Aprovisionamiento Automatico en Sap

Documentación del producto SAP Business ByDesign, noviembre de 2016

Aprovisionamiento

PU B L IC

Tabla de contenidos

1

Aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

2

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Automatización de Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Compras es estratégicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 15 17 22 24

3

Portafolio de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27

3.1

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catálogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catálogos pe personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de catálogo interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integrar catálogos externos de socios certificados por SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Información técnica para proveedores de catálogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida para Servicios (en Portafolio de productos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida para Materiales (en Portafolio de productos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista Catálogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida para Catálogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista Precios de lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Guía rápida para precios de lista (en portafolio de productos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vista Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27 27 29 31 34 35 42 42 44 63 69 73 84 84 92 99 99 101 107 111 111

3.2

3.3

3.4

3.5

4

Aprovisionamiento y contratación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

4.1

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de solicitudes de oferta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesamiento de ofertas de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clas Cl asif ific icac ació ión n de de fue fuent ntes es de ap apro rovi visi sion onam amie ient nto o en as asig igna narr fue fuent ntee de de apr aprov ovis isio iona nami mien ento to . . . . . . . Procesamiento de contrato de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Tabla de contenidos

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112 112 114 116 1177 11 119

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4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

Vista de peticiones de determinación de fuente de aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Guía rápida de solicitudes de aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Vista de solicitudes de oferta y ofertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Guía rápida para peticiones de oferta y ofertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Vista de contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Guía rápida Contratos de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Vista Determinación de fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Guía rápida para la determinación de fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Vista Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Gastos en contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Seguimiento de contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Contratos con vencimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Gastos en compras irregulares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Fiabilidad de precio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Pedidos por asignación de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Gastos por asignación de costes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Gastos totales por categoría de gasto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Supervisión de creación automática de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

5

Base de proveedores habituales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

5.1

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Gestión de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Verificación de duplicados de socio comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Vista de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Guía rápida de Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Vista Prestatarios de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Guía rápida Prestadores de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Vista Jerarquías de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Guía rápida para jerarquías de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Vista Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Gastos en contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Fiabilidad de precio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Detalles de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

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1 Aprovisionamiento Resumen El área empresarial Aprovisionamiento permite a la empresa planificar y determinar las actividades de compra a largo plazo. Esta área utiliza los procesos de solicitud de oferta y gestión de contratos para alcanzar reducciones de costes y mejores niveles de servicio a largo plazo entre los proveedores elegidos. Permite la automatización de varias actividades de aprovisionamiento, como la creación de contratos con proveedores. Los empleados pueden colaborar de manera eficiente con los proveedores, realizar un seguimiento de ellos y supervisar su desempeño según los compromisos adquiridos.

Relevancia Los siguientes paquetes empresariales están asociados al área empresarial Aprovisionamiento. ●

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Aprovisionamiento y contratación (opcional) Aunque este paquete empresarial es opcional, se recomienda seleccionarlo durante la configuración del sistema para poder realizar actividades de aprovisionamiento. Gestión de base de proveedores (obligatorio)

Beneficios ●

El sistema brinda un método estratégico para el aprovisionamiento que le permite optimizar los procesos manuales, como la determinación de una fuente de aprovisionamiento. Mediante el software para el procesamiento de solicitudes de oferta y ofertas, puede encontrar nuevos proveedores y negociar nuevos contratos fácilmente. La empresa puede integrar de una mejor manera las actividades de aprovisionamiento y compra al optimizar la renegociación de contratos o iniciar nuevos procesos de solicitud de oferta. Además, las herramientas avanzadas de análisis de gastos ayudan a los empleados a identificar nuevas fuentes de reducción de costes. Los empleados pueden aprovechar la asistencia que se brinda en la toma de decisiones para optimizar la base de proveedores. ●

Mediante la colaboración simplificada, el sistema ayuda a desarrollar y mantener relaciones sólidas con la base de proveedores e identificar fácilmente quiénes tienen el mejor desempeño. El departamento de compras puede gestionar todo el ciclo de vida de las relaciones con los proveedores al proporcionar una base central para toda la información relacionada con los proveedores. Los agentes de compras pueden asignar fácilmente fuentes de aprovisionamiento evaluadas y clasificadas a un grupo de solicitudes de compra similares y, mediante reglas predefinidas, pueden agrupar estas solicitudes de compra en uno o más pedidos. Puede comunicarse fácilmente con los proveedores acerca de los procesos de aprovisionamiento esenciales, como la confirmación de pedidos, el procesamiento de excepciones de facturas y la renovación de contratos. Al trabajar junto con los proveedores y con formularios interactivos e inteligentes, la organización puede colaborar para reducir costes y mejorar la retención de proveedores. ●

La funcionalidad de análisis de gastos permite conocer mejor el rendimiento de las compras operativas y estratégicas a fin de ayudarlo a alcanzar una reducción de costes considerable. Los informes estándar, como los análisis de gastos detallados, ayudan a la empresa a supervisar el desempeño de los proveedores y analizar

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los precios, las facturas y los pedidos. Además, las herramientas avanzadas de análisis de gastos ayudan a los empleados a identificar nuevas fuentes de reducción de costes. ●

El sistema permite a los empleados y gerentes tener una visión organizada según la prioridad de las tareas diarias. Además, resalta las alertas y excepciones en las listas de trabajo, de modo que los empleados saben directamente qué actividades deben priorizar.

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2 Conceptos básicos 2.1 Gestión de relación con proveedores Resumen La gestión de relación con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar los procesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relación con los proveedores en una ventaja competitiva. La gestión de relación con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo y estratégico –desde generación de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociación de contratos y supervisión de documentos de compra, incluidas las facturas– con el resto de los procesos empresariales, como logística, gestión de proyectos y gestión financiera. En consecuencia, puede colaborar con sus proveedores de forma más eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividades de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores. Además, la gestión de relación con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permiten un alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las compras operativas y estratégicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, además de hacer seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

Compras La gestión de relación con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamiento sea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisión y la gestión centralizada de las compras en toda la empresa, lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificación de facturas automatizada también está incluida en el proceso de aprovisionamiento, además de la notificación automática a Finanzas de datos relevantes para contabilidad, de pagos e impuestos que están vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.

SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Conceptos básicos

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Figura 1: Proceso de compra

El proceso de compra estándar se produce de la siguiente manera: 1.

De acuerdo con la configuración, se crea una demanda de una de las siguientes maneras: Para pedir materiales o servicios no de almacén, se puede crear un carrito de compra con catálogos que sirva como solicitud de autoservicio, en el centro de trabajo Página principal. Para obtener más información, consulte Procesamiento de carritos de compra.

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Para pedir materiales de almacén, se puede crear una propuesta de compra en el centro de trabajo Planificación de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Iniciar producción y compras. Para solicitar servicios externos para un proyecto, se puede liberar una solicitud de compra en el centro de trabajo Gestión de proyectos. Para obtener más información, consulte Guía rápida de proyectos.

2.

El sistema crea automáticamente una solicitud de compra basada en la demanda ingresada. Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de compra.

3.

El sistema busca automáticamente fuentes de aprovisionamiento, como contratos o precios de lista, y, si está disponible, las asigna a la demanda. Si es necesario, un comprador también puede asignar manualmen te una fuente de aprovisionamiento o datos de un pedido existente. Si no hay una fuente de aprovisionamiento disponible para un producto específico, un comprador puede hacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, la cual inicia el proceso de solicitud de oferta. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento [página 116].

4.

Según la configuración, el sistema puede crear automáticamente un pedido basado en una solicitud de compra. Un comprador también puede crear un pedido manual o directamente de una solicitud de c ompra. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedido.

5.

Si el sistema creó una solicitud de compra automáticamente, también la envía automáticamente al proveedor o a una impresora local. Si un comprador creó un pedido manualmente, el sistema lo envía automáticamente al proveedor una vez que el comprador hace el pedido manualmente.

6.

Según la configuración, el sistema puede enviar el pedido como un formulario estándar, un formulario interactivo o por intercambio de datos electrónicos (EDX), que puede automatizar completamente la creación de la confirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. En el resto de los casos, el comprador ingresa manualmente la confirmación de pedido en el sistema. Para obtener más información, consulte Confirmaciones de pedido.

7.

Según el origen de la demanda, la entrega de materiales y servicios se maneja de las siguientes formas:

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Para los materiales o servicios no de almacén, un comprador o el empleado solicitante pueden confirmar la entrega de materiales o la finalización de servicios (entrada de mercancías y servicios). Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías. Para los materiales de almacén, un empleado de almacén puede confirmar la entrega de materiales (entrega entrante). Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas entrantes. En el caso de los servicios provistos para los proyectos, según las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automáticamente una entrada de mercancías y servicios en la hoja de horas de trabajo completada por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los jefes de proyecto). Si es necesario, una persona responsable también puede crear entradas de mercancías y servicios manualmente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de trabajo de proyecto.

8.

Para las autofacturaciones y las facturas periódicas, el sistema crea automáticamente una factura de proveedor. En el resto de los casos, un contable ingresa manualmente una factura de proveedor con o sin referencia a documentos anteriores. El contable también puede escanear facturas en el sistema. Además, un contable puede también procesar solicitudes de anticipo de proveedores antes de la entrega o suministro de los materiales o servicios que se han pedido. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia. El sistema verifica automáticamente una factura del proveedor y, si es necesario, genera excepciones por inconsistencias, como variación de precio o factura duplicada. Luego, se puede transmitir la excepción a la parte correspondiente para que la aclare o la acepte. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones.

9.

Si no hay excepciones o una vez que se resuelven todas las excepciones, el sistema contabiliza automáticamente la factura del proveedor para desencadenar el proceso de pago. El sistema notifica a la gestión financiera de: Datos relevantes para contabilidad ●

●

Pagos e impuestos que están vencidos

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Pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.

Para obtener más información, consulte Pagos salientes.

Aprovisionamiento La gestión de relación con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar y documentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Además, gestiona el ciclo de vida completo del contrato y proporciona a los empleados y proveedores información actualizada y precisa sobre los precios. También puede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificación de proveedores más y menos eficientes, productos y categorías de productos. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento [página 116].


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Figura 2: Proceso de aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento estándar se produce de la siguiente manera: 1.

Se identifica una demanda de aprovisionamiento en una de las siguientes maneras: El sistema no puede encontrar ninguna fuente de aprovisionamiento existente para materiales o servicios que están contenidos en solicitudes de compra.

●

Vence un contrato de compra existente y es necesario renovarlo.

●

2.

El sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento basada en una solicitud de compra que es necesario aprovisionar o en un contrato de compra que vence.

3.

Un comprador puede crear manualmente una solicitud de oferta y enviarla a uno o varios ofertantes. El sistema también puede crear, automáticamente, una solicitud de oferta basada en una solicitud de aprovisionamiento y enviarla el proveedor.

4.

El sistema recibe ofertas de uno o varios ofertantes. Un comprador puede comparar, adjudicar o rechazar ofertas.

5.

El sistema crea un pedido o un contrato de compra como documento siguiente basado en la oferta ganadora.

Para obtener más información, consulteProcesamiento de solicitud de compra, Procesamiento de contrato de compra [página 119] y Procesamiento de solicitud de oferta [página 112] .

Características clave de Gestión de relación con proveedores Para simplificar el proceso de aprovisionamiento operativo y estratégico de su empresa, la gestión de relación con proveedores lo ayuda a integrar y automatizar procesos y evaluar continuamente la eficiencia de las actividades de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.

Integración La gestión de relación con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo y estratégico con lo siguiente: ●

Gestión de cadena logística Para materiales de almacén, la gestión de relación con proveedores interactúa con la gestión de cadena logística mediante: La recepción de solicitudes de compra por medio de planificación de aprovisionamiento ○

La recepción de datos de especificación de productos para ser usados en las solicitudes de compra y los pedidos

○

La notificación a planificación de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios

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La recepción de información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor, que, luego, actualiza automáticamente los pedidos dentro de la gestión de relación con proveedores La gestión de relación con proveedores también transfiere, a Facturación de proveedores en Gestión de relación con proveedores, información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor confirmadas. La reconciliación de la cantidad entregada en facturas de proveedores contabilizadas y entregas entrantes confirmadas La anexión de documentos de inspección de calidad, definidos dentro de planificación de calidad, a pedidos o contratos de compra, y su envío a proveedores para ayudar a garantizar que se lleven a cabo las inspecciones de calidad que correspondan

○

La creación de facturas de proveedores basadas en pedidos de terceros

○

La creación de documentos de compra basados en traslados de stock entre empresas

Gestión de relación con clientes Para el aprovisionamiento de terceros, Gestión de relación con proveedores interactúa con Gestión de relación con clientes de la siguiente manera: Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una posición de pedido o de orden de servicio como asignación de costes en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o la factura del proveedor. ○

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Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una dirección de cliente como dirección de entrega en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o la factura del proveedor.

Gestión de proyectos Para los servicios proporcionados para proyectos, Gestión de relación con proveedores interactúa con Gestión de proyectos de la siguiente manera: Recibe solicitudes de compra de proyectos con asignación de costes a proyectos ○

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Crea carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, y facturas de proveedores con asignación de costes a proyectos Envía información acerca de la creación de carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, y facturas de proveedores a Gestión de proyectos Asigna proyectos a solicitudes de oferta y contratos para hacer el seguimiento de proyectos de compra, y de solicitudes de oferta y contratos de compra relacionados con cualquier otro tipo de proyecto Crea entradas de mercancías y servicios basadas en hojas de horas de trabajo aprobadas, para proyectos, que están completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto en su nombre

Gestión financiera Al usar documentos de compra, por ejemplo, pedidos, entradas de mercancías y servicios contabilizadas o facturas de proveedores contabilizadas, Gestión de relación con proveedores notifica a Gestión financiera de lo siguiente: Asignación de costes (centros de coste, proyectos, pedidos de cliente, órdenes de servicio) ○

○

Información del libro mayor (basada en la categoría del producto o el grupo de determinación de cuenta)

○

Impuestos

○

Gastos

Automatización Al automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestión de relación con proveedores minimiza la intervención de empleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripción de la automatización que se puede llevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estándar: ●

Ingreso de demanda


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Un empleado puede ingresar una demanda directamente en el sistema mediante el autoservicio. Si un empleado añade productos de catálogos a un carrito de compra, el sistema determina automáticamente el precio y el proveedor, y también puede crear el pedido automáticamente.

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En la planificación de aprovisionamiento, el sistema puede crear propuestas de compra automáticamente y liberarlas en solicitudes de compra.

○

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Aprobación El sistema puede transferir automáticamente documentos de compra, como carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, contratos de compra o facturas de proveedores, para su aprobación. ○

Al usar de límites de aprobación, los autorizadores pueden controlar automáticamente el gasto.

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Determinación de fuente de aprovisionamiento Si está disponible, el sistema asigna automáticamente fuentes de aprovisionamiento adecuadas basadas en contratos o precios de lista. Si existen varios contratos para un producto, el comprador puede utilizar regulaciones por cuota para poder determinar qué proveedor suministra qué cantidad del producto, o el comprador puede definir un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento fija. Según el volumen de compras y a la importancia de las mercancías y servicios que se deben comprar, es posible que no negocie contratos con su proveedor. En este caso puede usar precios de lista como alternativa simplificada para actualizar los datos maestros de precio y automatizar el proceso de compra. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento [página 145] . Negociación de contrato de compra con el proveedor actual Una vez que un comprador decide renegociar un contrato existente directamente con el proveedor actual, el sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento en la que se basa para crear, además, una solicitud de oferta. El sistema envía automáticamente la solicitud de oferta al proveedor actual. ○

Cuando un comprador acepta una oferta, el sistema crea automáticamente un contrato de compra basado en la oferta.

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Determinación de impuestos El sistema determina automáticamente los impuestos según el país de la empresa, el proveedor y el tipo de producto suministrado. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 57] y Determinación de retención de impuestos. Creación de pedido Si el sistema determina automáticamente la fuente de aprovisionamiento, también puede crear automáticamente un pedido según las parametrizaciones definidas. Para obtener más información, consulte Pedidos creados automáticamente. Envío de pedidos El sistema envía automáticamente los pedidos a los proveedo res mediante los canales de salida definidos, como fax, formularios de impresión o formularios interactivos por correo electrónico o por intercambio de datos electrónicos (EDX). Confirmaciones de pedido Si el sistema envía un pedido a un proveedor por medio de un correo electrónico con un formular io interactivo anexo o intercambio de datos electrónicos (EDX), el sistema crea automáticamente una confirmación de pedido en el sistema basada en la respuesta del proveedor, y notifica al comprador sobre las desviaciones del pedido. Entradas de mercancías y servicios para proyectos Según las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automáticamente entradas de mercancías y servicios para proyectos basadas en hojas de horas de trabajo que fueron completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los prestatarios de servicios). Facturas de proveedor



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El sistema puede recibir facturas electrónicas elec trónicas de proveedores proveedor es por medio de EDX sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual. Mediante la autofacturación, el sistema crea automáticame automáticamente nte facturas de proveedores basadas en entradas de mercancías y servicios, y entregas entrantes contabilizadas. contabilizadas. Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones. Mediante el uso de facturas periódicas, por ejemplo, ejemplo , los pagos periódicos de alquileres, leasing o seguros, el sistema crea automáticamente facturas de proveedores en fechas de vencimiento definidas según la información que su empresa ha introducido en plantillas del sistema. Para obtener más información, consulte Facturas periódicas para facturas de proveedor. Un contable puede escanear facturas en papel en vez de introducirlas manualmente. El sistema busca automáticamente el número de pedido y lo añade como referencia a la factura del proveedor. El sistema crea una propuesta de factura basada en el número de pedido. Para obtener más información, consulte Guía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores) y Cargar facturas de proveedor escaneadas mediante el servicio de carga automática.

Para obtener más información acerca de la automatizaci automatización ón del proceso de aprovisiona aprovisionamiento, miento, consulte Automatización Automatizació n de Gestión Gestión de relación relación con proveedores proveedores [página 15] 15] .

Análisis Varios informes de gastos de Gestión de relación con proveedores, como Gastos totales por categoría de gasto, gasto, Gastos por por proveedor, proveedor, Gastos por producto o producto o Gastos por categoría de producto producto proporcionan proporcionan una perspectiva del rendimiento de las actividades de compra y aprovisionam aprovisionamiento, iento, proporcionan transparencia a los gastos de c ompras y a las categorías de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, irregulares, y le permiten identificar identificar oportunidades oportunidad es de reducción de costes. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimien seguimientos tos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

Determinación de precios El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra, solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir condiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: por ejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener más información, consulte Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores [página 17]. 17] .

Función organizativa Las funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo. Estas funciones funciones limitan las autorizaciones autorizaci ones de unidades y empleados a acceder a c iertos documentos, como pedidos, devolucioness de mercancías, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a la devolucione asignación organizativa organizativa de los empleados, que se define en las categorías de trabajo correspondiente. En el sistema, Gestión de tareas empresariales hace referencia a las categorías de trabajo definidas para las funciones organizativas, organizativ as, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener más información acerca de funciones organizativas organizativ as y categorías de trabajo relevantes para Gestión de relación con proveedores, consulte Compras estratégicas,, Compras operativas y Facturación de proveedore estratégicas proveedores. s.


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Escenarios empresariales empresariales con Gestión de relación con proveedores Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejempl o, un sistema de planificación de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática automática o manual de fuentes de aprovisionamiento, aprovisiona miento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisiona aprovisionamiento miento (stock).

Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto que necesitan materiales materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. descentraliz ada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilida contabilidad d financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. automáticam ente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleado empleadoss que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado. Por otro lado, con c on este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleado empleadoss internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisiona aprovisionamiento miento (servicios).

Aprovisionamiento estratégico Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevos proveedores adecuados adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las necesidades de compras habituales habitua les de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto



hasta la identificación y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la negociación y creación de un contrato de compra con el proveedor seleccionado. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento estratégico.

Gestión de catálogos de productos El escenario empresarial Gestión de catálogos de productos permite que su empresa utilice catálogos para gestionar de manera centralizada los materiales no de almacén requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, los materiales de muestra para ingeniería, sistemas informáticos o máquinas. Este escenario no se utiliza para productos que se almacenarán ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignación de cuenta. Los compradores pueden gestionar gestionar un catálogo. Estos crean sus propios catálogos internos y acceden a los catálogos externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI). Este escenario también permite a su empresa especificar los proveedores y las categorías de productos estándar para los catálogos. Los catálogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento. aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Gestión de catálogos de productos.

2.2 Automatización de Gestión de relación relación con proveedores proveedores Resumen Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta funci onalidad automatizada automatizad a puede requerir que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las configuracioness relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuracione configuracione configuracioness predeterminadas y procesa las transacciones automáticamente. automáticamente.

Creación automática de pedido En el sistema, la opción de creación estándar está predeterminada como creación manual de pedidos. Si es necesario, se puede modificar esta opción de creación estándar. Las normas pueden definirse o con el ajuste preciso compra . Puede seleccionar una de las siguientes o mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. parametrizaciones parametriza ciones para cada categoría de producto: ●

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Crear pedido manualmente El comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra. Crear pedido automáticamente Cuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea los pedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidos automáticamente. aut omáticamente. Si existe una fuente de aprovisionam aprovisionamiento iento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Determinación de fuente Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite determinar automáticamente automáticamente la fuente en base al criterio siguiente: ●

Regulación por cuotas Usted define un número de cuota (participación de necesidades proporcionadas) proporcionadas) y el sistema distribuye la necesidad en el ratio de número de cuota asignada mediante múltiples fuentes de aprovisionamiento


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(múltiples contratos para el producto). El sistema hará el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas para cada fuente de aprovisionamiento. El sistema decide sobre la secuencia de asignación calculando la valoración de cuota para cada fuente de aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor más bajo de la valoración de cuota. ●

Fuentes de aprovisionamiento fijas Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.

Si también existe una regulación por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad máxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulación por cuotas no se utiliza para determinar la fuente. Para obtener más información, consulte Determinació Determinación n de fuente de aprovisionamiento aprovisionamiento [página 145] 145] .

Determinación de cuentas de pedidos con texto libre Puede definir un grupo de determinación de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categoría de producto durante la actividad de ajuste preciso. El sistema hará referencia a estos datos y automáticamente asignará un grupo de determinación de cuentas cuando los pedidos se realicen para artículos con texto libre usando la categoría de producto designada. Para más información, consulte Definir clasificación fiscal para artículos con texto libre.

Autofacturaciones Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre. Cada ejecución de autofacturación crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. La asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación autofacturación para dicho proveedor. Puede deseleccionar deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir dicho pedido de la ejecución de autofacturación planificada. El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema crea facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor. Para obtener más información, consulteGuía rápida Autofacturaciones Autofacturaciones (en Facturación de proveedores).

Facturas periódicas Para algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture varias veces en intervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas periódicas ayudan a su empresa a crear dichas facturas periódicas de forma automática y sin recibir las facturas correspondientes de los proveedores para iniciar la creación de facturas. Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas periódicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de facturación, sino que ayuda a su empresa a aumentar la prod uctividad global y ahorrar gastos en general. Las facturas periódicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimien seguimiento to de datos que soporta su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditoría. Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de aprobación definido, no pueden crearse mediante las facturas periódicas. Para obtener más información, consulteGuía rápida Facturas periódicas (en Facturación de proveedores proveedores). ). 16 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Usar formularios interactivos Esta automatización permite a sus proveedores poder responder electrónicamente. Los proveedores utilizan el formulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para enviarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuando el sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documento relevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualización del formulario interactivo está disponible para: ●

Confirmación de pedido

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Oferta de proveedor

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Clarificación de factura de proveedor Debe contactar con SAP para establecer los requisitos técnicos. El proveedor con el que desea comunicarse mediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader™ o Adobe Acrobat™ instalados.

Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrónico Esta automatización le permite aceptar documentos de forma electrónica de sus socios comerciales con un servicio de la empresa. El intercambio de datos electrónico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediante los mensajes XML. El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuración inicial que debe realizarse individualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuración necesaria del sistema. Probablemente también habrá requisitos previos para su socio comercial, según el tipo de documentos que quiera intercambiar.

Liberación automática de propuestas de compra En el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solución Gestión de la cadena logística, el sistema libera las propuestas de compra generadas por la planificación para crear solicitudes de compra en el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecución de datos en masa en intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso. Esta automatización se ha prestablecido durante la configuración y puede desactivarse o modificarse durante el ajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse múltiples ejecuciones para los parámetros tales como, artículo, recurso, categoría de producto y área de planificación. Para obtener más información, consulteGuía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores).

Consulte también Pedidos creados automáticamente Aprovisionamiento [página 116] Tratamiento de excepciones

2.3 Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores Resumen La determinación de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios. La determinación de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos


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empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parámetros necesarios se definen previamente en el sistema. La determinación de precios está disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el proceso de aprovisionamiento. El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra, solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando se calcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en el valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. La determinación del precio determina qué necesidades para una condición de precio en particular se tienen que cumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no se toma en consideración en posiciones de servicio. La determinación del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios. Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinación del precio determ ina qué totales parciales se toman en consideración y hasta qué punto dicha determinación se puede procesar manualmente. La determinación del precio determina qué método utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos. Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, éste no realiza cálculos adicionales de precios. Así se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.

Condiciones del precio El sistema contiene las siguientes condiciones de precio:

Descuentos Un descuento es una reducción del precio de un producto especificado por el proveedor. Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual: ●

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Descuento manual (valor) Puede bajar el precio por un valor establecido. Descuento manual (porcentaje) Puede bajar el precio en un porcentaje establecido. Descuento manual (valor/cantidad) Puede bajar el precio según la cantidad.

Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ●

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Descuento (valor) Baja el precio según un valor especificado. Descuento (porcentaje) Baja el precio según un porcentaje especificado. Descuento (valor/cantidad) Baja el precio según la cantidad.

Recargos Un recargo es una tasa adicional para un producto o un propósito específico. Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual: ●

Recargo manual (valor) Puede aumentar el precio por un valor establecido.



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Recargo manual (porcentaje) Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido. Descuento manual (valor/cantidad) Puede aumentar el precio según la cantidad.

Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ●

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Recargo (valor) Aumenta el precio según un valor especificado. Recargo (%) Aumenta el precio según un porcentaje especificado. Recargo (valor/cantidad) Aumenta el precio según la cantidad.

Escalas Puede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cómo se calculan los valores. Por ejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dólares pero, si compra al menos 10 calderas, el precio baja a 450 dólares cada una.

Descuentos, recargos y escalas de precios Dependiendo del precio que se utilice, se pueden definir los siguientes descuentos, recargos y escalas: ●

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Catálogos Solamente puede cargar y actualizar los catálogos de los proveedores y los catálogos personalizados en los que estén disponibles los precios netos. No puede crear y actualizar descuentos, recargos y escalas. Contrato de compra Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios. Ofertas Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios. Pedidos Puede definir descuentos y recargos de valor o porcentaje. Precios de lista Puede determinar el precio de un producto entregado o un servicio prestado por un proveedor con o sin escala de precios.

Condiciones del precio adicionales Las diferencias de redondeo pueden ocurrir según la cantidad de decimales que se usa como dato maestro de precio para la cantidad base y la moneda. Las diferencias de redondeo también ocurren para las monedas que no tienen monedas de baja denominación, por ejemplo, francos suizos o dólares australianos. Para estas monedas, el sistema hace un redondeo hacia el valor más cercano, por ejemplo, 0 centavos o 5 centavos. Para compensar las diferencias de redondeo, puede: ●

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Modificar el importe manualmente en el documento, por ejemplo, en los pedidos. Actualizar los datos maestros del precio correspondientemente. Este es el caso de los contratos y los precios de lista. Para compensar, puede modificar la cantidad base en los datos maestros de precio del producto.


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Pedro crea un pedido para un artículo que cuesta 0,008 USD cada uno. El sistema redondea el precio a 0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cual resulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.

Durante el cálculo de precio, se produce la conversión de moneda según los tipos de cambio actualizados en los datos maestros si la moneda de los datos maestros de precio es diferente a la moneda del documento. Cuando se convierten las monedas, puede ocurrir una inexactitud debido al redondeo en el cálculo de precio. La reconversión de moneda es necesaria solamente para la aprobación de carritos de compra.

También puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente de aprovisionamiento. Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica según corresponda. Si no existe ningún descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda. Pedro crea un carrito de compras con dos artículos. El primer artículo está en dólares estadounidenses. El segundo artículo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artículo que aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento. Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artículo en un tipo de cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46 USD. Si el precio del segundo artículo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistema verifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de forma correspondiente. Si no existe ningún recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el precio original de 10 CNY.

Se calcula sumando todos los valores netos de la posición. No es posible modificar este valor. Esta condición del precio cubre el importe del transporte de mercancías. Por ejemplo, se le carga un importe fijo de porte o el cargo depende del peso neto de las mercancías recibidas. El sistema distribuye los costes de porte en posiciones de facturas de proveedores. La distribución es proporcional a los valores netos de las posiciones de la factura del proveedor. La condición de precio cubre requisitos impositivos. Todos los impuestos se calculan según requisitos legales. Para obtener más información, consulte: ●

Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios

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Determinación de impuestos [página 57]

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Determinación de retención de impuestos

Esquema de determinación de precios Para determinar qué precio se debe usar si hay varios precios disponibles, el sistema sigue una secuencia definida. Los precios están listados en prioridad ascendente. ●

Precio histórico El precio histórico es un precio anterior en un pedido. Los precios históricos se utilizan en compras ocasionales.



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Precio de catálogo Se utilizan los precios de catálogo para artículos que compran con frecuencia los empleados en escenarios de autoservicio sin crear datos maestros sin crear datos maestros para los productos. Precio de lista Los precios de lista se usan, por ejemplo, cuando no hay ningún catálogo o contrato disponible de un proveedor, para productos de importancia media (sin contrato) pero que se compran con gran frecuencia. Con los precios de lista, puede automatizar sus procesos de compra. Precio de contrato Los contratos de compra se crean para productos o categorías de productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo. Precio manual/precio manual del proveedor Un precio manual es el precio que se introduce manualmente en un documento de aprovisionamiento. Los precios manuales se usan generalmente cuando se recibe un precio del proveedor que difiere de los precios anteriores. Un precio manual del proveedor es el que ingresa el proveedor.

Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema. Susana crea un pedido de un producto que está disponible. El precio de lista es el precio más adecuado y el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manual o un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor del contrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente de aprovisionamiento.

¿Qué precios están disponibles para qué tipo de documento? Los precios que están disponibles dependen del tipo de documento que desea crear. ●

Precio de catálogo

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Precio de lista

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Precio manual

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Precio histórico

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Precio de catálogo

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Precio de contrato

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Precio manual

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Precio de proveedor manual

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Precio histórico

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Precio de catálogo

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Precio de contrato

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Precio manual

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Precio de proveedor manual Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos. Precio de lista


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Precio de contrato

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Precio de lista Los precios de lista se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una excepción de precio. Precio de contrato Los precios de contrato se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una excepción de precio.

2.4 Compras estratégicas Resumen Las empresas utilizan los procesos de compras estratégicas para planificar de manera eficiente las actividades de compra a largo plazo y para alcanzar reducciones de costes y mejores niveles de servicio entre los proveedores. Esto implica analizar los gastos de una empresa, encontrar los proveedores más apropiados, supervisar la base de proveedores y su rendimiento y negociar contratos a largo plazo para lograr la reducción de costes. Mediante las herramientas de análisis, las empresas pueden supervisar y analizar los gastos en compras de productos e identificar a los que tienen el rendimiento más alto en la base de proveedores. Mediante los procesos de solicitud de ofertas, las empresas pueden encontrar los proveedores más adecuados para un producto. También pueden crear contratos de compra que les permitan alcanzar reducciones de costes a largo plazo para los productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo. Estos contratos se pueden utilizar como una fuente de aprovisionamiento para todas las solicitudes de compra, los pedidos y las facturas creadas en la empresa. De este modo, se reducen costes a la empresa.

Compras estratégicas en detalle Los procesos principales de compras estratégicas son:

Analizar los gastos Puede utilizar las herramientas de análisis para analizar los gastos globales de la empresa en el aprovisionamiento de productos. Puede ejecutar varios informes que proporcionan información detallada acerca de todos los aspectos en los procesos de compra. Por ejemplo, puede ver informes sobre rendimiento del proveedor, uso del contrato, precios, facturas y pedidos. Esto le permite realizar un seguimiento y evaluar los gastos en contratos y gastos irregulares para cada producto o categoría de producto y para cada proveedor, lo que le permite analizar el rendimiento de los proveedores e identificar fácilmente las áreas que necesitan mejoras. Arthur Major, gerente de compras de una empresa de software, es responsable de todas las actividades de compra en la empresa. Arthur ejecuta frecuentemente informes estándar para verificar si existen gastos irregulares y descubre que varios empleados hicieron un pedido de auriculares y cámaras web de diferentes proveedores. Luego se da cuenta que puede reducir el importe que se gasta en auriculares y cámaras web si crea un contrato de compra con un solo proveedor que ofreció de manera constante buenos precios para estos productos. Esto ayuda a reducir la base de proveedores y por lo tanto a reducir costes operativos.



Buscar e identificar nuevas fuentes de aprovisionamiento Puede utilizar procesos de solicitudes de oferta, para identificar y gestionar nuevas fuentes de aprovisionamiento y tomar decisiones eficaces y bien fundadas acerca de la mejor fuente de aprovisionamiento para las necesidades de su producto. Para obtener más información, consulte: ●

Procesamiento de solicitud de oferta [página 112]

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Procesamiento de oferta de proveedor [página 114]

●

Aprovisionamiento [página 116]

Negociar y supervisar los contratos de compra Puede crear contratos con los proveedores seleccionados para consolidar los gastos en todos los sectores de la empresa, para canalizar todas las actividades de compra de los proveedores seleccionados y para evitar los gastos irregulares. De este modo, permite alcanzar importantes reducciones de costes a largo plazo para la empresa. Puede negociar nuevos contratos con varios proveedores o renovar los contratos pendientes de vencimiento con el proveedor actual. Una vez que se crea y se libera un contrato, queda disponible como fuente de aprovisionamiento para el abastecimiento de mercancías o servicios. Para obtener más información, consulte: ●

Procesamiento de contrato de compra [página 119]

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Determinación de fuente de aprovisionamiento [página 145] Arthur quiere crear un contrato para el aprovisionamiento de auriculares y cámaras web de la empresa. Crea un contrato e introduce auriculares y cámaras web como posiciones de contrato, inicia el proceso de negociación mediante el procesamiento de solicitudes de oferta y luego compara las ofertas enviadas por los ofertantes. Uno de ellos puede ofrecer los productos a un precio con descuento por un período de 6 meses. Decide aceptar la oferta de este proveedor y le adjudica el contrato. El sistema crea un nuevo contrato y este contrato queda disponible para todos los empleados para la compra de auriculares o cámaras web. Arthur también define este contrato como la fuente de aprovisionamiento fija para auriculares y cámaras web. Para todas las solicitudes de compra de auriculares o cámaras web durante los próximos 6 meses, el sistema asigna automáticamente el contrato de Arthur como la fuente de aprovisionamiento.

Canalizar las actividades de compra Puede analizar las actividades de compra de la empresa al asignar proyectos o tareas de proyecto a las solicitudes de oferta que se crearon para negociar un contrato. Si la empresa tiene requisitos de compra para un proyecto, como la participación de la empresa en una exhibición, puede crear contratos con referencia a ese proyecto. Si una persona implicada en el proyecto crea un documento de compra, como un pedido, es posible asignar los costes al proyecto y utilizar los precios negociados en el contrato. Esto asegura la total transparencia en los costes y le permite tener mayor control en la gestión de los proyectos. Además, el proyecto puede ser utilizado para permitir el análisis de los documentos de compra que fueron creados en el contexto empresarial de ese proyecto o tarea de proyecto.

Gestionar y supervisar la base de proveedores Puede gestionar toda la información acerca de la base de proveedor es. Puede autorizar proveedores para determinadas categorías de producto y asignar fechas de entrada en vigor. Puede actualizar y gestionar todo el ciclo de vida del proveedor. Además de los proveedores directos, también puede actualizar información acerca de sus SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Conceptos básicos

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prestatarios de servicios. También puede actualizar información acerca de los ofertantes que envían sus ofertas como respuesta a una solicitud de oferta y a quienes puede elegir, o no, como eventuales proveedores. Puede utilizar esta información como parte de la estrategia de aprovisionamiento para desarrollar y actualizar las relaciones comerciales con los proveedores y ofertantes. Puede ejecutar varios informes que ayudan a la empresa a supervisar todos los aspectos del rendimiento de un proveedor. Por ejemplo, puede utilizar estos informes para evaluar los precios y la fiabilidad de los precios del proveedor y ver los 25 proveedores principales en función del valor de pedido.

2.5 Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores Resumen Este documento enumera los informes disponibles en la Gestión de relación con proveedores según las categorías de informes que corresponden y las características, ratios y variab les relevantes en esta área. También se enumeran los informes integrados disponibles en esta área.

Informes Informes

Categorías de informes asociados

Gastos en contratos [página 150]

Compras: Compras estratégicas

Seguimiento de contratos [página 151]


Fiabilidad de entrega

Compras: Compras operativas

Entregas previstas por semana


Contratos con vencimiento [página 153]


Seguimiento de facturas

Compras: Facturación de proveedores

Facturas con excepciones

Compras: Facturación de proveedores

Gastos en compras irregulares [página 154]


Supervisión de creación automática de pedidos [página 162]

Compras: Compras operativas Compras: Compras estratégicas

Historial de precios por producto y proveedor [página 111]


Fiabilidad de precio [página 155]


Historial de pedidos


Seguimiento de pedidos


Pedidos por asignación de costes [página 157]


Seguimiento de solicitud de compra


Solicitudes de compra por asignación de costes


Documentos liberados por contrato [página 158]


Gastos por asignación de costes [página 159]




Informes

Categorías de informes asociados

Gastos totales por categoría de gasto [página 160]


Variables comunes La siguiente lista proporciona variables seleccionadas que se asocian a informes en esta área. Nombre

Descripción

Empresa

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o más empresas.

ID de contrato

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más IDs de contrato.

Centro de coste

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más centros de coste.

Moneda

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una moneda.

Fecha de conversión de moneda Puede utilizar esta variable para fijar una fecha en la que se convertirá la moneda. Por defecto, el valor fijado es la fecha actual. Material individual

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más materiales.

ID de factura

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más IDs de factura.

Unidad de facturación

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una unidad de facturación.

Categoría de producto

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o más categorías de producto.

Descripción del producto

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o más descripciones de producto.

ID de producto

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más IDs de producto.

Proyecto

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más proyectos.

ID de pedido

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más IDs de pedido.

ID de solicitud de compra

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más IDs de solicitud de compra.

Unidad de compras

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o más unidades de compra.

Solicitante

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más solicitantes.

Pedido del cliente

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más pedidos de cliente.

Sede

Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o más sedes.

Unidad de compras estratégicas Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o más unidades de compras estratégicas. Proveedor


Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más proveedores.

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Para la conversión de moneda en moneda de la empresa en los documentos de Gestión de relación con proveedores, la fecha de contabilización del documento se utiliza como fecha de conversión de moneda. Por lo tanto, es posible que hayan pequeñas diferencias en los valores de los informes que sólo están visibles si los dos ratios a continuación se muestran en el informe: Valor neto ordenado/Límite (tasa de conversión de moneda al momento de ejecución del informe: EUR -> USD 1,47)

●

Valor neto/Límite ordenado en moneda de empresa (tasa de conversión de moneda al momento de creación del documento: EUR -> USD 1,43)

●

Informes integrados Los siguientes informes se encuentran disponibles como informes integrados: Nombre

Centro de trabajo asociado

Volumen de pedidos por mes

Solicitudes de compra y pedidos

Historial de gastos

Hoja informativa de proveedor

Análisis de proveedores

Base de proveedores habituales

Principales 5 categorías de producto por gasto

Portafolio de productos

Gastos totales por categoría de gasto

Aprovisionamiento y contratación Rendimiento empresarial

Consulte también Vista Informes Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores



3 Portafolio de productos 3.1 Conceptos básicos 3.1.1 Catálogos Resumen Los catálogos en línea proporcionan acceso rápido a la información sobre el producto y ponen a disposición de los usuarios un gran número de productos. Como gestor de catálogo puede crear sus propios catálogos internos y acceder a catálogos externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI) en la vista Catálogos del centro de trabajo Portafolio de productos. Un catálogo interno es un catálogo creado o almacenado en el sistema. Puede controlar cómo y cuándo se implementan las modificaciones en cada catálogo. Cada catálogo contiene materiales o servicios que están estructurados en una jerarquía de categorías, lo que hace más eficaz la búsqueda de posiciones. Los empleados pueden utilizar los catálogos para realizar compras de autoservicio como, por ejemplo, comprar un nuevo ordenador portátil. También puede utilizar los catálogos en los procesos de compra. Para utilizar los catálogos en los procesos de compra automatizados, puede fijar valores estándar de catálogo para los artículos que se compran con frecuencia o dejar que el proveedor asigne sus categorías de producto a los productos. En los catálogos internos, puede asignar un producto del maestro de productos para cada producto del catálogo. Esto significa que no es necesario crear un nuevo producto para cada posición del catálogo. Esto economiza en gran medida la entrada manual, ya que por lo general los catálogos se utilizan para materiales que no son de almacén, como hardware, software y materiales de oficina.

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los catálogos se seleccionan en la configuración de soluciones en ambos lugares. Para hallar la primera opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Aprovisionamiento por autoservicio dentro de Compras. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Aprovisionamiento por autoservicio. Seleccione Búsqueda de catálogo y responsa las preguntas relacionadas con el uso del catálogo de proveedor. Para hallar la segunda opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance asegúrese de que se ha seleccionado Productos dentro de Datos comerciales generales.

SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Portafolio de productos

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En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Productos. Seleccione Catálogos y responda las preguntas relacionadas con los catálogos.

Tipos de catálogo Hay dos tipos diferentes de catálogos internos: ●

Catálogos personalizados que usted creó por completo con artículos de distintos proveedores

●

Catálogos de proveedor que tienen contenido importado de un archivo enviado por un proveedor

El sistema admite los siguientes tipos de archivo de catálogo interno: ●

●

Archivo XML BMEcat BMEcat es un formato ampliamente aceptado desarrollado para estandarizar y simplificar el intercambio de datos de catálogos de productos entre compradores y proveedores. La mayoría de los proveedores importantes pueden proporcionarle archivos en este formato Este tipo de archivo se utiliza principalmente para los catálogos de proveedor. Archivo CSV Un archivo de valores separados por coma (CSV) es un archivo de texto especialmente formateado que almacena datos de hoja de cálculos en un formato muy simple. Cada línea contiene un registro y cada c ampo dentro de ese registro está separado por un carácter, como una coma, un punto y coma o una barra. Debido a que el formato de archivos CSV no es un estándar de la industria y que la creación de un archivo CSV puede ser complicada, se ofrece una plantilla en la vista Catálogos del centro de trabajo Portafolio de productos. Para crear fácilmente un archivo con información del catálogo en la plantilla, introduzca la información obligatoria y opcional. Una vez haya finalizado, puede generar un archivo que se grabará en una ubicación definida por el usuario. A continuació podrá crear un nuevo catálogo al que puede importar el archivo CSV que acaba de crear. Este tipo de archivo se utiliza principalmente para los catálogos personalizados.

Un catálogo externo es un catálogo almacenado fuera de SAP Business ByDesign, por lo general, en el sitio de un proveedor. El proveedor se encarga de crear y actualizar el catálogo, lo que supone que usted no puede modificar el contenido. Si su empresa cuenta con un sistema de catálogos propio que desee integrar en SAP Business ByDesign, puede configurar un catálogo externo en la intranet de su empresa al que se podrá acceder después mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI). Puede conectar fácilmente un catálogo externo a su sistema. Según las parametrizaciones del sistema, puede integrar catálogos externos con carritos de compra, pedidos, solicitudes de oferta y entradas de mercancías y servicios. Puede transferir datos de catálogos externos a un documento de compra mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI) estándar, que es la interfaz entre los catálogos externos y el sistema. Para obtener más información, consulte Configurar catálogos externos.

Trabajar con catálogos Si desea importar un catálogo de proveedor al sistema, primero debe crear un catálogo nuevo. A continuación, puede importar a su catálogo un archivo con contenido de catálogo. Según el tamaño del archivo, la importación y modificación del estado puede tardar un tiempo. Al importar un archivo, los datos se añaden a su sistema. Posteriormente, puede borrar los productos o las categorías de producto que no necesite para su catálogo. Después puede verificar el catálogo y publicarlo.



Puede crear su propio catálogo personalizado con artículos de distintos proveedores. Para ello, introduzca manualmente todos los artículos y su información en el editor de catálogo o importe a su catálogo un archivo CSV que contenga todos los datos de catálogo. Para obtener más información, consulte Catálogos personalizados [página 29]. Puede definir valores estándar para el catálogo, como el ID de proveedor o la categoría de producto con la tarea Definir valores estándar para catálogo. En función de sus parametrizaciones, el sistema puede crear automáticamente pedidos a partir de los carritos de compra con los artículos del catálogo. En la actividad opcional de ajuste preciso Valores estándar para catálogos de proveedor, puede definir una categoría de producto estándar para los artículos del catálogo sin asignación de categoría previa. También es posible asignar un proveedor que se utilizará cada vez que seleccione un producto en particular de un catálogo. Para obtener más información, consulte Configuración: Valores estándar para catálogos de proveedores. Si hay artículos que se solicitan con frecuencia o para los cuales se negoció una tarifa especial, puede marcar estos productos como artículos recomendados mediante la tarea común Definir artículos recomendados. Los empleados que utilizan la función de compras por autoservicio pueden ver estos artículos recomendados cuando buscan productos. Para obtener más información, consulte Procesamiento de carritos de compra. Para utilizar catálogos externos en su sistema, debe definir los parámetros de la interfaz de catálogos abierta en la actividad opcional de ajuste preciso Parámetros de la interfaz de catálogos abierta para catálogos externos Esta actividad le permite definir los atributos y parámetros de los catálogos de proveedor externos para que puedan integrarse en el proceso de compra. Todos los catálogos de proveedor definidos quedan visibles para las compras por autoservicio, los pedidos, las solicitudes de oferta y las entradas de mercancías y servicios. Si el catálogo externo admite la característica de búsqueda simultánea en todos los catálogos de la interfaz de catálogos abierta, es preciso activarla al conectar un catálogo externo. La búsqueda simultánea en todos los catálogos le permite buscar en varios catálogos al mismo tiempo. Para obtener más información, consulte Configurar catálogos externos. Puede buscar productos en los catálogos internos y externos. Cuando haya encontrado el artículo deseado, puede transferirlo a un pedido, un carrito de compras, una solicitud de oferta o una entrada de mercancías y servicios.

Consulte también Guía rápida para Catálogos [página 84] Gestión de relación con proveedores [página 7]

3.1.2 Catálogos personalizados Resumen Un catálogo personalizado le permite crear uno de hecho a medida para su empresa. Puede mezclar y comparar posiciones de distintos proveedores en un catálogo en vez de tener un catálogo para cada proveedor. Puede, por tanto, dividir el catálogo personalizado en distintas categorías para ajustar las necesidades comerciales de su empresa. Puede crear, publicar y editar catálogos en el centro de trabajo Portafolio de productos en Catálogos.


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Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los catálogos se seleccionan en la configuración de soluciones en ambos lugares. Para hallar la primera opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Aprovisionamiento por autoservicio dentro de Compras. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Aprovisionamiento por autoservicio. Seleccione Búsqueda de catálogo y responsa las preguntas relacionadas con el uso del catálogo de proveedor. Para hallar la segunda opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance asegúrese de que se ha seleccionado Productos dentro de Datos comerciales generales. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Productos. Seleccione Catálogos y responda las preguntas relacionadas con los catálogos.

Beneficios El sistema proporciona funciones para crear un c atálogo si un proveedor no puede proporcionar uno. Si utiliza los catálogos personalizados, se reduce la complejidad de los procesos empresariales. Puede crear uno con productos de múltiples proveedores.

Crear un catálogo personalizado En el centro de trabajo Portafolio de productos, vista Catálogos, primero tiene que crear un nuevo catálogo en la actividad Nuevo catálogo personalizado, en el que tiene que asignar un ID y un nombre de catálogo. El sistema fija el Estado de importación y el Estado de publicación en No iniciado. A continuación, puede añadir manualmente artículos al añadir una fila para cada artículo del catálogo personalizado. Para cada fila, tiene que indicar la información necesaria: ●

Descripción de producto

●

Precio neto

●

Precio de unidad

También puede indicar información opcional como el tiempo de procesamiento en días y el ID del proveedor. Si no, puede importar artículos del catálogo de un archivo de datos formateado con la opción Importar de la vista Catálogos. Una vez se han transmitido con éxito todos los datos, éstos se envían al catálogo de productos. Si los datos se han cargado completamente en el catálogo, el sistema modifica el Estado de importación a Con éxito. Sin embargo, si los datos no se cargaron completamente en el catálogo, el Estado de importación se modifica automáticamente a Fallido. En este caso, puede seleccionar el catálogo en la vista Catálogos y luego Visualizar log de importación para averiguar cuál es el error y ejecutar medidas de corrección para volver a importar el archivo de datos. Si el log de importación no da suficiente información detallada, puede notificar un incidente en el Centro de ayuda. 30 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


El Estado de publicación sigue siendo No iniciado. Esto significa que el sistema no hace que este catálogo esté disponible para su utilización en pedidos, contratos, solicitudes de oferta, carritos de la compra o entradas de mercancías y servicios.

Publicar un catálogo personalizado Puede publicar un catálogo personalizado en la vista Catálogos al seleccionarlo en la lista y haciendo clic en Publicar. También es posible publicar un catálogo directamente en el editor Catálogo personalizado. El proceso de publicación agrupa las modificaciones según la categoría y las separa en paquetes para que sea más fácil tratarlas y para que el sistema tenga un mejor rendimiento. El sistema fija el Estado de publicación en En proceso. Al final del proceso, el sistema automáticamente fija el Estado de publicación actual en Correcto y el sistema graba la fecha de publicación. El sistema también fija el Último estado de publicación. Un catálogo personalizado puede tener el estado Publicado parcialmente; esto puede ocurrir cuando un gestor de catálogo borra un producto importado o una categoría de producto después de haberlo publicado correctamente anteriormente. Cuando el Estado de publicación está fijado en Con éxito, el sistema pone el catálogo a disposición en pedidos, contratos, solicitudes de ofertas, carritos de compra y entradas de mercancías y servicios.

Editar un catálogo personalizado Puede actualizar un catálogo personalizado como cuando se modifican artículos. En el editor Catálogo personalizado, puede añadir un nuevo artículo, actualizar uno de ya existente o eliminar uno de obsoleto. En Detalles, puede hacer más modificaciones, como adjuntar una imagen de un artículo (se permiten todos los formatos) o para actualizar la descripción del producto. Tiene que publicar el catálogo de nuevo para que las modificaciones estén disp onibles para los empleados en el proceso de compra.

Consulte también Guía rápida para Catálogos [página 84] Catálogos [página 27] Procesamiento de catálogo interno [página 31]

3.1.3 Procesamiento de catálogo interno Resumen Puede utilizar catálogos internos para proporcionar información acerca de un subconjunto de los productos de su empresa o de los productos del proveedor. Puede ajustar la información para grupos objetivos específicos, como gestión o mantenimiento de las instalaciones, para proporcionar exactamente la información que necesitan esos grupos. También puede utilizar catálogos para comunicar información acerca de productos para estos grupos. Como responsable del contenido del catálogo, por ejemplo, un comprador o un gestor de contenido del catálogo puede crear catálogos, importar datos de proveedor y gestionar de forma efectiva la estructura y el contenido de todos los catálogos. También puede verificar la calidad del contenido del catálogo para asegurarse de que toda la información sea correcta y esté actualizada. Si el contenido de su catálogo es correcto, puede decidir que se publique para su utilización en diferentes procesos de compra para grupos objetivo.


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Tamaño del fichero por defecto Por defecto, el tamaño del fichero que puede subir al sistema es 100MB. El límite de tamaño se basa en el parámetro del sistema icm/HTTP/max_request_size_KB. Si necesita cargar catálogos más grandes, póngase en contacto con el administrador del sistema o informe del incidente en el Centro de ayuda para ajustar el parámetro en el sistema.

Flujo de proceso Crear y actualizar un catálogo 1.

Definir un catálogo de proveedor En el centro de trabajo Portafolio de productos , en la vista Catálogos, también puede definir un nuevo catálogo en el que puede cargar nuevos datos por medio de la actividad rápida Nuevo catálogo de proveedor. En caso contrario, puede elegir un catálogo existente para actualizarlo por medio de la actividad rápida Catálogo de importación. Debe asignar un ID de catálogo y un ID de proveedor; puede asignar un nombre al catálogo en cualquier momento antes de la publicación. Si indica un nombre para un catálogo será más fácil de encontrar durante una búsqueda. El sistema fija el Estado de importación y el Estado de publicación en No iniciado.

2.

Recibir datos del proveedor o crear su propio fichero de datos Un proveedor le proporciona datos de un catálogo de productos. Los datos deben estar formato BMEcat o CSV. Opcionalmente, puede crear sus propios datos de catálogo utilizando la plantilla que le suministra SAP Business ByDesign. Una vez que haya introducido todos los datos del catálogo, puede generar un fichero CSV, grabarlo en sus sistema y cargarlo en un catálogo.

3.

Importar el catálogo Puede iniciar la carga del fichero en la vista Catálogos por medio de la actividad rápida Importar catálogo. El contenido del fichero se divide en paquetes para facilitar su gestión y obtener un mejor funcionamiento. El



sistema fija el Estado de importación en En proceso. Cada paquete se envía al sistema, que lee el contenido y crea los datos del catálogo, como categorías y posiciones. La carga finaliza cuando todos los paquetes se han transmitido correctamente. El sistema modifica el Estado de importación a uno de los siguientes: Correcto Los datos se han cargado completamente en el catálogo. ●

●

Fallido Los datos no se han cargado completamente en el catálogo. En este caso, puede ver el log de importación para encontrar el error y ejectuar medidas de corrección para reimportar el fichero de datos. Si el log de importación no da información detallada, puede notificar un incidente en el Centro de ayuda.

A partir de los datos del proveedor cargados, se crea un nuevo catálogo de productos o se actualiza un catálogo existente, en el que el sistema sobreescribe el contenido existente con el nuevo contenido. El Estado de publicación sigue siendo No iniciado. El sistema no hará que este catálogo esté disponible para su utilización en pedidos, solicitudes de oferta, carritos de la compra o entradas de mercancías y servicios. Opcionalmente, puede definir las opciones por defecto del catálogo utilizando la tarea común Definir opciones del catálogo por defecto en el centro de trabajo Portafolio de producto . En este caso, el sistema almacena una categoría de productos por defecto, así como un ID de proveedor por defecto para utilizar si no está disponible ninguno de los dos. El sistema transferirá automáticamente estos datos (categoría de producto e ID de proveedor) al pedido, solicitud de oferta o carrito de la compra relevantes cuando se seleccione un producto del catálogo, o a una entrada de mercancías y servicios para un artículo con límite.

Publicar un catálogo 1.

Publicar el catálogo Cuando inicie el proceso de publicación, el sistema fija el Estado de publicación actual en En proceso. Al final del proceso de publicación, el sistema fija el Estado de publicación actual en Correcto y el sistema graba la fecha de publicación. El sistema también fija el Último estado de publicación. Un catálogo personalizado puede tener el estado Publicado parcialmente; esto puede ocurrir cuando un gestor de catálogo borra un producto importado o una categoría de producto después de haberlo publicado correctamente anteriormente. Si falla el proceso de publicación, el último catálogo publicado sigue estando disponible en el sistema para los grupos objetivos. Puede hacer clic en la Vista del log de publicación , en el resumen Catálogos para encontrar el error y ejecutar las medidas de corrección para volver a publicar el catálogo. Generalmente, un catálogo que se ha cargado correctamente se puede publicar. Si no puede publicar un catálogo, informe del incidente en el Centro de ayuda. El sistema desencadena la indexación de un catálogo, lo que le permite utilizar la búsqueda de catálogo. La búsqueda de catálogo sólo se puede utilizar para un catálogo que se haya indexado.

2.

Búsqueda en el catálogo Una vez que se ha completado el proceso de public ación, el sistema hace que el catálogo esté disponible para su utilización en pedidos, contratos, solicitudes de oferta, carritos de la compra o una entrega de mercancías y servicios para un artículo con límite.

Consulte también Guía rápida para Catálogos [página 84] Catálogos [página 27] SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Portafolio de productos

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Catálogos personalizados [página 29]

3.1.4 Integrar catálogos externos de socios certificados por SAP Resumen Los catálogos externos son catálogos de productos que se encuentran en el sitio Web de un socio (proveedor) y que están conectados a SAP Business ByDesign. Puede utilizar catálogos externos para buscar un producto, seleccionarlo y añadirlo al carrito de compras o al pedido y procesar el pedido. Mediante los catálogos de socios certificados por SAP, puede comenzar a trabajar con catálogos incluso si sus proveedores actuales no cuentan con catálogos de productos compatibles con OCI. Primero debe decidir la categoría de producto para la cual desea utilizar un catálogo. Luego seleccione uno de los socios de SAP que ofrezcan un catálogo para esta categoría de producto, contáctese con ellos y finalmente integre el catálogo en el sistema SAP Business ByDesign. Si escoge una empresa que aún no le entrega productos, debe crear datos maestros de proveedor para esta empresa. Posteriormente puede asignar el proveedor a su catálogo. Debido a que todas las solicitudes de los carritos de compras que contienen productos de un catálogo externo también incluyen un precio y un proveedor fijo, ahora es posible automatizar el proceso de compra al dejar que el sistema cree los pedidos automáticamente.

Requisitos previos Durante la definición de alcance, seleccionó Datos comerciales generales > Productos > Catálogos Luego respondió con un "sí" a las siguientes preguntas acerca de catálogos: ●

¿Enlaza el material externo o catálogos de servicio de los proveedores al sistema?

●

¿Desea integrar catálogos externos de socios certificados por SAP?

Flujo de proceso

1. Una vez que decide cuál catálogo de socio desea utilizar, comuníquese con el socio para negociar las condiciones de pago y entrega. Luego el proveedor creará una cuenta para usted y le indicará su ID de cliente. Solicite también una lista de los códigos de unidad utilizados en el catálogo. Para obtener una lista de los socios disponibles, remítase a SAP Store .



2. El proveedor le indicará o enviará los datos de configuración. 3. Abra la actividad Catálogos externos en su lista de actividades de ajuste preciso. Añada un nuevo catálogo, proporcione una descripción y complete con los datos de configuración que recibió del socio. Una vez que grabe la actividad, esta descripción aparecerá en el carrito de compras, en el pedido y en otros documentos de compra. Por lo tanto, es conveniente proporcionar un nombre significativo a la descripción, como la categoría de producto (por ejemplo, material de oficina) o el nombre del proveedor. 4. Si el proveedor es un nuevo socio de la empresa, debe crear los datos maestros para el proveedor. Puede realizarlo, por ejemplo, desde el centro de trabajo Base de proveedores o Datos de socio comercial. Debe introducir toda la información necesaria, como la dirección, Incoterms, las condiciones de pago y los datos bancarios. 5. Abra la actividad Cantidades y unidades de medida en su lista de actividades de ajuste preciso. Verifique si todas las unidades utilizadas en el catálogo del socio ya se liberaron en su sistema SAP Business ByDesign. Si este no es el caso, seleccione las unidades comerciales que faltan y libérelas. 6. Si desea que el proveedor esté asignado automáticamente a las solicitud es de productos provenientes del catálogo de proveedor, debe asignar el proveedor al catálogo (una vez creados los datos maestros). En el centro de trabajo Portafolio de productos, utilice la tarea común Definir valores estándar para catálogo para automatizar esta etapa del proceso. 7. Si desea que el sistema cree pedidos automáticamente para las posiciones del catálogo, es necesario asignar una categoría de producto a este catálogo (desde el centro de trabajo Portafolio de productos, tarea común Definir valores estándar para catálogo). En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedido, utilice la tarea común Definir creación automática de documento para automatizar esta etapa del proceso para la categoría de producto definida. Los pedidos se crearán automáticamente y se enviarán al proveedor. 8. En la actividad guiada Ir de compras, ahora podrá observar el catálogo del socio en la lista de catálogos.

Consulte también Catálogos [página 27] Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 15] Pedidos creados automáticamente Procesamiento de carritos de compra Información técnica para proveedores de catálogos [página 35]

3.1.5 Información técnica para proveedores de catálogos Resumen La interfaz para catálogos (OCI) fue definida por SAP como un estándar para incorporar catálogos de productos externos a la aplicación Gestión de relación con proveedores (SRM). En este documento, se describen la arquitectura y la estructura de la OCI para SAP Business ByDesign. Además, se proporciona a los productores de catálogos toda la información necesaria para admitir el estándar OCI. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Portafolio de productos

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Este estándar se creó originalmente para productos SRM clásicos de SAP. Es compatible con SAP Business ByDesign, que se basa en la versión 4.0 de la OCI (con algunos pequeños ajustes). De este modo, SAP Business ByDesign permite la integración de catálogos que cumplen con el estándar OCI. Por lo tanto, los usuarios pueden iniciar el catálogo desde sus sistemas, explorarlo, recopilar posiciones en el catálogo y, finalmente, transferir las posiciones seleccionadas de vuelta al sistema. Se puede utilizar, por ejemplo, para los carritos de compra en escenarios de autoservicio de empleados. El estándar OCI utiliza el protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP). En particular, los datos se transfieren utilizando formularios HTML con el método de transferencia HTTP POST.

Desplazarse hacia el catálogo Para desplazarse hacia el catálogo de productos y abrirlo, debe configurar el localizador uniforme de recursos (URL) durante el proceso de configuración empresarial. También puede configurar los parámetros fijos adicionales, como, por ejemplo, los parámetros de entrada al sistema. Cuando un usuario desea abrir un catálogo OCI, se accede al URL configurado. Los parámetros fijos, además de algunos parámetros dinámicos y estándar (consulte las secciones y ), se transfieren mediante HTTP POST. Por razones de seguridad, no se admite HTTP GET. Todo tipo de comunicación entre SAP Business ByDesign y el catálogo se realiza mediante HTTP POST. Como proveedor de catálogos, es altamente recomendable el uso de HTTPS en lugar de HTTP para excluir a receptores potenciales. De lo contrario, todos los parámetros (consulte la próxima sección) se transferirán sin cifrar al abrir el catálogo. Además, se recomienda a los proveedores de catálogos que utilicen el filtrado de IP a fin de asegurarse de que las solicitudes provengan de clientes registrados y/o que la solicitud provenga de un cliente que coincida con los parámetros enviados (por ejemplo, credenciales de entrada al sistema). A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve el inicio de un catálogo (los detalles se describen en las secciones siguientes):

" value="

">

<script language="javascript"> document.RedirectForm.submit();

Parámetros fijos El proveedor de catálogos puede documentar pares de nombre y valor fijos como parámetros de catálogo (por ejemplo, para identificar a un cliente específico de SAP Business ByDesign, para proporcionar información de entrada al sistema o para fijar el idioma del catálogo). Estos parámetros no dependen del usuario.



URL de retorno Se necesita la URL de retorno para transferir los datos del catálogo de vuelta a SAP Business ByDesign mediante el navegador del usuario. La URL de retorno es un parámetro dinámico transferido al catálogo. También se transfiere como parámetro con el nombre HOOK_URL. La URL de retorno contiene, por lo general, otros parámetros y no debe ser modificada.

Funciones adicionales del catálogo de productos SAP Business ByDesign permite que los catálogos proporcionen funciones adicionales. Para iniciar estas funciones, se transfieren parámetros adicionales al catálogo cuando éste se abre. Además, el sistema le permite configurar URLs por separado para estas funciones adicionales.

Si añadió una posición de un catálogo a un documento de compras, es posible, por ejemplo, que el precio del producto haya cambiado con el tiempo. Si se crea un nuevo documento de compras con referencia al primero, normalmente la modificación del precio no se tiene en cuenta. La función de validación sirve para verificar la información del producto en el catálogo y encontrar posibles modificaciones para tenerlas en cuenta en el nuevo documento creado. Para iniciar la función, se transfieren los siguientes parámetros al catálogo de productos cuando éste se abre:

FUNCTION

VALIDATE

PRODUCTID

Clave de base de datos del producto en el catálogo

QUANTITY

Cantidad actual

Se recomienda firmemente a los proveedores de catálogos que proporcionen esta funcionalidad ya que puede ser utilizada como una medida de seguridad adicional. Se transfiere el parámetro QUANTITY de manera que el catálogo pueda determinar el precio correcto a partir de una escala, si corresponde. La respuesta del catálogo debe ser una página HTML que contiene un formulario con los datos del producto en formato OCI. Al igual que en el acceso normal al catálogo, la URL de retorno también se transfiere al catálogo. Sin embargo, en SAP Business ByDesign, el resultado del catálogo se evalúa automáticamente y no se muestra en un navegador. Por lo tanto, la URL de retorno puede tener un formato no válido, y el campo ACTION del formulario HTML en la respuesta del catálogo puede dejarse vacío. Un requisito previo para esta función es que la primera vez que este producto se transfiere del catálogo de productos al sistema SAP Business ByDesign, el campo NEW_ITEM-EXT_PRODUCT_ID [n] esté completo con la clave del producto en la base de datos del catálogo.

El estándar OCI permite realizar una búsqueda simultánea en todos los catálogos. De este modo, un usuario puede buscar un producto en particular en todos los catálogos de manera simultánea en lugar de buscar en cada catálogo por separado. El usuario introduce un término de búsqueda sólo una vez en el sistema, y este término se transmite a todos los catálogos que admiten la funcionalidad. Los result ados de la búsqueda en todos los catálogos se muestran en una lista en la cual el usuario puede seleccionar los productos por separado. Para iniciar la función, los siguientes parámetros se transfieren al catálogo de productos cuando éste se abre:


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FUNCTION

BACKGROUND_SEARCH

SEARCHSTRING

Término de búsqueda

La respuesta del catálogo de productos debe ser una página HTML con un formulario que contiene los resultados de la búsqueda en formato OCI. En esta página, deben figurar todos los resultados de la búsqueda ya que la página se evalúa automáticamente y no se muestra de manera directa. A diferencia de la validación de un producto, no se proporciona la URL de retorno. Por lo tanto, se puede dejar vacío el campo ACTION del formulario HTML.

Resumen de los parámetros de llamada Al llamar al catálogo, se transfieren los siguientes parámetros. El método de transferencia es HTTP GET o POST. Los parámetros están compuestos por parámetros fijos (especificados por el proveedor de catálogos), parámetros dinámicos (funciones adicionales y URL de retorno) y parámetros estándar:

Parámetros fijos especificados por el proveedor de catálogos

Especificado por el proveedor de catálogos

Consulte la sección

Parámetros que inician funciones adicionales



URL de retorno

HOOK_URL

URL con parámetros en la cadena de consulta

Versión de interfaz de OCI

OCI_VERSION

Por ejemplo: 4.0

Versión de interfaz de OPI

OPI_VERSION

Por ejemplo: 1.0

Destino (destino HTML) para retorno a SAP returntarget Business ByDesign

Por ejemplo: _top

Información que los usuarios de Business ByDesign necesitan para la configuración Para integrar un catálogo de productos externo al sistema, los clientes de SAP Business ByDesign necesitan la siguiente información acerca del proveedor de catálogos: ●

URL de catálogo

●

Lista de parámetros fijos (opcional)

●

Método para la llamada de catálogo (HTTP POST / HTTP GET)

●

Funciones adicionales admitidas (validación, búsqueda en segundo plano) y las URLs que corresponden, si difieren de la URL de catálogo

Retorno del catálogo Se utiliza un formulario HTML para transferir los datos seleccionados del producto al sistema SAP Business ByDesign. Este formulario es parte de una página HTML que debe ser creada por el catálogo. Esta página (la última página que muestra el catálogo) se envía al navegador del usuario. El usuario puede enviar el formulario a SAP Business ByDesign, y el sistema después toma el control de los datos del formulario. Para transferir los datos desde el catálogo hasta el sistema mediante el navegador del usuario, debe introducirse la URL de retorno en el atributo ACTION del formulario HTML que creó el catálogo. Los datos que serán transferidos se transportan dentro de los campos de entrada del formulario. Los nombres de campo deben cumplir con la sintaxis que se especifica a 38 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


continuación. El atributo TYPE de los campos de entrada debe ser TEXT o HIDDEN. El método HTTP recomendado para todos los casos es POST ya que el uso de GET puede provocar restricciones de longitud que dependen del navegador. Para poder admitir la transferencia de caracteres especiales, como, por ejemplo, caracteres chinos, letras con tildes del idioma francés o la diéresis alemana, los campos del formulario deben codificarse con UTF-8.

Campos y verificaciones de campos

NEW_ITEM-DESCRIPTION[n]

40

Descripción de la posición

NEW_ITEM-MATNR[n]

40

ID de producto de la posición en SAP Business ByDesign

NEW_ITEM-QUANTITY[n]

15

Cantidad de posiciones (1)

NEW_ITEM-UNIT[n]

3

Unidad de cantidad para la cantidad de posiciones(3)

NEW_ITEM-PRICE[n]

15

Precio de una posición por unidad de precio(1)

NEW_ITEM-CURRENCY[n]

5

Moneda de la posición (3)

NEW_ITEM-PRICEUNIT[n]

5

Unidad de precio de la posición (se utiliza 1 si está vacía) (2)

NEW_ITEM-LEADTIME[n]

5

Tiempo de entrega de la posición en días(2)

NEW_ITEM-LONGTEXT_n:132[]

infinite

Texto explicativo de la posición(4)

NEW_ITEM-VENDOR[n]

10

ID del proveedor en SAP Business ByDesign

NEW_ITEM-VENDORMAT[n]

40

Número de pieza de proveedor del producto

NEW_ITEM-MATGROUP[n]

10

ID de categoría de producto en SAP Business ByDesign

NEW_ITEM-SERVICE[n]

1

Marca: la posición es un servicio (5)

NEW_ITEM-CONTRACT[n]

10

ID de contrato en SAP Business ByDesign al que se refiere la posición

NEW_ITEM-CONTRACT_ITEM[n]

5

ID de posición dentro del contrato en SAP Business ByDesign

NEW_ITEM-EXT_PRODUCT_ID[n]

40

Clave de base de datos única para esta posición en el catálogo

NEW_ITEM-ATTACHMENT[n]

255

URL del anexo (esta URL debe poner a disposición el anexo para su descarga)

NEW_ITEMATTACHMENT_TITLE[n]

255

Título del anexo (se utiliza el nombre de archivo de la URL anterior si está vacío)

NEW_ITEM-EXT_SCHEMA_TYPE

10

Nombre de un esquema con el que se importó al sistema SAP Business ByDesign

NEW_ITEM-EXT_CATEGORY_ID

60

Clave única para una categoría externa del esquema anterior, independiente de la versión del esquema

Los IDs de la tabla anterior no deben confundirse ni ser utilizados con otros propósitos. En particular, el campo NEW_ITEM-MATGROUP sólo debe completarse si el catálogo reconoce el ID de categoría de producto en el sistema SAP Business ByDesign. (1) Se permiten 11 dígitos antes de la coma decimal y 3 después de ella. No utilice puntos para los miles. (2) El número en números enteros. (3) Debe ser un código ISO válido y utilizado en SAP Business ByDesign. (4) El campo NEW_ITEM-LONGTEXT_n:132[] es una excepción en lo que respecta a la sintaxis del índice. La longitud del campo es ilimitada. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Portafolio de productos

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(5) X para verdadero y en blanco para falso.

Campos obligatorios y opcionales Los siguientes campos son obligatorios en todos los casos: ●

Debe completarse NEW_ITEM-DESCRIPTION[n] o NEW_ITEM-MATNR[n].

●

NEW_ITEM-QUANTITY[n]

Los siguientes campos son obligatorios según las condiciones: ●

NEW_ITEM-UNIT[n] si no se completó NEW_ITEM-MATNR[n].

●

NEW_ITEM-CURRENCY[n] si se completó NEW_ITEM-PRICE[n].

●

NEW_ITEM-EXT_SCHEMA_TYPE[n] si se utiliza NEW_ITEM-EXT_CATEGORY_ID[n].

●

NEW_ITEM-CONTRACT[n] si se utilizó NEW_ITEM-CONTRACT_ITEM[n].

El resto de los campos son opcionales.

Números de producto Los siguientes campos de la interfaz describen números de producto: ●

NEW_ITEM-MATNR[n]: El ID de producto en el sistema SAP Business ByDesign.

●

NEW_ITEM-VENDORMAT[n]: El número de producto del proveedor.

●

NEW_ITEM-EXT_PRODUCT_ID[n]: El número que identifica exclusivamente al producto en el catálogo. Estos números de producto no deben confundirse ni ser utilizados con otros propósitos. En particular, el campo NEW_ITEM-MATNR[n] sólo debe completarse si el catálogo reconoce el número de producto en el sistema SAP Business ByDesign.

Productos configurables Algunos productos (por ejemplo, PCs) pueden configurarse en el catálogo. Sin embargo, la información de configuración no es parte de la OCI ya que la estructura de esta información difiere en gran medida entre los proveedores. Puede utilizarse el campo NEW_ITEM-LONGTEXT_n:132[] para transferir la información de configuración como texto. El contenido del campo se incluye en el texto del pedido del carrito de compra y del pedido posterior como un Comentario para proveedor. De este modo, la información de configuración está disponible en el sistema.

Parámetros OCI que no se utilizan en Business ByDesign Algunos campos del estándar OCI no se utilizan en los sistemas SAP Business ByDesign: ●

NEW_ITEM-QUOTE_ID y NEW_ITEM-QUOTE_ITEM

●

NEW_ITEM-ATTACHMENT_PURPOSE

●

NEW_ITEM-EXT_CATEGORY

●

NEW_ITEM-SLD_SYS_NAME

●

NEW_ITEM-CUST_FIELD1 mediante NEW_ITEM-CUST_FIELD5

●

NEW_ITEM-MANUFACTCODE

●

NEW_ITEM-MANUFACTMAT



Ejemplo El siguiente formulario HTML es un ejemplo de cómo pueden transfer irse los datos a un sistema SAP Business ByDesign de una manera compatible con OCI:

charset="utf-8">

En este ejemplo, el valor de *HOOK_URL* es la URL de retorno que se transfirió al catálogo cuando se lo abrió. Puede contener sus propios parámetros y no debe modificarse.

Tratamiento de la ventana Explorar El catálogo se muestra en una ventana separada del navegador. El sistema SAP Business ByDesign abre y cierra nuevamente esta ventana. La respuesta HTTP del sistema SAP Business ByDesign a la solicitud HTTP final del catálogo que contiene los datos OCI asume que la ventana de referencia de JavaScript apunta a la ventana del navegador de la aplicación SAP Business ByDesign desde la cual se llamó al catálogo en primer lugar. La aplicación del catálogo no debe modificar el nombre del objeto de ventana original ni tampoco cerrar la ventana del catálogo ya que esto destruiría la referencia entre la ventana SAP Business ByDesign y la ventana del catálogo. Si el catálogo abre ventanas adicionales durante el proceso de búsqueda, debe cerrarlas antes de que los datos se transfieran nuevamente a SAP Business ByDesign.

Consulte también Configurar catálogos externos


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3.2 Vista de Productos 3.2.1 Guía rápida para Servicios (en Portafolio de productos) Es importante que tenga un conocimiento exhaustivo de todos los servicios que ofrece su empresa. Así, la vista Servicios proporciona un punto de entrada central para visualizar todos los servicios en su sistema, crear servicios nuevos y actualizar información importante relacionada con el servicio.

Conceptos básicos Asignación de estados a un servicio Un servicio puede implicarse en varios procesos empresariales. Por esta razaón, un servicio se divide en secciones para la compra, venta y valoración. Cada sección incluye detalles específicos de un proceso empresarial así como uno o más status indicando la integridad o disponibilidad del servicio para este proceso. Por tanto, cuando se crea un nuevo servicio, es importante aplicar el estado correcto para asegurarse de que se asignan los procesos pertinentes y de que los datos de estas áreas están actualizados. Para obtener más información, consulte aquí

Contabilidad de gestión de centros de coste La contabilidad de gestión de centro de coste proporciona funciones para gestionar y asignar gastos generales. Ejemplos de gastos que normalmente se clasifican como generales incluyen materiales auxiliares y para consumo, salarios y sueldos, cotizaciones a la Seguridad Social y depreciación. A diferencia de los costes directos, los gastos generales puede rastrearse a un objeto de coste sino que deben primero acumularse en los centros de costes que solicitaron los servicios. Al final de cada período, utilice las funciones de y para abonar los centros de coste para los gastos generales acumulados y asignarlos a los objetos de coste. Para obtener más información, consulte aquí.

Asignación de costes de servicio a objetos de coste Cuando los productos se fabrican y entregan a los clientes, los centros de coste asumen los costes de los servicios y recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo. Un recurso es un factor de producción como pueden ser la mano de obra, los equipos o los vehículos; mientras que un servicio es la actividad que realiza un recurso. Los operarios de producción introducen las cantidades de consumo de los servicios y recursos en el sistema mediante confirmaciones de actividad. Las confirmaciones llevan a la asignación de costes directos desde los centros de coste a los pedidos de cliente, órdenes de servicio, proyectos o lotes de producción que ha exigido el trabajo. La asignación de costes de servicio se basa en las tasas de coste de recursos y servicios, definidas en el centro de trabajo Gastos e ingresos, vistas Tasas de coste de recursos y Tasas de coste de servicios. Para más información, consulte aquí.

Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores La determinación de precios se basa en los datos maestros de precio, como listas de precios y listas de descuento, que se utilizan para calcular automáticamente la determinación de precios dentro de todos los documentos 42 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


comerciales para los procesos de ventas y servicios. Un procedimiento de determinación de precios se utiliza para determinar el valor bruto que el cliente tiene que pagar por ciertos productos o servicios que desea recibir en un día y lugar concretos. El procedimiento de determinación de precios consiste en componentes de precio, como precio de la lista, descuentos, recargos, mercancías, impuestos y costes. El orden de estos componentes de precio es esencial para el cálculo del valor total. Para obtener más información, consulte aquí [página 17].

Determinación de impuestos Como regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculo automático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA), impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta de gestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos. Para obtener más información, consulte aquí [página 57].

Tareas Crear un servicio 1.

Seleccione la subvista Servicios en la vista Servicios del centro de trabajo Datos de producto.

2.

Haga clic en Nuevo

3.

Introduzca el ID de servicio.

y luego en Servicio para abrir la actividad rápida Nuevo servicio.

Si se han configurado rangos internos de números para servicios, no podrá introducir un ID de servicio manualmente; si graba el servicio, el sistema asignará el siguiente ID disponible de manera automática. Para obtener más información, consulte Configuración: Rangos de números. 4.

Introduzca la descripción de servicio. Para más información sobre descripciones en otros idiomas, consulte a continuación.

5.

Seleccione la categoría de producto a la que desee asignar el nuevo servicio.

6.

En el campo Unidad de medida base, introduzca la unidad de medida estándar para el servicio. Se utilizará para compras, logística, planificación, confirmación de disponibilidad, ventas y valoración a menos que se seleccionen manualmente unidades de medida diferentes para esos procesos. La unidad de medida base debería ser la unidad de medida más pequeña para el material. Por eso, si selecciona distintas unidades de medida para cualquier proceso, asegúrese de que la unidad de medida base es siempre más pequeña.

7.

Opcional: Introduzca detalles ampliados generales para el servicio. a.

Haga clic en Visualizar todo .

b.

Para indicar que se debe tratar un servicio como un gasto a efectos financieros, seleccione la casilla Indicador de gastos. La casilla de selección tendrá el fondo en gris cuando grabe el servicio.

c.

Para añadir, borrar o sustituir una imagen de producto para el servicio, haga clic en Imagen seleccione la opción adecuada.


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y


8.

Haga clic en Grabar para guardar las modificaciones.

Asignar detalles de compra a un servicio Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 63].

Asignar detalles de venta a un servicio Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 64].

Asignar detalles de valoración a un servicio Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 65].

Añadir conversiones de cantidades a un servicio Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 66].

Añadir descripciones de servicio en otros idiomas 1.


2.

Seleccione el servicio y haga clic en Editar para abrir la actividad rápida Servicio. El campo Descripción de servicio muestra la descripción del servicio en su idioma de inicio de sesión.

3.


4.

En la parte superior de la ficha General , haga clic en Otros idiomas .

5.

Para añadir una descripción del servicio en otro idioma, haga clic en Añadir fila . Si no actualiza una descripción de servicio para un idioma, la descripción no aparecerá en los documentos empresariales en este idioma.

6.

En la nueva fila, seleccione un Idioma e introduzca la Descripción de servicio.

7.

En la sección Detalles, escriba información adicional sobre el servicio y haga clic en Grabar .

Exportar servicios a Microsoft Excel® Puede exportar servicios a Microsoft Excel. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 67].

3.2.2 Conceptos básicos 3.2.2.1 Asignación de estados a un material Resumen Un material se puede implicar en varios procesos empresariales. Un clavo por ejemplo, puede ser un componente utilizado en la fabricación de otro producto o puede venderse como un producto fin al en sí mismo. Por este motivo, un material se divide en secciones para compra, logística, planificación de aprovisionamiento, confirmación de disponibilidad, ventas y los datos de valoración. Cada sección incluye detalles específicos de un proceso empresarial así como uno o más status indicando la integridad o disponibilidad del material para este proceso. Por tanto, cuando se crea un nuevo material, es importante aplicar el estado correcto para asegurarse de que se asignan los procesos pertinentes y de que los datos de estas áreas están actualizados. 44 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Características Cambios en los estados El primer estado de un proceso siempre es Inicial. Luego, podrá realizar los siguientes cambios en los estados antes de grabar el material: ●

Inicial a En preparación o En preparación a Inicial

●

En preparación a Activo

●

Activo a Bloqueado o Bloqueado a Activo

●

Activo a Inicial

Una vez que se graba un material, puede realizar los siguientes cambios en los estados: ●

Inicial a En preparación o En preparación a Inicial

●

En preparación a Activo

●

Activo a Bloqueado o Bloqueado a Activo

El cambio de Activo a Bloqueado sólo puede implementarse en Compras y en Ventas.

Estado global Cuando un proceso tenga varios estados, el que tenga la prioridad más alta siempre representará el estado global de un proceso. La jerarquía de prioridades de los estados es la siguiente: Activo, Bloqueado, En preparación e Inicial. Por ejemplo, si hay un estado marcado como Activo y varios estados marcados como En preparación, el estado global es Activo. Los procesos de logística y de compras sólo tienen un único estado cada uno, pero los demás procesos pueden tener varios estados. Compras y Ventas son los dos únicos procesos con el estado Bloqueado. Los estados de los procesos son los siguientes:

Inicial

Inicial

En preparación

En preparación Amarillo

Compras, Logística, Planificación, Confirmación de disponibilidad, Ventas y Valoración

Bloqueado

Bloqueado

Rojo

Compras y Ventas

Activo

Activo

Verde


Inicial y En preparación

En preparación Amarillo

Planificación, Confirmación de disponibilidad, Ventas y Valoración

Inicial y Bloqueado

Bloqueado

Rojo

Ventas

Inicial, En preparación y Bloqueado

Bloqueado

Rojo

Ventas

Inicial, En preparación y Activo

Activo

Verde


Inicial, En preparación, Bloqueado y Activo Activo

Verde

Ventas


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Gris

•



En preparación y Bloqueado

Bloqueado

Rojo

Ventas

En preparación y Activo

Activo

Verde


En preparación, Bloqueado y Activo

Activo

Verde

Ventas

Bloqueado y Activo

Activo

Verde

Ventas

3.2.2.2 Modificar tipos de stock identificado Puede modificar el tipo de stock identificado de un producto independientemente del proceso en el que utiliza el producto. Puede especificar un nuevo tipo de stock identificado allí dondo no hubo ninguno con anterioridad, puede eliminar el tipo totalmente o puede modificar el tipo de un tipo a otro. Puede modificar el tipo de stock identificado para un producto incluso después de activar el producto para logística. El sistema le permite esta flexibilidad en caso de que necesite modificar un tipo de stock identificado después de empezar a utilizar un product en su proceso. No obstante, modificar el tipo de stock identificado puede tener consecuencias y acciones de seguimiento, dependiendo del estado del proceso en el que utiliza el producto afectado. Debe ser consciente de estas consecuencias antes de efectuar la modificación del tipo de stock identificado. Recomendamos que acabe de especificar su producto con el tipo de stock identificado correcto antes de empezar un proceso para un producto. Puede modificar el tipo de stock indentificado en la ficha General del editor Material en el centro de trabajo Datos del producto. Tiene que acceder a la ficha General haciendo clic en Ver todo. También puede verificar si el producto está activado en la ficha Logística.

Consideraciones para modificar el tipo de stock identificado Si tiene un nuevo producto que no usa en ningún proceso y para el cual no ha contabilizado inventario, la modificación del tipo de stock identificado no genera ninguna consecuencia. Cuando modifica el tipo de stock identificado, el sistema le proporciona el nivel máximo de flexibilidad para finalizar todos los procesos en los cuales esté involucrado el producto relevante. En general, el inventario para el producto relevante debe ajustarse con el nuevo tipo de stock identificado. Los detalles y las excepciones se explican en las siguientes secciones. Puede cambiar de un tipo de stock identificado a otro, incluso si tiene IDs de stock identificado existentes para un producto en particular. Puede usar nuevos IDs de stock identificado que contengan el nuevo tipo de stock identificado para el producto. Puede usar los IDs del tipo anterior a pesar de que contienen el tipo de stock identificado anteriormente. No puede modificar el tipo de stock identificado de los IDs anteriores. Si desea evitar el uso de los IDs anteriores, debe contabilizar el inventario desde el ID de stock identificado anterior al nuevo ID mediante la tarea común Modificación de stock en el centro de trabajo Logística interna. También puede modificar el estado de los IDs anteriores a Bloqueado u Obsoleto. Por ejemplo, tiene un producto PRO_1 especificado con un tipo de stock identificado de batch. Crea un ID de stock identificado B001 para el producto en la vista Stock identificado de los centros de trabajo Datos maestros de planificación y producción o Datos maestros de almacén y logística. Luego, cambiar el tipo de stock identificado a lote. El siguiente ID de stock identificado que crea para el producto es L001. No obstante, aún puede usar el ID B001 en el sistema aunque ahora el producto sea un lote. El ID B001 aún muestra el tipo de stock identificado original.



En este caso, el sistema sólo verifica que el producto esté especificado como un stock identificado. Si lo está, debe introducir un ID de stock identificado cuando contabiliza las modificaciones de inventario. Si modifica el tipo de stock identificado de un producto para el cual tiene inventario almacenado en un área de logística, no puede usar el inventario hasta que lo contabilice con el nuevo tipo. Puede hacerlo en la tarea común Modificación de stock en el centro de trabajo Logística interna. Cuando modifica el tipo de stock identificado, se aplican las siguientes condiciones: ●

●

●

Si borra completamente el tipo de stock identificado de un producto en el editor Material, debe contabilizar una modificación de stock en el lugar donde queda vacío el campo ID de stock identificado modificado. Si especifica un tipo de stock identificado por primera vez para un producto (donde no se había especificado un stock identificado previamente), debe crear primero el I D de stock identificado correspondiente en la vista Stock identificado en los centros de trabajo Datos maestros de planificación y producción o Datos maestros de almacén y logística. Luego puede modificar los detalles de stock en la tarea común Modificación de stock en el centro de trabajo Logística interna. Debe introducir el ID de stock identificado en el campo ID de stock identificado modificado para el nuevo tipo de stock identificado. Esto es opcional si el nuevo tipo de stock identificado es stock especificado opcional, pero es obligatorio para todos los demás tipos de stock identificado. Si ya especificó un tipo de stock identificado, pero ahora desea cambiar a un tipo diferente, sólo debe contabilizar una modificación de stock si no desea usar los IDs de stock identificado anteriores con el producto.

Modificaciones del tipo de stock identificado en un proceso de fabricación contra pedido Puede usar un ID de especificación de producto para registrar los requisitos especiales de su cliente al momento de solicitar un producto en un proceso de fabricación contra pedido. El sistema usa estas propiedades y descripciones de manera adicional al ID de producto estándar para proporcionar al cliente la especificación exacta que necesita. Por ejemplo, una ventana es un producto estándar en el sistema. No obstante, es posible que su cliente necesite una ventana de madera, de 100 cm por 50 cm, que esté fabricada con vidrio especial. Cuando introduce esta información en el sistema, puede incluir el producto estándar (la ventana) en el pedido de cliente y crear una especificación de producto que proporcione las propiedades detalladas de la ventana que el cliente necesita. El ID de especificación del producto y las propiedades siguen al producto durante el proceso de aprovisionamiento externo o producción interna. Esto le permite realizar pedidos, fabricar, efectuar picking y enviar productos con requisitos específicos al cliente. Por ejemplo, cuando contabiliza entradas de mercancías de producción o de un proveedor (proceso de entrada), el sistema usa un ID de especificación de producto combinado con un ID de stock identificado para separar los productos según los requisitos específicos del cliente. Debe usar este enfoque para separar productos. Debe usar el stock especificado opcional o el tipo de stock especificado obligatorio cuando trabaja con especificaciones de productos. Debe utilizar el stock especificado opcional si desea tener la opción de usar un producto en el proceso con especificación de producto o sin ella. Por ejemplo, tiene una ventana estándar: ventana_1. Debe usar el stock especificado opcional si desea fabricar ventanas estándar (ventana estándar_1) y ventanas fabricadas contra pedido (ventana_1 con una especificación de producto). Debe usar el tipo de stock especificado obligatorio si desea fabricar siempre un producto contra pedido. Por ejemplo, nunca fabrica ventanas estándar; siempre las hace contra pedido. Si tiene en ejecución un proceso de fabricación contra pedido, modificar el tipo de stock identificado de stock especificado opcional u obligatorio a batch o lote, o eliminar completamente el tipo de stock especificado opcional


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u obligatorio acarrea consecuencias. Debe implementar otras medidas, según el lugar donde se encuentre el producto en el proceso. Las diferentes medidas se describen a continuación. Si cambia el tipo de stock identificado de stock especificado opcional u obligatorio a batch o lote, o si elimina completamente el tipo de stock especificado opcional u obligatorio, después de asignar un ID de especificación de producto a un producto en el pedido de cliente pero antes de comenzar la producción o de efectuar el pedido al proveedor: ●

No puede completar el proceso de fabricación contra pedido del producto porque dicho producto debe tener un ID de tipo de stock especificado opcional u obligatorio para que se pueda utilizar con una especificación de producto.

●

No puede iniciar la producción ni efectuar un pedido a sus proveedores con una especificación de producto.

●

Debe cancelar la partida individual en el pedido de cliente que contiene el producto.

Si modifica el tipo de stock identificado después de comenzar pero antes de finalizar la producción, existen dos opciones: 1.

Si tiene un ID de stock identificado existente para el stock especificado opcional u obligatorio con la especificación de producto correcta: a.

Puede contabilizar la entrada de mercancías desde producción con un ID de stock identificado que contenga la especificación de producto correcta.

b.

Puede efectuar picking del producto y enviarlo con un ID de stock identificado existente que contenga la especificación de producto correcta.

Si decide no finalizar la fabricación, debe procesar todas las cantidades pendientes. Para ello, debe confirmar el lote de producción y la solicitud de producción. Debe confirmar la operación de picking con una cantidad de cero para forzar la finalización de la operación de picking. Luego, debe cancelar la partida individual del pedido de cliente que contiene el producto de fabricación contra pedido. 2.

Si no tiene un ID de stock identificado existente con la especificación de producto correcta: a.

No puede realizar una entrada de mercancías con una especificación de producto al final de la producción.

b.

Si continúa y fabrica el producto, debe contabilizar la entrada de mercancías sin especificación de producto como un artículo no planificado.

c.

No puede efectuar picking de las mercancías ni enviarlas con una especificación de producto porque no cuenta con el inventario adecuado. Debe rechazar la solicitud de salida si no se liberó. Debe confirmar la operación de picking con una cantidad de cero para forzar la finalización de la operación de picking. Luego, debe cancelar la partida individual del pedido de cliente que contiene el producto de fabricación contra pedido.

Si modifica el tipo de stock identificado después de finalizar la produc ción y de comenzar el procesamiento de salida, aún puede realizar movimientos de mercancías en el proceso de salida. Si usa un ID de especificación de producto, el sistema permite que se efectúen las transacciones, aunque el tipo de stock identificado se haya modificado para el producto de fabricación contra pedido. Si modifica el tipo de stock identificado de un producto que se solicitó mediante un ID de especificación de producto, no puede devolver el producto al proveedor. Existe la siguiente alternativa: ●

Vuelva a modificar temporalmente el tipo de stock identificado del producto relevante a la parametrización anterior.



●

●

Cree una solicitud de devolución al proveedor mediante la tarea común Nueva solicitud de devolución al proveedor en el centro de trabajo Logística de salida. Vuelva a modificar el tipo de stock identificado del producto correspondiente a la parametrización nueva.

Si modifica el tipo de stock identificado de un producto que se fabricó y envió con un ID de especificación de producto, no puede crear una nueva notificación de devolución del cliente que refiera a los artículos de la entrega. Debe usar la tarea común Nueva notificación de devolución de cliente en el centro de trabajo Logística de entrada para crear una nueva notificación de devolución del cliente y debe introducir las partidas individuales de la entrega manualmente.

Procesos de ejecución de entrada, de salida, internos y de producción estándares

Si modifica el tipo de stock identificado antes de confirmar una tarea de producción para productos de entrada, o una tarea de picking o reaprovisionamiento, el inventario del producto relevante debe ajustarse con el nuevo tipo de stock identificado. Consulte la sección anterior sobre para obtener más detalles. En el caso de las tareas de producción para productos de salida y tareas de almacenamiento, no es necesario hacer nada, ya que las mercancías entrantes aún no se registraron en el inventario. Cuando finalice la producción o reciba las mercancías, puede contabilizarlas con el nuevo tipo. Si modifica el tipo de stock identificado antes de confirmar la tarea de ejecución del primer paso (por ejemplo, picking), el inventario del producto correspondiente debe ajustarse con el nuevo tipo de stock identificado. Consulte la sección anterior sobre para obtener más detalles. Para tareas de descarga, no debe hacer nada, ya que las mercancías entrantes aún no se registraron en el inventario. Cuando las mercancías lleguen, puede contabilizarlas con el nuevo tipo. Si modifica el tipo de stock identificado después de confirmar la tarea de ejecución del primer paso (por ejemplo, picking o descarga) y antes de confirmar la tarea de ejecución del segundo paso (por ejemplo, descarga o almacenamiento), puede confirmar el segundo paso con el tipo de stock identificado anterior. Por ejemplo, el primer paso es efectuar picking de las mercancías y trasladarlas a un puesto de descarga. El segundo paso es trasladarlas desde el puesto de descarga hacia un camión. El sistema permite cargar los productos en un camión incluso si modifica el tipo de stock identificado antes de comenzar con el segundo paso.

Modificar después de comenzar la confirmación pero antes de finalizar una tarea de procesos de ejecución de entrada, de salida, internos y de producción Si modifica el tipo de stock identificado de un producto tras iniciar una confirmación y antes de finalizar una tarea, tiene las siguientes opciones: ●

●

Puede finalizar una tarea para la cantidad restante mediante el tipo de stock identificado anterior. Debe tener suficiente inventario disponible de un producto con el tipo de stock identificado anterior para la confirmación. Esto es posible si aún no actualizó el inventario con el nuevo tipo de stock identificado en la tarea común Modificación de stock del centro de trabajo Logística interna Puede usar la función Dividir cantidades para iniciar la confirmación con el nuevo tipo de stock identificado.


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Borrar el tipo de stock identificado después de liberar una orden de producción mientras se usa el reaprovisionamiento Existen consideraciones que debe tener en cuenta si una orden de producción exige un ID de stock identificado específico y usted usa reaprovisionamiento manual o integrado. Si, tras liberar una orden de producción para un producto, usted borra completamente el tipo de stock identificado del producto, el sistema intenta satisfacer la demanda de reaprovisionamiento mediante un ID de stock identificado. Crea una tarea de reaprovisionamiento que requiere un ID de stock identificado. En este caso, debe: ●

●

●

Confirmar la tarea de reaprovisionamiento sin el ID de stock identificado En consecuencia, ahora tiene el inventario del producto sin un ID de stock identificado. La demanda de producción se mantiene abierta siempre que usted no confirme la tarea de producción, dado que la demanda del producto no se satisface mediante inventario con un ID de stock identificado. Por ejemplo, su orden de producción requiere 10 unidades del producto PRO_1 cuyo stock identificado es IS99. No obstante, en el inventario, tiene 10 unidades de PRO_1, pero sin IS99. Rechace toda nueva tarea de reaprovisionamiento manual o integrada con un ID de stock identificado. Esto es necesario solamente si se crea otra tarea de reaprovisionamiento entre la confirmación de la tarea de reaprovisionamiento y la confirmación de la tarea de producción. La tarea de reaprovisionamiento podría crearse como consecuencia del primer reaprovisionamiento que no satisfaga la demanda de producción. Confirme la tarea de producción para el producto correspondiente sin el ID de stock identificado.

Transferencia de stock El escenario de transferencia de stock combina un proceso de logística de salida para la parte emisora y un proceso de logística de entrada para la parte receptora. Consulte las secciones anteriores para conocer los pasos que debe realizar para ejecutar los procesos de entrada y salida. Para las transferencias de stock en su empresa (transferencias de stock dentro de la empresa), debe considerar, además, una modificación del tipo de stock identificado después de la contabilización de la salida de mercancías en la parte emisora y antes de la contabilización de la entrada de mercancías en la parte receptora. Tras contabilizar la entrada de mercancías, debe ajustar el stock en tránsito mediante la tarea común Ajustar stock en tránsito del centro de trabajo Inventario físico. Por ejemplo, usted envía 3 unidades del producto PRO_1 sin un ID de stock identificado de la Sede 1 a la Sede 2. Ahora cuenta con un stock en tránsito de 3 unidades de PRO_1 sin un ID de stock identificado. Luego, especifica un tipo de stock identificado de batch donde no se había especificado anteriormente ningún tipo para PRO_1. Debe contabilizar la entrada de mercancías para 3 unidades de PRO_1 con un ID de stock identificado (por ejemplo, IS99). Luego, su stock en tránsito será el siguiente:

PRO_1

Ninguno

3 unidades

PRO_1

IS99

-3 unidades

Con la transacción de ajuste de stock en tránsito, el sistema contabiliza ambas líneas de inventario en cero.

Entrega anticipada de piezas de recambio en confirmaciones de órdenes de servicio La entrega anticipada de piezas de recambio es un proceso de entrega de salida que tiene la función adicional de entregar el inventario al cliente cuando todavía está registrado en el sistema (stock entregado anticipadamente). 50 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Si modifica el tipo de stock identificado después de enviarlo pero antes de enviar una confirmación de servicio, debe ajustar el stock entregado previamente mediante la tarea común Modificación de stock entregado con anticipo del centro de trabajo Inventario físico. Por ejemplo, usted envía al cliente 3 unidades de la pieza de recambio PRO_1 sin ID de stock identificado. Ahora tiene un stock entregado anticipadamente de 3 unidades de PRO_1 sin un ID de stock identificado. Debe especificar un tipo de stock identificado de batch donde antes no se había especificado ningún tipo para el producto PRO_1. Debe ajustar el stock entregado previamente de 3 unidades de PRO_1 con un ID de stock identificado (por ejemplo, IS99). Ahora, su stock en tránsito es el siguiente:

PRO_1

Ninguno

3 unidades

Cero

PRO_1

IS99

Cero

3 unidades

Inventario físico Si tiene un inventario que no se ajusta al nuevo tipo de stock identificado, puede contarlo de la siguiente manera: ●

●

El inventario registrado en el sistema (inventario previsto) puede contarse como registrado en el sistema mediante el tipo de stock identificado anterior. Por ejemplo, si borra completamente el tipo de stock identificado y tiene inventario para el stock identificado IS99, puede contar la cantidad real para el ID de stock identificado IS99 El inventario no registrado en el sistema sólo puede contarse con el nuevo tipo de stock identificado. Por ejemplo, si borra completamente el tipo de stock identificado y tiene inventario para el ID de stock identificado IS99, no puede contar la cantidad real para el ID de stock identificado IS99. Sólo puede contar la cantidad real del producto. Si desea asegurarse de que el inventario se cuente con el tipo de stock identificado nuevo o modificado, debe ajustar el inventario para el producto relevante mediante el nuevo tipo de stock identificado antes de contar el inventario físico. Consulte la sección anterior sobre para obtener más detalles.

Modificar antes de realizar cancelaciones en producción y almacén Si cancela una confirmación en los procesos de producción o almacén, anulará la contabilización original por completo. Esto implica que la contabilización se realiza con la información relacionada con el stock identificado desde la confirmación original, independientemente del tipo de stock identificado. Por ejemplo, usted confirma una tarea de picking para un producto con ID de stock identificado IS99 (batch) desde el área de logística Bin_1 para 2 unidades. Al cancelar esta confirmación, el sistema incrementa el inventario en Bin_1 con 2 unidades de IS99 (batch) incluso si el tipo de stock identificado se modificó a uno nuevo o si se borró completamente. Tras la cancelación, debe ajustar el inventario al contabilizar una modificación de stock con el nuevo tipo de stock identificado. Para obtener más información, consulte la sección anterior sobre . ●

Modificar antes de contabilizar ajustes en producción y almacén Puede usar una contabilización de ajuste para corregir un error en una contabilización original de los centros de trabajo Control de producción, Logística de entrada, Logística interna y Logística de salida. En la partida individual SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Portafolio de productos

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original de la pantalla de ajuste, sólo puede introducir una cantidad ajustada. Esto significa que la corrección se contabiliza con la información relacionada con el stock identificado desde la partida individual original, independientemente del tipo de stock identificado. Si necesita modificar el área de logística o el ID de stock identificado, necesita usar la función de dividir cantidad y añadir una nueva línea. El sistema verifica este valor en relación con el tipo de stock identificado real. Por ejemplo, usted confirma una tarea de almacenamiento (entrada en un paso) para un producto sin ID de stock identificado para el área de logística Bin_1 con 2 unidades. Luego, especifica un tipo de stock identificado de batch donde antes no se había especificado ningún tipo para el producto. Ahora debe ajustar la cantidad de almacenamiento a 3 unidades. Tiene las siguientes opciones: ●

●

Puede modificar la partida individual original al introducir una unidad en la cantidad ajustada. Es decir, ahora tiene 3 unidades almacenadas sin ID de stock identificado (dos originales más una introducida en el ajuste). Para ajustar el inventario con el nuevo tipo de stock identificado, debe contabilizar una modificación de stock. Para obtener más información, consulte la sección anterior sobre . Puede modificar la partida individual original al introducir dos unidades negativas en la cantidad ajustada. El sistema mostrará que usted no almacenó productos. Ahora puede añadir una nueva partida individual (mediante la función Dividir cantidades) de tres unidades. Para ello, debe introducir un I D de stock identificado (por ejemplo, IS99) con el nuevo tipo de stock identificado. El sistema mostrará tres unidades almacenadas del producto relevante con el ID de stock identificado IS99.

Consulte también Gestión de stock identificado

3.2.2.3 Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores Resumen La determinación de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios. La determinación de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parámetros necesarios se definen previamente en el sistema. La determinación de precios está disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el proceso de aprovisionamiento. El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra, solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando se calcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en el valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. La determinación del precio determina qué necesidades para una condición de precio en particular se tienen que cumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no se toma en consideración en posiciones de servicio. La determinación del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios. Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinación del precio determina qué totales parciales se toman



en consideración y hasta qué punto dicha determinación se puede procesar manualmente. La determinación del precio determina qué método utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos. Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, éste no realiza cálculos adicionales de precios. Así se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.

Condiciones del precio El sistema contiene las siguientes condiciones de precio:

Descuentos Un descuento es una reducción del precio de un producto especificado por el proveedor. Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual: ●

●

●

Descuento manual (valor) Puede bajar el precio por un valor establecido. Descuento manual (porcentaje) Puede bajar el precio en un porcentaje establecido. Descuento manual (valor/cantidad) Puede bajar el precio según la cantidad.

Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ●

●

●

Descuento (valor) Baja el precio según un valor especificado. Descuento (porcentaje) Baja el precio según un porcentaje especificado. Descuento (valor/cantidad) Baja el precio según la cantidad.

Recargos Un recargo es una tasa adicional para un producto o un propósito específico. Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual: ●

●

●

Recargo manual (valor) Puede aumentar el precio por un valor establecido. Recargo manual (porcentaje) Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido. Descuento manual (valor/cantidad) Puede aumentar el precio según la cantidad.

Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ●

●

●

Recargo (valor) Aumenta el precio según un valor especificado. Recargo (%) Aumenta el precio según un porcentaje especificado. Recargo (valor/cantidad) Aumenta el precio según la cantidad.


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Escalas Puede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cómo se calculan los valores. Por ejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dólares pero, si compra al menos 10 calderas, el precio baja a 450 dólares cada una.

Descuentos, recargos y escalas de precios Dependiendo del precio que se utilice, se pueden definir los siguientes descuentos, recargos y escalas: ●

●

●

●

●

Catálogos Solamente puede cargar y actualizar los catálogos de los proveedores y los catálogos personalizados en los que estén disponibles los precios netos. No puede crear y actualizar descuentos, recargos y escalas. Contrato de compra Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios. Ofertas Puede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios. Pedidos Puede definir descuentos y recargos de valor o porcentaje. Precios de lista Puede determinar el precio de un producto entregado o un servicio prestado por un proveedor con o sin escala de precios.

Condiciones del precio adicionales Las diferencias de redondeo pueden ocurrir según la cantidad de decimales que se usa como dato maestro de precio para la cantidad base y la moneda. Las diferencias de redondeo también ocurren para las monedas que no tienen monedas de baja denominación, por ejemplo, francos suizos o dólares australianos. Para estas monedas, el sistema hace un redondeo hacia el valor más cercano, por ejemplo, 0 centavos o 5 centavos. Para compensar las diferencias de redondeo, puede: ●

●

Modificar el importe manualmente en el documento, por ejemplo, en los pedidos. Actualizar los datos maestros del precio correspondientemente. Este es el caso de los contratos y los precios de lista. Para compensar, puede modificar la cantidad base en los datos maestros de precio del producto. Pedro crea un pedido para un artículo que cuesta 0,008 USD cada uno. El sistema redondea el precio a 0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cual resulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.

Durante el cálculo de precio, se produce la conversión de moneda según los tipos de cambio actualizados en los datos maestros si la moneda de los datos maestros de precio es diferente a la moneda del documento. Cuando se convierten las monedas, puede ocurrir una inexactitud debido al redondeo en el cálculo de precio. La reconversión de moneda es necesaria solamente para la aprobación de carritos de compra.

También puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente de aprovisionamiento.



Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica según corresponda. Si no existe ningún descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda. Pedro crea un carrito de compras con dos artículos. El primer artículo está en dólares estadounidenses. El segundo artículo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artículo que aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento. Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artículo en un tipo de cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46 USD. Si el precio del segundo artículo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistema verifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de forma correspondiente. Si no existe ningún recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el precio original de 10 CNY.

Se calcula sumando todos los valores netos de la posición. No es posible modificar este valor. Esta condición del precio cubre el importe del transporte de mercancías. Por ejemplo, se le carga un importe fijo de porte o el cargo depende del peso neto de las mercancías recibidas. El sistema distribuye los costes de porte en posiciones de facturas de proveedores. La distribución es proporcional a los valores netos de las posiciones de la factura del proveedor. La condición de precio cubre requisitos impositivos. Todos los impuestos se calculan según requisitos legales. Para obtener más información, consulte: ●

Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios

●

Determinación de impuestos [página 57]

●

Determinación de retención de impuestos

Esquema de determinación de precios Para determinar qué precio se debe usar si hay varios precios disponibles, el sistema sigue una secuencia definida. Los precios están listados en prioridad ascendente. ●

●

●

●

●

Precio histórico El precio histórico es un precio anterior en un pedido. Los precios históricos se utilizan en compras ocasionales. Precio de catálogo Se utilizan los precios de catálogo para artículos que compran con frecuencia los empleados en escenarios de autoservicio sin crear datos maestros sin crear datos maestros para los productos. Precio de lista Los precios de lista se usan, por ejemplo, cuando no hay ningún catálogo o contrato disponible de un proveedor, para productos de importancia media (sin contrato) pero que se compran con gran frecuencia. Con los precios de lista, puede automatizar sus procesos de compra. Precio de contrato Los contratos de compra se crean para productos o categorías de productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo. Precio manual/precio manual del proveedor Un precio manual es el precio que se introduce manualmente en un documento de aprovisionamiento. Los precios manuales se usan generalmente cuando se recibe un precio del proveedor que difiere de los precios anteriores.


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Un precio manual del proveedor es el que ingresa el proveedor. Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema. Susana crea un pedido de un producto que está disponible. El precio de lista es el precio más adecuado y el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuen te de aprovisionamiento. Si un precio manual o un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor del contrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente de aprovisionamiento.

¿Qué precios están disponibles para qué tipo de documento? Los precios que están disponibles dependen del tipo de documento que desea crear. ●

Precio de catálogo

●

Precio de lista

●

Precio manual

●

Precio histórico

●

Precio de catálogo

●

Precio de contrato

●

Precio manual

●


●

Precio histórico

●

Precio de catálogo

●

Precio de contrato

●

Precio manual

●

Precio de proveedor manual Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos.

●

Precio de lista

●

Precio de contrato

●


●

●

Precio de lista Los precios de lista se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una excepción de precio. Precio de contrato Los precios de contrato se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en una excepción de precio.



3.2.2.4 Determinación de impuestos Resumen El sistema proporciona un evento fiscal y utiliza los números resultantes para generar informes de impuestos. Este informe creado automáticamente no sustituye la calificación fiscal del cliente o del propio usuario. SAP no asume responsabilidad por la exactitud del informe creado automáticamente o el informe de impuestos generado. Como regla, las empresas tienen la obligación legal de calcular los impuestos sobre los productos que compran o venden, o sobre los servicios que utilizan, y de recaudar estos impuestos, que deben pagar sus clientes. Después de que se proporcionaron los productos o servicios, los impuestos se deben declarar y pagar a las autoridades fiscales relevantes. Los impuestos se calculan para documentos comerciales como pedidos, facturas, notas de crédito o anticipos. Debido a que las leyes de cálculo de impuestos son diferentes en cada país, su empr esa enfrenta el desafío de calcular el impuesto correcto para cada transacción comercial. El sistema le ayuda calculando de forma automática el impuestos para los siguientes tipos: ●

●

●

Impuesto sobre el valor añadido (IVA) Este impuesto es recaudado en muchos países, en especial en los de la Unión Europea. Hay muchas diferencias regionales. Por ejemplo, en algunos países, como Canadá y Australia, el impuesto sobre el valor añadido se recauda como "Impuesto sobre mercancías y servicios". Impuesto sobre ventas y consumo Este impuesto se recauda, por ejemplo, en los Estados Unidos y, de manera similar, en Canadá (impuesto provincial sobre ventas). Retención de impuestos Este impuesto se recauda de diferentes maneras en varios países. El sistema puede calcular la retención de impuestos para los Estados Unidos.

Además, el sistema ofrece una herramienta de gestión de informes que le brinda un control efectivo sobre la declaración obligatoria de estos impuestos.

Requisitos previos ●

Ha creado los Datos maestros para determinación de impuestos.

●

Las siguientes actividades son necesarias para definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestos: El alcance de la solución para el cálculo de impuestos está especificado en el sistema en la Configuración empresarial, debajo de Soporte y servicios integrados. El concepto empresarial Cálculo de impuestos está ubicado en el paquete empresarial Entorno empresarial. ○

○

Si, además, necesita calcular los impuestos en sus ofertas, active la opción relevante en Alcance. En el paso Preguntas, navegue hasta el área empresarial Ventas y seleccione Nueva operación > Ofertas con cálculo de impuestos.


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Elementos El sistema recopila los datos relevantes de los documentos comerciales disponibles para calcular correctamente los impuestos aplicables. Como usuario, debe configurar su sistema con la información necesaria para sus casos empresariales. SAP ha preconfigurado una gran cantidad de casos empresariales pero, en algunos casos, deberá ampliar su sistema. Para obtener más información sobre la determinación de impuestos y c ómo el sistema fusiona y clasifica datos, consulte Elementos para determinación de impuestos.

Determinación de número de identificación fiscal En los siguientes casos, se determina de nuevo el número de identificación fiscal: ●

Se ha modificado la fecha del impuesto

●

Se ha modificado el grupo de declaración de impuestos, comprador o vendedor

●

El número de identificación fiscal es incorrecto

●

Se ha modificado el país del impuesto

Números de impuesto sobre el valor añadido (IVA) Para obtener la exención fiscal para entregas dentro de la comunidad, debe registrar, entre otras cosas, el número de IVA del receptor del servicio, que se va a utilizar para recibir las mercancías. Si hay varios números de IVA asignados al registro maestro del cliente, el sistema selecciona el número de IVA según los siguientes criterios: ●

●

●

El número de IVA del país en el que está ubicado el destinatario de las mercancías. Si no se introduce el número de IVA del país de entrega en los datos maestros, el sistema busca otros números introducidos en los datos maestros y selecciona un número diferente del número del país desde el cual se envían las mercancías. Si sólo hay un número de IVA para el país en el que se inicia el envío de las mercancías, o si no hay ningún número, los requisitos previos para una entrega dentro de la comunidad no se han cumplido y la entrega debe ser gravada a la tasa de impuestos relevante. Si el número de IVA se introdujo en los datos maestros, se mostrará automáticamente en la factura. Puede sobrescribirlo en la ficha Impuestos en el documento. De todos modos, sólo puede sobrescribir utilizando los números que ha introducido previamente en el registro maestro de cuentas.

Según la directiva de la UE 2008/8/CE y la legislación fiscal específica de país, existe una regulación nueva, en particular, para comisiones B2B relacionadas con el lugar en que se realizan los servicios. Por lo general, el lugar en que se suministran los servicios sirve como dirección de destinatario del servicio. Si el país donde se encuentra la dirección del destinatario difiere de la dirección de la cuenta, se entiende que la dirección del destinatario es la ubicación donde se realiza el servicio. Esto influye directamente en cómo se determinan los impuestos, por el hecho de que la dirección del destinatario se utiliza para determinar el lugar en que se gravarán los servicios. Por ejemplo, se puede consultar el art. 3a (2) de la Ley de IVA en Alemania. Si esto no es correcto para todos los casos, los datos de impuestos aplicables se deben adaptar manualmente, principalmente la residencia fiscal y el código de impuesto. 58 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Para distinguir entre las empresas y los individuos como destinatarios del servicio, el sistema (árbol de decisión de impuestos) verifica si se ha introducido un número de IVA en los datos maestros de la cuenta. Si falta el número de IVA, el caso comercial se trata como un servicio que se ha realizado para un individuo. Por lo tanto, es importante recordar incluir el número de IVA al introducir los datos maestros de la cuenta.

Mecanismo de inversión del sujeto pasivo Mecanismo de inversión del sujeto pasivo significa, en algunos casos, que el cliente es, por ley, responsable del IVA, y está obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sin IVA, pero con una notificación indicando que la deuda fiscal se transfiere al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, y normalmente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor del servicio se llama mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos con mecanismo de inversión de sujeto pasivo.

Impuestos en la gestión de pedidos para terceros En escenarios de ventas típicos, las transacciones tienen lugar directamente entre una empresa y un cliente, ambos socios comerciales están ubicados en el mismo país y la empresa produce y entrega una mercancía o servicio directamente al cliente. En tales escenarios no se necesitan regulaciones de impuestos especiales. Pero en el evento en que uno o más parámetros de este escenario empresarial difieren de la situación típica, por ejemplo, dirección del cliente y direcciones de entrega no son iguales, se aplican regulaciones espec iales dependiendo de la complejidad de los escenarios. Para obtener más información, consulte Impuestos en la gestión de pedidos para terceros y transacciones en cadena.

Fecha relevante para la declaración de IVA La fecha utilizada para la declaración de IVA depende del documento comercial. Por ejemplo, en la factura del proveedor, se utiliza la Fecha de recepción y, en la factura del cliente, la Fecha de contabilización. Pero si lo desea, también puede introducir una Fecha de vencimiento de impuestos. Para obtener más información sobre la fecha de vencimiento del impuesto, consulte Fecha de vencimiento de impuesto de posiciones de impuesto.

Introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables Puede introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables de la siguiente forma: ●

Vaya al centro de trabajo Pedidos de cliente y seleccione Nuevo pedido de cliente o uno existente para su tratamiento. Seleccione Visualizar todos. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiqueta Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición seleccionada en Código de impuesto. ●

Vaya al centro de trabajo Facturación de cliente y seleccione Nueva factura manual o una factura o nota de crédito existente para su tratamiento. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiqueta


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Impuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición de factura seleccionada en Código de impuesto. ●

Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione Nuevo pedido o uno existente para su tratamiento. Seleccione Visualizar todos Posiciones . En la etiqueta Datos básicos, en Impuestos seleccionar el código de impuesto correspondiente para la posición de pedido seleccionada. ●

Vaya al centro de trabajo Factura de proveedor y seleccione Nueva factura sin pedido o una factura existente para su tratamiento. En la etiqueta Resumen seleccione el código de impuesto correspondiente para la posición de factura seleccionada.

Árbol de decisión de impuestos El sistema utiliza el árbol de decisión de impuestos para determinar correctamente un evento fiscal. El árbol de decisión de impuestos consta de una secuencia de preguntas lógicamente conectadas que el sistema determina como verdaderas o falsas después de compararlas con los datos introducidos en los documentos. De esta manera, los hechos se limitan hasta que el evento fiscal y el método de cálculo de impuestos correcto se ha determinado. Las preguntas se comparan con los datos introducidos en el documento y se responden; el proceso subyacente puede ser representado como flujo de proceso. Las preguntas del siguiente ejemplo se utilizan para determinar el evento fiscal “Exportación a tercer país” para una empresa radicada en Alemania.

Cada país tiene asignado un árbol de decisión de impuestos.



Flujo de proceso

El flujo del proceso para determinación de impuestos describe una muestra de cómo se determina un evento fiscal para una factura: 1.

El agente comercial crea y graba una factura manual.

2.

Una vez introducidos los datos necesarios, el sistema transfiere datos relevantes para impuestos para la determinación de impuestos, como: Ubicación del proveedor o el comprador ●

●

●

Atributos fiscales del socio comercial Uno de estos atributos es el motivo de exención fiscal que depende de ciertas leyes específicas de cada país. Atributos fiscales de los productos El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, región y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos a impuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los productos. Normalmente, los productos se gravan a tasa de impuesto estándar, y no se necesitan otras entradas.

3.

El sistema utiliza los datos relevantes para impuestos a fin de activar la determinación de impuestos, y los datos se procesan automáticamente en un árbol de decisión de impuestos.

4.

El sistema calcula los impuestos en base a los siguientes componentes: Evento fiscal

●

●

Tipos de impuestos

●

Tipos de tasas de impuestos como tasa estándar de impuesto sobre el valor añadido


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5.

●

Tasa de impuesto como un porcentaje

●

Importe gravable

El sistema incluye el resultado de la determinación y el cálculo de impuestos en el pedido. El impuesto calculado se visualiza en la ficha Determinación de precios y en la ficha Impuestos de la ficha Posiciones . Todos los detalles de impuestos determinados por el sistema se muestran en la ficha Impuesto. Por ejemplo: Residencia fiscal ●

●

Código de impuesto

●

Código de domicilio fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Estados Unidos

●

Región fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Canadá

●

Fecha de impuesto En una tabla con una fila para cada tipo de impuesto se enumera lo siguiente: Base gravable

●

○

○

Tipo de tasa de impuesto

○

Tasa de impuesto

○

Motivo de exención fiscal, si es necesario

○

Importe del impuesto

○

Tipo de deducibilidad (sólo para documentos de compra)

○

Parámetros específicos de cada país (si es necesario), como indicadores para impuesto diferido (en Francia o la India), código de jurisdicción fiscal (Estados Unidos) o región (Canadá).

Sin embargo, no todas las transacciones relevantes para impuestos pueden ser reconocidas automáticamente y con exactitud por el sistema. Por lo tanto, recomendamos sobrescribir los datos manualmente en el documento, en caso de que el sistema no determine la residencia fiscal correcta o el código de impuesto correcto para la transacción. Si debe modificar manualmente la residencia fiscal en el documento, la ayuda para entradas muestra sólo los países para los que se crea una autoridad fiscal y los acuerdos fiscales se actualizan para su empresa. Sin embargo, también puede introducir otra residencia fiscal en el que las ventas se deben informar por motivos fiscales. Luego, el sistema muestra los códigos de impuestos específicos para este país. Recuerde que debe crear la autoridad fiscal para este país. Luego, debe volver a activar la determinación de impuestos en el documento, de manera que se pueda encontrar el número de identificación fiscal correcto para la transacción. Para países que tienen tasas de impuesto múltiples, puede introducir el criterio de cálculo de impuestos manualmente. Tenga en cuenta que si los datos relevantes para impuestos, como el país donde se presta el servicio o donde se encuentra el receptor de las mercancías fue modificado en un documento siguiente de una transacción comercial, no se determinan la Residencia fiscal ni el Código de impuesto. Esto afecta, por ejemplo, a modificaciones en datos de dirección en una confirmación de servicio creada para una orden de servicio, o modificaciones en una factura de proyecto creada para un pedido de cliente.

Consulte también Procesamiento de parte Determinación de impuestos — EE.UU. (Este documento cubre conceptos específicos para los Estados Unidos, tales como el cálculo de impuestos de entregas en Tejas y California, nexo.)



3.2.3 Tareas 3.2.3.1 Asignación de detalles de compra a un servicio Resumen Puede asignar procesos de compra a un servicio aplicando el estado apropiado. También puede asignar detalles de compra ampliados como una unidad de medida de compra específica, comentarios internos, notas sobre compras, números de servicio de cliente e información fiscal. Puede asignar detalles de compra a un servicio en el centro de trabajo Datos de producto en Servicios.

Procedimiento 1.


2.

Seleccione el servicio y haga clic en Editar para abrir la actividad rápida Servicio.

3.

Vaya a la ficha Compras .

4.

Fije el Estado como En preparación. El servicio estará disponible para procesos de compra solo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un servicio.

5.

6.

Opcional: Actualice desviaciones de la tasa de impuesto estándar. a.

Haga clic en Actualizar tasas de impuesto no estándar.

b.

Haga clic en Añadir fila .

c.

Introduzca País, Región, Tipo de impuesto, Tasa de tipo de impuesto, y Motivo de exención fiscal si se necesita.

Opcional: Introduzca detalles de compra avanzados para el servicio. a.

Haga clic en Visualizar todo y vaya a la ficha Compras .

b.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de compras. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de compras diferente. Si la unidad de medida de ventas es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un servicio [página 66] .

c.

Introduzca Notas internas.

d.

Introduzca las Notas sobre compras que deberían visualizarse en cualquier pedido creado para el servicio.

e.

Si compra el servicio desde uno o más proveedores, introduzca los detalles Número de servicio del proveedor.

f.

Introduzca los Impuestos no estándar relevantes.

g.

Introduzca cualquier detalle relevante de la Retención fiscal.

7.

Para activar el servicio para procesos de compra, fije el Estado en Activo.

8.



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3.2.3.2 Asignación de detalles de venta a un servicio Resumen Puede asignar detalles básicos de venta y un estado a cada cadena de distribución implicada en vender un servicio. También puede asignar detalles de venta ampliados a cada cadena de distribución, por ejemplo, una unidad de medida de ventas específica, comentarios internos, notas sobre ventas, números de servicio de cliente e información fiscal. Puede asignar detalles de venta a un servicio en el centro de trabajo Datos de producto en Servicios.

Procedimiento 1.


2.


3.

Vaya a la ficha Ventas .

4.

Introduzca los detalles básicos para cada cadena de distribución: a.

En la tabla Cadena de distribución, seleccione una cadena de distribución.

b.

Seleccione el Grupo de posiciones para la cadena de distribución. El grupo de posiciones es necesario para crear y procesar órdenes de servicio. Seleccione uno de los siguientes grupos de posiciones relacionados con el servicio: PBFP para servicios de precio fijo (en base a proyecto) ●

●

PBTM para servicios vendidos en base a tiempo y material (en base a proyecto)

●

PXAT para gastos facturados en base a tiempo y material (en base a proyecto)

●

PXFX para gastos de precio fijo (en base a proyecto)

●

SECO para servicios vendidos en base a tiempo y material

●

SEFL para servicios de precio fijo sin seguimiento de tiempo y coste

●

SERV para servicios de precio fijo con seguimiento de tiempo y coste

●

XACT para gastos facturados en base a tiempo y material

●

XFIX para gastos de precio fijo

Para obtener más información sobre estos grupos de posiciones, consulte Servicios. 5.

En la columna Estado, el estado inicial es En preparación. Actualice el estado como apropiado. El servicio estará disponible para la cadena de distribución seleccionada sólo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un servicio.

6.

7.



b.


c.


Opcional: Introduzca detalles ampliados de venta para el servicio. a.

Haga clic en Visualizar todo y vaya a la ficha Ventas .



b.


c.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de ventas para la cadena de distribución. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de ventas diferente. Si la unidad de medida de ventas es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un servicio [página 66] .

8.

d.

Seleccione el Grupo de posiciones para la cadena de distribución.

e.


f.

Introduzca las Notas sobre ventas que deberían visualizarse en cualquier pedido de cliente y otros documentos relevantes para ventas.

g.

Introduzca detalles del Número de servicio de cliente.

h.


Para activar el servicio para una cadena de distribución, fije el Estado en Activo. Para asegurarse de que los asientos se ejecutan sin problemas, debería activar el proceso de valoración para la empresa asociada también. Para obtener más información, consulte Asignar detalles de valoración a un servicio [página 65] .

9.


3.2.3.3 Asignación de detalles de valoración a un servicio Resumen Puede asignar detalles de valoración básicos y un estado a cada empresa que ofrece datos financieros para un servicio. También puede asignar detalles de valoración avanzados como una unidad de medida de valoración de inventario específica e información de costes para cada sistema contable relevante. Puede asignar detalles de evaluación a un servicio en el centro de trabajo Datos de producto en Servicios.

Procedimiento 1.


2.


3.

Vaya a la ficha Valoración .

4.

Introduzca los detalles básicos de una empresa: a.

En la tabla Empresas, seleccione una empresa.

b.

En la columna Estado, seleccione En preparación. El servicio estará disponible para la empresa seleccionada sólo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un servicio.

c.

En el campo Costes, indique los costes del sistema contable estándar asignado a la empresa.


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Puede editar la información de costes para cada sistema contable adicional asignado a la empresa. Para más información sobre la edición de detalles de valoración avanzados, consulte el siguiente paso. d. 5.

Seleccione el Grupo de determinación de cuentas para el servicio.

Opcional: Introduzca detalles de valoración avanzados para el servicio y sus empresas. a.

Haga clic en Visualizar todo y vaya a la ficha Valoración .

b.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de valoración. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de valoración diferente. Si la unidad de medida de evaluación es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un servicio [página 66] . La unidad de medida de evaluación no se puede modificar después de que se haya activado el servicio para una de las empresas.

c.

Seleccione una empresa en la tabla Empresas.

d.

Seleccione el Grupo de determinación de cuentas para el servicio. El grupo de determinación de cuentas define las reglas que determinan qué cuentas se utilizan para contabilizaciones automáticas. Para obtener más información, consulte Determinación de cuentas automática.

e.

Puede actualizar la información de coste para cada sistema contable asignado a la empresa seleccionada. Para hacerlo, seleccione el sistema contable y haga clic en Editar tasa de coste . Un sistema contable forma un conjunto de datos contables consistente y completo necesario para el reporting legal y para crear declaraciones financieras. Para obtener más información, consulte Sistema contable. Al editar el servicio más tarde, si se ha asignado un sistema contable nuevo a la empresa, se visualizará automáticamente en la ficha Valoración . Sin embargo, entonces deberá grabar el servicio para garantizar que se aplica el nuevo sistema contable al servicio.

6.

Para activar el servicio para una empresa, fije el Estado en Activo.

7.


3.2.3.4 Añadir conversiones de cantidades a un servicio Resumen Por defecto la unidad de medida base es también la unidad de medida de procesos de compras, ventas y de valoración. Si selecciona una unidad de medida diferente para cada proceso, deberá especificar las medidas equivalentes ente la unidad de medida base y las diferentes unidades de medida de los procesos. Por ejemplo, si la unidad de medida base es la actividad y la de ventas es la hora, puede especificar la duración no rmal de la actividad. Para garantizar cálculos correctos, la unidad de medida base debería ser la unidad de medida más pequeña para el servicio. Si modifica la unidad de medida base después de activar el servicio para cualquier proceso, deberá especificar las medidas equivalentes entre la unidad de medida base antigua y la nueva. Puede añadir conversiones de cantidad a un servicio en el centro de trabajo Datos de producto en Servicios.



Procedimiento 1.


2.


3.


4.

En la tabla Conversiones de cantidades , haga clic en Añadir fila .

5.

Introduzca las cantidades equivalentes entre las dos unidades de medida diferentes. a.

En la columna Cantidad de la fila nueva, introduzca una unidad de medida y la cantidad.

b.

En la columna Cantidad correspondiente de la fila nueva, introduzca la otra unidad de medida y la cantidad.

6.

Para cada conversión adicional, añada otra fila y repita el paso anterior.

7.


3.2.3.5 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Resumen Puede exportar informes y listas de trabajo a documentos de Microsoft Excel®. Puede utilizar estos documentos para análisis posteriores y, en algunos casos, para editar y cargarlos en la solución. Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.


Debe haber instalado el último . Según la configuración de su solución, puede hacer esto desde: Resumen de Autoservicios en el centro de trabajo Página principal. ○

●

●

○

Centro de descarga en el centro de trabajo

○

El enlace de Descarga que está disponible directamente en la interfaz del usuario.

.

Las parametrizaciones de su navegador deben estar fijadas correctamente. Puede revisar la información de las parametrizaciones del ordenador haciendo clic en Verificar las opciones de Mi PC en la pantalla de entrada al sistema. Debe tener autorización para realizar una exportación a Microsoft Excel®.

Procedimiento 1.

Vaya a la pantalla con los datos que desea exportar.

2.

Dependiendo del tipo de datos, seleccione una de estas opciones: ●

●

3.

En caso de informes, puede exportar un gráfico o una tabla. Para hacerlo, seleccione el informe y haga clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla. En el caso de una lista de trabajo, seleccione la lista de trabajo y haga clic en Ir.

Haga clic en Exportar

y luego seleccione A Microsoft Excel.

4.


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1.

Para seleccionar las columnas en el Excel exportado, siga los siguientes pasos: a.

En la barra de título, haga clic en Personalizar

b.

En el panel lateral, seleccione Visualizar opciones.

c.

En la ventana de diálogo Visualizar opciones, puede exportar todas las columnas en la vista seleccionado Todas en el campo Exportar columnas.

Esta pantalla

El valor estándar para este campo es Visible y exporta únicamente las columnas que se visualizan actualmente. 2.

Para seleccionar el idioma del Excel exportado, siga los siguientes pasos: a.

En la ventana de diálogo Visualizar opciones, configure el campo Selección de idioma en Visualizar y haga clic en OK .

b.

Haga clic en Grabar .

c.


d.

Seleccione un idioma en la ventana de diálogo que se abre.

y luego seleccione A Microsoft Excel®.

La preferencia de selección de columnas en la ventana de diálogo permite sustituir la configuración personalizada. Esta selección es válida solo para la exportación actual. 5.

Seleccione la plantilla en la ventana de diálogo que aparece. ●

●

●

Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesión, entonces la exportación se realizará en el idioma de inicio de sesión y no es necesaria la interacción del usuario. Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, pero la variante de idioma de inicio de sesión no está disponible, entonces la exportación se realizará en idioma inglés. Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista de plantillas. En este diálogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar para la exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se muestra la versión de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.

6.

Haga clic en Descargar.

7.

Aparece un mensaje que indica que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar desde la solución. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles: ●

●

Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo. Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.



3.2.4 Guía rápida para Materiales (en Portafolio de productos) Es importante tener información completa y precisa sobre todos los materiales que ofrece su empresa. Así, la vista Materiales proporciona un punto de entrada centra l para visualizar todos los materiales en su sistema, crear materiales nuevos y actualizar materiales durante todo el ciclo de vida del producto.

Conceptos básicos Asignación de estados a un material Un material se puede implicar en varios procesos empresariales. Un clavo por ejemplo, puede ser un componente utilizado en la fabricación de otro producto o puede venderse como un producto final en sí mismo. Por este motivo, un material se divide en secciones para compra, logística, planificación de aprovisionamiento, confirmación de disponibilidad, ventas y los datos de valoración. Cad a sección incluye detalles específicos de un proceso empresarial así como uno o más status indicando la integridad o disponibilidad del material para este proceso. Por tanto, cuando se crea un nuevo material, es importante aplicar el estado correcto para asegurarse de que se asignan los procesos pertinentes y de que los datos de estas áreas están actualizados. Para obtener más información, consulte aquí [página 44]

Modificación de tipos de stock identificados Puede modificar el tipo de stock identificado de un producto independientemente del proceso en el que utiliza el producto. Puede especificar un nuevo tipo de stock identificado allí dondo no hubo ninguno con anterioridad, puede eliminar el tipo totalmente o puede modificar el tipo de un tipo a otro. Puede modificar el tipo de stock identificado para un producto incluso después de activar el producto para logística. El sistema le permite esta flexibilidad en caso de que necesite modificar un tipo de stock identificado después de empezar a utilizar un product en su proceso. No obstante, modificar el tipo de stock identificado puede tener consecuencias y acciones de seguimiento, dependiendo del estado del proceso en el que utiliza el producto afectado. Debe ser consciente de estas consecuencias antes de efectuar la modificación del tipo de stock identificado. Recomendamos que acabe de especificar su producto con el tipo de stock identificado correcto antes de empezar un proceso para un producto. Puede modificar el tipo de stock indentificado en la ficha General del editor Material en el centro de trabajo Datos del producto. Tiene que acceder a la ficha General haciendo clic en Ver todo. También puede verificar si el producto está activado en la ficha Logística. Para obtener más información, consulte aquí [página 46].

Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores La determinación de precios se basa en los datos maestros de precio, como listas de precios y listas de descuento, que se utilizan para calcular automáticamente la determinación de precios dentro de todos los documentos comerciales para los procesos de ventas y servicios. Un procedimiento de determinación de precios se utiliza para determinar el valor bruto que el cliente tiene que pagar por ciertos productos o servicios que desea recibir en un día y lugar concretos. El procedimiento de determinación de precios consiste en componentes de precio, como precio de la lista, descuentos, recargos, mercancías, impuestos y costes. El orden de estos componentes de precio es esencial para el cálculo del valor total. Para obtener más información, consulte aquí [página 17].


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Determinación de impuestos Como regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculo automático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA), impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta de gestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos. Para obtener más información, consulte aquí [página 57].

Tareas Crear un material 1.

Seleccione la subvista Materiales en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.

2.

Haga clic en Nuevo

3.

Introduzca el ID de material.

y luego en Material para abrir la actividad rápida Nuevo material.

Si se han configurado rangos internos de números para materiales, no podrá introducir un ID de material manualmente; si graba el material, el sistema asignará el siguiente ID disponible de manera automática. Para obtener más información, consulte Configuración: Rangos de números. 4.

Introduzca la descripción de material. Para más información sobre descripciones en otros idiomas, véase a continuación .

5.

Seleccione la categoría de producto a la que desee asignar el nuevo material.

6.

En el campo Base de unidad de medida, introduzca la unidad de medida estándar para el material. Se utilizará para compras, logística, planificación, confirmación de disponibilidad, ventas y valoración a menos que se seleccionen manualmente unidades de medida diferentes para esos procesos. La unidad de medida base debería ser la unidad de medida más pequeña para el material. Por eso, si selecciona distintas unidades de medida para cualquier proceso, asegúrese de que la unidad de medida base es siempre más pequeña.

7.

Opcional: En la ficha General , introduzca el Peso neto, Peso bruto, Volumen neto y Volumen bruto para la unidad de medida base. Por ejemplo, si la unidad de medida base es caja, defina las características físicas de una caja. Para información sobre la definición de características adicionales, véase a continuación .

8.

Introduzca el tipo de stock identificado del material. a.


b.

En la ficha General , haga clic en General .

c.

Para asignar el material a un grupo de stock identificado, seleccione el Tipo de stock identificado. Conforme al tipo de stock identificado que haya seleccionado, el sistema determina si: 1.

El material se gestiona por lotes. Si el material se gestiona por lotes, la creación del stock identificado es obligatoria para calcular el stock en el sistema de este material.



2.

Se permite el uso de la especificación de producto para el material. Si se permite el uso de la especificación de producto para el material, la especificación de producto creada se puede vincular con el stock identificado.

Se puede determinar esta información visualizando las casillas Gestionado en lotes y Especificación de producto habilitada. Dichas casillas son de solo lectura y no se pueden editar. El tipo de stock identificado determina cómo se gestionará el material. Tipo de stock identificado

Gestionado en lotes

Especificación de producto habilitada

Stock especificado obligatorio

Sí

Sí

Lote

Sí

No

Stock especificado opcional

No

Sí

Para obtener más información, consulte Cambiar tipos de stock identificados [página 46] . ●

●

●

Si el producto se gestiona en lotes, se fabrica principalmente contra stock (fabricación contra stock) y nunca se utilizará en escenarios de fabricación contra pedido, el tipo de stock identificado debe gestionarse en Lote para dicho material. Si el producto se gestiona en lotes y puede fabricarse contra stock (fabricación contra stock) o contra pedido de cliente utilizando las especificaciones del producto (fabricación contra pedido), el tipo de stock identificado debe ser Stock especificado obligatorio. Si el producto se gestiona en lotes y puede fabricarse contra stock (fabricación contra stock) o contra pedido de cliente utilizando las especificaciones del producto (fabricación contra pedido), el tipo de stock identificado debe ser Stock especificado opcional.

Si modifica el tipo de stock identificado una vez que se creó el material y se lo está utilizando, los modelos de logística relacionados se pierden. Por ejemplo, si creó un material y define el tipo de stock identificado como Stock especificado obligatorio, se gestionará en lotes y tendrá habilitada la especificación de producto. Sin embargo, una vez que el material está en uso, si modifica el tipo de stock identificado a Stock especificado opcional, se perderá la función de gestión en lotes del material. 9.

Opcional: Introduzca detalles ampliados generales para el material. a.


b.

Para seleccionar un perfil para la asignación de números de serie, seleccione un Perfil de número de serie.

c.

Para añadir, suprimir o sustituir una imagen de producto para el material, haga clic en Imagen seleccione la opción adecuada.

d.

Para especificar la validez del stock, introduzca el número relevante de días en el campo Caducidad mínima necesaria en la ficha Planificación . El stock no estará disponible para la planificación y la ejecución hasta que transcurra el número de días introducido.

y

10. Haga clic en Grabar . Este documento contiene texto que solo es relevante para la India. Para asegurarse de que el sistema muestre el texto correcto, seleccione Personalizar → Mis parametrizaciones. Seleccione Ayuda en pantalla y, bajo País, seleccione . Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para asegurarse de que se realizan las modificaciones.


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Asignar detalles de compra a un material Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 73].

Asignar detalles de logística a un material Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 74].

Asignar detalles de planificación de aprovisionamiento a un material Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 75].

Asignar detalles de confirmación de disponibilidad a un material Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 76].

Asignar detalles de ventas a un material Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 78].

Asignar detalles de valoración a un material Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 79].

Añadir conversiones de cantidades a un material Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 81].

Añadir característica de UM y GTIN a un material 1.


2.

Seleccione el material y haga clic en Editar para abrir la actividad rápida Material.

3.

En la ficha General , introduzca el Peso neto, Peso bruto, Volumen neto y Volumen bruto para la unidad de medida base. Por ejemplo, si la unidad de medida base es caja, defina las características de una caja.

4.

Opcional: Defina características adicionales y un GTIN (Global Trade Item Number) para la unidad de medida base y para otras unidades de medida. a.


b.

En la parte superior de la ficha General , haga clic en Características de la unidad de medida. La primera fila de la tabla visualiza las características físicas que ya ha introducido para la unidad de medida base.

c.

Introduzca Longitud, Ancho, Altura, y GTIN (Global Trade Item Number) para la unidad de medida base. Un GTIN es un número de 8, 12, 13, ó 14 dígitos utilizado para identificar de forma unívoca productos en todo el mundo. Cada GTIN debe seguir los estándares internacionales y ser único.

d.

Para definir características y un GTIN para otra unidad de medida, haga clic en Añadir fila.

e.

En la nueva fila, seleccione Unidad de medida e introduzca las características relevantes y GTIN.

f.


Añadir descripciones de material en otros idiomas 1.


2.

Seleccione el material y haga clic en Editar para abrir la actividad rápida Material. El campo Descripción de material muestra las descripción del material en s u idioma de inicio de sesión.



3.


4.

En la parte superior de la ficha General , haga clic en Otros idiomas .

5.

Para añadir una descripción del material en otro idioma, haga clic en Añadir fila . Si no actualiza una descripción de material para un idioma, la descripción no aparecerá en los documentos empresariales en este idioma.

6.

En la nueva fila, seleccione un Idioma e introduzca la Descripción de material.

7.

En la sección Detalles, escriba información adicional sobre el material y haga clic en Grabar .

Modificación en masa de materiales Puede actualizar rápidamente los detalles generales y de área empresarial de varios mater iales a la vez. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 81].

Exportar materiales a Microsoft Excel® Puede exportar materiales a Microsoft Excel. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 67].

3.2.5 Tareas 3.2.5.1 Asignar detalles de compra a un material Resumen Puede asignar procesos de compra a un material aplicando el estado apropiado. También puede asignar detalles de compra ampliados como una unidad de medida de compra específica, comentarios internos, notas sobre compras, información del cliente e información fiscal. Puede asignar detalles de compra a un material en una de las vistas siguientes: ●

Centro de trabajo Datos del producto, vista Materiales

●

Centro de trabajo Desarrollo de productos, vista Materiales

●

Centro de trabajo Portafolio de productos y servicios, vista Productos

Procedimiento 1.


2.


3.

Vaya a la ficha Compras .

4.

Fije el Estado como En preparación. El material estará disponible para procesos de compra sólo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un material [página 44] .

5.




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6.

b.


c.


Opcional: Introduzca detalles ampliados de compra para el material. a.

Haga clic en Visualizar todo y vaya a la ficha Compras .

b.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de compras. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de compras diferente. Si la unidad de medida de ventas es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un material [página 81] .

c.


d.

Introduzca las Notas sobre compras que deberían visualizarse en cualquier pedido creado para el material.

e.

Si compra el material a uno o más proveedores, indique el Número de pieza del proveedor y/o la Tiempo de procesamiento del proveedor para cada proveedor. El número de pieza del proveedor es el número que utiliza el proveedor para identificar el material, y el tiempo de procesamiento del proveedor es la cantidad de tiempo necesaria para recibir el material del proveedor. El tiempo de procesamiento del proveedor garantiza al planificador de producción la habilidad de determinar de modo fácil cuándo estará disponible el material.

f.


g.

Introduzca cualquier detalle relevante de la Retención fiscal.

7.

Para activar el maerial para procesos de compra, fije el Estado en Activo.

8.


3.2.5.2 Asignación de detalles de logística a un material Resumen Puede asignar detalles básicos de logística a un material para supervisar y controlar su movimiento interno y entrega. También puede asignar detalles de logística ampliados, como una unidad de medida de valoración de inventarios específica, producción adicional y sedes de almacenamiento. Puede asignar detalles de logística a un material en una de las vistas siguientes: ●


●


●


Procedimiento 1.


2.


3.

Ir a la ficha Logística y haceer clic en Añadir fila .



4.

Seleccionar una Centro y actualizar un estado para el material de este centro. El estado inicial es En preparación. El material estará disponible para procesos de logística en cada centro sólo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un material [página 44] .

5.

Indicar un Grupo de producción y un Grupo de almacenaje para cada centro.

6.

Opcional: Introduzca detalles ampliados de logística para el material. a.

Haga clic en Visualizar todo y vaya a la ficha Logística .

b.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de valoración de inventario. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de valoración de inventario diferente. Si la unidad de medida de valoración de inventario es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un material [página 81] . La unidad de medida de valoración no puede modificarse después de haberse activado para logística o valoración.

c.

Opcional: Indicar un intervalo para el recuento de ciclos.

7.

Para activar el material para procesos de logística, fije el Estado en Activo.

8.


3.2.5.3 Asigne detalles de planificación de aprovisionamiento a un material Resumen Puede asignar detalles básicos de la planificación de aprovisionamiento y un estado a cada área de planificación asociada a un material. También puede asignar detalles avanzados de la planificación de aprovisionamiento, como una unidad de medida y grupo de previsión de planificación específicos, así como detalles del cálculo del tamaño del lote, niveles del stock de seguridad, métodos de pedido, y cobertura para cada área de planificación. Puede asignar detalles de un procedimiento de planificación a un material en una de las vistas siguientes: ●


●


●


Procedimiento 1.


2.


3.

Seleccione la ficha Planificación .

4.

Opcional: Seleccione el Grupo de previsión para el material.

5.

Indicar los detalles básicos para cada área de planificación. a.

En la tabla Áreas de planificación hacer clic en Añadir fila y seleccionar Área de planificación. Las áreas de planificación de aprovisionamiento se definen en la vista Ubicaciones del centro de trabajo Datos maestros de diseño de cadena logística. Para definir una ubicación como área de planificación


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de aprovisionamiento, diríjase a la ficha General de la ubicación y seleccione la casilla Relevancia para logística en el área Roles. Para obtener más información, consulte Crear y editar una ubicación. El estado inicial de cada área de planificación que añade es En preparación. Si es necesario actualice el estado.

b.

El material estará disponible para planificación en el área de planificación seleccionada sólo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un material [página 44] . Seleccione un Tipo de aprovisionamiento y, si es necesario, un Tiempo de procesamiento de la entrega planificada. Seleccione un Procedimiento de planificación.

c.

Para algunos procedimientos de planificación, deberá introducir un Método de cálculo de tamaño de lote. De la misma manera, para algunos métodos de cálculo de tamaño de lote, deberá introducir información obligatoria adicional. 6.

Opcional: Introduzca detalles de planificación avanzados para el material y las áreas de planificación. a.

Haga clic en Visualizar todo y seleccione la ficha Planificación .

b.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de planificación. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de planificación diferente. Si la unidad de medida de planificación es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un material [página 81] .

c.

Seleccione el Grupo de previsión para el material.

d.

En la tabla Áreas de planificación, seleccione un área de planificación y edite los detalles de Grupo, Aprovisionamiento, Planificación y Supervisión según corresponda.

7.

Para activar el material para la planificación en el área de planificación, fije el Estado en Activo.

8.


3.2.5.4 Asignación de detalles de confirmación de disponibilidad a un material Resumen Puede asignar los detalles de confirmación de la disponibilidad básica y un estado para cada área de planificación que esté implicada en la verificación de la disponibilidad de un material. También puede asignar los detalles de confirmación de disponibilidad avanzados, como una unidad de medida de planificación específica o los detalles de programación y de determinación del lugar de procedencia. Puede asignar detalles de confirmación de disponibilidad a un material en una de las vistas siguientes: ●


●


●




Procedimiento 1.


2.


3.

Vaya a la ficha Confirmación de disponibilidad .

4.

Indicar los detalles básicos para cada área de planificación. a.

En la tabla Áreas de planificación, seleccione un área de planificación.

b.

En la columna estado, el estado del área de planificación se fija inicialmente en En preparación. Actualice el estado como apropiado. El material estará disponible para confirmar la disponibilidad en el área de planificación seleccionada solo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un material [página 44] .

c.

Opcional: Seleccione el Alcance de verificación de disponibilidad para el área de planificación. Para algunos alcances de verificación de disponibilidad, tiene que indicar también un Horizonte de verificación de disponibilidad.

5.

d.

Opcional: Indique el Tiempo de reaprovisionamiento para el área de planificación.

e.

Opcional: Seleccione el Tiempo de procesamiento de salida de mercancías para el área de planificación.

Opcional: Introduzca detalles avanzados de confirmación de disponibilidad para el material y las áreas de planificación. a.


b.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de planificación. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de planificación diferente. Si la unidad de medida de planificación es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un material [página 81] .

c.

En la tabla Áreas de planificación, seleccione un área de planificación.

d.

Seleccione el Alcance de verificación de disponibilidad para el área de planificación. Para algunos alcances de verificación de disponibilidad, tiene que indicar también un Horizonte de verificación de disponibilidad.

e.

Indique el Tiempo de reaprovisionamiento para el área de planificación.

f.

Si no desea que se utilice el área de planificación como la fuente estándar de aprovisionamiento durante la creación de pedidos de clientes, marque la casilla de s elección Desactivar determinación del expedidor automática.

g.

Seleccione el Tiempo de procesamiento de salida de mercancías para el área de planificación.

6.

Para activar el material para confirmar la disponibilidad en el área de planificación, fije el Estado en Activo.

7.



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3.2.5.5 Asignación de detalles de venta a un material Resumen Puede asignar detalles básicos de venta y un estado a cada cadena de distribución implicada en vender un material. También puede asignar detalles de venta ampliados a cada cadena de distribución, por ejemplo, una unidad de medida de ventas específica, garantías, comentarios internos, notas sobre ventas, números de pieza de cliente e información fiscal. Puede asignar detalles de ventas a un material en una de las vistas siguientes: ●


●


●


Procedimiento 1.


2.


3.

Vaya a la ficha Ventas .

4.

Introduzca los detalles básicos para cada cadena de distribución. a.

En la tabla Cadenas de distribución, haga clic en Añadir fila .

b.

Defina una cadena de distribución con una organización de ventas y un canal de distribución.

c.

Seleccione un Grupo de posiciones. El grupo de posiciones es necesario para crear y procesar documentos de prestación de servicios y ventas. Los siguientes grupos de elementos relacionados con el producto están disponibles: CONS para pieza de recambio con costes cargados a un centro de coste ●

●

NORM para productos estándar

●

PICK para piezas de recambio que se recogen en el prestatario de servicios

●

SHIP para piezas de recambio que se preentregan al cliente

Para obtener más información sobre estos grupos de posiciones, consulte Servicios. d.

En la columna Estado, el estado inicial es En preparación. Actualice el estado como apropiado. El material estará disponible para la cadena de distribución seleccionada sólo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un material [página 44].

5.

6.



b.


c.


Opcional: Introduzca detalles ampliados de venta para el material. a.

Haga clic en Visualizar todo y vaya a la ficha Ventas .

b.




c.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de ventas para la cadena de distribución. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de ventas diferente. Si la unidad de medida de ventas es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un material [página 81] .

d.

Seleccione el Grupo de posiciones para la cadena de distribución.

e.

Introduzca los detalles de Garantía.

f.

Introduzca Notas internas. Puede introducir comentarios internos múltiples para cada combinación de la cadena de distribución y material.

g.

Introduzca Notas sobre ventas. Puede introducir una nota sobre ventas para cada combinación de la cadena de distribución y material. Las notas sobre ventas son visibles en los documentos siguientes: Pedido de cliente ●

7.

●

Lista de picking

●

Nota de entrega

h.

Introduzca cualquier detalle del Número de pieza de cliente.

i.


Para activar el material para una cadena de distribución, fije el Estado en Activo. Para asegurarse de que los asientos se ejecutan sin problemas, debería activar el proceso de valoración para la empresa asociada también. Para obtener más información, consulte Asignar detalles de valoración a un material [página 79] .

8.


3.2.5.6 Asignación de detalles de valoración a un material Resumen Puede asignar detalles de valoración básicos y un estado a cada empresa y residencia fiscal que ofrece datos financieros para un material. También puede asignar detalles de valoración avanzados como una unidad de medida de valoración de inventario específica e información de costes para cada sistema contable relevante. Puede asignar detalles de valoración a un material en una de las vistas siguientes: ●


●


●


Procedimiento 1.


2.


3.

Vaya a la ficha Valoración .


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•


4.

En la tabla Empresas/residencias fiscales, haga clic en Añadir fila para introducir una empresa y una residencia fiscal. a.

En los campos Detalles, puede editar la información de costes del sistema contable estándar asignado a la empresa y residencia fiscal.

b.

Seleccione el Grupo de determinación de cuentas para el material. El grupo de determinación de cuentas define las reglas que determinan qué cuentas se utilizan para contabilizaciones automáticas. Para obtener más información, consulte Determinación de cuentas automática.

c.

Seleccione el método de coste perpetuo. Un método de coste perpetuo es necesario para poder contabilizar el material en la contabilidad financiera. Para obtener más información, consulte Métodos de coste perpetuos.

d.

En la columna Estado, el estado inicial es En preparación. Actualice el estado como apropiado. El servicio estará disponible para la empresa/residencia fiscal seleccionada sólo si el estado es Activo. Para obtener más información sobre estados, consulte Asignación de estados a un material [página 44].

5.

Opcional: Introduzca detalles de valoración avanzados para el material y sus empresas/residencias fiscales. a.


b.

Por defecto, la unidad de medida base se aplica como unidad de medida de valoración de inventario. Si es necesario, seleccione una Unidad de medida de valoración de inventario diferente. Si la unidad de medida de valoración de inventario es diferente a la unidad de medida base, deberá actualizar una conversión de cantidades entre ellas. Para obtener más información, consulte Añadir conversiones de cantidades a un material [página 81]. La unidad de medida de valoración de inventario no puede modificarse después de activar elmaterial para una de las empresas/residencias fiscales o después de activar el material para logística.

c.

En la tabla Empresas/residencias fiscales , seleccione una empresa/residencia fiscal.

d.

Seleccione el Grupo de determinación de cuentas para el material. El grupo de determinación de cuentas define las reglas que determinan qué cuentas se utilizan para contabilizaciones automáticas. Para obtener más información, consulte Determinación de cuentas automática.

e.

Seleccione el Método de cálculo de costes permanentes. Se requiere un método de cálculo de costes permanentes para poder contabilizar el material en la contabilidad financiera. Para obtener más información, consulte Métodos de cálculo de costes permanentes.

f.

Puede actualizar la información de coste para cada sistema contable asignado a la empresa/ residencia fiscal seleccionada. Para hacerlo, seleccione el sistema contable y haga clic en Editar coste . Un sistema contable forma un conjunto de datos contables consistente y completo necesario para el reporting legal y para crear declaraciones financieras. Para obtener más información, consulte Sistema contable. Al editar el material más tarde, si se ha asignado un sistema contable nuevo a la empresa/ residencia fiscal, se visualizará automáticamente en la ficha Valoración . Sin embargo, entonces deberá grabar el material para garantizar que se aplica el nuevo sistema contable al material. Los cambios de costes no se graban directamente en el material. Para visualizar el historial completo de cambios de costes, vaya a la vista Costes unitarios de material del centro de trabajo Valoración de inventario, seleccione el material y haga clic en Visualizar historial de costes . Tenga en cuenta que esta función no está disponible para el tipo de coste Coste planificado.



6.

Para activar el material para una empresa/residencia fiscal, fije el Estado en Activo.

7.


3.2.5.7 Añada conversiones de cantidades a un material Resumen Por defecto la unidad de medida base es también la unidad de medida de compras, logística, planificación, confirmación de disponibilidad, ventas y procesos de valoración. Si selecciona una unidad de medida diferente para cada proceso, deberá especificar las medidas equivalentes ente la unidad de medida base y las diferentes unidades de medida de los procesos. Por ejemplo, si la unidad de medida base es caja y la unidad de medida de ventas es cajón, deberá especificar cuántas cajas corresponden a cada c ajón. Para garantizar cálculos correctos, la unidad de medida base debería ser la unidad de medida más pequeña para el material. Si modifica la unidad de medida base después de activar el material para cualquier proceso, deberá especific ar las medidas equivalentes entre la unidad de medida base antigua y la nueva. Puede añadir conversiones de cantidades a un material en una de las vistas siguientes: ●


●


●


Procedimiento 1.


2.


3.


4.

En la tabla Conversiones de cantidades , haga clic en Añadir fila .

5.

Introduzca las cantidades equivalentes entre las dos unidades de medida diferentes. a.

En la columna Cantidad de la fila nueva, introduzca una unidad de medida y la cantidad.

b.

En la columna Cantidad correspondiente de la fila nueva, introduzca la otra unidad de medida y la cantidad.

6.

Para cada conversión adicional, añada otra fila y repita el paso anterior.

7.


3.2.5.8 Modificación en masa de materiales Resumen Puede actualizar rápidamente los detalles del área general y empresarial de múltiples materiales a la vez. Puede llevar a cabo una modificación en masa de materiales en una de las vistas siguientes: ●

Centro de trabajo Datos del producto, vista Materiales y la vista Plantillas de material


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•


●


●

Centro de trabajo Portafolio de productos y servicios, vista Productos Si desea actualizar los detalles de varios materiales que se basan en la misma plantilla de material, puede identificar y modificar estos materiales sencillamente desde la subvista Plantillas de material, al seleccionar la plantilla de material relevante, elegir Modificación en masa y seguir el procedimiento que se describe a continuación.

Procedimiento 1.

Seleccione la subvista Materiales en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto. La actividad rápida Modificación en masa se abre automáticamente cuando usa la función Crear a partir de plantilla para crear materiales. Para obtener más información, consulte la sección arriba.

2.

Seleccione los materiales que desea actualizar y haga clic en Modificación en masa para abrir la actividad rápida Modificación en masa.

3.

En la lista Visualizar, seleccione el tipo de información que desea actualizar. Cuando seleccione visualizar información general, cada material está listado en una sola línea. Sin embargo, cuando selecciona visualizar los detalles del área empresarial, solo aparecen listados los materiales con esos detalles y cada material puede estar en múltiples líneas. Por ejemplo, cuando se visualizan los detalles de planificación, no se listaría un material que no está asignado a ninguna área de planificación; mientras que sí estaría listado un material asignado a dos áreas de planificación con dos líneas, una para cada una de estas áreas.

4.

En la primera línea de la tabla, indique la información que desee aplicar a algunos o a todos los materiales.

5.

Para aplicar la información a solo algunos materiales, seleccione los materiales relevantes, haga clic en Aplicar modificación en masa y luego en Artículos seleccionados. Para aplicar la información a todos los materiales, haga clic en Aplicar modificación en masa los artículos.

y luego en Todos

Utilizando la actividad rápida Modificación en masa, también puede actualizar la información de cada material manualmente. Puede hacer estas modificaciones directamente en la línea de un material. 6.

7.

También puede usar Añadir datos organizativos materiales.

para añadir una o más organizaciones a uno o más

a.

Seleccione el material o los materiales a los que desea añadir fatos organizativos.

b.

Haga clic en Añadir datos organizativos material.

c.

En la ventana de diálogo, seleccione una o más organizaciones y elija OK . Se muestra una lista con una línea para cada combinación de material y organización. Ahora puede seleccionar las posiciones en las que desea aplicar la modificación. Para aplicar la información a solo algunos materiales, seleccione los materiales relevantes, haga clic en Aplicar modificación en masa y luego en Artículos seleccionados. Para aplicar la información a todos los materiales, haga clic en Aplicar modificación en masa y luego en Todos los artículos.

y seleccione el tipo de organización que desea añadir al

Para grabar las modificaciones y volver a la vista Materiales, haga clic en Grabar y cerrar .






●

●

○


○


.


Procedimiento 1.


2.


●

3.




4. 1.



b.


c.


Esta pantalla




b.


c.




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•


d.

Seleccione un idioma en la ventana de diálogo que se abre. La preferencia de selección de columnas en la ventana de diálogo permite sustituir la configuración personalizada. Esta selección es válida solo para la exportación actual.

5.


●

●


6.


7.

Aparece un mensaje que indica que puede abrir o grabar el archivo q ue contiene los datos que acaba de exportar desde la solución. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles: ●

●

Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo. Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

3.3 Vista Catálogos 3.3.1 Guía rápida para Catálogos Cuando los empleados tienen permiso para pedir productos en su propio nombre, o en el de otros, es importante que adquieran los productos a proveedores autorizados por el departamento de compras. Aunque los empleados no puedan pedir productos de esa manera, deberá disponer de precios actu alizados en el sistema para los materiales y servicios fuera de stock que suministren sus proveedores. La vista Catálogos del centro de trabajo Portafolio de productos permite importar catálogos de los proveedores al sistema. Puede publicar entonces los catálogos para ponerlos a disposición de los empleados para comprar artículos directamente del catálogo publicado, sin tener que ponerse en contacto con el departamento de compras. Los compradores también pueden acceder directamente a los catálogos desde dentro de los pedidos, solicitudes de ofertas (RFQs) y entregas de mercancías y servicios. En esta vista puede hacer lo siguiente:



●

●

●

●

●

●

●

●

Crear un catálogo de proveedor que contenga produc tos de un solo proveedor utilizando los archivos BMEcat o CSV que le ha enviado su proveedor Crear manualmente un catálogo personalizado que contenga productos de distintos proveedores Utilizar una plantilla de hoja de cálculo para crear un archivo CSV (archivo separado por comas) para importar posiciones al catálogo de proveedor o a su catálogo personalizado Crear versiones internas de los catálogos importantes para las necesidades de compras de su empresa. Editar posiciones de un catálogo importado antes de publicarlos, eliminando productos o categorías de producto que no sean relevantes para su empresa Definir una categoría de producto por defecto y un ID de proveedor para un catálogo. Estos valores por defecto siempre se utilizan para crear una cesta de la compra si los ID de proveedor y las categorías de producto no se almacenan en el catálogo. A continuación, el sistema, si se ha configurado de esta forma, puede crear automáticamente pedidos para las carritos de la compra que contengan posiciones del catálogo. Definir posiciones específicas en un catálogo publicado como posiciones recomendadas. Aquí selecciona los productos que se marcarán como posiciones recomendadas para los empleados que utilizan las compras de autoservicio. Se listan todas las posiciones recomendadas de todos los catálogos disponibles, de modo que al iniciar la tarea común Definir posiciones recomendadas, que pertenece al centro de trabajo Portafolio de productos, puede modificar qué posiciones r ecomendadas se van a definir sin necesidad de abrir cada catálogo por separado. Ver un log de las ejecuciones de importación y publicación para asegurarse de que el catálogo se ha importado correctamente y que todos los productos necesarios se han publicado correctamente

Conceptos básicos Catálogos Puede crear sus propios catálogos internos y acceder a catálogos externos proporcionados por los proveedores. Puede controlar cómo y cuándo se implementan las modificaciones en cada catálogo interno. Cada catálogo contiene materiales o servicios que están estructurados en una jerarquía de categorías, lo que hace más eficaz la búsqueda de posiciones. Puede crear dos tipos de catálogos internos, de proveedor y personalizados, tanto en formato BMEcat como en CSV. Para obtener más información, consulte Catálogos [página 27].

Catálogos personalizados Puede crear un catálogo interno hecho a medida para su empresa. Puede mezclar y comparar posiciones de distintos proveedores en un catálogo en vez de tener un catálogo para cada proveedor. Puede, por tanto, dividir el catálogo personalizado en distintas categorías para ajustar las necesidades comerciales de su empresa. Para obtener más información, consulte Catálogos personalizados [página 29].

Procesamiento de catálogo interno Puede crear catálogos, importar datos de proveedores y gestionar efectivamente la estructura y contenido de todos los catálogos. También puede verificar la calidad del contenido del catálogo para asegurarse de que toda la información sea correcta y esté actualizada. Si el contenido de su catálogo es correcto, puede decidir que se publique para su utilización en el proceso de compra. El catálogo está entonces disponible a los usuarios para solicitar productos. Para obtener más información, consulte Procesamiento de catalogo interno [página 31].


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Gestión de catálogos de productos El escenario empresarial Gestión de catálogos de productos permite que su empresa utilice catálo gos para gestionar de manera centralizada los materiales no de almacén requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, los materiales de muestra para ingeniería, sistemas informáticos o máquinas. Este escenario no se utiliza para productos que se almacenarán ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignación de cuenta. Los compradores pueden gestionar un catálogo. Estos crean sus propios catálogos internos y acceden a los catálogos externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI). Este escenario también permite a su empresa especificar los proveedores y las categorías de productos estándar para los catálogos. Los catálogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Gestión de catálogos de productos.

Tareas Creación e importación de un catálogo de proveedor Esta tarea le permite crear e importar un catálogo enviado por un proveedor. 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, seleccione la vista Catálogos.

2.

Haga clic en Nuevo y seleccione Catálogo del proveedor para abrir la pantalla Nuevo catálogo del proveedor.

Área empresarial: Aprovisionamiento estratégico

Inicie la tarea común Nuevo catálogo de proveedor, que pertenece al centro de trabajo Portafolio de productos, para abrir directamente la pantalla. También es posible importar un fichero directamente en la pantalla Catálogo nuevo del proveedor. 3.

En el campo ID del catálogo indicar un ID de catálogo de catálogo del proveedor. En el campo ID del proveedor indicar un ID de proveedor de catálogo del proveedor. También puede indicar un nombre de catálogo.

4.

Importar el fichero de catálogo. Puede importar un catálogo tan a menudo como quiera. Sin embargo, tenga en cuenta que cada importación sobrescribe el contenido existente.

5.

a.

En la lista Catálogos, seleccione el catálogo del proveedor que acaba de crear y haga clic en Importar para iniciar la actividad Importar catálogo.

b.

Haga clic en Navegar para seleccionar el fichero de catálogo.

c.

Seleccione el fichero de catálogo y haga clic en Abrir para seleccionar el fichero.

d.

Haga clic en Importar para iniciar la importación del fichero de catálogo. El sistema graba automáticamente el catálogo. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Catálogos.

Una vez completada la importación, puede verificar el fichero importado en la pantalla de catálogo del proveedor. Si previamente ya ha publicado un catálogo, la información ya publicada puede diferir de los datos acabados de importar. En la ficha Productos publicados puede ver los datos de los productos previamente publicados. En la ficha Productos importados puede ver los datos importados y borrar categorías de producto o productos no deseados. En la ficha Productos importados , en Productos a publicar , la sección Detalles ahora muestra la ficha Contratos , donde se visualizan los contratos existentes relativos al producto. Puede editar esta sección según sea necesario.



a.

En la tabla Categorías de producto seleccione una categoría de producto y una subcategoría. Todos los productos de esta categoría de producto aparecen en la tabla Productos.

b.

Seleccione un producto de la tabla Productos. En Detalles de la ficha Datos básicos se muestra información sobre este producto, como ID del producto o tiempo de procesamiento en días. Clique Eliminar para borrar un producto individual del catálogo.

c.

En la tabla Categorías de producto seleccione una categoría de producto y haga clic en Eliminar para borrar del catálogo una categoría de producto individual. Si elimina una categoría de producto, también se eliminan todos los productos asignados a ella.

d.

Haga clic en Cerrar para volver a la vista Catálogos.

Ha creado un nuevo catálogo y en él ha importado datos del proveedor. En la vista Catálogos puede verificar cuando se ha completado la última importación, en la columna Estado de importación, y concretar si la importación ha sido correcta. Antes de que los empleados puedan utilizar el catálogo para la compra o venta por autoservicio, debe publicar el catálogo.

Creación de un catálogo personalizado Ello le permite crear un catálogo personalizado que contenga productos de uno o más proveedores. 1.


2.

En las vista Catálogos, haga clic en Nuevo y seleccione Catálogo personalizado. Esto abre la pantalla Nuevo catálogo personalizado. Inicie la tarea común Nuevo catálogo personalizado, que pertenece al centro de trabajo Portafolio de productos, para abrir directamente la pantalla.

3.

En el campo ID del catálogo indicar un ID de catálogo personalizado. Puede introducir un nombre de catálogo en el campo Nombre de catálogo. Haga clic en Grabar .

4.

Existen distintas formas de introducir datos en el catálogo. Primero, puede importar un fichero en el catálogo personalizado. Segundo, puede introducir posiciones de forma manual. Tercero, puede hacer ambas. Todas las nuevas importaciones sobrescriben el contenido existente.

Para importar posiciones de uno o más proveedores, primero debe crear un fichero que, para los distintos proveedores, incluya todas las posiciones que quiere que estén disponibles después de la importación. Esto se pude hacer, por ejemplo, utilizando la plantilla de fichero de catálogo que proporciona el sistema. a.

En el catálogo personalizado que acaba de crear, haga clic en Importar para abrir la actividad Importar catálogo.

b.

Haga clic en Navegar para buscar el fichero que desea añadir a su catálogo personalizado y haga clic en Abrir para seleccionar el fichero.


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5.

c.

Haga clic en Importar para iniciar la importación del fichero de catálogo. El sistema graba automáticamente el catálogo.

d.


Después de haber importado el fichero en el catálogo, puede actualizar posiciones de forma manual. a.

En la tabla Posiciones de catálogo puede añadir, actualizar o borrar información como descripciones de producto, precio neto, unidad de precio, tiempo de procesamiento en días o ID de proveedor.

b.

Cuando haya finalizado, haga clic en Grabar para grabar el contenido del catálogo y seleccione Publicar para grabar el catálogo y hacerlo disponible en el proceso de compras.

c.


El nuevo catálogo personalizado se añade a la lista de catálogos de la vista Catálogos. Si ha importado uno o más ficheros, puede verificar cuando se ha completado la última importación, en la columna Estado de importación y concretar si la importación ha sido correcta. Si no se ha realizado ninguna importación, la columna Estado de importación está vacía en el catálogo. 6.

Para cada producto actualizado, en la tabla Posiciones de catálogo, puede introducir los detalles del contrato en la ficha Contratos de la siguiente manera: a.


b.

Indique el ID de contrato y el ID de posición.

c.

Haga clic en

para visualizar los detalles de contrato.

Crear un catálogo con una plantilla de archivo CSV Esta tarea le permite crear un catálogo con la plantilla de archivo CSV proporcionada. 1.


2.

Clicar Abrir plantilla de fichero de catálogo . Ello abre el generador de fichero CSV proporcionado. Clique Activar macros. Si tiene problemas al abrir la plantilla del fichero, deberá ajustar las opciones de su navegador. En el navegador, vaya a . Seleccione la fiche , seleccione la zona y luego . En Descargas, active la solicitud de comendo automática para las descargas de ficheros. Las opciones tendrán efecto la próxima vez que inicie el navegador.

3.

En la ficha Datos de catálogo , primero deberá elegir el idioma del catálogo. En la lista IIdioma del catálogo, seleccione el idioma a utilizar en el catálogo. Este será el idioma utilizado para las características dependientes de idioma, como las descripciones de posición o categoría. Puede añadir un nombre de catálogo en el campo Nombre de catálogo. Introduzca los datos necesarios para cada posición: a.

Introduzca una descripción de posición, como DL 1525.

b.

Introduzca una descripción de categoría, como Ordenadores. Cada descripción de una categoría distinta crea una categoría de catálogo diferente.

c.

Introduzca el importe. Cuando se genera el fichero, el formato de precio se modifica al formato 100.00



d.

De la lista Moneda, seleccione la moneda que va a utilizar.

e.

Introduzca el número de unidades de precio para un cierto precio.

f.

De la lista Unidad de precio, seleccione la unidad de precio que va a utilizar. Cuando complete el archivo CSV, tenga en cuenta lo siguiente: La ayuda para entrada para los campos en la plantilla del archivo CSV solo está disponible en inglés. Sin embargo, si actualiza un catálogo en un idioma distinto, los valores del campo se mostrarán correctamente. ●

●

●

4.

Como la creación de un catálogo en base a un archivo CSV está diseñado para catálogos pequeños, puede tener problemas con la memoria y de rendimiento en la aplicación de hoja de cálculo cuando genera archivos de catálogo grandes. Puede crear archivos de catálogo con hasta 100.000 posiciones de catálogo. Según la configuración de seguridad de la aplicación de la hoja de cálculo, puede permitir la ejecución de macros.

También puede introducir información opcional, como: ID del proveedor

●

●

Número de pieza del proveedor

●

ID de fabricante

●

Número de pieza del fabricante

●

ID de producto

●

ID de categoría de producto

●

Cantidad mínima de pedido

●

Tiempo de procesamiento en días

●

Descripción larga del artículo

●

Enlace a una imagen del artículo

5.

Una vez que haya introducido la información en los campos solicitados, haga clic en Completar automáticamente ID de posición. Se generará el número de posición de catálogo.

6.

En la ficha Contratos , introduzca la información siguiente: Número de catálogo (se obtiene de la ficha Datos de catálogo)

●

●

Número de contrato

●

Número de posición de contrato

La información introducida aquí se mostrará en la ficha Contratos , en la sección Detalles de la ficha Productos para publicar , en la ficha Productos importados de un catálogo de proveedor. 7.

Al finalizar de introducir toda la información de las posiciones, haga clic en Generar. Aparecerá un popup para que indique la ubicación donde grabar el fichero. Indique la ubicación y haga clic en OK. Como ubicación predeterminada, el sistema propone C:\Users\. El contenido se almacena en un archivo separado por comas (CSV). La extensión del nombre de archivo del archivo generado es txt.

8.

Crear un nuevo catálogo


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9.

a.

Para crear un nuevo catálogo, vaya a la vista Catálogos, haga clic en Nuevo seleccione Catálogo de proveedor o Catálogo personalizado.

b.

En la pantalla de catálogo, introduzca un ID de catálogo. En el catálogo de proveedor también deberá indicar el ID del proveedor. Para más información, véanse las tareas y .

y

Haga clic en Importar y luego en Navegar para buscar el fichero CSV que quiere añadir al catálogo. Haga clic en Importar para importar el fichero al catálogo. El sistema graba automáticamente el catálogo después de la importación.

Publicar un catálogo interno 1.

Elija la vista Catálogos.

2.

En la lista Mostrar, seleccione Catálogos a publicar para visualizar la lista de todos los catálogos sin publicar. Puede publicar cualquier catálogo, excepto los que tengan el estado de importación En proceso.

3.

Seleccione el catálogo que va a publicar y haga clic en Editar para abrir el editor Catálogo. Como alternativa puede seleccionar el catálogo de la lista de trabajo en la vista Catálogos y clicar Publicar sin ir al editor de catálogos.

4.

En el editor Catálogo, clicar Publicar para publicar el catálogo actualizado. Una vez haya hecho clic en Publicar y si el catálogo está atascado en su publicación con el estado de publicación En proceso; puede resetear el estado del catálogo haciendo clic en Revertir publicación . Esto liberará cualquier bloqueo que exista para dicho catálogo y el estado de su publicación pasará a ser Con errores.

Publicación de un catálogo de proveedor Esto le permite publicar un catálogo de proveedor. 1.


2.

En la lista Visualizar, seleccione Catálogos por publicar para visualizar la lista de todos los catálogos sin publicar. También puede publicar un catálogo de proveedor seleccionando el catálogo y clicando Publicar .

3.

Seleccione el catálogo que va a cancelar y haga clic en Editar para abrir la pantalla Catálogo de proveedor. Sólo puede publicarse un catálogo con el estado de importación de Con éxito. Puede verificar el estado de importación del catálogo de proveedor en la vista Catálogos, en Estado de importación. Si el estado del importe es Fallido, No iniciado o En proceso, el catálogo del proveedor no ha completado el proceso de importación del fichero del catálogo y no puede publicarse todavía.

4.

En el editor Catálogo de proveedor haga clic en Productos importados para abrir la vista Productos importados.



5.

6.

Visualice la información detallada de los productos en el catálogo y verifique o elimine cualquier producto o categoría de producto no deseada. a.

En Categorías de productos, seleccione un producto y visualice la información detallada en la tabla Productos.

b.

En Categorías de productos, seleccione una categoría y haga clic en Eliminar para eliminar la categoría de producto del catálogo.

c.

En Productos, seleccione una categoría y haga clic en Eliminar para eliminar la categoría de producto del catálogo.

En la pantalla Catálogo de proveedor haga clic en Grabar para grabar el catálogo actualizado y, a continuación, haga clic en Publicar para publicar la actualización. El catálogo se añade a la lista Catálogos publicados en la vista Catálogos. Para abrir el catálogo de proveedor de esta lista, haga clic en el vínculo adecuado de la ID del catálogo correspondiente. Una vez haya hecho clic en Publicar y si el catálogo está atascado en su publicación con el estado de publicación En proceso; puede resetear el estado del catálogo haciendo clic en Revertir publicación . Esto liberará cualquier bloqueo que exista para dicho catálogo y el estado de su publicación pasará a ser Con errores.

Definir posiciones recomendadas Esta tarea le permite definir posiciones recomendadas de catálogos publicados para empleados que utilizan la compra mediante autoservicio. 1.

Inicie la tarea común Definir posiciones recomendadas, que pertenece al centro de trabajo Portafolio de productos.

2.

En la pantalla Búsqueda de catálogo buscar los productos que quiere recomendar. Estos productos se pueden encontrar en los catálogos de proveedor, personalizado o externo. También puede explorar el índice de categorías para buscar una posición.

3.

Clicar Seleccionar para todas las posiciones que quiere recomendar.

4.

Haga clic en Transferir posiciones seleccionadas para enumerar las posiciones seleccionadas en la actividad Definir posiciones recomendadas. El sistema le devuelve a la actividad Definir posiciones recomendadas, donde son visibles las posiciones seleccionadas de la lista.

5.

En la actividad Definir posiciones recomendadas haga clic en Grabar para grabar las posiciones recomendadas y después haga clic en Cerrar para volver a la vista Catálogos. Las posiciones recomendadas están ahora en la lista Posiciones recomendadas. Para buscar estas posiciones, vaya al centro de trabajo Página principal, seleccione la vista Autoservicio y seleccione la actividad Ir de compras.


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3.3.2 Conceptos básicos 3.3.2.1 Catálogos Resumen Los catálogos en línea proporcionan acceso rápido a la información sobre el producto y ponen a disposición de los usuarios un gran número de productos. Como gestor de catálogo puede crear sus propios catálogos internos y acceder a catálogos externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI) en la vista Catálogos del centro de trabajo Portafolio de productos. Un catálogo interno es un catálogo creado o almacenado en el sistema. Puede controlar cómo y cuándo se implementan las modificaciones en cada catálogo. Cada catálogo contiene materiales o servicios que están estructurados en una jerarquía de categorías, lo que hace más eficaz la búsqueda de posiciones. Los empleados pueden utilizar los catálogos para realizar compras de autoservicio como, por ejemplo, comprar un nuevo ordenador portátil. También puede utilizar los catálogos en los procesos de compra. Para utilizar los catálogos en los procesos de compra automatizados, puede fijar valores estándar de catálogo para los artículos que se compran con frecuencia o dejar que el proveedor asigne sus categorías de producto a los productos. En los catálogos internos, puede asignar un producto del maestro de productos para cada producto del catálogo. Esto significa que no es necesario crear un nuevo producto para cada posición del catálogo. Esto economiza en gran medida la entrada manual, ya que por lo general los catálogos se utilizan para materiales que no son de almacén, como hardware, software y materiales de oficina.




Tipos de catálogo Hay dos tipos diferentes de catálogos internos: ●

Catálogos personalizados que usted creó por completo con artículos de distintos proveedores

●

Catálogos de proveedor que tienen contenido importado de un archivo enviado por un proveedor

El sistema admite los siguientes tipos de archivo de catálogo interno: ●

●

Archivo XML BMEcat BMEcat es un formato ampliamente aceptado desarrollado para estandarizar y simplificar el intercambio de datos de catálogos de productos entre compradores y proveedores. La mayoría de los proveedores importantes pueden proporcionarle archivos en este formato Este tipo de archivo se utiliza principalmente para los catálogos de proveedor. Archivo CSV Un archivo de valores separados por coma (CSV) es un archivo de texto especialmente formateado que almacena datos de hoja de cálculos en un formato muy simple. Cada línea contiene un registro y cada campo dentro de ese registro está separado por un carácter, como una coma, un punto y coma o una barra. Debido a que el formato de archivos CSV no es un estándar de la industria y que la creación de un archivo CSV puede ser complicada, se ofrece una plantilla en la vista Catálogos del centro de trabajo Portafolio de productos. Para crear fácilmente un archivo con información del catálogo en la plantilla, introduzca la información obligatoria y opcional. Una vez haya finalizado, puede generar un archivo que se grabará en una ubicación definida por el usuario. A continuació podrá crear un nuevo catálogo al que puede importar el archivo CSV que acaba de crear. Este tipo de archivo se utiliza principalmente para los catálogos personalizados.

Un catálogo externo es un catálogo almacenado fuera de SAP Business ByDesign, por lo general, en el sitio de un proveedor. El proveedor se encarga de crear y actualizar el catálogo, lo que supone que usted no puede modificar el contenido. Si su empresa cuenta con un sistema de catálogos propio que desee integrar en SAP Business ByDesign, puede configurar un catálogo externo en la intranet de su empresa al que se podrá acceder después mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI). Puede conectar fácilmente un catálogo externo a su sistema. Según las parametrizaciones del sistema, puede integrar catálogos externos con carritos de compra, pedidos, solicitudes de oferta y entradas de mercancías y servicios. Puede transferir datos de catálogos externos a un documento de compra mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI) estándar, que es la interfaz entre los catálogos externos y el sistema. Para obtener más información, consulte Configurar catálogos externos.

Trabajar con catálogos Si desea importar un catálogo de proveedor al sistema, primero debe crear un catálogo nuevo. A continuación, puede importar a su catálogo un archivo con contenido de catálogo. Según el tamaño del archivo, la importación y modificación del estado puede tardar un tiempo. Al importar un archivo, los datos se añaden a su sistema. Posteriormente, puede borrar los productos o las categorías de producto que no necesite para su catálogo. Después puede verificar el c atálogo y publicarlo. Puede crear su propio catálogo personalizado con artículos de distintos proveedores. Para ello, introduzca manualmente todos los artículos y su información en el editor de catálogo o importe a su catálogo un archivo CSV que contenga todos los datos de catálogo. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Portafolio de productos

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Para obtener más información, consulte Catálogos personalizados [página 29]. Puede definir valores estándar para el catálogo, como el ID de proveedor o la categoría de producto con la tarea Definir valores estándar para catálogo. En función de sus parametrizaciones, el sistema puede crear automáticamente pedidos a partir de los carritos de compra con los artículos del catálogo. En la actividad opcional de ajuste preciso Valores estándar para catálogos de proveedor, puede definir una categoría de producto estándar para los artículos del catálogo sin asignación de categoría previa. También es posible asignar un proveedor que se utilizará cada vez que seleccione un producto en particular de un catálogo. Para obtener más información, consulte Configuración: Valores estándar para catálogos de proveedores. Si hay artículos que se solicitan con frecuencia o para los cuales se negoció una tarifa especial, puede marcar estos productos como artículos recomendados mediante la tarea común Definir artículos recomendados. Los empleados que utilizan la función de compras por autoservicio pueden ver estos artículos recomendados cuando buscan productos. Para obtener más información, consulte Procesamiento de carritos de compra. Para utilizar catálogos externos en su sistema, debe definir los parámetros de la interfaz de catálogos abierta en la actividad opcional de ajuste preciso Parámetros de la interfaz de catálogos abierta para catálogos externos Esta actividad le permite definir los atributos y parámetros de los catálogos de proveedor externos para que puedan integrarse en el proceso de compra. Todos los catálogos de p roveedor definidos quedan visibles para las compras por autoservicio, los pedidos, las solicitudes de oferta y las entradas de mercancías y servicios. Si el catálogo externo admite la característica de búsqueda simultánea en todos los catálogos de la interfaz de catálogos abierta, es preciso activarla al conectar un catálogo externo. La búsqueda simultánea en todos los catálogos le permite buscar en varios catálogos al mismo tiempo. Para obtener más información, consulte Configurar catálogos externos. Puede buscar productos en los catálogos internos y externos. Cuando haya encontrado el artículo deseado, puede transferirlo a un pedido, un carrito de compras, una solicitud de oferta o una entrada de mercancías y servicios.

Consulte también Guía rápida para Catálogos [página 84] Gestión de relación con proveedores [página 7]

3.3.2.2 Catálogos personalizados Resumen Un catálogo personalizado le permite crear uno de hecho a medida para su empresa. Puede mezclar y comparar posiciones de distintos proveedores en un catálogo en vez de tener un catálogo para cada proveedor. Puede, por tanto, dividir el catálogo personalizado en distintas categorías para ajustar las necesidades comerciales de su empresa. Puede crear, publicar y editar catálogos en el centro de trabajo Portafolio de productos en Catálogos.




Beneficios El sistema proporciona funciones para crear un catálogo si un proveedor no puede proporcionar uno. Si utiliza los catálogos personalizados, se reduce la complejidad de los procesos empresariales. Puede crear uno con productos de múltiples proveedores.

Crear un catálogo personalizado En el centro de trabajo Portafolio de productos, vista Catálogos, primero tiene que crear un nuevo catálogo en la actividad Nuevo catálogo personalizado, en el que tiene que asignar un ID y un nombre de catálogo. El sistema fija el Estado de importación y el Estado de publicación en No iniciado. A continuación, puede añadir manualmente artículos al añadir una fila para cada artículo del catálogo personalizado. Para cada fila, tiene que indicar la información necesaria: ●

Descripción de producto

●

Precio neto

●

Precio de unidad

También puede indicar información opcional como el tiempo de procesamiento en días y el ID del proveedor. Si no, puede importar artículos del catálogo de un archivo de datos formateado con la opción Importar de la vista Catálogos. Una vez se han transmitido con éxito todos los datos, éstos se envían al catálogo de productos. Si los datos se han cargado completamente en el catálogo, el sistema modifica el Estado de importación a Con éxito. Sin embargo, si los datos no se cargaron completamente en el catálogo, el Estado de importación se modifica automáticamente a Fallido. En este caso, puede seleccionar el catálogo en la vista Catálogos y luego Visualizar log de importación para averiguar cuál es el error y ejecutar medidas de corrección para volver a importar el archivo de datos. Si el log de importación no da suficiente información detallada, puede notificar un incidente en el Centro de ayuda. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Portafolio de productos

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El Estado de publicación sigue siendo No iniciado. Esto significa que el sistema no hace que este catálogo esté disponible para su utilización en pedidos, contratos, solicitudes de oferta, carritos de la compra o entradas de mercancías y servicios.

Publicar un catálogo personalizado Puede publicar un catálogo personalizado en la vista Catálogos al seleccionarlo en la lista y haciendo clic en Publicar. También es posible publicar un catálogo directamente en el editor Catálogo personalizado. El proceso de publicación agrupa las modificaciones según la categoría y las separa en paquetes para que sea más fácil tratarlas y para que el sistema tenga un mejor rendimiento. El sistema fija el Estado de publicación en En proceso. Al final del proceso, el sistema automáticamente fija el Estado de publicación actual en Correcto y el sistema graba la fecha de publicación. El sistema también fija el Último estado de publicación. Un catálogo personalizado puede tener el estado Publicado parcialmente; esto puede ocurrir cuando un gestor de catálogo borra un producto importado o una categoría de producto después de haberlo publicado correctamente anteriormente. Cuando el Estado de publicación está fijado en Con éxito, el sistema pone el catálogo a disposición en pedidos, contratos, solicitudes de ofertas, carritos de compra y entradas de mercancías y servicios.

Editar un catálogo personalizado Puede actualizar un catálogo personalizado como cuando se modifican artículos. En el editor Catálogo personalizado, puede añadir un nuevo artículo, actualizar uno de ya existente o eliminar uno de obsoleto. En Detalles, puede hacer más modificaciones, como adjuntar una imagen de un artículo (se permiten todos los formatos) o para actualizar la descripción del producto. Tiene que publicar el catálogo de nuevo para que las modificaciones estén disponibles para lo s empleados en el proceso de compra.

Consulte también Guía rápida para Catálogos [página 84] Catálogos [página 27] Procesamiento de catálogo interno [página 31]

3.3.2.3 Procesamiento de catálogo interno Resumen Puede utilizar catálogos internos para proporcionar información acerca de un subconjunto de los productos de su empresa o de los productos del proveedor. Puede ajustar la información para grupos objetivos específicos, como gestión o mantenimiento de las instalaciones, para proporcionar exactamente la información que necesitan esos grupos. También puede utilizar catálogos para comunicar información acerca de productos para estos grupos. Como responsable del contenido del catálogo, por ejemplo, un comprador o un gestor de contenido del catálogo puede crear catálogos, importar datos de proveedor y gestionar de forma efectiva la estructura y el contenido de todos los catálogos. También puede verificar la calidad del contenido del catálogo para asegurarse de que toda la información sea correcta y esté actualizada. Si el contenido de su catálogo es correcto, puede decidir que se publique para su utilización en diferentes procesos de compra para grupos objetivo.




Tamaño del fichero por defecto Por defecto, el tamaño del fichero que puede subir al sistema es 100MB. El límite de tamaño se basa en el parámetro del sistema icm/HTTP/max_request_size_KB. Si necesita cargar catálogos más grandes, póngase en contacto con el administrador del sistema o informe del incidente en el Centro de ayuda para ajustar el parámetro en el sistema.

Flujo de proceso Crear y actualizar un catálogo 1.

Definir un catálogo de proveedor En el centro de trabajo Portafolio de productos , en la vista Catálogos, también puede definir un nuevo catálogo en el que puede cargar nuevos datos por medio de la actividad rápida Nuevo catálogo de proveedor. En caso contrario, puede elegir un catálogo existente para actualizarlo por medio de la actividad rápida Catálogo de importación. Debe asignar un ID de catálogo y un ID de proveedor; puede asignar un nombre al catálogo en cualquier momento antes de la publicación. Si indica un nombre para un catálogo será más fácil de encontrar durante una búsqueda. El sistema fija el Estado de importación y el Estado de publicación en No iniciado.

2.

Recibir datos del proveedor o crear su propio fichero de datos Un proveedor le proporciona datos de un catálogo de productos. Los datos deben estar formato BMEcat o CSV. Opcionalmente, puede crear sus propios datos de catálogo utilizando la plantilla que le suministra SAP Business ByDesign. Una vez que haya introducido todos los datos del catálogo, puede generar un fichero CSV, grabarlo en sus sistema y cargarlo en un catálogo.

3.

Importar el catálogo Puede iniciar la carga del fichero en la vista Catálogos por medio de la actividad rápida Importar catálogo. El contenido del fichero se divide en paquetes para facilitar su gestión y obtener un mejor funcionamiento. El


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sistema fija el Estado de importación en En proceso. Cada paquete se envía al sistema, que lee el contenido y crea los datos del catálogo, como categorías y posiciones. La carga finaliza cuando todos los paquetes se han transmitido correctamente. El sistema modifica el Estado de importación a uno de los siguientes: Correcto Los datos se han cargado completamente en el catálogo. ●

Fallido Los datos no se han cargado completamente en el catálogo. En este caso, puede ver el log de importación para encontrar el error y ejectuar medidas de corrección para reimportar el fichero de datos. Si el log de importación no da información detallada, puede notificar un incidente en el Centro de ayuda.

●

A partir de los datos del proveedor cargados, se crea un nuevo c atálogo de productos o se actualiza un catálogo existente, en el que el sistema sobreescribe el contenido existente con el nuevo contenido. El Estado de publicación sigue siendo No iniciado. El sistema no hará que este catálogo esté disponible para su utilización en pedidos, solicitudes de oferta, carritos de la compra o entradas de mercancías y servicios. Opcionalmente, puede definir las opciones por defecto del catálogo utilizando la tarea común Definir opciones del catálogo por defecto en el centro de trabajo Portafolio de producto . En este caso, el sistema almacena una categoría de productos por defecto, así como un ID de proveedor por defecto para utilizar si no está disponible ninguno de los dos. El sistema transferirá automáticamente estos datos (categoría de producto e ID de proveedor) al pedido, solicitud de oferta o carrito de la compra relevantes cuando se seleccione un producto del catálogo, o a una entrada de mercancías y servicios para un artículo con límite.

Publicar un catálogo 1.

Publicar el catálogo Cuando inicie el proceso de publicación, el sistema fija el Estado de publicación actual en En proceso. Al final del proceso de publicación, el sistema fija el Estado de publicación actual en Correcto y el sistema graba la fecha de publicación. El sistema también fija el Último estado de publicación. Un catálogo personalizado puede tener el estado Publicado parcialmente; esto puede ocurrir cuando un gestor de catálogo borra un producto importado o una categoría de producto después de haberlo publicado correctamente anteriormente. Si falla el proceso de publicación, el último catálogo publicado sigue estando disponible en el sistema para los grupos objetivos. Puede hacer clic en la Vista del log de publicación , en el resumen Catálogos para encontrar el error y ejecutar las medidas de corrección para volver a publicar el catálogo. Generalmente, un catálogo que se ha cargado correctamente se puede publicar. Si no puede publicar un catálogo, informe del incidente en el Centro de ayuda. El sistema desencadena la indexación de un catálogo, lo que le permite utilizar la búsqueda de catálogo. La búsqueda de catálogo sólo se puede utilizar para un catálogo que se haya indexado.

2.

Búsqueda en el catálogo Una vez que se ha completado el proceso de publicación, el sistema hace que el catálogo esté disponible para su utilización en pedidos, contratos, solicitudes de oferta, carritos de la compra o una entrega de mercancías y servicios para un artículo con límite.

Consulte también Guía rápida para Catálogos [página 84] Catálogos [página 27] 98 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Catálogos personalizados [página 29]

3.4 Vista Precios de lista 3.4.1 Guía rápida para precios de lista (en portafolio de productos) Como comprador desea optimizar y gestionar sus procesos de determinación de fuentes de aprovisionamiento y de precios de la manera más eficaz posible. Utiliza precios de lista como fuente de aprovisionami ento para productos, por ejemplo, si no existe un catálogo o un contrato disponible de un proveedor.

Conceptos básicos Precios de lista en Gestión de relación con proveedores Dentro del portafolio del producto, los precios de lista visualizan la información de precios suministrada por los proveedores. Se utilizan los precios de lista, por ejemplo, si no existe ningún catálogo o contrato disponible de un proveedor. Este puede ser el caso si se ha recibido la información de precios de un proveedor en una feria comercial o si utiliza información sobre precios que un proveedor ha subido a Internet. También, dependiendo del volumen de ventas, puede que no desee negociar contratos con los proveedores, por ejemplo, si en ocasiones compra partidas específicas en pequeñas cantiades. El sistema proporciona un resumen de todos los precios de lista para gestionarlos más eficientemente. Puede crear precios de lista individuales actualizados y escalas de precios, además modificar a su vez los precios de lista múltiples. Los precios de lista sirven por defecto como precio neto y sirven como fuente de suministro para productos. Dado que los precios de lista también dependen del tiempo, están sujetos a cambios y sólo son válidos para un período de tiempo específico. También puede verificar cómo un precio de lista se va modificando. Las actualizaciones de un precio de lista se visualizan en la etiqueta Historial de precio del precio de lista. El historial de precios de un precio de lista muestra las modificaciones en las fechas válido de/a y los precios a lo largo del tiempo. Para obtener más información, consulte aquí [página 101].

Períodos de validez solapados en precios de lista en Gestión de relación con proveedores Los precios de lista están sujetos a cambios y sólo son válidos para un período de tiempo espeífico porque depend en del tiempo. Al actualizar un precio de lista que tiene el estado Liberado, el sistema crea una versión del precio de lista utilizando la fecha actual o la fecha que especificó como la fecha del campo válido desde. De forma similar, si crea un precio de lista nuevo para el mismo producto para el que ya existe un precio de lista pero el período de validez discrepta, el sistema debe solucionar el solapamiento del período de validez. Los precios de lista con estado En preparación no se ven afectados por el solapamiento de los períodos de validez. Si selecciona la casilla Modificar precio de lista anterior, sólo puede modificar el precio, las escalas de precio y la descripción del precio de lista. No puede cambiar las fechas válido dese/hasta porque no se ha creado ninguna versión actualizada de los precios de lista. Por consiguiente, no se visualizan los cambios en el precio en la etiqueta Historial del precio ya que usted no puede cambiar las fechas válido desde/hasta del precio de lista. Puede encontrar los cambios en la etiqueta Cambios . Así pues, si selecciona la casilla de selección Cambiar precio de lista antigua , no se solapan los períodos de validez.


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Para obtener más información, consulte aquí [página 104].

Tareas Creación de un precio de lista Para obtener más información, consulte aquí [página 107].

Creación de un precio de lista de Microsoft Excel® Para obtener más información, consulte aquí [página 108].

Actualización un precio de lista "En preparación" 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, seleccione un precio de lista que tenga el estado En preparación y haga clic en Editar .

2.

Actualice los detalles necesarios.

3.


4.

Haga clic en Liberar .

Actualización de un precio de lista "Liberado" 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, seleccione el precio de lista liberado y haga clic en Editar . Si intenta actualizar un precio de lista liberado, el sistema creará un precio de lista nuevo por defecto.

2.

Si desea actualizar la descripción del precio de lista y/o las escalas de precios, verifique el indicador Modificar precio de lista anterior. Esto garantiza que está actualizando el precio de lista existente y no creando uno nuevo. a.

Actualice la Descripción de precio de lista o las Escalas de precios.

b.


El precio de lista liberado existente se ha actualizado y liberado. 3.

Si desea actualizar el período de validez del precio de lista junto con la descripción o las escalas de precios, anule el indicador Modificar precio de lista anterior. a.

Actualice los campos Descripción de precio de lista, Escalas de precios o Válido desde/hasta.

b.


Un precio de lista nuevo se ha creado y se ha liberado. La fecha Válido hasta del precio de lista antiguo se fija automáticamente en la fecha anterior a la fecha Válido desde del precio de lista nuevo.

Actualización de varios precios de lista Para obtener más información, consulte aquí [página 110].

Liberación de un precio de lista 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, seleccione Mostrar y Precios de lista: En preparación.



2.

Seleccione el precio de lista requerido, haga clic en Liberar y seleccione Liberar.

Cancelación de un precio de lista 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, seleccione el precio de lista requerido.

2.

Haga clic en Liberar y seleccione Cancelar liberación. El precio de lista no se tendrá en cuenta en los procesos de aprovisionamiento.

Borrado de un precio de lista 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, seleccione el precio de lista requerido.

2.

Haga clic en Borrar . Sólo puede borrar los precios de lista que todavía no se han liberado. Si un precio de lista ya se ha liberado, no podrá borrarlo porque no seria posible rastrear los precios en los documentos de compras en los que se utiliza el precio de lista. Para impedir que se tenga en cuenta el precio de lista en los procesos de aprovisionamiento, puede cancelar la liberación.

Visualización de precios de lista que existen para la misma combinación de producto y proveedor 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, haga clic en el precio de lista requerido.

2.

En el editor de precio de lista, vaya a la ficha Historial del precio . Si ha abierto un precio de lista Liberado, podrá visualizar otros precios de lista liberados que existen para la misma combinación de producto y proveedor.

●

●

Si ha abierto un precio de lista En preparación, podrá visualizar otros precios de lista liberados para el producto.

Exportación de precios de lista a Microsoft Excel® Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Exportar datos comerciales utilizando Microsoft Excel® [página 67].

3.4.2 Conceptos básicos 3.4.2.1 Precios de lista en Gestión de relación con proveedores Resumen Dentro del portafolio del producto, los precios de lista visualizan la información de precios suministrada por los proveedores. Se utilizan los precios de lista, por ejemplo, si no existe ningún catálogo o contrato disponible de un proveedor. Este puede ser el caso si se ha recibido la información de precios de un proveedor en una feria comercial o si utiliza información sobre precios que un proveedor ha subido a Internet. También, dependiendo del volumen de ventas, puede que no desee negociar contratos con los proveedores, por ejemplo, si en ocasiones compra partidas específicas en pequeñas cantiades.


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El sistema proporciona un resumen de todos los precios de lista para gestionarlos más eficientemente. Puede crear precios de lista individuales actualizados y escalas de precios, además modificar a su vez los precios de lista múltiples. Los precios de lista sirven por defecto como precio neto y sirven como fuente de suministro para productos. Dado que los precios de lista también dependen del tiempo, están sujetos a cambios y sólo son válidos para un período de tiempo específico. También puede verificar cómo un precio de lista se va modificando. Las actualizaciones de un precio de lista se visualizan en la etiqueta Historial de precio del precio de lista. El historial de precios de un precio de lista muestra las modificaciones en las fechas válido de/a y los precios a lo largo del tiempo.

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los precios de lista se activan en la configuración de su solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y elija la vista Proyectos de implementación. Elija el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance asegúrese de que se ha seleccionado Determinación de precios de productos y servicios dentro de Datos comerciales generales. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Determinación de precios de productos y servicios. Seleccione Precio de lista de compra y responda a las preguntas relacionadas con el precio de lista de compra para productos.

Precios de lista en detalle Al utilizar los precios de lista, puede gestionar la determinación de precios y el aprovisionamiento de manera efectiva. El sistema proporciona un resumen de los precios de lista y los proveedores que ofrecen los productos. Para optimizar los procesos de aprovisionamiento, puede utilizar los precios de lista que proporciona la determinación automática de fuente de aprovisionamiento. Los precios de lista también pueden determinarse como una fuente fija de aprovisionamiento. Puede utilizar los precios de lista para los carritos de compra, las solicitudes de compra, los pedidos, las entradas de mercancías y servicios, y también para la verificación de facturas de proveedores. También puede comparar precios de lista en un período en particular de diferentes proveedores o en diferentes períodos de validez.

Crear precios de lista Para crear nuevos precios de lista, proporcione información general, por ejemplo, acerca del proveedor y el producto, junto con información sobre los precios y las fechas de inicio y fin de validez. Puede seleccionar categorías de producto, lo que hace más fácil y eficiente la creación de precios de lista ya que sólo debe introducir el precio. También puede seleccionar un proveedor e introducir todos los productos y precios de ese proveedor. Si no introduce una descripción para el precio de lista, el sistema genera una descripción, la cual consiste de los ID de producto y proveedor. Esto facilita el seguimiento y la búsqueda de precios de lista de un producto o proveedor específico. Una vez creada, el sistema verifica la precisión de las entradas. Si el precio de lista está completo y es c orrecto, se libera automáticamente y queda disponible para su uso.



Actualizar precios de lista Al actualizar un precio de lista que tiene el estado Liberado, el sistema crea una versión del precio de lista utilizando la fecha actual como la fecha Válido desde. Una vez que finalizó la actualización del precio de lista y lo liberó, cuenta con dos precios de lista: el precio de lista actualizado con la fecha actual o la fecha especificada como fecha Válido desde, y un precio de lista con la fecha anterior a la nueva fecha Válido desde como la nueva fecha Válido hasta. También puede actualizar precios de lista anteriores. Si selecciona la casilla Modificar precio de lista anterior, sólo puede modificar el precio, las escalas de precio y la descripción del precio de lista. No puede modificar las fechas del campo válido desde/hasta. Por lo tanto, las modificaciones de precio solo se muestran en la ficha Modificaciones . Al actualizar un precio de lista que tiene el estado En preparación, el sistema actualiza el precio de lista y no crea una nueva versión de él. Si en los datos maestros del producto se modificó la categoría de producto que se especificó en el precio de lista, el sistema actualiza automáticamente la categoría de producto en el precio de lista.

Modificar varios precios de lista Debido a que los precios de lista pueden cambiar con frecuencia, puede utilizar la función Actualización en masa para modificar varios precios de lista al mismo tiempo. Seleccione los precios de lista y defina las modificaciones, como nuevas fechas en el campo Válido desde/hasta, nueva descripción, etc., o modifique el precio mediante un porcentaje especificado. Una vez que se aplican las modificaciones en masa, puede realizar modificaciones individuales a los precios de lista antes de revisar las modificaciones realizadas.

Eliminar y cancelar precios de lista Si falta información en el precio de lista, éste no se libera y, por lo tanto, se puede eliminar. Sin embargo, una vez liberado, no puede eliminar el precio de lista ya que no podrá realizar el seguimiento de precios en documentos donde se utiliza dicho precio de lista. Para evitar que este precio de lista se utilice, debe cancelar la liberación.

Exportar e importar mediante Microsoft Excel® Puede exportar precios de lista a Microsoft Excel® solo para su visualización. Puede importar datos de Microsoft Excel® al sistema para definir precios de lista. Susana crea un pedido de un producto que está disponible. Si el precio de lista es el precio más adecuado, el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manual o un contrato se encuentran disponibles, Susan puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor del contrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde para ser utilizado como fuente de aprovisionamiento.

Consulte también Crear un precio de lista [página 107] Actualizar varios precios de lista [página 110] Períodos de validez solapados en precios de lista en Gestión de relación con proveedores [página 104]


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3.4.2.2 Períodos de validez solapados en precios de lista en Gestión de relación con proveedores Resumen Los precios de lista están sujetos a cambios y sólo son válidos para un período de tiempo espeífico porque depen den del tiempo. Al actualizar un precio de lista que tiene el estado Liberado, el sistema crea una versión del precio de lista utilizando la fecha actual o la fecha que especificó como la fecha del campo válido desde. De forma similar, si crea un precio de lista nuevo para el mismo producto para el que ya existe un precio de lista pero el período de validez discrepta, el sistema debe solucionar el solapamiento del período de validez. Los precios de lista con estado En preparación no se ven afectados por el solapamiento de los períodos de validez. Si selecciona la casilla Modificar precio de lista anterior, sólo puede modificar el precio, las escalas de precio y la descripción del precio de lista. No puede cambiar las fechas válido dese/hasta porque no se ha creado ninguna versión actualizada de los precios de lista. Por consiguiente, no se visualizan los cambios en el precio en la etiqueta Historial del precio ya que usted no puede cambiar las fechas válido desde/hasta del precio de lista. Puede encontrar los cambios en la etiqueta Cambios . Así pues, si selecciona la casilla de selección Cambiar precio de lista antigua , no se solapan los períodos de validez.

Resolución de períodos de validez solapados Según el alcance del conflicto entre los períodos de validez de los precios nuevos y existentes, el sistema resuelve la superposición según corresponda: ●

●

●

Caso 1: El período de validez de precio de lista existente es mayor que el período de validez de precio de lista nuevo Caso 2: El período de validez de precio de lista nuevo está dentro del período de validez de precio de lista existente Caso 3: El período de validez de precio de lista nuevo es mayor que el período de validez de precio de lista existente

●

Caso 4: El precio de lista nuevo interfiere con varios precios de lista existentes

●

Caso 5: Dos precios de lista nuevos interfieren con un precio de lista existente

●

Caso 6: Dos precios de lista nuevos interfieren

Los ejemplos que se proporcionan a continuación están basados en los precios de lista que tienen el estado Liberado.

Ejemplos



El período de validez del precio de lista nuevo interfiere con la fecha Válido hasta del precio de lista existente. El sistema borra el período de validez solapado del precio de lista existente.

El período de validez del precio de lista nuevo no interfiere con la fecha Válido hasta del precio de lista existente. El sistema borra el período de validez solapado del precio de lista existente y crea un precio de lista adicional, con una fecha Válido desde como la fecha posterior a la fecha Válido hasta del precio de lista nuevo. La fecha Válido hasta original es la fecha Válido hasta del precio de lista adicional.

Si el período de validez de un precio de lista nuevo interfiere por completo con el período de validez de un precio de lista existente, el sistema fija el estado del precio de lista existente como Liberación cancelada.


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Si el período de validez de un precio de lista nuevo interfiere con el período de validez de varios precios de lista existente, el sistema borra los períodos de validez solapados de los precios de lista existentes que interfieren con el período de validez del precio de lista nuevo. Además, si es necesario, el sistema fija el estado de un precio de lista existente que interfiere por completo con el precio de lista nuevo como Liberación cancelada.

Si los períodos de validez de dos precios de lista nuevos interfieren con el período de validez de un precio de lista existente pero no interfieren entre ellos, el sistema borra el período de validez solapado del precio de lista existente que interfiere con los períodos de validez de los precios de lista nuevos.

Si los períodos de validez de dos precios de lista nuevos interfieren, la resolución de la superposición falla porque el sistema no puede determinar qué precio de lista debe aceptar. Por lo tanto, el sistema rechaza los dos precios de lista nuevos y los precios de lista existentes continúan disponibles.



3.4.3 Tareas 3.4.3.1 Crear un precio de lista Resumen Puede crear uno o varios precios de lista para producto(s) suministrados por un proveedor. Un precio de lista liberado luego se utiliza como fuente de aprovisionamiento en solicitudes de compra, entradas de mercancías y servicios y verificación de facturas de proveedor.

Procedimiento 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, haga clic en Nuevo Precio de lista.

y seleccione

También puede iniciar la tarea común Nuevo precio de lista, que pertenece al centro de trabajo Portafolio de productos. 2.

En la pantalla Opciones estándar: a.

Introduzca el ID de empresa para actualizar los precios de lista específicos de la empresa. Si la empresa no está actualizada, todas las empresas podrán utilizar el precio de lista.

b.

Seleccione un Proveedor, Moneda, fechas deinicio/fin de validez del precio.

c.

Introduzca una Descripción de precio de lista. Si no introduce una descripción para el precio de lista, el sistema genera una descripción, la cual consiste en los ID de producto y proveedor.

d.

Seleccione una Categoría de producto. Todos los productos que pertenecen a la categoría de producto seleccionada se visualizan por defecto en la pantalla Introducir precio.

e.

Haga clic en Siguiente .

Estos valores se utilizarán como valores por defecto en todos los precios de lista que se crearán para los productos seleccionados. Si aquí no introduce valores, puede especificar estos detalles en la pantalla Introducir precio. 3.

En la pantalla Introducir precio: a.

Introduzca detalles de precio, como el precio y escalas de precios. Si no había introducido detalles en la pantalla Opciones estándar, puede introducir aquí estos detalles.

b.

El sistema automáticamente verifica el indicador Liberar para precios de lista consistentes. Si no desea liberar automáticamente un precio de lista, puede desmarcar el indicador Liberar en la línea necesaria. Un precio de lista es consistente cuando se introduce el proveedor, producto, precio y unidad de moneda correctos.

c.

Haga clic en Siguiente .

4.

En la pantalla Revisión, verifique la información que ha introducido. Para modificar detalles, haga clic en Anterior y efectúe las modificaciones necesarias.

5.

Para confirmar el nuevo precio de lista, seleccione Finalizar .


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Resultado Los precios de lista liberados ahora están disponibles para su uso inmediato y no se pueden borrar. Si existen precios de lista que no se han liberado automáticamente, puede actualizar los detalles necesarios en estos precios de lista y liberarlos manualmente. Si no desea utilizar un precio de lista como fuente de aprovisionamiento, debe cancelar la liberación del precio de lista necesario.

Consulte también Períodos de validez solapados en precios de lista en Gestión de relación con proveedores [página 104]

3.4.3.2 Cree precios de lista con Microsoft Excel® Resumen Puede crear precios de lista indicándolos en una plantilla de Microsoft Excel predefinida y cargándolos en el sistema SAP Business ByDesign.

Requisitos previos Debe haber instalado el último . Según la configuración de su solución, puede realizar esta tarea desde el Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal, desde el Centro de descarga en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios o desde el vínculo Descarga que está disponible directamente en la interfaz de usuario. Además, las parametrizaciones de su navegador se deben efectuar de manera adecuada. Puede verificarlo haciendo clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC en la pantalla de entrada al sistema.

Pasos En el sistema SAP Business ByDesign, en el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, haga clic en Nuevo y luego en Precios de lista de Microsoft Excel. 1.

Seleccione la plantilla. Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar. Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definición del alcance. Si sólo ha seleccionado un idioma durante la definición del alcance, no obtendrá una selección de las versiones de idioma para elegir.

2.

Decida qué desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones: Si sólo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir.

●

Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicación para grabar el fichero, introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.

●



Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicación en la que grabó la plantilla y ábrala.

1.

En la cinta Add-In SAP en Microsoft Excel, haga clic en Entrar al sistema. Si no se visualiza la cinta Add-In SAP, verifique que se haya instalado correctamente el (consulte en este documento). Se abre una ventana de diálogo en la que podrá introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URL del sistema se propone automáticamente. El URL del sistema es el URL del sistema con el que está trabajando.

2.

Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema. Después del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP al nombre de su solución.

Tenga en cuenta lo siguiente: ●

●

●

La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o copiar datos. Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un asterisco). Para ayudarle a rellenar los detalles: Algunos campos tienen listas desplegables. ○

○

En algunos campos, puede buscar datos en el sistema, por ejemplo, países. Coloque el cursor en el campo y haga clic en Búsqueda en la cinta o barra de herramientas de su solución para realizar búsquedas en el sistema. En el cuadro de diálogo Búsqueda que aparece, se encuentra disponible un campo de búsqueda. Cuando comienza a escribir en el campo de búsqueda, se filtran las entradas relevantes en las columnas ID y Descripción con lo que no deberá desplazarse por toda la lista. Si el botón Búsqueda no está activo en la cinta o barra de herramientas, no es posible llevar a cabo la búsqueda.

Indique detalles de precio de lista en las filas y en las columnas adecuadas. 1.

Cuando termine de introducir todos los datos, grabe el fichero Microsoft Excel.

2.

Haga clic en Grabar datos en . Se abre un cuadro de diálogo que le informa que los datos se grabaron en la solución. Después de la carga, un mensaje le informa que los datos se grabaron en la solución. Si no facilita toda la información solicitada o si proporciona información incorrecta, algunos de los registros no se grabarán. Los mensajes de error resaltarán los problemas para que pueda corregirlos y volver a grabar los datos.

3.

A continuación, puede desconectarse haciendo clic en Salir del sistema .


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Resultado Los nuevos precios de lista se graban en el sistema SAP Business ByDesign y se añaden a la lista de la vista Precios de lista. Si necesita realizar cambios a estos precios de lista, debe realizarlos directamente en el sistema.

3.4.3.3 Actualizar varios precios de lista Resumen Los precios de lista suelen cambiar a menudo y si hay cambios parecidos en muchos precios de lista, puede utilizar la función Actualización en masa para modificar diversos precios de lista al mismo tiempo. Puede actualizar tanto precios de lista que estén activos actualmente, como precios de lista que se estén preparando.

Procedimiento 1.

En el centro de trabajo Portafolio de productos, en la vista Precios de lista, seleccione los precios de lista que desea modificar y seleccione Actualización en masa . El sistema abre la pantalla Actualizar precios de lista.

2.

En la pantalla Definir modificaciones, se muestran los precios de lista en la tabla Precios de lista seleccionados.

3.

Seleccione el indicador de cada uno de los campos que desea modificar e introduzca los valores modificados. Puede modificar las fechas Válido desde y Válido hasta, Descripción y Modificar el precio en como un porcentaje definido. Seleccione Siguiente .

4.

En la pantalla Actualizar precios de lista, puede visualizar los cambios que efectuó en los precios de lista seleccionados y efectuar otros cambios de forma manual. Si ha marcado más de un precio de lista, puede optar por no actualizar uno ahora. Seleccione el precio de lista requerido y marque Eliminar . Haga clic en Siguiente .

5.

En la pantalla Revisar, revise los cambios que ha efectuado en los precios de lista seleccionados. O bien puede aplicar los cambios que efectuó en los precios de lista seleccionados o bien puede cancelarlos. ●

Para aplicar los cambios que efectuó en los precios de lista seleccionados, seleccione Finalizar .

●

Para cancelar los cambios que ha realizado en los precios de lista seleccionados, marque Cancelar .

Resultado Los cambios en los precios de lista seleccionados se han aplicado. Si había seleccionado un pecio de lista con el estado: ●

●

Liberado, el precio de lista se liberará de forma automática. En preparación, el precio de lista se queda con el estado En preparación. Puede comprobar manualmente si el precio de lista es consistente y liberarlo.



Consulte también Períodos de validez solapados en precios de lista en Gestión de relación con proveedores [página 104]

3.5 Vista Informes 3.5.1 Historial de precios por producto y proveedor Resumen Este informe muestra el historial de precios por producto y proveedor suministrador a lo largo de los últimos 12 meses en base a un precio promedio calculado basado en los valores de factura. También puede verificar las cantidades facturadas para ver la importancia del producto comprado para la empresa.

Características Ejecución de informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*).

Análisis de informe Este informe muestra las cantidades aprovisionadas y los precios medios por proveedor para productos, en función de la unidad de medida en base mensual para un período de tiempo determinado. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los últimos 12 meses.

●

Estado de contabilización se limita a Contabilizado.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hacia Fiabilidad de precio [página 155] .

Consulte también Vista Informes Resumen de informes en gestión de relación con proveedores [página 24] Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores


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4 Aprovisionamiento y contratación 4.1 Conceptos básicos 4.1.1 Procesamiento de solicitudes de oferta Resumen Las empresas pueden utilizar los procesos de solicitud de oferta para identificar y gestionar nuevas fuentes de aprovisionamiento para sus necesidades de productos y optimizar su base de proveedores. Esto incluye los procesos de determinación de fuente de aprovisionamiento tanto para el aprovisionamiento estratégico como operativo. Mediante la vista Aprovisionamiento y ofertas, los compradores pueden buscar fuentes de aprovisionamiento para los materiales y servicios solicitados en las solicitudes de compra a fin de crear un pedido (Solicitud de oferta para pedido). También pueden negociar o volver a negociar contratos con varios proveedores (Solicitud de oferta para pedido) o renovar los contratos ya existentes con el proveedor actual ( Renovación de contrato de compra).

Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Aprovisionamiento y contratación está configurado en su sistema. Según su configuración, la solicitud de oferta también se integra directamente con la gestión de proyectos.

Integración El procesamiento de solicitudes de oferta se puede integrar con: ●

Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creación de solicitudes de oferta: Procesamiento de solicitudes de compra, en las que usted o el sistema pueden transferir solicitudes de compra finalizadas a pedidos según los criterios definidos, por ejemplo, la fuente de aprovisionamiento. ○

Procesamiento de contrato de compra, el cual le permite crear y actualizar contratos de compra.

○

●

Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de los documentos precedentes: Procesamiento de pedidos que permiten crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○

Procesamiento de contrato de compra, el cual le permite crear y actualizar contratos de compra.

○

Para obtener más información, consulte: ●

Procesamiento de solicitud de compra

●

Procesamiento de contrato de compra [página 119]

●

Procesamiento de pedidos


SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

Flujo de proceso Petición de oferta para pedido 1.

Si se requiere requiere de una una fuente fuente de aprovisio aprovisionami namiento ento para para las posicion posiciones es solicitad solicitadas as en un pedido, pedido, el comprad comprador or inicia la creación de una solicitud de aprovisionamiento en la vista Pedidos ( Solicitud de aprovisionamiento rápida ).

2.

La solic solicitud itud de apro aprovisi visionam onamient iento o figur figuraa en en la vista Solicitudes de aprovisionamiento como aprovisionamiento como una solicitud de aprovisionamiento de aprovisionamiento operativo. Contiene todas las posiciones solicitadas en la solicitud de compra.

3.

El comp comprad rador or crea crea una una solici solicitud tud de de oferta oferta con con el tipo tipo Solicitud de oferta para pedido a pedido a partir de la solicitud de aprovisionamiento aprovisionam iento y completa los datos de solicitud de oferta. También es posible agrupar varias solicitudes de aprovisionamiento de compras operativas en una solicitud de oferta.

4.

El comprador comprador añade los ofertantes ofertantes a quienes se se enviará la solicitud solicitud de oferta una vez que se la publique.

5.

Las posicion posiciones es de la solicit solicitud ud de compra compra se enumer enumeran an automáti automáticame camente nte en la solici solicitud tud de oferta. oferta. Si es es necesario, el comprador puede añadir más posiciones a la solicitud de oferta.

6.

El comprado compradorr publica publica la solicitu solicitud d de oferta, oferta, lo que signi significa fica que que la solicitu solicitud d se envía envía a los ofertant ofertantes es enumerados. Es posible enviar las solicitudes de oferta a los ofertantes como formulario interactivo (formulario interactivo de SAP por Adobe) o por correo electrónico o fax. El sistema verifica las opciones de salida definidas para cada proveedor en los datos maestros de proveedor y utiliza automáticamente ese método para enviar la solicitud de oferta. El comprador puede sustituir estas opciones de salida definidas cuando edita la solicitud de oferta. Para obtener más información, consulte Parametrizaciones Parametriza ciones de publicación integrada en el proceso.

Solicitud de oferta para contrato 1.

Si es necesar necesario io volver volver a negoci negociar ar un contrato contrato,, el comprado compradorr inicia inicia la creación creación de de una solici solicitud tud de aprovisionamiento aprovisionam iento en la vista Contratos Contratos ( ( Negociar con nueva solicitud de aprovisionamiento ).

2.

La solic solicitud itud de apro aprovisi visionam onamient iento o figur figuraa en en la vista Solicitudes de aprovisionamiento como aprovisionamiento como una solicitud de aprovisionamiento de contrato.

3.

El compr comprad ador or crea crea una una solici solicitud tud de de ofert ofertaa con el el tipo tipo Solicitud de oferta para contrato a contrato a partir de la solicitud de aprovisionamiento y completa los datos de solicitud de oferta. También es posible agrupar varias solicitudes de aprovisionamiento aprovisionamiento de contratos en una solicitud de oferta.

4.

El comprado compradorr añade los los ofertant ofertantes es a quienes quienes se enviar enviaráá la solicitud solicitud de ofert ofertaa una vez que que se la publiqu publique. e.

5.

Las posicion posiciones es del contrato contrato se enumera enumeran n automáticam automáticamente ente en la solicit solicitud ud de oferta. oferta. Si es necesario necesario,, el comprador puede añadir más posiciones a la solicitud de oferta.

6.

El comprado compradorr publica publica la solicitu solicitud d de oferta, oferta, lo que signi significa fica que que la solicitud solicitud se se envía a los los ofertante ofertantess enumerados.


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Renovación de contrato de compra 1.

Si es necesar necesario io renovar renovar un contrato contrato con el el proveedor proveedor actual actual,, el usuario usuario puede inicia iniciarr la renovació renovación n del contrato contrato en la vista Contratos Contratos ( ( Negociar directamente con el proveedor actual ).

2.

El sist sistem emaa crea crea una una solic solicitu itud d de ofer oferta ta de de tipo tipo Renovación de contrato de compra. compra. Si se renueva un contrato con el proveedor actual, el comprador no puede modificar los datos de la solicitud de oferta que se crea automáticamente. automáticamente. Esto quiere decir que no es posible modificar las posiciones (transferidas (transferidas desde el contrato) ni añadir ofertantes. Asimismo, indica que los datos generales de solicitud de oferta también se parametrizaron previamente.

3.

El sistema sistema publica la solicitud solicitud de oferta, oferta, lo que que significa significa que la solicitud de oferta se envía al proveedor proveedor actual.

Solicitud de oferta sin documento precedente 1.

Si es necesari o negociar un nuevo contrato, o encontrar una fuente de aprovisionamiento aprovisionamiento para un pedido, pero no existe una solicitud de oferta que sirva como base, el comprador crea una solicitud de oferta manualmente (Nueva ( Nueva solicitud de oferta) oferta) en la subvista Solicitudes de oferta de oferta de la vista Aprovisionamiento vista Aprovisionamiento y ofertas.. ofertas

2.

El comprador completa los datos de solicitud d e oferta, incluido el tipo de solicitud de oferta ( Solicitud de oferta para contrato o contrato o Solicitud de oferta para pedido). pedido).

3.

El com compra prador dor aña añade de los ofe oferta rtante ntes. s.

4.

El com compra prador dor aña añade de las pos posici icione ones. s.

5.

El co compr praador pu publ bliic a la solicitud de oferta, lo que significa que la solicitud se envía a los ofertantes enumerados.

La solicitud de oferta creada y publicada figura en la subvista Solicitudes de oferta de oferta de la vista Aprovisionamiento vista Aprovisionamiento y ofertas.. Los ofertantes pueden responder a la solicitud de oferta y ofrecer sus materiales y servicios según lo ofertas solicitado en la solicitud de oferta. Para obtener más información, consulte: ●

Crear una solicitud solicitud de oferta para varias varias solicitudes solicitudes de aprovisionamiento aprovisionamiento [página 123]

●

Crearr una petición Crea petición de oferta oferta [pág [página ina 129]

●

Procesamiento Procesamien to de oferta oferta de proveedor [página 114]

Consulte también Aprovisionam Aprovisi onamient iento o [pág [página ina 116] 116] Compras Comp ras estratég estratégicas icas [pág [página ina 22]

4.1.2 Procesamiento de ofertas de proveedor proveedor Resumen Después de haber publicado una solicitud de oferta, los compradores necesitan procesar las ofertas que reciben de los ofertantes de la forma más eficiente posible, asegurándose de que siempre escogen las mejores ofertas como ofertas ganadoras.



Mediante la vista Solicitudes de ofertas y ofertas, ofertas, los compradores pueden gestionar el proceso completo de procesamiento procesamie nto de ofertas, desde recibir las ofertas hasta compararlas en un resumen bien ordenado y determinar las ofertas ganadoras.

Requisitos previos Sólo es posible procesar ofertas con referencia a una petición de oferta. No puede indicar un oferta en el sistema que el proveedor haya ejecutado por su cuenta sin haber recibido antes una petición de oferta en la que haya invitado al proveedor a ejecutar una oferta. Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud solicitud de oferta oferta [página 112] .

Generalmente, un administrad Generalmente, administrador or selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrado administrador. r. Aprovisionamiento y contratación está contratación está configurado en su sistema.

Flujo de proceso 1.

2.

3.

Ejecu Eje cuci ció ón de ofe fert rtaa Un proveedor responde a una solicitud de oferta y ofrece entregar las mercancías y los servicios solicitados en la petición de oferta sujeto a unas condiciones concretas. El proveedor dispone de las siguientes posibilidades para ejecutar la oferta: a.

Si la solicitu solicitud d de oferta oferta se envió envió mediante mediante un formul formulario ario intera interactivo ctivo (SAP (SAP Interactiv Interactivee Forms Forms by Adobe) Adobe) como anexo a un correo electrónico, el proveedor puede ejecutar la oferta completando los detalles de oferta y volviendo a enviar el formulario interactivo como un anexo de correo electrónico.

b.

El proveed proveedor or también también puede puede ejecuta ejecutarr una oferta oferta si llama llama por teléfo teléfono no al comprado compradorr o le manda un un fax, por ejemplo, y le ofrece las mercancías y los servicios solicitados. solicitados.

Manten Mant enim imie ient nto o de de ofe ofert rtaa Según cómo haya ejecutado la oferta el proveedor, el comprador necesita asegurar que la oferta se mantiene correctamente en el sistema: a.

Si el proveed proveedor or ejecuta ejecuta la oferta oferta median mediante te un formular formulario io interacti interactivo, vo, el sistema sistema genera genera la oferta oferta automáticamente.

b.

Si el proveedo proveedorr ofrece las las mercancías mercancías o los servici servicios os por teléfono teléfono,, por ejemplo, ejemplo, el comprado compradorr indica los los detalles de la oferta en el sistema en nombre del proveedor. Para obtener más información, consulte Crearr una oferta Crea oferta en nombre de [pág [página ina 130] 130] .

Compar Comp arac ació ión n de de ofe ofert rtas as Una vez se hayan ejecutado una cantidad suficiente de ofertas, el comprador necesita analizar los detalles de las ofertas para decidir si las acepta o las rechaza. Esto se realiza normalmente normalmente después de que se haya alcanzado la fecha límite de envío. El comprador puede visuali zar todas las ofertas recibidas para una solicitud solicitu d de oferta juntas en una tabla Comparar ofertas ofertas . La tabla incluye todos los detalles necesarios para determinar qué ofertas se ajustan mejor a las necesidades, por ejemplo, tiempos de procesamiento y por supuesto, el precio ofrecido por el proveedor. Alternativamente a la tabla Comparar cuotas , Alternativamente cuotas , el comprador también puede descargarse los detalles de las ofertas en una hoja MS Excel y comparar las ofertas allí.

4.

Adjudicación


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En base a los resultados de la comparación de ofertas, el comprador puede aceptar o rechazar las ofertas y determinar una oferta ganadora o más o ninguna, si ninguna de las ofertas reúne las necesidades. Según si la solicitud de oferta se creó para negociar un contrato o para encontrar una fuente de aprovisionamiento para un pedido, se desencaden desencadenaa automáticamente la creación de un contrato o de un pedido dependiendo dependiendo de la oferta ganadora. Si el comprador acepta una oferta, el sistema acepta todos los artículos de la oferta. No obstante, también es posible rechazar manualmente artículos de manera individual y aceptar el resto. Para más detalles, consulte Adjudicar o rechazar rechazar una oferta [página 134] 134].. 5.

Notificación Cuando el comprador ya ha determinado las ofertas ganadoras, se notifica a todos los proveedores cuyas ofertas han sido aceptadas o rechazadas sobre el resultado de la solicitud de oferta. Esto significa que reciben una notificación en la que se les informa de si su oferta ha sido aceptada o rechazada.

Consulte también Aprovisionam Aprovisi onamient iento o [pág [página ina 116] 116] Compras Comp ras estratég estratégicas icas [pág [página ina 22] Gestión de salidas

4.1.3 Aprovisionamiento Resumen La determinación de fuente de aprovisionamiento les permite a usted y a su empresa planificar y determinar sus actividades de compra a largo plazo. Utiliza procesos de de solicitud de oferta y de gestión de contratos para alcanzar reducciones de costes a largo plazo y mejores niveles de servicio entre proveedores seleccionados. La determinación de fuente de aprovisionamiento utiliza procesos de peticiones para que usted pueda identificar y seleccionar nuevos proveedores que sean adecuados y gestionar las relaciones con proveedores existentes para satisfacer las necesidades necesi dades de compra habituales de su empres empresa. a. Implica la definición de los requisitos de su departamento de compras para un producto, mediante la identificació identificación n y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la creación de un pedido o la negociación y creación de un nuevo contrato de compra (o renegociación y actualización de un contrato de compra existente). Luego, el pedido o el contrato se s e envía completo al proveedor selec cionado junto con los compromiso c ompromisoss de calidad c alidad acordados. La determinación de la fuente de aprovisionamiento u tiliza los procesos de asignación de proyectos para permitirle analizar los documentos documentos de compra que se crearon en el contexto empresarial de un proyecto o una tarea de un proyecto. Gracias a la determinación de fuente de aprovisionamiento usted también puede colaborar de forma efectiva con sus proveedores y utilizar análisis exhaustivos para hacer el seguimiento y supervisar su rendimiento e identificar a aquellos cuyo rendimiento es superior a la media.

Aprovisionamiento en detalle Los procesos principales del aprovisionamiento son:



Buscar e identificar nuevas fuentes de aprovisionamiento Puede utilizar solicitudes de oferta, para identificar y gestionar nuevas fuentes de aprovisionamiento y tomar decisiones eficaces y bien fundadas acerca de la mejor fuente de aprovisionamiento para las necesidades de su producto. Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de oferta [página 112] .

Negociar y supervisar sus contratos de compra Puede acceder a toda la información de un contrato y gestionar cada etapa del ciclo de vida del contrato. También puede utilizar el análisis exhaustivo para analizar, hacer un seguimiento y supervisar el uso que hace de los contratos, como, por ejemplo, sus contratos a punto de expirar o los pedidos por contrato. Para obtener más información, consulte Procesamiento de contrato de compra [página 119].

Priorizar y distribuir compras en fuentes de aprovisionamiento múltiples Puede priorizar proveedores y sus fuentes de aprovisionamiento utilizando regulaciones por cuota o una fuente de aprovisionamiento fija por producto. Puede establecer una fuente de aprovisionamiento fija, como un contrato o un precio de lista de un producto para asegurarse de que el producto siempre esté provisto por medio del proveedor que mejor cumpla con sus requisitos. También puede definir regulaciones por cuotas para distribuir sus compras en varias fuentes de aprovisionamiento en vez de depender de un solo proveedor. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento [página 145] .

Consulte también Compras estratégicas [página 22]

4.1.4 Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamiento Resumen Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras: ●

●

Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente. Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a múltiples solicitudes de compra dentro del pool de trabajo de las solicitudes de compra.

El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de aprovisionamiento. La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista ranking siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada al final. La lista se clasifica mediante el método "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son igualmente apropiados, ambos se enumeran en pri mer lugar, el siguiente proveedor más apropiado se enumerará tercero y así sucesivamente. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

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El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un árbol de criterios inflexible y previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en función del primer criterio. Si esto no da como resultado una única fuente más adecuada, se utiliza el siguiente criterio para decidir cuál es el proveedor más adecuado y así sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles.

Criterios de clasificación Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes: 1.

Fuentes de aprovisionamiento fijas En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede asignar un contrato o un precio de lista a un producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificación más alta.

2.

Tipo de fuente a.

Contratos Si los proveedores están actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posición más alta dentro de la clasificación de fuente de aprovisionamiento. La clasificación de los contratos está determinada por las siguientes reglas en orden descendente:

b.

1.

Regulación por cuotas Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales. Si existe una regulación por cuotas para dos o más contratos para un determinado producto, es posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.

2.

Precio Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.

3.

Cumplimiento Este criterio sólo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio. Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.

4.

Retraso Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se compararán los contratos disponibles en función del tiempo que toma a los proveedores entregar los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.

Precios de lista Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se clasifican únicamente en orden ascendente. Un contrato siempre siempre tiene prioridad más alta que un precio de lista, a menos que se haya fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.

Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automáticamente pedidos existentes, los cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una fuente de aprovisionamiento, el único criterio utilizado para clasificarlos es el precio.

Consulte también Aprovisionamiento [página 116] Determinación de fuente de aprovisionamiento [página 145] Precios de lista [página 101] 118 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Procesamiento de contrato de compra [página 119] Procesamiento de pedidos

4.1.5 Procesamiento de contrato de compra Resumen El procesamiento de contrato de compra le permite crear, modificar y aprobar contratos de c ompra. Un comprador puede crear un contrato de compra a partir de una oferta de proveedor durante el proceso de negociación de contrato o manualmente sin un documento precedente. Los contratos de compra se crean para productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo. Un contrato se puede definir para un mejor precio o descuento sobre los productos adquiridos. Permite a las empresas reducir los costes operativos y tener un mayor control sobre los gastos y los proveedores mediante la gestión de las renovaciones de contrato. Se puede utilizar un contrato de compra como fuente para el aprovisionamiento de productos mediante un pedido, o una factura de proveedor, o en caso de un pedido con posiciones con limitación, se utiliza un contrato en una entrada de mercancías y servicios. Las liberaciones realizadas de acuerdo con el contrato por estos documentos se actualizan en el historial de liberación del contrato. Por ejemplo, si una factura de proveedor se crea con una referencia al contrato, al contabilizar la factura el sistema actualiza el historial de liberación de contrato pertinente con los detalles de la factura de proveedor.

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Se seleccionan los contratos de compras en la configuración de soluciones. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance asegúrese que se ha seleccionado Aprovisionamiento y contratación dentro de Aprovisionamiento. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definición del alcance Aprovisionamiento y seleccione Aprovisionamiento y contratación. Seleccione Contratos de compras y conteste las preguntas relacionadas con dichos contratos.

Integración Los contratos de compra se integran con: ●

Procesamiento de solicitud de compra

●

Procesamiento de pedidos

●

Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías

●

Procesamiento de factura de proveedor con referencia

●

Gestión de proyectos


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Flujo de proceso 1. Para obtener más información, consulte Crear y editar un contrato [página 139]. 2. Cuando libera el contrato, queda disponible como fuente de aprovisionamiento. El sistema fija el estado del contrato como Liberado. Se actualizan los detalles de liberación en el historial de liberación del contrato. Una vez que se libera un contrato, el sistema fija automáticamente el estado de todas las posiciones con precio como Activo para determinación de fuente de aprovisionamiento. Puede desactivar manualmente todas las posiciones de contrato y dejarlas inactivas para la determinación de fuente de aprovisionamiento. Si una posición no se activa automáticamente para la determinación de fuente de aprovisionamiento, introduzca un precio para dicha posición y actívela manualmente. Si el contrato cumple con los requisitos de compra, se crea automáticamente un pedido con una referencia al contrato. En el caso de un pedido para una posición con limitación, es posible crear un pedido o una entrada de mercancías y servicios, o una factura de proveedor con referencia al contrato. Las funciones de procesamiento de pedido y de entrada de mercancías y servicios del sistema notifican al contrato acerca de la cantidad y el valor de los productos comprados. 3. Cuando finaliza el período de validez de un contrato de compra, el contrato figura en su lista de trabajo como expirado. Aún cuando el estado del contrato permanece como Liberado, el motor de fuente de aprovisionamiento no lo propondrá automáticamente como fuente de aprovisionamiento en el procesamiento de pedido. Sin embargo, puede introducir manualmente los detalles de contrato en un pedido y utilizarlo como fuente de aprovisionamiento hasta que el estado del contrato se fije como Cerrado. También puede cerrar manualmente un contrato durante su período de validez. En este caso, el sistema fija el estado del contrato como Cerrado. Cuando un contrato tiene el estado Cerrado, ya no es posible continuar con las actividades y el contrato no está disponible como fuente de aprovisionamiento.

Aprobar un contrato Si se utiliza la aprobación del contrato en su proceso empresarial, una vez que libere el contrato se lo enviará a la persona responsable para su aprobación según lo determinado por las parametrizaciones del sistema. El sistema fija el estado del contrato como En aprobación. La aprobación del contrato debe seleccionarse durante la determinación de alcance. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definición del alcance Aprovisionamiento y seleccione Aprovisionamiento y contratación. Seleccione Contratos de compra y responda a la pregunta relacionada con Aprobación de contratos de compra. Se crea una tarea empresarial en la lista de trabajo de la persona responsable de la aprobación del contrato. Esta persona debe realizar una de las siguientes acciones. ●

La persona responsable puede aprobar el contrato. Una vez que se lo aprueba, el sistema fija el estado del contrato como Liberado. El contrato ahora está disponible como fuente de aprovisionamiento y puede ser enviado al proveedor. ●

Si la persona responsable rechaza el contrato, el estado del contrato se fija como Rechazado y no es posible continuar con su procesamiento. ●



La persona responsable puede devolver el contrato al solicitante para su revisión. En este caso, el sistema fija el estado del contrato como En revisión y aparece una tarea en la lista de trabajo del solicitante para revisar el contrato. Todos los comentarios realizados por la persona responsable son visibles en el contrato. El solicitante puede editar y volver a enviar el contrato para su aprobación. Mientras el contrato esté en aprobación, usted, como solicitante, puede retirarlo si desea realizar modificaciones. Para ello, abra el editor de contratos y haga clic en Retirar de aprobación. El sistema fija nuevamente el estado del contrato como En preparación.

Negociar un contrato Puede negociar un contrato de nuevo antes de que venza. Existen dos maneras de negociar un contrato: a.

Negociar - Directamente con el proveedor actual Esto es posible si el contrato tiene el estado Liberado .

b.

Negociar - Con una nueva solicitud de aprovisionamiento Esto es posible si el contrato tiene el estado Liberado .

Cuando sólo negocia un contrato liberado directamente con el proveedor actual, el proceso está altamente automatizado y no requiere la interacción del usuario. Se crea automáticamente la solicitud de aprovisionamiento la cual ya contiene la información de proveedor y posición. El sistema crea automáticamente la solicitud de oferta a partir de la solicitud de aprovisionamiento, la publica sin la necesidad de ninguna interacción del usuario y la envía automáticamente al proveedor actual. Al aceptar la oferta ganadora, el contrato existente se actualiza con los datos de la oferta o se crea un nuevo contrato y adquiere automáticamente el estado En preparación. Debe liberar manualmente el nuevo contrato. El contrato antiguo automáticamente no tiene el estado Cerrado . Debe cerrarlo manualmente. En aquellos casos en los que desea modificar la lista de posiciones en un contrato o solicitar ofertas de varios proveedores, puede negociar un contrato utilizando una solicitud de aprovisionamiento nueva. Se trata de un proceso manual y brinda más posibilidades para añadir posiciones adicionales a un contrato que se está negociando, combinar varias solicitudes de oferta y solicitar ofertas de varios proveedores para comprobar si existe un mejor precio.

Asignación del proyecto Es posible añadir como referencia en un contrato a un proyecto o una tarea de proyecto que existe dentro de la Gestión de proyectos. Mediante el procesamiento de contrato de compra, es posible verificar si existe un proyecto o una tarea de proyecto y, de ser así, si se encuentra disponible para ser añadida como una referencia en el contrato. Puede asignar el proyecto o la tarea de proyecto al c ontrato y una vez que se asigne la tarea de proyecto, el sistema almacenará los detalles de contrato en el proyecto o tarea de proyecto que corresponde mediante el procesamiento de proyecto.

Notificación de workflow Puede crear su tarea personalizada para reglas de workflow para el contrato de compra en la vista Workflow, en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios. Si crea las reglas de workflow y las fija en activas, cualquier creación o modificación del contrato de compra enviará una notificación a su Bandeja de entrada en el centro de trabajo Página principal. Al definir las reglas de workflow, se definen datos básicos para cada regla, tales como las condiciones en que se invocará la regla y se actualizará un campo. También puede especificar cómo se enviará la notificación y la lista de destinatarios. Para obtener más información sobre las reglas de workflow, consulte la Guía rápida Reglas de workflow. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

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Consulte también Gestión de relación con proveedores [página 7] Aprovisionamiento [página 116] Compras estratégicas [página 22] Parametrizaciones de documento de seguimiento [página 138] Guía rápida Contratos de compra [página 135] Tarea: Aprobar contrato de compra Notificación - Contrato de compras aprobado modificado tras la liberación Notificación: Contrato de compra a punto de vencer Tarea: Verifique contrato de compra vencido Tarea: Verifique oferta de proveedor para renovación de contrato Tarea - Finalizar contrato de compra Tarea - Período de validez del precio de posición de contrato de compra finaliza pronto Tarea: Revisar contrato de compra

4.2 Vista de peticiones de determinación de fuente de aprovisionamiento 4.2.1 Guía rápida de solicitudes de aprovisionamiento Como comprador, desea encontrar las mejores fuentes de aprovisionamiento de la forma más eficiente posible para las necesidades de sus productos. La vista Solicitud de aprovisionamiento le ayuda a optimizar las actividades de determinación de fuente de aprovisionamiento permitiéndole organizar las solicitudes de aprovisionamiento y agrupar fácilmente posiciones para múltiples solicitudes de aprovisionamiento directamente en una sola solicitud de oferta (RFQ). Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. Se pueden generar solicitudes de aprovisionamiento a partir de una solicitud de compra (determinación operacional de fuente de aprovisionamiento) o un contrato, por ejemplo, a partir de un contrato que está a punto de caducar. En la vista Solicitudes de aprovisionamiento, rápidamente puede crear una RFQ para estos requisitos y enviarla directamente a sus proveedores potenciales. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.



Tareas Crear una solicitud de oferta para varias solicitudes de aprovisionamiento Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 123].

Asignar solicitudes de aprovisionamiento a un grupo y crear una solicitud de oferta Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 124].

4.2.2 Tareas 4.2.2.1 Crear una solicitud de oferta para varias solicitudes de aprovisionamiento Resumen Si se genera una solicitud de aprovisionamiento para negociar un contrato o para encontrar una fuente de aprovisionamiento para un pedido, debe crear una solicitud de oferta para encontrar a los proveedores potenciales. En lugar de crear una solicitud de oferta para cada solicitud de aprovisionamiento generada, puede agrupar varias y crear una única solicitud de oferta para todas. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos Las solicitudes de aprovisionamiento que desea agrupar se encuentran disponibles en la lista Solicitudes de aprovisionamiento de la vista Solicitudes de aprovisionamiento, con el estado Activa. Una vez que se crea una solicitud de oferta a partir de una solicitud de aprovisionamiento, el estado de la solicitud de aprovisionamiento cambia a Inactiva y ésta desaparece de la lista Solicitudes de aprovisionamiento. Sin embargo, aún puede encontrar solicitudes de aprovisionamiento inactivas mediante la Búsqueda avanzada. Si desea agrupar varias solicitudes de aprovisionamiento para crear una solicitud de oferta, tenga en cuenta que la solicitud de oferta puede tener uno de los siguientes tipos: ●

Solicitud de oferta para contrato

●

Solicitud de oferta para pedido


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Como resultado, puede agrupar las solicitudes de aprovisionamiento que se generaron para negociar un contrato o para encontrar una fuente de aprovisionamiento para una solicitud de compra. Sin embargo, no puede combinar ambas en la misma solicitud de oferta.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

En la ficha Solicitudes de aprovisionamiento, seleccione Mostrar: Solicitudes de aprovisionamiento de contratos o Mostrar: Solicitudes de aprovisionamiento de solicitudes de compra.

3.

En la lista, seleccione las solicitudes de aprovisiona miento que desee agrupar.

4.

Haga clic en Nueva solicitud de oferta

Aprovisionamiento y contratación Solicitudes de aprovisionamiento

y seleccione Para posiciones seleccionadas.

Se crea la solicitud de oferta, que contiene las posiciones de la solicitud de aprovisionamiento. 5.

Finalice la solicitud de oferta al completar la información general sobre la solicitud de oferta relevante de la ficha Vista general .

6.

En la ficha Posiciones , puede añadir posiciones adicionales a la solicitud de oferta.

7.

En la ficha Ofertantes , añada los ofertantes a los que desea enviar la solicitud de oferta.

8.

Grabe sus entradas. Siempre que no haya grabado la solicitud de oferta, puede cancelar el proceso de creación de la misma haciendo clic en Cancelar .

9.

Haga clic en Enviar a ofertantes para publicar la solicitud de oferta y enviarla directamente a los ofertantes.

Resultado La solicitud de oferta que ha creado figura en la subvista Solicitudes de oferta de la vista Solicitudes de oferta y ofertas. Dado que sólo puede crear una solicitud de oferta para una solicitud de aprovisionamiento una vez, el estado de la solicitud de aprovisionamiento cambia a Inactiva y ésta desaparece de la lista Solicitudes de aprovisionamiento en la vista Solicitudes de aprovisionamiento.

Alternativas En lugar de agrupar varias solicitudes de aprovisionamiento y crear la solicitud de oferta directamente, puede planificar la solicitud de oferta a largo plazo y esperar a que se generen varias solicitudes de aprovisionamiento que desea incluir en la misma solicitud de oferta. Para indicar que estas solicitudes de aprovisionamiento deben ir juntas, puede asignarlas a un grupo y crear una solicitud de oferta para todo el grupo más adelante. Para obtener más información, consulte Asignar solicitudes de aprovisionamiento a un grupo y crear una solicitud de oferta [página 124].

4.2.2.2 Asignar solicitudes de aprovisionamiento a un grupo y crear una solicitud de oferta Resumen Si se genera una solicitud de aprovisionamiento para negociar un contrato o para encontrar una fuente de aprovisionamiento para un pedido, debe crear una solicitud de oferta para encontrar a los proveedores potenciales. 124 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Si desea planificar su solicitud de oferta a largo plazo (en vez de crear una solicitud de oferta para una o varias solicitudes de aprovisionamiento directamente), puede esperar a que se generen varias solicitudes de aprovisionamiento que desee incluir en la misma solicitud de oferta e indicar si estas solicitudes de aprovisionamiento permanecen juntas al asignarlas a un grupo. Puede crear entonces una solicitud de oferta para todo el grupo. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos Las solicitudes de aprovisionamiento que desea asignar a un grupo se encuentran disponibles en la lista Solicitudes de aprovisionamiento de la vista Solicitudes de aprovisionamiento, con el estado Activa. Una vez que se crea una solicitud de oferta a partir de una solicitud de aprovisionamiento, el estado de la solicitud de aprovisionamiento cambia a Inactiva y ésta desaparece de la lista Solicitudes de aprovisionamiento. Sin embargo, aún puede encontrar solicitudes de aprovisionamiento inactivas mediante la Búsqueda avanzada. Si desea asignar varias solicitudes de aprovisionamiento a un grupo y luego crear una solicitud de oferta para todo el grupo, tenga en cuenta que la solicitud de oferta puede tener uno de los siguientes tipos: ●

Solicitud de oferta para contrato

●

Solicitud de oferta para pedido

Como resultado, puede agrupar las solicitudes de aprovisionamiento que se generaron para negociar un contrato o las solicitudes de aprovisionamiento que se generaron para encontrar una fuente de aprovisionamiento para una solicitud de compra. Sin embargo, no puede combinar ambas en la misma solicitud de oferta.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Seleccione Mostrar: Solicitudes de aprovisionamiento de contratos o Mostrar: Solicitudes de aprovisionamiento de solicitudes de compra.

3.

Seleccione las solicitudes de aprovisionamiento que desea asignar a un grupo.

4.

Haga clic en Asignar a grupo .

5.

Introduzca una Descripción de grupo para identificar el grupo más adelante y haga clic en OK .

Aprovisionamiento y contratación Solicitudes de aprovisionamiento

La descripción de grupo se muestra en la columna Descripción de grupo de la lista Solicitud de aprovisionamiento. Una solicitud de aprovisionamiento sólo puede ser asignada a un grupo. Si se asigna otro grupo a esta solicitud de aprovisionamiento, la asignación del primer grupo se borra y la columna Descripción de grupo se actualiza según corresponde. 6.

Si desea eliminar una solicitud de aprovisionamiento de un grupo, selecciónela en la lista y haga clic en Eliminar de grupo . La descripción de grupo ya no se muestra en la columna Descripción de grupo.


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7.

Si desea añadir más solicitudes de aprovisionamiento al grupo, selecciónelas de la lista, haga clic en Asignar a grupo e introduzca la Descripción de grupo.

8.

Para crear una solicitud de oferta a partir del grupo de solicitudes de aprovisionamiento, seleccione una de las solicitudes de aprovisionamiento que pertenece al grupo.

9.

Haga clic en Nueva solicitud de oferta

y seleccione Para grupo completo.

Se crea la solicitud de oferta, que contiene las posiciones de la solicitud de aprovisionamiento. 10. Finalice la solicitud de oferta al completar la información general sobre la solicitud de oferta relevante de la ficha General . 11. En la ficha Posiciones , puede añadir posiciones adicionales a la solicitud de oferta. 12. En la ficha Ofertantes , añada los ofertantes a los que desea enviar la solicitud de oferta. 13. Grabe sus entradas. 14. Haga clic en Enviar a ofertantes para publicar la solicitud de oferta y enviarla directamente a los ofertantes.

Resultado La solicitud de oferta que ha creado figura en la subvista Solicitudes de oferta de la vista Solicitudes de oferta y ofertas. Dado que sólo puede crear una solicitud de oferta para una solicitud de aprovisionamiento una vez, el estado de la solicitud de aprovisionamiento cambia a Inactiva y ésta desaparece de la lista Solicitudes de aprovisionamiento en la vista Solicitudes de aprovisionamiento.

Alternativas No es obligatorio asignar solicitudes de aprovisionamiento a un grupo antes de crear una solici tud de oferta. También puede agrupar varias solicitudes de aprovisionamiento y crear la solicitud de oferta directamente. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de oferta para varias solicitudes de aprovisionamiento [página 123] .

4.3 Vista de solicitudes de oferta y ofertas 4.3.1 Guía rápida para peticiones de oferta y ofertas Como comprador, es importante que compre los productos necesarios para su empresa de la manera más económica y eficaz posible. La vista RFQ and Quotes proporciona las herramientas eficientes para encontrar la fuente de aprovisionamiento más apropiada para asignarla a sus requisitos de producto. Puede acceder a la vista RFQ y ofertas desde el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. La vista consta de las siguientes subvistas:

Solicitudes de oferta Aquí es posible ●

crear y editar solicitudes de oferta (RFQ) para buscar las mejores fuentes de aprovisionamiento.

●

introducir en el sistema información de las ofertas que recibe en respuesta a una solicitud de oferta.



●

comparar las ofertas que recibe de una solicitud de oferta para ver qué ofertante ofrece los mejores precios y condiciones para cada producto. Puede utilizar esta información para seleccionar el proveedor más adecuado para sus necesidades.

Ofertas Aquí es posible: ●

●

editar ofertas existentes. comparar ofertas concurrentes, es decir, seleccionar una oferta y compararla con todas las ofertas que se han enviado para la misma solicitud de oferta. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Conceptos básicos Procesamiento de solicitud de oferta Las empresas pueden utilizar los procesos de solicitud de oferta para identificar y gestionar nuevas fuentes de aprovisionamiento para sus necesidades de productos y optimizar su base de proveedores. Esto incluye los procesos de determinación de fuen te de aprovisionamiento tanto para el aprovisiona miento estratégico como operativo. Mediante la vista Solicitudes de oferta y ofertas, los compradores pueden buscar fuentes de aprovisionamiento para los materiales y servicios solicitados en las solicitudes de compra a fin de crear un pedido (Solicitud de oferta para pedido). También pueden negociar o volver a negociar contratos con varios proveedores (Solicitud de oferta para pedido) o renovar los contratos ya existentes con el proveedor actual ( Renovación de contrato de compra). Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de oferta [página 112] .

Procesamiento de oferta de proveedor Después de haber publicado una solicitud de oferta, los compradores necesitan procesar las ofertas que reciben de los ofertantes de la forma más eficiente posible, asegurándose de que siempre escogen las mejores ofertas como ofertas ganadoras. Mediante la vista Solicitudes de ofertas y ofertas, los compradores pueden gestionar el proceso completo de procesamiento de ofertas, desde recibir las ofertas hasta compararlas en un resumen bien ordenado y determinar las ofertas ganadoras. Para obtener más información, consulte Procesamiento de oferta de proveedor [página 114] .

Aprovisionamiento estratégico Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevos proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto hasta la identificación y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la negociación y creación de un contrato de compra con el proveedor seleccionado. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento estratégico.


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Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como por ejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos. Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proye cto que necesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, o contables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada o descentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas de proyecto en contabilidad financiera. Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crear automáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar los proveedores apropiados. Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de cliente u órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Ciclo de aprovisionamiento (stock) El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisito que puede generarse de un sistema de planificación como, por ejempl o, un sistema de planificación de la necesidades de material (MRP). Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de la demanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes de aprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación de facturas y el pago. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Ciclo de aprovisionamiento (servicios) El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoría y la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de la compra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o, directamente por el comprador mediante un pedido. Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfieren directamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio de lista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente de suministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado. Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para las demandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso de aprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio. Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Tareas Crear una petición de oferta Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 129].

Crear una oferta en nombre del ofertante Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 130]. 128 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Excluir un artículo de una oferta Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 132].

Comparar ofertas concurrentes Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 133].

Adjudicar o rechazar una oferta Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 134].

4.3.2 Tareas 4.3.2.1 Creación de una petición de oferta Resumen Puede crear una solicitud de oferta para buscar un proveedor potencial de productos o servicios que desee comprar y solicitar información, como la determinación de precios y condiciones acerca de productos que desee comprar. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Procedimiento 1.

Inicie la tarea común Nueva solicitud de oferta, que pertenece al centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. Como alternativa, también puede ir a Aprovisionamiento y contratación Solicitudes de oferta y ofertas Solicitudes de oferta , hacer clic en Nuevo y seleccionar Solicitud de oferta. Se abre la actividad guiada Nueva solicitud de oferta.

2.

En el paso 1 Definir información general, indique la información general de la solicitud de información e información acerca del Proceso de solicitud de oferta.

3.

Si desea especificar la solicitud de oferta con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y Anexos .

4.

En el paso 2 Definir posiciones, para las cuales desea encontrar una fuente de aprovisionamiento. No es obligatorio añadir una posición a una solicitud de oferta. Si crea una solicitud de oferta para reunir información básica sobre los materiales o servicios que puede ofrecer un proveedor, también puede dejar de lado las posiciones y añadir solo una Nota o Anexo que describa sus requisitos generales.

5.

En el paso 3 Añadir ofertantes, a los que desea enviar la solicitud de oferta.

6.

En el paso 4 Revisar verifique que todas las entradas sean correctas.


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7.

Grabe sus entradas. Siempre que no haya grabado la solicitud de oferta, puede cancelar el proceso de creación de la misma haciendo clic en Cancelar .

8.

Haga clic en Enviar a ofertantes para publicar la solicitud de oferta y enviarla directamente a los ofertantes.

Resultado En función de las opciones de salida definidas, la solicitud de oferta se envía a los ofertantes. También figura en la subvista Solicitudes de oferta de la vista Solicitudes de oferta y ofertas. Puede acceder a ella desde aquí para indicar y controlar las ofertas que recibe y determinar las ofertas ganadoras.

Alternativas Si necesita buscar una fuente de suministro para una o más solicitudes de aprovisionamiento, debería crear la solicitud de oferta desde estas solicitudes de aprovisionamiento en lugar de crearlas de c ero. Para obtener más información, véase Crear una solicitud de oferta para múltiples solicitudes de aprovisionamiento [página 123] y Asignar una solicitud de aprovisionamiento a un grupo y crear una solicitud de oferta [página 124] .

4.3.2.2 Crear una oferta en nombre de Resumen Una vez se haya publicado una solicitud para la oferta (RFQ), los ofertantes empiezan a enviar sus ofertas. Si un ofertante envía una oferta en un formato que no puede introducirse automáticamente en el sistema, por ejemplo, por fax, necesitará crear la oferta en nombre del ofertante. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos La solicitud de oferta para la que desea crear la oferta tiene el estado de Publicado. La fecha límite de envío aún no ha pasado. Si desea crear una oferta para una solicitud de oferta excedida, es decir, una solicitud de oferta en la que la fecha límite de envío ya haya pasado, todavía podrá hacerlo dado que se introduce una Fecha de recibo que es anterior a la fecha límite de envío.

Procedimiento 1.

Vaya a

Aprovisionamiento y contratación

Solicitudes de oferta y ofertas


Solicitudes de oferta . SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

2.

Seleccione la solicitud de oferta para la que haya recibido la oferta.

3.

Haga clic en Oferta nueva . Se abre la actividad guiada Oferta nueva. Todos los datos de solicitud de oferta relevantes, como por ejemplo la información de solicitud de oferta general, los ofertantes a los que se ha enviado la solicitud de oferta y las posiciones solicitadas, se transfieren automáticamente a la oferta.

4.

En el paso 1 Seleccionar un ofertante, seleccione el ofertante que ha enviado la oferta.

5.

En el paso 2 Introducir información general, introduzca la información general de la oferta.

6.

Si el ofertante le proporciona cualquier información o documento adicional sobre el artículo, puede añadirlo en la ficha Notas o Anexos .

7.

En el paso 3 Introducir precios, introduzca la información acerca de los artículos para los que se ha recibido una oferta, incluyendo los precios ofrecidos por el ofertante. ●

●

Si la RFQ tiene el tipo de RFQ RFQ para pedido, especifique el Precio y navegue a la ficha Entrega para indicar la Fecha de entrega propuesta. Si la solicitud de oferta tiene el tipo de solicitud de oferta Solicitud de oferta para contrato, especifique la Cantidad objetivo ofrecida o el Valor objetivo ofrecido del artículo. En la ficha Precios, también puede añadir componentes de precios como descuentos y recargos. Todos los artículos solicitados en la solicitud de oferta se han transferido automáticamente a la oferta. En función de las reglas del ofertante definidas en la solicitud de oferta, también podr á añadir un artículo a la oferta o excluir artículos de la oferta [página 132].

8.

Si el ofertante ha proporcionado cualquier información o documento adicionales sobre un artículo específico, puede añadirlo en la ficha Notas o Anexos .

9.

En el paso 4 Revisar verifique que todas las entradas sean correctas.

10. Grabe sus entradas. Siempre que no haya grabado la oferta, puede cancelar el proceso de creación de la misma haciendo clic en Cancelar . 11. Haga clic en Enviar para enviar la oferta al sistema. Si no desea enviar la oferta de forma inmediata, grabe sólo las entradas. La oferta aún está disponible en la subvista Ofertas de la vista solicitud de oferta y ofertas con el estado En preparación. Mientras la oferta todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrega después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Ofertas y haga clic en Borrar . Tenga en cuenta, no obstante, que sólo puede borrar ofertas con el estado En preparación que se han creado de forma manual. Si el sistema ha generado una oferta basada en un formulario interactivo (SAP Interactive Form by Adobe) que el ofertante ha enviado en respuesta a una solicitud de oferta, la oferta no se podrá borrar. Para obtener más información, consulte Procesamiento de oferta de proveedor [página 114].

Resultado La oferta que ha creado figura en la subvista Ofertas de la vista Solicitudes de oferta y ofertas. Según las reglas del ofertante fijadas en la solicitud de oferta, todavía puede modificarse el contenido de la oferta. En la subvista Solicitudes de oferta, también puede ver que la oferta ha sido enviada. La solicitud de oferta correspondiente se enumera con el estado Publicada y el número de ofertas recibidas es visible en la columna Ofertas recibidas. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

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4.3.2.3 Excluir un artículo de una oferta Resumen Cuando crea una oferta para la solicitud de oferta (RFQ), todos los artículos listados en la RFQ se transfieren automáticamente a la oferta. Sin embargo, si un ofertante no presenta una oferta para uno de estos artículos, no se puede simplemente eliminar este artículo de la oferta. Pero puede marcar este artículo como excluido de la oferta. Excluir un artículo de la oferta es diferente a ●

●

Si un ofertante envia una oferta pero no una oferta para todos los artículos enumerados en la correspondiente solicitud de oferta, puede crear la oferta en nombre del ofertante y marcar los artículos que faltan como excluidos. Si el ofertante ha enviado una oferta para un artículo pero no la acepta, puede marcar este artículo como rechazado. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos La oferta de la que desea excluir el artículo todavía no se ha presentado o se selecciona la opción El ofertante puede modificar la oferta presentada en la RFQ correspondiente. En la RFQ, la opción Ofertas necesarias para todos los artículos no está seleccionada.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Abra la oferta y navegue a la pestaña Productos de la oferta.



Ofertas .

Si está creando la oferta, vaya al paso 3 Añadir precios de la actividad guiada.

3.

Seleccione el artículo que desea excluir de la oferta.

4.

Haga clic en Excluir de la oferta . Sólo puede hacer clic en Excluir de la oferta para artículos que se han transferido desde la RFQ. Cuando seleccione un artículo que haya añadido manualmente a la oferta, sólo puede eliminarlo de la oferta haciendo clic en Eliminar .

5.

Grabe sus entradas.



Resultado Ha excluido el artículo de la oferta. Esto se visualiza en la ficha Datos básicos del artículo, donde el estado Oferta de ofertante para artículo es Excluido. Cuando la oferta se ha pres entado, el artículo se puede aceptar o rechazar. Mientras la oferta está en preparación, aún puede incluir de nuevo el artículo seleccionándolo y haciendo clic en Incluir en oferta .

4.3.2.4 Comparar ofertas concurrentes Resumen Una vez que recibe un número de ofertas como respuesta a su solicitud de oferta, debe compararlas para poder determinar las ofertas ganadoras. Puede seleccionar una oferta de la lista de ofertas enviadas y compararla con todas las ofertas concurrentes, es decir, las que fueron enviadas para la misma solicitud de oferta. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Procedimiento 1.

Vaya a

2.

Seleccione la oferta de la lista para la que quiere comparar las ofertas.

3.

Haga clic en Comparar ofertas concurrentes .



Ofertas .

Resultado Se abre la actividad rápida Comparar ofertas. Aquí puede ver las ofertas en paralelo en una tabla, obtener un resumen de todos los detalles de las ofertas y compararlas. Por ejemplo, puede ver los precios, los tiempos de procesamiento y las condiciones de pago. Al utilizar Seleccionar ofertas , puede limitar la tabla a las ofertas seleccionadas y ocultar las ofertas que no desea ver en la comparación. La información en la tabla se resalta para destacar lo siguiente: ●

●

Las celdas sombreadas en rojo indican que no se envió una oferta o que las cantidades o los valores ofertados difieren de los solicitados. Si se envió una oferta para la solicitud de oferta de tipo Solicitud de oferta para pedido, la mejor oferta está resaltada en verde.

También puede descargar la tabla a Microsoft Excel® [página 67] y ver allí los detalles de la oferta.

Una vez que compara las ofertas y decide cuál prefiere, puede continuar directamente con la determinación de la oferta ganadora (adjudicar o rechazar [página 134]). SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

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Alternativas También puede comenzar la comparación de ofertas desde la subvista Solicitudes de oferta dentro de la vista Aprovisionamiento y ofertas.

4.3.2.5 Adjudicar o rechazar una oferta Resumen Después de comparar las ofertas que ha recibido como respuesta a una solicitud de oferta, necesita determinar la oferta ganadora, es decir, deberá decidir qué ofertas desea adjudicar y qué ofertas desea rechazar. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Requisitos previos El estado de la oferta que desea adjudicar o rechazar es Enviada. No se ha cerrado, ni devuelto al ofertante, ni retirado del proceso de subasta. La solicitud de oferta gracias a la cual se ha enviado la oferta, todavía no se ha cerrado.

Procedimiento 1.

Inicie la actividad rápida Comparar ofertas (Comparar ofertas concurrentes [página 133]). Si no desea comprar las ofertas antes de determinar las ofertas ganadoras, dispone de las opciones siguientes para acceder a la oferta directamente: ●

●

2.

Vaya a Aprovisionamiento y contratación Seleccione la oferta y haga clic en Editar .


Ofertas .

Vaya a Aprovisionamiento y contratación Solicitudes de oferta y ofertas Solicitudes de oferta . Seleccione la solicitud de oferta correspondiente y haga clic en Visualizar ofertas .

Adjudicar o rechazar la oferta: ●

Si desea especificar la oferta como oferta ganadora, seleccione la oferta y haga clic en Adjudicar .

●

Si desea rechazar la oferta y todas las posiciones incluidas en la oferta, haga clic en Rechazar .

Resultado Si ha hecho clic en Adjudicar , el estado de la oferta cambia a Adjudicada. A no ser que antes haya rechazado posiciones individuales de la oferta, esto indica que acepta todos los precios y condiciones establecidos en la oferta para todas las posiciones enumeradas. En la subvista Solicitudes de oferta, también puede ver que la oferta ha sido 134 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


adjudicada. La solicitud de oferta correspondiente se enumera con el estado Publicada, y el número de ofertas adjudicadas es visible en la columna Ofertas adjudicadas. En función de si la solicitud de oferta es del tipo Solicitud de oferta para pedido, Solicitud de oferta para contrato o Renovación de contrato de compra, los procesos siguientes se desencadenan automáticamente. Esto significa que un pedido se crea, se envía y se enumera en la vista Pedidos, o que un contrato se renueva o se crea con el estado En preparación y se puede editar más tarde en la vista Contratos [página 135]. Si ha hecho clic en Rechazar , el estado de la oferta cambia a Rechazada. Esto indica que no ha aceptado ninguna de las posiciones enumeradas en la oferta. En ambos casos, se notifica a los ofertantes el resultado de las solicitudes de oferta. La oferta todavía se encuentra en la subvista Ofertas de la vista Aprovisionamiento y ofertas pero ya no es posible editarla.

4.4 Vista de contratos 4.4.1 Guía rápida Contratos de compra Como comprador debe asegurarse de aprovisionar productos a precios eficientes basados en las condiciones ya acordadas con su proveedor. La vista Contratos le permite crear, copiar, liberar y negociar contratos de compra y acceder a la información sobre el ciclo de vida completo del contrato. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Conceptos básicos Compras estratégicas Las compras estratégicas le permiten a usted y a su empresa planificar de man era eficiente las actividades de compra a largo plazo y alcanzar reducciones de costes y mejores niveles de servicio entre sus proveedores. Las compras estratégicas le permiten analizar los gastos de la empresa, encontrar los proveedores más adecuados, supervisar la base de proveedores y su rendimiento y nego ciar contratos a largo plazo para lograr una reducción de costes en sus compras. Importantes herramientas de análisis le permiten supervisar y analizar los gastos de la empresa en compras de productos, así como colaborar con los proveedores e identificar a los que tienen el rendimiento más alto en la base de proveedores. En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede utilizar los procesos de solicitud de oferta (RFQ) a fin de encontrar los proveedores más apropiados para un producto. También puede crear contratos de compra que le permitan obtener reducciones de costes a largo plazo para los productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo. Estos c ontratos se pueden utilizar como una fuente de aprovisionamiento para todas las solicitudes de compra, los pedidos y las facturas creadas en la empresa. De este modo, se reducen costes a la empresa.


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Además del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, existen dos variantes por las cuales el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación está dividido en dos centros de trabajo - Aprovisionamiento y Contratos para garantizar la separación de funciones. Dependiendo de su configuración, puede que tenga el centro de trabajo Aprovisionamiento, que contiene las vistas Solicitudes de aprovisionamientoy Solicitud de oferta y ofertas, o el centro de trabajo Contratos, que incluye las vistas Contratos y Determinación de fuente. Para obtener más información, consulte Compras estratégicas [página 22].

Procesamiento de contrato de compra El procesamiento de contrato de compra le permite crear, modificar y aprobar contratos de compra. Un comprador puede crear un contrato de compra a partir de una oferta de proveedor durante el proceso de negociación de contrato o manualmente sin un documento precedente. Los contratos de compra se crean para productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo. Un contrato se puede definir para un mejor precio o descuento sobre los productos adquiridos. Permite a las empresas reducir los costes operativos y tener un mayor control sobre los gastos y los proveedores mediante la gestión de las renovaciones de contrato. Se puede utilizar un contrato de compra como fuente para el aprovisionamiento de productos mediante un pedido, o una factura de proveedor, o en caso de un pedido con posiciones con limitación, se utiliza un contrato en una entrada de mercancías y servicios. Las liberaciones realizadas de acuerdo con el contrato por estos documentos se actualizan en el historial de liberación del contrato. Por ejemplo, si una factura de proveedor se crea con una referencia al contrato, al contabilizar la factura el sistema actualiza el historial de liberación de contrato pertinente con los detalles de la factura de proveedor. Para obtener más información, consulte Procesamiento de contrato de compra [página 119].

Determinación de fuente de aprovisionamiento Como comprador estratégico, desea asegurarse de que su empresa suministre materiales y servicios de forma tan adecuada y eficiente como sea posible. Para conseguirlo, es importante priorizar, por un lado, los proveedores más favorables para productos específicos y, por otro lado, distribuir las compras entre muchos otros proveedores. Utilizando la vista Determinación de fuente, que es parte del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede fijar una fuente fija de suministro para un producto para asegurarse de que el producto siempre se ha proporcionado desde el proveedor que mejor reúna los requisitos. También puede definir regulaciones por cuotas para distribuir sus compras en varias fuentes de aprovisionamiento en vez de depender de un solo proveedor. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento [página 145].

Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores La determinación de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios. La determinación de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parámetros necesarios se definen previamente en el sistema. La determinación de precios está disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el proceso de aprovisionamiento. El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra, solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando se calcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en el valor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. La determinación del precio determina qué necesidades para una condición de precio en particular se tienen que cumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no s e toma en consideración en posiciones de servicio. 136 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


La determinación del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios. Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinación del precio determi na qué totales parciales se toman en consideración y hasta qué punto dicha determinación se puede procesar manualmente. La determinación del precio determina qué método utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos. Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, éste no realiza cálculos adicionales de precios. Así se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas. Para obtener más información, consulte aquí [página 17].

Escenario empresarial: Aprovisionamiento estratégico Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevos proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto hasta la identificación y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la negociación y creación de un contrato de compra con el proveedor seleccionado. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento estratégico.

Tareas Crear y editar un contrato Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 139].

Liberar un contrato 1.

En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, seleccione la vista Contratos, luego, seleccione el contrato que desea liberar. Haga clic en Editar .

2.

Para verificar si ha rellenado todos los detalles en un contrato, haga clic en Verificar .

3.

Haga clic en Liberar . Según la configuración de su sistema, se envía un contrato para la aprobación. Puede retirarlo del proceso de aprobación, por ejemplo, para modificar los detalles del contrato. Para retirar un contrato de la aprobación, haga clic en Retirar de aprobación .

Borrar un contrato 1.

En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, seleccione la vista Contratos, luego, seleccione el contrato necesario en la vista Contratos.

2.

Haga clic en Borrar . Sólo puede borrar los contratos que tengan el estado En preparación. No puede borrar contratos Liberados, En negociación ni contratos que se hayan creado de una oferta del proveedor.

Borrar una posición de contrato 1.

En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, seleccione la vista Contratos, luego, seleccione el contrato del que desea borrar una posición. Haga clic en Editar .

2.

En la ficha Posiciones , seleccione la posición y haga clic en Eliminar .


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Puede borrar una posición de un contrato sólo si el contrato tiene el estado En preparación,, no está en negociación y si la posición no se ha creado de una oferta de preparación proveedor. Liberado,, puede desactivar una posición seleccionando Si el contrato tiene el estado Liberado Desactivar para determinación de fuente de aprovisionamiento . 3.

Repita Repi ta la etapa etapa anterio anteriorr para todas todas las las posicion posiciones es que desee desee borra borrarr y haga clic clic en Grabar .

Cerrar un contrato 1.

En el ce cent ntro ro de tr trab abaj ajo o Aprovisionamiento y contratación, contratación, seleccione la vista Contratos,, luego, seleccione el contrato que desea cerrar. Haga clic en Editar . Contratos

2.

Haga clic en Cerrar contrato . Cuando un contrato está cerrado, no se pueden realizar más actividades en el contrato. El contrato ya no está disponible como fuente de aprovisionamiento.

Exportar a Microsoft Excel Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte Exportar datos comerciales utilizando Microsoft Excel® [página 67] 67]..

4.4.2 Conceptos básicos 4.4.2.1 Parametrizaciones de de documento de seguimiento Resumen Cuando crea un contrato o pedido, puede definir los documentos de seguimiento requeridos. requeridos. Si es necesario, puede sobrescribir las parametrizacione para metrizacioness que se hayan efectuado anteriormente anteriormente en los datos maestros o, en el caso de un pedido, puede sobrescribir las parametrizaciones de documento de seguimiento que se hayan definido en un contrato. En un contrato de compra, co mpra, estas casillas de documento de segu imiento están disponibles en la ficha Posiciones Posiciones,, de manera que las parametrizaciones del contrato se puedan copiar a un pedido donde es posible sobrescribirlas. Además, la configuración de algunas casillas depende de la determinación de otras. Las siguientes casillas están disponibles y l e permiten definir los documentos de se guimiento que son necesarios: ●

Las tolerancias están configuradas en un contrato, pero puede sobrescribirlas manualmente si desea hacer una excepción para un contrato o pedido en particular. Por ejemplo, la tolerancia de entrega en exceso estándar es 5%. Puede cambiarla a un porcentaje mayor o menor a fin de permitir que se entreguen más o menos mercancías de las especificadas en el contrato o pedido antes de requerir aprobación. ●

Debe configurar esta casilla si el producto es un servicio y desea que se confirme la entrada de tiempo, por ejemplo, de un prestatario de servicios, cuando se la registra en el sistema. ●

Esta casilla le permite sustituir la tolerancia de entrega en exceso estándar que se fijó para este contrato o pedido de manera que no se requiera de aprobación sin importar la cantidad entregada.



Una vez ya no se necesite la entrega ilimitada, al desmarcar esta casilla ya no se permitirá la entrega por encima de la cantidad pedida. Además, no se permitirán más entregas en los pedidos en los que la cantidad entregada ya esté por encima de la cantidad pedida. ●

Esta casilla le permite especificar que se requiere de una confirmación para un pedido creado con referencia al contrato. Las parametrizaciones de esta casilla se toman por defecto de los datos de proveedor, sin embargo, es posible sobrescribirlas en el contrato o pedido. Además, cuando configura esta casilla en el contrato, el comprador responsable también puede sobrescribir las parametrizaciones del pedido. Aunque no es obligatorio configurar configurar esta casilla, si usted efectivamente especifica especifica que se requiere de una confirmación de pedido, es necesario especificar que también se requiere de una entrada de mercancías y servicios. Además, puede determinar que se requiere de una factura o autofacturación. ●

Esta casilla le permite especificar que se necesita de una entrada de mercancías y servicios. Sin embargo, no se trata de una parametrización obligatoria. obligatoria. Las parametrizaciones de esta casilla se toman por defecto del sistema, sin embargo, es posible sobrescribirlas en el contrato o pedido. ●

Esta casilla le permite especificar que se requiere una factura. Las parametriza parametrizaciones ciones de esta casilla se toman por defecto del sistema, sin embargo, es posible sobrescribirlas en el contrato o pedido. Si la casilla Factura obligatoria está obligatoria está configurada, entonces no es posible configurar la casilla Autofacturación.. Autofacturación ●

Esta casilla le permite especificar que la autofacturación es necesaria. Las parametrizaciones de esta c asilla se toman por defecto de los datos de proveedor, sin embargo, es posible sobrescribirlas en el contrato o pedido. ped ido. Además, cuando configura esta casilla en el contrato, el comprador responsable también puede sobrescribir las parametrizaciones del pedido. No es posible tener una autofacturación sin tener también una entrada de mercancías y servicios. Para especificar que se requiere de una autofacturación, la casilla Entrada prevista de mercancías y servicios Autofacturación está también debe estar configurada. Además, si la casilla Autofacturación está configurada, no es posible configurar la casilla Factura obligatoria. obligatoria.

4.4.3 Tareas 4.4.3.1 Creación y edición de un contrato de compra Resumen Puede crear un contrato de compra para cubrir uno o más productos y categorías de producto. Luego, el contrato liberado se puede utilizar como fuente de aprovisionamiento para todos los productos que cubre el contrato.

Procedimiento 1.

En el ce cent ntro ro de tr trab abaj ajo o Aprovisionamiento y contratación, contratación, en la vista Contratos Contratos,, haga clic en Nuevo y seleccione Contrato Contrato.. contrato, que pertenece al centro de trabajo También puede iniciar la tarea común Nuevo contrato, Aprovisionamiento y contratación. contratación.


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2.

3.

En la vista General General:: a.

Indique un ID de proveedor. proveedor.

b.

En el campo Moneda Moneda,, introduzca un código de moneda de tres letras.

c.

En los campos Válido desde/hasta, desde/hasta, indique un período de validez para el contrato.

d.

compras es correcto. Si es incorrecto, introduzca el ID de la unidad Asegúr Ase úreese de qu quee el el ID de unidad de compras de compras manualmente.

e.

Asegúr Ase úreese de qu quee el el ID de comprador responsable es responsable es correcto. Si es incorrecto, introduzca el ID del comprador responsable manualmente manualmente..

f.

Puede asignar Puede asignar el el contrato contrato al al proyecto proyecto o a la tarea tarea de proye proyecto cto y una una vez que se se asigne asigne la la tarea tarea de proyecto, el sistema almacenará los detalles detalles de contrato en el proyecto o tarea de proyecto que corresponde mediante el procesamiento de proyecto.

g.

previsto. Introduzca un Valor previsto.

h.

En su caso, caso, introduzca introduzca más más informaci información ón adiciona adicional,l, como por por ejemplo, ejemplo, Incoter Incoterms ms o condicione condicioness de pago.

Sele Se lecc ccio ione ne la vi vist staa Posiciones Posiciones.. a.

Haga cl clic en en Añadir fila .

b.

Selecc cciione el Tipo de elemento necesario. elemento necesario.

c.

Introduzca el el ID de producto y producto y pulse Intro. El sistema visualizará automáticamente la información del producto correspondiente. Si no existen los datos maestros de producto, puede crearlos fácilmente haciendo clic en También puede y seleccionando Nuevo material o material o Nuevo servicio. servicio. Si ha seleccionado el tipo de elemento como una categoría de producto, indique el ID de categoría de producto. producto. Todos los productos de la categoría de producto seleccionado se considerarán como las posiciones de contrato.

d.

En el campo Precio Precio,, introduzca el precio del producto. Puede indicar una información de precio compleja, como recargos o descuentos (o ambos) para una posición. El precio complejo se aplica al precio facturado para una posición. Las condiciones de precio pueden tener un período de validez fijo. Además del precio regular del producto, se puede añadir un recargo debido a costes de entrega adicionales, por ejemplo. Un descuento puede ser resultado de un descuento comercial, de cantidad, o de efectivo. Si se crea un contrato a partir de una oferta, las condiciones de precio añadidas a las posiciones en la oferta se copian en el contrato de forma automática. Para indicar precios complejos, seleccione la ficha Precios en la parte inferior de la pantalla. Para añadir una condición nueva, haga clic en Añadir fila . En Precio/Componente de precio, precio, introduzca la información para la condición de precio.

e.

En su caso, caso, indiqu indiquee más inform informació ación n opcional opcional,, por ejempl ejemplo, o, seleccio seleccione ne la ficha ficha Datos básicos e indique indique una cantidad prevista o un valor de destino para la posición en el contrato. También puede añadir notas y anexos que proporcionen información información adicional sobre el contrato o posición de contrato. Por ejemplo, puede añadir documentos de calidad que resuman los compromisos de calidad acordados para la empresa. Debe introducir un Valor previsto en previsto en la etiqueta General y/o un/una Valor previsto/Cantidad prevista en prevista en la etiqueta Elementos .

f. 4.

Repita los pasos Repita pasos descrito descritoss anteriorm anteriormente ente para para añadir añadir informaci información ón sobre sobre otras posici posiciones ones relaci relacionad onadas as con este contrato.

Si desea desea veri verifica ficarr si existe existen n errores errores en el el contrato contrato,, haga haga clic clic en Verificar .



5.


6.

Si desea desea que que el contr contrato ato esté esté dispon disponible ible para su utiliza utilización, ción, haga clic clic en en Liberar . Si se requiere una aprobación previa, el contrato se enviará ahora para su aprobación. Una vez aprobado, el contrato se liberará y estará disponible como una fuente de aprovisionamiento. La siguiente tabla describe el proceso de aprobación para el contrato de compra: c ompra:

Puede elegir tener un contrato de compra basado en las opciones de la configuración empresarial.

Puede definir las reglas de aprobación para el contrato de compra en Gestión de aplicaciones y usuarios Distribución de

Empresa tareas Procesos de aprobación Procesos de aprobación: Contrato compradora de compra. Puede definir las siguientes reglas de aprobación para el contrato de compra: Aprobación por gerente de unidad de compras ●

●

Aprobación por gerente de unidad de línea jerárquica

●

Autorizador de contrato de compra

●

Autorizadores directos

Cuando se libera un contrato de compra, en función de las opciones de aprobación de su solución, el contrato de compra puede pasar un proceso de aprobación de varios pasos o un proceso de aprobación de un solo paso. El autorizador puede aceptar o rechazar el contrato de compra o devolverlo para que se revise. Las opciones de aprobación del contrato de compra se configuran en base a las reglas de aprobación. Para obtener más información, consulte Reglas de aprobación. Proveedor


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Puede fijar una condición durante la selección de las reglas de aprobación para determinar si el contrato de compra de una empresa compradora en particular se debe enviar para su aprobación o no. Puede fijar una condición durante la selección de las reglas de aprobación para determinar si el contrato de compra de un proveedor en particular se debe enviar para su aprobación o no.


Para editar un contrato mientras el contrato tenga el estado En aprobación, primero debe hacer clic en Retirar de aprobación . Una vez que se libere un contrato, el sistema ya no le permitirá modificar la información clave como el proveedor y la moneda, y tampoco le permitirá borrar una posición existente del contrato liberado. Puede añadir posiciones y modificar detalles como el precio, el valor previsto o la cantidad prevista. 7.

Compruebe que todas las posiciones estén activadas para el aprovisionamiento para asegurarse de que estén disponibles como fuente de aprovisionamiento para compras. Una vez que se libera un contrato, el sistema fija automáticamente el estado de todas las posiciones con precio como Activo para determinación de fuente de aprovisionamiento. Ahora, de forma manual, puede: ●

●

Desactivar la posición para determinar la fuente de aprovisionamiento: Seleccione la posición y haga clic en Activo para determinación de fuente de aprovisionamiento . Activar una posición para la determinación de la fuente de aprovisionamiento: Introduzca un precio para la posición y luego haga clic en Desactivar para determinación de fuente de aprovisionamiento .

Las posiciones de categoría de producto siempre están activas para determinar la fuente de aprovisionamiento una vez que se ha liberado el contrato. 8.

Si desea enviar el contrato a un proveedor, haga clic en Enviar a proveedor . El contrato liberado se envía al proveedor mediante un correo electrónico o fax o de la manera definida en la configuración de salida. El contrato nuevo se libera en el sistema y se añade a la lista en la vista Contratos. Para abrir el contrato desde esta lista, haga clic en el ID del contrato. Se puede utilizar el contrato liberado para compras.

4.5 Vista Determinación de fuente 4.5.1 Guía rápida para la determinación de fuente La vista Determinación de fuente tiene dos subvistas: Fuente de aprovisionamiento fija y Regulaciones por cuotas. La vista Fuente de aprovisionamiento fija le permite priorizar al proveedor más favorable para un producto específico, para asegurar que su empresa aprovisiona el producto seleccionado del proveedor seleccionado. Si hay más de dos contratos disponibles para un producto, la subvista Regulación por cuotas le permite distribuir la cantidad global para comprar entre estos contratos. Puede definir la distribución y el período para el cual la regulación por cuotas es válida. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.



Conceptos básicos Determinación de fuente Como comprador estratégico, desea asegurarse de que su empresa suministre materiales y servicios de forma tan adecuada y eficiente como sea posible. Para conseguirlo, es importante priorizar, por un lado, los proveedores más favorables para productos específicos y, por otro lado, distribuir las compras entre muchos otros proveedores. Utilizando la vista Determinación de fuente, que es parte del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede fijar una fuente fija de suministro para un producto para asegurarse de que el producto siempre se ha proporcionado desde el proveedor que mejor reúna los requisitos. También puede definir regulaciones por cuotas para distribuir sus compras en varias fuentes de aprovisionamiento en vez de depender de un solo proveedor. Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento [página 145] .

Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamiento Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras: ●

●

Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente. Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a múltiples solicitudes de compra dentro del pool de trabajo de las solicitudes de compra.

El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de aprovisionamiento. La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista ranking siempre se visualiza con la fuente de aprovi sionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada al final. Para obtener más información, consulte Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamiento [página 117].

Aprovisionamiento estratégico Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevos proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto hasta la identificación y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la negociación y creación de un contrato de compra con el proveedor seleccionado. Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento estratégico.

Tareas Crear una fuente de aprovisionamiento fija 1.

En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, en la vista Determinación de fuente seleccione la subvista Fuente de aprovisionamiento fija.

2.

Haga clic en Nuevo y seleccione Fuente de aprovisionamiento fija. También puede iniciar la tarea común Nueva fuente de aprovisionamiento fija, que pertenece al centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación.


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3.

Seleccione el producto para el que desea asignar una fuente de aprovisionamiento fija, y haga clic en Obtener fuentes de aprovisionamiento . Los contratos disponibles y precios de lista creados para el producto seleccionado se visualizan en la tabla Fuentes de aprovisionamiento disponibles.

4.

Verifique el indicador Fija para el contrato requerido o precio de lista para asignarlo como fuente de aprovisionamiento fija.

5.

Haga clic en Grabar . El producto seleccionado siempre se aprovisionará contra el contrato asignado o precio de lista durante el período de validez del contrato o precio de lista. Puede editar la fuente de aprovisionamiento fija y asignar otro c ontrato disponible o precio de lista como nueva fuente de aprovisionamiento fija.

Creación de una regulación por cuotas 1.

En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, en la vista Determinación de fuente seleccione la subvista Regulaciones por cuota.

2.

Haga clic en Nuevo y seleccione Regulación por cuota. También puede iniciar la tarea común Nueva regulación por cuotas, que pertenece al centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación.

3.

Seleccione el producto requerido y haga clic en Obtener fuentes de aprovisionamiento . Se visualizan los contratos disponibles para el producto seleccionado. Puede eliminar cualquier contrato que no se deban tener en cuenta.

4.

Fije el período de validez de la regulación por cuotas seleccionando las fechas Válido desde y Válido hasta. El período de validez de la regulación por cuotas estar dentro del período de validez del(los) contrato(s) seleccionado(s).

5.

Introduzca un número de Cuota para los contratos seleccionados. Cuanto mayor sea la cuota, más frecuentemente se utiliza el contrato en una determinación de fuente.

6.

Introduzca una Cantidad base de cuota.

7.

Haga clic en Activar .

Editar una regulación por cuotas 1.

En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, en la vista Determinación de fuente seleccione la subvista Regulaciones por cuota.

2.

Seleccione las regulaciones por cuotas requeridas y haga clic en Editar .

3.

También puede modificar las fechas Válido desde y Válido hasta, Número de cuota y Cantidad base de cuota. También puede eliminar una fuente de aprovisionamiento propuesta.

4.

Haga clic en Activar .

Borrar una regulación por cuotas En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, en la vista Determinación de fuente seleccione la subvista Regulaciones por cuota. Seleccione las regulaciones por cuotas requeridas y haga clic en Borrar . Sólo podrá borrar regulaciones por cuota que no tengan el estado Activo.



4.5.2 Conceptos básicos 4.5.2.1 Determinación de fuente Resumen Como comprador estratégico, desea asegurarse de que su empresa suministre materiales y servicios de forma tan adecuada y eficiente como sea posible. Para conseguirlo, es importante priorizar, por un lado, los proveedores más favorables para productos específicos y, por otro lado, distribuir las compras entre muchos otros proveedores. Utilizando la vista Determinación de fuente, que es parte del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede fijar una fuente fija de suministro para un producto para asegurarse de que el producto siempre se ha proporcionado desde el proveedor que mejor reúna los requisitos. También puede definir regulaciones por cuotas para distribuir sus compras en varias fuentes de aprovisionamiento en vez de depender de un solo proveedor. El motor de fuente de aprovisionamiento admite la determinación de fuente. Este motor se ubica en el centro del sistema SAP® Business ByDesign™ y recopila fuentes de aprovisionamiento que son resultado de los procesos empresariales de Gestión de cadena logística y Gestión de relación con proveedores. Por ejemplo, los contratos que resultan de un proceso de negociación de Gestión de relación con proveedores también están disponibles cuando debe encontrarse una fuente de aprovisionamiento para una demanda de Gestión de cadena logística. Lo mismo ocurre con las fuentes de aprovisionamiento fijas. Se crean en un centro de trabajo de Gestión de relación con proveedores pero pueden ser utilizadas tanto en las transacciones de Gestión de relación con proveedores como de Gestión de cadena logística. La gestión de cadena logística no utiliza la regulación por cuotas.

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. La determinación de fuente está permitida en su configuración de la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance asegúrese que se ha seleccionado Aprovisionamiento y contratación dentro de Aprovisionamiento. En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definición del alcance Aprovisionamiento y seleccione Aprovisionamiento y contratación. Seleccione Determinación de la fuente de aprovisionamiento y responda a las preguntas relacionadas con la fuente de aprovisionamiento.

Fuentes de aprovisionamiento fijas Si desea asegurarse que a lo largo de un período de tiempo determinado siempre se utilice el mismo proveedor para aprovisionar un producto específico (material o servicio), puede asignar una fuente de aprovisionamiento fija para ese producto. Para crear una fuente de aprovisionamiento fija, seleccione al producto a comprar y asigne la fuente de aprovisionamiento más adecuada de la lista. La lista, generada por el motor de fuente de aprovisionamiento, incluye las fuentes de aprovisionamiento válidas, es decir, los contratos y los precios de lista con un período de validez


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adecuado para el producto y activo para el aprovisionamiento. Luego, puede simplemente seleccionar el contrato o el precio de lista que desea establecer como la fuente de aprovisionamiento fija para el producto. También es posible modificar la fuente de aprovisionamiento fija de un producto. Para ello, simplemente seleccione de la lista otro contrato o precio de lista que será la nueva fuente de aprovisionamiento fija. Debido a que un producto sólo puede tener una fuente de aprovisionamiento fija por vez, la anterior fuente de aprovisionamiento vuelve a ser automáticamente una fuente de aprovisionamiento normal. Michael Smith, comprador de un fabricante local de helados, debe asegurarse que su empresa reciba un aprovisionamiento regular de la cantidad de leche necesaria para mantener la producción de helados en curso. La empresa de Michael es conocida por su delicioso helado de fresa. Por lo tanto, debe asegurarse que las fresas que utiliza para la producción del helado siempre cumplan con los estándares de calidad más altos. Hay una granja orgánica ubicada cerca de la sede de la empresa que ofrece todo tipo de frutos regionales (Rhubarb Ltd.). La empresa de Michael tiene contratos con varios proveedores de frutos pero debido a que Rhubarb Ltd. es conocido por sus excelentes fresas, Michael desea asegurarse que su empresa únicamente compre fresas de este proveedor. Por lo tanto, Michael selecciona el contrato con Rhubarb Ltd. de la lista de proveedores de frutos generada por el motor de fuente de aprovisionamiento y lo selecciona como la fuente de aprovisionamiento fija para las fresas.

Regulaciones por cuotas Si hay más de dos contratos disponibles para un producto, puede distribuir la cantidad global para comprar entre estos contratos. Puede definir la distribución en una regulación por cuotas y definir un período para el cual la regulación por cuotas será válida. Al contrario de las fuentes de aprovisionamiento fijas, para la regulación por cuotas sólo es posible utilizar contratos y no precios de lista. De manera similar a las fuentes de aprovisionamiento fijas, es posible crear una regulación por cuotas si selecciona un producto a comprar y le asigna dos o más fuentes de aprovisionamiento de una lista de contratos válidos. El motor de fuente de aprovisionamiento propone esta lista, la cual incluye todos los contratos con un período de validez adecuado que son apropiados para el producto y que están activos para el aprovisionamiento. A continuación, puede añadir un número de cuotas por posición de contrato para definir la manera en que se distribuirán las demandas entre los contratos de la regulación por cuotas. También puede revisar la regulación por cuotas existente y modificarla, es decir, modificar las cuotas, añadir contratos adicionales o eliminar contratos de la regulación por cuotas. Si asigna un contrato adicional a la regulación por cuotas y las demandas ya fueron asignadas a los contratos existentes en la regulación por cuotas, la cantidad asignada al contrato nuevo es igual a 0 y, por lo tanto, inferior a la cantidad de los contratos existentes. Como consecuencia, se asignan todas las demandas al nuevo contrato hasta que la cantidad asignada o, para ser más preciso, hasta que su valoración de cuota supere la de los contratos anteriores. Si desea asegurarse que el contrato nuevo no sea la opción preferida cuando se asigna una demanda a la regulación por cuotas, puede añadir manualmente una cantidad base al contrato. La cantidad base sirve como una cantidad asignada "virtual", la cual simula la cantidad necesaria para evitar que el contrato nuevo sea la opción preferida. De este modo, asegura que el contrato nuevo se utilice de manera similar a los contratos antiguos en la regulación por cuotas. También puede eliminar la regulación por cuotas. Si una regulación por cuotas aún está en preparación, puede eliminarla por completo. Si ya está activa, no se la elimina por completo del sistema sino que se la fija como obsoleta, lo que significa que ya no se la tendrá en cuenta cuando el sistema busca una fuente de aprovisionamiento. Finalmente, puede supervisar los valores de cumplimiento de una regulación por cuotas, lo que implica la cuota de destino (cuota en porcentaje) y el cumplimiento actual (porcentaje actual que también incluye las cantidades base



que ya se añadieron). Esto le permite reevaluar la regulación por cuotas y decidir si es necesario realizar modificaciones. La leche es un ingrediente básico para la producción de helados que se debe comprar de manera regular. A fin de no depender de sólo un productor de leche, Michael distribuye la cantidad de leche a comprar entre dos granjas lecheras locales que propuso el motor de fuente de aprovisionamiento. Braunvieh Inc. y Bovidae Ltd. Ya que quiere comprar más leche a Braunvieh Inc. (3/5) que a Bovidae Ltd. (2/5), Michael asigna el número de cuota 3 a Braunvieh Inc. y 2 a Bovidae Ltd.

Contrato con proveedor

Número de cuota

Braunvieh Inc.

3

Bovidae Ltd.

2

Un mes más tarde, Michael se entera que Draughtmaster Ltd., un productor de leche de una ciudad vecina, a quien había rechazado hasta ahora por sus precios altos, bajó los precios de la leche de manera considerable. Por lo tanto revisa la regulación por cuotas que incluye los contratos con Braunvieh Inc. y Bovidae Ltd. y decide añadir un nuevo contrato con Droughtmaster Ltd. a al regulación por cuotas. Michael asigna el número de cuota 1. Esto significa que, de ahora en adelante, la mitad de la leche (3/6) provendrá de Braunvieh Inc., un tercio (2/6) de Bovidae Ltd. y un sexto (1/6) de Droughtmaster Ltd. Contrato con proveedor

Número de cuota

Cantidad asignada

Braunvieh Inc.

3

7800

Bovidae Ltd.

2

3800

Droughtmaster Ltd.

1

0

Puesto que ya se han realizado liberaciones de los dos contratos existentes (7800 y 3800 litros), se prefiere el nuevo contrato para las próximas demandas hasta alcanzar una cierta cantidad asignada. Esta cantidad es determinada por la clasificación de cuota que se calcula de la siguiente manera: Cantidad asignada/Número de cuota = Clasificación de cuota Por tanto la valoración por cuota de Braunvieh Inc es 2600 (7800/3), 1900 (3800/2) para Bovidae Ltd y 0 (o/1) para Droughtmaster Ltd. Contrato con proveedor

Número de cuota

Cantidad asignada

Valoración de quota

Braunvieh Inc.

3

7800

2600

Bovidae Ltd.

2

3800

1900

Droughtmaster Ltd.

1

0

0

Como resultado todas las próximas demandas se asignan al contrato con Droughtmaster Ltd. hasta que la cuota supere 1900. Sin embargo, Michael no quiere que se prefiera el nuevo contrato en el próximo aprovisionamiento de leche que se debe suministrar, por tanto indica 2000 como cantidad base de cuota "virtual". Ahora la valoración de cuota se realiza de la forma siguiente: (Cantidad asignada + Cantidad base de cuota) / Número de cuota = Valoración de cuota Por tanto la valoración de cuota del contrato con Droughtmaster Ltd. es 2000 ( (0 + 2000) / 1).


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Número de cuota

Cantidad asignada


Valoración de cuota (incl. Cantidad base de cantidad base de cuota cuota)

Braunvieh Inc.

3

7800

2600

0

2600

Bovidae Ltd.

2

3800

1900

0

1900

Droughtmaster Ltd.

1

0

0

2000

2000

El resultado es que las próximas demandas se asignan al contrato con Bovidae Ltd. y el contrato con Droughtmaster Ltd. solo se toma en consideración una vez que el contrato con Bovidae Ltd. supera la valoración de cuota de 2000. Para supervisar los valores de cumplimiento actual de su acuerdo de cuota, Michael mira la Cuota en porcentaje y el Porcentaje actual. Ahora la Cuota en porcentaje se calcula de la forma siguiente: Número de cuota / Números de cuota totales = Cuota en porcentaje El Porcentaje actual se calcula de la forma siguiente: (Cantidad asignada + Cantidad de base de cuota) / (Cantidades totales asignadas + Cantidads de base totales) = Porcentaje actual Valoración de cuota (incl. cantidad base de cuota)

Cuota en porcentaje

Porcentaje actual


Número de Cantidad cuota asignada


Cantidad base de cuota

Braunvieh Inc.

3

7800

2600

0

2600

50%

57%

Bovidae Ltd.

2

3800

1900

0

1900

33%

28%

Droughtmaster Ltd.

1

0

0

2000

2000

17%

15%

Michael observa que el cumplimiento de cuota actual en el contrato con Braunvieh Inc. es del 57%, para el de Bovidae Ltd. del 28% y para el de Droughmaster Ltd., del 15%. Cuando se asignan más cantidades a estos contratos, el Porcentaje actual debe acercarse a la Cuota en porcentaje prevista.

Determinación de la fuente de aprovisionamiento más adecuada Cuando el sistema está configurado para buscar fuentes de aprovisionamiento de forma automática, y se debe buscar la fuente de aprovisionamiento para comprar el producto, el motor de aprovisionamiento utiliza la siguiente priorización: 1.

Las fuentes de aprovisionamiento fijas siempre tienen la prioridad más alta. Puede asignar un contrato o un precio de lista al producto seleccionado de forma que, cuando se pide el tipo de producto, la fuente de aprovisionamiento asignada tenga la prioridad más alta.

2.

Si no se asigna una fuente de aprovisionamiento fija al producto, el motor de aprovisionamiento verifica si existe algún acuerdo de cuota que pueda ser relvante.

3.

Si tampoco existe ningún acuerdo de cuota, el motor de aprovisionamiento busca contratos o precios de lista que puedan ser adecuados para el producto. Los contratos tienen una prioridad más alta que los precios de lista. El motor de aprovisionamiento determina la fuente de aprovisionamiento más adecuada según los criterios siguientes:



a.

Precio: Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.

b.

Tasa de cumplimineto de cantidad prevista más baja: Este criterio sólo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio. Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.

c.

Menor retraso en la tasa de entrega: Se selecciona primero la fuente de aprovisionamiento con el menor tiempo de procesamiento.

Evidentemente, también puede buscar manualmente las fuentes de aprovisionamiento apropiadas. El motor de aprovisionamiento le proporciona una li sta de posibles fuentes de aprovisionamiento, clasificada según las reglas de priorización anteriores. Entonces puede seleccionar el precio de lista o contrato que prefiera de esta lista de aprovisionamiento. Solo se pueden utilizar como fuentes de aprovisionamiento los contratos o los precios de lista que se y hayan fijado en Activo para aprovisionamiento Si tienen el estado Inactivo para aprovisionamiento, el motor de aprovisionamiento no los encuentra en el aprovisionamiento automático y cuando intenta seleccionarlos de forma manual de la lista de aprovisionamiento se genera un mensaje de error indicando que el contrato o el precio de lista no es una fuente de aprovisionamiento válida. La determinación de fuente también se utiliza en la creación automática de pedidos. Si se ha activado la Creación automática de pedidos durante la configuración del sistema, el sistema crea pedidos automáticamente siempre que el motor de aprovisionamiento pueda asignar una fuente de aprovisionamiento válida. Todas las p osiciones de solicitud de compra con la misma fuente de aprovisionamiento se asignan automáticamente al mismo pedido. Solo debe crear pedidos manualmente cuando no se puede asignar de forma automática una fuente de aprovisionamiento apropiada. La empresa de Michael está desarrollando un nuevo helado llamado Lemoncurry. Entro otros, incluye cantidades considerables de curry, que la empresa no ha utilizado casi nunca anteriormente. Michael es el responsable de encontrar una fuente de aprovisionamiento apropiada para el nuevo ingrediente. Crea manualmente un pedido para el curry necesario para producir el primer prototipo. Verifica la lista de aprovisionamiento generada por el motor de aprovisionamiento. No hay ninguna fuente de aprovisionamiento fija asignada al curry y tampoco hay acuerdos de cuota disponibles. La lista de aprovisionamiento contiene tres entradas: ●

●

●

La primera es un contrato para especias, incluyendo el curry, con una empresa llamada Salt and Peppa INc. El contrato está apunto de vencer y no se ampliará. Un precio de lista ofrecido por una empresa de alimentación llamada Yummi Ltd. es el siguiente. Yummi Ltd. ofrece curry a muy buen precio. La última entrada de la lista es un orecio de lista ofrecido por una empresa llamada Da Gma Bros Ltd. Están especializados en especias, pero Michael considera que su curry es ligeramente elevado.

Michael decide asignar el precio de lista menos caro como fuente de aprovisionamiento. Selecciona Yummi Ltd. y graba el pedido.

Consulte también Determinación de fuente en la planificación Procesamiento de pedidos Precios de lista [página 101]


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4.6 Vista Informes 4.6.1 Gastos en contratos Resumen Este informe muestra el gasto total de la empresa, el gasto de contrato y el ratio de gasto de contrato de los últimos 12 meses. En este informe puede analizar el gasto medio por mes y proveedor o por mes y categoría de producto. Cuanto más elevado sea el gasto de contrato, mejor será el uso contractual de la empresa y más bajo será el gasto medio.

Vistas Con este informe están disponibles las siguientes vistas: ●

. Muestra el gasto total y los gastos en contratos durante los últimos 12 meses

●

Muestra los gastos totales, los gastos en contratos y el ratio de gastos en contratos de la empresa por categoría de producto durante los últimos 12 meses . ●

Muestra el ratio de gastos en contratos (= porcentaje de los gastos en contratos respecto a los gastos totales) durante los últimos 12 meses. Puede visualizarse como una vista gráfica en el centro de trabajo resumen . ●

Muestra los gastos en contratos acumulados como parte de los gastos totales durante los últimos 12 meses y se puede visualizar como una vista gráfica en el centro de trabajo resumen . Puede analizar las categorías de gastos más importantes (gastos en contratos, gastos en pedidos, gastos irregulares) mediante el informe Gastos totales por categoría de gastos.

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●

Estado del contrato Muestra datos relevantes para los siguientes estados de contrato: En preparación ○

En negociación

○



●

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Liberada

○

Cerrado

Estado de vencimiento Muestra datos relevantes para uno de los siguientes estados de un contrato: No caducado ○

●

○

A punto de vencer

○

Vencido

ID de contrato de compra Muestra los datos relevantes para uno o más IDs de contrato de compra.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los gastos en contratos por gastos totales, gastos en contratos y ratio de gastos en contratos. Los siguientes siguie ntes datos se filtran para este informe: ●

Ejercicio/Mes de la factura se factura se restringe a los últimos 12 meses, incluido el mes actual.

●

Estado de contabilización se contabilización se limita a Contabilizado Contabilizado..

Para seguir seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hacia: ●

Gastos en en compras compras irregulares irregulares [página 154]

●

Gastos totales totales por categoría de gasto [página 160] 160]

●

Seguimie Segu imiento nto de contratos contratos [pág [página ina 151] 151]

Consulte también Vista Informes Resumen de informes informes en gestión gestión de relación con proveedores proveedores [página 24] Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores

4.6.2 Seguimiento de contratos Resumen Este informe muestra la utilización de contratos en términos de cantidades y valores previstos y cantidades y valores ya liberados. Este informe muestra cómo se utilizan los contratos en compras operativas y en facturación.


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Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatoriass se indican con un asterisco (*). obligatoria Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●

Estado del contrato Muestra datos relevantes para uno o varios estados de contrato. Los estados incluyen: En preparación ○

●

○

En negociación negociación

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Liberada

○

Cerrado

Estado de vencimiento Muestra los datos relevantes para el estado de un contrato. Los estados incluyen: No caducado ○

●

○

A punto de vencer

○

Vencido

Fecha de creación del contrato Visualiza los datos aplicables a contratos de compra creados durante los últimos siete días.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis del seguimiento de contrato por cantidad prevista, cantidad liberada, valor previsto y valor liberado. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Estado del contrato se contrato se limita a Liberado Liberado..

Consulte también Vista Informes Resumen de informes informes en gestión gestión de relación con proveedores proveedores [página 24] Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores



4.6.3 Contratos con vencimiento Resumen Este report muestra contratos que están a punto de expirar o que han expirado en los últimos 3 meses. Aún así, puede modificar el período de tiempo. Es posible filtrar por proveedor o categoría de producto y ver las cantidades y valores objetivo, y las cantidades y valores liberados. Un contrato expirará si finaliza la validez del contrato o si se ha liberado todo el valor o cantidad objetivo.

Características Característi cas Ejecución de informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias obligatori as se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●

Estado de vencimiento Muestra los datos relevantes para el estado de un contrato de compra. Los estados incluyen: A punto de vencer ○

○

●

Vencido

Año/mes de vencimiento de contrato (últimos 3 meses) Muestra los datos relevantes para el vencimiento de c ontratos de un año o mes determinado. De manera estándar, el valor se establece como los últimos 3 meses, incluido el mes actual.

Análisis de informe Este informe muestra un análisis de los contratos con vencimiento por período de validez (de, a), cantidad objetivo, cantidad liberada, valor objetivo, valor liberado y vencimiento del contrato en días. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Estado de vencimiento se vencimiento se limita a A a A punto de vencer y vencer y Vencido Vencido..

●

El Estado de contrato excluye contrato excluye Cerrado Cerrado..

●

El Estado de liberación se liberación se limita a Liberado Liberado..

●

El Mes de vencimiento de contrato se contrato se limita a los últimos tres meses, incluido el mes actual.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hasta: ●

Seguimie Segu imiento nto de contratos contratos [pág [página ina 151] 151]

●

Gastos Gast os en contrat contratos os [pág [página ina 150] 150]

Consulte también Vista Informes Resumen de informes informes en gestión gestión de relación con proveedores proveedores [página 24] Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

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4.6.4 Gastos en compras compras irregulares Este informe muestra los ga stos de la empresa con y sin la intervención del dep artamento de compras y el ratio de gastos en compras irregulares irregula res durante los últimos doce mese s. En este informe puede analizar los gastos en compras irregulares (gastos sin la implicación del departamento de compras) por mes y proveedor o por mes y categoría de producto. Si su gasto medio es alto, puede analizar qué productos se compran y a quién y realizar las acciones apropiadas apropiadas..


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Gastos en compras irregulares Muestra los gstos en compras irregulares de la empresa de los últimos 12 meses. Gastos en compras irregulares por categoría de producto Muestra los gastos totales de la empresa, los gastos en compras irregulares y el ratio de gastos en compras irregulares,, los gastos en compras irregulares con producto y el ratio de gastos en compras irregulares con irregulares producto de los últimos 12 meses. Ratio de gastos en compras irregulares (últimos 12 meses) Muestra el ratio de gastos en compras irregulares (el porcentaje de los gastos en compras irregulares respecto a los gastos totales) durante los últimos 12 meses. Puede visualizarse como una vista gráfica en el resumen del centro de trabajo. Gastos en compras irregulares (últimos 12 meses) Muestra los gastos en compras irregulares acumulados acumulados como parte de los gastos totales durante los últimos 12 meses. Puede visualizarse como una vista gráfica en el resumen del centro c entro de trabajo.

Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatoriass se indican con un asterisco (*). obligatoria

Análisis del informe Este informe muestra los gastos totales, los gastos en compras irregulares, el ratio de gastos en compras irregulares, los gastos en compras irregulares con producto, el ratio de gastos en compras irregulares con producto según el proveedor para un año o ejercicio determinado. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

Ejercicio/Mes de la factura se factura se restringe a los últimos 12 meses.

●

Estado de contabilización se contabilización se limita a Contabilizado Contabilizado..


Gastos Gast os en contra contratos tos [pág [página ina 150] 150]

●

Gastos totales totales por por categoría de gasto [página 160] 160]



Consulte también Vista informes Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores [página 24] Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores

4.6.5 Historial de precios por producto y proveedor Resumen Este informe muestra el historial de precios por producto y proveedor suministrador a lo largo de los últimos 12 meses en base a un precio promedio calculado basado en los valores de factura. Tam bién puede verificar las cantidades facturadas para ver la importancia del producto comprado para la empresa.




●




4.6.6 Fiabilidad de precio El informe muestra una comparación de todos los productos comprados a uno o más proveedores seleccionados y visualiza la desviación entre el precio del pedido y el importe de factura. El informe calc ula un precio medio de pedido y un importe medio de factura para cada uno de los productos del proveedor o proveedores seleccionados y compara estos precios a lo largo de un período de tiempo indicado. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Aprovisionamiento y contratación

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Este informe visualiza la desviación entre estos dos precios como valor absoluto y como porcentaje.


●

Fiabilidad del precio por proveedor Visualiza la fiabilidad del precio de uno o más proveedores en relación con los productos que suministran. El precio medio de pedido se compara con el precio medio de factura, y se calculan las desviaciones absoluta y relativa. Esto le ayuda a evaluar el proveedor por lo que respecta a la fiabilidad de precios. Fiabilidad del precio por producto Visualiza la fiabilidad del precio de uno o más productos en relación con los proveedores que los suministran. El precio medio de pedido se compara con el precio medio de factura, y se calculan las des viaciones absoluta y relativa. Esto le ayuda a evaluar el producto por lo que respecta a la fiabilidad del precio.

Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*).

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los precios de todos los productos comprados a un proveedor seleccionado, o grupo de proveedores seleccionados, y visualiza la desviación entre el prexio de pedido y el importe de factura. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

Estado de cancelación excluye Cancelado.

●

Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.

●

Estado de factura restringido a Facturado parcialmente y Facturado.

●

Tipo de posición excluye Límite.

●

Ejercicio/Mes pedido se restringe a los últimos 12 meses.

●

El Estado del pedido se limita a Pedido.



Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores [página 24] Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores



4.6.7 Pedidos por asignación de cuenta Resumen Este informe muestra todos los pedidos por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días. Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valores totales por asignación de costes y el estado de los pedidos. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición. Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto con uno o varios de los campos siguientes: ●

ID pedido de cliente

●

Cliente

●

ID pedido del cliente

●

Proceso siguiente


●

●

●

Pedidos por centro de coste Muestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y el estado de los pedidos. Pedidos por proyecto Visualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de los pedidos. Pedidos por pedido de cliente Visualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente y el estado de los pedidos. Pedidos por orden de servicio Visualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio y el estado de los pedidos.

Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). ●

Estado de cabecera Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido. Los estados incluyen: En preparación ○

○

En aprobación


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●

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○

Confirmación recibida

○

Documento de seguimiento creado

○

Finalizado

Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días) Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos creados en los últimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar el valor.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos por asignación de cuenta, de acuerdo con la cantidad pedida, el valor neto y el valor neto en moneda de empresa, permitiéndole analizar los pedidos a un nivel más operativo por asignación de cuenta. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Estado de cancelación excluye Rechazo de cancelación y Cancelado.

●

La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.

●

El Estado de cancelación de posición excluye Rechazo de cancelación y Cancelado.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hacia Documentos liberados por contrato [página 158].


4.6.8 Documentos liberados por contrato Resumen Muestra todos los documentos que se han retirado en relación con un contrato especificado. Muestra al comprador la intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.


Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los documentos liberados por contrato. 158 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Estado del contrato se limita a Liberado.

●

El Estado de vencimiento se limita a No vencido y A punto de vencer.



●

Seguimiento de pedidos

●

Contratos con vencimiento [página 153]


4.6.9 Gastos por asignación de costes Este informe visualiza el gasto general por tipo de contabilidad, como cent ro de coste, material individual o proyecto, y su distribución en categorías de gasto (gasto contractual, por pedido y gasto medio) según el valor de factura en los últimos 12 meses. Es posible desglosar hasta el nivel de producto. Este informe le ayuda a analizar qué centro de coste o proyecto compra productos y servicios sin implicarse con el departamento de compras (= gastos de compras irregulares).


●

●

●

●

●

Gastos por asignación de costes Muestra el gasto total por tipo de asignación de costes, como centros de coste, proyectos, activos fijos, pedidos de cliente y su distribución entre las principales categorías de gasto en los últimos 12 meses. Gastos por centro de coste Muestra los gastos por centro de coste y su distribución entre las principales categorías de gastos de los últimos 12 meses. Gastos por material individual Muestra los gastos por material individual y su distribución entre las principales categorías de gastos de los últimos 12 meses. Gastos por proyecto Muestra los gastos por proyecto y su distribución entre las principales categorías de gastos de los últimos 12 meses. Gastos por pedido de cliente Muestra los gastos por pedido de cliente y su distribución entre las principales categorías de gastos de los últimos 12 meses. Gastos por orden de servicio Muestra los gastos por orden de servicio y su distribución entre las principales categorías de gastos de los últimos 12 meses.


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Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●

Año/mes de fecha de factura (últimos 12 meses) Visualiza los datos relevantes para las facturas creadas en o desde una fecha determinada. Por defecto, el valor se establece como los últimos 12 meses, incluido el mes actual.

Análisis del informe Este informe muestra los gastos (basados en el valor de la factura) por diferentes objetos contables según los gastos en contratos, gastos en pedidos, y gastos en compras irregulares durante los últimos 12 meses. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los últimos diez meses, incluido el mes actual.

●

Estado de contabilización es Contabilizado.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hasta Gastos totales por categoría de gasto [página 160] .


4.6.10 Gastos totales por categoría de gasto Resumen Este informe muestra el gasto contractual, el gasto por pedido de cliente, el gasto en compras irregulares y el gasto total de un año específico en base al valor de factura. Puede comprobar la frecuencia con la que se utilizan los contratos y catálogos, así como el volumen de compras realizadas al margen del departamento de compras (gastos en compras irregulares). El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

Características Vistas Con este informe están disponibles las siguientes vistas: ●

Ratio de gastos en contratos por mes Muestra el ratio de gastos en contratos por mes.



●

●

●

●

●

●

●

●

●

Gastos en contratos por mes Muestra el ratio de gastos en contratos por mes. Gastos en compras irregulares por mes Muestra los gastos en compras irregulares por mes. Principales 10 proveedores por categoría de gastos Muestra los gastos en contratos, los gastos en pedidos y los gastos en compras irregulares de los principales 10 proveedores en orden descendente. Principales 5 categorías de producto por categoría de gastos Muestra los gastos en contratos, los gastos en pedidos y los gastos en compras irregulares de los principales 5 proveedores en orden descendente. Historial de gastos totales por categoría de gastos (en importe) Muestra los gastos por categoría de gastos (p.ej. gastos en contratos, gastos en pedidos, gastos en compras irregulares) basados en los valores de factura como importe y se puede visualizar como vista gráfica en el resumen del centro de trabajo. Historial de gastos totales por categoría de gastos (en porcentaje) Muestra los gastos por categoría de gastos (p.ej. gastos en contratos, gastos en pedidos, gastos en compras irregulares) basados en los valores de factura como porcentaje y se puede visualizar como vista gráfica en el resumen del centro de trabajo. Gastos totales por categoría de gastos Muestra los gastos por categoría de gastos (gastos en contratos, gastos en pedidos, gastos en compras irregulares) como porcentaje de un año determinado, basado en el valor de factura. Gastos totales por categoría de gastos: Detalles Muestra los gastos por categoría de gastos de un año determinado, basado en valores de factura. El comprador puede verificar los gastos en compras irregulares y las subcategorías de gastos en contratos y gastos de pedidos. También puede visualizar los gastos de terceros de su empresa en esta vista. Gastos totales por categoría de gastos y trimestre Muestra los gastos por categoría de gastos de un trimestre determinado, basado en valores de factura.

Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●

Año/mes de fecha de factura (últimos 12 meses) Muestra los datos relevantes de las facturas de los últimos 12 meses. De manera estándar, el valor se establece como los últimos 12 meses, incluido el mes actual.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los gastos totales por categoría de gastos por gastos en contratos, gastos en pedidos, gastos en compras irregulares y gastos totales. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Ejercicio/Mes de la factura se limita a los últimos 12 meses.

●

El Estado de contabilización se limita a Contabilizado.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hasta:


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●

Gastos en contratos [página 150]

●



4.6.11 Supervisión de creación automática de pedidos Resumen Visualiza el porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de c ompras durante los últimos 12 meses y su correspondiente valor de compras y subtotales. En este informe, puede verificar el grado de automatización de compras para una sola unidad de compras o para todas. El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.


●

Supervisión de creación automática de pedidos Muestra el número y porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de compras durante los últimos 12 meses así como el importe y el porcentaje correspondientes del valor de compras y el subtotal en formato de tabla o como gráfico. Tasa de creación automática de pedidos por mes Muestra el porcentaje de los pedidos creados de forma automática y el porcentaje correspondiente del valor de compras en formato de tabla o como gráfico. Usted, como comprador, puede verificar el grado de automatización de compras para la unidad de compras a la que está asignado.

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas: ●

●

●

Trimestre/Año del pedido Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos en un trimestre o año detrminado. Unidad de compras Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una unidad de compras. Estado de pedido Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de procesamiento de un pedido. Los estados incluyen:



○

En preparación

○

Finalizado

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Sin confirmar

○

Enviado

○

Confirmación recibida

○

Cancelado

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los pedidos creados de forma automática por unidades de compras. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

El Estado de cancelación excluye Solicitud de cancelación y Cancelado.

●

El Estado de cancelación de posición excluye Solicitud de cancelación y Cancelado.

●

Fecha de los pedidos se restringe al último año.

●


Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos.



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5 Base de proveedores habituales 5.1 Conceptos básicos 5.1.1 Gestión de direcciones Resumen Puede crear, visualizar y actualizar los detalles que necesite para comunicarse con sus socios comerciales. Puede actualizar datos de comunicación y datos postales detallados de personas y organizaciones.

Datos de dirección postal Puede actualizar los datos generales de dirección postal para un socio comercial: Debe seleccionarse el país antes de introducir los detalles de la dirección. El layout de los campos de dirección postal es específico de país. El layout específico de país no está disponible para todos los países.

Puede actualizar otros detalles de dirección postal para organizacio nes y personas en los campos adicionales, como: ●

Número de apartado postal

●

Huso horario

●

Líneas de dirección Recomendamos crear una entrada de dirección por separado para un número de apartado postal que solo contenga datos del apartado postal. En recursos humanos, los datos de la dirección postal son dependientes del tiempo, hecho que le permite actualizar los detalles de la dirección postal con precisión de los empleados. Los datos de la dirección privada actualizados en recursos humanos están protegidos en otras áreas de aplicación.

Datos de comunicación Puede actualizar datos de comunicación para un socio comercial. Los campos disponibles para datos de comunicación varían dependiendo de si actualiza los datos para personas u organizaciones. La actualización de los datos de comunicación es opcional.

Puede indicar detalles de comunicación, como: ●

Número de teléfono

●

Número de fax

●

Dirección de correo electrónico


SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Base de proveedores habituales

●

Dirección del sitio web (sólo organización)

●

Número de móvil (sólo personas)

También puede especificar el idioma del socio comercial y el método de contacto preferido.

Direcciones múltiples No puede actualizar múltiples direcciones de un socio comercial. Debe especificar la dirección principal cuando asigne más de una dirección a un socio comercial. Si introduce múltiples direcciones para cuentas, puede especificar la entrega, la factura para, la reclamación y el aviso de pago para las direcciones. Para distribuidores, puede especificar la procedencia, emisor de la factura, beneficiario y aviso de pago a las direcciones. Puede especificar direcciones comerciales y personales para contactos y agentes de servicio. Puede añadir más detalles en la dirección comercial, como edificio, piso, habitación y detalles de correo interno. Si desea seleccionar una dirección comercial para un contacto o un agente de servicio, deberá asignar primero la organización de socios comerciales relevante cuya dirección se utilice como dirección comercial. Adicionalmente, también puede actualizar el período de validez de la dirección de los datos maestros de una cuenta. La dirección dependiente del tiempo puede crearse y actualizarse por la migración o el servicio.

Eliminación de direcciones Puede eliminar la dirección de un socio comercial. La eliminación de la dirección de un socio comercial no provocará errores en los documentos comerciales, debido a que los documentos comerciales siempre hacen referencia a una copia de la dirección del socio comercial que usan.

Direcciones de titular de tarjeta de crédito para cuentas En algunos países, la verificación de autorización de un proveedor de servicio de tarjeta de crédito incluye una verificación de dirección. En este caso, se requiere la dirección del titular de tarjeta de crédito. El centro de compensación verifica la dirección del pagador frente a la dirección del titular de la tarjeta de crédito almacenada en el proveedor de servicios de tarjetas de crédito. Si las direcciones no coinciden, se cancela el pago con tarjeta de crédito. Puede actualizar una dirección de titular de tarjeta de crédito o copiar una de las direcciones existentes de la cuenta en la dirección de tarjeta de crédito. En la actividad rápida, solo podrá copiar la dirección principal de la cuenta en la dirección de titular de tarjeta de crédito.

Características adicionales Las características que se indican abajo y otras c aracterísticas están disponibles si se activaron en la vista Creación de mashups. Para obtener más información, véase la Guía rápida Creación de mashups en el Centro de ayuda. ●

●

Mapa/Direcciones Puede visualizar una dirección en un mapa. Anular búsqueda de número de teléfono Puede indicar el número de un distribuidor o una cuenta para visualizar los detalles de la persona u organización a la que pertenece este número.


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5.1.2 Verificación de duplicados de socio comercial Resumen La verificación de duplicados de interlocutores comerciales le permite encontrar interlocutores comerciales que existen más de una vez en el sistema, de forma que se evita tener datos redundantes en sus sistema, ayudando así a reducir esfuerzos y ahorrar costes al gestionar sus datos maestros de interlocutor comercial. Puede utilizar la verificación de duplicados al realizar las siguientes actividades: ●

●

Cuando crea un nuevo socio comercial en una vista de socio comercial Cuando crea socios comerciales desde Microsoft Excel® Por ejemplo, la verificación de duplicado está disponible cuando crea cuentas con Microsoft Excel. Para obtener más información, consulte Crear clientes con Microsoft Excel®

La verificación de duplicados está disponible en varios procesos empresariales en los que se utilizan socios comerciales, clientes, proveedores o cualquier otro tipo de socio comercial y los respectivos roles de socio comercial. La verificación se efectúa cuando crea un nuevo socio comercial. Al grabar los datos, el sistema verifica si el socio comercial ya existe. Cada verificación se efectúa para los socios comerciales con cualquier tipo de estado. La verificación también mostrará los datos de socio comercial a los que quizás no pueda acceder por falta de derechos de acceso. La dirección principal sólo se muestra si tiene autorización para acceder a dicha dirección. Durante la verificación de socios comerciales duplicados, dispone de las siguientes opciones: ●

La verificación de duplicados se efectúa automáticamente cuando graba los datos que introdujo.

●

También puede realizar la verificación de duplicados manualmente haciendo clic en

Verificar duplicados .

La verificación siempre se efectúa al comparar los datos de socio comercial existentes con los datos de un socio comercial que está por crear.

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Para desactivar la verificación de duplicados y seleccionar el tipo de verificación que desea utilizar, ha seleccionado las funciones requeridas en la configuración de solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa del proyecto Definición del alcance, compruebe que esté seleccionado Socios comerciales en los Datos comerciales generales. En la etapa Preguntas, amplíe el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Gestión de socios comerciales y responda a las preguntas relacionadas con la verificación de duplicados de socios comerciales.



Características Realizar búsquedas de socios comerciales duplicados La búsqueda de socios comerciales duplicados se realiza a partir de los siguientes criterios de búsqueda: ●

Nombre de un socio comercial y datos relacionados Nombre, apellido y fecha de nacimiento de una persona ○

○

●

Nombre y nombre adicional de una organización

Datos de dirección Datos de dirección postal, como país, ciudad, código postal, calle y número ○

●

Datos de comunicación Teléfono, fax, número de teléfono móvil y correo electrónico ○

El sistema realiza una búsqueda inexacta que encuentra socios comerciales incluso cuando los datos que introdujo contengan errores tipográficos o estén incompletos. El resultado de la verificación de duplicados muestra la siguiente información sobre posibles socios comerciales duplicados: ●

ID

●

Nombre

●

Dirección

●

Estado

●

●

Información de clasificación sobre la probabilidad en porcentaje de una coincidencia con un posible socio comercial duplicado Una indicación que establece si el rol relacionado de la vista actual está asignado o no al socio comercial en cuestión Por ejemplo, al verificar los socios comerciales duplicados en la vista Proveedores, se marca la casilla Existente como proveedor si el socio comercial está creado como proveedor. Puede seleccionar uno de los siguientes perfiles para la verificación de duplicados durante la definición del alcance: ●

●

●

Verificación estricta, si desea buscar socios comerciales duplicados con un alto nivel de semejanza, únicamente Si selecciona este tipo de verificación, los socios comerciales se visualizarán como duplicados si hay una similitud de, al menos, 85 %. Verificación media, si desea buscar socios comerciales duplicados con un nivel de semejanza de medio a alto Si selecciona este tipo de verificación, los socios comerciales se visualizarán como duplicados si hay una similitud de, al menos, 80 %. Verificación flexible, si desea buscar socios comerciales duplicados con un nivel de semejanza de bajo a alto Si selecciona este tipo de verificación, los socios comerciales se visualizarán como duplicados si hay una similitud de, al menos, 70%. También puede desactivar la verificación de duplicados.


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Gestionar socios comerciales duplicados En el resultado de la verificación de duplicados, puede realizar lo siguiente: ●

●

Ignorar los socios comerciales duplicados y grabar las entradas Crear el socio comercial nuevo según los datos del socio comercial duplicado. En función de que el socio comercial existente se haya creado o no con un rol determinado, podrá utilizar los datos existentes o crear el nuevo socio comercial con el nuevo rol.

5.2 Vista de proveedores 5.2.1 Guía rápida de Proveedores La vista Proveedores le ofrece un resumen de todos los proveedores o licitantes actuales en su sistema. Puede introducir y visualizar detalles sobre los prestadores de servicios que trabajan con sus proveedores, y las relaciones que los proveedores pueden tener con otros proveedores. Se pueden actualizar los datos de adquisición de los proveedores u ofertantes. También puede actualizar los datos financieros del proveedor, incluyendo sus datos bancarios y fiscales y los detalles financieros de cada sede de su empresa que opere con un proveedor específico. La vista Proveedores proporciona información sobre el ciclo de vida de la categoría de producto. Se puede utilizar para planificar su estrategia de determinación de fuente de aprovisionamiento. Puede acceder a la vista Proveedores desde las ubicaciones siguientes: ●

Centro de trabajo Datos de socio comercial

●

Centro de trabajo Base de proveedores

●

Centro de trabajo Débitos Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, Vender y Administrar habrá diferencias mínimas entre su solución y el estándar a continuación. Para obtener más información, consulte Qué funciona diferente para la adquisición en Comprar, Vender y Administrar.

Conceptos básicos Proveedores y prestatarios de servicios Puede visualizar, crear y actualizar información acerca de sus proveedores y agentes de servicios en más de un centro de trabajo. Los datos que crea son compartidos por varios centros de trabajo. Sólo necesita actualizar la información en un centro de trabajo para que aparezca actualizada automática mente en todos los centros de trabajo relevantes. Para obtener más información, consulte Actualización de proveedores y prestatarios de servicios [página 173] .

Gestión de direcciones Puede crear, visualizar y actualizar los detalles que necesite para comunicarse con sus socios comerciales. Puede actualizar datos de comunicación y datos postales detallados de personas y organizaciones. Para obtener más información, consulte Gestión de direcciones [página 164] . 168 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


Verificación de duplicados de socio comercial La verificación de duplicados de interlocutores comerciales le permite encontrar interlocutores comerciales que existen más de una vez en el sistema, de forma que se evita tener datos redundantes en sus sistema, ayudando así a reducir esfuerzos y ahorrar costes al gestionar sus datos maestros de interlocutor comercial. Para obtener más información, consulte Verificación de duplicados de interlocutores comerciales [página 166].

Gestionar el ciclo de vida de categoría de producto En la vista Categorías de producto del editor de proveedor, puede gestionar el ciclo de vida de las categirías del producto suministradas por el proveedor. Para obtener más información, consulte Gestionar el ciclo de vida de categoría de producto [página 178] .

Tareas Crear y editar un proveedor 1.

En el pool de trabajo de la vista Proveedores, haga clic en Nuevo

Proveedor.

También puede crear un nuevo proveedor iniciando la tarea c omún Nuevo proveedor, que pertenece al centro de trabajo Datos de socio comercial, Base de proveedor o Débitos. 2.

Indique el nombre de proveedor, la dirección, los datos de comunicación y otros detalles específicos de proveedor, como la clasificación ABC. El contenido de certificación para el campo Certificado según se tiene que definir durante el ajuste preciso. Si no se han definido las certificaciones, esta información no se puede introducir. Puede comprobar si ya existe un proveedor en el sistema, siempre que haya seleccionado esta opción durante la definición del alcance. Cuando indique los datos del proveedor, haga clic en Verificar duplicados . El sistema también le informa de los duplicados potenciales cuando graba los detalles de un proveedor nuevo. Puede visualizar los duplicados potenciales en una lista.

3.

Asigne uno más roles al proveedor. El rol Proveedor ha sido preseleccionado por el usuario, sin embargo, también puede asignar el rol de Ofertante o Agente de flete. Puede asignar el rol Proveedor de almacén a un socio comercial que gestione un almacén gestionado externamente. La conexión entre el socio comercial y el almacén gestionado externamente se establece en la vista Ubicaciones del centro de trabajo Datos maestros de diseño de la cadena de suministro después de haber creado una nueva sede para este fin.

4.

Introduzca los datos de adquisición y los datos de pago para permitir un proceso de extremo a extremo de adquisición a facturación y contabilidad. La información de adquisición y pago que introduzca se usará como datos estándar cuando cree un nuevo documento de adquisición. Cuando actualiza datos de pago para un nuevo proveedor y selecciona la transferencia bancaria como método de pago, los datos bancarios también se actualizan.

5.

Para introducir información adicional sobre el proveedor, haga clic en Ver todo para abrir el editor. También puede añadir más información para un proveedor en particular seleccionándolo en la lista de trabajo y haciendo clic en Editar → General.


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6.

Haga clic en Grabar para grabar el nuevo proveedor.

Crear proveedores con Microsoft Excel® Puede crear proveedores utilizando una plantilla predefinida con Microsoft Excel. Para obtener más información, consulte Crear proveedores con Microsoft Excel [página 179]

Asignación de direcciones múltiples a un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Comunicación y luego Direcciones .

2.


3.

Registre los detalles de dirección.

4.

Si requiere campos de dirección adicionales, haga clic en Campos adicionales. Asimismo puede seleccionar una dirección principal distinta e indicar cómo debe utilizarse, como por ejemplo la dirección de emisor.

5.

Introduzca una o más direcciones y grabe los detalles de la dirección. También puede asignar direcciones adicionales para un proveedor en particular seleccionándolo en la lista de trabajo y haciendo clic en Editar y Direcciones.

Actualizar configuración de salida para un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Comunicación y luego en Colaboración .

2.

Tiene las siguientes opciones: Para especificar configuraciones de salida para un documento específico, seleccione un documento de la lista. ●

a.

Seleccione correo

electrónico, fax o impresora de la lista desplegable.

Si dese utilizar el fax como canal de salida, debe seleccionar esta opción durante la definición del alcance. Para obtener más información, consulte Configuración: Parametrizaciones de correo electrónico y fax. b.

Introduzca la dirección de correo electrónico, el número de fax o introduzca el número de copias necesarias. Puede seleccionar una plantilla de formulario para cuentas si está disponible.

Por defecto, la notificación de envío avanzado no se envía a cuentas. Si quiere enviar notificaciones de envío avanzadas a una cuenta particular, seleccione la casilla de verificación en la columna Activo, introduzca un canal de salida y haga clic en Grabar . . ●

Para actualizar un canal de salida para usarse en todos los documentos empresariales utilizados para este interlocutor comercial, seleccione la casilla de verificación Utilizar para todos los documentos empresariales. a.

Seleccione correo

electrónico, fax o impresora de la lista desplegable.

b.

Introduzca la dirección de correo electrónico, el número de fax o introduzca el número de copias necesarias.

c.

Pulse INTRO



Si utiliza un correo electrónico como canal de salida y no introduce una dirección de correo electrónico, se usará la dirección de correo electrónico de la dirección principal del socio comercial. ●

3.

Para actualizar la configuración XML, haga clic en Actualizar configuración XML . Esto le llevará a la actividad rápida Acuerdo de comunicación.

Para actualizar la configuración XML, haga clic en Actualizar configuración XML . Esto le llevará a la actividad rápida Acuerdo de comunicación.

Las opciones de salida específicas de socio comercial sobrescriben cualquier opción de salida estándar actualizada en las vistas Selección de canal de publicación y Selección de plantilla de formulario del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios. Las opciones de salida específicas de socio comercial también se podrán sobrescribir si el empleado responsable de un documento modifica las opciones de salida haciendo clic en También puede y seleccionando Editar opciones de salida. Para obtener más información, consulte aquí.

Asignación de un contacto a un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Contactos y luego en Contactos .

2.

Haga clic en Asignar contacto para utilizar un socio comercial existente como el contacto para el proveedor. 1.

En la ventana de diálogo, busque un socio comercial utilizando la selección de valores.

2.

Seleccione un socio comercial y haga clic en Aceptar. Aparecen los detalles de la dirección, comunicación, función y departamento existentes del socio comercial. Puede editar los detalles o añadir información.

3.

Para crear un contacto nuevo, haga clic Añadir fila .

4.

Introduzca los detalles sobre este contacto nuevo. Puede asignar varios contactos a un proveedor. Debe seleccionar un contacto principal seleccionando la casilla de selección en Principal.

5.

Haga clic en Grabar para grabar el contacto. También puede asignar un contacto a un proveedor en particular seleccionándolo en la lista de trabajo y haciendo clic en Editar → Contactos.

Asignar un agente de servicios a un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Contactos y luego en Agentes de servicio .

2.

haga clic en Asignar agente de servicios si desea utilizar un socio comercial existente como agente de servicios para el proveedor. 1.

En la ventana de diálogo, busque un socio comercial utilizando la selección de valor.

2.

Seleccione un socio comercial y haga clic en Aceptar. Aparecen los detalles de la dirección, comunicación, función y departamento existentes del socio comercial. Puede editar los detalles o añadir información.

3.

Para crear un nuevo agente de servicios, haga clic en Añadir fila .

4.

Introduzca los detalles de este agente de servicios nuevo. Puede asignar varios agentes de servicios a un proveedor.

5.

Haga clic en Grabar para grabar el agente de servicios.


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Especificar relaciones con un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Contactos y luego en Relaciones para indicar los detalles sobre otras relaciones para un proveedor.

2.

Haga clic en Añadir fila y seleccione el tipo de relación y el socio comercial con el que el proveedor tenga una relación.

3.

Grabe los datos.

Añadir datos de compras a un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Compras .

2.

Seleccione los datos de compras que necesite, tales como las condiciones de pago e incoterms. Si desea bloquear a un proveedor para que no sea utilizado en el proceso de compra, seleccione la casilla Compras bloqueadas.

3.

Grabe sus datos.

Añadir datos de pago a un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Datos financieros y, seguidamente, en Datos de pago .

2.

En Empresas, haga clic en Añadir fila y seleccione la empresa utilizando la selección de valores.

3.

Seleccione el grupo de determinación de cuentas. Puede seleccionar un motivo de bloqueo del pago y una fecha de vencimiento del bloqueo del pago.

4.

En Métodos de pago, haga clic en Añadir fila si desea seleccionar un método de pago de la lista desplegable.

5.

En caso de que pueda aplicarse, también puede añadir instrucciones al banco para pagos internacionales.

6.

Si se requiere un aviso de pago, marque la casilla de selección adecuada.

7.

Introduzca el ID acreedor en DATEV en el campo adecuado, si se está utilizando DATEV.

8.

Grabe los datos.

Añadir datos bancarios a un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Datos financieros y, seguidamente, en Datos bancarios .

2.

Seleccione un banco utilizando la selección de valores. El país y el código del banco nacional se añaden automáticamente. Si el banco relevante no aparece en la selección de valores, haga clic en Banco nuevo e introduzca los detalles bancarios para añadir el banco al directorio bancario.

3.

Introduzca los detalles de cuenta bancaria.

4.

Grabe los datos.

Añadir datos fiscales a un proveedor 1.

En el editor de la vista Proveedores, haga clic en Datos financieros y, seguidamente, en Datos fiscales .

2.

En Números de identificación fiscal, haga clic en Añadir fila y seleccione el país, el tipo de número de identificación fiscal y el número de identificación fiscal de las listas desplegables.

3.

En Clasificaciones de retención de impuestos, haga clic en Añadir fila y seleccione el país, el tipo de impuesto y el tipo de tasa de impuesto de las listas desplegables.

4.

En Exención fiscal, haga clic en Añadir fila y seleccione el país, la región, el tipo de impuesto y el motivo de exención fiscal de las listas desplegables.

5.

Grabe los datos.



Exportar proveedores con Microsoft Excel® Para obtener más información, véase Exportar datos empresariales con Microsoft Excel [página 67]

5.2.2 Conceptos básicos 5.2.2.1 Actualización de proveedores y de prestatarios de servicios Resumen Puede visualizar, crear y actualizar información acerca de sus proveedores y agentes de servicios en más de un centro de trabajo. Los datos que crea son compartidos por varios centros de trabajo. Sólo necesita actualizar la información en un centro de trabajo para que aparezca actualizada automáticam ente en todos los centros de trabajo relevantes. Puede acceder a la vista Proveedores desde las ubicaciones siguientes: ●


●


●

Centro de trabajo Débitos

Puede acceder a la vista Prestatarios de servicios desde las ubicaciones siguientes: ●


●


●

Centro de trabajo Gestión de proyectos

Proveedores y prestatarios de servicios La vista Proveedores le proporciona un resumen de los proveedores que están actualmente en el sistema. Puede crear y actualizar todos los detalles sobre los proveedores u ofertantes, como los datos de dirección, de comunicación y de compras. La vista Prestatarios de servicios le proporciona un resumen de los prestatarios de servicios, incluyendo información como el nombre y los detalles de contacto. Puede visualizar para qué proveedor trabaja cada prestatario de servicios, como también la relación que el prestatario de servicios tiene con el proveedor y con otros socios comerciales.

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Ha verificado y adaptado las opciones entregadas previamente para los datos específicos del proveedor. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, luego, la actividad Proveedores de la lista de actividades.


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Consulte también Proveedores — Guía de configuración Identificadores adicionales para socios comerciales

5.2.2.2 Gestión de direcciones Resumen Puede crear, visualizar y actualizar los detalles que necesite para comunicarse con sus socios comerciales. Puede actualizar datos de comunicación y datos postales detallados de personas y organizaciones.

Datos de dirección postal Puede actualizar los datos generales de dirección postal para un socio comercial: Debe seleccionarse el país antes de introducir los detalles de la dirección. El layout de los campos de dirección postal es específico de país. El layout específico de país no está disponible para todos los países.

Puede actualizar otros detalles de dirección postal para organizacio nes y personas en los campos adicionales, como: ●

Número de apartado postal

●

Huso horario

●

Líneas de dirección Recomendamos crear una entrada de dirección por separado para un número de apartado postal que solo contenga datos del apartado postal. En recursos humanos, los datos de la dirección postal son dependientes del tiempo, hecho que le permite actualizar los detalles de la dirección postal con precisión de los empleados. Los datos de la dirección privada actualizados en recursos humanos están protegidos en otras áreas de aplicación.

Datos de comunicación Puede actualizar datos de comunicación para un socio comercial. Los campos disponibles para datos de comunicación varían dependiendo de si actualiza los datos para personas u organizaciones. La actualización de los datos de comunicación es opcional.

Puede indicar detalles de comunicación, como: ●

Número de teléfono

●

Número de fax

●

Dirección de correo electrónico

●

Dirección del sitio web (sólo organización)



●

Número de móvil (sólo personas)

También puede especificar el idioma del socio comercial y el método de contacto preferido.

Direcciones múltiples No puede actualizar múltiples direcciones de un socio comercial. Debe especificar la dirección principal cuando asigne más de una dirección a un socio comercial. Si introduce múltiples direcciones para cuentas, puede especificar la entrega, la factura para, la reclamación y el aviso de pago para las direcciones. Para distribuidores, puede especificar la procedencia, emisor de la factura, beneficiario y aviso de pago a las direcciones. Puede especificar direcciones comerciales y personales para contactos y agentes de servicio. Puede añadir más detalles en la dirección comercial, como edificio, piso, habitación y detalles de correo interno. Si desea seleccionar una dirección comercial para un contacto o un agente de servicio, deberá asignar primero la organización de socios comerciales relevante cuya dirección se utilice como dirección comercial. Adicionalmente, también puede actualizar el período de validez de la dirección de los datos maestros de una cuenta. La dirección dependiente del tiempo puede crearse y actualizarse por la migración o el servicio.

Eliminación de direcciones Puede eliminar la dirección de un socio comercial. La eliminación de la dirección de un socio comercial no provocará errores en los documentos comerciales, debido a que los documentos comerciales siempre hacen referencia a una copia de la dirección del socio comercial que usan.

Direcciones de titular de tarjeta de crédito para cuentas En algunos países, la verificación de autorización de un proveedor de servicio de tarjeta de crédito incluye una verificación de dirección. En este caso, se requiere la dirección del titular de tarjeta de crédito. El centro de compensación verifica la dirección del pagador frente a la dirección del titular de la tarjeta de crédito almacenada en el proveedor de servicios de tarjetas de crédito. Si las direcciones no coinciden, se cancela el pago con tarjeta de crédito. Puede actualizar una dirección de titular de tarjeta de crédito o copiar una de las direcciones existentes de la cuenta en la dirección de tarjeta de crédito. En la actividad rápida, solo podrá copiar la dirección principal de la cuenta en la dirección de titular de tarjeta de crédito.

Características adicionales Las características que se indican abajo y otras c aracterísticas están disponibles si se activaron en la vista Creación de mashups. Para obtener más información, véase la Guía rápida Creación de mashups en el Centro de ayuda. ●

●

Mapa/Direcciones Puede visualizar una dirección en un mapa. Anular búsqueda de número de teléfono Puede indicar el número de un distribuidor o una cuenta para visualizar los detalles de la persona u organización a la que pertenece este número.


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5.2.2.3 Verificación de duplicados de socio comercial Resumen La verificación de duplicados de interlocutores comerciales le permite encontrar interlocutores comerciales que existen más de una vez en el sistema, de forma que se evita tener datos redundantes en sus sistema, ayudando así a reducir esfuerzos y ahorrar costes al gestionar sus datos maestros de interlocutor comercial. Puede utilizar la verificación de duplicados al realizar las siguientes actividades: ●

●

Cuando crea un nuevo socio comercial en una vista de socio comercial Cuando crea socios comerciales desde Microsoft Excel® Por ejemplo, la verificación de duplicado está disponible cuando crea cuentas con Microsoft Excel. Para obtener más información, consulte Crear clientes con Microsoft Excel®

La verificación de duplicados está disponible en varios procesos empresariales en los que se utilizan socios comerciales, clientes, proveedores o cualquier otro tipo de socio comercial y los respectivos roles de socio comercial. La verificación se efectúa cuando crea un nuevo socio comercial. Al grabar los datos, el sistema verifica si el socio comercial ya existe. Cada verificación se efectúa para los socios comerciales con cualquier tipo de estado. La verificación también mostrará los datos de socio comercial a los que quizás no pueda acceder por falta de derechos de acceso. La dirección principal sólo se muestra si tiene autorización para acceder a dicha dirección. Durante la verificación de socios comerciales duplicados, dispone de las siguientes opciones: ●

La verificación de duplicados se efectúa automáticamente cuando graba los datos que introdujo.

●

También puede realizar la verificación de duplicados manualmente haciendo clic en

Verificar duplicados .

La verificación siempre se efectúa al comparar los datos de socio comercial existentes con los datos de un socio comercial que está por crear.

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Para desactivar la verificación de duplicados y seleccionar el tipo de verificación que desea utilizar, ha seleccionado las funciones requeridas en la configuración de solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa del proyecto Definición del alcance, compruebe que esté seleccionado Socios comerciales en los Datos comerciales generales. En la etapa Preguntas, amplíe el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Gestión de socios comerciales y responda a las preguntas relacionadas con la verificación de duplicados de socios comerciales.



Características Realizar búsquedas de socios comerciales duplicados La búsqueda de socios comerciales duplicados se realiza a partir de los siguientes criterios de búsqueda: ●

Nombre de un socio comercial y datos relacionados Nombre, apellido y fecha de nacimiento de una persona ○

○

●

Nombre y nombre adicional de una organización

Datos de dirección Datos de dirección postal, como país, ciudad, código postal, calle y número ○

●

Datos de comunicación Teléfono, fax, número de teléfono móvil y correo electrónico ○

El sistema realiza una búsqueda inexacta que encuentra socios comerciales incluso cuando los datos que introdujo contengan errores tipográficos o estén incompletos. El resultado de la verificación de duplicados muestra la siguiente información sobre posibles socios comerciales duplicados: ●

ID

●

Nombre

●

Dirección

●

Estado

●

●

Información de clasificación sobre la probabilidad en porcentaje de una coincidencia con un posible socio comercial duplicado Una indicación que establece si el rol relacionado de la vista actual está asignado o no al socio comercial en cuestión Por ejemplo, al verificar los socios comerciales duplicados en la vista Proveedores, se marca la casilla Existente como proveedor si el socio comercial está creado como proveedor. Puede seleccionar uno de los siguientes perfiles para la verificación de duplicados durante la definición del alcance: ●

●

●

Verificación estricta, si desea buscar socios comerciales duplicados con un alto nivel de semejanza, únicamente Si selecciona este tipo de verificación, los socios comerciales se visualizarán como duplicados si hay una similitud de, al menos, 85 %. Verificación media, si desea buscar socios comerciales duplicados con un nivel de semejanza de medio a alto Si selecciona este tipo de verificación, los socios comerciales se visualizarán como duplicados si hay una similitud de, al menos, 80 %. Verificación flexible, si desea buscar socios comerciales duplicados con un nivel de semejanza de bajo a alto Si selecciona este tipo de verificación, los socios comerciales se visualizarán como duplicados si hay una similitud de, al menos, 70%. También puede desactivar la verificación de duplicados.


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Gestionar socios comerciales duplicados En el resultado de la verificación de duplicados, puede realizar lo siguiente: ●

●

Ignorar los socios comerciales duplicados y grabar las entradas Crear el socio comercial nuevo según los datos del socio comercial duplicado. En función de que el socio comercial existente se haya creado o no con un rol determinado, podrá utilizar los datos existentes o crear el nuevo socio comercial con el nuevo rol.

5.2.2.4 Gestión del ciclo de vida de categoría de producto Resumen En la vista Categorías de producto del editor de proveedor, puede gestionar el ciclo de vida de las categirías del producto suministradas por el proveedor. Puede evaluar su estrategia de aprovisionamiento para una categoría de producto mediante la evaluación de factores tales como el número de proveedores que puede suministrar los artíc ulos en la categoría de producto, la dependencia de su empresa de estos proveedores y el grado de facilidad o dificultad de obtención de los productos. Con esta información, puede decidir si se desea cambiar el proveedor, por ejemplo, a fin de reducir el riesgo de que un producto no esté disponible cuando lo necesite. Puede aprovechar asimismo esta información para negociar precios y condiciones con su proveedor. El estado de categoría de producto es un indicador del estado actual de una categoría de producto y de la disponibilidad para comprarlo al proveedor. Los estados varían de "En preevaluación", "En introducción", "Liberado para la compra", "En eliminación" a "Eliminado". Con estos estados puede determinar qué proveedor utilizar para una determinada categoría de producto. En base al status se actualizan las restricciones en las compras de un proveedor en concreto. Los estados de categoría de producto son: ●

●

●

●

●

En preevaluación: Cuando una categoría de producto se está buscando pero aún no está disponible para comprar al proveedor. Cuando se crea un pedido de compra para esta categoría de producto con el proveedor en cuestión, se genera un mensaje de advertencia. En introducción: Una categoría de producto no estará disponible para actividades de aprovisionamiento hasta que se complete la valoración. No puede crear un pedido de compra para esta categoría de producto con el proveedor en cuestión. Liberado para compras: Cuando una categoría de producto está completamente disponible para comprar al proveedor. En eliminación: Una categoría de producto está disponible para la compra limitada para completar procesos de aprovisionamientos no finalizados antes de que se elimine el proveedor de la categoría de producto. Si sigue creando pedidos de compra utilizando el mismo proveedor para esta categoría de producto, se generará un mensaje de advertencia. Eliminado: Una categoría de producto no está disponible para comprarla al proveedor.



5.2.3 Tareas 5.2.3.1 Crear proveedores con Microsoft Excel® Resumen Puede crear proveedores al introducirlos en una plantilla predefinida de Microsoft Excel y cargarlos en el sistema SAP Business ByDesign.


Etapas En el sistema, en la vista Proveedores , haga clic en Nuevo , y, a continuación, en Proveedores de Microsoft Excel. 1.


2.


●

●

Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, selecc ione una ubicación para grabar el fichero, introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.


1.


2.

Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema.


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Después del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP al nombre de su solución.

Tenga en cuenta lo siguiente: La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o copiar datos.

●

Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un asterisco).

●

Para ayudarle a rellenar los detalles: Algunos campos tienen listas desplegables.

●

○

○


Introduzca los datos de proveedor en las columnas correspondientes, como los datos generales de proveedor, los datos de dirección, los detalles de proveedor y los datos de compra. Si no selecciona un estado, el sistema utilizará el estado

En preparación.

El sistema realizará entonces una verificación de duplicados de nombres, direcciones y datos de comunicación si esta función se seleccionó durante la definición del alcance. Si hay datos duplicados, no se podrán grabar en el sistema SAP Business ByDesign y se mostrará un mensaje de error. Si no desea realizar una verificación de duplicado para los proveedores seleccionados, seleccione No en la columna Verificación de duplicado para los proveedores relevantes. Para obtener más información sobre la verificación de duplicados, consulte Verificación de duplicados de interlocutores comerciales [página 166]. 1.


2.


3.


Resultado Los proveedores nuevos se graban en el sistema y se añaden a la lista de la vista Proveedores. Si necesita modificar estos proveedores, puede modificarlos en la plantilla de Microsoft Excel y volver a cargarlos en el sistema SAP Business ByDesign. 180 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •





●

●

○


○


.


Procedimiento 1.


2.


●

3.




4. 1.



b.


c.


Esta pantalla




b.


c.




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d.

Seleccione un idioma en la ventana de diálogo que se abre. La preferencia de selección de columnas en la ventana de diálogo permite sustituir la configuración personalizada. Esta selección es válida solo para la exportación actual.

5.


●

●


6.


7.

Aparece un mensaje que indica que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar desde la solución. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles: ●

●

Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Mi crosoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo. Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

5.3 Vista Prestatarios de servicios 5.3.1 Guía rápida Prestadores de servicios Como comprador o jefe de proyectos que trata con empleados externos, es esencial tener información detallada sobre los proveedores. También es esencial tener información sobre los prestadores de servicios de los proveedores que les proporcionan servicios. La vista Prestadores de servicios permite visualizar, crear y actualizar los datos de empleado más importantes. Proporciona un resumen de la información del prestador de servicios, como el nombre y detalles de contacto. Puede visualizar para qué proveedor trabaja cada prestador de servicios, como también las relaciones que el prestador de servicios tiene con otros socios comerciales. También puede crear un usuario para el prestador de servicios, para que él o ella pueda acceder a su sistema directamente para tareas como entrada de tiempo. Se pueden visualizar detalles organizativos como la unidad organizativa, la denominación de puesto de trabajo, la unidad de la línea jerárquica y el gerente. Puede acceder a la vista Prestadores de servicios desde las ubicaciones siguientes:



●


●


●


Conceptos básicos Proveedores y prestadores de servicios Puede visualizar, crear y actualizar información acerca de sus proveedores y agentes de servicios en más de un centro de trabajo. Los datos que crea son compartidos por varios centros de trabajo. Sólo necesita actualizar la información en un centro de trabajo para que aparezca actualizada automáticam ente en todos los centros de trabajo relevantes. Para obtener más información, consulte Actualización de proveedores y prestatarios de servicios [página 173] .

Gestión de direcciones Puede crear, visualizar y actualizar los detalles que necesite para comunicarse con sus socios comerciales. Puede actualizar datos de comunicación y datos postales detallados de personas y organizaciones. Para obtener más información, consulte Gestión de direcciones [página 164] .

Verificación de duplicados de socio comercial La verificación de duplicados de interlocutores comerciales le permite encontrar interlocutores comerciales que existen más de una vez en el sistema, de forma que se evita tener datos redundantes en sus sistema, ayudando así a reducir esfuerzos y ahorrar costes al gestionar sus datos maestros de interlocutor comercial. Para obtener más información, consulte Verificación de duplicados de interlocutores comerciales [página 166].

Tareas Crear y editar un prestador de servicios 1.

En la lista de trabajo de la vista Prestadores de servicios, haga clic en Nuevo servicio.

y seleccione Prestador de

También puede crear un nuevo prestador de servicios iniciando la tarea común Nuevo prestadores de servicios, que pertenece al centro de trabajo Datos de socio comercial, Gestión de proyectos o Base de proveedor. 2.

Indique el nombre de prestador de servicios, la dirección, los datos de comunicación y otros detalles específicos de prestador de servicios, como para qué proveedor trabaja y la asignación organizativa. Puede comprobar si ya existe un prestador de servicios en el sistema, siempre que haya seleccionado esta opción durante la definición del alcance. Cuando indique los datos de un prestador de servicios, haga clic en Verificar duplicados . El sistema también le informa de los duplicados potenciales cuando graba los detalles de un prestador de servicios nuevo. Puede visualizar los duplicados potenciales en una lista.

3.

Introduzca la información comercial para este prestador de servicios. 1.

En la sección Detalles empresariales, introduzca la información para este prestador de servicios interno en su empresa, como función y departamento, si se aplica. Esto puede ser adecuado si el prestador de servicios está trabajando en el centro del cliente para usted.


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Si el prestador de servicios está trabajando en el centro del cliente, introduzca la dirección interna e información de comunicación. En las secciones Dirección de empresa y Comunicación empresarial, introduzca la información para este prestador de servicios externo a su empresa, como teléfono, fax y correo electrónico en la dirección del proveedor, o función y departamento dentro de la empresa del proveedor.

2.

4.

Para introducir información adicional sobre el prestador de servicios, haga clic en Ver todo para abrir el editor. También puede añadir más información para un prestador de servicios en particular seleccionándolo en la lista de trabajo y haciendo clic en Editar → General. Si fija el estado del prestador de servicios como bloqueado, el sistema visualiza un mensaje de advertencia para toda la cuenta del prestador de servicios. Esto puede afectar a compras, ventas y a todos los socios comerciales, pero todavía puede utilizar al prestador de servicios en sus procesos empresariales. Sin embargo, este estado bloquea automáticamente al usuario para ese prestador de servicios si se asignó uno, y el prestador de servicios no puede acceder a su sistema hasta que no modifique el estado.

5.

Haga clic en Grabar para grabar el prestador de servicios.

Asignación de direcciones múltiples a un prestador de servicios 1.

En el editor de la vista Prestadores de servicio, haga clic en Direcciones .

2.


3.

Seleccione el tipo de dirección e introduzca los detalles de dirección.

4.

Si requiere campos de dirección adicionales, haga clic en Campos adicionales.

5.

Introduzca una o más direcciones, si el prestador de servicios trabaja para más de un proveedor y tiene direcciones adicionales, y grabe los detalles de la dirección. También puede asignar direcciones adicionales para un prestador de servicios en particular seleccionándolo en la lista de trabajo y haciendo clic en Editar → Direcciones.

Especificar relaciones con un prestador de servicios 1.

En el editor de la vista Prestadores de servicio, haga clic en Relaciones para indicar sus detalles acerca de relaciones para un contacto.

2.

Haga clic en Añadir fila y seleccione el tipo de relación y el socio comercial con el que el proveedor tenga una relación. Si su prestador de servicios lo es para más de un proveedor (tipo de relación Es prestador de servicios de), seleccione Principal en Detalles para la relación principal de este prestador de servicios. El proveedor principal al cual está asignado un prestador de servicios también se visualiza en el pool de trabajo.

3.

Grabe los datos.

Crear un usuario para un prestador de servicios 1.

Si el prestador de servicios requiere un usuario para acceder a su sistema, haga clic en Solicitar usuario . El usuario se crea automáticamente.



2.

Póngase en contacto con un administrador para actualizar la cuenta del usuario nuevo, por ejemplo, para actualizar la clave de acceso y el período de validez. En el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, el usuario para el prestador de servicios también puede bloquearse o desbloquearse. El prestador de servicios podrá acceder a su sistema directamente para actualizar una hoja de tiempos, si es necesario.

Editar la hoja de tiempos de un prestador de servicios Sólo puede hacer clic en Editar hoja de horas en la lista de trabajo de la vista Prestadores de servicio de un prestador de servicio seleccionado en si se cumple lo siguiente: ●

Ha asignado al prestador de servicios a un proyecto.

●

El prestador de servicios no es un empleado interno.

●

Los pedidos con registros de hojas de tiempos para proyectos están activados en su configuración de solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En el paso de proyecto Definición de alcance asegúrese de que está seleccionado Gestión de pedidos y solicitudes de compra dentro de Compras. En el paso Preguntas despliegue el elemento definición del alcance Compras y seleccione Gestión de pedidos y solicitudes de compra. Seleccione Entradas de mercancías y servicios y conteste la pregunta relacionada con el tipo de pedido para servicios. Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador.

Para obtener más información sobre esta tarea, consulte aquí [página 186].

Registrar tiempos desde Microsoft Excel® Para obtener más información, consulte aquí [página 190].

Exportar prestadores de servicios con Microsoft Excel® Para obtener más información, véase Exportar datos empresariales con Microsoft Excel [página 67]

5.3.2 Conceptos básicos 5.3.2.1 Actualización de proveedores y de prestatarios de servicios Resumen Puede visualizar, crear y actualizar información acerca de sus proveedores y agentes de servicios en más de un centro de trabajo. Los datos que crea son compartidos por varios centros de trabajo. Sólo necesita actualizar la información en un centro de trabajo para que aparezca actualizada automáticam ente en todos los centros de trabajo relevantes. Puede acceder a la vista Proveedores desde las ubicaciones siguientes: ●


●



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●

Centro de trabajo Débitos

Puede acceder a la vista Prestatarios de servicios desde las ubicaciones siguientes: ●


●


●


Proveedores y prestatarios de servicios La vista Proveedores le proporciona un resumen de los proveedores que están actualmente en el sistema. Puede crear y actualizar todos los detalles sobre los proveedores u ofertantes, como los datos de dirección, de comunicación y de compras. La vista Prestatarios de servicios le proporciona un resumen de los prestatarios de servicios, incluyendo información como el nombre y los detalles de contacto. Puede visualizar para qué proveedor trabaja cada prestatario de servicios, como también la relación que el prestatario de servicios tiene con el proveedor y con otros socios comerciales.

Requisitos pre vios Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Ha verificado y adaptado las opciones entregadas previamente para los datos específicos del proveedor. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, luego, la actividad Proveedores de la lista de actividades.

Consulte también Proveedores — Guía de configuración Identificadores adicionales para socios comerciales

5.3.3 Tareas 5.3.3.1 Editar hoja de horas de trabajo Resumen En la Hoja de horas de trabajo, puede registrar las horas trabajadas y las licencias que se tomó, contabilizar los horarios de trabajo de distintos proyectos y tareas de proyectos y luego presentar la hoja de horas de trabajo para su aprobación. Para obtener información detallada acerca de todas las funciones disponibles en la hoja de horas de trabajo, consulte La hoja de horas de trabajo.



Procedimiento 1.

Se encuentra en el centro de trabajo Página principal de la vista Resumen de autoservicios. En Tiempo, haga clic en Editar hoja de horas de trabajo.

2.

Seleccione la vista que mejor se ajuste a sus necesidades de registro de tiempos si todavía no se ha preestablecido. ●

●

●

●

●

Seleccione la vista Día para registrar los tiempos diariamente, en especial si desea confirmar tiempos de días parciales para las tareas y actividades en las que trabajó cada día. Seleccione la vista Semana para registrar los tiempos semanalmente, en general al final de la semana, cuando desea confirmar tiempos de días parciales para tareas y actividades en las que trabajaron durante la semana. Seleccione la vista Mes para registrar los tiempos mensualmente, en general al final del mes, cuando desea confirmar tiempos de días parciales para tareas y actividades en las que trabajaron durante el mes. También puede encontrar esta vista de utilidad si desea liberar todos los tiempos de una vez, en lugar de tener que liberar cada una de las entradas individualmente. Seleccione la vista Lista de trabajo cuando haya trabajado en varias tareas o actividades diferentes durante el período relevante y, por lo tanto, desee informar de sus tiempos según corresponda. Si está registrando horas de proyecto para un proyecto marcado como facturable en Gestión de proyecto, las hora facturables también se visualizan. Si está registrando tiempos de proyecto para una tarea de proyecto de una empresa asociada (empresa compradora), se visualizará el pedido de compra.

3.

Opcional: Puede añadir y eliminar columnas de la hoja de horas de trabajo haciendo clic en Personalizar en la parte superior de la pantalla y seleccionando o anulando la selección de campos según sea necesario. Grabe sus selecciones y salga.

4.

Registre el tiempo en función de los proyectos y de las tareas de proyectos o en función de los tipos de tiempos (registro de tiempos no relacionados con el proyecto) como se indica a continuación: Puede utilizar la función Gestionar Mi lista de trabajo para controlar la visibilidad de los paquetes de trabajo (tareas de proyecto y servicios) y tipos de tiempo tanto en la lista de trabajo como en la hoja de horas de trabajo. Los empleados también pueden asignarse a paquetes de trabajo a los que no están asignados directamente. Para acceder a las funciones de la lista de trabajo, haga clic en Gestionar Mis tareas: ●

●

●

●

Para visualizar u ocultar entradas en la hoja de horas de trabajo, seleccione la fila relevante, haga clic en Acciones y seleccione la acción Visualizar u Ocultar requerida. Por otro lado, puede conmutar la visualización haciendo clic en el icono en la columna Visibilidad. Los paquetes de trabajo o tipos de tiempos que se añaden a la lista de trabajo se visualizan en paralelo en la hoja de horas de trabajo y viceversa. Para añadir una tarea que no se ha visualizado actualmente, haga clic en Añadir paquete de trabajo. El cuadro de diálogo Añadir paquete de trabajo se abre y podrá seleccionar la tarea requerida y el servicio. La entrada de un servicio no es obligatoria. Si necesita registrar el trabajo realizado para una tarea de proyecto para la que no está asignado específicamente, al seleccionar el paquete de trabajo, el sistema encontrará automáticamente el relevante si se cumple la siguiente condición: existe un servicio no asignado en la tarea de proyecto que se ha introducido y el usuario no está asignado a ningún otro paquete de trabajo que pertenezca a la tarea.


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Si un prestador de servicios ha empezado a trabajar en una tarea de proyecto, pero no está asignado a ella, el prestador de servicios puede introducir manualmente el ID de la tarea y registrar tiempos por ella. Esta tarea se visualiza en la lista de trabajo, en la Ayuda para entradas y en la hoja de horas de trabajo cada vez que los prestadores de servicios entran en el sistema para editar la hoja de horas de trabajo. Si el prestador de servicios borra la tarea, se dejará de visualizar en la lista de trabajo, en la Ayuda para entradas y en la hoja de horas de trabajo. ●

a.

Introduzca una tarea para el proyecto o un pedido de cliente en una de las siguientes maneras: El campo Categoría está oculto y se puede personalizar.

1.

En la celda Categoría, seleccione Confirmación de tarea de proyecto o Confirmación de pedido de cliente e introduzca el ID de la Tarea directamente o haga clic en el icono de Ayuda para entradas. La opción Confirmación de pedido de cliente solo es visible si se encuentra dentro del alcance de su configuración empresarial. Se visualiza la pantalla Seleccionar: Tarea. La Ayuda para entradas visualiza todas las tareas para las que se le ha contratado directamente, así como cualquier otra que haya añadido utilizando la función Gestionar Mi lista de trabajo. Además, se visualizan las tareas de cabecera para proyectos a los que se ha asignado el usuario directamente, como por ejemplo, a través de la unidad organizativa.

2.

Seleccione una tarea de la lista. El proyecto y la confirmación de pedido de cliente correspondientes se introducen de forma automática en las columnas Tarea y Actividad de la hoja de horas de trabajo.

b.

Continúe con el paso 5.

a.

En la celda Tarea, haga clic en el icono de Ayuda para entradas. Se visualiza la pantalla Seleccionar: Tarea. Las tareas de proyecto de la empresa asociada (compradora) están disponibles automáticamente para la selección, además de otras tareas de proyecto a las que se ha asignado el empleado.

b.

Seleccione una tarea de la lista. El proyecto y servicio correspondientes se introducen de forma automática en las columnas Proyecto y Actividad de la hoja de horas de trabajo. El sistema determina el pedido de compras al que pertenece el paquete de trabajo y lo visualiza en el área Detalles en Pedido al introducir las horas. El sistema halla el pedido de compras buscando la secuencia siguiente:

●

1.

Empleado, servicio y tarea de proyecto

2.

Tarea de cabecera del proyecto, servicio

3.

Centro de coste, servicio

El proceso de aprobación para la confirmación de la tarea de proyecto entre empresas se especifica de formas distintas para empleados y para agentes de servicio: Las confirmaciones de tarea de proyectos por agentes de servicio siempre se envían para la aprobación, mientras que las confirmaciones de empleados sólo están sujetas a la aprobación si esto está especificado de forma explícita para el proyecto.



; es decir, para contabilizar el tiempo en

●

un tipo de tiempo:

5.

a.

En la celda Actividad, haga clic en el icono de ayuda para entradas. Se visualiza la pantalla Seleccionar: Actividad, que muestra una lista de tipos de tiempos en los que puede contabilizar tiempos.

b.

Seleccione el tipo de tiempo necesario y haga clic en OK . Si necesita registrar tiempos a un tipo de tiempo que no se ha visualizado, haga clic en Gestionar Mi lista de trabajo . La lista de trabajo se abre en la vista Tipo de tiempo. Haga clic en Añadir fila y seleccione el tipo de tiempo requerido.

Para registrar las horas de trabajo, introduzca las horas de inicio y fin o la duración y haga clic en Grabar . ●

●

Las opciones de entrada de tiempos disponibles dependen de la vista seleccionada. En la vista Días, puede introducir las horas de inicio y fin y/o la cantidad de horas. En la vista Tareas, se especifica o selecciona la duración. Puede sobrescribir la ayuda para entradas proporcionada con la cantidad de horas y minutos que desee, por ejemplo, 02:45. Puede indicar horas de inicio y de fin complementarias en el apartado de detalles siguiente. Al especificar las horas de inicio y fin, el campo Horas se actualiza automáticamente. Esta entrada se puede sobrescribir solamente para introducir una duración más corta. La entrada no se puede sobrescribir con una duración más larga. Sin embargo, si ya ha grabado una entrada de tiempo y más adelante ha sobrescrito las horas de inicio y de fin, la entrada Horas no se actualiza de forma automática para reflejar la modificación. Solamente se actualiza cuando se libera el registro de tiempo.

6.

Edite los detalles del registro de tiempos según sea necesario. Por ejemplo, puede fijar el indicador Paquete de trabajo completado para tareas que ya haya concluido. Este indicador se utiliza con fines informativos solo en el registro de tiempos. Se puede volver a desmarcar si es necesario. Esa información se trasmite a Gestión de proyectos.

7.

Si está registrando tiempos de proyecto para un proyecto de cliente, las horas facturables que se visualizan por debajo de la tabla se derivan por defecto a partir de las horas que haya indicado. Puede sobrescribir esta entrada si necesita especificar que la cantidad de horas facturadas es distinta de la cantidad de horas trabajadas. Aparece un icono junto al campo para indicar que se han registrado horas facturables distintas. Para volver a las horas estándar, simplemente reinicie el campo y pulse Intro .

8.

Si está registrando el tiempo de un pedido de cliente, la Cantidad de confirmación de servicio que se visualiza debajo de la tabla se toma, por defecto de las horas ingresadas por usted.

9.

Si es preciso, indique una descripción de trabajo y/o un comentario interno en los campos que se proporcionan a este fin. La descripción del trabajo está disponible externamente; por ejemplo, para facturar proyectos y se visualiza, por ejemplo, en la plantilla de Microsoft Excel® si exporta los tiempos de su proyecto a Microsoft Excel. Los comentarios internos tienen un uso exclusivamente interno y suelen utilizarse en su mayoría durante la comunicación de procesos de aprobación entre el jefe de proyecto y los miembros del equipo.

10. Para liberar los tiempos registrados, haga clic en Liberar visualiza el mensaje Liberado con éxito.

y seleccione Todos o Período seleccionado. Se

Las pausas no pagadas definidas en el horario de trabajo del empleado solo se deducen cuando se liberan los tiempos de empleado, no cuando están en estado inactivo. Por ejemplo, el horario de trabajo de un empleado especifica una pausa no pagada de 13:00 a 14:00. El empleado registra el horario de trabajo de 07:00 a 16:00. La hoja de horas de trabajo muestra 9 horas para el registro inactivo y deduce la pausa de una hora sólo cuando se liberan los tiempos.


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Resultado ●

●

●

●

Si registró el tiempo de un proyecto y necesita aprobación, se envía una tarea de aprobación al jefe de proyecto. Si se ha registrado el tiempo de una tarea de proyecto para una empresa asociada, las notificaciones relevantes para el proceso siguiente se enviarán automáticamente a Gestión de proyectos, Contabilidad y Compras. Si registró el tiempo en un tipo de tiempos, el administrador de tiempos puede recibir, en función de las opciones de configuración, una tarea de aprobación, una notificación o nada. En la columna Estado, un icono y un texto indican el estado de liberación y aprobación del tiempo registrado. Si ha registrado el tiempo contra un pedido de cliente, se crea una confirmación de servicio automáticamente.

Actividades siguientes Si registró tiempos en un proyecto de cliente, por ejemplo, puede ejecutar el informe de actividad para el proyecto, exportar los detalles a Microsoft Excel e imprimir el informe para su autorización. Para ejecutar el informe, haga clic en Visualizar informe de actividades y especifique su selección. Tenga en cuenta que cuando se registran tiempos para un proyecto de cliente, solamente se cargan las y se visualizan en el informe de actividades, y no las horas registradas. Para obtener más información, consulte Visualizar informe de actividades.

Consulte también La hoja de horas de trabajo Crear una solicitud de ausencia Cancelar una solicitud de ausencia Aprobar registros de tiempos Cargar tiempos con Microsoft Excel

5.3.3.2 Registrar tiempos desde Microsoft Excel® Resumen Puede registrar tiempos introduciéndolos en una plantilla predefinida de Microsoft Excel y cargándolos en el sistema SAP Business ByDesign.




El alcance de los privilegios de carga de los usuarios depende de las autorizaciones del usuario. A continuación se describen qué privilegios están asignados a usuarios determinados: ●

Los jefes de proyecto pueden realizar cargas para todos los prestatarios de servicios.

●

Los superiores directos pueden ejecutar cargas para todos los empleados en su departamento.

●

Los administradores de tiempos pueden ejecutar una carga para todos los empleados en su departamento.

Etapas En el sistema SAP Business ByDesign, vaya a la vista Prestatarios de servicios, que puede accederse desde las ubicaciones siguientes: ●


●


●


Haga clic en Acciones , a continuación en Registrar tiempos desde Microsoft Excel. 1.


2.


●

●

Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, selecc ione una ubicación para grabar el fichero, introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.


1.


2.

Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema. Después del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP al nombre de su solución.


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•


Tenga en cuenta lo siguiente: La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o copiar datos.

●

Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un asterisco).

●

Para ayudarle a rellenar los detalles: Algunos campos tienen listas desplegables.

●

○

○


Introduzca el código de país en el campo País. Introduzca los datos de tiempos del proyecto como hora de inicio y fin, la duración, el servicio, la tarea de proyecto, el pedido, la duración facturable diferente, la descripción de trabajo y los comentarios internos en las columnas adecuadas. La columna Prima no se aplica a prestatarios de servicios.

1.


2.


3.


Resultado Los tiempos nuevos se graban en el sistema SAP Business ByDesign y se añaden a la lista en la vista Prestatarios de servicios. Si necesita modificar estos tiempos, puede modificarlos en la plantilla de Microsoft Excel y volver a cargarlos en el sistema SAP Business ByDesign. Si el registro cargado se ha modificado en el sistema, por ejemplo, por un administrador de tiempos, no será posible sobrescribir esta modificación con una carga nueva.



5.4 Vista Jerarquías de proveedores 5.4.1 Guía rápida para jerarquías de proveedores Acerca de este documento Como parte del equipo de aprovisionamiento debe completar y acceder fácilmente a la información de jerarquías de proveedores de sus clientes. La vista Jerarquías de proveedores del centro de trabajo Base de proveedores le proporciona un resumen de todas las jerarquías de proveedores que actualmente están en su sistema. Puede visualizar, crear y editar las jerarquías de proveedores.

Conceptos básicos Jerarquías de proveedores Las empresas normalmente tratan con proveedores que poseen muchas empresas del grupo. Los distintos niveles de las empresas del grupo que configuran la compleja estructura organizativa de los grandes proveedores se pueden representar mediante una jerarquía de proveedores. Para obtener más información, consulte Jerarquías de proveedores.

Tareas Creación de una jerarquía 1.

En la vista Jerarquías de proveedores, haga clic en Nuevo

2.

Indique el nombre del nodo de la jerarquía y el ID del nodo de la jerarquía. También puede introducir notas para el nodo de jerarquía.

y posteriormente en Jerarquía.

Si no indica un ID de nodo de jerarquía, el sistema lo asignará automáticamente.

3.

Para añadir un proveedor a la jerarquía, en Proveedores haga clic en Añadir fila .

4.

Utilice la Ayuda para entradas para seleccionar un proveedor de la lista.

Editar una jerarquía de proveedores en el modo básico 1.

Para editar una jerarquía de proveedores, seleccione cualquier nodo de la jerarquía y haga clic en Editar . Para ver todos los nodos de la jerarquía, haga clic en la flecha situada al lado o haga clic en Acciones y a continuación en Desplegar. Para desplegar todas las jerarquías, haga clic en Desplegar todo. Para volver a la vista original, haga clic en Ocultar u Ocultar todo.

2.

Se abrirá el editor de jerarquías de proveedores.

3.

En el editor, puede realizar lo siguiente: Crear un nodo de jerarquía nuevo

●


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1.

Seleccione un nodo en la jerarquía de proveedores al que desee añadir un nodo subordinado.

2.

Haga clic en Nuevo , a continuación en Nodo de jerarquía e indique los datos obligatorios. El nodo que acaba de crear se encuentra a hora un nivel por debajo del nodo que ha seleccionado.

Para editar un nodo de jerarquía en el editor, seleccione un nodo y haga c lic en Editar. Tiene las siguientes opciones: Convertir a jerarquía El nodo que ha seleccionado se convierte en el nodo superior de una jerarquía nueva que mantiene todos los nodos subordinados.

●

○

○

○

Borrar Puede eliminar un nodo de jerarquía si no existen nodos subordinados. Cortar y pegar Para cortar y pegar nodos de jerarquía en una jerarquía única, seleccione un nodo de jerarquía y haga clic en Cortar. A continuación, seleccione el nodo situado encima de la posición en la que desee pegar el nodo que ha cortado y haga clic en Pegar. El nodo que acaba de pegar se encuentra a hora un nivel por debajo del nodo que ha seleccionado. En el editor del nodo de la jerarquía también puede editar los nombres del nodo de jerarquía de todos los nodos. Puede editar notas, y añadir y eliminar proveedores en Detalles.

Editar jerarquías de proveedores en el modo avanzado 1.

En el editor o actividad rápida de una jerarquía de proveedores, haga clic en Modo avanzado .

2.

Añada las jerarquías adicionales que desee editar en la lista en Jerarquías de proveedores. Para hacerlo, siga las siguientes opciones: Crear una jerarquía de proveedores nueva Haga clic en Nuevo e indique la información obligatoria en Nodos de jerarquía. ●

Seleccione una jerarquía de proveedor que ya exista en su sistema. Haga clic en Seleccionar y seleccione una jerarquía de proveedor con la selección de valores. La jerarquía de proveedores que ha seleccionado se ha añadido a la lista en Jerarquías de proveedores.

●

3.

Cuando haya añadido las jerarquías de proveedores que desee editar en la lista en Jerarquías de proveedores, tiene las siguientes opciones: Edite las jerarquías de proveedores individuales. Seleccione una jerarquía de proveedores y edite la información en Nodos de jerarquías. ●

Las funciones que hay en Editar

son las mismas que las del modo básico.

Cortar y pegar los nodos de jerarquía entre las jerarquías

●

1.

Seleccione un nodo de jerarquía de la jerarquía de proveedores que esté visualizando en Nodos de jerarquía y haga clic en Editar y luego en Cortar.

2.

Seleccione una jerarquía de proveedores de la lista en Jerarquías de proveedores. A continuación, seleccione el nodo situado encima de la posición en la que desee pegar el nodo que ha cortado y haga clic en Editar y luego en Pegar.

Navegar directamente a un nodo de jerarquía de proveedores Para navegar directamente a un nodo de jerarquía, siga los siguientes pasos: 1.

Haga clic en Ubicar . Se abrirá un cuadro de diálogo.

2.

Introduzca los datos de búsqueda y haga clic en Ir .



Para usar otras opciones de búsqueda, utilice el modo de búsqueda Avanzada.

3.

Seleccione un nodo de jerarquía de la lista generada.

4.

Haga clic en Ubicar . El cuadro de diálogo se cerrará y el sistema le llevará al nodo que seleccionó en su respectiva jerarquía de proveedor.

Exportar proveedores de jerarquías con Microsoft Excel® Para obtener más información, véase Exportar datos empresariales con Microsoft Excel [página 67]

Visualizar una jerarquía de proveedores en la vista gráfica Para visualizar una jerarquía de proveedores en la vista gráfica, haga clic en el nombre del nodo de la jerarquía o en el ID del nodo de cualquiera de los nodos. El resumen de la jerarquía de proveedores se abre en la vista gráfica. En esta vista, puede realizar lo siguiente: ●

●

●

Ajustar en nivel superior y Deshacer ajuste en nivel superior Para visualizar un nodo sin sus nodos superordenados, seleccione el nodo y haga clic en Acciones continuación, en Ajustar en nivel superior. Para salir de esta vista, haga clic en Acciones y luego en Deshacer ajuste en nivel superior.

y, a

Acercar y alejar, o ajustar a la página. Cambie entre la vista gráfica y la tabular. Haga clic en el botón Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla en la esquina superior derecha de la pantalla.

Tanto en la vista gráfica como en la vista tabular, puede seguir los siguientes pasos: ●

Desplegar y ocultar los nodos de jerarquías En la vista gráfica puede desplegar los nodos de jerarquías haciendo clic en el signo más ( +) y oculte los nodos de jerarquías haciendo clic en el signo menos ( -).

●

Imprimir la jerarquía de proveedores que se visualiza en la pantalla.

●

Crear una jerarquía nueva.

●

Ver todos los datos de una jerarquía de proveedores Haga clic en Ver todo o en Editar para navegar hasta el editor de una jerarquía de proveedores.

Consulte también

5.4.2 Conceptos básicos 5.4.2.1 Jerarquías de proveedores Resumen Las empresas normalmente tratan con proveedores que poseen muchas empresas del grupo. Los distintos niveles de las empresas del grupo que configuran la compleja estructura organizativa de los grandes clientes se pueden representar mediante una jerarquía de proveedores. SAP Business ByDesign, noviembre de 2016 Base de proveedores habituales

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El proveedor American Warehouse tiene tres empresas del grupo: West Coast, Central y East Coast. La filial West Coast también tiene dos empresas del grupo más: Northwest y Southwest. Cada una de estas empresas del grupo se representarían mediante un nodo de jerarquía de proveedores.

Requisitos previos Un administrador suele efectuar las parametrizaciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Para crear y editar las jerarquías de proveedores, ha habilitado la utilización de las jerarquías de proveedores en la configuración de su solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En el paso Definición del alcance del proyecto, compruebe que esté seleccionado Socios comerciales en los Datos comerciales generales. En la etapa Preguntas, amplíe el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Gestión de socios comerciales y responda la pregunta relacionada con las jerarquías de proveedores.

Nodos en jerarquías de proveedores La estructura de una jerarquía es flexible. El usuario puede asignar un número ilimitado de proveedores a un nodo o tener nodos que no tengan proveedores asignados. Puede crear nuevas jerarquías de proveedores y nodos de jerarquía de nivel inferior. Para cada nodo de jerarquía puede actualizar las propiedades, como el ID del nodo de jerarquía, una descripción y un texto explicativo (nota). Puede reasignar nodos, incluso reasignarlos entre jerarquías, utilizando Cortar y pegar.

Vista gráfica La vista gráfica proporciona una clara representación visual de cada jerarquía de proveedores individual. Puede desplegar y ocultar los nodos de jerarquía en la vista gráfica.

Modo básico y avanzado Tiene la opción de trabajar en el modo básico o en el modo avanzado. El modo avanzado le permite cortar y pegar nodos entre jerarquías de proveedores.



5.5 Vista Informes 5.5.1 Gastos en contratos Resumen Este informe muestra el gasto total de la empresa, el gasto de contrato y el ratio de gasto de contrato de los últimos 12 meses. En este informe puede analizar el gasto medio por mes y proveedor o por mes y categoría de producto. Cuanto más elevado sea el gasto de contrato, mejor será el uso contractual de la empresa y más bajo será el gasto medio.


. Muestra el gasto total y los gastos en contratos durante los últimos 12 meses

●

Muestra los gastos totales, los gastos en contratos y el ratio de gastos en contratos de la empresa por categoría de producto durante los últimos 12 meses . ●

Muestra el ratio de gastos en contratos (= porcentaje de los gastos en contratos respecto a los gastos totales) durante los últimos 12 meses. Puede visualizarse como una vista gráfica en el centro de trabajo resumen . ●

Muestra los gastos en contratos acumulados como parte de los gastos totales durante los últimos 12 meses y se puede visualizar como una vista gráfica en el centro de trabajo resumen . Puede analizar las categorías de gastos más importantes (gastos en contratos, gastos en pedidos, gastos irregulares) mediante el informe Gastos totales por categoría de gastos.

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*). Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada: ●

Estado del contrato Muestra datos relevantes para los siguientes estados de contrato: En preparación ○

○

En negociación


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•


●

○

En aprobación

○

En revisión

○

Rechazado

○

Liberada

○

Cerrado

Estado de vencimiento Muestra datos relevantes para uno de los siguientes estados de un contrato: No caducado ○

●

○

A punto de vencer

○

Vencido

ID de contrato de compra Muestra los datos relevantes para uno o más IDs de contrato de compra.

Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los gastos en contratos por gastos totales, gastos en contratos y ratio de gastos en contratos. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los últimos 12 meses, incluido el mes actual.

●


Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y col umnas. Desde este informe, puede navegar hacia: ●


●

Gastos totales por categoría de gasto [página 160]

●



5.5.2 Historial de precios por producto y proveedor Resumen Este informe muestra el historial de precios por producto y proveedor suministrador a lo largo de los últimos 12 meses en base a un precio promedio calculado basado en los valores de factura. También puede verificar las cantidades facturadas para ver la importancia del producto comprado para la empresa.






●




5.5.3 Fiabilidad de precio El informe muestra una comparación de todos los productos comprados a uno o más proveedores seleccionados y visualiza la desviación entre el precio del pedido y el importe de factura. El informe calc ula un precio medio de pedido y un importe medio de factura para cada uno de los productos del proveedor o proveedores seleccionados y compara estos precios a lo largo de un período de tiempo indicado. Este informe visualiza la desviación entre estos dos precios como valor absoluto y como porcentaje.


●

Fiabilidad del precio por proveedor Visualiza la fiabilidad del precio de uno o más proveedores en relación con los productos que suministran. El precio medio de pedido se compara con el precio medio de factura, y se calculan las desviaciones absoluta y relativa. Esto le ayuda a evaluar el proveedor por lo que respecta a la fiabilidad de precios. Fiabilidad del precio por producto Visualiza la fiabilidad del precio de uno o más productos en relación con los proveedores que los suministran. El precio medio de pedido se compara con el precio medio de factura, y se calculan las desviaciones absoluta y relativa. Esto le ayuda a evaluar el producto por lo que respecta a la fiabilidad del precio.


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•



Análisis del informe Este informe muestra un análisis de los precios de todos los productos comprados a un proveedor seleccionado, o grupo de proveedores seleccionados, y visualiza la desviación entre el prexio de pedido y el importe de factura. Los siguientes datos se filtran para este informe: ●

Estado de cancelación excluye Cancelado.

●

Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.

●

Estado de factura restringido a Facturado parcialmente y Facturado.

●

Tipo de posición excluye Límite.

●

Ejercicio/Mes pedido se restringe a los últimos 12 meses.

●


Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las ca racterísticas a las filas y columnas. Desde este informe, puede navegar hasta: ●


Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores [página 24] Resumen de fuentes de dat os en Gestión de relación con proveedores

5.5.4 Detalles de proveedor Resumen Proporciona un resumen de los datos maestros de proveedor que pueden utilizar los gerentes de compras y los compradores para obtener una síntesis de las condiciones de compra de los proveedores. Brinda datos básicos de proveedor, como los datos de dirección, junto con información específica de compras e información financiera. La fuente de datos BUPSPPB usada anteriormente para este informe está siendo retirada y será sustituida por BPSPPB. Recomendamos utilizar la nueva fuente de datos al crear o copiar informes o al crear fuentes de datos combinadas o conjuntas.

Requisitos previos Ha seleccionado el informe en la configuración de la solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de 200 © 2016 SAP SE o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. P U B L I C •


implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto. En la etapa del proyecto Definición del alcance, compruebe que esté seleccionado Socios comerciales en los Datos comerciales generales. En la etapa Preguntas, amplíe el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Informes y análisis para socios comerciales y responda las preguntas relacionadas con el informe para los proveedores.

Vistas Las siguientes vistas están disponibles en este informe: ●

●

●

Datos de proveedor Muestra todas las características disponibles para un proveedor. Datos generales de proveedor Muestra los datos generales seleccionados de un proveedor, como el nombre, la dirección y los datos de comunicación junto con la industria, la forma jurídica, la moneda y el valor mínimo de pedido. Datos de compras del proveedor Muestra los datos generales seleccionados y los datos que están relacionados con el proceso de compra, como las condiciones de pago, la moneda del pedido, la autofacturación, el ID de cliente en el proveedor y los Incoterms. Esta vista también es la vista estándar del informe entregado con anticipo.

●

Datos bancarios de proveedor

●

Datos fiscales de proveedor

Características Ejecución del informe Antes de ejecutar el informe puede especificar los datos que quiere ver seleccionando valores para variables. Las siguientes variables están disponibles para este informe: ●

Proveedor

●

Ciudad

●

País

●

Estado

Análisis del informe El informe muestra los siguientes datos para un proveedor: ●

Datos básicos de un proveedor, que incluyen lo siguiente: Nombre e ID del proveedor ○

●

○

Datos de comunicación y dirección

○

Identificadores adicionales, tales como el DUNS y el Standard Carrier Alpha Code

Datos de compras de un proveedor, que incluyen lo siguiente: Incoterms ○

○

Ubicación de Incoterms

○

Moneda de pedido

○

Valor mínimo de pedido


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•


●

○

Moneda

○

Condiciones de pago

○

Autofacturación

○

Confirmación de pedido prevista

○

Compras bloqueadas

○

ID de cliente en proveedor

Datos financieros de un proveedor Datos bancarios, como el nombre del banco y los datos de cuenta bancaria ○

Datos de impuestos, como la residencia fiscal, el código de jurisdic ción fiscal, el número de identificación fiscal e información de retención de impuestos

○

A fin de analizar en profundidad los datos en este informe, puede arrastrar las características a filas y columnas.

Consulte también Resumen de informes en Datos comerciales generales Resumen de fuentes de datos en Datos comerciales generales Vista Informes



Aprovisionamiento Automatico en Sap

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