1.1 El aprovisionamiento aprovisionamiento Se entiende por aprovisionamiento "el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades. Manual de logística 2000 Grupo Ventra. Para otros autores el aprovisionamiento tiene procedencia de la palabra abastecer por la cual se entiende "Proveer o surtir de cosas necesarias como provisión de víveres, municiones, etc. que contemplen la importación de artículos o combustibles." Enciclopedia Sopena, Ed. Ramón Sopena S.A. Provenza 95 Barcelona, pág. 11 A pesar de los conceptos que incluye el Aprovisionamiento, cotidianamente se suele confundir este con las compras, siendo que se entiende por compras el conjunto de actividades relacionadas con la acción de comprar, y por Aprovisionamiento se entiende la actividad de comprar más la gestión, planificación y control de materiales. Se puede identificar como Objetivo general del área de aprovisionamiento el conseguir que el producto o servicio esté disponible cuando se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno, al menor coste posible. La importancia de contar con un área de aprovisionamiento radica principalmente en los siguientes puntos: El aprovisionamiento como fuente de la información: Fuente para integrar presupuestos. Fuente para clasificar los gastos de compra Fuente para identificar gastos provenientes de departamentos, talleres o áreas. Fuente para identificar gastos de compra relacionados a la fabricación serial o de nuevos proyectos. proyectos. Fuente para la selección de proveedores. Fuente para adquisición de productos. El aprovisionamiento como factor influyente en la situación económica de la empresa: Influye debido a la importancia de los costos de material. Influye por las posibilidades de adquisición de financiamientos con los proveedores. Influye por la gestión de existencias.
1.1.1 LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO Aprovisionar y comprar son dos términos que tienen un significado muy parecido. Aprovisionar es “abastecer o adquirir lo necesario” y comprar también significa “adquirir un bien”; pero en el argot empresarial empre sarial existen marcadas diferencias entre ellas. El aprovisionamiento tiene como función contribuir a los objetivos comunes de la empresa, a través de la adquisición de los materiales que ésta necesita para la elaboración de sus productos o comercialización, en las mejores condiciones posibles y con el menor coste, estableciéndose líneas de coordinación con los demás departamentos de la empresa, las cuales, previamente, deben haber sido definidas en el organigrama de la empresa. Se entiende por aprovisionamiento la actividad que abarca la gestión de compra, el almacenamiento de materiales necesarios para el normal funcionamiento de la empresa y el
estudio de las técnicas de mantenimiento de los stocks mínimos y de seguridad fijados para cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y con el me nor coste. La importancia de una buena política de aprovisionamiento es obvia por varias razones: Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos. La relación de la empresa con el proveedor, a está le interesa tener cuanto antes el producto solicitado. Gestionar el almacenaje de los productos. Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos, utilizando las técnicas de manipulación y conservación más adecuadas. El stock almacenado representa una inversión de capital inmovilizado; por eso el punto de vista económico, conviene tener un nivel de existencias que guarde un equilibrio con el ritmo de ventas o las cantidades que de cada producto necesita la empresa. Un stock excesivo resulta caro de mantener (coste de espacio, almacenaje, mantenimiento y manipulación, etc.) y disminuye la competitividad de la empresa por el contrario, un stock insuficiente puede suponer perder ventas, insatisfacción de los clientes o la pérdida de é stos. La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores y realizar las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa.
OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO La empresa para conseguir una gestión óptima de aprovisionamiento debe alcanzar, entre otros, los siguientes objetivos: Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros. Minimizar la inversión en el inventario. Reducir al máximo los costes de almacenamiento. Minimizar las pérdidas por daños, obsolescencia y artículos perecederos. Mantener un transporte eficiente de los inventarios. Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad. Cooperar con compras, de manera que se puedan lograr adquisiciones económicas y eficientes. Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario. “Stock son las existencias en mercancías o productos que una empresa tiene en el almacén, a la espera de un posterior consumo (materias primas) o demanda (artículos para la venta)”
1.1.2 OBJETIVOS DE LAS COMPRAS. Para alcanzar los objetivos anteriores es necesar io, que se cumplan los siguientes requisitos: Buscar proveedores competitivos. Consiste en localizar fuentes de suministro que ofrezcan ventajas para nuestros productos. La característica principal es operar con el proveedor apropiado, que nos facilite los materiales de mejor calidad y nos asegure el plazo de entrega. La calidad de los materiales ha de ser adecuada para los fines a los que se destinan. Se ha de buscar la mejor relación calidad-precio que exista en el mercado. Cuando la calidad es el criterio principal de elección, es preciso negociar con el proveedor las facilidades de pago o el transporte, para intentar disminuir el coste de adquisición. El plazo de recepción de los materiales ha de ser el oportuno, para que estén disponibles cuando se necesiten. Conseguir materiales estándar. El departamento de compras debe estudiar las tendencias del mercado; así la empresa tiene información sobre los materiales estándar que existen, consiguiéndolos a un coste más bajo que si los tuviera que adquirir diseñados a me dida. La atención dispensada por los proveedores. Las facilidades otorgadas en el pago. El sistema de transporte empleado. El departamento de compras debe también analizar las tendencias del mercado, para poder estar preparados antes posibles cambios, estudiar los métodos de almacenamiento, buscar soluciones para mejorar los costes de la organización.
NECESIDADES DE APROVISIONAMIENTO. La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de la organización del almacén, la producción y la demanda. Los almacenes en la empresa actúan a favor del proceso productivo (almacén de aprovisionamiento) o de la organización comercial (almacén de productos terminados) • El almacén de aprovisionamiento es necesario para mantener el ritmo de producción, sirve de puente entre los suministradores de materias primas y el centro de elaboración del producto, cuando no es posible agrupar a los proveedores alrededor de la fábrica. • El almacén de productos terminados, en cambio, es necesario para regular el mercado de consumo, es el depósito que alimenta el mercado cuando hay desequilibrio entre los ritmos de producción y consumo; cuando existen diferencias de tiempo entre el periodo de consumo y fabricación, cuando las zonas de producción se encuentran muy alejadas del mercado, o cuando los plazos de aprovisionamiento son superiores a los exigidos por los clientes.
Otras veces debemos tener mercancías almacenada para que en el momento de producirse la demanda la respuesta sea inmediata; de esta forma, el almacén cumplirá el objetivo de aproximar el producto a los puntos de consumo. Algunas de las situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén son: Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos. Necesitamos almacenar (ciertas cantidades de materiales o materias primas) para que el centro de producción no se encuentre desprovisto de existencias ante sucesos como una huelga de transporte o las inclemencias del tiempo. Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante. Por ejemplo, los fabricantes de conservas de tomate disponen de un período muy corto de producción, ésta tiene lugar en la época de recogida de materias primas. En cambio, el consumo de tomate en conservas se produce durante todo el año, por eso hay que almacenar el producto elaborado para abastecer la demanda del mercado. Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular o estacional, como es el caso de los fabricantes de turrones o equipos de nieve; éstos mantienen un ritmo constante de producción aunque el consumo sólo tenga lugar en invierno. Cuando los centros de producción se encuentran muy alejados de los puntos de consumo. En estos casos se almacena para no encarecer los costes de aproximación del producto al mercado; es decir, para abaratar el transporte al utilizar tarifas reducidas por cargas completas o grandes volúmenes de mercancía. Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de los clientes. Debemos aprovisionar y almacenar para tener el producto disponible en el momento que se necesita, de esta forma la respuesta a la demanda del cliente será inmediata. Sin embargo, también existen muchas razones en contra del almacenaje. La empresa para almacenar sus productos necesita realizar fuertes inversiones en edificios e instalaciones; la mercancía almacenada ocupa espacio, genera costes de mantenimiento, manipulación, gestión administrativa; la mercancía almacenada envejece y sufre obsolescencia, cuando permanece demasiado tiempo almacenado, etc. Si pudiéramos conectar directamente a nuestros proveedores con nuestros clientes, el almacén no sería necesario. Pero esto no es posible, porque incluso cuado se fabrica sobre pedido alguien tiene que almacenar las materias primas o los productos terminados. Cuando la empresa no puede evitar almacenar los productos trata de minimizar los costes. Para ellos, utiliza los medios físicos y mecánicos disponibles, para gestionar de forma eficaz el flujo de mercancías y el stock en inventario, el nivel de servicio exigido por los clientes y los medios de transporte y manipulación, etc
