MAKALAH MANAJEMEN KEARSIPAN

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Perkem Perkemban bangan gan teknol teknologi ogi saat ini sudah sudah sangat sangat pesat. pesat. Perkem Perkemban bangan gan sudah sudah

menyen menyentuh tuh pada pada semua semua lini lini dan aspek aspek kehidu kehidupan pan.. Segala Segala sesuatu sesuatu sudah sudah beruba berubah h menjadi era digital atau komputerisasi. Begitu pula dengan perkembangan teknologi yang yang sudah sudah meramb merambah ah pada pada pengel pengelola olaan an dokume dokumen. n. Pengel Pengelola olaan an dan penyim penyimpan panan an doku dokume men n yang yang dahu dahulu lu meng menggu gunak nakan an cara cara cara cara manu manual al sekar sekaran ang g diga digant ntii deng dengan an  penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi. Cara pengarsipan yang manual dengan membutuhkan banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara elektronik berupa data komputer. Tetapi Tetapi tidak semua dokumen dokumen bisa disimpan disimpan hanya hanya dengan dengan komputer komputer atau  soft  copynya copynya saja. Banyak Banyak dokumen dokumen dokumen dokumen penting penting yang harus dalam bentuk hard copy atau dengan harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya sebuah pengelolaan dokume dokumen n tersebu tersebutt agar agar aman aman dan dapat dapat dengan dengan mudah mudah dicari dicari ketika ketika dibutu dibutuhka hkan. n. Dokume Dokumen n dokume dokumen n yang yang bersifa bersifatt resmi resmi dan pentin penting g memerl memerluka ukan n pengel pengelola olaan an dan  perawatan yang efektif dan efisien. Penyimpanan di media elektronik bisa saja dapat dengan mudah dicuri oleh orang lain degan semakin majunya teknologi. Dokumen  berupa arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan  barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus disimpan dalam bentuk asli. Berd Berdas asark arkan an hal hal terse tersebu butt dipe diperlu rluka kan n sebua sebuah h mana manajem jemen en yang yang baik baik untu untuk  k  merawat dan mengelola dokumen dokumen atau arsip tersebut. Sebelum mempelajari  bagaimana mengelola menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki diperlukan sebuah s ebuah dasar pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. !ntuk itu konsep dasar  mengenai mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami dipahami agar dasar dasar mengenai mengenai bagaimana dan apa yang dimaksu dimaksud d dengan dengan kearsip kearsipan an berikut berikut cara mengelo mengelola la mulai dari arsip arsip tersebut tersebut diperoleh diperoleh dirawat sampai dimusnahkan dimusnahkan dapat dimengerti dimengerti dan dilaksanakan dilaksanakan dengan baik dan benar. BAB II

KONSEP-KONSEP DASAR MANAJEMEN KEARSIPAN

1

A. Pengertian Manajemen

"stilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol. Dalam  bahasa "ndonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan menangani atau mengelola. #anajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. #anajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada konsep konsep teori prinsip dan teknik pengelolaan. #anajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan $kreatif%. Secara umum pengertian manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka  pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk   bekerja. $&ayat #. Heruhito '(()*)% +uther ,ulick$)-(% menyatakan fungsi manajemen adalah P/SDC0/B singkatan dari Planning /rgani1ing Staffing Directing Coordinating 0eporting Budgeting. $&ayat #. Heruhito '(()*)-% #anajemen adalah proses perencanaan pengorganisasian kepemimpinan dan  pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya untuk  mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. $2lam S. '((3*)'3% Dari beberapa pendapat tentang pengertian manajemen dari para ahli dapat disimpulkan manajemen adalah mengelola dan mengorganisasi sumber daya yang ada agar menjadi lebih baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan menggerakan orang lain. #engelola atau mengatur ini bisa dilakukan dalam segala  bidang antara lain dalam bidang kearsipan dokumen dokumen baik itu dilembaga maupun bukan lembaga. B. Pengertian Arsi

"stilah arsip sering disamakan dengan dokumen atau surat. Pengertian sebenarnya antara arsip dan surat berbeda. Surat merupakan salah satu arsip. Dalam !! no 4 tahun '((- pasal ) ayat ' dinyatakan bahwa 2rsip adalah rekaman kegiatan atau  peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara pemerintahan daerah lembaga pendidikan perusahaan organisasi politik organisasi kemasyarakatan

2

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan  bernegara. #enurut 5amus 2dministrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. "stilah warkat diserap dari kosa kata bahasa 2rab war6at yang artinya surat. Saat ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan mempunyai arti dan kegunaan. Berdasar pengertian ini warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi  syarat yaitu* a% 7arkat memiliki kegunaan  b% 7arkat disimpan secara teratur dan berencana dan c% 7arkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali. #enurut !ndang8undang 9omor 3 Tahun )-3) mengenai 5etentuan8ketentuan Pokok 5earsipan  rumusan arsip adalah sebagai berikut* )% 9askah8naskah yang dibuat dan diterima oleh +embaga8lembaga 9egara dan Badan8badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah: '% 9askah8naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan8badan Swasta dan;atau perorangan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. &ang dimaksud dengan naskah8naskah dalam bentuk corak apa pun dari arsip adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil8 hasil rekaman film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud berkelompok ialah  bahwa naskah8naskah yang berisikan hal8hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Pada '< =ebruari > ' #aret )-?3 diadakan Seminar Dokumentasi;2rsip 5ementrian8kementrian di @akarta. Dalam seminar ini dirumuskan pengertian arsip sebagaimana berikut ini* a% 2rsip adalah kumpulan surat8menyurat yang terjadi karena pekerjaan aksi transaksi tindak tanduk dokumenter $dokumentaire handeling% yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan8tindakan selanjutnya.

3

 b% 2rsip adalah suatu badan di mana diadakan pencatatan penyimpanan serta  pengolahan8pengolahan tentang segala surat baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum baik ke dalam maupun ke luar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Dari beberapa pengertian arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media $kertasAideokasetmedia elektronikdan lain sebagainya% yang memiliki kepentingan dan berlangsung di dalam suatu lembagainstansi atau perseorangan baik itu berbentuk tunggal atau jamak. 2rsip tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah mencari kembali jika diperlukan. "nformasi yang terkandung dalam arsip harus dikelola dan dirawat secara teratur agar  tetap mudah diakses dan didapatkan. Ditinjau dari segi hukum dan perundangan terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik . 2rsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta $bukan fotokopi atau film% sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. 2rsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. 2rsip ini dapat berupa fotokopi film mikrofilm keluaran $ print-out % komputer dan media komputer seperti disket dan s ebagainya. $Pudji #uljono '()(*'% Deserno dan 5ynaston$'((?% menggolongkan dokumen arsip menjadi dua  berdasarkan penggunaannya yaitu* a. Dokumen aktif yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal )' kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja dokume pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan dan korespodensi yang dilakukan organisasi dengan  pihak luar.  b. Dokumen inaktif yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi akif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal ? kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki niai kesinambungan  bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai jadwal retensi dokumen. $Badri #.Sukoco '((3*<4% Dari pendapat ahli diatas arsip atau dokumen dapat dibedakan menjadi arsip otentik dan tidak otentik serta arsip dokumen akrtif dan inaktif. Penggolongan arsip

4

tersebut berdasarkan isi tujuan dan lama waktu arsip tersebut. Selain itu masih ada  penggolangan arsip berdasarkan tempat dan waktu penyimpanan serta benda arsip tersebut. !. "#ngsi Arsi

#enurut !! 9o.3 tahun )-3) fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. ). 2rsip dinamis Dipergunakan

secara

langsung

dalam

perencanaan

pelaksanaan

 penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi 9egara. 2rsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori * a. 2rsip dinamis administratif * meliputi dokumentasi prosedur formulir  ataupun borang dan korespondensi. Contoh * pendoman staff dll  b. 2rsip dinamis akuntasi * meliputi laporan formulir dan korespondensi terkait. Contoh tagihan inAoice arsip dinamis rekening bank laporan  penagihan nasabah dll. c. 2rsip dinamis proyek * meliputi korespondensi nota dokumentasi  pengembangan produk dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu. d. Berkas kasus * meliputi arsip dinamis pasien nasabah anggota dll asuransi kontrak dan lain8lain. Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut* )% 5ertas mikro film ataupun elektronik  '% Dokumen atau berkas peta cetak biru gambar foto % Data dari sistem bisnis dukumen yang diolah melalui word processor

'.

spreadsheet berita elektronik citra digital 4% 2udio Aideo ?% Dokumen tulisan tangan $memo;sejenisnya% % 2rsip dinamis tidak terstruktur $tulisan surat% terstruktur $formulir% 2rsip Statis #erupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk   perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari8hari administrasi negara. !mumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan  perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.

5

=ungsi arsip statis adalah* a. Sebagai memori perusahaan atau perorangan 2rsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. 2rsip statis digunakan untuk  merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali ingatannya. #isalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan distribusi produk tertentu tindakan untuk melakukan sesuatu serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. #elalui arsip statis orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.  b. !ntuk pembuktian Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk  mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili  perkara pidana maupun perdatasemua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah masing8masing pihak yang  bersengketa berlomba8lomba mencari arsip bila mungkin arsip yang tertua sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis. c. Sebagai sumber penelitian khususnya penelitian sejarah 2rsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian tuntutan maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang8kadang tidak  terekam misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli peneliti mengandalkan pada desas8desus tradisi ingatan dan dokumentasi ringkasan. 2rsip statis menyediakan informasi yang tepat yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai. d. !ntuk keselamatan manusia

6

2rsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia  pada kasus tertentu. e. !ntuk kepentingan masyarakat Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simptom $gejala% dan pola penyakit dalam upaya

mencari

penyembuhan

dan

pencegahan.

Peneliti

cuaca

menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca. f. !ntuk kepentingan pendidikan dan hiburan 2rsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis orang tua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak  terpacu untuk mengikutinya. @adi arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku program teleAisi film menggunakan arsip untuk  memperoleh cerita yang otentik. g. #emelihara aktiAitas hubungan masyarakat 2danya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan kontinuitas operasional dan usia

perusahaan

membantu

mengembangkan

tugas

kehubungan8

masyarakatan. 2rsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan 2rsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik  ataupun menjatuhkan lawan politik. h. !ntuk menelusur silsilah Dengan menelusur silsilah seseorang dapat

mengklaim dirinya

keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. #empersiapkan sejarah  peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga  pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu  peristiwa. Secara singkat arsip statis menyediakan dasar untuk  memahami umat manusia memberikan pengarahan tujuan

dan

menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. 5arena arsip statis  penting bagi masyarakat arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip arsiparis memberikan

jasa

penting

bagi

keseluruhan

arsip

dinamis.

7

$http*;;www.duniaarsip.com;pengertian8arsip diunduh tanggal ) februari '()'% Dari uraian tersebut diperoleh bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 5edua fungsi arsip ini memilki tujuan  penggunaan yang berbeda. 2rsip dinamis adalah arsip yang masih secara rutin dipergunakan sebagai bahan acuan. Sedangkap arsip statis adalah ar sip yang sudah tidak  digunakan tetapi sebagai dokumen yang disimpan. Penggolongan arsip juga berdasarkan tempat waktu dan sifat arsip tersebut Penggolongan tersebut yaitu* ).

#enurut Tempat Penyimpanannya a% 2rsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. 2rsip ini disebut juga arsip umum.  b% 2rsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. 2rsip ini disebut juga arsip khusus

'.

#enurut Bendanya a% 2rsip primer yaitu arsip yang asli. 2rsip ini bukan tindasan bukan karbon kopi bukan salinan foto copian dan bukan mikrofilmnya.  b% 2rsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan fotocopi salinan

.

atau microfilm. #enurut +amanya Penyimpanan a% 2rsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk  waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain8lain.  b% 2rsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk  sementara

waktu

atau

hanya

pada

saat

itu

saja.

$http*;;repository.usu.ac.id;bitstream;)'4?3<-;'(-3<;4;Chapter  '("".pdf  diunduh tanggal )< =ebruari '()'% D. Pengertian Manajemen Kearsian

2rsip yang dimiliki sebuah lembaga maupun perseorangan memerlukan sebuah  penanganan agar tetap awet dan mudah digunakan. Diperlukan manajemen yang baik  untuk mengelola arsip yang ada. Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. #anajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang

8

meliputi pencatatan pengendalian dan pendistribusian penyimpanan pemeliharaan  pengawasan pemindahan dan pemusnahan. $Eulkifli 2msyah '((?*4% #enurut F. #artono$)-<3% #anajemen kearsipan sering disebut juga menajemen warkat tata kearsipan atau dalam bahasa "nggrisnya disebut G0ecord #anagement. Pengertian #anajemen kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. F. #artono mengatakan G0ecord #anagement secara singkat disebut juga manajemen warkat tidak lain adalah seluruh mata rantai aktiAitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang

permanent.

$http*;;forumkuliah.wordpress.com;'((-;(4;)3;manajemen8arsip8

dinamis;% Sedangkan /dger$'((?% mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses  pengawasan penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk  kertas maupun media elektronik. 2dapun Charman$)--<% mendefinisikan sebagai  proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran pengelolaan dan  pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. $Badri #. Sukoco '((3*<'% Pudji #uljono$'()(*% dalam artikel online menyatakan bahwa kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus Gkehidupan arsip sejak lahir sampai Gmati. 5husus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi  perkantoran akan disimpan selama8lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama8lamanya harus dikirim ke 2rsip 9asional untuk disimpan sebagai arsip statis. Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan tersebut diperoleh kesimpulan manajemen kearsipan adalah

aktifitas atau kegiatan yang

 berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip warkat dokumen dan lain8 lain. #anajemen kearsipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada sampai arsip tersebut dimusnahkan. #anajemen kearsipan diperlukan agar semua arsip yang dimilki dapat dikelola dengan baik dan dapat dengan mudah diakses ketika dibutuhkan. Pengelolaan kearsipan diperlukan keahlian pengetahuan dan tanggung jawab untuk melakukan  pengelolaan kearsipan dengan segala kemampuan yang dimiliki. Sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien melalui manajemen kearsipan yang baik.

9

Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga a1as yakni a1as  sentralisasi a1as desentralisasi dan a1as kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. )% 21as sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang la1im disebut Sentral 2rsip atau Pusat 2rsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat8surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral 2rsip. '% 21as desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing8masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang  bersangkutan. !ntuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah8pisah letaknya sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan. % 21as kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan a1as sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. 21as ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada a1as sentralisasi dan a1as desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam  penerapan a1as kombinasi pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi. Pengelolaan kearsipan tidak sepenuhnya tergantung pada satu a1as saja. Tetapi sering digunakan campuran dari a1as a1as tersebut. Hal ini disesuaikan dengan situasi dan kondisi lembaga maupun sistem yang ada. Tidak menutup kemungkinan berbeda arsip berbeda pula cara penanganannya. Sehingga diperlukan sistem yang memang cocok dengan kondisi dan sifat arsip tersebut. E. $#j#an Manajemen Kearsian

Tujuan 5earsipan sesuai dengan !ndang !ndang no )3 tahun )-3) pasal  adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang  perencanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk  menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan  pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me8minimalisasi

10

 biaya operasional yang dikeluarkan. Bank Dunia $'((?% menjelaskan bahwa tujuan  pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah* )% !ntuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaan. '% !ntuk membuat informasi dari dokumen dan arsip tersedia dalam format yang tepat digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan  pada saat yang tepat. $Badri #. Sukoco '((3*<'%

Dalam

!ndang8!ndang

9omor

4

Tahun

'((-

Tentang

5earsipan

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk* a% menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara pemerintahan daerah lembaga pendidikan perusahaan organisasi  politik organisasi kemasyarakatan dan perseorangan serta 290" sebagai  penyelenggara kearsipan nasional  b% menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. c% menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang8undangan. d% menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak8hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. e% mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu f% menjamin keselamatan dan

keamanan

arsip

sebagai

bukti

 pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat berbangsa dan  bernegara g% menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi sosial politik  budaya pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan h% meningkatkan

kualitas

pelayanan

publik

dalam

pengelolaan

dan

 pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Tujuan akhir dari manajemen kearsipan adalah menyederhanakan jenis dan Aolume arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme  bisnis dengan pengeluaran biaya yang serendah rendahnya. $Eulkifli 2msyah '((?*%

11

@adi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari #anajemen 5earsipan adalah mengelola pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan pencatatan  pengendalian pendistribusian dan lain8lain. Sehingga mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin.

12

BAB II KESIMPULAN

2. Pengertian manajemen #anajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. #anajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada konsep konsep teori prinsip dan teknik pengelolaan. #anajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan $kreatif%. @adi manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dengan memanfaatkan sumber  daya yang ada untuk mencapai tujuan. B. Pengertian arsip 2rsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media $kertasAideokasetmedia elektronikdan lain sebagainya% yang memiliki kepentingan dan berlangsung di dalam suatu lembagainstansi atau perseorangan baik itu  berbentuk tunggal atau jamak. 2rsip tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah mencari kembali jika diperlukan. "nformasi yang terkandung dalam arsip harus dikelola dan dirawat secara teratur agar tetap mudah diakses dan didapatkan. Ditinjau dari segi hukum dan perundangan terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik . Sedangkan dari penggunaan dibedakan menjadi dokumen aktif dan dokumen inaktif. C. =ungsi arsip #enurut !! 9o.3 tahun )-3) fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 2rsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi 9egara. Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan

pelaksanaan

penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari8hari administrasi negara. Penggolongan arsip menurut tempat penyimpanannya yaitu 2rsip sentral dan 2rsip unit. #enurut Bendanya dibedakan menjadi 2rsip primer dan 2rsip sekunder. #enurut lamanya penyimpanan dibedakan 2rsip abadi dan 2rsip tidak abadi. D. Pengertian manajemen kearsipan

13

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. #anajemen kearsipan adalah pekerjaan aktifitas atau kegiatan yang berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip atau pengurusan arsip warkat dokumen dan lain8lain yang meliputi pencatatan pengendalian dan  pendistribusian

penyimpanan

pemeliharaan

pengawasan

pemindahan

dan

 pemusnahan. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga a1as yakni a1as  sentralisasi a1as desentralisasi dan a1as kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. F.Tujuan manajemen kearsipan Tujuan manajemen kearsipan untuk menjamin keselamatan

bahan

 pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut  bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya  penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me8minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan.

14

DA"$AR PUS$AKA

2nonim. '()(. Pengertian 2rsip. 2rtikel online http*;;www.duniaarsip.com;pengertian8 arsip diunduh tanggal ) februari '()' 2nonim. '((-. #anajemen 2rsip Dinamis. 2rtikel online http*;;forumkuliah.wordpress.com;'((-;(4;)3;manajemen8arsip8dinamis; diunduh tanggal ) februari '()' 2nonim. '()). #anajemen 5earsipan dalam Pengelolaan 2rsip. 2rtikel online http*;;www.duniaarsip.com;manajemen8kearsipan8dalam8pengelolaan8arsip.html diakses tanggal )3 februari '()' I 2nonim. '()(. #anajemen kearsipan. 2rtikel online http*;;repository.usu.ac.id;bitstream;)'4?3<-;'(-3<;4;Chapter'("".pdf  diunduh tanggal )< =ebruari '()' 2lam S. '((3. Fkonomi untuk S#2 dan #2 5elas J"". @akarta* Fsis Basir Barthos.'((3.#anajemen 5earsipan.@akarta* PT Bumi 2ksara Badri #. Sukoco. '((3. #anajemen 2dministrasi Perkantoran #odern. @akarta* Frlangga Pudji #uljono . '()(. #anajemen 2rsip Dengan Sistem #odern . 2rtikel online http*;;repository.ipb.ac.id;bitstream;handle;)'4?3<-;<4';5P#pjm82rtik<8 #anajemen'(arsip.pdf  diunduh tanggal ) februari '()' &ayat #. Herujito . '(() . Dasar Dasar #anajemen. @akarta* ,rasindo Eulkifli 2msyah. '((?. #anajemen 5earsipan. @akarta* PT ,ramedia Pustaka !tama

15