La gestión de compras
La Lo Logís gístic tica a de dell ap aprov rovis ision ionami amien ento to se oc ocup upa a de dell pro proce ceso so de ad adqu quisi isici ción ón y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas pie zas,, en entre tre otr otros, os, de desd sde e los pro prove veed edore ores s ha hasta sta el co comie mienzo nzo de dell pr proc oceso eso productivo en empresas productivas. El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Comp Co mpra ras, s,
alma al mace cena nami mien ento to
y
gest ge stió ión n
de
inve in vent ntar ario ios. s. La
gestión
del
aprovisionamiento implica la toma de decisiones que contribuyan al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico. Las compras como función empresarial presentan un carácter más restringido y tien ti ene e po porr ob obje jeto to ad adqu quir irir ir lo los s bi bien enes es y se serv rvic icio ios s qu que e la em empr pres esa a ne nece cesi sita ta,, garantiz gara ntizand ando o el aba abastec stecimie imiento nto de las can cantida tidades des req requeri ueridas das en térm términos inos de tiempo, calidad y precio. Pero para lograr una gesti gestión ón de compras eficiente debe quedar bien identificada identificada la ca cade dena na de sum sumin inis istr tros os de la en enti tida dad. d. Pa Para ra lo logra grarl rlo, o, las em empre presas sas deb deben en involucrar en su estrategia, el tránsito por un camino de tres etapas: la integración funcional de cada área de la organización, la integración interna entre las áreas funcionales formando una cadena de suministro interna y la integración externa entre los proveedores, la cadena de suministro interna y los clientes ! "#ristopher,
$%%&'. (na de las responsabilidades más importantes de la gestión logística en una empresa es la de desarrollar una adecuada relación con sus proveedores. )s así como en los *ltimos a+os, muchas empresas ven a sus proveedores como aliados estratégicos para el desarrollo de sus negocios lo cual implica establecer unas relaciones basadas en la confianza y el largo plazo, de tal forma que ambas partes se conviertan en socios de las ganancias. -ero, para que esta relación tenga éito
es necesario que las empresas escojan adecuadamente a sus proveedores, para lo cual deben previamente seleccionarlos y evaluarlos cuidadosamente (n departamento de compras eficiente es esencial para el éito de cualquier intermediario. Las tendencias actuales en la gestión de compras son/ $. 0nvestigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. #onseguir los mejores proveedores ampliando el ámbito de b*squeda. Las grandes cadenas están localizando proveedores en todo el mundo. -or tanto, no hay que esperar a los proveedores sino desarrollar una activa labor de búsqueda con criterios amplios.
1. 2umentar la información sobre los productos, costes y proveedores que maneja el departamento de compras. 3. 4isminuir el n*mero de proveedores. -ara reducir costes de compra y de gestión -or ejemplo, los fabricantes de automóviles han reducido de forma drástica el n*mero de proveedores. &. 2umentar las compras a cada proveedor. -ara tener mayor poder de negociación para ser un comprador importante. 5. #ooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La coordinación con los suministradores es fundamental para conseguir los productos en el momento del tiempo oportuno al mínimo coste. -or ejemplo un supermercado que descarga muy rápido los camiones que vienen de los proveedores en vez de dejarlos esperando como otras cadenas. )sto supone una importante reducción de costes que se reparten entre la cadena y el suministrador. Los distintos sistemas que permiten realizar los pedidos de productos por ordenador son otra forma de cooperar que disminuye los costes.
La gestión de almacenes
)l almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. 6irve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. 7unción de los 2lmacenes/ $. 8antienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. 1. -ermitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3. 8antienen en constante información al departamento de compras, sobre las eistencias reales de materia prima. &. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas "entradas y salidas' 5. 9igila que no se agoten los materiales "máimos : mínimos'. La gestión de almacenes implica una serie de decisiones básicas/ $. 4ecidir el n*mero de almacenes y su tama+o. 1. )legir las localizaciones para los almacenes 3. )l tipo y nivel de mecanización. La primera decisión es si utilizar almacenes en propiedad, alquilados o almacenes ajenos. 2lgunos productos requieren almacenes especializados como los productos congelados. ;tra decisión fundamental es el nivel de automatización de los almacenes. 2ctualmente podemos disponer de almacenes totalmente automatizados. 2unque en ocasiones resulta más rentable un nivel intermedio de automatización.
&. )stablecer la organización y los procedimientos concretos de gestión. 5. )l n*mero de almacenes depende de varios factores. (n factor fundamental es el coste y la duración de los transportes.
> teniendo como restricción
fundamental el tiempo máimo de respuesta a los pedidos de los clientes. ?. )l sistema de organización. 6e hace preciso decidir el n*mero de empleados de los almacenes, seleccionarlos, formarlos y asignarles responsabilidades. (n aspecto importante en los almacenes es la distribución en planta. )s decir cómo se reparten por la superficie del almacén los distintos productos. Las bodegas han pasado a ser plataformas desde las cuales, la multimodalidad, sistemas de almacenamientos, sistemas de movimientos de materiales, sistemas de información, sistemas de trazabilidad y sistemas de distribución, han provocado la transformación de los mismos en centros de proceso ! "6)@2,
)studio de la caracterización de la logística/ 1AA=' -or ejemplo, si colocamos cerca de la salida los productos de mayor movimiento reducimos los desplazamientos totales. 4entro de los almacenes será preciso determinar cómo se moverán los productos, la información y las personas o medios mecánicos. Las distintas etapas o tareas que se desarrollarán desde la
recepción de los productos en el almacén hasta su salida. Bendremos que definir de forma precisa los procedimientos. )s decir, como se realizará el trabajo. )stablecer las distintas tareas de cada proceso y como se realizan. La gestión del transporte
)n relación al sistema de transportes tenemos una serie de decisiones básicas/ $. Los sistemas de transporte utilizados. )s decir si utilizamos camiones, trenes, barcos, aviones y la combinación de los mismos. @aturalmente el sistema elegido afecta a los costes, el tiempo de respuesta a los clientes e incluso en la imagen de la empresa. -or ejemplo la cadena de restaurantes especializados en pescado La 4orada!, se diferenciaba porque empleaban una avioneta para llevar el pescado fresco desde el puerto a los restaurantes. 1. 6i tenemos camiones propios o contratamos los servicios de empresas de transportes ajenos. )s importante el C-6 "sistema de posicionamiento global' satélite de comunicaciones para controlar el flujo de información que se mueve entre tiendas, almacenes y fabricantes. 3. La organización del sistema de transporte y la gestión de la información. La adecuada coordinación de todo el sistema integrado de transporte es fundamental para llevar los productos a los consumidores en el momento adecuado al menor coste posible. &. )l establecimiento de las rutas. 4iversos programas informáticos ayudan al establecimiento de rutas para los camiones de reparto. 2sí como los procesos por los cuales se formulan los pedidos y se realizan los envíos.
5. Los costos de la distribución podemos decir que están determinados por cuatro factores claves independientemente de los sistemas de costeo a utilizar/ o
)L producto y los canales de comercialización
o
)l valor del producto
o
)l tama+o de la organización
o
)l nivel de servicio
Gestión Logstica
2ctualmente el trabajar en una empresa dedicada a la comercialización y fabricación de productos críticos para los clientes comprende la velocidad con que se trabaje el flujo logístico, el cual representa un factor muy importante para medir el desempe+o de las áreas funcionales de la empresa tanto para los clientes como para la propia empresa. -or eso en la mayoría de las empresas se consideran tres indicadores para la gestión de la logística/ (no de ellos se le atribuye a la velocidad del ciclo D flujo logístico, desde el momento que se genera el pedido de ventas hasta que se coloca el producto en el cliente, esto ayuda a controlar los cuellos de botella. )l segundo indicador tiene que ver con los costos que se agregan a un producto o servicio durante el flujo logístico y en el *ltimo indicador es necesario contemplar que ayude a medir el grado de satisfacción del cliente, no por la entrega a tiempo solamente, sino por la calidad misma de tu servicio logístico. !provisionamiento
La palabra sugiere la idea de que hay que comprar o producir algunos bienes para satisfacer necesidades. (na empresa requiere determinados artículos, servicios y equipos para que los funcionarios puedan ejecutar tareas que ella necesita para cumplir con sus objetivos.
"e#inición de compra
6eg*n 8ercado "1AA='/ E)s el conjunto de las operaciones que permiten poner a disposición de la empresa o institución, en tiempo oportuno, en cantidad y calidad deseadas, todos los materiales, productos y servicios necesarios para el cumplimento de sus objetivos en forma eficaz todo ello al menor costo posible, sin desmejorar la calidadE. "p. $1' #uando se hace una compra, se realiza una negociación en la que intervienen el interesado o su representante y los proveedores "vendedores' como se trata de satisfacer necesidades de una empresa o institución, es necesario cumplir con las normas, procedimientos y leyes que regulan el funcionamiento de esta. Boda compra debe cumplir con ciertos requisitos previsibles, tales como determinación de necesidades, confección de documentos, seguros, capacidad de almacenamiento, artículos por adquirir o producir, controles disponibles, recursos financieros, plazos de compra y entrega, determinación de proveedores, etc. $unción de compras
#onsiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes yDo servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de producción.
$. -roveer de un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operación.
•
1. 8antener la inversión en inventarios al mínimo.
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3. 8aimizar la calidad.
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&. )ncontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.
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5. )standarizar materiales disponibles de bajo costo.
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=. #omprar materiales al más bajo costo total de adquisición.
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?. 7omentar las relaciones interfuncionales. &laneación de las compras
La actividad empresarial eige materiales y suministros para su funcionamiento.
los pronósticos,
objetivos,
políticas, programas,
procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. &ronósticos de compras
(n gerente de compras necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros. -rimero se debe observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente eistirán en el futuro, es decir, el gerente de compras deberá pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las demás etapas de la adquisición de materiales. 'b(etivo de compras
;btener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. )olumen de compras
)s indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. (na insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. (n eceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario ecesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc. Control de inventarios
)s un sistema de registro por medio del cual se comprueban las eistencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. )s necesario para saber cuándo reponer las eistencias, asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las eistencias e impedir que se acumulen eistencias ecesivas. &olticas de compras
6on planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser epresadas en forma escrita de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando la fuga de responsabilidades. Gestión de compras
9a más allá de la simple interpretación de un intercambio de un bien o un servicio, por una cantidad económica preFestablecida. 6e toma como base la planeación, la ejecución y el control o seguimiento, de todas y cada una de las acciones relacionadas directa o indirectamente con las adquisiciones en la empresa.
6eg*n 8artínez "1AA?'/ ELa misión general del aprovisionamiento consiste en obtener del eterior a la empresa, los materiales, productos yDo servicios que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.E "p.$A'
