KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Manajemen Perkantoran bab IV tentang Manajemen Kearsipan. Tugas ini disusun sebagai susun sebagai panduan pembelajaran untuk mahasiswa program studi Administrasi Bisnis dalam mata kuliah Manajemen Perkantoran. Penulis sadar bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada tugas ini. Oleh karena itu kami meminta pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun kami. Akhir kata semoga tugas ini dapat memberikan manfaat bagi seluruh mahasiswa Administrasi Bisnis.
Batam, 22 Oktober 2013
Penulis
MANAJEMEN KEARSIPAN 1) Manajemen Arsip A. Pengertian
Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakn untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Odgers (2005 (2005 ) mendefenisikan manajemen arsi p sebagai sebagai proses proses pengawasan, pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun medi aelektronik Charman (1998) mendefenisikan menajemen arsip sebagai proses yang mnitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tida diperlukan lagi.
2) Mengorganisasi Mengorganisasi Program Manajemen Kearsipan A. Sistem penyimpanan arsip a. System hastawi (manual ) b. System bacording B. Model pengelolaan arsip a. Model life cycle Dikembangkan pada pertengahan pertengahan abad ke 20 oleh beberapa penulis archical/records management, khususnya khususnya yang berasal berasal dari amerika utara. Model ini secara nyata nyata memisahkan fase (manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip statis ) b. Model records continuum Model ini mencoba menghilangkan batas antara manajemen arsip dinamis dan manjemen arsi p statis menjadi satu keterpaduan pengelolaan arsip sejak masa penciptaan hingga penyajian informasinya bagi kepentingan public. Ada 4 dimensi yang tercakup kedalam model records continuum, yaitu: Dimensi untuk penciptaan dokumen Dimensi untuk perekaman dan pengelolaan arsip dinamis yang menjamin fungsi, kegiatan, pertanggung jawaban jawaban dan kebuktian. kebuktian. Dimensi untuk pengelolaan arsip sebagai memori bisnis organisasi dan fungsi social Dimensi untuk pengelolaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
3) Sistem Indeks A. Pengertian Adalah sarana penemuan kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan naskah/ berkas melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapt membedakan arsip tersebut
dengan yang lainnya. Tanda pengenal ini harus dapat diklasifikasikan diklasifikasikan dan dan merupakn penujuk lansung kepada berkasnya. Indeks pada dasarnyamerupakan ciri khusus permasalahan atau tanda pengenal suatu naskah dinas yang berupa kata tangkap (caption) yang berfungsi sebagai penunjuk untuk mengenali dan memudahkan menemukan kembali arsip yang di simpan. Indeks dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: a. Indeks surat Yaitu tanda pengenal arsip atau yang lebih dikenal dengan indeks surat/ dokumen yang berfungsi untuk membedakan anatara surat satu dengan yang lainnya dalam satu berkas. b. Indeks berkas Yaitu tanda pengenal arsip atau lebih dikenal dengan judul berkas/ title yang mempunyai fungsi untuk membedakn berkas yang satu dengan yang lainnya. B. Guna indeks a. Untuk mengelompokan / menyatukan arsipyang kode dan kegiatannya sama dalam satu berkas. b. Sebagai sarana penemuan kembali arsip. C. Syarat-syarat menindeks Sebagai kata tangkap yang befungsi untuk mengenali dan memudahkan penemuan kembali arsip , dalam mengindeks mengindeks harus memenuhi syarat-syarat syarat-syarat : a. Harus singkat, jelas, mudah diingat, diingat, mudah diucapkan dan mudah mudah dimengerti. b. Harus kata benda atau yang memberikan pengertian kebendaan c. Harus benar-benar berasal dari arsip/ naskah itu sendiri sebagai informasi d. Kata pengenal pertama dati indeks harus mencerminkan pokok pengertian dari isi arsip / naskah yang bersangkutan bersangkutan e. Harus dapat diklasifikasikan pada pola klasifikasi yang telah di tetapkan D. Kata tangkap yang dapat di indeks Adapun kata tangkap dari naskah / berkas yang dapat dijadikan indeks meliputi : a. Nama orang Dalam menentukan kata tangkap yang menggunakan nama orang, yang pertama diperhatikan adalah nama keluarga atau marga. Nama keluarga atau marga ditulis didepan diikuti koma (,) dan kemudian ditulis nama sebenarnya. Apabila nama orang memiliki gelar maka gelar ditulis pada bagian akhir dalam kurung . Contoh: Drs. Elvi Wahyuni , S.H diindeks Wahyuni, Elvi (Drs. S.St) Hj. Sary Evaliny, S.E Evaliny, Sary (Hj. S.E) Fransiska Intan, M.AB Intan,Fransiska (M.AB ) b. Nama badan
Untuk badan yang tidak tidak menggunakan menggunakan nama orang orang nama nama itu sendiri yang yang digunakansebagai tanda pengenal, kemudian diikuti bentuk hukum ditulis dalam kurung Contoh: Sanggar Qew diindeks Qew, sanggar PT Panasonic Panasonic (PT ) Politeknik Negri Batam Batam, Politeknik Negri c. Nama tempat / daerah Nama badan pemerintah daerah yang disertai keterangan tingkat wilayahnya diindeks dengan kata pengenal pertama diikuti keterangan wilyahnya yang ditulis dalm kurung. Contoh: Kecamatan bengkong laut diindeks bengkong laut (kecamatan) (kecamatan) Kotamadia batam batam (kotamadia ) Ujung pandang ujung pandang d. Nama benda Untuk nama benda diindeks seperti aslinya. Apabila benda tersebut memiliki nama pabrik, merek dagang, type dan sebagainya diindeks dengan kata pengenal pertamanya sesuai dengan nama tersebut. Contoh: Lemari es diindeks lemari es Sepeda motor Honda Honda, sepeda motor Mobil mercy mercy, mobil e. Nama masalah Dalm hal ini yang benar-benar merupakan pokok permasalahan dari arsip yang bersangkutan dijadikan indeks.Pokok masalah dijadikan kata pengenal pertama. Contoh: Pajak kekayaan diindeks pajak kekayaan Wajib pajak pajak, wajib Penutupan jalan jalan, penutupan Pelebaran jalan jalan, pelebaran
4) Siklus Hidup Arsip Manual I Penciptaan
II Pemanfaatan
III Pen im anan
Siklus arsip atau dokumen V Deposisi
IV Retrieval (penemuan kembali )
A. Penciptaan Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan manfaatnya bagi organisasi.
B. Pemanfaatan Tahap kedua merupakan tahap implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya yaitu bagaimana pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan dan bagaimana pergerakan dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang di kandungnya C. Penyimpanan Tahap ini merupakan perlakuan dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi
D. Retrieval Tahap ini menitik beratkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam waktu tertentu
E. Deposisi Tahapan ini berupa pemelihaaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepatuntuk menyimpannya, termasuk pemusanahan dokumen apabila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.
5) Penyimpanan Arsip A. Pengertian Adalah proses pengklasifikasi, mengatur dan menyimpan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan
B. Prosedur penyimpanan a. b. c. d. e.
Pemeriksaan arsip Mengindeks (nama, subyek, geografis, k ronologis, nomor) Memberi tanda (pengkodean). Mensortir arsip Menyimpan.
C. System penyimpanan a. System abjad Adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang atau organisas b. System subjek Adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut pokok soal bukan menurut nama perusahaan, koresponden-koresponden dan sebagainya c. System nomor Adalah penggolongan dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor. d. System angka e. System geografis Adalah penggolongan dimana surat-surat atau ar sip-arsip dibagi menurut letak wilayah. f. System kronologis Adalah penggolongan dimana tiap dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggal.
6) Perencanaan Ruangan 7) Pemusnahan Arsip A. Pengertian Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979 yang disebut penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. Memindahkan arsip dari UNIT Pengolah Kearsipan dan linkungan Lembaga_lembaga Negara atau badan Pemerintahan masing-masing. b. Memusnahkan arsip dengan ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip oleh unit kearsipan kepad arsip Nasional. B. Tujuan Tujuan dilaksanakannya penyusutan arsip untuk menghemat waktu dalam upaya penemuan kembali arsip disimpan.Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundan-undangan perundan-undangan yang berlaku. Program penyusutan arsip berpedoman pada jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah. C. Tata cara penyusutan a. Sesuai dengan tata aliran surat masuk dan surat keluar, setiap surat telah diberikan kode golongan surat T, B, P, V. b. Pada permulaan tahun, arsip dari tahun sebelumnya diambil dari berkasnya, dipindahkan ke berkas lain, dan disimpan dalam lemari arsip pasif. Arsip berkode “T” langsung dimusnahkan c. d. Arsip berkode “B” disimpan dalam lemari arsip pasif selama 1 tahun, untuk kemudian dimusnahkan. dimusnahkan. Arsip berkode “P” disimpan dalam lemari arsip pasif selama jangka waktu e. menurut yang dianggap perlu sesuai dengan masing-masing arsip. Arsip berkode “V” disimpan dalam lemari arsip pasif khusus untuk itu yang lebih f. terjamin keamanannya. keamanannya. g. Pemindahandan pemusnahan tersebut disertai berita acara yang ditandatangani ditandatangani petugas arsip, kepala bagian dan pejabat yang setingkat lebih tinggi (Petugas urusan arsip, Kepala Bagian Umum dan Sekretaris organisasi) h. Berita acara hendaknya dibuat secara ringkas, jelas, cepat, dan dilakukan dengan biaya murah. Prosedur penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip 1. Prosedur Pemindahan Arsip In-aktif
Pemeriksaan arsip
Pendaftaran arsip
Penataan arsip
Pembuatan berita acara pemindahan arsip
Pelakasanaan pemusnahan
2. Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pembentukan panitia pemusnahan
Penilaian persetujuan dan pengesahan
Pembuatan berita acara
Pelaksanaan pemusnahan
3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional
Pemeriksaan dan penilaian arsip
Pendaftaran
Pembuatan berita acara
Pelaksanaan penyerahan
Prosedur penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retesi arsip Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau).Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik nya: 1. Perencanaan 2. Penataan arsip Identifikasi arsip Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan Pendiskripsian arsip Penyusutan daftar pertelaan arsip sementara 3. Penilaian arsip Pengertian menurut Betty Rick (1982) suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna arsip. Tujuan penilaian arsip o Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna lagi. o Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya. o Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau daerah. o Nilai guna arsip ada 2 yaitu : Nilai guna primer dan Nilai guna sekunder Metode penilaian Untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip meliputi : Analisis fungsional
Analiasis isi Analisis konteks Analisis kegunaan Analisis biaya – manfaat 4. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan. 5. Pelaksanaan penyusutan.
8) Manajemen Arsip Elektronis A. Konsep dasar manajemen arsip elektronik Menurut national archives and record administration (NASA) USA, arsip elektronika merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam satu format, dimana hanya computer yang dapt memprosesnya. Oleh karennya arsip elektronik seringkali dikatakn sebagai machine-readable record. Keuntungan menggunakan menggunakan arsip elektronik : a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap. b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multy user) dalam waktu yang bersamaaan. c. Penyimpanan informasi lebih terpusat. d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi. B. Bentuk media arsip elektronik a. Media magnetic (magnetic media) b. Disk magnetic (magnetic disk) c. Pita magnetic (magnetic tape) d. Kaset (cassette) e. Media optic (optic media) C. Jenis dan bentuk file arsip elektronik a. File teks b. File data c. Database D. System penyimpanan dan temu balik arsip elektronik
Proses penyimpanan secara sederhana adalah dat disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bias terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam directori yang dicptakan dicptakan dan dioleh system operasi. operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Hal yang cukup penting dalam pengelolaan arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagi tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk, dsb.
Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara standar terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide inteks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket. E. Pemliharaan dan perlindungan arsip Informasi yang terdapat dalm arsi elektronik dapat dapat dengan mudah diubah, diubah, dimodifikasi, dihapus baik sengaja ataupun tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia (brainware) atau dirusak oleh virus yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik baik optic maupun magnetic memiliki keterbatasan .untuk pemeliharaan pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 50 derajat dan 125 derajat. F. Penyusutan arsip electronic Media penyimpanan arsip elektronik untuk jenis-jenis tertntu memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensi informasi arsip yang ada di dalamnya. Oleh karenanya penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada system desain atau tahap perencanaan dari aplikasi progam yang akan diterapkan.
