PRESENTACIÓN PRESENTACIÓN INFORME DE DIAGNOSTICO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNIVERSITARIA
Bogotá, 13 Abril ! "#1$% A& UNIVERSITARIA Att'( Ari)')* Ari)')* Dir!+tor) Bibliot!+) G!-ti.' Do+/0!'t)l
Objetivo: Co'o+!r ! i!'tii+)r l) -it/)+i.' )+t/)l ! l) G!-ti.' Do+/0!'t)l !' l) UNIVERSITARIA, +o' !l i' ! 2l)'!)r -ol/+io'!-, ) l)- 2o-ibl!- !bili)!- o )l!'+i)- /! -! ti!'!' !' l) )0i'i-tr)+i.' +o0o l) org)'i4)+i.' !l )+!r5o o+/0!'t)l%
INTRODUCCIÓN L) /'+i.' 2ri'+i2)l ! !-t! i)g'.-ti+o, !- ori!'t)r l)- )+ti5i)!- )r+6i57-ti+)/! -! !'+/!'tr)' -i' r!)li4)r 2)r) )-7 2o!r !-tr/+t/r)r !l Si-t!0) ! G!-ti.' Do+/0!'t)l b)-á'o'o- !' l) L! $89 ! "###, D!+r!to ":#8 ! "#1" !0á'or0)- 5ig!'t!-% E-t! i)g'.'.-ti+o i!'t !'tii+) l) -it/)+i.' )+t/)l ! lo- )r+6 r+6i5o- ! l) UNIVERSITARIA, UNIVERSITARIA, -! 2l)'t!) 2or 0!io ! !-t! o+/0!'to -ol/+io'!- !i'iti5)) l) -it/)+i.' ! org)'i4)+i.' o+/0!'t)l /! -! ti!'!% E' l) org)'i4)+i.' ! l) o+/0!'t)+i.' -! !'+/!'tr) -i' 'i'g;' ti2o ! )5)'+!, -olo -! ti!'! 2)rt! ! !-t) o+/0!'t)+i.' +l)-ii+)) -!g;' l) -!ri! o+/0!'t)l !-t)'o 2!'i!'t! l) or!')+i.' !-+ri2+i.'% Por otr) 2)rt! -! r!)li4. !l +/!-tio')rio 2)r) -!r )2li+)o ) lo- )/
1. RECURSO HUMANO EXISTENTE P)r) l) r!)li4)+i.' ! l)- )+ti5i)!- t=+'i+)- ! l)- G!-ti.' Do+/0!'t)l -! +/!'t) )+t/)l0!'t! +o' +/)tro >9? A/
DIAGNOSTICO 2. ESTADO ACTUAL DE LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS L) 2ro/++i.' o+/0!'t)l 'o -! !'+/!'tr) r!gl)0!'t)) 'i !-t)bl!+i), ) /! 'o -! ti!'! l)- T)bl)- ! R!t!'+i.' Do+/0!'t)l !l)bor))-, )l 'o +o't)r +o' !-t) 6!rr)0i!'t) )r+6i57-ti+) -! 2r!-!'t) !-org)'i4)+i.' !' lo- !<2!i!'t!-% Co0o )++i.' 2)r) -ol/+io')r !-t! 2robl!0) -! !b! !l)bor)r l)- T)bl)- ! R!t!'+i.' Do+/0!'t)l, -!r -o+i)li4))- !' to)- l)- ár!)- ! l) U'i5!r-it)ri) 2)r) 2o-t!rior0!'t! i'i+i)r +o' -/ i02l!0!'t)+i.'% A 2!-)r ! 'o +o't)r +o' l)- TRD, -! ti!'! 2)rt! ! l)- S!ri!- o+/0!'t)l!+l)-ii+))- +o' -/ i'5!'t)rio, l)bor /! )+ilit) l) +o'-/lt) 2r=-t)0o ! loo+/0!'to-, 2!ro -i' l) !bi) i't!r5!'+i.' )r+6i57-ti+)%
. INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL R!-2!+to ) l) g!-ti.' o+/0!'t)l, 'o -! !'+/!'tr) i02l!0!'t)o !l Si-t!0) ! G!-ti.' Do+/0!'t)l, 2or t)'to -! !b! i-!)r !l M)'/)l ! G!-ti.' Do+/0!'t)l !l +/)l !-t)bl! lo- li'!)0i!'to- 2)r) lo- >? o+6o 2ro+!-o- )r+6i57-ti+o-% S! !b! !-t)bl!+!r /') Pol7ti+) ! G!-ti.' Do+/0!'t)l l) +/)l -! !'+/!'tr) +o'-tit/i) 2or lo- -ig/i!'t!- +o02o'!'t!-& 1% M)r+o Co'+!2t/)l% "% Co'/'to ! !-tá')r!- 2)r) l) g!-ti.' ! l) i'or0)+i.'% 3% M!toolog7) g!'!r)l 2)r) l) +r!)+i.', /-o, 0)'t!'i0i!'to, r!t!'+i.', )++!-o, 2r!-!r5)+i.' ! l) i'or0)+i.'%
9% L) +oo2!r)+i.', )rti+/l)+i.' +oori')+i.' 2!r0)'!'t! !'tr! l)- ár!)- ! t!+'olog7), l) oi+i') ! )r+6i5o, l) oi+i') ! +)li), 2l)'!)+i.' lo2ro/+tor!- ! lo- o+/0!'to-% P!'i!'t! 2or l) !l)bor)+i.' ! lo- i'-tr/0!'to- )r+6i57-ti+o- 2)r) l) G!-ti.' Do+/0!'t)l% 1% "% 3% 9%
%$T)bl)- ! R!t!'+i.' Do+/0!'t)l% T)bl) ! V)lor)+i.' Do+/0!'t)l% Progr)0) ! G!-ti.' Do+/0!'t)l% C/)ro ! Cl)-ii+)+i.' Do+/0!'t)l% M)'/)l ! G!-ti.' Do+/0!'t)l%
No -! ti!'! !-t)bl!+io 'i o+/0!'t)o, l)- /'+io'!- !l Ar+6i5o +o0o l)- !l 2!r-o')l, lo +/)l g!'!r) !-org)'i4)+i.' /') )lt) ! 2l)'ii+)+i.' ! l))+ti5i)!- ) r!)li4)r, /! -o' l) r)4.' ! -!r !l Gr/2o ! G!-ti.' Do+/0!'t)l%
!. ADMINISTRACCIÓN DEL ARCHIVO El -ig/i!'t! !/i2o ! tr)b)o /! i't!r5i!'! !' !l /'+io')0i!'to !l Ar+6i5o -o' 9 A/
V=)-! !' l) M)tri4 Pl)' ! M!or)0i!'to l)- )+ti5i)!- 2ro2/!-t)- *
". PLAN DE MITIGACIÓN PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL Co' r!l)+i.' ) l) -it/)+i.' /! 2r!-!'t) )+t/)l0!'t! l) G!-ti.' Do+/0!'t)l !' l) U'i5!r-it)ri) Ag/-ti'i)') -! 2ro2o'! l)- -ig/i!'t!- )+ti5i)!- o )++io'!- ) r!)li4)r% 1% P)r) 0!or)r 2)rt! ! l)- -it/)+io'!- !t!+t))- -! r!/i!r! ! " 2!r-o')2)r) )!l)'t)r l)- t)r!)- /! -! !'+/!'tr)' r!4)g))- 2or l) )lt) ! t!'!r l)- T)bl)- ! R!t!'+i.' Do+/0!'t)l% "% El)bor)r l)- TRD 2)r) to)- l)- ár!)- t!'i!'o +o0o b)-! l) '/!5) r!-tr/+t/r)+i.' ! l) UNIVERSITARIA, 2)r) -/ !l)bor)+i.' -ig/i!'o l)ir!+tri+!- !l A+/!ro #9 !l "#13, !0itio 2or !l Ar+6i5o G!'!r)l ! l) N)+i.', !' !l +/)l -! +o't!02l) !l 2ro+!i0i!'to 2)r) l) !l)bor)+i.', 2r!-!'t)+i.', !5)l/)+i.', )2rob)+i.' ! i02l!0!'t)+i.' ! l)- T)bl)- !
R!t!'+i.' Do+/0!'t)l l)- T)bl)- ! V)lor)+i.' Do+/0!'t)l% E'!+!-)rio -! 0! )-ig'! /') 2!r-o') ! ti!02o +o02l!to 2)r) !-t) )+ti5i) 3% T!'i!'o l)- TRD !l)bor))- -! 2ro+!! ) -!r i02l!0!'t))- !' lo Ar+6i5o- ! G!-ti.', lo- )r+6i5o- /! -! ti!'!' )+t/)l0!'t! !' lo!2.-ito-, -!rá' -o0!tio- )l r!2ro+!-o )r+6i57-ti+o +orr!-2o'i!'t! ) l) TRD /! l!- )2li+) -!g;' !l ár!), ig/)l0!'t! -! l!- !b! !l)bor)r l) o) ! Co'trol 2)r) lo- !<2!i!'t!-% 9% R!gi-tr)r !' !l Sot)r! ! ADMIARCI to)- l)- T)bl)- ! R!t!'+i.' Do+/0!'t)l +o0o !l C/)ro ! Cl)-ii+)+i.' Do+/0!'t)l, 2)r) i'i+i)r +o' l) !l)bor)+i.' ! lo- !<2!i!'t!- !l!+tr.'i+o-% $% S! !b! r!)li4)r lo- i'5!'t)rio- /! 'o -! ti!'!' )+t/)li4)r lo- !
#. IN$RAESTRUCTURA $ISICA % TECNOLOGIA
El Ar+6i5o ! l) UNIVERSITARIA +/!'t) +o' l) i'r)!-tr/+t/r) !-t)bl!+i) -!g;' l) 'or0)ti5i) 2)r) lo- !ii+io- ! )r+6i5o, ig/)l0!'t! -! ti!'! l) !-t)'t!r7) i.'!) 2)r) !l )l0)+!')0i!'to ! l)- +))- "##% S! !'+/!'tr) 2!'i!'t! 2or )/irir& •
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F)lt) Foto+o2i)or) !' !l Jr!) ! Corr!-2o'!'+i), !' !l Ar+6i5o 2)r) l) i02r!-i.' ! lo- R.t/lo- ! C))-, C)r2!t)-, For0)to-, I'or0!-, I'5!'t)rio- +o'-/lt)- /! -! r!/i!r) +o2i)-% I!'tii+)+i.' ! l) V!'t)'ill) K'i+) ! Corr!-2o'!'+i) Jr!) ! Ar+6i5o, i-!)r !l )5i-o 2)r) l) i!'tii+)+i.' ! Corr!-2o'!'+i) !l Ar+6i5o C)0bio ! E
Att', El)boro& o')t6)' i0='!4 R!5i-o& Ari)') L!.'% A2rob.& Ari)') L!.'% F!+6)& 139"#1$
