre 2 y 3 cm borde del papel borde del papel
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informe OCSA-CR-43 5 cm (10 interlíneas)
TABLA DE CONTENIDO 2a4
GLOSARIO
3
2 entre cada título INTRODUCCIÓN
4
1. IDENTIFICACIÓN PUESTOS POR CARGOS 1. 1 GRUPO OPERATIVO 1.2 GRUPO DE CONTROL 1.3 GRUPO DE SEGURIDAD Y MANEJO 1.4 GRUPO ADMINISTRATIVO 2. CARGOS CON FUNCIONES 3. CLASIFICACIÓN DE CARGOS 3.1 CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES 3. 1.1 Grupo operativo 3.1.2 Grupo de control 4. EVALUACIÓN POR GRUPOS DE CARGOS CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES
5 6 7 8 9 15 18 18 20 22 33 45
2a4 LISTA DE FIGURAS 2a4 Figura 1. Organigrama Figura 2. Gráfica de procedimientos y evaluación
12 37
2a4 LISTA
DE TABLAS
2a4 Tabla 1. Valoración Tabla 2. Puntaje asignado
38 40
Se puede emplear relleno««««««««««««««««««««..
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RECUENTO DE RAPACES Halcón (42.8%)
Búho (13.3%)
Águila (21.2%) Cóndor (22.7%)
Figura 1. Ejemplo de figura
Tabla 1. Ejemplo de tabla TITULO
COLUMNA 1
Tabla es
250
todo lo que
COLUMNA 2
COLUMNA 3
COLUMNA 4
Bien
Bien
250
456
sea
sea
456
se trabaja
742
en
en
742
en columnas
907
letras
números
907
Las figuras y las tablas deben aparecer en la misma hoja en que se mencionan o en la que sigue. La leyenda de la figura se anota en la parte inferior y la de la tabla, en la parte superior. En procesador de palabras, titule automáticamente para facilitar el enunciado en cualquier página que desee.
