WARKAT DAN ARSIP
A. Pengertian dan Bentuk Warkat
Warkat adalah catatan atau rekaman (record) mengenai suatu (beberapa,
banyak) hal, barang, kondisi peristiwa yang ada dan terjadi dalam kehidupan
perseorangan ataupun kelompok (organisasi) yang dibuat dengan maksud untuk
membantu ingatan manusia. Pembuatan catatan sangat berguna untuk membantu
ingatan atau sebagai bahan pengingat dalam proses menjalankan kegiatan
pekerjaan sehari-hari.
Catatan tersebut dapat berupa tulisan, gambar, atau rekaman, Warkat
yang berbentuk tulisan pada umumnya ditulis di atas lembaran kertas atau
buku misalnya formulir, kalender atau catatan harian, catatan kuliah,
surat, buku teks, laporan penelitian dan laporan keuangan.
Warkat yang berbentuk gambar misalnya foto, denah, model dan bagan.
Sedangkan warkat yang berbentuk rekaman adalah semua bentuk rekaman dalam
film, kaset, piringan dan berbagai macam disket(disk) seperti hardisk dan
compact disk.
B. Pengertian Arsip Dan Kearsipan
Membahas kearsipan tentunya tidak akan lepas dari istilah arsip.
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian
berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi
archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengani permasalahan.
Sedangkan definisi arsip dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dokumen dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat :
1. Dokumen tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
2. Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
3. Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali.
C. Fungsi Arsip
Beberapa fungsi arsip adalah :
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori
2. Sebagai Bahan Pengambilan Keputusan.
3. Sebagai Bukti atau Legalitas.
4. Sebagai Rujukan Historis.
D. Jenis-Jenis Arsip
Bentuk arsip dapat beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan
tulisan seperti yang
sering dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar
kantor, arsip dapat berupa
surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Dapat dibedakan
beberapa jenis arsip :
1. Arsip menurut Subyek atau Isinya
Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
macam, yaitu :
a. Arsip Kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
b. Arsip Keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.
c. Arsip Pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
d. Arsip Pendidikan,contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
2. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik
Penggolongan ini lebih didasarkan kepada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam
informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan
menjadi :
a. Surat, contoh : naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara,laporan, tabel, dan
sebagainya.
b. Pita rekaman
c. Mikro film
d. Disket
e. Compact Disk (CD)
PERLENGKAPAN PENYIMPANAN (FILING SUPPLIES)
Perlengkapan Penyimpanan (Filing Supplies)
Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan
perlengakapan-perlengkapan
dalam penyimpanan arsip.
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau
tripleks yang digunakan sebagai
pembatas-pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Dan pada penyekat ini
ditempatkan label yang
berisikan kata tangkap sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan sistem
penyimpanan yang dipergunakan.
2. Map (Folder)
Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah
dan jenis dokumen yang di-file,
serta cara pemuatan di dalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam
menentukan pilihan.
3. Penunjuk (Guide)
Penunjuk mempunyai fungsi; sebagai tanda untuk membimbing dan
melihat cepat kepada tempat-
tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjukkan terdiri dari tempat
label (tab) yang menjorok ke atas
dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut tonjolan.
4. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap. Untuk
membuat kata tangkap baik
berupa huruf abjad, nama maupun subjek haruslah dibuat sesingkat mungkin
sehingga dapat dibaca
dengan mudah dan cepat.
5. Perlengkapan Lain
Perlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker
yang dipakai untuk membuat kode
kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-bagian tertentu.
PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR
PERALATAN KANTOR YANG DAPAT DIHUBUNGKAN DENGAN KOMPUTER
Tidak semua peralatan atau perabotan perkantoran dapat dihubungkan dengan
komputer. Kalaupun dapat terhubung tergantung dari kepentingan dan manfaat
dari alat tersebut terhadap pengguna atau organisasi.
Beberapa gambar/bentuk peralatan yang dapat berhubungan dengan komputer
sebagaimana terlihat pada slide berikutnya.
Komputer/Notebook, Wireless, Webcam, Printer.
MENGINDEKS
Mengindeks adalah menentukan urutan-urutan unit atau bagian-bagian
dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat
berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka,
tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.
Peraturan mengindeks berjumlah 20 (dua puluh) berdasarkan susunan
dari ARMA (Association Record Management Association ) yang digunakan oleh
kebanyakan perusahaan, organisasi, dan badan pemerintah di Amerika Serikat
.
A. Peraturan Mengindeks
Peraturan 1 : Nama Orang
Diindeks sebagai berikut : nama belakang, nama depan, dan nama tengah.
Untuk nama Korea dan Cina urutannya tetap, karena nama keluarga mereka
terletak di depan.
Peraturan 2 : Mengabjad
Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menurut
urutan abjad latin, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing,
huruf demi huruf. Bilamana unit pertama sama, maka yang dibandingkan
adalah unit kedua masing-,masing huruf demi huruf. Jika unit kedua juga
sama, maka yang dibandingkan adalah unit ketiga, dan seterusnya.
Peraturan 3 : Nama Tunggal Dan Singkatan
Nama tunggal di dalam urutan mendahului nama tunggal lainnya yang sama yang
mempunyai singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya Nama Tunggal yang
pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini dikenal
dengan sebutan "tidak ada mendahului ada".
Peraturan 4 : Awalan Nama Keluarga
Nama asing banyak yang menggunakan nama keluarga sebagai awalan. Awalan
nama keluarga dalam indeks terpisah dari nama keluarganya, sebagai unit
pertama. Awalan tersebut adalah : Da, De, Del, Di, Du, Fitz, La, Le, M',
Mc, Mac, O',St.,Van,Van der, Von,dan lain-lain. Awalan M,Mc diindeks
sebagai Mac dan St. diindeks menjadi Saint.
Peraturan 5 : Nama Perusahaan
Indeks dari nama perusahaan yang bukan berasal dari nama orang atau
kalaupun dari nama orang tetapi tidak lengkap dituliskan seperti semula.
Nama orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang
terdiri dari kata ganda atau majemuk diindeks sebagai 1 (satu) unit,
misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas, Beauty Salon, dan lain-lain.
Peraturan 6 : Nama Perusahaan Berasal dari Nama Orang Lengkap
Indeks dari nama perusahaan yang berasal dari nama orang lengkap dituliskan
dengan urutan pada Peraturan 1, yaitu urutan nama belakang, nama depan, dan
nama tengah (bilamana ada). Nama orang lengkap terdiri dari lebih satu
unit.
Peraturan 7 : Kata Sandang "The"
Kata sandang "The" di dalam indeks ditulis di dalam tanda kurung, tetapi
waktu mengabjad diabaikan. The yang terletak di depan, pada indeks
diletakkan di belakang di dalam tanda kurung. The yang terletak di tengah,
pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung.
Peraturan : 8 : Nama dengan Tanda Hubung
Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap
sebagai satu unit dan indeksnya terpisah menjadi satu unit. Untuk nama
orang lengkap yang mengandung tanda hubung diindeks seperti Peraturan 1,
yaitu dibalik.
Peraturan 9 : Singkatan
Singkatan diindeks sesuai dengan kepanjangannya, masing-masing dituliskan
dalam satu unit. Huruf-huruf bukan yang bukan singkatan diindeks dalam
bentuk huruf-huruf yang berdiri sendiri-sendiri sebagai unit.
Peraturan 10 : Bentuk Usaha dan Kata Sambung
Bentuk usaha atau yang dapat disamakan sebagai bentuk usaha diindeks
sebagai unit dengan menempatkan di belakang. Bentuk usaha yang terdiri
dari kata ganda diindeks sebagai satu unit. Kata sambung seperti : dan,
and, & for, dalam, dan sebagainya di dalam indeks tetap dituliskan, tetapi
diabaikan pada waktu mengabjad, ditempatkan di belakang unit bersangkutan
di dalam tanda kurung.
SISTEM PENYIMPANAN
Pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai
berikut:
1. Sistem abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat
atau yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya
memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok
soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan
Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama
setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku
untuk masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di
susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan
standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga
semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 ( dua
) cara:
a) Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau
nama–nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata.
Misal :
Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b) Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata
demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis
menjadi satu. Masing – masing kata berdiri sendiri. Misal :
Jakarta Utara
Banjar Negara
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan
dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih
dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan
dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan
menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan
keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah
keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub
subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji,
Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya
3. Sistem geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas
satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan
sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan
daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung,
Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat
- warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di
urutkan menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan
mudah dan cepat.
4. Sistem nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai
pedoman mengatur arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan
sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka
sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus lebih dahulu
menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru
kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian
yang lebih ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan
menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan
kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang
telah di tentukan dalam kartu indeks ini.
5. Sistem tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut
urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau
bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling
depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan
mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan
setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan
tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik
dari sistem yang lain.
6. Sistem Warna
Asas penyimpanan arsip
Menurut Hery Sawiji (2002:145) mengemukakan bahwa asas penyimpanan
arsip ada 2(dua) macam yaitu sebagai berikut:
1) Sentralisasi; dan
2) Desentralisasi
